22/2011. (VI. 30.) NGM utasítás

1. § (1) Az utasítás alkalmazási köre – az 1. § (2) bekezdésében foglaltak kivételével – kiterjed minden olyan ideiglenes külföldi kiküldetésre, amely teljesítésének anyagi fedezetét részben vagy egészben a Nemzetgazdasági Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium vagy NGM) Igazgatása költségvetése biztosítja.

(2) Az állami vezetőt, kabinetfőnököt külföldi tartózkodása idejére megillető juttatásokat az állami vezetők és az államigazgatási szervek köztisztviselői számára biztosított juttatásokról és azok feltételeiről szóló 192/2010. (VI. 10.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) szabályozza.

(3) Ideiglenes külföldi kiküldetést teljesít az a kiküldött, akinek meghatározott külföldi állomáshelyen történő munkavégzésének vagy képzésének az időtartama egybefüggően a 90 napot nem haladja meg.

(4) Az NGM utaztatási szervezete alatt a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály utaztatással foglalkozó munkatársait (a továbbiakban: Utaztatás) kell érteni.

2. § (1) A nemzetközi feladatok összehangolása érdekében a miniszter, a kabinetfőnök, a közigazgatási államtitkár, az államtitkárok és a helyettes államtitkárok a saját és az általuk vezetett szervezeti egységek féléves szintű utazási programjairól – az Utaztatás vezetője által meghatározott módon, táblázatos formában – minden évben két alkalommal (június 15-ig, illetve december 15-ig) részletes tervet készítenek, amelyet az Utaztatás részére (utaztatas@ngm.gov.hu) megküldenek.

(2) Az Utaztatás vezetője két félévre vonatkozó előzetes utazási programtervek összegzése után javaslatot tesz az éves szintű kiküldetési kiadási előirányzatok mértékére a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály utaztatáshoz kapcsolódó pénzügyi tervezéssel és elszámolással foglalkozó osztályának (a továbbiakban: Gazdálkodás) részére.

(3) A külföldi kiküldetésekre fordítható összesített kiadási előirányzatokat a Gazdálkodás az NGM Igazgatása elemi költségvetésének összeállítása során állapítja meg, figyelembe véve az Utaztatás vezetőjének a 2. § (2) bekezdése szerint tett javaslatát.

(4) Az elemi költségvetés jóváhagyását, valamint a kiküldetésekhez kapcsolódó keretek minisztériumi szintű összesített mértékének megállapítását követően, a jóváhagyott éves utazási és napidíjkeretek ismeretében az Utaztatás vezetője egyeztetést folytat a miniszterrel, a kabinetfőnökkel, a közigazgatási államtitkárral, az államtitkárokkal és a helyettes államtitkárokkal az általuk vezetett szervezeti egységek első félévre vonatkozó utazási programtervének véglegesítése érdekében. Az Utaztatás vezetője – az érintett vezetőkkel (miniszter, kabinetfőnök, a közigazgatási államtitkár, államtitkárok, helyettes államtitkárok) lefolytatott egyeztetést követően – véglegesíti az első félévre vonatkozó utazási programtervet.

(5) A második félévre vonatkozó utazási programterv véglegesítésére – az első félévre vonatkozó tervhez hasonlóan az érintett vezetőkkel (miniszter, kabinetfőnök, közigazgatási államtitkár, államtitkárok, helyettes államtitkárok) folytatott egyeztetési folyamat eredményeképpen – a 2. § (1) bekezdésében meghatározott határidőig (tárgyév június 15-ig) kerül sor. A féléves utazási programterveket a közigazgatási államtitkár javaslata alapján a miniszter hagyja jóvá.

(6) A jóváhagyott utazási programterv alapján a Gazdálkodás gondoskodik a felosztott kiküldetési keretek Forrás-SQL pénzügyi és számviteli integrált rendszer „Külföldi kiküldetés” moduljában történő rögzítéséről, ily módon az egyes vezetői utaztatási keretek elkülönítéséről.

(7) A Gazdálkodás az alábbi elkülönített utaztatási költségkereteket koordinálja: miniszteri keret, kabinetfőnöki keret, közigazgatási államtitkári keret és államtitkári keretek. A közigazgatási államtitkári költségkeret, illetve az államtitkári költségkeretek tartalmazzák a közigazgatási államtitkárság, illetve az adott államtitkárság szakmai felügyelete alá tartotó helyettes államtitkárságok és szakmai főosztályok utaztatási költségeit is.

(8) A felosztott kiküldetési keretekkel az érintett vezetők (miniszter, kabinetfőnök, közigazgatási államtitkár, államtitkárok, helyettes államtitkárok) saját hatáskörben gazdálkodnak és gondoskodnak arról, hogy azok túllépésére ne kerüljön sor. A felosztott kiküldetési keretek felhasználásáról a Gazdálkodás nyilvántartást vezet a Forrás-SQL rendszerben.

(9) Az utazási keret jobb, biztonságosabb tervezhetősége érdekében minden félév elején az NGM Igazgatása költségvetésében rendelkezésre álló teljes évi keretösszeg 40%-a osztható fel a Miniszteri Kabinet, a közigazgatási államtitkárság, az államtitkárságok és a helyettes államtitkárságok között. A féléves szinten 10%-os, éves szinten 20%-os fennmaradó keret utaztatási tartalékalapot képez, amely a felhasználási adatok május eleji, illetve november eleji felülvizsgálata ismeretében kerül felosztásra, illetve jóváhagyásra a 2. § (3) bekezdésében foglalt eljárás alapján.

(10) Az érintett vezetők (miniszter, kabinetfőnök, közigazgatási államtitkár, államtitkárok, helyettes államtitkárok) az utazási programtervet kizárólag indokolt esetben, az utazások aktuális tervezési féléve során legfeljebb kettő (azaz éves szinten összesen legfeljebb négy) alkalommal módosíthatják a kiutazási programok változásának követése, illetve az utazási terv aktualitásának biztosítása érdekében. A módosításra a közigazgatási államtitkár javaslata alapján a miniszter által már jóváhagyott (eredeti) keretösszegükön belül a tervezett, de elmaradt kiutazások terhére kerülhet sor.

3. § (1) A kiküldetés engedélyezése az útindító feljegyzés nyomtatvány és az ideiglenes külföldi kiküldetési engedély nyomtatvány kitöltésével és aláírásával történik, melyet minden esetben iktatószámmal kell ellátni. Az útindító feljegyzés és az ideiglenes külföldi kiküldetési engedély nyomtatványai jelen utasítás 1. mellékletét képezik.

(2) A megfelelően kitöltött útindító feljegyzés nyomtatványt, valamint az ideiglenes külföldi kiküldetési engedély nyomtatványt minden esetben előzetesen e-mailen (utaztatas@ngm.gov.hu) vagy faxon, majd engedélyeztetve papír alapon, hivatalos, iktatott ügyirat formájában, kézbesítővel kell az Utaztatás részére eljuttatni.

(3) A kiküldetés várható költségeinek kalkulációjához szükséges adatokat az Utaztatás bocsájtja a Gazdálkodás pénzügyi tervezéssel és elszámolással foglalkozó munkatársai (a továbbiakban: Gazdálkodás) részére.

(4) Repülőjegyet, illetve vonatjegyet az Utaztatás csak előzetesen, a jelen utasításban foglaltaknak megfelelően engedélyezett utak esetében rendelhet meg.

(5) Repülő- és vonatjegyfoglalást kizárólag az Utaztatás végezheti. Ez alól kivételt kizárólag a nemzetközi szervezetek, külföldi társminisztériumok meghívásával és finanszírozásával zajló utazások, valamint a közlekedési és egyéb havária események miatt időben vagy utazási útvonalban módosuló utazások lehetnek.

(6) Az ideiglenes külföldi kiküldetés elrendelésére – a kiküldetés során végrehajtandó feladatok meghatározásával – a kiküldött közvetlen szakmai felügyeletét ellátó miniszter, kabinetfőnök, közigazgatási államtitkár, államtitkár, helyettes államtitkár jogosult. A kiutazás elrendelője (kiküldő vezető) az ideiglenes kiküldetési engedély aláírásával igazolja az adott külföldi kiküldetésnek az utazási programtervben való szereplését, továbbá szakmai célszerűségét és indokoltságát.

(7) Az ideiglenes külföldi kiküldetéseket – a (8) bekezdésben meghatározottak kivételével – a közigazgatási államtitkár, akadályoztatása esetén a helyettesítését ellátó vezető engedélyezi. A helyettes államtitkárok által elrendelt kiküldetések esetén az (1) bekezdésben megjelölt nyomtatványokat a szakmai felügyeletet ellátó államtitkár egyetértésével kell a közigazgatási államtitkárhoz felterjeszteni.

(8) A miniszter kiküldetéseit a közigazgatási államtitkár; a közigazgatási államtitkár és a kabinetfőnök kiküldetéseit a miniszter; a Miniszteri Kabinet munkatársainak kiküldetéseit a közigazgatási államtitkár és a miniszter, akadályoztatása esetén a kabinetfőnök engedélyezheti.

(9) A jóváhagyási jogkörrel rendelkező vezető (miniszter, közigazgatási államtitkár) csak abban az esetben engedélyezhet kiküldetést, ha erre a célra felhasználható szabad fedezet áll rendelkezésre.

(10) Az érintett vezetők (miniszter, kabinetfőnök, közigazgatási államtitkár, államtitkár, helyettes államtitkár) részére meghatározott féléves utazási tervben nem szereplő, az utazási költségvetésbe be nem tervezett kereten felüli utazást az Ideiglenes külföldi kiküldetési engedély nyomtatvány „Megjegyzés” rovatában kötelező jelleggel fel kell tüntetni és rövid indoklással alá kell támasztani annak szükségességét.

(11) Az elrendelt külföldi kiküldetés utazási engedélyét – az útindító feljegyzés és az ideiglenes külföldi kiküldetési engedély nyomtatványokat – a szükséges aláírásokkal ellátva kell megküldeni a Közigazgatási Államtitkárságra legkésőbb az indulás előtti naptári hét első munkanapján 12 óráig, kivéve a 3. § (12) bekezdésében foglaltakat.

(12) Vízumköteles országokba való utazáskor a kiküldetés esedékessége előtt legalább 15 munkanappal köteles az utazó a Közigazgatási Államtitkárságra eljuttatni az engedélyezett útindító feljegyzés és az ideiglenes külföldi kiküldetési engedély nyomtatványokat, valamint a vízum beszerzéséhez szükséges dokumentumokat. Ellenkező esetben az Utaztatás nem tud felelősséget vállalni az utazás teljesüléséért. A vízuminformációkat az Utaztatás szerzi be a Külügyminisztérium részéről.

(13) Az utazási engedélynek az Utaztatás részére időben történő benyújtása – különös figyelemmel a vízumkötelezett országokra – valamint az utazási engedélyhez szükséges jóváhagyások megszerzése a kiküldött feladata és kötelezettsége.

(14) Az elrendelt és jóváhagyott hivatalos külföldi kiutazás megszervezését – a szolgálati és a diplomata-útlevél beszerzését, a szükséges vízum, illetve az utazási jegy beszerzését, az utazási biztosítás intézését és azok átadását – kizárólag az Utaztatás végezheti. Az utazási jegyet és az utazási biztosítást – kivételes esetekben, az utazó kérésére – az Utaztatás elektronikus úton, e-mailben küldi meg a kiküldött részére.

(15) A külföldi kiküldetések ellenjegyzője az Utaztatás vezetője, akadályoztatása esetén az Utaztatás vezetője által felhatalmazott munkatárs.

(16) Az Utaztatás vezetője – ellenjegyzői jogkörében eljárva – jogosult a hivatalos kiküldetést elrendelő (kiküldő) felettes vezetőtől (miniszter, kabinetfőnök, közigazgatási államtitkár, államtitkárok, helyettes államtitkárok) bővebb tájékoztatást, indokolást kérni az adott kiküldetésről.

(17) Az Utaztatás a jóváhagyott utazási engedély és kalkuláció alapján az utazóra vonatkozó kalkulált költségeket – napidíj és dologi útielőleg bontásban – rögzíti a Forrás-SQL rendszer „Külföldi kiküldetési moduljában”. A rögzítést követően az Utaztatás kiállítja, majd az utazás megkezdése előtt minimum egy munkanappal a kiküldött részére átadja a valuta felvételi bizonylatot.

(18) Amennyiben a külföldi kiküldetés esetén az NGM Igazgatása költségvetésén kívül más költségviselő is felmerül, azt az ideiglenes külföldi kiküldetési engedély nyomtatványon, a konkrét költségtípus meghatározásával (utazás, szállás, napidíj, egyéb) és a költségviselő megjelölésével szükséges jelezni.

(19) Ha a minisztérium az NGM Igazgatása költségvetése terhére a minisztériummal nem munka- vagy jogviszonyban álló személy kiküldetésének finanszírozását átvállalja, akkor az útindító feljegyzés, „Egyéb, indoklás” pontja alatt meg kell indokolni a személy kiküldetésének szükségességét, amelyet az utat jóváhagyó vezetőnek (miniszter, közigazgatási államtitkár) az elbírálás során figyelembe kell vennie. Az érintett vezető (miniszter, közigazgatási államtitkár) hatásköre továbbá a külsős utazó – rangnak, szállodai kategóriának, utazási költségnek – megfelelő besorolása is. A külsős utazó esetében az utazás előkészítését (például a szükséges foglalásokat) az Utaztatás ennek megfelelően folytatja le.

(20) A külföldi kiküldetések adatainak rögzítését az Utaztatás és a Gazdálkodás együttesen végzi. Az Utaztatás a kiküldetési engedélyek alapján gondoskodik a kiküldetési adatok számítógépes rögzítéséről. A Gazdálkodás biztosítja a kiküldetések elszámolási adatainak rögzítését, az ellátmányok biztosítását, valamint a számviteli feladatok ellátását.

(21) A Gazdálkodás rendszeresen, de legalább negyedévente egy alkalommal írásos kimutatást küld az érintett vezetők (miniszter, kabinetfőnök, közigazgatási államtitkár, államtitkárok, helyettes államtitkárok) részére a hivatalos kiküldetések lebonyolítása eredményeként elköltött, illetve lekötött utazási keretekről, valamint a még rendelkezésre álló keretösszegekről.

4. § (1) A Tanács Főtitkársága a tagállamok részére megtéríti a Tanács ülésein – kizárólag a költségtérítéses tanácsi ülések utazásai nyomtatványban és a bizottságok nyomtatványban foglaltakhoz kapcsolódóan – való részvétellel összefüggésben felmerült utazási költségeket (az oda- és visszaút utazási költségei: repülőjegy, vonatjegy).

(2) A Tanács üléseire kiküldött tagállami szakértők az üléseken való részvételt, az ülések kezdetén kiosztott „Participants” fejléccel ellátott dokumentum megfelelő kitöltésével igazolják. A részvétel hazai igazolására, illetve a hivatalos utazás elszámolására a Tanács ülésén közreadott delegációs jelenléti lista fénymásolata szükséges.

(3) A Tanács a tagállamokban kijelölt központi kapcsolattartó szerven – Magyarország esetében a KüM-ön – keresztül biztosítja a finanszírozást.

(4) A pénzügyi elszámolást a Gazdálkodás a következők szerint végzi.

(5) Az EU által nyújtott támogatás felhasználásával összefüggő ügyviteli és adatszolgáltatási feladatok ellátását a Gazdálkodás végzi a KüM által biztosított táblázat felhasználásával.

(6) Az EU-intézmények által nyújtott költségtérítést a Gazdálkodás annak a szervezeti egységnek az utazási keretéhez számolja el, amelynek a munkatársa a költségtérítéses kiküldetést végrehajtotta.

(7) Az EU intézményei (pl. az Európai Bizottság) az adott rendezvényére vonatkozó meghívó levélben foglaltak szerint térítik meg az üléseken részt vevők utazási költségeit. A kiutazás kapcsán felmerülő és az EU-intézmény által meghatározott visszatérítendő költség visszatérítéséhez szükséges ún. „Expert Identification Sheet” nyomtatvány aláírt és lepecsételt példányát – amennyiben rendelkezésére áll – az Utaztatás a kiutazás előtt, az úti ellátmány (napidíj, úti előleg stb.) felvételével együtt átadja a kiutazó részére.

(8) A költségtérítések teljesülését a Gazdálkodás figyelemmel kíséri. A megtérülés elmaradása esetén – leghamarabb az utazást követő 4. hónappal – felkéri az ilyen típusú ülésen részt vevőt a szükséges intézkedés megtételére.

(9) Költségtérítés esetén az ideiglenes külföldi kiküldetési engedélyen az ülés megfelelő kategóriája mellett a költségtérítéses státust is meg kell jelölni.

5. § (1) A kiküldöttet a külföldi tartózkodás során felmerülő, indokolt mértékű költségeinek fedezetére költségtérítés illeti meg.

(2) A kiküldöttet megillető költségtérítések a napidíj, a kiküldetés helyére történő kiutazás és hazautazás költsége, utazási biztosítás, szállásköltség, valamint a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek (pl. helyi közlekedés, taxidíj) számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal, vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal (számlával) igazolt összege.

6. § (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetés napidíjának összegéről és kifizetéséről szóló 204/2009. (IX. 18.) Korm. rendelet 2. § (2) bekezdése alapján az ideiglenes külföldi kiküldetést végző személy napidíja megkezdett naptári naponként 40 euró. A napidíj összege után az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személyt a hatályos jogszabályoknak megfelelően adó- és járulékfizetési kötelezettség terheli.

(2) A napidíj összegét bruttó összegben kell az utazás előtt a kiküldött részére készpénzben átadni.

(3) A kiküldetés időtartamát a kiküldetést elrendelő vezető köteles úgy megállapítani, hogy az a lehető legkisebb költséggel járjon. Abban az esetben, ha a kiutazásra a kiküldetési feladat (program) kezdetének napját megelőző napon, illetve a hazautazásra a kiküldetési feladat befejezte napját követő napon kerül sor, azt az útindító feljegyzésben meg kell indokolni.

(4) A kiküldöttet arra a naptári napra, amelyen a külföldön töltött idő tartama eléri a nyolc órát, a teljes napidíj, amelyen eléri a négy órát, de kevesebb, mint nyolc óra a napidíj 50%-a illeti meg.

(5) Nem illeti meg napidíj a kiküldöttet, ha a külföldi tartózkodás négy óránál rövidebb. A kiküldöttet a következő napi programból adódóan szükséges előző napi kiutazás esetén a napidíj 50%-a illeti meg, abban az esetben is, ha az előző napi kint tartózkodás időtartama eléri a nyolc órát.

(6) Azon tengerentúli hivatalos utazások esetében, ahol az utazás egy teljes napot vesz igénybe, vagy amelyek esetében az utazás nem valósítható meg a hivatalos szakmai program napján, az utazás napjára is jár a napidíj teljes összege a kiutazó részére.

(7) A kiküldött személy napidíját megalapozó nap meghatározásánál a külföldi kiküldetés tényleges időtartama az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. A tényleges időpont megállapítása szempontjából az országhatár átlépését légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, illetőleg az érkezést egy órával követően kell figyelembe venni.

(8) Ha az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy a kiküldetés időtartama alatt díjtalan ebédben, illetve vacsorában részesül, az adott naptári napra jutó napidíját étkezésenként 30%-kal csökkenteni kell.

7. § (1) A kiküldetéshez igénybe vehető közlekedési eszköz (repülőgép, vonat, hajó, hivatali gépkocsi gépkocsivezetővel, casco biztosítással rendelkező saját gépkocsi) meghatározása a kiküldetés elrendelőjének hatásköre.

(2) Az utazást a legcélszerűbb útvonalon és költségkímélő módon kell teljesíteni.

(3) A kiküldetésekre egy szervezeti egységtől – a különösen indokolt esetektől eltekintve – csak egy fő utazhat. Ugyanazon szervezeti egységtől, ugyanazon programra egynél több fő kiutazására csak különösen indokolt esetben kerülhet sor, amelynek indoklását a kiküldetés elrendelője (kiküldő vezető) az ideiglenes külföldi kiküldetési engedély nyomtatvány „Megjegyzés” rovatában köteles megadni.

(4) A 7. § (3) bekezdés előírásaitól abban az esetben lehet eltérni, ha a szakmai programra történő hivatalos kiutazás költségét a meghívó fél megtéríti.

(5) Repülőgépen történő utazás.

(6) Vonattal történő utazás esetén I. osztályú vonatjegyre jogosult vezetők: a miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkárok, a helyettes államtitkárok, a kabinetfőnök, a főosztályvezetők és a főosztályvezető-helyettesek. II. osztályú vonatjegyet pedig az alábbi személyek igényelhetnek: osztályvezetők, a minisztérium szakértői és szakmai munkatársai.

(7) Hivatali, vagy saját gépkocsi használata a szomszédos, illetve az európai országokba történő utazás esetén engedélyezhető.

(8) A hivatali gépkocsi külön belső KEF-szabályozás alapján igényelhető, a külföldi kiküldetés kezdési időpontja előtt legkésőbb hét munkanappal.

(9) Saját személygépkocsival történő utazás esetén a tulajdonost a jogszabályok szerinti üzemanyag- és általános gépjármű-használati költségtérítés illeti meg.

(10) A gépkocsi használatával összefüggő, valutában felmerülő várható költségre ellátmányelőleget az ideiglenes külföldi kiküldetési engedély nyomtatványon kell engedélyeztetni.

8. § (1) A szállodai szobafoglalás – amennyiben a lehetőségek megengedik, az adott országban működő magyar külképviselet közreműködésével, vagy ennek hiányában utazási irodán vagy interneten keresztül – a külföldi kiküldetésre utazó munkatárs feladata, a jelen utasításba foglalt előírások, továbbá a szobafoglalási keretösszegek [8. § (4) bekezdés] figyelembevételével. A szállodai szobafoglalásokat minden esetben a költségtakarékosság szempontjainak szem előtt tartásával kell végezni.

(2) A lefoglalt szállodai szobával, illetve a szoba árával kapcsolatos szállodai visszaigazolást az utazás előtt az utazónak minden esetben meg kell küldenie az Utaztatás (utaztatas@ngm.gov.hu) részére.

(3) A külföldi kiküldetésre utazó munkatársak szállást csak abban az esetben foglalhatnak a maguk részére, amennyiben az utazással kapcsolatos ideiglenes külföldi kiküldetési engedélyben az adott utazás – benne a szállás várható költségével együtt – a minisztérium illetékes vezetője által jóváhagyásra került.

(4) Amennyiben a hivatalos szakmai program, illetve az ideiglenes külföldi kiküldetés Belgiumban (pl. Brüsszelben) történő szállodafoglalást igényel, és a szállásfoglalás a Magyar Köztársaság Állandó Képviseletén (ÁK) keresztül történik, akkor a kiküldöttnek az ÁK által rendelkezésre bocsátott nyilatkozatot a kiküldetés kezdeményezésekor ki kell töltenie és aláírásával el kell látnia. Aláírt nyilatkozat hiányában a szállodafoglalás nem kezdeményezhető.

(5) A költségvetési források hatékony és gazdaságos felhasználásának figyelembevételével az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő miniszter esetében legfeljebb 550 euró/éj, államtitkárok esetében legfeljebb 450 euró/éj, helyettes államtitkárok, kabinetfőnök esetében legfeljebb 300 euró/éj, a főosztályvezetők esetében legfeljebb 250 euró/éj, a főosztályvezető-helyettesek és az osztályvezetők esetében legfeljebb 200 euró/éj, az egyéb rangú és beosztású ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítők esetében pedig legfeljebb 150 euró/éj összeghatárig terjedő szállodai szoba hagyható jóvá, azonban a szállodai szobafoglalások alkalmával minden esetben a költségtakarékosság elvének szem előtt tartásával kell eljárni. A felsorolt összeghatárok feletti szállásdíjat – külön indoklás alapján – az adott kiküldetést jóváhagyó vezető (miniszter vagy közigazgatási államtitkár) hagyhatja jóvá.

(6) Amennyiben a külföldre hivatalos látogatásra érkező delegáció vezetője a nemzetgazdasági miniszter, a magyar delegáció külföldi hivatalos programjának könnyebb koordinálása érdekében törekedni kell arra, hogy a minisztérium delegációjának többi tagja is abba a szállodába kerüljön elhelyezésre, ahová a miniszter. Amennyiben a szállodában, ahová a miniszter és a minisztérium delegációja elhelyezésre kerül, nem áll rendelkezésre megfelelő számú vagy árú szoba ahhoz, hogy a delegáció tagjai a pozíciójuknak megfelelő maximális árfekvésű (az összeghatárokat részletesen jelen utasítás 8. § (5) bekezdése tartalmazza) szobába kerüljenek elhelyezésre, a 8. § (5) bekezdésében foglalt összeghatároktól a delegáció tagjai esetében el lehet térni, azonban a részükre lefoglalt szállás költsége ebben ez esetben sem haladhatja meg a 450 euró/éj/fő összeget.”

(7) Miniszterelnöki, valamint köztársasági elnöki delegációban való részvétel tekintetében a 8. § (5) bekezdésében részletezett összeghatároktól el lehet térni.

(8) Az utasítás 11. §-a szerinti elszámolás során szükséges a szálloda által kiállított számviteli bizonylatnak megfelelő okmány (számla) csatolása.

9. § (1) A kiküldött költségeiből a munkavégzésével, a kiküldetés lebonyolításával összefüggő, a minisztérium nevére és számlázási címére (Nemzetgazdasági Minisztérium, 1051 Budapest, József nádor tér 2–4.) kiállított számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal, vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal (számlával) igazolt és a kiküldetést elrendelő (kiküldő) vezető által is igazolt költségeit számolhatja el.

(2) A kiküldetés ideje alatt felmerülő reprezentációs költség csak a kiküldetést jóváhagyó vezető előzetes engedélye alapján számolható el. Különösen indokolt esetben utólagosan, a közigazgatási államtitkár vagy a miniszter jóváhagyásával számolható el.

(3) A bizonylattal (számlával) igazolt szobaár mellett mosatási és vasalási költség címén szállodai éjszakánként az egynapi szállásköltség 10%-át meg nem haladó, a minisztérium nevére kiállított számlával igazolt kiadás költsége 14 napon túli kiküldetés esetén elszámolható.

(4) A kiküldetés során felmerülő hivatalos telefon-, fax-, internet- és egyéb kommunikációs költség – a hívott szám feltüntetése mellett – a kiküldetést elrendelő (kiküldő) vezető igazolása alapján számolható el.

(5) A kiküldöttet az indulásnál és az érkezésnél megilleti a tartózkodási helytől az állomásig (repülőtérig), illetve az állomástól a tartózkodási tömegközlekedési eszközzel helyig megtett út számlával, vagy számla hiányában a megőrzött menetjeggyel igazolt költsége.

(6) A magyarországi repülőtéri oda- és visszautazás költségeként Budapest közigazgatási határán belül a számlával igazolt repülőtéri minibusz-szolgáltatás, az azzal egyenértékű saját gépkocsi használatának költségei, továbbá a számlával igazolt taxiszolgáltatás díjának legfeljebb a minibusz-szolgáltatás díjának erejéig terjedő összege számolhatók el utólag – az elszámoláshoz csatolt lakcímkártya-másolattal, vagy a „Nyilatkozat hivatalos külföldi kiküldetéshez kapcsolódó saját gépkocsival történő reptéri transzfer költségtérítésének igénybevételével” nyomtatvánnyal (jelen utasítás 2. melléklete). Ettől érvényesen eltérni csak kivételesen indokolt esetben (például közlekedési havária esemény esetén, vagy a kiutazó Budapest közigazgatási határán kívüli állandó vagy ideiglenes lakcíme esetén) lehet, a kiküldetést elrendelő keretgazda (kiküldő vezető) külön engedélyével.

(7) A hazajutás célját szolgáló (a repülőtér és a lakóhely közötti egy útra szóló) taxi költségét a minisztérium utólag elszámolja, a minisztérium nevére és számlázási címére (Nemzetgazdasági Minisztérium, 1051 Budapest, József nádor tér 2–4.) kiállított számla ellenében.

(8) Budapest közigazgatási határán kívül a NAV által közreadott gépjármű-fogyasztási norma és üzemanyagár szerint számolt üzemanyagköltség, valamint az 1995. évi CXVII. törvény szerint az általános személygépkocsi-normaköltség alapulvételével kifizetett összeg – amely jelenleg 9 Ft/km – számolható el saját gépkocsihasználat jogán. Az elszámoláshoz a „Nyilatkozat saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú igénybevételéhez” nyomtatványt (jelen utasítás 3. melléklete) szükséges csatolni. Ettől eltérni csak kivételesen indokolt esetben, a kiküldetést elrendelő (kiküldő vezető) keretgazda külön engedélyével lehet.

(9) Saját gépkocsi repülőtéri parkolási díjának elszámolására csak a Budapest közigazgatási határán kívül lakó kiküldött esetében van lehetőség, és ebben az esetben is csak legfeljebb 72 óra parkolási költsége számolható el utólag, a minisztérium nevére és számlázási címére (Nemzetgazdasági Minisztérium, 1051 Budapest, József nádor tér 2–4.) szóló számla ellenében.

(10) Külföldön indokolt esetben, a 9. § (5) bekezdésében foglaltakon túlmenően igénybe vett helyi tömegközlekedési eszköz költségeinek számlával igazolt összege számolható el. Számla hiányában a megőrzött menetjeggyel és az Igazolás hivatalos külföldi kiküldetés során felmerült tömegközlekedési költségek elszámolhatóságáról nyomtatvány (4. melléklet) kitöltésével – amennyiben az alapján az utazás egyértelműen beazonosítható – a kiküldetést elrendelő szervezet vezetőjének (kiküldő vezető) írásban adott engedélyével számolható el a költség.

(11) A külföldi utazás lebonyolításához kapcsolódó vízumdíjat, a szolgálati útlevél díját, az utazáshoz kapcsolódó kötelező oltásokat és a személyi, poggyászbiztosítás költségét a minisztérium fedezi az adott keret terhére.

(12) A minisztérium költségvetése terhére kiadásként nem számolható el a kiküldött hibájából eredő bármilyen anyagi kár ellenértéke, a közlekedésrendészeti kihágás, az egyéb hatósági büntetés költségei, valamint a szállodai szobai szolgáltatások (pl. minibár) költsége; kivéve a 9. § (3) bekezdésében foglalt esetekben a mosatási díj meghatározott része.

10. § (1) A kiküldött útielőleget csak azon jóváhagyott külföldi kiküldetési engedély esetén igényelhet, amennyiben eleget tett a 11. § (1) bekezdése szerinti korábbi kiküldetése elszámolási kötelezettségének.

(2) Kivételt képez, ha az előző kiküldetés visszaérkezési időpontjától az elrendelt utazás megkezdésének napjáig öt munkanapnál kevesebb idő telt el, vagy egyéb indok alapján azt a kiküldetést jóváhagyó vezető (miniszter vagy közigazgatási államtitkár) külön engedélyezi. Ez esetben a kiküldöttnek a második kiküldetés befejezését követő nyolc munkanapon belül kell elszámolnia mindkét kiküldetéssel.

(3) A külföldi kiküldetések elszámolását a minisztérium által használt Forrás-SQL pénzügyi-számviteli integrált rendszer „Külföldi kiküldetés” modulja követi nyomon.

(4) Amennyiben az ideiglenes kiküldött a külföldi kiküldetés költségeinek utasítás szerinti teljes körű elszámolását, lezárását (visszafizetés, illetve pótkifizetés a valutapénztáron keresztül) nem végzi el, úgy a kiküldetésből való visszaérkezést követő 21. naptól újabb kiküldetési előleg kiadását a rendszer nem teszi lehetővé, azaz a kiküldött részére újabb kiküldetés nem indítható.

(5) A napidíjra a 6. § (1) bekezdése szerinti összeg vehető fel. A napidíj bruttó összegét az utazás előtt kell a kiküldött részére készpénzben átadni.

(6) A dologi kiadásokra (szállásköltségre, a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségre) útielőleg EUR, USD, CHF, GBP valutában igényelhető.

(7) A kiküldetéshez kötődő bármilyen előzetes kifizetés kizárólag számla – vagy annak hiányában kivételesen indokolt esetben az adott kiküldetést jóváhagyó vezető (miniszter vagy közigazgatási államtitkár) engedéllyel ellátott díjbekérő – ellenében igényelhető.

(8) Egyéb indokolt dologiköltség-igénylés esetén a 6. § (1) pont szerinti egy napra járó napidíjnak megfelelő összegű előleg adható.

(9) Amennyiben az utazás időtartama meghaladja a hat napot, két napra járó napidíjnak megfelelő összegű előleg biztosítható. Kivételes esetben, az e mértéket meghaladó összegű előleg kifizetéséhez az érintett vezetők (miniszter, kabinetfőnök, közigazgatási államtitkár, államtitkárok, helyettes államtitkárok) engedélye szükséges.

(10) A minisztériumi VIP-bankkártya használatára jogosultak az érintett vezetők (miniszter, kabinetfőnök, közigazgatási államtitkár, államtitkárok, helyettes államtitkárok), valamint az utazás szervezését és elszámoltatását ellátó ügyintézők.

(11) A minisztériumi utazások gyakoriságára tekintettel – egyedi kérelemre – további kormánytisztviselők, köztisztviselők részére a közigazgatási államtitkár állapíthat meg jogosultságot a minisztériumi VIP-bankkártya használatára. A minisztériumi bankkártyák ügyintézésével kapcsolatos feladatokat a Gazdálkodás látja el.

(12) A napidíj és a jóváhagyott dologi útielőleg valutaösszegét az utazó, vagy annak meghatalmazottja a Gazdálkodás valutapénztárában veheti fel a jóváhagyott valutafelvételi nyomtatvány alapján az utazás megkezdése előtt minimum egy munkanappal. Meghatalmazott eljárása esetén a valutapénztár részére – két tanú adataival és aláírásával ellátott – Meghatalmazást (5. melléklet) szükséges csatolni.

11. § (1) A kiküldetés befejeztével a kiküldött köteles a felvett ellátmánnyal a „Kiküldött által elszámolt utazási költségek” nyomtatványon (amely a kiküldött részére a menetjegy, a biztosítás, a napidíj, illetve a jóváhagyott dologi útielőleg valutaösszegének felvételével egyidejűleg kerül átadásra) elszámolni, valamint a kiküldetés szakmai teljesítését és az elszámolást a kiküldetés elrendelőjével (kiküldő vezető) igazoltatni, és az aláírt nyomtatványt a Gazdálkodás részére nyolc munkanapon belül eljuttatni.

(2) A 11. § (1) bekezdésében foglalt nyomtatványok és a kiküldetés költségeinek elszámolására alkalmas eredeti dokumentumok adatai alapján elszámoló lap készül.

(3) Az államtitkárok elszámolását a közigazgatási államtitkár; a miniszter elszámolását a közigazgatási államtitkár; a közigazgatási államtitkár és a kabinetfőnök elszámolását a miniszter; a helyettes államtitkárok elszámolását a felettes államtitkárok; a főosztályvezetők, a főosztályvezető-helyettesek, az osztályvezetők és az ennél alacsonyabb beosztású kiküldött munkatársak elszámolását a szakmai felügyeletet ellátó helyettes államtitkárok, akadályoztatásuk esetén a felettes államtitkárok; a Miniszteri Kabinet munkatársainak hivatalos elszámolását a miniszter, akadályoztatása esetén a kabinetfőnök vagy a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá azzal, hogy a kiküldetés indokoltságának és a feladat elvégzésének igazolása minden esetben a kiküldetést elrendelő (kiküldő) vezető feladata.

(4) Az elszámoláshoz mellékletként csatolni kell a költségek igazolására szolgáló, a minisztérium nevére és számlázási címére (Nemzetgazdasági Minisztérium, 1051 Budapest, József nádor tér 2–4.) kiállított eredeti számlákat vagy egyéb igazoló dokumentumokat, bizonylatokat: menetjegy, biztosítási kötvény, felvett előleg dokumentációja, szállodai számla, helyi közlekedési eszköz esetleges költségeinek számlája, menetjegyei, taxiköltség számlája, bankkártya használat bizonylatai, egyéb felmerült költségek számlái, tanácsi ülés esetén aláírt jelenléti ív stb.

(5) Az utazás elmaradása vagy halasztása esetén a kiküldött köteles erről az Utaztatás munkatársait haladéktalanul értesíteni, majd az előleget a Gazdálkodás valutapénztárában öt munkanapon belül visszafizetni.

(6) Az útelszámolásból adódó követelés vagy tartozás pénzügyi rendezését személyesen vagy meghatalmazott útján lehet teljesíteni a minisztérium valutapénztárában. Meghatalmazott eljárása esetén a valutapénztári meghatalmazás nyomtatványt szükséges csatolni, kivéve, ha a 10. § (12) bekezdésében szabályozott eljárás során már csatolásra került.

(7) A költségekkel történő elszámolás (ideértve a kiküldött befizetési kötelezettségét, illetve a minisztérium által történő kifizetést) készpénzben, kizárólag a felvett valutaelőleg pénznemében történhet azzal, hogy a Magyar Köztársaság területén felmerült költséget (pl. reptéri minibusz, taxi stb.) a minisztérium utólag, banki átutalás útján téríti meg, forintban.

12. § (1) A kiküldött a kiküldetést elrendelő (kiküldő) vezető részére az ideiglenes kiküldetés során végzett munkáról, a tárgyalások eredményéről, a kapcsolódó további feladatokról a megérkezést követő nyolc munkanapon belül köteles úti jelentést készíteni, amelyet a kiküldetést elrendelő (kiküldő) vezető láttamoz. Ezt követően a kiküldöttnek az úti jelentés egy példányát az elszámoláshoz kell csatolnia és azzal együtt eljuttatnia a Gazdálkodás részére, amelyet az lefűz, az elszámolásokkal együtt.

(2) Az Európai Unió döntéshozatali eljárásához kötődő kiküldetések (tanácsülés, tanácsi munkacsoportok) esetében az ülést követő két munkanapon belül a kiutazó köteles elkészíteni és megküldeni az úti jelentést a 1169/2010. (VIII. 18.) Korm. határozat 53. pontja szerint.

(3) Amennyiben a kiküldött szolgálati vagy diplomata-útlevéllel utazott – a külföldre utazásról szóló 1998. évi XII. törvény, illetve a külügyminiszter által kiállított útlevelek kezelésének szabályairól szóló 1/1998. (X. 14.) KüM rendeletnek megfelelően – köteles azt az utazás végén az Utazás munkatársa részére leadni a hivatalos okmányok biztonságos tárolása érdekében.

(4) A szolgálati vagy diplomata-útlevél – elmulasztott leadásukból eredő – elvesztéséért, illetve az utazások ebből következő esetleges meghiúsulásáért az Utaztatás nem vonható felelősségre.

13. § (1) Tekintettel arra, hogy a Könyvvizsgálói Közfelügyeleti Bizottság (a továbbiakban: Bizottság) a Magyar Könyvvizsgálói Kamaráról, a könyvvizsgálói tevékenységről, valamint a könyvvizsgálói közfelügyeletről szóló 2007. évi LXXV. törvény (a továbbiakban: Kkt.) 193. §-ának (5) bekezdése alapján a Bizottság a részére biztosított költségvetési hozzájárulás felhasználásáról saját hatáskörben jogosult dönteni, a Bizottság tagjainak és a bizottsági titkárság munkatársainak ideiglenes külföldi kiküldetése (a továbbiakban együtt: bizottsági kiküldetés) során a jelen utasításban foglaltakat az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni.

(2) Az utasítás 2. §-át, a 3. § (6)–(9), (14), (16), (19), (21) bekezdését, valamint a 9. § (6) bekezdését a bizottsági kiküldetések során nem kell alkalmazni.

(3) A Bizottság a Kkt. 185. § (3) bekezdése alapján a részére biztosított költségvetési hozzájárulás figyelembevételével minden év december 31-ig elkészíti következő éves költségtervét, amelyben a bizottsági kiküldetések költsége betervezésre kerül. A Bizottság a bizottsági kiküldetések éves költségtervét a Gazdálkodás részére megküldi.

(4) Az egyes bizottsági kiküldetésekről a Bizottság – a Kkt. 185. § (3) bekezdése alapján részére biztosított költségvetési hozzájárulásnak, és az éves költségtervének figyelembevételével – kiküldetésenként dönt. A döntésnek tartalmaznia kell a Bizottság nevében kiutazó bizottsági tag vagy bizottsági titkársági munkatárs nevét, a kiküldetés időpontját, a kiküldetés célját, a kiküldetés során igénybe vehető szállodai szoba díjának összeghatárát, az utasítás 9. §-ában foglalt utazás során igénybe vehető tömegközlekedési eszköz, minibusz, taxiköltségének összeghatárát.

(5) A Bizottság kiküldetésről szóló döntése alapján az ideiglenes külföldi kiküldetési engedélyt és az útindító feljegyzést a Számviteli és Szakképzési Főosztály vezetője rendeli el. Az ideiglenes külföldi kiküldetési engedélyt az adóügyekért felelős helyettes államtitkár – a Bizottság döntésének figyelembevételével – hagyja jóvá.

(6) Az utasítás 4. § (6) bekezdését azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy az EU-intézmények által nyújtott költségtérítést a Gazdálkodás a Bizottság részére biztosított költségvetési hozzájáruláshoz számolja el.

(7) Az utasítás 8. § (5) bekezdését azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy a költségvetési források hatékony és gazdaságos felhasználásának figyelembevételével a bizottsági kiküldetések során a kiküldetést teljesítő bizottsági tag vagy bizottsági titkársági munkatárs esetében a Bizottság döntése szerinti összeghatárig terjedő szállodai szoba foglalható le.

(8) Az utasítás 9. §-át azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy az ott említett utazáshoz külföldön helyi tömegközlekedési eszköz, illetve taxi vehető igénybe a Bizottság döntése szerinti összeghatárig. A helyi tömegközlekedési eszköz igénybevétele – számla hiányában – a megőrzött menetjeggyel, a taxi költsége pedig a minisztérium nevére és számlázási címére (Nemzetgazdasági Minisztérium, 1051 Budapest, József nádor tér 2–4.) kiállított érvényes számlával számolható el.

(9) Az utasítás 9. § (6)–(7) bekezdését azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy az ott említett utazáshoz taxi költsége a kiküldetést elrendelő keretgazda külön engedélye nélkül is elszámolható a Bizottság döntése szerinti összeghatárig.

(10) Az utasítás 9. § (10) bekezdését azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy külföldön indokolt esetben a 9. § (5) bekezdésében foglaltakon túlmenően igénybe vett helyi tömegközlekedési eszköz költségei a kiküldetést elrendelő szervezet vezetőjének írásban adott engedélye nélkül is elszámolható a Bizottság döntése szerinti összeghatárig.

(11) Az utasítás 11. § (3) bekezdését azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy a bizottsági kiküldetések elszámolását az adóügyekért felelős helyettes államtitkár hagyja jóvá.

14. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Hatályát veszti az ideiglenes külföldi kiküldetésekről szóló 21/2010. (V. 7.) NFGM utasítás.

(3) Az ezen utasításban meghatározott szolgáltatások igénylése nyomtatványokon történik. Az igénylésekhez szükséges nyomtatványok elektronikus változata az Utaztatástól igényelhető.

(4) Az Utaztatás munkanapon túli és hétvégi ügyeleti rendszert nem működtet, ezért az Utaztatás csak munkanapokon hétfőtől csütörtökig reggel 8.00 órától este 16.30 óráig; pénteken reggel 8.00 órától délután 14.00 óráig áll módjában utaztatási szolgáltatások ellátásával kapcsolatos igényeket fogadni, illetve ezen igények kielégítése érdekében eljárni, intézkedéseket tenni. Kivételt képeznek ez alól a terrorcselekmények, sztrájkok vagy más közlekedési havária események kapcsán szükséges, utaztatással összefüggő feladatok, intézkedések.

(5) Jelen utasítás mellékletét képező igénylőlapok, nyomtatványok csak számítógépes szövegszerkesztő segítségével kitöltött módon fogadhatók el az igénylő szervezeti egységektől.