14/2010. (III. 26.) KHEM utasítás
14/2010. (III. 26.) KHEM utasítás
az illetményszámfejtés eljárási rendjéről1
A központosított illetményszámfejtésről szóló 172/2000. (X. 18.) Korm. rendelet és a központosított illetmény-számfejtési feladatokról, valamint a bér- és munkaügyi adatszolgáltatás rendjéről szóló 37/2001. (X. 25.) PM rendelet alapján a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium munkáltatónál az illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokról a következők szerint rendelkezem:
Az utasítás hatálya
1. § A Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: KHEM), mint illetményszámfejtő helyet működtető költségvetési szerv, a nála foglalkoztatottak illetményének és egyéb járandóságainak számfejtése során a jelen utasítás rendelkezései szerint jár el.
Értelmező rendelkezések
2. § Jelen utasítás alkalmazása során
a) központosított illetményszámfejtés: a Magyar Államkincstár (továbbiakban: MÁK) által biztosított egységes illetményszámfejtési, eljárási és információs rendszer, amely a KHEM foglalkoztatottak illetményének számfejtésére és a kapcsolódó adatszolgáltatásra terjed ki.
b) KHEM illetményszámfejtő hely: a KHEM Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály Szolgáltatás-koordinációs és Illetményszámfejtési Osztálya;
c) jelentőfelelős: a MÁK központosított illetményszámfejtés valamint az illetményszámfejtő hely közötti kapcsolattartásra kijelölt személy;
d) alkalmazásgazda: az illetményszámfejtő hely által használt központosított illetmény-számfejtési rendszer (KIR) valamint központosított lekérdező rendszer (KLR) helyi üzemeltetéséért felelős személy.
Az illetményszámfejtés működése
3. § (1) A központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat részben a MÁK részben a KHEM illetményszámfejtő hely látja el.
(2) A MÁK illetmény-számfejtési feladatait a MÁK és a KHEM között létrejött Együttműködési Megállapodás tartalmazza.
(3) A KHEM Illetményszámfejtő hely feladatai magukban foglalják az illetményszámfejtés előkészítését, az adatszolgáltatást, az illetményszámfejtés ellenőrzését, valamint a nem rendszeres és külső személyi juttatások intézményi ágon történő számfejtését.
A KHEM illetményszámfejtő hely rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai
4. § (1) Az illetményszámfejtés előkészítése során a KHEM illetményszámfejtő hely végzi a KHEM-nél közszolgálati jogviszonyban, munkajogviszonyban, vagy egyéb foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban állókkal (ösztöndíjas foglalkoztatottak, prémium évek programba, vagy különleges foglalkoztatási állományba helyezett, valamint az állami vezetői jogviszonyban lévőkkel) (a továbbiakban együtt: foglalkoztatott) kapcsolatos dokumentumok (jogviszony létesítése, módosítása, megszűnése, megszüntetése), a járandóságokat terhelő levonásokkal, az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásaival összefüggő iratok, bizonylatok felülvizsgálatát, összeállítását és a MÁK felé történő továbbítását a (2)–(15) bekezdésekben foglaltak szerint.
(2) A KHEM illetményszámfejtő hely a Humánigazgatási Főosztály által megküldött, az (1) bekezdés szerinti jogviszonyok létesítésével kapcsolatos alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére:
a) kinevezés;
b) adatfelvételi lap a foglalkoztatott törzsadatairól;
c) előző munkáltatótól kapott igazolások: adó adatlap, levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok, munkaviszony igazolás, igazolás az egészségbiztosítási ellátásokhoz (az előző jogviszonyból származó igazolások hiányában, a foglalkoztatott nyilatkozata a köztartozás mentességről);
d) TB kiskönyv (ennek hiányában nyilatkozat arról, hogy azt kiadni, pótolni a foglalkoztatott nem tudja);
e) letiltások (köztartozások, gyermektartási díj esetén);
f) levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok (szakszervezeti tagság, önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári saját rész, meghatalmazás folyószámlára való fix összegű utalásról);
g) magán-nyugdíjpénztári belépési nyilatkozat;
h) önkéntes nyugdíjpénztári belépési nyilatkozat;
i) egészségpénztári belépési nyilatkozat;
j) cafeterianyilatkozat,
k) ösztöndíjas foglalkoztatott esetén a vonatkozó szerződés, adatfelvételi lap, startkártya;
l) prémiuméves foglalkoztatott, valamint különleges foglalkoztatási állományba helyezett esetén a foglalkoztatásról szóló megállapodás.
(3) A KHEM illetményszámfejtő hely a Humánigazgatási Főosztály által megküldött, az (1) bekezdés szerint jogviszonyok megszüntetésével kapcsolatos alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére:
a) jogviszonyt megszüntető dokumentum;
b) cafeteriaelszámolás;
c) elszámoló lap.
(4) A KHEM illetményszámfejtő hely a (2)–(3) bekezdésben foglaltakon túlmenően az alábbi dokumentumokat továbbítja a MÁK részére:
a) jogviszony módosítások, átsorolások, kinevezés módosítások dokumentumai;
b) a szervezeti egységek által megküldött távolmaradási jelentések alapján, az igazolt és igazolatlan távollétek, betegség miatti távollétek, gyermek gondozása, ápolása miatti távollétek rögzített állománya;
c) egészségbiztosítási ellátásokkal (táppénz, üzemi baleseti táppénz, terhességi gyermekágyi segély, gyermekgondozási díj) kapcsolatos igazolások, igénybejelentések;
d) a bírósági végrehajtás letiltás (egyidejűleg az érintett munkatárs valamint a letiltás érvényesítését kérő személy értesítése a letiltás foganatosításáról);
e) egyéb, az illetményszámfejtést érintő minden változás dokumentumai (magán-nyugdíjpénztári, önkéntes kölcsönös nyugdíj- vagy egészségpénztári belépés, átlépés);
f) jogalap nélküli kifizetések esetén (pl. munkabér túlfizetés) visszafizetési határozathozatal eredeti példánya;
g) szervezeti átalakulás esetén az egyes szervezeti egységek részére biztosított azonosító kódok.
(5) A KHEM illetményszámfejtő hely ellenőrzi a MÁK által végzett havi illetményszámfejtést a próbaszámfejtés során és a javításokat, módosításokat megküldi a MÁK részére.
(6) A MÁK által végzett havi főszámfejtést követően a KHEM illetményszámfejtő hely az e-adattárból letöltött alább felsorolt utalási állományokat, valamint a nyomtatott fizetési jegyzékeket átadja a KHEM Igazgatási Osztály részére utalás céljából:
a) MÁK által elszámolt nettó járandóságok;
b) pénzbeli egészségbiztosítási ellátások;
c) letiltások, levonások;
d) önkéntes kölcsönös nyugdíj- és egészségpénztári egyéni tagdíjak és munkáltatói kiegészítések;
e) nem rendszeres ágon számfejtett kifizetések.
(7) A KHEM illetményszámfejtő hely feladata az (1)–(6) bekezdésben foglaltakon túlmenően:
a) a munkáltatói szerződések megkötésének előkészítése az önkéntes kölcsönös nyugdíj-, valamint egészségpénztárakkal,
b) az önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári bevallással kapcsolatban a MÁK által megküldött összesített, pénztárankénti lista ellenőrzése és továbbítása a pénztárak felé,
c) a jövedelemre, jogviszonyra vonatkozó igazolások, valamint az EU kártya igénylésére szolgáló igazolások kiadása,
d) a személyi jövedelemadó bevallással kapcsolatos munkáltatói igazolások, nyilatkozatok, aláíró ívek kiadása a szervezeti egységek részére (az év közben megszűnt jogviszony esetén a munkáltatói igazolás megküldése a munkatárs lakcímére);
e) adóbevallással kapcsolatos nyilatkozatok, kedvezményre jogosító igazolások megküldése a MÁK részére;
f) éves adóelszámolások, aláíró listák megküldése a szervezeti egységek részére, a visszaérkező listák továbbítása a MÁK felé;
g) a Regionális Nyugdíjbiztosítási Igazgatóság megkereséseire való adatszolgáltatás;
h) a munkáltató részére szükséges éves, havi, napi szintű kimutatások előállítása a KLR lekérdezőprogram segítségével.
A KHEM illetményszámfejtő hely nem rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai
5. § (1) A KHEM illetményszámfejtő hely feladata a következő nem rendszeres kifizetések rögzítése a KIR rendszerben:
a) deviza napi díj, az Igazgatási Osztály elszámolása alapján;
b) kitüntetések, a Humánigazgatási Főosztály feljegyzése alapján;
c) célfeladathoz kötődő céljuttatás; a miniszter által jóváhagyott teljesítésigazolások alapján, amelyeket a Humánigazgatási Főosztály továbbít a KHEM illetményszámfejtő hely részére;
d) teljesítményértékelő rendszerhez kapcsolódó jutalom; a miniszter által jóváhagyott lista alapján, amelyeket a Humánigazgatási Főosztály továbbít a részére;
e) utazási költségtérítés, az Igazgatási Osztály által megküldött elszámolás alapján;
f) rendszeres ágon nem számfejthető természetbeni juttatások, a Humánigazgatási Főosztály által megküldött egyéni cafeterianyilatkozatok alapján;
g) személyhez nem köthető egyéb kifizetések (pl. szakmai képzések költsége) az Igazgatási Osztály által megküldött összesítő alapján;
h) számlával elszámoló személyek juttatásai, a KHEM Igazgatási Osztály elszámolási bizonylata alapján.
(2) A KHEM illetményszámfejtő hely végzi a megbízási díjak számfejtését a részére megküldött teljesítésigazolások, valamint a változó bérek számfejtését (pl. szabadidő megváltás, helyettesítési díj) a Humánigazgatási Főosztálya feljegyzése alapján.
Az illetmények kifizetése
6. § (1) Az illetmény kifizetésének napja legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 5. napja; amennyiben ez a nap szabad- vagy munkaszüneti nap, akkor az azt megelőző munkanap.
(2) A rendszeres juttatások számfejtésének időszaka a tárgyhónap, amely hónap közben létesített jogviszony esetén az első munkanaptól a tárgyhó utolsó napjáig terjed.
(3) A változó bérek és az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainak elszámolási időszaka – a távolmaradási jelentés alapján – a tárgyhónapot megelőző hónap 1. napjától a hónap utolsó napjáig tart.
Záró rendelkezés
7. § Jelen utasítás 2010. március 22-én lép hatályba, egyidejűleg hatályát veszti a központosított illetményszámfejtésről szóló 22/2009. (IV. 3.) KHEM utasítás.
Az utasítást a 25/2011. (V. 6.) NFM utasítás 7. §-a hatályon kívül helyezte 2011. május 7. napjával.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás