30/2011. (V. 27.) NFM utasítás
30/2011. (V. 27.) NFM utasítás
a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium gazdálkodásával kapcsolatos folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzésről1
A Nemzeti Fejlesztési Minisztérium gazdálkodásával kapcsolatos folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzésről az alábbiak szerint rendelkezem:
AZ UTASÍTÁS CÉLJA, HATÁLYA
1. § (1) Jelen utasítás a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) gazdálkodásával kapcsolatos vezetői ellenőrzési tevékenység hatékonyabb végzését segítő eljárások, módszerek alkalmazását segíti elő. Az utasítás hatálya kiterjed az állami vezetőkre, valamint a minisztérium – kormánytisztviselők jogállásáról szóló 2010. évi LVIII. törvény (a továbbiakban: Kjtv.) szerinti – kormánytisztviselőire és az egyéb foglalkoztatási jogviszonyban lévő munkatársakra (a továbbiakban: munkatársak).
(2) A belső kontrollrendszer a kockázatok kezelésére és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy a költségvetési szerv megvalósítsa a következő fő célokat:
a) a költségvetési szerv a működése és gazdálkodása során a tevékenységeket (műveleteket) szabályszerűen, valamint az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (a továbbiakban: Áht.) 91. § (1) bekezdésében meghatározott követelményekkel összhangban hajtsa végre;
b) teljesítse az elszámolási kötelezettségeket;
c) megvédje a szervezet erőforrásait a veszteségektől (károktól) és a nem rendeltetésszerű használattól.
(3) A költségvetési szerv vezetője a költségvetési szerv működésének folyamatára és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a szervezet belső kontrollrendszerét, ezen belül a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (továbbiakban: FEUVE) rendszert, melynek elemei a kockázatkezelés rendszerének kialakítása, az ellenőrzési nyomvonal kialakítása és működtetése, valamint a szabálytalanságok kezelésével kapcsolatos eljárásrend kialakítása.
(4) Jelen utasítás hatálya alá tartozik a kockázatkezelés, valamint az ellenőrzési nyomvonal kialakításnak és alkalmazásának minisztériumi szintű feladatai. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről külön NFM utasítás rendelkezik.
A FOLYAMATBA ÉPÍTETT, ELŐZETES, UTÓLAGOS ÉS VEZETŐI ELLENŐRZÉS CÉLJA ÉS HATÁLYA
2. § (1) A belső kontrollrendszer létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője a felelős az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók figyelembevételével. Olyan szabályzatokat kell kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályozott, szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását.
(2) A belső kontrollrendszernek biztosítania kell, hogy:
a) a minisztérium valamennyi tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályozottsággal, szabályszerűséggel, és az Áht. 91. § (1) bekezdésében meghatározott követelményekkel (gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség);
b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra;
c) megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a minisztérium működésével kapcsolatosan;
d) a belső kontrollrendszer harmonizációjára és összehangolására vonatkozó jogszabályok végrehajtásra kerüljenek, a módszertani útmutatók figyelembevételével.
(3) A minisztériumnak a belső kontrollrendszere keretében, a kontrolltevékenység részeként biztosítania kell a FEUVE-t, amely magában foglalja:
a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a támogatásokkal való elszámolás, a szabálytalanság miatti visszafizetések dokumentumait is);
b) a pénzügyi kihatású döntések célszerűségi, gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi szempontú megalapozottságát;
c) a költségvetési gazdálkodás során az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályozottsági és szabályszerűségi szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését;
d) a gazdasági események elszámolásának (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás) kontrollját.
Az a), c) és d) pontokban felsorolt tevékenységek feladatköri elkülönítését biztosítani kell.
A KOCKÁZATKEZELÉS RENDSZERÉNEK KIALAKÍTÁSA
Jogszabályi háttér, fogalom, célmeghatározás
3. § (1) A minisztérium kockázatkezeléssel kapcsolatos feladatai a következők szerint foglalhatók össze:
a) A minisztérium vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni és kockázatkezelési rendszert működtetni.
b) A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a minisztérium tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat.
c) A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, melyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat.
(2) A minisztérium működésében rejlő kockázatos területek kiválasztását az államháztartásért felelős miniszter által kiadott módszertani útmutató segíti.
(3) A kockázat a minisztérium gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínűsége, amelyek hátrányosan érintik működését, célkitűzéseit. A kockázatelemzés olyan objektív módszer az ellenőrizendő területek kiválasztására, amely meghatározza a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerekben rejlő kockázatokat.
(4) A vezetés feladata, hogy képes legyen válaszolni a szervezet azokra a kockázatokra, amelyek lényegi befolyással lehetnek a működésére és elősegítse az eredeti célok elérését, ezzel együtt minimálisra csökkentse az ezeket veszélyeztető külső és belső tényezők bekövetkezésének esélyét, lehetséges hatását. Ezt a vezetés és a szervezet kockázatkezeléssel érheti el.
A minisztérium működését befolyásoló lehetséges kockázatok típusai
4. § (1) Lehetséges külső kockázatok:
a) infrastrukturális: az infrastruktúra (a működéshez szükséges tárgyi feltételek) elégtelensége vagy hibája akadályozhatja a normális működést.
b) gazdasági: banki árfolyamváltozások, kamatlábváltozások, infláció negatív hatással lehetnek az előirányzott tervek megvalósulására.
c) jogi és szabályozási: a hazai és uniós jogszabályok változásai korlátozhatják a feladatok végrehajtását és nem várt megkötéseket okozhatnak.
d) környezeti: környezetvédelmi megszorítások vagy elemi károk hatással lehetnek a tervezett feladatok megvalósulására.
e) politikai: kormányváltás esetén a kitűzött célok változhatnak, amely folyamatban lévő programok, fejlesztések támogatását befolyásolhatja, akadályozhatja.
f) elemi csapások: tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. Védelmi tervek, szabályozások elégtelennek bizonyulnak.
g) csalás, lopás: eszközvesztéssel jár.
(2) Lehetséges pénzügyi kockázatok:
a) költségvetési: a jogszerűen igényelt támogatások finanszírozására nem elegendő a rendelkezésre álló forrás.
b) bevételi: a tervezésnél számításba vett források nem vagy csak részben teljesülnek, ezért a kiadások visszafogása válik szükségessé.
c) kiadási: a nem kellően fegyelmezett gazdálkodás következtében egyes működési kiadások indokolatlanul megnőnek.
d) likviditási: a pénzellátási terv bevételi és kiadási oldalának eltérései miatt ideiglenes tőkehiány vagy kamatfizetési kötelezettség keletkezik, emiatt már teljesített feladatok finanszírozása késik.
e) hitelezési: annak a valószínűsége, hogy valamely feladat megvalósulásában közreműködő harmadik fél nem fog fizetni és emiatt behajthatatlan követelések keletkeznek, ami más területeken forráshiányt okoz.
f) felelősségvállalási: a döntések felfelé tolódása a szervezeti hierarchia szintjein növeli a bürokrácia veszélyét.
g) fejlesztési: a tervezett fejlesztési-beruházási célok megvalósításának költségigénye az előirányzott pénzügyi forrásokat meghaladja.
(3) Lehetséges tevékenységi kockázatok:
a) információs: a döntéshozatalhoz nem áll rendelkezésre megfelelő (mennyiségi, minőségi) információ, amelynek következményeként téves döntéseket hoznak.
b) stratégiai: a nem megfelelő információk vagy szakmai hiányosságok miatt helytelen stratégia kerül kidolgozásra és jóváhagyásra.
c) projekt: a megfelelő kockázatelemzés, hatástanulmány nélkül készült projekttervezet megvalósítása nem történik meg határidőre a tervezett minőségben és költségszinten.
d) működési: elérhetetlenek, megoldhatatlanok a célkitűzések, illetve a célkitűzések csak részben valósulnak meg.
e) tevékenységek végzése: az egyes célok elérése érdekében megvalósított eljárások megfelelőségének és minőségének hiányosságai.
f) belső infrastrukturális: irodahelyek, munkakörülmények, egészségügyi és biztonsági követelmények, telekommunikáció nem megfelelősége, ami akadályozza az adott tevékenység ellátását.
(4) Lehetséges emberierőforrás-kockázatok:
a) szakemberek: a hatékony működést korlátozza a szükséges létszámú, megfelelő képesítésű és gyakorlatú szakemberek hiánya, fokozott leterheltsége.
b) vezetők: a hatékony működést korlátozza a nem megfelelő felkészültségű és gyakorlatú vezetői gárda, a vezetők fokozott leterheltsége.
c) szervezet: a hatékony működést akadályozza a nem kellően feladatorientált, funkcionálisan, illetve területileg túlzottan tagolt szervezet.
d) pszichikai: a rossz emberi kapcsolatok, vezetői tulajdonságok, informális tájékozódás túlsúlyba kerülése miatt a munkatársak nem képesek megfelelő színvonalon teljesíteni feladataikat.
e) emberierőforrás-igény: a hatékony működést korlátozza a folyamatok ember- és időigényének figyelmen kívül hagyása.
f) információáramlás szervezettségének hiánya.
A gazdálkodásban lévő kockázatok okai és megszüntetésük módjai
5. § (1) A kockázatok elsődleges okai – együtt vagy külön-külön – a következők lehetnek:
a) véletlenszerűen bekövetkező események,
b) hiányosan rendelkezésre álló információk,
c) az ellenőrzés hiánya vagy nem megfelelő hatékonysága a szervezetben,
d) szervezet tevékenységének nem megfelelő szervezése.
(2) A gazdálkodási folyamatok kockázatkezelése állandóan és folyamatosan alkalmazott ciklikus tevékenység, amely a vezetői feladatok szerves része. A következő lépésekre tagolható:
a) a kockázatok azonosítása és az azonosításra alkalmas keretek meghatározása,
b) a kockázatok értékelése,
c) a szervezet, illetve a vezetés számára elfogadható kockázati szint meghatározása,
d) a kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása,
e) a kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelése, a tervezett intézkedések hatékonyságának, gazdaságosságának előzetes értékelése,
f) a válaszintézkedések beépítése a gazdálkodási folyamatokba, továbbá megvalósulásuk rendszeres figyelemmel kísérése és ellenőrzése.
A kockázatok azonosítása
6. § (1) A kockázatkezelés stratégiai szemléletű kezelésének alapvető feladata a kockázatok beazonosítása a minisztérium fő céljaival összhangban. Jelen utasítás szerint két megközelítést lehet alkalmazni: a kockázatvizsgálat vagy a kockázati önértékelés.
(2) A kockázatkezelés alkalmazása hatékonysága érdekében a gazdálkodási feladatokban részt vevő szakmai kezelők felügyeletét ellátó felsővezetők (államtitkárok, helyettes államtitkárok, kabinetfőnök) kijelölik az adott kockázatok folyamatgazdáit, általában saját felelősségi körükön belül. Az egyes szervezeti egységeken belül a különböző vezetői szinteken dolgozó munkatársak felelnek a kockázatok felismeréséért, kezeléséért, a különböző szervezeti egységek közötti kapcsolatok folyamatos biztosításáért.
(3) A kockázatvizsgálatra fő folyamatonként a folyamatgazda jogosult munkacsoportokat létrehozni (szervezeten belül vagy részben szervezeten kívüli tagokból), hogy felmérjék a szervezet tevékenységeinek kapcsolódását a fő célokhoz és meghatározzák a kapcsolódó kockázatokat. A munkacsoportok fő munkamódszere az érintett területek munkatársaival folytatott interjú, amely alapján kialakítják a szervezet kockázati térképét.
(4) A kockázati önértékelés módszerének alkalmazása során a kijelölt folyamatgazdák vezetésével a költségvetés területén dolgozó minisztériumi munkatársak – beosztástól függetlenül – részt vesznek a tevékenységek kockázati szempontú vizsgálatában. A folyamatgazdák mérlegelési hatásköre alapján erre két módon kerülhet sor: kérdőívek segítségével vagy tapasztalt szakértők által levezényelt munkamegbeszélések során.
(5) A különböző szakterületeken felmért kockázatok folyamatgazdáinak részvételével a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár (a továbbiakban: gazdasági helyettes államtitkár) felügyelete alatt FEUVE Bizottság működik. A FEUVE Bizottság vezetője az Ellenőrzési Főosztály vezetője, tagjai államtitkárságonként egy-egy kijelölt folyamatgazda, a Költségvetési Főosztály vezetője vagy az általuk kijelölt egy-egy munkatárs (állandó tagok). A FEUVE Bizottság munkájába bárkit meghívhat. A FEUVE Bizottság tagjait a gazdasági helyettes államtitkár bízza meg.
(6) A FEUVE Bizottság feladata, hogy beazonosítsa a minisztériumot fenyegető legnagyobb kockázatok területeit és meghatározza, hogy a szervezet hogyan reagáljon a feltárt kockázatokra. Az egységes módszerek és szemlélet kialakítása megkönnyíti az eljárás eredményes alkalmazását. A kockázatokat rendszeresen újra kell értékelni. Ez esetben a FEUVE Bizottságnak koordináló és nyomon követő szerepe is van, amely során folyamatosan meghatározhatja és értékelheti a kockázatkezelés aktuális helyzetét.
(7) A FEUVE Bizottságot legalább évente egy alkalommal, február 28-ig a gazdasági helyettes államtitkár hívja össze.
A kockázatok értékelése
7. § (1) A kockázatok felmérésének alapvető célja a már beazonosított kockázatok mérése és jelentőségük szerinti sorba rendezése annak alapján, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezésének valószínűsége és bekövetkezés esetén milyen mértékű az okozott kár nagysága. A pénzügyi-gazdálkodási kockázatok bekövetkezésének következményei általában jól számszerűsíthetők és mérhetők, szemben más kockázatokkal (pl. emberi erőforrás, hírnév, informális kapcsolatok), amelyek hatása csak szubjektív módon értékelhető.
(2) A várható kockázatok teljes körének összegyűjtését követően az egyes kockázatokat – azok bekövetkezésének valószínűsége és a szervezetre gyakorolt hatása alapján – kockázati térképen kell ábrázolni.
(3) A kockázati térkép kialakításának főbb lépései:
a) a folyamatok áttekintése, valamint a lényegesebb, éppen ezért értékelendő kockázati elemek meghatározása,
b) a kockázati elemek értékelése,
c) a kapott eredmények megvitatása és a végleges értékelés kialakítása,
d) kockázati térkép elkészítése.
(4) A szervezet kockázati értéke a fő folyamatokra külön-külön elkészített kockázati mátrixok összegzéseként állítható össze.
(5) A minisztérium gazdálkodását legjobban jellemző, pénzforgalmi és kockázatviselési szempontból is meghatározó legfontosabb folyamatok a következők:
1. Az NFM Igazgatás költségvetési előirányzatainak tervezése, teljesítése
Részfolyamatok:
a) költségvetési javaslat összeállítása, elemi költségvetés készítése,
b) költségvetés alakulásának évközi figyelemmel kísérése, előirányzat-módosítások, átcsoportosítások,
c) teljesítés igazolása, ellenjegyzés, utalványozás,
d) bevételi előirányzatok teljesítésének nyomon követése,
e) kiadási előirányzatok teljesítésének nyomon követése,
f) nyilvántartás, számbavétel, adatszolgáltatás.
Folyamatgazda: Intézményfelügyeleti és Igazgatási Főosztály Igazgatási Osztályának vezetője
2. Az NFM fejezetébe tartozó intézményi költségvetési előirányzatok tervezése megvalósítása
Részfolyamatok:
a) az intézmények működési, felhalmozási költségvetési javaslatainak feldolgozása, értékelése,
b) az intézmények költségvetési beszámolóinak összesítése, értékelése, előirányzat-maradványok megállapítása, felhasználása.
Folyamatgazda: Intézményfelügyeleti és Igazgatási Főosztály Intézményfelügyeleti Osztályának vezetője
3. Az NFM fejezeti kezelésű előirányzatainak tervezése, megvalósítása
Részfolyamatok: előirányzatok tervezése, megvalósítása alcímenként, kiemelt jogcímcsoportonként.
Folyamatgazdák: a szakmai felügyeletet gyakorló helyettes államtitkár/kabinetfőnök döntése szerint írásban kijelölt főosztályvezető vagy más vezető besorolású munkatárs.
(6) Az (5) bekezdésben felsorolt folyamatok irányításával, kezelésével, megvalósításával kapcsolatban az egyes minisztériumi szervezeti egységek feladatait a Szervezeti és Működési Szabályzat (a továbbiakban: SzMSz), valamint a költségvetési előirányzatok felhasználását szabályozó jogszabályok, belső szabályok, eljárási rendek írják elő. Az egyes fő- és a kockázatviselés szempontjából meghatározó részfolyamatokra a (11) bekezdés szerint javasolt kockázati mátrixot a kijelölt folyamatgazdáknak kell elkészíteniük, a folyamat egészében közreműködő munkatárs(ak), adott esetben más szervezeti egységek munkatársa(i) bevonásával.
(7) A kockázati tényezők összehasonlításának objektívvé tétele érdekében a bekövetkezés valószínűségét, illetve a kockázat bekövetkezésének szervezetre gyakorolt hatását (az esetlegesen okozott kár nagyságát) kategóriákba kell sorolni. Emellett a kockázatok a szervezet működésére gyakorolt hatásuk szerint különböző súlyozással vehetők figyelembe, amely az arányokat eltérítheti.
(8) A bekövetkezés valószínűsége szerint alkalmazható kategóriák:
a) nagyon kicsi (bekövetkezés 10% alatt),
b) kicsi (bekövetkezés 10–40% között),
c) közepes (bekövetkezés 40–75% között),
d) nagy (bekövetkezés 75% felett).
(9) A bekövetkezés valószínűsége nagymértékben függ az adott folyamat, tevékenység, szakterület szabályozottságától, a meglévő szabályzatok alkalmazásának körülményeitől, valamint a szervezet és a szervezetben dolgozó vezetők és beosztott dolgozók felkészültségétől, hozzáállásától, a folyamatba épített ellenőrzés működésétől. Ennek objektív megítélésére alkalmas az 1. melléklet szerinti javaslat.
(10) A kockázat bekövetkezése esetén okozott kár nagysága szerinti kategóriák:
a) nagyon kicsi (a lehetséges kár kevesebb, mint 1 M Ft),
b) kicsi (a lehetséges kár eléri az 1 M Ft-ot, de nem éri el a 10 M Ft-ot),
c) közepes (a lehetséges kár eléri a 10 M Ft-ot, de nem éri el a 25 M Ft-ot),
d) nagy (a lehetséges kár eléri a 25 M Ft-ot, de nem éri el az 50 M Ft-ot),
e) nagyon nagy (a lehetséges kár eléri vagy meghaladja az 50 M Ft-ot).
(11) Egy adott folyamat kockázati mátrixa a következő:
Valószínűség |
Hatás |
||||
1 (nagyon kicsi) |
2 (kicsi) |
3 (közepes) |
4 (nagy) |
5 (nagyon nagy) |
|
1 (nagyon kicsi) |
|||||
2 (kicsi) |
|||||
3 (közepes) |
|||||
4 (nagy) |
|||||
(12) A kockázat összesített mértékét a kétféle pontozás szorzata adja. E szerint:
a) 1–5. pont között a kockázat mértéke: alacsony
b) 6–10. pont között a kockázat mértéke: közepes
c) 11–15. pont között a kockázat mértéke: nagy
d) 16–20. pont között a kockázat mértéke: nagyon nagy.
Az elfogadható kockázati szint meghatározása, vezetői feladatok
8. § (1) A feltárt kockázatokkal kapcsolatos reakciókat, intézkedéseket az adott szervezet által elviselhetőnek ítélt kockázati szint meghatározásával együtt kell eldönteni. A kiválasztott fő folyamatokra (valamilyen követelmény szerint kiválasztott, kockázati szempontból különös jelentőségű részfolyamatokra vagy tevékenységekre is) a szervezeti egységek vezetői meghatározzák az elfogadható kockázati szint mértékét és a szükséges intézkedéseket.
(2) A minisztériumban a FEUVE Bizottságon belül a Bizottság vezetője a gazdálkodás szempontjából egymással kapcsolódó szakterületeken vagy a hasonló típusú folyamatokra az érintett folyamatgazdák bevonásával állandó vagy eseti munkacsoportokat hozhat létre. A FEUVE Bizottság vagy az annak keretében létrehozott eseti munkacsoportok az egyedileg elkészített kockázati mátrixok összegzésével a kockázatokat veszélyességük szerint sorba rendezik és minősítik.
(3) A kockázatos területek együtt történő értékelése segíti a szubjektív elemek döntésekre gyakorolt hatásának mérséklését és a megfelelő kockázati stratégia kialakításának elengedhetetlen feltétele. A kockázati stratégiában a IV. fejezetben meghatározott ellenőrzési nyomvonallal együttesen kerülnek meghatározásra azok a különösen kockázatos folyamatok, tevékenységek, amelyek folyamatos figyelemmel kísérése és hatásuk mérséklése érdekében a szervezeteknek megfelelő időben és módon válaszintézkedéseket kell tenniük.
(4) A belső ellenőrzés stratégiai, középtávú és éves terveiben hasonló módon történik az ellenőrzési feladatok kockázatelemzéssel történő kiválasztása. Ezért a FEUVE és a belső ellenőrzés összhangját, harmonizációját a minisztérium hosszú és rövidtávú céljainak megvalósítása érdekében biztosítani kell.
(5) A kockázati reakciók a kockázati stratégia részeként a szervezeten belül a következő alapesetek szerint történhetnek:
a) a kockázat átadása más szervezetnek (felsővezetői döntés alapján lehetséges, hogy más szervezeti struktúrában, pl. feladatok átadásával kevésbé kockázatos módon is folytatható a tevékenység),
b) kockázat elviselése (a szükséges válaszintézkedések aránytalanul nagy költségei miatt a kockázatos tevékenységet a szervezet folytatja, de hatását, következményeit folyamatosan figyelemmel kíséri és próbálja mérsékelni),
c) kockázat kezelése (célja, hogy megfelelő intézkedésekkel a kockázatokat elfogadható szintre csökkentsék).
(6) A kockázatokra adható válaszok, javasolt intézkedések megvalósíthatóságának mérlegelése érdekében az Ellenőrzési Főosztály egységes kockázat-nyilvántartást működtet. A nyilvántartás minden megállapított kockázatra kiterjedően tartalmazza:
a) annak minősítését, fontosságát, az egyes kockázatok prioritását,
b) a kockázat kezelésére javasolt intézkedések felsorolását,
c) a folyamatba épített ellenőrzések tervezésére vonatkozó információkat,
d) a kockázatkezelésért felelős munkatárs nevét, beosztását.
(7) Mivel a kockázati környezet állandóan változik, a kockázatkezelési folyamat fontos része szükség szerint, de legalább évente egyszer a folyamatos és rendszeres felülvizsgálat, a szervezet kockázati környezetének aktualizálása, továbbá a megváltozott feladatokhoz alkalmazkodás, az új kihívásoknak való megfelelés, a szükséges válaszlépések megtétele. Ennek végrehajtásáért valamennyi szervezeti egység vezetője a hatáskörébe tartozó feladatok vonatkozásában felelős. Az intézkedésekről a FEUVE Bizottság vezetőjét a tárgyévet követő év január 31-ig a minisztérium valamennyi szervezeti egysége vezetőjének tájékoztatnia kell.
AZ ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL KIALAKÍTÁSA ÉS MŰKÖDTETÉSE
Jogszabályi háttér, fogalom, célmeghatározás
9. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles olyan kontrollkörnyezetet kialakítani, amelyben
a) világos a szervezeti struktúra,
b) egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok,
c) meghatározottak az etikai elvárások a szervezet minden szintjén,
d) átlátható a humánerőforrás-kezelés.
(2) A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni és rendszeresen aktualizálni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv működési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését.
(3) A FEUVE-rendszeren belül az ellenőrzési nyomvonal kialakításának legfontosabb követelménye, hogy a folyamatokban a kockázati pontokkal együtt pontosan meg kell jelölni azokat az ellenőrzési pontokat, ahol a munkafolyamatba épített, illetve a vezetői ellenőrzést el kell végezni. Meg kell határozni azt is, hogy az ellenőrzést kinek, mikor, milyen módszerrel, milyen hatáskörrel kell végezni és ennek keretében az ellenőrzést végző milyen intézkedéseket hozhat vagy kezdeményezhet.
(4) A rendszert alkotó legfontosabb folyamatok kapcsolódási pontjain is ki kell alakítani az ellenőrzési pontokat annak érdekében, hogy a feladat- és hatáskörök pontos meghatározásával elkerülhetők legyenek az esetleges hatásköri túllépésekből eredő problémák.
(5) Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel az alábbiak szerint:
a) a minisztérium működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, tartalmazza az ellenőrzési pontok összességét;
b) kialakításával a minisztérium gazdálkodására jellemző valamennyi tevékenység, szervezet és funkció együttes koordinálására kerül sor;
c) valamennyi résztvevő számára írott és átlátható formában válik feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák, dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak,
d) megmutatja a szervezet folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelelő átalakítását, és a működtetés színvonalának növekedését segíti elő,
e) segítséget nyújt a követendő eljárásoktól való eltérések feltárásában és a felelősség megállapításában,
f) a minisztérium áttekinthető és rendszerezett dokumentálása révén hozzásegíti az ellenőrzést végzőket a rendszer, illetve a véletlenszerű kockázatok beazonosításához.
(6) A felelősségi szintek terén:
a) az ellenőrzési nyomvonal egy standardot jelent, eljárások együttesét, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban az ellenőrzési pontok, felelősök,
b) az ellenőrzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés és a hibás működésért felelős személy,
c) megmutatja, hogy a teljes folyamat minősége az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik.
(7) A szervezeten belüli együttműködés erősítése terén:
a) a különböző szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttműködés, koordináció várható az ellenőrzési nyomvonal kialakításától,
b) az ellenőrzési nyomvonal eljárások, ellenőrzések együttesét jelenti, ami a minisztérium gazdálkodásának egészét lefedi, teljes feladatellátására kiterjed, vagyis a működtetés jobbításának fontos eszköze.
(8) A szervezeti működés terén:
a) a megbízható ellenőrzési nyomvonal kialakításának jelentősége abban áll, hogy segítségével feltérképezhetők a szervezet folyamataiban rejlő működési kockázatok,
b) a hibásan kialakított ellenőrzési nyomvonal gátolhatja a szervezet folyamatainak pontos ismeretét, az ellenőrzési pontok elégtelensége vagy átfedések kialakulása működési zavarokhoz vezethet.
Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése
10. § (1) A minisztérium legfontosabb működési folyamatai az alapvető célok elérése érdekében az SzMSz-ben kerülnek kialakításra és ennek megfelelően kell azokat működtetni. Az ellenőrzési nyomvonalat ezekhez a működési folyamatokhoz (gazdasági eseményekhez) kell hozzárendelni.
(2) Az ellenőrzési nyomvonal készítésének kötelezettsége felöleli a minisztérium gazdálkodását jellemző összes fő folyamatot. A megfelelő irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az adott folyamatra vonatkozó gazdasági eseményekről, műveletekről, a műveletekben részt vevő személyekről és azok felelősségéről, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérő dokumentumokról.
(3) Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása a minisztérium teljes gazdálkodási tevékenységére vonatkozik, a szervezetét, struktúráját jellemző működési folyamatokkal, illetve a folyamatokat működtető folyamatgazdákkal együtt, vagyis azon személyekkel, akik az egyes szervezeti részlegeken belül elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért.
(4) Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának első lépése, hogy a 7. § (5) bekezdésében kijelölt folyamatgazdák határozzák meg a fő folyamatokat. A szervezet működési folyamatait a főfolyamatok mentén kell csoportosítani, majd a főfolyamatokat megfelelő módon, oszthatóságuk alapján részfolyamatokká kell bontani. A működési folyamatok szabályozottságára lehet alapozni az ellenőrzési pontok, nyomvonalak elkészítését.
(5) A kijelölt folyamatgazdák kockázatkezeléssel és az ellenőrzési nyomvonal elkészítésével és aktualizálásával kapcsolatos feladatait a munkaköri leírásokban is rögzíteni kell.
Az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal kialakításának gyakorlati megvalósítása
11. § (1) Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál alapkövetelmény, hogy a folyamatgazdák olyan tevékenységcsoportokat alakítsanak ki, amelyek több elemi tevékenységet képesek leírni. Figyelembe kell venni az intézményrendszer többszintű működését, az egyes vezetési szintek feladat- és funkcióbeli sajátosságait, a szintek hierarchiájában végbemenő pénzfolyamat-, illetve dokumentumáramlást.
(2) Valamennyi szintjén az adott vezető felelőssége és kötelessége, hogy:
a) felismerje és értékelje a felelősségi körébe tartozó területen előforduló helytelen gazdasági tevékenység bekövetkezésének lehetőségét,
b) megalkossa azon elvek, belső szabályzatok, működési standardok, módszerek elemeit, amelyek alapján elkerüli, korlátozza, illetve megszünteti a beazonosított kockázatokat,
c) konkrét gyakorlati eljárásokat alakítson ki, amelyek ösztönzik a munkatársakat feladataik fegyelmezett végrehajtására,
d) a kialakított FEUVE-rendszer eredményességét fenntartsa és folyamatosan tökéletesítse,
e) a belső ellenőrzés jelentései alapján az intézkedési tervet, a rendszer javítására vonatkozó javaslatokat megvalósítsa.
(3) A minisztérium gazdálkodását legjobban jellemző pénzforgalmi és kockázatviselési szempontból is meghatározó fő- és részfolyamatokat az utasítás 7. § (5) bekezdése tartalmazza. A fő folyamatok irányításával, kezelésével, megvalósításával kapcsolatban a minisztériumi szervezeti egységek feladatait az SzMSz, valamint a költségvetési előirányzatok felhasználását meghatározó jogszabályok, belső szabályozások, eljárási rendek írják elő.
(4) Az ellenőrzési nyomvonal táblázatos formában történő ábrázolása minden esetben kötelező. Komplex tevékenységet végző szervezetek esetében az átfogó jellegű folyamatokból kell kiindulni, majd azokat alábontva alakíthatók ki az egyszerűbb fő-, illetve részfolyamatok.
(5) A folyamatgazdának – a táblázatos forma mellett – kötelezően el kell készítenie a tevékenységek szöveges leírását is, amely magában foglalja az ellenőrzési nyomvonal kialakításának célját, feladatait, jogszabályi környezetét, a fontosabb tevékenységek ismertetését és sorrendjét, a társszervezetekkel való kapcsolódási pontokat, a keletkező dokumentációk tartalmát, valamint a kockázatelemzés alapján kiválasztott ellenőrzési pontokat. Ezáltal meghatározásra kerül a nyomvonal minimális tartalma, amely a különböző szervezeti egységek szakmai sajátosságainak megfelelően igény szerint tovább bővíthető, illetve a nem értelmezhető rovatok elhagyhatók.
(6) A táblarendszer fejlécét valamennyi eseményleírásánál az alábbiak szerint kell összeállítani:
1. Sorszám
2. Tevékenység/feladat megnevezése
3. Jogszabály, egyéb normatív rendelkezés
4. A feladatok tartalmi leírása
5. Keletkező dokumentum/Fellelhetési hely
6. Felelős(ök)
7. Határidő
8. Kockázat
9. Ellenőrzési pont
10. Ellenőrzésért felelős
11. Jóváhagyás/aláírás
12. Pénzügyi teljesítés
13. Könyvvezetésben való megjelenés
14. Ellenőrzés gyakorisága
(7) Az NFM gazdálkodási folyamataira jellemző ellenőrzési nyomvonalak táblázatos és szöveges formában történő megjelenítésére az utasításhoz módszertani ajánlásként csatolva a 2/a–b. melléklet részeként két példa került elkészítésre. Ezeknek megfelelő formában kell elkészíteni a minisztérium területén az adott szakterület működését jellemző valamennyi fő folyamatra az ellenőrzési nyomvonalakat, összhangban a III. fejezetben ismertetett 1. számú melléklet felhasználásával összeállított kockázati mátrix táblázatokkal.
(8) Az egyes szervezeti egységek feladatait tekintve lényeges, hogy a különböző nyomvonalak az adott szervezet működési sajátosságait maximálisan vegyék figyelembe.
(9) Az ellenőrzési nyomvonalakat, illetve a folyamatok kockázati mátrixát az adott előirányzat felhasználását, működését, illetve szakmai kezelését érintő változásokat követően haladéktalanul – az előzőekben foglaltak hiányában legalább minden költségvetési évben a költségvetési gazdálkodást érintő jogszabályok és belső normák megjelenését követő 30 napon belül – aktualizálni kell, amelynek megvalósításáért a keretgazda szervezeti egység vezetője felelős. Az aktualizált ellenőrzési nyomvonalakat, illetve kockázati mátrixot meg kell küldeni az Ellenőrzési Főosztály vezetője részére.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
12. § (1) Jelen utasítás a közzétételét követő 5. napon lép hatályba.
(2) A minisztérium költségvetésében meghatározó jelentőségű gazdálkodási folyamatok szakmai irányításáért felelős államtitkároknak az utasítás hatálybalépését követő 30 napon belül ki kell jelölniük területük folyamatgazdáit – a III. fejezet 7. § (5) bekezdésében foglaltak figyelembevételével – és döntésükről tájékoztatniuk kell a FEUVE Bizottság vezetőjét.
(3)2 A kijelölt folyamatgazdáknak az utasítás hatálybalépését követő 60 napon belül kell aktualizálniuk a felelősségi körükbe tartozó folyamatok kockázati mátrixát a III. fejezet 7. § (11)–(12) bekezdésében foglaltak szerint és ellenőrzési nyomvonalát a IV. fejezet 10. §-ának előírásai szerint. Az elkészült anyagokat egyeztetésre meg kell küldeni az Ellenőrzési Főosztály vezetője részére.
(4) Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium gazdálkodásával kapcsolatos folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésről szóló 6/2009. (II. 20.) KHEM utasítás.
1. melléklet a 30/2011. (V. 27.) NFM utasításhoz
|
A vizsgált kockázati tényezők megnevezése és minősítése |
A. |
B. |
|---|---|---|---|
1. |
Vannak-e fenntartások a vezetés tisztességével kapcsolatban (súlyszám: 5%) |
|
|
|
– feltételezhető-e politikai nyomás gyakorlása a vezetőkre |
N |
I |
|
– feltételezhető-e a vezetés magánjellegű érdekeltségének az érvényesülése |
N |
I |
|
– feltételezhető-e a klientúraépítés szándéka |
N |
I |
2. |
Vannak-e fenntartások a vezetők kompetenciájával szemben (súlyszám: 5%) |
|
|
|
– rendelkeznek-e a vezetők megfelelő szakmai képzettséggel |
I |
N |
|
– megvan-e a vezetők szükséges szakmai tapasztalata |
I |
N |
|
– megfelelő-e a döntési hatáskörök megoszlása |
I |
N |
3. |
Voltak-e az elmúlt 2 évben jelentősebb változások a vezetésben (súlyszám: 10%) |
|
|
|
– főosztály-vezetői szinten |
I |
N |
|
– középvezetői szinten |
I |
N |
4. |
Vannak-e fenntartások a beosztottak kompetenciájával szemben (súlyszám: 10%) |
|
|
|
– rendelkeznek-e a beosztottak megfelelő szakmai képzettséggel |
I |
N |
|
– rendelkeznek-e beosztottak a szükséges szakmai tapasztalattal |
I |
N |
|
– tapasztalható-e jelentősebb fluktuáció a beosztottak körében |
N |
I |
5. |
A szervezeti struktúra megfelelően segíti-e az optimális döntések meghozatalát (súlyszám: 20%) |
|
|
|
– a szervezet szélességi és mélységi tagoltsága megfelelő-e |
I |
N |
|
– a döntési hatáskörök telepítése megfelelő-e |
I |
N |
|
– rendelkeznek-e a munkatársak munkaköri leírással |
I |
N |
|
– megfelelő-e az egyes szervezeti egységek elhelyezése, a kommunikáció lehetősége |
I |
N |
|
– megfelelőek-e az egyes szervezeti egységek elhelyezésének tárgyi, technikai feltételei |
I |
N |
|
– történt-e számítógépprogram-csere egy éven belül |
N |
I |
6. |
Megfelelő-e az alaptevékenységek szabályozottsága (súlyszám: 25%) |
|
|
|
– az SzMSz megfelelően tartalmazza-e a szervezeti egységek felelősség-, döntés-, hatásköreit |
I |
N |
|
– rendelkeznek-e a vizsgált gazdálkodási folyamatokra megfelelő belső szabályzatokkal |
I |
N |
|
– belső kapcsolatok átláthatósága biztosított-e |
I |
N |
|
– formális és informális kapcsolatok aránya megfelelő-e |
I |
N |
|
– biztosított-e a dokumentumok zárt útja a rendszeren belül |
I |
N |
|
– a tranzakciókhoz teljeskörűen biztosítottak-e a szükséges információk |
I |
N |
7. |
A gazdálkodási tevékenység feltételei megfelelőek-e (súlyszám: 25%) |
|
|
|
– összhangban vannak-e a hatáskörök és felelősségek |
I |
N |
|
– a vezetőknek lehetőségük van-e motivációs eszközök alkalmazására |
I |
N |
|
– tapasztalható-e aránytalanság a kiemelt előirányzatok között |
N |
I |
|
– átláthatók és ellenőrizhetők-e a gazdálkodási folyamatok |
I |
N |
|
– tapasztalható-e túlfinanszírozás a feladatoknál |
N |
I |
|
– tapasztalható-e alulfinanszírozás a feladatoknál |
N |
I |
|
– megfelelő-e a funkcionális kapcsolat a társhatóságokkal |
I |
N |
|
– a korábbi ellenőrzések tapasztalatai kedvezőek voltak-e |
I |
N |
2/a. melléklet a 30/2011 (V. 27.) NFM utasításhoz
Sor- |
Tevékenység/ feladat megnevezése |
Jogszabály, egyéb normatív rendelkezés |
Feladatok tartalmi leírása |
Keletkező dokumentum/ Fellelhetési hely |
Felelős(ök) |
Határidő |
Kockázat |
Ellenőrzési pont |
Ellenőrzésért felelős |
Jóváhagyás/ Aláírás |
Pénzügyi teljesítés |
Könyvvezetésben való megjelenés |
Ellenőrzés gyakorisága |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
I. Tervezés folyamata |
|||||||||||||
1. |
Szakmai igényfelmérés, előkészítés |
Áht., Ámr., NFM feladatkörébe tartozó szakmai jogszabályok, belső szabályzatok |
A következő évi költségvetés elkészítését megelőzően a szakmai koncepciók, valamint a megvalósításukhoz szükséges, továbbá az intézmények működéséhez rendelkezésre álló szervezeti, anyagi, személyi feltételek és azok változtatása szükségességének összehasonlító felülvizsgálata. E folyamat részeként az intézmények szakmai feladatainak részletes áttekintése, az ellátásához szükséges igény felmérése, a kiadások és bevételek intézményenkénti részletes előzetes tervjavaslatának szöveges indokolással történő elkészítése és az előtervezés számadatainak szakmai felülvizsgálata, szükség esetén jogszabály módosítás kezdeményezése. |
Az intézményenkénti és szektor összesen fejezeti indokolás táblázat, a tervezett előirányzatok intézményenkénti szöveges indokolása és az összehasonlító elemzés eredményéről vezetői tájékoztató, jogszabály-módosítás szükségessége esetén az előkészített tervezet / Fellelhetőség: |
NFM Intézmény- |
Gazdasági helyettes államtitkár* által megállapított határidő szerint |
Az összehasonlító elemzés elkészítésének időpontjában a nemzetgazdasági szintű fejlesztési irányok szükséges ismeretének esetleges hiánya. |
Az előtervezés fejezeti indokolás táblarendszere, a szakmai felügyeletet ellátó szervezeti egységek által a tervezés évére vonatkozóan összeállított szakmai és az intézmények működtetésével kapcsolatban tervezett változások koncepciói. |
Intézmények vezetői, Intézmény- |
Gazdasági helyettes államtitkár |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Évente |
2. |
NGM tervezési köriratának közreadását követő és annak alapján megvalósuló irányító szervi intézkedések |
Áht., Ámr., |
A Kormány által elfogadott irányelvek, illetve a Nemzetgazdasági Minisztérium Tájékoztatója alapján a fejezet irányítása alá tartozó költségvetési szervek részére a költségvetési javaslat kidolgozásához az általánosan és kötelezően alkalmazandó tervezési követelmények, módszertan és előírások meghatározása, a tervezett kiadások, bevételek, támogatások értékeinek kötelező, illetve irányszám jellegének, valamint az engedélyezett létszámkeretnek meghatározása, az éves költségvetés elkészítéséhez az intézmények részére a tervezési körlevél átadása. |
Tervezési körlevél/ |
NFM Intézmény- |
Gazdasági helyettes államtitkár által megállapított határidő szerint |
Az engedélyezett létszámkeret változtatására vonatkozó igény esetén a hatályos szabályozás szükséges módosítása végrehajtásának hiánya. |
Tervezési tájékoztató |
Intézmény- |
Gazdasági helyettes államtitkár |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Évente |
3. |
Tervezési javaslat elkészítése |
Áht, Ámr., NFM feladatkörébe tartozó szakmai jogszabályok, belső szabályzatok |
Az egyes intézmények által összeállított éves költségvetési javaslatnak az előírt feltételek teljesülésének szempontjából történő szakmai és számszaki irányító szervi felülvizsgálata. |
Az NGM által előírt számítástechnikai rendszerben előállított Tervezési űrlapok, szöveges indoklás / Fellelhetőség: Intézmény- |
NFM Intézmény- |
NGM tervezési körirat szerint |
A benyújtott forrásigény nem teljes körű megalapozottsága (dokumentumok hiánya) |
Tervezési javaslat, szakmai koncepciók dokumentumai |
Intézmények vezetői, Intézmény- |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Évente |
4. |
Tárgyalás |
Áht., Ámr., |
Az elkészített intézményi költségvetési javaslatok felülvizsgálata eredményének az intézményekkel közösen történő vezetői szintű áttekintése és egyeztetése. |
Emlékeztető az intézményenkénti tervtárgyalásokról/ Fellelhetőség: Intézmény- |
NFM Intézmény- |
Gazdasági helyettes államtitkár által megállapított határidő szerint |
Az intézmények által igényelt többlet költségvetési támogatás igény teljesíthetőségének, illetve az intézményi működési bevételek tervezhető összegét meghatározó jogszabályoknak a tervezés ideje alatt történő módosítása hatálybalépésének hiánya. |
Tervezési javaslat, szakmai koncepciók dokumentumai |
Gazdasági helyettes államtitkár |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Évente a tervezés időszakában |
5. |
Az adatbázisnak az NGM-be történő benyújtása előkészítése |
Áht., Ámr., |
Az elkészített költségvetési javaslatoknak az NGM által előírt táblarendszerben és számítástechnikai program segítségével történő feldolgozása, valamint az adatbázisnak a fejezeti összesítések elkészítéséhez való továbbítása. Az éves költségvetés szöveges indokolásának elkészítése. |
Az NGM által előírt tervezési táblarendszer adatai, valamint az 1051-es szektor éves költségvetési javaslatának szöveges indokolása / Fellelhetőség: Intézmény- |
NFM Intézmény- |
NGM tervezési körirat szerint |
Nem kellően részletezett a megküldött táblázatok kitöltése, nem készülnek el határidőre a részletes indoklások |
Tervezési javaslat |
NFM Intézmény- |
Gazdasági helyettes államtitkár |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Évente a tervezés időszakában |
6. |
Kincstári költségvetés készítése |
Áht., Ámr., tárgyévi költségvetési törvény |
A költségvetési törvényben meghatározott keretszámok alapján az előzetes és végleges kincstári költségvetés elkészítésének ellenőrzése, az NGM által előírt számítástechnikai program segítségével történő feldolgozása |
Intézmény(ek) kincstári költségvetése / |
NFM Intézmény- |
Áht. szerint |
Az intézmények nem ismerik meg időben a keretszámaikat, illetve nem tartják be a határidőt |
Kincstári költségvetés |
Intézmények vezetői, Intézmény- |
Gazdasági helyettes államtitkár |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Évente |
7. |
Elemi költségvetés elkészítése |
Áht., Ámr., tárgyévi költségvetési törvény, NGM tájékoztató, belső szabályzatok |
A költségvetési törvényben elfogadott intézményenkénti kiadási és bevételi előirányzatokkal egyező módon a szakfeladatok szerinti kiadások, bevételek és a támogatás kiemelt előirányzatokon belüli tételeket tartalmazó intézményi elemi költségvetések kidolgozása, amely magába foglalja a feladatellátást jellemző mutatószámok körét és értékeit is. Az elemi költségvetés irányító szervi tartalmi és formai ellenőrzése, valamint az NGM által előírt számítástechnikai rendszerben történő feldolgozása és a fejezeti összesítés elkészítése érdekében történő továbbítása. |
Elemi költségvetés /Fellelhetőség: Intézmény- |
NFM Intézmény- |
Ámr. szerint |
Az elemi költségvetések feldolgozására előírt számítástechnikai rendszer működtetésében keletkező akadályok, a határidő be nem tartása |
Elemi költségvetés |
Intézmények vezetői, Intézmény- |
Közigazgatási államtitkár |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Évente |
II. Teljesítés folyamata |
|||||||||||||
1. |
A felhalmozási kiadási előirányzatok finanszírozása |
Áht., Ámr., tárgyévi költségvetési törvény, belső szabályzatok |
A felhalmozási kiadások teljesítményarányos finanszírozási terve elkészítése, a Magyar Államkincstárhoz történő benyújtása. |
Előirányzat-felhasználási, finanszírozási táblázatok / Fellelhetőség: Intézmény- |
NFM Intézmény- |
Áht., Ámr. szerint |
A kivitelezővel történő szerződés-kötés - amelyben a megvalósítás üteme meghatározásra kerül - hiánya. Téves tervezés. |
Dokumentáció, táblázatok |
Intézmény- |
Gazdasági helyettes államtitkár |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Havonta |
2. |
Havi támogatási keretek igénylése, megnyitása |
Ámr., 46/2009. PM rendelet |
Az előirányzat- |
PM rendelet 20. számú (előirányzat- |
NFM Intézmény- |
Havonként a MÁK által meghatározott időpontig |
Támogatási keret nem teljes körű |
Támogatási keret |
Intézmény- |
Gazdasági helyettes államtitkár |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Havonta |
3. |
Intézmények időközi mérlegjelentései |
Áht., Ámr., Sztv., 249/2000. |
Az intézmények időközi mérlegjelentéseinek ellenőrzése és feldolgozása |
Intézmények negyedéves mérlegjelentései / Fellelhetőség: |
Intézmények vezetői által kijelölt személyek, Intézmény- |
Ámr. szerint |
A könyvelés szabályszerűsége nem megfelelő; a határidők be nem tartása |
Intézmények negyedéves mérlegjelentései, iktatási rendszer |
Intézmények vezetői, Intézmény- |
Gazdasági helyettes államtitkár |
Nem értelmezhető |
A nyilvántartó rendszerben rögzített könyvviteli adatok |
Negyedévente |
4. |
Féléves és éves beszámolók készítése |
Áht., Ámr., Sztv., 249/2000. |
Az intézmények féléves és éves költségvetési beszámolási tevékenysége végrehajtásának koordinálása, a kapcsolódó felügyeleti szervi intézkedések előkészítése, a beszámolók elkészítésére vonatkozó körlevél közreadása. Az intézmények által összeállított költségvetési beszámolóknak a jogszabályi előírások, az irányító szerv előírásainak teljesülése, valamint az előírt mellékletek rendelkezésre állása, továbbá az előírt mellékleteknek, valamint a beszámoló űrlapjainak tartalmi és számszaki irányító szervi felülvizsgálata, az előírt egyeztetések végrehajtása. A felülvizsgált ellenőrzött beszámolók feldolgozása, a fejezeti összesítések elkészítéséhez az adatbázis továbbítása |
Féléves és éves beszámoló / Fellelhetőség: K11 programban rögzített állomány, papíralapon Intézmény- |
Intézmények vezetői által kijelölt személyek, Intézmény- |
Ámr. szerint |
A könyvelés szabályszerűsége nem megfelelő; az intézmények nem tartják be a határidőket |
Számviteli nyilvántartási rendszerben rögzített adatok, átadott könyvelési adatok, iktatási rendszer |
Intézmények vezetői, Intézmény- |
Közigazgatási |
Nem értelmezhető |
A nyilvántartó rendszerben rögzített könyvviteli adatok |
Évente |
5. |
Zárszámadás készítése |
Áht., Ámr., 249/2000. |
Az előírt táblázatok kitöltése és a szöveges indoklás elkészítése, adat- és információszolgáltatási kötelezettség teljesítése |
Szöveges indoklás, előírás szerint kitöltött táblázatok / Fellehetőség: Intézmény- |
NFM Intézmény- |
A zárszámadási körirat szerinti ütemezésben |
Elkészített táblázatok és szöveges anyagok egymással való koherenciája, megadott belső határidők |
Elkészített táblázatok és szöveges anyagok |
Intézmények vezetői, Intézmény-felügyeleti és Igazgatási Főosztály vezetője, gazdasági helyettes államtitkár |
Közigazgatási |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Évente |
6. |
Előirányzat-maradvány elszámolás |
Áht., Ámr., 249/2000. |
Az intézmények összesített előirányzat-maradványáról elszámolás készítése az NGM által előírt formában és adattartalommal, az ezzel kapcsolatos irányító szervi intézkedés előkészítése. A fejezet összesített előirányzat- |
Maradvány- |
NFM Intézmény- |
NGM körirat szerint, illetve NGM jóváhagyástól függően |
Nem minden kötelezettségvállalás kerül összesítésre |
Számviteli rendszer kötelezettségvállalási nyilvántartása, szerződések, intézmények által készített adatszolgáltatások |
Intézmények vezetői, Intézmény- |
Közigazgatási |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Évente |
2/b. melléklet a 30/2011. (V. 27.) NFM utasításhoz3
Sor- |
Tevékenység/ feladat megnevezése |
Jogszabály, egyéb normatív rendelkezés |
Feladatok tartalmi leírása |
Keletkező dokumentum/ Fellelhetési hely |
Felelős(ök) |
Határidő |
Kockázat |
Ellenőrzési pont |
Ellenőrzésért felelős |
Jóváhagyás/ |
Pénzügyi teljesítés |
Könyvvezetésben való megjelenés |
Ellenőrzés gyakorisága |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
I. Tervezés folyamata |
|||||||||||||
1. |
Közlekedés- |
188/1996. (XII. 17.) |
A rendelet alapján képződő forrás terhére vállalható kötelezettségek szakmai célok (részfeladatok), a megvalósításért felelős szervezeti egységek és a rendelkezésre álló keretek meghatározása, az éves közlekedés- |
Tárgyévi közlekedés- |
NKH, KKK, KTI, Gépjármű- |
Közlekedésért felelős helyettes államtitkár által megállapított határidő szerint |
A Közlekedés- |
A jóváhagyott |
Közlekedésért felelős helyettes államtitkár |
Miniszter |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Évente |
2. |
Az intézkedési terv részfeladatainak felosztása, költségkalkuláció hozzárendelése |
NFM rendelet az egyes fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásáról, |
Az előirányzat részfeladatokra történő tervezése, az előirányzat terhére elvégzendő feladatok tételes felhasználási javaslatok kidolgozása |
Részletes tárgyévi közlekedés- |
NKH, KKK, KTI, Gépjármű- |
Közlekedésért felelős helyettes államtitkár által megállapított határidő szerint |
A Közlekedés- |
A jóváhagyott Közlekedés- |
Gépjármű- |
Közlekedésért felelős helyettes államtitkár |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Évente |
II. Felhasználás folyamata |
|||||||||||||
1. |
Éves előirányzat- |
10/2011. (II.18.) NFM utasítás |
Az előirányzatok terhére történő kötelezettség- |
Tárgyévi várható kiadások és bevételek alakulása és előirányzat felhasználási terv |
Gépjármű- |
Tárgyév |
Az éves előirányzat-felhasználási terv nem teljes körű, pontatlan |
Tárgyévi várható kiadások és bevételek alakulása és előirányzat felhasználási terv |
Gépjármű- |
Közlekedésért felelős helyettes államtitkár |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Évente |
2. |
Előirányzat- |
10/2011. (II.18.) NFM utasítás |
A feladat- |
Előirányzat- |
Gépjármű- |
Legkésőbb |
Pontatlan adatok kerülnek az ismertetőbe |
Előirányzat- |
Gépjármű- |
Közlekedésért felelős helyettes államtitkár |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Évente |
3. |
A folyamatosan képződő bevétel felosztása az Intézkedési Terv végrehajtásában közreműködő szervezeti egységek részére |
NFM rendelet az egyes fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásáról, |
A bevételi előirányzat NKH-t és KKK-t illető részének pénzeszköz-átadás formában történő átutalása |
Pénzügyi teljesítések bizonylatai/ |
Költségvetési Főosztály, Fejezeti Osztályának kijelölt munkatársa |
A tárgyhónapot követő hónap 15. napjáig |
Pénzügyi utalások időbeni csúszása |
Havi kimutatások, pénzügyi bizonylatok |
Kijelölt érvényesítő, illetve utalvány ellenjegyző |
Kijelölt utalványozó |
Vonatkozó bankszámla egyenlegének csökkentése |
Ügyletek rögzítése a számviteli nyilvántartásban |
Havonta |
4. |
A feladatok elvégzéséhez szükséges szerződések, szerződéskötések előkészítése |
NFM utasítás a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának általános szabályairól |
A szakmai kezelő és az NFM Miniszteri Kabinet Kommunikációs Főosztály az utasításban foglaltak alapján az előirányzat terhére az utasítás rendelkezései szerint vállalhat kötelezettséget. Az NKH és a KKK az előirányzat felhasználása során saját belső kötelezettség- |
Aláírt szerződések / Fellelhetőség: Fejezeti irattár |
NKH, KKK, KTI, Gépjármű- |
A feladatok ütemezése és a bevétel alakulása szerint |
A bevétel késése |
Bevételi keret és a szerződésállomány |
Gazdasági helyettes államtitkár* |
Közlekedésért felelős helyettes államtitkár |
Nem értelmezhető |
Forrás SQL program |
Havonta |
5. |
Havi adatszolgáltatás készítése, továbbítása a Költségvetési Főosztály részére |
10/2011. (II.18.) NFM utasítás, 46/2009 (XII.30.) PM rendelet |
Az előirányzat felhasználásának várható alakulásáról, illetve finanszírozásáról adatszolgáltatás összeállítása PM rendelet szerinti tartalommal |
Havi adatszolgáltatás / Fellelhetőség: Gépjármű- |
Gépjármű- |
Tárgyhót követő 4. napig, illetve a tárgyhónapot megelőző hónap 17. napjáig |
Határidők nem teljesítése, nem teljeskörű adatszolgáltatás |
Havi adatszolgáltatások |
Gépjármű- |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Nem értelmezhető |
Havonta |
6. |
Részfeladatok teljesítése, időközi megvalósulások |
Vállalkozási, Megbízási szerződések, NFM utasítás a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának általános szabályairól |
A szerződésekben foglaltak szerint |
Teljesítésösszesítők, Teljesítésigazolások / Fellelhetőség: Gépjármű- |
NKH, KKK, KTI, Gépjármű- |
A szerződésekben foglaltak szerint |
A szerződések szerinti határidők nem teljesítése |
A szerződésekben foglaltak szerint |
A szerződésben foglaltak szerint a teljesítésigazolók |
Értékhatár szerint az egyes fejezeti és központi kezelésű előirányzatok felhasználásáról szóló NFM utasítás alapján |
Részkifizetés, bankszámla egyenlegének csökkentése |
A nyilvántartó rendszerben rögzített könyvviteli adatok |
Negyedévente |
7. |
Záró teljesítések, pénzügyi elszámolások |
Vállalkozási, megbízási szerződések, NFM utasítás a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának általános szabályairól |
A szerződésekben foglaltak szerint |
Teljesítésösszesítők, teljesítésigazolások, az éves intézkedési terv megvalósulásának értékelése Fellelhetőség: Gépjármű- |
NKH, KKK, KTI, Gépjármű- |
A szerződésekben foglaltak szerint |
A szerződésekben foglaltak nem teljesítése |
Vállalkozási, megbízási szerződések, NFM utasításokban foglaltak szerint |
Értékhatár szerint a 10/2011. (II.18.) NFM utasítás alapján |
Értékhatár szerint a 10/2011. (II.18.) NFM utasítás alapján |
Zárókifizetés, bankszámla egyenlegének csökkentése |
A nyilvántartó rendszerben rögzített könyvviteli adatok |
Évente |
Az utasítást a 31/2013. (IX. 20.) NFM utasítás 13. §-a hatályon kívül helyezte 2013. szeptember 21. napjával.
A 12. § (3) bekezdése a 41/2011. (VIII. 19.) NFM utasítás 22. §-a szerint módosított szöveg.
A 2/b. melléklet a 41/2011. (VIII. 19.) NFM utasítás 23. §-a szerint módosított szöveg.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás