18/2010. (XII. 10.) BM utasítás
18/2010. (XII. 10.) BM utasítás
az Európai Unió Tanácsának 2011. első félévi magyar elnöksége alatti működési rendről1
2010.12.10.
1. Az utasítás hatálya a Belügyminisztérium, annak önálló szervezeti egységei, háttérintézményei és az önálló belügyi szervek (a továbbiakban együtt: szervezeti egységek) elnökséggel összefüggő tevékenységére és az elnökségi feladatokban részt vevő munkatársaira (a továbbiakban: munkatársak) terjed ki, az Európai Unió Bel- és Igazságügyi Tanácsa és ennek döntés-előkészítő struktúrái elnöklése, valamint az ezekhez kapcsolódó szakmai rendezvények vonatkozásában.
2. 2011. január 1. és június 30. között a szervezeti egységek Szervezeti és Működési Szabályzatait, ügyrendjeit – az elnökségi feladatok ellátása során – az utasításban foglalt eltérésekkel együttesen kell alkalmazni.
Általános rendelkezések
3. Az Európai Unió Tanácsa 2011. első félévi magyar elnökségéből (a továbbiakban: elnökség) adódó feladatok ellátásának a szervezeti egységek tevékenységében prioritást kell adni. Az elnökség időtartama alatt az elnökséggel nem összefüggő feladatok elvégzését elsődlegesen az elnökségi feladatokat nem végző munkatársakra kell szignálni.
4. Az utasítás alkalmazása során a munkatársak közötti írásos érintkezés (előterjesztés, jóváhagyás, dokumentumok megküldése, észrevételezése stb.) főszabály szerint elektronikus úton, e-mailben történik. Az elnökségi feladatokkal összefüggő elektronikus megkeresésekre a címzettnek az abban meghatározott határidőre kell választ adni, függetlenül az esetlegesen szükséges további vezetői jóváhagyástól, aláírástól. A határidő elmulasztását egyetértésnek kell tekinteni. A szervezeti egységekben az elnökséggel kapcsolatos előterjesztések, döntések az uniós napi feladatokhoz igazodva gyorsított eljárási rendben történik.
5. Az elnökségi feladatokat végző, vezetői megbízással rendelkező munkatársaknak telefonon folyamatosan és elektronikus úton, e-mailben lehetőség szerint elérhetőnek kell lenni. A vezetői megbízással nem rendelkező munkatársaknak – hivatali munkaidőn túl – lehetőség szerint mind telefonon, mind elektronikus úton, e-mailben elérhetőnek kell lenni. Az ehhez szükséges kommunikációs eszközöket a Külügyminisztérium biztosítja a munkatársak számára.
6. Az elnökség időtartama alatt a munkatársak számára szabadság csak különleges méltánylást érdemlő esetben engedélyezhető. Ebben az esetben a szervezeti egységek vezetői kötelesek gondoskodni a munkatársak megfelelő helyettesítéséről.
Tanácsi munkacsoportok
7. A tanácsi munkacsoportok elnökségi stáblista szerint kijelölt vezetői (a továbbiakban: munkacsoport-vezetők) felelnek a tanácsi munkacsoport tevékenységének – az elnökségi programban meghatározott célok szempontjából eredményes – működéséért.
8. A tanácsi munkacsoportok üléseit a Tanács eljárási szabályzata rendelkezéseinek alapján úgy kell előkészíteni és levezetni, hogy azok az előzetesen, napirendi pontonként meghatározott célok elérését szolgálják. A célmeghatározás és az ehhez szükséges álláspont-kialakítás az Európai Unió döntéshozatali tevékenységében való kormányzati részvétel összehangolásáról és az Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottságról szóló 1169/2010. (VIII. 18.) Korm. határozatban meghatározottak szerint történik.
9. A munkacsoport-vezető a tanácsi munkacsoport munkájában részt vevő elnökségi stábtagok és a munkacsoport tevékenységében részt vevő egyéb szakértők felé – azok szervezeti alárendeltségétől, beosztásától és rendfokozatától függetlenül – a tanácsi munkacsoport működésével összefüggő feladatok tekintetében utasítási joggal rendelkezik. A stábtagok és a munkacsoport tevékenységében részt vevő szakértők a munkacsoport működésével összefüggésben csak a munkacsoport-vezetőn keresztül utasíthatók.
10. A munkacsoport-vezetőnek a munkacsoport tevékenysége során a lehető legnagyobb mértékben támaszkodnia kell a munkacsoportban részt vevő stábtagok és egyéb szakértők kompetenciáira.
11. A munkacsoport-vezető – akadályoztatása esetét kivéve – nem átruházható feladatként
a) vezeti a tanácsi munkacsoport üléseit,
b) elkészíti a tanácsi munkacsoport részletes üléstervét, meghatározva abban az egyes napirendi pontok kapcsán keletkező feladatok határidejét és felelősét,
c) kezdeményezi a bel- és igazságügyi tanácsosok ülésének összehívását, gondoskodik tanácsosi ülést vezető szakdiplomata felkészítéséről és támogatásáról; szükség szerint részt vesz az ülésen,
d) javaslatot tesz az egyes dossziék magasabb szintű munkacsoportok (COSI, CATS, SCIFA, COREPER) napirendjére tűzésére, annak megjelölésével, hogy ez vitás vagy vita nélküli pontként történjen-e,
e) jóváhagyja az ülésről készült részletes jelentést.
12. A munkacsoport-vezető személyesen, vagy a tanácsi munkacsoport munkájában részt vevő munkatárs útján:
a) a Magyar Köztársaság Európai Unió melletti Állandó Képviseletének belügyi szakdiplomatája közreműködésével kapcsolatot tart a Tanács Főtitkárságával (a továbbiakban: Főtitkárság), meghatározza a Főtitkárság által elvégzendő feladatokat és azok határidejét,
b) a magyar elnökség részéről jóváhagyja a Főtitkárság által készített dokumentumokat, és engedélyezi azok elnökség nevében történő kiküldését,
c) jóváhagyja, és a Főtitkárság felé az elnökség nevében tanácsi dokumentumként való továbbításra megküldi a magyar elnökség munkatársai által készített dokumentumokat,
d) gyorsjelentést készít az ülésről,
e) kapcsolatot tart a tagállami delegációkkal és az Európai Bizottsággal, lefolytatja a szükséges egyeztetéseket, illetve szükség esetén kezdeményezi a magasabb szintű egyeztetések lefolytatását,
f) kapcsolatot tart az Európai Parlament képviselőivel és azok munkatársaival, kezdeményezi az Európai Parlamenttel való együttműködés során az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár felé az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár vagy a miniszter személyes közreműködését,
g) az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár kijelölése alapján képviseli a magyar elnökséget az Európai Parlamenttel való egyeztetéseken,
h) elkészíti a tanácsi munkacsoport működéséhez kapcsolódó elnökségi rendezvények rendezvényterveit.
13. A munkacsoport-vezetőt akadályoztatása esetén az elnökségi stáblistában meghatározott helyettese, ennek akadályoztatása esetén a Magyar Köztársaság Európai Unió melletti Állandó Képviseletének az adott munkacsoportért felelős belügyi szakdiplomatája helyettesíti.
14. A tanácsi munkacsoportok üléseihez a munkacsoport-vezetőnek az 1. melléklet szerinti részletes üléstervet kell készíteni. Az adott munkacsoport-ülésre szóló részletes üléstervet az ülés tervezett időpontja előtt legkésőbb 15 nappal az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár hagyja jóvá. A munkacsoport-vezető ennek a jóváhagyásnak a birtokában haladéktalanul kezdeményezi a Főtitkárság felé az ülés hivatalos meghívójának és napirendjének elkészítését és az elnökség nevében való kiküldését.
15. A részletes üléstervnek tartalmaznia kell
a) az egyes napirendi pontok kapcsán adódó feladatokat (pl. dokumentum készítése, Főtitkárság által készítendő dokumentum átnézése, jóváhagyása, prezentáció tartása, háttéregyeztetés folytatása),
b) az a) pontban meghatározott feladatok határidejét és személyre lebontva a felelősöket,
c) az egyes napirendi pontok kapcsán az ülésen elérendő célt,
d) az ülésen a magyar elnökség és delegáció részéről jelenlétre javasolt személyeket.
16. A tanácsi munkacsoport ülésének befejezését követő egy órán belül gyorsjelentést kell készíteni. A gyorsjelentésben áttekinthetően, tömören össze kell foglalni az ülésen megtárgyalt érdemi napirendi pontok eredményét, különös tekintettel a következőkre:
a) az adott dosszié magasabb szintre kerülhet-e,
b) szükséges-e a dokumentum átdolgozása, új dokumentum készítése, ennek határideje,
c) mely delegációkkal és milyen szinten szükséges további egyeztetés lefolytatása, ennek javasolt módja.
17. A gyorsjelentést az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár, a Belügyminisztérium (a továbbiakban: BM) Európai Együttműködési Főosztály vezetője, valamint az Állandó Képviselet Bel- és Igazságügyi Csoport vezetője és helyettes vezetője felé kell megküldeni. Ha szükséges, a gyorsjelentést, adott esetben egyes konkrét napirendi pontok vonatkozásában a munkacsoport-vezető telefonon is megteheti, de az írásos gyorsjelentést ezt követően is a lehető leghamarabb el kell készíteni.
18. A munkacsoport-vezető által kijelölt, az ülésen részt vett stábtagnak a tanácsi munkacsoport ülését követő munkanapon el kell készíteni, és a tanácsi munkacsoport-vezető számára jóváhagyásra bemutatni az ülés részletes jelentését.
19. Nem tervezett ülés tartásának, valamint tervezett ülés vagy ülésnap törlésének igényét a munkacsoport-vezető kezdeményezi, és az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár hagyja jóvá. A szükséges terem- és tolmácskapacitás biztosítása, valamint ennek lemondása érdekében a munkacsoport-vezető a jóváhagyást követően haladéktalanul felveszi a kapcsolatot az Állandó Képviselet munkacsoportot kezelő szakdiplomatájával. Nem tervezett ülés tartásának jóváhagyását követően a részletes üléstervet haladéktalanul el kell készíteni.
20. Bel- és igazságügyi tanácsosi ülés tartását a tanácsosi ülés tárgya szerint kompetens munkacsoport vezetője az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár jóváhagyásával kezdeményezi az Állandó Képviselet Bel- és Igazságügyi Csoportjának vezetője vagy helyettes vezetője felé.
Elnökségi dokumentumok
21. A magyar elnökségi kezdeményezésen alapuló dokumentumok első változatait, és szükség esetén az adott dossziéhoz tartozó további dokumentumváltozatokat és dokumentumokat a magyar elnökség munkatársainak kell elkészíteniük, és a Főtitkárságtól ezek vonatkozásában csak formai áttekintés, helyesbítés, valamint a tanácsi dokumentumok formai elemeinek biztosítása igénylendő. A dokumentumokat a munkacsoport-vezető hagyja jóvá, és küldi meg a Főtitkárság részére az elnökség nevében, tanácsi dokumentumként történő kiküldésre. Az egyéb, az elnökség nevében készülő tanácsi dokumentumokat a Főtitkárság készíti el, de a magyar elnökség részéről a kijelölt munkatársnak ezek vonatkozásában is előzetesen meg kell határozni a tartalmi követelményeket, és javaslatára a munkacsoport-vezetőnek a tervezet áttekintése után hozzá kell járulni az elnökség nevében annak tanácsi dokumentumként, a tanácsi munkacsoportba delegált tagállami és európai bizottsági tisztviselők részére elektronikus úton, e-mailben történő továbbításához.
22. Az elnökségi dokumentumokat először angol, kivételesen indokolt esetben francia nyelven kell elkészíteni. A dokumentumok más uniós hivatalos nyelvre fordítását a munkacsoport-vezetőnek a Főtitkárságnál kell kezdeményezni, valamint megbizonyosodni arról, hogy lefordításra kerülnek-e.
23. A miniszteri jóváhagyást igénylő dokumentumok tervezetét magyar nyelven kell elkészíteni, majd a jóváhagyást követően haladéktalanul angol – kivételesen indokolt esetben francia – nyelvű fordítással együtt meg kell küldeni a Főtitkárságnak. Ha a Főtitkárság készít miniszteri jóváhagyást igénylő dokumentumot, a tervezet magyar nyelven való elkészítését is kérni kell.
A COSI-ra, CATS-ra, SCIFA-ra, COREPER-re és BIÜT-re vonatkozó különös rendelkezések
24. A CATS és a COSI ülései kapcsán a munkacsoport-vezető át nem ruházható feladatait az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár látja el, azzal az eltéréssel, hogy a részletes üléstervet az BM Európai Együttműködési Főosztály vezetője készíti el, és az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár hagyja jóvá. A gyorsjelentést az Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottsága (a továbbiakban: EKTB) és az állandó képviselő felé kell megtenni.
25. A dokumentumok COREPER-ülés napirendjére tűzését a munkacsoport-vezető kezdeményezésére és a BM Európai Együttműködési Főosztály vezetőjének egyetértését követően az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár javasolja a BM részéről az EKTB felé. Az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár az EKTB-n keresztül gondoskodik a BM részéről az állandó képviselő megfelelő felkészítéséről és támogatásáról a COREPER-ülések elnöklésében.
26. A BIÜT-ülések részletes üléstervét, valamint a BIÜT-ülések napirendjére kerülő vitás pontokhoz készülő dokumentumokat és az ülés gyorsjelentését, továbbá részletes jelentését az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár előterjesztésére a miniszter hagyja jóvá.
Napi koordinációs értekezlet
27. A BM Európai Együttműködési Főosztály vezetője, akadályoztatása esetén az általa kijelölt vezető az elnökség időtartamának végéig minden munkanapon 8 óra 30 perckor napi koordinációs értekezletet tart, amelynek keretében áttekintésre kerülnek az aktuális feladatok. A napi koordinációs értekezleten a BM Európai Együttműködési Főosztály állományába tartozó munkacsoport-vezetők vesznek részt. Azok a munkacsoportok, amelyeknek vezetője nem tartozik a BM Európai Együttműködési Főosztály állományába, az értekezleten az adott munkacsoport elnökségi stábjába tartozó, vagy azzal összefüggő feladatokat végző, a BM Európai Együttműködési Főosztályon dolgozó munkatárs vesz részt, aki a szükséges információáramlás biztosítása érdekében előzetesen egyeztet a munkacsoport-vezetővel, illetve az értekezleten elhangzott releváns információkat részére továbbítja. Indokolt esetben, de legalább hetente egyszer a BM Európai Együttműködési Főosztály vezetője biztosítja a Főosztály állományába nem tartozó munkacsoport-vezetők személyes, illetve videokonferencia útján történő részvételét a napi koordinációs értekezleten.
Rendkívüli helyzetek
28. Rendkívüli helyzetben az EKTB vagy a belügyminiszter utasítására, vagy saját kezdeményezésére a helyettes államtitkár a szervezeti egységek vezetői megbízással rendelkező munkatársait és a rendkívüli helyzet által érintett munkacsoport-vezetőket összehívja, és megteszi a haladéktalanul szükséges intézkedéseket. Hivatali időn kívüli összehívás esetén a vezetőknek haladéktalanul meg kell jelenniük munkahelyükön a halaszthatatlan feladatok elvégzése céljából.
Elnökségi rendezvények
29. Az elnökség alatt Magyarországon megrendezendő, a BM feladatkörébe tartozó szakmai rendezvények (a továbbiakban: elnökségi rendezvények) előkészítése során minden egyes elnökségi rendezvényhez jelen utasítás 2. mellékletében meghatározott rendezvénytervet kell készíteni, amely tartalmazza:
a) az elnökségi rendezvény helyszínét, időpontját,
b) finanszírozásának megjelölését,
c) a tervezett napirendet,
d) az elnökségi rendezvénnyel elérni kívánt eredményt,
e) az egyes konkrét feladatok megjelölését, felelőseit és ütemezését (pl. meghívó elkészítése és kiküldése, vitadokumentum összeállítása, az elnökségi rendezvény elnöklése, gyakorlati szervezési kérdések),
f) az elnökségi rendezvény nyomán a tanácsi munkacsoportokba bevinni tervezett dokumentumok megjelölését, az érintett munkacsoport és ülés meghatározásával,
g) szükség szerint egyéb releváns információkat, megjegyzéseket.
30. A rendezvénytervet annak a tanácsi munkacsoport vezetőnek kell elkészítenie, amely munkacsoport tevékenységéhez az adott elnökségi rendezvény kapcsolódik. A rendezvénytervet az elnökségi rendezvény tervezett időpontját megelőzően két hónappal kell elkészíteni, egyeztetve az elnökségi rendezvény lebonyolításáért társfelelős tárcákkal, szervekkel. A rendezvénytervet az elnökségi rendezvények Kormány általi végleges jóváhagyását követően a BM Európai Együttműködési Főosztály vezetőjének előterjesztésére a helyettes államtitkár hagyja jóvá. Miniszteri szintű elnökségi rendezvények esetében a rendezvénytervet az európai uniós és nemzetközi helyettes államtitkár előterjesztésére a belügyminiszter hagyja jóvá. Ha valamely elnökségi rendezvényt nem közvetlenül a minisztérium szervez, a rendezvénytervet a BM Európai Együttműködési Főosztály vezetője ügyiratban kéri be a szervezést végző önálló belügyi szervtől.
31. A jóváhagyott rendezvényterv esetlegesen szükségessé váló módosításaira a 30. pontban foglaltakat értelemszerűen alkalmazni kell.
32. Az elnökségi rendezvény szakmai tartalmának előkészítése, valamint a halaszthatatlan intézkedések megtétele (szállodafoglalás, helyszín foglalása stb.) – ide nem értve a gyakorlati szervezés – a rendezvényterv jóváhagyását követően kezdődhet meg.
33. Ha az elnökség időtartama alatt előre nem tervezett elnökségi rendezvény megtartásának szükségessége merül fel, a rendezvénytervet haladéktalanul el kell készíteni.
Záró rendelkezések
34. A részletes üléstervek első változatait 2010. november 15-éig kell elkészíteni, majd ezt követően rendelkezésre álló információk függvényében folyamatosan aktualizálni kell.
35. A napi koordinációs értekezletek céljára a BM főépület 129. tárgyaló rendelkezésre állását 2010. december 1. és 2011. június 30. közötti időszakra folyamatosan biztosítani kell.
36. Ez az utasítás a közzétételének napján lép hatályba, és 2011. július 1-jén hatályát veszti.
1. melléklet a 18/2010. (XII. 10.) BM utasításhoz
RÉSZLETES ÜLÉSTERV
Év/hó/nap szerinti állapot
1. Alapadatok
Tmcs neve:
Ülés tervezett dátuma (hónap/nap, kezdés/befejezés óra/perc szerint):
Briefing/debriefing időpontja:
Terem:
Tolmácsolás:
Napirend: (utolsó verzió dok. száma, köröztetve: – dátum – )
Egyéb: (pl. ajándékozás, fogadás, kávé, pezsgő, prezentációhoz technika, mindennek az igényléséért felelős – név szerint –, igénylés állapota)
2. Jelenlévők
Elnök:
Helyettes:
HU-delegáció: (stábtagok – főváros, ÁK –; egyéb szakértők)
Delegáció kiutazása, visszautazása:
Egyéb meghívott: (pl. harmadik ország, nemzetközi szervezet képviselője- meghívás felelőse, határideje, állapota)
3. Egyes napirendi pontok
A napirendi pont kapcsán elérni kívánt cél: (pl. vita lezárása … Cikkig; dokumentum bemutatása; prezentáció tartása; kompromisszum elérése a … nyitott kérdés tekintetében, dokumentum továbbítása CATS/SCIFA/COREPER elé vitás/vita nélküli pontként, információs pont).
Időkeret:
Dokumentum: (készíti HUPRES részéről – név szerint –/SECR készíti, dokumentum állapota, köröztetve: – dátum –)
Előzmény: korábbi tárgyalás kimenetele, akkor rögzített feladatok megtörténte
Ismert, érdemi pozíciók a delegációk részéről:
Előzetes egyeztetés szükséges: igen/nem, ha igen, kivel, felelőse – név szerint –, határideje, állapota
Felszólalás: amennyiben a napirendi pont kapcsán az elnök levezető szövegén kívül szükséges, pl. prezentáció, dokumentum ismertetése, HU-pozíció külön ismertetése, felelős – név szerint –. A felszólalást a részletes üléstervben tartalmilag nem kell ismertetni!
4. Egyéb, az üléshez kapcsolódó feladatok
Pl. találkozó, részvétel brüsszeli rendezvényen.
2. melléklet a 18/2010. (XII. 10.) BM utasításhoz
RENDEZVÉNYTERV
Év/hó/nap szerinti állapot
1. Alapadatok
Szervező BM és KüM részéről:
Rendezvény neve:
Rendezvény tervezett dátuma (hónap/nap, kezdés/befejezés óra/perc szerint):
Helyszín:
Tolmácsolás-, technikaigény:
Finanszírozás:
Delegációk érkezése, indulása:
Delegációk szállása:
Transzfer:
Ajándék:
Ellátás:
Kultúrprogram:
2. Jelenlévők
HUPRES részéről:
Meghívottak:
3. Meghívó
Készíti – név szerint –, állapota
4. Napirend
Levezető elnök megjelölése
Egyes napirendi pontok időkerettel, előadók neve, az egyes napirendi pontokhoz kapcsolódó dokumentumot, prezentációt ki készíti (határidő!).
5. Elérni kívánt eredmény
Pl. kiadvány készül, a rendezvényről tanácsi dokumentum készül (felelős név szerint, határidő), tanácsi struktúrában bemutatják (ülés neve, időpontja, felelős név szerint)
1
Az utasítás a 36. pont alapján hatályát vesztette 2011. július 1. napjával.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás