12/2010. (III. 26.) NFGM utasítás
12/2010. (III. 26.) NFGM utasítás
a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium kommunikációjáról, a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjéről, valamint az Ügyfélszolgálati Információs Irodáról1
2010.03.27.
A Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium (a továbbiakban: NFGM) kommunikációja és a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjéről, valamint az Ügyfélszolgálati Információs Irodáról a következő utasítást adom ki:
A kommunikáció rendje
Nyilatkozattétel
1.1. A médiát a miniszter, az államtitkár, a szakállamtitkár és a Kommunikációs Főosztály vezetője tájékoztatja.
1.2. A média részére a miniszteren, az államtitkáron, a szakállamtitkáron és a Kommunikációs Főosztály vezetőjén kívül az NFGM más köztisztviselője szóban vagy írásban akkor nyilatkozhat, ha erre – a Kommunikációs Főosztály vezetőjével történt előzetes egyeztetést követően – a miniszter, államtitkár vagy szakállamtitkár előzetes engedélyt ad.
1.3. A nyilatkozattételt minden esetben egyeztetés előzi meg. Az egyeztetés történhet telefonon, e-mailben vagy faxon a pontos téma, időpont és médium megjelölésével.
1.4. Az egyeztetés menete a Kommunikációs Főosztályra érkező megkeresések esetén: a téma jellegének, a médium jelentőségének és egyéb körülmények (pl. műsoridő, nézettségi-hallgatottsági adatok) mérlegelése után a Kommunikációs Főosztály vezetője dönt a válaszadás szükségességéről, módjáról, szintjéről és idejéről.
1.5. Az egyeztetés menete más szervezeti egységhez érkező megkeresés esetén: a megkeresésekről minden esetben a lehető legsürgősebben tájékoztatni kell a Kommunikációs Főosztályt. Az egyeztetés menete minden más tekintetben a 1.4. alpontban részletezettek szerint történik.
1.6. A szakállamtitkár akadályoztatása esetén helyettesítéséről köteles gondoskodni és erről a Kommunikációs Főosztályt tájékoztatni.
Eseményekkel összefüggő kommunikáció
2.1. A Kommunikációs Főosztály vezetőjét vagy a sajtóreferenseket tájékoztatni kell a szakterület bármely munkatársának meghívásával zajló nyilvános eseményekről, beleértve a nem NFGM által szervezett rendezvényeket (konferenciák, workshopok, kiállítások, ünnepségek, egyéb nyilvános szereplések) is. Tekintettel arra, hogy az eseményeken történő megszólalás nyilatkozattételnek minősül, a kommunikációs felkészülés érdekében meg kell jelölni annak időpontját, helyszínét, a részt vevő személyét, a szereplés módját, valamint az esetleges előadás tartalmát, majd a rendezvény előtt legalább egy héttel vagy amennyiben a felkérés egy héten belül érkezik, akkor a részvétel elfogadásával egyszerre szükséges annak egyeztetése.
2.2. Az NFGM által szervezett vagy az NFGM részvételével zajló események (tárgyalás, egyeztetés, konzultáció, nemzetközi találkozó stb.) kommunikációjáról – az esemény céljának, tartalmának, jelentőségének ismeretében, előzetes konzultációt követően – döntést a Kommunikációs Főosztály vezetője hoz.
Jogalkotással összefüggő kommunikáció
3.1. A szakmailag illetékes főosztály vezetője a tájékoztató munka megszervezéséhez szükséges valamennyi dokumentumot (az NFGM-előterjesztések és az azokhoz kapcsolódó döntések, az államtitkári értekezlet, a kormány, illetve az Országgyűlés elé kerülő előterjesztések, valamint az ott született döntések, emlékeztetők) a közigazgatási egyeztetést megelőzően már a szakmai, gazdasági, társadalmi szervezetekkel történő egyeztetések előtt, illetve azt követően is folyamatosan megküldi a Kommunikációs Főosztály vezetője részére.
3.2. A dokumentumokhoz a szakmailag illetékes főosztály vezetőjének minden esetben sajtózáradékot kell készítenie. A sajtózáradékot és a főosztály kommunikációs javaslatát minden esetben a Kommunikációs Főosztály vezetője hagyja jóvá. Ugyanez vonatkozik a részben vagy teljes egészében az NFGM által készített stratégiákra és szakmai anyagokra is.
3.3. A szakmailag illetékes főosztály vezetője az információkat rendszerezetten, elektronikus formában adja át a Kommunikációs Főosztály részére.
Elektronikus kommunikáció
4.1. Az NFGM www.nfgm.gov.hu honlapja, valamint az NFGM által fenntartott honlapok (különösen www.lendulet.hu www.e-epites.hu www.dunastrategia.hu stb.) tartalmáért és arculatáért a Kommunikációs Főosztály vezetője felel.
4.2. A www.nfgm.gov.hu honlap, valamint az NFGM által fenntartott honlapok tekintetében az érintett szervezeti egységekkel való kapcsolattartásra a Kommunikációs Főosztály vezetője a portálszerkesztőt jelöli ki.
4.3. A www.nfgm.gov.hu honlapra, valamint az NFGM által fenntartott honlapokra csak olyan információ kerülhet, amelyet előzetesen a felelős szervezeti egység vezetője és – a portálszerkesztő részére történt elektronikus megküldést követően valamint az NFGM által fenntartott honlapok esetében – a Kommunikációs Főosztály vezetője jóváhagyott.
4.4. Az olyan információkat, amelyek közzétételét törvény vagy jogszabály írja elő a szabályozásnak megfelelő formában és módon kell a honlapra feltenni.
4.5. Az NFGM-en belüli nyilvánosság eszköze az NFGM intranetportálja, melyet a Kommunikációs Főosztály működtet és melyen a portálszerkesztő részére elektronikusan megküldött és általa jóváhagyott anyagok helyezhetők el.
4.6. Az írásbeli és elektronikus kommunikáció során érvényesíteni kell az NFGM arculati kézikönyvében foglaltakat, melyet a portálszerkesztő az NFGM intranetportálján tesz elérhetővé.
A közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendje
Az adatigénylés módja
5.1. Az NFGM kezelésében lévő közérdekű, valamint közérdekből nyilvános adatok (Avtv. 2. § 4–5. pont, a továbbiakban együtt: közérdekű adatok) megismerésére irányuló egyedi igények fogadása – ide nem értve a közhitelű nyilvántartásból történő külön törvényben szabályozott adatszolgáltatást – a Kommunikációs Főosztályhoz tartozó Ügyfélszolgálati Információs Iroda feladatkörébe tartozik és az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 231–232. §-ában foglaltaknak megfelelően történik.
5.2. Az adatigényeket az Ügyfélszolgálati Információs Iroda a következő módon fogadja:
– szóban (személyes megkeresés útján vagy telefonon);
– írásban (postai úton vagy faxon);
– elektronikus úton, a honlapon erre a célra rendszeresített elektronikus igénylőlapon.
5.3. Az igény beérkezését követően az ügyintéző kitölti az 1. számú melléklet szerinti igénylőlapot, nyilvántartásba veszi és az adatbirtokos szervezeti egységhez továbbítja.
5.6. Az igény teljesítését, illetőleg a költségek megfizetését követően az igénylő személyes adatait haladéktalanul törölni kell. Az adatok törlése az Ügyfélszolgálati Információs Iroda feladata.
5.7. Ha az igénylő az általa kért adatot nem tudja pontosan megjelölni, az Ügyfélszolgálati Információs Iroda a lehetőségek szerint segíti információhoz jutását.
5.8. Amennyiben az igénylő kötelezően közzétett adat megismerésére irányuló kérelmet terjeszt elő, ennek tényéről – a fellelhetőséget is beleértve – az igénylőt az Ügyfélszolgálati Információs Iroda tájékoztatja.
Az igény teljesítése
6.1. A közérdekű adat megismerésére irányuló igénynek az NFGM az igény tudomására jutását követő legrövidebb idő alatt, de legfeljebb 15 napon belül tesz eleget. Az adat igénylő részére történő rendelkezésre bocsátásáról – az utasítás 5.8. alpontjában foglalt esetet kivéve – az adatbirtokos szervezeti egység gondoskodik.
6.2. A kért adat igénylővel való megismertetéséhez (betekintéshez, jegyzet készítéséhez) az NFGM-nek megfelelő időt, tárgyi feltételeket (szükség szerint külön helyiséget) kell biztosítania.
6.3. Az adatokat tartalmazó dokumentumról vagy dokumentumrészről – annak tárolási módjától függetlenül – az igénylő másolatot kaphat. A másolat készítéséért a felmerült költség mértékéig az NFGM a számviteli politika önköltség-számítási szabályzatában meghatározottaknak megfelelően szolgáltatási díjat állapít meg, amelyről az igénylőt előzetesen tájékoztatni kell. Az adatszolgáltatás a szolgáltatási díj megfizetését követően történik.
6.4. Ha a közérdekű adatot tartalmazó dokumentum az igénylő által meg nem ismerhető adatot is tartalmaz, a másolaton ezen adatot felismerhetetlenné kell tenni.
6.5. Az adatigénylésnek közérthető formában és – amennyiben az aránytalan költséggel nem jár – az igénylő által kívánt technikai eszközzel, illetve módon kell eleget tenni. Az adatigénylést nem lehet elutasítani arra való hivatkozással, hogy annak közérthető formában nem lehet eleget tenni.
6.6. Amennyiben az igénylő az adatszolgáltatás kívánt módját nem jelölte meg, az igényt az NFGM az általa választott módon és technikai eszközzel teljesíti.
6.7. Az igény teljesítésének megtagadásáról, annak indokaival együtt 8 napon belül írásban – elektronikus levelezési elérhetőség esetén – elektronikus úton értesíteni kell az igénylőt.
6.8. Közérdekű adat megismerése iránti igény teljesítése nem tagadható meg azért, mert a nem magyar anyanyelvű igénylő az igényét anyanyelvén vagy az általa értett más nyelven fogalmazta meg. Az idegen nyelven érkezett igényt az Ügyfélszolgálati Információs Iroda magyar vagy angol nyelven továbbítja az adatbirtokoshoz.
6.9. Az NFGM-en belül adatbirtokosnak minősül az a szervezeti egység, ahol a közérdekű adat keletkezik. Ha az adat nem az NFGM-ben keletkezett, az adatbirtokos az az adatkezelést (Avtv. 2. § 9. pont) végző szervezeti egység, ahol az adat fellelhető.
Az adat megismerésének engedélyezése
7.1. Az igényelt adat megismerését az adatbirtokos szervezeti egység vezetője engedélyezi.
7.2. Az engedélyezés tényét az engedélyező írásban igazolja.
7.3. Az igény teljesítésének megtagadása esetén az adatbirtokos szervezeti egység vezetője gondoskodik az igénylő értesítéséről, valamint az igény teljesítésének megtagadásáról az Ügyfélszolgálati Információs Irodát tájékoztatja.
7.4. Az Avtv. 19/A. §-ának (1) bekezdésében meghatározott, döntés meghozatalára irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés megalapozását szolgáló adatok 10 éven belüli megismerését – a készítő szakmai egyetértésével, a Jogi és Koordinációs Főosztály vezetőjének előzetes javaslata alapján az Avtv. 19/A. §-ában foglaltak figyelembevételével – az adatbirtokos felett felügyeleti jogot gyakorló kabinetfőnök, államtitkár vagy szakállamtitkár engedélyezi.
7.5. Az adatbirtokos minden igény esetében köteles megvizsgálni az 7.3. alpontban foglaltak alkalmazásának szükségességét. Ehhez a Jogi és Koordinációs Főosztály – kérésre – szakmai segítséget nyújt. Az engedélyeztetésről az adatbirtokos szervezeti egység gondoskodik.
Adatszolgáltatási kötelezettség, jogorvoslat
8.1. Az elutasított igényekről és az elutasítások indokairól az Ügyfélszolgálati Információs Iroda évente összesítést készít, valamint gondoskodik annak az adatvédelmi biztos részére történő megküldéséről.
8.2. Amennyiben a közérdekű adatra vonatkozó igényt az NFGM nem teljesíti, az igénylő az Avtv. 21. §-ában meghatározottak szerint bírósághoz, valamint az Avtv. 27. §-a alapján az adatvédelmi biztoshoz fordulhat. Az igény elutasításakor a jogorvoslati lehetőségekről az igénylőt részletesen tájékoztatni kell.
Ügyfélszolgálati Információs Iroda
Feladat- és hatáskör
9.1. Az Ügyfélszolgálati Információs Irodát (a továbbiakban: Iroda) a Kommunikációs Főosztály működteti.
9.2. Az Iroda ellátja mindazon feladatokat, amelyeket jogszabály és az állami irányítás egyéb jogi eszközei, valamint a Kommunikációs Főosztály vezetője a hatáskörébe utal.
9.3. Az Iroda személyes, telefonos és írásbeli (elektronikus és postai úton történő) tájékoztatást nyújt.
9.4. Az általános tanácsadáson és információszolgáltatáson túl a Kommunikációs Főosztály gondoskodik arról, hogy az Irodában elérhető legyen minden olyan formanyomtatvány, írásbeli tájékoztató, amely az ügyfelek hatékony kiszolgálását segíti.
A működés szabályai
10.1. Az Iroda a következő feladatokat látja el:
a) általános információ nyújtása az NFGM-ről;
b) általános felvilágosítás a konkrét tájékoztatási feladatot végző háttérintézményekről, közreműködő szervezetekről;
c) panaszok és közérdekű bejelentések szakszerű átvétele, ügyintézése, a nemzeti fejlesztési és gazdasági miniszter feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek szakfőosztályokhoz történő közvetítése; ügyiratok, megkeresések áttétele hatáskör és illetékesség hiányában;
d) a közérdekű adatok megismerésével kapcsolatos NFGM-szabályozásból adódó teendők ellátása,
e) telefonos ügyfélszolgálati feladatok ellátása az ügyfélszolgálati információs vonalon keresztül;
f) javaslattétel az ügyfélszolgálati információs vonal automatikus hangmenüjének, illetve az NFGM internetes portáljának folyamatos frissítésére és fejlesztésére;
g) folyamatos kapcsolattartás a szakfőosztályokkal, továbbá a külső és belső igények felmérése és feldolgozása;
h) a háttérintézmények ügyfélszolgálataival való folyamatos kapcsolattartás;
i) szakfőosztályok bevonásával aktuális tájékoztatók, brosúrák elérhetővé tétele a beérkező kérdések, megkeresések alapulvételével;
j) elektronikus ügyfélszolgálat működtetése az NFGM portálján keresztül;
k) ügyfélkapcsolati adatbázis kezelése és rendszerezése, azon belül a személyes adatok, illetve a közérdekű adatok iránti teljesített és visszautasított igények nyilvántartásának vezetése;
l) a feladat elvégzéséhez kapcsolódó irattárazási, iktatási és archiválási feladatok ellátása.
10.2. Az ügyfélszolgálati referensek az egyes megkereséseket a személyükre megállapított munkaköri leírásban foglaltak alapján – az adott ügy előzményeinek és összefüggéseinek, továbbá a folyamatosan bővülő ügyfélszolgálati információs kincs ismeretében, az ügyben keletkezett valamennyi irat együttes kezelésével – intézik a megkeresés típusának megfelelő intézkedés útján. A szóbeli megkeresést az ügyfélszolgálati referens köteles írásba foglalni.
10.3. Az írásbeli megkeresést (panaszt és közérdekű bejelentést) – amennyiben a szakterület által rendelkezésére bocsátott anyagok nem nyújtanak elegendő információforrást és a tárgyban még nem történt megkeresés – az Iroda köteles három munkanapon belül, intézkedés és megválaszolás céljából a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szervezeti egységhez továbbítani. E szervezeti egység a rá irányadó törvényi határidőn belül elkészíti a választ és megküldi azt az Irodának. Az Iroda gondoskodik a válasz ügyfélnek történő megküldéséről.
10.4. Amennyiben jogszabály vagy állami irányítás egyéb jogi eszköze eltérően nem rendelkezik, írásbeli megkeresés esetén a 30 napos elintézési határidő figyelembevételével kell eljárni. Ha az elintézési határidő előreláthatólag meghaladja a 30 napot, erről az ügyfelet a panasz/bejelentés beérkezésétől számított 15 napon belül – az elintézés várható időpontjának egyidejű közlésével – a Kommunikációs Főosztály vezetője, a megkeresés továbbítása esetén a válaszadásra kijelölt szervezeti egység vezetője tájékoztatja.
10.5. Elektronikus úton érkezett megkeresés esetén az írásbeli megkeresésre irányadó határidők szerint kell eljárni.
10.6. Telefonos megkeresés esetén az esetenként szükséges visszahívás határideje 2 munkanap. Amennyiben a válaszadáshoz a szakmai főosztályok megkeresése szükséges, úgy a megkeresésre egy munkanapon belül sort kell keríteni. A szakmai főosztállyal történő egyeztetés időtartama a visszahívási határidőbe beleszámít.
A szervezeti egységek közötti kapcsolatok, felelősségi rend
11.1. Az NFGM szervezeti egységei közötti együttműködés, valamint a felelősség megosztása, illetve a felelősség rendje jogszabályokon és állami irányítás egyéb jogi eszközein alapul.
11.2. A megkeresésre adandó válasz szakmai tartalmáért az azt előkészítő szervezeti egység felel.
11.3. Az ügyfélszolgálati ügyek intézése során keletkező ügyiratokat, feljegyzéseket a Kommunikációs Főosztály vezetője vagy az általa kijelölt köztisztviselő írhatja alá.
11.4. Az ügyfélszolgálati tevékenység szakmai megalapozottsága és naprakészsége érdekében az ügyfélszolgálati referensek részére konzultációs lehetőséget kell biztosítani minden szervezeti egység részéről kijelölt kapcsolattartó útján. Az ügyfélszolgálati referens jogosult a kijelölt kapcsolattartótól információkat, adatokat bekérni, azok biztonságos felhasználása mellett és a kijelölt kapcsolattartó munkájának akadályozása nélkül. Az ügyfélszolgálati referens kérésére a kijelölt kapcsolattartó köteles minden közérdeklődésre számot tartó információról, aktualitásról tájékoztatást adni. A tájékoztatás a következő módon történhet:
a) az NFGM intranetjén való közzététel;
b) e-mail az ügyfélszolgálat elektronikus postafiókjába;
c) telefonon történő tájékoztatás.
11.5. Az ügyfélszolgálati referens a kijelölt kapcsolattartó hozzájárulása nélkül nem kapcsolhat részére ügyféli telefonhívást és nem adhatja meg a kijelölt kapcsolattartó elérhetőségét az érdeklődőknek. Szükség esetén az adott szervezeti egység titkárságának telefonszáma, illetőleg általános e-mail címe megadható.
11.6. Az ügyfélszolgálati referens nem adhat tájékoztatást olyan tényekről, amelyek kiszolgáltatása az állam, az NFGM és háttérintézményei számára hátrányos, vagy az ügyfél számára jogellenesen előnyös következményekkel járna.
Az ügyfélfogadás rendje
12.1. Az ügyfélfogadás
a) heti három napon 9 órától 16.30 óráig tart;
b) heti egy napon 9 órától 17 óráig tart;
c) pénteken 9 órától 14 óráig tart.
12.2. A telefonon történő tájékoztatás időtartama egybeesik az iroda ügyfélfogadási rendjével.
Titoktartás
13. Ezen utasítás végrehajtása során meg kell tartani az állam- és szolgálati titokra vonatkozó szabályokat, valamint a tájékoztatás nem járhat mások személyhez fűződő jogainak sérelmével.
Hatálybalépés
14. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, egyidejűleg hatályát veszti a Gazdasági és Közlekedési Minisztérium kommunikációjának rendjéről szóló 1/2006. (I. 7.) GKM utasítás.
1. számú melléklet a 12/2010. (III. 26.) NFGM utasításhoz
I G É N Y L Ő L A P
közérdekű adatok megismeréséhez
közérdekű adatok megismeréséhez
Ikt. szám:
Az igénylő adatai
Név:
Cím:
Telefonszám:
Faxszám:
E-mail cím:
A bejelentés típusa: ⬜ telefon ⬜ fax ⬜ elektronikus ⬜ személyes ⬜ postai úton
Az igényelt közérdekű adat
meghatározása:
meghatározása:
Az adatszolgáltatás kívánt módja: ⬜ telefon ⬜ fax ⬜ e-mail ⬜ személyes ⬜ postai úton
Másolat kérése: ⬜ igen ⬜ nem
A benyújtás időpontja:
Az adatszolgáltatás NFGM-felelőse:
Teljesítés határideje:
Megjegyzés:
Ügyintéző aláírása:
Engedélyezem:
(név, aláírás):
1
Az utasítást a 28/2012. (X. 9.) NGM utasítás 3. §-a hatályon kívül helyezte 2012. október 10. napjával.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás