46/2011. (X. 14.) NFM utasítás

1. §² (1)³ Jelen utasítást a XVII. Nemzeti Fejlesztési Minisztérium fejezethez rendelt fejezeti kezelésű előirányzatok, központi kezelésű előirányzatok, illetve az NFM Igazgatás kiadási előirányzatai tekintetében a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: NFM) és a nemzeti fejlesztési miniszter által képviselt Magyar Állam mint jogi személy természetes vagy jogi személlyel, jogi személyiség nélküli szervezettel kötendő valamennyi megállapodására és az NFM képviseletében teendő valamennyi kötelmi jellegű jognyilatkozatra alkalmazni kell, kivéve:

(2) Előirányzat-átadás vagy -átvétel esetén az utasítás rendelkezéseit azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy ahhoz kötelezettségvállalási adatlapot nem kell kitölteni.

(3) Az Utasítás hatálya alá tartozó megállapodást vagy jognyilatkozatot (a továbbiakban: Szerződés) kezdeményező, véleményező, valamint pénzügyi ellenjegyző és aláíró (kötelezettségvállaló), továbbá a kapcsolódó pénzügyi-számviteli tevékenységeket végző kormánytisztviselők a szerződések megkötése és kezelése során jelen utasítás rendelkezéseinek megfelelően kötelesek eljárni, figyelembe véve a vonatkozó egyéb jogszabályokban és belső szabályzatokban foglaltakat.

(4) Jelen utasítás 2. §-ának hatálya kiterjed az NFM irányítása alá tartozó költségvetési szervek által a személyi és dologi kiadások előirányzata terhére megrendelőként vagy megbízóként történő vállalkozási, illetve megbízási szerződés megkötésére is.

2. § (1)⁵ Szerződés megkötésére különösen az alábbi szellemi tevékenységek tekintetében kerülhet sor az az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ávr.) 50. § (2) bekezdésére figyelemmel:

(2) A költségvetési szervvel jogviszonyban álló munkatárs részére szerződéssel díjazás jogviszonyából eredő feladatra (különösen: a munkaköri leírásában rögzített feladatra, céljuttatásra kitűzött feladatra, teljesítménykövetelmény alapján kitűzött feladatra) nem fizethető.

(3) A szerződésekben az Állami Számvevőszék, illetve a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal ellenőrzési jogosultságát a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően ki kell kötni.

(4)⁶ A kifizetés során minden esetben az Ávr.-ben rögzítettek figyelembevételével kell eljárni.

3. §⁷ Jelen utasítás alkalmazása során:

4. §⁸ (1)⁹ A Szerződés előkészítésének folyamatát megelőzően, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységnek az irányítását ellátó államtitkár útján a szerződés előkészítésének engedélyezésére előzetes elvi engedélyt (hozzájárulást) kell kérnie a Kabinetfőnöktől, aki e kérdésben az 5. melléklet szerinti formában dönt, és melyet a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység készít elő a számára. A Szerződés előkészítésének és megkötésének folyamata csak ezen előzetes elvi engedély (hozzájárulás) megadását követően kezdhető meg. Amennyiben egy szerződés megkötésével kapcsolatban a miniszter már előzetes hozzájárulását adta, vagy azt a Kormány határozatában feladatként állapította meg, úgy ezen kabinetfőnöki előzetes elvi engedély (hozzájárulás) beszerzése nem szükséges.

(2) A szerződéskötési folyamat megindításakor – pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó Szerződés esetén – kiemelt előirányzati szintű előzetes fedezetvizsgálatot kell végrehajtani az NFM által vállalni tervezett kifizetés szerinti pénzösszeg rendelkezésre állásának megállapítása érdekében. Az előzetes fedezetvizsgálatért a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője – abban az esetben, ha nincs tudomása a forrás rendelkezésre állásáról, fejezeti és központi kezelésű előirányzatok terhére kötendő Szerződések esetében a Költségvetési Főosztály (a továbbiakban: KF) vezetőjének, az intézmény működéséhez kötődő kiadások és bevételek, mint az NFM Igazgatás Szervezeti és Működési költségvetése terhére kötendő Szerződések esetében az GF vezetőjének, az NFM közfeladatai ellátásával kapcsolatos kiadásoknak és bevételeknek az Igazgatás költségvetésében megtervezett előirányzatai (a továbbiakban: NFM Igazgatás Szakmai Programok költségvetése) terhére kötendő Szerződések esetében a KF vezetőjének megkeresése útján – felelős.

(3) Amennyiben a fedezet kiemelt előirányzati szinten rendelkezésre áll, a GF vagy a KF visszaigazolást küld. Amennyiben kiemelt előirányzati szinten a fedezet nem áll rendelkezésre, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység felelőssége az előirányzat-módosítás kezdeményezése.

(4) A Szerződés előkészítésének folyamatában – pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó Szerződés esetén – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata:

(5)¹⁰ A szerződéstervezet előkészítése a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata. A természetes személlyel kötendő megbízási szerződések tekintetében a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a Személyügyi Főosztály. A Szerződés célszerűségéért, időszerűségéért, az ár-érték arányosságáért a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője felelős. A célszerűség követelménye különösen a következőre terjed ki: pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó Szerződés esetén az NFM által fizetendő díj felelősségteljes – a feladat teljesítéséhez szükséges időtényező (időráfordítás, szerződéses időtartam, sürgősség), a feladat tartalma, jellege, specialitása, összetettsége, a szolgáltatás és ellenszolgáltatás arányosságának követelménye szerinti – megállapítására. A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység felelős az Ávr. 50. § (1) és (2) bekezdéseiben foglaltaknak való megfelelésért.

(6) Amennyiben rendelkezésre áll az adott szerződéstípusra vonatkozó minta, a szerződéstervezetet az intraneten közzétett standard szerződésminta alapján kell előkészíteni.

(7)¹¹ Amennyiben a tervezett Szerződésre nem áll rendelkezésre standard szerződésminta, úgy a szerződéstervezet előkészítése során alkalmazható a partner által előkészített szerződéstervezet is, illetve a szerződéstervezet előkészítésében a Jogtanácsosi Főosztály – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység megkeresése alapján, szükség szerint – közreműködik. A szerződéstervezet előkészítése során figyelembe kell venni az NFM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatairól és a döntési eljárásokról szóló miniszteri utasításban, valamint a NFM fejezet egyes fejezeti és központi kezelésű előirányzatainak felhasználására vonatkozó jogszabályokban és belső szabályozásokban foglaltakat.

(8) A standard szerződésminták, szerződéstervezetek előkészítése során a szerződés tárgyát – kivéve, ha ezt a feladat jellege nem teszi lehetővé – összefoglaló jelleggel és részfeladatokra bontva egyaránt meg kell határozni [3. § b) pont].

(9) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység csak olyan ügyvéddel/ügyvédi irodával kezdeményezhet ügyvédi megbízási szerződést, akivel/amellyel szemben nem állnak fenn az ügyvédekről szóló 1998. évi XI. törvény 25. § (2)–(4) bekezdéseiben meghatározott korlátok.

5. §¹² (1) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység – kivéve a Beruházás ösztönzési célelőirányzat esetén – az előkészített szerződéstervezet alapján, a szerződéssel kapcsolatos alapadatokat – a kötelezettségvállalási azonosító, a szerződés megkötésének időpontja és a véleményezésre vonatkozó rész kivételével – szerződéses adatlapon rögzíti. A szerződéses adatlap a szerződés szerződéstárba való felvételének alapvető információforrása, mintáját az 1. számú melléklet tartalmazza.

(2) Az NFM részéről pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó Szerződések esetén, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység kötelezettségvállalási adatlapot tölt ki, amelynek mintáját a 2. számú melléklet tartalmazza. A beszámolási kötelezettség teljesítése és a Vezetői Információs Rendszer részfeladatszintű kontrolling adatszolgáltatásának biztosítása érdekében a kötelezettségvállalási adatlapon – a szerződéstervezetben szereplő részteljesítésekkel összhangban – rögzíteni kell a szakmai és pénzügyi teljesítések időpontjait, összegeit kiemelt előirányzati szinten, a szakfeladatrend szerinti besorolást és a kapcsolódó ügyletkódokat. A törzsadatok között nyilvántartott szakfeladatszámokról és ügyletkódokról, illetve azok megnevezéseiről és tartalmáról, amennyiben a Szerződés fedezetét az NFM Igazgatás Szakmai Programok költségvetése, illetve fejezeti, vagy központi kezelésű előirányzat biztosítja, a KF, amennyiben az NFM Igazgatás Szervezeti és Működési költségvetése biztosítja, a GF tájékoztatja a szervezeti egységeket.

(3) Az NFM éves személyi juttatás költségvetése terhére kötendő megbízási szerződés előkészítése során figyelemmel kell lenni a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatairól és a döntési eljárásokról szóló NFM utasításban foglaltakra.

(4)¹³ A véleménykérést a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység papír alapon – iktatott, vezetői aláírással ellátott levéllel – és elektronikusan, míg a mellékleteket (szerződéstervezet, szerződéses adatlap, kötelezettségvállalási adatlap, egyéb, a véleményezéshez szükséges dokumentumok – például: szerződésmódosítás esetén az alapszerződés és esetleges korábbi módosításai) kizárólag elektronikusan, a szervezeti egység vezetője vagy az ő megbízásából eljáró személy által megküldött e-mailben továbbítja:

(5) Amennyiben – különös tekintettel a Beruházás ösztönzési célelőirányzatra és a központi kezelésű előirányzatokra – a Szerződésben jogszabály alapján harmadik félként, egyetértőként más minisztérium is szerepel, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység felelős a Szerződés ezen fél által történő véleményezésének megtörténtéért.

(6) Egyedi támogatás nyújtására irányuló Szerződés esetén a szerződéstervezet csak abban az esetben küldhető meg a (4) bekezdés szerinti véleményezésre, amennyiben annak támogathatóságáról az egyes fejezeti és központi kezelésű előirányzatok felhasználásáról szóló miniszteri utasítás szerinti miniszteri döntés, vagy más, a Kormány vagy a nemzeti fejlesztési miniszter által hozott döntés rendelkezésre áll. A miniszteri döntés másolatát a szerződéstervezethez, valamint az aláírt Szerződéshez mellékletként csatolni kell. Amennyiben több év, vagy a költségvetési éven túli év kiadási előirányzatait terhelő kötelezettségvállalásra kerül sor, a szerződéstervezet csak abban az esetben küldhető meg a (4) bekezdés szerinti véleményezésre, amennyiben annak támogathatóságáról az egyes fejezeti és központi kezelésű előirányzatok felhasználásáról szóló miniszteri utasítás szerinti miniszteri engedély a rendelkezésre áll. A miniszteri engedély másolatát a szerződéstervezethez, valamint az aláírt Szerződéshez mellékletként csatolni kell.

(7) A Véleményezők feladata a szerződéstervezet jogi, közbeszerzési, költségvetési, uniós támogatási és humángazdálkodási szempontú felülvizsgálatán túl a szerződéses adatlapon és a kötelezettségvállalási adatlapon – meta-adatonként – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység által meghatározott és a Véleményező kompetenciájába tartozó adattartalom véleményezése.

(8) A Véleményezők a véleményüket változáskövetéssel – korrektúra alkalmazásával – a szerződéstervezet, szerződéses adatlap és a kötelezettségvállalási adatlap elektronikus példányaiban rögzítik, majd azokat papír alapon – iktatott, vezetői aláírással ellátott levéllel – és elektronikusan, a szervezeti egység vezetője vagy az ő megbízásából eljáró személy által megküldött e-mailben küldik meg a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység részére. A véleményezés határideje a papír alapú megkeresésnek a Véleményező szervezeti egység titkárságára történő beérkezését követő 8 munkanap, amelytől rövidebb – de legalább 5 munkanapos – véleményezési határidőt a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a véleményezés kezdeményezésével egyidejűleg kérhet, megjelölve a sürgősebb véleményezési határidő indokát. A sürgősségi indok valóságáért a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője felelős. Ha a Véleményezőnek nincs észrevétele, arról a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységet a véleményezési határidőben írásban tájékoztatni köteles.

(9) A (4) bekezdés c) pont szerinti véleményezés során a szükséges adatokat a KF vagy a GF „tervezett kötelezettségvállalás” státuszú kötelezettségvállalásként rögzíti a Forrás SQL rendszerben. A kötelezettségvállalás Forrás SQL rendszer által generált azonosítóját a KF, illetve a GF munkatársa rávezeti a Szerződésre, a szerződéses adatlapra, valamint a kötelezettségvállalási adatlapra. Amennyiben a Szerződés forrásául szolgáló előirányzatot NFM-en kívüli, kijelölt kezelő szerv kezeli, amely a Forrás SQL rendszert használja, az adatokat a kezelő szerv munkatársa rögzíti a (4) bekezdés c) pont szerinti véleményezéssel egyidejűleg. A kötelezettségvállalás Forrás SQL rendszer által generált azonosítóját a kezelő szerv munkatársa megküldi a KF részére. Ez a rendelkezés nem alkalmazandó azon NFM által kötendő Szerződések esetén, amelyeknél a kötelezettségvállalás forrását biztosító előirányzatot kezelő, NFM-en kívüli, kijelölt kezelő szerv nem a Forrás SQL rendszert használja.

(10) A vélemények visszaérkezését követően a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata az 5. § (4) bekezdésében meghatározott szakmai szempontok szerint megtett észrevételek átvezetése a szerződéstervezeten, a szerződéses adatlapon és a kötelezettségvállalási adatlapon, továbbá a Véleményezők főosztályvezetőjének, a véleményezés dátumának és a vélemény iktatószámának rögzítése a szerződéses adatlapon.

(11) Abban az esetben, ha a Véleményezők vagy a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység az 5. § (4) bekezdésében meghatározott szakmai szempontok vonatkozásában különböző álláspontot képviselnek a szerződéstervezettel kapcsolatosan, úgy a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység egyeztetést kezdeményez az azonos álláspont kialakítása érdekében. Amennyiben a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység és a Véleményezők az egyeztetés során nem jutnak azonos álláspontra, a szerződés megkötéséről, illetve a vitatott szerződéses feltétel tartalmáról – a Véleményezők és a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység álláspontjának ismeretében – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység felügyeletét ellátó államtitkár, vagy amennyiben a véleményeltérés a pénzügyi ellenjegyezhetőséget érinti, minden esetben a miniszter dönt. Amennyiben ez a döntés a pénzügyi ellenjegyző álláspontjával ellentétes, a miniszter a döntésével egyidejűleg írásban utasítja a pénzügyi ellenjegyzőt a pénzügyi ellenjegyzésre.

(12) A vélemények átvezetését követően – és amennyiben a szerződéstervezet megfelel a (10) bekezdésben foglaltaknak – a szerződéstervezetet, a szerződéses és a kötelezettségvállalási adatlapot nem szükséges ismételten megküldeni (visszamutatni) a Véleményezők részére, ugyanakkor a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a szerződéstervezet ellenjegyzésének kezdeményezésekor a levélben nyilatkozni köteles a vélemények átvezetéséről. Az észrevételek részleges átvezetése esetén a nyilatkozatnak ki kell térnie arra, hogy az át nem vezetett – az 5. § (4) bekezdésében meghatározott szakmai szempontoknak megfelelő – észrevételek tekintetében a véleményezővel a szükséges egyeztetés megtörtént, és a véleményező elállt az át nem vezetett észrevételtől, és arra, hogy vitás kérdés nem maradt fenn.

(13) Amennyiben a megkötni vagy módosítani kívánt szerződés értéke a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény 18. § (2) bekezdése szerint számítva a nettó ötvenmillió forintot eléri, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység – a szerződéstervezet véleményeztetésének befejezését követően, de a szerződés pénzügyi ellenjegyzését és aláírását megelőzően – a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 46/2011. (III. 25.) Korm. rendeletben, valamint a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 46/2011. (III. 25.) Korm. rendeletben foglaltak végrehajtásának szabályozásáról szóló NFM utasításban foglaltaknak megfelelően köteles a szerződéstervezetet a kozbeszerzes.ellenorzes@nfm.gov.hu e-mail címre jóváhagyás érdekében megküldeni.

6. §¹⁸ (1)¹⁹ A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a szerződéstervezetet, az adatlapokat, a 4. § (2) bekezdés szerinti dokumentumokat és az 5. § (7) bekezdés szerinti véleményeket a Szerződés aláírását megelőzően, pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén annak pénzügyi ellenjegyzése előtt köteles elektronikusan és papíralapon is megküldeni a Kabinetfőnök részére. Amennyiben a Kabinetfőnöknek észrevétele van, azt jelzi a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének, ennek hiányában azt jóváhagyja.

(2) Az (1) bekezdés szerinti aláírás hiányában a Szerződés nem köthető meg.

7. §²¹ (1) Pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó Szerződés esetén – a kötelezettségvállalási adatlap, a szerződéstervezet és a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység 5. § (12) bekezdés szerinti nyilatkozata alapján – amennyiben a Szerződés fedezetét az NFM Igazgatás Szakmai Programok költségvetése, illetve fejezeti vagy központi kezelésű előirányzat biztosítja, a KF, amennyiben az NFM Igazgatás Szervezeti és Működési költségvetése biztosítja, a GF feladata a pénzügyi ellenjegyzés. A pénzügyi ellenjegyzésre kizárólag a szerződéstervezet bonthatatlan kötéssel történő összefűzését követően kerülhet sor.

(2) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a kötelezettségvállalásra jogosult vezető, valamint – a közigazgatási államtitkár és a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár kivételével – az egyes fejezeti és központi kezelésű előirányzatok felhasználásáról szóló miniszteri utasításban meghatározott egyetértést gyakorló vezető által jóváhagyott kötelezettségvállalási adatlapot, továbbá pénzügyi ellenjegyzés céljából a szerződéstervezetet – mellékelve ahhoz a Véleményezők 5. § (7) bekezdés szerinti kinyomtatott, iktatott álláspontját, a 4. § (2) bekezdés a) pontja szerinti árajánlatokat, jegyzőkönyvet, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője által aláírt szerződéses adatlapot, illetve a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötendő Szerződés esetén a 4. § (2) bekezdés b) pont szerinti összegezést – legkésőbb a szerződéstervezetben meghatározott teljesítés kezdő időpontját megelőző 10. munkanapig megküldi az (1) bekezdés szerinti pénzügyi ellenjegyzést végző főosztály részére, figyelembe véve az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozásban foglaltakat.

(3) A pénzügyi ellenjegyzést megelőzően a pénzügyi ellenjegyzőnek meg kell győződnie arról, hogy

– a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata rendelkezésre áll az adott részfeladaton, ügyletkódon,

– a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat,

– a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll, illetve a befolyt vagy a megtervezett bevétel biztosítja a fedezetet,

– a Szerződés szerinti fizetési kötelezettség összhangban áll az egyes fejezeti és központi kezelésű előirányzatok felhasználásának szabályairól szóló miniszteri utasítás alapján elkészített előirányzat-felhasználási tervvel,

– a kötelezettségvállalási adatlapon szereplő adatok megegyeznek a szerződéstervezet adataival,

– a szerződéstervezethez csatolták a jelen utasításban előírt mellékleteket, valamint a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység nyilatkozatát a vélemények átvezetéséről,

– a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység az 5. § (13) bekezdésében rögzített jóváhagyást – amennyiben az szükséges – megszerezte.

Vita esetén a pénzügyi ellenjegyző egyeztet a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységgel, amely gondoskodik a Szerződés jogszerű megkötése érdekében szükséges intézkedések végrehajtásáról.

(4) A pénzügyi ellenjegyzést követően a KF, vagy a GF a bonthatatlan kötéssel összefűzött szerződéstervezetet, a kötelezettségvállalási adatlapot, valamint a (2) bekezdés szerinti egyéb dokumentumokat – a rendelkezésére bocsátott példányszámban – a (2) bekezdés szerinti valamennyi dokumentum kézhezvételét követő 3 munkanapon belül továbbítja a feljegyzésben (vagy levélben) megcímzett, a jelen utasításnak megfelelő, jóváhagyásra és/vagy aláírásra jogosult szervezeti egységek/személyek részére, vagy további címzettek hiányában visszaküldi a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység részére.

(5) Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a vonatkozó szabályozásban foglaltaknak, nem áll rendelkezésre a teljesítéshez szükséges összeg, vagy az 5. § (4) bekezdésben feltüntetettek nem kapták meg véleményezésre, illetve az ellenjegyzést kezdeményező levél nem tartalmazza a 5. § (12) bekezdés szerinti, a vélemények teljes körű átvezetésére, vagy a véleményeltérések egyeztetett rendezésére vonatkozó nyilatkozatot, az ellenjegyzésre jogosultnak erről a (2) bekezdés alapján részére továbbított dokumentumok visszaküldésével tájékoztatnia kell a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetőjét.

8. § (1)²²

(2)²³ A pénzügyi ellenjegyzést követően a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője gondoskodik a Szerződés szerződő partner, majd az NFM kötelezettségvállalásra jogosult vezetője által történő, dátummal ellátott aláírásáról/aláíratásáról – a vonatkozó közjogi szervezetszabályozó eszköz rendelkezései alapján –, ezt követően a szerződésen feltüntetett aláírás dátumával kiegészíti a szerződéses adatlapot. A Beruházás ösztönzési célelőirányzat esetében a Szerződés ellenjegyzésére, aláírására a szerződő partnerek aláírását követően kerül sor.

(3)²⁴ A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó Szerződést a szerződés értéke szerint kötelezettségvállalásra jogosult vezető, míg a pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmazó Szerződést a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője vagy a megállapodás tárgya szerint illetékes állami vezető írja alá. A Szerződés aláírása során helyettesítésnek a szervezeti és működési szabályzatban meghatározottak szerint van helye. A fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználására vonatkozó kötelezettségvállalási jogok delegálását is tartalmazó szabályozás kiadásáig ezeket az előirányzatokat terhelő kötelezettséget kizárólag a miniszter vállalhat. Az aláírásra előterjesztett szerződéstervezet mellett az NFM képviseletében a Szerződést aláíró személy részére be kell mutatni a Véleményezők 5. § (8) bekezdés szerinti álláspontját, az 5. § (12) és (13) bekezdés szerinti nyilatkozatokat és a 4. § (4) bekezdés a) vagy b) pontja szerinti dokumentumokat. Amennyiben az aláírásra jogosultat helyettesítő személy aláírásmintával nem rendelkezik, úgy a Szerződés aláírásával egyidejűleg a 6. számú melléklet szerinti aláírásmintát is ki kell tölteni és azt a szerződés létrejöttét követően haladéktalanul, de legkésőbb 5 munkanapon belül továbbítja a szerződéstár kezelője, illetve a GF Igazgatási Pénzügyi Osztálya részére, vagy a Szerződés pénzügyi bonyolításában érintett KF Fejezeti Pénzügyi Osztály részére.

(4) A kötelezettségvállalásra jogosultak meghatározását – értékhatárok szerint – az NFM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatairól és a döntési eljárásokról szóló utasítás, valamint az NFM fejezet egyes fejezeti és központi kezelésű előirányzatainak felhasználására vonatkozó jogszabályok, illetve miniszteri utasítások tartalmazzák.

(5)²⁵ Amennyiben a Szerződés pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmaz, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a véleményezési eljárást követően gondoskodik a Szerződés (2) bekezdésben foglaltak szerinti aláírásáról. Ezt követően kiegészíti a szerződéses adatlapot az aláírás időpontjával és aláírásával jóváhagyja az abban foglaltakat.

(6)²⁶ Az NFM-mel szerződő fél(ek) részére a Szerződés legalább egy aláírt, eredeti példányának rendelkezésre állását kell biztosítani. Az NFM részére a Szerződés legalább két aláírt példányának (szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység, szerződéstár kezelője) rendelkezésre állását kell biztosítani.

(7)²⁷ A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a felek által aláírt Szerződés egy eredeti példányát, az aláírt szerződéses adatlapot, valamint a 7. § (2) bekezdés szerinti dokumentumokat, továbbá, amennyiben a kötelezettségvállaló, illetve a teljesítésigazoló jelen utasítás hatálybalépését megelőzően még kötelezettségvállalóként, illetve teljesítésigazolóként nem került megjelölésre, a 6. számú mellékletben szereplő aláírásmintát megfelelően kitöltve, a Szerződés létrejöttét követően haladéktalanul, de legkésőbb 5 munkanapon belül továbbítja a szerződéstár kezelője, illetve a GF Igazgatási Pénzügyi Osztálya részére, vagy a Szerződés pénzügyi bonyolításában érintett KF Fejezeti Pénzügyi Osztály részére. Amennyiben a szerződéskötést követően a Szerződés hatálya alatt a kötelezettségvállaló, illetve a teljesítésigazoló személyében változás áll be, az nem minősül a Szerződés módosításának, azonban a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője köteles a személyi változásnak megfelelően a 6. számú mellékletet módosítani és azt az e bekezdésben meghatározottak szerint továbbítani. A természetes személlyel, az NFM Igazgatás Szervezeti és Működési költségvetése személyi és dologi juttatásának terhére kötendő megbízási szerződés esetében a fentieken túl másolatban a Személyügyi Főosztály, valamint amennyiben az előirányzat kezelésében kijelölt kezelő szervezet vesz részt, a kezelő szervezet részére is teljesíti a megküldést.

(8)²⁸ A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés megkötését követő 5 naptári napon belül a végleges szerződéses adatlap egy – elektronikus – másolati példányát továbbítja a Gazdálkodási Főosztály részére. Közbeszerzési eljárás eredményeképp megkötött szerződés esetében a beszerző szervezeti egység az aláírást követően haladéktalanul köteles a mindkét fél által aláírt szerződés egy eredeti, másolati vagy elektronikus példányát továbbítani a Gazdálkodási Főosztály Tájékoztatási Osztálya számára.

(9)²⁹ A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység, az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény előírásainak és a vonatkozó közjogi szervezetszabályozó eszköz rendelkezéseire figyelemmel, valamennyi – nem közbeszerzési eljárás lefolytatása eredményeképp – megkötött szerződés esetében köteles az 1. számú melléklet szerinti szerződéses adatlapot a szerződés létrejöttét követő 5 munkanapon belül a Kommunikációs Főosztály részére megküldeni. A Kommunikációs Főosztály a megküldött szerződéses adatlap alapján, annak kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül gondoskodik a szerződés típusának, tárgyának, a szerződő felek megnevezésének, időtartamának, továbbá pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a szerződés értékének a www.kormany.hu honlapon történő közzétételéről.

(10)³⁰ Abban az esetben, ha a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződéstervezetet a szerződő felek nem írják alá (a szerződés nem jön létre), a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység – a tudomásszerzéstől számított 5 munkanapon belül – köteles erről a kötelezettségvállalási adatlap visszaküldésével egyidejűleg tájékoztatni az ellenjegyzőt és a Gazdálkodási Főosztályt. A kötelezettségvállalási adatlapon a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek írásban kell rögzítenie a szerződéskötés meghiúsulásának tényét, röviden az indokát, és ezt az aláírásával kell igazolnia.

9. § (1)³¹ A szerződéstár kezelője a felek által aláírt Szerződés, a szerződéses adatlap és pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó Szerződések esetén a kötelezettségvállalási adatlap alapján felelős:

(2) A szerződéstár kezelője felelős azért, hogy a szerződés és a 7. § (2) bekezdés szerinti dokumentumok egy ügyiratban legyenek nyilvántartva.

(3) A szerződéstár kezelője havonta a tárgyhót követő hónap 4. napjáig köteles tájékoztatni a Kabinetfőnököt a tárgyhónapban megkötött szerződésekről. A tájékoztatásnak az egyes megkötött szerződések vonatkozásában a következő adatokat kell tartalmaznia:

(4)³² A szerződéstár kezelője negyedévente kimutatást készít a szerződéstárban található szerződésekről. A kimutatás elkészítését követően, felhívja az NFM valamennyi szervezeti egységének vezetőjét, hogy – az adott időszak vonatkozásában – az általuk megkötött, de a kimutatásban nem szereplő szerződéseket 5 napon belül küldjék meg a szerződéstárnak.

(5)³³ A (4) bekezdés szerinti egyeztetés eredményéről a szerződéstár kezelője tájékoztatja a Kommunikációs Főosztályt, amely a tájékoztatás kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül gondoskodik a 8. § (9) bekezdés alapján közzétett adatok szükség szerinti aktualizálásáról.

10. § (1)³⁴ A szerződéstár üzemeltetéséért a szerződéstár kezelője felelős, annak az igény szerinti fejlesztéséről pedig a Gazdasági Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkár Titkársága gondoskodik.

(2)³⁵ A Szerződéshez olvasási jogot kell biztosítani:

(3)³⁹ A (2) bekezdés e)–i) pontja szerinti kijelölés az ott meghatározott szervezeti egység vezetőjének feladata.

(4) A minősített adatot tartalmazó szerződések esetében olvasási jog a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény alapján arra jogosult személyeket illetheti meg. A minősített adatok kezelési rendjével kapcsolatos részletes szabályokat a minősített adatok védelmére vonatkozó utasítás tartalmazza.

(5) A digitalizált szerződéseket megfelelően azonosítható fájlnévvel kell ellátni.

(6) A fájl digitalizálásával párhuzamosan az adott szerződéshez kapcsolódóan a szerződéstár kezelőjének a szerződéstárban rögzítenie kell a következő meta-adatokat:

11. §⁴¹ (1) Költségvetési előirányzatot érintő pénzforgalmat csak a teljesítés igazolása és/vagy kifizetés engedélyezése alapján lehet érvényesíteni. A teljesítés igazolására jogosult személyt – a Szerződésben való feltüntetés útján – a kötelezettségvállaló jelöli ki. Amennyiben nincs kijelölve teljesítésigazoló a szerződésben, akkor azt az illetékes államtitkár, közigazgatási államtitkár vagy kabinetfőnök jelöli ki.

(2) A teljesítés igazolása során meg kell győződni arról, hogy a feladat elvégzése előírásszerűen, a Szerződésben foglaltak szerint megtörtént-e, és az ellenérték kifizetése megalapozott-e, amelyet a szerződésben meghatározottak szerint kell igazolni.

(3) Számla vagy részszámla (a továbbiakban: számla) kiállítására felhatalmazást a teljesítés igazolására jogosult személy ad az NFM-mel szerződő fél részére, a 3/A. számú melléklet szerinti „Számla kifizetését megalapozó Teljesítésigazolás” elnevezésű nyomtatvány rovatainak kitöltése, aláírása és egy példányának megküldése útján, igazolva a szakmai teljesítést, amennyiben a szerződésszerű teljesítéssel kapcsolatosan kifogás nem merül fel. A számla kiállítására a nyomtatvány birtokában és alapján kerülhet sor, azzal, hogy a számla kiállításának a szerződésben meghatározott részteljesítésekhez (részfeladatokhoz) kell igazodnia.

(4) Amennyiben a 3/A. számú melléklet szerinti formanyomtatványnak megfelelő adattartalmú, de attól eltérő formájú teljesítésigazolás kerül kiállításra – különösen támogatási szerződés esetén –, az egyenértékűnek tekintendő a 3/A. számú melléklet szerinti nyomtatvánnyal.

(5) Az Oktatási, kulturális és sport PPP programok fejezeti kezelésű előirányzatok terhére kötött Szerződések esetében előlegszámla kiállítása esetén végszámla kiállítása minden esetben kötelező.

(6) A szerződő fél által kiállított számla tartalmi és formai megfelelőségét a teljesítés igazolására jogosult személy ellenőrzi, különösen a számla teljesítési és fizetési határidejét. Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: ÁFA tv.) 163. § (2) bekezdése alapján a teljesítésigazolásnak és a számla kiállításának meg kell történnie a szakmai teljesítést követő 15 napon belül, kivéve, ha az ÁFA összegét a szolgáltatást igénybevevő minisztérium fizeti meg. Ebben az esetben a teljesítés igazolására és a számla kiállítására a teljesítés hónapját követő hónap 15. napjáig kell, hogy sor kerüljön.

(7) Számlázott teljesítés esetén a teljesítés igazolására jogosult személy a 3/B. számú melléklet szerinti „Kifizetés engedélyezése” nyomtatvány „Teljesítésigazolás” rovatainak kitöltésével és aláírásával igazolja a szakmai teljesítés és a befogadott számla együttes megfelelőségét, a kifizetés akadálymentességét.

(8) Támogatási szerződés és egyéb nem számlázott teljesítés esetén a teljesítés igazolására jogosult személy a 3/B. számú melléklet szerinti „Kifizetés engedélyezése” nyomtatvány „Teljesítésigazolás” rovatainak kitöltésével és aláírásával igazolja a szakmai teljesítést és az elfogadott elszámolás együttes megfelelőségét, a kifizetés akadálymentességét.

(9) A kifizetést a kötelezettségvállalásra jogosult vezető engedélyezi a 3/B. számú mellékletben található „Kifizetés engedélyezése” nyomtatvány „Teljesítésigazolás” rovatok kitöltését és aláírását követően, a nyomtatvány „Kifizetés engedélyezése” rovatainak kitöltése és aláírása útján. Amennyiben a miniszter a kötelezettségvállaló, úgy a kifizetés engedélyezője a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység szakmai felügyeletét gyakorló államtitkár vagy kabinetfőnök is lehet. A kötelezettségvállalásra jogosult vezető akadályozása esetén a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott helyettes engedélyezheti a kifizetést. Amennyiben a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőt helyettesítő személy aláírásmintával nem rendelkezik, úgy egyidejűleg a 6. számú melléklet szerinti aláírásmintát is ki kell tölteni és csatolni kell. A nyomtatványon minden esetben fel kell tüntetni a részteljesítésekhez (részfeladatokhoz) kapcsolódó ügyletkódot és (rész)összeget. Amennyiben a Szerződés tanulmány, szoftver vagy egyéb tárgyi eszköz beszerzésére irányul, a Szerződésből eredő utolsó kifizetés kezdeményezésekor a „Kifizetés engedélyezése” nyomtatványhoz a 3/C. számú melléklet szerinti nyomtatványt is csatolni kell.

(10) Amennyiben valamely okból a kifizetés nem engedélyezhető, a teljesítés igazolására jogosult személy gondoskodik a számla kiállítójának írásbeli tájékoztatásáról, és szükség esetén írásban intézkedik a számla javítására vonatkozó felszólításról.

(11) A kötelezettségvállalásra jogosult vezető a megfelelően kiállított számlát és/vagy az általa az (7) bekezdés szerint jóváhagyott nyomtatványt, számlázott teljesítés esetén a 3/A. számú melléklet szerinti nyomtatvánnyal kiegészítve – az iratkezelésre vonatkozó belső szabályozásban előírtak betartásával – továbbítja, amennyiben a Szerződés fedezetét az NFM Igazgatás költségvetése biztosítja a GF, egyéb esetben a KF, valamint az előirányzat kezelésében részt vevő, kijelölt kezelő szerv részére.

(12) Amennyiben a támogatási szerződés jogszabályok, illetve belső utasítások, szabályzatok alapján előlegfizetésről vagy a támogatási összeg kifizetése tekintetében előfinanszírozásról rendelkezik, a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek a 3/B. számú melléklet szerinti nyomtatvány „Kifizetés engedélyezése” rovatainak értelemszerű, „Teljesítésigazolás” rovatainak szerepeltetése nélküli kitöltése és aláírása útján kell gondoskodnia a pénzügyi teljesítés engedélyezéséről, továbbá a nyomtatványnak, amennyiben a szerződés fedezetét az NFM Igazgatás költségvetése biztosítja a GF, egyéb esetben a KF, valamint az előirányzat kezelésében részt vevő, kijelölt kezelő szerv részére történő továbbításáról.

(13) Amennyiben az Autópálya rendelkezésre állási díj és az Oktatási, kulturális és sport PPP programok fejezeti kezelésű előirányzatok terhére kötött koncessziós, rendelkezésre állási, illetve szolgáltatási szerződésekben és a TEN-T projektek, Országos közúthálózat és gyorsforgalmi úthálózat fejlesztés, Egyedi kormánydöntésen alapuló közlekedési beruházások fejezeti kezelésű előirányzatok terhére kötött támogatási szerződésekben a (3) és (5) bekezdésében foglaltaktól eltérő eljárási szabályok kerültek előírásra a teljesítésigazolás és a számla kiállítás tekintetében, azok esetében az előirányzat felett rendelkező szakmai szervezeti egység jogosult az azokban foglaltak szerint eljárni.

(14) Amennyiben a szerződésszerű teljesítéssel kapcsolatban kifogás nem merül fel A Bányabezárás, A helyközi személyszállítási közszolgáltatások költségtérítése és A vasúti pályahálózat működtetésének költségtérítése központi kezelésű előirányzatok vonatkozásában, a teljesítésigazolására jogosult személy a teljesítésigazolást és a kifizetés engedélyezését a jelen utasítás 3/A. és 3/B. számú mellékleteitől eltérő formában, jogszabályban vagy közszolgáltatási szerződésben meghatározottak szerint teljesíti a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (a továbbiakban: NAV) felé. A NAV jogszabályban, illetve közszolgáltatási szerződésben meghatározott eljárásrend szerint teljesíti a kifizetéseket. Az adatok Forrás SQL rendszerben történő rögzítése érdekében a szakmai kezelő a NAV, illetve a Kincstár részére megküldendő, kifizetések alapjául szolgáló dokumentumok másolatát a dokumentumok benyújtását követő 15 napon belül köteles megküldeni a KF részére.

(15) A központi kezelésű előirányzatok esetében az adatok Forrás SQL rendszerben történő rögzítése érdekében a szakmai kezelő a NAV, illetve a Kincstár részére megküldendő, kifizetések alapjául szolgáló dokumentumok másolatát a dokumentumok benyújtását követő 15 napon belül köteles megküldeni a KF részére.

12. §⁴³ (1) A teljesítésigazolást és kifizetés engedélyezését követően a kifizetendő számlát (a Szerződésben foglaltakkal összhangban áll-e a számla tartalma; a számlán feltüntetett bankszámlaszám megegyezik-e a Szerződésben található partner bankszámlaszámával; a szállítói számla és a teljesítésigazolás összhangja fennáll-e), amennyiben a Szerződés fedezetét az NFM Igazgatás Szakmai Programok költségvetése, illetve fejezeti kezelésű előirányzat biztosítja, a KF, amennyiben az NFM Igazgatás Szervezeti és Működési költségvetése biztosítja, a GF ellenőrzi. A KF és a GF a Forrás SQL rendszerből nyert kiadási utalványrendelet használatával az érvényesítésre és utalványozásra vonatkozó belső szabályozásokban rögzített eljárásrend szerint jár el. Amennyiben az előirányzatot külső kezelő szerv kezeli, a szakmai kezelő az elszámolást annak ellenőrzése céljából a kezelő szerv részére köteles megküldeni.

(2) Központi kezelésű előirányzatok esetében a kötelezettségvállalás dokumentuma, a teljesítésigazolás, a kifizetés engedélyezése és a kiadási utalványrendelet adatainak egyezőségét a KF ellenőrzi. Az érvényesítést követően a KF a Forrás SQL rendszerből nyert kiadási utalványrendeletet technikailag utalványozza. A helyközi személyszállítási közszolgáltatások költségtérítése, A vasúti pályahálózatok működtetésének költségtérítése és a Peres ügyek központi kezelésű előirányzatok kapcsán a KF részére csak adatszolgáltatás történik, a 11. § (14) bekezdésében foglaltaknak megfelelően.

13. § (1)⁴⁴ A szerződés módosításának folyamatára a szerződéskötésre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni, a következő eltérésekkel:

(1a)⁴⁶ Ha a kötelezettségvállalás forrása maradvány, a szerződés módosítása nem terjedhet ki a szakmai tartalom olyan irányú módosítására, amely a maradvány terhére új kötelezettségvállalás keletkezését eredményezné.

(2) Amennyiben a szerződés nem teljesítéssel szűnik meg, a szerződésben rögzített feltételek szerint kell eljárnia a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységnek, azzal, hogy a Véleményezőket – az 5. § (4) bekezdésében meghatározott véleményezési rendnek megfelelően – a szerződés megszüntetésébe a kapcsolódó dokumentumok véleményeztetése útján be kell vonni.

(3) A (2) bekezdésben foglaltak esetén a szerződés megszüntetését követően a szerződés lezárására vonatkozó rendelkezéseket megfelelően alkalmazni kell.

14. § (1)⁴⁷ A Szerződés szakmai és pénzügyi teljesítését követően, a Szerződés hatályának megszűntét követő 5 munkanapon belül a Szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének gondoskodnia kell a Szerződés lezárásáról.

(2)⁴⁸ A Szerződés lezárását a – 4. számú mellékletben szereplő – kötelezettségvállalás lezárása nyomtatvány kitöltése útján – kivéve a Beruházás ösztönzési célelőirányzat esetén – kell igazolni, és amennyiben a Szerződés fedezetét az NFM Igazgatás Szakmai Programok költségvetése, illetve fejezeti, vagy központi kezelésű előirányzat biztosítja, a KF, amennyiben az NFM Igazgatás Szervezeti és Működési költségvetése biztosítja, a GF, valamint az előirányzat kezelésében részt vevő kijelölt kezelő szerv részére kell továbbítani.

(3) A szerződés lezárásakor a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének intézkednie kell a szerződésben rögzített, de fel nem használt összeg (maradvány) meghatározása és a maradvány felszabadításának engedélyeztetése iránt.

(4)⁴⁹ Az NFM közbeszerzéseinek szabályozásáról szóló utasításban foglaltak alapján, a közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződések teljesüléséről, a teljesítésigazolás kiállítását követően haladéktalanul, legfeljebb két naptári napon belül a beszerző szervezeti egység a teljesítésigazolás másolatának megküldésével köteles a Gazdálkodási Főosztályt tájékoztatni.

(5) Tanulmány megrendelésére irányuló szerződés esetében, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője, a szerződés eredményeként létrejött tanulmány átvételét követően, annak egy – akár másolati – példányát, a minősített dokumentumok kivételével, kommunikációs célból a Kommunikációs Főosztálynak megküldi, amely azt közzéteszi az Intraneten.

14/A. §⁵⁰ A vagyoni értéket képviselő szellemi alkotással, szerzői művel kapcsolatos Szerződések nyilvántartását, megőrzését mindaddig biztosítani kell, amíg azok az NFM könyveiben szerepelnek. Ezen szerződések nyilvántartásból történő törlésére kizárólag a könyv szerinti értékük nullára történő leírását követően kerülhet sor a Számviteli Politikában foglalt szabályoknak megfelelően.

15. § (1) Az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Az utasítás rendelkezéseit a (3) bekezdésben foglalt kivétellel a hatálybalépést követően indított, valamint a hatályba lépéskor folyamatban lévő szerződéskötési eljárásokra kell alkalmazni.

(3) A 9. § (3) bekezdés szerinti adatszolgáltatást első alkalommal 2011. szeptember hónapjának végéig megkötött szerződések vonatkozásában kell teljesíteni, azzal az eltéréssel, hogy annak határideje 2011. október 20.

(4) A 10. § (2) bekezdés f)–j) pontjában megjelölt munkatársak kijelöléséről az ott megjelölt szervezeti egységek vezetői a szerződéstár 10. §-ában meghatározottak szerinti működéséhez szükséges informatikai rendszer bevezetését követő 30 napon belül gondoskodnak.

(5)⁵¹

(6) Hatályát veszti a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának szabályairól szóló 20/2010. (V. 7.) KHEM utasítás.

16. §⁵² (1) A Nemzeti Fejlesztési Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának szabályairól szóló 46/2011. (X. 14.) NFM utasítás módosításáról szóló 19/2012. (VII. 16.) NFM utasítás (a továbbiakban: Mód.ut.) 2. §-ával megállapított 5. § (4) bekezdés e) pontját a folyamatban lévő szerződéskötések során is alkalmazni kell.

(2) A Mód.ut. 4. §-ával megállapított 9. § (4) bekezdése szerinti egyeztetést első alkalommal az utasítás hatálybalépését⁵³ követő 30 napon belül kell elvégezni.