22/2011. (X. 14.) KüM utasítás

a Külügyminisztérium gazdálkodásának egyes kérdéseiről¹

2011.10.19.

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (2) bekezdésében foglaltak alapján, az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvényben (továbbiakban: Áht.), és az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendeletben (továbbiakban: Ámr.) foglaltakra tekintettel a Külügyminisztérium gazdálkodásának egyes kérdéseiről az alábbiak szerint rendelkezem:

I. Fejezet

Általános rendelkezések

Az utasítás hatálya

Jelen utasítás hatálya kiterjed

(1) a Külügyminisztérium központi igazgatása és fejezeti kezelésű előirányzatok költségvetési címeire;

(2) azokra az előirányzat-átcsoportosításokra, amelyeket a költségvetési szerv irányító szervi és a központi költségvetési szerv (saját) hatáskörében jogosult végrehajtani.

(3) Jelen utasítás kötelezettségvállalás ellenjegyzésére vonatkozó rendelkezéseit alkalmazni kell azon nemzetközi szerződésből, vagy egyoldalú nyilatkozatból eredő kötelezettségvállalásokra is, melyek kapcsán a Külügyminisztériumnak fizetési, vagy más teljesítési kötelezettsége keletkezik.

(4) A „Külképviseletek Igazgatása” költségvetési címről történő kifizetések esetében elsődlegesen a külképviseletek gazdálkodásának rendjéről szóló utasítás szerint kell eljárni. Jelen utasítást a „Külképviseletek Igazgatása” költségvetési címről történő kifizetések terhére vállalt kötelezettségvállalások esetében, csak a „Külképviseletek Igazgatása” cím által finanszírozott, de belföldi lebonyolítású kötelezettségvállalások, beszerzések, megrendelések esetén lehet alkalmazni.

(5) Jelen utasításnak a jogi véleményezésre és jogi ellenjegyzésre vonatkozó rendelkezései (III. fejezet 8. pont, és IV. fejezet 14. pont) nem alkalmazandók:

a) a kinevezésről, kirendelésről szóló okiratra,

b) a kiküldetési rendelvényre,

c) a visszaigazolt megrendelésre,

d) a nem magyar jog szerint kötendő szerződésekre,

e) a külképviseletek kötelezettségvállalásaira,

f) a kizárólag idegen nyelven kötött szerződésekre,

g) az idegen és magyar nyelven is kötött szerződésekre, ha nem a magyar nyelvű szöveg az irányadó,

h) a mintaszerződések alapján kötött szerződésekre,

i) a központosított közbeszerzés alapján kötött egyedi szerződésekre,

j) az általános szerződési feltételt tartalmazó szerződéseknek az általános feltételt tartalmazó részére.

Értelmező rendelkezések

Jelen utasítás alkalmazásában:

a) Előirányzat-átcsoportosítás: a költségvetés bevételi, illetve kiadási főösszegének változatlansága mellett, egyidejű előirányzat-csökkentéssel és -növeléssel végrehajtható előirányzat-módosítás.

b) Előirányzat-módosítás: az előirányzattal rendelkező szervezeti egység részére megállapított kiadási, bevételi, kiemelt és részelőirányzat, illetve költségvetési létszámkeret növelése vagy csökkentése.

c) Előzetes kötelezettségvállalás: a Külügyminisztérium nevében, a Külügyminisztérium feladatainak ellátása során közbeszerzési, más beszerzési, vagy pályázati eljárás megindítása (a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladása, részvételi, ajánlati, vagy ajánlattételi felhívás megküldése, pályázati kiírás – ide nem értve az állami vagyonnal való gazdálkodásról szóló 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet szerinti pályázati felhívást – közzététele, megküldése). Ezen intézkedések kiadására – ideértve az annak vállalására és ellenjegyzésére vonatkozó előírásokat is – a kötelezettségvállalás általános szabályait kell alkalmazni azzal, hogy a lekötött keretet fel kell szabadítani, amennyiben az intézkedést visszavonják.

d) Előzetes kötelezettségvállalás dokumentuma: közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény, részvételi, ajánlati, vagy ajánlattételi felhívás, pályázati kiírás [ide nem értve az állami vagyonnal való gazdálkodásról szóló 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet szerinti pályázati felhívást].

e) Érvényesítés: a szakmai teljesítésigazolást követően a kötelezettségvállalás összegszerűségének, fedezetének, az előírt alaki követelmények betartásának ellenőrzése, és a gazdálkodást szabályozó előírásoknak [különösen Áht., Ámr., valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet] való megfelelés igazolása az érvényesítésre jogosult részéről.

f) Gazdálkodó egység: előirányzattal, részelőirányzattal önállóan gazdálkodó szervezeti egység. A Költségvetési és Pénzügyi Osztály közreműködésével kezelt előirányzatok esetében, az előirányzat felhasználására vonatkozó döntési javaslatot előterjesztő szakmai szervezeti egység.

g) Jogi ellenjegyzés: a jogi ellenjegyzéssel az arra jogosult igazolja a szerződés magyar jogszabályoknak való általános jogi megfelelését. A jogi ellenjegyzés nem terjed ki a pénzügyi ellenjegyzés tárgyát képező gazdálkodásra vonatkozó szabályoknak (gazdálkodásra vonatkozó jogszabályoknak és közjogi szervezetszabályozó eszközöknek) való megfelelés, továbbá a közbeszerzési szabályoknak való megfelelés igazolására.

h) Kötelezettségvállalás: a Külügyminisztérium nevében, a Külügyminisztérium feladatainak ellátása során fizetési, vagy más teljesítési kötelezettség vállalása.

i) Kötelezettségvállalás dokumentuma: kinevezési okirat (valamint annak módosítása), szerződés (valamint annak módosítása), írásban visszaigazolt írásbeli megrendelés, támogatás biztosításáról, illetve más, pénzben kifejezhető értékű szolgáltatás teljesítésére irányuló kötelezettség vállalásáról szóló, szabályszerűen megtett jognyilatkozat.

j) Kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése: a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár, vagy az általa írásban megbízott személy – kötelezettségvállalást megelőzően gyakorolt – jóváhagyása arra vonatkozóan, hogy

ja) a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelkezésre áll, illetve a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja a fedezetet;

jb) a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll;

jc) a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat.

Az ellenjegyző a ja)–jc) pontokban foglalt feladatai ellátásához szükség szerint szakértőt vehet igénybe.

k) Szakmai ellenjegyzés: az arra jogosult – pénzügyi és jogi ellenjegyzést megelőzően gyakorolt – jóváhagyása a kötelezettségvállalás vagy előzetes kötelezettségvállalás szakmai megalapozottságáról.

l) Szakmai teljesítésigazolás: a szerződés, megállapodás, megrendelés összegszerűségének, jogosultságának ellenőrzését követően a teljesítés igazolására jogosult – a kiadás teljesítésének, vagy a bevétel beszedésének elrendelését megelőző – írásbeli nyilatkozata arra vonatkozóan, hogy a kötelezettségvállalás szerződésszerű teljesítése megtörtént.

m) Utalványozás: a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelése az érvényesített okmány alapján.

n) Utalvány pénzügyi ellenjegyzése: a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár, vagy az általa írásban megbízott személy egyetértése abból a szempontból, hogy az utalványozás fedezete rendelkezésre áll, valamint az utalványozás a gazdálkodásra vonatkozó jogszabályoknak megfelel, a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént. Az ellenjegyző e feladata ellátásához szükség szerint szakértőt vehet igénybe.

A gazdálkodás alapelvei, a gazdasági szervezet

(1) A gazdálkodás célja a költségvetésről szóló törvényben meghatározott költségvetési támogatás, valamint a betervezett és realizált intézményi bevétel, továbbá a be nem tervezett, eseti bevétel optimális felhasználásával biztosítani a külügyi ágazati feladatok ellátását, a feladatok ellátása színvonalának fejlesztését.

(2) A gazdálkodás során biztosítani kell, hogy

a) az egyes szervezeti egységek feladataikat optimális ráfordítással lássák el;

b) az egyes szervezeti egységek a rendelkezésre álló erőforrásokat a lehető legnagyobb mértékig tervszerűen használják fel;

c) a személyi állomány megfelelő munkakörülményekkel, megfelelő képzettséggel a feladatok ellátására rendelkezésre álljon.

(3) A Külügyminisztérium gazdasági szervezete az Ámr. 15. § (2) bekezdésében meghatározott, az utasítás hatálya alá tartozó feladatok közül, az alábbiakat látja el:

a) a költségvetési szerv éves költségvetésének előirányzatai tekintetében a gazdálkodással, könyvvezetéssel és az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat, (költségvetés-tervezés, előirányzat-felhasználás, hatáskörébe tartozó előirányzat-módosítás);

b) a költségvetési szerv működtetésével, üzemeltetésével, a költségvetési szerv vagyongazdálkodása körében a beruházással, a vagyon használatával, hasznosításával, védelmével – ideértve a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság által el nem látott, üzemeltetési, működtetési, ellátási, beruházási, a fenntartással, a belföldi vagyon használatával, és a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt. feladatkörébe nem tartozó vagyonhasznosítással – kapcsolatos feladatokat.

(4) A (3) bekezdésben meghatározott feladatok ellátásában részt vevő minden szervezeti egység a gazdasági szervezet része. A gazdasági szervezet részét képező szervezeti egységeknek ügyrendet kell készítenie. A gazdasági szervezet részét képezik a Gazdálkodási és Igazgatási Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkár Titkársága, a Gazdálkodási és Pénzügyi Főosztály (a továbbiakban: GFO), a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály, a Létesítménygazdálkodási Főosztály, valamint gazdálkodási feladatai tekintetében az EU-elnökségi Gazdálkodási Főosztály, a Konzuli Főosztály és minden, előirányzattal önállóan gazdálkodó szervezeti egység.

(5) A gazdasági szervezetet a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár irányítja és ellenőrzi.

(6) A humánerőforrás-gazdálkodást – az (5) bekezdésben foglaltaktól eltérően – a közigazgatási államtitkár irányítja és felügyeli.

(7) A gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár felelőssége nem érinti a miniszter, az közigazgatási államtitkár és az egyes ügyekért felelős dolgozók felelősségét.

(8) A gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár vagy az általa írásban kijelölt személy ellenjegyzése nélkül kötelezettség nem vállalható, követelés nem írható elő, és ilyen intézkedés nem tehető.

(9) A gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár:

a) közvetlenül irányítja és ellenőrzi a gazdasági szervezetet (kivéve a humánerőforrás-gazdálkodást);

b) a szakmai szervezeti egységek gazdálkodással összefüggő feladataihoz iránymutatást ad, ellenőrzi azt;

c) gazdasági intézkedéseket hoz;

d) felelős a (3) bekezdésben megjelölt feladatok ellátásáért.

(10) A (9) bekezdés c) pontban meghatározott gazdasági intézkedések különösen:

a) azon kötelezettségvállalás-típus, amely tekintetében, illetve azon értékhatár meghatározása, amely felett minden kötelezettségvállalás kizárólag a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár előzetes jóváhagyásával tehető meg (a kötelezettségvállalás-típusokat, illetve az értékhatárt a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár ügyviteli rendelkezésben határozza meg);

b) takarékossági intézkedések;

c) döntés pótelőirányzat-igény teljesítéséről;

d) évi végi, jelentős előirányzat-maradványok lekötésének előzetes jóváhagyása;

e) döntés előirányzat-átcsoportosítás jóváhagyásáról amennyiben valamely gazdálkodó egység olyan kiadásra kíván kötelezettséget vállalni, amelyre kiemelt előirányzattal nem rendelkezik;

f) 5. pont (2) bekezdés szerinti előirányzat-átcsoportosítás;

g) szervezeti egységek közötti éves előirányzat-felosztás előzetes jóváhagyása;

h) szervezeti egységek előirányzatai közötti év közbeni előirányzat-átcsoportosítás,

i) az államháztartásért felelős miniszter által jóváhagyott, kötelezettségvállalással nem terhelt előirányzatok szervezeti egységek közötti felosztásának jóváhagyása;

j) többletbevételre vonatkozó előirányzat-módosítás jóváhagyása;

k) belső ellenőrzés kezdeményezése.

II. Fejezet

Az előirányzat-gazdálkodás szabályai

(1) Az előirányzat-gazdálkodás során az előirányzatok tervszerű, időarányos – egyes engedélyezett esetekben feladatarányos – felhasználásának alapelvét kell követni.

(2) A felelős gazdálkodó egység vezetőjének kötelességei, feladatai az általa kezelt előirányzatok vonatkozásában kiterjednek a takarékossági intézkedések megtételére, azok következetes végrehajtására, a gazdálkodás megszervezésére, az előirányzatok szabályszerű felhasználására és az előírt beszámolók időbeni elkészítésére. A Költségvetési és Pénzügyi Osztály közreműködésével kezelt előirányzatok esetében a gazdálkodó egység vezetőjének kötelessége a takarékossági intézkedések megtétele, azok következetes végrehajtása, az előirányzatok szabályszerű felhasználásának érdekében együttműködés a Költségvetési és Pénzügyi Osztállyal.

(3) Pótelőirányzat igénylésére csak rendkívül indokolt esetben kerülhet sor. Az igénylőnek igazolnia kell, hogy a keret kimerülését az általa megtett takarékossági intézkedések ellenére előre nem látott ok idézte elő. A pótelőirányzat- igényt részletes indokolással ellátva első helyen a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkárnak, második helyen pedig a Költségvetési és Pénzügyi Osztálynak kell benyújtani. Az igényeket haladéktalanul, de legkésőbb tárgyév november 15-ig kell előterjeszteni. A pótelőirányzatra irányuló igényekről a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár dönt.

(4) A pótelőirányzatra vonatkozó igényeket elsősorban gazdálkodó egységen belül, másodsorban pedig azok közötti előirányzat-átcsoportosítások útján lehet biztosítani. Ennek érdekében az év végéig célszerűen és gazdaságosan fel nem használható előirányzatokról a Költségvetési és Pénzügyi Osztály részére kell tájékoztatást adni tárgyév november 15-ig. A Költségvetési és Pénzügyi Osztály a gazdaságosan fel nem használható előirányzatokról a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkárt haladéktalanul tájékoztatja.

(5) Az év végi, jelentős összegű előirányzat maradványok nem kellően megalapozott, rövid időn belül történő kötelezettségvállalással való lekötése nem megengedett. A feladatok ellátását szolgáló előirányzatokkal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás érdekében a felhasználás megfelelő ütemezését követni kell, a szabályszerű kötelezettségvállalással éven belül már le nem köthető források évente, december 6-ig kerülnek felülvizsgálatra, szükség esetén elvonásra kerülnek. A Költségvetési és Pénzügyi Osztály november 30-ig tájékoztatja a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkárt az egyes gazdálkodó egységeknél jelentkező, szerződéssel vagy bírósági, hatósági határozaton alapuló kötelezettségvállalással le nem kötött előirányzat-maradványokról. Az így keletkezett előirányzat-maradványok átcsoportosítása a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár előzetes jóváhagyásához kötött.

(6) Tárgyévi fizetési kötelezettség a jóváhagyott kiadási előirányzatok mértékéig – a saját bevételek teljesülési ütemére figyelemmel – vállalható, és kifizetések – kivéve a jogszabályon, bírósági, illetve államigazgatási jogerős határozaton alapuló kötelezettségeket és járandóságokat – is ezen összeghatárig rendelhetők el (utalványozás). Tárgyévi előirányzat terhére akkor vállalható kötelezettség, amennyiben a pénzügyi teljesítés a következő év június 30-áig megtörténik.

(7) Éven túli fizetési kötelezettség (hosszú távú kötelezettségvállalás) teljesítése a tárgyévet követő évek előirányzata terhére az Áht. 12/A–12/B. § valamint a 22–23/A. §-ban foglaltaknak megfelelően történhet. Tárgyéven túli fizetési kötelezettség – ide nem értve a jogszabályon, jogerős bírósági, illetve közigazgatási döntésen alapuló kötelezettségeket – csak olyan mértékben vállalható, amely a kötelezettségvállalás időpontjában ismert feltételek mellett az esedékesség időpontjában, a rendeltetésszerű működés veszélyeztetése nélkül finanszírozható.

(8) Az államháztartásért felelős miniszter azon kötelezettségvállalással terhelt előirányzatok esetében, ahol pénzügyi teljesítésre a tárgyévet követő év június 30-ig nem került sor, előterjesztést készít a Kormánynak, amely rendelkezik ezen maradványok elvonásáról, illetve a feladat további finanszírozásáról.

(9) A gazdálkodás tekintetében szorosan összetartozó előirányzatok, illetve ennek megfelelő főkönyvi számlák esetében az összevontan megadott fő keretösszeg (kiemelt előirányzat) betartása kötelező. A gazdálkodó egység saját hatáskörben a kiemelt előirányzatán belül az elemi előirányzatok, illetve főkönyvi számlák között indokolt esetben átcsoportosítást hajthat végre. Az előirányzatokat, azok módosításait, valamint felhasználását főkönyvi számlánként kell nyilvántartani.

(10) Amennyiben a gazdálkodó egység a feladatkörébe tartozó olyan típusú kiadásra kíván kötelezettséget vállalni, melyre a megfelelő kiemelt előirányzattal nem rendelkezik, kiemelt előirányzatok közötti módosítást kezdeményezhet melynek jóváhagyásáról a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár dönt. A főkönyvi számlák tartalmára vonatkozóan a Számviteli Osztály egységes értelmezést ad ki (Számlarend, Számlatükör).

(11) A támogatási célt szolgáló előirányzatok felhasználásának tekintetében az Ámr. előírásai alapján, a Pályáztatási és Közbeszerzési Osztály köteles a Kincstár részére a szükséges adatszolgáltatási kötelezettségnek eleget tenni, mivel a támogatást nyújtó szerv az esedékes támogatás folyósítását csak akkor kezdeményezheti a Kincstárnál, ha a Kincstár által működtetett monitoringrendszer részére a döntéshozók, előirányzat-kezelők a Kincstár által meghatározott formában eljuttatták a meghatározott adatokat.

(12) A fejezeti kezelésű előirányzatok kötelezettségvállalással nem terhelt, valamint a gazdálkodási szabályok megsértéséből származó előirányzat-maradványa a központi költségvetést illeti meg.

Az előirányzat-módosítás rendje

Előirányzatok átcsoportosítása irányító szervi hatáskörben

(1) Az Ámr. 58. § (2) bekezdése alapján a működési és felhalmozási, valamint a kölcsönök előirányzat-csoportok között irányító szervi hatáskörben hajtható végre átcsoportosítás, amennyiben a tárgyévben az előirányzat-átcsoportosítás során csökkenteni tervezett előirányzat-csoportból addig átcsoportosított előirányzatok összevont összege nem haladja meg az adott előirányzat-csoport eredeti kiadási előirányzata főösszegének 10%-át. Túllépés esetén az államháztartásért felelős miniszter előzetes engedélyét kell kérni. Az átcsoportosítási nyilvántartást minden előirányzattal rendelkező keretgazda a saját keretén belül vezeti, amennyiben túllépés várható, arról a Költségvetési és Pénzügyi Osztályt köteles haladéktalanul írásban értesíteni. Ebben az esetben a gazdálkodásért és igazgatásért felelős helyettes államtitkár külön engedélyével más keretgazda átcsoportosítási lehetőségének terhére lehet a módosítást kezdeményezni.

(2) A személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok előirányzata az államháztartásért felelős miniszter egyetértésével növelhető, ha

a) az átcsoportosítás az Országgyűlés által megállapított, illetve módosított személyi juttatások összesített előirányzatán belül nem hajtható végre,

b) az eredeti személyi juttatási előirányzat hiányában annak jóváhagyására irányul.

(3) A fejezeti kezelésű előirányzatok címen belül – a fejezeti tartalék kivételével – az alcímek közötti átcsoportosításra csak a mindenkori költségvetési törvény felhatalmazása alapján kerülhet sor.

(4) A fejezeti kezelésű előirányzat tartós jellegű módosításáról az államháztartásért felelős minisztert tájékoztatni kell.

(5) A kötelezettségvállalással terhelt előirányzat-maradvány államháztartásért felelős miniszter jóváhagyása előtti kifizetéskor, illetve a kötelezettségvállalás bejelentése előtt előirányzat-módosítást kell végrehajtani. Előirányzat- maradványt terhelő kifizetés tárgyévi előirányzat terhére nem teljesíthető.

Előirányzatok átcsoportosítása központi költségvetési szervi (saját) hatáskörben

(6) A gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár – a Kincstár egyidejű tájékoztatása mellett – átcsoportosítást hajthat végre:

a) a fejezeti kezelésű előirányzatok egyes jogcímcsoportjain, vagy annak jogcímein belül az előirányzat-csoportok, illetve a kiemelt előirányzatok között;

b) fejezeti kezelésű előirányzatok a fejezeti egyensúlyi tartalék kivételével a fejezeten belül más címhez (illetőleg más fejezethez tartozó címhez, alcímhez);

c) működési költségvetés megtakarításából a fejezeti kezelésű előirányzatok javára;

d) a Külügyminisztérium átszervezésével, költségvetési feladatok átadásával-átvételével kapcsolatos költségvetési előirányzati szerkezeti változás esetén;

e) a fejezeti (címzetlen) tartalék növelésével – az évközi átszervezés, feladatcsökkenés, bevételnövekedés útján elérhető megtakarítás összegével;

f) a fejezeti (címzetlen) tartalék felhasználásával;

g) a fejezeti kezelésű előirányzatok azonos jogcímen, fejezeten belüli felhasználásával.

(7) A munkaadókat terhelő járulékok előirányzata – a személyi juttatások előirányzata átcsoportosításával összefüggő esetek kivételével – csak abban az esetben csökkenthető, ha a központi költségvetési szerv éves fizetési kötelezettségének – ideértve a korábban keletkezett, illetve a tárgyévre átütemezett köztartozásokat is – eleget tud tenni, és erről az előirányzat-átcsoportosítás benyújtásával egyidejűleg a Kincstárnak nyilatkozik.

(8) Az önálló előirányzattal gazdálkodó szervezeti egységek részére történő előirányzat-felosztást a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár és a közigazgatási államtitkár jóváhagyását követően a miniszter hagyja jóvá. Év közben a szervezeti egységek közötti előirányzat-módosítási jogkört a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár gyakorolja.

(9) Amennyiben a Külügyminisztérium év közben a fejezeti kezelésű előirányzatokhoz kapcsolódóan nem tervezett, eseti bevételhez jut (pl. adomány, segély, közérdekű kötelezettségvállalás), a költségvetési törvényben jóváhagyott fejezeti kezelésű előirányzatait saját hatáskörben növelheti, de az eseti bevétel rendeltetésének megfelelően új előirányzatot is megállapíthat.

Az előirányzat-átcsoportosításra jogosultak

(10) Az irányító szervi, illetve a központi költségvetési szerv (saját) hatáskörében végrehajtható előirányzat átcsoportosítást a kerettel rendelkező szakterület javaslata alapján:

a) a működési költségvetés kiemelt előirányzatai között;

b) a felhalmozási költségvetés kiemelt előirányzatai között;

c) a működési és a felhalmozási költségvetés kiemelt előirányzatai között;

d) a kölcsönök előirányzat-csoport terhére, illetve javára

a miniszter, a közigazgatási államtitkár és a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár a (3) bekezdésben foglaltak keretei között – értékhatár nélkül engedélyezhet.

(11) A (10) bekezdésben foglaltak nem vonatkoznak az önálló előirányzattal gazdálkodó szervezeti egységek részére jóváhagyott kiemelt előirányzatokon belül a részelőirányzatoktól való eltérésre. A jóváhagyott kiemelt előirányzatokon belül a részelőirányzatok között történő előirányzat-módosítást a gazdálkodó egység saját hatáskörben végzi, kivéve a személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok kiemelt előirányzatokon belül, ahol a Bérgazdálkodási Osztály vezetőjének engedélye szükséges.

(12) Fejezetek intézményei közötti, az intézménytől más fejezeti kezelésű előirányzatára és a fejezeti kezelésű előirányzatnak az előirányzat céljának, rendeltetésének megfelelő, megállapodáson alapuló fejezetek között átcsoportosítás tekintetében az előirányzat módosítási hatáskört – ha a költségvetési törvény eltérően nem rendelkezik – a közigazgatási államtitkár gyakorolja.

(13) A gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár hagyja jóvá, illetve engedélyezi:

a) az államháztartásért felelős miniszter által jóváhagyott, kötelezettségvállalással nem terhelt előirányzatok szervezeti egységek közötti felosztását;

b) a jóváhagyott bevételi előirányzaton belül a többletbevételre vonatkozó előirányzat-módosítást.

III. Fejezet

A kötelezettségvállalás rendje

A kötelezettségvállalásra jogosultak

(1) A Külügyminisztérium nevében (előzetes) kötelezettségvállalásra jogosult:

a) a miniszter átfogó jogkörrel, értékhatár nélkül;

b) a parlamenti államtitkár az általa kezelt előirányzatok vonatkozásában értékhatár nélkül;

c) a közigazgatási államtitkár átfogó jogkörrel:

ca) 75 millió (hetvenötmillió) forint fölött,

cb) értékhatártól függetlenül, ha jogszabály, miniszteri utasítás, a miniszter egyedi döntése a kötelezettségvállalást a közigazgatási államtitkár feladatkörébe utalja, vagy

cc) az e)–g) alpontok esetében, amennyiben a közigazgatási államtitkár az ügyet magához vonja;

d) az EU-ügyekért felelős államtitkár az Igazgatási Partnerséggel kapcsolatos megállapodás(ok)ra és az igazgatási partnerségi megállapodás(ok) alapján kötendő valamennyi szerződésre vonatkozóan, értékhatár nélkül;

e) a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár átfogó jogkörrel, 75 millió (hetvenötmillió) forintig;

f) a helyettes államtitkár (ide nem értve a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkárt) ügyrendileg feladatkörébe tartozóan, 20 millió (húszmillió) forintig;

g) a miniszter által jóváhagyott önálló költségvetési (rész) előirányzattal rendelkező szervezeti egységek vezetője, vagy azok helyettese ügyrendileg a szervezeti egység feladatkörébe tartozóan, 8 millió (nyolcmillió) forintig.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározottak nem vonatkoznak azokra a kötelezettségvállalásokra, melyek esetében jogszabály, vagy miniszteri utasítás az adott költségvetési előirányzatra vonatkozóan a kötelezettségvállalási jogosultságot nem az ügyrendileg felelős szervezeti egység vezetőjéhez telepíti (pl. kiküldetés, bérgazdálkodás).

(3) Az (1) bekezdés f)–g) alpontjaiban meghatározott személyeket a közigazgatási államtitkár, vagy – közvetlen irányítása tartozó személyeket – a miniszter írásban bízza meg a jelen utasítás 1. számú mellékletét képező „Megbízás kötelezettségvállalásra” című dokumentum alkalmazásával.

(4) A kötelezettségvállalás dokumentumának módosítása esetén a kötelezettségvállaló személye nem lehet alacsonyabb beosztású, mint az eredeti kötelezettségvállaló.

Az értékhatár megállapításakor irányadó becsült érték

(1) Az előzetes kötelezettségvállalás, valamint a kötelezettségvállalás értékének meghatározásához számba kell venni a vállalni tervezett kötelezettségből adódó valamennyi fizetési kötelezettséget, még abban az esetben is, ha valamely fizetési kötelezettség bekövetkezése bizonytalan, vagy külön jövőbeli nyilatkozattól függ. Ha a fizetési kötelezettség jövőbeni mértéke nem határozható meg pontosan, a körülmények és az előző évek tapasztalatainak gondos mérlegelése alapján az adott piaci, gazdasági, társadalmi körülmények között – az ésszerű gazdálkodás elvének betartásával – reális legmagasabb összegű kötelezettséget kell feltételezni. Amennyiben a kötelezettség vállalásához közbeszerzési eljárást kell lefolytatni, és a kötelezettségvállalás dokumentuma a Kbt. 36. §-a (1) bekezdésének b) pontjában vagy 38. §-a (1) bekezdésének b) pontjában meghatározott feltételeknek megfelelő szerződés, a kötelezettségvállalás értéke megegyezik a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződésnek a Kbt. rendelkezései szerint számított értékével. A közbeszerzési kötelezettség alá nem eső, határozatlan időre vállalt kötelezettség értékét a tárgyévben és az azt követő három éven keresztül származó fizetési kötelezettségek összegeként kell meghatározni.

(2) Az előzetes kötelezettségvállalás, valamint a kötelezettségvállalás becsült értékénél – eltérően a közbeszerzés, egyéb beszerzés értékének megállapításától – az általános forgalmi adóval, vagy más adóval, adójellegű fizetési kötelezettséggel terhelt, bruttó értéket kell figyelembe venni.

(3) A becsült érték a havi ellenszolgáltatás negyvennyolcszorosa olyan négy évnél hosszabb határozatlan időre kötött szerződés esetében, melynek tárgya

a) dolog használatára, illetőleg hasznosítására vonatkozó jognak a megszerzése (pl. bérleti szerződés), vagy

b) szolgáltatás nyújtása.

(4) A négy évnél nem hosszabb határozott időtartamra kötött szerződések esetében a becsült érték a szerződés időtartama alatti ellenszolgáltatás értéke.

(5) Keretmegállapodás, vagy keretszerződés becsült értéke az annak alapján az adott időszakban kötendő egyedi szerződések, megrendelések becsült legmagasabb összértéke.

(6) A becsült érték megállapításakor minden lehetséges ellenszolgáltatást (például tartalékkeret, biztosítási díj, járulékos költségek) figyelembe kell venni.

(7) A kötelezettségvállalás dokumentumának módosítása esetén a becsült érték megállapítása, a teljes, azaz a módosított kötelezettségvállalás alapján történik.

A kötelezettségvállalás dokumentuma tervezetének véleményezése, nyilvántartása

(1) Az előzetes kötelezettségvállalás, valamint a kötelezettségvállalás dokumentumának tervezetét az előzetes kötelezettségvállalás, továbbá a kötelezettségvállalás tervezett időpontja előtt valamennyi kapcsolódó dokumentum rendelkezésre bocsátása mellett véleményezésre meg kell küldeni:

a) a kötelezettségvállalónak;

b) annak a szervezeti egységnek, ahol a szakmai, pénzügyi és jogi ellenjegyzés történik;

c) az 3. pont (10) bekezdés a) pontban foglalt esetben a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár részére;

d) az egybeszámítási kötelezettség megállapítása érdekében valamennyi beszerzésre vonatkozó javaslatot a Pályáztatási és Közbeszerzési Osztálynak.

(2) Az előzetes kötelezettségvállalás, valamint a kötelezettségvállalás dokumentuma tervezetének véleményezésére legalább 8 munkanapot – sürgős esetben 3 munkanapot – kell biztosítani a véleményezésre jogosultnak.

(3) Sürgős esetben az előzetes kötelezettségvállalás, valamint a kötelezettségvállalás dokumentumának tervezetét egyidejűleg kell megküldeni a véleményezésre jogosultaknak.

(4) Az előzetes kötelezettségvállalás, valamint a kötelezettségvállalás dokumentumának egy-egy példányát nyilvántartásba vétel céljából, aláírást követően meg kell küldeni a GFO-nak.

A kötelezettségvállalás eljárási szabályai

(1) A kötelezettségvállalásnak minden esetben írásban kell történnie. Nem szükséges írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként 100 000 (százezer) forintot el nem érő kifizetések esetén. A 100 000 (százezer) forintot el nem érő kötelezettségvállalás esetén a kifizetésre a keret felett kötelezettségvállalási joggal rendelkező vezető jóváhagyása alapján kerülhet sor. Ennek igazolására – a (2) bekezdés kivételével – a kiadás indoklásául szolgáló feljegyzés alapján, a Pénzügyi és Költségvetési Nyilvántartó Rendszer nyilvántartó rendszerből kinyomtatott kötelezettségvállalási egyeztető szolgál.

(2) A kötelezettségvállaló a kötelezettségvállalás alkalmával köteles a kötelezettséghez kapcsolódó kiadásként figyelembe venni a pénzügyi szolgáltatásokat (pl. a kifizetésekhez kapcsolódó bankköltség). Amennyiben az eredeti kötelezettségvállalás összege nem tartalmazza a pénzügyi szolgáltatás fedezetét, az a Magyar Államkincstár terhelési bizonylata alapján, az érvényesítő által beazonosított kötelezettségvállalásra történő utalással, annak vonzataként utólag kerül rögzítésre. Ebben az esetben utólagos jóváhagyás nem szükséges.

(3) Nem szükséges továbbá előzetes írásbeli kötelezettségvállalás, amennyiben a kötelezettség összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét jogszabály, nemzetközi szervezetben való tagsági viszony, vagy jogerős, illetve fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtandó bírósági, hatósági döntés teljes- körűen meghatározza, így különösen a normatív és normatív jellegű hozzájárulások, nemzetközi kötelezettséggel kapcsolatos hozzájárulások, kártalanítási, kártérítési és megtérítési kötelezettségek, a csőd-, felszámolási és végelszámolási eljáráshoz kapcsolódó regisztrációs díjak, valamint az adományozott díjakhoz, kitüntetésekhez kapcsolódó pénzbeli juttatások esetén. Ebben az esetben a kifizetés engedélyezése az (1) bekezdésben rögzített módon történik.

(4) A szerződésnek, megrendelésnek az általános adatokon, feltételeken túlmenően tartalmaznia kell:

a) a szakmai, műszaki teljesítés időpontját, melyet tárgyévi előirányzat terhére történő kötelezettségvállalás esetében úgy kell megállapítani, hogy a pénzügyi teljesítés határideje – ha jogszabály másként nem rendelkezik, valamint kivéve a 4. pont (7) bekezdést – nem haladhatja meg a tárgyévet követő év június 30-át,

b) a kifizetendő összeget,

c) az összeg kifizetésének időpontját, a következő év(ek) előirányzata terhére vállalt kötelezettségek esetében évenkénti ütemezésben.

(5) Az előzetes kötelezettségvállalás, illetve a kötelezettségvállalás tárgya nem lehet a Külügyminisztérium által történő:

a) pénzkölcsön (hitel) felvétele;

b) kezességvállalás;

c) értékpapír-vásárlás;

d) váltókibocsátás, váltóelfogadás;

e) kötvénykibocsátás;

f) pénzügyi lízing;

g) faktoring.

(6) Az előzetes kötelezettségvállalás, a kötelezettségvállalás dokumentumát – idegen nyelvű szöveg esetén magyar fordításban is – 5 eredeti példányban kell elkészíteni. A rendelkezés nem vonatkozik arra az esetre, ha a kötelezettségvállalás dokumentuma írásban visszaigazolt írásbeli megrendelés.

(7) Ha a kötelezettségvállalás érvényességéhez harmadik személy jóváhagyása szükséges, a kötelezettségvállalás dokumentációjához csatolni kell az ennek megtörténtét igazoló eredeti dokumentumot.

10.

Különleges eljárások

(1) A nemzetközi tagdíjak és önkéntes felajánlások kifizetéséről külön miniszteri utasítás rendelkezik.

(2) A szervezeti egységek által kezdeményezett beszerzések lebonyolítása során közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.), a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (IV. 25.) Korm. rendelet és az államtitkot vagy szolgálati titkot, illetőleg alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdeket érintő vagy különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések szabályairól szóló 143/2004. (IV. 29.) Korm. rendelet az irányadó. Ezen ügyekben hozott valamennyi döntésre, a lebonyolítás szakszerűségére és szabályszerűségére a Külügyminisztérium mindenkori közbeszerzési szabályzatában foglaltakat kell alkalmazni. A közbeszerzési eljárás alá tartozó azonos tárgyú beszerzésekről a közigazgatási államtitkár évente kiadott ügyviteli rendelkezését kell irányadónak tekinteni.

(3) A Kbt. hatálya alá tartozó beszerzések és szolgáltatások esetében a gazdálkodó egységek a kötelezettségvállalásokat a közbeszerzési eljárás lefolytatását követően haladéktalanul kötelesek bejelenteni a GFO részére. A véglegesített adatszolgáltatást a Magyar Államkincstár felé a GFO teljesíti.

(4) A kiküldetés elrendelése (kötelezettségvállalás) csak a kiküldetési rendelvény szabályos kitöltésével, kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyeztetésével, majd ezt követően az arra jogosult állami vezető aláírásával történhet. E nélkül a Költségvetési és Pénzügyi Osztály utazási jegyeket nem rendelhet, útielőleget nem folyósíthat. Az ideiglenes kiküldetésekről – a jelen KüM utasításban nem rendezettek tekintetében – külön KüM utasítás rendelkezik.

(5) Az 500 000 Ft feletti, de a közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzések esetén legalább három ajánlatot kell bekérni írásban, egyidejűleg, azonos tartalommal. A szerződést az összességében legelőnyösebb ajánlatot tevővel kell megkötni. Az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztásának szempontjai különösen: ár, minőség, teljesítési határidő, garancia, egyéb szolgáltatások, rendelkezésre állás. Az ajánlatok értékelését írásban kell dokumentálni, a feljegyzésnek tartalmaznia kell az indokolást. Az ajánlattevőket írásban kell értesíteni az eredményről.

11.

Kötelezettségvállalások nyilvántartása

(1) A gazdálkodási és pénzügyi folyamatok nyomon követhetősége érdekében a gazdálkodó egységnek a kiadási és bevételi előirányzatairól, azok változásáról és felhasználásáról, a kötelezettségvállalásokról naprakész nyilvántartást kell vezetnie alcímenként és kiemelt előirányzatonként, elemi bontásban. A gazdálkodó egységek kötelezettségvállalásaikat és azok teljesítését a kijelölt pénzügyi munkatársak részére biztosított pénzügyi nyilvántartó hálózati számítógépes rendszer alkalmazásban kötelesek nyilvántartani, illetve azok aktuális állapotát rögzíteni, módosítani.

(2) Az Ámr. 75. § alapján, a kötelezettségek nyilvántartása során a keretgazdáknak gondoskodni kell a következő évi költségvetési keretszámokat determináló összegek nyilvántartásba vételéről is, és a kötelezettségvállalás értékéből az adott évet terhelő rész lekötéséről az érintett előirányzatok szabad keretének terhére. A lekötést legalább a kiemelt előirányzatok szintjén kell végrehajtani. A nyilvántartás tartalmazza legalább a kötelezettségvállalás azonosító számát, az alapjául szolgáló dokumentum meghatározását és keltét, a kötelezettségvállaló nevét, a kötelezettségvállalás tárgyát, összegét, évek szerinti forrását, a kifizetési határidőket és azok jogosultjait, továbbá a teljesítési adatokat. A leköthető költségvetési keretek arányszámai, az éves költségvetés keretleosztásának alkalmával kerülnek megállapításra, és jóváhagyásra. A keretgazdák közötti évközi módosítás a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár jogköre.

(3) A kötelezettségvállalás – az Áht. 12/A. § (6) bekezdésében, 13/B. § (2) bekezdésében és a Kbt. 48. § (3) bekezdésében meghatározott eset, továbbá az európai uniós forrásból utófinanszírozással biztosított támogatások kivételével – a fedezet rendelkezésre állásának hiányában tiltott, amennyiben a tárgyévben, valamint az ismert költségvetési keretszámok alapján a tárgyévet követő években a szükséges mértékű szabad előirányzat nem áll rendelkezésre.

(4) A szabad fedezet rendelkezésre állásának vizsgálatához a kötelezettségvállalás értékeként meghatározott összegből a tárgyévet, valamint az azt követő három évet terhelő összegeket kell összevetni a tárgyévi költségvetés előirányzatait, valamint – amennyiben az ismert – az azt követő évek költségvetési keretszámait az összevetés időpontjáig ismert adatok alapján terhelő kötelezettségek mértékével.

(5) Az eredeti előirányzatoknak a pénzügyi nyilvántartó rendszerbe történő felvitele, módosítása, a kiemelt előirányzatok közötti esetleges átcsoportosítása – kivéve a kiemelt előirányzaton belülit – a Költségvetési és Pénzügyi Osztály feladata.

(6) A keretgazdáknak előzetes kötelezettségvállalásaikat és kötelezettségvállalásaikat a pénzügyi nyilvántartó rendszerbe minden esetben haladéktalanul fel kell vinniük. A kötelezettségvállalás dokumentumának aláírása csak a pénzügyi nyilvántartó rendszerből kinyomtatott előirányzat egyeztető megléte esetén történhet meg.

(7) Az egyes szervezeti egységeknek kiadási előirányzataik terhére vállalt, 1 millió forint feletti kötelezettségvállalásaikról és az azokban bekövetkező változásokról a Költségvetési és Pénzügyi Osztályt minden esetben, soron kívül tájékoztatniuk kell. Fejezeti kezelésű előirányzatoknál összeghatár nélkül kell eleget tenni a tájékoztatási kötelezettségnek, amely a pénzügyi nyilvántartó rendszerbe történő rögzítéssel automatikusan megtörténik.

(8) A szervezeti egységeknek a jelen pontban foglalt kötelezettségei alapján – jogszabályi kötelezettségére tekintettel – a kötelezettségvállalást a GFO jelenti be a Magyar Államkincstár részére. Ennek hiányában a későbbi kifizetést a Magyar Államkincstár nem teljesíti. A bejelentésnek tartalmaznia kell a kötelezettségvállalás tárgyát és összegét, a vonatkozó ügyirat (szerződés, megrendelő stb.) számát és keltét, az érintett kiemelt előirányzat megnevezését és a teljesítés (részteljesítések) legkorábbi várható időpontját. A kötelezettségvállalás módosításáról szóló bejelentésnek tartalmaznia kell a kötelezettségvállalás eredeti és módosított összegét, valamint a kifizetés(ek) várható legkorábbi időpontjának eredeti és módosított meghatározását.

(9) Azon – jellemzően kis költségvetésű és önálló pénzügyi munkatárssal nem rendelkező – gazdálkodószervezeti egységek részére, amelyeknek a rendszerhez nincs hozzáférése, a Költségvetési és Pénzügyi Osztály végzi el az adatok felvitelét, a megküldött dokumentumok alapján. Ezen esetekben a szervezeti egységnek egyúttal olyan saját nyilvántartást kell vezetnie, amely alapján a kötelezettségvállalások és az előirányzatok felhasználása megfelelően nyomon követhető.

IV. Fejezet

A kötelezettségvállalás ellenjegyzése

12.

Szakmai ellenjegyzés

(1) Szakmai ellenjegyzésre a kötelezettségvállalásért ügyrendileg felelős szervezeti egység vezetője, valamint helyettese, vagy az általuk kijelölt ügyintéző jogosult.

(2) A szakmai ellenjegyzés a kötelezettségvállalás (előzetes kötelezettségvállalás) dokumentuma aláíró oldalának aláírásával, valamint – az aláíró oldal kivételével – a kötelezettségvállalás dokumentuma és mellékletei valamennyi oldalának szignálásával történik. Az aláíró oldalon – a szakmai ellenjegyző aláírásán túl – olvashatóan fel kell tüntetni az ellenjegyző nevét, beosztását, szervezeti egységét, továbbá a szakmai ellenjegyzés tényét és az ellenjegyzés keltezését.

13.

Pénzügyi ellenjegyzés

(1) A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére jogosult:

a) a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár értékhatár nélkül;

b) a kötelezettségvállalásért ügyrendileg felelős szervezeti egység kijelölt munkatársa 50 millió (ötvenmillió) forintig;

c) a GFO vezetője a b) pontban megjelölt munkatárs hiányában, illetve akadályoztatása esetén, valamint 100 millió (százmillió) forintig. A mindenkor hatályos közbeszerzési törvény és a közbeszerzési törvénnyel összefüggő jogszabályok hatálya alá tartozó beszerzések esetén 500 millió (ötszázmillió) forintig; a központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó beszerzésre vonatkozóan értékhatártól függetlenül;

d) a GFO vezetőjének és általános helyettesének kötelezettségvállalása esetén a Költségvetési és Pénzügyi Osztály vezetője, akadályoztatásuk esetén a Számviteli Osztály vezetője/Bérgazdálkodási Osztály vezetője;

e) a kiküldetési rendelvények ellenjegyzésére elkülönített, önállóan kezelt utazási célú előirányzat esetén a Költségvetési és Pénzügyi Osztály vezetője, akadályoztatása esetén a GFO vezetője, a GFO vezetőjének általános helyettese, a Számviteli Osztály vezetője, vagy a Bérgazdálkodási Osztály vezetője, betartva az összeférhetetlenségi szabályokat;

f) a Bérgazdálkodási Osztály által kezelt személyi juttatások előirányzat terhére történő valamennyi kötelezettségvállalás esetén a Bérgazdálkodási Osztály vezetője, amennyiben a kötelezettségvállaló a munkáltatói jogkör gyakorlója;

g) Állami Protokoll előirányzat terhére történő kötelezettségvállalásnál a Protokoll Főosztály vezetője, amennyiben a kötelezettségvállalásra a Köztársasági Elnök Hivatala, vagy a Miniszterelnöki Kabinet felkérése alapján kerül sor, a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár;

h) külképviseleti kötelezettségvállalásnál a külképviselet gazdálkodási vezetője/gazdasági felelőse;

i) a Pályáztatási és Közbeszerzési Osztály közreműködésével kezelt előirányzatok tekintetében a Pályáztatási és Közbeszerzési Osztály pénzügyi referense.

(2) Az értékhatár kiszámításánál a jelen utasítás III. fejezet 7. pontjában foglaltakat kell figyelembe venni.

(3) A pénzügyi ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy

a) a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelkezésre áll-e, illetve a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet,

b) előirányzat-felhasználási terv szerint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll-e,

c) a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat.

(4) Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a (3) bekezdésben foglaltaknak, az ellenjegyzésre jogosultnak erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, a közigazgatási államtitkárt, a gazdasági vezetőt és a minisztert. Ha a miniszter a tájékoztatás ellenére írásban ellenjegyzésre utasítja az ellenjegyzőt, az köteles az utasításnak eleget tenni.

(5) A gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár által a pénzügyi ellenjegyzésre feljogosított valamennyi személynek legalább középfokú és emellett pénzügyi-számviteli képesítésű dolgozónak kell lennie. Az (1) bekezdés b)–i) alpontok szerinti pénzügyi ellenjegyzésre jogosultat a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár írásban jelöli ki a jelen utasítás 2. számú mellékletét képező „Megbízás kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére” dokumentum alkalmazásával.

(6) Pénzügyi ellenjegyzés szükséges a pénzbeli kötelezettségvállalást nem tartalmazó megállapodások esetében is, valamint amennyiben a megállapodás megkötése kötelezettségvállalásnak minősülő pályázati döntés, vagy egyéb jognyilatkozat alapján történik.

(7) A pénzügyi ellenjegyzés a kötelezettségvállalás (előzetes kötelezettségvállalás) dokumentuma aláíró oldalának aláírásával, valamint – az aláíróoldal kivételével – a kötelezettségvállalás dokumentuma és mellékletei valamennyi oldalának szignálásával történik. Az aláíróoldalon – a pénzügyi ellenjegyző aláírásán túl – olvashatóan fel kell tüntetni az ellenjegyző nevét, beosztását, szervezeti egységét, továbbá a pénzügyi ellenjegyzés tényét és az ellenjegyzés keltezését.

(8) Pénzügyi ellenjegyzésre csak a szakmai ellenjegyzést követően kerülhet sor.

14.

Jogi ellenjegyzés

(1) A kötelezettségvállalás dokumentuma jogi ellenjegyzésére

a) a Jogi és Közigazgatási Főosztály főosztályvezetője, akadályoztatása esetén az általa írásban megbízott személy jogosult a III. fejezet 6. pont (1) bekezdés a)–c) alpontjai

b) a GFO Pályáztatási és Közbeszerzési Osztályának vezetője, akadályoztatása esetén a GFO főosztályvezetője által írásban kijelölt személy jogosult a III. fejezet 6. pont (1) bekezdés d)–g) alpontjai

alapján történő kötelezettségvállalások esetében.

(2) Jogi ellenjegyzésre csak a szakmai és pénzügyi ellenjegyzést követően kerülhet sor.

(3) A jogi ellenjegyzés a kötelezettségvállalás dokumentuma aláíróoldalának aláírásával, valamint – az aláíróoldal kivételével – a kötelezettségvállalás dokumentuma valamennyi oldalának szignálásával történik. Az aláíróoldalon – a jogi ellenjegyző aláírásán túl – olvashatóan fel kell tüntetni az ellenjegyző nevét, beosztását, szervezeti egységét, továbbá a jogi ellenjegyzés tényét és az ellenjegyzés keltezését. A jogi ellenjegyzés nem terjed ki a kötelezettségvállalás dokumentumának mellékleteire.

15.

Az ellenjegyzésre nyitva álló határidő

Az ellenjegyzést 8 munkanap – sürgős esetben 5 munkanap – alatt kell elvégezni, vagy írásbeli indokolással elutasítani.

V. Fejezet

A kiadások teljesítése

16.

A szakmai teljesítés igazolása

(1) Ellenőrizhető kötelezettségvállalási dokumentumok alapján a kiadás teljesítésének (és a bevétel beszedésének) elrendelése előtt szakmailag igazolni kell azok:

a) jogosultságát;

b) összegszerűségét;

c) a szerződés, megállapodás, megrendelés szerződésszerű teljesítését,

d) az ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás teljesítését.

A szakmai teljesítés igazolására a kötelezettségvállalás (előzetes kötelezettségvállalás) dokumentumának szakmai ellenjegyzője, távolléte esetén helyettese jogosult.

(2) A szakmai teljesítést a bizonylaton, záradék formájában kell igazolnia a szakmai teljesítést igazolónak, a dátumra és a teljesítés tényére történő utalással. A szakmai teljesítés igazolása történhet az utalványrendelet erre kijelölt helyén, a számlán, illetve teljesítésigazolás jegyzőkönyve formájában, amely tartalmazza a teljesítés igazolására vonatkozó hivatkozást.

(3) A szakmai teljesítés igazolására jogosult a záradékban foglaltakért fegyelmi és kártérítési felelősséggel tartozik.

(4) A szakmai teljesítés igazolására jogosult személyek körét a kötelezettségvállalásért ügyrendileg felelős szervezeti egység vezetője belső szabályzatban köteles rögzíteni, és azt a Költségvetési és Pénzügyi Osztályra eljuttatni.

(5) Szakmai teljesítésigazolás szükséges a pénzbeli kötelezettségvállalást nem tartalmazó megállapodások esetében is, valamint amennyiben a megállapodás megkötése kötelezettségvállalásnak minősülő pályázati döntés, vagy egyéb jognyilatkozat alapján történik.

(6) Amennyiben a szakmai teljesítés igazolására a másik fél szerződésszegése (különösen késedelem, hibás teljesítés) miatt nem kerül sor, a szakmai teljesítés igazolására jogosult haladéktalanul köteles értesíteni a Jogi és Közigazgatási Főosztályt és a GFO-t.

(7) Szakmai teljesítés hiányában tilos az érvényesítés és kifizetés.

17.

Az érvényesítés

(1) A kiadás teljesítésének (és a bevétel beszedésének) elrendelése előtt a szakmai teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell:

a) az összegszerűséget,

b) a fedezet meglétét,

c) az előírt alaki követelményeket,

d) és azt, hogy a megelőző ügymenetben az Áht., az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet, valamint jelen utasítás, továbbá az egyéb belső szabályzatokban foglaltakat megtartották-e.

(2) Az érvényesítésnek – az érvényesítésre utaló megjelölésen kívül – tartalmaznia kell a megállapított összeget az érvényesítés dátumát és a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszámot is.

(3) Érvényesítésre a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár által írásban kijelölt, legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyi-számviteli képesítésű dolgozó jogosult. A kijelölésnek a jelen utasítás 3. számú mellékletét képező „Megbízás érvényesítésre” című dokumentum alkalmazásával kell történnie.

18.

Utalványozás

(1) A kiadás teljesítésének (a bevétel beszedésének vagy elszámolásának) elrendelésére csak a szabályszerűen záradékolt és érvényesített okmány alapján kerülhet sor.

(2) Utalványozásra a közigazgatási államtitkár, a miniszter által írásban, a jelen utasítás 4. számú mellékletét képező „Megbízás utalványozásra” dokumentum alkalmazásával írásban kijelölt következő személyek jogosultak: a GFO vezetője, a GFO vezetőjének általános helyettese, a GFO osztályvezetői (az összeférhetetlenségi szabályok betartásával).

(3) Utalványozni csak az érvényesített okmányra rávezetett, illetve az e célra rendszeresített kincstári és házipénztári nyomtatványokon, külön írásbeli rendelkezéssel, keltezéssel ellátott aláírással lehet.

19.

Az utalvány ellenjegyzése

(1) Az utalvány ellenjegyzésére a IV. Fejezet 13. pontjában foglaltakat kell alkalmazni, azzal, hogy az ellenjegyzésre jogosultnak meg kell győződnie arról, hogy a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént-e.

(2) Az utalvány ellenjegyzésére a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár által írásban, a jelen utasítás 5. számú mellékletét képező „Megbízás utalvány ellenjegyzésére” dokumentum alkalmazásával kijelölt személy keltezéssel ellátott aláírásával jogosult.

20.

A teljesítés igazolásánál és számlakifizetésnél követendő eljárás

(1) A számla kifizetésének előfeltétele a szabályos, előzetes, sorszámmal ellátott kötelezettségvállalás dokumentumának kiállítása. A számlához csatolni kell a kifizetés alapjául szolgáló kötelezettségvállaló dokumentum másolatát (kivéve az 100 ezer Ft alattiakat). A GFO csak a „felszerelt“ és záradékolt okmányok alapján teljesít kifizetést.

(2) A pénzügyi teljesítéshez – az egységes eljárás érdekében – utalványrendeletet kell kiállítani, amely szintén a pénzügyi nyilvántartó rendszer segítségével állítható elő.

(3) A kifizetés kezdeményezése csak szabályosan kiállított, a Külügyminisztérium nevére és címére szóló eredeti számla, vagy ezzel egyenértékű, számlát helyettesítő okmány alapján történhet. A számla kötelező adattartalmát az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 169. §, az adóigazgatási azonosításra alkalmasság feltételeit pedig a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet határozza meg.

(4) Ha a számla több számlázott tevékenységet tartalmaz, és ezek más-más áfakulcshoz tartoznak, a számlát a kibocsátónak meg kell bontatni. A számlának egyértelműen tartalmaznia kell, hogy melyik áfakulcshoz milyen összegű számlázott tevékenység tartozik.

(5) A számla helyességét, szabályosságát, tartalmi és számszaki vizsgálatát, valamint igazolását a gazdálkodó egység, illetve – a közreműködésével kezelt előirányzatok tekintetében – a Pályáztatási és Közbeszerzési Osztály köteles elvégezni. Az eredeti számla csak ezután adható át kiegyenlítés céljából. Amennyiben a gazdálkodó egység későbbi ellenőrzés céljából vagy egyéb okból visszatartja ez eredeti kifizetési dokumentumot, akkor a másolaton köteles feltüntetni annak okát és a megőrzés helyét és azt az „eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” záradékkal ellátni. A záradékot az érvényesítő írja alá.

(6) Raktárkészletek (irodaszer, gépkocsialkatrészek, ajándéktárgyak, számítás-, sokszorosítás-, telefon- biztonság- technikai alkatrészek stb.) beszerzése esetén a számlához az anyagbevételezési jegy egy példányát is csatolni kell.

(7) Szabálytalanul kitöltött számlát, vagy helyettesítő okmányt a felelős gazdálkodó egység, illetve a Pályáztatási és Közbeszerzési Osztály nem fogadhat el. Ilyen esetben azt kísérőlevéllel vissza kell juttatni a kibocsátóhoz, kérve annak korrekcióját. Javított, hiányosan kitöltött, vagy olvashatatlan adatokat tartalmazó, valamint készpénzfizetésre kiállított, de utólag átutalásra kijavított számla nem fogadható el. A felsorolt tartalmi és alaki követelmények hiánya esetén a kifizetést a GFO nem teljesíti. A teljesítésre benyújtott iratot hiánypótlás végett visszajuttatja az illetékes gazdálkodó egységhez, illetve a Pályáztatási és Közbeszerzései Osztályhoz.

(8) Annak érdekében, hogy a számla kiegyenlítése fizetési határidőre megtörténjen, az igazolt alapbizonylatot a legrövidebb időn belül – az átutalási időszükséglet miatt legalább a lejárata előtt 5 munkanappal – kell a Költségvetési és Pénzügyi Osztályra eljuttatni. Késedelmes fizetés esetén az esetleg felmerülő késedelmi kamat a gazdálkodó egység költségvetését terheli. A késedelmi kamat felmerülésekor minden esetben ki kell vizsgálni a késedelem okát és felelősét.

(9) Fizetési határidő lejárta után a kifizetésre benyújtott számla esetén a késedelem okát indokolni kell.

VI. Fejezet

21.

Összeférhetetlenségi szabályok

(1) A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, az utalványozó és az utalvány pénzügyi ellenjegyzője – ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan – azonos személy nem lehet. A kötelezettségvállalás (előzetes kötelezettségvállalás) dokumentumának pénzügyi ellenjegyzője – ugyanazon kötelezettségvállalás tekintetében – a szakmai ellenjegyzővel azonos személy nem lehet.

(2) Az érvényesítő személy nem lehet azonos a szakmai teljesítés igazolására jogosulttal, illetve a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel.

(3) Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységet közeli hozzátartozója [Ptk. 685. § b) pontja], vagy maga javára látná el.

VII. Fejezet

22.

Szellemi tevékenység szerződéssel, számla ellenében történő igénybevétele

(1) A Külügyminisztérium csak abban az esetben köthet külső személlyel, szervezettel szellemi tevékenység elvégzésére szerződést, ha arra az alapító okiratban, az egyes miniszterek, valamint a Miniszterelnökséget vezető államtitkár feladat- és hatásköréről szóló 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendeletben, valamint a Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott szakmai feladata ellátásához feltétlenül szükség van, és a feladat elvégzése a Külügyminisztériumban megfelelő képzettségű, illetve különleges szakismerettel rendelkező saját dolgozó hiányában nem biztosítható.

(2) A szerződéskötést megelőzően meg kell vizsgálni, hogy a tervezett szerződéskötés nem tartozik-e a Kbt., vagy az államtitkot vagy szolgálati titkot, illetőleg alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdeket érintő vagy különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések sajátos szabályairól szóló 143/2004. (IV. 29.) Korm. rendelet hatálya alá.

(3) Ha a szerződés tárgyát képező feladat szakképesítéshez, cégalapításhoz, vállalkozói igazolványhoz, hatósági engedélyhez kötött, a szerződéskötést megelőzően meg kell vizsgálni – cégkivonat, képesítési okirat, hatósági engedély alapján –, hogy a szerződő fél jogosult-e a szerződés tárgyát képező tevékenység folytatására. Tudományos fokozattal rendelkező személy esetében a szakképzettség külön vizsgálata nem szükséges.

(4) Szellemi tevékenység szerződéssel, számla ellenében történő igénybevételére a dologi kiadások között elkülönítetten megtervezett összeg csak a személyi juttatások egyidejű átcsoportosításával növelhető.

VIII. Fejezet

23.

Záró rendelkezések

(1) Jelen utasítás a közzétételt követő 5. napon lép hatályba, egyidejűleg hatályát veszti a Külügyminisztérium gazdálkodásának egyes kérdéseiről szóló 3/2009. (II. 6.) KüM utasítás, a Külügyminisztérium gazdálkodásának egyes kérdéseiről szóló 3/2009. (II. 6.) KüM utasítás módosításáról szóló 4/2010. (II. 5.) KüM utasítás, valamint a gazdasági és igazgatási helyettes államtitkár 1/2001. számú ügyviteli rendelkezése a pénzügyi ellenjegyzési jog gyakorlásáról.

(2) A gazdasági szervezet részét képező szervezeti egységek jelen utasítás hatálybalépését követő 30 napon belül ügyrendet készítenek, melyet az előirányzatok jóváhagyását követően, tárgyév február 15. napjáig kötelesek felülvizsgálni. A gazdasági szervezet ügyrendje a részét képező gazdálkodószervezetek ügyrendjeinek összessége.

(3) Az ügyrendet a gazdasági és igazgatási helyettes államtitkár hagyja jóvá. Az érintett szervezeti egységek kötelesek a gazdálkodási feladatot ellátó, vagy ilyen jogosultságot gyakorló személyek aláírásmintáját haladéktalanul leadni a GFO Költségvetési és Pénzügyi Osztályán, mely felelős azok nyilvántartásáért.

1. melléklet a 22/2011. (X. 14.) KüM utasításhoz

MEGBÍZÁS KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁSRA

Alulírott, .............................................................................................................................. közigazgatási államtitkár/külügyminiszter

megbízom

...............................................................................................................................................-t

szervezeti egység:

beosztás:

lakcím:

születési hely és idő:

személyi igazolvány száma:

hogy az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 72. § (3) bekezdésében meghatározott kötelezettségvállalási jogosultságot ....................................................................................................... előirányzat tekintetében ............................................................................... Ft (azaz: ......................................................................................... forint) értékhatárig gyakorolja.

Jelen megbízás visszavonásig érvényes.

Budapest, 2011. .................................... hó .......... nap

....................................................................................
közigazgatási államtitkár/ külügyminiszter

A megbízást elfogadom:

...................................................................................

megbízott

Budapest, 2011. .................................... hó .......... nap

2. melléklet a 22/2011. (X. 14.) KüM utasításhoz

MEGBÍZÁS KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS PÉNZÜGYI ELLENJEGYZÉSÉRE

Alulírott, .......................................................................................... gazdasági és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár

megbízom

...............................................................................................................................................-t

szervezeti egység:

beosztás:

lakcím:

születési hely és idő:

személyi igazolvány száma:

hogy az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 74. § (2)–(12) bekezdésében meghatározott pénzügyi ellenjegyzési jogosultságot ..................................................................................................... előirányzat tekintetében ................................................................................ Ft (azaz: ........................................................................................ forint) értékhatárig gyakorolja.

Jelen megbízás visszavonásig érvényes.

Budapest, 2011. .................................... hó .......... nap

.........................................................................................................................
gazdasági és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár

A megbízást elfogadom:

...................................................................................

megbízott

Budapest, 2011. .................................... hó .......... nap

3. melléklet a 22/2011. (X. 14.) KüM utasításhoz

MEGBÍZÁS ÉRVÉNYESÍTÉSRE

Alulírott, .......................................................................................... gazdasági és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár

megbízom

...............................................................................................................................................-t

szervezeti egység:

beosztás:

lakcím:

születési hely és idő:

személyi igazolvány száma:

hogy az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 77. § (4) bekezdésében meghatározott pénzügyi érvényesítési jogosultságot ..................................................................................................... előirányzat tekintetében ................................................................................ Ft (azaz: ........................................................................................ forint) értékhatárig gyakorolja.

Jelen megbízás visszavonásig érvényes.

Budapest, 2011. .................................... hó .......... nap

.........................................................................................................................
gazdasági és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár

A megbízást elfogadom:

...................................................................................

megbízott

Budapest, 2011. .................................... hó .......... nap

4. melléklet a 22/2011. (X. 14.) KüM utasításhoz

MEGBÍZÁS UTALVÁNYOZÁSRA

Alulírott, .............................................................................................................................. közigazgatási államtitkár/külügyminiszter

megbízom

...............................................................................................................................................-t

szervezeti egység:

beosztás:

lakcím:

születési hely és idő:

személyi igazolvány száma:

hogy az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 78. § (1) bekezdésében meghatározott utalványozási jogosultságot ....................................................................................................................... előirányzat tekintetében ................................................................................ Ft (azaz: ........................................................................................ forint) értékhatárig gyakorolja.

Jelen megbízás visszavonásig érvényes.

Budapest, 2011. .................................... hó .......... nap

....................................................................................
közigazgatási államtitkár/külügyminiszter

A megbízást elfogadom:

...................................................................................

megbízott

Budapest, 2011. .................................... hó .......... nap

5. melléklet a 22/2011. (X. 14.) KüM utasításához

MEGBÍZÁS UTALVÁNY ELLENJEGYZÉSÉRE

Alulírott, ................................................................................................................................ gazdasági és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár

megbízom

...............................................................................................................................................-t

szervezeti egység:

beosztás:

lakcím:

születési hely és idő:

személyi igazolvány száma:

hogy az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 79. § (1) bekezdésében meghatározott ellenjegyzési jogosultságot (utalvány ellenjegyzése) ........................................................................ előirányzat tekintetében ................................................................................ Ft (azaz: ........................................................................................ forint) értékhatárig gyakorolja.

Jelen megbízás visszavonásig érvényes.

Budapest, 2011. .................................... hó .......... nap

.........................................................................................................................
gazdasági és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár

A megbízást elfogadom:

...................................................................................

megbízott

Budapest, 2011. .................................... hó .......... nap

Az utasítást a 17/2016. (VII. 29.) KKM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte 2016. július 30. napjával.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek