15/2010. (XII. 31.) VM utasítás

a Vidékfejlesztési Minisztérium nemzetközi együttműködési rendjéről szóló szabályzat kiadásáról¹

2012.06.30.

Az egyes miniszterek, valamint a Miniszterelnökséget vezető államtitkár feladat- és hatásköréről szóló 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendeletben meghatározott feladat- és hatáskörömben eljárva – figyelemmel a jogalkotásról szóló 1987. évi XI. törvény 49. § (1) bekezdésére – a Vidékfejlesztési Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 8/2010. (IX.30.) VM utasítás (a továbbiakban: SZMSZ) 89. § (1) bekezdés p) pontja alapján a Vidékfejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) nemzetközi együttműködési rendjének szabályairól a következő utasítást adom ki:

1. § (1) A Vidékfejlesztési Minisztérium nemzetközi együttműködése, ezen belül a nemzetközi ügyek intézése, a nemzetközi együttműködési feladatok tervezése és végrehajtása rendjét a jelen utasítás mellékletét képező Szabályzat szerint határozom meg.

(2) Az európai uniós tagságból eredő feladatokkal kapcsolatos döntés-előkészítés, képviselet és koordináció rendjét, valamint a jogharmonizációs és az Európai Unió Bírósága és Elsőfokú Bírósága előtti, valamint az ezeket megelőző eljárásokkal, továbbá az Európai Szabadkereskedelmi Társulás Bírósága előtti eljárásokkal kapcsolatos feladatok meghatározásának és teljesítése ellenőrzésének rendjét külön szabályzat állapítja meg.

(3) A minisztérium gazdálkodási rendjéhez tartozó, az érvényben lévő jogszabályokhoz kapcsolódó tevékenységeket, így a külföldi kiküldetésekkel és hazai fogadásokkal kapcsolatos szervezési és elszámolási feladatokat külön utasítások, elsődlegesen az SZMSZ 89. § (1) bekezdés j) pontja szerinti gazdálkodási és számviteli szabályzatok állapítják meg.

2. § (1) Ez az utasítás a közzététele napján lép hatályba, rendelkezéseit a folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

(2) Az utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a földművelésügyi és vidékfejlesztési miniszternek a nemzetközi tevékenység rendjéről szóló 20/B/2006. utasítása, valamint az FVM köztisztviselői és a Munka Törvénykönyve hatálya alá tartozó munkavállalók ideiglenes külföldi kiküldetéséről szóló 12/B/2006. utasítás 1–6. §-a és 20–21. §-a, továbbá a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium ügyrendjéről szóló 12/2009. (IX. 16.) KvVM utasítás 29–35. §-a.

Melléklet a 15/2010. (XII. 31.) VM utasításhoz

A Vidékfejlesztési Minisztérium nemzetközi együttműködési rendjéről szóló szabályzata

1. § (1) A Vidékfejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) nemzetközi együttműködési rendjéről szóló Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed a Vidékfejlesztési Minisztérium valamennyi szervezeti egységére, a minisztérium nemzetközi együttműködési feladatainak és kötelezettségeinek teljesítésében közreműködő minden kormánytisztviselőre.

(2) A Szabályzat hatálya a miniszter által irányított, felügyelt háttérintézményekre (a továbbiakban: a háttérintézmények) akkor terjed ki, ha arról a Szabályzat így rendelkezik.

2. § (1) A minisztérium nemzetközi együttműködésének koordinálásáért a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár felel.

(2) A minisztérium szervezeti egységei a Vidékfejlesztési Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 8/2010. (IX. 30.) VM utasítás (a továbbiakban: SZMSZ) előírásainak megfelelően az EU Koordinációs Főosztállyal (a továbbiakban: EUKF) és a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztályával (a továbbiakban: NKF) együttműködve végzik nemzetközi tevékenységüket a feladatkörükbe tartozó szakterületeken.

(3) A nemzetközi vonatkozású hivatalos megkeresést, levelet vagy egyéb ügyiratot – jellegétől és fontosságától függően intézkedésre, vagy tájékoztatásra – meg kell küldeni az ügyirat tárgyától függően az EUKF-nek vagy az NKF-nek. Ez nem érinti a szervezeti egységek saját hatáskörébe tartozó ügyekkel kapcsolatos szakmai információcserét és elektronikus levelezést.

(4) A nemzetközi vonatkozású ügyirattal kapcsolatos szakmai állásfoglalás elkészítése az idegen nyelvű változattal együtt a tárgyban illetékes minisztériumi szervezeti egység, illetve háttérintézmény feladata. A szakmai állásfoglalás külföldi partnerrel való közlése és a további intézkedés – ha az nem az illetékes szervezeti egység, vagy háttérintézmény kizárólagos hatásköre – az NKF útján történik.

(5) A minisztérium szervezeti egységei kezdeményezhetnek, de önállóan nem intézhetnek nemzetközi kapcsolatfelvételt, érintkezést és levelezést, a szorosan a hatáskörükbe tartozó operatív jellegű kapcsolattartást kivéve. Nemzetközi szakmai szervezetekkel való kapcsolattartásra az NKF tájékoztatása mellett jogosult a feladatkör szerint illetékes minisztériumi szervezeti egység, illetve háttérintézmény.

(6) A minisztérium állami vezetőinek nemzetközi levelezését az EUKF és az NKF intézi.

3. § (1) A nemzetközi kapcsolatok kormányzaton belüli egységes alakítása és összehangolása, a minisztériumi állami vezetők nemzetközi tárgyalásainak a kormányzati célokkal egyező előkészítése és lebonyolítása, valamint a minisztérium hatáskörébe tartozó szakterületek hatékony külföldi érdekérvényesítése érdekében az NKF szoros kapcsolatot tart a Külügyminisztériummal, a hazai és külföldi szaktárcák nemzetközi együttműködésének koordinálásáért felelős szervezeti egységeivel.

(2) A külföldi országok kormányzati szerveivel és partner intézményeivel, a nemzetközi szervezetekkel, a miniszter hatáskörébe tartozó nemzetközi egyezmények titkárságaival, a budapesti diplomáciai testülettel és a magyar külképviseletekkel – a Brüsszeli Állandó Képviseletet kivéve – fenntartott kapcsolatok minisztériumi szintű ápolása, fejlesztése és összehangolása az NKF feladata.

(3) A Brüsszeli Állandó Képviselettel, az európai uniós civil szervezetekkel, valamint az SZMSZ-ben az EUKF feladatkörébe utalt nemzetközi szervezetekkel fenntartott kapcsolatok ápolása, fejlesztése és összehangolása az EUKF feladata.

(4) A partner országokban működő agrár- és környezetügyi szakdiplomata-hálózat, valamint a Brüsszeli Állandó Képviseleten külszolgálatot teljesítő szakdiplomaták szakmai felügyeletét a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár látja el.

(5) A szakdiplomata-hálózattal való kapcsolattartás és működésük irányítása az NKF feladatkörébe tartozik. A Brüsszeli Állandó Képviseleten külszolgálatot teljesítő szakdiplomatákkal való kapcsolattartás, valamint az európai uniós ügyekben a tagországokban működő szakdiplomaták szakmai irányítása az EUKF feladata.

(6) Az NKF gondoskodik az EUKF feladatkörébe tartozó ügyekben az EUKF bevonásával a szakdiplomaták évenkénti beszámoltatásának megszervezéséről, az általuk küldött havi jelentések kezeléséről, a szakdiplomaták hatékony munkavégzéséhez szükséges folyamatos kapcsolattartásról és tájékoztatásról. A szakdiplomaták személyi ügyeivel a Személyügyi és Igazgatási Főosztály foglalkozik.

(7) A minisztérium állami vezetői részére a nemzetközi kapcsolattartással összefüggő személyi tolmácsolás, továbbá szükség szerint a külföldiek részvételével megvalósuló hazai nemzetközi rendezvényeken a tolmácsolás megszervezése az NKF feladatkörébe tartozik.

(8) A minisztériumi szervezeti egységek részére kiemelt fontosságú, nagyobb terjedelmű idegen nyelvi szakfordításokat a minisztériummal szerződéses viszonyban álló fordítóirodákon keresztül az NKF szervezi. A szakmai anyagok fordíttatását az illetékes szervezeti egység vezetője megfelelő indoklással ellátva, írásban kezdeményezheti, a fordíttatás engedélyezéséről az NKF vezetője dönt.

4. § (1) Hazai és külföldi nemzetközi rendezvényeken, konferenciákon, protokolláris eseményeken a minisztériumi részvétel koordinálása az NKF feladata. A minisztérium részére és a személyre szóló meghívásokról az NKF-et egyaránt tájékoztatni kell. Külföldi rendezvényeken a minisztérium képviseletében való részvétel esetén a 8. és 9. § szerint kell eljárni.

(2) A minisztériumi állami vezetők részére a budapesti Diplomáciai Testülettől érkező meghívásokról a vezetői titkárságok előzetesen tájékoztatják az NKF-et. A részvétellel kapcsolatos egyeztetés, és a minisztérium megfelelő szintű megjelenésének összehangolása a vezetői titkárságokkal együttműködésben az NKF feladata, szükség szerint az EUKF bevonásával.

(3) Az egységes minisztériumi arculat érdekében lehetőleg minden hazai diplomáciai protokollmeghívásnak eleget kell tenni – érdemi partnerkapcsolat esetén állami vezető, a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár, az NKF, illetve az EUKF vezetője és érintett referense, protokolláris kötelezettség esetén az NKF vezetője, illetve az érintett referensek megjelenése által.

5. § (1) Az állami vezetői szintű hazai és külföldi két- és sokoldalú nemzetközi tárgyalások előkészítése és megszervezése, a találkozók tárgyalási anyagainak az illetékes minisztériumi szervezeti egységek, illetve háttérintézmények bevonásával történő összeállítása, a tárgyalási eredmények dokumentálásának és utógondozásának, a nemzetközi tárgyalásokból adódó feladatok végrehajtásának koordinálása az NKF feladata.

(2) Az állami vezetői szintű, hazai és külföldi nemzetközi tárgyalásokon biztosítani kell az NKF képviselőjének részvételét, akinek feladata a tárgyalási jelentés elkészítése. A jelentést a tárgyalásvezető hagyja jóvá.

(3) Az SZMSZ szerint az EUKF koordinációs feladatkörébe utalt nemzetközi szervezetekkel történő állami vezetői szintű hazai és külföldi tárgyalások előkészítését, a találkozók tárgyalási anyagainak összeállítását, az illetékes minisztériumi szervezeti egység, illetve háttérintézmény bevonásával, továbbá a tárgyalási eredmények dokumentálásának és utógondozásának, a nemzetközi tárgyalásokból adódó feladatok végrehajtásának összehangolását az EUKF végzi. Az állami vezetői szintű tárgyalásokon biztosítani kell az EUKF képviselőjének részvételét is, akinek feladata a tárgyalásról szóló beszámoló jelentés elkészítése. A beszámoló jelentést a tárgyalásvezető hagyja jóvá.

(4) A miniszter nemzetközi tárgyalásairól jelentés készül a Kormány részére, amelyet a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár terjeszt elő a miniszternek jóváhagyásra.

(5) A nem állami vezetői szintű, hazai és külföldi nemzetközi szakértői tárgyalások előkészítése az illetékes minisztériumi szervezeti egységek által az NKF, illetve a (3) bekezdés körébe tartozó tárgyalások esetén az EUKF közreműködésével történik. Az illetékes minisztériumi szervezeti egységek általi önálló előkészítés és lebonyolítás esetén, a tárgyalás eredményéről az NKF-et vagy az EUKF-et tájékoztatni kell.

6. § (1) A miniszter feladat- és hatáskörébe tartozó multilaterális nemzetközi egyezmény, kétoldalú kormányközi és tárcaközi nemzetközi egyezmény, megállapodás, szerződés (a továbbiakban: nemzetközi szerződés) létrehozását, felülvizsgálatát, módosítását és felmondását, valamint nemzetközi szerződéshez való csatlakozást és minden más nemzetközi jogi aktust a minisztérium tárgykör szerint illetékes szervezeti egysége (a továbbiakban: illetékes szervezeti egység) kezdeményezi az NKF felé.

(2) A minisztérium részéről nemzetközi szerződés létrehozásával, felülvizsgálatával, módosításával és felmondásával kapcsolatos magyar álláspont kialakítása, a javasolt intézkedés indoklása az illetékes szervezeti egység feladata.

(3) Nemzetközi szerződés létrehozásának kezdeményezése esetén a szerződés koncepciójának kidolgozása, magyar és idegen nyelvű tervezetének elkészítése az illetékes szervezeti egység feladata. A magyar és idegen nyelvű szövegtervezetek tárcán belüli szakmai egyeztetését az illetékes szervezeti egység folytatja le, az NKF közreműködésével.

(4) A minisztérium szerződés létrehozása iránti szándékának a külföldi partnerek felé történő közlése, a másik fél hasonló kezdeményezésének fogadása és az illetékes szervezeti egységekkel történő egyeztetése, valamint szükség szerint az idegen nyelvű szövegtervezetek magyar nyelvre történő lefordítása az NKF feladata.

(5) Nemzetközi szerződés létrehozásához, módosításához és felmondásához vezetői döntés előkészítése az NKF közreműködésével az illetékes szervezeti egység, a külügyminisztériumi egyetértés beszerzése az NKF, az államigazgatási rend szerinti tárcaközi egyeztetések lefolytatása pedig a Jogi Főosztály feladata.

7. § (1) Nemzetközi szervezetek testületeiben, kétoldalú és multilaterális nemzetközi egyezmények, szerződések és megállapodások alapján működő testületekben nemzetközi választott, illetve vezetői tisztség – a szakmai szempontokon túl, a tisztségből eredő feladatok munkaidő- és költségvonzatainak mérlegelésével – a szervezeti egység vezetőjének az NKF, illetve a 3. § (3) bekezdésében foglaltak esetében az EUKF útján előterjesztett javaslatával a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár egyetértése mellett, a miniszter jóváhagyásával vállalható.

(2) Nemzetközi tisztség vállalásáról a miniszteri hozzájárulást követően a munkáltatói jogkör gyakorlójának – nyilvántartásba vétel végett – a Személyügyi és Igazgatási Főosztályt tájékoztatnia kell.

(3) Nemzetközi szervezetek, egyezmények és programok nemzeti kapcsolattartói feladatkörének ellátásához a szervezeti egység vezetőjének az NKF útján előterjesztett javaslatával a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár és a felügyeletet ellátó államtitkár egyetértése, egyéb szakértői közreműködéshez a szervezeti egység vezetőjének jóváhagyása szükséges.

(4) A háttérintézmények munkatársai által történő nemzetközi tisztségvállalást az (1) bekezdésben foglaltakon túl a szakmai felügyeletet ellátó állami vezetővel is egyeztetni kell.

(5) Nemzetközi szervezetekben minisztériumi tagság létesítése a miniszter jóváhagyásával történhet. A Miniszteri Értekezlet számára az erre vonatkozó előterjesztést a szakmailag illetékes szervezeti egység az NKF és a Jogi Főosztály bevonásával készíti el.

(6) Nemzetközi szervezetekben a háttérintézmények tagsági viszonyt – a tagsággal járó előnyök, feladatok, kötelezettségek bemutatásával – a szakmai felügyeletet ellátó állami vezetővel és a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkárral történt előzetes egyeztetést követően, a Miniszteri Értekezlet állásfoglalása alapján a miniszter engedélyével létesíthetnek.

(7) A minisztérium nemzetközi fizetési kötelezettségeinek, ezen belül a nemzetközi szervezeteknek és egyezményeknek fizetendő tagdíjak nyilvántartása, az e célt szolgáló költségvetési fejezeti előirányzat tervezésének, valamint a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály felé a tagdíjfizetés teljesítésének előkészítése az NKF, illetve a 3. § (3) bekezdésében szereplő szervezetek vonatkozásában az EUKF feladata.

8. § (1) A minisztérium nemzetközi együttműködés fő irányainak meghatározásával, a minisztérium éves külföldi kiküldetési és hazai fogadási tervének tervezetét az EUKF bevonásával az NKF dolgozza ki a szakterületek igényeinek és javaslatainak figyelembevételével, a minisztérium költségvetésének jóváhagyását követő 60 napon belül, a tárgyévre elfogadott nemzetközi együttműködési keretet alapul véve.

(2) Az éves külföldi kiküldetési és hazai fogadási terv előkészítése és karbantartása a minisztérium Intranet szolgáltatásán keresztül elérhető Nemzetközi Információs Rendszer (a továbbiakban: NIR) alkalmazásával történik. A minisztérium szervezeti egységei a jelen Szabályzat 1. és 2. függelékét képező külföldi és hazai esemény tervezőlapok felhasználásával küldik meg javaslataikat az NKF részére, amely az érintett szervezeti egységek bevonásával elkészíti a tervjavaslatot.

(3) A minisztérium éves külföldi kiküldetési és hazai fogadási tervét a miniszter hagyja jóvá.

(4) A jóváhagyott kiküldetési és fogadási tervben szereplő eseményekkel kapcsolatos változásokat az illetékes szervezeti egységnek haladéktalanul jeleznie kell az NKF felé. A terv folyamatos karbantartásáról az NKF gondoskodik.

(5) A külföldi kiküldetésekről és hazai nemzetközi eseményekről az NKF hetente eseménynaptárt készít, és azt a minisztérium Intranet NIR szolgáltatásán keresztül közzéteszi.

(6) A minisztériumi állami vezetők féléves külföldi kiküldetési és hazai fogadási tervét minden év júniusában és decemberében az EUKF és az érintett szervezeti egységek bevonásával az NKF készíti elő, és összehangolás céljából megküldi a Külügyminisztériumnak.

(7) A minisztérium külföldi kiküldetési és hazai fogadási tervének teljesítéséről, az előző félév utazási költségeinek alakulásáról a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály adatainak felhasználásával az NKF minden év februárjában és augusztusában beszámolót készít a Vezetői Értekezlet számára.

9. § (1) Hivatalos külföldi kiküldetésre, a szakmai rendezvényekre, konferenciákra és kiállításokra (a továbbiakban: kiküldetés), a finanszírozási forrástól függetlenül elsősorban az éves külföldi kiküldetési és fogadási terv szerint, illetve előre nem látott, indokolt esetekben kerülhet sor.

(2) A kiküldetés időtartama alatt a kiküldött köteles példamutató magatartást tanúsítani, és feladatát a lehető leghatékonyabban elvégezni.

(3) A kiküldetés költségeihez nem fogadható el pénzügyi támogatás magánszemélytől, gazdálkodó szervezettől, kivéve a nemzetközi megállapodásban rögzített viszonosságot, valamint az uniós intézmény, partner kormányzati szerv vagy nemzetközi szervezet által szervezett és finanszírozott hivatalos eseményt.

(4) A kiküldetés engedélyezéséhez szükséges utazási aktát a kiküldetés tárgyában érintett szervezeti egység készíti el és terjeszti elő jóváhagyásra. Kivételt képeznek az állami vezetői kiutazások, amikor az utazási aktát az NKF készíti el. Olyan kiutazás esetén, amely több szervezeti egységet érint, a kiküldetés céljában leginkább érintett szakterület ellátásáért felelős szervezeti egység készíti el és terjeszti elő jóváhagyásra az utazási aktát, amelyet a többi érintett szervezeti egység vezetője az aktaborítón felülvizsgálat előtt ellenjegyez.

(5)² A kiküldetés céljában érintett szervezeti egységnek előterjesztőként a 3. függelék szerinti 1. nyomtatványt ki kell töltenie, és a 10. § (1)–(3) bekezdése szerinti engedélyezésre az utazási aktához kell csatolnia.

(6) Az utazási aktát az előterjesztőnek a kiküldetés megkezdése előtt legalább 7 munkanappal – rendkívüli esetekben legalább 3 munkanappal – előbb meg kell küldeni az NKF-nek annak érdekében, hogy az engedélyezést az NKF a kiküldetés megkezdése előtt le tudja folytatni. E határidő betartása alól csak az európai uniós bizottsági és tanácsi munkacsoportok üléseire történő kiutazás képezhet kivételt.

(7) Az utazási aktának a 3. függelék szerint tartalmaznia kell:

a) a kiküldetés céljának, feladatának alapos, részletes indoklását a Magyar Köztársaság, a Kormány, a minisztérium érdekei szempontjából;

b) a kiküldött nevét, beosztását, munkahelyét, nyelvtudását;

c) az eseményen a minisztérium részéről képviselni tervezett álláspontot, kitérve az ebből származó kötelezettségekre és következményekre, valamint az előzetesen elkészített előadást, hozzászólást, vagy annak vázlatát;

d) a rendezvénnyel kapcsolatos logisztikai adatokat (kiküldetés helye, időtartama, utazási eszköz, napidíj, szállás, vízum és egyéb költségigény, külső költség átvállalás ténye és igazolása) és az utazási akta elkészítésekor rendelkezésre álló anyagokat (meghívó, napirend, program, tárgyalási anyagok).

10. § (1) A minisztérium külföldi kiküldetési és hazai fogadási tervében szereplő kiküldetéseket a pénzügyi feltételek igazolt rendelkezésre állása mellett:

a) a parlamenti államtitkár, a közigazgatási államtitkár és a kabinetfőnök esetében a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár javaslatára a miniszter,

b) az államtitkárok és helyettes államtitkárok esetében a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár javaslatára a közigazgatási államtitkár,

c) a többi kiküldött esetében a szakterületért felelős államtitkár vagy helyettes államtitkár javaslatára a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár hagyja jóvá.

(2) A kiküldetési és fogadási tervben nem szereplő, de uniós intézmény, partner kormányzati szerv vagy nemzetközi szervezet által finanszírozott kiküldetés engedélyezéséről

a) a parlamenti államtitkár, a közigazgatási államtitkár és a kabinetfőnök esetében a miniszter,

b) az államtitkárok és helyettes államtitkárok esetében a közigazgatási államtitkár,

c) a többi kiküldött esetében a nemzetközi kapcsolatokért felelős államtitkár dönt.

(3) A kiküldetési és fogadási tervben nem szereplő, és külső fél által sem finanszírozott kiküldetésekről a pénzügyi feltételek igazolt rendelkezésre állása mellett az NKF vezetője és a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár javaslata alapján:

a) a parlamenti államtitkár, a közigazgatási államtitkár és a kabinetfőnök esetében a miniszter,

b) az államtitkárok és helyettes államtitkárok, valamint a többi kiküldött esetében a közigazgatási államtitkár dönt.

(4) A döntés elfogadására irányuló, illetve hazai érdeket érintő nemzetközi eseményen állást foglalni csak előzetesen jóváhagyott tárgyalási álláspont birtokában lehetséges. A kiküldetést kezdeményező szervezeti egység vezetője felelős azért, hogy megfelelő szakmai felkészültségű, az előzményeket ismerő és megfelelő nyelvismerettel rendelkező személy kiküldésére kerüljön sor, továbbá felelős a kiküldött felkészülésének ellenőrzéséért, a tárgyalási álláspont elkészítéséért és a beszámoltatásáért.

(5) A felkészülésért, a kiküldetés eredményeinek hasznosításáért, illetve annak kezdeményezéséért a kiküldött, az utazási aktához csatolt iratok megfelelő előkészítéséért a kiküldött, illetve az utaztatási ügyintéző felel.

(6) Az NKF útján a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár felügyeli a (4) bekezdés szerinti tárgyalási álláspont elkészítését, illetve a kiküldött beszámoltatását.

(7) Ha a célországban agrár- és környezetügyi szakdiplomata működik, őt az NKF-nek minden oda irányuló kiküldetésről rövid úton tájékoztatnia kell. Minisztériumi állami vezető kiutazása esetén a szakdiplomata részvételét a programszervezésben, a tárgyalásokon és beszámoló jelentések elkészítésében biztosítani kell. Állami vezető kiutazása esetén a célországban működő magyar külképviseletet mindenkor tájékoztatni kell.

(8) Az engedélyezett utazási akta alapján az NKF gondoskodik

a) a kiküldetéshez szükséges valuta igényléséről;

b) a beutazási engedélyek, menetjegyek beszerzéséről, a biztosítási szerződés megkötéséről, szükség szerint a kiküldöttek akkreditálásáról, illetve regisztrálásáról;

c) állami vezetők és kíséretük kiküldetése esetén az induláskor, célba érkezéskor, visszautazáskor és hazaérkezéskor szükséges egyéb logisztikai támogatásokról (kormányváró, transzfer).

(9) A kiküldöttek részére a szállásfoglalásról

a) állami vezetők és kíséretük számára minden esetben az NKF,

b) szakdiplomata székhelyére történő szakértői kiküldetés esetén a kiküldött igénye szerint a szakdiplomata, illetve a nagykövetség,

c) brüsszeli uniós kiküldetések esetén az Állandó Képviselet segítségével a kiküldött,

d) a szervezők által megadott szállásajánlat esetén a kiküldött,

d) egyéb esetekben a kiküldött, illetve a kiküldött igénye szerint az NKF gondoskodik.

(10) A rendszeres és gyakori külföldi kiküldetésben részt vevő állami vezetők és kormánytisztviselők részére VIP-kártyát kell biztosítani. A VIP-kártya igényléshez a minisztériumi szervezeti egységek vezetőinek bevonásával az NKF tesz javaslatot a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztálynak.

(11) A VIP-kártyák engedélyezését és használatát a minisztérium gazdálkodási és számviteli szabályzatai határozzák meg.

(12) A külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos egyéb ügyintézés, ezen belül az úti ellátmányok kiadásának és elszámoltatásának részleteit a minisztérium belföldi és külföldi ideiglenes kiküldetések esetén követendő eljárás rendjére vonatkozó szabályzata állapítja meg.

11. § (1) Nem a minisztérium, és nem a háttérintézmények állományába tartozó személy minisztériumi érdekből történő kiküldetése esetén a 9. § szerinti eljárást követve az engedélyezés – a minisztériumi hivatalos delegációkat kísérő tolmácsokat és a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság alkalmazottait kivéve – a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár és a kiküldetés céljában érintett helyettes államtitkár javaslata alapján a közigazgatási államtitkár hatáskörébe tartozik.

(2) Az (1) bekezdés szerinti kiküldetés esetén a kiküldetés céljában érintett szervezeti egység által engedélyezésre előterjesztett utazási aktához csatolni kell:

a) a kiküldöttnek a 4. függelék szerinti írásos nyilatkozatát arról, hogy a kiküldetés feltételeit elfogadja, hozzájárul személyes adatainak kezeléséhez a kiküldetésével kapcsolatban;

b) munkajogi, közszolgálati jogviszonyban álló kiküldött esetében munkáltatójának az 5. függelék szerinti írásos nyilatkozatát a kiküldetéshez történő hozzájárulásáról, valamint arról, hogy az utazás a kiküldött személy munkajogi, közszolgálati jogviszonyát nem érinti és a kiküldetés során esetleg bekövetkező baleset munkajogi jogkövetkezményeit is vállalja a munkáltató.

12. § (1) Külföldiek részvételével szervezett hazai rendezvényeket (a továbbiakban: hazai rendezvények) a 8. § szerint az éves kiküldetési és fogadási tervben kell tervezni. A terv jóváhagyása után ismertté váló rendezvényekre az NKF költségkalkulációt készít, amelyet a nemzetközi együttműködési keretből e célra fordítható források rendelkezésre állása esetén az NKF vezetője hagy jóvá az érintett szervezeti egység vezetőjének egyetértésével, illetve ettől eltérő esetben a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár útján a szakterületért felelős helyettes államtitkár egyetértésével a közigazgatási államtitkárnak jóváhagyásra előterjeszti. Az EUKF hatáskörébe tartozó európai uniós rendezvény esetén a források rendelkezésre állása esetén a költségkalkulációt az EUKF készíti el és az EUKF és az NKF vezetői együttesen hagyják jóvá.

(2) Hazai rendezvényen annak időtartamától függetlenül általában egy, indokolt esetben két főétkezést lehet adni. Több főétkezés csak kölcsönösségi alapon, illetve megfelelő indoklás alapján adható, a rendelkezésre álló források függvényében. Az étkezéseken magyar részről a delegációvezető által kijelöltek vesznek részt. A magyar résztvevők száma a külföldi vendégek létszámát csak indokolt esetben haladhatja meg.

(3) A hazai rendezvények külföldi résztvevőinek ajándékozására csak olyan esetekben, illetve körben kerülhet sor, amikor azt a kapcsolat fontossága és a kölcsönösség fennállása indokolttá teszi. A külföldiek részére történő ajándékozás biztosítása az NKF feladata.

(4) A hazai rendezvényekkel járó szolgáltatások (büfé, étkezés, ajándékozás, belföldi utazás, tolmácsolás) igénybevételének részletes előírásait a minisztérium reprezentációs költségkeretek mértékéről és azok felhasználásáról szóló szabályzata határozza meg.

13. § (1) A nemzetközi együttműködésben, külföldi kiküldetéseken és hazai tárgyalásokon szerzett tapasztalatok és információk hasznosítása céljából a kiküldöttnek, a delegációvezetőnek, illetve az általa kijelölt személynek a jelentős, és sürgős intézkedést igénylő kérdésekről az eseményt követő 2 munkanapon belül vezetői összefoglalót, egyéb esetekben 7 munkanapon belül részletes beszámolójelentést kell készítenie.

(2) A részletes beszámolójelentést a 6. függelék szerinti nyomtatvány felhasználásával kell elkészíteni és a kiküldetést, illetve a hazai tárgyalást kezdeményező szervezeti egység vezetőjének jóváhagyásra kell benyújtani.

(3) Jóváhagyás után a beszámolójelentést az NKF részére elektronikus és nyomtatott formában is meg kell küldeni.

(4) Az NKF a beszámolójelentéseket a NIR-ben feldolgozza és a nemzetközi együttműködési eredmények hasznosítása céljából a NIR Intranetes felületén megjeleníti. A megjelenített beszámoló jelentések bizalmas információt nem tartalmazhatnak. A beszámolójelentés tartalmáért a jelentés készítője és jóváhagyója együttesen felel.

14. § (1) A háttérintézmények vezetői nemzetközi együttműködési kérdésekben, továbbá olyan kötelezettségvállalás esetében, amely a minisztérium nemzetközi kapcsolatait befolyásolhatja, a szakmai felügyeletet ellátó állami vezetővel előzetesen kötelesek egyeztetni.

(2) A háttérintézmények a minisztérium által átruházott nemzetközi együttműködési feladataikat önállóan, de a jogszabályok, illetve a jelen Szabályzat figyelembevételével végzik.

(3) A háttérintézmények nemzetközi együttműködési éves feladattervüket a felügyeletet ellátó állami vezetővel történt előzetes egyeztetést követően a tárgyév február 15-éig megküldik a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkárnak.

(4) A háttérintézmények által lebonyolított kiküldetések és fogadások előkészítése, engedélyezése és elszámolása az intézmények hatáskörébe tartozik, de ennek során a minisztérium gazdálkodási és számviteli szabályzataiban meghatározott ellátmányi normatíva előírásait kell alkalmazni. Az ellátmányi normatívák változásairól az NKF szükség szerint tájékoztatja az intézmények vezetőit.

(5) A háttérintézmények vezetőinek kiküldetését a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár és a háttérintézmény felügyeletét ellátó államtitkár ellenjegyzésével a közigazgatási államtitkár engedélyezi.

(6) A nemzetközi együttműködésben szerzett tapasztalatok és információk hasznosítása céljából a háttérintézmények vezetőinek éves beszámolót kell készíteniük, amit a tárgyévet követő év február 15-éig meg kell küldeni a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkárnak és a háttérintézmény felügyeletét ellátó államtitkárnak.

(7) Azokról a nemzetközi eseményekről, amelyek hatással lehetnek a minisztérium nemzetközi kapcsolatainak alakulására, a háttérintézmény vezetőjének beszámolójelentést kell küldenie a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkárnak a 6. függelék szerinti nyomtatványban foglaltak szerint.

1. függelék

VM NKF-/2011/út EN …………/2011

Tervezőlap külföldi kiküldetésekhez

1. Az esemény megnevezése:

2. Az esemény időpontja és időtartama utazással együtt (A napok és éjszakák várható számát akkor is kérjük kitölteni, ha a pontos dátum még nem ismert!):

3. Az esemény helyszíne ORSZÁG:

VÁROS:

4. Az eseményen részt vevők:

Név Beosztás Szervezeti egység/intézmény

5. A részvételi kötelezettség eredete, illetve a kiutazás indoka:

6. Költségviselő:

VM Gazdálkodás központi külföldi kiküldetési és fogadási keret ⬜

VM(R) a VM részfinanszírozást vállal (mit?: )⬜

Egyéb finanszírozás konkrétan megjelölve, hogy ki: ⬜

………………………………………

kitöltő neve és szervezeti egysége

Elérhető a VM intranethálózaton

Kérjük géppel vagy kézzel nyomtatott betűvel kitölteni!

2. függelék

VM NKF-/2011 EN …………/2011

Eseménynaptár tervező és rendezvényszolgáltatás igénylő lap
külföldi delegációk magyarországi tárgyalásához

1. Az esemény megnevezése:

2. Az esemény időpontja és helyszíne:

Nap: …………………… Ideje: ……………………… Helye: …………………………………………………………

3. Az eseményen részt vevők száma: ……… fő külföldi ……… fő magyar

Magyar résztvevők

Név Beosztás Intézmény

Külföldi résztvevők

Név Beosztás Intézmény

4. Esemény szintje:

miniszteri ⬜, államtitkári ⬜, helyettes államtitkári ⬜, főosztály-vezetői ⬜, szakértői ⬜

5. Kért szolgáltatás (reprezentáció, terem, tolmács stb):

reprezentáció (büfé ⬜, ebéd ⬜, vacsora ⬜)

terem ⬜,

tolmács ⬜

6. Az esemény lebonyolításával kapcsolatos egyéb kérés, vagy tájékoztatás:

………………………………………

kitöltő neve és szervezeti egysége

Elérhető a VM intranethálózaton
Kérjük géppel vagy kézzel nyomtatott betűvel kitölteni!

3. függelék³

1. NYOMTATVÁNY

EN ……../……	Előterjesztő	NKF
Iktatószám
Dátum
Ügyintéző
Melléklet

VIDÉKFEJLESZTÉSI MINISZTÉRIUM

NEMZETKÖZI KAPCSOLATOK FŐOSZTÁLYA

1055 Budapest V., Kossuth tér 11.

Előterjesztés külföldi hivatalos utazás engedélyezésére

1. A kiutazás célja, illetve nemzetközi esemény megnevezése:

2. A kiküldetés helyszíne:

-ország,

város

Fogadó szerv (a kiküldöttek külföldön a következő címen érhetők el):

3. Időtartama (utazással együtt):

-től

-ig

nap

éjszaka

4. Közlekedési eszköz (aláhúzandó): repülő vonat gépkocsi (hivatali/saját) autóbusz

5. A kiküldöttek adatai és a kiküldetés költségviselői:

Kiküldöttek				Költségviselő
név	beosztás	munkahely	nyelvismeret	napidíj	szállás	dologi		útiköltség
						felmerülés helye
						külföld	belföld	repülőjegy	biztosítás

6. A kiküldetés előkészítésére vonatkozó közlés, illetve kérés

Menetjegy:

Vízum:

Egyéb (például részvételi díj, dologi):

Az előterjesztő szerv. egység/háttérintézmény vezetője
(aláírás)

AZ EN ........../…… ELŐTERJESZTÉS
VÉLEMÉNYEZÉSE ÉS ENGEDÉLYEZÉSE

7. JAVASLAT:

Felügyelő helyettes államtitkár (államtitkár) véleménye: