35/2011. (XI. 10.) NGM utasítás

1. § Jelen utasítás hatálya kiterjed a Nemzetgazdasági Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium vagy NGM) protokollhoz kapcsolódó szolgáltatásaira és reprezentációs kiadásaira, valamint fordítási és tolmácsolási feladatainak ellátására, a Minisztérium valamennyi munkavállalójára.

2. § (1) Külföldi vendégek (a továbbiakban: delegáció) magyarországi programjainak szervezésénél elsősorban a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) rendelkezésére álló személygépkocsikat kell igénybe venni. Amennyiben személygépkocsi ilyen módon nem biztosítható és a Protokoll Titkárság vezetője javasolja gépkocsi bérlését, úgy a közigazgatási államtitkár vagy – akadályoztatása esetén – a miniszter írásbeli jóváhagyásával lehetőség van ennek megvalósítására.

(2) A Protokoll Titkárság intézi a Minisztériumhoz hivatalos látogatásra érkező delegációk külföldi tagjainak gépkocsi igényeit. A programokon részt vevő magyar delegációs tagok gépkocsi-igényeit – a rendezvényt szakmailag gondozó szervezeti egység előzetes és kifejezett kérése alapján – a Protokoll Titkárság intézi a KEF Gépjármű Csoportjánál.

(3) A Minisztérium szállásköltséget kizárólag külföldi vendégei részére számolhat el a közigazgatási államtitkár vagy – akadályoztatása esetén – a miniszter előzetes írásbeli jóváhagyását követően. A szállásköltségen kívül az elszámolás nem terjedhet ki a telefon, fax használatával, alkoholtartalmú italok fogyasztásával és más egyéb külön szolgáltatások igénybevételével kapcsolatos költségekre.

(4) Magyarországon a kormányvárót a miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkárok, a helyettes államtitkárok, valamint a kíséretükben utazó delegáció tagjai vehetik igénybe.

(5) Külföldön kormány- vagy VIP-várót csak a miniszter, illetve a külföldi hivatalos kiküldetésbe a miniszterrel érkező magyar delegáció tagjai részére lehet igényelni.

(6) A kormány- vagy VIP-váróban csak kávé, alkoholmentes üdítőital, tea fogyasztható. Alkoholtartalmú ital és dohányáru (cigaretta, szivar stb.) fogyasztásának költségei az igénybe vevőt terhelik, amelyet a helyszínen, a fogyasztást követően kell rendezni, ezek a költségek a Minisztériumra nem terhelhetők. Amennyiben ilyen jellegű fogyasztás a Minisztérium részére mégis kiszámlázásra kerül, úgy a Protokoll Titkárság részére megküldött számla alapján a tiltott fogyasztás továbbszámlázásra kerül a fogyasztó részére.

(7) A Minisztérium képviselőihez hivatalos látogatásra érkező delegációk fogadásakor kormányváró akkor vehető igénybe, ha az érkező küldöttséget miniszteri, közigazgatási államtitkári, államtitkári vagy helyettes államtitkári rangú személy, vagy más magas rangú állami tisztségviselő vagy kormánytisztviselő vezeti. Külföldi vendégekre nem vonatkozik a kormányváróban történő szeszes ital fogyasztásának korlátozása, azonban dohányáru fogyasztása az ő esetükben sem számolható el a Minisztérium költségére.

(8) A kormány- vagy VIP-váró használatánál magyar részről törekedni kell a kísérők létszámának minimalizálására. A Minisztérium részéről maximum két fő, a Protokoll Titkárság munkatársa és a fogadó szervezeti egység képviselője tartózkodhat a helyiségben.

(9) A kormány-, illetve VIP-váró igénybevételének szándékát a Protokoll Titkárság felé az igénybevétel napját legalább három munkanappal megelőzően kell bejelenteni. Az igények kielégítése ellenkező esetben csak jelentős extra felárral biztosítható.

(10) Az utasításban nem rögzített kérdésekben a protokolláris szokások érvényesülése érdekében a Protokoll Titkárság ajánlásai alapján kell eljárni.

(11) A protokoll és kapcsolódó szolgáltatások finanszírozása költségfelelősségi rendszerben, keretgazdálkodás kialakításával történik.

(12) A protokoll- és kapcsolódó szolgáltatások teljesítésének igazolását a Protokoll Titkárság munkatársai végzik. A számlákkal kapcsolatos adminisztratív tevékenységek ellátása, a számlák összegének kifizetése, a számlák és teljesítésigazolások tárolása a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: KGF) feladata.

(13) Állami vezetőnek minősülő külföldi vendég (repülőtéri, vasútállomási stb.) fogadásánál, illetve búcsúztatásánál a Protokoll Titkárság munkatársainak személyes közreműködése abban az esetben kérhető az érintett vezetői titkárság, illetve a rendezvényt szakmailag gondozó szervezeti egység részéről, amennyiben a fogadáson, illetve búcsúztatáson a Minisztérium miniszteri vagy államtitkári, de legalább helyettes államtitkári szinten képviselteti magát.

(14) Külföldi delegációk fogadásával és búcsúztatásával összefüggő protokollszolgáltatást kizárólag a fogadó, illetve búcsúztató állami vezető (miniszter, közigazgatási államtitkár, államtitkár vagy helyettes államtitkár) előzetes aláírásával a Protokoll Titkárságnál lehet igényelni, legalább 2 – azaz kettő – munkanappal az igénybevétel tervezett napját megelőzően. E rendelkezéstől való eltérésre – megfelelően indokolt esetben – a miniszter adhat engedélyt.

(15) A Minisztériumon kívüli helyszínen rendezett rendezvények esetén a helyszín, terem lefoglalását, a hivatalos megrendelés megküldését kizárólag a Protokoll Titkárság végezheti, a rendezvényt szakmailag gondozó minisztériumi egység helyszínre vonatkozó igényeinek lehetőség szerinti figyelembevételével.

(16) A minisztériumi vagy a Minisztériumon kívüli rendezvények esetén a rendezvény protokoll forgatókönyv- tervezetének szükség esetén történő elkészítése – a Protokoll Titkárság rendelkezésére bocsátott szakmai program alapján – a Protokoll Titkárság hatásköre. Az elkészült forgatókönyvet a Protokoll Titkárság az esemény előtt egyezteti a rendezvényt szakmailag gondozó szervezeti egységgel.

(17) A rendezvény megszervezésének folyamán – a szakmai gyakorlat és a gazdasági célszerűség érvényesülése érdekében – a rendezvény tartalmát és lefolyását illetően a Protokoll Titkárság ajánlásokat, javaslatokat fogalmazhat meg az érintett minisztériumi szervezeti egységek irányába.

3. § (1) Protokollszolgáltatást igényelni csak az 1. mellékletben foglalt, a „Protokoll és egyéb kapcsolódó szolgáltatások megrendelésére” elnevezésű protokoll igénylőlap (a továbbiakban: protokoll igénylőlap), illetve a hozzá csatolt rendezvényrésztvevő lista kitöltésével lehet.

(2) A protokollszolgáltatások igénybevételét a következő minisztériumi vezetők kezdeményezhetik: miniszter, közigazgatási államtitkár, államtitkárok, helyettes államtitkárok, kabinetfőnök, miniszteri biztosok, főosztályvezetők, főosztályvezető-helyettesek, osztályvezetők.

(3) A (2) bekezdésben meghatározott vezetők aláírásával ellátott protokoll igénylőlap eredeti példányát az érintett szervezeti egységnek legalább 5 – azaz öt – munkanappal a protokollszolgáltatás igénybevételének tervezett napját megelőzően kell benyújtania.

(4) A Protokoll Titkárság a feladatok eredményes teljesítéséért csak az előírt határidőig megérkező igénylések esetében tud felelősséget vállalni.

(5) Az igénylőlapot e-mailen (protokoll@ngm.gov.hu) vagy faxon, illetve ezzel egyidejűleg hivatalos, papír alapú ügyirat formájában kell a Protokoll Titkárság részére eljuttatni.

(6) Amennyiben protokollszolgáltatások igénybevételével járó rendezvényen tolmács igénybevételére is sor kerül, a protokoll igénylőlapon fel kell tüntetni a tolmács részére biztosítandó protokollszolgáltatásokat is.

(7) A miniszter részvételével vagy kezdeményezésével rendezett protokollrendezvények helyszínbiztosítás, catering ellátás és minden más szempontból is elsőbbséget élveznek a Minisztérium egyéb protokolleseményeivel szemben.

4. § (1) A KEF által üzemeltetett Protokollkonyha a Nemzetgazdasági Minisztérium Honvéd–Szemere utcai épületében működik.

(2) A Protokollkonyha szakmai felügyeletét a Protokoll Titkárság vezetője látja el. A Protokollkonyha készleteinek feltöltését a Protokollkonyha munkatársai a Protokoll Titkárság vezetőjénél kezdeményezhetik. A Protokoll Titkárság vezetője a Protokollkonyha munkatársai által jelzett tételek beszerzését a KEF-nél írásban igényli.

(3) A Protokollkonyha szolgáltatásai:

(4) A Protokollkonyha szolgáltatásainak igénylésére jogosultak köre:

(5) A (4) bekezdésben felsorolt vezetők legalább 8 – azaz nyolc – fő részvétele esetén, a Protokoll Titkárság kezelésében levő tárgyalókban tartott hivatalos tárgyalásokon vehetik igénybe a Protokollkonyha szolgáltatásait. Nyolc fő alatti létszám esetén a (4) bekezdésben felsorolt vezetők a személyi reprezentációs keretük terhére valósíthatják meg a vendéglátást.

(6) A Protokoll Titkárság kezelésében lévő tárgyalók:

5. § (1) A Protokollkonyha – a hatáskörébe tartozó szolgáltatásokat – csak az adott rendezvényt, szolgáltatást legalább három munkanappal megelőzően a részére leadott, jelen utasítás 2. mellékletében foglalt protokollkonyha-igénylőlap vagy – az adott igénytől függően – a Protokoll Titkárság részére megküldött protokoll igénylőlap (jelen utasítás 1. melléklete) alapján teljesíti.

(2) A protokollkonyha igénylőlapot két példányban kell kiállítani, melyből az egyik példányt papír formátumban a Protokollkonyha részére kell megküldeni. A protokollkonyha igénylőlap második példánya az igénylőnél marad.

(3) A Honvéd–Szemere utcai épületben történő hivatalos vendéglátás keretében a protokollkonyhai szolgáltatások megrendelésére vonatkozó protokollkonyha igénylőlapokat (jelen utasítás 2. melléklete) a szolgáltatást igényelni kívánó szervezeti egységek töltik ki – az adott szervezeti egység vezetőjének aláírásával –, és juttatják el a Protokollkonyhára.

(4) Abban az esetben, amikor egy rendezvényhez egyéb, étellel kapcsolatos szolgáltatást igényelnek, akkor ezeket a protokoll igénylőlapon (jelen utasítás 1. melléklete) kell szerepeltetni és a Protokoll Titkárság részére előbb e-mailben (protokoll@ngm.gov.hu) vagy faxon, majd papír alapú ügyirat formájában kell megküldeni.

(5) A Protokoll Titkárságtól igényelt protokollszolgáltatások – a protokoll igénylőlap időben történő eljuttatását követően – a következő feltételekkel teljesíthetők:

6. § (1) A Nemzetgazdasági Minisztérium Kálmán Imre–Alkotmány utcai, valamint József nádor téri épületében a catering és protokollkonyhai szolgáltatásokat (az épületek tárgyalóiba ásványvíz, kávé, egyéb ellátás terítése, bekészítése) a jelen utasítás 4. és 5. §-ának megfelelő módon, a helyi viszonyokhoz mérten a Nemzetgazdasági Minisztériummal szerződéses kapcsolatban álló szolgáltató látja el a Protokoll Titkárság irányítása alatt, a jelen utasításban és a szolgáltatóval megkötött vállalkozói szerződésben foglaltaknak megfelelően.

(2) A catering feladatokkal megbízott szolgáltató – a hatáskörébe tartozó szolgáltatásokat – csak az adott rendezvényt, szolgáltatást legalább 3 – azaz három – munkanappal megelőzően a Protokoll Titkárság (protokoll@ngm.gov.hu) részére megküldött protokoll igénylőlap (jelen utasítás 1. melléklete) alapján teljesítheti.

7. § (1) Reprezentációnak minősül a Minisztérium tevékenységével összefüggő hivatali, szakmai, diplomáciai és sajtórendezvények, események keretében, továbbá az állami ünnepek alkalmával ellenérték nélkül nyújtott vendéglátás (étel, ital) és a reprezentáció jogcímén nyújtott szolgáltatás.

(2) Nem minősülnek reprezentációs kiadásoknak azon juttatások, ellátások, szolgáltatások költségei, amelyek a rendezvény lebonyolításának feltételeit képezik (pl. terembérleti díj, a bemutatóeszközök használati díja, a közreműködők, hivatalból részt vevők, kiküldetésben lévők utazási és szállásköltségei, tolmácsfülke, hangosítás, mikrofonszolgáltatás költségei). E kiadások nem a vendéglátással, hanem a Minisztérium tevékenységével összefüggő költségek, melyek elszámolása az általános szabályok szerint történik.

(3) A reprezentáció jogcímei:

8. § (1) A személyi reprezentációra rendelkezésre álló, beosztásonként meghatározott költségkeret a hivatalos kinevezési okmánnyal rendelkező minisztériumi vezetők (a miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkárok, a helyettes államtitkárok, a kabinetfőnök, a miniszteri biztosok, a főosztályvezetők, a főosztályvezető-helyettesek és az osztályvezetők) által használható fel, a 7. § (1) bekezdésében meghatározott szűkebb körű hivatalos célú megbeszélések, értekezletek, találkozók, étkezések alkalmával felmerülő – számlával igazolt – kiadások finanszírozására.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott minisztériumi vezetők – feladataik teljesítésével összefüggő vendéglátási feladataik ellátásához – az alábbiak szerint vehetik igénybe a rendelkezésükre álló reprezentációs költségkereteket.

(4) Reprezentációs költségként az alábbi, számlával igazolt termékek számolhatóak el:

– ásványvíz,

– alkoholmentes üdítőitalok,

– kávé,

– tej, tejpor,

– sűrített tej,

– kávétejszín,

– instant kávé és kapucsínó italporok,

– kristály- és kockacukor, édesítőszer, méz,

– tea,

– citrom,

– citromlé,

– kakaó,

– kakaópor,

– bon-bon,

– marcipán desszertek,

– gyümölcsök,

– aszalt gyümölcsök,

– gyümölcsszirmok,

– olajos magvak,

– sajt,

– szendvics,

– pogácsa,

– sós pékáru,

– sós aprósütemény,

– édes pékáru,

– édes aprósütemény,

– papírszalvéta,

– papír (dísz)csomagoló anyagok,

– papír (dísz)levélpapírok, papír ajándékkártyák, papír (dísz)borítékok,

– papír- vagy műanyag tányér,

– papír- vagy műanyag pohár,

– műanyag evőeszközök,

– virág.

(5) A személyi reprezentáció költségkeretét túllépő reprezentációs kiadások elszámolása csak a közigazgatási államtitkár vagy – akadályoztatása esetén – a miniszter előzetes, írásos engedélyével, továbbá a Protokoll Titkárság vezetőjének és a KGF vezetőjének ellenjegyzésével történhet.

(6) Ha a személyi reprezentáció igénybevételére jogosult tisztviselő vezetői kinevezésére hó közben kerül sor, úgy a személyi reprezentációs keret a következő teljes hónaptól igényelhető a leadott kinevezési okirat és a Protokoll Titkárság vezetőjének engedélye alapján. Visszamenőlegesen reprezentációs keret nem igényelhető.

(7) A személyi reprezentációs keret igénylésének módja:

(9) Vendéglátásról szóló számla kizárólag a Protokoll Titkárság által a vendéglátóhelyre megküldött hivatalos megrendelővel együtt fogadható el. Vendéglátóhelyen történő étkezést minden esetben a Protokoll Titkárság szervez, az étkezést kezdeményező szervezeti egység javaslatainak lehetőség szerinti figyelembevételével.

(10) A hivatalos, tárgyalási célú vendéglátások alkalmával éttermi menüajánlat bekérését, illetve az éttermi ellátás megrendelését minden esetben kizárólag a Protokoll Titkárság végezheti.

(11) A vendéglátás elszámolhatósága érdekében a Protokoll Titkárság vezetője a vendéglátás számláját a vendéglátóhelyre megküldött megrendelővel és a teljesítésigazolással együtt megküldi a KGF részére.

(12) A reprezentációs szolgáltatások igénybevételénél a költségtakarékos megoldások alkalmazására kell törekedni.

(13) A hivatalos vendéglátás keretében bonyolított rendezvényeken, fogadásokon, kulturális és egyéb programokon a minisztériumi résztvevők és kísérőik létszáma nem haladhatja meg a vendégek létszámát (a tolmács a vendégek közé sorolandó).

(14) A miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkárok, a helyettes államtitkárok, a kabinetfőnök vagy a miniszteri biztosok által külső helyszíneken adott, a Protokoll Titkárság munkatársa által előzetesen egyeztetett menüből történő díszétkezéseken, ebédeken, vacsorákon, állófogadásokon a résztvevők együttes létszáma nem haladhatja meg a 22 – azaz a huszonkettő – főt. Az ezt meghaladó létszámú étkeztetés csak a közigazgatási államtitkár vagy – akadályoztatása esetén – a miniszter előzetes írásbeli engedélyével történhet.

(15) Főosztályvezető által külső helyszíneken adott, a Protokoll Titkárság munkatársa által előzetesen egyeztetett menüből történő étkezéseken a létszám nem lehet több 16 – azaz tizenhat – főnél. Ettől eltérni a közigazgatási államtitkár vagy – akadályoztatása esetén – a miniszter vagy az érintett főosztályvezető felettes államtitkárának előzetes írásbeli engedélyével lehet.

(16) Hivatalos étkezések alkalmával, éttermi étlapról (a' la carte étkezések) csak miniszter, közigazgatási államtitkár, államtitkár, helyettes államtitkár, kabinetfőnök és miniszteri biztos rendelhet, legfeljebb 6 – azaz hat – fős létszámú delegáció részére, vezetőnként évente legfeljebb 100 000 Ft – azaz egyszázezer forint – értékben.

(17) Főosztályvezetői, vagy magasabb beosztású külföldi vendégek (delegációk, küldöttségvezetők és szűk körben közvetlen munkatársaik) részére magyarországi tartózkodásuk időtartama alatt – a hivatalos vendéglátás keretébe tartozó – egy díszebéd, vagy egy vacsora, vagy egy állófogadás és egy kulturális program szervezhető a hivatalos, tárgyalási célú vendéglátásokra fordítható keretösszegek 8. § (8) bekezdésben meghatározott keretösszegek figyelembevételével. Miniszteri rendezvények, illetve miniszteri szintű delegációk esetén – kivételes és indokolt esetekben – jelen ponttól el lehet térni, amennyiben az eltérést a közigazgatási államtitkár – vagy akadályoztatása esetén – a miniszter előzetesen írásban engedélyezi.

9. § (1) A Minisztérium hivatalos rendezvényeinek, a 8. § (8) bekezdésében meghatározott vendéglátási kereteknek és a személyi reprezentációs költségeknek a fedezetét, valamint az ezekhez kapcsolódó adó-, és járulékfizetési kötelezettségeket a Minisztérium igazgatásának a költségvetése tartalmazza. A Protokollkonyha, valamint az ajándékraktár feltöltésének költségeit a KEF éves költségvetése tartalmazza.

(2) Az együttesen bruttó 100 000 Ft-ot – azaz egyszázezer forintot – meghaladó protokoll és reprezentációs kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzője a KGF vezetője.

(3) Az együttesen bruttó 300 000 Ft-ot – azaz háromszázezer forintot – meghaladó kötelezettségvállalások esetén a KGF vezetője mellett a közigazgatási államtitkár vagy – akadályoztatása esetén – a miniszter jóváhagyása is szükséges.

(4) A közigazgatási államtitkárhoz vagy – akadályoztatása esetén – a miniszterhez jóváhagyás céljából megküldésre kerülő kitöltött protokoll igénylőlapok elé a rendezvény megszervezéséért szakmailag felelős szervezeti egységnek minden esetben feljegyzést kell csatolnia, amelyben a rendezvény helyszíne, időpontja, megszervezésének célja és előzménye, a résztvevők köre, valamint a rendezvény költsége is szerepel.

(5) A Minisztérium rendezvényeivel kapcsolatos kötelezettségvállalások nyilvántartását a KGF vezeti. Ennek biztosítására a Protokoll Titkárság valamennyi befogadott protokoll igénylőlap egy példányát a KGF rendelkezésre bocsátja.

(6) A KGF a protokollkeret lekötéséről – a beérkezett kötelezettségvállalások, illetve igénylőlapok alapján – negyedévente írásos kimutatást küld a Protokoll Titkárság vezetője részére.

10. § (1) Külföldi állami vezető részére ajándék a szokásoknak, illetve a nemzetközi protokoll gyakorlatnak megfelelően, a viszonosság figyelembevételével adható. Vállalatvezető részére az ajándékozás nem megengedett.

(2) Belföldi vendég részére történő ajándékozást előzetes írásbeli engedély formájában a közigazgatási államtitkár vagy – akadályoztatása esetén – a miniszter vagy a miniszter kabinetfőnöke engedélyezhet.

(3) Hivatalos, reprezentációs ajándékozást kizárólag a miniszter, a közigazgatási államtitkár vagy a miniszter kabinetfőnöke hagyhat jóvá, a jelen utasítás 5. mellékletében meghatározott ajándékátadásra jogosultak körének és az ugyanebben a mellékletben megszabott ajándék keretösszegeknek megfelelően, a jelen utasítás 1. mellékletét képező protokoll igénylőlap aláírásával.

(4) A hivatalos jellegű ajándékozás költségkeretét túllépő kiadások elszámolása csak a közigazgatási államtitkár vagy – akadályoztatása esetén – a miniszter előzetes, írásos engedélyével, továbbá a Protokoll Titkárság vezetőjének és a KGF vezetőjének ellenjegyzésével történhet.

(5) Az ajándékok – a nemzetközi szokásoknak, illetve a protokoll gyakorlatnak megfelelő – kiválasztására és kiadására kizárólag a Protokoll Titkárság jogosult, ezért a protokollajándék igények benyújtása is a Protokoll Titkárság részére történik, a jelen utasítás 1. mellékletét képező protokoll igénylőlap megfelelő sorának kitöltésével.

(6) Az ajándékozási igények benyújtásánál a jelen utasítás 1. mellékletét képező protokoll igénylőlapon pontosan fel kell tüntetni az ajándékozott nevét, nemét és beosztását. Az ajándékokra – az ajándékozásra fordítható minisztériumi költségkeret és a vendég személyének figyelembevételével – a Protokoll Titkárság tehet javaslatot, az igénylő minisztériumi egység javaslatainak figyelembevételével.

(7) Amennyiben ajándék vásárlására van szükség, úgy a Protokoll Titkárság vezetője írásban megrendeli az ajándéktárgy beszerzését a KEF-től, feltüntetve a beszerzés várható költségét. Az ajándék beszerzésének költségeit a KEF számolja el.

(8) A Protokoll Titkárság egyéb folyó reprezentációs kiadásaira havonta 100 000 Ft – azaz egyszázezer forint – készpénzelőleg felvételére jogosult. A felvett előleggel a Protokoll Titkárság 30 napon belül köteles elszámolni a KGF felé, a jelen utasítás 6. melléklet szerinti elszámoló nyomtatvány alkalmazásával.

11. § (1) A Minisztériumban a fordítási tevékenységgel kapcsolatos ügyintézési és koordinációs feladatok ellátása (nyersfordítás, lektorált fordítás, hitelesítés, korrektúra, kiadásra szánt fordítás, fordítás adaptáció, továbbá hiteles fordítás elkészíttetése és fordítás hitelesítés elvégeztetése) a Protokoll Titkárság feladatkörébe tartozik.

(2) Külső szervezetet, személyt, irodát fordítási feladatok ellátásával kizárólag a Protokoll Titkárság bízhat meg, a hatályos jogszabályi rendelkezések, így különösen a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény és az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ámr.) rendelkezéseinek betartásával.

(3) A szakmai követelmények biztosítása, a párhuzamos vagy ismételt fordítások elkerülése, valamint a legtakarékosabb megoldások kiválasztása érdekében a fordításokkal kapcsolatos kötelezettségvállalás a Minisztérium alaptevékenységéhez kapcsolódó fordítási feladatokra jóváhagyott költségvetési előirányzat összeghatáráig történhet.

(4) Amennyiben az anyag hiteles fordítására van szükség, úgy a hitelesítést és az anyag fordítását az Országos Fordító és Fordításhitelesítő Zrt. végzi.

(5) A Protokoll Titkárság feladata, hogy vezesse a fordításokkal kapcsolatos nyilvántartásokat. A KGF feladata, hogy nyilvántartsa a fordításokra vonatkozó kötelezettségvállalásokat.

(6) A fordítást igénylő szervezeti egységek a Protokoll Titkárság részére e-mailben (a protokoll@ngm.gov.hu címre) megküldik a fordítandó anyag elektronikus változatát, továbbá papír alapú ügyirat formájában eljuttatják a megrendelő szervezeti egység által megfelelő módon kitöltött és aláírt fordítás igénylő lapot (jelen utasítás 7. melléklete).

(7) A fordítási megbízás kiadását, a fordítandó anyag fordítóval vagy fordító irodával történő lefordíttatását, majd az elkészült fordításnak az azt igénylő szervezeti egység részére történő átadását, megküldését a Protokoll Titkárság végzi.

(8) Az elkészített fordításhoz kapcsolódó számlák teljesítésigazolását a Protokoll Titkárság, a számlák pénzügyi teljesítését a KGF végzi.

12. § (1) A fordítási szolgáltatást a Minisztérium felső vezetői (miniszter, közigazgatási államtitkár, államtitkárok, helyettes államtitkárok, kabinetfőnök, miniszteri biztosok), továbbá a főosztályvezetők írásban igényelhetik a Protokoll Titkárságtól, a fordítási igénylőlap (jelen utasítás 7. melléklete) kitöltésével.

(2) A fordítási igénylőlapot a fordítást kezdeményező szervezeti egység feletti irányításért felelős vezető (közigazgatási államtitkár, államtitkár, helyettes államtitkár, kabinetfőnök, miniszteri biztos vagy főosztályvezető) aláírásával szükséges megküldeni a Protokoll Titkárság részére.

(3) A fordítást igénylő szervezeti egység vezetőjének az aláírásával ellátott fordítási igénylőlapot, valamint ezzel egyidejűleg a fordítandó anyagot a Protokoll Titkárság részére kell megküldeni elektronikus úton, a protokoll@ngm.gov.hu e-mail címre.

(4) Nagyobb terjedelmű – 22 500 karaktert (1 oldal = kb. 1500 karakter) meghaladó – anyag fordítása esetén a Protokoll Titkársággal előzetes egyeztetést kell folytatni a fordítási határidő megállapításáról.

(5) A fordítási igénylőlapot a Protokoll Titkárság vezetője aláírásával engedélyezi, illetve annak megtagadásáról az igénylő szervezeti egységet mielőbb értesíti.

(6) A fordítás elkészítése abban az esetben tagadható meg, ha az igényelt fordítás költsége az előzetes tervezésben nem szerepelt, vagy mértéke indokolatlanul nagy, és a rendelkezésre álló keret nem elegendő annak finanszírozására.

(7) A fordítási megrendelésekkel összefüggő kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzője minden esetben a KGF vezetője. Az együttesen bruttó 200 000 Ft-ot – azaz kettőszázezer forintot – meghaladó fordítási kötelezettségvállalások esetén – a Protokoll Titkárság vezetője és KGF vezetője mellett – a közigazgatási államtitkár vagy – akadályoztatása esetén – a miniszter jóváhagyása is szükséges.

(8) A Protokoll Titkárság a beérkezett kész fordítást az igénylő szervezeti egység vezetője részére e-mailben megküldi. A fordítást igénylő szervezeti egység vezetője a fordítás átvételét, a szakmai teljesítést, valamint a fordítás minőségével kapcsolatos esetleges észrevételeit 3 – azaz három – munkanapon belül köteles jelezni a Protokoll Titkárság részére, a protokoll@ngm.gov.hu e-mail címre megküldött válaszlevél formájában.

(9) A fordítást igénylő szervezet vezetője által igazolt (kifizethető) fordítások számláit, a teljesítésigazolást, valamint a fordítási igénylőlap másolatát a Protokoll Titkárság kifizetésre továbbítja a KGF részére.

(10) A fordítások pénzügyi teljesítéseiről a KGF negyedévente írásos kimutatást küld a Protokoll Titkárság vezetője részére.

13. § (1) A Minisztériumban a tolmácsolási (konszekutív és szinkrontolmácsolási) tevékenység megrendelésével kapcsolatos koordinációs feladatok ellátása a Protokoll Titkárság feladatkörébe tartozik.

(2) Külső szervezetet, személyt, irodát tolmácsolási feladatok ellátásával kizárólag a Protokoll Titkárság bízhat meg.

(3) A fél óránál rövidebb időtartamú és speciális szaknyelvi tudást nem igénylő, követő tolmácsolási feladatok esetén – a költséghatékonyság érdekében – a Protokoll Titkárság jogosult megvizsgálni, hogy a Minisztérium szakmai munkatársai közül van-e olyan, aki a feladattal megbízható, feltéve, hogy az adott munkatárs a feladat ellátását – tekintettel munkakörére és az ellátandó feladataira – vállalja.

(4) A tolmácsolási feladatokkal összefüggő kötelezettségvállalások csak a tolmácsolások díja előirányzat, valamint fejezeti kezelésű, erre a célra felhasználható előirányzatainak (a továbbiakban: előirányzat) összeghatáráig történhet.

(5) A tolmácsigény beérkezése után – amennyiben a megrendelés szakmailag elfogadható és gazdaságilag megalapozott – a Protokoll Titkárság vezetője jóváhagyja a megrendelést, majd azt a megbízott tolmács(ok) vagy tolmácsiroda felé továbbítja.

(6) A tolmácsolási feladattal megbízott tolmács(ok) vagy tolmácsiroda munkájának megkönnyítése és a pontosabb tolmácsolás érdekében az igénylő szervezeti egység a tolmácsolás témájával kapcsolatos szakmai háttéranyagot legalább 2 – azaz kettő – munkanappal a tolmácsolási feladat előtt elektronikus formában köteles megküldeni a Protokoll Titkárság részére, a protokoll@ngm.gov.hu e-mail címre. A háttéranyagot a Protokoll Titkárság továbbítja az érintett tolmács(ok) vagy tolmácsiroda részére.

(7) A Protokoll Titkárság a megbízott tolmács személyét (név, telefonszám, e-mail cím) a tolmácsolási tevékenység megkezdése előtt legalább 2 – azaz kettő – munkanappal jelzi az igénylő szervezeti egység részére.

14. § (1) Tolmácsolási szolgáltatást a Minisztérium felső vezetői (miniszter, közigazgatási államtitkár, államtitkárok, helyettes államtitkárok, kabinetfőnök, miniszter biztosok), továbbá a főosztályvezetők igényelhetik a Protokoll Titkárságtól írásban, a tolmácsolási igénylőlap (jelen utasítás 8. melléklete) kitöltésével.

(2) A tolmácsolási igénylőlapot a tolmácsolást kezdeményező szervezeti egység feletti irányításért felelős vezető (közigazgatási államtitkár, államtitkár, helyettes államtitkár, kabinetfőnök vagy miniszteri biztos) aláírásával szükséges megküldeni a Protokoll Titkárság részére.

(3) A tolmácsolást igénylő szervezeti egység vezetője az eredeti, aláírásával ellátott tolmácsolási igénylőlapot (jelen utasítás 8. melléklete), benne a szükséges adatok megjelölésével (tolmácsolási nyelv, pontos időpont, helyszín, esetlegesen ajánlott tolmács nevével és elérhetőségével stb.) a Protokoll Titkárság részére papír alapú ügyirat formájában juttatja el.

(4) Angol, német, francia nyelvek esetén a tolmácsolási igénylőlapot legkésőbb a szolgáltatás napját megelőző 4 – azaz négy – munkanappal kell megküldeni a Protokoll Titkársághoz.

(5) Egyéb nyelvek vonatkozásában a tolmácsolási igénylőlap leadásának határideje a szolgáltatást megelőző 5 – azaz öt – munkanap.

(6) A tolmácsolási igénylést a Protokoll Titkárság vezetője aláírásával engedélyezi, illetve az engedélyezés megtagadásáról a megrendelő szervezeti egységet értesíti. A tolmácsolás megrendelését a Protokoll Titkárság abban az esetben tagadhatja meg, amennyiben az igényelt tolmácsolás költségének mértéke indokolatlanul nagy, vagy a rendelkezésre álló keret nem elegendő annak finanszírozására.

(7) A tolmácsolási megrendelésekkel összefüggő kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzője minden esetben a KGF vezetője. Az együttesen bruttó 200 000 Ft-ot – azaz kettőszázezer forintot – meghaladó tolmácsolási kötelezettségvállalások esetén – a Protokoll Titkárság vezetője és KGF vezetője mellett – a közigazgatási államtitkár vagy – akadályoztatása esetén – a miniszter jóváhagyása is szükséges.

(8) Az elvégzett tolmácsolás minőségével kapcsolatos esetleges észrevételek a szolgáltatást követő 2 – azaz kettő – munkanapon belül tehetők meg a Protokoll Titkárság felé. Az elvégzett tolmácsolást követően annak megtörténtéről vagy esetleges elmaradásáról a szolgáltatást igénybe vevő szervezeti egység vezetője tájékoztatja a Protokoll Titkárság vezetőjét.

(9) A tolmácsolást igénylő szervezeti egység vezetője által igazolt (kifizethető) tolmácsolások számláit, valamint a tolmácsolási igénylőlap másolatát a Protokoll Titkárság kifizetésre továbbítja a KGF részére.

(10) A tolmácsolások pénzügyi teljesítéseiről a KGF negyedévente írásos kimutatást küld a Protokoll Titkárság vezetője részére.

15. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. Ezzel egyidejűleg hatályát veszíti a protokoll, reprezentáció, fordítás, tolmácsolás tárgyú kötelezettségvállalások rendjéről szóló 20/2010. (V. 7.) NFGM utasítás.

(2) A jelen utasításban meghatározott szolgáltatások igénylése az utasítás mellékleteiben található nyomtatványokon történik. Az igénylésekhez szükséges nyomtatványok a Minisztérium intranet oldalán érhetőek el, vagy a Protokoll Titkárság munkatársaitól igényelhetők.

(3) A Protokoll Titkárság a hivatalos munkaidőn túl és a hétvégén ügyeleti rendszert nem működtet, ezért a Protokoll Titkárság munkatársainak csak munkaidőben (munkanapokon, hétfőtől csütörtökig 8:00 órától 17:00 óráig, pénteken 8:00 órától 14:00 óráig) áll módjukban protokoll szolgáltatások ellátásával kapcsolatos igényeket fogadni, illetve ezen igények kielégítése érdekében eljárni, intézkedéseket tenni. Kivételt képeznek ez alól a magas rangú külföldi delegációk fogadásával, búcsúztatásával és kíséretével, továbbá a felsorolt időpontokon túlnyúló hivatalos protokoll eseményeken történő részvétellel kapcsolatos feladatok. E feladatok ellátására – a Protokoll Titkárság munkatársával előzetesen folytatott egyeztetést követően – a felsorolt időintervallumokon túl is van lehetőség.

(4) Jelen utasítás mellékletét képező igénylőlapok, nyomtatványok csak számítógépes szövegszerkesztő segítségével kitöltött módon fogadhatók el az igénylő szervezeti egységektől.