62/2009. (XII. 17.) IRM rendelet

1. §¹ A közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény (a továbbiakban: Kjtv.) 166. §-ában meghatározott iratok, nyilvántartások, bélyegzők és egyéb eszközök (a továbbiakban: levéltári anyag) – figyelemmel a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvény szabályaira is – a Magyar Országos Közjegyzői Kamara (a továbbiakban: MOKK) mellett működő Közjegyzői Levéltárban (a továbbiakban: levéltár) e rendelet szerint kerülnek elhelyezésre.

2. § E rendelet alkalmazásában:

3. § A levéltári anyag akkor helyezhető levéltárba, ha

4. § (1) A közjegyzői okiratok esetében az előkészítésnek ki kell terjednie az okiratok részletes ellenőrzésére annak érdekében, hogy azok összefűzve, aláírva (ellenjegyezve), a hivatali körbélyegző lenyomatával ellátva kerüljenek a levéltárba.

(2) Kizárólag az eredeti okiratot, a pótolt okiratot és az okirathoz fűzött kötelező mellékleteket, és az okirathoz tartozó, hozzátűzött utóiratokat (különösen a kijavító végzést, kérelmeket és tanúsítványokat) lehet a levéltárba átadni, műanyag vagy más védőborító nélkül. Az egyéb mellékelt iratokat és munkaanyagokat – úgy, mint a szerződéstervezetet, tulajdoni lapot és cégkivonatot – a levéltár nem veszi át.

(3) A közjegyzői okiratokat évenkénti bontásban, ügyszám szerint növekvő sorrendbe kell rendezni, és gondoskodni kell arról, hogy az okiratok csomagolása alkalmas legyen azok sérülésmentes szállítására.

(4)⁵ Az átadónál esetlegesen külön kezelt végintézkedéseket és a végintézkedéssel kapcsolatos közokiratokat – így különösen a végrendelet visszavonását tartalmazó nyilatkozatot –, továbbá a külön kezelt közjegyzői letéteket nem kell visszasorolni az ügyszám szerinti helyükre, hanem azok külön sorozatba rendezve is leadhatók a levéltárba.

5. § (1) A közjegyzői nemperes eljárás során keletkezett iratok (a továbbiakban: nemperes iratok) esetében az előkészítésnek ki kell terjednie annak részletes ellenőrzésére, hogy a nemperes ügyekben minden intézkedés megtörtént-e, valamint hogy az iratborító tartalmazza-e a kötelező adatokat.

(2) A nemperes iratokat rendezetten, az ügyszámuk sorrendjében, az irat terjedelmétől függően lehetőleg 25, 50 vagy 100-as kötegekben, átkötve kell a levéltár részére átadni.

6. § (1)⁶ A levéltár a közjegyzői levéltári anyagot a közjegyzők által külön jogszabály alapján vezetett elektronikus vagy papír alapú közjegyzői ügynyilvántartás alapján, elektronikusan előállított és elektronikusan kereshető szövegformátumban elkészített iratjegyzékkel, névmutatóval, hagyatéki ügyek esetén a végintézkedések jegyzékével kiegészítve (a továbbiakban együtt: átadási jegyzék) veszi át.

(2) Az átadási jegyzéknek az átadott évkörre (a továbbiakban: tárgyév) vonatkozóan az elektronikus vagy papír alapú közjegyzői nyilvántartásba felvett minden ügy adatait tartalmaznia kell.

(3) Az átadási jegyzéket három, közülük a névmutatókat pedig egy példányban kinyomtatva kell a levéltári anyaghoz csatolni.

(4) Az átadási jegyzéken fel kell tüntetni a vonatkozó ügyszámnál, ha az eljárás még folyamatban van, vagy már befejezett, de még intézkedést igényel, és ezért az okirat vagy irat a közjegyzőnél marad.

(5) A korábban már leadott évkörökből a (4) bekezdés szerint a közjegyzőnél maradt és utólag leadásra kerülő okiratoknál vagy iratoknál az iratjegyzék csak a levéltárba kerülő ügyek adatait kell hogy tartalmazza éves bontásban.

7. § A közjegyzői okiratok esetén az iratjegyzék adatai a következők:

8. § Az átadásra kerülő nemperes iratok esetében az iratjegyzék tartalmát a közjegyzői ügyvitel szabályairól szóló rendelet határozza meg. A hagyatéki ügyekben kihirdetett végintézkedéseket külön, a végintézkedések jegyzékének megfelelően veszi át a levéltár.

9. § Az átadási jegyzékeken és névmutatókon fel kell tüntetni a közjegyző nevét és a közjegyző székhelyének a MOKK által megállapított azonosító számát.

10. §⁷ A kamarai levéltári anyag előkészítésének ki kell terjednie az iratok részletes ellenőrzésére annak érdekében, hogy azok aláírva – ha szükséges a kamarai körbélyegző lenyomatával ellátva – az irattári tervnek megfelelő csoportosítás szerinti sorrendbe rendezve kerüljenek a levéltárba.

11. §⁸ (1)⁹ A levéltár a kamarai levéltári anyagot a kamara elektronikus vagy papír alapú nyilvántartása alapján, elektronikusan előállított és elektronikusan kereshető szövegformátumban elkészített iratjegyzékkel veszi át.

(2) Az iratjegyzék a tárgyévre vonatkozóan az elektronikus vagy a papír alapú nyilvántartásba felvett minden ügy adatait tartalmazza.

(3) Az iratjegyzéket három példányban kinyomtatva kell a levéltárba helyezendő anyaghoz csatolni.

(4) Az iratjegyzéken fel kell tüntetni a vonatkozó ügyszámnál, ha az ügy még folyamatban van, vagy már befejezett, de még intézkedést igényel, és ezért az iratok a kamaránál maradnak.

(5) A korábban már leadott évkörökből a (4) bekezdés szerint a kamaránál maradt és utólag leadásra kerülő iratoknál az iratjegyzék csak a levéltárba kerülő ügyek adatait tartalmazza éves bontásban.

(6) Az iratjegyzéket a kamarai iratkezelési szabályzatban foglalt adatokkal kell elkészíteni.

12. §¹⁰ A levéltár a számbavétel végett átvett levéltári anyagról és a folyamatban lévő ügyek anyagairól átvételi elismervényt ad az átadónak vagy az átadás céljára adott meghatalmazás vagy megbízás alapján eljáró képviselőjének.

13. §¹¹ (1) A levéltár az átadástól számított 60 napon belül iratonként számba veszi a részére átadott levéltári anyagot és a folyamatban lévő ügyek anyagait.

(2) A számbavétel során a levéltár ellenőrzi, hogy a levéltári anyagok számszerűleg egyeznek-e a közjegyző vagy a tartós helyettes által az átadási jegyzékekben feltüntetett adatokkal.

14. § (1) A levéltár az átadástól számított 60 napon belül az átvett levéltári anyagról átadás-átvételi jegyzőkönyvet készít. A levéltár a megállapított hiányosságokat az átadás-átvételi jegyzőkönyvben feltünteti és azt az átadástól számított 60 napon belül megküldi az átadó vagy képviselője részére, és – hiánypótlás szükségessége esetén – 60 napos határidő megjelölésével felhívja az átadót a hiányosságok pótlására.

(2) A levéltár az átvétel megtörténtéről, és a hiánypótlási felhívás kiadásáról az illetékes területi kamarát az átadás-átvételi jegyzőkönyv megküldése útján értesíti.

(3) A levéltár zárójegyzőkönyvben rögzíti a hiánypótlás megtörténtét – vagy azt az okot, amely miatt a hiány nem volt pótolható –, és a zárójegyzőkönyvet megküldi az átadó vagy képviselője és a területi kamara részére.

(4) Az átadási jegyzékek egy példánya az átvételt követően a levéltárban marad, a jegyzékek fennmaradó egy-egy példánya pedig az átadás-átvételi jegyzőkönyv vagy a zárójegyzőkönyv mellékleteként megküldésre kerül az átadó vagy képviselője és a területi kamara részére.

(5) Ha valamely közjegyzői okiratról hiányzik a közjegyző ellenjegyzése, és annak hiánypótlás útján történő pótlása a közjegyző halála vagy más ok miatt lehetetlenné vált, a levéltár az ellenjegyzés pótlása céljából haladéktalanul megkeresi a területi kamara elnökségét.

15. § (1) Az átadás során felmerülő valamennyi költség – ideértve a hiányosságok pótlásával kapcsolatban felmerült valamennyi költséget is – az átadót terheli.

(2) Az átadás helyszíne az illetékes területi levéltár épülete. A levéltári anyagoknak az illetékes területi levéltárba történő szállítása az átadó feladata.

16. § A levéltár a hivatalban lévő közjegyző levéltári anyagai átadásának éves ütemezését a megelőző év október 31. napjáig meghatározza és a MOKK honlapjának belső nem nyilvános felületén közzéteszi a közjegyzők számára. A hivatalban lévő közjegyző okiratainak és nemperes iratainak levéltárba adása során az átadó vagy képviselője és a levéltáros vesz részt.

17. § Ha a közjegyző az átadás során akadályoztatva van, úgy helyette az átadás során – a közjegyző örököse vagy az iratokat, eszközöket birtokló személy meghatalmazása alapján – az illetékes területi kamara erre kijelölt tagja jár el.

18. §¹³ Ha a közjegyzői levéltári anyag átadására a közjegyző szolgálati viszonyának megszűnése vagy a közjegyzői kinevezés érvénytelenségének megállapítása esetén kerül sor, és a közjegyző akadályoztatása miatt a hivatkozott átadási jegyzékek az átadást megelőzően nem készülnek el, az átadási jegyzékeket – a közjegyző vagy örököse költségére – a levéltár készíti el.

19. § (1)¹⁴ Ha a közjegyzői levéltári anyag átadása a közjegyző szolgálati viszonyának megszűnése vagy a közjegyzői kinevezés érvénytelenségének megállapítása miatt következik be, az átadás során felmerülő valamennyi költség – a hiányosságok pótlásával kapcsolatban felmerült költségek kivételével – a MOKK-ot terheli.

(2) Ha az átadási kötelezettségének az átadó önhibájából határidőben nem tesz eleget, úgy az átadással felmerülő költség és az ennek elmaradásából származó valamennyi kár a közjegyzőt vagy az örökösét, illetve az iratokat, eszközöket birtokló személyt terheli.

(3) Ha az átadásra a közjegyző áthelyezése esetén kerül sor, az átadás során felmerülő valamennyi költség – ideértve a hiányosságok pótlásával kapcsolatban felmerült valamennyi költséget is – a közjegyzőt terheli.

20. §¹⁵ A helyettesítés befejezésével a tartós helyettes által átvett és készített okiratok, nemperes iratok és azok nyilvántartásai közül a levéltári anyagok átadására

21. §¹⁶ A levéltár az iratjegyzéknek megfelelően a kamara megbízottjának jelenlétében iratonként számba veszi az átvett levéltári anyagokat, és azok mennyiségéről, továbbá a megállapított hiányosságokról átadás-átvételi jegyzőkönyvet készít.

22. § (1) A levéltári anyag kizárólag az erre a célra kialakított és megfelelően felszerelt levéltári raktárhelyiségben őrizhető.

(2) A raktárhelyiségben a levéltári anyag mellett csak a levéltár szakmai feladatainak ellátásával kapcsolatos, továbbá a levéltári anyagot kiegészítő más, gyűjtemény jellegű anyag tárolható, melyet a raktárhelyiségen belül a levéltári anyagtól el kell különíteni.

(3) A levéltár a raktárhelyiség állapotának változását a páratartalom és a hőmérséklet mérésével folyamatosan figyelemmel kíséri.

(4) A raktárhelyiség klímája akkor elfogadható, ha a hőmérséklet 14–22 °C között, a relatív légnedvesség pedig 45–60% között mozog. A napi ingadozás nem haladhatja meg a 2 °C-t; ha az ingadozás mértéke ennél nagyobb, a raktárhelyiségben csak szükségmegoldásként lehet iratokat tárolni.

(5) A raktárhelyiség megvilágítására UV-mentes vagy kevés UV-sugárzást kibocsátó világítótestek használhatók. A levéltár a megvilágítás erősségét és idejét minimalizálja, a világítás ereje legfeljebb 200 lux lehet.

23. § (1) A papír alapú iratok tárolására szolgáló dobozok kizárólag savmentes papírból készülhetnek. A védőborítóként használt papírok savmentesek és ligninmentesek.

(2) A levéltár a raktárhelyiséget az iratok elhelyezésére szolgáló állványokkal szereli fel. A levegő szabad áramlásának biztosítása érdekében az állványzat függőleges tagja nyitott, az állványzat alsó polcát a padlótól legalább 15 cm távolságra, felső polcát a mennyezettől legalább 50 cm távolságban szükséges a levéltárnak biztosítania.

(3)¹⁷

24. § A raktári egységek raktári jelzettel ellátottak. A raktári jelzet tartalmazza a fond és állag törzsszámát, nevét és a raktári egység sorszámát.

25. § (1) A raktárhelyiség tűzzáró fémajtóval ellátott és nagy érzékenységű tűzjelző berendezéssel, valamint gázzal (CO₂) oltó kézi tűzoltó készülékekkel felszerelt.

(2) A raktárhelyiséget úgy kell kialakítani, hogy azon szennyvízcsatorna, gázvezeték, továbbá nyomás alá helyezett vízvezeték ne haladjon keresztül.

(3) A levéltár gondoskodik a rovarok és rágcsálók elleni hatékony védelemről.

26. § (1) Megfelelő riasztó- és beléptető rendszerrel kell biztosítani, hogy a levéltárba és a raktárhelyiségbe csak az arra feljogosított személyek léphessenek be.

(2) A raktárhelyiség használati rendjének kialakítása és folyamatos biztosítása érdekében a levéltár saját ügyrendjében szabályozza

27. § (1) Ha a levéltárban kezelt levéltári anyag épségét vagy biztonságát bármilyen veszély fenyegeti, ennek megszüntetéséről az észlelés után a levéltár azonnal gondoskodik.

(2) Ha a veszély megszüntetése a levéltár saját eszközeivel nem lehetséges, a veszély elhárítása érdekében történő intézkedések megtétele céljából a levéltár köteles a MOKK-ot haladéktalanul értesíteni.

28. §¹⁸ A levéltár az általa iratonként számba vett levéltári anyag megőrzéséért vállal felelősséget, melynek tényét az átadás-átvételi jegyzőkönyvben, vagy a zárójegyzőkönyvben tünteti fel.

29. § (1) Ha a területi kamara elnöksége a közjegyző hivatalvizsgálata során az iratkezelési jogszabályok, az iratkezelési szabályzat és irattári terv levéltári anyagok kezelését érintő alkalmazásával kapcsolatban hiányosságot tapasztal, erről a hivatalvizsgálati jegyzőkönyv kivonatának megküldésével tájékoztatja a levéltárat.

(2) Az e rendelet szerinti levéltári anyagokkal kapcsolatban a közjegyzőknél és a közjegyzői kamaráknál a levéltár látja el a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvényben foglalt, köziratok kezelésének levéltári ellenőrzésével összefüggő feladatokat.

(3)¹⁹ A levéltár a (2) bekezdés szerinti ellenőrzés során a közjegyzőkre vonatkozó titoktartási kötelezettség megtartásával a köziratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvény szabályai szerint vizsgálja a levéltári anyag nyilvántartását, a nyilvántartáshoz kapcsolódó segédletek készítését, és általában azt, hogy a levéltári anyag kezelése megfelel-e a közjegyzőkről szóló törvényben, a közjegyzői nemperes eljárásokról szóló jogszabályokban, továbbá a közjegyzői és a közjegyzői kamarai ügyvitelről, iratkezelésről szóló jogszabályokban előírt követelményeknek.

(4) Ha az ellenőrzés során tapasztalt hiányosságok megszüntetése iránt az érintett határidőben nem intézkedett, erről a levéltár a területi kamarát és a MOKK elnökségét értesíti.

30. § (1) Az e rendelet szerinti levéltári anyag jövőbeni őrzésének és feldolgozásának biztosítása érdekében a közjegyzőknél és a közjegyzői kamaráknál a levéltár látja el a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvényben foglalt, a köziratok selejtezésének levéltári ellenőrzésével összefüggő feladatokat.

(2) A levéltár a közjegyzők és a kamaráik iratainak selejtezését, és a maradandó értéket nem képviselő, selejtezésre kiválogatott iratok megsemmisítését a hozzá legalább két példányban megküldött selejtezési jegyzőkönyvek záradékolásával engedélyezi.

(3) A levéltár az irattári anyag selejtezésének ellenőrzése során

(4) Az ellenőrzést követően a levéltár a jegyzőkönyv mindkét példányát az alábbiak szerint záradékolja, s az egyik példányt a selejtezőnek visszaküldi:

(5) Ha a levéltár a selejtezés ellenőrzése során olyan hiányosságokat tapasztal, amelyek a selejtezés alá vont iratanyag jelentős részét érintik, a jegyzőkönyvet nem záradékolja, hanem a selejtezőt a selejtezési eljárás megismétlésére szólítja fel.

(6) A levéltárnak pontosan meg kell határozni a selejtezésben észlelt hiányosságokat. A levéltár a hiányosságok megszüntetésének módjára javaslatot tehet.

31. § (1) A levéltár a MOKK nyilvántartásán alapuló elektronikus szervjegyzéket vezet a közjegyzői székhelyekről és az egy székhelyen belüli közjegyzői álláshelyekről, továbbá az illetékességébe tartozó közjegyzői kamarákról. A szervjegyzéket a levéltár a közjegyzői álláshelyek számáról és a közjegyzők székhelyéről szóló jogszabály rendelkezéseire is tekintettel folyamatosan bővíti és naprakészen tartja.

(2) A szervjegyzék az alábbi adatokat tartalmazza:

32. § (1) A levéltár az általa őrzött levéltári anyagról fondok szerinti elektronikus törzskönyvi jegyzéket vezet. A fondokat a székhelyek, vagy a közjegyzői kamarák jelölik, a székhelyek esetében a fondokon belül az állagokat közjegyzők szerint kell kialakítani.

(2) A törzskönyvi jegyzék az alábbi adatokat tartalmazza:

33. § (1) A levéltár elektronikusan vezetett gyarapodási naplóban tartja nyilván a levéltárhoz véglegesen beérkezett levéltári anyagokat.

(2) A gyarapodási napló a következő adatokat tartalmazza:

34. § (1) A levéltár elektronikusan vezetett átmeneti naplóban tartja nyilván az ideiglenesen levéltárba került anyagot és eszközöket, így különösen a levéltár által átvett és a területi kamarának átadandó anyagokat és eszközöket.

(2) Az átmeneti napló a következő adatokat tartalmazza:

35. § (1) A levéltár elektronikusan vezetett fogyatéki naplóban tartja nyilván az állományából véglegesen kikerült levéltári anyagot.

(2) A fogyatéki napló a következő adatokat tartalmazza:

36. § (1) A levéltár elektronikusan vezetett kölcsönzési naplóban tartja nyilván az általa eredeti példányban kiadott, és a levéltárba visszaküldendő levéltári anyagot.

(2) A kölcsönzési napló a következő adatokat tartalmazza:

37. § A levéltár a gyarapodási-, átmeneti-, fogyatéki-, és kölcsönzési naplót minden év elején megnyitja és év végén hiteles módon lezárja.

38. § (1) A levéltár az általa őrzött fondokról és állagokról raktári egységek (doboz, kötet stb.) szerinti elektronikus jegyzéket vezet. A raktári jegyzék a fond és állag szerkezetét tükröző sorrendben sorolja fel a raktári jegyzék adatait.

(2) A raktári jegyzék a következő adatokat tartalmazza:

39. § (1) A levéltár az általa őrzött levéltári anyagról fondokra és állagokra tagolódó fondjegyzéket készíthet.

(2) A fondjegyzék a fondok és állagok törzsszámát, megnevezését, évkörét és iratfolyóméterben megadott terjedelmét tartalmazza.

40. § (1) A levéltár a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésére vonatkozó jogszabálynak megfelelően köteles a levéltárba érkezett küldeményeket érkeztetni, majd a kérelmeket, megkereséseket és egyéb intézkedést igénylő iratokat a levéltári ügyek elektronikus nyilvántartásában (a továbbiakban: levéltári nyilvántartás) iktatni.

(2) A levéltári iktatószám a következő: a területi levéltár azonosító száma (L1 – L5), törve az ügy érkezés szerinti számával, törve az érkezés évszámával, valamint a sorszámmal. A nyilvántartásban az ügyek számozása évenként 1-gyel kezdődik, és az ügyek érkezésének megfelelően folyamatosan növekszik.

(3) A levéltári ügyben érkezett utóiratot az eredeti ügy száma alatt kell kezelni. Az egyes intézkedések, utóiratok folyamatos sorszámot kapnak, melyet az ügyszámhoz törtvonallal kapcsolva, arab számjeggyel kell feltüntetni. Az első sorszámot a kezdő irat kapja, a soron következő iratok eggyel magasabb sorszámot kapnak.

41. § A levéltári anyagot a hiteles adatszolgáltatás érdekében darabszinten kell rendezni. Darabszinten rendezett az az iratanyag, amelyen belül a legkisebb levéltári egységek az ügyiratok, közjegyzői okiratok esetében pedig az egyes okiratok.

42. § (1) A levéltár a rendezési munka során az eredeti irattári rendet állítja helyre a vonatkozó egységes iratkezelési szabályzat és irattári terv alapján.

(2) A rendezés során kialakított levéltári egységek rendszerbeli helyét a levéltári jelzet fejezi ki. A levéltári jelzetet a levéltári egységeken fel kell tüntetni.

43. § A levéltár az őrizetében lévő levéltári anyag egyes fondjaiból azokat az iratokat, amelyek a közjegyzők és kamaráik egységes iratkezelési szabályzata és irattári terve alapján selejtezhetővé váltak, selejtezés útján távolítja el.

44. § (1) A területi levéltár a selejtezést a főlevéltáros által a levéltárosok és a levéltári előadók közül kijelölt háromtagú bizottság közreműködésével teljesíti. A selejtezési eljárásról selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni.

(2) A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:

(3) A selejtezési jegyzőkönyvet a főlevéltáros, a MOKK elnöke és a kultúráért felelős miniszter együttesen hagyják jóvá. A selejtezett iratok megsemmisítésére csak a selejtezési jegyzőkönyvre vezetett hozzájárulásoknak a területi levéltár részére történő visszaérkezését követően kerülhet sor.

(4) A selejtezés megtörténtét a levéltári jegyzékekben a megfelelő irattári tételnél a selejtezés évének a bejegyzésével kell feltüntetni.

45. § Ha az irattári terv előírásaitól eltérően a selejtezésre kerülő iratanyagból – az átadó vagy a levéltár kérésére, vagy más fontos okból – valamely irat visszatartása szükséges, ennek tényét a selejtezési jegyzőkönyvben fel kell tüntetni, és erről külön jegyzéket kell felvenni.

46. § (1) A selejtezési eljárásban a fentiek szerint selejtezett iratokat fizikailag kell megsemmisíteni.

(2) A megsemmisítés iratmegsemmisítővel, égetéssel, bezúzással, vagy ezekkel biztonságilag egyenértékű más módszerrel bizottság jelenlétében történhet.

(3) A megsemmisítési bizottság legalább három tagból áll, tagjai a főlevéltáros által a levéltárosok és a levéltári előadók közül megbízott személyek, valamint a megsemmisítést végző szervezet megbízottjai vagy képviselői.

(4) A megsemmisítésről a selejtezési jegyzőkönyvre rávezetett hivatalos feljegyzést kell készíteni, melynek tartalmaznia kell:

47. § A levéltárban az érvénytelenített bélyegzőket, a közjegyzői elektronikus aláírást létrehozó érvénytelenített eszközöket, továbbá a bevont igazolványokat (továbbiakban együtt: eszközök) az iratoktól elkülönítve kell őrizni a közjegyzők és kamaráik egységes iratkezelési szabályzata és irattári terve alapján meghatározott ideig, ezt követően megsemmisítésük iránt kell intézkedni.

48. § (1) A levéltár kérelemre, a közjegyzőkre vonatkozó szabályok megfelelő alkalmazásával teljesíti az általa kezelt közjegyzői okiratokról, nemperes iratokról másolat, kivonat, bizonyítvány kiadásával és az iratokba való betekintés engedélyezésével kapcsolatos feladatát.

(2) A kiállított okiratnak meg kell felelnie a közjegyzőkről szóló törvényben, a közjegyzői nemperes eljárásokról szóló jogszabályokban, továbbá a közjegyzői ügyvitelről és iratkezelésről szóló jogszabályokban előírt alaki követelményeknek.

49. § (1) A 48. § (1) bekezdése szerinti kérelmet a levéltárnál vagy bármely közjegyzőnél személyesen vagy képviselő útján lehet előterjeszteni.

(2) A levéltár és a közjegyző köteles a kérelmező vagy képviselő személyazonosságát ellenőrizni.

(3) Ha a kérelmet a közjegyzőnél terjesztik elő, a közjegyző a kérelmet a MOKK által rendszeresített és a honlapján közzétett űrlap kitöltésével térítésmentesen elkészíti és továbbítja a levéltárnak.

(4) A kérelem teljesítése olyan módon is kérhető, hogy a kiállított okirat másolatát a levéltár a közjegyzőnek küldje meg, aki gondoskodik az iratnak a kérelmező részére történő átadásáról.

50. § Ha a kérelmező helyett meghatalmazottja jár el, a kérelemhez mellékelni kell a kérelmező – ha jogszabály másként nem rendelkezik – legalább teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt meghatalmazását.

51. § (1) A kérelmet a levéltáros megvizsgálja, és az érintett közjegyzői okirat vagy irat, továbbá a közjegyzői titoktartásra vonatkozó rendelkezések, valamint a közjegyzői okiratok és nemperes iratok kezeléséről szóló jogszabályok alapján 8 napon belül dönt a kérelem teljesíthetőségéről vagy elutasításáról.

(2) A levéltáros köteles tájékoztatni a kérelmezőt a kérelme hiányosságainak pótlásához szükséges intézkedésekről és a pótlás módjáról is.

(3)²⁰ A levéltáros a kérelmet visszautasítja, ha a kérelmező a hiánypótlást a (2) bekezdés szerinti tájékoztatás ellenére nem teljesíti.

(3a)²¹ A levéltáros a kérelmet elutasítja, ha

(4)²² Ha a levéltáros a kérelmet visszautasította vagy elutasította, a kérelmező a döntés ellen annak kézhezvételtől számított 15 napon belül jogorvoslattal élhet a MOKK elnökénél, aki arról 8 napon belül döntést hoz.

52. § (1) Nemperes iratok vonatkozásában a közjegyzői érdemi intézkedést nem igénylő megkeresésekben (tájékoztatásadás, iratbetekintés, az iratokról másolat vagy hiteles másolat kiadása) a levéltáros intézkedik.

(2) Póthagyatéki eljárással kapcsolatos közjegyzői megkeresés esetén a levéltár az alaphagyatéki iratokat véglegesen, a közjegyzői ügyvitel szabályainak megfelelően küldi meg a közjegyző részére.

(3) Nemperes ügyben érkezett, egyéb érdemi intézkedést igénylő megkeresés esetén a levéltár az érintett iratról a fentiek szerint pótborítót készít, és az iratot az intézkedés megtétele céljából megküldi az illetékes közjegyzőnek. Az eljáró közjegyző a szükséges intézkedések megtételét követően az iratot visszaküldi a levéltár részére.

53. § A közjegyzők hivatalos eljárásaival kapcsolatos megkereséseket a levéltár térítésmentesen teljesíti.

54. § Hagyatéki eljárásban történő kihirdetés céljából a levéltár a közokiratba foglalt végintézkedés kettő darab hiteles másolatát küldi meg az eljáró közjegyzőnek, aki a végintézkedés kihirdetését követően a hiteles másolatok közül egy példányt kihirdetési záradékkal ellátva visszaküld a levéltár részére.

55. § (1) A levéltár által őrzött letétekre irányuló megkeresés esetén (közjegyzői letétbe helyezett magánvégrendelet, vagy egyéb, okirat megőrzésével kapcsolatos letét visszaadása, vagy a magánvégrendelet hagyatéki eljárásban történő kihirdetése ügyében) a levéltár a magánvégrendeletet és a letett okiratot az eredeti letéti jegyzőkönyvvel együtt küldi meg az eljáró közjegyzőnek. A levéltár a letéti jegyzőkönyv hiteles másolatát elhelyezi az eredeti jegyzőkönyv helyén.

(2) Az eljáró közjegyző a magánvégrendelet kihirdetését követően az eredeti letéti jegyzőkönyvet visszaküldi a levéltár részére, és tájékoztatja a levéltárat a kihirdetés tényéről.

(3) A letétbe vett magánvégrendelet és egyéb letett okirat visszaadását követően az eljáró közjegyző az eredeti letéti jegyzőkönyvet – a visszaadási jegyzőkönyv hiteles másolatával együtt – visszaküldi a levéltár részére.

56. § (1) Ha a bíróság vagy a területi kamara megkeresése esetén a közjegyzői okirat eredeti példányát kell megküldeni, a levéltár az okirat helyére annak hiteles másolatát helyezi el. Ezt a másolatot az eredeti közjegyzői okirat visszaérkezése után is az okirat mellett kell őrizni.

(2) A területi kamara megkeresése alapján – kijavítás céljából – a levéltár az eredeti okiratot közvetlenül is megküldheti a készítő vagy utód közjegyzőnek, vagy a tartós helyettesnek.

57. § Az eredetben megküldött irat adatait a levéltár bevezeti – a megküldés ideiglenes vagy végleges jellegétől függően – a fogyatéki vagy kölcsönzési naplóba.

58. § (1) E rendelet – a (2) bekezdésben foglalt kivétellel – 2010. január 1-jén lép hatályba.

(2) A 2. § b) pont, a 10. §, a 11. §, a 21. §, az 59. § és a 60. §-nak a közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény végrehajtásáról szóló 13/1991. (X. 26.) IM rendelet 23/A. § (2) bekezdés b) pontját és (3) bekezdését megállapító rendelkezése 2011. július 1-jén lép hatályba.

(3)–(4)²³

(5)²⁴

59. §²⁵

60. §²⁶

61. §²⁷

62. §²⁸