33/2009. (V. 27.) KHEM utasítás
33/2009. (V. 27.) KHEM utasítás
a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium adatainak archiválási rendjéről
Az utasítás célja
1. § Jelen utasítás célja
a) a jogszabályoknak, belső szabályozásoknak, illetve az adatgazdák igényeinek megfelelő adatarchiválás-folyamat rögzítése,
b) az archiválással kapcsolatos fogalmak egységesítése.
Az utasítás hatálya
2. § (1) Jelen utasítás személyi hatálya kiterjed a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: KHEM vagy minisztérium) által használt informatikai rendszerek minden felhasználójára, azzal, hogy a jelen utasításban megfogalmazott, az adatarchiválási tevékenységben részt vevő szerződéses jogviszonyban álló személyekre, szervezetekre vonatkozó kötelezettségeket a hatályos szerződéseken keresztül kell érvényesíteni.
(2) Jelen utasítás tárgyi hatálya kiterjed a minisztérium által használt valamennyi jelenlegi és jövőbeli adatára.
(3) A jelen utasítás rendelkezéseinek teljes körű és értelemszerű alkalmazása a KHEM valamennyi épületében elhelyezett valamennyi szervezeti egységére nézve kötelező.
Fogalommeghatározások
3. §
a) Archiválás: ritkán használt, elavult, illetve egyéb célból megőrzendő adatok, adatbázisrészek változatlan formában történő hosszú távú megőrzése.
b) Adatgazdálkodási referens: Az adatgazdálkodással, adatokkal foglalkozó erre megbízott személy (jelenleg: Információ Biztonsági Megbízott).
c) Adatgazdálkodásért felelős: a minisztérium szervezeti egységeinek vezetői, akik az általuk kezelt adatok felügyeletét látják el.
d) Elérhetőség (ULR) (Uniform Resource Locator): egy hálózaton elérhető erőforrás címe.
e) Mentés: az adatok biztonsági okokból történő, fizikailag elkülönülő médián való rendszeres eltárolása.
f) Médiák megsemmisítése: használt adathordozók adattartalmának végleges és visszavonhatatlan megszüntetése.
g) Sémanév: egy adatbázisszerveren több egymástól független adatbázis is futhat egy időben. A sémanév az adatbázis műszakilag önálló részének a hivatkozási neve.
h) Táblatérnév: a logikai adattárolás legnagyobb egységének neve (több adatbázistáblát, indexet is tartalmazó adatfájlokat és objektumokat logikailag foglal keretbe).
Az archiválás célja
4. § Az archiválás célja:
a) az elavult,
b) a ritkán használt,
c) a jogszabályok, belső szabályozások rendelkezéseire figyelemmel megőrzendő
adatok változatlan állapotban, hosszú távon történő megőrzésének biztosítása.
Az archiválási igények éves felmérése
5. § (1) A gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár (a továbbiakban: GSZÁT) évente egyszer, a tárgyév első negyedévében felméri az adatok archiválására vonatkozó igényeket.
(2) Az igényfelmérés kapcsán minimálisan az alábbi alapadatok megjelölése szükséges:
a) az archiválandó adatrész pontos meghatározása:
– adatbázis,
– táblatér,
– könyvtár/file-név,
– szűrőparaméterek (valamely időnél régebbi adatok, nem módosított adatok stb.),
b) az archiválás pontos időpontja,
c) az archivált adatok jogosultsági beállításai.
d) Igényelt megőrzési idő: az az időszak, amelyben az adatokat az éles rendszerből való kikerülése után még el kell érni.
e) Indokolás: az archiválási igény indoklása. Lehetséges válaszok:
– törvényi előírás,
– belső előírás,
– szervezeti működéshez szükséges,
– egyéb.
f) Titkosítási igény: az archivált adatok titkosításának igénye.
Adatarchiválás indításának igénylése
Előzetesen felmért igény indítása
6. § (1) Az előzetesen felmért igények feldolgozását követően – a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság (a továbbiakban: KSzF) és a minisztérium közötti „Együttműködési megállapodás” alapján – az archiválás elindítását a GSZÁT kezdeményezi a KSzF-től.
(2) Az archiválási igény indításakor minimálisan az igényfelméréskor megjelölt információk megadása szükséges.
Eseti archiválási igény indítása
7. § Eseti jellegű archiválási igény akkor indítható, ha az adatokban, adatbázisokban történő jelentős változás/változtatás előtt ez szükségessé válik. Az igényt az adatgazdálkodásért felelős indítja az előzetesen felmért igény indításánál leírt adattartalmak megadásával.
Rendkívüli archiválási igény benyújtása
8. § (1) Rendkívüli archiválási igény lép fel akkor, ha az üzemeltetési körülmények olyan mértékben változnak, hogy ez az archiválást szükségessé teszi.
(2) A szakmai felelősök, illetve a szervezeti egységek vezetői által megfogalmazott rendkívüli archiválási igények esetében az igénylőlapot az előzetesen felmért igény indításánál leírt adattartalmak, illetve az igény indításánál leírt adatok összességével kell beadni.
(3) A rendkívüli archiválást az adatgazdálkodásért felelős a következő tényezők alapján kezdeményezheti:
a) olyan mértékű teljesítményhiány, amely a minisztérium működését hátráltatja,
b) olyan mértékű kapacitáshiány, amely a minisztérium működését hátráltatja,
c) jelentős változás az IT-rendszerben.
Archiválás rendje
Archiválás végrehajtása
9. § Az archiválást a minisztérium és a KSzF között létrejött „Együttműködési megállapodás” alapján, a KSzF végzi. Ennek folyamatát a KSzF a belső szabályzataiban rögzíti.
Visszatölthetőség ellenőrzése
10. § A visszatölthetőség ellenőrzéséről – az „Együttműködési megállapodás” alapján – a KSzF belső szabályzata szerint gondoskodik.
Archivált anyagok azonosítása, tárolása, kezelése, mozgatása
11. § Az archivált anyagok azonosításáról, tárolásáról, kezeléséről és mozgatásáról – az „Együttműködési megállapodás” alapján – a KSzF belső utasítása/szabályzata szerint gondoskodik.
Archiválás dokumentációs követelményei
és tájékoztatás
12. § (1) Az archiválás dokumentáltságáról – az „Együttműködési megállapodás” alapján – a KSzF belső utasításai/szabályzata szerint gondoskodik.
(2) Igény szerint az archiválási dokumentumokat a KSzF az adatgazdálkodási felelős, illetve a GSZÁT részére megküldi.
(3) Az archiválás tényéről a KSzF az adatgazdálkodásért felelős vezetőt, illetve a GSZÁT-ot tájékoztatja.
Az archivált adatokhoz való hozzáférés igénylése, jóváhagyása
13. § Az archivált adatokhoz való hozzáférést a felhasználók az adatgazdálkodásért felelőstől kérhetik. A kérelem jóváhagyását követően az adatgazdálkodásért felelős a hozzáférési igényt benyújtja a KSzF-hez. Az igények teljesítése az „Együttműködési megállapodás”-hoz kapcsolódó szolgáltatási megállapodás alapján történik.
Leselejtezett archív médiák megsemmisítése
14. § A leselejtezett archivált anyagok megsemmisítéséről – az „Együttműködési megállapodás” alapján – a KSzF belső szabályzata szerint gondoskodik.
Záró rendelkezések
15. § A jelen utasítás a közzétételt követő napon lép hatályba.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás