34/2009. (V. 29.) KHEM utasítás
34/2009. (V. 29.) KHEM utasítás
a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának szabályairól1
A Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: KHEM) szerződéskötési rendjének szabályozása, a szerződések előkészítésének, megkötésének, nyilvántartásának és lezárásának szabályozott keretek között történő végrehajtása – a vezetői információs rendszer (a továbbiakban: VIR) megfelelő működéséhez szükséges törzsadatok rendelkezésre állása – érdekében az alábbiak szerint rendelkezem.
Az utasítás hatálya
1. § (1) Jelen utasítást a KHEM természetes vagy jogi személlyel, jogi személyiség nélküli szervezettel kötendő valamennyi megállapodására és a KHEM képviseletében teendő valamennyi kötelmi jellegű jognyilatkozatra alkalmazni kell, ide nem értve:
a) a KHEM valamely előirányzata terhére, közreműködő szervezet által kötendő szerződéseket,
b) a közszolgálati jogviszonyt rendező, a Humánigazgatási Főosztály által kezelt megállapodásokat,
c) a pályázati konstrukció keretében kötendő támogatási szerződéseket,
d) a PPP-projekteket létrehozó szerződéseket, ahol a jogi és közbeszerzési szempontú megfelelőséget külső szakértő/tanácsadó nyilatkozata biztosítja.
(2) Az (1) bekezdésben meghatározott megállapodást vagy jognyilatkozatot (a továbbiakban: szerződés) kezdeményező, véleményező, ellenjegyző és aláíró, továbbá a kapcsolódó pénzügyi-számviteli tevékenységeket végző köztisztviselők a szerződések megkötése és nyilvántartása során a jelen utasítás rendelkezéseinek megfelelően kötelesek eljárni, figyelembe véve a közbeszerzésre vonatkozó, jogszabályokban és belső szabályokban foglaltakat.
Értelmező rendelkezések
2. § (1) Jelen utasítás alkalmazása során:
a) ügyletkód: a Forrás SQL-rendszerben alkalmazott kód, amely a fejezeti kezelésű előirányzaton belüli részfeladat azonosítására szolgál. A részfeladat egy fejezeti kezelésű előirányzat szakmai feladataiból álló, olyan összetartozó tevékenységhalmaz, amelynek elkülönített megfigyelése indokolt. Egy fejezeti kezelésű előirányzat részfeladatainak összessége alkotja a költségvetési törvényben meghatározott egyösszegű kiadási előirányzatot. A KHEM Igazgatás költségvetési rendszerében az ügyletkód az előirányzat felhasználására jogosult szakmai kezelőt (keretgazda szervezeti egységet) jelöli,
b) metaadat: olyan adat, amely egy adatkészlet (pl. szerződés) jellemzőit, így különösen annak tartalmát és minőségét írja le, és részleteket biztosít a kapcsolatfelvételre vagy az adatszolgáltatásra.
(2) A szerződéstár kezelője a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály.
A szerződéskötés kezdeményezése
3. § (1) A szerződéskötési folyamat megindításakor – pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén – előzetes fedezetvizsgálatot kell végrehajtani a KHEM által vállalni tervezett kifizetés szerinti pénzösszeg rendelkezésre állásának megállapítása érdekében. Az előzetes fedezetvizsgálatért a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője – a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály szükség szerinti megkeresése útján – felelős.
(2) A szerződés előkészítésének folyamatában – pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén – a lehetséges szerződéses partner(ek) felkutatása a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata:
a) amennyiben az adott szerződés értéke nem éri el a mindenkori közbeszerzési értékhatárt, ugyanakkor nem kizárólagosan egy szervezet/személy képes teljesíteni, úgy kívánatos, hogy a szakmailag és gazdaságilag legmegfelelőbb partner(ek) kiválasztása lehetőség szerint legalább 3 ajánlat bekérése és kiértékelése alapján történjen. A kiértékelés szempontjai lehetnek többek között a termék, szolgáltatás minősége, ára, referenciák, fizetési feltételek, rendelkezésre állás, korábbi tapasztalatok stb.,
b) amennyiben az adott szerződés értéke eléri vagy meghaladja a mindenkori közbeszerzési értékhatárt, úgy a szerződéses partner(ek) kiválasztása tekintetében a KHEM közbeszerzéseinek szabályozásáról szóló utasításban foglaltak szerint, a közbeszerzésre irányadó jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően kell eljárni.
(3) A szerződéstervezet előkészítése a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata. A szerződés célszerűségéért a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője felelős.
(4) A (3) bekezdéstől eltérően a természetes személlyel, a KHEM személyi juttatásának terhére kötendő megbízási szerződés tervezetének előkészítése a Humánigazgatási Főosztály feladata. Ebben az esetben a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a szerződés megkötését a jelen utasítás 1. számú melléklete szerinti nyomtatvány alapján kezdeményezi a Humánigazgatási Főosztályon.
(5) Amennyiben rendelkezésre áll az adott szerződéstípusra vonatkozó minta, a szerződéstervezetet az intraneten közzétett standard szerződésminta alapján kell előkészíteni.
(6) Amennyiben a tervezett szerződésre nem áll rendelkezésre standard szerződésminta, úgy a szerződéstervezet előkészítése során alkalmazható a partner által előkészített szerződéstervezet is, illetve a szerződéstervezet előkészítésében a Jogi Főosztály – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység megkeresése alapján, szükség szerint – közreműködik. A szerződéstervezet előkészítése során figyelembe kell venni a KHEM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló KHEM utasításban, valamint a KHEM fejezet egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználására vonatkozó jogszabályokban és belső szabályozásokban foglaltakat.
(7) A standard szerződésminták, szerződéstervezetek előkészítése során a szerződés tárgyát – amennyiben a feladat jellege ezt lehetővé teszi –részfeladatokra bontva kell meghatározni [2. § (1) bekezdés a) pont], ezzel segítve a kontrollingriportok előállítását és a feladatok nyomon követését, ütemezését.
A szerződések véleményezése
4. § (1) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység az előkészített szerződéstervezet alapján a szerződéssel kapcsolatos alapadatokat szerződéses adatlapon rögzíti. A szerződéses adatlap a szerződés szerződéstárba való felvételének alapvető információforrása, mintáját a 2. számú melléklet tartalmazza.
(2) A szerződéses adatlap adatainak kitöltése – amelyekhez a szerződéstervezet és a hozzá kapcsolódó előkészítő feladatok részletes ismerete elengedhetetlen – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata.
(3) A szerződéstervezetet és a szerződéses adatlapot a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység elektronikusan (is) továbbítja:
a) a mindenkori közbeszerzési értékhatárt el nem érő értékű vállalkozási vagy megbízási szerződés esetében a szerződés jogi szempontból történő véleményezése céljából a Közbeszerzési és PPP Főosztály és – a KHEM Szervezeti és Működési Szabályzatában foglaltakon túlmenően – a Jogi Főosztály részére is,
b) minden egyéb, az a) pont alá nem tartozó szerződés esetében jogi szempontból történő véleményezés céljából a Jogi Főosztály,
c) az a) és b) pontok alá tartozó szerződés esetében közbeszerzési szempontból történő véleményezés céljából a Közbeszerzési és PPP Főosztály,
d) az a) és b) pontok alá tartozó szerződés esetében költségvetési szempontból történő véleményezés céljából a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály
(a továbbiakban a Jogi Főosztály, a Közbeszerzési és PPP Főosztály és a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály együtt: véleményezők) részére.
(4) A véleményezők feladata a szerződéstervezet jogi, közbeszerzési és költségvetési szempontú felülvizsgálatán túl a szerződéses adatlapon – metaadatonként – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység által meghatározott és a véleményező illetőségébe tartozó adattartalom véleményezése, illetőleg egyes metaadatok tekintetében a szerződéses adatlap kitöltése is. A jogi és a közbeszerzési szempontú véleményezés gazdasági-célszerűségi megfontolásokra nem terjed ki.
(5) A véleményezők véleményüket változáskövetéssel – korrektúra alkalmazásával – a szerződéstervezet és a szerződéses adatlap elektronikus példányaiban rögzítik, majd azokat a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység részére 8 munkanapon belül elektronikus úton (is) visszaküldik. Ettől rövidebb véleményezési határidőt a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a véleményezés kezdeményezésével egyidejűleg kérhet, megjelölve a sürgősebb véleményezési határidő indokát. Az elvárt véleményezési határidő 2 munkanapnál rövidebb nem lehet. Ha a véleményezőnek nincs észrevétele, arról a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységet a véleményezési határidőben kifejezetten tájékoztatni köteles.
(6) A vélemények visszaérkezését követően a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata az észrevételek átvezetése a szerződéstervezeten és a szerződéses adatlapon, továbbá a véleményezők nevének, a véleményezés dátumának és a vélemény iktatószámának rögzítése a szerződéses adatlapon.
(7) Abban az esetben, ha a véleményezők vagy a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység különböző álláspontot képviselnek a szerződéstervezettel kapcsolatosan, úgy a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység egyeztetést kezdeményez, amelyet mindaddig folytatni köteles, ameddig a véleményezők és a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység azonos álláspontra nem jutnak. Amennyiben a szerződés megkötésének a véleményezők valamelyike jogszabályi akadályát látja, úgy a szerződés nem köthető meg.
(8) A vélemények átvezetését követően – és amennyiben a szerződéstervezet megfelel a (7) bekezdésben foglaltaknak – a szerződéstervezetet és a szerződéses adatlapot nem szükséges ismételten megküldeni (visszamutatni) a véleményezők részére.
(9) A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések esetén a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység kötelezettségvállalási adatlapot tölt ki a véleményezett szerződéstervezet alapján. A kötelezettségvállalási adatlap mintáját a 3. számú melléklet tartalmazza. A VIR részfeladatszintű kontrollingadat-szolgáltatásának biztosítása érdekében a kötelezettségvállalási adatlapon – a szerződéstervezetben szereplő részteljesítésekkel összhangban – rögzíteni kell a kapcsolódó ügyletkódokat. Az ügyletkódokról a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály tájékoztatja a szervezeti egységeket.
Pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés költségvetési ellenjegyzése
5. § (1) Pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a kötelezettségvállalási adatlap, a szerződéstervezet és a véleményezők 4. § (5) bekezdése szerinti álláspontja alapján a Költségvetési Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály feladata a költségvetési ellenjegyzés.
(2) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a kötelezettségvállalásra jogosult vezető által jóváhagyott kötelezettségvállalási adatlapot, továbbá költségvetési ellenjegyzés céljából a szerződéstervezetet – mellékelve ahhoz a véleményezők 4. § (5) bekezdése szerinti álláspontját és a szerződéses adatlapot, – megküldi a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály részére, figyelembe véve az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozásban foglaltakat.
(3) Az ellenjegyzés során a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály meggyőződik a kötelezettségvállalási adatlapon szereplő adatok és a szerződéstervezet adatainak egyezőségéről. Eltérés esetén egyeztet a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységgel, amely gondoskodik az adatok egyezősége érdekében szükséges intézkedések végrehajtásáról.
(4) Az adatok egyezősége esetén a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály a szükséges adatokat rögzíti a Forrás SQL-rendszerben, majd a rendszerből kiadási kötelezettségvállalási bizonylatot nyomtat és azt – ellenőrzést követően – jóváhagyólag aláírja.
(5) Fejezeti kezelésű előirányzatok esetén a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály a szerződés szerinti fizetési kötelezettség és az előirányzat-felhasználási terv összhangját is ellenőrzi.
(6) A szükséges forrás rendelkezésre állását a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály a kötelezettségvállalás ellenjegyzése útján a szerződéstervezet rendelkezésére bocsátott – szerződő felek száma szerinti plusz legfeljebb egy2 – példányán igazolja. Az ellenjegyző az ellenjegyzést vagy az ellenjegyzés megtagadásának tényét a kötelezettségvállalási adatlapon is rögzíti. Az ellenjegyzés megtagadását a kötelezettségvállalási adatlapon indokolni szükséges.
(7) Igazgatási előirányzat terhére történő kötelezettségvállaláshoz, a nettó – általános forgalmi adót nem tartalmazó – 5 millió Ft-ot elérő, vagy azt meghaladó szerződések esetén a gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár előzetes egyetértése szükséges. Az egyetértés beszerzéséről a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály gondoskodik a kötelezettségvállalás ellenjegyzésének keretében. A gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár egyetértését a kötelezettségvállalási adatlapon aláírásával igazolja.
(8) Az ellenjegyzést követően a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály a szerződéstervezetet – a rendelkezésére bocsátott példányszámban – a kötelezettségvállalási adatlappal és a (2) bekezdés szerinti egyéb dokumentumokkal együtt 8 munkanapon belül visszaküldi a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység részére.
(9) Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a vonatkozó szabályozásban foglaltaknak vagy nem áll rendelkezésre a teljesítéshez szükséges összeg, az ellenjegyzésre jogosultnak erről a kötelezettségvállalási adatlap megküldésével tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőt, valamint a gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkárt.
A szerződés aláírása
6. § (1) A költségvetési ellenjegyzést követően a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője aláírásával jóváhagyja a szerződéses adatlapban foglaltakat, és gondoskodik a szerződés felek által történő aláírásáról.
(2) Amennyiben a szerződés pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmaz, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a véleményezési eljárást követően aláírásával jóváhagyja a szerződéses adatlapban foglaltakat, és gondoskodik a szerződés ellenjegyzett [5. § (6) bekezdés] példányainak felek által történő aláírásáról.
(3) A KHEM-mel szerződő fél(ek) részére a szerződés egy(-egy) aláírt példányának rendelkezésre állását kell biztosítani.
(4) A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződést a szerződés értéke szerint kötelezettségvállalásra jogosult vezető, míg a pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmazó szerződést a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője vagy a megállapodás tárgya szerint illetékes felsővezető írja alá. Az aláírásra előterjesztett szerződéstervezet mellett a KHEM képviseletében a szerződést aláíró személy részére be kell mutatni a véleményezők 4. § (5) bekezdés szerinti álláspontját.
(5) A kötelezettségvállalásra jogosultak meghatározását – értékhatárok szerint – a KHEM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló utasítás, valamint a KHEM fejezet egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználására vonatkozó jog-, illetve belső szabályok tartalmazzák.
(6) A felek által aláírt szerződés egy – KHEM-et illető – eredeti példányát, a jóváhagyott szerződéses adatlapot és pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a kötelezettségvállalási adatlapot a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a szerződés létrejöttét követően haladéktalanul továbbítja a szerződéstár kezelője részére.
(7) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó, a szerződő felek által aláírt szerződés egy darab – lehetőség szerint elektronikus – másolati példányát a szerződés létrejöttét követően haladéktalanul továbbítja a Közbeszerzési és PPP Főosztály részére.
(8) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvényben, az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 15/A–B. §-aiban és az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 157/D. §-ában foglalt közzétételi kötelezettség teljesítéséről szóló utasításban meghatározottakon túlmenően valamennyi létrejött szerződés esetében köteles a 2. számú melléklet szerinti szerződéses adatlapot a szerződés létrejöttét követő 5 munkanapon belül a Kommunikációs Osztály részére megküldeni. A Kommunikációs Osztály a megküldött szerződéses adatlap alapján, annak kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül gondoskodik a szerződés típusának, tárgyának, a szerződő felek megnevezésének, időtartamának, továbbá pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a szerződés értékének a KHEM honlapján történő közzétételéről.
(9) Abban az esetben, ha a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződéstervezetet a szerződő felek nem írják alá (a szerződés nem jön létre), a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység köteles erről a kötelezettségvállalási adatlap visszaküldésével egyidejűleg tájékoztatni a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztályt és a Közbeszerzési és PPP Főosztályt. A kötelezettségvállalási adatlapon a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek írásban kell rögzítenie a szerződéskötés meghiúsulásának tényét, röviden indokát, és ezt aláírásával kell igazolnia.
A szerződések nyilvántartásba vétele, megőrzése
7. § (1) A szerződéstár kezelője a felek által aláírt szerződés, a szerződéses adatlap és pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések esetén a kötelezettségvállalási adatlap alapján felelős:
a) a szerződéses adatlap, a kötelezettségvállalási adatlap és a szerződés egy eredeti példányának – egy file-ban történő – digitalizálásáért;
b) a szerződés egy eredeti példányának a szerződéstár – erre a célra fenntartott – irattárába helyezéséért és a művelet iratkezelési rendszerben – az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozásban előírtak szerint – történő rögzítéséért;
c) a file (digitalizált szerződés, a szerződéses adatlap és a kötelezettségvállalási adatlap) szerződéstárban történő archiválásáért, a kapcsolódó metaadatok rögzítéséért és a szerződéses adatlapon szereplő adatoknak megfelelő jogosultságok beállításáért a 8. §-ban meghatározottak szerint.
(2) A vélemények dokumentálása az irattárban történik. Az ügyiratba helyezendő továbbá minden, a teljesítéshez kapcsolódó dokumentum (teljesítési igazolás) és – amenynyiben van ilyen – a szakértő által elvégzett munka kézzelfogható eredménye is.
(3) A szerződés a szerződéstárban csak akkor vehető nyilvántartásba, ha a 6. § (8) bekezdése szerinti adatok közzététele a KHEM honlapján megtörtént.
Szerződéstár kezelése, jogosultsági rendszer
8. § (1) A szerződéstár az aláírt szerződés és a kapcsolódó adatlapok (szerződéses adatlap, kötelezettségvállalási adatlap) digitális képének gyors visszakereshetőségét biztosítja. A szerződéstár üzemeltetéséért a szerződéstár kezelője, annak az igények szerinti fejlesztéséről a KHEM informatikai feladatai ellátásáért felelős szervezeti egység, szervezet vagy más személy gondoskodik, azzal, hogy a teljesítésért a gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár titkársága felelős.
(2) A szerződéshez olvasási jogot kell biztosítani:
a) a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének/a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek,
b) az a) pontban meghatározottak vezetőjének (felsővezető),
c) a szakmai teljesítés igazolására jogosult munkatársnak,
d) a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály írásban kijelölt munkatársainak,
e) a Jogi Főosztály írásban kijelölt munkatársainak és
f) a Közbeszerzési és PPP Főosztály írásban kijelölt munkatársainak.
(3) A (2) bekezdés d)–f) pontja szerinti kijelölés az ott meghatározott szervezeti egység vezetőjének feladata, azzal, hogy a kijelölt munkatárs – a (4) és (5) bekezdésben foglalt kivétellel – a szerződéstár teljes vagy a kijelölésben kifejezetten meghatározott adattartalmának megismerésére jogosult. A (2) bekezdésben meghatározott személyeken túl a szerződéstárhoz olvasási jogot, a szerződéstárhoz való hozzáférést a szerződéstár kezelője a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetője/a kötelezettségvállalásra jogosult vezető (kötelezettségvállaló) vagy az előzőek vezetőjének (felsővezető) írásbeli feljegyzése alapján adhat.
(4) A szerződéses adatlapon szolgálati vagy államtitokként minősített szerződések esetében olvasási jog az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény alapján kizárólag a minősítőt, a titokbirtokost és a titokvédelmi felügyelőt illeti meg. A minősített adatok kezelési rendjével kapcsolatos részletes szabályokat a minősített adatok kezelésének rendjéről szóló utasítás (titokvédelmi szabályzat) tartalmazza.
(5) A minősített szerződések esetében a (4) bekezdésben meghatározott személyeken túl olvasási jog csak a minősítő engedélyével biztosítható.
(6) A digitalizált szerződéseket megfelelően azonosítható fájlnévvel kell ellátni.
(7) A fájl digitalizálásával párhuzamosan az adott szerződéshez kapcsolódóan a szerződéstár kezelőjének a szerződéstárban rögzítenie kell a következő metaadatokat:
a) azonosító (a szerződéstár által felkínált és nyilvántartott egyedi azonosító; a módosítás egyedi sorszámhoz rendelése és a módosítás verziójának jelölése a szerződéstár kezelőjének a feladata);
b) kötelezettségvállalás azonosítója;
c) iktatószám;
d) szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység megnevezése;
e) kötelezettségvállaló neve;
f) szakmai teljesítésigazoló neve;
g) a KHEM szerződő (külső) partnere(i);
h) szerződés típusa;
i) szerződés tárgya;
j) szerződéskategória (témakör);
k) szerződés összege (bruttó) [kötelezettségvállalás teljes összege, nettó összeg + áfa];
l) szerződés összege (nettó) [áfa nélküli összeg];
m) szerződés felek általi aláírásának napja;
n) szakmai teljesítés véghatárideje;
o) egyedi támogatási szerződés esetén a támogatási program megvalósításának helye;
p) minősítés;
q) közbeszerzés ténye;
r) közbeszerzésre vonatkozó megjegyzés.
A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések teljesítésigazolása
9. § (1) Költségvetési előirányzatot érintő pénzforgalmat csak a teljesítés igazolása alapján lehet érvényesíteni. A teljesítés igazolására jogosult személyt – a szerződésben való feltüntetés útján – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője jelöli ki.
(2) A teljesítés igazolása során meg kell győződni arról, hogy a feladat elvégzése előírásszerűen, a szerződésben foglaltak szerint megtörtént-e, illetőleg az ellenérték kifizetése megalapozott-e, amelyet a szerződésben meghatározottak szerint kell igazolni.
(3) Amennyiben a szerződésszerű teljesítéssel kapcsolatosan kifogás nem merül fel, a teljesítés igazolására jogosult személy a teljesítést a jelen utasítás 4. számú mellékletében található „Teljesítésigazolás” elnevezésű nyomtatvány rovatainak kitöltése és aláírása útján igazolja – ha értelmezhető a szerződés szerinti teljesítési összesítő alapján – és a nyomtatvány egy példányát a KHEM-mel szerződő fél részére továbbítja. A számla kiállítására a nyomtatvány birtokában és alapján kerülhet sor, azzal, hogy a számla kiállításának a szerződésben meghatározott részteljesítésekhez (részfeladatokhoz) kell igazodnia.
(4) A szerződő fél által kiállított számlát a teljesítés igazolására jogosult személy ellenőrzi.
(5) A kifizetést a kötelezettségvállalásra jogosult vezető engedélyezi a jelen utasítás 4. számú mellékletében található, a „Teljesítésigazolás” rovatok tekintetében már kitöltött és aláírt nyomtatvány KHEM-et illető példánya „Kifizetés engedélyezése” rovatainak kitöltése és aláírása útján. Amennyiben – az összeghatárra tekintettel – a miniszter a kötelezettségvállaló, úgy a kifizetés engedélyezője a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység szakmai felügyeletét gyakorló felsővezető. A nyomtatványon minden esetben fel kell tüntetni a részteljesítésekhez (részfeladatokhoz) kapcsolódó ügyletkódot és (rész)öszszeget.
(6) Ha valamely okból a kifizetés nem engedélyezhető, akkor a teljesítés igazolására jogosult személy gondoskodik a számla kiállítójának tájékoztatásáról, és szükség esetén intézkedik a hiánypótlás iránt.
(7) A kötelezettségvállalásra jogosult vezető a megfelelően kiállított számlát és az általa az (5) bekezdés szerint jóváhagyott nyomtatványt – az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozásban előírtak betartásával – továbbítja a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály részére.
(8) Amennyiben támogatási szerződés – jog- vagy belső szabály alapján – előlegfizetésről vagy a támogatási összeg kifizetése tekintetében előfinanszírozásról rendelkezik, a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek a 4. számú melléklet szerinti nyomtatvány „Kifizetés engedélyezése” rovatainak értelemszerű kitöltése és aláírása útján kell gondoskodnia a pénzügyi teljesítés engedélyezéséről, továbbá a nyomtatvány Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály részére történő továbbításáról.
Érvényesítés, utalványlap ellenjegyzése,
utalványozás
10. § A teljesítésigazolást követően, a kifizetendő számlát a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály is ellenőrzi és a Forrás SQL-rendszerből nyert kiadási utalványrendelet használatával az érvényesítésre, ellenjegyzésre és utalványozásra vonatkozó belső szabályozásokban rögzített eljárásrend szerint jár el.
A szerződés módosítása, teljesítés nélkül történő megszűnése
11. § (1) A szerződés módosításának folyamatára a szerződéskötésre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni, azzal a különbséggel, hogy a szerződéses adatlap módosítás rovatában meg kell jelölni azon szerződés azonosítóját, amelyre a szerződésmódosítás vonatkozik.
(2) Amennyiben a szerződés nem teljesítéssel szűnik meg, a szerződésben rögzített feltételek szerint kell eljárnia a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységnek, azzal, hogy a véleményezőket – a 4. § (3) bekezdésében meghatározott véleményezési rendnek megfelelően – a szerződés megszüntetésébe a kapcsolódó dokumentumok véleményeztetése útján be kell vonni.
(3) A (2) bekezdésben foglaltak esetén a szerződés megszüntetését követően a szerződés lezárására vonatkozó rendelkezéseket megfelelően alkalmazni kell.
A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés lezárása
12. § (1) A szerződés teljes körű szakmai és pénzügyi teljesítését követően a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének gondoskodnia kell a szerződés lezárásáról.
(2) A szerződés lezárását a – 5. számú mellékletben szereplő – kötelezettségvállalás lezárása nyomtatvány kitöltése útján kell igazolni, és azt a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály részére kell továbbítani.
(3) A szerződés lezárásakor a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének intézkednie kell a szerződésben rögzített, de fel nem használt összeg (maradvány) rögzítése és a maradvány felszabadításának engedélyeztetése iránt.
(4) A KHEM közbeszerzéseinek szabályozásáról szóló utasításban foglaltak alapján a közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződések teljesüléséről a teljesítésigazolás kiállítását követően haladéktalanul, legfeljebb két napon belül a beszerző szervezeti egység a teljesítésigazolás másolatának megküldésével köteles a Közbeszerzési és PPP Főosztályt tájékoztatni.
(5) Tanulmány megrendelésére irányuló szerződés esetében a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a szerződés eredményeként létrejött tanulmány átvételét követően annak egy – akár másolati – példányát dokumentációs célból, az abban foglaltak célratörő és minél szélesebb körű hasznosítása érdekében köteles a KHEM könyvtárának megküldeni.
Záró rendelkezések
13. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, rendelkezéseit az ezt követően indított szerződéskötési eljárásokra kell alkalmazni.
(2) A 8. § (2) bekezdés d)–f) pontjában megjelölt munkatársak kijelöléséről az ott megjelölt szervezeti egységek vezetői a szerződéstár 8. §-ában meghatározottak szerinti működéséhez szükséges informatikai rendszer bevezetését követő 30 napon belül gondoskodnak.
(3) A szerződéstár 8. §-ában meghatározottak szerinti működéséhez szükséges informatikai rendszer bevezetéséig a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály – a 6. § (6) bekezdése alapján kézhez vett szerződésekről – a szerződéses adatlap tartalmának megfelelő analitikát vezet.
(4) Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatairól és a döntési eljárásokról szóló 13/2008. (HÉ 52.) KHEM utasítás 4. §-ának 1.4.2. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:
[A KHEM-ben kötelezettségvállalásra jogosult:]
(5) A jelen utasításban nem szabályozott kérdésekben az államháztartásról szóló törvény, a számvitelről szóló törvény, a közérdekű adatok közzétételére vonatkozó kötelezettség a közpénzek felhasználásával, a köztulajdon használatának nyilvánosságával, átláthatóbbá tételével és ellenőrzésének bővítésével összefüggő egyes törvények módosításáról szóló törvény (üvegzsebtörvény), a közbeszerzésekről szóló törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendelet, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól szóló kormányrendelet, a KHEM közbeszerzéseinek szabályozásáról szóló utasítás, a KHEM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló utasítás, a KHEM Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló utasítás, az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvényben az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 15/A–B. §-aiban és az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 157/D. §-ában foglalt közzétételi kötelezettség teljesítésének szabályairól szóló utasítás, továbbá az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozás előírásait kell alkalmazni.
1. számú melléklet a 34/2009. (V. 29.) KHEM utasításhoz
Iktatószám: KHEM_SZERZ/ |
/200.. |
A KHEM szerződő (külső) partnere: |
|
Szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység: |
|
Kötelezettségvállalásra jogosult vezető: |
|
Szakmai teljesítésigazoló: |
|
Szerződés tárgya, ellátandó feladatok: |
|
Szerződés időtartama: |
|
Kapcsolattartó személy megnevezése: |
|
egyszeri/ ………………………………… ………………………… Ft ………………………………… ………………………… Ft havi: bruttó ……………… Ft |
|
|
Összesen: bruttó …………….. Ft |
1 Megfelelő aláhúzandó.
A szerződés megkötését a fenti feltételekkel javaslom: |
A szerződés megkötését támogatom: |
A pénzügyi fedezet rendelkezésre áll/nem biztosított1: |
|
2. számú melléklet a 34/2009. (V. 29.) KHEM utasításhoz
A KHEM SZERZŐDÉSSEL ÉRINTETT SZERVEZETI EGYSÉGEI, MUNKATÁRSAI |
|
Szerződéskötést kezdeményező |
[szervezeti egység neve] |
Kötelezettségvállaló: |
[név] [státus] |
Szakmai teljesítésigazoló: |
[név] [státus] |
További érintett munkatárs(ak), |
[név/nevek] [státus(ok)] |
SZERZŐDÉS-ALAPADATOK |
|
Kötelezettségvállalás azonosítója: |
[szám] |
A KHEM szerződő (külső) partnere: |
[név/nevek] |
❑ egyedi támogatás ❑ megbízás ❑ megbízási szerződés természetes személlyel ❑ vállalkozás ❑ adásvétel (ide értve a szállítási szerződést is) ❑ bérleti szerződés ❑ koncessziós szerződés ❑ közhasznú szerződés [Ptk. 59. § (1) bekezdés] ❑ pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmazó megállapodás ❑ egyéb szerződés |
||
Szerződés kategória (témakör)2 |
❑ árubeszerzés ❑ szolgáltatás ❑ építési beruházás ❑ építési koncesszió ❑ szolgáltatási koncesszió ❑ ingatlanbérlet ❑ gépjárműbérlet ❑ egyéb tanácsadás ❑ informatika ❑ PPP (Public Private Partnership) ❑ egyéb |
|
Szerződés tárgya: |
[a szerződés tárgyaként a szerződésben feltüntetett szolgáltatás szó szerinti idézése vagy a szolgáltatás tömör, egyértelmű összefoglalása] |
|
nettó: [összeg] [pénznem] |
bruttó: [összeg] [pénznem] |
|
Szerződés felek általi aláírásának |
[dátum] |
|
A szakmai teljesítés véghatárideje: |
[dátum] vagy [határozatlan] |
|
Egyedi támogatási szerződés esetén |
[helyszín(ek)] |
|
❑ nem minősített ❑ üzleti titok ❑ államtitok ❑ szolgálati titok |
||
❑ Igen ❑ Nem |
||
Amennyiben nem közbeszerzés, |
❑ közbeszerzési értékhatár alatti beszerzés (árubeszerzés/szolgáltatás megrendelése /építési beruházás/építési vagy szolgáltatási koncesszió) |
|
❑ egyedi támogatás |
||
❑ közbeszerzési értékhatárt elérő, hatályos közbeszerzési törvény (Kbt.) által meghatározott valamely kivétel hatálya alá tartozó árubeszerzés/szolgáltatás megrendelése/építési beruházás/építési vagy szolgáltatási koncesszió |
A Kbt.-kivételt meghatározó vonatkozó jogszabályhely megjelölése: |
|
[jogszabály megjelölése] [szakasz] [bekezdés] [pont] |
||
MÓDOSÍTÁS |
||
Módosításra került szerződés azonosítója: |
||
Módosításra került szerződés iktatószáma: |
||
Megjegyzés: [a módosítás oka, körülményei, lényege] |
||
1 A szerződés a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység által megjelölt típusa tekintetében – a választás helytállósága tárgyában – a jogi véleményező állást foglal.
2 A szerződés a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység által megjelölt kategóriája/kategóriái tekintetében – a választás helytállósága tárgyában – a jogi véleményező állást foglal.
3 Azon teljes nettó/bruttó összeg, amely a szerződés alapján a szerződés hatálya alatt legfeljebb kifizethető, és amely összeg a FORRÁS SQL-rendszerben elkülönítésre került.
4 A szerződés szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység által megjelölt minősítése tekintetében – a választás helytállósága tárgyában – a jogi véleményező állást foglal.
5 A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység által megjelölt alternatíva tekintetében – a választás helytállósága tárgyában – és a Kbt. hivatkozott szakaszának helytállósága kapcsán a véleményezés során a Közbeszerzési és PPP Főosztály állást foglal.
Budapest, [dátum] |
|
Szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység |
3. számú melléklet a 34/2009. (V. 29.) KHEM utasításhoz
KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS ADATAI |
|||||||
[azonosító] |
|||||||
A KHEM szerződő (külső) |
[név/nevek] |
||||||
Szerződő fél (felek) székhelye |
[cím(ek)] |
||||||
Szerződő fél (felek) adószáma |
[adószám(ok)/adóazonosító jel(ek)] |
||||||
Szerződő fél (felek) bankszámla- |
[a KHEM kifizetését fogadó bankszámlaszám(ok)] |
||||||
Szerződés tárgya: |
[a szerződés tárgyaként a szerződésben feltüntetett szolgáltatás szó szerinti idézése vagy a szolgáltatás tömör, egyértelmű összefoglalása] |
||||||
Forrás: |
❑ tárgyév ❑ [év megjelölése] évi maradvány ❑ egyéb |
||||||
Kiadási előirányzat megnevezése: |
[előirányzat neve] |
ÁHT azonosító: [azonosító] |
|||||
Nettó: [összeg] [pénznem] |
Bruttó: [összeg] [pénznem] |
||||||
TELJESÍTÉSI ADATOK |
|||||||
Szakmai teljesítés(ek) |
Nettó összeg |
Áfa |
Bruttó összeg |
Pénzügyi teljesítés |
Ügyletkód |
||
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
1 A Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály tölti ki a kötelezettségvállalás ellenjegyzése során, az adatlap szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységnek való visszaküldése előtt.
2 Azon teljes nettó/bruttó összeg, amely a szerződés alapján a szerződés hatálya alatt legfeljebb kifizethető, és amely összeg a FORRÁS SQL-rendszerben elkülönítésre került.
Kötelezettségvállalás ellenjegyzése (Költségvetési Főosztály) |
|
Ellenjegyző neve, beosztása: |
|
Ellenjegyzés dátuma: |
Ellenjegyző aláírása: |
Ellenjegyzés eredménye: |
❑ Forrás rendelkezésre áll ❑ Ellenjegyzés megtagadva |
Ellenjegyzés megtagadásának indoka: |
|
Egyetért: Budapest, [dátum] |
|
Budapest, [dátum] |
|
……………………………………………………… |
|
……………………………………………………… |
[gazdasági és ágazatfinanszírozási szakállamtitkár] és [szakmai felügyeletet gyakorló felsővezető]3 |
|
Kötelezettségvállalásra jogosult vezető |
3 Értékhatártól, kötelezettségvállalótól és előirányzattól (Igazgatás/fejezeti kezelésű előirányzat) függően:
– fejezeti kezelésű előirányzatok esetén nettó 25 M Ft-ig nem szükséges egyetértés, 25–100 M Ft között a gazdasági SZÁT egyetértése szükséges, 100 millió Ft felett a szakmai felügyeletet gyakorló felsővezető és a gazdasági SZÁT egyetértése is szükséges,
– igazgatás költségvetése esetén nettó 5 M Ft-ig a szakmai felügyeletet gyakorló felsővezető egyetértése, nettó 5–25 M Ft-ig a gazdasági SZÁT és a szakmai felügyeletet gyakorló felsővezető egyetértése, 25 M Ft felett a gazdasági SZÁT egyetértése szükséges.
Szerződés aláírása meghiúsult: |
|
Meghiúsulás indoka: |
[név] [státus] |
Budapest, [dátum] |
|
4. számú melléklet a 34/2009. (V. 29.) KHEM utasításhoz
TELJESÍTÉSIGAZOLÁS |
|||
ALAPADATOK |
|||
A KHEM szerződő (külső) partnere(i): [név/nevek] |
|||
Szerződés tárgya: [a szerződés tárgyaként a szerződésben feltüntetett szolgáltatás szó szerinti idézése vagy a szolgáltatás tömör, egyértelmű összefoglalása] |
|||
|
Kötelezettségvállaló |
Teljesítésigazoló |
Ügyintéző |
Szervezeti egység megnevezése: |
|
|
|
Név: |
|
|
|
Beosztás: |
|
|
|
KIFIZETÉS FORRÁSA: |
|||
Az előirányzat megnevezése: |
ÁHT-azonosító: |
||
1 A számlán szerepeltetni kell!
Forrás: ❑ tárgyév ❑ [év megjelölése]. évi maradvány |
A szerződés ezen pénzügyi teljesítés |
Nettó: [összeg] [pénznem] |
Bruttó: [összeg] [pénznem] |
Teljesítés/támogatás tartalma |
Teljesítés dátuma |
Ügyletkód1 |
Összege (Ft vagy a megfelelő devizanem megjelölése) |
||
|
|
|
nettó |
áfa |
bruttó |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Összesen: |
|
|
|
Budapest, [dátum] ………………………………………… |
|
|
Kifizetés engedélyezése |
|
Az alábbi számla(számlák) kifizetését a szerződés [vonatkozó szerződéses pont(ok)] pontja(i) alapján engedélyezem. |
|
Budapest, [dátum] ………………………………………… |
5. számú melléklet a 34/2009. (V. 29.) KHEM utasításhoz
ALAPADATOK |
||||||
|
Kötelezettségvállaló |
Teljesítésigazoló |
Ügyintéző |
|||
Szervezeti egység megnevezése: |
|
|
|
|||
Név: |
|
|
|
|||
Beosztás: |
|
|
|
|||
KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS ADATAI |
||||||
Köt.váll. azonosító: |
ÁHT azonosító: |
|||||
A KHEM szerződő külső partnere(i) megnevezése: [név/nevek] |
||||||
Szerződés tárgya: [a szerződés tárgyaként a szerződésben feltüntetett szolgáltatás szó szerinti idézése vagy a szolgáltatás tömör, egyértelmű összefoglalása] |
||||||
A PÉNZÜGYI TELJESÍTÉSRE VONATKOZÓ ADATOK: |
||||||
Szerződés teljes bruttó összege: [összeg] [pénznem] |
||||||
A szerződés terhére kifizetett bruttó összeg: [összeg] [pénznem] |
||||||
A szerződésben fennmaradt összeg, amely lezárható: |
Nettó: [összeg] [pénznem] |
Bruttó: [összeg] [pénznem] |
||||
Visszafizetés esetén, annak összege: |
Nettó: [összeg] [pénznem] |
Bruttó: [összeg] [pénznem] |
||||
Visszafizetés esetén annak indokolása: |
|
|||||
KIFIZETÉS FORRÁSA: |
||||||
Forrása: |
❑ Tárgyév ❑ Tárgyévi maradvány ❑ [év megjelölése] évi maradvány |
|||||
Az előirányzat megnevezése: |
||||||
Ügyletkód(ok): |
||||||
………………………………………… |
Az utasítást a 20/2010. (V. 7.) KHEM utasítás 14. § (1) bekezdése hatályon kívül helyezte 2010. május 8. napjával.
A KHEM-et ebben az esetben az aláírt szerződésekből 2 példány illeti meg: 1 példány a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységet (ügyirati példány), 1 példány a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztályt (szerződéstár).
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás