5/2011. (III. 18.) KüM utasítás

a Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról¹

2011.03.19.

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontja, továbbá a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet figyelembe vételével a Külügyminisztérium iratkezelési rendjére vonatkozóan – a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium és a Magyar Országos Levéltár egyetértésével – az alábbi utasítást adom ki:

1. Az utasítás hatálya kiterjed a Külügyminisztérium központi hivatali szervezeti egységeire, valamint a Magyar Köztársaság diplomáciai, konzuli és nemzetközi szervezetek mellé rendelt állandó képviseleteire.

2. A Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát az utasítás melléklete tartalmazza.

3. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba azzal, hogy rendelkezéseit 2011. január 2. napjától kell alkalmazni. Az utasítás hatálybalépésével egyidejűleg a 2/2009. (I. 30.) KüM utasítással kiadott KüM Egyedi Iratkezelési Szabályzat hatályát veszíti.

Melléklet az 5/2011. (III. 18.) KüM utasításhoz

EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

IRATTÁRI TERV

és IRATMINTATÁR

a KÜLÜGYMINISZTÉRIUM részére

a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló

1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) 10. § (1) bekezdés b) pontja alapján

EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

A Külügyminisztérium egyedi iratkezelési szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat)

– a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény,

– a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet és

– a Külügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata rendelkezései figyelembevételével, a Magyar Országos Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével készült.

Értelmező rendelkezések

aláíró: az a természetes személy, aki (elektronikus aláíró esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja és) a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult,

alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,

archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése elektronikus adathordozón,

átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása,

átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,

átmeneti (kézi) irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés, illetve központi irattárba adás előtti őrzése történik,

besorolási séma: az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória struktúra,

bordereau: a futár által szállított diplomáciai küldemény nemzetközi előírások szerinti kísérő okmánya, mely alkalmas a diplomáciai küldemény lezárt csomagjainak szállítás közbeni azonosítására, illetve szükség szerinti többszörös átadásának, átvételének ellenőrizhető igazolására,

csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása,

dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,

elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat,

elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,

elektronikus küldemény: a BEDSZ (Biztonságos Elektronikus Dokumentumtovábbító Szolgáltatás) útján küldött, ill. érkezett elektronikus űrlap(ok) és az azokhoz csatolt egyéb elektronikus dokumentum(ok), és hivatalos iratok. A BEDSZ az ügyfélkapun keresztül csak az általános nyomtatványtervezővel és általános nyomtatványkitöltővel készített, vagy annak megfelelő formátumú és a központi rendszerben előzetesen regisztrált elektronikus űrlapokat fogadja,

elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak,

elektronikus levél: a központi rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,

elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek,

elektronikus másolat: valamely papír alapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papír alapú dokumentumba foglalt adategyüttest,

elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt átvette, és ez mely időpontban történt meg. Az elektronikus tértivevény közokirat,

elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton, elektronikus levélben érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét,

elektronikusan történő aláírás: elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz,

előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz,

előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratot kell-e nyitni,

érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele,

expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása,

feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,

felelős: az a személy, akinek (vagy nevében az erre felhatalmazott) joga és egyben feladata az ügyirat, irat, vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani,

fogyatéki napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amelyben a központi irattár állományából selejtezés, valamint az illetékes levéltár részére történő átadás révén bekövetkezett anyagfogyás legfontosabb adatait tartják nyilván,

főnöki levél: olyan levél, illetve küldemény, amely a misszióvezető és a Központ vezetői közötti közvetlen kapcsolattartást szolgálja. A szükség szerinti minősítéséről a misszióvezető dönt, készítésére formai előírás nincs,

futárindító: a futárokat úti, szállítmányozási és egyéb szükséges okmányokkal ellátó személy, a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály munkatársa,

gyarapodási napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amelyben az átmeneti irattárból a központi irattárnak átadott iratanyag nyilvántartására a központi irattár anyaga gyarapodásának legfontosabb adatait rögzíti,

hivatali kapu: a központi rendszer azon pontja, amelyen keresztül a csatlakozott szervezet hozzáfér a központi rendszer által részére biztosított szolgáltatásokhoz,

hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs: a minisztérium szervezeti egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a minisztérium hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,

hivatalos irat: olyan (okirat), elektronikus okirat és egyéb elektronikus adatállomány, amelyet meghatározott eljárásban a bíróság, ügyészség, közigazgatási szerv, illetve más hatóság (hivatalos szerv) az ügyfél részére elektronikusan, joghatás kiváltására alkalmas módon (BEDSZ igénybevételével) kézbesíttet, továbbá amelyet a hivatalos szervek eljárásuk során egymásnak küldenek meg, valamint amelyet az ügyfél kézbesíttet a hivatalos szerv részére,

hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,

hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,

időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt, vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett,

iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven,

iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,

iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot,

irat: valamely szerv működése, vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja,

iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység,

iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az Irattári Terv, valamint az adott szerv iratmintáinak gyűjteménye,

iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból,

irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papír alapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el,

irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely,

irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre,

irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége,

Irattári Terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét,

irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak,

irattári tételszám: az iratnak az Irattári Tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód,

irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az Irattári Tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,

irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,

kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,

kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata,

kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások,

kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez,

kézbesítőív: az iratok átadását-átvételét igazoló ív. A kézbesítőívet évenként időrendi sorrendben kell tárolni és megőrizni,

kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat,

kiadmányozás (kiadványozás): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,

kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,

konszignáció: futárposta összesítő jegyzék, a küldő, a címzett és a diplomáciai küldemény tartalmának azonosítására, a küldemény tételes átadására, átvételére alkalmas lista,

közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott,

központi elektronikus szolgáltató rendszer (központi rendszer): az elektronikus közszolgáltatások nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek együttese,

központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár,

küldemény: az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el,

küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele,

láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet,

levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény,

levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak,

levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat,

másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek,

másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat,

megőrzési határidő: az Irattári Tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,

megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése jegyzőkönyv felvétele mellett,

mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható,

melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól,

mutatózás: a gyorsabb visszakeresés érdekében név- és tárgy szerinti nyilvántartás vezetése,

naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása,

nyílt P-irat: a Külügyminisztériumban vagy a külképviseleten keletkezett, nem minősített információt hordozó, titokvédelmi szempontból védettséggel nem rendelkező adatátviteli csatornán továbbítható P-irat,

nyílt P-távirat: jellemzően a külképviseleten keletkező nem minősített információt tartalmazó, nem védett adatátviteli csatornán továbbított nyílt P-irat távirati formában elkészített változata,

nyílt távirat: a Központ és a külképviselet között elektronikus úton, meghatározott formában továbbított nem minősített irat,

önálló iktatás: a Külügyminisztérium központi iktatási rendszerén kívüli önálló iktatási rendszer, papír alapú vagy elektronikus módon vezetett iratnyilvántartás,

őrjegy: az irattárból kiadott iratok nyilvántartására szolgáló formanyomtatvány,

P-irat, azaz politikai irat: a diplomáciai információs politika tartalmi és formai követelményeinek megfelelő, a diplomáciai információs rendszerben jellemzően elektronikusan továbbított és tárolt diplomáciai információ,

papír alapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,

raktári egység: az irattári anyagnak a kézi és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),

savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz,

scriptament: a Külügyminisztérium Iktatási, Ügyirat-nyilvántartási Rendszere. A Külügyminisztérium iratkezelési szabályzatán alapuló elektronikus nyilvántartó rendszer, amely a nem minősített iratok jellemzőit, illetve magukat az elektronikus formában létező iratokat (elektronikus-irat) is tárolja,

selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése,

sorszámos iktatás: az iratok nyilvántartásba vétele érkezési sorrend alapján, évenként újra kezdődő sorszámmal,

személyes adat: a személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggő fogalmak értelmezésére a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény rendelkezései az irányadóak,

szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell,

szerv: a jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet,

szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,

szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,

szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása,

ügyfélkapu: a központi rendszer természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt,

ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti,

ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat,

ügyiratdarab: a több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek,

ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy,

ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja,

ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,

vegyes ügyirat: papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

Az értelmező rendelkezésekben nem szereplő fogalmak értelmezése során

– az elektronikus közszolgáltatásról szóló törvény,

– a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről szóló törvény,

– a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény,

– az elektronikus aláírásról szóló törvény,

– az elektronikus közszolgáltatásról szóló törvény végrehajtását szolgáló kormányrendeletek, valamint

– a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló rendelet

rendelkezései az irányadóak.

Az Iratkezelési Szabályzat hatálya

1. Az Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed a Külügyminisztériumban, illetve a külképviseleteken keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra, a minisztérium valamennyi munkavállalójára. A minősített iratok kezeléséről külön szabályzat rendelkezik.

2. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben

– a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben (a továbbiakban: Ltv.) és

– a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben foglaltakat kell alkalmazni.

3. A Szabályzat rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló törvényben és annak végrehajtására kiadott jogszabályokban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

Az iratkezelés szervezete, felügyelete

4. A miniszter a Szervezeti és Működési Szabályzatban (a továbbiakban: SZMSZ) a szervezeti sajátosságok figyelembevételével meghatározza az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.

5. A minisztérium az iratkezelést a szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelő iratkezelési szervezettel látja el.

6. Az iratkezelés szervezetét, az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét, az egyes ügyviteli területek kezelését megváltoztatni, módosítani csak naptári év kezdetén lehet.

A Külügyminisztérium (a továbbiakban: KüM) szervezeti egységei az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el. A vegyes iratkezelés során a Központban döntően elektronikus módon, közös adatbázisba, de diszlokált munkahelyeken történik az iktatás, míg a külképviseleteken Scriptament rendszer hiányában manuális iktatási módszert alkalmaznak. Az iratkezelés azonos iktatási, kezelési és irattározási alapelvek alapján működik mind a Központban, mind a külképviseleteken, három egymástól elkülönített iratkezelési egységben: a nemzeti iratok, az EU iratok és a NATO iratok iratkezelési rendszerében. A KüM szervezeti egységei az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik, a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása azonban központilag történik. A hálózati formában működő számítógépes iratkezelés is a fenti struktúrát követi.

A Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály, az Ellenőrzési Főosztály, a Gazdálkodási és Pénzügyi Főosztály, az Információs Főosztály, a Konzuli Főosztály, a Protokoll Főosztály, a Sajtó Főosztály, valamint a Személyügyi Főosztály önálló iktatási joggal rendelkezik. A konzuli és vízumügyintézést megvalósító, a Központ, a külképviseletek és az ezen ügyek intézésével foglalkozó magyar szervek együttes ügyintézését biztosító egységes elektronikus iratkezelő rendszer (KIR, angol rövidítésében CIS) működését a Konzuli Főosztály felügyelete mellett, a Konzuli Kézkönyv és a Vízumrendészeti Kézikönyv előírásai határozzák meg.

7. Az iratkezelés felügyeletét a külügyminiszter által kijelölt vezető

– a KüM-ben a Dokumentációs Főosztály vezetője,

– a külképviseleteken a külképviselet vezetője látja el.

8. E feladatkörükben felelősek:

– az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,

– jelen Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért,

– a szabálytalanságok megszüntetéséért,

– szükség szerint a Szabályzat módosításának kezdeményezéséért,

– az iratkezelést végző(k), vagy azért felelős személy(ek) kijelöléséért, szakmai képzéséért, továbbképzéséért,

– iratkezelési segédeszközök biztosításáért (nyilvántartó könyvek, iratminták és formanyomtatványok, ezek elektronikus változatai, valamint számítástechnikai programok, adathordozók stb.),

– a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,

– az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok, a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,

– az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért,

– a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti selejtezéséért,

– az Irattári Tervben meghatározott idő után, az iratanyag központilag történő levéltárba adásáért,

– egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok végrehajtásáért.

9. Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető az informatikai vezetővel együttműködve – a szervnél üzemeltetett informatikai rendszer és eszközök vonatkozásában – meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket. Kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt, valamint azt a szervezeti egységet (vagy munkavállalók csoportját), amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és a felügyeletről.

10. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:

– döntés az előzményiratok végleges szereléséről,

– a minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,

– az irattári tételszám meghatározása (a Dokumentációs Főosztály ügyintézője),

– egyéb ügykezelői utasítások megadása,

– a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása,

– az iratokkal való elszámolás,

– hatósági statisztikai adatok megadása.

11. Az ügykezelő feladatai az alábbiak:

– A szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele (bontása), nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás), továbbítása, postázása, őrzése, irattározása és önálló iktatási joggal rendelkező szervezeti egységek esetében selejtezése, az iratok központi irattárba adása, valamint ezek ellenőrzése;

– az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele;

– a bélyegzők, pecsétnyomók (segédeszközök) nyilvántartása, selejtezése.

Az irattári tételek kialakítása

12. Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket – a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy

– egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,

– a szerv hatékony működtetése egy adott funkciót illetően az ügykörök milyen mélységű áttekintését igényli.

13. Külön irattári tételek kerültek kialakításra az iratfajta alapján

– a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,

– a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni,

– a választott testületek, bizottságok, valamint a minisztérium működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá a belső utasításokból.

14. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerültek, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerültek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről a minisztérium – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre került az irattári őrzés időtartama. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kellett meghatározni. A nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével kellett meghatározni.

Az Irattári Terv szerkezete és rendszere

15. A szabályzat mellékletét képezi az Irattári Terv, melynek szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a minisztérium ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra.

16. Az Irattári Terv általános és különös részre oszlik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történt. Az általános részbe a szerv működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

A címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az Irattári Tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.

II. FEJEZET

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

Az iratok rendszerezése

17. A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A nem minősített papír alapú ügyirat fizikai együttkezelése a keret nélküli előadói ívben történik. Szürke keretes előadói ívbe kerülnek a személyügyi iratok.

18. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratok nyilvántartása az e Szabályzatban meghatározottak szerint történik.

19. A minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, valamint a minisztérium irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – az Irattári Terv alapján az ügyintézők irattári tételekbe sorolják és irattári tételszámmal látják el.

20. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

21. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az ügykezelőknek az irattárban (átmeneti/kézi, központi) az e Szabályzatban előírtak szerinti rendszerben kell elhelyezniük.

Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

22. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – a meghatározottak kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak iktatókönyvben (papír alapú, elektronikus), illetve az e célra rendszeresített tanúsított iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

A jogosultságok kezelésének szabályai az elektronikus iratkezelési rendszerben

23. Az e Szabályzatban meghatározott szervezeti egység vezetője felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.

24. A jogosultságok engedélyezésének, módosításának, megvonásának, felfüggesztésének részletes szabályait e Szabályzat tartalmazza.

25. Az iratkezelési szoftver használatához legalább kétféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:

– funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (érkeztet, iktat, irattároz, lekérdez stb.) rendelkezhet;

– hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja.

(A harmadik jogosultság az objektum jogosultság, amely dokumentum szintű, azaz az adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést.)

26. Az iratkezelő rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. Az erről szóló iratok tárolása és kezelése az informatikáért felelős vezető feladata. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a jogosultságok évenkénti felülvizsgálatáról.

A jogosultságok beállítását, illetve módosítását az illetékes vezetői engedélyezést követően az informatikai vezető által ezzel a feladattal megbízott rendszergazda végzi el.

A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni. A beállítást végző rendszergazda a jogosultság életbelépését, az időpont feljegyzésével beállításának megtörténtét az eredeti iraton igazolja. Ennek egy másolati példányát a rendszergazda, az eredeti példányt az engedélyező őrzi.

Az új jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is –, az iktatóhely szerinti vezetői engedélyezést követően a rendszergazda feladata.

27. A rendszergazda feladatai:

– felhasználók, szerepkörök, helyettesítések, jogosultságok, funkcionális beállítások regisztrálása,

– elektronikus érkeztető könyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,

– irattári tételszámok karbantartása.

28. A rendszergazda az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt és az informatikai vezetőt tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a rendelkezésre álló licenckeret betelt, vagy a kért jogosultságok az iratkezelési szoftver működését veszélyeztetnék. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető az informatikai vezetővel együttműködve dönt a felmerülő igény teljesítéséről.

29. A rejtett iktatókönyv – a tulajdonos szervezeti egységet, illetve az általuk példánnyal megszólítottakat kivéve – mindenki számára rejtettként működik. Az adott szervezeti egység vezetője akkor kérheti rejtett iktatókönyv nyitását, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok szükségessé teszik a hozzáférés lezárását, és azt az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető engedélyezi.

Hozzáférés az iratokhoz

30. A minisztérium munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell nyilvántartani. A minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

31. Iratot – bármilyen adathordozón – munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni – a vonatkozó előírások maradéktalan betartásával – a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

32. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetők a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével határozzák meg.

33. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

34. Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő „Nem Nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény 19/A. §-ában foglaltak az irányadók.

A „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettesei, valamint az általuk meghatározott személyek ismerhetik meg.

A „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.

A döntés-előkészítő, „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve, ha ezt a miniszter vagy általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által „Nem Nyilvános”-ként feltüntetett irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.

A „Nem Nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló (a szerv vezetőjének rendelkezése szerint esetleg különálló) iktatókönyvbe kell iktatni, zárható irat- vagy lemezszekrényben, elkülönítetten kell tárolni és a Szabályzat előírásai szerint kell kezelni.

35. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon, elektronikus iktatás esetén az iratkezelő rendszerben is dokumentálni kell.

A papír alapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően – az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.

Az iratok védelme

36. Az ügykezelés feladatait a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján a Központ szervezeti egységeinek, illetve a külképviseleteknek az ügykezelői, illetve iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői végzik.

37. Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

38. Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, illetőleg a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok stb.) elkülönítetten történjen.

39. Az iktatóhelyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezetők határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a vezető elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és meghatározott helyen történő munkaidőn kívüli tárolását. A tárolóhelyen csak nyilvántartásba vett, számmal ellátott és az átvételére feljogosítottak neveivel ellátott személyi (negatív) pecsétnyomóval lepecsételt kulcsdobozok helyezhetőek el.

40. A biztosított helyiségek másodkulcsait külön lezárt borítékban, vagy biztonsági tárolóban, pecséttel ellátva, a felnyitásra jogosultak nevének, elérhetőségének feltüntetésével kell a tárolásra kijelölt helyen és/vagy a tárolással megbízott személynél tartani.

41. Az elektronikus iratkezelő szoftver valamennyi eseményét naplózni kell.

42. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

43. Az iratkezelési szoftverbe rögzített érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.

44. Az iratokat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában is szakszerűen kell kezelni, a papír alapú iratokat az elvárható gondossággal kell védeni (pl. nedvességtől, fénytől, hőtől stb.). Az iratok kezelése során – állaguk védelme érdekében – mellőzni kell a cellux ragasztószalag és más ragasztóanyagok alkalmazását.

III. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

A küldemények átvétele

45. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, természetes személy személyes benyújtása, valamint informatikai-telekommunikációs eszköz útján kerül a minisztériumba.

46. A minisztériumba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:

– a Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló hatályos rendeletben meghatározottak szerint történik,

– külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,

– személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult,

– munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni. Az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek, vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni,

– telefaxon küldött iratot, a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni,

– elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni,

– ügyfélkapun át érkezett küldeményeket a működtető rendszer automatikusan kezeli.

47. Elektronikus iktatási rendszer alkalmazása esetén az elektronikus irat beérkezésekor elküldött automatikus visszaigazolás egyben az érkeztetésről, valamint a fizetési kötelezettségről szóló tájékoztatást is tartalmazhatja.

48. A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő):

– postai úton vagy telefaxon érkezett küldemények esetén:

= a címzett, vagy az általa megbízott személy,

= a vezető, vagy az általa megbízott személy,

= a szervezeti egység ügykezelője,

– külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,

– ügyfélfogadási időben az ügyfélszolgálati iroda munkatársa,

– elektronikus úton érkezett küldemények esetén a minisztérium elektronikus postafiókja, vagy annak kezelésével megbízott személy,

– hivatali munkaidőn túl az erre kijelölt személy.

49. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

– a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,

– a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám, vagy más azonosítási jel megegyezőségét,

– az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,

– az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.

50. Az átvevő a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.

Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel, vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.

Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki a küldemény érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie.

51. Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papír alapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással, és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot.

52. Az elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére.

A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha

– a minisztérium informatikai rendszeréhez, vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy

– az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul,

– az informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.

53. Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek/személynek érkeztetésre (további intézésre) átadni.

54. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papír alapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

55. A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

56. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az Irattári Tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

57. Az átvevő az érkező küldeményeket kézbesítőkönyvvel, illetve az elektronikus iratkezelési rendszerben továbbítja az illetékes szervezeti egység(ek)hez. A postaátvevő a küldeményeket szükség szerint, a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, „azonnal”, „sürgős” vagy más hasonló jelzésű küldeményeket pedig soron kívül továbbítja.

58. Elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak – amennyiben azt kéri, és elektronikus válaszcímét megadja – haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát).

Az elektronikus úton érkezett küldeményt – kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket – iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

A Biztonságos Elektronikus Dokumentumtovábbító Szolgáltatás (a továbbiakban: BEDSZ) igénybevételével benyújtott elektronikus küldeményre a befogadás során azonnal érkeztető szám kerül, valamint sor kerül az automatikus visszaigazolás (átvételi nyugta) küldésére is. A BEDSZ által kiadott befogadás-visszaigazolásban rögzített időpont a küldemény minisztérium általi átvételének és érkezésének időpontja.

A központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolása az elektronikus közszolgáltatásról és annak igénybevételéről szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint történik.

59. A központi elektronikus rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a küldemény sérülésmentességének, valamint formai követelményeknek való megfelelőségének ellenőrzését a BEDSZ végzi el.

Biztonsági kockázat vagy az átvitel hiányosságának észlelése esetén a rendszer megtagadja az elektronikus küldemény befogadását, és a megtagadás tényéről – annak okának feltüntetése mellett – a felhasználót tájékoztatja.

A BEDSZ-en keresztül elektronikus aláírással ellátott dokumentumot is meg lehet küldeni a címzettnek, amely dokumentumot a BEDSZ változatlanul, az aláírás ellenőrzésére alkalmas formában továbbítja.

A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus, illetve egyéb rosszindulatú program.

60. A küldemények átvételénél az érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés stb.).

61. Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.

A küldemények felbontása

62. A minisztériumhoz érkezett küldemények felbontása során az e Szabályzatban foglaltak szerint kell eljárni. Az e feladattal megbízott ügykezelő részére előírható a felbontás és érkeztetés végrehajtása.

63. Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:

– a minősített iratokat;

– az „SK felbontásra” jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel);

– azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte.

64. A névre szóló küldemények kezelése során az e Szabályzatban foglaltak szerint kell eljárni.

65. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje – amennyiben iktatásra nem jogosult – az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés és/vagy iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhelyhez.

66. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel – soron kívül – tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

A mellékletek, vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.

67. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárnia, rá kell vezetnie a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatnia a címzetthez.

68. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően a felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek első példányát a küldeménnyel egyidejűleg haladéktalanul a címzetthez, a második példányt a feladóhoz kell eljuttatni. A harmadik példány a felbontó szervezeti egységnél marad.

69. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott elektronikus iratkezelő rendszerben az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.

70. Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

A küldemények érkeztetése

71. Minden beérkezett (papír alapú vagy elektronikus) küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell.

Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.

72. Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – az e Szabályzatban meghatározottak szerint vezetett érkeztető könyvben, vagy az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában történik. Az érkeztetési azonosító évente eggyel kezdődő folyamatos sorszám és évszám, vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az iktatás az érkeztetéssel egyidejűleg megtörténik.

Nem kell érkeztetni abban az esetben, ha a minisztérium papír alapú iktatást vezet, és valamennyi beérkező küldeményt az érkezés időpontjában a papír alapú iktatókönyvben iktat.

A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni.

Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni – az érkeztetés adatait jelölő érkeztető számot az iratra fel kell vezetnie.

73. Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a Beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.

74. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

75. A KüM-ben a központi postázó továbbítja a szervezeti egységekhez a KüM-be beérkező küldeményeket, kézbesítőívvel történő átadással.

76. A szervezeti egységekhez rendelt e-mail postafiókokba érkező elektronikus küldeményeket az e Szabályzatban meghatározottak szerint kell kezelni.

Az elektronikus postafiókra érkezett beadvány érkeztetését az átvevő ügykezelő végzi az átvétel igazolásával.

Az elektronikus postafiókra érkező:

– elektronikus file (word vagy más formátumú dokumentum),

– online kitöltésű beadvány ügyfélkapun keresztül – a törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését az ügyviteli rendszerben végre kell hajtani a visszaigazolással egyidejűleg.

77. Az érkeztetési nyilvántartás minimálisan tartalmazza az alábbi adatokat:

– a küldő neve,

– a beérkezés időpontja,

– könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám),

– folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító, továbbá

– központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a központi rendszer által a küldeményhez rendelt érkeztető számot.

78. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

– az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,

– a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

– a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

– bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,

– az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel ellátott.

79. Az elektronikusan érkezett küldeményt – kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket – iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

Az elektronikus küldeménynek az előírt ellenőrzését követően, amennyiben a küldemény az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt – amennyiben elektronikus válaszcímét megadta – az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és a közfeladatot ellátó szerv által használt formátumokról. Ezen küldeményeket nem kell iktatni.

Amennyiben a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatóak meg az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal, úgy a küldőt értesíteni kell az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlás szükségességéről, lehetőségeiről.

Az elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztült érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét minden esetben ellenőrizni, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.

Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítésszolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.

80. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papír alapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

81. Azt a beadványt, amelyet a minisztérium foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma minisztérium hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.

Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

82. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye.

Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papír alapú irat esetében az iraton is jelölni kell.

A különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratok egy főszámon történő nyilvántartása esetén a küldeményt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

83. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban, vagy a kezelési feljegyzésekben.

84. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatókönyvben/adatbázisban és az előadói íven jelölni kell. Az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv/adatbázis megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. Az előzményiratok szerelését az újabb (papír alapú) iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt „Előzmény szerelve” szöveggel és az előirat iktatószámának rögzítésével kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni. Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni. A szerelést (előirat/utóirat) az előadói íven fel kell tüntetni.

Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

85. Az ügykezelő az érkezett iratot az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek bemutatni. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

86. A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, tartalmának az előzményre utaló hivatkozási száma alapján, automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki jogosult az ügyben eljárni, és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. A szignálásra jogosultsággal rendelkező vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.

87. Az irat szignálására jogosult:

– kijelöli, hogy mely szervezeti egység, vagy ügyintéző az illetékes az ügyben,

– kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,

– közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő, sürgősségi fok stb.), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra) és aláírja.

Az iratért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős.

88. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például „post-it” öntapadós lap, vagy grafit ceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.

IV. FEJEZET

AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA

Iratkezelési segédletek

89. Az iratok nyilvántartására – papír alapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással, vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

90. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető a vonatkozó jogszabályok és belső normák alapján határozza meg a rendszeresített általános és szakfeladatokkal összefüggő, speciális iratkezelési segédleteket.

91. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:

– papír alapú, vagy elektronikus érkeztetőkönyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),

– papír alapú, vagy elektronikus iktatókönyv az iratok nyilvántartására,

– a név- és tárgymutató (ezt az elektronikus iktatókönyv tartalmazza; a papír alapú iktatásnál külön-külön könyvben szerepelnek ezek),

– átadókönyv (más szervezeti egység részére történő átadás, illetve az ügyintézők részére történő át- és az irattárnak visszaadott iratok nyilvántartása esetén), előadói munkanapló, kézbesítőív,

– kézbesítőkönyv (minisztériumon kívüli szervezetek részére, az Állami Futárszolgálaton kívüli kézbesítés esetén),

– futárjegyzék,

– főnyilvántartó könyv (az iratkezeléshez használt segédkönyvek nyilvántartására),

– kölcsönzési napló (a központi irattárból kikért iratok nyilvántartására),

– gyarapodási és fogyatéki napló (a központi irattári anyag gyarapodásának, illetve fogyásának nyilvántartására),

– bélyegző nyilvántartási könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására),

– kulcsdoboz nyilvántartási könyv.

92. A minisztérium központi főnyilvántartó könyvét a Dokumentációs Főosztály vezeti. A szervezeti egységek főnyilvántartó könyvében kell nyilvántartásba venni a minősített adatokat kezelő iratkezelési segédleteket.

A főnyilvántartó-könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni.

A főnyilvántartó könyvet az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető hitelesíti. Ennek keretében lapjait sorszámozza és a borítólap belső oldalán feltünteti: „Ez a könyv….. számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20..... év ........... hó ..... nap. Lezárva: 20..... év ........... hó ..... nap.”, aláírja, a körbélyegzőjének lenyomatával ellátja.

Az iratkezeléshez használt segédletek, a maradandó értékű iratok elhelyezéséül szolgáló savmentes dobozok biztosítása az iratkezelésért felelős vezető által vezetett szervezeti egység feladata.

Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása

93. Nem kell iktatni, de az e Szabályzatban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni:

– könyveket, tananyagokat,

– meghívókat,

– nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat,

– a munkaügyi nyilvántartásokat,

– a bérszámfejtési iratokat,

– nem szigorú számadású bizonylatokat,

– az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

– a visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat.

A bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat az átadókönyvbe be kell vezetni.

94. Nem kell érkeztetni, iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni:

– a reklámanyagokat, tájékoztatókat,

– az üdvözlő lapokat,

– az előfizetési felhívásokat, az árjegyzékeket,

– a közlönyöket, sajtótermékeket.

Az iktatókönyv (tartalma, nyitása, zárása), az előadói ív

95. Az iktatás az e Szabályzatban meghatározottak szerint papír alapú iktatókönyvben vagy tanúsított iratkezelési szoftver támogatásával történik.

96. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni.

97. Az iktatás az e Szabályzatban meghatározott iktatóhelye(ke)n az iratkezelési szervezetnek megfelelően történik.

98. Az iktatás során az iktatókönyvben az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni:

– az iktatószámot,

– az iktatás időpontját,

– a beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítót,

– az adathordozó típusát (papír alapú, elektronikus), adathordozó fajtáját,

– az expediálás időpontját, módját,

– a küldő adatait (név, cím),

– a címzett adatait (név, cím),

– a hivatkozási számot (idegen szám),

– a mellékletek számát, típusát (papír alapú, elektronikus),

– az ügyintéző megnevezését,

– az irat tárgyát,

– az elő- és utóiratok iktatószámát,

– a kezelési feljegyzéseket (csatolás, szerelés, határidő, visszaérkezés stb.),

– az intézés határidejét, módját és elintézés időpontját,

– az irattári tételszámot,

– az irattárba helyezést.

Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet vagy iktatókönyveket és a segédleteket hitelesen le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet vagy iktatókönyveket kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben új főszámra ne lehessen több iratot iktatni.

Papír alapú iktatókönyvben az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv, és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

99. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára hozzáférhetővé kell tenni.

100. Az elektronikus iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után a vonatkozó előírások szerint le kell zárni. A zárás részeként el kell készíteni az elektronikus iktatókönyv hiteles másolatát.

101. Az iratkezelési szoftver alkalmazása esetén az iktatókönyv zárásának részeként az önálló iktatási joggal rendelkező szervezeti egységnek, illetve a Scriptament rendszer esetében a Dokumentációs Főosztálynak és a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztálynak kell készíteni:

– az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak,

– az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, a naplózás információi) és

– az elektronikus dokumentumoknak

az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni.

102. Az e Szabályzatban meghatározott szervezeti egységnek az időbélyegzővel ellátott, lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományait és az elektronikus dokumentumokat archiválnia kell és a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolnia.

Az iktatási adatbázis biztonsági mentéséről, illetve archiválásáról az alábbiak szerint kell gondoskodni.

A biztonsági másolat tárolása során biztosítani kell az elektronikus közszolgáltatás biztonságáról szóló 223/2009. (X. 14.) Korm. rendelet 16. § (3) bekezdésében foglaltak végrehajtását.

Az elektronikus érkeztető nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példányát az archiválást követő második évben meg kell semmisíteni.

103. Az ügyvitel segédeszközeként előadói ívet kell használni

– az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére,

– az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére,

– az iratok fizikai egységének biztosítására.

Az előadói ívet a hozzá tartozó iratokkal együtt kell kezelni.

Az iktatószám

104. Az iktatószám kötelezően tartalmazza a főszám-alszám/évszám/ – egy adategyüttesként kezelendő – adatokat, amelyben az évszám az aktuális év négy számjegye. A főszám és alszám folyamatos sorszám. Tanúsított iratkezelési szoftver alkalmazása esetén a főszám és alszám sorszámokat a rendszer automatikusan képezi.

105. Amennyiben az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi, az iktatószám tetszőlegesen bővíthető – az adategyüttest megelőzően – a szervezeti egységre, iktatóhelyre vagy iktatókönyvre utaló, számot, betűt vagy ezek kombinációját tartalmazó azonosítóval.

106. Amennyiben az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi, az iktatószám tetszőlegesen bővíthető – az adategyüttest követően – számot, betűt vagy ezek kombinációját tartalmazó további azonosítóval.

107. A fentiek szerint képzett azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelős vezető adja ki és tartja nyilván. Az azonosítók képzésére vonatkozó részletes szabályokat a Szabályzatban kell meghatározni. A nyilvántartási jegyzéket évente felül kell vizsgálni.

108. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

Tanúsított iratkezelési szoftver alkalmazása esetén ettől eltérően a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy főszámon lehet nyilvántartani.

109. Egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.

Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.

110. Az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.

Az iratok iktatása

111. A minisztériumba érkező, illetve ott keletkező iratokat – az e Szabályzatban meghatározottak kivételével – ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani.

Az ügyben keletkezett első (kezdő) irat a soron következő főszámot kapja.

A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek, iktatásuk a főszám alszámaira történik.

Elektronikus iktatási rendszer hiányában a nyílt táviratokat, faxokat, illetve e-maileket sorszámos iktatással kell nyilvántartásba venni.

112. Téves iktatás esetén az iratkezelési szoftver a változással (módosítással, az adatok fizikai törlése nélkül) összefüggő adatokat naplózással dokumentálja. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.

113. A papír alapú irat iktatószámát a mellékletre – „Melléklet a … számú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni.

114. Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, úgy azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket.

115. Az ügykezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be.

Soron kívül kell iktatni és továbbítani a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „azonnal”, „sürgős” jelzésű iratokat.

Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben jelezni kell.

116. Az ügyirat tárgyát – illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot – az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni.

117. Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján név- és tárgymutató könyvet kell vezetni, illetőleg az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét. A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat lehet rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét.

118. Papír alapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező felhasználó azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell. A naplóban követhetően rögzíteni kell az eredeti és a módosított adatokat.

Az iratok továbbítása ügyintézésre, az irat kiadása, átadása

119. Az irat kiadásakor, átadásakor az ügykezelő az átadókönyv rovatainak kitöltése után, az átvevő olvasható aláírásának ellenében adja át az iratot. Az ügyintézőnél lévő iratok kimutatására szolgáló „Előadói munkanapló” alkalmazására annak e Szabályzatban történő előírása esetén kerül sor.

120. Az iratátadási funkciót támogató elektronikus rendszer alkalmazásának hiányában az ügykezelőnek kell átadni

– az iktatott iratok közül a szervezeti egységen belül ügyintézőnek, más részlegnek átadásra,

– másik szervezeti egységnek átadásra,

– más külső szervnek továbbításra, valamint,

– a határidőbe és irattárba helyezésre

kerülő iratokat.

A nem minősített iratok átadás-átvétele a KüM szervezeti egységei között (postázás) a vezető által meghatározott intézkedések címzettjeinek és sorrendjének megfelelően a meghatározott példányszámban a Scriptament rendszerben történik. Az irat az adatlap megküldésével a címzett szervezeti egységes automatikusan nyilvántartásba kerül.

A Központ és a külképviseletek között Scriptament rendszer hiányában a kiadmányozási végpontok között küldött e-mailben történik a továbbítás.

A KüM szervezeti egységek titkársági, illetve a külképviseletek titkársági e-mail címei között forgalmazott e-mailt kell hivatalos iratként kezelni. Egyéb KüM-e-mail címről, illetve KüM-e-mail címre érkező iratok munkapéldánynak minősülnek.

A Scriptament rendszerben nem továbbítható vagy eredeti aláírást igénylő iratot a Központ szervezeti egységei között kézbesítőívvel, a Központ és a külképviseletek között futárposta útján kell megküldeni.

121. Az átvétel igazolása – az iratátadási funkciót támogató elektronikus rendszer alkalmazásának hiányában – papír alapú ügyirat esetében az irat iktatószámának vagy más nyilvántartás szerinti sorszámának, az átvétel időpontjának feljegyzése és az átvevő aláírása ellenében, átadókönyvben/ előadói munkanaplóban/kézbesítőíven történik.

Elektronikus úton történő iratátadás esetén az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.

122. Amennyiben az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre stb., a papír alapú iratok átadás-átvételét a kézbesítőíven aláírással kell igazolni. Elektronikus iratkezelési rendszerben a továbbszignálást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.

Az iratoknak az ügyintézők részére történő továbbításáról e Szabályzatban kell intézkedni.

123. Az iktatókönyvben folyamatosan rögzíteni kell az ügyirat hollétét, hogy ezek az adatok olvashatók legyenek az iktatókönyv megfelelő rovatában (ügyintézőnél, határidőben, átmeneti irattárban stb.).

Kiadmányozás

124. A kiadmányozási jog gyakorlását a vezető a Szervezeti és Működési Szabályzatban, ügyrendben határozza meg.

125. Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a Szervezeti és Működési Szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.

126. A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző (névbélyegző) csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt feltétlenül indokolja. A névbélyegző használatát a miniszter, az államtitkár, illetve a helyettes államtitkár engedélyezi. A névbélyegzővel ellátott irat nem minősül hiteles kiadmánynak.

127. Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezetet szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. „SK” jelzés esetén az ügyintéző/ügykezelő a kiadmányra „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, azon a szerv hivatalos bélyegzőjének lenyomatát elhelyezi és aláírja.

128. A kiadmány külső szervhez vagy személyhez történő továbbítására csak annak dokumentálása mellett kerülhet sor.

129. Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám(ok) alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

130. Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az e Szabályzatban meghatározott egyéb dokumentum.

131. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az irat akkor hiteles kiadmány, ha

– azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,

– a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,

– a minisztérium a közigazgatási felhasználásra vonatkozó követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el,

– a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről szóló törvényben meghatározottak szerint elektronikus közokiratnak minősül és az elküldését igazoló visszaigazolás rendelkezésre áll.

132. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő

– a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata, vagy

– a kiadmányozó névbélyegzőjének és a kiadmányozó szervnek a bélyegzőlenyomata.

133. A minisztérium által készített hiteles kiadmányról a papír alapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló, valamint a polgári perrendtartásról szóló jogszabályokban foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni.

134. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. A minisztérium által használt valamennyi bélyegző és elektronikus aláírás kezelésének rendjéről és nyilvántartásáról e Szabályzat vagy más belső szabályzat rendelkezik.

Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló minősített elektronikus aláírást kell alkalmazni.

135. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési szabályok alkalmazhatók:

– „Saját kezű felbontásra!”,

– „Más szervnek nem adható át!”,

– „Nem másolható!”,

– „Kivonat nem készíthető!”,

– „Elolvasás után visszaküldendő!”,

– „Zárt borítékban tárolandó!”,

-„sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi” küldemény stb.

A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

136. A minisztériumban keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője, vagy ügyintézője – figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra – a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papír alapú és elektronikus másolatot is kiadhat.

A kiadmányozott irat külalakja

137. A kiadmányozott iratokon az alábbiakat fel kell tüntetni:

– az irat első lapjának fejrészén:

= a miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár által kiadmányozott iratokon, a lap felső részén középre helyezve a Magyar Köztársaság címerét, a minisztérium megnevezését,

= a szervezeti egységek által kiadmányozott iratokon, a lap felső részén középre helyezve a Magyar Köztársaság címerét, a minisztérium és a szervezeti egység megnevezését,

– az első lap fejrésze alatt, baloldalon az iktatószámot,

– az iktatószám alatt, a címzésben a címzett nevét, beosztását, szerv és szervezeti egység megnevezését, székhelyét és címét,

– az irat első lapjának jobb felső sarkán

= az ügyintéző nevét és telefonszámát, e-mail címét,

= válasz esetén a hivatkozási számot,

= az irat tárgyát,

– a szöveg alatt, baloldalon

= a keltezést (helység, év, hó, nap),

= az „s. k.” jelzésű kiadmányokon a hitelesítési záradékot (ez alól kivétel a nyomdai úton készített kiadvány),

= a mellékletek, vagy mellékelt iratok számát (10 lapig lapszám szerint, azon felül csomag megjelöléssel),

= a címzettek megnevezését, ha az irat 2–5 példányban készült, e fölött külön elosztó ívet kell készíteni,

– a szöveg alatt, jobb oldalon a kiadmányozó nevét, beosztását, aláírását, a szerv körbélyegzőjének lenyomatát,

– az irat első lapjának alján, középen a szervezeti egység címét, telefonszámát, fax-számát és e-mail címét,

– a kiadmányhoz készített mellékleten, az irat első lapjának jobb felső sarkán a „Melléklet a … számú irathoz” szöveget,

– a kiadmányokat a minisztérium hivatalos levélpapírján kell elkészíteni.

138. Amennyiben a kiadmánynak nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.

Az irat továbbítása, expediálása

139. Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmányt (kiadmányokat) és az esetleges mellékleteit és mellékelt iratait (a továbbiakban együtt: melléklet) szerelten az ügykezelő részére előkészíteni. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással – amennyiben van –, melléklettel ellátott ügyiratot (ügyiratokat) vehet át.

140. Az ügykezelőnek ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e.

A küldeményeket lehetőleg még az átvétel napján kell továbbítani.

141. Az iratokat az ügykezelők továbbítják. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles

– az iratot a címzettnek – az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül – továbbítani,

– az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,

– az előadói íven és az irat irattári példányán az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni, és aláírni.

142. Elektronikus iktatás esetén a külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a „Kapják még” funkció segítségével a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.

143. Az iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell továbbítani. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket elküldésre készen, borítékolva, becsomagolva, a küldés módjának megfelelő kézbesítőokmányokat pontosan kitöltve adja át az illetékes részére.

Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell tenni.

144. A boríték címoldalán fel kell tüntetni:

– a küldő személy vagy szervezeti egység megnevezését és címét,

– az irat (iratok) iktatószámát, több példány esetén a példányok darabszámát, szükség szerint sorszámukat,

– a címzett megnevezését és címét,

– a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (s. k. felbontásra, sürgős, ajánlva stb.).

145. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni:

– személyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont, és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadmány irattári példányán, vagy a kézbesítőkönyvben,

– postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló vonatkozó – hatályos – jogszabályban leírtaknak megfelelően,

– külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően,

– elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával,

– központi rendszeren történő továbbítás esetén a rendszer automatikusan tájékoztatja a címzettet az ügyintézés befejezéséről, a letöltési lehetőségekről, és hitelesen naplózza a letöltést,

– hirdetményi úton történő vagy közhírré tétellel való kézbesítés esetén a vonatkozó jogszabályok előírásai szerint.

146. Ha a postára adott küldemények valamilyen okból – így a téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül, az e Szabályzatban meghatározott érkeztetési eljárás és dokumentálás mellett – az ügyirathoz kell mellékelni.

147. Elektronikus úton küldött irat továbbítását – az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével – be kell jegyezni az iktatókönyvbe.

148. Az elektronikus iratok kézbesítésének rendjét a Szabályzat – az adott közfeladatot ellátó szervre és eljárására vonatkozó, továbbá az elektronikus iratok kézbesítését előíró jogszabályi rendelkezések figyelembevételével – határozza meg.

149. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve sikertelen, az elektronikus irat papír alapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.

150. A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell továbbítani.

151. Ha a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapuja megszűnik, a minisztérium a hivatalos iratot írásos formában, papír alapon, postai úton a felhasználó lakcímére küldi meg

152. Ha a címzett a hivatalos iratnak az elektronikus tárhelyen történő elhelyezését követő ötödik munkanapon sem veszi át a küldeményt, akkor a hivatalos iratot az ezt követő munkanapon kézbesítettnek kell tekinteni. A kézbesítési vélelem beálltáról a BEDSZ mind a minisztériumot, mind a címzettet automatikusan tájékoztatja az elektronikus tárhelyükön.

153. Ha a címzett erről korábban (a kérelmében) rendelkezett, a minisztérium a hivatalos iratot köteles a címzett kulcstárában elhelyezett nyilvános rejtjelező kulcsával rejtjelezni. Amennyiben a címzett a rejtjelező kulcsát a rendszerbe nem töltötte fel, úgy a hivatalos iratot – ha jogszabály nem zárja ki – titkosítás nélkül kell megküldeni a tárhelyére. Ha jogszabály kizárja a titkosítatlan megküldést, úgy azt postai úton, a kérelemben megjelölt lakcímre kell megküldeni.

154. Az elektronikus tértivevényeket – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell mellékelni.

155. Elektronikus dokumentum kézbesítése esetén, amikor a címzett a hivatalos iratra mutató internetes hivatkozást megnyitotta, akkor az elektronikus tértivevény automatikusan létrejön, és azt a BEDSZ a minisztérium tárhelyére visszaküldi.

156. A minisztériumon belül a belső felhasználásra készült iratok (pl. körlevelek) a vezetői aláírást követően elektronikus formában, szkennelt változatban a levelező rendszeren keresztül is továbbíthatók. Az aláírt eredeti példányt, a keletkeztető szervezeti egység ügyiratában kell kezelni.

Diplomáciai és konzuli futárposta

157. KüM és a külképviseletek közötti papír alapú iratküldés diplomáciai és konzuli futárszolgálat útján történik. A futárszolgálat feladata a diplomáciai és konzuli hivatalos küldemények biztonságos továbbítása a KüM, más állami szervek, diplomáciai, konzuli képviseletek és nemzetközi szervezetekhez akkreditált állandó vagy ideiglenes képviseletek között. A diplomáciai és konzuli futárpostáról és annak szintjeiről részletesen külügyminiszteri utasítás rendelkezik.

A futárposta fajtái: Minősített I., Minősített II. és Adminisztratív. Gyorspostai küldeményként kizárólag nem minősített iratokat lehet továbbítani.

A futárposta készítésénél, továbbításánál, fogadásánál, bontásánál, nyilvántartásba vételénél e Szabályzat érkeztetésre, postabontásra, valamint iktatásra, nyilvántartásra vonatkozó fejezetei az irányadóak.

A politikai iratokat a Központ és a külképviseletek között az illetékes területi főosztály közreműködésével kell továbbítani. A nem minősített (adminisztratív, ill. „Nem nyilvános!”) iratokról futárposta-tájékoztató készül 2 példányban, melynek első példánya marad a küldőnél, a második példányt pedig a küldendő politikai iratokkal együtt kapja a címzett. A borítékra a tájékoztató iktatószámát kell rávezetni.

A területi főosztály közreműködése nélkül küldenek és fogadnak futárpostát a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály, a Dokumentációs Főosztály, az Ellenőrzési Főosztály, a Gazdálkodási és Pénzügyi Főosztály, a Konzuli Főosztály, a KüM Rejtjelfelügyelet, illetve a Személyügyi Főosztály. Nem kell futárposta-tájékoztatót készíteni a minisztérium vezetőinek küldött főnöki levelekről. A konzuli futárpostát a konzuli részleg munkatársai készítik el és adják át lezárt borítékban a futárzárással megbízottnak.

Futárszolgálat útján kizárólag minősítési jelöléssel ellátott, a feladó és a címzett adatait tartalmazó, lezárt küldemények és csomagok továbbíthatóak. A küldeményeket olyan módon kell lezárni, hogy az esetleges felbontás egyértelműen megállapítható legyen.

A futárzárás során 3 példányos konszignáció készül, melynek 2 példányát az iratokkal együtt a címzettnek kell továbbítani. A konszignációra a küldeményeket iktatószámuk, illetve a címzettek alapján kell felvenni, megjelölve a küldemény darabszámát és jellegét is (boríték, csomag stb.).

Valamennyi futárposta-küldeményről 2 példányos csomagkísérő jegyzék, ún. bordereau készül. A bordereau eredeti példányát a futárküldeménnyel együtt kell továbbítani a címzettnek. A csomagok továbbításra történő átvételét a futár a bordereau másodpéldányán keltezett aláírással igazolja. A címzett az átvételkor a bordereau alapján ellenőrzi a küldemény sérülésmentes, hiánytalan meglétét.

A futárposta átvételét követően a küldeményeket a Központban a BITÁF illetékes részlege, a külképviseleteken a futárbontással megbízott munkatárs a címzetteknek bontatlanul továbbítja.

A papír alapú minősített iratok futárpostával történő továbbítását külön utasítás szabályozza.

V. FEJEZET

AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE,
LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS

Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése

158. Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé. Az iratot határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az iraton fel kell tüntetni.

159. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

160. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles

– az egyéb iratoktól elkülönítve,

– a határidőként megjelölt naptári napok és

– az iktatószám sorrendjében elhelyezni, majd

– a határidő napján – ha időközben másként nem intézkedtek – az iktatókönyvből kivezetni és

az ügyintézőnek átadókönyvön keresztül kiadni.

161. A határidő nyilvántartásból történő kivételt és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, illetve az ügykezelő az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatába köteles feljegyezni.

Irattár

162. A miniszter e Szabályzatban, a szervezeti sajátosságok figyelembevételével határozza meg az irattárak kialakítását (pl. központi, szervezeti egységenként, vagy iktatóhelyenként), a működési rendjét, az iratok ottani őrzési idejét.

163. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

164. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papír alapú iratok tárolásához az irattárban télen, nyáron lehetőség szerint biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55–65%) és a 17–18 °C hőmérsékletet.

165. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott fémből készített – állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.

166. Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tároló eszközöket kell használni. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (gemkapocs stb.) el kell távolítani.

167. A nem papír alapú iratok tárolását, az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A nem megfelelő tárolásból bekövetkező esetleges adatvesztés megakadályozására gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

Irattározás és az irat átmeneti irattárba helyezése

168. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

169. Átmeneti (kézi) irattárban lehet elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, vagy határidőbe tett ügyiratokat.

170. Az átmeneti (kézi) irattár az e Szabályzatban rögzített ideig és módon őrzi az iratokat, ezt követően azokat átadja a minisztérium központi irattárának. A központi irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról.

171. Az irattárban az iratokat az e Szabályzatban meghatározott rend szerint kell elhelyezni és őrizni. A dossziékban őrzött iratoknál az irattári tételszámot a dosszién is fel kell tüntetni. Az iktatókönyv „irattárba helyezés időpontja”, mezőjében az irattárba helyezés időpontját nyilván kell tartani.

172. A selejtezéseket követően visszamaradó iratokat a szervezeti egység átmeneti irattárában kell őrizni a központi irattár részére történő átadásig.

173. Az irattárba helyezést az e Szabályzatban meghatározott vezető vagy az általa felhatalmazott munkatárs engedélyezi.

174. Az irattározás mindig az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes szervezeti egység kötelezettsége.

175. Irattározási utasítással ellátni és irattárba helyezni csak teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes iratot – lehet.

Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattározhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző szervezeti egységnél.

176. Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek (ha eddig nem történt meg) meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.

177. Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a vonatkozó előírások betartásával – meg kell semmisíteni.

Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az iratra és az előadói ív megfelelő rovatába az Irattári Terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az előadói ívben kell elhelyeznie.

178. Az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

179. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papír alapú másolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

180. Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról. Hiányos, vagy irattári tételszám nélküli ügyiratot az ügykezelő irattározásra nem vehet át.

A központi irattár működése
Az iratok átadása a központi irattár részére

181. Az átmeneti (kézi) irattárakat működtető szervezeti egységek az elintézett ügyiratokat legalább évenkénti felülvizsgálatot követően – az e Szabályzatban meghatározott előírásoknak megfelelően – kötelesek a központi irattárnak átadni.

A központi irattár

– tárolja és nyilvántartja a minisztérium iratképző szervei által leadott iratokat,

– az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet,

– az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,

– gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak a Magyar Országos Levéltár, illetve egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról.

182. A központi irattárba kell leadni:

– a lezárt évfolyamú, papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú segédkönyveit,

– az iktatókönyv zárásának részeként elkészített elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek és adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, naplózás információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát tartalmazó adathordozókat.

183. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az Irattári Tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

184. A központi irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, évek szerint, szervezeti egységenként, az Irattári Tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve, a levéltári átadásra kerülő iratokat savmentes irattároló dobozokban, nyilvántartásaikkal együtt, iratátadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező iratjegyzék kíséretében veszi át. (Az iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, pl. fémből készült iratkapcsoló, műanyagból készült iratborítókat stb.).

185. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül. Tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári jelét/jeleit és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári jelhez tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

186. Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az – átadó szervezeti egység vezetője, vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző és a központi irattárat működtető szervezeti egység vezetője, vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt – „Iratátadás-átvételi jegyzőkönyvet”, amelynek melléklete a tételszám szerint elkészített iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példánya a központi irattáré, a másik az iratot leadó szervezeti egységé, amelyet az átmeneti irattárban kell megőrizni.

187. A hiányosan vagy félreérthetően kitöltött „Átadás-átvételi jegyzőkönyvet” és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős vezetőnek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a központi irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.

188. Azokról az iratokról, amelyeket a szervezeti egység visszatart és az iktatókönyvből nincs kivezetve, „Hiányjegyzék”-et kell készíteni, azok későbbi leadása után a „Hiányjegyzék”-ből törölni kell „központi irattárba helyezve” megjegyzéssel.

189. A központi irattárba leadásra kerülő ügyiratokat a leadás időpontjával az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell, a Scriptament automatikusan rögzíti az irattárba tétel időpontját.

190. A központi irattárba átadásra kerülő elektronikus dokumentumokat archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

191. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:

– a papír alapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni,

– az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,

– az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű, elektronikus iratokról a 2. év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,

– vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek minősített iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani,

– a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papír alapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig).

192. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani a tárolást.

Az irat átmeneti vagy végleges kiadása

193. A minisztérium munkatársai a Szervezeti és Működési Szabályzatban (vagy ügyrendben) rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra ügyiratpótlóval/ügyiratkikérővel (a továbbiakban: ügyiratpótló) – kérhetnek ki iratokat. Papír alapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, az e Szabályzatban meghatározott módon dokumentáltan kell végezni.

194. Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyvben is jelezni kell. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügykezelő iratot véglegesen csak a központi irattárnak adhat át.

195. A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

A kölcsönzési napló rovatai:

– kölcsönző neve,

– sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),

– irattári hely: irattár neve, ha nem irattáranként vezetik a kölcsönzési naplót azon esetben

– doboz sorszáma,

– iktatott iratnál iktatószám/tételszám/év,

– más nyilvántartás szerint nyilvántartásba vett iratoknál a nyilvántartás szerinti sorszám (pl. számlasorszám, bizonylatnál könyvelési napló sorszáma/tételszám/évszám),

– az irat tárgya,

– a kiemelés ideje (év, hó, nap),

– a kiemelés alapjául szolgáló irat azonosító száma,

– a kiemelést végző neve,

– a kölcsönzés határideje (év, hó, nap),

– a visszahelyezés ideje (év, hó, nap),

– a visszahelyezést végző neve,

– engedélyező neve, amennyiben nem a készítő részére történik az iratkiadás.

196. A központi irattár papír alapú iratot csak a készítő szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetőleg engedélyezi a betekintést. Ha más szervezeti egység iratát kérik ki a központi irattárból, illetőleg más szervezeti egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a központi irattárat működtető szervezeti egység vezetője adja meg. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyv megfelelő rovatában rögzíteni kell.

197. Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a jogosult felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

198. A központi irattár a levéltárak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt az e Szabályzatban előírt megkeresés szerint más irathoz szerelik.

Az iratok selejtezése, megsemmisítése

199. Az irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratokat évente, az e Szabályzatban előírt határidőig a minisztérium valamennyi irattárában (átmeneti/kézi, központi) az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében selejtezni kell.

200. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes Irattári Tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.

201. Az átmeneti (kézi) irattárak a központi irattár tudomásával, szükség szerinti ellenőrzésével és közreműködésével (selejtezési engedély beszerzése végett) végzik a selejtezést.

202. Az irat selejtezését az ügyirat irattári tételbe sorolása évében hatályos Irattári Tervben rögzített őrzési idő szerint kell végrehajtani.

203. Az irattárakban (központi és átmeneti) az iratselejtezést az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni.

204. A selejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján kell végrehajtani.

205. A selejtezés során gondoskodni kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból – az előírt megőrzési időig – csak az eredeti példány kerüljön megőrzésre.

206. A nyilvántartásba vett iratok többletpéldányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni, de annak megtörténtét a nyilvántartásokban és az irattári példányon fel kell tüntetni.

207. A selejtezés során ellenőrizni kell

– az iratok irattári tételszám, illetve megőrzési idő szerinti csoportosítását,

– a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

208. Az iratselejtezésről a 3 tagú selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az iktató-, illetve irattári hely szerinti szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 eredeti példányban, amelynek 2 példányát iktatás után a Magyar Országos Levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése végett. A selejtezési jegyzőkönyv kötelező és elengedhetetlen melléklete a 3 eredeti példányban elkészített selejtezési iratjegyzék.

209. A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:

– a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,

– a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,

– a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,

– az iratok évkörét,

– a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát, tételszám szerinti terjedelmét (iratfolyóméterben),

– az irattári tétel címét,

– a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

– a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatát,

– a megsemmisítés időpontját,

– a selejtezés alapjául szolgáló előírások megnevezését.

210. A selejtezés tényét és időpontját mind az irattári, mind az iktatási nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.

211. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni. Az iratjegyzék tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.

212. Az iratselejtezési jegyzőkönyveket iktatás után 2 példányban, az iratjegyzékkel együtt – a központi irattáron keresztül – a Magyar Országos Levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése végett. A Magyar Országos Levéltár az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az átmeneti/kézi irattár csak a központi irattár közreműködésével selejtezheti lejárt megőrzési idejű iratait.

213. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.

214. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

215. A Magyar Országos Levéltár selejtezési engedélyének birtokában – melyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – a szervezeti egység vezetője, az e Szabályzatban meghatározottak szerint az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről, vagy az elszállításig történő elhelyezésről és biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással, vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen.

216. A kiselejtezett – papírzsákban elhelyezett – iratanyag megsemmisítésre való elszállítását a központi irattár koordinálja, ezért a selejtezett megsemmisítésre váró iratanyaggal rendelkező szervezeti egység erről a központi irattárat értesíti, amely gondoskodik a selejtezett iratanyag – a szállítás megszervezését követő – elszállíttatásáról.

217. A papírzsákokban kizárólag a megsemmisítésre váró papír alapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy stb. elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papír alapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.

218. Elektronikus dokumentumkezelés esetében a selejtezést és a fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi (legutolsó) archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

Az iratok levéltárba adása

219. A minisztérium a nem selejtezhető iratait – a határidő nélkül őrzendők kivételével – 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel, a Magyar Országos Levéltárnak átadja.

220. A Magyar Országos Levéltár számára átadandó ügyiratokat az Irattári Terv szerint, az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a minisztérium költségére, az átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

221. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a Magyar Országos Levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

222. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.

223. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

VI. FEJEZET

INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA,
HIVATAL ÉS MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN

Intézkedések a minisztérium megszűnése, illetve feladatkörének megváltozása esetén

224. Az Ltv. előírásainak megfelelően kell intézkedni a minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

225. Hivatalátadás esetén, az erről készült és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.

226. Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. A kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

A megszűnt szervezeti egységek iratainak kezelése

227. Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni.

228. Ha a megszűnő szerv feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy valamely szerv egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását a Magyar Országos Levéltár egyetértésével kell elvégezni.

229. Ha a közfeladatot ellátó szerv jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét az illetékes közlevéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetőleg selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik.

230. Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.

231. Amennyiben a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet, mint felelőst, rögzíteni kell.

232. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a központi irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírásokban foglaltak szerint kell kezelni.

233. A megszűnő szervezeti egység papír alapú lezárt iktatókönyvét a központi irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni. Elektronikus iktatókönyv esetében az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell.

Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni.

234. A megszűnt szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

Munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések

235. A szervezeti egységtől távozót (vezető, ügyintéző, illetve ügykezelő), vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. Ennek rendjét és módját a szervezeti egység iratanyagáért felelős vezető határozza meg. A szervezeti egységek a személyi változásokról a rendszergazdát értesítik, illetve az e Szabályzatban meghatározottak alapján kezdeményezik az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését.

A külképviseleten az iratkezelő szabadságra utazásakor, visszaérkezésekor, illetve váltásakor évekre bontott átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni.

VII. FEJEZET

IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

Bélyegzők és negatív pecsétnyomók

236. A minisztérium hivatalos bélyegzője a Magyar Köztársaság Címerével ellátott körbélyegző.

A minisztérium felsőszintű vezetői a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, a Magyar Köztársaság Címerével ellátott körbélyegzőt használnak.

A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül a „Külügyminisztérium”, alul a lenyomatában is megjelenő szervezeti egység nyilvántartási száma szerepel. A nyilvántartási számokat a Dokumentációs Főosztály adja és tartja nyilván.

A körbélyegzőket a lenyomatában is megjelenő sorszámmal kell ellátni és ennek megfelelően nyilvántartani.

A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó személy és szervezeti egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon az átadó és az átvevő (bélyegző használója) személy nevét, aláírását, valamint a visszavétel, megsemmisítés, továbbá körbélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának időpontját.

237. Körbélyegző a felsőszintű vezetőnek, a szervezeti egységnek az ügykörébe tartozó kiadmányán, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható.

238. A körbélyegzők, fejbélyegzők, illetve egyéb bélyegzők (a továbbiakban együtt: bélyegzők) igény szerinti megrendeléséről, nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről az e Szabályzatban meghatározott szervezeti egység gondoskodik.

A szervezeti egység vezetője gondoskodik

– a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás nyilvántartáson történő átvezettetéséről,

– szervezeti átalakulás esetén, továbbá ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.

239. A körbélyegzőt a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A körbélyegzőt szükség szerint épületen kívüli munkavégzés során lehet az épületből kivinni. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

240. Amennyiben a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében:

– írásban értesíti az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt,

– az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a körbélyegző letiltásáról szóló közleménynek a megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,

– a körbélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban fel kell tüntetni,

– az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző új sorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült körbélyegzőt selejtezni kell.

241. A védendő adatot tartalmazó adathordozók tárolására szolgáló páncél-, illetve lemezszekrényekhez használatos személyi (negatív) pecsétnyomóra (a továbbiakban: pecsétnyomó) vonatkozó igényt az e vagy más belső Szabályzatban meghatározott szervezeti egységnél írásban kell bejelenteni, amely gondoskodik annak beszerzéséről, nyilvántartásba vételéről és – aláírás ellenében – a jogosultnak történő kiadásáról.

242. A minisztériumon belüli áthelyezés, feladatkör megváltozása esetén a pecsétnyomót a nyilvántartónak vissza kell adni. Pecsétnyomó másik munkatársnak csak az e Szabályzatban meghatározott szervezeti egységnél történő előzetes átírás után adható ki.

243. A munkavégzésre irányuló jogviszony megszüntetése esetén a pecsétnyomó nyilvántartója a leszerelő lapon aláírásával igazolja a pecsétnyomó leadását.

A pecsétnyomó elvesztése esetén a biztonsági vezetőt haladéktalanul értesíteni kell.

Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai

244. A másoló- és sokszorosítógépet a vezető által megbízott személy kezeli. Ha a vezető a gép kezelésével nem bíz meg külön személyt, akkor a sokszorosítást minden ügyintéző maga végzi.

245. Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben azonban rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése stb.). A KüM-ben a központi sokszorosítóban készült anyagok esetén a másolatok elkészítéséhez megrendelő lapot kell kitölteni, melyet a szervezeti egység vezetője ír alá.

246. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

247. Az iratkezelés ellenőrzésére jogosult évente köteles:

– ellenőrizni az iratkezelés rendjét és az e Szabályzatban foglaltak végrehajtását,

– az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,

– közvetíteni az e Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek.

248. Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket és utasításokat jegyzőkönyvbe kell foglalni és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálni.

Ügyiratok iktatási szabályai az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén

249. Papír alapú iktatókönyvet (a továbbiakban: iktatókönyv) kell felfektetni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az ügykezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés több órán keresztül nem biztosított.

250. A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott – mind a bejövő, mind a kimenő és belső iratforgalom esetében – iratokat, az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyvbe kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát.

Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyv központi nyilvántartásba vételére az e Szabályzatban meghatározott szervezeti egység gondoskodik.

251. Az előző pont szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél „ÜZ” egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. (pl. KüM/233-1/2010/ÜZ). Az „ÜZ” egyedi azonosító jelöléssel ellátott papír alapú iktatókönyvek beszerzéséről és nyilvántartásáról, valamint az ÜZ iktatókönyvek, egyéb azonosítók nyilvántartásáról az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik, azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

252. Az iktatás során, amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papír alapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

253. Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell.

254. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv, és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyv lezárását – úgy, mint a megnyitását – a szervezeti egység vezetőjének, ügykezelőjének aláírása és a körbélyegzőjének lenyomata hitelesíti. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani. Papír alapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

VIII. FEJEZET

A KÖZPONTI ELEKTRONIKUS SZOLGÁLTATÓ RENDSZEREN TOVÁBBÍTOTT IRATOK
KEZELÉSÉNEK RENDJE

255. Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus iktatására az e Szabályzatban meghatározottak szerint – a vonatkozó jogszabályi előírások teljesülése esetén – kerülhet sor.

256. Az e Szabályzat rendelkezéseit a központi elektronikus szolgáltató rendszer (a továbbiakban: központi rendszer) igénybevételével megvalósított iratforgalom esetében az e fejezet szerinti eltérésekkel kell alkalmazni.

257. A minisztérium kijelölt szervezeti egységeinek, ügyintézőinek a központi rendszeren keresztül érkező elektronikus iratforgalom biztosítására hivatali kapuval kell rendelkezniük.

258. A hivatali kapu létesítéséről az e Szabályzatban megjelölt szervezeti egység gondoskodik.

259. A hivatali kapu használatára feljogosítottak és kötelezettek körét az e Szabályzatban megjelölt vezető határozza meg.

260. A hivatali célú ügyfélkapu megnyitásához a munkáltató igazolást ad ki. A hivatali célú ügyfélkapu nyitását követő magáncélú ügyfélkapu nyitása esetére a munkáltató igazolást ad ki a hivatali célú ügyfélkapu létesítésének megtörténtéről.

261. A Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározottak szerint hivatali célú ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügykezelőknek, ügyintézőknek a hivatali kapu létesítéséhez szükséges ügyfélkapu-azonosítóikat a minisztérium hivatali kapu kezelőjének át kell adniuk, aki az adatokat kizárólag a hivatali kapu létesítéséhez használhatja fel, és a hivatali kapu használatára való jogosultság megszűnésekor – ideértve az ügyfélkapu megszüntetését – haladéktalanul törölnie kell.

262. A minisztériumon belüli további felhasználók – a szervezet nevében eljárni jogosult személyek – regisztrációját a minisztérium által a hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő végzi. A hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő a részére a központi rendszer által biztosított regisztrációs felületen a minisztérium képviseletére feljogosított személyek (hivatali célú ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügykezelők, ügyintézők) nevét és az ügyfélkapu-regisztrációnál megadott elektronikus levelezési címét rögzíti az ügyfélkapujuk egyértelmű hozzárendelése érdekében. A regisztráció eredményeként átadja a hivatali kapuhoz tartozó azonosítót és jelszót, illetve – amennyiben ilyen van – azonosító eszközt.

263. A minisztérium nevében történő eljárási jogosultság megszűnésekor a hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő törli a nyilvántartásból a korábban feljogosított személy azonosító adatait, illetve a hozzáférési jogosultságait.

264. A hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő nyilvántartást vezet a minisztérium képviseletében hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyekről. Ennek érdekében az adott szervezeti egység vezetője a hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársakat érintő változásokról (létesítés, módosítás, megszüntetés) írásbeli tájékoztatást ad a nyilvántartás vezetőjének. A nyilvántartás alapján tanúsítható, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni az adott szervezet nevében. Ez a dokumentum az adott szervezet által megőrzendő a szervezet iratkezelési szabályzatában a személyi anyagokra meghatározott időtartamig.

265. A minisztérium a kiadmányozási jogosultság nyilvántartására vonatkozó szabályozás szerint kezeli a minisztérium képviseletében hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyek adatait.

266. A hivatali kapu nyilvántartásának kezelésére való jogosultság megszűnésekor a kezelt adatok a kijelölt új kezelőnek átadhatók, új kezelő hiányában valamennyi adatot törölni kell a hivatali kapu nyilvántartásából.

267. A minisztérium hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársai kötelesek gondoskodni arról, hogy az értesítési tárhelyre érkezett üzenetek minden munkanapon átvételre és érkeztetésre kerüljenek.

268. A hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett ügykezelő vagy ügyintéző a hivatali kapun beérkező küldemény fogadását követően gondoskodik annak érkeztetéséről. Ennek keretében az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában vagy a bejövő megkeresések nyilvántartókönyvében rögzíti a hivatali kapuból letöltött dokumentumokat, így pl. az elektronikus úton benyújtott hivatalos iratot, vagy a központi rendszerbe történő befogadás visszaigazolását.

A hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs – szükség esetén – gondoskodik a befogadott dokumentumok papír alapra történő kinyomtatásáról. Ezt követően a papír alapon érkezett iratok kezelésére vonatkozó rendelkezések szerint kell eljárni.

269. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs (ügyintéző) a közigazgatási hatósági ügyben keletkezett iratok esetében kiadásra kerülő értesítést a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény, valamint a vonatkozó ágazati jogszabályokban meghatározottak szerint küldi meg.

270. Az értesítést és a megküldés igazolását az iratkezelési szoftver iratkezelő adatbázis „csatolmány” felületén kell tárolni.

Az irat papír alapon történő kiadmányozását, iktatását követően a hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs gondoskodik a kiadmányozott irattal azonos tartalmú, záradékkal kiegészített elektronikus dokumentum hivatali kapun történő továbbításáról.

A záradék tartalma: „A kiadmányozó által nem elektronikusan aláírt dokumentummal megegyezik.” szöveg és a dátum.

271. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügykezelőnek) gondoskodnia kell

– a kiadmányozott irat expediálásának az iratkezelési szoftverben történő rögzítéséről, valamint

– az elektronikus dokumentumnak a hivatali kapun történő továbbítását igazoló információknak, továbbá

– a kézbesítést igazoló elektronikus tértivevénynek, esetlegesen

– a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatásnak

– az iratkezelési szoftver iratkezelő adatbázis „csatolmány” felületén történő elhelyezéséről.

272. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügykezelőnek) gondoskodnia kell

– az elektronikusan kézbesített hivatalos irat,

– a kézbesítéssel kapcsolatos elektronikus tértivevény, kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatás

papír alapú másolatának elkészítéséről, ügyiratban való elhelyezéséről.

273. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügyintézőnek) gondoskodnia kell a papír alapú kiadmány postai úton történő kézbesítéséről, ha

– a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapuja megszűnik,

– a központi rendszer a hivatalos iratok elektronikus kézbesítésével kapcsolatos feladatait folyamatosan, legalább három napon keresztül nem tudja ellátni,

– ezt a címzett kéri,

– jogszabály erről külön rendelkezik.

274. Az e fejezetben foglaltak végrehajtását követően az ügyiratot a papír alapú iratok kezelésére vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

Melléklet a Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatához

A Külügyminisztérium irattári terve

Az irattári terv általános és különös részre oszlik.

Az ügy típusát, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja.

Az irattári jel összetevői:

1. Tételszám:

a) mind az általános, mind a különös rész tételei esetében az irattári tételszám első jegye meghatározza (betűjellel) a rendszerbeli elhelyezkedést:

A = Általános rész,

KÜM = Különös rész.

b) A különös részben a minisztérium rövidített betűjeléhez sorszámok kapcsolódnak, amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belüli sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.

2. Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, vagy „NS” jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket.

3. Lt. (Levéltár): a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról az adott központi államigazgatási szerv és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg (illetve „HN” jel, amely ügyviteli érdekből határidő nélkül az adott szerv irattárában maradó iratok jelzésére szolgál).

ÁLTALÁNOS RÉSZ

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A101	A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai
A201	Szervezet működése és ügyvitele
A301	Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)
A401	Gazdasági ügyek
A501	Belső ellenőrzés
A601	Informatika
A701	Biztonság
A801	Kommunikáció, sajtó, média

__________________________

* Mellékletben csatolva az irattári terv részét képező relációs lista.

KÜLÖNÖS RÉSZ

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
KÜM100	Futárszolgálattal kapcsolatos iratok
KÜM200	Protokolliratok
KÜM300	Útlevéllel és konzuli ügyekkel kapcsolatos iratok
KÜM400	Nemzetpolitikai ügyek iratai
KÜM500	Külpolitika, diplomácia
KÜM600	Belpolitika
KÜM700	Rendészet, igazságszolgáltatás, nemzetbiztonság
KÜM800	Biztonságpolitika, katonapolitika, polgári védelem
KÜM900	Gazdasági, pénzügyi, ipari, mezőgazdasági, közlekedési, kereskedelmi, műszaki-tudományos és környezetvédelmi ügyek iratai
KÜM1000	Munkaügy, egészségügy, népjóléti és szociális ügyek, statisztika
KÜM1100	Kultúra, tudomány, oktatás, sport
KÜM1200	Sajtópolitika és propaganda, írott és elektronikus sajtó
KÜM1300	Nemzetközi Fejlesztési Együttműködési Program (FEP)
KÜM1400	Általános és biztonságpolitikai, nemzetközi szerződésekre vonatkozó iratok, szerződések és a hozzájuk kapcsolódó nemzetközi szervezetek
KÜM1500	Észak-atlanti Szerződés Szervezete (NATO)
KÜM1600	Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet (EBESZ, OSCE)
KÜM1700	Magyarország és a külállamok kapcsolata. A külállamok társadalmi, gazdasági, politikai, katonai helyzete
KÜM1800	Az ENSZ és szervei, Magyarország és az ENSZ
KÜM1900	ENSZ-en kívüli államközi szervezetek
KÜM2000	Magyarország és az Európai Unió. Az EU főbb szervei és egyéb intézményei
KÜM2200	A Külügyminisztérium belső mechanizmusával kapcsolatos egyéb iratok
KÜM9100	A miniszter irányítása alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok
KÜM9200	A miniszter szakmai felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok
KÜM9300	A miniszter törvényességi felügyelete alá tartozó Információs Hivatallal kapcsolatos iratok
KÜM9400	A miniszter által működtetett szervezetekkel (testületekkel) kapcsolatos iratok

ÁLTALÁNOS RÉSZ

A KÜLÜGYMINISZTÉRIUM SZERVEZETÉNEK JOGALKOTÁSÁVAL
ÉS A KORMÁNYZATI MUNKÁVAL KAPCSOLATOS ÜGYEK

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A101	A minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközei és ezek tervezetei, koordinációs iratai	NS	15
A102	Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközei tervezetei, koordinációs iratai	5	–
A103	Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A104	Az országgyűlési biztosok megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A105	Az Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A106	Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel kapcsolatos iratok	5	–
A107	Minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai	NS	15
A108	Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai	5	–
A109	Egyéb tárcaközi bizottságok iratai	5	–
A110	Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai	5	–

SZERVEZET, MŰKÖDÉS ÉS ÜGYVITEL

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A201	A szervezet működésével kapcsolatos szabályozás (SzMSz, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb.)	NS	15
A202	A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével kapcsolatos iratok	5	–
A203	A parlamenti munkával kapcsolatos iratok	5	–
A204	Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok	NS	15
A205	Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos előterjesztések, emlékeztetők	NS	15
A206	Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok	NS	15
A207	Miniszterhez intézett azonnali kérdésekkel kapcsolatos iratok	5	–
A208	Miniszterhez intézett írásbeli és szóbeli kérdésekkel kapcsolatos iratok	5	–
A209	Miniszterhez intézett interpellációkkal kapcsolatos iratok	5	–
A210	Napirend előtti felszólalásokkal kapcsolatos iratok	5	–
A211	Napirend utáni felszólalásokkal kapcsolatos iratok	5	–
A212	A minisztériumi testületek (szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet) működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)	NS	15
A213	Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztály-vezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)	NS	15
A214	Országos Érdekegyeztető Tanács hivatali egységek részére megküldött iratai	3	–
A215	Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok	NS	15
A216	Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően	5	–
A217	A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok javaslatok, tervek	10	–
A218	Időszaki jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél	5	–
A219	A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) javaslatok	5	–
A220	Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások	NS	15
A221	Időszaki statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél	5	–
A222	A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező statisztikai jelentések, kimutatások, javaslatok, tervek	5	–
A223	Szervezeti egységek által készített ügyrendek	NS	15
A224	Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások	NS	15
A225	Miniszter, államtitkár munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok	NS	15
A226	Munkakör (kivéve miniszter, államtitkár) átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők esetén	5	–
A227	Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok nem vezető beosztású munkatársak esetén	5	–
A228	Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok titkosügy-kezelők esetén	10	–
A229	Külső szerv által a minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok	5	–
A230	A minisztérium szervezeti egysége által végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült jelentések	5	–
	az ellenőrzést főfelelősséggel végző szervezeti egységnél, valamint az ezzel összefüggő észrevétel, panasz stb. (a belső ellenőrzés kivételével)
A231	Külső szerv által a minisztérium irányítása (felügyelete stb.) alá tartozó szervezeteknél végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)	5	–
A232	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai	NS	15
A233	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködéssel kapcsolatos iratok	NS	15
A234	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai	NS	15
A235	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek	NS	15
A236	Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek	NS	15
A237	Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők	NS	15
A238	Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai	2	–
A239	Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai	NS	15
A240	Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai	5	–
A241	A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó bejelentések, panaszügyek	5	–
A242	A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok	5	–
A243	A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai	2	–
A244	Központi közigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok	5	–
A245	Központi közigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok [ügyeleti szervek által készített napi tájékoztató (összefoglaló) jelentések stb.]	2	–
A246	Értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal, termékekkel stb. kapcsolatos tájékoztatók, beszámolók	2	–
A247	Kutatási engedély ügyek iratai	3	–
A248	Ügyviteli, iratkezelési, iktatókönyv, név- és tárgymutató (illetve számítógépes nyilvántartás esetén az évente kinyomtatott felsorolt segédletek)	NS	15
A249	Ügyviteli, iratkezelési főnyilvántartó könyv	NS	HN
A250	Iratkölcsönzési napló	5	–
A251	A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék lezárás után	3	–
A252	Adattovábbításra vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, átadókönyv, átmenő napló)	3	–
A253	Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék stb.)	15	–
A254	Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés	NS	HN
A255	Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés	NS	HN
A256	Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.)	10	–
A257	A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, az érvényes aláírás-bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek	NS	HN
A258	Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv	3	–
A259	Negatív pecsétnyomók nyilvántartása, selejtezési jegyzőkönyve	3	–
A260	A Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, iratbefogadási jegyzőkönyv stb.)	NS	HN
A261	Titokvédelemmel kapcsolatos, saját kezdeményezésre történő ellenőrzés iratai	10	–
A262	Titokvédelemmel kapcsolatos bejelentésre történő ellenőrzés iratai	10	–
A263	A 335/2005. Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg)	2	–
A264	A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása	15	–
A265	Gazdasági társaságokban, felügyelő bizottságokban, Vállalati Tanácsban betöltendő funkciók	NS	HN
A266	A minisztérium testületi üléseinek szervezése	5	–
A267	A főosztályok által létrehozott bizottságok működtetése, vagy feladatkörüket érintő bizottságokban történő részvétel	NS	15
A268	Bizottságok és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok	10	–

HUMÁN ERŐFORRÁS ÉS MUNKAÜGYEK (SZEMÉLY-, BÉR- ÉS MUNKAÜGYEK)

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A301	Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő (szabadság, betegállomány, gyed, gyermekápolási díj) összesített jelentései, valamint munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél	5	–
A302	Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb eseményekkel (pl. illetményekkel, elismerésekkel stb.) kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél	2	–
A303	Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő beszámolók, jelentések stb.	2	–
A304	Hazai és nemzetközi álláspályázatok, felhívások	2	–
A305	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat iratai	3	–
A306	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett iratok	2	–
A307	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok	5	–
A308	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos kinevezésre, megbízásra, munkakörváltozásra vonatkozó javaslatok, kikérők	10	–
A309	Különböző foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat	10	–
A310	Különböző foglalkoztatási jogviszonyú állomány tagja részéről előterjesztett kérelem, panasz	10	–
A311	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos megkeresések, iránymutatások, körlevelek	10	–
A312	Különböző foglalkoztatási jogviszonyban volt dolgozók igazgatási ügyeinek ügyintézésével kapcsolatos iratok (szolgálati idő, béradat, iskolai végzettség, stb.)	5	–
A313	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag)	Jogviszony megszün- tetésétől számított 60 év	–
A314	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos (személyi fogyatéki anyagokban) kutatás, betekintés, tájékoztatás	5	–
A315	Személyi vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok	*	–
A316	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos szolgálati, munkáltatói és nyugdíjas-igazolványokkal kapcsolatos megkeresések, megrendelések, adatszolgáltatások	5	–
A317	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos igazolvány átadás-átvételi elismervények	3	–
A318	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos hatósági igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos iratok	3	–
A319	Számítógépes nyilvántartó rendszerekkel kapcsolatos iratok	5	–
A320	Szervezési munkával kapcsolatos szervezési, munkaköri (állomány) táblák, előterjesztések eredeti példánya	NS	15
A321	Szervezési munkával kapcsolatos a szervek által előterjesztett javaslatok és kapcsolódó iratok szervezési és létszámgazdálkodással kapcsolatban keletkezett	5	–
A322	Szervezési munkával kapcsolatos levelezések, átiratok (tájékoztatások, állásfoglalások, megkeresések, jelentések)	2	–
A323	A fegyelmi és kártérítési eljárások iratai	10	–
A324	Fegyelmi eljárással kapcsolatos méltatlanság megállapításának mellőzésére irányuló kérelem iratai	10	–
A325	Fegyelmi és kártérítési ügyekkel összefüggő egyéb kérelmek, panaszok	5	–
A326	Fegyelmi eljárással kapcsolatos jelentések, tájékoztatások, statisztikák	3	–
A327	Köztársasági elnöki elismerésre vonatkozó javaslatok	5	–
A328	Miniszterelnöki elismerésre, jutalmazásra vonatkozó javaslatok	5	–
A329	Miniszteri elismerésre, jutalmazásra vonatkozó javaslatok	5	–
A330	Védnökségek, díjak	8	–
A331	Más szervezet vagy személy elismerési jogkörébe tartozó jutalmazási javaslatok	5	–
A332	Kitüntetésekkel, elismerésekkel kapcsolatos egyéb levelezések, átiratok	5	–
A333	Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések)	5	–
A334	Miniszteri emléktárgy-raktárral kapcsolatos iratok, (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)	5	–
A335	Nemzetközi (protokoll) raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)	5	–
A336	Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok)	5	–
A337	Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok	5	–
A338	Elismerés adását tartalmazó egyedi (név szerint) határozatok	10	–
A339	Képzési, továbbképzési pályázatok kiírása, azok elbírálásával kapcsolatos iratok, jegyzőkönyvek	5	–
A340	A felügyelt szakképzések, továbbképzések vizsgajelentései, a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok	3	–
A341	Képzés, továbbképzés tanulmányi szerződéseinek irattári példányai (a képzés befejezését követő vállalt idő után)	A képzés befejezését követő vállalt idő után 1 év	–
A342	Oktatási, szakképzési vizsgaelnöki és vizsgaszervezői pályázatok és a szakképzési vizsgák ellenőrzési iratai	5	–
A343	Egyéb oktatásigazgatási, képzési ügyek iratai	5	–
A344	Szociális bizottsági és esélyegyenlőségi bizottsági iratok	3	–
A345	Nyugdíj-megállapítással kapcsolatos iratok	5	–
A346	Bérgazdálkodással, bérnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok	10	–
A347	Létszámgazdálkodással, létszámnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok	10	–
A348	Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos gyógyító-megelőző, közegészségügyi iratok	3	–
A349	Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos munkabaleseti jegyzőkönyv	5	–
A350	Érdekegyeztetéssel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei	NS	15
A351	Ágazati érdek-képviseleti szervekkel történő levelezések iratai	3	–
A352	Közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatás és levelezés	3	–
A353	Pályázatokkal és egyedi támogatásokkal kapcsolatos iratok	5	–
A354	Köztisztviselői Érdekegyeztető Tanács (KÉT) működtetésével kapcsolatos iratok	NS	15
A355	Közérdekű adatok közzétételével kapcsolatos iratok	5	–
A356	A minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervezetek részére rendezett képzések, továbbképzések kezdeményezése	15	–
A357	Intézmények és gazdasági társaságok miniszteri kinevezésű vezetőinek jutalmazása, prémiuma	10	–

* A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek.

GAZDASÁGI ÜGYEK

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A401	Beszerzésre, anyagjavítás-igénylésre, selejtezésre vonatkozó (nagyobb értékű) iratok	5	–
A402	Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésére vonatkozó (kisebb értékű) iratok	2	–
A403	Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél	5	–
A404	Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.)	5	–
A405	Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok	NS	HN
A406	Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok	NS	HN
A407	Szerződéstervezetek, véleményezési iratok	1	–
A408	Peres, illetve nem peres eljárással kapcsolatos iratok	10	–
A409	Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok	1	–
A410	Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok	8	–
A411	Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok	8	–
A412	A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés	NS	15
A413	A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos következő évi terv	3	–
A414	A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos évközi módosítás	3	–
A415	A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás, szervek pénzellátása	8	–
A416	Államkincstári pénzellátás	8	–
A417	Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján	8	–
A418	Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok	8	–
A419	Egyéb (fentiekbe nem sorolható) költségvetési iratok	5	–
A420	A fejezeti és költségvetési szervei általános és operatív gazdálkodásszabályozás iratai	8	–
A421	Központi beruházás iratai	8	–
A422	Adózás, társadalombiztosítás, illeték	8	–
A423	Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése. A minisztérium felügyelete alá tartozó közigazgatási szervek szervezeti fejlesztése, átalakítása	NS	15
A424	A minisztériumhoz tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok	10	–
A425	A fejezeti zárszámadásával kapcsolatos iratok	8	–
A426	Személyi juttatás	8	–
A427	Társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek	5	–
A428	Társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás bekérés, összesítés	2	–
A429	Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (NGM, KSH stb.)	5	–
A430	Bérpolitikai intézkedések végrehajtása	8	–
A431	Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok	10	–
A432	Társadalombiztosítással összefüggő iratok	10	–
A433	Számviteli éves költségvetési beszámoló	NS	15
A434	Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat	10	–
A435	Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok	8	–
A436	Szigorú számadású bizonylatok	8	–
A437	Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások körlevelek	8	–
A438	Évközi költségvetési beszámoló	10	–
A439	Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok	8	–
A440	Egyéb számviteli iratok	3
A441	Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok	8	–
A442	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai	3	–
A443	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok	3	–
A444	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok	3	–
A445	Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk	15	–
A446	Beruházással és felújítással kapcsolatos egyéb iratok	5	–
A447	Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok	10	–
A448	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe kerülés: kijelölés	NS	15
A449	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk elidegenítés: csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel	NS	15
A450	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk vagyonkezelői jog átruházása	NS	15
A451	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések	15	–
A452	Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések	5	–
A453	Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú (10 év alatti) bérleti szerződések és bérleti jogviszony lejárta után	3	–
A454	Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási határozatok	NS	15
A455	Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó földhivatali nyilvántartással kapcsolatos iratok	NS	15
A456	Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési szerződések és módosításai	NS	15
A457	Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk	15	–
A458	Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változásjelentések	5	–
A459	Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb anyagok	5	–
A460	Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek	15	–
A461	Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok	15	–
A462	Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések	15	–
A463	Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások	15	–
A464	Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok	1	–
A465	Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb iratok	3	–
A466	Lakásépítés, -vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos iratok	8	–
A467	Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok	NS	15
A468	Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok	10	–
A469	Elemi költségvetés és kapcsolódó iratok	NS	15
A470	Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok	10	–
A471	Éves gazdasági program	NS	15
A472	Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó – középtávú – tervezések iratanyaga	10	–
A473	Középtávú gazdasági program	NS	15
A474	Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló	NS	15
A475	Alkalomszerűen elrendelt – költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó – időszaki beszámolók	5	–
A476	Előirányzatok nyilvántartása, módosítása	8	–
A477	Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése)	8	–
A478	Kötelezettségvállalások nyilvántartása	10	–
A479	Működéshez kapcsolódó levelezések a Magyar Államkincstárral	2	–
A480	Működéshez kapcsolódó levelezések a Központi Szolgáltatási Főigazgatósággal	2	–
A481	Működéshez kapcsolódó levelezések egyéb szervekkel, szervezetekkel	2	–
A482	Jármű, egyéb eszköz használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése	2	–
A483	Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások	5	–
A484	A minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei	NS	15
A485	A minisztériumnak a Magyar Fejlesztési Bank Zrt.-vel kapcsolatos ügyei	NS	15
A486	A minisztérium felügyelete alá tartozó szervezetek tevékenységével összefüggő pénz, hitel és készletgazdálkodás, jövedelemszabályozás	10	–

BELSŐ ELLENŐRZÉS

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A501	A minisztériumban végzett ellenőrzések (tervezett, téma- és célvizsgálatok) iratai	NS	15
A502	Ellenőrzésekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	10	–
A503	Közszolgálati ellenőrzések iratai	10	–
A504	Ágazati programokra irányuló vizsgálatok	NS	15
A505	A szakigazgatási és egyéb intézményeknél, gazdálkodó szervezeteknél végzett szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer-, teljesítmény-, megbízhatósági és informatikai ellenőrzések	NS	15
A506	Saját intézményre vonatkozó belső ellenőrzések	15	–
A507	Fejezeti kezelésű előirányzatok ellenőrzése	NS	15
A508	Ellenőrzési éves tervezési, beszámolási feladatok	15	–
A509	Egyéb európai uniós forrással kapcsolatos ellenőrzés	15	–

INFORMATIKA

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A601	Kormányzati informatika fejlesztésének elvi, stratégiai, szabályozási ügyei	NS	15
A602	Informatikával, e-közigazgatással foglalkozó kormányzati bizottságok iratai	NS	15
A603	Informatikai közbeszerzési normatívák (kialakítás, gépbeszerzés), e-közbeszerzés iratai	10	–
A604	Iratkezelés informatikai támogatásának iratai	NS	15
A605	Ágazati informatikai stratégiák, tervek ellenőrzése, egyeztetése	NS	15
A606	Informatikai együttműködés normatív alapjainak (szabványosítás, ajánlások) iratai	NS	15
A607	Informatikai biztonság iratai	NS	15
A608	Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok	NS	15
A609	Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai	15	–
A610	Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai	5	–
A611	Közigazgatásban alkalmazott szoftverekkel kapcsolatos iratok	12	–
A612	Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok	NS	15
A613	Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai	5	–
A614	Számítógépes nyilvántartó rendszerekkel kapcsolatos iratok	5	–

BIZTONSÁG

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A701	Védelmi tervek	NS	15
A702	EU–NATO Nyilvántartó működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok	NS	HN
A703	EU–NATO Nyilvántartó működésével kapcsolatos iratok	10	–
A704	Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, NBF szakvélemény	5	–
A705	Nemzeti minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány	vissza- vonását követően haladék- talanul	–
A706	Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat	vissza- vonását követően 5	–
A707	Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos levelezés	2	–
A708	Engedélyezési ügyek (a minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai	2	–
A709	Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai	5	–

KOMMUNIKÁCIÓ, SAJTÓ, MÉDIA

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A801	Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél (MTI-nek, sajtónak adott tájékoztatók, közlemények stb.)	2	–
A802	A minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal kapcsolatos iratok	10	–
A803	PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok	NS	15
A804	PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.)	5	–
A805	Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok	3	–
A806	Helyi ünnepségek és egyéb rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok	3	–
A807	Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok	5	–

KÜLÖNÖS RÉSZ

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
Futárszolgálattal kapcsolatos iratok
KÜM101	Diplomáciai és konzuli futárszolgálat. Kapcsolódó jogszabályok. Külügyi utasítások	NS	15
KÜM102	Futárigazolványok nyilvántartó könyve. Lejárt futárigazolványok Konszignáció. Bordereau	5	–
KÜM103	Futárútvonalak meghatározása. Futárindítási táblázatok. Futárposta hiányosságairól felvett jegyzőkönyvek	5	–
KÜM104	Futárposta zárása és bontása	5	–
KÜM105	A külügyminisztériumon kívüli szerveknek a diplomáciai futárposta igénybevételére vonatkozó kérelmei véleményezése	5	–
KÜM106	Futártájékoztató	5	–
KÜM107	Futárposta összefoglaló	15	–
KÜM108	MALÉV futárposta	15	–
KÜM109	A minisztérium szervezeti egységeinek javaslatai futárutak szervezésére, a futár személyére	5	–
KÜM110	Diplomáciai futárok vízumkérelme	5	–
KÜM111	Diplomáciai futárok elleni provokációk	NS	HN
KÜM112	CD Diplomat Szállítmányozási és Kereskedelmi Kft. igénybevételével kapcsolatos ügyintézés	5	–
Protokolliratok
KÜM201	A magyar állami és külügyi protokollt meghatározó utasítások. Magyar diplomácia szertartásrend és eljárási szabályok. Diplomáciai testület (DT) névjegyzék	NS	15
KÜM202	Összefoglalók a nemzetközi diplomáciai szertartásrend szabályairól	NS	15
KÜM203	A budapesti Diplomácia Testület számára készített tájékoztatás a KÜM és a Kormány nevében	5	–
KÜM204	A budapesti diplomáciai rendezvényekről a KÜM részére készített napi tájékoztató és heti előrejelzés	3 hónap	–
KÜM205	Női protokollal kapcsolatos sajátos ügyek	3	–
KÜM206	A magyar köztársasági elnök és a miniszterelnök, külügyminiszter védnöksége alatt megrendezett nemzetközi tanácskozások államfői és kormányfői fogadásainak szervezése a KÜM vezetői által adott fogadások, rendezvények	5	–
KÜM207	Külügyminisztérium ajándékraktára, megrendelések	1	–
KÜM208	Diplomáciai látogatások, delegációk a központban	5	–
KÜM209	A DT Lista alapanyaga	1	–
Útlevéllel és konzuli ügyekkel kapcsolatos iratok
KÜM301	A konzuli szolgálat munkájára vonatkozó elvi, politikai vonatkozású ügyek	NS	15
KÜM302	A KONZ a konzuli szolgálat munkáját irányító és ellenőrző tevékenysége, rendeletei	NS	15
KÜM303	KONZ munkájával kapcsolatos részanyagok	10	–
KÜM304	Külügyi igazolványokkal, tartózkodási engedélyekkel kapcsolatos ügyek	3	–
KÜM305	Konzuli munkához szükséges eszközök kiküldése a külképviseleteknek	3	–
KÜM306	Diplomata és külügyi szolgálati útlevelek kiállításának elvi iratai	NS	15
KÜM307	Diplomata és külügyi szolgálati útlevelek nyilvántartó kartonjai	50	–
KÜM308	Diplomata és szolgálati útlevelek [Megjegyzés: a 101/1998 (V. 22.) Korm. rend. 20. § (2) és a 13. § (3) bek. értelmében a lejárt útleveleket érvénytelenítve vissza kell adni a kérelmezőnek]	vissza- adandó	–
KÜM309	Vízumügyek	NS	HN
KÜM310	Külföldi képviseletek munkatársainak mentességi ügyei	10	–
Nemzetpolitikai ügyek iratai
KÜM401	Nemzetpolitikai ügyek koordinációs iratai a Külügyminisztérium álláspontja kialakításában	NS	15
KÜM402	Összefoglaló elemzések a határon-túli magyarság helyzetéről, a velük kapcsolatos politikáról	NS	15
KÜM403	Együttműködés a nemzetközi szervezetekkel a kisebbségi kérdésekben	NS	15
KÜM404	Szülőföld Alap	NS	15
KÜM405	Nemzeti Felelősség Program	NS	15
KÜM406	Szülőföld Alappal kapcsolatos operatív iratok	6	–
Külpolitika, diplomácia
KÜM501	A külpolitikát meghatározó irányelvek	NS	15
KÜM502	A magyar Országgyűlés külpolitikai tárgyú vitái. Plenáris ülések, törvényjavaslatok, interpellációk, azonnali kérdések és kérdések órái, erre adott válaszok	NS	15
KÜM503	Állami vezetők és pártok vezetőinek beszédei, nyilatkozatai Magyarország külpolitikájáról	NS	15
KÜM504	Magyarország diplomáciai tevékenysége	NS	15
KÜM505	A Külügyminisztérium külpolitikával kapcsolatos kezdeményezései, javaslatai, külpolitikai projectek előkészítése, szakmai támogatása	NS	15
KÜM506	Konzuli és egyéb külügyi feladatokkal is megbízott kereskedelmi kirendeltség felállítása, tevékenységi köre, jogai, létszámhelyzete, megszüntetése.	NS	15
KÜM507	A Külügyminisztérium és a Köztársasági Elnöki Hivatal kapcsolata	NS	15
KÜM508	A Külügyminisztérium és a Köztársasági Elnöki Hivatal kapcsolata, operatív ügyek	5	–
KÜM509	Magasszintű meghívások, látogatások, találkozók	NS	15
KÜM510	Inter Action Council, a diplomáciai tevékenységgel, Inter Action Council-lal kapcsolatos iratok	NS	15
KÜM511	Magasszintű meghívási, ki- és beutazási tervek külügyminisztériumi előterjesztései	5	–
KÜM512	Magyar állami felsőszintű vezetők és családtagjaik üdülése, magánjellegű látogatásai	5	–
KÜM513	Tolmácsok, fordítók kikérése, köszönőlevelek	3	–
KÜM514	Inter Action Council, a diplomáciai tevékenységgel, Inter Action Council-lal kapcsolatos operatív iratok	10	–
KÜM515	Külkapcsolatok fejlesztésére létrehozott tárcaközi bizottságok iratai	NS	15
KÜM516	A Külügyminisztérium és a társszervek együttműködése külpolitikai kérdésekben	NS	15
KÜM517	Eseménynaplók, Külkapcsolatok fejlesztésére létrehozott tárcaközi bizottságok, társszervek operatív iratai	10	–
KÜM518	A magyar kormánynak, az állami és társadalmi szerveknek a külföldön élő magyarokkal való foglalkozására vonatkozó elvi jellegű határozatai. Munkavállalás	NS	15
KÜM519	Külföldön élő magyarokkal foglalkozó egyéb szervekkel kapcsolatos részanyagok, operatív feljegyzések	NS	15
KÜM520	Magyar Állandó Értekezlet (MÁÉRT)	NS	15
KÜM521	Magyarok Világszövetségével (MV) való együttműködés	NS	15
KÜM522	Magyarok Világkongresszusa, Anyanyelvi konferenciák, nyári egyetemek	NS	15
KÜM523	MÁÉRT, MV operatív iratai	10
KÜM524	Együttműködés más magyar szervekkel a külföldön élő magyarok ügyében	NS	15
KÜM525	Együttműködés más magyar szervekkel a külföldön élő magyarok ügyében kisebb jelentőségű iratok	6	–
Belpolitika
KÜM601	Magyarország belpolitikája általában. Összefoglaló jelentések, feljegyzések a magyar belpolitikáról, KÜM értékeléssel	NS	15
KÜM602	Összefoglaló jelentések, feljegyzések a magyar belpolitikáról érdemi megjegyzés nélkül	15	–
KÜM603	Beszédek és nyilatkozatok a magyar belpolitikáról	NS	15
KÜM604	Magyar állampolgárok kitüntetése, kitüntetések alapítása	20	–
KÜM605	Magyarország államhatalmi szervei	NS	15
KÜM606	Magyarország Alkotmánya. Az Alkotmánybíróság határozatai. Magyar felségjelek, címer, zászló	NS	HN
KÜM607	Az Országgyűlés szervezete, működésének, határozatai stb. Az Országgyűlés állandó és Különbizottságainak tevékenysége, kapcsolatuk a KÜM-mel	5	–
KÜM608	A KÜM és a KEHI kapcsolata operatív ügyekben	6	–
KÜM609	Helyi és területi önkormányzati szervek tevékenysége, politikai összetétele	6	–
KÜM610	Köztársasági elnök, a köztársasági elnök és a KÜM kapcsolata	NS	15
KÜM611	A KÜM és a KEHI kapcsolata (Külpolitika)	NS	15
KÜM612	Önkormányzatok kapcsolata a KÜM-mel	5	–
KÜM613	Államhatalmi szervekkel kapcsolatos operatív iratok	5	–
KÜM614	Ombudsman jogállása, tevékenysége, kapcsolata a KÜM-mel	5	–
KÜM615	Államigazgatási szervek	NS	15
KÜM616	A kormány megalakulása, koalíciós tárgyalások, a kormány programja, munkaterve	6	–
KÜM617	A kormány üléseinek munkaterve, feladatai. A Külügyminisztérium javaslatai. Átfogó kormányzati tervek	NS	15
KÜM618	A központi államigazgatási szervek szervezete, tevékenysége. Közigazgatási reform, közigazgatás helyzete, fejlesztése	5	–
KÜM619	Közigazgatási Államtitkári Értekezletek és Kormányülések, Törvényalkotási program	NS	15
KÜM620	Kormányhatározatok (a határozatok számának sorrendjében lerakva)	Hatályukig	–
KÜM621	A Külügyminisztérium képviselete a tárcaközi és egyéb szakbizottságokban	NS	15
KÜM622	A Miniszterelnökség és a Külügyminisztérium kapcsolata. Kormányülésre nem kerülő, Miniszterelnökségben készített emlékeztetők, összefoglalók	NS	15
KÜM623	Államtitkári Értekezletről a Miniszterelnökségben készített emlékeztetők. KÁÉ napirendje. Egyéb operatív kapcsolatos iratok	5	–
KÜM624	Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (KEHI) és a Külügyminisztérium kapcsolata	NS	15
KÜM625	Választások, népszavazás. Választási rendszer: választási törvény és eljárási szabályok, Köztársasági elnök választása, Országgyűlési választások, Önkormányzati, helyhatósági, kisebbségi választások, Népszavazás, Külföldi megfigyelők	5	–
KÜM626	A Külügyminisztérium elemzései, jelentései az Országgyűlés részére	NS	15
KÜM627	A Külügyminisztérium részvétele az Országgyűlés plenáris üléseinek munkájában	NS	15
KÜM628	A Külügyminisztérium és az Országgyűlés Külügyi Hivatalának kapcsolata	NS	15
KÜM629	A Külügyminisztérium részvétele az Országgyűlés Külügyi és Határon túli Magyarok Bizottságának munkájában	NS	15
KÜM630	Nagykövetjelöltek meghallgatása az Országgyűlés Külügyi és Határon túli Magyarok Bizottságában	NS	15
KÜM631	A Külügyminisztérium részvétele az Országgyűlés Európai Ügyek Bizottsága munkájában	NS	15
KÜM632	A Külügyminisztérium részvétele egyéb országgyűlési bizottságok munkájában	NS	15
KÜM633	A Külügyminisztérium, valamint a magyar pártok és parlamenti képviselők kapcsolata külpolitikai kérdésekben	NS	15
KÜM634	Az Interparlamentáris Unió és a Külügyminisztérium kapcsolata	6	–
KÜM635	A Miniszterelnöki Kabinetiroda és a Külügyminisztérium kapcsolata	NS	15
KÜM636	Parlamenti pártok tevékenysége, sajtó és tájékoztató jellegű iratai	NS	15
KÜM637	Parlamenten kívüli pártok tevékenysége, sajtó és tájékoztató jellegű iratai	NS	15
KÜM638	Magyarország társadalmi szervezetei. Jogszabályok a társadalmi szervezetekről, gazdasági tevékenységéről, az alapítványok gazdasági rendjéről	hatályukig	–
KÜM639	Szakszervezetek kapcsolata a KÜM-mel. Nemzetközi tevékenységük segítése.	NS	15
KÜM640	Szakmai szervezetek, gazdasági szervezetek, kamarák kapcsolata a KÜM-mel. Nemzetközi tevékenységük segítése	NS	15
KÜM641	Ifjúsági és gyermekszervezetek, nőszervezetek kapcsolata a KÜM-mel. Nemzetközi tevékenységük segítés	NS	15
KÜM642	Civil szerveződések, alapítványok, egyesületek, NGO-k, magánszemélyek és a KÜM kapcsolata. Nemzetközi tevékenységük segítése	NS	15
KÜM643	Baráti társaságok és a KÜM kapcsolata. Dunamenti Népek Baráti Társasága. Nemzetközi tevékenységük segítése. Baráti társaságokkal kapcsolatos egyéb anyagok	NS	15
KÜM644	Karitatív szervezetek kapcsolata a KÜM-mel. Nemzetközi tevékenységük segítése a Külügyminisztériumban	NS	15
KÜM645	Országos Érdekegyeztető Tanács	NS	15
KÜM646	Emberjogi és kisebbségi kérdések. Magyarország nemzetiségi politikája Magyar emberjogi és kisebbségi, nemzetiségpolitikai ügyek általában	NS	15
KÜM647	A Társadalmi felzárkózási és cigányügyi tárcaközi bizottság és KÜM kapcsolata	NS	15
KÜM648	Magyarországi kisebbségek helyzete, szervezeteik	NS	15
KÜM649	Nemzetiségi oktatás	NS	15
KÜM650	Elvi, összefoglaló anyagok, INTERITIM	NS	15
KÜM651	Határon túli magyarok szervezeteinek támogatása (ha a relációs anyagban nem helyezhető el)	NS	15
KÜM652	A szomszédos államokban élő magyarok kedvezményeiről és támogatásáról szóló jogszabályok (2001. évi LXII. tv., Kedvezmény-törvény, kormányrendeletek és miniszteri utasítások), kétoldalú megállapodások és ezek végrehajtásával kapcsolatos iratok	NS	15
KÜM653	Magyarországi egyházak. Egyházpolitika	NS	15
KÜM654	A külügyminisztérium és a Nemzeti Erőforrás Minisztérium kapcsolata egyházügyi kérdésekben	NS	15
KÜM655	Magyar egyházak és egyházi szervezetek helyzete, tevékenysége Magyarországon, nemzetközi tevékenysége Kapcsolatuk a Külügyminisztériummal	NS	15
KÜM656	Egyházakkal kapcsolatos operatív iratok	5	–
Rendészet, igazságszolgáltatás, nemzetbiztonság
KÜM701	Elvi jelentőségű ügyek, BM–KÜM kapcsolata, együttműködése, jogszabálytervezetek véleményezése	NS	15
KÜM702	A Minősített Adatok védelmével kapcsolatos együttműködés más szervekkel (Minősített Adatok Védelméről szóló Törvény – MAVTV)	NS	15
KÜM703	Országos Katasztrófavédelmi Főigazgatóság és a KÜM kapcsolata és együttműködése	10	–
KÜM704	Tűzoltóság, tűzvédelem	10	–
KÜM705	Belügyminisztérium tájékoztatói rendészeti, és nemzetbiztonsági ügyekben. KIM tájékoztatói igazságszolgáltatási ügyekben	3	–
KÜM706	Rendvédelmi és rendészeti ügyek, bűnügyek, konferenciák	NS	15
KÜM707	Belügyminisztérium tájékoztatói Magyarország bűnügyi helyzetéről	5	–
KÜM708	Magyar rendőri szervezet, ORFK és a BRFK kapcsolata a Külügyminisztériummal	NS	15
KÜM709	Bűnügyek, bűnmegelőzés, büntetés-végrehajtás. Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága és a KÜM kapcsolata, konferenciák	NS	15
KÜM710	Interpol ügyek (amennyiben a relációs anyagban nem helyezhető el), Nemzetközi bűnözés elleni harcban való részvétel	NS	15
KÜM711	Terrorizmus (amennyiben a relációs anyagban nem helyezhető el)	NS	15
KÜM712	Részvétel nemzetközi rendőri missziókban (ha a relációs anyagban nem helyezhető el)	NS	15
KÜM713	Külügyminisztérium alkalmazottainak szabálysértési és büntető ügyei	25	–
KÜM714	Alkotmányvédelmi Hivatal és a Külügyminisztérium kapcsolata, Nemzeti Biztonsági Felügyelet, Nemzetbiztonsági Kabinet	NS	HN
KÜM715	Információs Hivatal és a Külügyminisztérium kapcsolata	NS	HN
KÜM716	Országhatár kijelölése. Határmegállapítás, határrendészet	NS	15
KÜM717	A Belügyminisztérium és a Külügyminisztérium együttműködése határrendészeti ügyekben	NS	15
KÜM718	A Határeseményeket Kivizsgáló Bizottság jegyzőkönyvei. A Külügyminisztérium részvételével kapcsolatos összefoglalók	NS	15
KÜM719	Határátkelőhelyek megnyitásával kapcsolatos ügyek	NS	15
KÜM720	Kishatárforgalommal kapcsolatos ügyek	NS	15
KÜM721	Vámvizsgálati helyek felállítása	NS	15
KÜM722	Határsértések, határprovokációk	NS	15
KÜM723	Idegen repülőgépek átrepülésének engedélyezése	5	–
KÜM724	Magyar kormánygépek be- és átrepülési engedélyének intézése	5	–
KÜM725	MALÉV és egyéb magyar gépek be- és átrepülési engedélyének intézése	5	–
KÜM726	Idegenrendészet, menekültügy	NS	15
KÜM727	Menekültügyi és Migrációs Hivatal, Bevándorlási és Állampolgársági Hivatal és a Külügyminisztérium kapcsolata	NS	15
KÜM728	Menekültügyi és migrációs jogszabályok	Hatályukig	–
KÜM729	Kitoloncolás	15	–
KÜM730	Menekülttáborok Magyarországon	NS	15
KÜM731	Vízumügyek, útlevélügyek általános, elvi kérdései	NS	15
KÜM732	A BM és a Külügyminisztérium együttműködése úti okmányokkal kapcsolatban (pl. útlevél, határátlépési igazolvány stb.)	NS	HN
KÜM733	Vízum- és útlevélegyezmények, megállapodások	NS	15
KÜM734	Vízum- és útlevél-kiállítási szabályok	NS	15
KÜM735	Vízum- és útlevélügyek elvi kérdései	NS	15
KÜM736	Állampolgársági egyezmények. Egyezmények és előkészítésük	NS	15
KÜM737	Igazságszolgáltatás, jogsegély	NS	15
KÜM738	Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium és a Külügyminisztérium kapcsolata, jogszabálytervezetek véleményezése igazságszolgáltatási kérdésekben	NS	15
KÜM739	Jogszabályok, Polgári Törvénykönyv, Büntető Törvénykönyv és módosítások	hatályukig	–
KÜM740	Magyar Köztársaság bírósági szervezetének tevékenysége. Legfelsőbb Bíróság és a Külügyminisztérium kapcsolata	NS	15
KÜM741	Munkaügyi bíróságok	10	–
KÜM742	Az ügyészi szervezet tevékenysége. Legfőbb Ügyészség és a Külügyminisztérium kapcsolata	NS	HN
KÜM743	Az Igazságügyi Hivatalok és a Külügyminisztérium kapcsolata	NS	15
KÜM744	Rehabilitáció	15	–
KÜM745	Jogsegély és jogsegélyegyezmények	NS	15
KÜM746	Jogsegély nyújtásával kapcsolatos elvi, összefoglaló iratok, ha a relációs anyagoknál nem helyezhetők el	NS	15
KÜM747	Egyedi igazságszolgáltatási ügyek, jogviták	15	–
KÜM748	Polgári jogi jogviták	15	–
KÜM749	Munkaügyi jogviták	15	–
KÜM750	Egyéb jogviták	15	–
KÜM751	Bírósági megkeresések	10	–
KÜM752	Közérdekű panaszok intézése	5	–
Biztonságpolitika, katonapolitika, polgári védelem
KÜM801	Magyarország biztonságpolitikája, védelmi politikája	NS	15
KÜM802	Biztonságpolitikai koncepció. Védelmi felkészítés, országmozgósítás. Külügyminisztérium észrevételei az ország biztonságpolitikai koncepciójához	NS	15
KÜM803	Országgyűlési vita a biztonságpolitikáról	NS	15
KÜM804	Tárcaközi Koordinációs Bizottság ülései. KÜM részvétele	NS	15
KÜM805	Minisztériumok honvédelmi felkészítése	NS	15
KÜM806	A Honvédelmi Minisztérium és a Külügyminisztérium kapcsolata, együttműködése, jogszabálytervezetek véleményezése, HM tájékoztatók, útijelentések	NS	15
KÜM807	Katonai attaséi hivatalok. Nagykövet és katonai attasé együttműködése	NS	15
KÜM808	Katonai attaséi hivatal működtetése pénzügyi-gazdasági feltételei. MNB átutalások	10	–
KÜM809	Többoldalú katonai szerződések, megállapodások	NS	15
KÜM810	Idegen katonai erők átvonulása, csapatmozgások, egyéb engedélyköteles tevékenységek	NS	15
KÜM811	Hadgyakorlatok előre jelzése	HM rendelke- zés szerint
KÜM812	Katonai segélyszállítmányok (amennyiben a relációs anyagban nem helyezhető el)	HM rendelke- zés szerint
KÜM813	Magyar Honvédség, katonai ösztöndíjak	NS	15
KÜM814	Magyar békefenntartó erők, Magyarország részvétele nemzetközi katonai erőkben, logisztika, utánpótlási ügyek. Biztonságpolitikai-békeműveleti konferenciák	NS	15
KÜM815	Hadiipar és haditechnika	NS	HN
KÜM816	Külügyi álláspont hadiipari és haditechnikai kérdésekben	NS	15
KÜM817	Hadiipari és Haditechnikai Fejlesztési Bizottsággal való KÜM együttműködés	HM rendelkezés szerint
KÜM818	Nemzetgazdasági Minisztérium és a KÜM együttműködése hadiipari kérdésekben	HM rendelkezés szerint
KÜM819	Hadfelszerelések vásárlása és eladása	HM rendelkezés szerint
KÜM820	Hadiipari kutatás-fejlesztés	HM rendelkezés szerint
KÜM821	Rendkívüli állapotra, szükségállapotra és vészhelyzetre hozott jogszabályok	hatályukig
KÜM822	A Külügyminisztérium feladatai a polgári védelemben	NS	15
Gazdasági, pénzügyi, ipari, mezőgazdasági, közlekedési, kereskedelmi, műszaki-tudományos és környezetvédelmi ügyek iratai
KÜM901	Magyarország gazdasági helyzete, gazdaságpolitikája, gazdaságpolitikai feladatok	NS	15
KÜM902	Magyarország gazdasági helyzetének és gazdaságpolitikájának ismertetése a fogadó országban	NS	15
KÜM903	Magyarországról a háború során elhurcolt javak visszaszerzése	NS	15
KÜM904	Magyarország külgazdasági orientációja, külgazdasági koncepciók és ezek számításai	NS	15
KÜM905	Nemzetközi szervezetekben képviselendő magyar álláspont. Határozatok és előkészítő anyagok	NS	15
KÜM906	Magyar gazdaság bekapcsolódása a nemzetközi piacgazdaságba. A felzárkózás gazdasági problémái.	NS	15
KÜM907	Állami segítségnyújtás az Európai Unió együttműködési megállapodási szerződései alapján	NS	15
KÜM908	A Külügyminisztérium NEFEFO iratai	NS	15
KÜM909	Magyarország pénzügyei	NS	15
KÜM910	Államháztartás. Az Állami Számvevőszék és a Külügyminisztérium kapcsolata	NS	15
KÜM911	A Nemzetgazdasági Minisztérium és a Külügyminisztérium kapcsolata, jogszabálytervezetek véleményezése, KÜM vélemény a rendelettervezetekről. Gazdasági Kabinet	NS	15
KÜM912	Bankok és biztosító intézetek. Bankalapítás, bankkonszolidáció, bankhálózat. Befektetési alapok. Magyar Nemzeti Bank	NS	15
KÜM913	Állami hitelek. Hitelkonszolidáció. Államadósság, államkölcsönök	NS	15
KÜM914	Adóügyek. Adóigazgatás korszerűsítése. Vagyonpolitikai irányelvek. Helyi adók. Áfa-visszatérítés külföldieknek	NS	15
KÜM915	Vámügyek. Vám- és Pénzügyőrség Országos Parancsnoksága, illetve jogutódja és a Külügyminisztérium kapcsolata.	NS	15
KÜM916	Nemzetgazdasági Minisztérium és a KÜM kapcsolata	NS	15
KÜM917	Energiagazdálkodás, energiahordozók	NS	15
KÜM918	Ipari kiállítás	3	–
KÜM919	A Vidékfejlesztési Minisztérium és a Külügyminisztérium együttműködése, kapcsolata	NS	15
KÜM920	A nemzetközi műszaki-tudományos és környezetvédelmi együttműködés keretében hozott határozatok és ezek végrehajtása	NS	15
KÜM921	Környezetvédelem, területfejlesztés	NS	15
KÜM922	Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal és a KÜM kapcsolata	NS	15
KÜM923	Magyarország mezőgazdasága, agrár reorganizációs program, a mezőgazdaság állami támogatása	NS	15
KÜM924	Állategészségügy, állattenyésztés. Állatok járványos megbetegedése, élelmiszerhigiénia	NS	15
KÜM925	Közlekedés, vízgazdálkodás, hírközlés	15	–
KÜM926	A Nemzeti Fejlesztési Minisztérium és a KÜM együttműködése közlekedési kérdésekben, Magyarország közlekedési politikája, a közlekedés általános helyzete	NS	15
KÜM927	Állami gazdaságok	5	–
KÜM928	Szállítás. Közúti tranzitdíjak. Vasúti tranzitszállítás, vízi és légi szállítás	3	–
KÜM929	Vízgazdálkodás, árvizek	NS	15
KÜM930	Hírközlés. Távközlés, űrtávközlés. Informatika. Nemzeti Fejlesztési Minisztérium és a KÜM együttműködése	NS	15
KÜM931	Magyarország általános hírközlési színvonala A Magyar Posta helyzete	5	–
KÜM932	Magyarország külgazdasága	NS	15
KÜM933	Magyarország külgazdasági politikája, a külkereskedelmi érdekek védelme	NS	15
KÜM934	Magyarország külkereskedelme	NS	15
KÜM935	A Nemzetgazdasági Minisztérium, kereskedelmi és gazdasági kamarák, piackutató intézetek tájékoztatói	3	–
KÜM936	Exporttámogatás	5	–
KÜM937	Szabadkereskedelmi zónák létrehozása Magyarországon. Nemzetközi tárgyalások	NS	15
KÜM938	Magyarország belkereskedelme, turizmus, idegenforgalom	NS	15
KÜM939	Általános, illetve operatív, tájékoztató anyagok a kereskedelem és belkereskedelem területén	5	–
KÜM940	A szövetkezeti mozgalom Magyarországon	NS	15
Munkaügy, egészségügy, népjóléti és szociális ügyek, statisztika iratai
KÜM1001	A Nemzeti Erőforrás Minisztérium és a Külügyminisztérium együttműködése munkaügyi kérdésekben	NS	15
KÜM1002	Általános foglalkoztatáspolitikai, munkaügyi és bérügyi kérdések	NS	15
KÜM1003	Foglalkoztatáspolitika, munkanélküliség. Munkanélküliek átképzése, ellátása. Szolidaritási Alap	10	–
KÜM1004	Nemzetközi munkaügyi egyezmények. Külföldiek magyarországi munkavállalása	NS	15
KÜM1005	Közszolgálati jogviszonyban állókra, köztisztviselőkre vonatkozó foglalkoztatáspolitikai, képesítési és egyéb jogszabályok	hatályukig
KÜM1006	Egészségügyi politika. Egészségügyi kormányprogram, válságkezelési program, a Nemzeti Erőforrás Minisztérium és a KÜM kapcsolata egészségügyi kérdésekben	NS	15
KÜM1007	Vöröskeresztes szervezetek nemzetközi kapcsolatai	10	–
KÜM1008	Társadalombiztosítási nyugdíjrendszer. Külföldön élők társadalombiztosítása általában	10	–
KÜM1009	Népjóléti és szociálpolitika egyéb ügyek, család- és gyermekvédelem Népesedéspolitikai irányelvek	6	–
KÜM1010	A Nemzeti Erőforrás Minisztérium és a KÜM kapcsolata szociális, családügyi és gyermekvédelmi kérdésekben	NS	15
KÜM1011	Népszámlálási adatok KSH éves jelentései, tájékoztatói Közvélemény-kutatási adatok	3	–
KÜM1012	Magyarország statisztikai adatai, közvélemény-kutatás KSH és Külügyminisztérium kapcsolata	Hatályukig NS	15
Kultúra, tudomány, oktatás, sport
KÜM1101	Magyarország kultúrpolitikája Külügyminisztérium részvétele az Országgyűlés és a bizottságai kultúrpolitikai, oktatási vitáiban	NS	15
KÜM1102	A Nemzeti Erőforrás Minisztérium és a KÜM együttműködése, kultúrpolitikai kérdésekben. A magyarországi kisebbségeket és a külföldön élő magyarokat érintő kultúrpolitikai kérdések	NS	15
KÜM1103	Magyarország kulturális kapcsolatai általában. A Külügyminisztérium kapcsolata a magyar kulturális és oktatási szervekkel	NS	15
KÜM1104	Közoktatás. Magyarország oktatáspolitikája, közoktatási rendszere, Nemzeti Erőforrás Minisztérium és KÜM kapcsolata, jogszabálytervezetek véleményezése oktatási kérdésekben. Közoktatási intézmények, egyetemek és főiskolák nemzetközi kapcsolatainak külügyminisztériumi segítése	NS	15
KÜM1105	Közoktatási intézmények működtetése, egyházi iskolák, magániskolák, alapítványok Magyarországon	15	–
KÜM1106	Ösztöndíjak elvi ügyei, összesítő	NS	15
KÜM1107	Tudomány- és technológiapolitika, tudományos élet. Nemzeti kutatásfejlesztési programok. A kormány kutatási és tudománypolitikai tanácsadó testülete. TéT ügyek, attaséi rendszer	10	–
KÜM1108	Nemzeti Erőforrás Minisztérium és KÜM együttműködése tudománypolitikai kérdésekben	NS	15
KÜM1109	Külügyminisztérium kapcsolata a Magyar Tudományos Akadémiával, felsőoktatási és tudományos intézményekkel, tudományos szakértőkkel, azok nemzetközi tevékenységének segítése	NS	15
KÜM1110	Tudományos kitüntetések, címek adományozása. Díszdoktorrá avatás	5	–
KÜM1111	EU K+F ügyek	NS	15
KÜM1112	Magyarország népművelési politikája	NS	15
KÜM1113	Világörökség. Közgyűjtemények nemzetközi kapcsolatai	NS	15
KÜM1114	Irodalmi élet Magyarországon, kapcsolatok általános kérdései, összefoglalók. Írószövetségek és nemzetközi kapcsolataik	NS	HN
KÜM1115	Magyarország művészeti élete. Színházak, színészek. Filmművészet	NS	HN
KÜM1116	Zeneművészet, zeneszerzők, hanglemezkiadás	NS	HN
KÜM1117	Képzőművészet, iparművészet, kiállítások, fotóművészet	5	–
KÜM1118	Fesztiválok pl. Tavaszi Fesztivál stb.	5	–
KÜM1119	Sport. A magyar sport helyzete általában. A Magyar Olimpiai Bizottság. Sporttámogatási alapok. Sportegyesületek támogatása stb.	NS	15
KÜM1120	Magyarország kulturális intézményei külföldön	NS	15
KÜM1121	Kulturális vegyes iratok. Megemlékezések, rendezvények, ünnepségek (történelmi események, évfordulók stb. kapcsán)	5	–
Sajtópolitika és propaganda, írott és elektronikus sajtó
KÜM1201	Magyarország sajtópolitikája. Kommunikációs stratégiai iratok. Országgyűlési viták plenáris üléseken és bizottságokban. Sajtótörvény vitája	NS	15
KÜM1202	KÜM álláspontja sajtópolitikai kérdésekben részvétele a Parlament és bizottságai sajtópolitikával összefüggő munkájában	NS	15
KÜM1203	Nemzeti propagandát koordináló szervezetek. és bizottságok kapcsolata a Külügyminisztériummal	NS	15
KÜM1204	Magyarország-kép megjelenítése a magyar és külföldi írott és elektronikus sajtóban általában	NS	15
KÜM1205	Az írott sajtó helyzete Magyarországon. Lapkiadás, nemzetiségi sajtó stb.	NS	15
KÜM1206	Magyar sajtóirodák és sajtótudósítók külföldön	NS	15
KÜM1207	Külföldi sajtótudósítók, rádiók és televíziók magyar adásai	10	–
KÜM1208	Külföldi lapok magyarországi értékesítése	10	–
KÜM1209	Elektronikus sajtó általános ügyei. Frekvenciagazdálkodás	Hatályukig 5	–
KÜM1210	Magyar rádiók és TV-k nemzetközi kapcsolatai és külföldre szóló adásai	NS	15
KÜM1211	Magyar televíziók	NS	15
Nemzetközi Fejlesztési Együttműködési Program (FEP)
KÜM1301	Multilaterális szektor	NS	15
KÜM1302	Bilaterális szektor, segélyek stb.	NS	15
KÜM1303	Kapacitásépítés	10	–
Általános és biztonságpolitikai, nemzetközi szerződésekre vonatkozó iratok, szerződések és a hozzájuk kapcsolódó nemzetközi szervezetek
KÜM1401	Általános és biztonságpolitikai nemzetközi kérdésekre vonatkozó iratok	NS	15
KÜM1402	Nagyhatalmak csúcstalálkozói	NS	15
KÜM1403	Kelet-nyugati politikai kapcsolatok	NS	15
KÜM1404	Észak–Dél politikai kapcsolatok	NS	15
KÜM1405	A világgazdaság problémái (pl. energiaválság, olajválság, gazdasági válság)	NS	15
KÜM1406	Nem hagyományos (tömegpusztító fegyverek) leszerelése és korlátozása	NS	15
KÜM1407	A non-proliferáció általános kérdései	NS	15
KÜM1408	Az Atomsorompó Szerződés (NPT)	NS	15
KÜM1409	A Vegyifegyver Tilalmi Szerződés (CWC) és szervezete (OPCW)	NS	15
KÜM1410	A Biológiai és Toxin Fegyvertilalmi Szerződés (BTWC)	NS	15
KÜM1411	Az Átfogó Atomcsend Szerződés (CTBT) és szervezete (CTBTO), Atomfegyvermentes övezetek	NS	15
KÜM1412	Űrfegyverkezés (SPI, PAROS)	NS	15
KÜM1413	A ballisztikus rakéták elterjedése elleni Hágai Magatartási Kódex (HCOC)	NS	15
KÜM1414	Az ENSZ BT 1540. Sz. határozata	NS	15
KÜM1415	A nukleáris terrorizmus elleni ENSZ-egyezmény	NS	15
KÜM1416	A hagyományos fegyverzetek leszerelése és korlátozása, katonai biztonság- és bizalomerősítő megállapodások	NS	15
KÜM1417	Az európai hagyományos fegyverzetek korlátozásáról szóló megállapodás (CFE)	NS	15
KÜM1418	A biztonság- és bizalomerősítő intézkedésekről szóló Bécsi Dokumentum (VD)	NS	15
KÜM1419	Bizonyos hagyományos fegyverek tilalmáról és korlátozásáról szóló egyezmény (CCW) és ennek egyezményei	NS	15
KÜM1420	A könnyű és kézifegyverekkel (SALW) kapcsolatos ENSZ, EBESZ és EU-dokumentumok	NS	15
KÜM1421	A vállról indítható légvédelmi rakétákkal (MANPADS) kapcsolatos dokumentumok	NS	15
KÜM1422	A Daytoni Keret Megállapodáshoz kapcsolódó délkelet-európai egyezmények (+ RACIVIAC)	NS	15
KÜM1423	Magyarország kétoldalú katonai bizalomerősítő megállapodásai	NS	15
KÜM1424	Nemzetközi exportellenőrzési rezsimek	NS	15
KÜM1425	Rakétatechnológiai ellenőrzési rendszer (MTCR)	NS	15
KÜM1426	Wassenari Megállapodás (WA-hagyományos fegyverek és kettős rendeltetésű termékek)	NS	15
KÜM1427	Ausztrália Csoport (AG-vegyi és biológiai fegyverek)	NS	15
KÜM1428	Nukleáris Szállítók Csoportja (NSG)	NS	15
KÜM1429	Zangger Bizottság (ZG)	NS	15
KÜM1430	Csendes-óceáni Biztonsági Szerződés Ausztrália–Új-Zéland–USA Paktum: ANZUS	NS	15
KÜM1431	Biztonságpolitikával kapcsolatos operatív iratok, tájékoztatók	10
KÜM1432	Kazettás Lőszer Egyezmény (CCM)	NS	15
KÜM1433	Fegyverkereskedelmi Szerződés (ATT)	NS	15
KÜM1434	Az új típusú biztonsági kihívások, fenyegetések (cybertámadások, terrorizmus, migráció, környezeti katasztrófák)	NS	15
Észak-atlanti Szerződés Szervezete (NATO)
KÜM1501	NATO Nemzetközi Titkárság, Főtitkári Kabinet	NS	15
KÜM1502	NATO Egyesített Katonai Szervezet, Katonai Bizottság (Military Committee)	NS	15
KÜM1503	NATO Védelmi Tervező Bizottság (Defence Planning Committee)	NS	15
KÜM1504	NATO Atomtervező Csoport (Nuclear Planning Group)	NS	15
KÜM1505	NATO Parlamenti Közgyűlés (korábbi nevén: Észak-Atlanti Közgyűlés	NS	15
KÜM1506	NATO Védelmi Képességek Kezdeményezés (DCI)	NS	15
KÜM1507	NATO Európai Biztonsági és Védelmi Identitás (ESDI)	NS	15
KÜM1508	Partnerség a Békéért Program (PfP)	NS	15
KÜM1509	NATO–Oroszország Tanács – NRC (korábbi nevén Állandó Közös Tanács – PJC)	NS	15
KÜM1510	Magyarország és a NATO. Állandó Képviselet helyzete. Személyi és egyéb ügyek. Magyarország NATO-tagsága. Magyar Atlanti Tanács (NGO)	NS	15
KÜM1511	Magyarország részvétele a NATO katonai programjaiban. Delegációk, konferenciák, értekezletek, tanácskozások. Átrepülés Magyarország felett. IFOR, KFOR, ISAF	NS	15
KÜM1512	Magyar diplomaták, tisztviselők, szakemberek tevékenysége, NATO-ösztöndíjak	NS	15
KÜM1513	NATO-val kapcsolatos operatív iratok, részanyagok NATO-reform	5	–
KÜM1514	Észak-atlanti Együttműködési Tanács (NACC) Miniszteri tanácsülés, csúcstalálkozók Együttműködési éves munkaterv. Partnerségi és együttműködési programok; a NATO „nyitott ajtók” politikája; a NATO kapcsolatai globális és nemzetközi szervezetekkel (ENSZ, EU, EBESZ, EAPC, MeD, ICI, NATO-Georgia Bizottság (NGC), NATO–Ukrajna Bizottság (NUC) Tanácskozások a NATO vezetőivel. Új Atlanti Kezdeményezés	NS	15
Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet (EBESZ, OSCE)
KÜM1601	EBESZ: Általános kérdések. Konfliktusmegelőzés, válságkezelés, békefenntartás. EBESZ státusa. EBESZ költésvetése. EBESZ-reform. Korfui folyamat	NS	15
KÜM1602	Az EBESZ döntéshozó szerveinek munkája Állandó Tanács, Biztonsági Együttműködési Fórum, Gazdasági Fórum, Csúcstalálkozók. Miniszteri Tanács	NS	15
KÜM1603	Az EBESZ intézményeinek, választott tisztviselőinek munkája. Soros elnök. Titkárság. EBESZ-főtitkár. Parlamenti Közgyűlés (OSCE PA). Demokratikus Intézmények és Emberi Jogok Irodája (ODIHR). stb.	NS	15
KÜM1604	EBESZ-rendezvények, konferenciák, szemináriumok, tárgyalások. Csúcstalálkozók és miniszteri szintű tanácskozások	NS	15
KÜM1605	EBESZ-hírhálózat, híradós munkacsoport – Communications Group.	NS	15
KÜM1606	EBESZ-szakértők, alkalmazottak. Magyar tisztviselők megválasztása, tevékenységük, szakértők munkája	NS	15
KÜM1607	A Magyar EBESZ Képviselet helyzete, személyi és egyéb ügyek. Felterjesztések, továbbítások	NS	15
KÜM1608	EBESZ-szel kapcsolatos operatív jellegű iratok	10	–
KÜM1609	EBESZ-hez kapcsolódó fegyverzetellenőrzési, bizalom- és biztonságerősítő fórumok. Európai Hagyományos Fegyveres Erőkről szóló Szerződés Katonai bizalom- és biztonságerősítő intézmények. Egyesített Konzultatív Csoport (JCG). Daytoni Megállapodás.	NS	15
Magyarország és a külállamok kapcsolata. A külállamok társadalmi, gazdasági, politikai, katonai helyzete
KÜM17001	Magyarország és a fogadó állam kapcsolata általában. A fogadó ország külpolitikájának általános iránya, stratégiája, e stratégia megvalósításának eszközei, módjai	NS	15
KÜM17002	A fogadó ország függetlenné válása. Országegyesítés	NS	15
KÜM17003	A fogadó ország parlamentjének, felsőházának külpolitikai vitája	NS	15
KÜM17004	A fogadó ország és külállamok állami vezetőinek, pártjai vezetőinek beszédei, nyilatkozatai a fogadó ország külpolitikájáról	NS	15
KÜM17005	Az ország nemzetközi helyzete, álláspontja nemzetközi ügyekben, nemzetközi kapcsolatai	NS	15
KÜM17006	A fogadó ország külügyminisztériumának és külügyi apparátusának szervezeti struktúrája. Értesülések a fogadó ország diplomatáiról és vezető állami tisztségviselőiről stb.	NS	15
KÜM17007	Magyar misszió vezetőjének, diplomatájának látogatása a fogadó ország külügyminisztériumában, ill. más állami szerveknél és állami vezetőknél	NS	15
KÜM17008	Budapesti külképviseletek vezetőinek, diplomatáinak látogatása a KÜM-ben, illetve más állami szerveknél és állami vezetőknél	NS	15
KÜM17009	A fogadó ország külpolitikájával kapcsolatos tájékozatók, operatív anyagok	10	–
KÜM17010	A fogadó ország és Magyarország diplomáciai kapcsolatainak szintje és formái	NS	15
KÜM17011	Állam és kormány elismerése	NS	15
KÜM17012	Emigrációs, illetve az ország területén kívül tevékenykedő kormány	NS	15
KÜM17013	A diplomáciai kapcsolat felvétele, megszakítása, nagykövetség létesítése. Szintemelés	NS	15
KÜM17014	Konzulátus, főkonzulátus, tiszteletbeli konzulok	NS	15
KÜM17015	Kereskedelmi képviseletek	NS	15
KÜM17016	Nagykövet, követ agrément ügye, megbízólevél átadása stb. Nagykövet bemutatkozó és búcsúlátogatásai	NS	15
KÜM17017	Konzuli pátens. Főkonzul bemutatkozó és búcsúlátogatásai	NS	15
KÜM17018	Tiszteletbeli konzulok kinevezésével, megbízásával és működésével kapcsolatos iratok.	NS	HN
KÜM17019	Általános Vegyesbizottság, Kormányközi VB	NS	15
KÜM17020	Két- vagy többoldalú politikai szerződésekkelkapcsolatos iratok (Békeszerződés, alapszerződés, fegyverszünet stb.)	NS	15
KÜM17021	Közös politikai nyilatkozat	NS	15
KÜM17022	Két- vagy többoldalú politikai szerződésekkel kapcsolatos operatív iratok	10	–
KÜM17023	Magasszintű tárgyalás, találkozók	NS	15
KÜM17024	Államfői találkozók	NS	15
KÜM17025	Kormányküldöttség	NS	15
KÜM17026	Kormányfői találkozók	NS	15
KÜM17027	Az Országgyűlés elnökének, alelnökeinek találkozói	NS	15
KÜM17028	Parlamenti kapcsolatok: parlamenti bizottságok, frakciók, képviselők kapcsolatai	NS	15
KÜM17029	Külügyminiszterek és a külügyminisztériumok magas szintű vezetőinek találkozói	NS	15
KÜM17030	Magasszintű meghívási, ki- és beutazási tervek	NS	15
KÜM17031	Állami és politikai vezetők, és családtagjainak üdülése és magánjellegű látogatásai	10	–
KÜM17032	Magasszintű egyházi vezetők találkozói	NS	15
KÜM17033	A fogadó ország és Magyarország kapcsolata általában. Külpolitikai kapcsolatok	NS	15
KÜM17034	Felsőszintű határozatok, irányelvek a fogadó ország irányában folytatandó külpolitikai tevékenységről.	NS	15
KÜM17035	Misszióvezető éves beszámoló jelentése	NS	15
KÜM17036	Állami vezetők és a pártok vezetőinek nyilatkozatai, beszédei a fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és 3. ország kapcsolatairól	NS	15
KÜM17037	A fogadó ország és Magyarország külügyminisztériumainak konzultációi	NS	15
KÜM17038	A külképviselet időszakos jelentései a fogadó ország és Magyarország, ill. 3. ország kapcsolatairól általában.	NS	15
KÜM17039	A fogadó ország budapesti missziója és a magyar KÜM, valamint magyar külképviselet és a fogadó ország külügyminisztériumának kölcsönös tájékoztatói nemzetközi és kétoldalú kérdésekről. A külképviselet kapcsolatai a fogadó ország diplomáciai testületének tagjaival, állami szervekkel, pártokkal és társadalmi szervezetekkel, közéleti személyiségekkel	NS	15
KÜM17040	A külképviseletek beosztottainak vidéki látogatásairól készített jelentések	NS	15
KÜM17041	A fogadó ország és Magyarország kapcsolatának operatív és tájékoztató anyagai	10	–
KÜM17042	Diplomáciai mentesség, előjogok, viszonosság	NS	15
KÜM17043	A nagykövetség épületei elleni támadás. Tüntetések	NS	15
KÜM17044	A diplomatákkal szembeni provokáció	NS	15
KÜM17045	Diplomaták vízumkényszere, vízumkényszer megszüntetése, mozgásának korlátozása a fogadó országban. Vidéki utazásuk engedélyhez kötése stb.	NS	15
KÜM17046	Diplomáciai mentességgel kapcsolatos operatív iratok	10	–
KÜM17047	Diplomaták letartóztatása, diplomaták kiutasítása	NS	15
KÜM17048	Vámügyek, vámmentességek, vámkedvezmények	NS	15
KÜM17049	A Diplomáciai Testület vezetőinek, tagjainak összejövetelei. Javaslataik stb. Diplomata lista.	NS	15
KÜM17050	Doyeni tisztség	NS	15
KÜM17051	Diplomáciai szertartások, rendezvények, fogadások. Ezek általános szabályai	NS	15
KÜM17052	A fogadó ország szertartásrendje	NS	15
KÜM17053	Javaslatok, diplomáciai rendezvényen való részvételre.	5	–
KÜM17054	Nemzeti ünnepek, évfordulók programja	10	–
KÜM17055	Diplomáciai fogadások összetételéről, lefolyásáról szóló, nem politikai tartalmú feljegyzések, jelentések	10	–
KÜM17056	Jegyrendelés, szobafoglalás diplomaták és külföldi vendégek részére kulturális, sport, egyéb rendezvényekre, rendőri biztosítás. Belépők biztosítása diplomaták részére. Ajándékok küldése, átvétele	2	–
KÜM17057	A DT részére szervezett fogadások, rendezvények, programok	10	–
KÜM17058	Utcák, parkok elnevezése neves személyiségekről. Szoboravatás, koszorúzás, megemlékezés. A fogadó ország területén található magyar történelmi emlékhelyek és temetők gondozása és viszont	NS	15
KÜM17059	Magyar állami kitüntetések külföldi állampolgároknak. Magyar állampolgárok külföldi állami kitüntetései	NS	15
KÜM17060	Üdvözlő, gratuláló, köszönő, részvétnyilvánító táviratok, üzenetek	5	–
KÜM17061	A budapesti külképviseletek személyi, ingatlan, bérleti, közlekedési ügyei.	NS	HN
KÜM17062	A budapesti missziók és beosztottaik, külföldi alkalmazottaik személyi ügyei. Személyi kartonok.	NS	HN
KÜM17063	A budapesti misszió külföldi alkalmazottai orvosi ellátásának ügyei.	NS	HN
KÜM17064	A budapesti missziók külföldi alkalmazottainak bűnügyei, bűnjelek lefoglalása	NS	HN
KÜM17065	DT címjegyzékének alapanyaga.	NS	15
KÜM17066	A budapesti külképviseletek magyar alkalmazottainak munkaviszonyával kapcsolatos ügyek (felvétel, elbocsátás, munkabér, munkaviszony igazolás stb.)	15	–
KÜM17067	A külképviseletek beosztottainak egyéni kérelmei, panaszai. Velük szemben elkövetett bűncselekmények, jogsérelmek	25	–
KÜM17068	A budapesti külképviseletek ingatlan-, telekkönyvi, adóügyei. Bérleti szerződés, lakásügyek	NS	HN
KÜM17069	Balesettel kapcsolatos iratok. Kórházi igazolványok	NS	HN
KÜM17070	Nagykövet és ügyvivő ideiglenes távozását és visszatérését bejelentő jegyzék (szabadság stb.) Személyi igazolványokkal kapcsolatos iratok, kérdőívek (Questionner), utazási igazolványok	2	–
KÜM17071	Eseménynaplók, országismertetők. Külpolitikai eseménynapló	NS	15
KÜM17072	Emigráció. A magyar emigráció, kapcsolat a külképviseletekkel	NS	15
KÜM17073	A külföldön élő magyarok körében végzett külképviseleti munka	NS	15
KÜM17074	Magyar származású kiemelkedő személyiségekkel (tudósok, művészek, közéleti személyiségek stb.) való kapcsolat. Magyarországi látogatásaik	NS	15
KÜM17075	Külföldi magyarok kulturális, üzleti, sajtó- és propagandatevékenysége	NS	15
KÜM17076	Külföldi magyarok ajándékai, felajánlásai Magyarországnak. Alapítványaik	NS	15
KÜM17077	Magyarországon élő emigránsok és szervezeteik	NS	15
KÜM17078	A fogadó országban élő nem magyar emigráció.	NS	15
KÜM17079	Az ország belpolitikájának általános kérdései. Összefoglaló jelentés a fogadó ország belpolitikájáról	NS	15
KÜM17080	Magyar állami vezetők és vezető politikusok nyilatkozatai a fogadó ország belpolitikájáról	NS	15
KÜM17081	Az ország legfelső államhatalmi szervei, törvényhozása	NS	15
KÜM17082	Alkotmány, alkotmánymódosítás	NS	15
KÜM17083	A törvényhozó testületek tevékenysége. Politikai összetételük	NS	15
KÜM17084	Az ország nevének, területének megváltozása, országhatár	NS	15
KÜM17085	Államigazgatás, közigazgatás	NS	15
KÜM17086	A közigazgatás szervezete. A kormány. Megalakulása, működése, politikai összetétele. Kormányválság. Kormánylisták. Országos hatáskörű szakigazgatási szervek és centrális irányítású helyi közigazgatási szervek hatásköre, ügyrendje	NS	15
KÜM17087	Önkormányzatok, polgármesteri találkozók, városok, régiók, községek	NS	15
KÜM17088	Városok, régiók, községek kapcsolata	NS	15
KÜM17089	Rendszerváltozás. Forradalom.	NS	15
KÜM17090	Államcsíny, puccs, polgárháború, merényletek. Béketárgyalás, békemegállapodás	NS	15
KÜM17091	Belpolitikával kapcsolatos operatív anyagok	10	–
KÜM17092	Választások. Választási megfigyelés	NS	15
KÜM17093	Államfő választása	NS	15
KÜM17094	Országgyűlési választás	NS	15
KÜM17095	Önkormányzati, helyhatósági választás, népszavazások	NS	15
KÜM17096	Választásokkal kapcsolatos beszámolók, operatív anyagok	10	–
KÜM17097	Az ország politikai mozgalmai. Politikai tüntetés. Ellenállási mozgalom stb.	NS	15
KÜM17098	Pártok, politikai szervezetek. Az ország pártjainak, politikai szervezeteinek helyzete, egymáshoz való viszonya	NS	15
KÜM17099	Társadalmi szervezetek, civil szervezetek, NGO-k a fogadó országban	NS	15
KÜM17100	Szakszervezetek helyzete, kapcsolataik	NS	15
KÜM17101	Testvérvárosi kapcsolatok	NS	15
KÜM17102	A kisebbségek jogi helyzete. Önrendelkezési jog	NS	15
KÜM17103	Autonómia (területi, kulturális, személyi elvű).	NS	15
KÜM17104	Faji megkülönböztetés. Rasszizmus. Emberi jogok	NS	15
KÜM17105	Lakosságcsere. Kitelepítés, betelepítés nemzetiségi alapon	NS	15
KÜM17106	A fogadó ország határon túli kisebbségei és az anyaország kapcsolata	NS	15
KÜM17107	Magyar szervezetek és a KÜM kapcsolata, helyzete a fogadó országban	NS	15
KÜM17108	A Magyarországon élő kisebbségek és szervezeteik. Kapcsolatuk a fogadó országgal	NS	15
KÜM17109	Az ország kisebbségi, nemzetiségi politikájának kisebb jelentőségű, operatív jellegű iratok	10	–
KÜM17110	Egyházak. Az ország egyházpolitikája. Az állam és az egyház kapcsolata. Az egyházak külpolitikai tevékenysége. Az egyházak belső ügyei	NS	15
KÜM17111	Magyarország és a fogadó ország egyházi vezető személyiségeinek, egyházi szervezeteinek kapcsolatai	NS	15
KÜM17112	A fogadó ország belpolitikájához kapcsolódó, kisebb jelentőségű, operatív iratok	10	–
KÜM17113	Az ország belső rendészeti szerveinek tevékenysége, általános értékelés	NS	15
KÜM17114	Rendőrség, csendőrség, tűzoltóság szervezete, létszáma, technikai felszereltsége	10	–
KÜM17115	Az ország közbiztonságának helyzete. Bűnüldözés	NS	15
KÜM17116	INTERPOL-ügyek	NS	15
KÜM17117	Politikai bűncselekmények. Koncepciós perek. Terrorizmus. Háborús és népellenes bűncselekmények	NS	15
KÜM17118	Közlekedésrendészet	10	–
KÜM17119	Embercsempészet, Kábítószer csempészet, fegyvercsempészet- együttműködés	NS	15
KÜM17120	Egyéb bűnügyek, élet elleni bűncselekmények, fiatalkorúak bűnelkövetése és bűnüldözés	NS	15
KÜM17121	A fogadó ország Belügyminisztériuma és Magyarország kapcsolata	NS	15
KÜM17122	Magyar rendőri szervek és a fogadó ország rendőri szervei közötti megállapodások, együttműködési okmányok	NS	15
KÜM17123	Határrendészet	NS	15
KÜM17124	A határőrizeti szervek együttműködése, határrendészeti egyezmény. Küldöttségeik, tárgyalások, konzultációk	NS	15
KÜM17125	A Határeseményeket Kivizsgáló Bizottság. Határsértés, határprovokáció. Tiltott határátlépés	NS	15
KÜM17126	Határátkelőhelyekről szóló egyezmények, azok kijelölése és építése, fenntartása	NS	15
KÜM17127	Kishatárforgalom	NS	15
KÜM17128	Közös útlevél- és vámvizsgálat.	NS	15
KÜM17129	Rendészet és határrendészettel kapcsolatos operatív és kisebb jelentőségű iratok	10	–
KÜM17130	A fogadó ország idegenrendészete	NS	15
KÜM17131	Az idegenrendészeti szervek kapcsolatai	NS	15
KÜM17132	Túszügyek	NS	15
KÜM17133	Tartózkodási engedély a fogadó ország állampolgárai részére Magyarországon	NS	15
KÜM17134	Kiutasítás, kiadatás. Migráció, menekültügy. Politikai menedékjog	NS	15
KÜM17135	Az ország igazságszolgáltatása. Ügyészi, bírói szervezet, általános helyzetértékelés	NS	15
KÜM17136	A fogadó ország jogszabályai.	változásig	–
KÜM17137	Toloncegyezmény, visszafogadási egyezmény	NS	15
KÜM17138	A fogadó ország és Magyarország igazságügyi szerveinek kapcsolatai. Jogászszervezetek kapcsolatai	NS	15
KÜM17139	Kárpótlási ügyek	NS	15
KÜM17140	Jogvita a fogadó ország és Magyarország között	NS	15
KÜM17141	Politikai perek, Amnesztia, rehabilitáció	NS	15
KÜM17142	Jogsegélyegyezmények. Polgári, családjogi, bűnügyi jogsegély	NS	15
KÜM17143	Levéltovábbítás a BM, KIM és más igazságszolgáltatási szervek felé	2	–
KÜM17144	Igazságszolgáltatás operatív iratok	10	–
KÜM17145	Általános katonai, védelempolitikai kérdések. A fogadó ország katonai stratégiája	NS	15
KÜM17146	A fogadó ország hadserege, közös hadgyakorlatok	NS	15
KÜM17147	Katonai hírszerzés	NS	15
KÜM17148	A katonai attaséi hivatalok ügyei. Attasé agrément. Attaséi jelentések	NS	15
KÜM17149	Két- vagy többoldalú katonai szerződések, megállapodások. Katonai, biztonságpolitikai együttműködés	NS	15
KÜM17150	Külállamok katonai szakértői	NS	15
KÜM17151	Külállamok katonai támaszpontjai.	NS	15
KÜM17152	Honvédelmi minisztérium delegációi, katonai delegációk, tárgyalások, konzultációk	NS	15
KÜM17153	Katonai segélyszállítmányok	NS	15
KÜM17154	Hadfelszerelések vásárlása, eladása, átadása. Haditechnikai együttműködés, kiállítás	NS	15
KÜM17155	Békefenntartó alakulatok, missziók.	NS	15
KÜM17156	Államok közötti háború. Mozgósítás, hadüzenet. Külállam(ok) katonai beavatkozása. Annektálás, megszállás stb.	NS	15
KÜM17157	Katonasírok megjelölése és gondozása. Hősi emlékművek, megemlékezések. Hagyományőrző egyesületek	NS	15
KÜM17158	Hadifogolyügyek. Hadifogoly-egyezmény, hadifogolycserék	NS	15
KÜM17159	Polgári védelem. Katasztrófavédelmi, polgári védelmi egyezmény.	NS	15
KÜM17160	Intézkedések vészhelyzet, rendkívüli állapot esetén.	NS	15
KÜM17161	Katonai ösztöndíjasok	NS	15
KÜM17162	A fogadó ország gazdaságpolitikája, általános gazdasági helyzete	NS	15
KÜM17163	A fogadó országban az állam szerepe a gazdasági életben, gazdasági irányítási rendszer.	NS	15
KÜM17164	A fogadó ország külgazdasági kapcsolatait meghatározó általános elveket, prioritásokat ismertető összefoglaló anyagok	NS	15
KÜM17165	Nemzetközi gazdasági bojkott az ország ellen. Az ebből fakadó gazdasági kár más országok részére és ennek kompenzációja	NS	15
KÜM17166	A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország általános gazdasági kapcsolatai. Kormányközi gazdasági bizottságok	NS	15
KÜM17167	Több szakterületet érintő gazdasági szakdelegációk éves, féléves kiküldetési és fogadási terve. Látogatások, meghívások	10	–
KÜM17168	A fogadó ország véleménye Magyarország gazdasági helyzetéről, gazdaságirányítási rendszeréről	NS	15
KÜM17169	Gazdasági segítségnyújtás	NS	15
KÜM17170	Közös vállalatok létesítése, működési szabályaik, felszámolásuk. Magyar vállalatok tevékenysége a fogadó országban	NS	15
KÜM17171	Közös projectek harmadik országban	NS	15
KÜM17172	Az ország pénzügyi politikája, pénzügyi helyzete	NS	15
KÜM17173	A fogadó ország állami költségvetése, a fizetési mérleg alakulása, pénzügyi likviditása, beruházási politikája	NS	15
KÜM17174	A fogadó ország és Magyarország, ill. harmadik ország pénzügyi kapcsolatai: Bankkapcsolatok külföldön, külföldi tőkebefektetés. Valutaügyek, árfolyam	NS	15
KÜM17175	Adópolitika, kettős adóztatás	NS	15
KÜM17176	Vámügyek. Vám-együttműködési megállapodás	NS	15
KÜM17177	A pénzügyi és gazdaságpolitikával kapcsolatos operatív iratok	10	–
KÜM17178	Az ország általános iparpolitikája, ipara	NS	15
KÜM17179	Egyes iparágak helyzete, egyes iparágakban együttműködés Magyarországgal. Kiállítások, vásárok, árubemutatók	NS	15
KÜM17180	Műszaki-tudományos és környezetvédelmi együttműködés A fogadó ország műszaki-tudományos fejlettsége, kutatásai	NS	15
KÜM17181	A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország műszaki-tudományos együttműködése TéT VB. TéT attasék tevékenysége, jelentései. Megállapodások alapján dolgozó szakértők ügyei	NS	15
KÜM17182	EURÉKA-program	NS	15
KÜM17183	METESZ és más műszaki és természettudományos egyesületek és szövetségek kapcsolatai	NS	15
KÜM17184	Műszaki és tudományos együttműködések operatív iratai	5	–
KÜM17185	Az ország mezőgazdaságának helyzete, állami politika, földbirtokreform	NS	15
KÜM17186	A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország mezőgazdasági kapcsolatai. Mezőgazdasági attasék jelentései	NS	15
KÜM17187	Állatok járványos megbetegedése. Járványok megelőzésére vonatkozó nemzetközi kötelezettségek	NS	15
KÜM17188	A mezőgazdaság egyes ágazatainak helyzete	NS	15
KÜM17189	Mezőgazdasági szövetkezetek és ezek nemzetközi kapcsolatai	NS	15
KÜM17190	Közlekedés, hírközlés, posta általános helyzete, állami intézkedések	NS	15
KÜM17191	A fogadó ország és Magyarország, ill. 3. ország közlekedési, hírközlési kapcsolatai	NS	15
KÜM17192	Ágazatok helyzete: Útépítés, közúti közlekedés. Fuvarozási egyezmények. Vasút, vasúti egyezmények. Közúti és vasúti hídépítés. Hajózás, hajózási egyezmények. Hajóipar, kikötők. Légi közlekedés, légi közlekedési egyezmények. Városi közlekedés. Vállalatok, irodanyitás	NS	15
KÜM17193	Posta és hírközlés	NS	15
KÜM17194	A fogadó ország külgazdasági politikája. Embargós ügyek. Kereskedelmi mérlegének alakulása	NS	15
KÜM17195	A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország külkereskedelmi kapcsolatai.	NS	15
KÜM17196	Szabadkereskedelmi megállapodás, szabadkereskedelmi övezet	NS	15
KÜM17197	EXPO, nemzetközi kiállítások, gazdasági napok.	NS	15
KÜM17198	Belkereskedelem, idegenforgalom	NS	15
KÜM17199	A fogadó ország belkereskedelmének összefoglaló értékelése, kereskedelmi hálózat, közellátás	NS	15
KÜM17200	A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország általános belkereskedelmi kapcsolatai	NS	15
KÜM17201	Idegenforgalmi egyezmények, együttműködés, idegenforgalom konkrét ügyei	NS	15
KÜM17202	A fogadó ország szövetkezeti mozgalma és szövetkezeteinek nemzetközi kapcsolatai	NS	15
KÜM17203	A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország szociálpolitikai kapcsolatai. Szociálpolitikai egyezmények, társadalombiztosítási és kölcsönös betegellátási egyezmények	NS	15
KÜM17204	A fogadó ország egészségügyi politikája	NS	15
KÜM17205	A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország egészségügyi kapcsolatai	NS	15
KÜM17206	A népesedési politika elvi kérdései	NS	15
KÜM17207	Környezetvédelem, környezetvédelmi együttműködési egyezmények	NS	15
KÜM17208	A fogadó ország statisztikája, népszámlálás, közvélemény-kutatás	NS	15
KÜM17209	Munkaügy, egészségügy, szociális ügyek, környezetvédelem, statisztika operatív iratai	10	–
KÜM17210	A fogadó ország kultúrpolitikája, kultúrájának helyzete	NS	15
KÜM17211	A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország kulturális kapcsolatai	NS	15
KÜM17212	A fogadó ország oktatási politikája, oktatási rendszere és nemzetközi oktatási kapcsolatai	NS	15
KÜM17213	A fogadó ország és Magyarország oktatási kapcsolatai. Oktatók tanulmányútjai	NS	15
KÜM17214	A fogadó ország területén működő magyar nyelvű iskolák, magyar lektorátusok, (nem nemzetiségi oktatás), ill. a Magyarországon működő idegen nyelvű iskolák, lektorátusok.	NS	15
KÜM17215	Nemzetiségi oktatás	NS	15
KÜM17216	Ösztöndíjas egyezmények. Ösztöndíjas ügyek, pályázatok. Oklevelek, képesítések elismerése (ekvivalencia)	NS	15
KÜM17217	A fogadó ország tudomány- és technológiapolitikája. A fogadó ország és Magyarország tudományos kapcsolatai. A fogadó ország tudományos akadémiája és a Magyar Tudományos Akadémia kapcsolata. Szakbizottságok stb.	NS	15
KÜM17218	A fogadó ország népművelési politikája. Könyvkiadás. Közgyűjtemények, múzeumok. A fogadó ország és Magyarország, ill. harmadik ország népművelési és közművelődési kapcsolatai	NS	15
KÜM17219	Könyvkiadás. Könyvkiadói és levéltári együttműködés. Szerzői jogi egyezmények. A fogadó ország területén található magyar történelmi emlékhelyek, emléktáblák és temetők gondozása és viszont.	NS	15
KÜM17220	Művészeti, irodalmi élet a fogadó országban és nemzetközi művészeti kapcsolatai. Összefoglaló a fogadó ország művészeti életéről. A fogadó ország véleménye a magyar művészeti életről	NS	15
KÜM17221	Irodalmi élet. Írószövetségek kapcsolatai. Irodalmi hagyatékok	NS	15
KÜM17222	Képzőművészet általános helyzete	NS	15
KÜM17223	Fotó és film helyzete és nemzetközi kapcsolatai	NS	15
KÜM17224	Fesztivál, ünnepi játék, kiállítás, kulturális napok, filmhét. Egyéb művészeti rendezvények, ünnepségek	NS	15
KÜM17225	Kiemelkedő kulturális személyiségekkel való foglalkozás, díjátadás	NS	15
KÜM17226	A sport helyzete a fogadó országban, sportkapcsolatok.	NS	15
KÜM17227	Kulturális intézetek	NS	15
KÜM17228	A fogadó ország kulturális intézete Magyarországon	NS	15
KÜM17229	Magyarország kulturális intézetei külföldön, Kulturális Intézet személyi ügyei, tájékoztató jellegű iratok	NS	15
KÜM17230	Kulturális vegyes iratok. (Kulturális intézmények tájékoztatói, kiemelkedő történelmi személyiségek megünneplése, kulturális értékek ajándékozása stb.)	NS	15
KÜM17231	A fogadó ország sajtópolitikája, propagandájának elvi kérdései, sajtószabadság.	NS	15
KÜM17232	A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország kapcsolata, együttműködése a sajtó és a propaganda területén, ezzel kapcsolatos látogatások a KÜM-ben. Direktívák a fogadó országgal kapcsolatos magyar sajtópolitikáról és propagandatevékenységről	NS	15
KÜM17233	A fogadó ország véleménye a magyar sajtóról, a magyar sajtópolitikáról és propagandáról	NS	15
KÜM17234	A fogadó ország sajtótermékeinek magyarországi terjesztése	5	–
KÜM17235	A fogadó országban megjelenő magyar lapok helyzete	5	–
KÜM17236	A fogadó ország sajtója Magyarországról, magyar személyiségekről.	NS	15
KÜM17237	A külképviselet sajtó- és propagandamunkája. Jelentések a külképviselet sajtómunkájáról. A külképviselet sajtómunkájának értékelése. Sajtóértekezlet a külképviseleten	NS	15
KÜM17238	Sajtóügyek operatív iratai	5	–
KÜM17239	Sajtóirodák (működés, nyitás stb.), akkreditált állandó sajtótudósítók. Magyar állandó tudósítók személyi ügyei	5	–
KÜM17240	A sajtóiroda kapcsolata a fogadó ország külügyminisztériumának sajtóosztályával	NS	15
KÜM17241	A magyar sajtóirodák kiadványai	2	–
KÜM17242	A fogadó ország Budapestre akkreditált állandó sajtótudósítói	10	–
KÜM17243	A fogadó ország és Magyarország sajtószerveinek és lapjainak kapcsolata. Magasszintű delegációkat kísérő újságírók programja.	NS	15
KÜM17244	A fogadó ország elektronikus sajtója (rádió, televízió)	NS	15
KÜM17245	Nemzetközi rádió- és televízióegyezmények, megállapodások és azok értékelése	NS	15
KÜM17246	MTV, MR tájékoztatók a nemzetközi kapcsolatokról. Műsoranyag továbbítása, filmforgatási engedélyek. Rádió- és televízió-műsorok értékelése.	10	–
KÜM17247	A fogadó ország és Magyarország hivatalos fellépése, kifogása a másik fél műsora ellen.	NS	15
KÜM17248	Magyar külképviselet filmbemutatói, budapesti külképviseletek filmbemutatói. A magyar KÜM sajtórészlegének filmrendelései	5	–
KÜM17249	Magyar televízió- és rádióadások a fogadó országban	NS	15
KÜM17250	Cikkek, interjúk operatív ügyintézése, Delegációk, és hivatalos személyek látogatásáról megjelent közlemények. Segítségnyújtás magyar forgatócsoportnak külföldi forgatáshoz	2	–
Konzuli tevékenység során létrejött iratok A fogadó ország konzuli munkáját szabályozó jogszabályok, rendelkezések
KÜM17251	A konzulátusok kapcsolata a fogadó ország külügyminisztériuma konzuli osztályával	5	–
KÜM17252	Vízum- és útlevél-megállapodások, egyezmények. Vízumkényszer	NS	15
KÜM17253	Vízum- és útlevél-kiállítási szabályok	NS	HN
KÜM17254	Állampolgársági egyezmények, megállapodások és előkészítésük	NS	15
KÜM17255	Konzuli egyezmények, előzetes tárgyalási anyagok, európai uniós konzuli együttműködések elvi iratai (pl. COCON, SITCEN, válságkezelés)	NS	15
KÜM17256	Konzuli konzultációk	5	–
KÜM17257	A főkonzulok és konzulok évi és időszakos jelentései (Központ)	NS	15
KÜM17258	A főkonzulok és konzulok évi és időszakos jelentései (Külképviselet)	5
Egyéni vízum ügyek
KÜM17259	Felhasznált vízumbélyegek sorszámait tartalmazó igazoló szelvények nyilvántartása	10	–
KÜM17260	Rontott, megrongálódott vízumbélyegek	10	–
KÜM17261	Vízumkérelmek és dokumentáció	2	–
Konzuli cselekmények és egyedi konzuli ügyek Hazai hatóságok felé, átruházott hatáskörben végzett ügyek
KÜM17262	Állampolgársági eskü jegyzőkönyve	NS	HN
KÜM17263	Állampolgársági ügyek	5	–
KÜM17264	Okiratbeszerzés (pl. anyakönyvi kivonat, Apostille)	5	–
KÜM17265	Hazai anyakönyvezési ügyek	5	–
KÜM17266	Névváltoztatás és névviselés kérelem felterjesztése, házassági névmódosítási kérelem	5	–
KÜM17267	Útlevélügyek (útlevéligénylés iratai, hamis útlevéllel kapcsolatos levelezés, szülői hozzájáruló nyilatkozat)	5	–
KÜM17268	Úti okmány elvesztése, ellopása stb.	2	–
KÜM17269	Lakcímbejelentéssel kapcsolatos ügyek	2	–
KÜM17270	Ügyfélkapu-regisztráció iránti kérelem	2	–
KÜM17271	Örökbefogadási kérelem továbbítása	5	–
KÜM17272	Kiskorúak gyermekvédelmi gondoskodásával (védelembe vétel, ideiglenes hatályú elhelyezés) kapcsolatos, illetve egyéb gyámsági, gondnoksági ügyek	25	–
Közjegyzői cselekmények
KÜM17273	Hiteles másolat készítése, másolat hitelesítése, hiteles fordítás készítése, fordítás hitelesítése, aláírás hitelesítés, életbenlét igazolása, végintézkedés, szóbeli végintézkedés tanújának nyilatkozata, egyéb közjegyzői ügyek	NS	HN
Konzuli közigazgatási ügyek
KÜM17274	Hatósági igazolványok kiállítása (pl. ideiglenes magánútlevél, egyszeri utazásra jogosító úti okmány, ETD)	5	–
KÜM17275	Hatósági bizonyítványok kiállítása (pl. házasságkötési tanúsítvány, halottszállítási engedély)	5	–
KÜM17276	Konzuli kölcsön	5	–
KÜM17277	Apai elismerő nyilatkozat	75	–
Érdekvédelmi ügyek
KÜM17278	Letartóztatott látogatása, őrizetbe vétel és letartóztatás, büntetőügyek: szabadságvesztés büntetés esetén annak letöltésétől számítva, határon visszafordítás, hagyatéki ügyek, baleseti ügyek stb.	5	–
KÜM17279	Jogsegélyforgalom	5	–
KÜM17280	Egyéb irattovábbítás	2	–
Egyéb ügyek
KÜM17281	Panaszok (konzuli tevékenység ellen, fogadó állam hatóságai ellen)	5	–
KÜM17282	Jogi és más tájékoztatás, információ a fogadó ország gyakorlatáról, honlappal kapcsolatos tájékoztató anyagok	5	–
KÜM17283	Okiratbeszerzés külföldről	5	–
KÜM17284	Talált tárgyak, iratok stb.	5	–
KÜM17285	Hagyatéki eljárásban adatszolgáltatás	5	–
KÜM17286	Letét kezelése (a letétkezelés megszűnésétől)	15	–
KÜM17287	Diplomáciai felülhitelesítés	NS	HN
KÜM17288	Egyéb relációs ügyek	15	–
KÜM17289	Államfők, kormányfők, miniszterek levelezése	NS	15
KÜM17290	Központban és a külképviseleten őrzött aláírás- és bélyegzőminták	NS	HN
KÜM17291	Miniszteri felülhitelesítés	NS	HN
KÜM17292	Hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyek nyilvántartása (jogosultság megszűnésétől)	5	–
Az ENSZ általános ügyei és szervei, Magyarország és az ENSZ
KÜM1801	Az ENSZ-szel kapcsolatos általános kérdések.	NS	15
KÜM1802	ENSZ-főtitkár, Főtitkárság (Secretary-General).	NS	15
KÜM1803	ENSZ Titkárság (Secretariat)	NS	15
KÜM1804	ENSZ-ösztöndíjasok és tisztviselők ügyei. Magyar ENSZ-tisztviselők ügyei	NS	15
KÜM1805	ENSZ-szemináriumok és -konferenciák	NS	15
KÜM1806	ENSZ Tájékoztatási Hivatal anyagai (OPI)	NS	15
KÜM1807	Magyarország ENSZ-képviselete	NS	15
KÜM1808	Magyarország részvétele az ENSZ szerveiben, szervezetében	NS	15
KÜM1809	ENSZ általános ügyek operatív iratai	10	–
KÜM1810	Az ENSZ Biztonsági Tanácsa (BT)	NS	15
KÜM1811	BT-határozatok, ülések	NS	15
KÜM1812	A BT állandó és nem állandó tagjai. BT Véleményezési Bizottság az új tagokra	NS	15
KÜM1813	A BT bizottságai és különbizottságai	NS	15
KÜM1814	BT-szankciók. BT Szankció Bizottság tevékenysége	NS	15
KÜM1815	A BT átalakítása, reformja	NS	15
KÜM1816	ENSZ békefenntartó erők és szervezetek	NS	15
KÜM1817	Magyarország és a Biztonsági Tanács	NS	15
KÜM1818	Biztonsági tanáccsal kapcsolatos operatív iratok	10	–
ENSZ Közgyűlés. Magyarország és az ENSZ Közgyűlés
KÜM1819	Magyarország felkészülése a Közgyűlésre. Javaslatok, a kormány álláspontjáról szóló feljegyzések, kormányhatározatok	NS	15
KÜM1820	A magyar delegáció és a magyar állandó ENSZ képviselet (New York, Genf, Bécs) ügyei. Delegációk, tárgyalások	NS	15
KÜM1821	Az ENSZ közgyűlések folyamatos értékelése a magyar ENSZ képviseleten	NS	15
KÜM1822	ENSZ közgyűlések értékelése: más ország véleménye	NS	15
KÜM1823	ENSZ egyezmények, közgyűlési határozatok, jegyzőkönyvek	NS	15
KÜM1824	Jelölések az ENSZ Közgyűlés tisztségviselőire	NS	15
KÜM1825	Országok ENSZ-tagsága: felvétel, kilépés	NS	15
KÜM1826	Magyarország ENSZ-tagsága	NS	15
KÜM1827	ENSZ Közgyűléssel kapcsolatos részanyagok, tájékoztatók, operatív iratok	10	–
Az ENSZ Közgyűlés főbizottságai, állandó és ad hoc bizottságai
KÜM1828	1-es Leszerelési és Biztonsági Főbizottság	NS	15
KÜM1829	2-es Gazdasági és Pénzügyi Főbizottság	NS	15
KÜM1830	3-as Szociális, Humanitárius és Kulturális Főbizottság	NS	15
KÜM1831	4-es Speciális Politikai és Dekolonizációs Főbizottság	NS	15
KÜM1832	5-ös Adminisztratív és Költségvetési Főbizottság (UNIFU)	NS	15
KÜM1833	6-os Jogi Főbizottság	NS	15
KÜM1834	Tagdíj Bizottság	NS	15
KÜM1835	Egyéb állandó, különleges és ad hoc bizottságok	NS	15
KÜM1836	Nemzetközi Kereskedelmi Jogi Bizottság (UNCITRAL) UN Commission on International Trade Law, Bécs	NS	15
KÜM1837	Faji Megkülönböztetés Kiküszöbölésével Foglalkozó Bizottság (CERD)	NS	15
Az ENSZ Gazdasági és Szociális Tanácsa (ECOSOC) és szervei
KÜM1838	Az ECOSOC általános ügyei. Elnöki és alelnöki tisztség, reformok funkcionális és szakbizottságai. Jelölés a szakbizottságok elnöki tisztségére	NS	15
KÜM1839	Funkcionális bizottságok. Statisztikai Bizottság. Népesedési és Fejlesztési Bizottság (UNFPA)	NS	15
KÜM1840	Gyermekek jogaival foglalkozó bizottság (CRC)	NS	15
KÜM1841	Szociális Fejlesztési Bizottság (CSD, Bécs)	NS	15
KÜM1842	Emberi Jogok Bizottsága (CHR, Genf)	NS	15
KÜM1843	Nők Helyzetével Foglalkozó Bizottság, (CSW, CEDAW)	NS	15
KÜM1844	Kábítószer Bizottság (CND, ODC)	NS	15
KÜM1845	Kínzás Elleni Bizottság (IRCT, CAT)	NS	15
KÜM1846	Emberi Települések Bizottsága (HABITAT, Nairobi)	NS	15
KÜM1847	ECOSOC egyéb szakbizottságai	NS	15
KÜM1848	ENSZ Európai Gazdasági Bizottság (EGB, UN/ECE). Economic Commission of Europe, Genf Tagfelvétel, EGB Titkárság és jelentései, EGB és a tagországok kapcsolata,	NS	15
KÜM1849	EGB Közgyűlés és egyéb EGB ülések. Magyarország részvétele az EGB tevékenységében. EGB Magyar Nemzeti Bizottság tevékenysége	NS	15
KÜM1850	ENSZ Ázsiai és Csendes-óceáni Gazdasági és Szociális Bizottsága (ESCAP, ECAFE) (Economic and Social Commission for Asia the Pacific Bangkok)	NS	15
KÜM1851	ENSZ Afrikai Gazdasági Bizottsága (ECA) (Economic Commission for Afrika, Addis Abeba)	NS	15
KÜM1852	ENSZ Latin-Amerikai Gazdasági Bizottsága (ECLAC) (Economic Commission for Latin America and the Caribbean, Santiago)	NS	15
KÜM1853	ENSz Nyugat-ázsiai Bizottsága (ECWA) (Economic and Social Commission for Western Asia, Amman)	NS	15
KÜM1854	Környezetvédelmi Program (UNEP) Globális problémák. A legkevésbé fejlett országok problémái [Föld Konferencia, Éghajlatváltozási Keretegyezmény (Kioto) Montreáli Jegyzőkönyv]	NS	15
KÜM1855	ENSZ-bizottságok tájékoztató és operatív iratai	10	–
KÜM1856	Gyámsági Tanács	NS	15
KÜM1857	Nemzetközi Bíróság (ICJ)	NS	15
Kulturális, műszaki, egészségügyi, élelmezési, pénzügyi és munkaügyi, egyéb szakosított szervek
KÜM1858	Az ENSZ Nevelésügyi, Tudományos és Kulturális Szervezete (UNESCO) Az UNESCO alkotmánya, programja, költségvetése, segélyalapja. Tagsági és tagdíjügyek. Szakértők, ösztöndíjasok	NS	15
KÜM1859	Magyar álláspont az UNESCO-ban. Magyar delegáció összeállítása. Közgyűlés értékelése	NS	15
KÜM1860	Világörökség Bizottság	NS	15
KÜM1861	A magyar állandó UNESCO képviselet tevékenysége.	NS	15
KÜM1862	UNESCO Magyar Nemzeti Bizottsága	NS	15
KÜM1863	ENSZ Élelmezési és Mezőgazdasági Szervezete (FAO) Food and Agricultural Organization, Róma.	NS	15
KÜM1864	Nemzetközi Atomenergia Ügynökség (NAÜ, IAEA), Bécs.	NS	15
KÜM1865	Nemzetközi Munkaügyi Szervezet (NMSz, ILO), Genf.	NS	15
KÜM1866	Egészségügyi Világszervezet (WHO), Genf	NS	15
KÜM1867	Meteorológiai Világszervezet (WMO) World Meteorological Organization, Genf	NS	15
Pénzügyi szervezetek
KÜM1868	Világbank (WB) World Bank	NS	15
KÜM1869	Nemzetközi Valuta Alap (IMF, IMFUND) International Monetary Fund, Washington. A KÜM által képviselt magyar álláspont	NS	15
KÜM1870	Nemzetközi Újjáépítési és Fejlesztési Bank (IBRD) International Bank for Reconstruction and Development, Washington	NS	15
KÜM1871	Nemzetközi Pénzügyi Társulás (IFC) International Finance Corporation, Washington	NS	15
KÜM1872	Nemzetközi Fejlesztési Egyesülés (IDA) International Development Assotiation, Washington	NS	15
KÜM1873	Világkereskedelmi Szervezet (WTO) World Trade Organization	NS	15
KÜM1874	ENSZ Iparfejlesztési Szervezete (UNIDO) UN Industrial Development Organization, Bécs. Konferenciák. UNIDO Tanácsa és Állandó Bizottsága.	NS	15
KÜM1875	Az UNIDO és Magyarország. UNIDO Magyar Nemzeti Bizottság. Magyar tisztviselők és szakértők részvétele	NS	15
KÜM1876	Szellemi Tulajdon Világszervezete (WIPO) World Intellectual Property Organization WIPO-közgyűlések és konferenciák. Tagállamok, Párizsi Unió és Berni Unió tagállamai. Jelölés tisztségviselőkre, WIPO-tisztviselők	NS	15
Postai, közlekedési és szállítási szakosított szervek
KÜM1877	Egyetemes Postai Unió (UPU) Universal Postal Union, Bern UPU közgyűlések. UPU Végrehajtó Tanácsa. Magyarország és az UPU.	NS	15
KÜM1878	Nemzetközi Távközlési Unió (ITU) International Telecommunication Union, Genf. Magyarország és az ITU	NS	15
KÜM1879	Nemzetközi Tengerészeti Szervezet (IMO) International Maritime Organization, London. Magyarország és az IMO kapcsolata.	NS	15
KÜM1880	Nemzetközi Polgári Repülési Szervezet (ICAO) International Civil Aviation Organization, Montreal. Magyarország és az ICAO	NS	15
Az ENSZ egyéb szervei
KÜM1881	Kisebbségek nemzetközi szervezete	NS	15
KÜM1882	Kereskedelmi és Fejlesztési Konferencia (UNCTAD) UN Conference on Trade and Development, Genf. UNCTAD-konferenciák, tanácsülések, bizottságok ülései. Jelölések tisztségekre.	NS	15
KÜM1883	ENSZ Fejlesztési Programja (UNDP) UN Development Programme, New York Kormányzótanács ülései. ENSZ Népesedési Alap (UNDFPA). Speciális Alap projectek. Világélelmezési Tanács. Szakértők és ösztöndíjasok. UNDP-zsűri. Magyar országprogram, magyar hozzájárulás	NS	15
KÜM1884	ENSZ Gyermek Alap (UNICEF) UN Children’s Fund, New York	NS	15
KÜM1885	Menekültügyi Főbiztosság (UNHCR), Genf. Az UNHCR magyar vonatkozású ügyei	NS	15
KÜM1886	Egyéb oktatási testületek: ENSZ Továbbképző és Kutatási Intézet (UNITAR), Genf ENSz Egyetem (UNU) (UN University) Tokió	NS	15
KÜM1887	Genfi Leszerelési Értekezlet. Multilaterális szerződések.	NS	15
KÜM1888	Újonnan alakult vagy ideiglenes bizottságok	NS	15
KÜM1889	ENSZ-biztosságok és -szervezetek operatív és tájékoztató anyagai	10
ENSZ-en kívüli államközi szervezetek
Államközi politikai szervezetek
KÜM1901	Délkelet-ázsiai Szerződés Szervezete (SEAT), Központi Szerződés Szervezete (CENTO), Ázsiai és Csendes-óceáni Tanács (ASPAC) Ázsiai Együttműködési és Bizalomerősítési Értekezlet (CICA)	NS	15
KÜM1902	Egyéb Távol-keleti, Ázsiai és Csendes-óceáni államközi politikai szervezetek pl. Dél-ázsiai Regionális Együttműködési Szervezet, (ASEAN ) Ázsiai–Európai Országok Vezetőinek Találkozója ASEM ARF ASEAN Regional Forum	NS	15
KÜM1903	Északi Tanács, Afrikai Egységszervezet: AESZ, OAU Kairói Afrikai Társaság, Afrikai Entente, Közös Afrikai és Malgas Szervezet: OCAM	NS	15
KÜM1904	Egyéb afrikai államközi politikai szervezetek	NS	15
KÜM1905	Arab Maghreb Unió	NS	15
KÜM1906	Arab Liga, Iszlám Paktum, Iszlám Konferencia Szervezete: ICO, OIC	NS	15
KÜM1907	Egyéb Közel-keleti és arab országok államközi politikai szervezetei	NS	15
KÜM1908	Ibero-amerikai Parlament: ODECA, egyéb közép- és dél-amerikai államközi szervezetek	NS	15
KÜM1909	Amerikai Államok Szervezete: AÁSZ, OAS és egyéb észak-amerikai államközi politikai szervezetek	NS	15
Európa Tanács (ET) Council of Europe
KÜM1910	Tagfelvétel, megfigyelői státusz, költségvetés, egyezmények, határozatok, konvenciók, csúcstalálkozók, konferenciák, projektek, ösztöndíjak, tanfolyamok, tanulmányok	NS	15
KÜM1911	Miniszteri Bizottság, csúcstalálkozók, külügyminiszterek találkozói, Velencei Bizottság	NS	15
KÜM1912	ET Parlamenti Közgyűlés	NS	15
KÜM1913	Emberi Jogok Európai Bírósága	NS	15
KÜM1914	Európai Helyi és Regionális Önkormányzatok Kongresszusa (CLRAE)	NS	15
KÜM1915	Emberi Jogok Európai Egyezménye	NS	15
KÜM1916	Keretegyezmény a nemzeti kisebbségek védelméről. Regionális vagy kisebbségi nyelvek Európai Chartája. Európai Tanács emberi jogi biztos	NS	15
KÜM1917	Európai Szociális Charta	NS	15
KÜM1918	Európa Tanáccsal kapcsolatos operatív iratok	10	–
Európai és regionális szervezetek
KÜM1919	Interparlamentáris Unió: IPU, UIP-konferenciák, jelölések. IPU és Magyarország. Delegációk, tárgyalások	NS	15
KÜM1920	Alpok–Adria Munkaközösség. Vezető testületei. Regionális Iroda kapcsolata Magyarországgal, kapcsolat a magyar kormányszervekkel	NS	15
KÜM1921	Duna Bizottság (Duna-menti Együttműködési Folyamat) Ülésszakok, munkatervek, szakértői értekezletek Tisztviselők és alkalmazottak ügyei, Költségvetés, székház.	NS	15
KÜM1922	Közép-európai Kezdeményezés, CEI (korábban Quadragonale, Pentagonale, Hexagonale)	NS	15
KÜM1923	Visegrádi Együttműködés, Visegrad Group, V-4, (V-3) Visegrádi Csoport. Együttműködési elvei. Tagországok közötti együttműködés. Jogi Konzultációs Bizottság. Társulási megállapodás az Európai Unióval., Együttműködés más szervezetekkel, országokkal	NS	15
KÜM1924	Szegedi Folyamat. Délkelet-európai Stabilitási Paktum (SP) (SEECP)	NS	15
KÜM1925	Délkelet-európai Együttműködés (SECI), (Schiffer-terv)	NS	15
KÜM1926	Balti Tengeri Tanács (CBSS)	NS	15
KÜM1927	Európai és regionális államközi politikai szervezetek operatív iratai	10
KÜM1928	Nyíregyházi Kezdeményezés	NS	15
KÜM1929	INTERPOL	NS	15
Gazdasági, tudományos és kulturális államközi szervezetek
KÜM1930	Európai Szabadkereskedelmi Társulás (EFTA). Tagországok csatlakozása, kilépése EFTA Tanácsa. Megállapodások, államközi tárgyalások, kollokviumok. Magyarország és az EFTA	NS	15
KÜM1931	Európai Gazdasági Közösség (Európai Közösség, Közös Piac, CEE, EGW)	NS	15
KÜM1932	Általános Tarifa és Kereskedelmi Egyezmény (GATT). Kétoldalú egyezmények jelölések tisztségekre, támogatáskérés. Magyarország és a GATT. Magyar tisztviselők, magyar képviselők	NS	15
KÜM1933	Gazdasági Együttműködési és Fejlesztési Szervezet (OECD) OECD Tanácsa, a Tanács végrehajtó titkársága és bizottságai. Tagországok képviselete. Tanulmányok, előrejelzések	NS	15
KÜM1934	Magyarország és az OECD	NS	15
KÜM1935	Közép-európai Szabadkereskedelmi Megállapodás (CEFTA)	NS	15
KÜM1936	Európai Újjáépítési és Fejlesztési Bank (EBRD)	NS	15
KÜM1937	Egyéb európai gazdasági államközi szervezetek és bankok	NS	15
KÜM1938	Európai gazdasági szervezetekhez és bankokhoz kapcsolódó operatív iratok	10
KÜM1939	Kölcsönös Gazdasági Segítség Tanácsa (KGST) feloszlatása. Egyezmények felmondása. Kedvezmények felmondása. A közös vagyon felosztása	NS	15
KÜM1940	Olajexportáló Országok Szervezete (OPEC)	NS	15
KÜM1941	Nemzetközi Fizetések Bankja	NS	15
KÜM1942	Észak-amerikai Szabadkereskedelmi Megállapodás (NAFTA)	NS	15
KÜM1943	Amerika-közi Fejlesztési Bank (IDB)	NS	15
KÜM1944	Dél-amerikai Szabadkereskedelmi Övezet	NS	15
KÜM1945	Latin-amerikai Szabadkereskedelmi Társulás (ALACC, LAFTA)	NS	15
KÜM1946	Közép-amerikai Közös Piac (MCC, CAFTA)	NS	15
KÜM1947	Egyéb észak- és dél-amerikai gazdasági államközi szervezetek	NS	15
KÜM1948	Észak- és dél-amerikai gazdasági államközi szervezetekhez kapcsolódó operatív iratok	NS	15
KÜM1949	Dél-Csendes-óceáni Bizottság (SPC)	NS	15
KÜM1950	Ázsia-Csendes-óceáni Gazdasági Együttműködés (APEC)	NS	15
KÜM1951	Egyéb Távol-keleti és Csendes-óceáni gazdasági államközi szervezetek	NS	15
KÜM1952	Távol-keleti és Csendes-óceáni gazdasági államközi szervezetekhez kapcsolódó operatív iratok	10
KÜM1953	Arab Országok Közös Piaca	NS	15
KÜM1954	Egyéb arab és Közel-keleti gazdasági szervezetek	NS	15
KÜM1955	Kelet-afrikai Közös Szolgáltatások Szervezete	NS	15
KÜM1956	Közép-afrikai Gazdasági és Vámunió (UDGAC) és Nyugat-afrikai Valuta és Vámunió, Kelet- és Dél-afrikai Közös Piac (COMESA)	NS	15
KÜM1957	Egyéb afrikai gazdasági államközi szervezetek	NS	15
KÜM1958	Arab és afrikai gazdasági államközi szervezetek operatív iratai	10
KÜM1959	Szakmai államközi szervezetek pl. Nemzetközi Légiforgalmi Társulás	NS	15
KÜM1960	Tudományos nemzetközi államközi szervezetek, kutatóintézetek pl. Európai Űrkutatási Szervezet	NS	15
KÜM1961	Kulturális és jogvédő államközi szervezetek pl. szerzői jogi szervezetek	NS	15
KÜM1962	EUREKA-program	NS	15
KÜM1963	Világparlament	NS	15
KÜM1964	Szakmai, tudományos, kulturális és jogvédő szervezetek operatív iratai	10
Magyarország és az Európai Unió. Az EU főbb szervei és egyéb intézményei
KÜM2001	Európai Bizottság (European Commission)	NS	15
KÜM2002	Európai Tanács (European Council)	NS	15
KÜM2003	Európai Unió Tanácsa (Council of the European Union)	NS	15
KÜM2004	EU elnökségek	NS	15
KÜM2005	Európai Parlament (European Parliament)	NS	15
KÜM2006	Az Európai Unió Bírósága (Court of Justice of the European Union)	NS	15
KÜM2007	Az EU Bíróság Törvényszéke (General Court)	NS	15
KÜM2008	Európai Unió Katonai Törzse (EUMS)	NS	15
KÜM2009	Főtitkárság (Secretariat General)	NS	15
KÜM2010	Külpolitikai főképviselő	NS	15
KÜM2011	EU Trojka	NS	15
KÜM2012	Európai Számvevőszék (European Court of Auditors)	NS	15
KÜM2013	EUROPOL	NS	15
KÜM2014	Régiók Bizottsága (Committee of Regions)	NS	15
KÜM2015	Európai Ombudsman	NS	15
KÜM2016	TAIEVII (Office of Technical EVIIchange)	NS	15
KÜM2017	Állandó képviselők tanácsa (COREPER)	NS	15
KÜM2018	Politikai és Biztonsági Bizottság (PSC)	NS	15
KÜM2019	Európai Unió Katonai Bizottsága (EUMC)	NS	15
KÜM2020	36-os Bizottság. Megjegyzés: volt K-4-es Bizottság	NS	15
KÜM2021	Gazdasági és Szociális Bizottság (ESC)	NS	15
KÜM2022	Általános Ügyek Tanács, Külkapcsolatok Tanácsa	NS	15
KÜM2023	POLARM	NS	15
KÜM2024	Közös Kül- és Biztonságpolitika	NS	15
KÜM2025	Többpárti egyeztető	NS	15
KÜM2026	Áruk szabad áramlása	NS	15
KÜM2027	Személyek szabad áramlása	NS	15
KÜM2028	Szolgáltatások szabad áramlása	NS	15
KÜM2029	Tőke szabad áramlása	NS	15
KÜM2030	Vállalati jog	NS	15
KÜM2031	Versenyjog, állami támogatások	NS	15
KÜM2032	Mezőgazdaság	NS	15
KÜM2033	Halászat	NS	15
KÜM2034	Közlekedéspolitika	NS	15
KÜM2035	Adózás	NS	15
KÜM2036	Gazdasági és Monetáris Unió	NS	15
KÜM2037	Statisztika	NS	15
KÜM2038	Szociálpolitika, foglalkoztatás	NS	15
KÜM2039	Energia	NS	15
KÜM2040	Iparpolitika	NS	15
KÜM2041	Kis- és középvállalatok	NS	15
KÜM2042	Tudomány és kutatás	NS	15
KÜM2043	Oktatás és képzés, kultúra	NS	15
KÜM2044	Távközlés és információs technológiák	NS	15
KÜM2045	Kultúra és audiovizuális politika	NS	15
KÜM2046	Regionális politika, strukturális eszközök koordinációja	NS	15
KÜM2047	Környezetvédelem	NS	15
KÜM2048	Fogyasztóvédelem	NS	15
KÜM2049	Bel- és igazságügyi együttműködés (JHA)	NS	15
KÜM2050	Vámunió, vámjog és vámeljárás, vámpolitikai ügyek	NS	15
KÜM2051	Külgazdasági kapcsolatok	NS	15
KÜM2052	Piacvédelem	NS	15
KÜM2053	Közös biztonság- és védelempolitika (ESDP) Európai Biztonság és Védelmi Politika (EBVP)	NS	15
KÜM2054	Pénzügyi ellenőrzés	NS	15
KÜM2055	Költségvetés	NS	15
KÜM2056	Egyéb felmerülő egyezetést kívánó kérdések	NS	15
KÜM2057	Bizottság Éves Jelentése (Regular Report, Monitoring Report)	NS	15
KÜM2058	Más országok EU-csatlakozásával kapcsolatos iratok. EU-bővítés	NS	15
KÜM2059	College of Europe	NS	15
KÜM2060	Oktatás, tanulmányi központok programjai (CEPS, ETK, EIPA)	NS	15
KÜM2061	Integrációs képzés (ENA)	NS	15
KÜM2062	Kutatási Projectek (COST)	NS	15
KÜM2063	Továbbképzések, tanulmányok, ösztöndíjak	NS	15
KÜM2064	Egyéb projectek	NS	15
KÜM2065	Euro-mediterrán együttműködés	NS	15
KÜM2066	A soros elnökségekkel kapcsolatos folyamatokban való részvétel (pl. Barcelonai Folyamat)	NS	15
KÜM2067	EU gazdaságkoordinációs ügyek	NS	15
KÜM2068	EU kereskedelem koordinációs ügyek	NS	15
KÜM2069	EU segélykoordinációs ügyek	NS	15
KÜM2070	EU harmonizációs ügyek	NS	15
KÜM2071	Kormány-előterjesztések EU koordinációs ügyben	NS	15
KÜM2072	Magyarországi PHARE-programok(még futó programok)	NS	15
KÜM2073	Nemzeti Fejlesztési Ügynökség	NS	15
KÜM2074	Mezőgazdasági fejlesztési segély (ISPA)	NS	15
KÜM2075	Szerkezetátalakítási segély (SAPARD). Támogatott feltételű hitelkonstrukciók	NS	15
KÜM2076	Kiadványokkal kapcsolatos ügyek	NS	15
KÜM2077	Kisebbségpolitikai támogatások	NS	15
KÜM2078	ESDP Gyorsreagálású Európai Haderő Európai Békefenntartó Erők	NS	15
KÜM2079	Egyéb projektek és támogatások	NS	15
KÜM2080	Operatív iratok	10
KÜM2081	Kommunikációs stratégia általános dokumentumai	NS	15
KÜM2082	Közvélemény-felkészítő stratégia iratai	NS	15
KÜM2083	Külső Kommunikációs Stratégia iratai	NS	15
KÜM2084	Kommunikációs Programcsomag	NS	15
KÜM2085	EU-rendezvények	NS	15
KÜM2086	Egyéb programok a közvélemény felkészítésére	NS	15
KÜM2087	Egyedi támogatási szerződések, számlák.	10
KÜM2088	Konferenciák, tárgyalások	NS	15
KÜM2089	Csúcstalálkozók, magas szintű tárgyalások	NS	15
KÜM2090	Szakbizottságok, munkacsoportok tevékenysége	NS	15
KÜM2091	Szemináriumok, rendezvények	NS	15
KÜM2092	Kormányközi Konferenciák (IGC)	NS	15
KÜM2093	Alkotmányozó Konvent	NS	15
KÜM2094	Költségvetési folyamat	NS	15
KÜM2095	Bankok és pénzügyi intézetek	NS	15
KÜM2096	Európai Újjáépítési és Fejlesztési Bank (ERDB)	NS	15
KÜM2097	Európai Beruházási Bank (EIB)	NS	15
KÜM2098	Európai Központi Bank (ECB)	NS	15
KÜM2099	Egyéb pénzintézetek	NS	15
KÜM2100	A Parlament Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottsága	NS	15
KÜM2101	Az EKTB munkacsoportjai	NS	15
KÜM2102	Javaslatok a Kormány külgazdasági stratégiájának külpolitikai megvalósítására.	NS	15
KÜM2103	Gazdasági tárgyú előterjesztések véleményezése. A Külügyminisztérium szervezeti egységei külgazdasági tevékenységgel összefüggő külpolitikai tevékenységének koordinálása	NS	15
KÜM2104	A Külügyminisztérium szervezeti egységei külgazdasági tevékenységgel összefüggő külpolitikai tevékenységének operatív iratai	10	–
KÜM2105	KÜM Európai Igazgató	NS	15
KÜM2106	Jogszabályok, rendeletek	NS	15
KÜM2107	A KÜM Európai igazgató alá tartozó egységek és a társtárcák kapcsolata	NS	15
KÜM2108	Az Európai Igazgatóság tájékoztató anyagai a Külügyminisztérium vezetői és szervezeti egységei részére	NS	15
KÜM2109	Levelek, kiadványok, iratok továbbítása, felterjesztése	5
KÜM2110	EU-témájú média anyagok	10
KÜM2111	Országvélemények	NS	15
KÜM2112	Magyarország – EU kétoldalú együttműködés iratai. Magyarország részvétele a szervekben. Magyar diplomaták, tisztviselők, szakértők tevékenysége. Tisztviselők jelölése, megválasztása.	NS	15
KÜM2113	Az Állandó Képviselet helyzete, tevékenysége.	NS	15
KÜM2114	Tagállamként való működés szervezeti-személyzeti feltételei	NS	15
KÜM2115	Az EU kapcsolata, együttműködése más nemzetközi szervezetekkel, az Európai Unión kívüli országokkal	NS	15
KÜM2116	Magyarország felkészülése az EU-elnökségre	NS	15
KÜM2117	Magyar EU elnökség	NS	15
KÜM2118	Szolgáltatási Notifikációs Központ	NS	15
KÜM2119	SOLVIT	NS	15
KÜM2120	Szerencsejátékokkal kapcsolatos szabályozás	NS	15
KÜM2121	Diplomák és szakképesítések kölcsönös elismerése	NS	15
KÜM2122	Társadalombiztosítási rendszerek koordinációja	NS	15
KÜM2123	Társasági jog	NS	15
KÜM2124	Közbeszerzés	NS	15
KÜM2125	Jobb jogalkotás	NS	15
KÜM2126	Szellemi alkotások, iparjogvédelem	NS	15
KÜM2127	Kutatás-fejlesztés és innovációs politika	NS	15
KÜM2128	Turizmus	NS	15
KÜM2129	Népegészségügy	NS	15
KÜM2130	Sport	NS	15
KÜM2131	Válságkezelési Tervezési Igazgatóság (CMPD)	NS	15
KÜM2132	Polgári Tervezési és Végrehajtási Szolgálat (CPCC)	NS	15
KÜM2133	EU Helyzetelemző Központ (SITCEN)	NS	15
KÜM2134	Politikai Katonai Munkacsoport (PMG)	NS	15
KÜM2135	Polgári Válságkezelési Bizottság (CIVCOM)	NS	15
KÜM2136	Európai Védelmi Ügynökség (EDA)	NS	15
KÜM2137	Európai Unió Műholdközpontja (EUSC)	NS	15
A KÜLÜGYMINISZTÉRIUM BELSŐ MECHANIZMUSÁVAL KAPCSOLATOS EGYÉB IRATOK
KÜM2201	Külügyminiszteri utasítások, rendeletek, körlevelek.	NS	HN
KÜM2202	Külképviselet-vezetői értekezletet és regionális, külképviselet-vezetői értekezletek	NS	15
KÜM2203	Külképviselet munkaértekezlete	NS	15
KÜM2204	A Külképviseletek munkaterve	5	–
KÜM2205	Külképviseletek ügyrendi beosztása, tagolódása. A külképviseletek közötti együttműködés	5	–
KÜM2206	A magyar diplomáciai apparátus információgyűjtő tevékenységét meghatározó utasítások, javaslatok.	NS	15
KÜM2207	Diplomáciai kapcsolatrendszerünk hatékonyságának értékelése.	NS	15
KÜM2208	A külképviseletek diplomata beosztottainak éves beszámolójelentései	NS	15
KÜM2209	Betanulási tervek, felkészülés	5	–
KÜM2210	Munkaátadás rendje a külképviseleten.	4	–
KÜM2211	Külképviselet általános helyzete. Evakuálás	NS	15
KÜM2212	A külképviselet tevékenységével kapcsolatos egyéb operatív ügyek	10	–
KÜM2213	Egyes személyekkel, delegációkkal kapcsolatos dokumentumok a külképviseleteken	NS	HN
KÜM2214	A külképviseletek ellenőrzése, vizsgálati programok	NS	HN
KÜM2215	A Külügyminisztériumnak a kormányváltáskor készített összefoglaló jelentései	NS	15
KÜM2216	Külpolitikai stratégiák, koncepció	NS	15
KÜM2217	A Személyügyi Főosztály körlevelei, utasításai	NS	15
KÜM2218	A minisztérium humánpolitikai mozgatási terve, javaslatok, elképzelések A Pályázati Bizottság iratai, pályaművek elbírálása	NS	HN
KÜM2219	A külképviseletek személyügyi kérdései, problémái.	50	–
KÜM2220	Előterjesztések nagyköveti, főkonzuli kinevezésre.	NS	HN
KÜM2221	A külképviseletek magyar állampolgárságú szerződéses alkalmazottainak és hozzátartozóiknak anyagai	50	–
KÜM2222	A külképviseletek nem magyar állampolgárságú szerződéses alkalmazottainak anyagai	50	–
KÜM2223	Külképviseletek munkatársainak egyéb személyi ügyei	50	–
KÜM2224	Külszolgálatosok orvosi ellenőrzése, egészségügyi ellátása.	NS	HN
KÜM2225	Tartós külszolgálatra utazó szülők gyermekeinek iskoláztatásával kapcsolatos ügyek Magyarországon és a fogadó országban	5	–
KÜM2226	A minisztérium képviselete munkaügyi, munkajogi és társadalombiztosítási jogi tárcaközi megbeszéléseken,	NS	15
KÜM2227	A minisztérium szabadságolási terve	3	–
KÜM2228	A kihelyezettek hozzátartozóinak munkaügyi kérdései, nyugdíj és társadalombiztosítási ügyek	NS	HN
KÜM2229	A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok.	NS	HN
KÜM2230	Külképviseletek biztonsági helyzete. Rendelkezések a külképviseletek biztonsági zónájáról. Éves beszámoló jelentés	NS	HN
KÜM2231	Biztonsági zónával nem rendelkező külképviseletek speciális biztonsági ügyei	NS	HN
KÜM2232	Külképviseleti biztonsági és biztonságtechnikai felelősök felkészítése. Éves beszámoló jelentéseik	15	–
KÜM2233	Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel és a minisztérium tulajdonában lévő épületek biztonságával kapcsolatos ügyek. Széf- és páncélszekrénykulcs- nyilvántartás	NS	HN
KÜM2234	A külképviseletek ellen irányuló titkosszolgálati tevékenységgel szembeni védelem.	NS	HN
KÜM2235	A minisztérium épületeinek őrzés-védelme. Személyi védelem. Kapcsolat a biztonságért felelős illetékes országos szervezetekkel.	NS	HN
KÜM2236	A minisztérium ügyeleti rendszere. Az ügyelettel kapcsolatos ügyek	5	–
KÜM2237	A Válságkezelő Központ iratai	NS	15
KÜM2238	Válságkezelő Központtal kapcsolatos egyéb operatív iratok	15	–
KÜM2239	A külügyminisztériumba belépésre jogosító állandó, ideiglenes és egyéb célú belépők	10	–
KÜM2240	A minisztérium polgári védelmi terve.	NS	15
KÜM2241	A minisztérium tűzvédelmi terve. Tűzvédelem. Rendkívüli eseményekről készített jelentések	lejárat után 5	–
KÜM2242	A külképviseletek költségvetése, pénzgazdálkodása, pénzügyi tevékenységének ellenőrzése	NS	HN
KÜM2243	A központ és a külképviseletek reprezentációs keretének elvi meghatározása	NS	HN
KÜM2244	A külképviseletek magyar állam tulajdonában lévő ingatlanainak ügyei: adásvételi szerződés, adóügyi iratok, tulajdonjogot igazoló iratok. Ingatlanok átépítéséhez kapcsolódó szerződések	NS	HN
KÜM2244/1	A követségek felállításával kapcsolatos költségek, költségfelmérések, kivéve a vegyes operatív levelezést	felállítás után 10 év	–
KÜM2245	A külképviseleteken dolgozók illetményügyei	NS	HN
KÜM2246	A külképviseletek árdokumentációi	NS	15
KÜM2247	Gépkocsi igénybevételének elvi meghatározása. A gépkocsivezetők ügyei. Jelentések a központ és a külképviseletek gépkocsi ellátásáról	NS	HN
KÜM2248	Napidíj táblázat. Napidíjak megállapítása. A napidíjakkal kapcsolatos észrevételek	NS	HN
KÜM2249	A Külügyminisztérium szervezeti egységeinek elhelyezése	NS	HN
KÜM2250	Letéti ügyek a külképviseleteken	NS	HN
KÜM2251	Magyarország tagdíja a nemzetközi szervezetekben	NS	15
KÜM2252	KÜM Segélyezési Alap	NS	HN
KÜM2253	Külképviseleteknél épületek, irodák, lakóépületek, lakások bérleti szerződése, valamint az átépítéshez kapcsolódó szerződések	felmondás után 10 év	–
KÜM2254	A központ és a külképviseletek ingó vagyonának nyilvántartása	15	–
KÜM2255	Gépjármű igénylés bel- és külföldi utazáshoz	3	–
KÜM2256	Napidíjak elszámolása. Reklamációk	10	–
KÜM2257	Házipénztári főkönyv, naplók, kartonok	10	–
KÜM2258	Lakbér, fűtési és világítási térítmény	10	–
KÜM2259	Pénzátutalás külföldi banktól	10	–
KÜM2260	Pénztárnapló és mellékletei	10	–
KÜM2261	Béralap nyilvántartás. Havi összesítő kimutatások	10	–
KÜM2262	A külképviseleteken állóeszközök, berendezési tárgyak, felszerelések igénylése (számlák nélkül)	10	–
KÜM2263	A Külügyminisztérium ingó vagyonának leltárai	10	–
KÜM2264	Fogyóeszközök leltárlapjai	10	–
KÜM2265	A Központ és a külképviseletek gépkocsijainak karambolügyei. Kárfelvételi és baleseti jegyzőkönyvek	10	–
KÜM2266	A külképviseletek által felterjesztett valuták ügyei	5	–
KÜM2267	Ellátmány átutalások, kiküldése a követségeknek. Visszaigazolások. Ellátmány igénylése	5	–
KÜM2268	Külképviseletek bevételeinek negyedéves elszámolása	5	–
KÜM2269	Bankszámla- és csekkügyek	5	–
KÜM2270	Pénztári elszámolás felülbírálata	5	–
KÜM2271	Szállítási ügyek. Ingóságok hazaszállítási költsége Vámkezelés	5	–
KÜM2272	Futárszállítási költségek behajtása	5	–
KÜM2273	Reprezentációs anyagok igénylése és költségei	5
KÜM2274	Számlakivonatok és mellékleteik	5	–
KÜM2275	A külképviseletek pénztári bizonylatainak felterjesztése	5	–
KÜM2276	Rovatfelhasználási jelentések	5	–
KÜM2277	Kölcsönök, előlegek és segélyek kifizetése a külképviseleteken	5	–
KÜM2278	Illetményfizetési jegyzékek, összesítők	5	–
KÜM2279	Illetményszámfejtő lapok és mellékleteik	5	–
KÜM2280	Jogszabály által előírt létszámmozgások dokumentációja. Létszámváltozásról szóló időszakos jelentés	5	–
KÜM2281	Gépkocsiügyek: Külképviseletek gépkocsija. Gépkocsivezetők túlóraátalánya	5	–
KÜM2282	A Külügyminisztérium részére a külképviseleteken keresztül történt anyagbeszerzések kiegyenlítése	5	–
KÜM2283	Külképviseleti gazdasági felelősök munkaköri leírása, munkakörök átadás-átvételi jegyzőkönyve	5	–
KÜM2284	Külképviseleti szolgálati lakások átadás-átvételi jegyzőkönyve	5	–
KÜM2285	Vegyes operatív jellegű pénzügyi és gazdasági levelezés	5	–
KÜM2286	Úti elszámolások iratai	5	–
KÜM2287	Fogyóeszközök, irodaszerek, nyomtatványok, takarítóeszközök, reprezentációs cikkek igénylése, kiküldése a külképviseletekre	2	–
KÜM2288	Turistakölcsönök	8	–
KÜM2289	Szakértői díjak, megbízási díjak, megbízási szerződések	NS	HN
KÜM2290	Iratkezelési Szabályzat, az iratkezelés helyzete, irattározás, ügyvitelgépesítés. Iratkezelés gépesítése, elektronikus iktatás és ügyiratkezelés (Scriptament, KIR-dokumentáció, stb.)	NS	HN
KÜM2291	A KÜM iratkezelésének, minősített adatai kezelésének ellenőrzéséről felvett jegyzőkönyvek. A külképviseletek iratkezelésének ellenőrzése, titokvédelmi ellenőrzés, minősítési és betekintési jog	30	–
KÜM2292	Külképviseleti titkosügyirat-kezelők betanítása. Éves beszámoltatásuk. TÜK-kezelők önellenőrzése, éves jelentése	30	–
KÜM2293	A minisztérium kézbesítési rendszere és rendje	5	–
KÜM2294	A külképviseleteken végzett iratselejtezés jegyzőkönyve	5	–
KÜM2295	Iktatókönyv, tárgy- és névmutató a külképviseleteken. Előadói munkakönyv. Kézbesítőívek. Átmenő iratok nyilvántartó könyve a szervezeti egységeken. Érkeztető könyv (zsírókönyv)	5	–
KÜM2296	Munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvek. Központi és osztályirattár átadása, TÜK-iratár átadása a külképviseleten, Munkakör átadásakor felvett jegyzőkönyv	5	–
KÜM2297	Az irattár ügyei, osztályirattárak A minisztérium iratainak rendezése. A központi irattár és az osztályirattárak helyzete, irattári nyilvántartások	NS	HN
KÜM2298	Levéltárral kapcsolatos ügyek. Átadás-átvételi jegyzőkönyvek	NS	HN
KÜM2299	A személyes adatok védelmére és a közérdekű adatok nyilvánosságára vonatkozó adatszolgáltatás, titokszakértői vélemények, titoksértési ügyek	15	–
KÜM2300	Külügyi iratok más intézményekben végzett selejtezési jegyzőkönyvének a KÜM-nek megküldött példánya	5	–
KÜM2301	Háttér- és gyors aktuális tájékoztatók Napi jelentések (1 példány), heti eseménynaptár a magyar vonatkozású nemzetközi eseményekről(1 pld.) Napi és heti tájékoztatók	NS	15
KÜM2302	Napi jelentések, a külképviseletekről beérkezett sajtó- és tájékoztató anyagról készített összefoglaló a szervezeti egységeknél	3 hónap	–
KÜM2303	A külképviseletekről beérkezett sajtó- és tájékoztató anyagról készített összefoglaló (1 pld)	NS	15
KÜM2304	A Külügyminisztérium információs munkája pl. fordításrendelés, médiafigyelés	NS	15
KÜM2305	A szakkönyvtárral és sajtóarchívummal összefüggő ügyek Belföldi és külföldi sajtótermékek rendelése	5	–
KÜM2306	A minisztérium távközlési infrastruktúrája (kiépítése, fejlesztése és fenntartása)	NS	HN
KÜM2307	Rejtjeltáviratok rejtjelezés, a központi rejtjelező szerv utasításai, rejtjelfelügyelet körözvényei, szabályozás	NS	HN
KÜM2308	Külképviseletek rejtjeltevékenysége rejtjelezők felkészítése és működési engedélyük.	5	–
KÜM2309	A külképviseletek ellátása rejtjelező eszközökkel (nyilvántartás).	5	–
KÜM2310	A Központ és külképviseletek számítógépes infrastruktúrája fejlesztésével kapcsolatos iratok	NS	HN
KÜM2311	Távközléssel kapcsolatos egyéb iratok	15	–
KÜM2312	Internet alapú távközlés	15	–
KÜM2313	Külképviseletek sajtótáviratai, sajtóközleményei	NS	15
KÜM2314	A Külügyminisztérium honlapja	NS	15
KÜM2315	Miniszternek, minisztérium felsőbb vezetőinek küldött levelek intézése	NS	15
KÜM2316	Külképviseletek más tételekbe be nem sorolható iratai	10	–
Miniszter irányítása alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok
KÜM9101	A Miniszter által irányított Külügyi Intézettel kapcsolatos iratok	NS	15
A Miniszter által irányított Információs Hivatallal kapcsolatos iratok
KÜM9102	A miniszter IH-ra vonatkozó normatív utasításai	NS	15
KÜM9103	A miniszter által benyújtott, IH-ra vonatkozó kormány-előterjesztések koordinációs iratai	NS	15
KÜM9104	A miniszter IH-ra vonatkozó rendeleteivel kapcsolatos koordinációs iratok	NS	15
KÜM9105	IH utasítások, intézkedések, jelentések, körlevelek, szervezeti felépítésre vonatkozó felterjesztések	5	–
KÜM9106	Véleményezésre megkapott tervezetekkel kapcsolatos koordinációs levelezés, a tervezetre tett észrevételek	3	–
KÜM9107	Az Országgyűlés Nemzetbiztonsági Bizottságával folytatott levelezés iratai	5	–
KÜM9108	Az államigazgatási, rendvédelmi szervekkel folytatott levelezés iratai	5	–
KÜM9109	Az IH gazdálkodásával kapcsolatban keletkezett iratok	5	–
KÜM9110	Az IH-ra vonatkozó felügyeleti belső ellenőrzéssel kapcsolatos dokumentumok	NS	15
KÜM9111	Az IH személyi állományára vonatkozó személyügyi határozatok, parancsok, okmányok	10	–
KÜM9112	A fegyveres szervek hivatásos állományú tagjainak szolgálati viszonyáról szóló 1996. évi XLIII. törvény alapján benyújtott kérelmek, panaszok	10	–
KÜM9113	Az IH-val kapcsolatos állampolgári bejelentések, panaszok	5	–
KÜM9114	Az IH főigazgatója által kezdeményezett nemzetbiztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos iratok	5	–
KÜM9115	A nemzetbiztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos panaszok	5	–
KÜM9116	Az IH személyi állományának fegyelmi és kártérítési ügyeiben keletkezett dokumentumok	5	–
KÜM9117	Rövid ügyvitelű iratok	1	–
KÜM9201	Miniszter szakmai felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok
KÜM9301	Miniszter törvényességi felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok
KÜM9401	Miniszter által működtetett szervezetekkel (testületekkel) kapcsolatos iratok

Relációs lista

Az utasítást a 16/2016. (VII. 21.) KKM utasítás 3. § (3) bekezdése hatályon kívül helyezte 2016. július 22. napjával, e hatályon kívül helyező utasítás 3. § (2) bekezdése alapján rendelkezéseit 2016. január 1. napjától kell alkalmazni.

^1.

A felesleges részeket kérjük kihúzni

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek