17/2010. (IV. 30.) NFGM utasítás

a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium kötelezettségvállalásai rendjéről, szerződései megkötésének és nyilvántartásának általános szabályairól¹

2010.05.03.

A Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium (a továbbiakban: NFGM) kötelezettségvállalásai, szerződéskötési rendjének szabályozása, a szerződések előkészítésének, megkötésének, nyilvántartásának és lezárásának szabályozott keretek között történő végrehajtása – a Vezetői Információs Rendszer (a továbbiakban: VIR) megfelelő működéséhez szükséges törzsadatok rendelkezésre állása – érdekében az alábbiak szerint rendelkezem:

Az utasítás hatálya

1. Jelen utasítást az NFGM természetes vagy jogi személlyel, jogi személyiség nélküli szervezettel kötendő valamennyi megállapodására és az NFGM képviseletében teendő valamennyi jognyilatkozatra alkalmazni kell, amennyiben az a jóváhagyott éves költségvetési előirányzat terhére vagy javára fizetési, illetve más teljesítési, szolgáltatási kötelezettséggel jár, ide nem értve a 3. alpontban meghatározott kötelezettségvállalásokat.

2. A kötelezettségvállalásokat kezdeményező, véleményező, ellenjegyző és aláíró, továbbá a kapcsolódó pénzügyi-számviteli tevékenységeket végző köztisztviselők a kötelezettségek vállalása, nyilvántartása során a jelen utasítás rendelkezéseinek megfelelően kötelesek eljárni. Az eljárás során figyelembe kell venni az NFGM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló, az NFGM fejezet adott évre vonatkozó egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználásáról szóló, a közbeszerzésre vonatkozó, a tanulmányok beszerzésére vonatkozó, a közszolgálati és egyéb belső szabályokban, illetve jogszabályokban foglaltakat.

3. A II.1. pont a) alpontjának 1., 5., 6., 7. és 10. pontjaiban foglalt kötelezettségvállalásokról külön NFGM utasítások rendelkeznek.

Értelmező rendelkezések

II.

1. Jelen utasítás alkalmazása során:

a) Kötelezettségvállalás: minden olyan intézkedés, amely a minisztérium feladatainak ellátásához szükséges előfeltételek biztosítása érdekében, a jóváhagyott éves támogatási, bevételi előirányzat terhére fizetési, illetve más teljesítési, szolgáltatási kötelezettséggel jár.

Kötelezettségvállalási dokumentumnak minősülnek különösen az alábbiak:

1. köztisztviselői kinevezési okmány, munkaszerződés,

2. bármely szerződés (megállapodás),

3. elküldött és visszaigazolt megrendelés,

4. ideiglenes külföldi utazási engedély,

5. belföldi kiküldetés elrendelése,

6. pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma,

7. kormányhatározat alapján átcsoportosított és a határozat megjelenésétől számított 60 napon belül tett intézkedés dokumentuma,

8. egyéb [az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ámr.) 72. § (1) bekezdésében foglaltak],

9. az Ámr. 72. § (2) bekezdése szerint: a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvényben (továbbiakban: Kbt.) a közbeszerzés megkezdéseként a közbeszerzési eljárást megindító feladott hirdetmény, megküldött ajánlati, ajánlattételi felhívás, továbbá a meghirdetett támogatási konstrukció dokumentumai (pályázati felhívások, kiírások, támogatási programok, egyedi támogatások) – amennyiben nem kerülnek visszavonásra;

b) ügyletkód: a Forrás SQL rendszerben alkalmazott kód, amely a fejezeti kezelésű előirányzaton belüli részfeladat, Igazgatás esetében pedig az elemi költségvetésben megtervezett előirányzatok kezelőinek azonosítására szolgál. A részfeladat egy fejezeti kezelésű előirányzat szakmai feladataiból álló, olyan összetartozó tevékenységhalmaz, amelynek elkülönített megfigyelése indokolt. Egy fejezeti kezelésű előirányzat részfeladatainak összessége alkotja a költségvetési törvényben meghatározott egyösszegű kiadási előirányzatot;

c) metaadat: olyan adat, amely egy adatkészlet (pl.: szerződés) jellemzőit, így különösen annak tartalmát és minőségét írja le, és részleteket biztosít a kapcsolatfelvételre vagy az adatszolgáltatásra;

d) NFGM Együttműködési Portál: Az NFGM Együttműködési Portál (Microsoft Share Point Portal Server) egy, a csoportmunkát, és a szervezeten belüli és szervezeti együttműködést szervesen kiegészítő, támogató eszköz. Segítségével olyan folyamatokat automatizálunk, amihez a különböző szervezeti egységek munkatársainak együttműködésére van szükség, például: dokumentumszerkesztés, véleményeztetési, köröztetési, jóváhagyási folyamatok, feladatlisták összefogása, egységes kezelése;

e) szerződéstár: a IV–XV. pontokban meghatározott kötelezettségvállalások vonatkozásában, pdf formátumban történő rögzítésre szolgáló elektronikus nyilvántartás. A szerződéstárba nem tölthetőek fel azon kötelezettségvállalások, amelyek személyes adatokat tartalmaznak, ideértve különösen a közszolgálati jogviszonyt rendező, illetve a humánigazgatás által kezelt megállapodásokat;

f) tanulmány: az NFGM igazgatási költségvetéséből vagy fejezeti kezelésű előirányzataiból finanszírozott, a minisztérium szakmai munkáját megalapozó, döntés-előkészítő, értékelő, illetve egyéb módon a minisztérium céljait szolgáló írásmű;

g) szakfeladatrend: A költségvetési szerv alaptevékenységét az államháztartási szakfeladatok rendje (a továbbiakban: szakfeladatrend) szerint – szakfeladatszámmal és megnevezéssel – kell meghatározni, és azt az alapító okiratában feltüntetni. A jóváhagyott éves költségvetés alapján elkészített elemi költségvetés (mind a fejezeti kezelésű előirányzatok, mind az Igazgatás esetében) magában foglalja a kiadásokat, bevételeket és támogatásokat, szakfeladatrend szerint részletezve;

h) SZEAT Adatlap: a Szolgáltatási és Ellátási Alapadat Tárba feltöltendő adatokat rögzítő, elektronikusan tárolt adatlap, amely tartalmazza a hely- és eszközigénnyel járó szerződések meghatározott adatait, feltüntetve a szerződő partner részéről az eszköz használójának nevét, a szerződés időtartamát, valamint az NFGM által – a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság útján – biztosítandó hely- és eszközigényeket;

i) szerződés: A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény szerinti szerződés, valamint a jelen utasítás hatálya alá tartozó egyéb kötelezettségvállalási dokumentum.

2. A szerződéstár kezelője: a Költségvetési és Kontrolling Főosztály.

A kötelezettségvállalások kezdeményezése

III.

1. A kötelezettségvállalási folyamat megindításakor – pénzügyi kötelezettségvállalás esetén – előzetes fedezetvizsgálatot kell végrehajtani a megfelelő keret rendelkezésre állásának megállapítása érdekében.

2. Az előzetes fedezetvizsgálatért a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetője a felelős. A kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység az előzetes fedezetvizsgálatba az adatok pontosítása érdekében, szükség szerint bevonhatja a Költségvetési és Kontrolling Főosztályt.

Kötelezettségvállalások típusaira vonatkozó szabályok

Elküldött és visszaigazolt megrendelés

IV.

1. Kivételesen indokolt esetben, amennyiben a kötelezettségvállalás tárgya egyszerű, teljesítése rövid határidőn belül történik, az egységes okiratba foglalt szerződés helyett megrendelés is tehető.

2. Amennyiben egységes okiratba foglalt szerződéskötés helyett írásbeli megrendelésre kerül sor, úgy legalább a megrendelő és a partner azonosítására alkalmas adatokat (név, székhely, adószám, nyilvántartási szám, bankszámla szám, képviselőjének neve), a megrendelés tárgyát (amennyiben lehetséges a teljesítés mennyiségi és minőségi jellemzőinek feltüntetésével), a szakfeladatrend szerinti szakfeladat megnevezést és számot, a teljesítés határidejét, a szolgáltatás díját és fizetési feltételeket kell feltüntetni. A megrendelést az NFGM képviseletében a kötelezettségvállalásra jogosult személynek kell aláírnia a költségvetési ellenjegyzést követően. A megrendelés befogadásához a partner részéről írásbeli visszaigazolás szükséges.

3. Amennyiben az adott megrendelés tárgya vonatkozásában az NFGM által egy költségvetési évben eszközölt beszerzések a hatályos közbeszerzési értékhatárt bizonyosan nem érik el, vagy az adott kötelezettségvállalás tárgya egyébként nem tartozik a Kbt. tárgyi hatálya alá, nem alkalmazandóak a jelen utasításnak a kötelezettségvállalások előzetes jogi és közbeszerzési véleményezésére vonatkozó XVIII.3–8. alpontjai.

Szerződés

1. Szerződés előkészítésének folyamatában a lehetséges szerződéses partner felkutatása a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata. Amennyiben az adott szerződés összege nem éri el a közbeszerzési értékhatárt, ugyanakkor nem kizárólagosan egy szervezet/személy képes teljesíteni, úgy kívánatos, hogy a szakmailag és gazdaságilag legmegfelelőbb partner kiválasztására lehetőség szerint legalább 3 ajánlat bekérése és kiértékelése alapján kerüljön sor. A kiértékelés szempontjai lehetnek többek között a termék, szolgáltatás minősége, ára, referenciák, fizetési feltételek, rendelkezésre állás, korábbi tapasztalatok stb.

2. Az NFGM által kötött visszterhes szerződésnek, adott megbízásnak, megállapodásnak, vagy más hasonló visszterhes magánjogi kötelemnek az általános adatokon, feltételeken túlmenően tartalmaznia kell az Ámr. 82. § (1) bekezdésében foglaltakat.

3. A szerződéstervezet előkészítése a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata.

4. Amennyiben rendelkezésre áll az adott típusszerződésre vonatkozó minta (megbízási, vállalkozásiszerződés-tervezet), a szerződéstervezetet az általános szerződésminta alapján kell előkészíteni (lásd az Intraneten és az NFGM Együttműködési Portálon).

5. Amennyiben a tervezett szerződésre nem áll rendelkezésre általános szerződésminta, úgy a szerződéstervezet előkészítése során alkalmazható a partner által előkészített szerződéstervezet is. A szerződéstervezet előkészítésében a Közbeszerzési Főosztály a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység megkeresése alapján szükség szerint közreműködik.

6. Az általános szerződésminták, szerződéstervezetek készítése során a szerződés tárgyát – amennyiben a feladat jellege ezt lehetővé teszi – részfeladatokra bontva kell meghatározni [II/1. pont b) alpont], ezzel segítve a kontrolling riportok előállítását és a feladatok nyomon követését, ütemezését. Fejezeti kezelésű előirányzatok terhére kötendő szerződések esetében törekedni kell arra, hogy egy szerződés kizárólag egy ÁHT-t tartalmazzon.

7. Az NFGM által a dologi kiadások között megtervezett szellemi tevékenység számla ellenében történő igénybevétele esetén a szellemi tevékenység szerződéssel, számla ellenében történő igénybevételének rendjéről külön NFGM utasításban foglaltakra is figyelemmel szükséges eljárni.

Támogatási szerződés

VI.

1. Amennyiben nem pályázati úton történik a támogatás nyújtása, úgy a jelen utasításban foglaltak az irányadók. A támogatási szerződést az általános szerződésminta alapján kell előkészíteni (lásd az Intraneten és az NFGM Együttműködési Portálon), amennyiben az adott támogatásra vonatkozó speciális szabályok nem teszik szükségessé eltérő szerződésminta alkalmazását.

2. A pályázati konstrukcióban megkötött támogatási szerződések esetében a támogatási szerződés minta kidolgozása során a jelen utasítás XVIII.3–8.) alpontjai, és a XIX.2. alpontja alkalmazandók.

VII.

1. Az NFGM Igazgatása a Kormány előzetes jóváhagyásával, vagy eseti jelleggel az éves költségvetési törvényben meghatározott értékhatárig és kizárólag közhasznú vagy kiemelkedően közhasznú társadalmi szervezetet, országos sportági szakszövetséget, köztestületet (a továbbiakban együtt: társadalmi szervezet) támogathat. A Kormány jóváhagyásának (engedély) megszerzéséhez be kell mutatni, hogy a társadalmi szervezet támogatásához milyen források állnak rendelkezésre.

2. Az NFGM Igazgatása – ha az általa ellátandó közfeladataival összhangban áll – kizárólag közhasznú vagy kiemelkedően közhasznú alapítványt, közalapítványt az éves költségvetési törvényben meghatározott értékhatárig támogathat, az általa ellátott feladattal összefüggő kifizetésre történő kötelezettségvállalás formájában, vagy kapacitásának rendelkezésre bocsátásával elért bevételének – a kiadások megtérítése mellett történő – átengedésével.

3. Az NFGM Igazgatása az általa foglalkoztatottak szakmai, munkavállalói érdek-képviseleti szervezetének, valamint oktatási, kulturális, szociális és sportcélú tevékenységet végző vagy segítő szervezetének támogatást adhat.

4. Az NFGM központi költségvetésében jóváhagyott fejezeti kezelésű előirányzatából államháztartáson kívüli szervezetek részére támogatás nyújtható közvetlenül:

a) amennyiben az címzetten külön-külön megtervezésre került, vagy

b) egy jogcímen (együtt) lévő és jogszabályban meghatározott eljárásrend szerint vagy pályázat útján történik, vagy

c) a költségvetési törvényben meghatározott értékhatár mértékéig.

VIII.

1. A fejezeti kezelésű előirányzatok tekintetében a támogatói döntést meghozni jogosult:

a) magyarországi székhelyű társadalmi szervezetek, alapítványok pályázati rendszeren kívül történő támogatása esetében – amennyiben a kedvezményezett kijelöléséhez és a költségvetésből nyújtott támogatás mértékének megállapításához az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (a továbbiakban: Áht.) 100/F. §-ának (2)–(4) bekezdése szerint nem kell a Kormány jóváhagyását kérni – a miniszter, akit e jogkörében kizárólag a gazdasági ügyekért felelős államtitkár helyettesíthet,

b) az a) pontban nem szabályozott esetekben a költségvetésből nyújtott támogatást biztosító jogszabályban meghatározott személy,

c) ennek hiányában a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium fejezet adott évre vonatkozó egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználásáról szóló utasításban megjelölt személy.

2. Az NFGM Igazgatás költségvetése terhére támogatói döntést a miniszter hozhat.

IX.

1. A szerződéskötés támogatási kérelem, vagy pályázat (a továbbiakban együtt: támogatási igény) alapján történhet. A szerződés aláírására a fejezeti kezelésű előirányzatok esetében az előirányzat felett kötelezettségvállalási jogkört gyakorló személy, illetve Igazgatás esetében az NFGM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló utasításban megjelölt kötelezettségvállalásra jogosult személy jogosult.

2. A támogatási szerződésben ismertetni kell a támogatási döntést megelőző eljárást (amennyiben volt ilyen), a támogatási döntés meghozatalának alapjául szolgáló jogszabályi helyet (amennyiben jogszabály kifejezetten rendelkezik az adott célra nyújtható támogatásról), illetve a támogatás indokait, jogcímét.

3. A támogatási szerződés elválaszthatatlan mellékletét képezi a „Feladat-, költség- és ütemterv” elnevezésű dokumentum, amelyben részletezésre kerül pontosan milyen célra kapja a támogatást, a nyújtandó támogatásösszeg felhasználására vonatkozó költségeket, valamint a támogatás folyósításának ütemezését, amennyiben több részletben történne az.

4. A kötelezettségvállalást előkészítő szervezeti egység feladata gondoskodni arról, hogy az Ámr. 113. § (2) bekezdés c)–d) pontja szerinti nyilatkozatok a támogatási döntés meghozatalát megelőzően rendelkezésre álljanak.

1. A támogatás igénybevétele történhet előfinanszírozás, illetve utófinanszírozás formájában, egyösszegű vagy részletekben történő folyósítással. A költségvetésből nyújtott támogatás módjára vonatkozó döntés meghozatala során figyelemmel kell lenni a költségvetésből nyújtott támogatás céljára, a támogatott tevékenység megvalósítási időszakának hosszára, a kedvezményezett önerejének mértékére.

2. Részelszámolás benyújtására mind az elő-, mind az utófinanszírozás esetében lehetőség van, amennyiben ezt a jogosultságot a támogatói okirat, vagy a támogatási szerződés tartalmazza.

3. Utófinanszírozás keretében, indokolt esetben – amennyiben azt jogszabály nem zárja ki, illetve a jogszabályban meghatározott mértékig – előleg nyújtható, ha ezt a támogatói okirat vagy a támogatási szerződés tartalmazza.

A lebonyolítás céljából átadott előirányzatokra vonatkozó szabályok

XI.

1. Fejezeti kezelésű előirányzatok esetében – az Ámr. 110. § (3) bekezdése szerinti lebonyolítás céljából – a fejezeti kezelésű előirányzat átadható. Ebben az esetben írásbeli megállapodást kell kötni a lebonyolítóval az előirányzat felhasználásáról.

2. A megállapodásban az V./2) alpontban foglaltakon túl rögzíteni kell:

a) a feladat konkrét meghatározását,

b) a lebonyolítót a XII./1.) alpont szerint megillető részt,

c) a felhasználás határidejét,

d) valamint az elszámolással kapcsolatos szabályokat.

XII.

1. A lebonyolítás céljából átadott előirányzat összegét úgy kell meghatározni, hogy az a lebonyolítónál a megvalósított feladat ellátásához szükséges, várhatóan felmerülő és igazolható költségek forrását

a) költségvetési szerv esetén fedezetet nyújtson a felmerült közvetlen és közvetett költségekre is, ha azok az éves költségvetésében eredeti előirányzatként nem kerültek megtervezésre,

b) egyéb esetben – jogszabály eltérő rendelkezése hiányában – legfeljebb a lebonyolítás céljából átadott előirányzat 5%-áig fedezze.

Ezt az összeget a lebonyolító a feladat ellátásával kapcsolatos kiadásai fedezeteként felhasználhatja, azt a lebonyolítás céljából átadott előirányzat többi részétől elkülönítetten tartja nyilván.

2. A fejezeti kezelésű előirányzatok kezelésével és működtetésével kapcsolatos kiadásokat államháztartáson belüli átadás esetén támogatásértékű kiadásként, államháztartáson kívüli természetes és jogi személy, jogi személyiség nélküli egyéb szervezet részére történő kifizetés esetén vásárolt szolgáltatásként kell elszámolni.

3. Ha a lebonyolítónál a megvalósított feladat ellátásával kapcsolatban várhatóan nem merül fel költség, a lebonyolítás céljából átadott előirányzat összegének megállapításakor az 1. alpont szerinti hányad nem vehető figyelembe.

XIII.

1. Amennyiben az Ámr. 110. § (3) bekezdés a) pontjában foglalt feladatot a fejezetet irányító szerv, mint költségvetési szerv lebonyolítja, nem kell megállapodást kötni, hanem a kezelő szerv részére történő pénzeszközátadás a fejezetet irányító szerv vezetője által aláírt intézkedés alapján történik. Az intézkedésben rendelkezni kell a XI.2.) alpontban és a XIV. pontban foglaltakról.

2. Amennyiben a Ámr. 110. § (3) bekezdés b) pontja szerinti feladattal a fejezetet irányító szerv nem az irányítása alá tartozó költségvetési szervet kíván megbízni, akkor a támogatás rendelkezésre bocsátása előirányzat-átcsoportosítással történik. Ebben az esetben a lebonyolítóval kötendő megállapodást az érintett fejezetek irányító szervei kötik.

3. Amennyiben az átcsoportosított előirányzat felhasználási célja szerint annak végső felhasználója az előirányzatot átvevő fejezet irányítása alá tartozó költségvetési szerv, a megállapodást ez a költségvetési szerv is aláírja. Ebben az esetben a fejezetet irányító szerv arra vállal kötelezettséget, hogy az átvett előirányzatot a végső felhasználó rendelkezésére bocsátja, a felhasználás elszámoltatásában közreműködik, és a fel nem használt, továbbá a nem rendeltetésszerűen felhasznált előirányzatot az átadó fejezet jelzése alapján elvonja, az átcsoportosított előirányzat végső felhasználója pedig a megállapodásban az átvevő fejezetre nézve megállapított összes egyéb kötelezettség teljesítéséért felel.

4. A megállapodásban a 2–3. alpontokban foglaltakon túl az Ámr. 112. § (6) bekezdésében foglaltakról is szükséges rendelkezni.

XIV.

A feladat elvégzésének határidejét követően a lebonyolító a lebonyolítás céljából átadott előirányzattal – ideértve a XII.1.) bekezdés szerinti hányad felhasználását is – elszámol. Az elszámolás során a lebonyolítás céljából átadott előirányzat fel nem használt részét, valamint a nem rendeltetésszerűen felhasznált részének megfelelő összeget

a) kincstári körön kívüli lebonyolító esetén az Ámr. 127. § megfelelő alkalmazásával vissza kell fizetni,

b) kincstári körbe tartozó lebonyolító esetén – ha a lebonyolítás céljából átadott előirányzat forrása fejezeti kezelésű előirányzat – vissza kell rendezni; a visszarendezés tárgyévben az érintett fejezeti kezelésű előirányzatra történő előirányzat-átcsoportosítással, azt követően a maradványt terhelő visszafizetéssel, vagy a maradvány elszámolásakor, önrevízió keretében történik.

Fejezeten belüli, és fejezetek közötti megállapodások

XV.

1. A fejezeten belüli, és fejezetek közötti megállapodások kötése törvény, más jogszabály végrehajtása érdekében, vagy a költségvetési szerv vezetőjének, illetve az általa írásban kijelölt, a fejezetet irányító szerv állományába tartozó személy döntése alapján történhet. A megállapodás tárgya az állami feladat és ehhez kapcsolódóan létszám és előirányzat, támogatás értékű bevétel, illetve maradvány átadás-átvétele.

2. Amennyiben az átcsoportosított előirányzat felhasználási célja szerint annak végső felhasználója az előirányzatot átvevő fejezet irányítása alá tartozó költségvetési szerv, úgy a megállapodást a költségvetési szerv is aláírja. Ebben az esetben a fejezetet irányító szerv arra vállal kötelezettséget, hogy az átvett előirányzatot a végső felhasználó rendelkezésére bocsátja, a felhasználás elszámoltatásában közreműködik, és a fel nem használt, továbbá a nem rendeltetésszerűen felhasznált előirányzatot az átadó fejezet jelzése alapján elvonja, az átcsoportosított előirányzat végső felhasználója pedig a megállapodásban az átvevő fejezetre nézve megállapított összes egyéb kötelezettség teljesítéséért felel.

3. A fejezeten belüli, illetve fejezetek közötti átcsoportosítások esetében a XVIII–XIX. pontokban foglalt véleményezésen túl szükséges beszerezni a megállapodás tárgya szerint illetékes további szakosztályok véleményét is.

Közös szabályok

XVI.

1. Kötelezettségvállalások esetén – függetlenül annak típusától – minden esetben fel kell tüntetni a kötelezettségvállalás dokumentumában és – amennyiben szükséges készíteni – a Kötelezettségvállalási adatlapon a szakfeladatokat, számmal és elnevezéssel. Ez a kötelezettség a kötelezettségvállalást előkészítő szervezeti egység vezetőjét terheli.

2. Az NFGM Igazgatás költségvetése terhére vállalt kötelezettségeknél kizárólag az Alapító okiratban feltüntetett szakfeladat valamelyikét lehet feltüntetni.

3. A fejezeti kezelésű előirányzatok esetében az államháztartási szakfeladatok rendje használatának útmutatójáról és a szakfeladatok tartalmi meghatározásáról szóló 5/2009. (III. 27.) PM tájékoztató 2. számú mellékletében szereplő szakfeladatok valamelyikét kell feltüntetni. A szakfeladat kiválasztása esetén figyelemmel kell lenni annak tartalmi meghatározására, a kötelezettségvállalás tárgyára, valamint a fejezeti kezelésű előirányzat felhasználásának céljára.

XVII.

A kötelezettségvállalásokban a szakmai, műszaki teljesítés határidejét úgy kell megállapítani, hogy a pénzügyi teljesítés határideje – ha jogszabály másként nem rendelkezik – nem haladhatja meg a tárgyévet követő év június 30-át.

A kötelezettségvállalások véleményezése és fedezetvizsgálat

XVIII.

1. A kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység az előkészített kötelezettségvállalás-tervezet (továbbiakban: szerződéstervezet) alapján a szerződéssel kapcsolatos alapadatokat elektronikusan rögzíti az Együttműködési Portálon a szerződéskötési folyamat támogatására szolgáló informatikai rendszer „szerződés igénylés adatlap” menüpontjában elérhető Szerződéses adatlapon. A Szerződéses adatlap mintáját a jelen utasítás 1. számú melléklete tartalmazza. Az 1. számú mellékletben foglalt Szerződéses adatlap egyes adattartalmai a szerződéskötési folyamat támogatására szolgáló informatikai rendszerben a szerződéskötési folyamat egyes állomásainak megfelelően jelennek meg.

2. A Szerződéses adatlap a szerződéstárba való felvétel alapvető információforrása, ezért az adatlap valamennyi cellájának – a kötelezettségvállalás azonosítója és a szerződés felek által történő aláírás napjának kivételével – kitöltése kötelező, amely kötelezettség teljesítéséért a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetője a felelős.

3. A szerződéstervezetet és a Szerződéses adatlapot a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetőjének jóváhagyásával, annak útján az Együttműködési Portálon keresztül meg kell küldeni a Közbeszerzési Főosztály (a továbbiakban: véleményező) vezetője részére, jogi és közbeszerzési véleményezés céljából. A pályázati konstrukcióban megkötött támogatási szerződések esetében kizárólag a támogatási szerződés mintát kell megküldeni a Közbeszerzési Főosztály részére véleményezés céljából.

4. Fejezeti kezelésű előirányzatok terhére kötendő szerződések esetében az NFGM fejezet adott évre vonatkozó, egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználásáról szóló utasításban előírt, a kötelezettségvállalás kezdeményezéséhez a felügyeletet gyakorló felsővezető engedélyét a 3.) pontban foglalt dokumentumokhoz fel kell tölteni, és a véleményeztetési eljárás során azokkal továbbítani.

5. A véleményező feladata a szerződéstervezet véleményezésén túl a Szerződéses adatlapon – metaadatonként – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység által meghatározott és a véleményező illetőségébe tartozó adattartalom véleményezése, illetőleg egyes metaadatok tekintetében a Szerződéses adatlap kitöltése is.

6. A véleményező jogi és közbeszerzési véleményét változáskövetéssel – korrektúra alkalmazásával – a szerződéstervezet és a Szerződéses adatlap elektronikus példányaiban rögzíti, illetve az adatlapon erre a célra kialakított mezőben jogi és közbeszerzési véleményt fogalmaz meg, vagy amennyiben észrevétele nincs, úgy ezt a tényt rögzíti, majd azt a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység részére 8 munkanapon belül a véleményező vezetőjének jóváhagyásával, annak útján az Együttműködési Portálon keresztül visszaküldi. Ettől rövidebb véleményezési határidőt a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység kérelmezhet, egyidejűleg megjelölve a sürgősebb véleményezési határidő okát. Az elvárt véleményezési határidő 2 munkanapnál rövidebb nem lehet. A véleményező feladata továbbá, hogy a Szerződéses adatlapon rögzítse a véleményező nevét, és a véleményezés dátumát.

7. A vélemény visszaérkezését követően a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység feladata az észrevételek átvezetése a szerződéstervezeten és a Szerződéses adatlapon.

8. Abban az esetben, ha a véleményező vagy a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység különböző álláspontot képviselnek a szerződéstervezettel kapcsolatosan, úgy a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység egyeztetést kezdeményez, amelyet mindaddig folytatni köteles, ameddig a véleményező és a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység azonos álláspontokra nem jutnak. Amennyiben a szerződés megkötésének a Közbeszerzési Főosztály jogszabályi akadályát látja, úgy a szerződés nem köthető meg.

9. A vélemény átvezetését követően – és amennyiben a szerződéstervezet megfelel a 7.) pontban foglaltaknak – nem szükséges a szerződéstervezet és a Szerződéses adatlap ismételt megküldése a véleményező részére.

XIX.

1. A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések esetén a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység a Szerződéses adatlap kitöltésével egyidejűleg kitölti a Kötelezettségvállalási adatlapot is. A Kötelezettségvállalási adatlap mintáját a 2. számú melléklet tartalmazza. A 2. számú mellékletben foglalt Kötelezettségvállalási adatlap egyes adattartalmai a szerződéskötési folyamat támogatására szolgáló informatikai rendszerben a szerződéskötési folyamat egyes állomásainak megfelelően jelennek meg. A VIR részfeladatszintű kontrolling adatszolgáltatásának biztosítása érdekében a Kötelezettségvállalási adatlapon – a szerződéstervezetben szereplő részteljesítésekkel összhangban – rögzíteni kell a kapcsolódó ügyletkódokat. Az ügyletkódokról a Költségvetési és Kontrolling Főosztály tájékoztatja a szervezeti egységeket.

2. A XVIII. pontban foglalt jogi és közbeszerzési szempontú véleményezési eljárás lezárását követően a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység ügyintézője a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetője jóváhagyásával, annak útján az Együttműködési Portálon, a szerződéskötési folyamat támogatására szolgáló informatikai rendszerben megküldi a szerződéstervezetet, Szerződéskötési adatlapot és Kötelezettségvállalási adatlapot előzetes véleményezés céljából a Költségvetési és Kontrolling Főosztályra. Amennyiben nem pályázati úton odaítélt Támogatási szerződés megkötését igényli a szervezeti egység, úgy csatolni szükséges a támogatási kérelmet, és azt jóváhagyó támogatói döntést is. A véleményezés költségvetési és pénzügyi szempontból történik, illetve megtörténik annak ellenőrzése, hogy a Szerződéskötési adatlapon, a Kötelezettségvállalási adatlapon szereplő adatok megegyeznek-e a szerződéstervezet adataival. Fejezeti kezelésű előirányzatok esetén a Költségvetési és Kontrolling Főosztály a szerződés szerinti fizetési kötelezettség és az előirányzat-felhasználási terv összhangját is ellenőrzi.

3. A Költségvetési és Kontrolling Főosztály ügyintézője a Szerződéskötési adatlapon szövegesen megfogalmazva jelzi kifogásait, illetve adatok eltérése esetén kezdeményezi az egyeztetést a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egységgel. Amennyiben észrevétele nincs, úgy ezt a tényt rögzíti. A Szerződéskötési adatlapra felvezetett véleményét 8 munkanapon belül, vezetője jóváhagyásával, annak útján az Együttműködési Portálon keresztül visszaküldi.

XX.

1. A kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység a XVIII–XIX. pontokba foglalt véleményezési eljárás lezárást követően kinyomtatja a Szerződéskötési adatlapot, Kötelezettségvállalási adatlapot, és szerződéstervezetet (a továbbiakban együttesen: Dokumentumok) legalább 2-2 példányban, azokat iktatószámmal ellátja és gondoskodik az adatlapok aláírásáról. A kötelezettségvállalási folyamat támogatására létrehozott informatikai rendszer a végleges szerződéstervezetet egyedi azonosítóval látja el, amely a nyomtatáskor keletkezik, és ennek során a szerződés és az adatlapok minden lapján feltüntetésre kerül.

2. A nyomtatás során, a dokumentumon megjelenik annak történetisége, és a rendszerben tárolt azonosítója, a közbeszerzési és jogi, valamint a költségvetési szempontú vélemény.

A kötelezettségvállaláshoz szükséges hozzájárulások megszerzése

XXI.

1. A Tanulmányok beszerzése esetében a kötelezettségvállaláshoz a kabinetfőnök engedélye szükséges.

2. Igazgatási előirányzat terhére történő kötelezettségvállaláshoz, a nettó – általános forgalmi adót nem tartalmazó – 8 millió Ft-ot elérő, vagy azt meghaladó kötelezettségvállalások esetén az SZMSZ-ben kijelölt gazdasági vezető előzetes egyetértése szükséges.

3. Fejezeti kezelésű előirányzatok terhére történő kötelezettségvállaláshoz, a nettó – általános forgalmi adót nem tartalmazó – 25 millió Ft-ot elérő, vagy azt meghaladó kötelezettségvállalások esetén – 100 millió forint értékhatárig – a kabinetfőnök előzetes egyetértése szükséges.

4. Fejezeti kezelésű előirányzatok terhére történő kötelezettségvállaláshoz, a nettó – általános forgalmi adót nem tartalmazó – 100 millió Ft-ot elérő, vagy azt meghaladó kötelezettségvállalások esetén a kabinetfőnök és az előirányzat felett felügyeletet gyakorló szakállamtitkár előzetes egyetértése szükséges.

5. A kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység feladata – a XVIII–XIX. pontokban foglalt véleményezést követően – az 1–4. pontokba foglalt engedély megkérése, a XX. pontba foglalt Dokumentumok papíralapon – az Iratkezelési Utasításban foglaltakat figyelembe véve – történő megküldése útján.

6. Az 1–4. alpontokban megjelölt személyek a Kötelezettségvállalási adatlapon aláírásukkal engedélyezik, vagy utasítják el a kötelezettségvállalást. A jóváhagyott, vagy elutasított Dokumentumok visszaküldésre kerülnek a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetője részére.

Kötelezettségvállalás ellenjegyzése

XXII.

1. Pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a Szerződéses adatlap, Kötelezettségvállalási adatlap és a szerződéstervezet alapján a Költségvetési és Kontrolling Főosztály feladata a költségvetési ellenjegyzés.

2. A XVIII–XXI. pontokban foglaltakat követően a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység a Dokumentumokat költségvetési ellenjegyzés céljából – az Iratkezelési Utasításban foglaltakat figyelembe véve – megküldi a Költségvetési és Kontrolling Főosztály részére. Amennyiben nem pályázati úton odaítélt Támogatási szerződés megkötését igényli a szervezeti egység, úgy a támogatási kérelmet, és azt jóváhagyó támogatói döntést is meg kell küldeni. A fenti dokumentumokat a Költségvetési és Kontrolling Főosztály részére a Közbeszerzési Főosztályon keresztül kell megküldeni, amelynek során a Közbeszerzési Főosztály vezetője a dokumentumok iratborítóján aláírásával igazolja, hogy az ellenjegyzésre megküldött szerződéstervezet megegyezik az Együttműködési Portálon jóváhagyott végleges szerződéstervezettel.

3. Az ellenjegyzés során a Költségvetési és Kontrolling Főosztály meggyőződik az ellenjegyzés jogszabályban előírt feltételeinek teljesüléséről, meglétéről, a Kötelezettségvállalási adatlapon szereplő adatok és a szerződéstervezet adatainak egyezőségéről. Eltérés esetén egyeztet a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egységgel, amely gondoskodik az adatok egyezősége érdekében szükséges intézkedések végrehajtásáról. Fejezeti kezelésű előirányzatok esetén a Költségvetési és Kontrolling Főosztály a szerződés szerinti fizetési kötelezettség és az előirányzat-felhasználási terv összhangját is ellenőrzi. Az ellenjegyzés megtagadása esetén a NFGM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló, illetve az NFGM fejezet adott évre vonatkozó egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználásáról szóló utasításokban foglaltak az irányadóak.

4. A miniszterelnök által az NFGM-hez kirendelt kincstárnok engedélye nélkül a megbízólevélben meghatározott összeghatár² felett kötelezettség nem vállalható. A kincstárnok tevékenysége kiterjed a bevételek beszedésére és behajtására tett intézkedések, valamint a források felhasználásának (ide értve a megbízólevélben meghatározott értékhatárt meghaladó kötelezettségvállalásokat is) és a feladatok összhangjának vizsgálatára is. A kincstárnoki engedélyhez kötött kötelezettségvállalásokat – a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység szakmai indokolását is tartalmazó dokumentumokkal együtt – a Költségvetési és Kontrolling Főosztály gyűjti össze, és küldi meg engedélyezés céljából a kincstárnok részére. A kötelezettségvállalásokat arra figyelemmel kell megküldeni a Költségvetési és Kontrolling Főosztály részére, hogy azok engedélyezésére – a 7. alpontban foglalt határidőn túl – legalább 3 munkanapot biztosítani kell a kincstárnok részére.

5. A Költségvetési és Kontrolling Főosztály a Szerződéses adatlap, Kötelezettségvállalási adatlap és szerződéstervezet alapján a szükséges adatokat rögzíti a Forrás SQL rendszerben, majd – az Igazgatás esetében – a rendszerből Kiadási kötelezettségvállalási bizonylatot nyomtat és azt – ellenőrzést követően – jóváhagyólag aláírja.

6. A XXI. pont szerinti engedély megadásának tényét a Költségvetési és Kontrolling Főosztály munkatársa rögzíti az elektronikus szerződéskötési rendszerben is.

7. A szükséges forrás rendelkezésre állását a Költségvetési és Kontrolling Főosztály a kötelezettségvállalás ellenjegyzése útján a szerződéstervezet valamennyi rendelkezésére bocsátott példányán igazolja, dátummal ellátja és a Szerződéskötési adatlapon, valamint a Kötelezettségvállalási adatlapon a kötelezettségvállalás számát feltünteti. Az ellenjegyző az ellenjegyzést vagy megtagadásának tényét a Kötelezettségvállalási adatlapon is rögzíti, amelyet indokolni szükséges.

8. Az ellenjegyzést követően a Költségvetési és Kontrolling Főosztály a rendelkezésére bocsátott szerződéstervezet valamennyi eredeti példányát, a Kötelezettségvállalási és a Szerződéses adatlap egy-egy példányával együtt 5 munkanapon belül visszaküldi a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység részére.

9. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a vonatkozó szabályozásban foglaltaknak vagy nem áll rendelkezésre a teljesítéshez szükséges összeg, az ellenjegyzésre jogosultnak erről a Kötelezettségvállalási adatlap megküldésével tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőt, valamint fejezeti kezelésű előirányzatok esetében a minisztert, és az SZMSZ-ben kijelölt gazdasági vezetőt, igazgatási előirányzatok esetében az SZMSZ-ben kijelölt gazdasági vezetőt.

A szerződés aláírása

XXIII.

1. A kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetője – pénzügyi kötelezettségvállalás esetében a költségvetési ellenjegyzést követően – gondoskodik a szerződés felek által történő aláírásáról.

2. Az NFGM és a szerződő fél(ek) részére a szerződés egy-egy aláírt példányának rendelkezésre állását kell biztosítani.

3. A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződést a kötelezettségvállalás értéke szerint kötelezettségvállalásra jogosult vezető, míg a pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmazó szerződést a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője vagy a megállapodás tárgya szerint illetékes felsővezető írja alá.

4. A kötelezettségvállalásra jogosultak meghatározását – értékhatárok szerint – az NFGM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló, a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium fejezet adott évre vonatkozó egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználásáról szóló, a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium költségvetési fejezet fejezeti kezelésű előirányzatai szakmai kezelőinek kijelöléséről szóló utasítások, továbbá a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium egyes fejezeti kezelésű előirányzatai kezeléséről és pályázatos úton nyújtott támogatásainak lebonyolításáról szóló rendelet tartalmazza.

5. A felek által aláírt szerződés NFGM-et illető eredeti példányát – pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmazó szerződés esetén a jóváhagyott és aláírt Szerződéses adatlap egy példányával együtt – a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetője a szerződés létrejöttét követő legfeljebb két munkanapon belül továbbítja a Költségvetési és Kontrolling Főosztály részére.

6. A kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó, a szerződő felek által aláírt szerződés egy – lehetőség szerint elektronikus – másolati példányát továbbítja a Közbeszerzési Főosztály részére.

7. Abban az esetben, ha a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződéstervezetet a szerződő felek nem írják alá (a szerződés nem jön létre), a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység köteles erről írásban tájékoztatni a Költségvetési és Kontrolling Főosztályt, a Közbeszerzési Főosztályt, és a XXIV. pont alkalmazása esetén a Humánigazgatási Főosztályt, egyúttal az Együttműködési Portálon a szerződéskötési folyamat támogatására szolgáló informatikai rendszerben is „a szerződés aláírása meghiúsult” státusba helyezni a dokumentumokat. A kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek rögzítenie kell a szerződéskötés meghiúsulásának tényét és röviden indokát.

Szolgáltatási és Ellátási Alapadat Tár

XXIV.

1. A kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység az NFGM-ben hely- és eszközigénnyel rendelkező szerződés megkötését megelőzően a Humánigazgatási Főosztályt is köteles tájékoztatni szerződéskötési szándékáról a SZEAT-adatlapnak az Együttműködési Portálon a szerződéskötési folyamat támogatására szolgáló informatikai rendszerben történő kitöltésével, és megküldésével.

2. A SZEAT-adatlap mintáját a jelen utasítás 5. számú melléklete tartalmazza.

3. A szerződés megkötését követően arról haladéktalanul értesíteni szükséges a Humánigazgatási Főosztályt a SZEAT-adatlapon „a szerződés létrejött” státus megjelölésével, amely szervezeti egység intézkedik a szükséges adatoknak a SZEAT-ban történő rögzítése iránt.

4. A Szolgáltatási és Ellátási Alapadat Tár kezelője a Humánigazgatási Főosztály.

5. Az Együttműködési Portálon a SZEAT-adatlap kitöltésére, módosítására, és dokumentumok nyomtatására jogosult:

a) a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetője/a kötelezettségvállalásra jogosult vezető,

b) az a) pontban meghatározott személy által írásban megjelölt további munkatárs,

c) az a) pontban meghatározottak vezetője,

d) a Humánigazgatási Főosztály kijelölt munkatársai.

A kötelezettségvállalások nyilvántartásba vétele, megőrzése

XXV.

1. A Szerződéstár kezelője az aláírt szerződés, a Szerződéses adatlap és a Kötelezettségvállalási adatlap alapján felelős:

a) a Szerződéses adatlap, a Kötelezettségvállalási adatlap és a szerződés NFGM-et illető példányának – egy file-ban történő – digitalizálásáért;

b) a szerződés eredeti példányának a Szerződéstár – erre a célra fenntartott – irattárába helyezéséért és a művelet iratkezelési rendszerben – Iratkezelési Utasításban előírtak szerint – történő rögzítéséért;

c) a file (digitalizált szerződés, Szerződéses adatlap, Kötelezettségvállalási adatlap) szerződéstárban történő archiválásáért, a kapcsolódó metaadatok rögzítéséért és a Szerződéses adatlapon szereplő adatoknak megfelelő jogosultságok beállításáért a 26. § szerint.

2. A Szerződéstár kezelője a szerződéseknek az Áht.-ban, valamint egyéb jogszabályokban – így különösen a 85/2010. (III. 25.) Korm. rendeletben – meghatározott adatainak közzététele érdekében a törvényben meghatározott tartalommal és a törvényben meghatározott határidőre figyelemmel gondoskodik a Szerződéstárban rögzített releváns adatoknak a közzétételért felelős Kommunikációs Főosztály részére történő továbbításáról. Amennyiben az NFGM képviseletében a szerződést közreműködő szervezet köti meg, a megkötött szerződést a kötelezettségvállalással érintett előirányzat szakmai kezelője köteles a szerződés megkötését követő 10 napon belül a Szerződéstár kezelője részére megküldeni.

3. A Kommunikációs Főosztály a 2. pontban meghatározott adatokat a minisztérium honlapján közzéteszi, az államháztartásról szóló törvényben meghatározottak szerint.

A kötelezettségvállalási folyamat támogatására létrehozott informatikai rendszer kezelése, jogosultsági rendszer

XXVI.

1. A kötelezettségvállalási folyamat XVIII–XX. pontokban jelzett eljárása az NFGM Együttműködési Portálon keresztül történik, amelynek üzemeltetője az Informatikai Főosztály.

2. Az Együttműködési Portálon Szerződéses adatlap, Kötelezettségvállalási adatlap és szerződéstervezet feltöltésére, módosítására, megtekintésére és dokumentumok nyomtatására jogosult:

a) a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetője/a kötelezettségvállalásra jogosult vezető,

b) az a) pontban meghatározott személy által írásban megjelölt további munkatárs,

c) az a) pontban meghatározottak vezetője,

d) a Közbeszerzési Főosztály munkatársai,

e) a Költségvetési és Kontrolling Főosztály munkatársai.

3. Amennyiben az Együttműködési Portál nem elérhető, műszaki meghibásodás áll fenn, a jelen utasításban meghatározott valamennyi cselekmény papír alapon gyakorolható.

Szerződéstár kezelése, jogosultsági rendszer

XXVII.

1. A Szerződéstár az aláírt szerződés és a kapcsolódó adatlapok (Szerződéses adatlap, Kötelezettségvállalási adatlap) digitális képének gyors visszakereshetőségét biztosítja. A Szerződéstár üzemeltetéséért a Szerződéstár kezelője, annak az igények szerinti fejlesztéséért az Informatikai Főosztály a felelős.

2. A szerződéshez olvasási jogot kell biztosítani:

a) a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetőjének/a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek,

b) az a) pontban meghatározottak vezetőjének (felső vezető),

c) a szakmai teljesítés igazolására jogosult munkatársnak,

d) a Költségvetési és Kontrolling Főosztály kijelölt munkatársainak,

e) a Közbeszerzési Főosztály kijelölt munkatársainak,

f) a Jogi és Koordinációs Főosztály kijelölt munkatársainak.

3. A 2. alpontban meghatározott személyeken túl a Szerződéstárhoz olvasási jogot, a Szerződéstárhoz való hozzáférést a Szerződéstár kezelője a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetője/kötelezettségvállalásra jogosult vezető (kötelezettségvállaló), vagy az előzőek vezetőjének (felsővezető) írásbeli feljegyzése alapján adhat.

4. A Szerződéses adatlapon szolgálati vagy államtitokként minősített szerződések esetében olvasási jog az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény alapján kizárólag a minősítőt, a titokbirtokost és a titokvédelmi felügyelőt illeti meg. A minősített adatok kezelési rendjével kapcsolatos részletes szabályokat a minősített adatok minisztériumi kezelésének rendjéről szóló utasítás tartalmazza.

5. A minősített szerződések esetében a 4. alpontban meghatározott személyeken túl olvasási jog csak a minősítő engedélyével biztosítható.

6. A digitalizált szerződéseket megfelelően azonosítható fájlnévvel kell ellátni a következők szerint: az érintett területet (igazgatás vagy fejezet)_a kötelezettségvállalás azonosító száma_és a keletkezés dátuma (pl.: igazgatás vagy fejezet –I/F]_[szerződés száma]_[év].kiterjesztés pl: i_kz006644_2007.pdf).

7. A fájl digitalizálásával párhuzamosan az adott szerződéshez kapcsolódóan a Szerződéstár kezelőjének rögzíteni kell a következő metaadatokat:

a) Azonosító (a Szerződéstár által felkínált és nyilvántartott egyedi azonosító; a módosítás egyedi sorszámhoz rendelése és a módosítás verziójának jelölése a Szerződéstár kezelőjének a feladata),

b) Kötelezettségvállalás azonosítója,

c) Iktatószám,

d) Az NFGM szerződő (külső) partnere,

e) Szerződés típusa,

f) Szerződés tárgya,

g) Szerződés kategória (témakör),

h) Szerződés összege (bruttó) [kötelezettségvállalás teljes összege, nettó összeg + áfa],

i) Szerződés összege (nettó) [áfa nélküli összeg],

j) Szerződés felek általi aláírásának napja,

k) A szakmai teljesítés véghatárideje,

l) Kötelezettségvállaló neve,

m) Szakmai teljesítésigazoló neve,

n) Jogelőd,

o) Jogutód,

p) Szervezeti egység,

q) Minősítés,

r) Közbeszerzés ténye,

s) Közbeszerzésre vonatkozó megjegyzés.

8. Abban az esetben, ha szervezeti átalakulásból eredően a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység megszűnik/átalakul stb., a megszűnő/átalakuló kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység feladata, hogy a Szerződéstárban hozzá rendelt szerződések vonatkozásában a Szerződéstár kezelőjét a jogutódról tájékoztassa.

A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések teljesítésigazolása

XXVIII.

1. A költségvetési előirányzatot érintő pénzforgalmat csak a teljesítés szakmai szempontú igazolása alapján lehet érvényesíteni. A teljesítés igazolására jogosult személyt – a szerződésben való feltüntetés útján – a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetője jelöli ki.

2. A teljesítés igazolása során meg kell győződni arról, hogy a feladat elvégzése előírásszerűen, a szerződésben foglaltak szerint megtörtént-e, illetőleg az ellenérték kifizetése megalapozott-e, amelyet a kötelezettségvállalásban meghatározottak szerint kell igazolni.

3. Amennyiben a szerződésszerű teljesítéssel kapcsolatosan kifogás nem merül fel, a teljesítés igazolására jogosult személy a teljesítést az utasítás 3. számú mellékletében található nyomtatvány (Teljesítésigazolás és kifizetés engedélyezése) „Teljesítésigazolás” rovatainak kitöltése és aláírása útján igazolja, és a nyomtatvány egy példányát az NFGM-mel szerződő fél részére továbbítja. A számla kiállítására a nyomtatvány birtokában és alapján kerülhet sor azzal, hogy a számla kiállításának a kötelezettségvállalásban meghatározott részteljesítésekhez (részfeladatokhoz) kell igazodnia.

4. A szerződő fél által kiállított számlát a teljesítés igazolására jogosult személy formailag és számszerűleg ellenőrzi.

5. Amennyiben a kötelezettségvállalás tárgya tanulmány, szoftver, egyéb tárgyi eszköz beszerzése, úgy a teljesítésigazoló nyilatkozni köteles, hogy a beszerzett tanulmányt mennyi ideig kívánják felhasználni, és a nyilatkozatot a teljesítésigazolással együtt a Költségvetési és Kontrolling Főosztályra meg kell küldeni.

6. A számla kifizetését a kötelezettségvállalásra jogosult vezető engedélyezi az utasítás 3. számú mellékletében található, a „Teljesítésigazolás” rovatok tekintetében már kitöltött és aláírt nyomtatvány NFGM-et illető példánya „Kifizetés engedélyezése” rovatainak kitöltése és aláírása útján. Tanulmányok esetén a kifizetés csak akkor kezdeményezhető, amennyiben azt a tanulmányok beszerzését szabályozó külön utasításban foglaltak szerint a Kabinetfőnök jóváhagyta. A nyomtatványon minden esetben fel kell tüntetni a részteljesítésekhez (részfeladatokhoz) kapcsolódó ügyletkódot, szakfeladatot és (rész)összeget.

7. Ha valamely okból a kifizetés nem engedélyezhető, akkor a teljesítés igazolására jogosult személy gondoskodik a számla kiállítójának tájékoztatásáról, és szükség esetén intézkedik a hiánypótlás iránt.

8. A kötelezettségvállalásra jogosult vezető a megfelelően kiállított számlát – a 4., illetve a 11. alpontban foglalt esetben a mellékelt igazolással vagy nyilatkozattal együtt – és az általa a 6. alpontban szerint jóváhagyott nyomtatványt az Iratkezelési Utasításban előírtak betartásával továbbítja a Költségvetési és Kontrolling Főosztály részére.

9. Azon előirányzatok esetében, amelyeknél a pénzügyi-számviteli feladatokat kezelő szervezet végzi, a kötelezettségvállalásra jogosult vezető a megfelelően kiállított számlát és az általa az 5. alpont szerint jóváhagyott nyomtatványt a kezelő szervezet részére továbbítja.

10. Amennyiben támogatási szerződés – jogszabály vagy belső utasítás alapján – előlegfizetésről vagy a támogatási összeg kifizetése tekintetében előfinanszírozásról rendelkezik, a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek a 3. melléklet szerinti nyomtatvány „Kifizetés engedélyezése” rovatainak értelemszerű kitöltése és aláírása útján kell gondoskodnia a pénzügyi teljesítés engedélyezéséről, továbbá a nyomtatvány Költségvetési és Kontrolling Főosztály vagy pénzügyi-számviteli feladatokat ellátó kezelő szervezet részére történő továbbításáról.

11. Amennyiben a Támogatási szerződés esetében az NFGM utófinanszírozás keretében nyújtja a támogatást, úgy a szerződő partner (kedvezményezett) szakmai és pénzügyi beszámolót köteles együttesen benyújtani a részelszámolás és záróelszámolás esetén egyaránt. Fejezeti kezelésű előirányzatok terhére nyújtott támogatás esetében a 3. számú melléklet szerinti nyomtatvány kitöltése előtt, a beszámoló elfogadását, és kifizetés engedélyezését megelőzően a pénzügyi beszámolót és mellékleteit a szerződésteljesítés igazolására jogosult személy megküldi a Költségvetési és Kontrolling Főosztályra, a bizonylatok formai szempontú véleményezése céljából.

12. Amennyiben közbeszerzési eljárás eredményeként, illetve központosított közbeszerzés keretében megkötött szerződés és annak teljesítése az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. tv. (a továbbiakban: Art.) 36/A. §-ának hatálya alá tartozik, a teljesítés igazolására jogosult személy a teljesítésigazolásnak az NFGM-mel szerződő fél részére a (3) bekezdésben foglaltak szerint történő megküldésével egyidejűleg felhívja a szerződő felet, hogy számlájának (részletekben történő fizetés esetében minden nettó 200 000 forintot meghaladó összegű számlájának) benyújtásakor csatolja az Art. 36/A. §-a szerinti adóigazolást vagy arra vonatkozó, cégszerűen aláírt nyilatkozatát, hogy szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban (Art. 36/B. §). Amennyiben a szerződő fél szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban, úgy az erre vonatkozó nyilatkozatát csak az első számlájával együttesen kell benyújtania, az ezt követően történő kifizetéseknél a Költségvetési és Kontrolling Főosztály munkatársa ellenőrzi a fél köztartozásmentességét.

13. A miniszterelnök által az NFGM-hez kirendelt kincstárnok engedélye nélkül a megbízólevélben meghatározott összeghatár³ felett kifizetés nem engedélyezhető. A kincstárnoki engedélyhez kötött kifizetési igényeket a jelen utasítás XXII. 4. alpontban foglaltak szerint teljesíti a Költségvetési és Kontrolling Főosztály.

Érvényesítés, utalványozás, utalványlap ellenjegyzése

XXIX.

1. A teljesítésigazolást, valamint a kifizetés engedélyezését követően, a kifizetendő számlát a Költségvetési és Kontrolling Főosztály is ellenőrzi és a Forrás SQL-rendszerből nyert Kiadási utalványrendelet használatával az érvényesítésre, utalványozásra és ellenjegyzésre vonatkozó, az NFGM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló, valamint a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium fejezet adott évre vonatkozó egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználásáról szóló utasításokban rögzített eljárásrend szerint jár el, ide nem értve azon előirányzatokat, amelyeknél a pénzügyi- számviteli feladatokat kezelő szervezet végzi.

2. A Költségvetési és Kontrolling Főosztály havonta, az előző hóban történt pénzügyi teljesítések nyomonkövethetősége érdekében, valamennyi szakállamtitkárság, illetve a Miniszteri Kabinet részére elektronikusan megküldi a kötelezetségvállalási leltárt, az irányításuk alá tartozó szervezeti egységek tekintetében.

A szerződés módosítása, teljesítés nélkül történő megszűnése

XXX.

1. A szerződés módosításának folyamatára a kötelezettségvállalási folyamatra vonatkozó szabályokat kell alkalmazni azzal, hogy a Szerződéses adatlap módosítás rovatában meg kell jelölni azon szerződés azonosítóját is, amelyre a szerződésmódosítás vonatkozik.

2. Amennyiben a módosítás pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmaz – azaz a kötelezettségvállalás összege nem változik – úgy a szerződésmódosítást pénzügyi ellenjegyzés céljából a Költségvetési és Kontrolling Főosztályra nem kell megküldeni.

3. Amennyiben a szerződés nem teljesítéssel szűnik meg, a szerződésben rögzített feltételek szerint kell eljárnia a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egységnek, azzal, hogy a Közbeszerzési Főosztályt véleményezőként a szerződés megszüntetésébe – a kapcsolódó dokumentumok véleményeztetése útján – be kell vonni.

4. A 3. alpontban foglaltak esetén a szerződés megszüntetését követően a lezárásra vonatkozó rendelkezéseket megfelelően alkalmazni kell.

A kötelezettségvállalás lezárása

XXXI.

1. A szerződés teljes körű szakmai teljesítését követően a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetőjének gondoskodnia kell a kötelezettségvállalás lezárásáról.

2. A kötelezettségvállalás lezárását a – 4. számú mellékletben szereplő – „Kötelezettségvállalás lezárása” nyomtatvány kitöltése útján kell igazolni, és azt a Költségvetési és Kontrolling Főosztály vagy a pénzügyi-számviteli feladatokat ellátó kezelő szervezet részére kell továbbítani, az utolsó pénzügyi teljesítés kezdeményezésekor, a pénzügyileg teljesítendő számlával és teljesítésigazolással, valamint támogatás nyújtása esetében a záróelszámolással együtt.

3. A kötelezettségvállalás lezárásakor a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetőjének intézkednie kell a szerződésben rögzített, de fel nem használt összeg (maradvány) rögzítése és a maradvány felszabadításának engedélyeztetése iránt. Ennek érdekében az ilyen irányú igényét – szakmai indokolással ellátva – a Költségvetési és Kontrolling Főosztályra megküldi, amely főosztály továbbítja azt a Pénzügyminisztérium részére, jóváhagyás kérése céljából.

4. A Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium beszerzéseinek szabályozásáról szóló NFGM utasításban foglaltak alapján a közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződések teljesüléséről a teljesítésigazolás kiállítását követően haladéktalanul, legfeljebb két napon belül a beszerző szervezeti egység a teljesítésigazolás másolatának megküldésével köteles a Közbeszerzési Főosztályt tájékoztatni.

Záró rendelkezések

XXXII.

Ez az utasítás a közzétételét követő 3. napon lép hatályba, egyúttal hatályát a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának általános szabályairól szóló 12/2008. (IX. 25.) NFGM utasítás.

1. számú melléklet a 17/2010. (IV. 30.) NFGM utasításhoz

Szerződéses adatlap

Az adatlap és szerződéstervezet KIR3 iktatórendszerből származó iktatószáma:

AZ NFGM SZERZŐDÉSSEL ÉRINTETT SZERVEZETI EGYSÉGEI, MUNKATÁRSAI
Szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység:
Kötelezettségvállaló:
Szakmai teljesítés igazoló:
Ügyintéző: (az Együttműködési portálon dokumentumok kezelésére jogosult személy)
További érintett munkatársak: (olvasási jogosultság biztosítandó a Szerződéstárhoz)
Jogelőd szervezeti egység:
Jogutód szervezeti egység:
SZERZŐDÉS – ALAPADATOK
Kötelezettségvállalás azonosítója:
AZ NFGM szerződő (külső) partnere:
Szerződés típusa:
Szerződés kategória (témakör):
Szerződés tárgya:
Szerződés összege:	Nettó:	Bruttó:
Szerződés felek általi aláírásának kelte:
A szakmai teljesítés véghatárideje:
Szerződés minősítése: ❑ Nem minősített ❑ Üzleti titok ❑ Államtitok ❑ Szolgálati titok
Közbeszerzés:	Amennyiben nem közbeszerzés, annak indoka:
❑ Igen ❑ Nem	❑ Értékhatár alatti ❑ Nem visszterhes szerződés	❑ Kizárólagos jog/műszaki sajátosság ❑ Alaptevékenységhez fűződő tanácsadás ❑ A Kbt. (szakasz száma) szerinti kivételi kör
MÓDOSÍTÁS
Módosításra került szerződés azonosítója:
Megjegyzés:

Véleményezés	Név	Dátum	Iktatószám
Jogi
Közbeszerzési

Budapest, 200….

Szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység
vezető

2. számú melléklet a 17/2010. (IV. 30.) NFGM utasításhoz

Kötelezettségvállalási adatlap

Az adatlap és szerződéstervezet KIR3 iktatórendszerből származó iktatószáma:

KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS ADATAI
Ügyintéző: (az Együttműködési portálon dokumentumok kezelésére jogosult személy)
Kötelezettségvállalás azonosítója:
Az NFGM szerződő (külső) partnere:
Szerződő fél (felek) székhelye (lakóhelye):
Szerződő fél (felek) adószáma (adóazonosító jele):
Szerződő fél (felek) bankszámlaszáma:
Szerződés tárgya:
Szakfeladatrend szerinti besorolás (megnevezés és szám):
Forrás: ❑ Tárgyév ❑ ……………….. évi maradvány ❑ Egyebek
Kiadási előirányzat megnevezése:				ÁHT azonosító:
Szerződés összege:		Nettó:		Bruttó:
Teljesítési adatok
Szakmai teljesítés(ek) határideje	Nettó összeg	Áfa	Bruttó összeg	Pénzügyi teljesítés időpontja	Ügyletkód

Kötelezettségvállalás ellenjegyzése (Költségvetési és Kontrolling Főosztály)
Ellenjegyző neve, beosztása:
Ellenjegyzés dátuma:		Ellenjegyző aláírása:
Ellenjegyzés eredménye:	❑ Forrás rendelkezésre áll ❑ Ellenjegyzés megtagadva
Ellenjegyzés megtagadásának indoka:

Egyetért: Budapest, 200….		Budapest, 200….
……………………………………………………… Kabinetfőnök¹ vagy szakállamtitkár² egyetért		……………………………………………………… Kötelezettségvállalásra jogosult vezető

		A tanulmánybeszerzést jóváhagyom³: Budapest, 200….
		……………………………………………………… kabinetfőnök

Szerződés aláírása meghiúsult:
Meghiúsulás indoka:	……………………………………………………… Kötelezettségvállalásra jogosult vezető
Budapest, 200….

_______________

¹ Tanulmánybeszerzés esetén összeghatártól függetlenül szükséges a kabinetfőnöki jóváhagyás.

² Értékhatártól és előirányzattól függően.

³ Tanulmánybeszerzés esetén összeghatártól függetlenül szükséges a kabinetfőnöki jóváhagyás.

3. számú melléklet a 17/2010. (IV. 30.) NFGM utasításhoz

Teljesítésigazolás és kifizetés engedélyezése

A teljesítésigazolás KIR3 iktatórendszerből származó iktatószáma:

TELJESÍTÉSIGAZOLÁS
Alapadatok
Szerződő fél(ek) megnevezése (külső partner):								Köt.váll. azonosító¹:
Szerződés tárgya:
Szakfeladat (megnevezés és szám):
	Kötelezettségvállaló		Teljesítésigazoló			Ügyintéző
Szervezeti egység megnevezése:
Név:
Beosztása:
Kifizetés forrása:
Az előirányzat megnevezése:					ÁHT azonosító:
Forrás: ❑ Tárgyév ❑ ………… évi maradvány		A szerződés ezen pénzügyi teljesítés után még kifizethető része (Ft vagy ………..… )²:		Nettó:			Bruttó:

Teljesítés/támogatás tartalma	Teljesítés dátuma	Ügyletkód¹	Összege (Ft vagy …….… )²
Teljesítés/támogatás tartalma	Teljesítés dátuma	Ügyletkód¹	nettó	áfa	bruttó



Összesen:

_____________________

¹ A számlán szerepeltetni kell!

² Ha nem Ft, a megfelelő devizanem kitöltendő!

A teljesítést, a feladat szakszerű elvégzését, szolgáltatás teljesítését/a támogatás kifizetésének jogosságát igazolom.

Budapest, 200………………… hó … nap

………………………………………
teljesítésigazoló aláírása

KIFIZETÉS ENGEDÉLYEZÉSE
(CSAK TANULMÁNYOK ESETÉN!)

A tanulmány ellenértékének kifizetését jóváhagyom.

Budapest, 200………………… hó … nap

………………………………………
kabinetfőnök

Az alábbi számla (számlák) kifizetését a szerződés _____________ pontja(i) alapján engedélyezem.

Budapest, 200………………… hó … nap

………………………………………
kötelezettségvállaló aláírása

Mellékletek: ❑ …………. db számla , ❑ számlaösszesítő

4. számú melléklet a 17/2010. (IV. 30.) NFGM utasításhoz

Kötelezettségvállalás lezárása

A kötelezettségvállalás lezárásának KIR3 iktatórendszerből származó iktatószáma:

Alapadatok
	Kötelezettségvállaló		Teljesítésigazoló		Ügyintéző
Szervezeti egység megnevezése:
Név:
Beosztása:
Kötelezettségvállalás adatai
Köt.váll. azonosító:		ÁHT azonosító:
Szerződő fél(ek) megnevezése:
Szerződés tárgya:
A pénzügyi teljesítésre vonatkozó adatok
Szerződés teljes bruttó összege (Ft):
A szerződés terhére kifizetett bruttó összeg (Ft):
A szerződésben fennmaradt összeg, amely lezárható (Ft):				Nettó:		Bruttó:
Visszafizetés esetén, annak indoklása és összege:				Nettó:		Bruttó:
Kifizetés forrása
Forrása: ❑ Tárgyév ❑ Tárgyévi maradvány ❑ ………… évi maradvány
Az előirányzat megnevezése:
Ügyletkód(ok):

Alulírott nyilatkozom, hogy a fent nevezett kötelezettségvállalásra további pénzügyi teljesítést nem kezdeményezek, a szerződés lezárható.

Budapest, 200………………… hó … nap

………………………………………
szervezeti egység vezetője
(vagy az általa írásban kijelölt személy neve)

5. számú melléklet a 17/2010. (IV. 30.) NFGM utasításhoz

Szolgáltatási és ellátási alapadattár (SZEAT) adatlapja

Az adatlap és szerződés KIR3 iktatórendszerből származó iktatószáma:

SZERZŐDÉS – ALAPADATOK
Szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység:
Kötelezettségvállaló:
A szerződés aláírásának időpontja:
Szerződés típusa:
Szerződés tárgya:
HELY ÉS ESZKÖZIGÉNY MEGJELÖLÉSE
Foglalkoztatott személy megnevezése: (ha cég alkalmazásában áll, a cég megnevezése is)
Foglalkoztató szervezeti egység:
Foglalkoztatás időtartama:
Foglalkoztatott részére kért eszközök (helyiség, informatikai eszközök, telefon, e-mail elérhetőség) és ezen eszközök szükségességének rövid indokolása.

Budapest, 200….

Szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezető

6. számú melléklet a 17/2010. (IV. 30.) NFGM utasításhoz

Az utasítást a 15/2011. (V. 6.) NGM utasítás 2. § (2) bekezdése hatályon kívül helyezte 2011. május 7. napjával. E hatályon kívül helyező utasítás 2. § (1) bekezdése alapján a folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

Jelenleg 10 millió Ft.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek