30/2009. (V. 22.) KHEM utasítás

a) a személyi anyag [Ktv. 64. § (1) bekezdés] iratai [lásd: 3. § (4) bekezdés],

b) a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok,

c) a köztisztviselőnek a közszolgálati jogviszonyával összefüggő más jogviszonyaival kapcsolatos iratok (adóbevallás, fizetési letiltás stb.),

d) a köztisztviselő saját kérelmére kiállított vagy önként átadott adatokat tartalmazó iratok.

a) a Ktv. 63. § (1) bekezdésében meghatározott személyek,

b) más jogviszony alapján keletkezett iratokba az arra vonatkozó törvény szerint jogosultak (adóellenőr, társadalombiztosítási ellenőr stb.).

a) közokirat, vagy a köztisztviselő írásbeli nyilatkozata,

b) a munkáltatói jogkör gyakorlójának írásbeli rendelkezése,

c) bíróság vagy más hatóság döntése,

d) jogszabályi rendelkezés.

a) a köztisztviselő öt évnél nem régebbi fényképe,

b) a közszolgálati alapnyilvántartás adatlapja,

c) az önéletrajz,

d) az erkölcsi bizonyítvány,

e) az esküokmány,

f) a kinevezés és annak módosítása,

g) a főtisztviselői kinevezés,

h) a vezetői megbízás és annak visszavonása,

i) a címadományozás,

j) a besorolásról, illetve a visszatartásról készült okirat, illetve annak alapjául szolgáló dokumentumok,

k) az áthelyezésről rendelkező iratok,

l) a teljesítményértékelés,

m) a minősítés,

n) a közszolgálati jogviszonyt megszüntető irat,

o) a hatályban lévő fegyelmi büntetést kiszabó határozat,

p) a közszolgálati igazolás másolata.

a) az érintett köztisztviselő tekintetében a munkáltatói jogkör gyakorlója,

b) a minősítést, illetve teljesítményértékelést végző vezető;

c) a Humánigazgatási Főosztály vezetője,

d) a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály vezetője,

e) a humánpolitikai feladatot ellátó köztisztviselő,

f) a köztisztviselő a saját adatainak közlése tekintetében.

a) gondoskodik a közszolgálati alapnyilvántartás megbízható, naprakész vezetéséről,

b) köteles intézkedni arról, hogy a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatkezelésre és közszolgálati nyilvántartásra vonatkozó szabályokról szóló 233/2001. (XII. 10.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) 8. § (3) bekezdésében meghatározott esetben az adatot a megfelelő személyi, illetve személyzeti iratra halkadéktalanul rávezessék,

c) köteles intézkedni arról, hogy a köztisztviselő által szolgáltatott és igazolt adatok helyesbítését és kijavítását az R. 5. § (2) bekezdése alapján történt kezdeményezés és igazolás alapján átvezessék,

d) ha a köztisztviselő az R. 5. § (2) bekezdése alapján egyéb, nem általa szolgáltatott adatainak kijavítását vagy helyesbítését kéri, kezdeményezi a munkáltatói jogkör gyakorlójánál az adathelyesbítés, illetve kijavítás engedélyezését, és a munkáltatói jogkör gyakorlójának döntése alapján haladéktalanul intézkedik,

e) biztosítja a betekintési jog gyakorlásának feltételeit,

f) gondoskodik a Humánigazgatási Főosztály közszolgálati alapnyilvántartást vezető, valamint személyes adatokat kezelő munkatársainak feladat-, hatás- és felelősségi körének, valamint adat-hozzáférési jogának megállapításáról,

g) gondoskodik a személyes adatok biztonságáról, az adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükséges szervezési, technikai intézkedések és eljárási módok alkalmazásáról, különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, nyilvánosságra hozatal, törlés, sérülés, megsemmisítés megakadályozásáról.

a) a 63. § (3) bekezdésében foglaltak szerint átadott adatok védelméért, kezelésük jogszerűségéért;

b) a személyes adatokat kezelő munkatársainak feladat-, hatás- és felelősségi körének, valamint adathozzáférési jogának megállapításáért.

a) gondoskodni arról, hogy az általa kezelt – a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő – adat és megállapítás az adatkezelés teljes folyamatában megfeleljen az R. 8. § (3) bekezdésében felsorolt iratok, valamint jogszabályi rendelkezések tartalmának,

b) gondoskodni arról, hogy a személyi iratra csak olyan adat, illetve megállapítás kerülhessen, amely az R. 8. § (3) bekezdésében foglalt adatforráson alapul,

c) a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adat helyesbítését és törlését kezdeményezni a Humánigazgatási Főosztály vezetőjénél, ha a személyi iraton szereplő adat a valóságnak már nem felel meg,

d) mindazokat a technikai, szervezési intézkedéseket megtenni, illetve eljárási szabályokat betartani, amelyek a közszolgálati nyilvántartásban lévő adatok biztonságát szolgálják,

e) a személyi iratok előírásszerű őrzését biztosítani.

a) saját adataiba a köztisztviselő,

b) a köztisztviselő felettese,

c) a minősítést végző vezető,

d) a törvényességi ellenőrzést végző,

e) a fegyelmi eljárást lefolytató testület vagy személy,

f) munkaügyi per kapcsán a bíróság,

g) feladatkörükben eljárva a nemzetbiztonsági szolgálatok, valamint a közszolgálati jogviszonnyal összefüggésben indult büntetőeljárásban a nyomozó hatóság, az ügyész és a bíróság,

h) az ügyészi törvényességi feladatkörében eljárva az ügyész,

i) a személyes adatok kezelésével összefüggésben az adatvédelmi biztos,

j) a személyzeti, munkaügyi és illetmény-számfejtési feladatokat ellátó szerv e feladattal megbízott munkatársa feladatkörén belül, a Ktv. 3. számú mellékletének I/A., I/B., II., IV., V., VII., VIII. és X. pontokban foglalt adatkörökből a köztisztviselő illetményének számfejtése, illetve annak ellenőrzése céljából,

k) a központi közszolgálati nyilvántartás vezetésével összefüggésben a központi közszolgálati hatóság köztisztviselője feladatkörében,

l) a feladatai ellátásához szükséges mértékig adategyezés, adatösszevetés, adatkorrigálás érdekében a minisztériumokra, illetve a Miniszterelnöki Hivatalra vonatkozó adatok tekintetében a szolgáltató központ vezetője, valamint az általa meghatározott körben, az általa feljogosított, szolgáltató központnál alkalmazásban álló személy.

a) adatainak első alkalommal történő felvételekor,

b) áthelyezésekor,

c) közszolgálati jogviszonyának megszűnése esetén,

d) a betekintési jog gyakorlójának erre irányuló külön kérelmére azokat az adatokat, amelyekre betekintési joga kiterjed.

a) családi és utónév,

b) születési családi és utónév,

c) nem,

d) születési idő, hely,

e) anyja születési családi és utóneve,

f) személyazonosító jel,

g) személyazonosító igazolvány száma.

a) az irat sorszáma,

b) az irat megnevezése,

c) az irat iktatószáma,

d) a kiállítás kelte.

a) a közszolgálati nyilvántartás, illetve a központosított illetményszámfejtés adathordozó eszközeit az informatikai feladatokért felelős főosztály munkatársai üzemeltetik, szükség szerint a Humánigazgatási Főosztály, valamint a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály munkatársainak bevonásával,

b) a berendezéseket, az adathordozókat védeni kell a káros környezeti hatások ellen,

c) a számítógépek környezetében tűzoltó készüléket szükséges elhelyezni az érvényes tűzrendészeti előírásoknak megfelelően,

d) azokat a helyiségeket, ahol számítógépes adatkezelés folyik, biztonsági zárral kell ellátni, a helyiség elhagyása után a zárásról minden esetben intézkedni kell;

e) azokban a helyiségekben, ahol a számítógépes adatkezelés folyik, az oda beosztott dolgozókon kívül más személy csak hivatalos feladataival összhangban tartózkodhat,

f) karbantartás, javítás esetén külső személy a kezelt adatokat nem ismerheti meg. Ez időre tilos az adathordozókat a számítógép környezetében hagyni. A végzett javítást, karbantartást dokumentálni kell;

g) gondoskodni kell arról, hogy a számítástechnikai eszközök biztonsági megoldásának dokumentációjához csak az arra felhatalmazott személyek férjenek hozzá.

a) az adatkezelésre használt számítástechnikai és manuális eszközökhöz történő illetéktelen fizikai hozzáférés megakadályozását. Ennek érdekében az adatkezelésre használt számítástechnikai és manuális eszközöket a a Humánigazgatási Főosztály, valamint a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály irodahelyiségeiben kell elhelyezni;

b) az adathordozók tartalma illetéktelen megismerésének, lemásolásának, megváltoztatásának vagy az adathordozó eltávolításának a megelőzését;

c) annak megakadályozását, hogy az adatkezelésre használt számítástechnikai és manuális eszköztárba illetéktelen bevitelt hajtsanak végre, vagy a tár tartalmát illetéktelenül megismerjék, töröljék, vagy bármilyen módon megváltoztassák. Ennek érdekében meg kell határozni azoknak a személyeknek a körét, akik az adatkezelésre használt számítástechnikai és manuális eszközöket kezelhetik, jelszó használatával. A jelszó megismerésére jogosult köztisztviselő köteles azt szolgálati titokként kezelni;

d) annak megakadályozását, hogy adatkezelésre használt távadat-átviteli vonalon az adatokhoz illetéktelenül hozzáférjenek;

e) a hozzáférési jog betartását;

f) azoknak az azonosítását, akiknek az adatkezelésből adatokat továbbítanak;

g) annak azonosítását, hogy a számítástechnikai, valamint manuálisan vezetett eszköztárba milyen adatokat, mikor, ki rögzített, illetve intézkedett a rögzítésről. Ennek érdekében számítógépenként naplót kell vezetni és az adatállományba felvezetett, rögzített adatokat tartalmazó iratot a rögzítőnek szignálni kell. A számítógépenkénti naplónak a hardvereken történt javítást, módosítást, minden egyéb beavatkozást is rögzíteni kell;

h) annak megakadályozását, hogy az adatok továbbítása alkalmával az adatokat illetéktelenül megismerjék, lemásolják, töröljék, vagy bármilyen más módon megváltoztassák. Ennek érdekében továbbítás csak az adatátadásról szóló dokumentáció kiállításával egyidejűleg történhet.

a) össze kell állítani a számítástechnikai eszközök használatára felhatalmazott személyek névsorát, feladataikat munkaköri leírásukban kell meghatározni,

b) meg kell határozni az adatokhoz való hozzáférés szintjének szabályait,

c) külső személy – pl. karbantartás, javítás, fejlesztés céljából – a számítástechnikai eszközökhöz lehetőleg úgy férjen hozzá, hogy a kezelt adatokat ne ismerje meg,

d) a számítástechnikai rendszert – ideértve a programokat is – dokumentálni kell. A rendszer vagy annak bármely eleme csak arra illetékes személy felhatalmazásával változtatható meg, amelyet ellenőrizni kell. A rendszerbe való beavatkozásról (programmódosításról) kezelési naplóban nyilvántartást kell vezetni. A dokumentációk őrzéséről gondoskodni kell.

e) a hozzáférés jelszavait időközönként, de az üzemeltető személyének megváltozásakor azzal egyidejűleg meg kell változtatni. Jelszót ismételten nem lehet kiadni,

f) a számítástechnikai rendszer üzemeltetéséről nyilvántartást kell vezetni, amelyet a Humánigazgatási Főosztály vezetőjének a Humánigazgatási Főosztály kijelölt munkatársa útján folyamatosan ellenőriztetnie kell,

g) a rendszerbe kerülő adatokat tartalmazó (hagyományos vagy számítástechnikai eszközzel olvasható) dokumentumokat úgy kell kezelni, hogy elvesztésük, elcserélésük vagy meghibásodásuk elkerülhető, kiküszöbölhető legyen,

h) a feldolgozás során nyomtatással keletkezett hibás, vagy feleslegessé vált, aktualitását vesztett listákat, táblázatokat, nyomtatványokat, képernyőkivonatokat stb. kidobni, bezúzás nélkül elszállítani tilos. Megfelelő megsemmisítésükről a Humánigazgatási Főosztály, valamint a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály vezetője köteles gondoskodni,

i) a személyes adatokat tartalmazó számítógépekre ellenőrző programot kell telepíteni és ezek rendszeres, meghatározott időközönkénti lefuttatásával a winchester állapotát és vírusmentességét ellenőrizni kell.

a) az adatállományok részleges, vagy teljes megsemmisülése esetére gondoskodni kell az adatok rekonstruálhatóságáról, és az adatállományok tartalmát képező adattételek (rekordok) számának folyamatos ellenőrzéséről,

b) gondoskodni kell az adatállomány naponkénti biztonsági mentéséről, meghatározott időközönkénti archiválásáról,

c) a biztonsági mentéseket csak az adatállomány helyreállításához szabad felhasználni,

d) programfejlesztés vagy próba során valódi adatok felhasználását – ha a próbát külső szerv vagy személy végzi – el kell kerülni;

e) az adatbevitel során a bevitt adatok helyességét ellenőrizni kell,

f) a számítógépes programokból mindig szabályos módon ki kell lépni, azt felügyelet nélkül hagyni tilos.

a) a közszolgálati alapnyilvántartás számítógépes információs rendszeréből adatot szolgáltatni is csak az utasításban meghatározottak szerint lehet,

b) a központi közszolgálati nyilvántartás részére az adatszolgáltatás mágneslemezen történik;

c) a központi közszolgálati nyilvántartás részére történt adatszolgáltatást a Vhr. szerinti nyomtatványon kell dokumentálni és azt az irattárban kell elhelyezni,

d) az adatszolgáltatást végző köztisztviselő köteles a mágneslemez sérülés nélküli eljuttatásáról gondoskodni. A szolgáltatott adatokról készült lemez másolatot 3 évig elkülönítetten meg kell őrizni.