34/2011. (VI. 17.) NFM utasítás

1. §² Jelen utasítás célja, hogy a személyes adatok védelméhez és a közérdekű adatok megismeréséhez fűződő alkotmányos alapjogok maximális biztosítása érdekében – az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvényben (a továbbiakban: törvény) és az egyéb adat- és titokvédelmi szabályokban rögzítettek figyelembevételével – megteremtse a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: NFM) által végzett adatkezelések és az NFM-hez érkezett közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek teljesítésének általános kereteit.

2. § (1) Jelen utasítás hatálya kiterjed az NFM valamennyi szervezeti egységére, kormánytisztviselőjére, ügykezelőjére, valamint minden olyan személyre, aki az NFM-mel fennálló jogviszonya alapján jogszerűen kezel adatot.

(2) Az utasítás tárgyi hatálya – a Közszolgálati Nyilvántartással összefüggő és a minősített adatok kivételével – kiterjed az NFM kezelésében lévő – valamennyi adatra.

(3) Az utasítás rendelkezései az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 231–232. §-ában szabályozott, az államháztartással összefüggő közérdekű adatok kérelemre történő szolgáltatására is irányadóak.

(4) Az egyedi adatigények jelen utasítás alapján való teljesítése független az NFM közérdekű adatokra vonatkozó – külön jogszabályban meghatározott – elektronikus, vagy egyéb közzétételi kötelezettségétől.

(5) Az országgyűlési képviselők által benyújtott kérdések és interpellációk megválaszolására és az országgyűlési képviselőkkel való kapcsolattartásra vonatkozó eljárásrendet külön miniszteri utasítás szabályozza.

(6) A sajtó tájékoztatása külön miniszteri utasítás alapján történik.

3. § Jelen utasítás alkalmazásában:

4. §¹² A közérdekű adatok egyedi igénylésének szabályairól tájékoztatást kell adni az NFM honlapján.

5. § (1) Az NFM adatkezelésre törvény felhatalmazása vagy az érintett beleegyezése esetén jogosult. Az érintettel az adat felvételekor közölni kell, hogy az adatszolgáltatás önkéntes vagy kötelező jellegű-e, továbbá tájékoztatni kell az adatai kezeléséhez kapcsolódó minden lényeges tényről (különösen: az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, az egyes adatfajták törlési idejéről, hogy kik ismerhetik meg az adatokat és arról, hogy az NFM az adatok feldolgozására adatfeldolgozót bízhat meg). A tájékoztatásnak minden esetben ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira, valamint az igénybe vehető jogorvoslati lehetőségekre. Kötelező jellegű adatszolgáltatás esetén az adatszolgáltatást elrendelő jogszabályt is meg kell határozni.

(2)¹³ Az NFM köteles gondoskodni az általa kezelt adatok biztonságáról, megtenni azokat az intézkedéseket, amelyek szükségesek a törvényben és az egyéb adat- és titokvédelmi szabályokban foglalt rendelkezések érvényre juttatásához. Az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, nyilvánosságra hozatal, törlés, valamint a sérülés és megsemmisülés ellen.

(3)¹⁴ Az NFM szervezeti egységeinél adatkezelést végzők kötelesek betartani a törvényben, az egyéb adat- és titokvédelmi szabályokban, valamint a jelen utasításban rögzített előírásokat. Adatkezeléssel összefüggő munkakörben csak olyan személy foglalkoztatható, aki titoktartási nyilatkozatot tett.

6. § (1) Amennyiben az NFM az adatfeldolgozásra más személynek kíván megbízást adni, a szerződést írásba kell foglalni. Az adatfeldolgozásra jogosult nem lehet olyan személy, aki a feldolgozandó személyes adatokat felhasználó üzleti tevékenységben érdekelt.

(2) Az (1) bekezdésben említett szerződésben minden esetben rögzíteni kell az adatfeldolgozásra jogosult titoktartási kötelezettségét.

7. § (1) Az érintett tájékoztatást kérhet az NFM-től a személyes adatai kezeléséről, továbbá kérheti azok helyesbítését, továbbá – a jogszabályban elrendelt adatkezelési határidő lejártát követően – azok törlését.

(2) Az érintett kérelmére az NFM vonatkozó adatkezeléssel érintett szervezeti egységének vezetője a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn, de legfeljebb 30 napon belül, írásban, közérthető formában tájékoztatást ad az érintett NFM által kezelt és az általa megbízott adatfeldolgozó által feldolgozott adatokról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, továbbá arról, hogy kik és milyen célból kapták, kapják meg az adatokat. Amennyiben az adatkezelésben több szervezeti egység is érintett, az érintett részére a tájékoztatást – az érintett szervezeti egységek bevonásával – az adatvédelmi felelős által kijelölt szervezeti egység vezetője készíti elő és küldi meg.

(3) A (2) bekezdésben foglalt tájékoztatás költségmentes, ha a tájékoztatást kérő a folyó évben azonos adatra vonatkozó tájékoztatási kérelmet az adatkezelőhöz még nem nyújtott be. Egyéb esetekben az adatkezelésért felelős az 1. mellékletben meghatározott költségtérítést állapíthat meg. A már megfizetett költségtérítést vissza kell téríteni, ha az adatokat jogellenesen kezelték, vagy a tájékoztatás kérése helyesbítéshez vezetett.

(4) A (2) bekezdés szerinti tájékoztatás csak abban az esetben tagadható meg, ha azt törvény lehetővé teszi. Az elutasítás indokát az érintettel közölni kell.

(5)¹⁵ Az elutasított kérelmekről az adatvédelmi felelős – az adatkezeléssel érintett szervezeti egységek tájékoztatása, közreműködése alapján – évente értesíti a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságot (a továbbiakban: hatóság).

(6) A valóságnak meg nem felelő személyes adat helyesbítéséről a vonatkozó adatkezeléssel érintett szervezeti egység vezetője gondoskodni köteles.

(7)¹⁶ A személyes adat törléséről – a törvény 17. § (2) bekezdésében meghatározott esetekben – a vonatkozó adatkezeléssel érintett szervezeti egység vezetője gondoskodik.

(8) A törlési kötelezettség – jogellenes adatkezelés kivételével – nem vonatkozik azon személyes adatra, amelynek adathordozóját a levéltári anyag védelmére vonatkozó jogszabály értelmében levéltári őrizetbe kell adni.

(9) A helyesbítésről és a törlésről az érintettet, az adatvédelmi felelőst, továbbá mindazokat értesíteni kell, akiknek korábban az adatot adatkezelés céljára továbbították.

8. §¹⁷ Az érintettnek a törvény 21. § (1) bekezdése szerinti tiltakozása esetén az adatkezeléssel érintett szervezeti egység vezetője a tiltakozást – az adatkezelés egyidejű felfüggesztésével – köteles a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 nap alatt megvizsgálni, és annak eredményéről a kérelmezőt és azzal egyidejűleg az adatvédelmi felelőst írásban tájékoztatni. Amennyiben a tiltakozás indokolt, az adatkezeléssel érintett szervezeti egység vezetője gondoskodik az adatkezelés – beleértve a további adatfelvételt és adattovábbítást is – megszüntetéséről és az adatok zárolásáról, továbbá a tiltakozásról, és az annak alapján tett intézkedésekről értesíti mindazokat, akik részére a tiltakozással érintett személyes adatot korábban továbbították, és akik kötelesek intézkedni a tiltakozási jog érvényesítése érdekében.

9. §¹⁸ (1) Amennyiben az NFM valamely szervezeti egysége olyan adatkezelést kíván végezni, amelyről a törvény alapján a hatóság nyilvántartást vezet, a tervezett adatkezeléssel érintett szervezeti egység az adatvédelmi felelősön keresztül kezdeményezi az adatkezelés nyilvántartásba vételét a hatóságnál.

(2) Az az adatkezelés, amelyről a hatóság nyilvántartást vezet – a törvényben meghatározott kivétellel – a hatóság által történt nyilvántartásba vételről szóló értesítés kézhezvételét megelőzően nem kezdhető meg.

(3) Változásbejegyzési eljárás esetén az (1)–(2) bekezdésben foglalt szabályokat kell megfelelően alkalmazni.

10. § (1) A közérdekű adat megismerése iránt bárki

– szóban (személyes megkeresés útján vagy telefonon);

– írásban (postai úton vagy faxon) vagy;

– elektronikus úton

igényt nyújthat be az NFM bármely szervezeti egységéhez.

(2)¹⁹ Amennyiben az adatigénylés az Ügyfélszolgálati Információs Irodához érkezik, annak beérkezését követően az ügyintéző kitölti a 2. melléklet szerinti igénylőlapot, nyilvántartásba veszi, és haladéktalanul megküldi azt az adatbirtokos részére. Országgyűlési képviselő által történő adatigénylés esetén az igényt a Parlamenti Kapcsolatok Főosztályának is meg kell küldeni.

(3) Valamennyi igénylőlapon fel kell tüntetni

– az igénylő személyazonosító adatai – neve, címe (irányítószám, település, utca, házszám), telefon-, faxszáma, e-mail címe – közül azokat, amelyek az igénylés teljesítéséhez elengedhetetlenül szükségesek,

– az igényelt közérdekű adat meghatározását,

– az igény benyújtásának időpontját.

(4) Másolat kérése esetén – az esetleges költségigény érvényesítése érdekében – az igénylő nevét, címét, lehetőség szerint telefon-, faxszámát, valamint e-mail címét az igénylőlapon fel kell tüntetni.

(5) Az adatigénylés teljesítését és a költségek megfizetését követően az igénylő személyes adatait haladéktalanul törölni kell.

(6)²⁰ Amennyiben az adatigénylés nem az Ügyfélszolgálati Információs Irodához érkezik, az a szervezeti egység, amelyhez az igényt benyújtották, haladéktalanul köteles azt az adatbirtokos, valamint országgyűlési képviselő által történő adatigénylés esetén a Parlamenti Kapcsolatok Főosztálya részére is továbbítani. Az adatbirtokos szervezeti egység ügyintézője a 2. melléklet szerinti igénylőlap (a továbbiakban: igénylőlap) kitöltéséről a (2)–(3) bekezdésben foglaltak szerint gondoskodik.

(7) Amennyiben az igénylő az általa kért adatot nem tudja pontosan megjelölni, az adatbirtokos szervezeti egység – amennyiben lehetséges – köteles segítséget nyújtani.

(8) Amennyiben az igénylő közzétett adat megismerésére irányuló kérelmet terjeszt elő, ennek tényéről – a fellelhetőséget is beleértve – az igénylőt az Ügyfélszolgálati Információs Iroda tájékoztatja. Az elektronikus vagy egyéb közzététel nem mentesíti az NFM-et az egyedi adatszolgáltatási kötelezettség alól, amennyiben a kérelmező ezt igényli.

11. § (1)²¹ Az adatbirtokos az igény hozzá történő megérkezését követően az adatkérés engedélyezéséről vagy megtagadásáról indokolással alátámasztott választervezetet készít, amelyet véleményezés céljából megküld a Jogtanácsosi Főosztály részére. Országgyűlési képviselő által történő adatigénylés esetén az adatbirtokos a választervezetet a Parlamenti Kapcsolatok Főosztályának is megküldi véleményezésre.

(2)²² Az adatbirtokos az (1) bekezdés szerinti vélemények alapján javaslatot tesz az adatvédelmi felelős részére az adatkérés megtagadására, vagy engedélyezésére. A javaslathoz mellékelni kell a kitöltött igénylőlapot és az igénylő értesítésére vonatkozó levéltervezetet is.

(3)²³ Az igényelt közérdekű adat megismerésének engedélyezéséről, vagy az adatkérés megtagadásáról az adatvédelmi felelős az igénylőlap vonatkozó rovatának aláírásával írásban dönt. Döntéséről tájékoztatja az adatbirtokost, valamint a 13. § (4) bekezdés szerinti nyilvántartás vezetése érdekében a Jogtanácsosi Főosztályt.

(4)²⁴ Amennyiben ugyanazon adat megismerésére érkezik ismételt igény, az (1)–(3) bekezdés szerinti eljárást nem szükséges lefolytatni. Az adatkérés elutasításáról vagy teljesítéséről – az adatvédelmi felelős és a 13. § (4) bekezdés szerinti nyilvántartás vezetése érdekében a Jogtanácsosi Főosztály egyidejű tájékoztatása mellett – az adatbirtokos szervezeti egység vezetője dönthet, az igényelt adatra vonatkozó korábbi adatkéréssel összefüggésben a (3) bekezdés szerint meghozott döntés tartalmának figyelembevételével.

(5)²⁵ A törvény 27. § (5) bekezdésében meghatározott, döntés meghozatalára irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés megalapozását szolgáló adatok 10 éven belüli megismerését – a készítő szakmai egyetértésével, a Jogtanácsosi Főosztály véleménye alapján – az adatvédelmi felelős engedélyezheti.

(6) Az igénylő értesítéséről, és az igényelt közérdekű adat igénylő részére történő rendelkezésre bocsátásáról, amennyiben az igényt az Ügyfélszolgálati Információs Irodához nyújtották be, az Ügyfélszolgálati Információs Iroda, egyébként a (7) bekezdésében meghatározott kivétellel az adatbirtokos gondoskodik.

(7) Országgyűlési képviselő által történő közérdekű adatigénylés esetében az igénylő értesítéséről, és az igényelt közérdekű adat igénylő részére történő rendelkezésre bocsátásáról a Parlamenti Kapcsolatok Főosztálya gondoskodik.

12. § (1)²⁶ Az adatigénylésnek az NFM az igény tudomására jutását követő legrövidebb idő alatt, de legfeljebb 15 napon belül köteles eleget tenni. Jelentős terjedelmű, illetve nagyszámú adatra vonatkozó igény esetén a határidőnek a törvény 29. § (2) bekezdése szerinti meghosszabbításáról az adatbirtokos javaslatára az igénylőlap vonatkozó rovatának aláírásával az adatvédelmi felelős dönt. A javaslat előterjesztésekor figyelemmel kell lenni a törvény 29. § (2) bekezdésében foglalt, az igénylő tájékoztatására vonatkozó határidőre. Amennyiben az adatvédelmi felelős a határidő meghosszabbítását engedélyezi, a meghosszabbításról az adatbirtokos szervezeti egység vezetője tájékoztatja az igénylőt.

(2) Az NFM adatigénylés megválaszolásában a 11. §-ban rögzítetteknek megfelelően érintett szervezeti egységei kötelesek megtenni minden szükséges intézkedést az (1) bekezdésben meghatározott határidő betartása érdekében. Amennyiben előrelátható, hogy az igény teljesítése az NFM érdekkörén kívül eső elháríthatatlan ok miatt az (1) bekezdésben meghatározott határidőn belül nem teljesíthető, arról az igénylőt, az adatvédelmi felelős egyidejű tájékoztatása mellett – az indokok megjelölésével – az igény beérkezését követő 8 napon belül az adatbirtokos szervezeti egység vezetője értesíteni köteles.

(3) A kért adat igénylővel való megismertetéséhez (betekintéshez, jegyzet készítéséhez) az NFM megfelelő időt, tárgyi feltételeket (szükség szerint külön helyiséget) köteles biztosítani.

(4) Az adatokat tartalmazó dokumentumról vagy dokumentumrészről – annak tárolási módjától függetlenül – az igénylő másolatot kaphat. A másolat készítéséért a felmerült költség mértékéig az NFM az 1. mellékletben meghatározottaknak megfelelően szolgáltatási díjat állapít meg, amelynek összegét az igénylővel előzetesen közölni kell.

(5) Ha a közérdekű adatot tartalmazó dokumentum az igénylő által meg nem ismerhető adatot (pl. személyes adat, különleges adat, üzleti titok) is tartalmaz, ezen adatot a dokumentumon, vagy a kiadott másolaton felismerhetetlenné kell tenni.

(6) Az adatigénylésnek közérthető formában és – amennyiben az aránytalan költséggel nem jár – az igénylő által kívánt technikai eszközzel és módon kell eleget tenni. Az adatigénylést nem lehet elutasítani arra való hivatkozással, hogy annak közérthető formában nem lehet eleget tenni.

(7) Amennyiben az igénylő az adatszolgáltatás kívánt módját nem jelölte meg, az igényt az NFM az általa választott módon és technikai eszközzel teljesíti.

(8) Közérdekű adat megismerése iránti igény teljesítése nem tagadható meg azért, mert a nem magyar anyanyelvű igénylő az igényét anyanyelvén vagy az általa értett más nyelven fogalmazta meg.

13. § (1) Az igény teljesítésének megtagadásáról, annak indokaival együtt, 8 napon belül írásban – elektronikus levelezési elérhetőség esetén –, elektronikus úton megküldött iktatott levélben értesíteni kell az igénylőt.

(2) Amennyiben az igényt az NFM azért tagadja meg, mert a kérelem nem valamely szervezeti egységének kezelésében lévő adat megismerésére irányul, az adatigénylést a kérelem tárgya szerint hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szervezethez kell továbbítani, és a továbbítás tényéről a kérelmezőt az (1) bekezdésben foglalt értesítésben tájékoztatni kell.

(3) Az igény elutasításakor az elutasítás indokairól és a jogorvoslati lehetőségekről az igénylőt részletesen tájékoztatni kell.

(4)²⁷ Az elutasított igényekről és az elutasítások indokairól az adatvédelmi felelős a 11. § (3) bekezdés szerinti és az adatbirtokos szervezeti egység vezetőjének a 11. § (4) bekezdés szerinti tájékoztatása alapján a Jogtanácsosi Főosztály nyilvántartást vezet. A nyilvántartás alapján a törvény 30. § (3) bekezdése szerinti tájékoztatás teljesítéséről a hatóság részére – az adatvédelmi felelősön keresztül – a Jogtanácsosi Főosztály gondoskodik.

14. § (1) A közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítéséhez szükséges informatikai feltételek biztosításáról a Kommunikációs Főosztály gondoskodik.

(2) Amennyiben az igénylő a közérdekű adatot tartalmazó dokumentumról vagy dokumentumrészről másolatot kér, annak – a 12. § (4) bekezdésében foglaltaknak megfelelő – elkészítéséről az adatbirtokos szervezeti egység gondoskodik.

(3) Amennyiben az adatbirtokos szervezeti egység a másolat készítéséhez szükséges technikai eszközzel nem rendelkezik, a másolat elkészítéséről, valamint az igénylő rendelkezésére bocsátásáról az Ügyfélszolgálati Információs Iroda gondoskodik. Amennyiben a másolatért költségtérítés megállapítása indokolt, annak kiadásáról az Ügyfélszolgálati Információs Iroda gondoskodik. Ezekben az esetekben az adatbirtokos a közérdekű adatot tartalmazó dokumentumot vagy dokumentumrészt, vagy az erről elkészített másolatot az Ügyfélszolgálati Információs Irodához továbbítja.

15. § (1) Jelen utasítás a közzétételét követő harmadik napon lép hatályba.

(2) Hatályát veszti az adatvédelemről, az adatbiztonságról, valamint a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének minisztériumi rendjéről szóló 15/2008. (HÉ 52.) KHEM utasítás.