4/2011. (I. 25.) NGM utasítás
4/2011. (I. 25.) NGM utasítás
a Nemzeti Külgazdasági Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának jóváhagyásáról1
2011.07.30.
A központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény 2. § d) pontjában és 73. § (1) bekezdésében, valamint a Nemzeti Külgazdasági Hivatalról szóló 265/2010. (XI. 19.) Korm. rendelet 4. § (1) bekezdés a) pontjában meghatározott hatáskörömben eljárva a következő utasítást adom ki:
1. § (1) A Nemzeti Külgazdasági Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) jelen utasítás mellékletében foglalt Szervezeti és Működési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) jóváhagyom.
(2) A Szabályzatot a Hivatal honlapján – módosítása esetén a módosításokkal egységes szerkezetben – közzé kell tenni.
2. § A Szabályzatot, valamint a Hivatal belső szabályzatait szükség szerint, de legalább évente felül kell vizsgálni.
3. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
1. melléklet a 4/2011. (I. 25.) NGM utasításhoz
A Nemzeti Külgazdasági Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
A Nemzeti Külgazdasági Hivatal jogállása és alapadatai
1. § (1) A Nemzeti Külgazdasági Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) önálló jogi személyiséggel rendelkező, a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény 72. §-a szerinti, kormányrendelet által létrehozott és a nemzetgazdasági miniszter irányítása alatt működő központi hivatal, amely – gazdálkodását tekintve – önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv.
(2) A Hivatal alapadatai a következők:
a) megnevezése: Nemzeti Külgazdasági Hivatal
b) rövidítése: HITA
c) angol megnevezése: Hungarian Investment and Trade Agency
d) német megnevezése: Agentur für Aussenhandel und Investitionen der Republik Ungarn
e) francia megnevezése: Agence du Commerce et de l'Investissement Hongroise
f)2 székhelyének címe: 1055 Budapest, Honvéd utca 20.
g) törzskönyvi azonosító száma: 789192
h) törzskönyvi bejegyzés dátuma: 2010. december 30.
i) KSH statisztikai számjele: 15789192-8411-312-01
j) vezetője (fejezetet irányító szerv vezetője): nemzetgazdasági miniszter (a továbbiakban: miniszter)
k) alapítói jog gyakorlója: Magyar Köztársaság Kormánya
l) alapítás dátuma: 2011. január 1.
m) alapító okirat kelte, száma: 2010. december 14., NGM/10050/2/2010.
n) létrehozásáról rendelkező jogszabály: a Nemzeti Külgazdasági Hivatalról szóló 265/2010. (XI. 19.) Korm. rendelet
o) jogállása: központi költségvetési szerv, központi hivatal
p) gazdálkodás megszervezésének módja: önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv
q) számlavezetője: Magyar Államkincstár
r) alaptevékenységi szakágazata:
841113 átfogó gazdasági, társadalmi tervezés, statisztikai szolgáltatás
s) szakfeladata:
841169 M. n. s. egyéb kiegészítő szolgáltatások
841173 Statisztikai tevékenység
842149 M. n. s. tevékenységek nemzetközi fejlesztési együttműködés keretében
842180 Külgazdasági kapcsolatok
(3) Az állami közfeladatként ellátott alaptevékenységek körét a Nemzeti Külgazdasági Hivatalról szóló 265/2010. (XI. 19.) Korm. rendelet és a Hivatal alapító okirata határozza meg. A Hivatal vállalkozási tevékenységet folytathat, vállalkozási tevékenysége a szerv kiadásainak 20%-a.
(4) Az alapfeladatok ellátásának forrása: a Magyar Köztársaság költségvetése XV. Fejezet.
A Hivatal szervezete
2. § (1)3 A Hivatal önálló szervezeti egységei: főosztály, az elnöki és elnökhelyettesi titkárság és a belső ellenőr.
(2) Nem önálló szervezeti egység az osztály.
3. § (1) A Hivatal szervezeti felépítését az 1. függelék tartalmazza.
(2) A Hivatal szervezeti egységeinek felsorolását, létszámkeretét a 2. függelék tartalmazza.
(3) A Hivatal szervezeti egységeinek feladatait a 3. függelék tartalmazza.
(4) A Hivatal belföldi regionális irodáit a 4. függelék tartalmazza.
A HIVATAL VEZETÉSE
Az elnök
4. § (1) A Hivatalt a jogszabályokban meghatározott feladat- és hatáskörében eljárva az elnök vezeti. Az elnök e tevékenységének ellátásáért a miniszternek felelősséggel tartozik. Az elnök feladat- és hatáskörében eljárva utasításokat ad ki, illetőleg egyéb intézkedést ír elő.
(2) Az elnök általános irányítási és képviseleti jogkörei:
a) gondoskodik a Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó közfeladatok végrehajtásáról, a szervezeti működés tárgyi, személyi és pénzügyi feltételeinek biztosításáról;
b) irányítja és felügyeli a Hivatal tevékenységét;
c) közvetlenül irányítja az irányítása alá tartozó szervezeti egységek vezetőinek tevékenységét, ellenőrzi az irányítása alá tartozó szervezeti egységek feladatainak végrehajtását, beszámoltatja ezek vezetőit és meghatározza tevékenységük irányát;
d) szervezi és irányítja a Hivatal nemzetközi kapcsolatait;
e) képviseli a Hivatalt bíróságok, hatóságok és bármely más harmadik személyek előtt;
f) az átruházott munkáltatói jogkörök kivételével gyakorolja a munkáltatói jogokat a Hivatal alkalmazottai felett;
g) dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt és saját hatáskörében fenntartott ügyekben.
(3) Az elnök mint a Hivatal vezetője különösen
a) javaslatot tesz és a miniszter részére jóváhagyásra előterjeszti a Hivatal éves munkatervét, valamint az éves beszámolót;
b) ellenőrzi a jogszabályokban, a munkatervben és a miniszteri döntésekben meghatározott feladatok végrehajtását;
c) ellenőrzi a normatív döntésekben és a Hivatal munkatervében előírt határidős feladatok végrehajtását;
d) biztosítja a Hivatal szervezeti és működési szabályzatának, valamint a szabályzatban rögzített további szabályzatok elkészítését;
e) koordinálja a Hivatalon belüli csoportos munkavégzést;
f) biztosítja a hivatali munkarend, ügyintézés és iratkezelés, valamint a gazdálkodás szabályainak megtartását;
g) elkészíti a Hivatal számviteli jogszabályok szerinti éves beszámolóját és költségvetésére, illetve zárszámadására vonatkozó javaslatát;
h) felelős a költségvetési jogszabályokban előírt beszámolási, tájékoztatási, ellenőrzési és egyéb kötelezettségek teljesítéséért;
i) biztosítja a költségvetési gazdálkodási, pénzügyi, elemzési, tervezési, vagyongazdálkodási dokumentációs tevékenységek ellátását;
j) koordinálja és felügyeli a megítélt támogatások felhasználásának folyamatát, szabályszerű felhasználását;
k) folyamatosan figyelemmel kíséri, hogy a Hivatal személyzeti ügyei és a szervezet működése összhangban van-e a belső szabályzatokkal, a munkáltatói jogok gyakorlásának rendjével;
l) irányítja és koordinálja a személyzeti ügyek intézését, felelős a Hivatal humánerőforrás-gazdálkodásáért és társadalmi kapcsolatainak ápolásáért;
m) dönt a Hivatal szakmai munkáját megalapozó tudományos kutatómunka, képzés és továbbképzés feltételeiről;
n) az államigazgatási költségvetési irányelvek és a jogszabályi rendelkezések keretei között meghatározza a Hivatal személyi juttatásait, létszám-, bér- és jutalmazási kereteit, valamint a béralapot terhelő egyéb kifizetéseket;
o) figyelemmel kíséri a Hivatal informatikai, nyilvántartó és szolgáltató rendszereinek hiteles, megbízható és biztonságos üzemeltetését;
p) irányítja a minősített adatok védelmével kapcsolatos feladatok ellátását;
q) gondoskodik az adatvédelmi jogszabályokban foglalt előírások érvényesítéséről a közérdekű adatok nyilvánosságárának biztosításáról;
r) ellátja a közérdekű bejelentésekkel kapcsolatos feladatokat;
s) meghatározza a Hivatal szervezeti felépítését és működésének főbb szabályait, valamint kiadja a Hivatal működéséhez szükséges utasításokat;
sz) kialakítja, működteti és fejleszti a Hivatal belső kontrollrendszerét;
t) meghatározza, létrehozza és működteti a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (a továbbiakban: FEUVE) rendszerét;
ty) kialakítja, működteti és irányítja a belső ellenőrzést, jóváhagyja a Hivatal belső ellenőrzési kézikönyvét, stratégiai és éves ellenőrzési tervét, éves ellenőrzési jelentését, valamint a Hivatal összefoglaló éves ellenőrzési tervét és éves összefoglaló jelentését;
u) haladéktalanul intézkedik bármely feltárt jogsértő állapot megszüntetéséről, amennyiben észleli, hogy a Hivatal jogszabállyal vagy egyéb normatív szabállyal ellentétes tevékenységet folytat;
v) a Hivatal szakmai tevékenységét érintő stratégiai vagy kiemelt jelentőségű, továbbá a minisztériumi felügyeleti körbe tartozó vagy a Hivatal és a minisztérium közötti együttműködési körbe tartozó ügyekben egyeztet a Nemzetgazdasági Minisztériummal és kezdeményezi a döntési javaslat vagy a képviselendő szakmai álláspont tekintetében Hivatalt felügyelő állami vezető jóváhagyását;
w) koordinálja a miniszter által meghatározott egyéb feladatokat.
5. §4 Az elnök közvetlenül irányítja
a) az elnökhelyettes tevékenységét;
b) az elnöki titkárság vezetőjének tevékenységét;
c) a kormányzati tanácsadó tevékenységét;
d) a belső ellenőr tevékenységét;
e) a Jogi és Humánpolitikai Főosztály vezetőjének tevékenységét;
f) a Kommunikációs és Rendezvényszervezési Főosztály vezetőjének tevékenységét.
6. § Az elnök munkájának és feladatainak ellátása érdekében elnöki titkárság működik.
7. § (1) Az elnököt akadályoztatása vagy távolléte esetén – jogszabály, kormányhatározat vagy e szabályzat eltérő rendelkezése hiányában – az elnök utasításai szerint eljárva az elnökhelyettes helyettesíti.
(2) Az elnök helyettesítésére – jogszabály, kormányhatározat vagy e szabályzat eltérő rendelkezése hiányában – hatáskörei gyakorlása tekintetében az (1) bekezdéstől eltérően, egyedileg a Hivatal más vezetőjét is kijelölheti.
(3) Az elnököt utasítás kiadásában, illetve jogszabályban előírt kinevezési és felmentési jogkörök gyakorlásában nem lehet helyettesíteni.
Elnökhelyettes
8. § (1) Az elnököt akadályoztatása vagy távolléte esetén – jogszabály, kormányhatározat vagy e szabályzat eltérő rendelkezése hiányában – az elnök utasításai szerint eljárva az elnökhelyettes helyettesíti. Az elnökhelyettes az elnök teljes jogkörű helyettese.
(2) Az elnök helyettesítésére – jogszabály, kormányhatározat vagy e szabályzat eltérő rendelkezése hiányában – hatáskörei gyakorlása tekintetében az (1) bekezdéstől eltérően, egyedileg a Hivatal más vezetőjét is kijelölheti.
(3) Az elnökhelyettes a jogszabályoknak és a szakmai követelményeknek megfelelően közvetlenül irányítja a jelen szabályzat szerint irányítása alá tartozó szervezeti egységek szakmai munkáját, valamint dönt a hatáskörébe utalt ügyekben.
(4) Az elnökhelyettes felelős a feladatkörébe utalt feladatok ellátásáért. Az elnökhelyettes tevékenységét az elnök irányítja, tevékenységének ellátásáért az elnöknek felelősséggel tartozik.
(5) Az elnökhelyettes mint a Hivatal vezetőjének helyettese különösen
a) közreműködik és segíti az elnököt az e szabályzat szerinti feladatainak ellátásában;
b) gondoskodik az irányítása alá tartozó szervezeti egységek munkájának megszervezéséről, ennek keretében irányítja és ellenőrzi a jogszabályokban és az elnöki utasításokban, döntésekben meghatározott feladatok végrehajtását, ennek érdekében intézkedéseket kezdeményez;
c) közvetlenül irányítja az irányítása alatt működő szervezeti egység vezetőinek tevékenységét, ellenőrzi az irányítása alá tartozó szervezeti egység feladatainak végrehajtását, rendszeresen beszámoltatja ezek vezetőit és meghatározza tevékenységük irányát;
d) gyakorolja az elnök által átruházott munkáltatói jogokat a Hivatal alkalmazottai felett;
e) ellátja és végrehajtja az elnök által meghatározott egyéb feladatokat.
(6) Az elnökhelyettest távolléte vagy akadályoztatása esetén – jogszabály, kormányhatározat vagy e szabályzat eltérő rendelkezése hiányában – az elnökhelyettes utasításai szerint az Üzletfejlesztési Főosztály vezetője helyettesíti.
9. § Az elnökhelyettes munkájának és feladatainak ellátása érdekében elnökhelyettesi titkárság működik.
10. § Az elnökhelyettes közvetlenül irányítja
a) az elnökhelyettesi titkárság vezetőjének tevékenységét;
b) az Üzletfejlesztési Főosztály vezetőjének a tevékenységét;
c) a Befektetésösztönzési Főosztály vezetőjének a tevékenységét;
d) a Stratégiai és Hálózatirányítási Főosztály vezetőjének a tevékenységét;
e) a Gazdasági Főosztály vezetőjének a tevékenységét.
Az elnöki és elnökhelyettesi titkárság vezetője
11. § (1) Az elnök, illetve az elnökhelyettes hatáskörébe tartozó feladatok adminisztratív és koordinációs előkészítéséről, a feladatok folyamatos ellátásáról – ha e szabályzat így rendelkezik – az elnöki, illetve az elnökhelyettesi titkárság gondoskodik.
(2) A titkárságot titkárságvezető irányítja. A titkárságvezető a titkárságvezetőt irányító vezető munkáját segíti és ellátja mindazon ügyeket, amelyeket e vezető állandó vagy eseti jelleggel a feladat- és hatáskörébe utal. A titkárságvezetőt a feladat- és hatáskörébe utalt ügyekben – akadályoztatása esetén – a titkárságnak eseti jelleggel vagy a titkárság ügyrendjében állandó jelleggel kijelölt kormánytisztviselője helyettesíti.
(3) A titkárságvezető elkészíti a titkárság ügyrendjét és annak mellékleteként a munkaköri leírásokat, szervezi és ellenőrzi az elnök, illetve az elnökhelyettes hatáskörébe tartozó feladatok végrehajtását. A titkárság ügyrendjét a titkárságvezetőt irányító vezető hagyja jóvá.
A gazdasági vezető
12. § (1) A Hivatal gazdasági szervezete a Gazdasági Főosztály.
(2)5 A Hivatal gazdasági vezetője a Gazdasági Főosztály vezetője (a továbbiakban: gazdasági vezető), aki a feladatait a költségvetési szerv elnökhelyettesének felügyelete és ellenőrzése mellett látja el.
(3) A gazdasági vezető közvetlenül vezeti és ellenőrzi a gazdasági szervezetet, felelős azon feladatok megfelelő ellátásáért, amelyeket a vonatkozó jogszabályok az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv gazdasági szervezete részére előírnak.
(4) A gazdasági vezető a gazdálkodási feladatok ellátása tekintetében az elnök helyettese.
A kormányzati tanácsadó6
12/A. §7 (1) A kormányzati tanácsadó az elnök közvetlen irányítása alatt, az egyes önálló szervezeti egységektől függetlenül, az elnöki titkárság keretein belül látja el feladatát.
(2) A kormányzati tanácsadó az elnök munkáját segítve külkapcsolati, belföldi kapcsolattartási, valamint kormányzati tanácsadási feladatokat lát el.
(3) A kormányzati tanácsadó feladatkörében kapcsolatot tart
a) a kormányzati intézményekkel (a Miniszterelnökséggel, a minisztériumokkal, az államigazgatási hivatalokkal);
b) a Hivatal regionális irodái tekintetében az érintett önkormányzatokkal;
c) az üzletfejlesztés és befektetésösztönzés szakmai szervezeteivel;
d) a magyar külképviseletekkel, különösképpen a külgazdasági szakdiplomatákkal;
e) a külföldi kereskedelemfejlesztési és befektetésösztönzési partnerintézményekkel;
f) a magyarországi külképviseletekkel.
(4) A kormányzati tanácsadó a (2) bekezdésben nevesített feladatait minden esetben a Kormány külgazdasági stratégiájában megfogalmazott célok hatékonyabb megvalósítása érdekében végzi.
(5) A kormányzati tanácsadó kapcsolatot épít ki és egyeztetéseket kezdeményez a (3) bekezdésben nevesített területek vezetőivel annak érdekében, hogy a Hivatal kormányzati és gazdasági szerepét világossá tegye a kormányzati és a kormányzaton kívüli bel- és külföldi partnerek előtt, megkönnyítse a Hivatal elnökének kommunikációját az államigazgatáson belül és kívül, segítse a Hivatal elnökét a döntés-előkészítés folyamataiban.
(6) A kormányzati tanácsadó feladatkörében minden olyan egyéb feladatot ellát, melyet az elnök számára esetileg kiadmányoz.
(7) A kormányzati tanácsadó feladatairól közvetlenül az elnöknek számol be.
A belső ellenőr8
12/B. §9 (1) A belső ellenőr az elnök közvetlen irányítása alatt, funkcionálisan elkülönítve látja el tevékenységét.
(2) A belső ellenőrt az irányító szerv vezetője az elnök javaslatára nevezi ki és menti fel.
(3) A belső ellenőr főosztályvezető-helyettesi besorolású kormánytisztviselő, aki felett a (2) bekezdésben meghatározott kinevezés és felmentés kivételével a további munkáltatói jogokat az elnök gyakorolja.
A HIVATAL SZERVEZETI EGYSÉGEI
Az önálló szervezeti egység
13. § (1) Az önálló szervezeti egység ellátja a 2. függelékben, valamint a szervezeti egység vezetőjének tevékenységét irányító vezető által meghatározott feladatokat.
(2) Az önálló szervezeti egység létszámát – e szabályzatban meghatározott létszámkereten belül – a szervezeti egység vezetőjének tevékenységét irányító vezető határozza meg.
(3) Az önálló szervezeti egységen belül működő osztályok létszámát és feladatkörét az önálló szervezeti egység vezetője a tevékenységét irányító vezető által jóváhagyott ügyrendben határozza meg.
A szervezeti egységek vezetői
14. § (1) Az önálló szervezeti egység vezetője a jogszabályoknak és a szakmai követelményeknek megfelelően – az elnöktől, illetőleg az elnökhelyettestől kapott utasítás és iránymutatás alapján – vezeti az önálló szervezeti egységet és felelős az önálló szervezeti egység feladatainak ellátásáért.
(2) Az önálló szervezeti egység vezetője – az (1) bekezdésben meghatározottakkal összefüggésben – elkészíti az önálló szervezeti egység ügyrendjét és annak mellékleteként a munkaköri leírásokat, szervezi és ellenőrzi az önálló szervezeti egységhez tartozó feladatok végrehajtását.
(3) Az önálló szervezeti egység vezetője dönt az önálló szervezeti egység feladat- és hatáskörébe utalt ügyekben, amennyiben jogszabály, e szabályzat vagy az irányítást gyakorló közvetlen vezető eltérően nem rendelkezik.
15. § Az önálló szervezeti egység vezetőjének a helyettese
a) az önálló szervezeti egység ügyrendjében meghatározottak, valamint a főosztályvezető utasítása szerint helyettesíti a főosztályvezetőt,
b) az általa vezetett osztály tekintetében ellátja az osztályvezetői feladatokat.
16. § (1) Az osztályvezető az önálló szervezeti egység ügyrendje, valamint az önálló szervezeti egység vezetőjének utasítása szerint irányítja és ellenőrzi a vezetése alatt álló osztály munkáját. Az osztályvezető felelős az osztály feladatainak teljesítéséért.
(2) Az osztályvezetőt akadályoztatása esetén az önálló szervezeti egység ügyrendjében meghatározottak szerint az önálló szervezeti egység másik osztályának vezetője, vagy az osztály munkatársai közül az általa kijelölt kormánytisztviselő helyettesíti.
A HIVATALI TÁJÉKOZTATÁS ÉS DÖNTÉS-ELŐKÉSZÍTÉS FÓRUMAI
Elnöki értekezlet
17. § (1) Az elnöki értekezlet a Hivatal legfőbb döntés-előkészítő szerve.
(2) Az elnöki értekezlet az elnök vezetésével áttekinti a Hivatal operatív feladatainak ellátását. Az elnöki értekezlet megtartására szükség szerinti gyakorisággal kerül sor.
(3) Az elnöki értekezlet javaslatot tesz
a) intézkedés megtételére,
b) intézkedés elfogadására,
c) egyeztetés megindítására,
d) szükség esetén a képviselendő szakmai álláspontra.
(4) Az elnöki értekezlet vizsgálja az elrendelt intézkedések megvalósulását.
(5) Az elnöki értekezlet előkészítése és a napirendjének összeállítása az elnöki titkárság feladata.
(6) Az elnöki értekezlet állandó résztvevői az elnök és titkárságvezetője, az elnökhelyettes és titkárságvezetője és a főosztályvezetők. Az elnöki értekezletre más személyeket az elnök hív meg.
(7) Az elnöki értekezlet résztvevőinek tájékoztatása, javaslata alapján az elnök döntéseket hoz és meghatározza a feladat-végrehajtás irányait.
(8) Az elnöki értekezleten meghatározott feladatokról, döntésekről az elnök titkárságvezetője vagy általa az elnök által kijelölt személy emlékeztetőt készít, amelyet az értekezlet résztvevői, valamint a feladatok végrehajtására kötelezett felelősök rendelkezésére bocsát.
Az elnökhelyettesi vezetői értekezlet
18. § (1) Az elnökhelyettesi vezetői értekezlet az elnökhelyettes vezetésével áttekinti a közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek vezetőinek feladat- és hatáskörébe tartozó feladatok ellátását.
(2) Az elnökhelyettesi vezetői értekezletet az elnökhelyettes vagy az elnökhelyettes által kijelölt szervezeti egység vezetője készíti elő.
(3) Az elnökhelyettesi vezetői értekezlet résztvevői az elnökhelyettes közvetlen irányítása alá tartozó önálló szervezeti egységek vezetői. Az elnökhelyettesi vezetői értekezletre más személyeket az elnökhelyettes hív meg.
(4) Az elnökhelyettesi vezetői értekezlet résztvevőinek tájékoztatása, javaslata alapján az elnökhelyettes döntéseket hoz és meghatározza a feladat-végrehajtás irányait.
(5) Az elnökhelyettes vagy az elnökhelyettes által kijelölt szervezeti egység vezetője gondoskodik arról, hogy az elnökhelyettesi vezetői értekezleten meghatározott feladatokról, döntésekről emlékeztető készüljön, amelyet az értekezlet résztvevői és a feladatok végrehajtására kötelezett felelősök rendelkezésére bocsát, valamint tájékoztatásul megküldi az elnöknek.
Szakmai vezetői értekezlet
19. § (1) A szakmai vezetői értekezlet az önálló szervezeti egység vezetőjének vezetésével áttekinti a szervezeti egység feladatkörébe tartozó feladatok ellátását.
(2) A szakmai vezetői értekezletet az önálló szervezeti egység vezetője vagy a közvetlen irányítása alá tartozó, általa kijelölt személy készíti elő.
(3) A szakmai vezetői értekezlet résztvevői az osztályvezetők, a napirendi pont szerinti feladatok végrehajtásában részt vevő kormánytisztviselők, valamint az önálló szervezeti egység vezetője által meghívott személyek.
(4) A szakmai vezetői értekezlet résztvevőinek tájékoztatása, javaslata alapján az önálló szervezeti egység vezetője döntéseket hoz és meghatározza a feladat-végrehajtás irányait.
(5) Az önálló szervezeti egység vezetője gondoskodik arról, hogy a vezetői értekezleten meghatározott feladatokról, döntésekről a feladatok végrehajtására kötelezett felelősök tájékoztatást kapjanak.
A munkacsoport
20. § (1) Az elnök vagy az elnökhelyettes a több önálló szervezeti egység feladatkörét érintő, eseti feladat elvégzésére munkacsoportot hozhat létre. A munkacsoport létrehozásáról szóló utasításban meg kell határozni a munkacsoport feladatát, vezetőjét és tagjait.
(2) A munkacsoport célja a meghatározott feladat komplex megközelítésű, a szakterületek kiemelt együttműködésén alapuló hatékony megoldása, illetve az ehhez szükséges javaslatok felvázolása, kidolgozása.
(3) A munkacsoport tagjait a helyettesítésükre egyébként jogosult személy helyettesítheti.
A HIVATAL MŰKÖDÉSÉVEL KAPCSOLATOS EGYES RENDELKEZÉSEK
Kiadmányozás
21. § (1) A döntés egyben kiadmányozási jog is.
(2) A kiadmányozási jog
a) az elnök hatáskörében vagy feladatkörében hozott érdemi döntés aláírására,
b) ha e szabályzat így rendelkezik, az elnök hatáskörébe vagy kizárólagos feladatkörébe tartozó döntés előkészítésére és az elnök nevében történő aláírására, vagy
c) a feladatkör ellátására jogosult és köteles személy e körben történő döntésének meghozatalára
ad felhatalmazást.
(3) Az elnök kiadmányozza
a) a miniszternek benyújtandó jelentést, beszámolót, tájékoztatót;
b) az elnöki utasítást;
c) a miniszternek, államtitkárnak, közigazgatási államtitkárnak címzett ügyiratot;
d) a munkáltatói és egyéb jogkörben, szabályzatban vagy írásban magának fenntartott, illetve számára biztosított döntéseket és
e) a jogszabály vagy e szabályzat által az elnök hatáskörébe utalt és át nem ruházott ügyekben hozott döntést.
(4) Az elnök akadályoztatása esetén az intézkedést igénylő ügyekben – a (3) bekezdés b) és d)–e) pontjai kivételével – az elnökhelyettes intézkedik és kiadmányoz.
(5) Az elnökhelyettes kiadmányozza a (3)–(4) bekezdésben meghatározottakra is figyelemmel mindazon ügyiratokat, amelyek feladat- és hatáskörébe tartoznak. Kiadmányozási joggal rendelkezik továbbá mindazon ügyekben, amelyekben az elnöktől erre felhatalmazást kap.
(6) Az önálló szervezeti egység vezetője – a felette irányítási jogot gyakorló közvetlen vezető vagy e szabályzat eltérő rendelkezése hiányában – kiadmányoz minden, az elnök vagy az elnökhelyettes kiadmányozási jogkörébe nem tartozó iratot. A főosztályvezető-helyettes és az osztályvezető kizárólag a főosztályvezető által írásban átruházott hatáskörben gyakorolják a kiadmányozás jogát.
22. § A kiadmányozásra jogosult, valamint a feladatkör ellátására jogosult és köteles személy a döntését az előkészítés ellenőrzése után, a kapott információk alapján, feladat- és hatáskörében eljárva, határidőben hozza meg. Kivételesen sürgős esetben az irat címzettjéhez a kiadmányozást megelőzően el lehet juttatni az iratot oly módon, hogy annak munkapéldány jellege az iratból kitűnjön. Erről az ügyintéző a kiadmányozásra jogosultat tájékoztatja.
23. § (1) A kiadmányozásra előkészített ügyiratokat a szolgálati út betartásával kell a kiadmányozásra jogosult elé terjeszteni.
(2) Kivételesen sürgős esetben a főosztályvezető közvetlenül is fordulhat a kiadmányozásra jogosulthoz a közvetlen felettes vezető egyidejű, ha ez nem lehetséges, utólagos tájékoztatása mellett. Ennek megtörténtét, vagy amennyiben erre sincs lehetőség, ezt a körülményt az ügyiraton fel kell tüntetni.
(3) Az iratot oly módon kell a kiadmányozásra jogosultnak előterjeszteni, hogy annak – az ügyintézési határidőre figyelemmel – kellő idő álljon rendelkezésére a megalapozott döntéshozatalhoz. Kivételesen sürgős esetben az irat címzettjéhez a kiadmányozást megelőzően el lehet juttatni az iratot oly módon, hogy annak munkapéldány jellege az iratból kitűnjön. Erről az ügyintéző a kiadmányozásra jogosultat tájékoztatja.
(4) Kizárólag tájékoztatási célt szolgáló dokumentumok (jelentések, beszámolók stb.) egyidejűleg küldendők meg valamennyi érintett vezetőnek, azzal, hogy a dokumentumon fel kell tüntetni mindazok nevét, akiknek azt megküldték.
(5) Az (1)–(4) bekezdésben nem említett egyéb iratok (kísérőlevél, meghívó stb.) közvetlenül a kiadmányozásra jogosult elé terjeszthetők.
24. § (1) Az irat-nyilvántartási és titkosügy-kezelési egységek az erre vonatkozó belső szabályzat figyelembevételével csak olyan ügyiratot vehetnek át továbbítás végett, illetőleg helyezhetnek el az irattárban, amelyeket a kiadmányozásra jogosultak jegyzékébe felvett személy adott ki.
(2) A kiadmányozási jegyzék vezetését az arra kijelölt ügyvitelért felelős szervezeti egység végzi.
A hivatali egyeztetés rendje
25. § (1) A döntés-előkészítés során a Hivatal egységes álláspontot alakít ki.
(2) Az előterjesztés, illetve más felsővezetői döntést igénylő dokumentum véleményezése során az egységes hivatali álláspont érvényesülése érdekében a beérkező tervezeteket a koordinációért felelős szervezeti egység elektronikusan megküldi a feladatkörében érintett (főfelelős) szervezeti egység (a továbbiakban: főfelelős önálló szervezeti egység) vezetőjének és javaslatot tesz véleményezésbe bevonni kívánt önálló szervezeti egységekre.
(3) A beérkező tervezeteket a koordinációért felelős szervezeti egység tájékoztatásul köteles elektronikusan megküldeni valamennyi önálló szervezeti egység vezetőjének azzal, hogy a tervezetre a főfelelős önálló szervezeti egység felé a megadott észrevételezési határidő betartásával észrevételeket tehetnek.
(4) A főfelelős önálló szervezeti egység a számára megadott határidőn belül gondoskodik az érintett önálló szervezeti egységek véleményének a beszerzéséről, a vélemények összesítéséről, az esetlegesen felmerült vitás kérdések szakértői egyeztetéséről.
(5) A főfelelős önálló szervezeti egység a (4) bekezdésben foglaltak alapján és eredményeként elkészíti a Hivatal egységes véleményét összefoglaló vélemény tervezetét, amelyet észrevételezés céljából köteles megküldeni a jogi ügyekért felelős önálló szervezeti egység vezetője részére. A jogi ügyekért felelős önálló szervezeti egység vezetőjének egyetértése esetén a vélemény tervezetét a főfelelős önálló szervezeti egység vezetője terjeszti elő az elnökhöz.
(6) Ha az egyes szervezeti egységek észrevételei között többszöri egyeztetés során sem feloldható véleménykülönbség maradt fenn, ezt az elnök részére a felterjesztés során külön is jelezni kell.
(7) Amennyiben a minisztérium vagy más szervezet az észrevételezésre vagy véleményezésre megküldött előterjesztés, illetve más felsővezetői döntést igénylő dokumentumra tett észrevételek tárgyában szóbeli egyeztetést tart, a Hivatalt a főfelelős önálló szervezeti egység vezetője, illetőleg szükség szerint az elnök vagy az elnökhelyettes képviseli.
26. § (1) Az utasítás és a jelentés tervezetét (a továbbiakban együtt: tervezet) a munkatervben a feladat elvégzéséért elsőhelyi felelősként megjelölt vagy egyébként felelős szervezeti egység (a továbbiakban: előkészítésért felelős szervezeti egység) köteles – a feladatkörrel rendelkező önálló szervezeti egységek bevonásával – előkészíteni. Az előkészítésbe bevont szervezeti egység feladatkörének megfelelő részanyagok, részmunkák kidolgozásával köteles részt venni a tervezet előkészítésében.
(2) A jelentősebb intézkedést célzó előterjesztések és koncepcionális változásokat eredményező más dokumentumok előkészítéséhez először koncepció és ütemterv készül, amelyeket az előkészítésért felelős szervezeti egység – a feladatkörrel rendelkező önálló szervezeti egységek bevonásával – állít össze, majd a jóváhagyott koncepció és ütemterv alapján készíti elő – az (1) bekezdésben foglaltaknak megfelelően – a tervezetet.
(3) A tervezet szakmai és tartalmi megalapozottságáért az előkészítésért felelős szervezeti egység vezetője a felelős.
(4)10 A tervezet belső egyeztetését az előkészítésért felelős főosztály végzi. A tervezetet tájékoztatásul elektronikus úton meg kell küldeni valamennyi főosztályvezető, valamint a kormányzati tanácsadó részére azzal, hogy a tervezetre az előkészítésért felelős önálló szervezeti egység felé a megadott észrevételezési határidő betartásával észrevételeket tehetnek.
(5) A beérkezett véleményeket az előkészítésért felelős szervezeti egység érvényesíti, véleményeltérés esetén a vitás kérdéseket az önálló szervezeti egységek vezetői vagy megbízottjaik személyes tárgyalás, munkaértekezlet, ennek sikertelensége esetén az elnök vagy az elnökhelyettes útján rendezik.
(6) A Hivatalban készülő előterjesztések vagy más anyagok belső egyeztetésére legalább 5 munkanapos határidőt kell biztosítani, ettől eltérni csak kivételes esetben külön indokolás mellett lehet.
(7) Az utasítás tervezetének előkészítésébe a jogi ügyekért felelős önálló szervezeti egységet minden esetben be kell vonni.
27. § (1) A minisztériumi döntés-előkészítés keretében a különböző fórumokra, értekezletekre a szakterületek anyagokat, előterjesztéseket csak az elnök útján küldhetnek.
(2) A miniszter, államtitkár vagy közigazgatási államtitkár tájékoztatását szolgáló, állásfoglalását vagy jóváhagyását kérő feljegyzéseket és más iratokat az elnök útján kell felterjeszteni.
(3) Az elnök útján jóváhagyásra felterjesztett iratokat ellátja kézjegyével az előkészítő ügyintéző és az előkészítő önálló szervezeti egység vezetője.
Ügyintézési határidő
28. § (1) Az ügyek intézése a vonatkozó jogszabályok, a miniszter, az államtitkár, a közigazgatási államtitkár, a minisztériumi szakterület és a felettes vezető által előírt határidőben történik.
(2) Az ügyintézési határidő a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény hatálya alá tartozó ügyekre vonatkozóan az irányadó anyagi és eljárási szabályokban meghatározott határidő.
(3) Jogszabályban előírt ügyintézési határidő hiányában az ügyek intézésére a vezető által a feladatok kiadása során megállapított egyedi ügyintézési határidő az irányadó.
(4) A határidőket naptári napban (kivételesen órában) kell meghatározni. A határidő számításának kezdő napja a Hivatalban történő érkeztetés, ennek hiányában az első iktatás napja, befejező napja pedig a regisztrált továbbítás napja.
(5) Az ügyintéző feladatainak ütemezése során úgy jár el, hogy a vezetői jóváhagyás a határidő lejárta előtt, ésszerű időben beszerezhető legyen.
(6) Ha az irat az előírt határidő alatt érdemben nem intézhető el, akkor az ügyintéző a késedelem okáról és az ügyintézés várható időpontjáról felettesét tájékoztatja. Ilyen esetben az illetékes önálló szervezeti egység vezetője vagy az elnök, illetve az elnökhelyettes a továbbiakra nézve döntést hoz, útmutatást ad, amelyről az ügyben érintetteket (ügyfeleket) haladéktalanul tájékoztatni kell.
Együttműködési kötelezettség, csoportos munkavégzés
29. § (1) A Hivatal valamennyi vezetője és munkatársa köteles a hivatali feladatok végrehajtásában együttműködni. Az önálló szervezeti egységek közötti együttműködés kialakításáért az önálló szervezeti egységek vezetői a felelősek. Az egyeztetésért, illetve azért, hogy a feladat ellátásában a többi érintett szervezeti egység álláspontja összehangoltan érvényesüljön, az a hivatali egység felelős, amelynek az ügy intézése a feladatkörébe tartozik, vagy akit erre az elnök kijelölt.
(2) Az elnök az összetett megközelítést és több szakterület szoros együttműködését igénylő feladat elvégzése érdekében a feladatkörükben érintett vezetők és tárgykör szerint illetékes ügyintézők hatékony együttműködésével megvalósuló csoportos munkavégzést rendelhet el.
(3) A csoportos munkavégzés során a feladatkörükben érintett vezetőket és tárgykör szerint illetékes ügyintézőket a komplex feladat megfelelő határidőben történő elvégzése érdekében kiemelt együttműködési kötelezettség és felelősség terheli.
A Hivatal képviselete
30. § (1) A Hivatalt az elnök képviseli. Az elnök akadályoztatása esetén a képviselet rendjére e szabályzatnak az elnök helyettesítésének rendjére irányadó rendelkezései az irányadók.
(2)11 A minisztériumi és tárcaközi fórumokon, a hatóságokkal, az önkormányzatokkal és a társadalmi szervezetekkel való kapcsolatokban a Hivatalt az elnök és az elnökhelyettes, szükség szerint a kormányzati tanácsadó, valamint – a szakterületüket érintő kérdésekben, illetve az elnök és az elnökhelyettes megbízása alapján – az erre felhatalmazott vezető képviseli.
(3) A Hivatalnak a bíróságok és a hatóságok előtti jogi képviseletét a jogi ügyekért felelős önálló szervezeti egység e feladattal megbízott kormánytisztviselői látják el. Az elnök az ügy sajátosságára tekintettel a képviselet ellátására más szervezeti egységet is kijelölhet, vagy a képviselet ellátására ügyvéd vagy ügyvédi iroda számára megbízást adhat.
(4) Az Európai Unió által társfinanszírozott projektek előkészítése során a Hivatal képviseletét az elnök írásos meghatalmazása alapján kijelölt vezető látja el. E projektek megvalósítása során az elnök a projektalapító dokumentumban is rendelkezik a képviseletről.
(5) Az Országgyűlés bizottsága előtt a Hivatalt az elnök képviseli.
31. § (1) Nemzetközi programokon és a protokolleseményeken a Hivatal képviseletére a 30. § (1) bekezdésében meghatározott rendelkezések az irányadók.
(2) Ha a nemzetközi programokon és a protokolleseményeken való részvételre a Hivatal több vezetője jogosult, akkor az elnök határozza meg a Hivatal képviseletének rendjét ezeken az eseményeken és jelöli ki a résztvevő személy(eke)t.
A sajtó tájékoztatásával kapcsolatos eljárás
32. § (1) A sajtó tájékoztatását az érdekelt hivatali egységek bevonásával a sajtó- és kommunikációs ügyekért felelős szervezeti egység végzi. A sajtó részére tájékoztatást – az elnök eltérő döntése hiányában – csak az elnök, az elnökhelyettes, valamint a sajtó- és kommunikációs ügyekért felelős szervezeti egység kijelölt képviselője adhat. A tájékoztatást – a sajtó- és kommunikációs ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által előterjesztett és az elnöki értekezlet által jóváhagyott nyilatkozási szabályzat előírásainak megfelelően – előzetesen egyeztetni kell a Nemzetgazdasági Minisztérium kommunikációért felelős főosztályával.
(2) Az elnök vagy az elnökhelyettes indokolt esetben, eseti jelleggel az (1) bekezdésben foglaltaktól eltérő más vezetőt is kijelölhet a sajtó tájékoztatása céljából.
(3) A Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben interjút – az elnök eltérő döntése hiányában – csak a sajtó- és kommunikációs ügyekért felelős szervezeti egység szervezésében lehet adni. A Hivatal nevében az elnök és az elnökhelyettes, egyidejű akadályoztatásuk esetén a feladatkörrel rendelkező önálló szervezeti egység vezetője nyilatkozik. Az interjút – a sajtó- és kommunikációs ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által előterjesztett és az elnöki értekezlet által jóváhagyott nyilatkozási szabályzat előírásainak megfelelően – előzetesen egyeztetni kell a Nemzetgazdasági Minisztérium kommunikációért felelős főosztályával.
(4) Az (1) bekezdésben foglaltakat nem kell alkalmazni a szakmai folyóiratok számára készített szakmai, jellemzően a hatályos előírásokat ismertető vagy egyébként ismeretterjesztési, tudományos célból készült írásos anyagok tekintetében.
(5) A sajtó útján nyilvánosságra hozott közlemény vagy a Hivatalra vonatkozó javaslatokra és bírálatokra adandó sajtónyilvános válasz kiadásáról a sajtó- és kommunikációs ügyekért felelős szervezeti egység gondoskodik a feladatkör szerint illetékes önálló szervezeti egység vezetőjének előterjesztését és a Nemzetgazdasági Minisztérium kommunikációért felelős főosztályvezetőjének tájékoztatását követően.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
33. § (1) Az elnök e szabályzat miniszteri jóváhagyását követő 60 napon belül a következő szabályzatokat adja ki:
a) közszolgálati szabályzat, ennek részeként a munkáltatói jogok gyakorlásának rendje,
b) iratkezelési szabályzat,
c) minősített adatok kezelési szabályzata,
d) adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzat,
e) közérdekű adatok közzétételi szabályzata,
f) biztonsági szabályzat a nemzetközi szerződés alapján átvett vagy nemzetközi kötelezettségvállalás alapján készült minősített adat védelmére,
g) a választható, béren kívüli juttatásokról szóló szabályzat,
h) beszerzési szabályzat,
i) gazdálkodási és számviteli szabályzatok,
ia) számviteli politika, amelynek részét képezi a leltározási és leltárkészítési szabályzat, az értékelési szabályzat, az önköltség-számítási szabályzat és a pénz- és értékkezelési szabályzat, a számlatükör, a számlarend,
ib) kötelezettségvállalási szabályzat, amelynek részét képezi a kötelezettségvállalás, az utalványozás és a szakmai teljesítésigazolás rendjének szabályzata, az ellenjegyzés és az érvényesítés rendjének szabályzata,
j) a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről szóló szabályzat,
k) a felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata,
l) a reprezentációs költségkeretek mértékéről és azok felhasználásáról szóló szabályzat,
m) belföldi és külföldi ideiglenes kiküldetések esetén követendő eljárás rendjéről szóló szabályzat,
n) ellenőrzési kézikönyv,
o) informatikai biztonsági szabályzat,
p) a FEUVE-rendszerrel kapcsolatos szabályzat,
q) esélyegyenlőségi szabályzat,
r) fenntarthatósági szabályzat,
s) a közpénzügyi szabályozásra és költségvetési ügyek kezelésére vonatkozó szabályzat,
t) nyilatkozási szabályzat.
(2) Az (1) bekezdésben szereplő szabályzatokon túl az elnök további szabályzatok kiadásáról is rendelkezhet.
34. § (1) Az önálló szervezeti egység vezetői e szabályzat végrehajtására, így különösen az egyes osztályok feladatkörének meghatározására a szabályzat hatálybalépésétől számított 60 napon belül ügyrendet készítenek.
(2) Az ügyrendet az önálló szervezeti egység vezetője írja alá és jóváhagyásra a tevékenységét irányító vezető elé terjeszti.
(3)12 A képzettségi pótlékra jogosító munkakörök és végzettségek felsorolását a Hivatal Közszolgálati szabályzatának melléklete tartalmazza.
1. függelék13
2. függelék14
A Hivatal szervezeti egységeinek felsorolása
|
Irányító vezető |
Szervezeti egység |
Létszám (fő) |
|
1. elnök |
|
1 |
|
|
1.1. Elnöki titkárság |
3 |
|
|
1.2. Belső ellenőr |
1 |
|
|
1.3. Jogi és Humánpolitikai Főosztály |
8 |
|
|
1.4. Kommunikációs és Rendezvényszervezési Főosztály |
11 |
|
|
1.4.1. Rendezvényszervezési és Protokoll Osztály |
|
|
|
1.4.2. Sajtó és Kommunikációs Osztály |
|
|
2. elnökhelyettes |
1 |
|
|
|
2.1. Elnökhelyettesi titkárság |
1 |
|
|
2.2. Üzletfejlesztési Főosztály |
34 |
|
|
2.2.1. Tudásalapú Ágazatok Osztály |
|
|
|
2.2.2. Technológia alapú Ágazatok Osztály |
|
|
|
2.2.3. Tradícionális Ágazatok Osztály |
|
|
|
2.2.4. Enterprise Europe Network Osztály |
|
|
|
2.3. Befektetésösztönzési Főosztály |
29 |
|
|
2.3.1. Gyártás és Energetika Ágazatok Osztály |
|
|
|
2.3.2. Szolgáltató és Tudásalapú Ágazatok Osztály |
|
|
|
2.3.3. Beszállítói Osztály |
|
|
|
2.3.4. Befektetői Támogatások Osztály |
|
|
|
2.4. Stratégiai és Hálózatirányítási Főosztály |
41 |
|
|
2.4.1. Ügyfélszolgálati és Stratégiai Elemző Osztály |
|
|
|
2.4.2. Belföldi Regionális Hálózati Osztály |
|
|
|
2.4.3. Európai Relációk Osztály |
|
|
|
2.4.4. Európán Kívüli Relációk Osztály |
|
|
|
2.5. Gazdasági Főosztály |
25 |
|
|
2.5.1. Pénzügyi és Számviteli Osztály |
|
|
|
2.5.2. Kontrolling Osztály és GOP Programiroda |
|
|
|
2.5.3. Üzemeltetési és Informatikai Osztály |
|
|
|
|
|
|
Összesen: |
|
155 |
Indokolt esetben az elnök engedélyezheti – a 155 fő összlétszám túllépése nélkül – az egyes szervezeti egységek közötti létszám átcsoportosítását.
3. függelék15
A Hivatal szervezeti egységeinek feladatai
1. Az elnök közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek
1.1. Az elnöki titkárság
a) ellátja a titkársági, ügyviteli feladatokat,
b) egyezteti, előkészíti, koordinálja az elnököt érintő programokat,
c) vezeti, folyamatosan frissíti az elnök programnaptárját,
d) szervezi az elnök programjait,
e) összeállítja, rendszerezi és archiválja az elnöki titkárságon készülő anyagokat,
f) átnézi, sokszorosítja és továbbítja az elnöki kiadmánytervezeteket,
g) kezeli a minősített ügyiratkezelés körébe tartozó ügyiratokat,
h) vezeti és frissíti a Hivatal VIP-listáját,
i) felügyeli az elnököt és az elnöki titkárságot érintő határidők megtartását,
j) ellátja az elnöki értekezlettel, illetve az elnököt érintő értekezletekkel, az elnök által kezdeményezett munkamegbeszélésekkel kapcsolatos adminisztrációs feladatokat,
k) kapcsolatot tart a Hivatal és a Nemzetgazdasági Minisztérium apparátusával,
l) kapcsolatot tart a befektetésösztönzési és üzletfejlesztési szakterület kormányzati és kormányzaton kívüli képviselőivel a Hivatal stratégiai céljainak megvalósítása érdekében,
m) összefogja és ellenőrzi a munkatervben, az elnöki döntésekben meghatározott feladatok végrehajtását.
1.2. A belső ellenőr
a) koordinálja a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (a továbbiakban: KEHI) és a külső ellenőrzési szervek által a Hivatalnál folytatott ellenőrzéseket, ezen vizsgálatokról készített jelentések egyeztetését,
b) figyelemmel kíséri a külső ellenőrző szervek által tett javaslatok hasznosítását, amelyről évente beszámol az ellenőrző szervek felé,
c) elkészíti a Hivatal kockázatelemzésen alapuló stratégiai és éves ellenőrzési tervét,
d) elkészíti a Hivatal éves ellenőrzési beszámolóját,
e) nyomon követi az ellenőrzési jelentések alapján készített intézkedési terveket,
f) indokolt esetben kezdeményezi az éves ellenőrzési terv módosítását,
g) nyilvántartást vezet az ellenőrzésekről a jogszabályban meghatározott tartalommal
h) fejleszti és működteti az ellenőrzések minőségbiztosítási rendszerét,
i) a jogszabályoknak megfelelően vizsgálja és értékeli a Hivatal belső kontrollrendszerét,
j) ellenőrzi a Hivatal költségvetéséből adott juttatásokat és támogatásokat a kedvezményezetteknél és a lebonyolító szervezeteknél,
k) amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindításra okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az intézmény vezetőjének, illetve az intézmény vezetőjének érintettsége esetén haladéktalanul tájékoztatja a felügyeleti szerv vezetőjét és javaslatot tesz a megfelelő eljárások megindítására,
l) ellenőrzi a Hivatal szakmai felelősségi körébe tartozó EU-támogatások felhasználását,
m) erősíti a Hivatal átlátható működés iránti elkötelezettségét, közreműködik az ehhez kapcsolódó feladatok ellátásában,
n) az elnök megbízása alapján soron kívüli ellenőrzéseket hajt végre,
o) kidolgozza a Hivatal belső ellenőrzési kézikönyvét,
p) független és objektív javaslatokat tesz a Hivatal vezetése számára a Hivatal tevékenységének hatékonyság növelése és működésének javítása érdekében,
q) rendszemléletűen közelíti meg és módszeresen értékeli a Hivatal kockázatkezelési, valamint ellenőrzési és irányítási eljárásait,
r) szükség szerint kivizsgálja a közérdekű bejelentéseket és panaszokat,
s) kapcsolatot tart az irányító szerv belső ellenőrzési vezetőjével,
t) együttműködik az államháztartási belső kontrollrendszer fejlesztéséért felelős szervezeti egységgel.
1.3. Jogi és Humánpolitikai Főosztály
1.3.1. Jogi Osztály
a) közreműködik a hivatali döntés-előkészítés és a végrehajtás egységességének biztosításában, ennek során gondoskodik a jogszabályokban és a vezetői döntésekben meghatározott jogi követelmények érvényesítéséről,
b) gondoskodik a Hivatal által képviselt egységes jogi álláspont kialakításáról, a bíróságok és más hatóságok előtt a jogi képviseleti feladatok ellátásáról, a szerződések jogi szempontú véleményezéséről,
c) gondoskodik a Hivatal szervezeti és működési szabályzatának, valamint a szabályzatban foglaltak alapján kiadásra kerülő további szabályzatok jogi szempontból történő véleményezéséről,
d) összefogja és figyelemmel kíséri a Hivatalra vonatkozó jogszabályoknak, közjogi szervezetszabályozó eszközeinek változását és ezekről folyamatosan tájékoztatja az elnököt és az elnökhelyettest,
e) szervezi és koordinálja a Hivatal (köz)beszerzési folyamatait.
1.3.2. Humánpolitikai Osztály
a) gondoskodik a személyzeti ügyek intézéséről, felelős a Hivatal humánerőforrás-gazdálkodásáért és társadalmi kapcsolatainak ápolásáért, kapcsolatot tart a Hivatalnál működő érdekképviseletekkel,
b) folyamatosan figyelemmel kíséri, hogy a Hivatal személyzeti ügyei és a szervezet működése összhangban van-e a belső szabályzatokkal, a munkáltatói jogok gyakorlásának rendjével,
c) javaslatot tesz a Hivatal képzési rendszerére, a kormánytisztviselők továbbképzésére, gondoskodik a képzés és továbbképzés feltételeiről,
d) meghatározza a Hivatal humánerőforrás- (a továbbiakban: HR) stratégiáját,
e) kialakítja a Hivatal kontrollingrendszerébe illeszkedő HR kontrollingrendszert,
f) kialakítja és működteti a Hivatal javadalmazási és juttatási rendszerét, a munkatársak jóléti ellátási és támogatási rendszerét.
g) a szervezeti egységek rendelkezésére bocsátja a munkatársak neveit tartalmazó jelenléti ívet és szabadság- engedélyező lapokat,
h) kapcsolatot tart a Magyar Államkincstárral, továbbá elvégzi a nem rendszeres juttatások számfejtését.
1.4. Kommunikációs és Rendezvényszervezési Főosztály
1.4.1. Rendezvényszervezési és Protokoll Osztály
a) gondoskodik a kereskedelemfejlesztési szakmai programok (kiállítás, szeminárium, tréning, workshop, üzletember-találkozó stb.) technikai szervezéséről és lebonyolításáról,
b) gondoskodik a befektetésösztönzési szakmai programok technikai szervezéséről, lebonyolításáról,
c) szervezi a magyar vállalkozások állami támogatás mellett megvalósuló részvételét a külföldi vásárokon, kiállításokon egyedi, illetve kollektív megjelenéssel, lebonyolítja az ezzel kapcsolatos pályáztatást,
d) a Hivatal által szervezendő programok terve alapján elkészíti és aktualizálja a rendezvénynaptárt,
e) előkészíti a tárgyalókat és rendezvénytermeket a rendezvények megtartására, biztosítja a rendezvények technikai feltételeit és szükség szerint gondoskodik a vendéglátásról,
f) beszerzi a reprezentációs és szóró ajándéktárgyakat a reprezentációs szabályzat alapján,
g) gondoskodik a rendezvényen részt vevő magas rangú személyek számára kíséret biztosításáról,
h) kezdeményezi a kiállítási vagy egyéb megjelenéshez szükséges (köz)beszerzési eljárások lefolytatását, közreműködik a szakmai bírálatban,
i) külső megjelenések esetén gondoskodik a Hivatal arculatának megjelenítéséről, a kommunikációs szempontok érvényre juttatásáról,
j) ellátja a külső helyszínen zajló rendezvények teljes körű szervezési feladatait a szakmai szempontok figyelembevételével.
1.4.2. Sajtó és Kommunikációs Osztály
a) kidolgozza a Hivatal arculati és kommunikációs koncepcióját, elkészíti és karbantartja a Hivatal arculati kézikönyvét,
b) a tervezési folyamatokban érvényesíti a Hivatal kommunikációs szempontjait,
c) gondoskodik a hivatali belső kommunikáció (intranet, vezetői fogadóóra stb.) feltételeinek megteremtéséről,
d) szervezi a Hivatal sajtó-nyilvános rendezvényeit,
e) ellátja a sajtóval való kapcsolattartás (médiafigyelés, cikkek, interjúk, sajtótájékoztatók szervezése és lebonyolítása, sajtóválaszok, előkészítése) feladatait,
f) gondoskodik a kommunikációs akciók (pl. sajtókampány, ismertség felmérése stb.) megszervezéséről és lebonyolításáról,
g) ellátja a Hivatal kiadványaival kapcsolatos szervezési és kiadói feladatokat,
h) működteti a Hivatal weboldalát, gondoskodik az adatvédelmi jogszabályokban foglalt előírások érvényesítéséről a közérdekű adatok nyilvánosságának biztosításáról,
i) ellátja a közérdekű bejelentésekkel kapcsolatos kommunikációs feladatokat,
j) szorosan együttműködik a Nemzetgazdasági Minisztérium kommunikációért felelős főosztályával,
k) tevékenyen részt vesz az Enterprise Europe Network Osztály által a magyarországi Enterprise Europe Network konzorciumban ellátott marketing, PR, kommunikációs koordinációs feladatok tervezésében, megvalósulásában és utógondozásában,
l) szakmai háttéranyagok kidolgozásával közreműködik a kereskedelemfejlesztési és befektetésösztönzési szakmai kommunikáció szervezésében,
m) gondoskodik kereskedelemfejlesztési és befektetésösztönzési kiadványok elkészítéséről, kiadásáról és kommunikációs projektek megvalósításáról,
2. Az elnökhelyettes közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek
2.1. Az elnökhelyettesi titkárság
a) ellátja a titkársági, ügyviteli feladatokat,
b) egyezteti, előkészíti, koordinálja az elnökhelyettest érintő programokat,
c) vezeti, folyamatosan frissíti az elnökhelyettes programnaptárját,
d) szervezi az elnökhelyettes programjait,
e) összeállítja, rendszerezi és archiválja az elnökhelyettesi titkárságon készülő anyagokat,
f) átnézi, sokszorosítja és továbbítja az elnökhelyettesi kiadmánytervezeteket,
g) kezeli a minősített ügyiratkezelés körébe tartozó ügyiratokat,
h) vezeti és frissíti a Hivatal VIP-listáját,
i) felügyeli az elnökhelyettest és az elnökhelyettesi titkárságot érintő határidők megtartását,
j) ellátja az elnökhelyettesi vezetői értekezlettel, illetve az elnökhelyettest érintő értekezletekkel, az elnökhelyettes által kezdeményezett munkamegbeszélésekkel kapcsolatos adminisztrációs feladatokat,
k) kapcsolatot tart a Hivatal és a Nemzetgazdasági Minisztérium apparátusával,
l) összefogja és ellenőrzi a munkatervben, az elnökhelyettesi döntésekben meghatározott feladatok végrehajtását.
2.2. Üzletfejlesztési Főosztály
2.2.1., 2.2.2., 2.2.3. Ágazati osztályok (az adott gazdasági ágazat tekintetében)
Az ágazati osztályok megnevezése, és a hozzájuk rendelt szektorok:
2.2.1. Tudásalapú Ágazatok Osztály: élettudományok (biotechnológia, orvosi műszerek), ICT, logisztika, kreatív iparágak, védelmi ipar, környezetvédelmi háttéripar és megújuló energia
2.2.2. Technológia Alapú Ágazatok Osztály: gépipar, járműipar (autóiparral együtt), építő- és építőanyag-ipar, elektronika, fémipar
2.2.3. Tradicionális Ágazatok Osztály: textilipar, bőr- és cipőipar, vegyipar, műanyag- és gumiipar, papír-, nyomda- és csomagolóipar, fa- és bútoripar, élelmiszeripar, borászat
a) információkat gyűjt és továbbít a kis- és középvállalkozók számára exporttevékenységükkel elérhető uniós és hazai támogatási, pályázati lehetőségekről,
b) közreműködik az exportlehetőségek felkutatásában, üzleti partnerek közvetítésében és üzletember-találkozók megszervezésében a magyar vállalkozások számára,
c) tanácsokat nyújt külkereskedelem-technikai, vámügyi, jogi, adózási, valamint a különféle állami támogatási rendszerekkel kapcsolatos kérdésekben,
d) konstrukciókat dolgoz ki a külpiaci infrastruktúrafejlesztési projektekben a magyar vállalkozások részvételének támogatására,
e) tájékoztatást ad piacszerzési célú működő tőke kihelyezéssel kapcsolatos információkról, jogszabályokról, illetve a befektetési és privatizációs lehetőségekről, különös tekintettel a szomszédos országokra,
f) az adott ágazat tekintetében felméri a külpiaci potenciálokat, a nemzetközi szinten versenyképes árualapokat és az exportképes vállalatokat, szektorális összefoglalókat készít és azokat közzéteszi a Hivatal weboldalán,
g) megvalósítja az ágazati fókuszú exportfejlesztési szakmai programokat (nemzetközi és hazai szakmai kiállítások, vásárokon való részvétel, üzleti fórumok, üzletember-találkozók, ki- és beutazó szektor specifikus delegációk)
h) üzleti partnerkeresési szolgáltatásokat nyújt a külgazdasági szakdiplomata-hálózat bevonásával,
i) megválaszolja magyar üzleti partnerek keresése céljából külföldről érkezett megkereséseket,
j) rendszeres személyes kapcsolatot tart a kiemelt ügyfélkörrel (rendszeres exportőr kkv-k), szervezi az egyedi céges programokat,
k) kapcsolatot tart az ágazati szakmai szövetségekkel, klaszterekkel, vállalkozói csoportokkal és érdekképviseleti szervekkel,
l) tanácsadással, tenderfigyeléssel és szakmai programok szervezésével támogatja a magyar kkv-k piacszerzési célú működő tőke kihelyezési törekvéseit,
m) a Beszállítói Osztállyal közösen tájékoztatást nyújt hazai kkv-k számára a beszállítói lehetőségekről, a beszállítóvá válás módjáról, e körben közös szakmai programokat szervez (pl. beszállítói match-making),
n) feltérképezi a HIP-programhoz kacsolódó potenciális befektetési projekteket,
o) információkat nyújt a hazai kkv-k helyzetéről, külpiaci és K+F törekvéseiről a Kormány közép- és hosszú távú külpiaci, kkv- és innovációs stratégiájának kialakítása érdekében.
2.2.4. Enterprise Europe Network
Megvalósítja a Framework Partnership Agreement, a Specific Grant Agreement, a működési rend által meghatározott és az Európai Bizottság által jóváhagyott munkaprogramelemeket, különös tekintettel a Közép-Magyarország és Észak-Magyarország régiókra.
a) tájékoztatás ad kiemelt témakörökben (hazai és közvetlen uniós pályázatok, közbeszerzési lehetőségek, CE jelölés, innováció és K+F, FP7 pályázati lehetőségek) és tanácsadói tevékenységet lát el ezekkel kapcsolatosan,
b) belföldi szakmai programokat szervez elsősorban a kis- és középvállalkozások képzése területén a kiemelt témakörökben,
c) üzleti partnerkeresést folytat ki- és beutazó céglátogatással egybekötött üzleti delegációk számára, üzletember-találkozókat valósít meg többnyire vásárok mellet,
d) export inkubációs programot működtet a kezdő exportőrök és még nem exportáló vállalatok számára,
e) ellátja az üzleti partnerkeresés és közbeszerzési tenderfigyelés feladatait az Enterprise Europe Network hálózat által kifejlesztett és használt online nemzetközi adatbázisok segítségével (BCD és Filtered),
f) támogatja a technológiai partnerkeresést az Enterprise Europe Network által kifejlesztett és használt nemzetközi adatbázis működtetésével (BBS),
g) gondoskodik kiadványok és képzési célú segédanyagok összeállításáról a kiemelt témákban,
h) technológiai auditot végez a kkv-k körében,
i) a konzorciumvezető főosztályvezető és koordinátor közvetlen kapcsolatot tart az Európai Bizottsággal és az Enterprise Europe Network hálózatot irányító EACI ügynökséggel,
j) folyamatos egyeztetést tart a Nemzetgazdasági Minisztérium kijelölt CIP felelősével és egyéb kapcsolódó szervezetek képviselőivel,
k) irányítja a magyar konzorcium tevékenységét és koordinálja a felek közötti együttműködést,
l) biztosítja a magyar konzorcium közös külső és belső kommunikációját (weblap, hirdetések),
m) részt vesz közvetlen uniós finanszírozású vállalkozásfejlesztési nemzetközi projektekben konzorciumvezetőként vagy partnerszervezetként a Hivatal más szervezeti egységeinek tevékeny bevonásával,
n) uniós kampányok lebonyolításában is részt vállal, illetve kontaktpontként hozzájárul az ECO-INNOVATION és KKV hét projektekhez,
o) gondoskodik a hálózat pénzügyi elszámolásáról, segítséget nyújt a konzorciumi partnerek számára a pénzügyi jelentések elkészítésében a Gazdasági Főosztályon keresztül,
p) gondoskodik a nemzetközi projektek pénzügyi elszámolásáról a Gazdasági Főosztályon keresztül.
2.3. Befektetésösztönzési Főosztály
a) felkutatja a potenciális külföldi befektetőket,
b) kapcsolatot tart a külföldi befektetőkkel, segíti azok befektetési döntéseinek meghozatalát,
c) tájékoztatást nyújt a Kormány befektetéseket támogató programjairól,
d) egyablakos rendszert működtet, amely segíti a külföldiek tájékozódását a befektetési lehetőségeket illetően és felgyorsítja a külföldi befektetői döntések meghozatalát,
e) közreműködik a kis- és közepes méretű vállalkozások beszállítói lehetőségeinek feltárásában, mind a magyarországi külföldi befektetők, mind a környező országokban megtelepedett befektetők vonatkozásában,
f) a befektetők szakmai igényei alapján javaslatot tesz befektetési helyszín kiválasztására,
g) működteti és koordinálja az egyedi kormánydöntéssel (EKD) biztosított támogatási rendszert; előkészíti az egyedi kormánydöntés keretében gondozott és a nemzetgazdasági szempontból kiemelt jelentőségű beruházási projektek támogatásával kapcsolatos kormányzati döntéseket,
h) részt vesz a külgazdasági támogatási rendszerre vonatkozó javaslatok kidolgozásában,
i) nemzetgazdasági szempontból kiemelt jelentőségű beruházások esetén cégre szabott kormányzati beruházásösztönzési szolgáltatásokat nyújt,
j) felkészíti a helyi önkormányzatokat a befektetők fogadására,
k) elősegíti a már letelepedett befektetők újrabefektetési szándékait,
l) a Kormány befektetésösztönzési és beszállítófejlesztési stratégiájának hatékony végrehajtása érdekében együttműködik a külgazdasági szakdiplomata-, illetve a belföldi regionális hálózatokkal.
2.3.1., 2.3.2. Ágazati osztályok (az adott gazdasági ágazat tekintetében)
Az ágazati osztályok megnevezése, és a hozzájuk rendelt szektorok:
2.3.1. Gyártás és Energetika Ágazatok Osztály: járműipar, gépipar, elektronika, orvosi műszer, élelmiszer- és vegyipar, megújuló energia.
2.3.2. Szolgáltató és Tudásalapú Ágazatok Osztály: SSC, ICT, logisztika, K+F tevékenység, biotechnológia, gyógyszeripar, egészségipar.
a) elkészíti a magyar befektetési környezetről szóló általános promóciós anyagok szakmai részeit,
b) tájékoztatást ad a magyar befektetési lehetőségekről nemzetközi üzleti eseményeken, ki- és beutazó állami delegációk programjához kötötten és más nyilvános csatornákon,
c) kidolgozza az ágazatorientált akcióterveket, meghatározza a befektetői célcsoportot, azonosítja, rendszerezi és nyilvántartja a potenciális befektetőket,
d) ellátja az ágazati alapú, akvizíciós és projektmenedzsment feladatokat,
e) szükség esetén kapcsolatot létesít és tart fenn a projektben érintett ágazati szakmai szövetségek, érdekképviseletek, szabályozó szervek, hatóságok, önkormányzatok képviselőivel,
f) javaslatot tesz pályázatok vagy pótlólagos források szükségességére, kezdeményezi az adott projekt EKD vagy kiemelt projektként történő kezelését,
g) gondoskodik zöld- és barnamezős ipari telephelyek, logisztikai és irodai célú ingatlanok kiajánlásáról a Hivatal által kezelt adatbázisok alapján, szervezi a befektetői látogatásokat és tárgyalásokat,
h) a Beszállítói Osztállyal közösen előkészíti a beszállítók kiajánlását,
i) a Magyarországon már megtelepedett befektetők, vállalatok újrabefektetésre való ösztönzése érdekében személyes kapcsolatot tart fenn a helyi képviselőkkel, cégvezetőkkel,
j) újra befektetési szándék esetén gondoskodik javaslatcsomagok, ajánlatok, támogatási konstrukciók kiajánlásáról,
k) szerkeszti a szakmai ágazati kiadványokat,
l) javaslatokat tesz a befektetési környezetet befolyásoló szabályozási feltételrendszer módosítására az illetékes szervek felé.
2.3.3. Beszállítói Osztály
a) összehangolja a beszállítói program részét képező programokat,
b) kialakítja és működteti a beszállítói kompetenciaközpontot, ellátja az ezzel kapcsolatos feladatokat,
c) gondoskodik a beszállítói program hatályának kiterjesztéséről a járműiparon túl elsősorban az elektronika, mérnöki szolgáltatások területére,
d) működteti a beszállítói hálózati modult,
e) működteti a beszállítói képzési modult,
f) ellátja a pénzügyi modulhoz kapcsolódó feladatokat, továbbá javaslatokat tesz a vonatkozó forrásgazdák felé támogatási konstrukciók kidolgozására,
g) a Magyarországon már megtelepedett külföldi vállalatok újrabefektetése és termelésbővítése érdekében gondoskodik a hazai beszállítói kapacitások és fejlesztési potenciálok kiajánlásáról a befektetőknek.
2.3.4. Befektetői Támogatások Osztály
a) támogatási csomagokat készít a projekt menedzsment tevékenységek támogatásaként a beruházók részére,
b) kapcsolatot tart a különböző támogatásokat nyújtó kormányzati szervezetekkel és önkormányzatokkal,
c) tájékoztatás nyújt és tanácsokat ad a kormányzati szervek és a támogatási konstrukciókról döntésre jogosult szervezetek részére a támogatások hatékonyságának növelése érdekében,
d) ellátja a befektetői döntések támogatásával kapcsolatos feladatokat
e) elkészíti a kormányzati támogatási döntésekre vonatkozó előterjesztések tervezeteit,
f) ellátja a támogatásokkal kapcsolatos monitoringfeladatokat a projekt megvalósítási szakaszában, előkészíti az esetleges módosításokra vonatkozó javaslatokat, elkészíti a projekttel kapcsolatos elszámolásokat, kimutatásokat a döntéshozók számára,
g) vonatkozó kormányzati döntés esetén ellátja a kiemelt beruházássá nyilvánítással kapcsolatos feladatokat,
h) elemző és összefoglaló anyagokat készít a kezelt projektekről és szakmai kapcsolatokról.
2.4. Stratégiai és Hálózatirányítási Főosztály
2.4.1. Ügyfélszolgálati és Stratégiai Elemző Osztály
a) részt vesz a közép- és hosszú távú minisztériumi külgazdasági stratégiaalkotáshoz szükséges befektetésösztönzési és üzletfejlesztési (általános, tematikus vagy szektorspecifikus) háttéranyagok és elemzések készítésében,
b) részt vesz a Hivatal szakmai stratégiájának megalkotásában, koordinációs feladatokat lát el,
c) egyedi, fókuszált céginformációs felkészítő anyagokat készít a Hivatal és a minisztérium vezetői részére,
d) információs anyagokat, prezentációkat készít, közreműködik a szakmai kiadványok elkészítésében, összeállítja és karbantartja az információs adatbázisokat a projektmenedzsment támogatására,
e) különböző szakmai területekről (munkaügy, oktatás, ipari parkok, telephelyek, közművek, vám, adózás, pénzügy) régiós versenyképességi elemzéseket készít, esetenként külső tanácsadók bevonásával,
f) befektetésösztönzési tevékenységhez kapcsolódó, tematikus hírfigyelést végez, nyomon követi a befektetési szempontból versenytárs, valamint fontos exportpiacot jelentő országok makro ökonómiai változásait,
g) kialakítja az üzletfejlesztési és befektetésösztönzési célú cég-, beszállítói, ipari park és más adatbázisok moduljait, karbantartja az adatbázist,
h) az ipari park és telephely adatbázisok alapján telephely-kiajánlási csomagot készít a befektetésösztönzési területeknek,
i) ellátja az export directory és HIP-projektgyűjtemény online kezelésével kapcsolatos feladatokat,
j) biztosítja a befektetésösztönzési és üzletfejlesztési lead menedzsment technikai feltételeit,
k) részt vesz a szakmai adatbázisok fejlesztésében, kapcsolatot tart a szakmai osztályokkal, informatikai támogatókkal,
l) részt vesz online informatikai szolgáltatások fejlesztésében, specifikációk készítésében, teszteléseket vezet,
m) részt vesz a kereskedelemfejlesztési pályázatok kidolgozásában, közzétételében,
n) nyilvántartásba veszi és formailag ellenőrzi a beérkező pályázatokat, ellátja a pályázati döntések előkészítésével kapcsolatos titkársági feladatokat, javaslatokat terjeszt fel a döntéshozóknak,
o) kapcsolatot tart a szerződéskötésért felelős közreműködő szervezettel (KSZ-szel): előkészíti a szerződéseket a KSZ-szel, a pályázati döntéseket – KSZ-nek történő – továbbításra felterjeszti,
p) nyomon követi a projektek előrehaladását (monitoring), szakmailag ellenőrzi a teljesítéseket, átadja az elszámolásokat pénzügyi ellenőrzésre a közreműködő szervezetnek,
q) tájékoztatást nyújt a Hivatal tevékenységével, szolgáltatásaival kapcsolatban,
r) gondoskodik eseti és rendszeres hírlevél szerkesztéséről, megküldéséről,
s) ellátja az ügyfélmenedzsment és regisztrációs help-desk feladatokat – a telefonon és e-mailen beérkező megkereséseket továbbítja a felelős kollégáknak,
t) a szakmai tevékenységhez kapcsolódó rendezvényekről ügyfél-elégedettségméréseket készít és kiértékeli azokat,
u) megválaszolja a külföldről érkezett, nem specifikált megkereséseket, partnerlistákat készít,
v) belföldi és külföldi rendezvényeken informátori teendőket lát el a hivatal tevékenységeivel kapcsolatban,
z) rögzíti, archiválja a beérkező megkereséseket, rendszeres és eseti kimutatásokat készít azokról.
2.4.2. Belföldi Regionális Hálózati Osztály
a) gondoskodik a területi alapon szervezett, országos lefedettséget és az ügyfelek számára elérhetőséget biztosító regionális irodahálózat kialakításáról,
b) működteti a belföldi regionális hálózatot,
c) biztosítja ügyfélközpontú és azonos minőségű szolgáltatási kör szakmai feltételeit a regionális hálózat egészében,
d) szervezi és ellátja a Hivatal helyi szintű vállalkozásfejlesztési és befektetésösztönzési szakmai tevékenységét,
e) biztosítja a Hivatal tevékenységének, szakmai programjainak helyi szintű megjelenítéséhez és megvalósításához szükséges feltételeket, közreműködik ezek megvalósításában,
f) megjeleníti a helyi szintű ügyféligényeket (vállalkozói, befektetői) a Hivatal szakmai tevékenységében,
g) kialakítja az éves regionális munkatervet, meghatározza az indikátorokat és beszámolási rendet,
h) szervezi és lebonyolítja a helyi/regionális rendezvényeket,
i) ellátja a helyi/regionális igényfelméréssel, információszolgáltatással, tanácsadással és kapcsolatépítéssel kapcsolatos feladatokat,
j) részt vesz a Hivatal, illetve a regionális iroda saját szakmai programjának helyi promóciójában, a hazai vagy uniós gazdaságpolitikai kampányokban,
k) kapcsolatot tart és együttműködik a helyi/regionális szakmai szervezetekkel, hatóságokkal, önkormányzatokkal, klaszterekkel, határon túli szervezetekkel, egyéb ágazati koncentrációkkal, feltérképezi a regionális ágazati koncentrációkat, helyi vállalkozói együttműködéseket, klasztereket, vállalkozói klubokat,
l) részt vesz a határ menti együttműködést segítő (interregionális) programokban,
m) kapcsolatot tart a befektetők iránt érdeklődő önkormányzatokkal, ipari parkokkal, helyi vállalkozói szolgáltatásokat nyújtó szerveződésekkel, felkészíti az önkormányzatokat és más ajánlattevőket a befektetőkkel való tárgyalásokra,
n) előkészíti a regionális szintű befektetési tárgyalásokat,
o) összeállítja a regionális befektetési környezet profilokat és tájékoztatókat,
p) a HIP adatbázishoz potenciális befektetési projektek gyűjt a helyi vállalkozók köréből,
q) részt vesz az after care és újrabefektetési programokban,
r) az ügyfélkör bővítése érdekében minden, helyben működő exportőr vagy exportképes termékkel, illetve szolgáltatással rendelkező vállalkozás adatait továbbítja a Hivatal regisztrációs rendszerébe,
s) szervezi és lebonyolítja a helyi üzleti fórumokat, üzletember-találkozókat, roadshow-kat, szakdiplomata- vállalkozó találkozókat, üzletfejlesztési rendezvényeket, egyéb szakmai programokat és képzéseket,
t) közreműködik a helyi szakmai szervezetek, különösképpen a klaszterek munkájában,
u) az Enterprise Europe Network BBS és BCD adatbázisába valamint az ÜZIR-rendszerhez kapcsolódó export directory-be megküldi a kontaktolt cégprofilt a cégekkel való személyes kapcsolatfelvételt követően.
2.4.3. Európai Relációk Osztály
a) relációjára vonatkozóan ellátja a jogszabályok és tárcamegállapodások szerint a külgazdasági szakdiplomata- hálózat kialakításával, szakmai koordinálásával, tevékenységének mérésével, értékelésével kapcsolatos feladatokat,
b) biztosítja a külgazdasági szakdiplomaták és a Hivatal által irányított külföldi irodák működési feltételeit, a Nemzetgazdasági Minisztérium iránymutatásai alapján szakmailag irányítja a külgazdasági szakdiplomatákat,
c) gondoskodik a külpiaci hálózat felől érkező gazdasági információk rendszerezett összegyűjtéséről és az ország információk közzétételéről,
d) a Nemzetgazdasági Minisztérium jóváhagyásával részt vesz a külgazdasági szakmai testületek, döntéshozó fórumok munkájában,
e) gondoskodik a gazdasági vegyes bizottságok működéséhez szükséges információk biztosításáról, a témajavaslatok összegyűjtéséről és rendszerezéséről,
f) információszolgáltatással támogatja az üzleti tanácsok munkáját,
g) szervezi a gazdasági vegyes bizottságok, magas szintű ki- és beutazó kormányzati delegációk melletti üzleti programokat,
h) támogatja a Nemzetgazdasági Minisztérium által szervezett külpiaci szakmai programokat és kampányokat,
i) ellátja a zürichi külgazdasági iroda szakmai koordinálását, tevékenységének mérését, értékelésével kapcsolatos feladatokat,
j) részt vesz multiszektorális kiállításokon, gazdasági fórumokon, előkészíti és szervezi az ehhez kapcsolódó üzleti programokat.
2.4.4. Európán Kívüli Relációk Osztály
a) relációjára vonatkozóan ellátja a jogszabályok és tárcamegállapodások szerint a külgazdasági szakdiplomata- hálózat kialakításával, szakmai koordinálásával, tevékenységének mérésével, értékelésével kapcsolatos feladatokat,
b) biztosítja a külgazdasági szakdiplomaták és a Hivatal által irányított külföldi irodák működési feltételeit, a Nemzetgazdasági Minisztérium iránymutatásai alapján szakmailag irányítja a külgazdasági szakdiplomatákat,
c) gondoskodik a külpiaci hálózat felől érkező gazdasági információk rendszerezett összegyűjtéséről és az ország információk közzétételéről,
d) a Nemzetgazdasági Minisztérium jóváhagyásával részt vesz a külgazdasági szakmai testületek, döntéshozó fórumok munkájában,
e) gondoskodik a gazdasági vegyes bizottságok működéséhez szükséges információk biztosításáról, a témajavaslatok összegyűjtéséről és rendszerezéséről,
f) információszolgáltatással támogatja az üzleti tanácsok munkáját,
g) szervezi a gazdasági vegyes bizottságok, magas szintű ki- és beutazó kormányzati delegációk melletti üzleti programokat,
h) támogatja a Nemzetgazdasági Minisztérium által szervezett külpiaci szakmai programokat és kampányokat,
i) részt vesz multiszektorális kiállításokon, gazdasági fórumokon, előkészíti és szervezi az ehhez kapcsolódó üzleti programokat.
2.5. Gazdasági Főosztály
2.5.1. Pénzügyi és Számviteli Osztály
a) meghatározza a működés pénzügyi feltételeit, biztosítja a költségvetési gazdálkodás szabályainak megtartását,
b) felelős a költségvetési jogszabályokban előírt beszámolási, tájékoztatási, ellenőrzési és egyéb kötelezettségek teljesítéséért,
c) ellátja a költségvetési gazdálkodási, pénzügyi, elemzési, tervezési, vagyongazdálkodási dokumentációs tevékenységeket, vezeti a számviteli jogszabályokban, illetve belső szabályzatokban előírt analitikákat és gondoskodik a rendszeres egyeztetésekről, illetve a pénzügyi, számviteli bizonylatok előírt időig történő rendszerezett, biztonságos megőrzéséről,
d) koordinálja a külső források megszerzésével kapcsolatos feladatokat és a megítélt támogatások felhasználásának folyamatát,
e) meghatározza a kötelezettségvállalási, utalványozási és kifizetési folyamatba építendő ellenőrzések körét és ellenőrzi azok megtartását,
f) kialakítja a Hivatal bizonylati rendjét és gondoskodik a bizonylati fegyelem betartatásáról, a beérkező számlák kezeléséről (ellenőrzés, javíttatása vagy igazolása), továbbá a Hivatal pénzügyi folyamatait érintő belső kontrollok működtetéséről,
g) ellenőrzi a kötelezettségvállalások és szerződéskötések költségvetési szabályszerűségét, nyilvántartja és nyomon követi a kötelezettségvállalásokat,
h) elkészíti a jogszabályban előírt és egyéb belső pénzügyi szabályzatokat és kialakítja és karbantartja a pénzügyi eljárásrendeket, különös tekintettel a számviteli, pénzkezelési és likviditáskezelési szabályzatokra,
i) közreműködik az utaztatási terv elkészítésében, ellátja az utaztatással kapcsolatos szervezési teendőket, kimutatásokat készít a külföldi kiküldetésekről, elszámolja és nyilvántartja a belföldi és külföldi kiküldetéseket,
j) gondoskodik a számviteli és adójogszabályokban előírt, illetve a Nemzetgazdasági Minisztérium által meghatározott könyvvezetési, elszámolási, beszámolási, zárási adatszolgáltatási, nyilvántartási, adóbevallási, adófizetési kötelezettségek teljesítéséről,
k) ellátja a likviditáskezelési, számlavezetési és pénzügyi ügyintézési feladatokat, házipénztárt működtet, gondoskodik a teljes körű banki ügyintézésről,
l) gondoskodik a statisztikai adatszolgáltatási és jelentési kötelezettségek teljesítéséről, valamint a feladatkörébe tartozó jogszabályok által meghatározott kincstári, államháztartási adatszolgáltatások elkészítéséről, teljesíti az MNV Zrt., a Központi Statisztikai Hivatal (KSH) és egyéb szervezetek felé a tevékenységéhez kapcsolódó rendszeres és eseti adatszolgáltatásokat,
m) az intézményi gazdálkodás körében elkészíti a Hivatal számviteli jogszabályok szerinti beszámolóját, az éves költségvetést, a kincstári, az elemi költségvetést és a zárszámadást,
n) elkészti és karbantartja a gazdálkodásra, pénzügyi és számviteli feladatok ellátására vonatkozó belső szabályzatokat,
o) szervezi és ellenőrzi a gazdasági és pénzügyi tervezést, a számvitelt és az ezek alapjául szolgáló bizonylati rendszert, valamint az ezzel kapcsolatos ügyvitelt,
p) vezeti az előirányzatok nyilvántartását, illetve a kötelezettségvállalással járó, valamint a működési és felhalmozási bevételekkel kapcsolatos szerződések és megrendelések nyilvántartását,
q) jóváhagyásra előkészíti az intézményi hatáskörű, valamint a felügyeleti hatáskörű előirányzat-módosításokat,
r) gondoskodik a Hivatal pénzügyi kötelezettségeinek teljesítéséről, kezeli a beérkező számlákat, ellenőrzés és igazoltatás után gondoskodik azok kiegyenlítéséről, intézkedik a bevételek előírása és behajtása iránt, vezeti az ezekkel kapcsolatos analitikus nyilvántartásokat, kezeli és érvényesíti a Hivatal követeléseit,
s) biztosítja a Hivatal likviditását,
t) felelős a foglalkoztatottak adózásához köthető adókon kívül az adókapcsolatok viteléért, az adók szabályszerű elszámolásáért, bevallásáért és befizetéséért,
u) vezeti a jogszabályok és a számviteli politika szerinti eszköz-nyilvántartást, szervezi a mennyiségi (fizikai számbavétellel lebonyolított) leltárfelvételt, ellátja az eszközgazdálkodáshoz kapcsolódó további feladatokat,
v) felelős a gazdasági szervezet FEUVE-rendszerének kialakításáért, működtetéséért, fejlesztéséért, aktualizálásáért,
w) véleményezi a Hivatal valamennyi költségvetési kihatással járó döntését.
2.5.2. Kontrolling Osztály és GOP Programiroda
a) meghatározza és kialakítja a Hivatal felügyelő szervei és vezetői számára készülő monitoringtevékenység éves cél- és monitoringrendszerét,
b) biztosítja éves tervezés szakmai, monitoring- és informatikai hátterét, illetve az ehhez szükséges bázisadatokat,
c) összeállítja a kontrolling jelentéseket és beszámolókat,
d) ellenőrzi a költségkeretek felhasználását, illetve a kötelezettségvállalások és elszámolások folyamatát,
e) a szakmai beszámolók elkészítéséhez adatot szolgáltat a szakmai osztályok részére,
f) ellenőrzi a GOP IH-val és a MAG Zrt.-vel kötött támogatási szerződés teljesítését,
g) összeállítja az időszaki program- és (köz)beszerzési terveket,
h) elkészíti az elszámolási dokumentációkat.
2.5.3. Üzemeltetési és Informatikai Osztály
a) irányítja, szervezi és felügyeli a Hivatal ügyirat-kezelési rendjét, átveszi, érkezteti és iktatja a beérkező küldeményeket, gondoskodik azoknak az érdekeltekhez történő eljuttatásáról, ellátja a kimenő küldemények címzettekhez továbbításával kapcsolatos feladatokat,
b) kialakítja a szervezeti szintű iratkezelés és irattárazás rendszerét, ellátja a Hivatal irattárazási és kézbesítési feladatait,
c) ellátja a minősített adatok védelmével kapcsolatos feladatokat,
d) kapcsolatot tart a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság, a Hivatal és a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság között létrejött megállapodásban foglaltaknak megfelelően, a kijelölt kapcsolattartókon keresztül, valamint rendelkezik a szolgáltatások igénylésének módjáról,
e) ellátja a Hivatal helyiségei, valamint a Hivatal munkatársai elleni fenyegetettség, veszélyeztetettség, szükséghelyzet (katasztrófahelyzet) elhárítása érdekében szükséges feladatokat a riasztási terv alapján, tájékoztatja a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságot a katasztrófahelyzetről,
f) a Hivatal üzemeltetését támogató feladatok ellátása kertében előkészíti a szükséges szabályzatokat és üzemelteti a szükséges rendszereket, gondoskodik a tűz- és rendvédelmi előírások feltételeinek megteremtéséről,
g) kezeli a hivatali vezetők és munkatársak elhelyezési kérdéseit,
h) gondoskodik a Hivatal infrastrukturális háttérének fenntartásáról és a folyamatos működés feltételeinek biztosításáról,
i) ellátja a költségvetési gazdálkodás IT-rendszer szakmai rendszergazdai feladatait,
j) felügyeli az alkalmazott integrált számítástechnikai rendszer szakmai követelményeknek és a hatályos törvényi szabályozásnak megfelelő működését,
k) ellátja az alkalmazott integrált számítástechnikai rendszer informatikai felügyeletét, felhasználóinak szakmai támogatását, írásos segédanyagokat készít a felhasználók számára,
l) részt vesz az egyéb számítástechnikai rendszerekhez való kapcsolódás kialakításában, működés-korszerűsítési feladatokban,
m) informatikailag támogatja a Hivatal adatgazdálkodását,
n) karbantartja a törzsadat- és jogosultsági rendszert az alkalmazott integrált számítástechnikai rendszerben,
o) ellátja a felhasználók oktatását, új felhasználók felkészítését az alkalmazott integrált számítástechnikai rendszer használatára,
p) ellátja az intranet és webportál adminisztrációját,
q) szakmailag támogatja az informatikai beszerzési és fejlesztési projektek irányítását, biztosítja azok üzembe helyezését és karbantartását,
r) a tárgyi eszközök tekintetében ellátja a tervezéssel, engedélyezés bonyolításával, használatra átadással és leltárba vétellel kapcsolatos feladatokat,
s) biztosítja a szakmai rendezvények technikai feltételeit,
t) javaslatot tesz az informatikai stratégiai és éves tervre, a beruházási, karbantartási és selejtezési tervre, az éves informatikai képzési tervre, azonosítja az üzemeltetett rendszerekkel kapcsolatos kockázatokat.
4. függelék16
A Hivatal belföldi regionális irodáinak helyszínei
Debrecen
Győr
Miskolc
Pécs
Szeged
Veszprém
A Hivatal belföldi Külgazdasági Információs Pontjainak helyszínei
Békéscsaba
Eger
Kaposvár
Nyíregyháza
Salgótarján
Szekszárd
Szolnok
Szombathely
Tatabánya
A Hivatal külföldi külgazdasági irodáinak helyszínei
Zürich
1
Az utasítást a 2/2013. (II. 15.) NGM utasítás 3. pontja hatályon kívül helyezte 2013. február 16. napjával.
2
A Szabályzat 1. § (2) bekezdés f) pontja a 25/2011. (VII. 29.) NGM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.
3
A Szabályzat 2. § (1) bekezdése a 25/2011. (VII. 29.) NGM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.
4
A Szabályzat 5. §-a 25/2011. (VII. 29.) NGM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.
5
A Szabályzat 12. § (2) bekezdése a 25/2011. (VII. 29.) NGM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.
6
A Szabályzat 12/A. §-t megelőző alcímét a 25/2011. (VII. 29.) NGM utasítás 1. §-a iktatta be.
7
A Szabályzat 12/A. §-át a 25/2011. (VII. 29.) NGM utasítás 1. §-a iktatta be.
8
A Szabályzat 12/B. §-át megelőző alcímet a 25/2011. (VII. 29.) NGM utasítás 1. §-a iktatta be.
9
A Szabályzat 12/B. §-át a 25/2011. (VII. 29.) NGM utasítás 1. §-a iktatta be.
10
A Szabályzat 26. § (4) bekezdése a 25/2011. (VII. 29.) NGM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.
11
A Szabályzat 30. § (2) bekezdése a 25/2011. (VII. 29.) NGM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.
12
A Szabályzat 34. § (3) bekezdését a 25/2011. (VII. 29.) NGM utasítás 1. §-a iktatta be.
13
A Szabályzat 1. függeléke a 25/2011. (VII. 29.) NGM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.
14
A Szabályzat 2. függeléke a 25/2011. (VII. 29.) NGM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.
15
A Szabályzat 3. függeléke a 25/2011. (VII. 29.) NGM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.
16
A Szabályzat 4. függeléke a 25/2011. (VII. 29.) NGM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás