7/2010. (III. 5.) KüM utasítás

a 2011. első félévi magyar EU-elnökségi feladatok költségvetési-pénzügyi tervezésének, gazdálkodásának, valamint elszámolásának rendjéről¹

2010.03.05.

A jogalkotásról szóló 1987. évi XI. törvény 49. §-ának (1) bekezdésére tekintettel a 2011. első félévi magyar EU-elnökségi feladatok költségvetési-pénzügyi tervezésének, gazdálkodásának, előirányzat-felhasználásának, valamint elszámolásának Külügyminisztériumban történő rendjére vonatkozóan a következő utasítást adom ki:

I. Az utasítás célja

Jelen utasítás célja az EU-elnökséggel kapcsolatban a Külügyminisztériumra háruló gazdálkodási (pénzügyi tervezési, költségvetési, elszámolási) és logisztikai feladatok szabályszerű végrehajtásának, továbbá az EU-elnökségi feladatok akadálymentes lebonyolításának biztosítása.

II. Az utasítás hatálya

Jelen utasítás hatálya kiterjed a Külügyminisztérium (a továbbiakban: KüM) belföldi és külföldi szervezeti egységeire, továbbá minden olyan, a Külügyminisztériummal közszolgálati jogviszonyban, munkaviszonyban, vagy megbízási jogviszonyban álló természetes személyekre, akik az EU-elnökséghez kapcsolódóan feladatot látnak el, függetlenül attól, hogy a feladat ellátása belföldön vagy külföldön történik.

III.. Értelmező rendelkezések

Jelen utasítás alkalmazásában:

1. Központ: a KüM központi igazgatásnak valamennyi szervezeti egysége.

2. Távirati utasítás: az EU-elnökségi feladatok lebonyolításához kapcsolódóan a külképviselet részére hivatalos formában, írásban (faxon, nyílt táviratban, hivatalos e-mailben) eljuttatott kötelező utasítás, melyet az Igazgatási szakállamtitkár hagy jóvá és az EU Elnökségi Költségvetési és Logisztikai Osztály (a továbbiakban: EUKLO) küld ki. A nyílt távirat, e-mail, fax kiadmányozása – záradékolás nélkül – nem tekinthető kötelezettségvállalásnak, az nem pótolja szerződés, megrendelés aláírását.

3. Záradékolás: a Központ szervezeti egysége a „2011 évi magyar EU-elnökségre való felkészülés” költségvetési előirányzata terhére kötelezettséget vállal, mely lebonyolítására – elszámolási kötelezettség mellett – távirati utasításban valamely külképviseletet bízza meg. A záradékolás részletes szabályait a külképviseletek gazdálkodásának rendjéről szóló 1/2007. KüM utasítás állapítja meg. A záradékoló távirat kötelezettségvállalás jóváhagyásának tekintendő.

4. EU-elnökségi feladat: E szabályzat alkalmazásában EU-elnökségi feladat alatt értendő a Magyar Köztársaság 2010. évi költségvetéséről szóló 2009. évi CXXX. törvény XVIII. Külügyminisztérium fejezet 5. cím, 39-es alcímen meghatározott, a 2011. évi magyar EU-elnökségre való felkészülés fejezeti előirányzatról finanszírozott feladat.

IV. A gazdálkodási jogkörök általánostól eltérő gyakorlásának rendje

1. Az EU-elnökségi feladatokhoz kapcsolódóan a Központban a Külügyminisztérium gazdálkodásának egyes kérdéseiről szóló 3/2009. KüM utasításban foglaltakat az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni:

1.1. Kötelezettségvállalás eltérő szabályai a Központban:

1.1.1. Az EU-elnökségi feladatokra biztosított előirányzatok esetén a kötelezettségvállalások, szabad előirányzatok átláthatósága, nyomon követhetősége érdekében a kötelezettségvállalást megelőző pénzügyi ellenjegyzés feladatait az EUKLO vezetője, pénzügyi referensei látják el. A keretgazdák számára átadott előirányzat esetében a pénzügyi ellenjegyzés feladatait az illetékes keretgazdák látják el.

1.1.2. A központi költségvetési és pénzügyi nyilvántartó rendszerben (MANNA) – a vezetői döntés-előkészítés, információáramlás elősegítése érdekében – a kétszintű elkülönítést (Téma/Munkaszám) kell kialakítani. A témaszámok/munkaszámok kialakításáért, aktualizálásáért az EUKLO, a Manna informatikai fejlesztésért a GFO a felelős.

2. Az EU-elnökségi feladatokhoz kapcsolódóan a külképviseleteken a külképviseletek gazdálkodásáról szóló 1/2007. KüM utasításban foglaltakat az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni:

2.1. Kötelezettségvállalás eltérő szabályai a külképviseleteken:

2.1.1. Amennyiben jelen utasítás eltérően nem rendelkezik, a külképviseletekre a feladatok végzéséhez az előirányzatok nem kerülnek leadásra, a konkrét feladathoz tartozó forrást záradékoló távirattal biztosítja a Központ. A feladat teljesítéséről, annak pontos költségeiről jelentési kötelezettség terheli a külképviselet vezetőjét. Az adott tétel elszámolása során az ügyirat rovatba az EU2011 feladat megjelölés kerüljön. A hónap végi PN-zárással egyidejűleg kimutatást kell készíteni a 2011 EU-elnökséggel kapcsolatos kiadások havi összesítéséről, amelyet a PN-napló 1. számú példányával együtt a GFO Számviteli Osztályára kell felterjeszteni (1. számú melléklet).

2.1.2. Egyes külképviseletek esetében, kizárólag az alábbi öt költség: napidíj, bérleti díj, reprezentáció, kiküldetés, üzemanyag tekintetében EU2011-es költségvetési előirányzat kerülhet biztosításra. Ebben az esetben „főkönyvi analitika” bevezetésével kell az elkülönítést végrehajtani. Ennek gyakorlati megvalósításaként az érintett 5-ös főkönyvi számlaszám egy pluszkarakterrel egészül ki: 9› EU2011. Az adott tétel elszámolása során az ügyirat rovatba az EU2011 megjelölés kerül rögzítésre.

2.1.3. Azokon az állomáshelyeken, ahol a – személyi juttatásokon felül – 10 000 (tízezer) EUR/költségvetési év összegnél nagyobb előirányzati összeg kerül biztosításra az EU 2011-es feladatokra, az eddigi egy PNWIN 16 pénztárnapló és SZEM-program helyett kettőt kell vezetni. Ilyen állomáshelyek: Brüsszel EU ÁK, Brüsszel, Madrid, New York ENSZ, Genf ENSZ/WTO, Bécs EBESZ. Az adatszolgáltatásra és a felterjesztésre a havi jelentési kötelezettségekkel egy időben és azonos módon kerül sor.

2.1.4. Az EU-elnökségi feladatokhoz közvetlenül kapcsolódó kiadásokon felül, az EU-elnökségi feladatokhoz kapcsolódó, számlával nem igazolható általános költségek felosztása a 2. számú mellékletben szereplő számítási metodika alapján történik. A költségfelosztás célja, hogy a külképviseleteken felmerülő EU-elnökségi feladatokra fordított összes kiadás megjeleníthető legyen a főkönyvekben, elszámolásokban. A külképviseletek által – negyedéves gyakorisággal – megküldött önbizonylaton (belső bizonylat) szereplő összegeket a külképviseletek pótelőirányzat formájában kaphatják meg.

2.1.5. Az EU-elnökségi feladatok ellátásával kapcsolatos költségek külképviseleti elszámolásához külön bélyegzőt kell használni, amelyen szerepelnie kell a '2011EU feladat' megnevezésnek, valamint külön soroknak az utalványozó, ellenjegyző, ellenőr, szakmai teljesítést igazoló és a főkönyvi szám kitöltéséhez.

V. Költségvetési előirányzat-átcsoportosítás

1. A 2011-es EU-elnökségre történő felkészülés koordinációját és előkészítését a külügyminiszter az érintett miniszterekkel együttműködve látja el.

2. Azoknak a feladatoknak az esetében, amelyeket a Külügyminisztériumban terveznek, de azok végrehajtásába más minisztériumok és egyéb intézmények is bekapcsolódnak, feladatátadás mellett előirányzat-átadás is szükséges. Az előirányzatért az átcsoportosítás után is az átadó fejezet felel.

3. Az átcsoportosításra, átadásra vonatkozó megállapodást – egyeztetve az érintett minisztériumokkal és egyéb intézményekkel – a Külügyminisztérium EUKLO osztálya készíti el.

4. Az átadás technikai lebonyolításáért, a folyamat elindításáért az EUKLO, a MANNA-rendszerben történő rögzítéséért (átadás) a KüM Gazdálkodási Főosztálya (a továbbiakban: GFO) felel.

5. A teljesítés közben felmerülő kérdések tisztásáért, és az egyeztetések bonyolításáért felelős szervezeti egység az EUKLO.

6. A teljesítést követően az átvett előirányzatot felhasználó minisztérium, vagy más intézmény beszámolójának tartalmi ellenőrzése a KÜM fejezeten belül illetékes keretgazda feladata, a pénzügyi beszámoló bizonylatainak államháztartási szempontból történő megfelelését a GFO ellenőrzi. A tartalmi ellenőrzés során minősíteni szükséges, hogy a beszámolóban leírtak számszakilag, tartalmilag, formailag megfelelnek-e az előirányzat-átadási megállapodásban rögzítetteknek, az államháztartási szempontból történő vizsgálat célja pedig annak minősítése, hogy a keretgazdák által felülvizsgált beszámoló mellékleteként csatolt számlák és más bizonylatok befogadhatók-e.

VI. Az EU-elnökségi kiadások tervezése, az EU-elnökségre való felkészülés feladatainak előkészítése

1. Az EU-elnökségi feladatok pénzügyi fedezetét – egyeztetve a Pénzügyminisztériummal – a KüM EUKLO tervezi.

2. A tervezési adatok megalapozottsága érdekében az EUKLO jogosult a Központ szervezeti egységeitől, illetve a külképviseletektől adatszolgáltatást (feladat- és költségterv) bekérni. A 2010. és 2011. év vonatkozásában a külképviseletek gazdálkodási rendjéről szóló 1/2007 KÜM utasítás második „Költségvetés, előirányzat-gazdálkodás, beszámoló” részének 5. „Költségvetés elkészítése” pontjában meghatározottak szerint, a külképviseletek költségvetési igényfelmérése során a GFO által készítendő és a külképviseletekre megküldendő költségvetési táblák szerkesztésében, majd az EU-elnökségi felkészülésre vonatkozó igények elbírálásában az EUKLO részt vesz.

3. Az EU-elnökségi feladatokkal összefüggő 2010-es előirányzatok a költségvetési törvényben a III/4 pontban leírtak szerint a „Fejezeti kezelésű előirányzatok” között kerültek jóváhagyásra. Az előirányzatok tényleges felhasználása és elszámolása részben a KÜM „Központi Igazgatás” és „Külképviseletek Igazgatás” alcímeken történik, ezen előirányzatok előirányzat átcsoportosítással kerülnek biztosításra. Az előirányzatok felhasználása érdekében az átcsoportosítást az EUKLO a GFO-n keresztül kezdeményezi a Magyar Államkincstár felé.

4. Az előirányzatokkal kapcsolatos elszámolás, jelentési kötelezettség, vezetői tájékoztató, és egyéb koordinátori feladatokat a GFO számviteli, bérszámfejtési, költségvetési analitikára vonatkozó technikai közreműködésével az EUKLO végzi.

VII. Az EU-elnökségi feladatokkal kapcsolatos nyilvántartási, ellenőrzési és elszámolási kötelezettségek

1. Az EU-elnökségi feladatokkal kapcsolatos előirányzat-felhasználást a MANNA költségvetési és pénzügyi nyilvántartó programban elkülönítetten kell nyilvántartani.

2. Az EU-elnökségi feladatokkal kapcsolatos főkönyvi nyilvántartást külön szakfeladaton kell vezetni. A szakfeladatokon valamennyi kiadást és bevételt (a közvetlen és az általános költségeket is) meg kell jeleníteni, biztosítva ezzel az EU-elnökségi feladatokra fordított pénzeszközök teljes körű számbavételét.

3. Közvetlen költségek esetében az 1. és 2. pontokban megjelölt nyilvántartások alapját képező kiadásokat eredeti számlával kell alátámasztani. Számlamásolat csak abban az esetben fogadható el, ha az eredeti számla külképviselet számára áfa- és egyéb adó visszaigénylés, vagy garanciális feltételek biztosítása céljából szükséges. Ebben az esetben a számlamásolaton fel kell tüntetni, hogy az eredeti számla milyen okból nem bocsátható a Központ rendelkezésére.

4. A külképviseleten visszaigényelt és visszakapott adókat bevételként kell a Központban könyvelni.

5. Az EU-elnökségi feladatokhoz kapcsolódó, számlával nem igazolható általános költségek elszámolására belső bizonylat (önbizonylat) kiállítása alapján kerülhet sor. A költségfelosztás számítási metodikáját jelen utasítás 2. számú. melléklete tartalmazza.

6. Az EU-elnökségi feladatok pénzügyi kiadásainak ellenőrzését a Belső Ellenőrzési Osztály – ellenőrzési terve alapján – végzi. Szükség esetén külképviseleti helyszíni ellenőrzés is elrendelhető.

VIII. Záró rendelkezés

Jelen utasítás a közzététel napján lép hatályba.

1. számú melléklet a 7/2010. (III. 5.) KüM utasításhoz

Sorszám	PN-naplószám	Kiadás helyi valutában	Kiadás EUR-ban
1		0,00	0,00
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
	Összesen:	0,00	0,00

2. számú melléklet a 7/2010. (III. 5.) KüM utasításhoz

KÖLTSÉGFELOSZTÁSI METODIKA
(EU-elnökségi feladatok általános költségeinek elszámolásához)

Az egységes értelmezés érdekében a követendő számítási metodikát a Központ meghatározza, azzal a megjegyzéssel, hogy az elszámolások alapjául szolgáló önköltség-megállapítás és az ebből számított naptári napra/órára jutó költség kiszámítása, megállapítása minden külképviselet saját joga, feladata, felelőssége.

Az önköltségszámításnak bizonylatokon kell alapulnia, melyhez a külképviseletek az állomáshelyen vezetett ”PNWIN16” Pénztárnapló programban szereplő tárgyévet megelőző (euró) tényadatait kötelesek felhasználni.

A Központ a felterjesztett általános költséget – érdemi felülvizsgálatot követően – pótelőirányzat formájában biztosítja az elszámolást benyújtó külképviselet részére.

Általános költségek elszámolására belső bizonylat (önbizonylat) kiállítása alapján kerülhet sor. A külképviseletek által kiállított elszámoláson csak általános költségek szerepelhetnek. Ezek felosztásához az alábbi számítások elvégzése javasolt:

1. Közüzemi díjak (fűtés, hideg-meleg víz, víz-csatorna, világítás) költsége:

Számítás:

Előző évi ráfordítás 552.24-552.27 (euróköltség) osztva 365 nappal = egy napra jutó ráfordítás, osztva az ingatlan légköbméterével (m³) = egy légköbméterre eső napi költség, szorozva az elnökségi feladatokra használt iroda légköbméterével (m³) = egy elnökségi napra jutó általános közüzemi díj költség, szorozva a tényleges napok számával = külképviselet által elszámolható általános közüzemi díj költség.

2. Internethasználat költsége:

Számítás:

Előző évi ráfordítás 551.22 (euróköltség) osztva 365 nappal

= egy napra jutó ráfordítás, osztva az internethasználók számával (fő) = egy főre eső napi költség, szorozva az EU-elnökségi feladatokat végző személyek létszámával (fő) = egy elnökségi napra jutó általános internetdíj-költség, szorozva a tényleges napok számával = külképviselet által elszámolható általános internetdíj-költség.

3. Telefon, fax költsége:

Számítás:

A szolgáltatótól kért részletes telefonszámla 551.211 alapján az EU-elnökségi feladatokat végző személyek rendelkezésére bocsátott telefonvonal konkrét napi költségeinek kimutatása (euróban) az elszámolható költség alapja.

4. Irodai általános költségek:

Számítás:

Előző évi ráfordítás 552.281; 543.2 (euróköltség) osztva 365 nappal = egy napra jutó ráfordítás, osztva a misszió átlagos állományi létszámával (fő) = egy főre eső napi költség, szorozva az EU-elnökségi feladatokat ellátó személyek létszámával (fő) = egy elnökségi napra jutó irodai általános költség, szorozva a tényleges napok számával = külképviselet által elszámolható irodai általános költség.

5. Gépjárműhasználat (üzemanyag, biztosítás, hatósági díjak) költsége:

Számítás:

Előző évi ráfordítás 546.21 és 572.233 adott gépjárműre eső (euró) költsége osztva a gépjármű előző évi futott km-számával = egy km-re eső napi általános költség, szorozva az EU-elnökségi feladatok érdekében futott km-rel (menetlevél alapján) = elnökségre jutó, külképviselet által elszámolható általános gépjármű-használati költség.

6. Személyi szolgáltatás (helyi alkalmazott) igénybevételének elszámolható költsége:

Az adott személy személyi kiadásainak előző évi költsége euróban (munkabér, közteher, egészségügyi hozzájárulás, 13. havi, 14. havi, munkába járás, étkezés, munkaruha, egyéb) költségének alapvetően az ellátásra fordított költségek egy órára vetített összege.

Számítás:

Az adott személy előző évi ráfordítása 563.291 (euróköltség) osztva 251 munkanappal = egy munkanapra jutó ráfordítás, osztva a napi munkaórák számával = konkrét személyre, egy órára jutó általános bérköltség, szorozva az elnökségi feladatok érdekében teljesített munkaórák számával = külképviselet által elszámolható személyi szolgáltatás költsége.

7. Egyéb – a külképviselet által elszámolhatónak ítélt – dologi kiadás:

Számítás:

A metodika 1–6. pontjaiban szereplő számítási módszer alkalmazása a konkrétan elszámolni kívánt egyéb dologi kiadás költségeire.

M I N T A

……………………….. Nyilvántartási szám: ………………..

külképviselet

BELSŐ BIZONYLAT
(EU-elnökségi feladatok általános költségeinek elszámolásához)

Önbizonylat az elnökségi feladatokhoz közvetlenül kapcsolódó kiadásokon felül, számlával nem igazolható általános költségek összegeiről, melyek elszámolására ezen jegyzék alapján kerül sor:

Sorszám	Megnevezés	Általános költség (euró)
1.	Közüzemi díjak
2.	Internet
3.	Telefon, fax
4.	Irodai ktg.
5.	Gépjárműhasználat
6.	Személyi szolgáltatás
7.	Egyéb dologi költség
Összesen

Kérjük a Központot, hogy a felterjesztett általános költségek összegét pótelőirányzat formájában biztosítani szíveskedjen. (Melléklet: 1–7. pontokat alátámasztó számítások kimutatása.)

……………………., 200……………………

…………………………………
(gazdasági felelős)

…………………………………
(pénztárellenőr)

…………………………………
(misszióvezető)

GFO (Központ) záradéka:

A benyújtott bizonylatok alapján ……. euró pótelőirányzat a misszió részére az általános költségei fedezetére – a dologi kiadások költségvetési előirányzaton – biztosításra került.

………………………………………

GFO aláírása

Az utasítást a 11/2010. (IX. 8.) KüM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte 2010. szeptember 9. napjával.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek