49/2011. (IV. 22.) HM utasítás

1. § Az utasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra mint intézményre (a továbbiakban: HM), a honvédelmi miniszter közvetlen alárendeltségébe, közvetlen irányítása, fenntartói irányítása, felügyelete alá tartozó szervezetekre, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervek) terjed ki.

2. § (1) A belső kontrollrendszer olyan irányítási és ellenőrzési rendszer, amely lefedi a honvédelmi szerv tevékenységének teljes vertikumát, és segítségével a honvédelmi szerv vezetője érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes tevékenység követelményeit – a honvédelmi szerv feladataira vonatkozó –, pontos és naprakész információk rendelkezésre állását.

(2) A honvédelmi szerv vezetője a honvédelmi szerv tevékenységének folyamataira és sajátosságaira tekintettel kialakítja, működteti és fejleszti a belső kontrollrendszerét: az operatív belső kontrollokat – magukban foglalva a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzéseket –, valamint az operatív tevékenységtől függetlenül működő – külön szabályozás hatálya alá tartozó – belső ellenőrzést.

(3) Az operatív belső kontrollok, így a kapcsolódó okmányrendszer kialakítását, működtetését és fejlesztését a honvédelmi szerv vezetője az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet, továbbá ezen jogszabályok alapján kiadott ezen utasítás, valamint az (5)–(6) bekezdésben meghatározott feladatok keretében a HM Közgazdasági és Pénzügyi Hivatal (a továbbiakban: HM KPH) által kidolgozott Operatív Belső Kontrollok Kézikönyv – mint fejezetszintű szabályzók – szerint hajtja végre. Ezen szabályok – ideértve az Operatív Belső Kontrollok Kézikönyvet is – jogi kötőerővel bírnak a honvédelmi szervek vonatkozásában. Az Operatív Belső Kontrollok Kézikönyv a HM KPH által kerül biztosításra a honvédelmi szervek részére.

(4) A honvédelmi szerv operatív belső kontrolljaiért – a (3) bekezdésben foglaltakra figyelemmel – a honvédelmi szerv vezetője a felelős, aki kialakítja, működteti, folyamatosan nyomon követi, vizsgálja és fejleszti a honvédelmi szerv minden szintjén érvényesülő:

(5) Az operatív belső kontrollok kialakításának, működtetésének és fejlesztésének, fejezetszintű szabályai kidolgozásának tárcaszintű szakmai koordinációját, harmonizációját, valamint a 12. § szerinti vizsgálatát a HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkára (a továbbiakban: HM VGHÁT) irányításával a HM KPH végzi.

(6) A HM KPH a fejezetszintű szabályzók kialakítása, kidolgozása során, a jogszabályi előírásokon túl, az államháztartásért felelős miniszter által kiadott útmutatókban, irányelvekben foglaltakat dolgozza fel, adaptálja a HM működési sajátosságait figyelembe véve.

3. § (1) A 2. § (4) bekezdés f) pontjában meghatározott okmányrendszer alapjaként a honvédelmi szerv vezetője elkészíti az általános operatív belső kontroll szabályzatot, amely a honvédelmi szerv sajátosságait figyelembe véve, a honvédelmi szervre vonatkozóan részletesen meghatározza az operatív belső kontrollok kialakításával, működtetésével és fejlesztésével kapcsolatos alapvető követelményeket, felelősséget és jogköröket, végrehajtási szinteket.

(2) A honvédelmi szerv vezetője elkészíti és rendszeresen aktualizálja a honvédelmi szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a honvédelmi szerv működési folyamatainak táblázatba foglalt – a pontosabb végrehajtás érdekében szükség szerint szöveges magyarázattal vagy folyamatábrákkal szemléltetett – leírása.

(3) Az ellenőrzési nyomvonal előkészítésének, kialakításának (aktualizálásának) keretében el kell készíteni (aktualizálni kell) a honvédelmi szerv alaprendeltetési és működési feladatait tartalmazó folyamatlistát, amely az ellenőrzési nyomvonal létrehozásának alapjául és a folyamatgazdák azonosításául szolgál.

(4) A honvédelmi szerv vezetője szabályozza a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, amely – a HM kivételével – a honvédelmi szerv szervezeti és működési szabályzatának (a továbbiakban: SZMSZ) mellékletét képezi.

(5) A kockázatkezelés feladatait és eljárásrendjét a honvédelmi szerv kockázatkezelési szabályzatában kell rögzíteni, valamint az egyes tevékenységek vonatkozásában a beazonosított kockázatok nyilvántartását (kockázat- nyilvántartás) is el kell készíteni.

4. § (1) A honvédelmi szervek az operatív belső kontrollok kapcsolódó okmányait a 2. § (3) bekezdésére figyelemmel készítik el, alkalmazzák és fejlesztik.

(2) Az operatív belső kontrollok felelősségi szintjeit oly módon kell meghatározni, hogy a rendszer és okmányai kialakítása, működtetése és fejlesztése során a szervezet teljes struktúrája és működési rendje lefedésre kerüljön.

(3) A honvédelmi szervek a 2. § (2) bekezdése szerinti belső kontrollrendszerrel összhangban módosítják, kiegészítik az SZMSZ-eik előírásait.

(4) A honvédelmi szervek operatív belső kontrolljaikat az alapító okiratukban meghatározott gazdálkodási jogosultságra figyelemmel a pénzügyi és számviteli, elhelyezési, infrastrukturális, illetve logisztikai utaltsági rendnek megfelelően, az ellátást biztosító illetékes honvédelmi szervekkel együttműködve dolgozzák ki.

(5) Az MH Összhaderőnemi Parancsnokság válságkezelő és béketámogató műveletekben részt vevő, jogi személyiséggel felruházott szervezeti egységeiként létrehozott ideiglenes katonai szervezetek (a továbbiakban: ideiglenes katonai szervezetek) operatív belső kontrolljai megegyeznek a megalakításukra kijelölt honvédelmi szerv(ek) operatív belső kontrolljaival. A megalakításra kijelölt honvédelmi szerv(ek) okmányrendszere kialakításáért a megalakításra kijelölt honvédelmi szerv vezetője felelős az ideiglenes katonai szervezet adatszolgáltatása alapján. Az ideiglenes katonai szervezetek pénzügyi, ellátási és gazdálkodási feladataik támogatására kijelölt együttműködő szervezetek a (6)–(8) bekezdésben meghatározottak szerint szolgáltatnak adatot az ideiglenes katonai szervezetek megalakítására kijelölt honvédelmi szerv(ek) részére. Az ideiglenes katonai szervezetek megalakítására kijelölt szerv(ek) a (6)–(8) bekezdés szerint járnak el a rendszer kialakítása során.

(6) Az ellátást biztosító honvédelmi szervek vezetői szervezetüket illetően intézkednek az utalt honvédelmi szervek operatív belső kontrolljai kidolgozásában ellenőrizhető, dokumentált módon történő szakmai együttműködésre, a kapcsolódó tevékenységek, illetve a kötelező egyeztetések meghatározása, a kockázatok felmérése, értékelése és kezelése terén jelentkező feladatok, a kapcsolódási pontok, hatáskörök egyértelmű, összehangolt szerepeltetése érdekében.

(7) A szervezeti elkülönülés okán jelentkező, az ellátói jogosultságból, kötelezettségből fakadó folyamatok szabály- és előírásszerű végrehajtásáért az ellátó honvédelmi szerv vezetője, az ellátott honvédelmi szerv operatív belső kontrolljaiba történő beépítéséért az ellátott honvédelmi szerv vezetője a felelős.

(8) A tevékenységek mélységét, részletességét kizárólag az ellátott honvédelmi szerv kapcsolódó szakfeladataival összhangban kell meghatározni.

(9) Az operatív belső kontrollok rendszere, így a kapcsolódó okmányok pontosítását, aktualizálását a honvédelmi szerv feladatainak változásával összefüggésben esetenként, de évente legalább egy alkalommal, az 5. § (1) bekezdésben meghatározott beszámolási (értékelési) kötelezettség végrehajtásával egyidejűleg, felülvizsgálat keretében el kell végezni.

5. § (1) A honvédelmi szerv vezetője a belső kontrollrendszer működtetését az 1. melléklet szerint értékeli, arról nyilatkozik és azt az éves költségvetési beszámolóval együtt megküldi a felügyeleti szerv részére.

(2) Amennyiben a honvédelmi szervnél év közben változás történik a szerv vezetője személyében, vagy a honvédelmi szerv átalakul, megszűnik, a távozó vezető, illetve az átalakuló, megszűnő honvédelmi szerv vezetője kitölti az 1. mellékletet az addig eltelt időszak vonatkozásában, és átadja az új vezetőnek, illetve a jogutód honvédelmi szerv vezetőjének, aki azt saját nyilatkozatához mellékeli.

(3) A honvédelmi szerv vezetője a költségvetési beszámoló szöveges értékelésében az adott költségvetési évre vonatkozóan részletezi az operatív belső kontrollok kialakítottságának, működtetésének tapasztalatait, a tevékenység során feltárt, az intézmény működésével kapcsolatos hibákat, a kockázatelemzés, kockázatkezelés eredményeit, a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje alkalmazásában kialakult eredményeket, valamint a honvédelmi szervet érintő külső [az Állami Számvevőszék (a továbbiakban: ÁSZ) által végrehajtott] ellenőrzéseknek, kormányzati [a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (a továbbiakban: KEHI) által végrehajtott] ellenőrzéseknek, valamint fejezetszintű [a HM Belső Ellenőrzési Hivatal (a továbbiakban: HM BEH) által végrehajtott], vagy intézményi szintű belső ellenőrzéseknek az operatív belső kontrollok kialakítására, működtetésére vonatkozó megállapításait, a kapcsolódóan meghozott intézkedések eredményeit.

(4) A speciális gazdálkodást folytató szervek kivételével a beszámolóhoz csatolandó a honvédelmi szerv vezetőjének önálló, jogszabályban előírt nyilatkozatán kívül a HM KPH részéről – a honvédelmi szerv pénzügyi és számviteli ellátásáért felelős – a beszámoló aláírására jogosult illetékes gazdasági vezetőnek a 2. melléklet szerinti, az adott szervre vonatkozó nyilatkozata is.

6. § A speciális gazdálkodást folytató honvédelmi szervek az operatív belső kontrolljaikat a 2. § (3) bekezdésére figyelemmel önállóan alakítják ki, működtetik és fejlesztik, amelyhez szükség szerint veszik igénybe a HM KPH szakmai közreműködését.

7. § (1) A HM operatív belső kontrolljai kialakításához, működtetéséhez, rendszeres felülvizsgálatához kapcsolódó szakmai koordinációs tevékenységet a HM KPH végzi.

(2) A HM általános operatív belső kontroll szabályzatát az (1) bekezdésben meghatározott feladatok keretében a HM KPH alakítja ki, amelyet – a Honvéd Vezérkar főnöke (a továbbiakban: HVKF) egyetértő véleményének figyelembevételét követően – megküld a HM Tervezési és Koordinációs Főosztály (a továbbiakban: HM TKF) részére a HM közigazgatási államtitkár (a továbbiakban: HM KÁT) általi jóváhagyás előkészítése érdekében.

(3) A HM ellenőrzési nyomvonala és folyamatlistája kidolgozását a HM KPH koordinálja az alábbiak szerint:

8. § (1) A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét az érintett HM-szervek bevonásával a HM Kontrolling és Szabályozási Főosztály (a továbbiakban: HM KSZF) dolgozza ki és szakmai egyeztetés, pontosítás és a HVKF egyetértő véleményének figyelembevételét követően megküldi a HM TKF részére a HM KÁT általi jóváhagyás előkészítése érdekében.

(2) A szabálytalanságok vizsgálata, kezelése és nyilvántartása az érintett HM-szerv vezetőjének, vagy az általa kijelölt személyeknek a feladata.

(3) Az 5. § (3) bekezdése szerinti beszámolási kötelezettséget minden érintett HM-szervnek végre kell hajtania, és a tárgyévet követő év január 31-ig meg kell küldenie a HM KSZF részére a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje keretében feltárt hibák nyilvántartásával együtt. A HM KSZF összesített beszámolót készít a tárgyévet követő év március 31-ig, amelyet megküld a HM KPH részére a HM éves szöveges beszámolójába történő bedolgozás érdekében.

(4) A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje keretében feltárt hibák a HM-re vonatkozó összesített nyilvántartását a HM KSZF készíti el.

(5) Az összesített nyilvántartást és beszámoló jelentést a HM mint intézmény szabálytalansági felelősi feladatait ellátó HM KSZF főosztályvezetője hagyja jóvá és tájékoztatásul felterjeszti a HM KÁT, valamint a HVKF részére.

9. § (1) A HM kockázatkezelési szabályzatát – a kidolgozásban érintett HM-szervek közreműködésével – a HM KSZF dolgozza ki, majd a szakmai egyeztetés, pontosítás és a HVKF egyetértését követően megküldi a HM TKF részére a HM KÁT általi jóváhagyás előkészítése érdekében.

(2) A kidolgozásban érintett HM-szervek a felülvizsgált ellenőrzési nyomvonaluk alapján elkészítik saját kockázat- nyilvántartásaikat, amelyeket megküldenek a HM KSZF részére felülvizsgálat, valamint a HM Fő-kockázat nyilvántartásának összeállítása érdekében.

(3) A HM KSZF az összeállított Fő-kockázat nyilvántartást – a HVKF egyetértő véleményének figyelembevételét követően – megküldi a HM TKF részére a HM KÁT általi jóváhagyás előkészítése érdekében.

(4) A kidolgozásban érintett HM-szervek a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 29/A. §-ában előírtakkal összhangban, valamint a 10. §-ban foglalt eljárásrend alapján nyilvántartást vezetnek, valamint beszámolót készítenek, terjesztenek fel a külső, kormányzati és belső ellenőrzési jelentésekben tett megállapításokra, javaslatokra hozott intézkedések hasznosulásáról.

10. § (1) Az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője éves bontásban nyilvántartást vezet, amellyel az 5. § (3) bekezdésben meghatározottak szerinti külső, kormányzati és belső ellenőrzési jelentésekben tett megállapítások, javaslatok hasznosulását és végrehajtását nyomon követi.

(2) A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a tárgyévben jóváhagyott intézkedési terv alapján az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység által végrehajtott intézkedések rövid leírását, a végre nem hajtott, illetve a korábbi évekről esetlegesen áthúzódó intézkedéseket és a végre nem hajtás okát.

(3) Az ellenőrzési jelentések megállapításai, javaslatai alapján végrehajtott intézkedésekről, azok hasznosulásáról, a végre nem hajtott intézkedésekről és azok indokáról (beleértve a korábbi évekről áthúzódó intézkedéseket is) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője a tárgyévet követő év január 31-ig beszámolót készít, amelyet egy példányban átad a honvédelmi szerv államháztartási belső ellenőre részére, egy-egy példányban megküld a HM BEH igazgatója, illetve a fejezetre vonatkozó éves szintű összefoglaló beszámoló összeállításáért felelős HM KPH főigazgató útján a honvédelmi miniszter részére. A HM-szervek vezetői beszámolójukat közvetlenül küldik meg a HM BEH igazgatója, illetve a fejezetre vonatkozó éves szintű összefoglaló beszámoló összeállításáért felelős vezető útján a HM VGHÁT részére.

(4) A HM KPH az összefoglaló beszámolókat összeállítja és előterjeszti a honvédelmi miniszter részére aláírásra az államháztartásért felelős miniszter részére a tárgyévet követő év április 30-ig történő megküldés érdekében. Az aláírt összefoglaló beszámolók egy-egy példánya egyidejűleg megküldésre kerül a HM BEH részére.

(5) Annak érdekében, hogy a beszámolók tartalma, részletessége, értékelési megállapításai megalapozottan kerüljenek kialakításra az összefoglaló beszámolók elkészítéséhez szükséges, a honvédelmi szervek beszámolóiban szereplő adatokat kiegészítő, hiánypótló információkat a HM KPH közvetlenül kéri be az érintett, ellenőrzött honvédelmi szervektől. Az érintett, ellenőrzött honvédelmi szervek ezen információszolgáltatási kötelezettségüket soron kívül teljesítik a honvédelmi szerv belső ellenőre és a HM BEH egyidejű tájékoztatása mellett.

(6) Az (1)–(3) bekezdésben meghatározott feladatok elvégzésének kötelezettsége a honvédelmi szerv intézményi belső ellenőreire nem ruházhatók át.

11. § (1) Az operatív belső kontrollok kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelőségét, illetve az irányítási és ellenőrzési rendszerek működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét teljes körűen a vonatkozó jogszabályok, illetve a nemzetközi belső ellenőrzési standardok követelményeivel összhangban előírt módszertanok alapján a honvédelmi szerv államháztartási belső ellenőre az éves tervében, a HM BEH mint a HM belső ellenőrzési egysége az éves fejezetszintű államháztartási belső ellenőrzési tervben foglalt ütemezéssel vizsgálja és értékeli.

(2) Az államháztartási belső ellenőrzés (1) bekezdésben szereplő jogszabályi kötelezettségét és jogosultságát, a követendő eljárási szabályokat a vonatkozó fejezetszintű és helyi szabályok részleteiben meghatározzák.

(3) Az (1)–(2) bekezdés szerinti ellenőrzéseket a fejezeten belüli honvédelmi szervek részéről végzett más típusú ellenőrzések, vizsgálatok nem váltják ki.

12. § (1) A koordinációs, a harmonizációs, valamint a fejlesztési feladatok maradéktalan, teljes körű, eredményes és hatékony végrehajtása érdekében a HM KPH vizsgálatokat hajt végre a honvédelmi szerveknél a HM VGHÁT irányításával.

(2) A vizsgálatok az előírt szabályozók betartásának, okmányok kidolgozásának helyzetére terjednek ki, kitérve az adott honvédelmi szervnél, a megelőző időszakban végrehajtott a honvédelmi szervet érintő külső, az ÁSZ által végrehajtott ellenőrzések, kormányzati, a KEHI által végrehajtott ellenőrzések valamint fejezetszintű, a HM BEH által végrehajtott, vagy intézményi szintű belső ellenőrzések tapasztalatainak beépítésére az operatív belső kontrollok rendszerének fejlesztése során.

(3) A vizsgálatokat a HM éves munkatervében kell megtervezni annak érdekében, hogy összhangban legyenek a honvédelmi szervek tevékenységével, valamint más fejezetszintű, elöljárói felügyeleti, vagy belső ellenőrzések végrehajtásával.

13. § (1) A honvédelmi szervek vezetőinek az operatív belső kontrollok rendszere szabályzatainak kialakítása, felülvizsgálata, illetve aktualizálása során figyelembe kell venni a honvédelmi szervet érintő külső, az ÁSZ által végrehajtott ellenőrzések, kormányzati, a KEHI által végrehajtott ellenőrzések, valamint fejezetszintű, a HM BEH által végrehajtott, vagy intézményi szintű belső ellenőrzések operatív belső kontrollok kialakításának, működtetésének, szabályozottságára, szabályszerűségére, gazdaságosságára, hatékonyságára és eredményességére vonatkozó megállapításait, a kapcsolódóan meghozott intézkedések végrehajtásának eredményeit.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott ellenőrzések megállapításait figyelembe véve az operatív belső kontrollok működtetését és kialakítottságát – a jóváhagyott intézkedési tervben rögzített időpontig – felül kell vizsgálni, a jelzett hiányosságok pótlása, kiegészítése révén a gazdaságos, hatékony, eredményes működés biztosítása érdekében.

14. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő 3. napon lép hatályba.

(2) A honvédelmi szerveknek ezen utasítás előírásai szerint, a hatálybalépést követően 60 napon belül ki kell alakítaniuk, felül kell vizsgálniuk az operatív belső kontrolljaik rendszerét, okmányait.

(3) Hatályát veszti a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer kialakításával kapcsolatos feladatokról szóló 86/2008. (HK 17.) HM utasítás, valamint a Honvédelmi Minisztérium fejezetre és a Honvédelmi Minisztériumra mint intézményre vonatkozó éves beszámoló összeállításáért felelős vezető kijelöléséről, valamint egyes eljárási szabályokról szóló 19/2009. (HK 6.) HM KF intézkedés.