12/2011. (II. 25.) KIM utasítás

a Nemzeti Közigazgatási Intézet Szervezeti és Működési Szabályzatáról¹

2011.10.15.

A központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény 73. § (1) bekezdésében meghatározott hatáskörömben eljárva – tekintettel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (1) bekezdésére – a következő utasítást adom ki.

1. § A Magyar Közigazgatási Intézet Szervezeti és Működési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) jelen utasítás mellékletében foglaltak szerint határozom meg.

2. § Ez az utasítás a közzétételét követő nap lép hatályba.

3. § Hatályát veszti a Kormányzati Személyügyi Szolgáltató és Közigazgatási Képzési Központ 2010. április 8-án kiadott Szervezeti és Működési Szabályzata.

Melléklet a 12/2011. (II. 25.) KIM utasításhoz

A Nemzeti Közigazgatási Intézet
Szervezeti és Működési Szabályzata

Az Intézet jogállása, alapadatai

1. § A Nemzeti Közigazgatási Intézet (a továbbiakban: Intézet) felügyeleti szerve a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium. Az Intézetet a közigazgatási és igazságügyi miniszter (a továbbiakban: miniszter) irányítja. A miniszter által átruházott jogkörben a közigazgatási államtitkár (a továbbiakban: államtitkár) a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában foglaltak szerint gyakorolja a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. tv. 2. §-ában meghatározott jogosítványokat.

2. § Az Intézet jogi személy, központi költségvetési szerv (központi hivatal), gazdálkodási jogköre alapján önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv.

3. § Az Intézet felelős vezetője a miniszter által kinevezett főigazgató.

4. § Az Intézet alapadatai:

rövidített elnevezés: NKI,

angol elnevezés: National Institute of Public Administration,

német elnevezés: Nationales Institut für öffentliche Verwaltung

francia elnevezés: Institut National de l'Administration Publique,

törzskönyvi azonosító: 329112,

alapító okiratának száma: a Magyar Köztársaság Miniszterelnöke által, IX-9/53/1/2011. szám alatt kiadott és 2010. október 29-től hatályos alapító okirat,

alapító okiratának kelte: 2011. január 31.,

alapítás időpontja: 1990.

II.

AZ INTÉZET TEVÉKENYSÉGE

5. § Az Intézet alaptevékenysége körében ellátja a szakmai alapfeladatként meghatározott feladatait, illetőleg az alaptevékenysége ellátására rendelkezésre álló, időlegesen szabad kapacitásának kihasználást célzó, nem haszonszerzés céljából végzett tevékenységeket.

6. § (1) Az Intézet szakmai alapfeladatai körében:

a) közigazgatás-tudományi tudásbázisként segíti a kormányzati közigazgatást, a közigazgatás-fejlesztés tudományos megalapozását, továbbá segíti a kormányzati döntéshozatalt tudományosan megalapozott információk szolgáltatásával (szakfeladatszám: 722000 Társadalomtudományi, humán kutatás, fejlesztés komplex támogatása; 841169 M.n.s. egyéb kiegészítő szolgáltatások);

b) ellátja a köztisztviselők és kormánytisztviselők képzéséhez, továbbképzéséhez, a közigazgatási vezetőképzéshez, a köztisztviselői és kormány-tisztviselői vizsgarendszerhez és mindezek országos módszertani központjaként végzett – oktatásszervezési, koordinátori, nyilvántartási és adatszolgáltatási, monitoring – feladatokat (szakfeladatszám: 855936 Kötelező felkészítő képzések; 841164 Központosított informatikai szolgáltatások; 749031 Módszertani szakirányítás; 749034 Akkreditációs tevékenység; 855937 Máshová nem sorolt egyéb felnőttoktatás);

c) ellátja a kormánytisztviselőket foglalkoztató szervek pályáztatásával, toborzásával, kiválasztásával, a toborzási adatbázis működtetésével kapcsolatos feladatokat; a Magyar Közigazgatási Ösztöndíj Program, a közigazgatási szakmai gyakorlat és egyéb központi programok koordinálásával, működtetésével kapcsolatos feladatokat,

d) elvégzi a személyügyi nyilvántartás és integrált emberi erőforrás-gazdálkodási rendszerrel kapcsolatos jogszabályban meghatározott feladatokat; az Intézet alapfeladataihoz kapcsolódóan módszertani útmutatókkal, ajánlásokkal segíti a központi közigazgatás személyügyi tevékenységét,

e) részt vesz a nemzetközi közigazgatás-fejlesztési programokban (szakfeladatszám: 854236 Egyéb pénzbeli hallgatói juttatások, ösztöndíjak; 842149 M.n.s. tevékenységek nemzetközi fejlesztési együttműködés keretében; 842151 Nemzetközi tudományos együttműködés 842152 Nemzetközi oktatási együttműködés; 842154 Nemzetközi ifjúsági együttműködés; 842160 Nemzetközi szervezetekben való részvétel; 841161 A közszolgálat egyetemes humánerő-gazdálkodása; 841164 Központosított informatikai szolgáltatások; 749031 Módszertani szakirányítás).

(2) Fő tevékenység alapján meghatározott szakágazati besorolás: 841115 Igazgatási intézmények ellátó kisegítő szolgálatai.

(3) TEÁOR (Gazdasági tevékenységek osztályozási rendszere) jegyzék szerinti besorolás:

8411 Általános közigazgatás,

8559 Máshová nem sorolt egyéb felnőttoktatás,

7220 Társadalomtudományi, humán kutatás, fejlesztés.

(4) Az Intézet időlegesen szabad kapacitásának kihasználását célzó, nem haszonszerzés céljából végzett tevékenységei:

a) az érdekelt szervektől kapott megbízás alapján az államigazgatás, és más állami szervek érdekkörébe eső képzési és továbbképzési programokban való részvétel,

b) a nemzetközi közigazgatási vezetőképzési, továbbképzési, humánerőforrás-gazdálkodási programok megvalósításában való közreműködés,

c) kormánytisztviselőket foglalkoztató szervezetek egyedi megkeresése alapján egyéb – a jogszabályoknak megfelelő, az Intézet tevékenységéhez illeszkedő – személyügyi szolgáltatások nyújtása,

d) köztisztviselőket foglalkoztató szervek számára kiválasztási eljárással és az azokhoz kapcsolódó kompetenciavizsgálatok lefolytatásával kapcsolatos feladatok ellátása,

e) kormányzati közigazgatáson kívüli megrendelés esetén közigazgatás-fejlesztéshez kapcsolódó kutatások, háttérelemzések szervezése, végzése.

III.

AZ INTÉZET SZERVEZETE, A SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI

7. § (1) Az Intézet önálló szervezeti egységei a főosztályok.

(2) Az Intézet nem önálló szervezeti egysége az osztály és a titkárság.

8. § (1) Az Intézet szervezeti ábráját az 1. függelék tartalmazza.

(2) Az Intézet egyes szervezeti egységeinek feladatait a 2. függelék tartalmazza.

(3) Az Intézet létszámkeretét a 3. függelék tartalmazza.

(4) Az Intézetben a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét a 4. függelék tartalmazza.

(5) A vagyonnyilatkozat-tételre kötelezettek körét a 5. függelék tartalmazza.

(6) A képzettségi pótlékra vonatkozó szabályokat a 6. függelék tartalmazza.

(7) Az alaptevékenységet meghatározó jogszabályok jegyzékét a 7. függelék tartalmazza.

IV.

AZ INTÉZET VEZETŐI

A főigazgató

9. § (1) Az Intézet vezetését és önálló képviseletét a főigazgató látja el. A főigazgatót határozatlan időre – a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium közigazgatási államtitkárának a javaslatára – a miniszter nevezi ki és menti fel és ő gyakorolja felette az egyéb munkáltató jogokat is.

(2) A főigazgató felelős

a) az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban, költségvetésben foglaltaknak, és az irányító szerv által közvetlenül meghatározott követelményeknek és feltételeknek megfelelő ellátásáért,

b) az Intézet működésében és gazdálkodásában a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség követelményeinek érvényesítéséért,

c) a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségvállalások összhangjáért,

d) a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott, és a tulajdonában lévő vagyonnal kapcsolatosan a vagyonkezelői, tulajdonosi jogok rendeltetésszerű gyakorlásáért,

e) az államháztartási belső kontrollrendszer megszervezéséért és hatékony működtetéséért,

f) a szakmai és pénzügyi monitoringrendszer folyamatos működtetéséért, a tervezési, beszámolási, valamint a közérdekű és közérdekből nyilvános adatok szolgáltatására vonatkozó kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, továbbá a számviteli rendért.

(3) A főigazgató

a) megállapítja az Intézet ügyrendjét és egyéb belső szabályzatait,

b) kinevezi, illetve felmenti az Intézet munkavállalóit, gyakorolja az Intézet valamennyi munkatársa felett a munkáltatói jogokat; egyes munkáltatói jogok gyakorlását átruházhatja a szervezeti egységek vezetőire,

c) közvetlenül irányítja a főosztályvezetőket és osztályvezetőket, a titkárságvezetőt és a megbízási jogviszonnyal foglalkoztatott belső ellenőrt,

d) képviseli az Intézetet,

e) felel az Intézet kiadói tevékenységéért.

Gazdasági vezető

10. § (1) Az Intézet gazdasági vezetője a Gazdasági és Műszaki Főosztály vezetője.

(2) A gazdasági vezető feladatait a főigazgató közvetlen vezetése és ellenőrzése mellett látja el, gazdálkodási feladatok tekintetében a főigazgató helyettese.

(3) A gazdasági vezető

a) irányítja és ellenőrzi a gazdasági szervezetet,

b) felelős a gazdasági és műszaki főosztály feladatainak ellátásáért,

c) jogosult a kötelezettségvállalás ellenjegyzésére, érvényesítésére, az utalvány ellenjegyzésére, továbbá e jogosultságok gyakorlására a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően írásban személyt kijelölni.

d) az Intézet más szervezeti egységéhez beosztott, a gazdálkodási, könyvvezetési, adatszolgáltatási feladatok ellátásáért felelős alkalmazottaknak iránymutatást ad,

e) gazdasági intézkedéseket hoz.

Az önálló szervezeti egység

11. § (1) Önálló szervezeti egység a főosztály.

(2) Az önálló szervezeti egység ellátja a Szabályzatban meghatározott, valamint főigazgató által meghatározott feladatokat.

(3) Az önálló szervezeti egység létszámát a Szabályzat határozza meg.

(4) Az önálló szervezeti egységen belül működő osztályok és titkárság létszámát és feladatkörét az önálló szervezeti egység ügyrendje határozza meg.

12. § (1) Az önálló szervezeti egység vezetője a jogszabályoknak és a szakmai követelményeknek megfelelően – a főigazgatótól kapott utasítás és iránymutatás alapján – vezeti az önálló szervezeti egység munkáját, és felelős az önálló szervezeti egység feladatainak ellátásáért.

(2) Az önálló szervezeti egység vezetője – az (1) bekezdésben meghatározottakkal összefüggésben – elkészíti az önálló szervezeti egység ügyrendjét és annak mellékleteként a munkaköri leírásokat, amelyeket a főigazgató hagy jóvá, továbbá szervezi és ellenőrzi az önálló szervezeti egységhez tartozó feladatok végrehajtását.

(3) Az önálló szervezeti egység vezetője dönt az önálló szervezeti egység feladat- és hatáskörébe utalt ügyekben, amennyiben jogszabály, a Szabályzat vagy a főigazgató eltérően nem rendelkezik.

(4) Az önálló szervezeti egység vezetőjének a helyettese

a) az önálló szervezeti egység ügyrendjében meghatározottak, valamint önálló szervezeti egység vezetőjének utasítása szerint helyettesíti önálló szervezeti egység vezetőjét,

b) az általa vezetett osztály tekintetében ellátja az osztályvezetői műveleteket.

13. § (1) Az osztályvezető az önálló szervezeti egység ügyrendje, valamint az önálló szervezeti egység vezetőjének az utasítása szerint irányítja és ellenőrzi a vezetése alatt álló osztály munkáját. Az osztályvezető felelős az osztály feladatainak teljesítéséért.

(2) Az osztályvezetőt akadályoztatása esetén az önálló szervezeti egység ügyrendjében meghatározottak szerint az önálló szervezeti egység másik osztályának vezetője vagy az osztály munkatársai közül az általa kijelölt kormánytisztviselő helyettesíti.

AZ INTÉZET TÁJÉKOZTATÁSI ÉS DÖNTÉS-ELŐKÉSZÍTÉSI FÓRUMAI, MŰKÖDÉSE²

Az Intézet belső egyeztetésének fórumai

14. § Az Intézet belső egyeztetésének fórumai:

a) állományértekezlet,

b) vezetői értekezlet,

c) főosztályi értekezlet,

d) osztályértekezlet.

15. § (1) Az állományértekezlet célja az Intézet munkatársainak tájékoztatása az Intézetet érintő fontos eseményekről, tervekről, feladatokról.

(2) Az állományértekezletet évente legalább egyszer a főigazgató hívja össze.

(3) Az állományértekezlet résztvevői az Intézet valamennyi munkatársa, és szükség szerint a főigazgató által meghívott más személyek.

(4) Az állományértekezlet napirendjét a főigazgató határozza meg, amelyről a titkárságvezető emlékeztetőt készít.

16. § (1) A vezetői értekezlet tagjai a főosztályvezetők és az osztályvezetők.

(2) A főigazgató a vezetői értekezletre – a napirendhez kapcsolódva – az állandó tagokon kívül is meghívhat résztvevőket.

(3) A vezetői értekezlet heti rendszerességgel ülésezik, de a főigazgató – indokolt esetben – bármikor összehívhatja.

(4)³ A vezetői értekezletről emlékeztető készül, amelyet a titkráságvezető készít. Az emlékeztető az Intézet iratkezelési szabályai szerint iktatásra kerül.

17. § (1) A főosztályi értekezlet célja a főosztály munkatársainak tájékoztatása a főosztályt érintő aktuális ügyekről, feladatokról.

(2) Főosztályi értekezletet szükség szerint kell tartani, amelynek összehívásáról és napirendjéről a főosztályvezető gondoskodik.

(3) Az értekezlet résztvevője a főosztály teljes személyi állománya.

18. § (1) Az osztályértekezlet célja az osztály munkatársainak tájékoztatása az osztályt érintő aktuális ügyekről, feladatokról.

(2) Osztályértekezletet szükség szerint kell tartani, amelynek összehívásáról és napirendjéről az osztályvezető gondoskodik.

(3) Az értekezlet résztvevője az osztály teljes személyi állománya.

Az Intézet tanácsadó testületei

19. § Az Intézet tanácsadó testületei

a) Közszolgálati HR Tanácsadó Testület,

b) Közigazgatási Tudományos Tanácsadó Testület.

20. § A Közszolgálati Tanácsadó Testület a főigazgató által felkért szakértőkből álló testület, amely közszolgálati humánerőforrás kérdésekben döntés-előkészítő, véleményező és javaslattevő szervként segíti a főigazgató munkáját.

21. § A Közigazgatási Tudományos Tanács a főigazgató által felkért szakértőkből álló testület, amely közigazgatási tudományos kérdésekben döntés-előkészítő, véleményező és javaslattevő szervként segíti a főigazgató munkáját.

Az Intézet működése

22. § Az Intézet működését az Alapító Okiratában foglaltaknak megfelelően, a jelen Szabályzatban, az Intézet ügyrendjében és egyéb, az ügyrend mellékletét képező szabályzataiban meghatározott keretek között, éves munkaterve, a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium költségvetési fejezetén belül biztosított költségvetése alapján folytatja.

23. § Az Intézet költségvetési előirányzatát az éves költségvetési törvény a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium fejezetben önálló címként biztosítja.

24. § Az Intézet kormánytisztviselői, kormányzati ügykezelői és munkavállalói – az ügyrendben meghatározott részletes szabályoknak megfelelően – hivatali munkarendben, vagy részmunkaidőben dolgoznak. Az Intézet biztosítja meghatározott munkakörök esetében a távmunka lehetőségét.

Az Intézet képviseleti és helyettesítési rendje

25. §⁴ (1) Az Intézetet képviseletét az Intézet főigazgatója látja el. A főigazgató ezt a jogát az ügyek meghatározott csoportjára nézve – állandó vagy eseti jelleggel – a vezetőkre átruházhatja.

(2) Külön meghatalmazás nélkül képviselhetik az Intézetet az Intézet vezetői a feladat- és hatáskörükbe tartozó ügyekben, a kötelezettségvállalás, érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés rendjéről szóló főigazgatói utasítás, valamint a Szabályzat Kiadmányozásra vonatkozó 29. §-ában foglaltak figyelembevételével.

(3) Az Intézet bankszámlája feletti rendelkezéshez a pénzintézeti bejelentés szerint az Intézet főigazgatója és a Magyar Államkincstárhoz bejelentett, képviseleti joggal felruházott, az Intézet alkalmazásában álló munkavállaló együttes aláírása szükséges.

Az Intézet gazdálkodása

26. § (1) Az Intézet a hatályos jogszabályok alapján gazdálkodik, és készíti el – feladatai ellátására is kiterjedően – az éves költségvetését és beszámolóját.

(2) A hatályos jogszabályoknak és az Alapító Okiratnak megfelelően a miniszter jóváhagyja az Intézet éves munkatervét, éves beszámolóját, költségvetését, és gyakorolja a felügyeleti szervet megillető költségvetési irányítási hatásköröket.

Egyéb szabályok

27. §⁵ Az Intézetnél szabálytalansági felelős kijelölésre került. A szabálytalanságok kezelésére vonatkozó részletes szabályokat a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről szóló főigazgatói utasítás tartalmazza.

28. § (1) A kockázatkezelés tekintetében a szervezeti egységek vezetői a kockázatok folyamatgazdái. Ennek megfelelően az adott szervezet szervezeti egységeken belül, az egyes vezetői szintek felelnek a kockázatok felismeréséért, kezeléséért.

(2) A kockázatkezelési tevékenység feladat- és hatáskörét, a kockázatkezelésről szóló szabályzat, a munkaköri leírások, illetve adott esetben szervezeti vezetői utasítás, eljárásrend tartalmazza.

(3) A kockázatok feltárásáért, dokumentálásáért és kezeléséért a szervezeti egység vezetői mint folyamatgazdák felelősek.

(4) A folyamatgazdák a feltárt kockázatokat vezetői értekezleten írásban kötelesek jelezni a főigazgató részére.

(5) A kockázatkezelés során a szervezeti egységek vezetői kötelesek betartani az Intézmény kockázatkezelési szabályzatát, melyet saját szervezeti egységükre vonatkozóan tovább szabályozhatnak.

Kiadmányozás

29. § (1) Az iratok az arra jogosult aláírásával (kiadmányozásával) válnak hivatali intézkedésekké. A kiadmányozás joga az ügyben történő érdemi döntésre ad felhatalmazást. A kiadmányozási jogot úgy kell meghatározni, hogy a jogszerűségi és szakszerűségi követelmények mellett biztosítsa a gyors ügyintézést.

(2) A kiadmányozásra jogosult felelős az intézkedés szakmai tartalmáért, az iratkezelésre és a határidőkre vonatkozó szabályok betartatásáért.

(3) Gazdálkodási jellegű, vagy ilyen kihatású ügyekben a kiadmányozási, kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési, érvényesítő joggal – a megfelelő szabályzatokban részletezett eljárás szerint – a főigazgató és az arra kijelöltek rendelkeznek.

(4) Az Intézet főigazgatója kiadmányozza az állami vezetők (miniszterelnök, miniszter, államtitkár, közigazgatási államtitkár, helyettes államtitkár) és az államigazgatás központi szervei és az egyéb állami szervek vezetői, továbbá partnerszervek vezetői részére készült dokumentumokat, továbbá mindazon dokumentumokat, amelyek kiadmányozását magának tartotta fenn.

(5) Az Intézet vezető beosztású munkatársai a hatáskörükbe tartozó ügyekben kiadmányozzák a azonos vagy hasonló beosztású, jogállású, besorolású vezetőinek címzett ügyiratokat; illetőleg az egyéb feladat- és hatáskörükbe tartozó ügyekben keletkező ügyiratokat.

(6) A szervezeti egységeken belüli egyéb kiadmányozási jog gyakorlását az ügyrendben, a munkaköri leírás(ok)ban, vagy írásbeli meghatalmazásban kerülhet szabályozásra.

Ügyintézési határidő

30. § (1) Az ügyek intézése a vonatkozó jogszabályok, a felettes vezető által előírt határidőben történik.

(2) Jogszabályban előírt ügyintézési határidő hiányában az ügyek intézésére a vezető által a feladatok kiadása során megállapított egyedi ügyintézési határidő az irányadó.

(3) A határidőket naptári napban (kivételesen órában) kell meghatározni. A határidő számításának kezdő napja az intézetbe történő érkeztetés, ennek hiányában az első iktatás napja, befejező napja pedig a regisztrált továbbítás napja.

(4) Az ügyintéző feladatainak ütemezése során úgy jár el, hogy a vezetői jóváhagyás a határidő lejárta előtt, ésszerű időben beszerezhető legyen.

(5) Ha a beadvány az előírt határidő alatt érdemben nem intézhető el, akkor az ügyintéző a késedelem okáról és az ügyintézés várható időpontjáról felettesét tájékoztatja.

Együttműködési kötelezettség, csoportos munkavégzés

31. § (1) Az Intézet valamennyi vezetője és munkatársa köteles a feladatok végrehajtásában együttműködni. Az önálló szervezeti egységek közötti együttműködés kialakításáért az önálló szervezeti egységek vezetői a felelősek. Az egyeztetésért, illetve azért, hogy a feladat ellátásában a többi érintett szervezeti egység álláspontja összehangoltan érvényesüljön, az az intézeti egység felelős, amelynek az ügy intézése a feladatkörébe tartozik, vagy akit erre a főigazgató kijelölt.

(2) A főigazgató az összetett megközelítést és több szakterület szoros együttműködését igénylő feladat elvégzése érdekében a feladatkörükben érintett vezetők és tárgykör szerint illetékes ügyintézők hatékony együttműködésével megvalósuló csoportos munkavégzést rendelhet el.

(3) A csoportos munkavégzés során a feladatkörükben érintett vezetőket és tárgykör szerint illetékes ügyintézőket a komplex feladat megfelelő határidőben történő elvégzése érdekében kiemelt együttműködési kötelezettség és felelősség terheli.

Sajtó-, illetve médiakapcsolatok rendje

32. § (1) A sajtóval való kapcsolattarást az adott ügyben érintett intézeti szervezeti egységek bevonásával a Főigazgatói Titkárság végzi. A Szabályzat eltérő rendelkezése hiányában a sajtó részére tájékoztatást a főigazgató adhat.

(2) Az Intézet feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben sajtónyilatkozatot (interjút, sajtóválaszt) – a főigazgató eltérő döntése hiányában – csak a Főigazgatói Titkárság szervezésében, a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium kormányzati kommunikációért felelős államtitkárának előzetes jóváhagyásával lehet adni. Az Intézet nevében a főigazgató nyilatkozik. Ettől eltérni a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium kormányzati kommunikációért felelős államtitkára előzetes engedélyével lehet.

(3) Az (1) bekezdésben foglaltakat nem kell alkalmazni a szakmai folyóiratok számára készített, szakmai, jellemzően a hatályos előírásokat ismertető, vagy egyébként ismeretterjesztési, tudományos célból készült írásos anyagok, valamint a közérdekű adatok megismerésére vonatkozó kérdésekre adott válaszok tekintetében.

(4) Az Intézetre vonatkozó javaslatokra és bírálatokra a sajtónak szánt választ a feladatköre szerint érintett főosztályvezető készíti elő a törvényes határidőben. A válaszoknak sajtóhoz történő eljuttatásáról a Főigazgatói Titkárság gondoskodik a (2) bekezdés szerinti eljárásrendben.

Záró rendelkezések

33. § A főigazgató a Szabályzat hatálybalépését követő 90 napon belül, az irányítási jogokat gyakorló minisztérium mintaszabályzatai alapján kiadja

a) az Intézet házirendjét,

b) a személyügyi szabályzatot,

c) az irat- és adatkezelési szabályzatot,

d) a gazdálkodási keretszabályzatot,

e) a döntésértékelési szabályzatot, valamint

f) az ellenőrzési szabályzatot.

34. §⁶

1. függelék⁷

2. függelék

Egyes szervezeti egységeinek feladatai

1. A főigazgató irányítása alá tartozó személyek és szervezeti egységek

1.1.⁸ Közigazgatási Akadémia (Főosztály)

1. A Közigazgatási Akadémia (Főosztály) ellátja a közigazgatási továbbképzéssel, vezetőképzéssel és a vizsgarendszer működtetésével kapcsolatos feladatokat, a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény és a kormánytisztviselők jogállásáról szóló 2010. évi LVIII. törvény, valamint a vonatkozó jogszabályok előírásainak megfelelően.

2. A Közigazgatási Akadémia vezetőképzési rendszer kialakításával kapcsolatos feladatai körében

a) szakmai javaslatokat terjeszt elő a közigazgatási vezetőképzés szabályozási tartalmához,

b) kidolgozza a közigazgatási vezetőképzés követelményrendszerét,

c) gondoskodik a közigazgatási vezetőképzési rendszerben felhasznált tananyagok tartalmi fejlesztéséről,

d) regisztráltatja és minősítteti a közigazgatási vezetőképzésben felhasznált programokat;

e) jelen Szabályzat 32. § rendelkezései szerinti eljárásrend szerint eljárva ellátja a vezetőképzéssel kapcsolatos kommunikációs feladatokat.

3. A Közigazgatási Akadémia közigazgatási vizsgarendszer fejlesztésével kapcsolatos feladatai körében ellátja

a) a fejlesztéseket megalapozó szakmai javaslatok kidolgozását,

b) a közigazgatási vizsgák fejlesztésében közreműködő szakértők munkájának szervezését, kapcsolattartást,

c) követelményrendszer kidolgozását,

d) tananyagfejlesztések koordinálását,

e) tananyagok átvételének, lektorálásának szervezését,

f) oktatás és számonkérés alapjául szolgáló segédanyagok, illetve vizsgakérdések kimunkálásának szervezését,

g) a közigazgatási vizsgák fejlesztéséhez kapcsolódó munkaértekezletek előkészítését,

h) az Országos Közigazgatási Vizsgabizottság Elnöksége feladat- és hatáskörébe tartozó szakmai döntések előkészítését.

4. A Közigazgatási Akadémia közigazgatási vizsgaszervezési és képzésszervezési feladatainak körében ellátja

a) a közigazgatási alap- és ügykezelői vizsga felkészítő tanfolyamainak szervezését,

b) a közigazgatási alap- és ügykezelői vizsga vizsgáinak megszervezését és lebonyolítását,

c) a közigazgatási szakvizsga felkészítő tanfolyamainak megszervezését,

d) a közigazgatási szakvizsga vizsgáinak megszervezése és lebonyolítását,

e) a közigazgatási vizsgákhoz kapcsolódó javítóvizsgák megszervezését,

f) a vizsgaidőszakok meghatározását,

g) közös vizsgaszervezési feladatok végrehajtását,

h) írásbeli feladatlapok, bizonyítványok megküldését a többi vizsgaszervezőnek,

i) oktatói és vizsgáztatói névjegyzékek gondozását,

j) központi államigazgatási szervek részéről felmerült képzési igények kielégítésére megállapodás alapján továbbképzési programokat szervezését,

k) összehangolja és megvalósítja az uniós projektek keretében megvalósuló képzésszervezési feladatokat.

5. A Közigazgatási Akadémia a közigazgatási továbbképzési programokkal és a továbbképzési intézményrendszerrel kapcsolatos feladatai körében

a) kialakítja és gondozza a közigazgatási továbbképzési programjegyzéket és meghatározza a programok és kurzusok tartalmát, követelményrendszerét,

b) ellátja a közigazgatási továbbképzési intézményrendszer kialakításával és működtetésével kapcsolatos koordinációs feladatokat;

c) biztosítja a közigazgatási továbbképzési és vezetőképzési rendszerhez kapcsolódó fejlesztések szakmai összehangolását;

d) elvégzi a Közigazgatási Továbbképzési Kollégium feladat- és hatáskörébe tartozó szakmai döntések előkészítését.

6. A Közigazgatási Akadémia tervezési és minőségbiztosítási feladatai körében

a) meghatározza a továbbképzési tervek módszertani irányelveit,

b) biztosítja a közigazgatási továbbképzés országos tervezési rendszerének szakmai irányítását,

c) működteti a közigazgatási továbbképzés monitoringrendszerét,

d) elkészíti minőségirányítási szabályzatát és működteti a közigazgatási továbbképzés minőségirányítási rendszerét,

e) összefoglaló, értékelő jelentéseket készít a közigazgatási továbbképzési rendszerről, az elkészült értékeléseket nyilvántartja, elemzi, javaslatokat készít,

f) a fejlesztéseket megalapozó szakmai javaslatokat dolgoz ki.

7. A Közigazgatási Akadémia a programjegyzék kialakításának keretében a közigazgatásban használatos szaktudás gyűjtése és rendszerezése, szakértő tisztviselők és kutatók, felsőoktatási intézmények együttműködésével tudásmenedzsment eszközökre alapozva tudásbázist alakít ki és működtet.

8. A Közigazgatási Akadémia képzésmódszertani és minőségirányítási feladatai körében kidolgozza az Intézet képzési és vizsgaprogramjának módszertani folyamatait és követelményeit, közreműködik a szükséges fejlesztések végrehajtásában; kialakítja, működteti, ellenőrzi és fejleszti a közigazgatási továbbképzés minőségirányítási rendszerét.

9. A Közigazgatási Akadémia a 8. pontban meghatározott feladatai körében

a) támogatja és koordinálja a továbbképzések és vizsgák szervezéséhez kapcsolódó eljárások, módszertanok fejlesztését és a szervezési feladatokat támogató informatikai rendszer kialakítását,

b) támogatja a továbbképzési programok kialakítását,

c) módszertani támogatást nyújt a továbbképzési programok követelményeinek kialakítására,

d) támogatja a közigazgatási továbbképzési programok fejlesztését,

e) részt vesz a továbbképzések tervezési rendszerének kialakításában és támogatja a tervkészítést,

f) részt vesz a közigazgatási továbbképzés monitoringrendszerének kialakításában, a továbbképzések minőségbiztosítási módszertanának fejlesztése érdekében,

g) szakmai támogatást nyújt a továbbképzésekhez felhasználható ismeretanyagok nyilvántartásának megszervezéséhez,

h) koordinálja és támogatja a továbbképzések során használható elektronikus tanulási környezet kialakítását és fejlesztését,

i) támogatja a képzési anyagok elektronikus formátumban (e-learning szabványok szerinti) történő publikálásának módszertani eljárásait, menedzseli az elektronikus formátumú ismeretanyagokat,

j) szakmai támogatást nyújt a közigazgatási továbbképzési és vizsgaportál működésében,

k) módszertani támogatást nyújt a továbbképzésben közreműködő oktatók felkészítésében,

l) bevezeti és működteti az Intézet közigazgatási továbbképzésének minőségirányítási rendszerét,

m) kialakítja a rendszer minőségirányítási eljárásait, dokumentumait és feljegyzéseit,

n) kialakítja és koordinálja a minőségirányítási rendszer monitoringját és mérését,

o) szakmailag koordinálja a közigazgatási továbbképzési rendszer minőségügyi felülvizsgálatát,

p) módszertani támogatást nyújt a felülvizsgálatok kialakításában és folyamatában,

q) szakmai támogatást nyújt a továbbképzés szervezetrendszerében a minőségirányítási rendszer működéséért felelősöknek.

1.2. Közigazgatási Személyügyi Szolgáltató Főosztály

1. A Közigazgatási Személyügyi Szolgáltató Főosztály a közigazgatási személyügyi tudásbázis fejlesztését végzi és kapcsolódó támogató szolgáltatásokat nyújt az egységes közigazgatási személyzeti gyakorlat kialakításának céljával.

2. A Közigazgatási Személyügyi Főosztály 1. pontban megjelölt feladatai

a) a kormánytisztviselőket foglalkoztató szervezetek pályáztatásával, toborzásával, kiválasztásával kapcsolatosan jogszabály szerint az Intézet hatáskörébe tartozó feladatok ellátása;

b) toborzási adatbázis működtetése;

c) a jogszabályban meghatározottak szerint, a közigazgatási szakmai gyakorlatok működtetésével kapcsolatos teendők ellátása, így

ca) a szakmai gyakorlatokhoz kapcsolódó felsőoktatási igények felmérése,

cb) kapcsolattartás a felsőoktatási intézményekkel,

cc) a kormánytisztviselőket foglalkoztató szervezetek elvárásaihoz igazodóan, a beérkező szakmai gyakorlat iránti igényekkel kapcsolatos koordinációs feladatok elvégzése,

cd) kapcsolattartás a szakmai gyakorlaton lévő hallgatókat fogadó szervezetekkel,

ce) a szakmai gyakorlatokhoz kapcsolódó megállapodások előkészítése és utánkövetése,

cf) a szakmai gyakorlatok mentor programjainak kialakítása és működtetése, monitoring feladatok ellátása;

d) az egységes közigazgatási személyügyi módszertan támogatása, konzultációk, publikációk, jó gyakorlatok terjesztése: értékelési-fejlesztési gyakorlatok (AC, DC), karriermenedzsment, munkakörelemzés;

e) közigazgatási HR gyakorlatok monitoringja, elemzése;

f) HR konferenciák szervezése;

g) európai közszektorok HRM gyakorlatainak közvetítése;

h) együttműködés a Közszolgálati HR Tanácsadó Testülettel,

i)⁹ kezdeményezi a személyügyi szolgáltatások módszertani fejlesztését a Közigazgatási Akadémián.

1.3.¹⁰ Gazdasági és Műszaki Főosztály

1. A Gazdasági és Műszaki Főosztály

a) az Intézet működtetéséért,

b) a gazdálkodás megszervezéséért és irányításáért,

c) a vagyon használatával, védelmével összefüggő feladatok teljesítéséért, a pénzügyi, számviteli rend betartásáért,

d) az informatikai rendszerek rendszer-üzemeltetéséért és helyszíni támogatásáért,

e) a telekommunikációs rendszerek felügyeletéért, a telekommunikációs és irodatechnikai eszközökkel kapcsolatos gazdálkodási, üzemeltetési, továbbá

f) a gépjárművek és ingatlanok fenntartási és üzemeltetési feladataiért

felelős szervezeti egység.

2. A Gazdasági és Műszaki Főosztály az 1. pontban meghatározott feladatai körében

a) ellátja az Intézet költségvetési előirányzatai tekintetében a gazdálkodással, jogszabályokban és belső előírásokban előírt tervezési, előirányzat-módosítási, pénzgazdálkodási és beszámolási feladatokat,

b) gondoskodik a költségvetési terv, illetve a jóváhagyott költségvetésnek megfelelő részletes előirányzatok kialakításáról, karbantartásáról és intézkedik a szükséges előirányzat módosításáról,

c) irányítja az Intézet illetmény-számfejtési, valamint személyi jövedelemadó, járulék levonási és elszámolási feladatait,

d) elkészíti a bevételeket megalapozó műveletekről a számlákat,

e) feldogozza és kiegyenlíti a beérkező számlákat,

f) vezeti az analitikus és főkönyvi nyilvántartásokat valamint a vagyonkatasztert,

g) gondoskodik a költségvetési beszámoló, a mérlegjelentés és a különböző statisztikai kimutatások elkészítéséről,

h) irányítja a teljes leltározási tevékenységet,

i) elvégzi az Intézet működtetésével, üzemeltetésével, a költségvetési szerv vagyongazdálkodása körében a beruházással, a vagyon használatával, hasznosításával, védelmével kapcsolatos feladatokat,

j) ellátja az informatikai alapinfrastruktúra (szerverek, adattároló eszközök, adatmentő eszközök, hálózati adatvédelmi és hálózati aktív eszközeit, valamint az ezeken az eszközökön futó operációs rendszerek, adatbáziskezelők, kommunikációs rendszerek, biztonsági és menedzsment eszközök), a kiszolgáló oldali alkalmazások és a munkaállomások üzemeltetését,

k) ellátja az informatikai infrastruktúra üzemeltetéséhez kapcsolódóan hibabejelentő Helpdesk szolgáltatási feladatokat,

l) elvégzi a gépjárművek és ingatlanok fenntartási és üzemeltetési feladatait,

m) elvégzi az eszközök leltározással kapcsolatos feladatokat.

3. A Gazdasági és Műszaki Főosztály a KSzSzR-rel kapcsolatos feladatkörében:

a) közreműködik az ügyfélszolgálati feladatok szakmai támogatásában,

b) gondoskodik a rendszert érintő fejlesztési igények kezeléséről,

c) működteti a felhasználók tájékoztatása érdekében a KSzSzR portált és szükség esetén tájékozatást nyújt,

d) előkészíti a Működési Szabályzatot és szükség esetén javaslatot tesz a módosítására,

e) gondoskodik az egyes modulok paraméterei, az értékkészletek és az okmányminták aktualizálásáról,

f) tájékoztatókat készít, oktatásokat szervez a felhasználók számára a rendszerben megvalósított változásokról,

g) segítséget nyújt a munkáltatók és a közigazgatási személyzetpolitikáért felelős miniszter számára a vezetői információs igények kielégítésével kapcsolatos feladataik ellátásához,

h) összegyűjti a fejlesztési igényeket és javaslatával együtt döntésre felterjeszti a közigazgatási személyzetpolitikáért felelős minisztérium közigazgatási államtitkárának,

i) elvégzi a KSzSzR-ben végrehajtásra kerülő módosításokból, fejlesztésekből adódó tesztelési feladatokat.

1.4.¹¹ Főigazgató Hivatal (Főosztály)

1. A Főigazgatói Hivatal nemzetközi feladatai körében

a) részt vesz a nemzetközi közigazgatás-fejlesztési programokban és kiválósági központként nemzetközi szakértői hátteret biztosít a központi közigazgatás számára,

b) szervezi a köztisztviselői nemzetközi gyakorlatok (mobilitás) rendszerét,

c) feladat- és hatáskörében részt vesz a Közigazgatási Utánpótlás-támogatási és a Magyar Közigazgatási Ösztöndíj Programokban,

d) összehangolja a nemzetközi fejlesztési együttműködést és más szakterületeket, ezen belül az európai és más nemzetközi fejlesztési programok által kínált kooperációs lehetőségeket is,

e) gondoskodik arról, hogy a koherencia jegyében összehangolja a 2011-es magyar EU elnökségi tapasztalatszerzést, továbbá a képzési és módszertani tudásbázis szervezéséről,

f) elősegíti a magyar érdekek és a komparatív előnyök érvényesülését a nemzetközi közigazgatás-fejlesztési programokban,

g) gondoskodik a partner országok társintézményeivel és a nemzetközi partnerintézményekkel kötendő fejlesztési együttműködési megállapodások létrehozásáról és végrehajtásáról (DISPA, EIPA, EUPAN, OECD),

h) közreműködik a bilaterális együttműködési projektek előkészítésében, megvalósításában és értékelésében,

i) gondoskodik arról, hogy az Intézet nemzetközi és fejlesztési együttműködése összhangban legyen az Európai Unió szakpolitikájával, ezen belül a minőségbiztosítás európai sztenderdjeivel,

j) képviseli az Intézetet a nemzetközi együttműködési és szakértői munkacsoportokban, részt vesz a kooperatív fejlesztéssel kapcsolatos döntések előkészítésében és kivitelezésében,

k) előkészíti a partner országok társintézményeivel és a nemzetközi partnerintézmények fórumain, a különböző együttműködési szakaszokban képviselendő, az Intézettel kapcsolatos magyar álláspontot, elemzi a jelentéseket, dokumentumokat,

l) szerkeszti az Intézet elektronikus Hírlevelének nemzetközi rovatát.

2. A Főigazgatói Hivatal funkcionális feladatai körében

a) közreműködik az Intézet működését érintő jogszabály-tervezetek kidolgozásában és véleményezésében, figyelemmel kíséri az Intézet működésével összefüggő jogszabályok változásait, a jogszabályváltozásokról rendszeresen Jogi Hírlevélben tájékoztatja az Intézet munkatársait,

b) közreműködik az Intézet működéséhez kapcsolódó szerződések előkészítésében és megkötésében; a kötelezettségvállalást tartalmazó szerződéseket ellenjegyzi,

c) ellátja az Intézet vagyonkezelésében lévő vagyonelemekkel kapcsolatos jogi feladatokat,

d) gondoskodik az Intézet jogi képviseletének ellátásáról bíróságok, hatóságok előtt,

e) közbeszerzési eljárások lebonyolításához jogi támogatást nyújt,

f) előkészíti a feladatkörébe tartozó, az Intézet működésére vonatkozó belső szabályzatokat, valamint a főigazgatói intézkedések tervezeteit,

g) nyilvántartja a jogszabályokból, a kormányhatározatokból az Intézetre háruló feladatokat, szervezi és ellenőrzi azok végrehajtását,

h) elkészíti az Intézet éves munkatervét és éves beszámolóját a szakterületek javaslatainak felhasználásával, javaslatot tesz az Intézet szervezeti egységei munkaterveinek szerkezetére és tartalmára,

i) az Intézet közbeszerzési szabályzata szerinti közbeszerzési titkársági feladatok ellátása,

j) a belső ellenőrzésekkel kapcsolatos koordináció; a külső és belső ellenőrzések, ellenőrzési jelentések és intézkedési tervek nyilvántartása, és az éves beszámoló összeállítása (Ber. 29/A. §),

k) előkészíti és végrehajtja az Intézet humánpolitikai koncepcióját, a Gazdasági és Műszaki Osztállyal együttműködve végzi az Intézet emberi erőforrás gazdálkodását,

l) előkészíti a főigazgató hatáskörébe tartozó személyzeti és munkáltatói döntéseket, gondoskodik azok végrehajtásáról,

m) a kormány-tisztviselői jogviszony (munkajogviszony) létesítésekor, módosulásakor, megszűnésekor elkészíti a jogszabályban előírt okmányokat (átsorolás, áthelyezés, vezetői megbízás visszavonása, felmentés), a jogviszony megszűnésekor gondoskodik a távozó személyek elszámoltatásáról,

n) elkészíti az Intézet állománytábláját és rendszeres tájékoztatást ad a szervezeti egységek vezetőinek a létszám alakulásáról; adatszolgáltatással közreműködik a személyi juttatások előirányzatának tervezésében, ellátja az illetmény- és létszámgazdálkodás feladatait,

o) vezeti az Intézet dolgozóinak személyügyi nyilvántartását és az adatok informatikai nyilvántartását, biztosítja az adatok kezelésének törvényességét,

p) előkészíti a minősítésekhez szervezeti egységenként az aktuális listát,

q) ellátja az alkalmazottak vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségével összefüggő jogszabályban meghatározott feladatokat.

3. A Főigazgatói Hivatal projektszervezési feladatai körében

a) részt vesz a projektek, valamint a részprojektek irányítási, feladatmegosztási és -működtetési rendszerének kialakításában. Ennek részeként javaslatot tehet az alábbi területeken:

aa) projekt munkacsoportok összeállítása, szerepkörök definiálása;

ab) elhatárolt felelősségi és jogkörök meghatározása;

ac) a projekt működési kereteinek és feltételeinek meghatározása;

ad) erőforrások tervezése és allokálása;

ae) a kialakított rendszerben ellátja a részére meghatározott irányítási feladatokat,

b) felelős a felső irányítási szinten megjelenő operatív döntések előkészítésének koordinálásáért,

c) javaslatokkal támogatja a projektek végrehajtása során az intézmény vezetőjének projekttel kapcsolatos döntéseit,

d) részt vesz az egyes projektek és részprojektek munkájának koordinálásában, biztosítva azok összhangját a projekt előtt álló célok elérése érdekében,

e) a projekt előrehaladásának, a határidők betartásának nyomon követése, szükséges módosítások kezdeményezése,

f) a projekt költségvetésének tervezése, annak folyamatos követése, ellenőrzése, a pénzügyi tevékenységek menedzselése (a számlák kezelése, kifizetési kérelmek összeállítása, pénzügyi beszámolók elkészítése során),

g) a rendelkezésre álló erőforrások hatékony felhasználásának ellenőrzése, biztosítása; probléma esetén javaslattétel a működési rend megváltoztatására,

h) a projektek előrehaladásáról, működéséről keletkezett információk összegyűjtése, elemzése, és információ eljuttatása az intézmény és az érintett részprojektek belső szakmai vezetői számára, javaslattétel a szükséges intézkedésekre,

i) horizontális szempontok érvényesítésének, a vállalások teljesítésének támogatása, ellenőrzése,

j) indikátorok teljesülésének ellenőrzése,

k) kommunikációs tevékenység támogatása, ellenőrzése,

l) külső ellenőrzésekből fakadó kötelezettségének eleget tesz,

m) folyamatos kapcsolattartás szervezési, menedzsment kérdésekben az egyes részprojektek belső szakmai vezetőivel, valamint konzorciumi projekt esetén a konzorciumi partnerekkel és a támogató szervezetekkel (Irányító Hatóság, Közreműködő Szervezet),

n) figyelemmel kíséri a projektek környezetével, valamint a projektekkel kapcsolatos eseményeket, változásokat, azonosítja a kockázatokat, és javaslatot tesz a szükséges kockázatcsökkentő intézkedésekre,

o) a projektekben előforduló rendkívüli eseményeket kiértékeli, és – felső szintű beavatkozást igénylő probléma esetén – haladéktalanul értesíti az intézmény vezetőjét,

p) a pénzügyi kockázatok kezelésének részeként a Gazdasági Igazgatósággal egyezteti a projektek megelőlegezett kifizetésre benyújtott előzetes igényeit,

q) segítségnyújtás a változások és kapcsolódó problémák menedzselésében: a projekt hatókörét, határidejét, költségvetését érintő változtatások adminisztrációja, minősítése és elbíráltatása, az esetleg szükséges szerződésmódosítás előkészítése, koordinálása.

4. A Főigazgatói Hivatal funkcionális (titkársági) feladatai körében

a) támogatja a főigazgató munkáját adminisztratív, szervezési és kommunikációs területen,

b) megszervezi az Intézet ügyviteli folyamatait, biztosítja a folyamatos, átlátható és szabályszerű működést, ellenőrzi az ügyviteli folyamatokat,

c) összehangolja a szervezeti egységek titkársági munkáját, figyelemmel kíséri a munkatervben meghatározott feladatok, valamint a heti koordinációs vezetői értekezleten hozott döntések végrehajtását,

d) biztosítja az Intézet arculati elemeinek rendelkezésre állását, egységes használatát,

e) ellátja az Intézet kifelé irányuló kommunikációs feladatait

ea) a minisztériummal való egyeztetés mellett koordinálja a nyilatkozatokat, interjúkat és sajtó megjelenéseket;

eb) a szervezeti egységek közreműködésével folyamatosan frissíti a honlapot, elektronikus hírlevelet készít;

ec) ellátja az Intézet folyóirat-szerkesztőségének titkársági feladatait;

ed) a szervezeti egységek közreműködésével előkészíti az Intézet kiadványait;

ee) a főigazgató rendelkezéseinek megfelelően irányítja az Intézet központi rendezvényeinek szervezését;

f) ellátja a gondnoki, gépkocsivezető feladatokat,

g) szervezi a munkatársak külföldi kiküldetésével kapcsolatos feladatokat.

5. A Nemzeti Közszolgálati Egyetem létesítéséről szóló 2011. évi XXXVI. törvény rendelkezik a Nemzeti Közszolgálati Egyetem (a továbbiakban: NKE) létesítéséről. Az NKE fenntartói jogait a Fenntartói Testület (továbbiakban: FT) útján a közigazgatás-fejlesztésért, a rendészetért és a honvédelemért felelős miniszterek közösen gyakorolják. Az FT az ügyviteli és döntés-előkészítő feladatok ellátására létrehozta az FT Hivatalát, amely az Intézet Főigazgatói Hivatalának osztályaként működik. Az FT Hivatala

a) elvégzi a megalapozott döntéshozatalhoz szükséges előkészítő és elemző munkát,

b) előkészíti az FT döntéseit, az FT határozatait iktatja, irattárazza, kiadmányozásra előkészíti és biztosítja azok biztonságos tárolását,

c) adminisztratív-ügyviteli feladatokat lát el a jogszabályban meghatározott FT hatáskörökkel kapcsolatban,

d) biztosítja az FT ügyvivő feladatainak szervezését és adminisztrációját,

e) folyamatos kapcsolatot tart a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium, Belügyminisztérium, Honvédelmi Minisztérium e feladatra kijelölt szervezeti egységével, amelyek számára a meghozott határozatokról tájékoztatást ad,

f) az FT működéséhez szükséges egyéb kapcsolattartási feladatokat lát el,

g) tájékoztatást nyújt a tagok, a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium, a Belügyminisztérium és a Honvédelmi Minisztérium számára az NKE-vel kapcsolatos információs igény esetén.

6. A Főigazgatói Hivatal a Magyar Közigazgatási Ösztöndíjprogrammal összefüggő feladatai körében:

a) a projekt megtervezése, ütemezése, a résztvevő felek munkájának koordinálása, a feladatok delegálása, számonkérése,

b) a pályázati felhívás közzététele elektronikusan az Intézet honlapján, a Hivatalos Értesítőben történő megjelentetésről való gondoskodás,

c) a beérkezett pályázati anyagok elbírálása, a nyelvi szintfelmérés megszervezése, a motivációs interjúk lefolytatása,

d) módszertani irányítás végzése az ösztöndíjasok szakmai gyakorlatával kapcsolatban,

e) a program részét képező szervezett képzések bonyolítása,

f) a program értékelési rendszerének meghatározása és működtetése,

g) a mentorok módszertani irányítása,

h) az ösztöndíjas szerződések megkötése és megszüntetése,

i) az ösztöndíjasok külföldi gyakorlati helyének megszervezése, a gyakorlat koordinálása, és ez idő alatt a mentori tevékenység ellátása,

j) az ösztöndíjrendszer pénzügyi ügyviteli feladatainak ellátása,

k) teljeskörű kapcsolattartási, koordinációs, információs és nyilvántartási feladatok ellátása a program minden résztvevőjével.

7. A Főigazgatói Hivatal szerkesztőségi feladatai körében felelős

a) a Közszolgálat című közigazgatási magazin elkészítéséért,

b) a www.kozszolgalat.gov.hu honlapért,

c) a Magyar Közigazgatás című szakmai, tudományos folyóirat elkészítéséért,

d) a Magyar Közigazgatás honlapjáért,

e) az Intézet honlapjáért,

f) az Intézet hírleveléért,

g) az Intézet kiadásában megjelenő, a főigazgató által szerkesztőségnek feladatul kiadott egyéb könyvek nyomdai előkészítéséért és nyomdai kivitelezéséért.

1.5. Belső ellenőr

1. Az Intézetet belső ellenőrzési kötelezettség terheli, amelynek alapján az Intézetben belső ellenőr működik, aki ellátja a belső ellenőrzési vezetői feladatokat is. Az Intézet nem foglalkoztat főállásban belső ellenőrt, a belső ellenőrzési tevékenység ellátására megbízási jogviszony keretében kerül sor.

2. A külső szakértő a feladatellátás során ellátja a belső ellenőrzési feladatokat is a belső ellenőrzési kézikönyv szerint oly módon, hogy az iktatással és nyilvántartással kapcsolatos feladatokat a titkárság végzi.

3. A belső ellenőr közvetlenül az Intézet főigazgatójának alárendeltségébe tartozik.

4. A belső ellenőr munkája ellátása során nem utasítható, az ellenőrzés körén kívül eső más munkafeladattal nem bízható meg.

5. A belső ellenőr által az Intézet működésével összefüggésben kért valamennyi iratot, adatot, információt az Intézet valamennyi vezetője és egyéb munkavállalója köteles haladéktalanul a belső ellenőr rendelkezésére bocsátani.

6. A belső ellenőrzés ellátásának részletes szabályait az Intézet Belső Ellenőrzési Kézikönyve tartalmazza.

7. A belső ellenőrzés feladata:

a) vizsgálni és értékelni a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését,

b) vizsgálni és értékelni a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét,

c) vizsgálni a rendelkezésére álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások, beszámolók megbízhatóságát,

d) a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat és ajánlásokat tenni, valamint elemzéseket, értékeléseket készíteni a költségvetési szerv vezetője számára a költségvetési szerv működése eredményességének növelése, valamint a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési, és a belső ellenőrzési rendszerek, a belső kontrollok javítása, továbbfejlesztése érdekében,

e) ajánlásokat és javaslatokat megfogalmazni a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése vagy csökkentése, valamint a szabálytalanságok megelőzése, illetve feltárása érdekében,

f) nyomon követni az ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket,

g) elvégezni a belső ellenőrzési tevékenység minőségértékelését,

h) a költségvetési szerven belül a nemzetközi belső ellenőrzési standardok és a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben rögzítettek szerint tanácsadási tevékenységet ellátni.

3. függelék¹²

Az Intézet létszámkerete

Az Intézet létszámkerete

Önálló szervezeti egység	Nem önálló szervezeti egység	Létszám (fő)

1. Főigazgató		[1]

1.2. Közigazgatási Akadémia		[24]
	1.2.1. Vezetőképzési, Közigazgatási Vizsga és Szervezési Osztály
	1.2.2. Közigazgatási Továbbképzési Osztály
	1.2.3. Képzésmódszertani és minőségirányítási Osztály

1.3. Közigazgatási Személyügyi Szolgáltató Főosztály		[15]

1.4 Gazdasági és Műszaki Főosztály		[24]
	1.4.1. Pénzügyi és Számviteli Osztály
	1.4.2. Vagyongazdálkodási, Műszaki és Informatikai Osztály
	1.4.3. HR Informatikai Osztály

1.5. Főigazgató Hivatal		[27]
	1.5.1. Nemzetközi Osztály
	1.5.2. Jogi, Igazgatási és Személyügyi Osztály
	1.5.3. Projektszervezési Osztály
	1.5.4. Főigazgatói Titkárság
	1.5.5. Nemzeti Közszolgálati Egyetem Fenntartói Testület Hivatala

1.6. Belső ellenőr

4. függelék¹³

A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje

1. A SZABÁLYOZÁS CÉLJA, TARTALMA

Az Intézet az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 156. § (3) bekezdése, és az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatóban foglaltak figyelembevételével a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét az alábbiak szerint határozza meg.

1.1. A szabályozás célja

A szabályozás célja, hogy rögzítse a szabálytalanság fogalmát, valamint azokat az eljárásokat, módszereket, intézkedéseket, amelyek biztosítják az Intézet sajátosságainak, adottságainak, körülményeinek megfelelő eljárásrend kialakítását, a szabálytalanságok újbóli előfordulásának megelőzését.

A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje része a belső kontroll, ezen belül a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési (FEUVE) rendszernek. A FEUVE-rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, amelyek alapján az Intézet érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit.

1.2. A szabályozás tartalma

A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje tartalmazza:

a) a szabálytalanság fogalmát, a megelőzésével kapcsolatos felelősséget,

b) a szabálytalanság észlelését (útvonal),

c) az intézkedések, eljárások meghatározását,

d) az intézkedések, eljárások nyomon követését,

e) a szabálytalanság/intézkedés nyilvántartásának tartalmát,

f) a jelentési kötelezettséget.

2. A SZABÁLYTALANSÁG FOGALMA, MEGELŐZÉSÉVEL KAPCSOLATOS FELELŐSSÉG,
AZ INTÉZKEDÉSEK CÉLJA

2.1. A szabálytalanság fogalma

A szabálytalanság valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat stb.) való eltérés, amely az Intézet feladatellátása során, annak bármely területén és bármely elemében előfordulhat; a szabálytalanság fogalomkörébe a kiigazítható mulasztás, hiányosság, fegyelmi, büntető, szabálysértési, illetve kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmény egyaránt beletartozik.

A szabálytalanság lehet

a) szándékos: ha azt tudatosan, többnyire valamilyen előny saját részére való megszerzése céljából követik el. Ide tartozik a csalás, a sikkasztás, a partnerrel, ügyféllel való összejátszás, a megvesztegetés, a szándékosan szabálytalan kifizetés, a nyilvántartások tudatosan meghamisított vezetése, ezek a szabálytalanságok minősített esetei,

b) gondatlanságból elkövetett, ha azt a munkatárs véletlenül, figyelmetlenségből, vagy hanyagul végzett munka során követi el, és emiatt határidő késedelembe esik, vagy számszaki hibát vét, vagy helytelenül vezeti a nyilvántartást.

A szabálytalanság elkövetéséhez alapvetően

a) szervezeti hiányosságok (pl. nem megfelelő, nem egyértelmű szabályzatok, eljárások, kontrollok, a feladatellátás követelményeire nem oktatták ki a munkatársakat),

b) személyi tényezők (pl. felkészültség, a belső szabályzatok ismeretének hiánya, tapasztalat hiánya, alacsony elismertség, motiválatlanság, szereptévesztés, figyelmetlenség, stb.) vezethetnek.

2.2. A szabálytalanság megelőzésével kapcsolatos felelősség

A szabályozottság biztosítása és a szabálytalanságok megelőzése a főigazgató feladata, felelőssége, amely a Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott szervezeti egység vezetők feladatainak, hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán keresztül valósul meg. A részletes feladatokat a hatályos belső szabályzatok és a munkaköri leírások tartalmazzák. (A hatályos szabályzatok aláírt, PDF formátumú elektronikus dokumentumai az Intézet valamennyi munkatársának hozzáférhető módon a KSZK (M-file)/Alapdokumentumok, szabályzatok mappában rendelkezésre áll.)

A főigazgató felelős azért, hogy

a) az Intézet a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön,

b) a működés megfeleljen a szabályzatoknak,

c) a szervezeti egységek vezetői a szabályok betartását folyamatosan ellenőrizzék,

d) szabálytalanság észlelése esetén az illetékes vezető tudja, hogy mit kell tennie és azonnal intézkedjen is,

e) a megtett intézkedéssel a szabálytalanság megszűnjön, a további szabálytalanságot megakadályozzák.

2.3. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések célja

A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések célja, hogy:

a) megakadályozza a jogszabályokban és a belső szabályzatokban előírtak megszegését, a szabálytalanság kialakulását (megelőzés),

b) helyreállítsák az előírás szerinti állapotot, a hibákat, hiányosságokat, tévedéseket kiigazítsák (korrekció),

c) a szabálytalansággal kapcsolatos felelősséget megállapítsák,

d) a szabálytalanság észlelése, megszüntetése során szerzett tapasztalatok beépüljenek a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) rendszerbe (megismétlődés megakadályozása).

3. A SZABÁLYTALANSÁGOK ÉSZLELÉSE

3.1. A szabálytalanságok észlelése a belső kontroll rendszerben

A szabálytalanságot a belső kontroll rendszerben észlelheti:

a) a szabálytalanságot elkövető munkatárs, akinek a közvetlen vezetőhöz kell fordulnia, írásban vagy szóban; a szóbeli jelzést is írásban (jegyzőkönyvben) kell rögzíteni; ebben az esetben a szabálytalanság tényként kezelhető,

b) a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszerében a munkatársak, akik egy adott folyamatban, a folyamat előző szakaszán munkát végzők szabálytalansága miatt érintettek, valamint akik a folyamatok kapcsolódási pontjain ellenőrző szerepet is betöltenek; az észlelt szabálytalanságról az érintett dolgozónak írásban kell tájékoztatást adnia a folyamatgazdának, ha pedig az személyében érintett, akkor a folyamatgazda felettesének. Ebben az esetben azonban, az észleléskor még csak a szabálytalanság gyanújáról van szó, amelyet később a kivizsgálás vagy megerősít, vagy nem,

c) belső ellenőr.

3.1.1. A beosztott dolgozó által észlelt szabálytalanságról írásba foglalt tájékoztatót kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell

a) a szabálytalanság tényét, pontos tartalmát,

b) az előírástól való eltérést, a szabálytalanság minősítését,

c) felmerülésének helyét és időpontját,

d) a folyamat vagy tevékenység szabálytalanság által érintett részét,

e) a szabálytalanság okozóját (ha ismert),

f) az észlelés körülményeit,

g) az észlelő személyét, funkcióját,

h) a szabálytalansághoz vezető körülményeket, tényezőket,

i) a szabálytalanságnak az Intézet tevékenységére gyakorolt hatását,

j) a szabálytalanság korrigálhatóságának vagy korrigálhatatlanságának tényét,

k) a megszüntetésre tett intézkedéseket vagy javaslatokat,

l) a felvett dokumentum címzettjét, továbbításának időpontját.

3.1.2. Amennyiben egy adott szervezeti egység valamely munkatársa észleli a szabálytalanságot, haladéktalanul köteles értesíteni a szervezeti egység vezetőjét. A szervezeti egység vezetőjének érintettsége esetén a főigazgatót, annak érintettsége esetén a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztériumot kell értesíteni az észlelőnek a szabálytalanságról.

A szabálytalanság jelentésekor ki kell térni arra, hogy:

a) mi a szabálytalanság pontos tartalma,

b) milyen normától tértek el,

c) elévülési időn belül észlelték-e a szabálytalanságot,

d) a szabálytalanság melyik területe(ke)t érinti,

e) esetleges enyhítő körülmény (pl. határidőtúllépést váratlan, elháríthatatlan akadály okozta, a hibás elszámolást informatikai hiba okozta stb.),

f) a szabálytalanság gyanúja dokumentumokon alapuló, vagy helyszíni ellenőrzés során merült-e fel,

g) korrigálható-e a szabálytalanság,

h) pénzbeli juttatást érintő szabálytalanság esetén van-e reális lehetőség a visszakövetelésre, ha igen, megtették-e az ehhez szükséges intézkedéseket,

i) kártérítési igény felmerülése esetén megtették-e az érvényesítéshez szükséges intézkedéseket,

j) valamint, hogy mik azok az esetleges egyéb tények, körülmények, amelyek a szabálytalanság megítélése szempontjából relevánsak lehetnek.

3.1.3. Amennyiben az Intézet vezető állású munkatársai észlelik a szabálytalanságot, a feladat, hatáskör és a felelősségi rend szerint kell intézkedniük a szabálytalanság megszüntetésére. A kiigazítható mulasztás, hiányosság szervezeti egység vezetői hatáskörben rendezhető, minden egyéb (100 ezer forintot meghaladó kárértékű) szabálytalanságról tájékoztatni kell a főigazgatót.

Amennyiben az Intézet belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot, a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek, illetve a belső ellenőrzési kézikönyvben foglaltaknak megfelelően kell eljárnia. Az ellenőrzött szervezeti egységnek a belső ellenőrzés megállapításai alapján a szabálytalanságok megszüntetésére intézkedési tervet kell készítenie, a jóváhagyott intézkedési tervpontok végrehajtásáról határidőre be kell számolni a főigazgatónak.

3.1.4. A belső ellenőrzés által feltárt szabálytalanság esetén külön kell vizsgálni az alábbiakat:

a) a FEUVE-rendszer miért nem észlelte a szabálytalanságot,

b) mi tette lehetővé a szabálytalanság bekövetkezését,

c) ha a FEUVE-rendszer észlelte a szabálytalanságot, vagy az azt lehetővé tevő tényezőket, az érintett szervezeti egység vezetője miért nem tette meg a megelőzéshez, a káros következmények csökkentéséhez szükséges intézkedéseket,

d) ha a vezető megtette a szükséges intézkedéseket, az miért nem érte el a kívánt hatást,

e) volt-e korábban olyan vizsgálat, amelynek fel kellett volna tárni a szabálytalanságot.

3.2. A szabálytalanság észlelése a külső ellenőrzés, egyéb külső személy által

Ha a szabálytalanságot külső ellenőrzési szerv észleli, megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A külső ellenőrzés által feltárt, büntető, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet a működését szabályozó törvény vagy rendelet alapján jár el. A külső ellenőrzés által végzett ellenőrzések ellenőrzési jelentéseinek javaslatai alapján összeállított intézkedési tervet – felelős és határidő megjelölésével – a főigazgató küldi meg az ellenőrzést végző szerv vezetőjének.

Ha egyéb külső személy (pl. szerződéssel feladatot ellátó munkatárs) észleli a szabálytalanságot, és erről értesíti az Intézet bármelyik munkatársát vagy vezetőjét, annak a III. 3.1. pont szerint kell eljárni.

4. INTÉZKEDÉSEK, ELJÁRÁSOK MEGHATÁROZÁSA

4.1. A szabálytalanság észlelését, jelentését követően a főigazgató dönt a szabálytalanság kivizsgálásáról, illetve annak formájáról, szükség esetén szakértő igénybevételéről, illetékesség vagy hatáskör hiányában a szabálytalansági gyanú kivizsgálására vonatkozó javaslat és a kapcsolódó dokumentumoknak a vizsgálatra jogosult szervezet részére átadásáról.

Bizonyos esetekben (pl. büntető- vagy szabálysértési, súlyosabb fegyelmi ügyekben) a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését is jelenti, annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. Más esetekben (pl. fegyelmi ügyekben) a tényállás tisztázására a főigazgató vizsgálatot rendelhet el, indokolt esetben külső szakértő bevonásával.

4.2. A szabálytalansági vizsgálat maximális időtartama 30 nap lehet. Amennyiben ez a határidő kevésnek bizonyul, a vizsgálatot folytatónak ezt a tényt – az indok és a javasolt határidő feltüntetésével – jeleznie kell a főigazgatónak. Határidő-hosszabbítást csak a főigazgató engedélyezhet.

A vizsgálat eredménye lehet:

a) annak megállapítása, hogy nem történt szabálytalanság,

b) a szabálytalansági eljárás intézkedés nélküli megszüntetése (pl. hibás észlelés, jelentéktelen szabálytalanság stb.),

c) szabálytalanság megtörténtét megállapító és intézkedést elrendelő döntés,

d) további vizsgálat elrendelése, amelyre többnyire akkor kerül sor, ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzéséhez szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ.

A vizsgálatot végzőknek intézkedési javaslatot kell készíteni a hasonló szabálytalanságok elkerülésére. A javaslatok végrehajtását a főigazgató rendelheti el.

4.3. Az Intézet foglalkoztatottjai által elkövetett szabálytalanság, károkozás esetén a kárt okozó köteles megtéríteni az okozott kárt. A kártérítési kötelezettséget az főigazgató – az érintett szervezeti egység vezetőjének javaslata alapján – valamennyi feltétel és körülmény mérlegelése után a hatályos jogszabályok keretei közt csökkentheti. A mérlegelési jogkör alól kivételt jelentenek a büntetőeljárás megindítására okot adó cselekmények (ebben az esetben az eljárás megindítása kötelező), valamint a kiemelt jelentőségű szabálytalanságok, mert ezekben az esetekben nem csökkenthető a kártérítési kötelezettség.

4.4. A főigazgató mérlegelési jogkörébe tartozó jogkövetkezmények: kártérítési eljárás, fegyelmi eljárás, szabálysértési eljárás, pénzbeli juttatások további felfüggesztése, ha belső szabályzatok másként nem rendelkeznek.

Az egyes eljárásokra irányadó jogszabályok főbb rendelkezéseivel kapcsolatban a Jogi, Igazgatási és Személyügyi Osztály ad tájékoztatást.

5. INTÉZKEDÉSEK, ELJÁRÁSOK NYOMON KÖVETÉSE

5.1. Az érintett szervezeti egység vezetője köteles nyomon követni a végrehajtást, és erről beszámolni a főigazgatónak. A főigazgató – a beszámoltatásokon keresztül – követi nyomon az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntéseket, illetve a megindított eljárások állását.

A feltárt szabálytalanság típusa alapján el kell végezni a további szabálytalanság felmerülése kockázatának azonosítását (hasonló tevékenységek, témák, kockázatainak meghatározása). A belső ellenőrzést tájékoztatni kell a felmerült szabálytalanságról. A megtett intézkedések hatásának és hatékonyságának értékelését az érintett szervezeti egység vezetőjének el kell végezni.

5.2. Amennyiben a nyomon követés során az állapítható meg, hogy a megtett intézkedések nem elég hatékonyak és eredményesek, a szabálytalansággal érintett szervezeti egység vezetőjét, valamint annak felettesét írásban kell felszólítani a további, megfelelő intézkedések meghozatalára.

A szabálytalanság további fennállása esetén újabb intézkedést kell hozni, illetve kezdeményezni, az elmaradt intézkedések felelősét meg kell nevezni, szükség esetén szankcionálni kell.

5.3. A szabálytalanság megfelelő korrigálása esetén nincs további teendő.

6. A SZABÁLYTALANSÁGOK, AZ INTÉZKEDÉSEK NYILVÁNTARTÁSA

6.1. A szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok nyilvántartásának naprakész és pontos vezetése, az iratanyag kezelése, elkülönített nyilvántartása a Jogi, Igazgatási és Személyügyi Osztály feladata. A főigazgató részére megküldött beszámolók nyilvántartása szintén a Jogi, Igazgatási és Személyügyi Osztály feladata.

A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a tárgyévet követő évre vonatkozó belső ellenőrzési terv elkészítéséhez szükséges kockázatelemzés alapjául is szolgáló információkat, az alábbiak szerint:

a) a szabálytalanság típusa (büntető-, szabálysértési, fegyelmi vagy kártérítési eljárásra okot adó);

b) a szabálytalanság rövid leírása;

c) a kapcsolódó lezárult eljárás eredménye;

d) az érintettek száma, beosztása;

e) az esetleges kár mértéke;

f) a szabálytalanság kezelése érdekében tett intézkedések leírása.

7. JELENTÉSI KÖTELEZETTSÉG

Az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével éves ellenőrzési jelentést kell készíteni, amelyet minden évben a fenntartó részére kell megküldeni, az általa jelzett időpontban.

Az éves ellenőrzési jelentés tartalmazza:

a) a belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatását (a belső ellenőrzési kézikönyvben előírtak szerint);

b) a belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítását: az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámolót, az ellenőrzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatait; az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokat.

Az a) pontjában foglaltak elkészítéséért a belső ellenőr, a b) pontjában foglaltak elkészítéséért a szervezeti egysége vezetői által adott beszámoló alapján a Jogi, Igazgatási és Személyügyi Osztály felelős. Az éves ellenőrzési jelentést a fenntartó által adott határidő előtt egy héttel kell a főigazgatónak jóváhagyásra megküldeni.

4/a. függelék

Feljegyzés minta az észlelt szabálytalanság jelentéséhez

Feljegyzés

.......................................................................

(szervezeti egység vezetője részére)/

.......................................................................

................. részére

Tárgy: szabálytalanság észlelése

1. A szabálytalanság pontos tartalma:

2. A szabálytalanság az alábbi jogszabályt, szabályt sérti:

3. A szabálytalanság

Szándékos

Nem szándékos (gondatlan)

4. A szabálytalanság előfordulásának gyakorisága

Eseti

Rendszeres

5. A szabálytalanság korrigálhatósága

Folyamatban lévő, korrigálható

Nem folyamatban lévő, korrigálható

Nem korrigálható

6. A pénzbeli juttatásra, kifizetésre való utalás

Pénzbeli juttatást, kifizetést érintett

Pénzbeli juttatás, kifizetést nem érintett

7. Amennyiben a szabálytalanság pénzbeli juttatást, kifizetést érintett, van-e lehetőség a visszakövetelésre?

Igen

Nem

Megjegyzés

„SÜRGŐS” szó feltüntetése a szándékos, pénzbeli juttatást érintő és a kárenyhítésre, minimalizálásra azonnali intézkedést igénylő esetekben.

8. A pénzbeli juttatás, kifizetés visszakövetelésre megtörtént-e a szükséges intézkedés?

Igen

Nem

Megjegyzés

9. Amennyiben a pénzbeli juttatás, kifizetés visszakövetelésre nem történt meg a szükséges intézkedés, ennek oka:

10. Kárenyhítésre, minimalizálásra szükséges-e azonnali intézkedés?

Igen

Nem

Megjegyzés

11. A szabálytalanság észlelése

Közvetlenül észleltem

Tudomásomra jutott

12. A szabálytalanságra az alábbiak szerint derült fény:

Dokumentumon alapuló ellenőrzés

Helyszíni vizsgálat

13. A szabálytalanság kapcsolódó alábbi dokumentumokat csatolom:

14. Megjegyzések:

Budapest, 20..................................................

................................................................................
szabálytalanságot észlelő aláírása

A szabálytalanság észlelésére vonatkozó feljegyzés eredeti példányát átvettem.

Budapest, 20..................................................

................................................................................
szervezeti egység vezetőjének aláírása

A szabálytalanság észlelésére vonatkozó feljegyzést átvettem.

Budapest, 20..................................................

................................................................................
szabálytalansági felelős

4/b. függelék

Feljegyzés minta az észlelt szabálytalanság jelentéséhez

Jegyzőkönyv minta a szabálytalanság vizsgálatáról

Iktatószám:

A vizsgálat kezdetének időpontja: 201..................................... hó ........... nap

A vizsgálat befejezésének időpontja: 201..................................... hó ........... nap

A vizsgálatot végző személy(ek) neve, beosztása:

A szabálytalanság észlelésének időpontja: 201..................................... hó ........... nap

A szabálytalanságot bejelentő neve, beosztása: .................................. (pl. munkatárs, vezető, üzleti partner, ügyfél stb.)

A szabálytalanság észlelésének módja (az észlelő elmondása alapján)

Az észleléskor kiállított dokumentum tartalmi helyességének felülvizsgálati tapasztalatai:

Az észlelést követően már megtett intézkedések és azok hatásai:

A szabálytalanság leírása:

1) a szabálytalanság ténye,

2) a szabálytalanság minősítése (gondatlan, szándékos),

3) a szabálytalanság elkövetésének időpontja,

4) a megsértett előírástól való eltérés (jogszabály, belső szabályzat, utasítás),

5) a folyamat vagy tevékenység szabálytalanság által érintett része,

6) a szabálytalansághoz vezető körülmények, tényezők,

7) a szabálytalanság korrigálhatóságának vagy korrigálhatatlanságának ténye,

8) a szabálytalanságot elkövető(k) megnevezése,

9) az elkövetés módja,

10) a szabálytalanság gyakorisága (eseti, időszakos, rendszeres),

11) a szabálytalanság következménye (minőségromlás, hibás szolgáltatás, téves kifizetés, egyéb kár).

A helyben hozott intézkedések:

1) az intézkedés jogalapja,

2) a döntéshozó megnevezése,

3) a döntéshozatal időpontja,

4) az intézkedés ismertetése (megszüntetés, korrekció, javaslattétel felsőbb szintű intézkedésre),

5) az eljárás eredménye.

A vizsgálatot végzők által szükségesnek tartott további intézkedések megtételére vonatkozó javaslatok:

A jegyzőkönyv továbbításának időpontja (az átadás napja)

Csatolt dokumentumok

1) a tényt alátámasztó alapdokumentumok (pl. számlák, pénztári kiadási bizonylatok),

2) a szabálytalanságot elkövető/k/ és más érintettek nyilatkozatai

A jegyzőkönyv készítésének helye, időpontja: ....................................., 201.. ....................................... hó ........... nap

.....................................................................	.....................................................................
Vizsgált szervezeti egység vezetőjének aláírása	Jegyzőkönyv készítő aláírása

...............................................	...............................................	...............................................
	A vizsgálatot végző személy(ek) aláírása

5. függelék

Vagyonnyilatkozat-tételre kötelezettek köre

Vagyonnyilatkozat-tételére az alábbi beosztásokat betöltő személyek kötelezettek a Nemzeti Közigazgatási Intézetben:

1. vezetők: főigazgató, főosztályvezetők, főosztályvezető-helyettesek, osztályvezetők,

2. projektvezető,

3. a Projektszervezési Osztály valamennyi munkakörében foglalkoztatott kormánytisztviselő,

4. A Módszertani Fejlesztési Osztály valamennyi szakreferense,

5. jogi szakreferensek, és igazgatási szakreferens.

6. függelék

Képzettségi pótlékra vonatkozó szabályok

A Nemzeti Közigazgatási Intézetben képzettségi pótlékra jogosult

a) a vezetői és szakreferensi munkakörökben a feladatkör szakszerűbb ellátását biztosító tudományos fokozattal vagy szakirányú posztgraduális diplomával, vagy felsőfokú iskolai rendszerű képzésben, továbbképzésben szerzett szakképesítéssel, szakképzettséggel rendelkező kormánytisztviselő;

b) ügyintézői munkakörben OKJ szerinti középfokú vagy felsőfokú szakképzettséget megszerzett kormánytisztviselő, feltéve, ha munkaköre ellátásához szükséges.

A munkakör ellátásához való szükségesség kérdésében a munkáltatói jogkört gyakorló vezető dönt.

7. függelék

Az Intézet alaptevékenységét meghatározó jogszabályok jegyzéke

1E01685_0

I. Személyügyi tevékenység
Pályázati kiírások közzététele, pályázati eljárás és kompetencia-vizsgálatok lefolytatása, az ezzel kapcsolatos adatbázisok működtetése.
Közalkalmazotti pályázati kiírások közzététele.	1992. évi XXXIII. tv. 20/A. § (4) bek. 388/2007. (XII. 23.) Korm. rendelet
Köztisztviselői, valamint kormánytisztviselői pályázati kiírások közzététele, amennyiben a jogszabály, vagy a közigazgatási szerv úgy dönt, hogy az adott munkakör betöltésére pályázat kiírása szükséges.	1992. évi XXIII. törvény 10. § (3) bek.
Pályázati eljárás és az ahhoz kapcsolódó kompetenciavizsgálat lefolytatása a központi államigazgatási szervnél, annak területi szervénél és a közigazgatási hivatalnál vezetői kinevezésre vagy vezetői megbízásra, valamint központi államigazgatási szerv helyi szervének vezetésére szóló vezetői kinevezésre vagy vezetői megbízásra kiírt pályázat esetén, a pályázat kiírójának kezdeményezésére. (Egyéb esetben is kérhetik a kompetenciavizsgálat lefolytatását, amelyről az Intézet szabad kapacitásai függvényében dönt.)	1992. évi XXIII. törvény 10. § (4)–(5) bek.; 406/2007. (XII. 27.) Korm. rendelet
Toborzási adatbázis működtetése a kiválasztás és a lehetséges pályázók tájékoztatásnak elősegítésére.	1992. évi XXIII. törvény 10. § 12. bek.
A versenyvizsgával, a pályázati eljárással és a kompetencia vizsgálattal, a tartalékállománnyal, a toborzási adatbázissal kapcsolatos adatok nyilvántartása és kezelése.	1992. évi XXIII. törvény 10/B. §
KSZSZR rendszerrel kapcsolatos feladatok
A KSZSZR rendszer alkalmazása	1227/2010. (XI. 8) Korm. határozat (1) bek. a) pont 335/2010. (XII. 27.) Korm. rendelet 2. § 6. pont, és 18., 19. §
A KSZSZSZ rendszer üzemeltetése – Ennek keretében többek között az Intézet a felhasználók részére ügyfélszolgálatot működtet, gondoskodik a fejlesztési igényekről; a felhasználók tájékoztatása érdekében működteti a KSZSZR portált; előkészíti a Működési Szabályzatot és szükség esetén javaslatot tesz a módosítására. – Az Intézet az ügyfélszolgálat segítségével: a felhasználók részére tájékoztatást nyújt a KSZSZR működésével kapcsolatos kérdésekben; kezeli a felhasználóktól érkező hibabejelentéseket, gondoskodik a hibák kijavításáról; a munkáltató kezdeményezésére beállítja, módosítja, törli az egyes felhasználók jogosultságait; gondoskodik az egyes modulok paraméterei, az értékkészletek és az okmányminták aktualizálásáról; tájékoztatókat készít, oktatásokat szervez a felhasználók számára a rendszerben megvalósított változtatásokról; segítséget nyújt a munkáltatók és a közigazgatási személyzetpolitikáért felelős miniszter számára a vezetői információs igények kielégítésével kapcsolatos feladataik ellátásához. – Az Intézet a KSZSZR fejlesztése tekintetében: összegyűjti a fejlesztési igényeket és javaslatával együtt döntésre felterjeszti a közigazgatási személyzetpolitikáért felelős minisztérium közigazgatási államtitkárának; elvégzi a KSZSZR-ben végrehajtásra kerülő módosításokból, fejlesztésekből adódó tesztelési feladatokat. Az Intézet a KSZSZR rendszer üzemeltetéséhez kapcsolódó feladatait 2011. április 1-jéig végzi.	335/2010. (XII. 27.) Korm. rendelet
A minisztériumok és a Miniszterelnökség közszolgálati alapnyilvántartási adatainak elektronikus formában történő tárolása, a minisztériumok és a Miniszterelnökség közszolgálati alapnyilvántartásának üzemeltetése.	2010. évi LVIII. törvény 25–26. §
II. Képzési tevékenység
Köztisztviselők továbbképzése, vezetőképzés, kormányzati távoktatási központ feladatainak ellátása
A köztisztviselők továbbképzésének és a közigazgatási vezetőképzésnek országos módszertani központként való segítése. Ennek keretében többek között: – módszertani ajánlások készítése a gyakornokok felkészítésére, a továbbképzések szervezésére, ismeret-ellenőrzési formák alkalmazására; – módszertani segédanyagok készítése a továbbképzés tervezéséhez, a köztisztviselői továbbképzések hatékonyságának segítésére; – közreműködés a Kormány által kötelezően elrendelt, illetve a Kollégium megbízása alapján a nem kötelező továbbképzési programok kidolgozásában; – továbbképzésben, vezetőképzésben közreműködő oktatók és vizsgáztatók szakmai, oktatás-módszertani és felnőtt-pedagógiai továbbképzéséről való gondoskodás; – a továbbképzési programok elfogadásával kapcsolatos szervezési, döntés-előkészítési, tájékoztatási, nyilvántartási feladatok ellátása; – nyilvántartás vezetése azokról az oktatókról, akik pályázat alapján közreműködhetnek a köztisztviselők központi költségvetésből támogatott továbbképzésében, vezetőképzésében; – a közigazgatás személyi állományával kapcsolatos kormányzati távoktatási központ feladatainak ellátása: a távoktatás módszertanára épülő továbbképzési programok biztosítása, tananyagok fejlesztése, tananyagszerzők, tutorok képzése, a távoktatás keretrendszerének biztosítása; – értékelő jelentés készítése a közigazgatási továbbképzés rendszerének működéséről; – monitoringrendszer kifejlesztése és működtetése.	199/1998. (XII. 4.) Korm. rendelet 13. § (4) és 15. § (2) bek.
Az állami közigazgatási felsővezetői képzés kialakításában, működtetésében, valamint fejlesztésében való közreműködés (EMPA) Ennek keretében: javaslat készítése a felvételi vizsga követelményeire, a képzés kimeneti követelményeire, a vizsgakövetelményekre, a képzés tananyagára, valamint a tanulmányi- és vizsgaszabályzatra; javaslat készítése a képzés díjára és annak felhasználására, a képzési program kifejlesztése, a képzéssel kapcsolatos monitoring feladatokat elvégzése, hallgatói elégedettségi felmérések készítése, a képzéssel összefüggő nyilvántartások vezetése, beszámolót készítése a miniszter részére, a miniszter által meghatározottak szerint közreműködés a képzési rendszer koncepciójának kidolgozásában, továbbá a képzések lefolytatása.	40/2010. (II. 26.) Korm. rendelet
Nem vezetői besorolású köztisztviselők képzése (szervezetfejlesztési, szakmai, általános és idegen-nyelvi képzése)	199/1998. (XII. 4.) Korm. rendelet 13. § (4) bek. i) pont alapján
Magyar Közigazgatási Ösztöndíj (MKÖ) Az ösztöndíj működtetéséért a közigazgatási minőségpolitikáért és személyzetpolitikáért felelős miniszter felel. A minisztert ebben a tevékenységében az Intézet és a Programirányító Bizottság segíti. A Program Irányító Bizottság elnöke az Intézet főigazgatója. Az Intézet: – szervezi a pályázati eljárást és a Program Irányító Bizottság működését, – módszertani irányítást végez az ösztöndíjasok szakmai gyakorlatával kapcsolatban, – gondoskodik a program részét képező szervezett képzésről, – működteti a program értékelési rendszerét, – ellátja a mentorok módszertani irányítását, – megköti és megszünteti az ösztöndíjas szerződést, – ellátja az ösztöndíjrendszer pénzügyi ügyviteli feladatait, – teljes körű kapcsolattartási, koordinációs, információs és nyilvántartási feladatokat lát el, beszámolót készít a miniszter számára az ösztöndíjprogram végrehajtásáról.	336/2010. (XII. 27.) Korm. rendelet
Esélyegyenlőségi szakértők képzésében való közreműködés: kérelmek fogadása, a képzésben résztvevők kiválasztása, képzése, továbbképzése.	118/2010. (IV. 16.) Korm. rendelet 1. § (2) bek, és 2. §
Közigazgatási vizsgákra felkészítő tanfolyamok, vizsgák szervezése; a vizsgákkal kapcsolatos módszertani feladatok ellátása.
Közigazgatási és ügykezelői alapvizsgákra felkészítő képzések szervezése; vizsgák szervezése, vizsgáztatás.	51/1993. (III.31.) Korm. rendelet 5. § (1) bek.
Közigazgatási szakvizsgára felkészítő képzések szervezése, vizsgák szervezése, vizsgáztatás.	35/1998. (II. 27.) Korm. rendelet
Közigazgatási versenyvizsgák felkészítő tanfolyamainak szervezése, vizsgák szervezése, vizsgáztatás. A központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény alapján a köztisztviselői kinevezésnek nem feltétele az eredményes közigazgatási versenyvizsga megléte.	126/2009. (VI. 15.) Korm. rendelet
Közigazgatási vizsgákkal kapcsolatos módszertani feladatok: – a közigazgatási versenyvizsga- és képzésmenedzsment rendszer működtetése; – országos elemzés készítése a vizsgák tapasztalatairól; – közreműködés a vizsgák követelményrendszerének kidolgozásában; – közigazgatási vizsgákon közreműködő oktatók, vizsgáztatók felkészítése;	199/1998. (XII. 4.) Korm. rendelet 13. § (4) bek., 126/2009. (VI. 15.) Korm. rendelet
Az Országos Közigazgatási Vizsgabizottság tagjainak megválasztására vonatkozó pályázati kiírás előkészítésével és közzétételével kapcsolatos koordinációs és adminisztratív feladatok ellátása.	153/2010. (V. 4.) Korm. rendelet 4. § (2) bek.
III. Közigazgatás-fejlesztés
Együttműködés a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium Közigazgatás-fejlesztési és Stratégiai Tervezési Főosztályával közigazgatás-fejlesztési feladatokban.	17/2010. (VIII. 31.) KIM utasítás 1.1.2.3. pont 2/r alpont

Az utasítást a 25/2012. (VIII. 16.) KIM utasítás 3. § e) pontja hatályon kívül helyezte 2012. augusztus 16. 15 órával.

A melléklet 13. §-t követő cím a 64/2011. (X. 14.) KIM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

A melléklet 16. § (4) bekezdése a 64/2011. (X. 14.) KIM utasítás 1. § (1) bekezdésével megállapított szöveg.

⁴

A melléklet 25. § a 64/2011. (X. 14.) KIM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁵

A melléklet 27. § a 64/2011. (X. 14.) KIM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁶

A melléklet 34. §-t a 64/2011. (X. 14.) KIM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

⁷

A melléklet 1. függelék a 64/2011. (X. 14.) KIM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁸

A melléklet 2. függelék 1.1. pontja a 64/2011. (X. 14.) KIM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁹

A melléklet 2. függelék 1.2. pont 2. alpont i) pontja a 64/2011. (X. 14.) KIM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹⁰

A melléklet 2. függelék 1.3. pontja a 64/2011. (X. 14.) KIM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹¹

A melléklet 2. függelék 1.4. pontja a 64/2011. (X. 14.) KIM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹²

A melléklet 3. függelék a 64/2011. (X. 14.) KIM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹³

A melléklet 4. függelék a 64/2011. (X. 14.) KIM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek