10/2011. (IV. 8.) KüM–KIM–NEFMI együttes utasítás

1. Az utasítás hatálya a Magyar Köztársaság külképviseletein kormánytisztviselőként tartós külszolgálatot teljesítő oktatási és kulturális szakdiplomatákra (a továbbiakban: szakdiplomata), valamint a szakdiplomata kiválasztására, felkészítésére, külszolgálatára, szakmai irányítására és a munkáltatói jogok gyakorlására, valamint az általa ellátandó külképviseleti feladatokra terjed ki.

2. A szakdiplomaták kormány-tisztviselői jogviszonya létesítésében, a kormány-tisztviselői besorolásban és az ahhoz kapcsolódó alapilletmény, illetménykiegészítés és pótlékok megállapításában, a besorolás, a fizetési fokozat változásában a kormánytisztviselők jogállásáról szóló 2010. évi LVIII. törvény, valamint a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (a továbbiakban: Ktv.), a külszolgálat ideje alatt a munkáltatói jogok gyakorlásában, valamint a járandóságok és juttatások tekintetében a Korm. rendelet, valamint a Külügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 14/2010. (X. 29.) KüM utasítás (a továbbiakban: SzMSz) az irányadó.

3. A szakdiplomata a külképviselet személyi állományának tagja. Feladatai ellátása során az 1. § 1. és 2. pontokban hivatkozott jogszabályok és az SzMSz mellett maradéktalanul be kell tartania a KüM egyéb utasításaiban és szabályzataiban, továbbá a szakmai alaputasításában és munkaköri leírásában, a külképviselet vezetőjének egyedi utasításaiban, a külképviselet ügyrendjében, helyettesítési és ügyeleti rendjében, valamint egyéb szabályzataiban foglaltakat.

1. A közigazgatási és igazságügyi miniszter (a továbbiakban: szakminiszter) a külügyminiszterrel és a nemzeti erőforrás miniszterrel együttesen dönt arról, hogy mely állomáshelyen indokolt kulturális szakdiplomatát alkalmazni. A szakdiplomatákat alkalmazó állomáshelyek felsorolását a szakminiszter, a külügyminiszter és a nemzeti erőforrás miniszter (a továbbiakban együtt: miniszterek) évente felülvizsgálja.
A szakdiplomata álláshely létesítése érdekében a miniszterek együttes előterjesztést tesznek a Kormánynak. A szakdiplomatákat alkalmazó állomáshelyek felsorolását az 1. melléklet tartalmazza.
A szakdiplomata kiválasztásának módját a szakminiszter határozza meg. A szakdiplomata személyéről a szakminiszter a Balassi Intézet vezetőjének javaslatára, a külügyminiszter és a nemzeti erőforrás miniszter egyetértésével dönt. A szakminiszter a döntést követően a szakdiplomatát a külügyi-diplomáciai felkészülés és a külszolgálat idejére határozott idejű áthelyezéssel a Külügyminisztérium állományába helyezi.

2. Szakdiplomata csak kormánytisztviselő lehet. Amennyiben a szakdiplomata álláshely betöltésére kiválasztott személy nem kormánytisztviselő, a kiválasztott személlyel a KIM a külszolgálat idejére határozott idejű kormány-tisztviselői jogviszonyt létesít.

3. A szakdiplomata tartós külszolgálatra rendeléséhez – a Korm. rendelet 16. §-ának (1) bekezdésében foglalt feltételeken túl – az alábbi feltételek teljesítése szükséges:

a) az állomáshelyen elismert munkanyelvből „C” típusú felsőfokú állami – vagy jogszabály által azzal egyenértékűvé nyilvánított – nyelvvizsga, tárgyalóképes szakmai nyelvismeret;

b) a KIM által meghatározott, a KüM-mel egyeztetett felkészítés megtörténte;

c) külügyi szakmai alapvizsga, legalább “megfelelt” eredménnyel történő letétele;

d) érvényes személygépkocsi-vezetői engedély, gépjármű-vezetői gyakorlat;

e) pszichikai alkalmasság, amelynek felmérését a KIM végzi.
Az a) pontban foglalt feltétel teljesítésére a külügyminiszter legfeljebb egy év halasztást engedélyezhet. A határidőt a szakdiplomata szakmai felkészítésének kezdő napjától kell számítani. A halasztás határidejének be nem tartása a külszolgálat megszüntetését vonja maga után.

4. A szakdiplomata munkakör fontos és bizalmas munkakörnek minősül, ezért a szakdiplomata tartós külszolgálatra rendelésére csak „C” típusú nemzetbiztonsági ellenőrzés lefolytatását követően kerülhet sor, amelyet a KIM kezdeményez. A nemzetbiztonsági ellenőrzés eredményéről a KIM a KüM-öt tájékoztatja. A szakdiplomata külszolgálata alatt vagyonnyilatkozatot a KüM-ben tesz.

5. A szakdiplomata szakmai felkészítése a KIM feladata, melyet a Balassi Intézet útján lát el. A szakdiplomata külügyi-diplomáciai felkészítése a KüM feladata. A felkészítésre a KIM a KüM-mel egyeztetett feladattervet készít. A felkészítéshez szükséges időtartamról, amely egytől hat hónapig terjedhet, a szakdiplomata-jelölt szakmai gyakorlata, előírt külügyi tapasztalata ismeretében, a szakminiszter dönt a külügyminiszter egyetértésével.

6. A szakdiplomata tartós külszolgálatát, melynek várható időtartama legfeljebb négy év lehet, a szakminiszter előterjesztésére a KüM rendeli el. Az előterjesztésben foglaltak figyelembevételével a külszolgálattal kapcsolatos munkajogi és pénzügyi kérdésekről, a kihelyező okiratnak a külszolgálat megszüntetéséhez, a kihelyezés visszavonásához, valamint az áthelyezés feltételeihez kapcsolódó módosításáról a KüM, a KIM, a NEFMI és a szakdiplomata négyoldalú megállapodás keretében írásban megállapodnak.

7. A KüM állományába való határozott idejű áthelyezés a KIM és a KüM előzetes megállapodása szerint megállapított kormány-tisztviselői besorolással – a korábbi esetleges vezetői megbízás figyelmen kívül hagyásával, 100%-os beállási szinten – történik. Amennyiben a szakminiszter magasabb beállási szintet kíván a szakdiplomata számára biztosítani, úgy a KIM az ahhoz szükséges pénzeszközöket előzetesen átadja a KüM-nek. A KüM az áthelyezett szakdiplomata részére a KIM és a KüM közötti megállapodásban megállapított alapilletményt, illetménykiegészítést és illetmény pótléko(ka)t folyósítja.

1. A szakdiplomata általános-diplomáciai tevékenységének irányítása a KüM feladata, melyet a képviselet-vezetőn keresztül gyakorol. A szakdiplomata szakmai tevékenységének irányítása a szakminiszter feladata, melyet a képviselet-vezetőn keresztül, a Balassi Intézet útján – a NEFMI-vel együttműködésben – gyakorol. A Balassi Intézet a szakdiplomata tevékenységéről folyamatosan tájékoztatja a Nemzeti Erőforrás Minisztériumot.

2. A szakdiplomatát a tartós külszolgálat megkezdésekor szakmai alaputasítással és munkaköri leírással kell ellátni. A szakdiplomata szakmai alaputasítását a szakminiszter a nemzeti erőforrás miniszter egyetértésével készíti el és arról tájékoztatja a külügyminisztert. A munkaköri leírás elkészítése a szakminiszter egyetértésével a külügyminiszter feladata. A szakmai alaputasítás módosításáról a szakminiszter és a nemzeti erőforrás miniszter tájékoztatja a KüM-öt, a munkaköri leírást megváltoztatni kizárólag a szakminiszter egyetértésével lehet.

3. A szakdiplomata a külszolgálatban eltöltött minden év június 30. napjáig részletes írásos jelentést készít, továbbá évi egy alkalommal beszámol a szakminiszternek, a nemzeti erőforrás miniszternek és a külügyminiszternek a munkaköri leírásában rögzített, vagy egyéb úton kapott feladatai teljesítéséről, tevékenységéről. A külszolgálat befejezésekor a szakdiplomata a teljes időszakot átfogó, összefoglaló jelentést készít a szakminiszter, a nemzeti erőforrás miniszter és a külügyminiszter részére.

4. A képviselet-vezető biztosítja a szakdiplomatának a szakminiszterrel, illetve a Balassi Intézettel való folyamatos kapcsolattartást, elősegíti a szakmai alaputasításban és munkaköri leírásban foglalt feladatainak végrehajtását, jelentéseit, írásos anyagait továbbítja a KIM-nek, a KüM-nek, szükség esetén a NEFMI-nek.

1. Új szakdiplomata álláshely létesítése esetén a KIM státuszt és a szakdiplomata működéséhez szükséges előirányzatot ad át a KüM-nek. A KIM fejezeti költségvetéséből a KüM fejezeti költségvetésébe átcsoportosított pénzügyi előirányzatból a KüM biztosítja a szakdiplomata személyi juttatásait, a működéséhez szükséges dologi kiadások és beszerzések fedezetét, valamint azokat az alapvető szolgáltatásokat, melyek a külképviselet más beosztott diplomatáit is megilletik. A KüM fejezeti költségvetését érintő, kormányzati szintű, központi, kötelező költségvetési csökkentések a szakdiplomatákhoz rendelt előirányzatokat is arányosan érintik. A csökkentések állomáshelyekre lebontott konkrét mértékéről a KüM és a KIM együttesen dönt.

2. A szakminiszter jogosult a szakdiplomata munkavégzéséhez szükséges dologi kiadások, valamint beszerzések többletforrását, többleteszközt kiegészítő jelleggel, évközi előirányzat-átadással a KüM részére átadni. A KIM-forrásból beszerzett eszközök használatára elsősorban a szakdiplomaták jogosultak, azonban szükség esetén, ideiglenesen használatuk a külképviselet általános működésébe is bevonható.

3. A szakminiszter jogosult figyelemmel kísérni a szakdiplomaták élet- és munkakörülményeinek alakulását a vonatkozó előírások figyelembevételével.

4. A KüM a szakdiplomata elhelyezése során biztosítja az általuk használt irodák folyamatos, munkaidőn belüli és túli szabad megközelítését, használatát a zavartalan szakmai tevékenység és ügyfélforgalom lebonyolítása érdekében.

5. A szakdiplomata a külképviselet alkalmazottainak a munkavégzésre vonatkozóan utasítást nem adhat. Amennyiben feladatainak ellátásához segítségre van szüksége, az igénybevételről a külképviselet vezetőjével egyeztet.

6. A KüM a szakdiplomata részére az adott állomáshelyen a külképviselet hivatali épületében irodahelyiséget biztosít. A szakdiplomata az általa használt irodát a vonatkozó előírások (pl. munkarend, biztonsági előírások) szerint használhatja.

7. Amennyiben a szakdiplomata munkaköri feladatainak ellátásához szükséges tárgyi eszközök beszerzését, vagy lakása esetleges cseréjét igényli, azt a külképviseleten kell kezdeményeznie a külképviselet működési rendjének (a külképviseletek gazdálkodásáról szóló belső utasításnak), valamint a lakásbérleti szerződésben foglaltaknak megfelelően, betartva a KüM-ben meghatározott szolgálati utat.

8. A lakás cseréjéhez, vagy új lakás bérléséhez a szakminiszter támogató véleményét is be kell kérni.

9. Az engedélyezett beszerzések, valamint a lakáscsere az érintett szakdiplomata közreműködésével valósulnak meg, de a beszerzést, illetve a cserét nem a szakdiplomata végzi.

10. A szakdiplomata részére feladatainak elvégzéséhez a KüM hivatali gépkocsit külön személyi használatra nem biztosít. Amennyiben az átvett szakdiplomata azt igényli, a KüM gépkocsivásárlás céljára kamatmentes munkáltatói kölcsönt nyújthat a Korm. rendelet 27. §-ában foglaltaknak megfelelően. A magán gépkocsi hivatali célú használata után költségtérítést fizet a KüM. A hivatalos célra használt magán gépkocsik diplomatarendszámot kapnak.

11. A szakdiplomata a külképviselet közös használatú, hivatali gépjárműveit a külképviselet diplomatáira vonatkozó feltételekkel azonos módon jogosult használni.

12. A szakdiplomata munkavégzéséhez használt hivatali gépkocsi vezetésére a KüM gépkocsivezetőt nem biztosít. Gépkocsivezető esetleges igénybevételéről a szakdiplomata a külképviselet vezetőjével egyeztet.

13. A szakdiplomata munkájához szükséges hivatali mobiltelefon-készülék beszerzéséhez és annak működéséhez szükséges fedezetet a KIM biztosítja.

14. A KüM a szakdiplomata részére hivatali célra korlátozás nélkül biztosítja a vonalas telefon-, VPN-, illetve internethasználatot.

15. A szakdiplomata két külön internetvonallal rendelkezik. Az egyik vonal a szakdiplomáciai egység számítógépének különálló hálózatához csatlakozik, a másik vonal a külképviselet hálózatához, és ezen keresztül a KüM-höz.

16. A külképviseleti pénztárnaplóban elkülönített előirányzatként kell kezelni a szakdiplomatához, vagy a szakdiplomatákhoz együttesen rendelhető alábbi éves kiadások fedezetét:

a) napidíjak;

b) reprezentációs költségek;

c) kiküldetési költségek (szállás, utazási költség, magán gépkocsik hivatalos célú használata utáni költségtérítések, üzemanyagköltség) elszámolása.
Az a)–c) pontban meghatározott előirányzatok felhasználásáról az állomáshelyen negyedévente összesített elszámolás készül, melyet a külképviselet a szakdiplomata rendelkezésére bocsát. A szakdiplomata a negyedéves elszámolást továbbítja a szakminiszternek.
Amennyiben a szakminiszter az általa meghatározott keret módosításáról, zárolásáról az adott állomáshely vonatkozásában dönt, úgy arról értesíti a KüM-öt, aki utasítást ad a külképviselet gazdasági munkatársának.

17. Az elkülönített előirányzatként kezelt keretek felhasználása tekintetében a külképviselet – ideértve a külképviselet vezetőjét is – döntési joggal nem rendelkezik. A szakdiplomata-egység az előirányzatok felhasználása során köteles betartani a KüM bizonylatkezelésre vonatkozó szabályait, melyet a KüM ellenőrizni jogosult.

18. Az elkülönített előirányzatok vonatkozásában az utalványozás jogát a szakdiplomata gyakorolja. Amennyiben több szakdiplomata dolgozik egy állomáshelyen, a szakminiszter kijelöli azt a szakdiplomatát, aki az utalványozási jog gyakorolására jogosult.

19. A szakdiplomata ideiglenes hazarendelésről, átutaztatásáról a KüM, a KIM és a NEFMI egyeztet, figyelembe véve azt a szabályt, hogy mindig az a szerv köteles viselni a haza-, vissza-, illetve átutazás költségét, az esetlegesen felmerülő szállásköltséget, az egyéb kapcsolódó költségeket, amelyik érdekében a hazarendelésre, átutaztatásra sor kerül. A hazarendelésről annak megtörténtét megelőzően a hazarendelő szerv minden esetben köteles a másik szervet tájékoztatni.

20. A KüM fedezi az éves beszámoló értekezletre történő hazautazással kapcsolatosan felmerülő költségeket, a szakdiplomata azonban köteles éves rendes szabadságát úgy kivenni, hogy a szabadság az értekezlet időpontjával egybe essen. Ezzel összhangban, a külképviselet vezetője köteles a szakdiplomata rendes szabadságát az éves beszámoló értekezlet időpontját figyelembe véve kiadni.