117/2011. (X. 21.) HM utasítás

1. §² Az utasítás hatálya Magyarország Állandó NATO Képviselet, Védelempolitikai Részleg (a továbbiakban: MÁNK VPR), a Magyar Honvédség Katonai Képviselő Hivatala (a továbbiakban: MH KKH), a Magyar Honvédség Nemzeti Katonai Képviselet (a továbbiakban: MH NKK), a Magyar Honvédség Nemzeti Összekötő Képviselet (a továbbiakban: MH NÖK), Magyarország Állandó EBESZ Képviselet, Katonai Képviselet (a továbbiakban: MÁEK KK) (a továbbiakban együtt: Képviseletek), az önálló NATO-, EU- és egyéb nemzeti beosztásokban, a NATO-, EU- és egyéb nemzetközi szervezet parancsnokságain, szervezeti elemeinél (a továbbiakban együtt: egyéni beosztásúak), a nemzetközi válságkezelési és békefenntartó műveletekben tartós külföldi szolgálatot teljesítő személyi állományra, a Honvéd Vezérkar főnöke közvetlen alárendeltségébe tartozó szervekre és szervezetekre, a Magyar Honvédség Összhaderőnemi Parancsnokságra (a továbbiakban: MH ÖHP) és alárendelt katonai szervezeteire, a Magyar Honvédség Anyagellátó Raktárbázisra, valamint a Honvédelmi Minisztérium Védelemgazdasági Hivatalra (a továbbiakban: HM VGH) terjed ki.

2. § Az utasítás alkalmazásában

3. § (1) A hivatalos reprezentációs feladatok vonatkozásában a személyi állományt az alábbi kategóriákba kell sorolni:

(2) Az (1) bekezdés szerinti állomány, illetve szervezetek részére megállapított éves személyi és rendezvényi reprezentációs kereteket az 1. melléklet tartalmazza.

(3) A személyi reprezentációs keret az I. kategóriába sorolt állomány reprezentációs tevékenységének (reprezentációs rendezvények, irodai reprezentáció, ajándékozás, a külföldi partner által tartott hivatalos rendezvény) költségeihez történő hozzájárulás. A személyi reprezentációs keret tartalmazza továbbá – az I. kategóriába sorolt állomány engedélyével – az alárendelt állomány által az MH képviseletében folytatott ajándékozás költségeit, valamint a külföldi partner által tartott hivatalos rendezvény részvételi díja költségeihez történő hozzájárulást. A személyi reprezentációs keretből az I. kategóriába tartozó állomány szükség esetén a rendezvényi reprezentációs keretbe átcsoportosíthat, a rendezvényi keretből a személyi reprezentációs keret azonban nem egészíthető ki.

(4)⁴ A rendezvényi reprezentációs keret évente egy nemzeti fogadás költségeit tartalmazza, melynek időpontját illetően a fogadó szervezet rendezvénytervéhez kell igazodni. Az egyéni beosztásúak részére helyőrségenként és szervezetenként (parancsnokságonként) kell a keretet felszámolni, a külföldi szolgálatot teljesítők egyes járandóságairól szóló 18/2013. (IX. 5.) HM rendelet 2. § (2) bekezdés f) pont fa)–fc) és fe) alpontja és 8. melléklete szerinti táblázat 12–14. és 16. sora szerinti engedélyező elöljáró hatáskörében összesítve. A felszámolt összesített keretösszeg helyőrségenkénti, szervezetenkénti felosztásáról, felhasználásáról az engedélyező elöljáró dönt, azonban abból a Képviseletek rendezvényi reprezentációs kerete, valamint a személyi reprezentációs keret nem egészíthető ki.

(5)⁵ A rendezvényi reprezentációs keret terhére rendezvényeket a katonai képviselő vagy képviseletvezető, illetve a (4) bekezdésben meghatározott engedélyező elöljáró által az adott helyőrségben, szervezetnél vagy parancsnokságon szolgálatot teljesítő állományból kijelölt kiküldött tarthat a felszámított keretösszeg terhére. A rendezvényi reprezentációs keret terhére a rendezvényeket Brüsszelben az MH KKH katonai képviselője, valamint a MÁNK VPR képviseletvezetője, Monsban az MH NKK katonai képviselője, Norfolkban az MH NÖK képviseletvezetője, Bécsben a MÁEK KK képviseletvezetője tartja.

(6)⁶ A reprezentációs keretek nem használhatóak fel nem hivatalos programokra.

(7)⁷ Az 1. melléklet szerinti keretek nem tartalmazzák a reprezentációs tevékenységgel összefüggő kiadások közterheit (kivéve az általános forgalmi adót). A munkáltatót terhelő adók és járulékok bevallása, valamint megfizetése érdekében az egyes meghatározott és béren kívüli juttatások után a munkáltatót terhelő adó bevallásához és megfizetéséhez szükséges adatszolgáltatás teljesítéséről szóló 4/2013. (HK 3.) HM VGHÁT szakutasítás szerint kell eljárni.

(8)⁸ Az 1. melléklet szerinti kereteket nem terheli a reprezentációs rendezvények lebonyolításában közreműködő szakács, felszolgáló és konyhai kisegítő (a továbbiakban együtt: személyzet) megbízási díja. A személyzet megbízási szerződéssel alkalmazható, a megbízási díjat a Képviseletek, illetve – a Honvéd Vezérkar Személyzeti Csoportfőnökség (a továbbiakban: HVK SZCSF) hatáskörében felszámított keret terhére tartott rendezvény esetében – a nemzeti támogatás feladatra a HVK SZCSF részére jóváhagyott külső megbízási díjkeret terhére kell elszámolni.

4. § (1) A vendéglátás, illetve az ajándékozás az alábbi személyekre terjedhet ki:

(2) A rendezvényen részt vehetnek a reprezentációra jogosult kiküldött azon munkatársai, akiknek a jelenléte a meghívó megítélése szerint elengedhetetlen (vendéglátók).

(3) Amennyiben a rendezvényre való meghívás kiterjed az (1) bekezdés a) pont szerinti meghívottak partnerére is, akkor a rendezvényen való részvétel kiterjedhet a (2) bekezdés szerinti vendéglátók partnerére is.

(4) A vendéglátók száma nem haladhatja meg a meghívottak létszámát.

5. § (1) Az 1. melléklet szerinti reprezentációs kereteket terheli:

(2) A személyi reprezentációs keret terhére a külföldi partnerek részére emlék- és ajándéktárgyak szerezhetőek be, amelynek végrehajtásához a nemzeti támogatásért felelős szervezet segítséget nyújt. Az ajándékozás mértékére vonatkozóan az Ut.-ban foglaltakat kell irányadónak tekinteni.

(3) Amennyiben valamely beosztásban évközben váltás történik, akkor az adott évre, az adott beosztásra jóváhagyott személyi reprezentációs keret a beosztás átadás-átvételének időpontjára vetített időarányos része használható fel.

6. § (1)¹² Az 1. melléklet szerinti reprezentációs keretek költségvetési előirányzatait a HM VGH nemzetközi költségvetése tartalmazza.

(1a)¹³ Az 5. § (1) bekezdése szerinti kiadásokra a reprezentációra jogosult kiküldött vagy a reprezentációs keret terhére engedélyezett kiadások elszámolásáért felelős személy előleg folyósítását kérheti, amelyet folyószámlájára történő utalással kell biztosítani.

(2) A rendezvény megtartása után, 15 munkanapon belül a reprezentáló személynek reprezentációs költség elszámolást kell készítenie a 2. melléklet szerinti formában. Meghívás, irodai vendéglátás, valamint ajándék- és emléktárgyak beszerzése miatt felmerült költségek elszámolásához a 3. melléklet szerinti költségelszámolást kell elkészíteni. Az elszámolásokhoz a 12. § (1) bekezdés rendelkezéseinek megfelelő bizonylato(ka)t (számla, egyszerűsített számla stb.) csatolni kell.

(2a)¹⁴ A folyószámlán jelentkező banki tranzakciós díj költségét folyószámla-kivonattal vagy olyan bizonylattal kell igazolni, amelyből egyértelműen megállapítható annak összege, valamint közvetlen kapcsolódása a reprezentációs előleg nyújtásához és elszámolásához.

(3) A rendezvényekkel kapcsolatban felmerült költségek elszámolásához a reprezentációra jogosult kiküldöttnek, illetve a rendezvényi reprezentációs keret terhére engedélyezett kiadások elszámolásáért felelős személynek csatolnia kell a rendezvényen résztvevő meghívottak és a vendéglátók nevét és nemzeti hovatartozását tartalmazó listát.

(4)¹⁵ A reprezentációs kiadások elszámolására a pénzügyi számvitel szerint az „5493000000 Egyéb külső személyi juttatások költségei” számlán, a költségvetési számvitel szerint a „0512333300 Tartós külföldi szolgálatot teljesítők reprezentációs kiadásainak kiadása” alábontott számláin a személyi és rendezvényi reprezentációs kiadások teljesítéseként kerül sor.

(4a)¹⁶ A külföldi pénznemben felmerülő reprezentációs költségeket a 12. § (2) bekezdése szerinti árfolyamon kell forintra számítani.

(5)¹⁷ A felszámított reprezentációs keretekről és a felhasználásról a HM VGH a 4. melléklet szerint keretnyilvántartást vezet. A keretek felhasználásának alakulásáról az 1. melléklet szerinti jogosultak részére a HM VGH igény szerint tájékoztatást nyújt.

7. § (1) A rendezvényekre felhasználható keretösszeget az 5. melléklet szerinti normák és a meghívottak létszáma alapján kell felszámítani, amely azonban nem haladhatja meg a rendelkezésre álló keretösszeget.

(2)¹⁸ A Képviseletekre és az egyéni beosztásúakra vonatkozó normák szükség szerinti módosítására a HM VGH főigazgatója tesz javaslatot.

8. § (1) Személyi és rendezvényi reprezentációs kerettel a nemzetközi válságkezelési és békefenntartó műveletekben szolgálatot teljesítő katonai kontingensek parancsnokai, a törzstiszti csoportok és a katonai megfigyelő missziók rangidős tisztjei rendelkeznek.

(2)¹⁹ A személyi reprezentációs keret terhére

(2a)²⁰ A rendezvényi reprezentációs keret terhére évente egyszer, május 21-e, a Honvédelem Napja (nemzeti nap) alkalmából megtartott rendezvény, valamint váltásonként egy, a műveletben letöltött idő utáni kitüntetések átadása alkalmából tartott rendezvény – ún. „medal parade” – költségei számolhatóak el.

(3)²¹ A nemzeti nap alkalmából tartott reprezentációs rendezvény (2) bekezdésben meghatározott időpontjától eltérést – különösen indokolt esetben – az MH ÖHP parancsnoka engedélyezhet.

9. § (1)²² A katonai kontingensek, törzstiszti csoportok, valamint a katonai megfigyelő missziók 6. melléklet szerinti kategóriákba sorolását, valamint az éves személyi és rendezvényi reprezentációs keretek megállapítását – az MH ÖHP parancsnokával együttműködve – a HM VGH főigazgatója hajtja végre tárgyévet megelőző év november 30-ig.

(2)²³ A HM VGH a költségvetési tervjavaslatok összeállítása során, a megállapított éves reprezentációs keretet szerepelteti az adott katonai kontingens, törzstiszti csoport, illetve katonai megfigyelő misszió költségvetésében. A jóváhagyott reprezentációs célokra fordítható költségvetési előirányzat nem léphető túl.

(3)²⁴ A 8. § (1) bekezdésben meghatározott parancsnokok és rangidős tisztek a helyi viszonyokban bekövetkező lényeges változások esetén az MH ÖHP parancsnoka egyetértésével a HM VGH főigazgatója részére a tárgyévet megelőző év június 30-ig a következő évi, 6. melléklet szerinti reprezentációs normák változtatására javaslatot tehetnek.

(4) Az év közben felállításra kerülő katonai kontingensek, törzstiszti csoportok, valamint katonai megfigyelő missziók esetében az (1) bekezdésben meghatározott feladatokat az elemi költségvetési terveik összeállításával egyidejűleg kell végrehajtani.

10. § (1) A reprezentációs normákat a 6. melléklet, a reprezentációs keretek felszámítását a 7. melléklet határozza meg.

(2) A 8. § (1) bekezdés szerinti parancsnokok és rangidős tisztek a tárgyévben – vezénylésükhöz igazodóan – a személyi reprezentációs keret naptári évre vetített időarányos részét használhatják fel.

(3) A rendelkezésre álló éves személyi és rendezvényi reprezentációs keretet a 4. melléklet szerint kell nyilvántartani.

(4) A személyi reprezentációs keretből a 8. § (1) bekezdésében meghatározott parancsnokok és rangidős tisztek szükség esetén a rendezvényi reprezentációs keretbe átcsoportosíthatnak, a rendezvényi keretből a személyi reprezentációs keret azonban nem egészíthető ki.

(5)²⁵ A (2) bekezdésben foglaltaktól eltérően az MH ÖHP parancsnoka – indokolt esetben és a költségvetési előirányzatok rendelkezésre állásától függően – a tábornoki és ezredesi beosztást betöltők részére a vezénylés évében engedélyezheti a személyi reprezentációs keret következő évre járó összegének felhasználását.

(6)²⁶ A tábornoki és ezredesi beosztást betöltő parancsnokoknak és rangidősöknek az éves reprezentációs kereteik felhasználása során figyelemmel kell lenniük a 3. § (6) és (7) bekezdésére, a 4. § (1) bekezdés a) pontjára, (2) és (4) bekezdésére, az 5. § (1) bekezdésére, a 6. § (1a)–(3) bekezdésére és a 7. § (1) bekezdésére.

11. § (1)²⁷ A reprezentációs rendezvényen résztvevő állomány létszámát, a meghívható vendégek körét és létszámát, valamint a 7. melléklet 2. pontja szerint megállapított, a rendezvény megtartására felhasználható keretet az MH ÖHP parancsnoka engedélyezi, a 8. § (1) bekezdésben meghatározott parancsnokok és rangidős tisztek felterjesztése alapján.

(2)²⁸ A hivatalos rendezvény előtt – a felszámítható keret erejéig – előleg adható, amellyel a rendezvényt követő 10 napon belül az (1) bekezdés alapján el kell számolni. Azon kontingensek, törzstiszti csopotok, illetve katonai megfigyelő missziók, akik pénzügyi ellátását a műveleti területen pénzügyi szolgálattal rendelkező kontingens nem tudja végrehajtani, a kiutazás előtt előleget vesznek fel és a hazatérést követő 10 napon belül elszámolnak a HM VGH-nál. Az előleggel történő elszámolást a 2. és a 3. melléklet szerinti nyomtatványokkal és a felhasználást alátámasztó számlákkal kell végrehajtani.

12. § (1) A rendezvényi és a személyi reprezentációs keretek felhasználását az alaki és tartalmi követelményeknek megfelelő bizonylattal (számla, egyszerűsített számla stb.) kell igazolni. Az idegen nyelven kibocsátott bizonylaton azokat az adatokat, megjelöléseket, amelyek a bizonylat hitelességéhez, elszámolhatóságához, a megbízható, valóságnak megfelelő adatrögzítéshez szükségesek – a bizonylat elszámolását megelőzően –, magyarul is fel kell tüntetni.

(2)²⁹ A külföldi pénznemben felmerülő reprezentációs költségek kötelezettségvállalásként történő nyilvántartásba vételére a számlán szereplő deviza, valuta összegnek megfelelően, a teljesítéskor érvényes, a Magyar Nemzeti Bank által közzétett hivatalos devizaárfolyamon kerül sor. A Magyar Nemzeti Bank által nem jegyzett és nem konvertibilis valuta esetében az átszámítás végrehajtására a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 60. § (5) bekezdése szerint kerül sor. A pénzügyi rendezés során

(3) A reprezentációs költségek elszámolását a 2. vagy 3. mellékletek alkalmazásával kell összeállítani.

(4) A reprezentációs kiadások előirányzatait és azok felhasználását a 6. § (4) bekezdés rendelkezései szerint kell elszámolni.

13. § Ajándékozást a 8. § (1) bekezdésében meghatározott parancsnokok és rangidős tisztek – az Ut. figyelembevételével – a személyi reprezentációs keret terhére folytathatnak. Az arra jogosultak emlék- és ajándéktárgyakat az MH 64. Boconádi Szabó József Logisztikai Ezredtől, egyéb hazai, illetve külföldi beszerzéssel szerezhetnek be.

14. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, rendelkezéseit azonban 2011. október 1-től kell alkalmazni.

(2) Hatályát veszti a nemzetközi válságkezelési és békefenntartó műveletekben részt vevő hivatásos és szerződéses katonák külföldi reprezentációjáról szóló 3/2005. (HK 3.) HM utasítás és az egyes külföldön szolgálatot teljesítő személyek vendéglátási és reprezentációs tevékenységéről szóló 122/2005. (HK 2/2006.) HM utasítás.

15. §³⁰ Az utasítás a tartós külföldi szolgálatot teljesítők reprezentációs tevékenységéről szóló 117/2011. (X. 21.) HM utasítás módosításáról szóló 37/2015. (VII. 21.) HM utasítással (a továbbiakban: Utasítás) módosított 3. § (1) bekezdés a) pontját és az 1. mellékletben foglalt táblázatnak az Utasítással megállapított 17. sorát 2015. július 1-jétől kell alkalmazni.