7/2011. (III. 25.) KüM utasítás
7/2011. (III. 25.) KüM utasítás
a Belső Ellenőrzés Kézikönyvéről1
2011.03.26.
Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (Áht.) 121/B. § (4) bekezdésében foglaltak alapján, a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (Ktv.), a kormánytisztviselők jogállásáról szóló 2010. évi LVIII. törvény (Ktjv.), a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet (Ber.), a köztisztviselők tartós külszolgálatáról szóló 104/2003. (VII. 18.) Korm. rendelet, a köztisztviselők tartós külszolgálatának egyes kérdéseiről szóló 18/2003. KüM utasítás, valamint a Külügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 14/2010. (X. 29.) KüM utasítás rendelkezéseinek figyelembevételével a Külügyminisztérium és a külképviseletek belső ellenőrzésének rendjét az alábbiak szerint szabályozom:
1. A Külügyminisztérium belső ellenőrzésének rendjét és különös szabályait a jelen utasítás mellékletét képező Belső Ellenőrzési Kézikönyv tartalmazza.
2. Jelen utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, egyidejűleg a Belső Ellenőrzés Kézikönyvéről szóló 1/2008. KüM utasítás hatályát veszti.
Melléklet a 7/2011. (III. 25.) KüM utasításhoz
A Külügyminisztérium Belső Ellenőrzési Kézikönyve
TARTALOMJEGYZÉK
1. rész ELLENŐRZÉSI ALAPSZABÁLY
I. A belső ellenőrzési egység által végzett tevékenység célja és hatásköre
II. A belső ellenőrzés feladatai
III. A belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító szabályok
IV. Külső szakértők bevonására vonatkozó előírások
V. A belső ellenőrzés tervezésének előkészítése, kockázatelemzés
VI. A belső ellenőrzés tervezése
VII. A belső ellenőrzés típusai
VIII. A belső ellenőrzés előkészítése
IX. A belső ellenőrzés végrehajtása
X. Ellenőrzési jelentések tartalmi és formai követelményei
XI. Az ellenőrzés résztvevőinek jogai és kötelezettségei
XII. Az ellenőrzési megállapítások hasznosításának, az ellenőrzést követő intézkedések elrendelésének szabályai
XIII. Az ellenőrzést követő intézkedések, nyomonkövetés, utóvizsgálat
XIV. Az ellenőrzések nyilvántartása
XV. Éves ellenőrzési jelentés
XVI. Képzés, továbbképzés
XVII. Az egyes ellenőrzési típusok főbb lépései, szakaszai
XVIII. Glosszárium
2. rész ORGANIGRAM
3. rész BELSŐ ELLENŐRÖK SZAKMAI ETIKAI KÓDEXE
MELLÉKLETEK:
A) Jogszabályok és utasítások az ellenőrzésről
B) Iratminták
1. Stratégiai terv.
2. Éves ellenőrzési terv.
3. Az ellenőrizendő szervezeti egységek (külképviseletek) vezetőinek értesítése az ellenőrzés tervezett időpontjáról, az igényelt közreműködésről.
a) Biztonsági hozzájárulás kérése.
b) Az ellenőrzésben érintett szervezeti egységek közreműködésének (beszámolók és dokumentumok) kérése.
4. Megbízólevél.
5. Ellenőrzési program.
6. Teljességi nyilatkozat.
7. Ellenőrzési jelentés a Központ szervezeti egységénél, illetve külképviseleten, továbbá a felügyelt intézményeknél végzett ellenőrzés esetén.
8. A Külügyminisztérium sajátosságait követő iratminták külképviseleti ellenőrzés során
a) Konzuli ellenőrzési részjelentés.
b) Gazdálkodási ellenőrzési részjelentés.
c) Iratkezelési ellenőrzési részjelentés.
1. rész
ELLENŐRZÉSI ALAPSZABÁLY
I. fejezet
A belső ellenőrzési egység által végzett tevékenység célja és hatásköre
1. A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze és eredményességét növelje. A belső ellenőrzés az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet irányítási, belső kontroll és ellenőrzési eljárásainak hatékonyságát. A jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, valamint az eredményességet, gazdaságosságot és hatékonyságot vizsgálva a belső ellenőrzés megállapításokat és ajánlásokat fogalmaz meg a költségvetési szerv vezetője [Áht. 121/B. § (1)–(2) bekezdés], továbbá a minisztérium szervezeti egységei és külképviseletei vezetői számára. A belső ellenőrzés a Külügyminisztérium kontrollrendszerének szerves részét képezi.
2. A Külügyminisztérium belső ellenőrzésének célja továbbá, hogy a minisztérium szervezeti egységei, valamint a külképviseletek tekintetében a diplomáciai és konzuli alaptevékenységet, annak feltételrendszerét, továbbá az alaptevékenységet segítő szaktevékenységet, a kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási eljárásokat a jog- és szakszerűség, a gazdaságosság, valamint a hatékonyság szempontjából – a függetlenség, tárgyilagosság, pártatlanság elveinek betartásával – ellenőrizze, és ezzel a minisztérium működésének eredményességét, annak továbbfejlesztését előmozdítsa.
A belső ellenőrzés kiterjed a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (FEUVE) kiépítésének és működésének, az erőforrásokkal való gazdálkodás szabályszerűségi és hatékonysági vizsgálatára is.
Az Áht. 121/B. § (4) bekezdése alapján a Külügyminisztériumban a belső ellenőrzés kialakításáról és megfelelő működtetéséről a költségvetési szerv vezetője gondoskodik. A KüM szervezeti-működési rendjében e feladatot az Ellenőrzési Főosztály látja el.
3. A belső ellenőrzés, ezen belül a belső ellenőrzési egység vezetője (a belső ellenőrzési vezető), ellenőrei és a szakértők funkcionális (feladatköri és szervezeti) függetlenséget élveznek [Áht. 121/B. § (5) bekezdés].
A költségvetési szerv vezetője köteles biztosítani a belső ellenőrök funkcionális (feladatköri és szervezeti) függetlenségét, különösen az alábbiak tekintetében:
a) az éves ellenőrzési terv kidolgozása, kockázatelemzési módszerek alapján és soron kívüli ellenőrzések figyelembevételével,
b) az ellenőrzési program elkészítése és végrehajtása,
c) az ellenőrzési módszerek kiválasztása,
d) következtetések és ajánlások kidolgozása, ellenőrzési jelentés elkészítése,
e) a belső ellenőr bizonyosságot adó ellenőrzési és a nemzetközi, valamint az államháztartásért felelős miniszter által közzétett belső ellenőrzési standardokkal összhangban lévő tanácsadási tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be,
A belső ellenőrök, illetve a belső ellenőrzési egység tekintetében a funkcionális függetlenség magában foglalja továbbá, hogy:
4. A belső ellenőrzés hatásköre alanyi értelemben kiterjed minden – a jogszabályok és az SZMSZ szerint a miniszter felügyelete alá tartozó – belföldi és külföldi szervezeti egységre (külképviseletre), intézményre, illetve minden kormánytisztviselőre és más munkavállalóra, tárgyi értelemben pedig a KüM szakmai alaptevékenysége, annak feltételrendszere, valamint az azt elősegítő szaktevékenységek vizsgálatára.
5. A miniszter által irányított Információs Hivatal belső ellenőrzésének feladatait, összhangban a polgári nemzetbiztonsági szolgálatok költségvetése tervezésének, pénzellátásának, előirányzat-felhasználásának, kincstári gazdálkodásának és nyilvántartásának egyes szabályairól szóló 32/2004. (III.2.) Korm. rendelettel, az Információs Főosztály látja el. Ahol jogszabály, illetve ezen utasítás belső ellenőrzési egység vezetőjét említ, ott az Információs Hivatal vonatkozásában az Információs Főosztály vezetőjét kell érteni és a belső ellenőrzési egység vezetőjének a feladatait az Információs Főosztály vezetője látja el. A miniszter számára a Ber.-ben és jelen utasításban meghatározott jogokat és kötelezettségeket az Információs Hivatal felügyeleti belső ellenőrzése tekintetében a parlamenti államtitkár gyakorolja.
A felügyelt intézmények belső ellenőrzési egységének vezetőjét, az intézmény vezetőjének javaslatára a közigazgatási államtitkár nevezi ki és menti fel. [Ber. 7. § (3) bek.]
6. A belső ellenőrzés a szakmai alaptevékenység vizsgálata során az intézményi célok elérése érdekében kifejtett szakmai szempontú tevékenység célszerűségét és eredményességét mérlegeli.
7. A belső ellenőrzés vizsgálja a rendelkezésre álló erőforrásoknak a célszerűség, az eredményesség és a hatékonyság követelményei szerinti felhasználását.
8. A belső ellenőrzés sajátossága a rendszerszemlélet, azaz hogy – a folyamatba épített vezetői ellenőrzéstől eltérően – a szervezeti egységek (külképviseletek) egyedi ellenőrzése során is a tevékenységet a minisztériumi célokkal és tevékenységekkel összefüggésben, az ellenőrzés alá vont szervezeti egységtől teljesen független ellenőrök közreműködésével vizsgálja.
9. Az ellenőrzési folyamat elemei: kockázatelemzés, tervezés előkészítése, tervezés, az ellenőrzésre való felkészülés (háttér-információk gyűjtése, az ellenőrzés célkitűzéseinek, módszereinek meghatározása),ellenőrzési program készítése, az ellenőrzési feladat végrehajtása, jelentéskészítés, nyomon követés, utóvizsgálat.
II. fejezet
A belső ellenőrzés feladatai
A belső ellenőrzés:
1. a központi szervezeti egységek, valamint a külképviseletek tevékenységének ellenőrzése keretében vizsgálja:
a) a szervezeti egység (külképviselet) működésének jogi kereteit, az ügyrend, szabályzatok végrehajtását;
b) a feladatok ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételeket, a szervezeti egység (külképviselet) helyét, szerepét a KüM feladatainak ellátásában;
c) a vezetők és beosztottak szakmai munkáját, együttműködését.
2. a tevékenység működési feltételeit biztosító, illetve azt segítő szaktevékenységeket ellátó szervezeti egységek, valamint a külképviseletek ilyen részlegei (beosztottai) ellenőrzése során vizsgálja:
a) a feladatok ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételeket;
b) a létszám- és bérgazdálkodást; a munkajogi előírások betartását;
c) a szervezeti egység tevékenységének szabály- és célszerűségét; az irányítás színvonalát;
d) a pénzügyi-költségvetési feltételeket, a gazdálkodás színvonalát, az előirányzatok felhasználását, annak célszerűségét;
e) a pénzügyi irányítás rendjét, a kötelezettségvállalások szabályozottságát; a költségvetési fegyelmet, a költségvetési beszámolók valódiságát és szabályszerűségét;
f) a beszerzéseknek a közbeszerzési törvény előírásainak való megfelelését;
g) az iratkezelési előírások betartását;
h) a biztonsági előírások betartását;
i) a számítógépes ellátottságot, az informatikai rendszerek használatának szabályosságát.
3. a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban ajánlásokat, javaslatokat tesz, elemzéseket és értékeléseket készít az eredményesség növelése, a belső kontrollrendszerek (ideértve folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés) fejlesztése, a kockázati tényezők megszüntetése céljából. [Ber. 8. § d)–e) pontjai];
4. nyomon követi az ellenőrzési jelentések alapján mind a szervezet működésének fejlesztésére, eredményességének fokozására irányuló, mind az ellenőrzési eljárások tekintetében szükségessé vált intézkedések, intézkedési tervek végrehajtását.
5. A belső ellenőrzési egység vezetőjének feladatai:
a) az ellenőrzési tervek összeállítása, végrehajtása, az ellenőrzési tevékenység megszervezése és irányítása, összehangolása;
b) az ellenőrzési jelentés tervezetének egyeztetés céljából történő megküldése az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének;
c) a lezárt ellenőrzési jelentések benyújtása a közigazgatási államtitkárnak, valamint megküldése az ellenőrzött szervezeti egység részére;
d) a jelentések nyomán készült intézkedési tervek véleményezése, végrehajtásuk nyomon követése;
e) a vizsgálatvezető jelentése alapján tájékoztatást adni a közigazgatási államtitkárnak, ha valamely ellenőrzés végrehajtása nem volt lehetséges;
f) az ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító eljárások és módszertani útmutatók, köztük a nemzetközi belső ellenőrzési standardok alkalmazása;
g) az éves ellenőrzési jelentés összeállítása, jelezve abban a tervtől eltérő, soron kívüli (váratlan) ellenőrzéseket, értékelve az ellenőrzés tárgyi, személyi feltételeit, javaslatokkal kiegészítve;
h) az ellenőrzések nyilvántartásának megszervezése;
i) az ellenőrök szakmai továbbképzésének biztosítása;
j) a belső ellenőrzési kézikönyv elkészítése;
k) javaslattétel külső szakértők bevonására a közigazgatási államtitkárnak, alkalmazva reájuk is a belső ellenőrökre előírt általános és szakmai követelményeket (Ber. 11. §);
l) amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, arról köteles a közigazgatási államtitkárt tájékoztatni.
m) amennyiben megbízatásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok jut tudomására, a közigazgatási államtitkárnak köteles arról haladéktalanul jelentést tenni.
A belső ellenőrzési vezető felelőssége kiterjed az ellenőrzési tevékenység teljességére, így a vizsgálati, értékelési, egyeztetési és utóvizsgálati folyamatok felügyeletére, úgyszintén az ellenőrzés személyi, szakmai feltételeinek, a szakmai képzettség szintjének biztosítására.
III. fejezet
A belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító szabályok
a) A belső ellenőrzési vezető felelőssége gondoskodni arról, hogy a belső ellenőrzési tevékenység során alkalmazásra kerüljenek a belső ellenőrzési tevékenység minőségi végrehajtását biztosító eljárások, amelyek biztosítják és folyamatosan emelik a minőséget a teljes belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozóan, továbbá azok hatékonyságát folyamatosan figyelemmel kísérik. A minőségbiztosítási eljárásokat úgy kell megtervezni, hogy azok segítsék a belső ellenőrzést abban, hogy tevékenységével a szervezet működésének eredményességét, gazdaságosságát és hatékonyságát javítsa, valamint bizonyossággal szolgáljon arra, hogy a belső ellenőrzési tevékenység megfelel a vonatkozó magyar és európai uniós jogszabályoknak és követelményeknek, illetve a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezete Szakmai Gyakorlati Standardjainak, valamint a belső ellenőrök szakmai etikai kódexének.
A belső minőségbiztosítási és fejlesztési eljárásrend tartalmazza a következőket:
a) az ellenőrzések végrehajtására vonatkozó megfelelő felülvizsgálatot;
b) rendszeres belső értékeléseket és a minőség folyamatos nyomon követését;
c) rendszeres külső értékeléseket.
b) Belső értékelés és a minőség folyamatos nyomon követése
A belső értékelések a belső ellenőrzés teljesítményének folyamatos felülvizsgálatát jelentik. A folyamatos felülvizsgálatok az alábbiak szerint végezhetők:
– ellenőrzési listák és más, olyan eszközök alkalmazása, amelyek biztosítják, hogy az ellenőrzési tevékenység során a jogszabályokban és a kézikönyvben előírt eljárásoknak megfelelően járnak el az ellenőrök;
– az ellenőrzött egységektől érkező, a belső ellenőrzés tevékenységére vonatkozó visszajelzések és vélemények összegyűjtésének elsődleges eszköze az ellenőrzést követő felmérés;
– a teljesítménymérési mutatók elemzése.
A belső értékelés keretében a belső ellenőrzési vezető folyamatosan figyelemmel kíséri az ellenőrzési feladatok ellátásának minőségét, az értékelés eredményeit a belső ellenőrzés éves tevékenységéről szóló jelentésében foglalja össze. A belső ellenőrzési vezető a minőségbiztosítási értékelés eredményeiről tájékoztatja a közigazgatási államtitkárt.
c) Külső értékelés
A belső ellenőrzés működésének külső értékelését – mint minőségbiztosítási felülvizsgálatot – ötévente legalább egyszer ajánlott elvégeztetni egy szakképzett, független, szervezeten kívüli ellenőrző szervvel. Ennek keretében a külső ellenőrnek értékelnie kell, hogy a belső ellenőrzési tevékenység megfelel-e a vonatkozó hazai és európai uniós jogszabályoknak és követelményeknek, illetve a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezete szakmai gyakorlati standardjainak, a belső ellenőrök szakmai etikai kódexének, valamint – ha szükséges – javaslatokat kell megfogalmaznia a belső ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozóan.
A külső felülvizsgálatot végző személynek vagy szervezetnek a szervezettől és a belső ellenőrzéstől függetlennek kell lennie. A felülvizsgálatot olyan személyeknek kell végeznie, akik a belső ellenőrzés szakmai gyakorlatában és a külső értékelési eljárásokban egyaránt jártasak. A felülvizsgálat befejeztével az eredményekről a felülvizsgálatot végzőnek hivatalos tájékoztatást kell adnia a belső ellenőrzési szervezet vezetőjének.
A tájékoztatásnak a következőket kell tartalmaznia:
– értékelés a belső ellenőrzési tevékenység vonatkozó hazai és európai uniós jogszabályoknak és követelményeknek, illetve a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezetének szakmai gyakorlati standardjainak, valamint a belső ellenőrök szakmai etikai kódexének való megfeleléséről;
– az ún. legjobb gyakorlatok megismerése és értékelése (egyrészt a felmérés során észlelt legjobb gyakorlatok, másrészt a más szervezeteknél használt, de a vizsgált belső ellenőrzés által is alkalmazható legjobb gyakorlatok kommunikálása);
– a belső ellenőrzési tevékenység fejlesztése érdekében tett javaslatok, ahol lehetséges;
– a belső ellenőrzési vezető észrevételei és válaszai, amelyek tartalmazzák a feltárt
hiányosságokra vonatkozó intézkedési tervet és végrehajtási határidőket.
IV. fejezet
Külső szakértők bevonására vonatkozó előírások
A minisztérium és a külső szakértő (szolgáltató) kapcsolatát megállapodásban szükséges szabályozni, amely kétfajta lehet:
1. konkrét feladatok előre történt meghatározása nélkül, a külső szakértő vagy szolgáltató arra vállal kötelezettséget, hogy egy meghatározott ideig folyamatosan a minisztérium költségvetési szerv rendelkezésére áll, és annak igényei szerint teljesíti a felmerülő belső ellenőrzési feladatokat (a feladatok típusát és jellegét azonban előre meg lehet határozni)
2. meghatározott faladatokat teljesít a külső szakértő vagy szolgáltató adott határidőn belül.
A fenti opciók közül a 2. opció preferálandó.
A külső szakértő vagy szolgáltató a vonatkozó hazai és külföldi jogszabályok, valamint belső ellenőrzési standardok szerint látja el ellenőrzési feladatait, maradéktalanul alkalmaznia kell a minisztérium belső ellenőrzési kézikönyvét, valamint a nemzetközi legjobb gyakorlat követelményeit, és ezt a megbízási, illetve szolgáltatói szerződésben is rögzíteni kell. A megállapodásban részletesen határozzák meg az ellenőrzés célját, tárgyát, lépéseit oly módon, ahogy azt az ellenőrzési programban teszik. Az ellenőrzési program a külső szolgáltatóval kötendő szerződés mellékletét alkothatja. Ki kell kötni, hogy a külső szakértő vagy szolgáltató megfelelő, a konkrét vizsgálat szempontjából releváns gyakorlattal, illetve tapasztalt szakértővel rendelkezzen.
A külső szakértőket is megbízólevéllel kell ellátni, amelyet a közigazgatási államtitkár ír alá.
V. fejezet
A belső ellenőrzés tervezésének előkészítése, kockázatelemzés
A Ber. 12. § b) pontja a belső ellenőrzési vezető feladatává teszi a kockázatelemzéssel alátámasztott stratégiai és éves ellenőrzési tervek összeállítását, a jóváhagyott tervek végrehajtását, illetve annak nyomon követését.
A tervezés előkészítése magában foglalja a kockázatelemzést megelőző előkészítő lépéseket, valamint magát a kockázatelemzést (C. melléklet).
A tervezésnek rugalmasnak és aktualizáltnak kell lennie, igazodjon a szervezetre időközben ható változásokhoz.
A tervezés előkészítési folyamatát a belső ellenőrzési vezető irányítja. A Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezetének 2010. számú gyakorlati standardja szerint a tervezési folyamat lépései:
1. A tervezés előkészítésének lépései
a) általános felmérés
Az általános felmérés során a belső ellenőrzés a minisztérium irányítási és kontrollkörnyezetéről folyamatosan, a változásokra is figyelemmel naprakész információkat gyűjt, hogy megismerje azon területeknek a legfőbb jellegzetességeit, amiket majd a tervezéskor az ellenőrzési feladatok közé kell besorolnia, illetve a konkrét belső ellenőrzésnél vizsgálnia kell. A változások a minisztérium folyamataiban rejlő kockázatok azonosítása szempontjából kiemelten fontosak, ezért a belső ellenőrzésnek arra kell törekednie, hogy az összegyűjtött információk minél teljesebb körűek legyenek.
A környezet változásának elsődleges forrásai:
– magyar és európai uniós jogszabályi változások;
– a külképviseletek esetében a fogadó ország gazdasági–politikai környezetének változásai;
– a minisztérium stratégiájának, célkitűzéseinek változása;
– belső szervezeti változások;
– belső eljárások, ellenőrzési nyomvonalak, kézikönyvek változása.
b) a folyamatok és folyamatgazdák azonosítása
A belső ellenőrzési tevékenység egyik kiemelt tárgya a minisztérium működési folyamatai, melyek a minisztérium célkitűzéseinek elérése érdekében kerültek kialakításra. A tervezés során különösen fontos figyelembe venni ezeket, valamint azonosítani a folyamatgazdákat, azokat a személyeket, akik elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért, működtetéséért. A kialakított ellenőrzési nyomvonalakra támaszkodva a folyamatokat a főfolyamatok mentén kell csoportosítani (pl.: adminisztratív háttér), amelyek részfolyamatokra oszthatók (pl. emberi erőforrás, jogszabályi háttér).2
c) a belső ellenőrzési fókusz kialakítása
A belső ellenőrzési fókuszt a szervezet célkitűzéseinek és a szervezet vezetőinek belső ellenőrzésre vonatkozó speciális elvárásainak figyelembevételével kell kialakítani. A belső ellenőrzési fókusz a minisztérium vezetőinek azon nézetét, elképzeléseit jelenti, hogy a belső ellenőrzésnek elsősorban mely területekre kell irányítania erőforrásait. A belső ellenőrzési fókusz kialakítása a tervezés előkészítési folyamatának egyik legfontosabb lépése. A belső ellenőrzési fókusz a belső ellenőrzést segíti a magas kockázatúnak tekintett folyamatok rangsorolásában, illetve az ellenőrzött tevékenységek és egységek közötti erőforrás-allokáció meghatározásában.
A szervezet célkitűzései
A belső ellenőrzésnek a minisztérium vezetőivel meg kell vitatnia és értelmeznie kell a szervezet éves célkitűzéseit annak érdekében, hogy ellenőrzési erőforrásait ezen célok elérésének támogatására mozgósítsa. A célkitűzések megvalósítása szempontjából kritikus tényezőket szintén meg kell vitatni a minisztérium vezetőivel.
A vezetők elvárásai
A vezetők elvárásai alatt annak meghatározása értendő, hogy a vezetők milyen kérdésköröket, feladatokat illetően számítanak a belső ellenőrzés bizonyosságot adó, illetve tanácsadó tevékenységére. A vezetőknek lehetnek speciális elvárásai a belső ellenőrzéssel szemben. Ezek az elvárások általában a vezetők egyes, a szervezet működésével kapcsolatos főbb elgondolásaiból adódnak (pl.: egy speciális működési irányelvnek való megfelelés). Ezeket az elvárásokat az éves ellenőrzési terv elkészítése során figyelembe kell venni. Az ellenőrzési erőforrásokat is figyelembe véve a belső ellenőrzésnek tekintettel kell lennie a vezetők olyan elvárásaira is, amikor egy-egy konkrétan kiválasztott ellenőrzést tartanak szükségesnek.
A belső ellenőrzési fókusz kialakítása
A minisztériumi célkitűzések és az egyeztetett vezetői elvárások alapján a belső ellenőrzési fókuszt a belső ellenőrzésnek és a vezetőknek közösen kell kialakítania. A belső ellenőrzési fókusz megadja azokat a főbb elemeket, amelyek mentén az ellenőrök a kockázatokat elemezni fogják, és amelyekre a belső ellenőrzés a feladatainak ellátása érdekében koncentrálni fog.
d) a kritikus folyamatok elemzése és a minisztérium vezetőivel való egyeztetése
A működési folyamatok belső ellenőrzési fókuszhoz viszonyított relatív jelentősége lehet magas, közepes és alacsony, ami függ:
– a belső ellenőrzési fókusz minden elemének relatív fontosságától (pl.: mi a legfontosabb célkitűzés);
– a folyamatok relatív fontosságától (pl.: a folyamat kritikus-e a célkitűzés elérése szempontjából).
Az elemzést a minisztérium vezetőivel közösen kell elvégezni, és egyetértésre kell jutni a folyamatok fontosságának összesített értékeléséről. A feltérképezés és az elemzés eredményeit a folyamatok összesített kockázatelemzésének eredményével együtt kell felhasználni a kockázatelemzés végső eredményének kialakításához.
2. Kockázatelemzés
A Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezetének 2100. számú gyakorlati standardja meghatározza, a belső ellenőrzés rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen kell, hogy értékelje az adott szerv kockázatkezelési tevékenységét, kontroll- és szervezetirányítási rendszereit, hozzájárulva azok javításához. A 2010. számú gyakorlati standard szerint a belső ellenőrzési tervezésnek kockázatelemzésen kell alapulnia. A 2110. számú gyakorlati standard leszögezi, hogy a belső ellenőrzés közreműködik az adott szervet fenyegető jelentős kockázatok azonosításában és értékelésében, és hozzájárul a kontrollrendszer és a kockázatkezelés fejlesztéséhez. A 2120.A.1 számú gyakorlati standard előírja, hogy a belső ellenőrzésnek a kockázatkezelés eredményei alapján értékelnie kell az adott szervezet irányítási, működési és informatikai rendszereivel összefüggő kontrollok megfelelőségét és hatékonyságát.
A kockázatelemzés célja, hogy azonosítsa, elemezze és dokumentálja a szervezet folyamataiban és főbb szervezeti egységeinél létező kockázatokat. A kockázatelemzés az első lépés ahhoz, hogy az éves ellenőrzési tevékenység a minisztérium vezetőivel egyetértésben meghatározott belső ellenőrzési fókusszal összhangba kerüljön. A kockázatelemzés szolgáltatja a legfontosabb információt a belső ellenőrzési tevékenységek (konkrét ellenőrzések) előkészítéséhez is.
A kockázatelemzést a belső ellenőrzési vezető irányítja, aki a belső ellenőröket szükség szerint bevonja a munkába és informálja őket minden egyes lépésről. A kockázatelemzés folyamatában minden egyes azonosított kockázatot értékelni kell. Ezután az azonosított kockázat átfogó elemzéséhez a hatásokra és a valószínűségekre vonatkozó ismereteket, becsléseket össze kell kapcsolni.
a) a folyamatok megértése
A folyamatokban rejlő főbb kockázatok azonosításának első lépéseként a belső ellenőrzésnek meg kell értenie a főbb folyamatokat. Ennek érdekében a folyamatok felelőseivel (folyamatgazdákkal), illetve amennyiben szükséges, a folyamatba bevont kulcsfontosságú személyekkel interjúkat és munkamegbeszéléseket kell tartani. A folyamatgazdákkal folytatott megbeszélés során az általános összefüggésekből kiindulva, fokozatosan el kell jutni az egyedi jellemzők megértéséig. A belső ellenőrzési fókuszra való összpontosítás mellett, a megbeszélésen figyelemmel kell lenni az alábbiak feltárására:
– A folyamat célja és tárgya:
Meg kell ismerni a folyamat célját és tárgyát, valamint a minisztérium vezetése által meghatározott, a célok elérése szempontjából fontos tényezőket. A folyamat céljainak közvetlenül kapcsolódniuk kell a minisztérium céljaihoz, illetve a meglévő egyéb célokhoz (pl. jogszabályi megfelelés).
– A folyamat általános jellemzése:
A folyamatok kezdete, vége, kulcsfontosságú inputjai, outputjai és változásai, a részfolyamatok, az információ technológia hatása a folyamatra, illetve más vonatkozó és fontos információk.
b) Kockázatok azonosítása
Miután viszonylag részletesen megismerte és megértette a főfolyamatot, a belső ellenőrzés azonosítani tudja a folyamathoz kapcsolódó jelentős kockázatokat. Kockázatnak minősül minden olyan esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, ami gátolja, hogy egy szervezet elérje céljait (explicit vagy implicit).
Minden kockázatnak három jellemzője van:
– Oka (pl. bármely esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, mely bekövetkezésének van valamilyen valószínűsége);
– Hatása (pl.: a szervezeti célok elérésére gyakorolt hatás, befolyás).
– A bekövetkezésének valószínűsége.
Az alábbi, a belső ellenőrzési fókusszal és a folyamat jellegével összefüggő kérdések megválaszolása segít a jelentős kockázatok azonosításában:
– Melyek azok a tényezők, amelyeknek jól kell működniük ahhoz, hogy a folyamat a céloknak megfelelően funkcionáljon?
– A folyamaton belül milyen hiba, gyengeség akadályozhatja a célok teljesítését?
– Tartalmaz-e a folyamat eredendően olyan feltételt, amely pénzügyi vagy egyéb veszteséget eredményezhet?
c) Főbb ellenőrzési pontok azonosítása
Az ellenőrzési pontok vagy kontrollpontok a folyamatok végrehajtásáért felelős folyamatgazdák által kialakított olyan folyamatelemek, csomópontok, ahol a folyamat eredményes működése szempontjából fontos ellenőrzési lépéseket valósítanak meg. A kockázatelemzés során a legfontosabb ellenőrzési pontokat fel kell tárni, a belső ellenőrzésnek látnia kell az ellenőrzési pontok rendszerét. Ennek során fontos, hogy a belső ellenőr megértse és dokumentálja az információkat, hogy az ellenőrzési pontokat és az azonosított jelentős kockázatokat közvetlenül egymáshoz kapcsolja.
d) Egyedi kockázatok elemzése
A kockázatok felmérése során értékelni kell az egyes főfolyamatokhoz tartozó egyedi kockázatokat, majd összesíteni kell azokat. Így végezhető el a főfolyamatok átfogó, kockázatközpontú értékelése. Az értékelés következetességét a tervezés előkészítése során kialakított kockázatelemzés kritérium mátrix, mint a kockázatelemzés alapvető eszköze biztosítja. Ezután a belső ellenőrzés összesítheti a hatások és valószínűségek értékelését, a vizsgált egyedi kockázatra vonatkozóan, majd ennek alapján egy átfogó besorolást ad a kockázatnak, és a kockázati mátrix segítségével jelöli a kockázat súlyát, fontosságát.
e) Az egyedi kockázatok összegzése folyamatok szerint
Az egyedi kockázatokat feltárásuk és fontosság alapján történt besorolásuk után folyamatok szerint csoportosítani kell. Ennek alapján a belső ellenőrzés a főfolyamathoz tartozó kockázatokból listát készít. Ez az ún. előzetes kockázati lista. Előzetes azért, mert ekkor még nem történt meg a kontrollok mélyreható elemzése. Erre a belső ellenőrzési vizsgálat későbbi szakaszában kerül sor. A kockázatelemzésnek ebben a szakaszában még nem veendő figyelembe, hogy a kontrollok mennyire hatékonyan kezelik a kockázatokat. Mivel az azonosított ellenőrzési pontok és/vagy folyamatok részleteit és hatékonyságát még igazolni kell, ezért a belső ellenőrzés ekkor még nem veheti figyelembe az ellenőrzési pontok vagy folyamatok kockázatára gyakorolt hatását. Ezt a belső ellenőrzési vizsgálat során kell elvégezni.
f) A folyamat teljes körű értékelésének elkészítése
A kockázatelemzés végeredményének kialakításához a belső ellenőrzésnek össze kell vetnie az egyes folyamatok átfogó kockázatelemzését a működési folyamatok jelentősége feltérképezésének és elemzésének eredményeivel. Ennek során két összetevőt kell bemutatni:
– a vizsgált folyamat mennyire jelentős, fontos,
– a vizsgált folyamat mennyire kockázatos.
Ebből a két tényezőből kell a végső következtetést levonni a folyamat „összesített kockázatai értékeléséről”, ami azt mutatja meg, hogy elsődlegesen mire kell hogy irányuljon az ellenőrzési erőforrások elosztása az ellenőrzés tervezési szakaszában. Fontos, hogy a belső ellenőr saját szakmai ítélőképességére támaszkodjon a kockázatelemzés végleges összeállítsa során. A végleges kockázatelemzést meg kell vitatni a minisztérium vezetőivel és a legfontosabb folyamatokért felelős személyekkel annak érdekében, hogy a felmérés logikai alapja közös értelmezést nyerjen, illetve a kockázatelemzés eredményére vonatkozóan konszenzus alakuljon ki.
VI. fejezet
A belső ellenőrzés tervezése
1. A tervezés alapja a kockázatelemzéssel végzett mérlegelés. Az ellenőrzés tervezése terén kockázatnak minősülnek mindazok a tények, események, ténykedések, mulasztások stb., amelyek – valószínűsíthető bekövetkezésük esetén – gátolhatják, hátrányosan érinthetik a szervezet céljainak megvalósítását. A kockázatokat nem a minisztérium egészére, hanem az adott szakterület sajátosságaira vonatkozóan kell mérlegelni.
2. Az ellenőrzési tervek előkészítését a belső ellenőrzési vezető irányítja, s azok összeállítása a minisztérium vezetésével egyeztetve történik.
3. A belső ellenőrzési vezető által összeállított, a közigazgatási államtitkár által jóváhagyott
a) az ellenőrzési munka hosszú távú céljaival összhangban álló stratégiai terv meghatározza a belső ellenőrzés stratégiai fejlesztését (FEUVE értékelése, fejlesztési, képzési tervek, a fő vizsgálati területek); (v.ö. B/1. sz. melléklet)
b) az éves ellenőrzési terv tartalmazza a megalapozó elemzéseket, az ellenőrzések célját, az ellenőrizendő időszakot, az ellenőrzések típusát és módszereit, ütemezését, az ellenőrzendők megnevezését. (B/2.sz. melléklet)
E különböző időtávra szóló ellenőrzési tervek összehangolásáról a belső ellenőrzési vezető gondoskodik. A jóváhagyott éves ellenőrzési tervet december 15-ig meg kell küldeni az államháztartásért felelős miniszternek úgyszintén – a reá vonatkozó ellenőrzési tervet – a felügyelt intézmény vezetőjének. Az éves ellenőrzési tervet a KüM belső honlapján közzé kell tenni.
4. Az éves ellenőrzési tervet a belső ellenőrzési vezető a közigazgatási államtitkár egyetértésével módosíthatja.
VII. fejezet
A belső ellenőrzés típusai
A belső ellenőrzési tevékenység során szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer- és teljesítmény-ellenőrzéseket, illetve informatikai rendszerellenőrzéseket kell végezni. [Áht. 121/B. § (6) bekezdés]
Az ellenőrzés lehet munkaterv szerinti (tervezett), illetve soron kívüli ellenőrzés. Soron kívüli az az ellenőrzés, amelynek tárgya konkrétan nem határozható meg előre, a tervben biztosított szabad kapacitás keretében valósul meg. Ezzel szemben már terven felülinek minősül az az ellenőrzés, ami a tervezett és a soron kívüli kapacitáson felül valósul meg pl. egy tervezett ellenőrzés helyett. A soron kívüli ellenőrzés eljárási szabályai az elrendelést követően megegyeznek az ellenőrzésekre vonatkozó általános eljárási szabályokkal.
VIII. fejezet
A belső ellenőrzés előkészítése
1. Az ellenőrzési munkaterv jóváhagyását követően az egyes ellenőrzésekre nézve ki kell alakítani azok időbeli ütemezését, az ellenőrzési célnak és feladatoknak megfelelően, valamint kockázatelemzés alapján ki kell választani a vizsgálati eljárásokat és módszereket, el kell készíteni ellenőrzési programját.
Az ellenőrzés végrehajtását megelőzően az ellenőrzést végző személyek kötelesek megismerni az ellenőrzött szervezeti egységre vonatkozó előírásokat, rendelkezéseket, belső szabályzatokat, a korábban készült ellenőrzési jelentéseket, valamint az ellenőrzött szervezeti egységnek az ellenőrizendő időszakban készült beszámolóit. A belső ellenőr értékeli az ellenőrzött szervezeti egység ellenőrzési nyomvonalát, ellenőrzéseihez azt iránymutatásként használja. (Ber. 23. §)
Az ellenőrzés előkészítése keretében az ellenőrzéssel megbízott ellenőrök előzetesen tájékozódnak az adott szervezeti egységről. A tájékozódásnak mindazokra a jogszabályokra, az állami irányítás egyéb jogi eszközeire, dokumentumokra, irányelvekre, általános instrukciókra ki kell terjednie, amelyek az ellenőrzés alá vont szervezeti egység tárgyszerű megítéléséhez szükségesek. Az ellenőrök tájékozódását minden megkeresett szervezeti egység köteles előmozdítani, az ellenőrök részére szóban vagy írásban a kért tájékoztatást, felvilágosítást, nyilatkozatot megadni, a dokumentációkba a betekintést biztosítani, a belépést minden helyiségbe lehetővé tenni.
2. Az egyes ellenőrzések lebonyolításának alapja az ellenőrzési program, amelyet a belső ellenőrzési vezető hagy jóvá, végrehajtásáért a vizsgálatvezető felelős.
A program tartalmazza:
a) Az ellenőrzést végző szervezeti egység (Ellenőrzési Főosztály) és az ellenőrizendő szervezeti egység megnevezését, s ez utóbbi működéséről rendelkezésre álló információkat;
b) az ellenőrzés tárgyát, részletes feladatait, az ellenőrzés célját;
c) az ellenőrizendő időszakot;
d) az ellenőrzés alapjául szolgáló jogszabályok megjelölését;
e) az ellenőrök, a szakértők, valamint a vizsgálatvezető megnevezését és megbízólevelük számát;
f) az ellenőrzés módszereit;
g) az ellenőrzés tervezett időtartamát, a jelentések elkészítésének határidejét.
3. Az ellenőröket – a külső szakértőket is – a közigazgatási államtitkár által aláírt, iktatószámmal ellátott megbízólevéllel kell ellátni, amely tartalmazza:
a) a „Megbízólevél” megnevezést és az ügyiratszámot;
b) az ellenőr nevét, beosztását, személyazonosításra alkalmas igazolványának vagy útlevelének számát;
c) az ellenőrizendő szervezeti egység megnevezését;
d) az ellenőrzési program megnevezését;
e) az ellenőrzés tárgyát;
f) az ellenőrzés alapjául szolgáló jogszabályok megjelölését;
g) a megbízólevél érvényességi idejét;
h) a kiállítás keltét és az aláírást, pecsétet.
4. Az ellenőrzés minden esetben legalább két ellenőr részvételével történik, a vizsgálat vezetőjét külön meg kell nevezni. Az Információs Hivatalnál végrehajtott ellenőrzés esetén egy ellenőr is lefolytathatja az ellenőrzést
5. A helyszíni ellenőrzést annak megkezdése előtt legalább három munkanappal megelőzően szóban vagy írásban be kell jelenteni az ellenőrzendő szervezeti egység (külképviselet) vezetőjének, aminek keretében a belső ellenőrzési vezető tájékoztatást ad az ellenőrzés céljáról és formájáról, a jogszabályi felhatalmazásról, valamint az ellenőrzés várható időtartamáról. A felügyelt intézmény vezetőjét a belső ellenőrzési egység által végzendő ellenőrzésről a közigazgatási államtitkár értesíti. Az előzetes bejelentést nem kell megtenni, ha az a rendelkezésre álló adatok alapján meghiúsítaná az ellenőrzés eredményes lefolytatását. Az előzetes bejelentés elhagyásáról a belső ellenőrzési vezető dönt.
Soron kívüli, váratlanellenőrzés esetén az előzetes értesítés nélküli végrehajtás az általános szabály.
(B/3, 3/a, 3/b melléklet)
IX. fejezet
A belső ellenőrzés végrehajtása
1. Az ellenőrzés nyitómegbeszéléssel kezdődik, melynek során a vizsgálatvezető bemutatja megbízólevelét az ellenőrzendő szervezeti egység (külképviselet) vezetőjének, igazolja személyazonosságát és tájékoztatást ad az ellenőrzés céljáról, hatóköréről, folyamatáról, eszközeiről.
2. Az ellenőrzés az alábbi eljárási módszerekkel történik:
a) szóbeli és írásos interjúk a tevékenység tartalmi elemeiről, feltételrendszeréről;
b) okmányok, nyilvántartások, a vagyonkezelés vizsgálata;
c) eljárások és rendszerek szabályzatainak elemzése;
d) számviteli, statisztikai adatok, költségvetési beszámolók, szerződések ellenőrzése;
e) közvetlen megfigyelés.
3. A vizsgálódás alapja a szervezeti egység (külképviselet) – jogszabály, utasítás, stratégia, irányelv, szabályzatok alapján – kijelölt tevékenységéhez, rendeltetéséhez mint célhoz viszonyított tényleges teljesítménye.
4. A vizsgálathoz az ellenőrzött szervezeti egység vezetője köteles minden okmányt, információt hiánytalanul az ellenőr rendelkezésére bocsátani.
Az ellenőr az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet) vezetőjétől szükség esetén teljességi nyilatkozatot kérhet, melyben utóbbi kijelenti: minden, az ellenőrzés tárgyához tartozó okmányt, illetve információt az ellenőr rendelkezésére bocsátott. [Ber. 17. § (1) bekezdés c) pont] (B/6. melléklet)
5. A belső ellenőr eljárása során tényeket, állapotot rögzít, megállapít, állást foglal, véleményt nyilvánít, javaslatokat tesz. Az ellenőrzési megállapítások bizonyítására felhasználhatók eredeti okmányok, másolatok, kivonatok, tanúsítványok, jegyzőkönyv, fénykép, szakértői vélemény, nyilatkozat és többes nyilatkozat. A másolatot, a kivonatot és a tanúsítványt az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője, vagy az általa megbízott személy az okiratban foglaltak valódiságát aláírásával és annak időpontjának feltüntetése mellett hitelesíti.
6. A gazdálkodási rendet sértő, a személyi és anyagi felelősség megállapítása alapjául szolgáló mulasztások, szabálytalanságok, károkozások és egyéb jogsértő cselekmények gyanúja esetén a belső ellenőr köteles minderről külön ellenőrzési jegyzőkönyvet felvenni. Amennyiben az adott cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására ad okot, haladéktalanul jelentést kell tennie a belső ellenőrzési vezetőnek [Ber. 14 § e) pont]. Külképviseleti ellenőrzés esetén a belső ellenőrzési vezető tájékoztatása az ellenőrzés vezetőjének feladata a legmegfelelőbb hírközlési mód megválasztásával. A belső ellenőrzési vezető tájékoztatja a közigazgatási államtitkárt [Ber. 12. § f) pont].
A belső ellenőrzési vezető, amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, a gyanút megalapozó eredeti dokumentumokat a szükséges intézkedések megtétele érdekében átvételi elismervény ellenében köteles átadni a közigazgatási államtitkárnak [Ber. 14. § (1) bekezdés i) pont].
A mulasztások, szabálytalanságok, károkozások és egyéb jogsértő cselekmények gyanújának fennállása esetében a közigazgatási államtitkár dönt a büntető, szabálysértési, kártérítési és fegyelmi eljárás megindításáról.
7. A belső ellenőrzési vezető az ellenőrzést különösen indokolt esetben megszakíthatja. Amennyiben egyéb hiányosságok az ellenőrzés folytatását nem teszik lehetővé, a vizsgálatvezető felfüggeszti az ellenőrzést, a gátló tényeket jegyzőkönyvben rögzíti, javasolva a felelősség megállapítását. [Ber. 26/B. § (1)–(2) bekezdés]
X. fejezet
Ellenőrzési jelentések tartalmi és formai követelményei
1. Az ellenőrzés megállapításait minden esetben írásba kell foglalni. Az ellenőrzési jelentésnek, az ellenőrzés tárgyának, megállapításainak, következtetéseinek és javaslatainak rögzítésén túl tartalmaznia kell:
a) Az ellenőrzést végző szervezet megnevezését;
b) Az ellenőrzött szervezeti egység megnevezését;
c) A jogszabályi felhatalmazás feltüntetését, az alapul szolgáló jogszabályok, utasítások felsorolását;
d) Az ellenőrzés tárgyát, az ellenőrzött időszakot;
e) A helyszíni ellenőrzés kezdetét és végét;
f) Az ellenőrzés célját, feladatait;
g) Az ellenőrzés megállapításait;
h) Az alkalmazott ellenőrzési módszereket és eljárásokat;
i) Az ellenőrzött időszakban hivatalban lévő vezetők nevét, beosztását;
j) Az ellenőrök nevét;
k) A következtetéseket és a javaslatokat;
l) A jelentés dátumát és az ellenőrök aláírását.
A lezárt ellenőrzési jelentést a belső ellenőrzési egység vezetőjének levele egészíti ki, amelyben a legfontosabb megállapítások szerepelnek.
2. A jelentésben helyet kell kapnia minden lényeges ténynek, megállapításnak, amely lehetővé teszi az ellenőrzött tevékenység objektív értékelését. Értékelni kell minden információt, dokumentumot és véleményt, s azoktól elkülönítve az ellenőrök megállapításait, következtetéseit. Rövid értékelést kell adni és ajánlásokat, javaslatokat kell megfogalmazni.
3. A jelentés-tervezet és a lezárt ellenőrzési jelentés elkészítéséért, a levont következtetésekért a vizsgálatvezető, a megállapítások valódiságáért és az azokat alátámasztó bizonyítékokért a vizsgálatot végzők felelősek.
4. A belső ellenőrzési vezető a jelentés tervezetét egyeztetés céljából megküldi az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet) vezetőjének, valamint annak, akire vonatkozóan az megállapítást tartalmaz. A jelentéstervezet záradékában – a Ber. 28. § (2) bekezdésére utalva – meg kell jelölni, hogy az érintettek a tervezet kézhezvételétől számított 15 naptári napon belül kötelesek megküldeni észrevételeiket a belső ellenőrzési egységnek. Indokolt esetben a belső ellenőrzési vezető ennél hosszabb, legfeljebb 30 napos határidőt is megállapíthat. E határidő elmulasztását egyetértésnek kell tekinteni, s erre a záradékban fel kell hívni a figyelmet.
A belső ellenőrzési vezető az ellenőrzési jelentés tervezetének érdemi részéről a közigazgatási államtitkárt már a vizsgálat lezárása előtt tájékoztathatja.
5. Amennyiben az ellenőrzött szervezeti egység, vagy más érintett részéről vitatják a jelentéstervezet megállapításait, az észrevételek kézhezvételétől számított 10 napon belül az összes érintett részvételével megbeszélést kell tartani.Ennek összehívásáról és időpontjáról a belső ellenőrzési vezető gondoskodik. A megbeszélésről jegyzőkönyv készül. A vizsgálatvezető a megbeszélést követő 5 napon belül az érintetteket tájékoztatja az észrevételeik elfogadásáról, illetve elutasításáról (indokolva döntését).
6. Az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének, illetve más érintettnek fentiek szerint tett észrevételeit, illetve a vizsgálatvezető válaszát az ellenőrzési jelentéshez kell csatolni, miként az 5. pontban említett megbeszélésről készült jegyzőkönyvet is.
7. Az ellenőrzési jelentést az egyetértő záradékok beérkezését, illetve az egyeztető megbeszélést követően véglegesítik, majd a vizsgálatvezető és az ellenőrök aláírásával ellátva megküldik a közigazgatási államtitkárnak az ellenőrzött szerv, szervezeti egység (külképviselet) vezetőjének. A jóváhagyott jelentés alapján az ellenőrzött szervezeti egység – szükség esetén – intézkedési tervet készít.
8. Külképviselet ellenőrzése során a külképviselet gazdálkodási, iratkezelési, konzuli, biztonsági stb. tevékenységéről – lehetőség szerint még a helyszínen – ellenőrzési részjelentések készülnek, melyeket az ellenőrök, az érintett külképviseleti munkatársak és a külképviselet vezetője ír alá, igazolva, hogy a jelentést tudomásul vette, vagy annak megállapításaival kapcsolatban észrevételt tett. A külképviselet ellenőrzésének során készített jelentésekből lehetőség szerint még a helyszínen összefoglaló jelentést kell készíteni. Az összefoglaló jelentéshez záradékban csatolni kell, hogy az ellenőrzött egység vezetője az ellenőrzési jelentésben foglaltakat elfogadja, vagy ahhoz észrevételt kíván tenni.
Külképviselet vezetőjének vagy érintett beosztottjának észrevétele esetén az egyeztetés írásban is lebonyolítható.
9. A felügyelt intézményeknél végzett ellenőrzésről készült jelentés tervezetét a közigazgatási államtitkár küldi meg a szerv vezetőjének; amennyiben ez utóbbi észrevételt tesz, azt a közigazgatási államtitkárnak által összehívott megbeszélésen tisztázzák, s a fentiek szerinti eljárásban véglegesítik azt. A lezárt jelentést a közigazgatási államtitkár megküldi a felügyelt szerv vezetőjének, szükség szerint felkérve intézkedési terv készítésére is.
10. Egy adott ellenőrzés akkor tekinthető lezártnak, ha az ellenőrzési jelentés a belső ellenőrzést irányító vezetőnek, valamint (a jelentés vagy annak kivonata) az ellenőrzött részére is megküldésre került.
XI. fejezet
Az ellenőrzés résztvevőinek jogai és kötelezettségei
1. A belső ellenőr jogosult
a) Belépni – a biztonsági előírások betartásával – az ellenőrzött szervezeti egység minden hivatali helyiségébe, külképviselet ellenőrzése során – lehetőség szerint az érintett egyetértésével és jelenlétében – a szolgálati vagy a külképviselet által bérelt lakásba is;
b) Az ellenőrzött szervezeti egység bármely munkatársától írásos és szóbeli információt, nyilatkozatot kérni, a szervezeti egység okmányaiba, elektronikusan tárolt anyagaiba az adat- és titokvédelmi előírások betartásával betekinteni;
c) Okmányokat átvételi elismervény ellenében átvenni, azokról másolatot, kivonatot, tanúsítványt készíteni, indokolt esetben eredeti dokumentumokat másolat hátrahagyásával elhozni;
d) Az ellenőrzött szervezeti egység működéséről és gazdálkodásáról informálódni más, a szervezeti egység tevékenységével kapcsolatban álló szervezeti egységektől;
e) Szakértő bevonását kezdeményezni az ellenőrzésbe.
2. A belső ellenőr köteles
a) A vizsgálati programhoz igazodva, az irányadó jogszabályok szerint jog- és tárgyszerűen eljárni;
b) Az ellenőrzés megkezdéséről az ellenőrizendő szervezeti egység vezetőjét tájékoztatni, a vizsgálat megkezdésekor megbízólevelét neki bemutatni, személyazonosságát igazolni;
c) A szervezeti egységre előírt biztonsági szabályokat betartani, a tudomására jutott titkot, nem nyilvános információkat megőrizni;
d) Az ellenőrzött szervezeti egység és munkatársai tevékenységének, működési feltételeinek tárgyszerű mérlegeléséhez szükséges és elégséges dokumentumokat összegyűjteni és megvizsgálni, az információk hitelességéről minden lehetséges módon meggyőződni;
e) Megállapításait tényszerűen írásba foglalni, azokat bizonyítékokkal alátámasztani;
f) Az ellenőrzési jelentés tervezetét elkészíteni, az ellenőrzötteknek bemutatni, és a szervezeti egység vezetőjével egyeztetni;
g) Összeférhetetlenség esetén (ld. Etikai Kódex) ezt haladéktalanul jelenteni a belső ellenőrzési vezetőnek;
h) Fegyelmi vétség elkövetése esetén a belső ellenőrzési vezető útján tájékoztatni a munkáltatói jogkör gyakorlóját;
i) Bűncselekményre, egyéb törvény- vagy szabálysértésre utaló körülményt a belső ellenőrzési vezető útján a közigazgatási államtitkárnak haladéktalanul jelenteni;
j) Az ellenőrzött szervezeti egység munkarendjét lehetőség szerint figyelembe venni;
k) Az eredeti dokumentumokat az ellenőrzés lezárását követően hiánytalanul visszaszolgáltatni. A h) pont szerinti körülmény fennállásának esetében az eredeti dokumentumokat a közigazgatási államtitkárnak kell átadni [Ber. 14. § (1) bekezdés i) pont].
Az ellenőrt megállapításaiért, a tények értékeléséért hátrány, támadás vagy megtorlás nem érheti. Ha ilyet – akár nyílt, akár burkolt formában – tapasztal, azt jelentenie kell a belső ellenőrzési vezetőnek, aki erről tájékoztatja a közigazgatási államtitkárt.
Fenyegetés vagy valótlan állításokat tartalmazó jelentés készítésére történő rábírás esetén az ellenőr – a vizsgálat egyidejű megszakítása mellett – azonnal jegyzőkönyvet vesz fel, vagy más hivatalos úton a belső ellenőrzési vezető útján a közigazgatási államtitkárnak tesz jelentést, s a továbbiakban annak utasítása szerint jár el.
3. Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője és munkatársai jogosultak:
a) Az ellenőrtől megbízólevele bemutatását, személyazonossága igazolását kérni, s ennek hiányában az ellenőrzésben való részvételt megtagadni;
b) Az ellenőrzést érintő minden jogforrást megismerni;
c) Az ellenőrzés megállapításait megismerni, azokra észrevételt tenni, s észrevételeire választ igényelni.
4. Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője és munkatársai kötelesek:
a) Az ellenőrzés végrehajtásában részt venni, abban az ellenőrrel együttműködni;
b) Az ellenőrnek a vizsgálat eredményes elvégzéséhez szükséges tájékoztatást megadni és a tevékenységét érintő okmányokat bemutatni, eredeti iratokat – másolat és átvételi elismervény ellenében – az ellenőrnek átadni;
c) Az ellenőr kérésére a rendelkezésre bocsátott dokumentáció (iratok, adatok) teljességéről nyilatkozni; (B/6. melléklet)
d) az ellenőrök számára megfelelő munkakörülményeket biztosítani;
e) Az ellenőrzésről készült jegyzőkönyvek és az ellenőrzési jelentés megállapításai és javaslatai alapján az ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 5–10 naptári napon belül, a végrehajtásért felelősöket és annak határidejét feltüntető intézkedési tervet készíteni, és azt haladéktalanul megküldeni a belső ellenőrzési vezetőnek, aki azt 10 napon belül véleményezi (ld. B/9. mell.). Amennyiben a belső ellenőrzési vezető vitatja az intézkedési tervet, erről írásban kell tájékoztatnia az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét, és szükség esetén az összes érintett részvételével tisztázó megbeszélés tartását kezdeményezni. Több szervezeti egység hatáskörébe tartozó feladat esetén az érintettek egymással kötelesek megállapodni a végrehajtás módjáról, s erről a belső ellenőrzési egység vezetőjét tájékoztatni;
f) Tartózkodni minden, az ellenőrzés megállapításait, következtetéseit nyíltan vagy burkoltan befolyásolni képes magatartási formától;
g) Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője felelős az intézkedési terv végrehajtásáért.
Az ellenőrzött személyt az ellenőrnek adott valós információért megtorlás nem érheti, hátrányos megkülönböztetése esetén jogosult erről a belső ellenőrzési vezetőt, illetve annak útján a közigazgatási államtitkárt tájékoztatni.
XII. fejezet
Az ellenőrzési megállapítások hasznosításának, az ellenőrzést követő intézkedések elrendelésének szabályai
1. Intézkedési terv
A lezárt ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 10 napon belül az ellenőrzött szervezeti egység vezetője intézkedési tervet készít a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelős személyek és a vonatkozó határidők megjelölésével [Ber. 29. § (1) bekezdés]. Indokolt esetben a belső ellenőrzési vezető hosszabb határidőt, de legfeljebb 15 napot is megállapíthat.
Az elkészített intézkedési tervet az ellenőrzött szervezeti egység vezetője haladéktalanul megküldi a belső ellenőrzési vezetőnek, aki az intézkedési tervet annak kézhezvételétől számított 10 napon belül véleményezi.
Abban az esetben, ha a belső ellenőrzés részéről az intézkedési tervet vitatják, akkor erről írásban kell tájékoztatni az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét, és szükség esetén tisztázó megbeszélést kell tartani, amelyen részt vesz az ellenőrzött terület vezetője, a vizsgálatvezető és a vizsgálatot végző ellenőrök [Ber. 29. § (3) bekezdés]. Külképviseleti ellenőrzés esetén a tisztázó egyeztetés írásban is lebonyolítható.
Az elfogadott intézkedési tervet az ellenőrzött szervezet vezetője megküldi a belső ellenőrzési vezető részére [Ber. 29. § (4) bekezdés].
Az intézkedési terv végrehajtásáért, illetve annak nyomon követéséért az ellenőrzött szervezeti egység vezetője felelős [Ber. 29. § (5) bekezdés].
XIII. fejezet
Az ellenőrzést követő intézkedések, nyomon követés, utóvizsgálat
1. Az ellenőrzések nyomon követése
a) Az ellenőrzések nyomon követése az a folyamat, melynek keretében a belső ellenőrzés értékeli, hogy az ellenőrzött szervezeti egység vezetői által, az ellenőrzési jelentésben foglalt megállapítások, következtetések és javaslatok kapcsán végrehajtott intézkedések mennyire voltak megfelelőek és hatékonyak. Az ellenőrzési megállapítások nyomon követésének elsődleges eszközei:
– Az intézkedési terv végrehajtásának figyelemmel kísérése;
– Utóvizsgálat.
A Ber. 12. § n) pontja alapján a belső ellenőrzési vezetőnek kell kialakítania és működtetnie olyan rendszert, amellyel a vezetők felé jelzett megállapítások érvényesülését nyomon követheti.
b) Az intézkedési terv végrehajtásának gyakorlati nyomon követése
Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője az intézkedési tervben foglaltak megvalósításáról tájékoztatja a belső ellenőrzési vezetőt.
A belső ellenőrzési vezető köteles nyomon követni az intézkedési tervek végrehajtását a költségvetési szerv vezetőjének tájékoztatása alapján [Ber. 12. § n) pont], továbbá az ellenőrzés során megállapított, bűncselekményre, törvény-, szabálysértésre vagy fegyelmi vétségre utaló tény alapján megindított büntető, szabálysértési vagy fegyelmi eljárásokat. Az adott ellenőrzésre vonatkozó mappában nyilván kell tartani az intézkedési terv végrehajtásához kapcsolódó információkat, illetve a nyomon követés folyamán beérkezett új információkat is.
A belső ellenőrzés akkor tekint lezártnak egy adott ellenőrzési megállapítást, következtetést vagy javaslatot, ha az arra vonatkozó intézkedési tervben foglalt feladatokat végrehajtották, illetve amennyiben az ellenőrzés során megállapított, bűncselekményre, törvény-, szabálysértésre vagy fegyelmi vétségre utaló tény alapján megindított büntető, szabálysértési vagy fegyelmi eljárás jogerősen lezárult. A végrehajtott intézkedések hatékonyságát ugyanakkor utóvizsgálat keretében vagy a területet érintő következő ellenőrzés során felül kell vizsgálni.
2. Utóvizsgálat
A Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezetének 2500. A1 számú gyakorlati standardja ajánlása szerint az utóvizsgálat lefolytatásának célja, hogy a belső ellenőrzés megbizonyosodjon, hogy az ellenőrzött szervezeti egység vezetője megfelelően hajtja végre az elfogadott intézkedéseket. Az utóvizsgálatra indokolt esetben általában az év azon negyedévében kerül sor, amikor az intézkedési tervben foglalt utolsó határidő lejár.
Az utóvizsgálat hasonlít az alapellenőrzésre, azonban az ellenőrzési célok és az ellenőrzés hatóköre szűkebb, és csak az ellenőrzési jelentésben leírt hiányosságokra terjed ki. Ugyanazt a tervezési, végrehajtási és jelentési eljárást kell követni egy utóvizsgálat elvégzése során, mint bármely más ellenőrzés során, figyelembe véve az alábbiakat:
– Az alapellenőrzés jelentésének megállapításait át kell tekinteni annak meghatározása érdekében, hogy az utóvizsgálat mire terjedjen ki;
– Az intézkedés értékeléséhez használt ellenőrzési eljárást megfelelően meg kell tervezni;
– Helyszíni ellenőrzést kell végezni, és az elvégzett ellenőrzési munkát dokumentálni kell;
– A végrehajtás esedékességi dátumát igazolni kell, és ha szükséges, felül kell vizsgálni;
– Utóvizsgálati jelentést kell készíteni.
Ha a belső ellenőrzés az utóvizsgálat során azt állapítja meg, hogy a korábbi ellenőrzés során feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében nem történtek meg a megfelelő lépések, illetve hogy az ellenőrzött szervezeti egység vezetője a működtetés során elfogadhatatlan mértékű kockázati fenyegetettséget vállal fel, akkor ezt a tényt a belső ellenőrzési vezetőnek meg kell vitatnia az érintett vezetővel (a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezetének 2600. számú gyakorlati standardja). Amennyiben nem születik megoldás a kérdésben, a problémáról a közigazgatási államtitkárt tájékoztatni kell.
XIV. fejezet
Az ellenőrzések nyilvántartása
1. A belső ellenőrzési egység köteles éves nyilvántartást vezetni a lezárt és a folyamatban lévő ellenőrzésekről és a hozzájuk kapcsolódó dokumentumokról. A nyilvántartást a belső ellenőrzési egység titkársága kezeli.
2. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell az ellenőrzések fontosabb adatait, az összefoglaló jelentéseket és a részjelentéseket, a jegyzőkönyveket, az ellenőrzött szervezeti egységek megnevezését, az ellenőrzési témák megjelölését, az ellenőrök felsorolását, más fontos adatot.
XV. fejezet
Éves ellenőrzési jelentés
1. A belső ellenőrzés köteles – az államháztartásért felelős miniszter módszertani útmutatója alapján – összeállítani a tárgyévben végzett belső ellenőrzésekről szóló éves ellenőrzési jelentést, valamint a miniszter felügyelete alá tartozó intézmények éves ellenőrzési jelentését is magában foglaló éves összefoglaló ellenőrzési jelentést. A jelentést a közigazgatási államtitkár a tárgyévet követő év április 30-ig megküldi az államháztartásért felelős miniszternek.
XVI. fejezet
Képzés, továbbképzés
1. A költségvetési szerveknél belső ellenőri tevékenységet csak az államháztartásért felelős miniszter engedélyével rendelkező személy végezhet. A szakmai továbbképzése és kapcsolódó vizsgáztatás az államháztartásért felelős miniszter által szabályozottak szerint zajlik.
2. A belső ellenőrzési vezető köteles gondoskodni arról, hogy a belső ellenőrök rendelkezzenek az elvárt szaktudással és szakképesítéssel. A belső ellenőrök kötelesek a már megszerzett ismereteket naprakészen tartani, fejleszteni, a változásokból eredő követelményekkel összhangba hozni. Ennek érdekében kötelesek szakmai továbbképzésen részt venni, és külön jogszabályban előírt esetekben vizsgát tenni. [Áht. 121/D. § (9) bekezdés]. A belső ellenőrzési vezetőnek a belső ellenőrök szakmai továbbképzése érdekében képzési tervet kell készítenie és gondoskodnia kell annak megvalósításáról.
3. A képzési szükségleteket egyrészt a személyes értékelési folyamat eredménye, másrészt az ellenőröktől elvárt szaktudás alapján kell meghatározni.
XVII. fejezet
Az egyes ellenőrzési típusok főbb lépései, szakaszai
1. Rendszerellenőrzés
A rendszerellenőrzés fogalma: „rendszerek (irányítási, végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási, beszámolási és ellenőrzési) működésének átfogó vizsgálata, melynek keretében a szabályszerűség, szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség kerül ellenőrzésre” [Ber. 2. § c) pont].
A rendszerellenőrzés főbb lépései, szakaszai:
– felmérés és az információk rögzítése: feljegyzés készítése a rendszerről, amire az ellenőrzés alapozható;
– a kontrollcélok meghatározása: azon a célkitűzések meghatározása, amelyek elérését a vezetésnek meg kell követelnie a rendszeren belüli kontrolloktól;
– a kontrolleszközök azonosítása és értékelése: a rendszeren belüli kontrollok összevetése az ellenőrzési célokkal a tesztelést megelőzően;
– tesztelés: a kontrollok működésének próbája megbízhatóságuk megállapítása céljából;
– következtetések levonása: az értékelés és a tesztelés során nyert megállapítások áttekintése, véleményalkotás a kontrollok megfelelőségéről.
2. Teljesítmény-ellenőrzés
A teljesítmény-ellenőrzés fogalma: „az adott szervezet által végzett tevékenységek, programok egy jól körülhatárolható területén a működés, illetve a forrás felhasználás gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálata” [Ber. 2. § d) pont].
A teljesítmény-ellenőrzés főbb lépései, szakaszai:
– Általános felmérés és a lehetséges vizsgálati területekről származó információk frissítése az adott szervezeti egységgel, tevékenységgel kapcsolatos naprakész információk megszerzése céljából;
– Teljesítmény-ellenőrzési stratégia megtervezése és elkészítése, és a vizsgált területekkel kapcsolatos döntések meghozatala a magas kockázatot hordozó területek figyelembevételével;
– Előzetes tanulmányok végzése és egyedi teljesítmény-ellenőrzések megtervezése, ideértve a specifikus ellenőrzések irányadó tartalmának meghatározását;
– A teljesítmény-ellenőrzés lefolytatása, ideértve a részletes tényfeltárást, kutatást és a vizsgált terület elemzését;
– Jelentés elkészítése az ellenőrzés megállapításai, következtetései és javaslatai alapján;
– A jelentés megállapításainak egyeztetése az ellenőrzött szervezettel;
– Döntés az esetleges észrevételek elfogadásáról vagy elutasításáról, a jelentés véglegesítése, és kiadása az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének, valamint a közigazgatási államtitkárnak;
– A vizsgált szervezeti egység által elkészített intézkedési terv véleményezése;
– Az intézkedési tervek nyomon követése, szükség esetén utóellenőrzés tartása.
3. Informatikai rendszerek ellenőrzése
Az informatikai rendszerek ellenőrzésének fogalma: „a költségvetési szervnél működő informatikai rendszerek megbízhatóságának, biztonságának, valamint a rendszerben tárolt adatok teljességének, megfelelőségének, szabályosságának és védelmének vizsgálata” [Ber. 2. § f) pont].
Az informatikai rendszerek ellenőrzésének szakaszai az általános ellenőrzéshez igazodnak.
XVIII. fejezet
Glosszárium
Belső ellenőr: Kormánytisztviselőként vagy megbízási jogviszony keretében belső ellenőrzési tevékenységet ellátó személy.
Belső ellenőrzési vezető: A belső ellenőrzési szervezeti egység vezetője.
Összefoglaló ellenőrzési jelentés: A belső ellenőr(ök) által készített, az ellenőrzés tárgyát, megállapításait, következtetéseit és javaslatait tartalmazó, az előírt tartalmi és formai kellékeknek megfelelő irat, amelyet a vizsgálatvezető és az ellenőrök, valamint az ellenőrzött szervezeti egység érintett munkatársai és vezetője aláírt.
Ellenőrzési program: A belső ellenőrzési vezető által jóváhagyott irat, amely az adott ellenőrzési feladat végrehajtására/lefolytatására összeállított terv, megjelölve a vizsgálat jogi hátterét is.
Ellenőrzési (rész)jelentés: Az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet) valamely jól elhatárolható résztevékenységének vizsgálatáról készült – ténymegállapítást és javaslatot egyaránt tartalmazó – irat.
Észrevétel: Az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet) vezetőjének az ellenőrzésről készült jelentéstervezetben szereplő megállapításokkal, javaslatokkal kapcsolatban írásban kifejtett véleménye, melyet a tervezet kézhezvételétől számított 10 munkanapon belül tehet meg. A határidő elmulasztása egyetértésnek minősül.
Éves ellenőrzési jelentés: a minisztérium előző évi (tervezett és váratlan) belső ellenőrzéseit összegező beszámoló, amely értékeli a belső ellenőrzési rendszerek működését is.
Éves ellenőrzési terv: a minisztérium (és a felügyelt intézményeknél) folytatandó ellenőrzéseket, az ellenőrzési célokat, az ellenőrzések típusát, azok módszereit, ütemezését, az ellenőrök megnevezését tartalmazó irat.
FEUVE: Folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés. Valamennyi vezetőt terhelő, a vezetés (irányítás) ellátásának elemeként gyakorolt eljárás, a feladatok teljesítésének számonkérésére.
Informatikai rendszerek ellenőrzése: Az informatikai rendszerek megbízhatóságának, biztonságának, hatékonyságának, valamint a rendszerben tárolt adatok teljességének, megfelelőségének, szabályosságának és védelmének vizsgálata.
Intézkedési terv: Az ellenőrzési jelentés intézkedés szükségességét igénylő megállapítását, javaslatát követően az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet) vezetője által a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelős személy(ek) és a vonatkozó határidők megjelölésével összeállított tervezet a teendőkről, amelyet az ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 10 munkanapon (indokolt esetben 22 munkanapon) belül kell elkészíteni és a belső ellenőrzési vezetőnek megküldeni.
Kockázatelemzés: Objektív módszer az ellenőrizendő területek kiválasztására, mely meghatározza az irányítási és ellenőrzési rendszerekben rejlő kockázatokat.
Közös jegyzőkönyv: Jegyzőkönyv olyan tényállás igazolására, amelyről nincs egyéb irat, de amelynek valódiságát az ellenőrzés során a belső ellenőr és az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet) vezetője/alkalmazottja közösen megállapítja, és e tényt aláírásával igazolja.
Megbízólevél: A közigazgatási államtitkár által aláírt, érvényességi idővel rendelkező levél, amely a vizsgálatvezetőnek és a belső ellenőr(ök)nek az adott ellenőrzési program keretében folytatott ellenőrzési tevékenységben való részvételére szóló felhatalmazását igazolja.
Módszertani útmutató(k): Az államháztartásért felelős miniszter által kidolgozott, a belső ellenőrzési tevékenység ellátásának fontos elemeit részletező, ajánlás jellegű tájékoztatók.
Nyilatkozat: Az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet) alkalmazottjának olyan – az ellenőrzés megállapításainak alátámasztására felhasználható – írásbeli vagy szóbeli kijelentése, amely valamilyen tényállást közöl.
Összeférhetetlenség: Az adott vizsgálatban részt vevő belső ellenőr és az ellenőrizendő szervezeti egység (külképviselet, felügyelt intézmény) vezetője (munkatársa) közötti olyan személyi (hivatali) összefüggés, amely kizárja a tárgyilagos eljárást, véleményalkotást.
Pénzügyi ellenőrzés: Az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet), valamint egy adott program pénzügyi elszámolásainak, illetve az ezek alapjául szolgáló számviteli nyilvántartások, illetve a gazdálkodás egészének ellenőrzése.
Rendszerellenőrzés: az ellenőrizendő szervezeti egység (külképviselet) irányítási, végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási, beszámolási és ellenőrzési működésének átfogó vizsgálata, melynek keretében a szabályszerűség, szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség kerül ellenőrzésre.
Stratégiai ellenőrzési terv: A belső ellenőrzés távlati fejlesztéséről, a FEUVE értékeléséről, a belső ellenőrzést ellátó személyek továbbképzéséről és a várható fő vizsgálati területekről, témákról szóló irat.
Szabályszerűségi ellenőrzés: Annak vizsgálata, hogy az ellenőrizendő szervezeti egység (külképviselet) működése, illetve tevékenysége megfelelően szabályozott-e, valamint érvényesülnek-e a hatályos jogszabályok, belső szabályzatok és vezetői rendelkezések előírásai.
Szakértő: Speciális szakismereteket igénylő vizsgálat esetén a belső ellenőrzési vezető kezdeményezésére az adott vizsgálatba bevont – ilyen szakismerettel rendelkező – személy.
Szakértői vélemény: Az ellenőrzéssel összefüggésben, speciális szakismereteket igénylő kérdésben szakértő által adott értékelés.
Teljesítmény-ellenőrzés: Az ellenőrzendő szervezeti egység (külképviselet) által végzett tevékenységek, programok egy jól körülhatárolható területén a működés, illetve a forrás felhasználás gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálata.
Teljességi nyilatkozat: A belső ellenőr kérésére az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet) vezetője/alkalmazottja által tett írásbeli nyilatkozat arról, hogy az ellenőr rendelkezésére bocsátott minden, a vizsgálat tárgyára vonatkozó dokumentumot.
Vizsgálatvezető: A belső ellenőrzési vezető által kijelölt személy, aki felelős az ellenőrzési program összeállításáért, az adott ellenőrzés irányításáért és a jelentés összeállításáért.
(Észrevételezési) Záradék: Az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének felhívása arra, hogy az ellenőrzési jelentésekben foglalt megállapításokkal kapcsolatban a megjelölt határidőn belül észrevételt tehet.
2. rész
Organigram
3. rész
BELSŐ ELLENŐRÖK SZAKMAI ETIKAI KÓDEXE
1. Belső ellenőrzési tevékenységet az a magyar állampolgárságú, büntetlen előéletű kormánytisztviselő vagy megbízási jogviszony keretében belső ellenőrzési tevékenységet ellátó személy folytathat a KüM-ben – a KüM szervezeti egységeinél és a külképviseleteken –, valamint a külügyminiszter felügyelete alá tartozó intézményeknél, aki szakirányú felsőfokú iskolai végzettséggel (jogi, közgazdasági, államigazgatási), vagy más felsőfokú iskolai végzettséggel és a Ber. 11. §-nak (1) bek.-ben előírt képesítés valamelyikével, és legalább kétéves, központi és – lehetőség szerint – külképviseleti tevékenységre egyaránt kiterjedő külügyminisztériumi gyakorlattal ellenőrzési, költségvetési, pénzügyi vagy számviteli munkakörben, s ennek folytán a KüM és a külképviseletek szervezetéről és működéséről kellő áttekintéssel rendelkezik.
A közigazgatási államtitkár felsőfokú iskolai végzettségűeknek felmentést adhat a kötelező képesítés és/vagy szakmai gyakorlat alól, de köteles gondoskodni arról, hogy a belső ellenőrzési egység rendelkezzen mindazzal a szaktudással, gyakorlattal és egyéb ismerettel, amely a feladatok elvégzéséhez szükséges [Ber. 11. §-nak (3) bek.]. Az erre irányuló javaslatot a Személyügyi Főosztály terjeszti elő a közigazgatási államtitkárnak.
2. A belső ellenőrök szakmai továbbképzését a stratégiai, illetve az éves ellenőrzési tervek keretében, személyre szólóan kell meghatároznia a belső ellenőrzési vezetőnek.
3. A kormánytisztviselővel szemben támasztott általános etikai és szakmai követelményeken túl, a belső ellenőrzésben részt vevő személynek feddhetetlennek, függetlennek kell lennie.
3/a. A belső ellenőr feddhetetlensége megalapozza az ellenőr szakvéleménye iránti bizalmat.
A belső ellenőr:
– munkáját becsülettel, a tőle elvárható tisztességgel, szakmai gondossággal, hozzáértéssel és felelősséggel végzi;
– a vonatkozó jogszabályoknak és szakmai követelményeknek megfelelően végzi munkáját, alakítja ki szakvéleményét;
– tartózkodik minden olyan tevékenységtől, amely jogszabályellenes vagy belső szabályzatot sért, illetve nem méltó a belső ellenőrzési szakmához;
– tiszteletben tartja a szervezet céljait, hozzájárul azok megvalósulásához, illetve munkáját a közérdek szem előtt tartásával végzi.
3/b. A belső ellenőr minden esetben objektíven, részrehajlás nélkül jár el bármely tevékenység vagy folyamat vizsgálatánál az információ gyűjtése, elemzése, értékelése és közlése, valamint állásfoglalások kialakítása és közlése során. A belső ellenőr megőrzi függetlenségét a vizsgált szervezettől, illetve az egyéb külső érdekcsoportoktól. A belső ellenőr minden lényeges és jelentős körülményt mérlegelve értékel, véleménye kialakításakor nem befolyásolja saját, vagy harmadik fél érdeke.
A belső ellenőr:
– tartózkodik minden olyan tevékenységtől vagy kapcsolattól, amely csorbíthatja értékítéletének pártatlanságát, illetve amely az ellenőrzött szervezet jogos érdekeit sértheti;
– politikai befolyástól mentesen végzi tevékenységét;
– olyan, megfelelően megalapozott és objektív jelentést készít, amelyben a következtetések kizárólag az államháztartásért felelős miniszter által közzétett belső ellenőrzési standardokban foglaltakkal összhangban lévő, megfelelő és elegendő ellenőrzési bizonyítékokon alapulnak;
– nem fogadhat el olyan ajándékot, juttatást vagy jogosulatlan előnyt, amely befolyásolhatja objektív szakmai véleményének kialakítását;
– jelentésében szerepeltet minden olyan lényeges és jelentős tényt, amely biztosítja a vizsgált tevékenységről szóló ellenőrzési jelentés teljességét;
– mérlegel minden, a vizsgált szervezet, illetve egyéb felek által rendelkezésére bocsátott információt és véleményt, azonban azok megalapozatlanul nem befolyásolhatják a belső ellenőr saját következtetéseit.
Ezek a követelmények – értelemszerűen – irányadóak a külső szakértőre is (II/B).
4. Összeférhetetlenség okán-folytán a belső ellenőr, ill. a belső ellenőrzési vezető nem vehet részt az ellenőrzésben, amennyiben:
a) az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet, felügyelt intézmény) vezetőjének vagy munkatársának közeli hozzátartozója [Ptk. 685. § b) pont];
b) korábban az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet, felügyelt intézmény) vezetőjének munkáltatói jogköre alá tartozott (a jogviszony megszűntétől számított 2 éven belül);
c) az ellenőrzött szervezeti egységnél (külképviseleten, felügyelt intézménynél) 2 éven belül szolgálatot teljesített;
d) az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet, felügyelt intézmény) tekintetében vezetői, irányítói szerepet tölt be (pl. a külképviselet irányításában részt vevő vezető vagy munkatárs);
e) az ellenőrizendő szakterületet érintő, ahhoz kapcsolódó program, feladat végrehajtásában közreműködött (a program, feladat elvégzését követő 2 éven belül);
f) tárgyilagos ellenőrzés tőle egyéb okból nem várható el.
Összeférhetetlen a belső ellenőr jogállásával és erkölcsi normáival bármilyen juttatás, előny stb. elfogadása az ellenőrzött részéről, s kötelessége minden, a fenti erkölcsi követelményekkel össze nem egyeztethető kapcsolat mellőzése.
Az összeférhetetlenséget minden esetben vizsgálnia kell a belső ellenőrzési vezetőnek, illetve arra vonatkozóan bejelentési kötelezettsége van a kijelölt belső ellenőrnek. Az összeférhetetlenség tárgyában a belső ellenőrzési vezető, ez utóbbit érintő esetben a közigazgatási államtitkár határoz az ok tudomására jutásától számított 8 munkanapon belül.
Mellékletek: A) Az ellenőrzésre vonatkozó hatályos jogszabályok és utasítások jegyzéke
B) Iratminták
A) MELLÉKLET
Az ellenőrzésre vonatkozó fontosabb hatályos jogszabályok és utasítások:
– 1992. évi XXXVIII. tv. az államháztartásról;
– 2000. évi C. tv. a számvitelről;
– 2003. évi CXXIX. törvény a közbeszerzésekről;
– 2003. évi XXIII. törvény a köztisztviselők jogállásáról;
– 32/2004. (III. 2.) Korm. rendelet a polgári nemzetbiztonsági szolgálatok költségvetése tervezésének, pénzellátásának, előirányzat-felhasználásának, kincstári gazdálkodásának és nyilvántartásának egyes szabályairól szóló 32/2004. (III. 2.) Korm. rendelet
– 2010. évi LVIII. törvény a kormánytisztviselők jogállásáról;
– 2010. évi CLII. törvény az egyes törvényeknek a naptári napokban való határidő-számítással összefüggésben történő módosításáról;
– 226/2010. (VIII. 13.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről;
– 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól;
– 193/2003. (XI. 26) Korm. rendelet a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről;
– 58/2004. (IV. 4.) Korm. rendeletet a kincstári vagyonnal való gazdálkodásról;
– 143/2004. (IV. 29.) Korm. rendelet a különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések sajátos szabályairól;
– 14/2010. sz. külügyminiszteri utasítás a KüM szervezeti és működési szabályzatáról;
– 24/2001. sz. külügyminiszteri utasítás a külképviseleteken lévő mobiltelefonok használati rendjéről;
– 16/2010. (XII. 10.) KüM utasítása a helyi alkalmazottak foglalkoztatásának engedélyezésével és a munkaszerződések megkötésével kapcsolatos eljárási rendről
– 15/2010. (XII. 3.) KüM utasítás az ideiglenes külföldi kiküldetés napidíjának összegéről
– 2/2006. sz. külügyminiszteri utasítás a külképviseleteken devizában, illetve valutában beszedett vízumeljárási díjaknak, konzulidíj- és illetékbevételeknek, valamint a konzuli cselekményekhez kapcsolódó költségeknek a központi költségvetés központosított bevételként történő elszámolásáról;
– 4/2006. sz. külügyminiszteri utasítás a számítástechnikai eszközök nyilvántartásának rendjéről, valamint a felhasználók kártérítési felelősségéről;
– 18/2006. sz. külügyminiszteri utasítás a külképviseletek által üzemeltetett gépkocsik működtetésének és beszerzésének szabályairól;
– 1/2007. sz. külügyminiszteri utasítás a külképviseletek gazdálkodási rendjéről;
– A 4/2010. KüM utasítással módosított 3/2009. sz. külügyminiszteri utasítás a Külügyminisztérium gazdálkodásának egyes kérdéseiről;
– a Külügyminisztérium fejezetnél az egyes fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásának szabályairól és az eljárási rendről szóló 4/2010. (XII. 3.) KüM utasítás;
– 2/2010. (I. 15.) külügyminiszteri utasítás a Külügyminisztérium Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatáról
– 3/2010. (I. 29.) külügyminiszteri utasítás a Külügyminisztérium pénzkezelési szabályzatáról
– 7/2003. sz. külügyminiszteri utasítás a diplomáciai protokollal és a Külügyminisztérium tevékenységével kapcsolatos protokollkiadásokról;
– 3/2001. sz. közigazgatási államtitkári ügyviteli rendelkezés a leltározási és leltárkészleti szabályzatról;
– 2/2003. sz. KFO–GFO közös konzuli utasítás a konzuli cselekmények pénzügyi elszámolásának rendjéről;
– 4/2006. sz. KFO–GFO közös utasítás a szigorú elszámolású nyomtatványok kezeléséről;
– 1044/2005. (V. 11.) Korm. határozat a közigazgatás korszerűsítését szolgáló aktuális e-kormányzati feladatokról;
– 1965. évi 22. tvr. a diplomáciai kapcsolatokról 1961-ben Bécsben aláírt nemzetközi szerződés kihirdetéséről;
– 1987. évi 13. tvr. a konzuli kapcsolatokról 1963-ben Bécsben aláírt nemzetközi szerződés kihirdetéséről;
– 1991. évi XLI. törvény a közjegyzőkről;
– 2001. évi XLVI. tv. a konzuli védelemről; a vízumdíjakról szóló aktuális rendelkezések;
– 2004. évi CXL. tv. a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól;
– 2005. évi L. tv. a nemzetközi szerződésekkel kapcsolatos eljárásról;
– 2007. évi I. tv. a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek beutazásáról és tartózkodásáról;
– 2007. évi II. tv. a harmadik országbeli állampolgárok beutazásáról és tartózkodásáról,
– 113/2007. (V. 24.) Korm. rendelet a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek beutazásáról és tartózkodásáról szóló, 2007. évi I. törvény végrehajtásáról;
– 114/2007. (V. 24.) Korm. rendelet a harmadik országbeli állampolgárok beutazásáról és tartózkodásáról szóló, 2007. évi II. törvény végrehajtásáról;
– 2277/2005. (XII. 9.) Korm. határozat a nemzeti vízum kiadásához szükséges külképviseleti fejlesztésekkel összefüggő egyes kérdésekről;
– 2/1995. sz. külügyminiszteri rendelet a tiszteletbeli konzulok küldéséről és fogadásáról, és annak végrehajtásáról szóló 4/1995. KÜM utasítás;
– 1/1998. sz. KüM rendelet a külügyminiszter által kiállított útlevelek kezelésének szabályairól;
– 23/2001. sz. külügyminiszteri rendelet a diplomáciai, vagy a nemzetközi jogon alapuló egyéb kiváltságot és mentességet élvező személyek be- és kiutazása stb. szabályairól;
– 17/2001. (XI. 15.) sz. külügyminiszteri rendelet a konzuli védelem részletes szabályairól, valamint az azt módosító 5/2006 (X. 2.) KüM rendelet;
– 1/2002. (I. 23.) KÜM–IM együttes rendelet a konzuli tisztviselő konzuli okirat készítési és tanúsítvány kiállítási tevékenységéről.
– 25/2007. (V. 31.) IRM rendelet a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek beutazásáról és tartózkodásáról szóló 2007. évi I. törvény, valamint a harmadik országbeli állampolgárok beutazásáról és tartózkodásáról szóló 2007. évi II. törvény végrehajtásáról;
– 28/2007. (V. 31.) IRM rendelet a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek, valamint a harmadik országbeli állampolgárok beutazásával és tartózkodásával kapcsolatos eljárások díjáról;
– 2/1999. és 8/1999. sz. külügyminiszteri utasítás a tűz- és munkavédelemről;
– A 12/2001. KüM utasítással és a Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 2/2009. KüM utasítással módosított 3/1999. sz. külügyminiszteri utasítás a Külügyminisztérium Egységes Iratkezelési Szabályzatáról;
– A Külügyminisztérium 2009. évi irattári terve
– 8/2001. sz., illetve 1/2002. sz. külügyminiszteri utasítás a külképviseletek védelmi szabályairól;
– 5/2001. sz. közigazgatási államtitkári rendelkezés az ügyvitelről
– 1992. évi XXII. tv. a Munka Törvénykönyvéről;
– 1992. évi XXIII. tv. a köztisztviselők jogállásáról;
– 1992. évi XXXIII. tv. a közalkalmazottak jogállásáról;
– 104/2003. (VII. 18) Korm. rendelet a köztisztviselők tartós külszolgálatáról;
– 204/2009. (IX. 18.) Korm. rendelet az ideiglenes külföldi kiküldetés napidíjának összegéről és kifizetéséről;
– 5/2010. (II. 5.) KüM utasítás az ideiglenes külföldi kiküldetés napidíjának összegéről és kifizetéséről szóló 204/2009. (IX. 18.) Korm. rendelet végrehajtásáról;
– A 8/2009. és 10/2009. KüM rendeletekkel módosított 7/2009. (VI. 26.) KüM rend. a tartós külszolgálatot teljesítő köztisztviselők és munkavállalók alapellátmányának, illetve ideiglenes külföldi kiküldetése napidíjának összegéről és azok kifizetéséről;
– 18/2003. sz. külügyminiszteri utasítás a köztisztviselők tartós külszolgálatának egyes kérdéseiről;
– 23/2002. sz. külügyminiszteri utasítás a Külügyminisztérium munkavállalói tartós külszolgálatának szabályairól szóló 18/2002. KüM utasítás módosításáról;
– 14/2009. (XII. 31.) külügyminiszteri utasítás a Külügyminisztérium juttatási rendszeréről;
– 1/1998. sz. külügyminiszteri irányelv a kirendeltek lakásairól és a lakások berendezéséről.
– 64/2010. (III. 18.) Korm. rendelet által módosított 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet
A funkcionális főosztályok további rendelkezései a hatáskörükbe tartozó egyes kérdések szabályozásáról.
B) MELLÉKLET
A belső ellenőrzési egység tevékenységében használandó iratminták
Megjegyzés: az iratminták szövegszerű ajánlások, a tényleges ellenőrzés alkalmával készülő dokumentumok ettől eltérő vagy ennél bővebb tartalmúak is lehetnek. A táblázatos forma helyett szöveges változat is elfogadott.
1. Stratégiai terv.
2. Éves ellenőrzési terv.
3. Az ellenőrizendő szervezeti egységek (külképviseletek) vezetőinek értesítése az ellenőrzés tervezett időpontjáról, az igényelt közreműködésről.
a) Biztonsági hozzájárulás kérése.
b) Az ellenőrzésben érintett szervezeti egységek közreműködésének (beszámolók és dokumentumok) kérése.
4. Megbízólevél.
5. Ellenőrzési program.
6. Teljességi nyilatkozat.
7. Ellenőrzési jelentés a Központ szervezeti egységénél, illetve külképviseleten, továbbá a felügyelt intézményeknél végzett ellenőrzés esetén.
8. A Külügyminisztérium sajátosságait követő iratminták külképviseleti ellenőrzés során
a) Konzuli ellenőrzési részjelentés.
b) Gazdálkodási ellenőrzési részjelentés.
c) Iratkezelési ellenőrzési részjelentés.
B./1. STRATÉGIAI TERV MINTA (PM-útmutató szerint)
STRATÉGIAI ELLENŐRZÉSI TERV
|
Hosszú távú célkitűzések |
Stratégiai célok |
Ellenőrzés által vizsgált területek |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
FEUVE értékelése |
Kockázati tényezők |
Kockázati tényezők értékelése |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Belső ellenőrök felsorolása |
Belső ellenőrök |
Szükséges ellenőri létszám szintenkénti bontásban |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dátum:
|
Belső ellenőrzési fejlesztési |
Belső ellenőrök képzési |
Belső ellenőrzés tárgyi és információs igénye |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Készítette: Jóváhagyta: |
B./2. ÉVES ELLENŐRZÉSI TERV MINTA (PM-útmutató szerint)
ÉVES ELLENŐRZÉSI TERV
|
Ellenőrzendő folyamatok és szervezeti egységek |
Az ellenőrzésre vonatkozó stratégia (ellenőrzés célja, módszere, tárgya, terjedelme, ellenőrzött időszak) |
Azonosított kockázati tényezők (*) |
Az ellenőrzés típusa (**) |
Az ellenőrzés ütemezése (***) |
Erőforrás- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
* Csatolt alátámasztó dokumentumok: az ellenőrzési tervet megalapozó elemzések, különösen a kockázatelemzés dokumentumai.
** A 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet alapján.
*** Az ellenőrzések időtartama és az ellenőrzési jelentések elkészítésének határideje.
**** Az ellenőrzésekhez rendelt becsült ellenőrzési erőforrások: becsült időszükséglet és emberi erőforrás.
Dátum:
|
Készítette: Jóváhagyta: |
B./3. ÉRTESÍTŐ LEVÉL MINTA ELLENŐRZÉS MEGKEZDÉSÉRŐL
ÉRTESÍTÉS ELLENŐRZÉS MEGKEZDÉSÉRŐL
Külügyminisztérium
Ellenőrzési Főosztály
KÜM/ ikt.szám-alszám/2011/Adm
Tárgy: Értesítés ellenőrzésről
Tisztelt ………………...!
|
Értesítem, hogy a(z) ....................................................... főosztályon (külképviseleten) 20..........-tól 20.........-ig az Ellenőrzési |
|
Főosztály ellenőrzést végez, melynek célja: |
Az ellenőrzésre az Ellenőrzési Főosztály éves ellenőrzési terve alapján kerül sor. A vizsgálat során az ellenőr(ök) a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendeletben és más vonatkozó jogszabályokban foglaltak, valamint a Külügyminisztérium Belső Ellenőrzési Kézikönyvének vonatkozó előírásai szerint jár(nak) el.
A belső ellenőr megbízólevéllel igazolja magát.
Kérem, hogy szíveskedjék munkatársa(i)m részére a vizsgálathoz szükséges valamennyi dokumentumot rendelkezésre bocsátani, és lehetővé tenni számá(uk)ra az illetékesekkel való konzultációt, valamint biztosítani a vizsgálat lefolytatásához szükséges helyiségekbe való szabad bejutást.
Budapest, ...............................……..
belső ellenőrzési vezető
B./3/a BIZTONSÁGI HOZZÁJÁRULÁS KÉRÉSÉNEK MINTÁJA
|
Külügyminisztérium |
Készült: |
2 példány |
|
Ellenőrzési Főosztály Kapja: Biztonsági, Iratkezelési |
||
|
KÜM/ ikt.szám-alszám/2011/Adm |
|
saját |
Feljegyzés
Tárgy: Biztonsági hozzájárulás
|
Az Ellenőrzési Főosztály a KüM éves ellenőrzési terve alapján 20...................................... és ..................................... között a …………………..Főosztályon (külképviseleten) ellenőrzést / rendkívüli ellenőrzést végez, amelynek célja |
Kérem, hogy az ezzel megbízott ellenőrök, név #1, név #2 … részére az ellenőrizendő szervezeti egység (külképviselet) biztonsági zónájába történő belépést engedélyezni szíveskedjék. A belső ellenőrök megbízólevéllel igazolják magukat.
Budapest, 20………………
Készítette:
Jóváhagyta:
B./3/b KÖZREMŰKÖDÉS KÉRÉS MINTÁJA GAZDÁLKODÁSI ELLENŐRZÉSHEZ
|
Külügyminisztérium |
Készült: |
2 példányban |
|
EllenőrzésiFőosztály Kapja: Gazdálkodási és Pénzügyi |
||
|
KÜM/ ikt.szám-alszám/2011/Adm |
|
saját |
F e l j e g y z é s
Tárgy: Gazdálkodási ellenőrzés előkészítése
|
Az Ellenőrzési Főosztály, a KüM éves ellenőrzési terve alapján 20..................................... között a ...................................... Főosztályon (külképviseleten) ellenőrzést végez. Az ellenőrzés célja |
A felkészülés érdekében kérem a Főosztályt, hogy az a 20……. és 20………közötti időszakra vonatkozóan az alábbi költségvetési/gazdálkodási ügyiratokat, okmányokat lehetőség szerint 200.......................................-ig szíveskedjék rendelkezésünkre bocsátani:
– a jóváhagyott költségvetési előirányzatok és felhasználásuk;
– esetleges pótelőirányzatok, előirányzat-módosítások;
– a külképviselet költségvetési, gazdálkodási beszámolói és értékelésük (beszámoltatás);
– negyedéves adatszolgáltató lapok (előző évről);
– egy-egy (közelebbről megjelölt) pénztárnapló, és értékelésük;
– váratlan pénztárellenőrzések;
– tartozások (ellátmányelőlegek) és rezsitérítések nyilvántartása;
– megbízási szerződések (ha ilyenek vannak);
– a szerződéses munkatársak, illetve a külképviselet helyi alkalmazottainak munkaszerződései, munkaköri leírásaik;
– bérleti szerződések;
– a kötelezettségvállalás, utalványozás és pénzkezelés helyi szabályozása;
– likviditási terv.
Budapest, 20...........................................
Készítette:
Jóváhagyta:
B./4. MEGBÍZÓLEVÉL-MINTA
Külügyminisztérium
Ellenőrzési Főosztály
KÜM/ ikt.szám-alszám/2011/Adm
[név, beosztás]
[szervezeti egység/székhely]
MEGBÍZÓLEVÉL
Tájékoztatom .................................................................. urat/úrnőt, hogy megbízom ................................................ [név, beosztás, igazolvány száma], belső ellenőrt (ellenőröket), hogy az Ellenőrzési Főosztály… évi ellenőrzési munkatervében szereplő ................................................ tárgyú vizsgálat kapcsán a Főosztályon/külképviseleten ellenőrzést (rendszerellenőrzést, teljesítményellenőrzést) / rendkívüli ellenőrzést végezzenek.
Vizsgálatuk során az ellenőrök a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet, a vonatkozó jogszabályok, a Külügyminisztérium Belső Ellenőrzési Kézikönyve irányelvei szerint járnak el. Az ellenőrzés során az ellenőrök jogosultak:
– belépni – a biztonsági előírások betartásával – a külképviselet minden hivatali helyiségébe, továbbá az érintett hozzájárulásával, a szolgálati lakásba is;
– a külképviselet bármely munkatársától írásos és szóbeli információt, nyilatkozatot kérni, a külképviselet okmányaiba, hivatali számítógépein tárolt anyagaiba az adat- és titokvédelmi előírások betartásával betekinteni;
– az okmányokat átvételi elismervény ellenében átvenni, azokról másolatot, kivonatot, tanúsítványt készíteni, indokolt esetben eredeti dokumentumokat másolat hátrahagyásával elhozni;
– teljességi nyilatkozatot kérni;
– a külképviselet működéséről és gazdálkodásáról informálódni más, a külképviselet tevékenységével kapcsolatban álló szervezeti egységektől.
Az ellenőrzés vezetője: ...................................................................................... [név]
A vizsgálat megkezdésének várható időpontja: ...........(év) .......................... (hó).........(nap)
A megbízólevél egy oldal terjedelmű és 200...... (év) ............................. (hó) ........ (nap)-ig érvényes.
Budapest, ...................................................
bélyegzőlenyomat
..........................................................................
közigazgatási államtitkár
s. k.
közigazgatási államtitkár
s. k.
B./5. ELLENŐRZÉSI PROGRAM MINTA
Külügyminisztérium
Ellenőrzési Főosztály
KÜM/ ikt.szám-alszám/2011/Adm
ELLENŐRZÉSI PROGRAM
[az ellenőrzés címe]
[az ellenőrzés címe]
AZ ELLENŐRZÉST VÉGZŐ SZERVEZET: Ellenőrzési Főosztály
CÉLOK:
AZ ELLENŐRIZENDŐ SZERVEZET:
AZ ELLENŐRZÉS TÍPUSA: (rendszerellenőrzés, teljesítményellenőrzés stb.)
JOGSZABÁLYI VAGY EGYÉB FELHATALMAZÁS (releváns jogszabályok, az államigazgatási egyéb jogi eszközeinek exemplatív felsorolása)
ELLENŐRIZENDŐ IDŐSZAK:
AZ ELLENŐRZÉS TERVEZETT IDŐTARTAMA:
VIZSGÁLATVEZETŐ:
ELLENŐRÖK:
MEGBÍZÓLEVÉL SZÁMA ÉS KELTE
IDŐIGÉNY ............. munkanap
AZ ELLENŐRZÉSI JELENTÉS ELKÉSZÍTÉSÉNEK HATÁRIDEJE
Megjegyzés: Az ellenőrzés a jogszabályok és a Külügyminisztérium Belső Ellenőrzési Kézikönyve előírásai szerint történik.
Budapest, ...................................................
..........................................................................
belső ellenőrzési vezető
belső ellenőrzési vezető
B./6. TELJESSÉGI NYILATKOZAT MINTÁJA
TELJESSÉGI NYILATKOZAT
Alulírott ............................................................................. (név, beosztás) büntetőjogi felelősségem tudatában kijelentem, hogy a ....................................................... Főosztály (külképviselet) belső ellenőrzése során a vizsgálatvezetőnek (ellenőröknek) átadott dokumentumok, legjobb tudásom szerint mindazok a dokumentumok, nyomtatványok, adatok, információk, melyek rendelkezésre állnak az adott állapot felméréséhez, a vizsgálat elvégzéséhez, és azok megbízható, teljes körű információt tartalmaznak.
Budapest / a külképviselet székhelye, ................................. [dátum]
..........................................................................
az ellenőrzött szervezeti egység /
külképviselet vezetője
az ellenőrzött szervezeti egység /
külképviselet vezetője
B./7. ELLENŐRZÉSI JELENTÉS
Külügyminisztérium
Ellenőrzési Főosztály
Iktatószám:
ELLENŐRZÉSI JELENTÉS
[Az ellenőrzés tárgya]
[Az ellenőrzés tárgya]
Az ellenőrzést végző szervezet: Ellenőrzési Főosztály
Célok:
Az ellenőrzött szervezeti egység / külképviselet:
Az ellenőrzés típusa: (rendszerellenőrzés, teljesítményellenőrzés stb.)
Alkalmazott ellenőrzési módszerek és eljárások: [felsorolás]
Jogszabályi felhatalmazás és háttér: (a vizsgálat alapjául szolgáló jogszabályok, államigazgatás egyéb jogi eszközeinek exemplatív felsorolása)
Ellenőrzött időszak:
Helyszíni ellenőrzés időtartama:
Vizsgálatvezető: [név]
Ellenőrök: [nevek]
Időigény: összesen …… munkanap
Az ellenőrzési jelentés elkészítésének határideje:
Az ellenőrzött időszakban hivatalban lévő vezetők neve, beosztása: (felsorolás)
Az ellenőrzési jelentést kapják: (felsorolás)
(vizsgálatvezető aláírása)
(a vizsgálatban részt vevő ellenőrök aláírása)
Záradék
Az ellenőrzési jelentés tartalmát megismertem, egy példányát átvettem. A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 28. § (2) bekezdése értelmében nyilatkozom, hogy
– észrevételt kívánok tenni, és azt a jelentés kézhezvételétől számított 15munkanapon belül megküldöm az ellenőrzést végző szervezet vezetőjének;
– észrevételt nem kívánok tenni*.
Dátum: ...................................................
..................................................................
Az ellenőrzött terület vezetője
Az ellenőrzött terület vezetője
______________
* A megfelelő szöveget alá kell húzni
** Nyilatkoznia kell az ellenőrzött terület, illetve szervezeti egység vezetőjének, illetve annak, akire vonatkozóan a jelentés megállapítást vagy javaslatot tartalmaz.
B./8/a ELLENŐRZÉSI JELENTÉS MINTÁJA A KÜLKÉPVISELET
KONZULI TEVÉKENYSÉGÉNEK ELLENŐRZÉSÉRŐL
|
Külügyminisztérium |
Készült: |
3 példányban |
|
Ellenőrzési Önálló Osztály |
Kapja: |
Konzuli Főosztály |
|
KÜM/ ikt.szám-alszám/2011/Adm |
|
Külképviselet |
|
|
|
Ellenőrzési Főo. |
J E L E N T É S
a Magyar Köztársaság …………….-i nagykövetsége
konzuli részlegén/főkonzulátusán végzett ellenőrzésről
Az ellenőrzés időpontja: 200……………………………
Jelen vannak:
A belső ellenőrzési egység részéről
…………………………………… (név, beosztás), ellenőr,
…………………………………… (név, beosztás), ellenőr;
Az ellenőrzött külképviselet részéről:
…………………………………… (név, beosztás),
…………………………………… (név, beosztás),
Konzul az ellenőrzött időszakban:
…………………………………… (név)
…………………………………… (név)
1. A konzuli részleg elhelyezése, munkafeltételek
– Az elhelyezés ismertetése, értékelése.
– Az ügyfélfogadás rendjének ismertetése
– Az ügyfélforgalom fontosabb adatai.
– Ellátottság konzuli, turisztikai kiadványokkal (szóróanyagokkal).
2. A konzuli munka személyi és tárgyi feltételei
– A főkonzul, konzul, kisegítők, házastársak, helyi alkalmazottak stb. munkaköri leírása; egyéb munkakörök ismertetése, tevékenységük rövid ismertetése;
– A helyettesítési rend rögzítése és gyakorlata;
– A kapcsolattartás eszközei, számítógépes ellátottság, telefon- és faxvonalak, honlap;
– Szakképzettség, szakmai kiadványokkal való ellátottság;
– Biztonsági helyzet, különösen ügyfélfogadás alatt.
– Igények, javaslatok, kérések.
3. A konzuli tevékenység munka főbb adatai:
A külképviseleten 20..-ben kiadott vízumok száma: darab (fajtánként).
A konzuli cselekmények száma 20..-ben, …….. 20..-ben………. volt.
Jellemző ügycsoportokban tett intézések: állampolgársági kérelmek (magyar állampolgárság igazolása, lemondás a magyar állampolgárságról), útlevél ügyek, anyakönyvezés intézése.
Közjegyzői feladatok: aláírás-, fordítás- és másolathitelesítés.
Felülhitelesítési ügyek. Mindezek pontos nyilvántartásának ellenőrzése.
Konzuli kölcsön kifizetésére 20..-ben ….alkalommal került/nem került sor.
A konzuli érdekvédelmi tevékenység tapasztalatai
A fogadó államban (a konzuli kerületben) letartóztatott, illetve bebörtönzött magyar állampolgárról a külképviseletnek nincs tudomása/ilyen ügyben …. alkalommal járt el.
Ideiglenes magánútlevelet a vizsgált időszakban ….. alkalommal állítottak ki.
Együttműködés a többi uniós tagállam és az EU-delegáció képviseletével, a fogadó állam hatóságaival.
4. A konzuli nyilvántartás rendje
A konzuli tevékenységben használatos iratfajták; az iratok – titkossági fokozatuknak megfelelő – őrzése, tárolása, és a selejtezés rendjének áttekintése.
Az iktatás rendjének, az iratok szúrópróbaszerű ellenőrzése a Konzuli Információs Rendszerben.
Ennek során vizsgáltuk a ……… számú (…….. útlevélkérelme), a ……… számú (…………………… lemondása a magyar állampolgárságról), az ……… számú (………………… útlevélcseréje), a ………… számú (………… útlevélkérelme), ……………….. stb. ügyiratokat. Az ügyiratokban az ügymenet nyomon követhető, az ügyintézéssel kapcsolatos okmányok másolatai előírásszerűen szerepelnek, az ügyiratok és a konzuli nyilvántartás adatai egyeznek (I/N). A szúrópróbaszerűen ellenőrzött ügyiratokban a több éve húzódó ügyekben fellelt hiányosságokat az új konzul rendezte/nem rendezte. (I/N)
5. A pénzügyi fegyelem és az okmányok kezelése
A szigorú elszámolású eszközök és nyomtatványok (vízumbélyegek, ideiglenes magánútlevelek stb.) kezelésével kapcsolatos megállapítások, az esetlegesen tapasztalt rendellenességek megjelölésével. Az ellenőrzött hónap konzuli és vízumbevételeinek egybevetése a nyilvántartott összeggel, illetve a bankszámlakivonattal. A konzul a bevételekkel havonta egyszer számol el/nem számol el a gazdasági felelősnek.
6. A tiszteletbeli konzullal (konzulokkal) kapcsolatos teendők ellátásának ellenőrzése során tett megállapítások, beleértve a kapcsolatos pénzügyi elszámolási kötelezettségeket is.
7. Összegezés: Megállapítások, észrevételek, javaslatok.*
………………………………… [Székhely], 20………………………
|
…………………………………… …………………………………… |
Melléklet a konzuli tevékenység ellenőrzéséről szóló közös jegyzőkönyvhöz
K é r d ő í v
1. Hol helyezkedik el a konzulátus/konzuli részleg (széles utca, kis tér stb.)?
1.1. Hol van az ügyfélbejáró? Különálló bejárat van az utcára, vagy más hivatali helyiségeken/udvaron keresztül kell bejutni az ügyfélfogadó térbe?
1.2. Van-e az utcai fronton elhelyezett konzuli információs vitrin? Ez a vízumkiadással kapcsolatos szokásos információkon kívül tartalmazza-e pl. a Külügyminisztérium, ill. a misszió konzuli információkat tartalmazó honlapjának címét?
1.3. Kell-e sorban állniuk az ügyfeleknek? Hol állnak sorban? Védi-e a sorban állókat valami az időjárás, utcai forgalom stb. okozta kellemetlenségektől? Jellemzően mikor, milyen gyakran van szükség arra, hogy sorok alakuljanak ki az épület előtt?
1.4. Milyen intézkedések/szabályok vannak érvényben a sorban állás kiküszöbölésére, enyhítésére? Van-e üzenetrögzítős tájékoztatás, telefonos bejelentkezési lehetőség stb.?
1.5. Működik-e az ügyfélbejáró melletti épületekben – belátható távolságra – a vízumkiadásra „ráépülő” szolgáltató (pl. fénymásoló, kérdőívkitöltő, esetleg „kijáró” tevékenységet vállaló iroda, utasbiztosítással foglalkozó iroda, utcán dolgozó biztosítási ügynök)?
1.6. A honlap szerepe a konzuli tájékoztatásban és a konzuli ügyintézésben. Letölthetőek-e a nyomtatványok a honlapról?
2. Megtörtént-e a konzuli helyiségeknek a schengeni követelményeknek megfelelő átalakítása? Szükség van-e további átalakításokra?
2.1. A fogadó ország viszonyai, az ügyfélforgalom nagysága, biztonsági szempontok indokolják-e külön biztonsági őrszemélyzet felállítását?
2.2. Van-e helyben lehetőség megbízható, referenciával rendelkező (pl. más schengeni misszió által is ilyen feladattal megbízott) őrző-védő szervezet megbízására?
2.3. Ha vannak őrök, mekkora a pontos létszámuk, milyen a szolgálati időbeosztásuk, hol van a szokásos felállítási helyük, van-e a vízumkiadással kapcsolatos tájékoztatási feladatuk?
2.4. Vannak-e térfigyelő kamerák?
3. Milyen nyitvatartási rend van érvényben?
3.1. Van-e szezonális vagy rugalmas nyitva tartás?
3.2. Hányszor kell az ügyfélnek megjelenni személyesen?
3.3. Az ügyfelek hány százaléka jelenik meg személyesen (az elmúlt három év átlagában, illetve a tömeges vízumkiadás megkezdése óta) a konzulátuson?
3.4. Mennyi az ügyfelek átlagos várakozási ideje?
4. Van-e elkülönített ügyfélváró, illetve ügyintéző-fogadótér? Van-e naptól, esőtől stb. védő fedett kinti várakozóhely, váróterem, benti fogadótér, s ezek közül melyik a kérdőív kitöltésének helyszíne?
4.1. Biztosított-e az adatközlés magánjellege, vannak-e elválasztó térelemek az ügyfélablakok között?
4.2. Milyen típusú az ablakosok munkahelye? (fülkék, vagy hagyományos ablak stb.)
5. Hogyan történik a kérelem benyújtása?
5.1. Milyen nyelv(ek)en beszélnek az ablakosok az ügyfelekkel?
5.2. Milyen támogató dokumentumokat kérnek csatolni? (Vízumtípusonként és nemenként)
6. Hányan dolgoznak a konzulátuson, s milyen munkakörökben?
6.1. A konzulok és konzuli ügyintézők helyettesítése megoldott-e?
6.2. Mennyi a vízumkiadással foglalkozó személyzet pontos létszáma (munkaórára lebontva)?
6.3. Hány központi kiküldött van? Hány helyi alkalmazott? Hogyan oszlanak meg a feladatok közöttük?
6.4. Vannak-e társszervi kiküldöttek, s miként veszik ki a részüket a konzuli munkából?
7. A központi kiküldöttek részére szervezett kiutazás előtti tanfolyamon kívül milyen helyi képzésben, oktatásban részesülnek a konzuli beosztottak?
7.1. Szerveznek-e képzést a helyi alkalmazottak részére? Ha igen, milyen tartalommal, tematikával, milyen gyakran, ki tartja részükre?
7.2. Biztosított-e a hozzáférés a magyar idegenrendészeti jogszabályokhoz? A napi gyakorlatban milyen más jogszabályokat, utasításokat vesznek figyelembe a vízumkiadás során?
7.3. Ismerik-e a „Missziók tájékoztatása” honlapon a Konzuli Kézikönyvet és a Vízumrendészeti Kézikönyvet (közösségi Handbook)?
7.4. Általában milyen mélységű ismeretekkel rendelkeznek a helyi munkatársak a schengeni vízumszabályokról?
8. Alkalmaznak-e rotációs rendszert a vízumkiadási munkafolyamat különböző fázisainak végrehajtása során?
9. Döntően milyen típusú vízumokat adnak ki? (Fajtánként, nemenként, sürgősségi szempontból.)
9.1. Milyen tapasztalatok vannak a képviseleti vízumkiadásról (mely országokra vonatkozik, mekkora a forgalom, tapasztalatok.)
10. Létesítettek-e formalizált együttműködést utazási irodákkal, illetve a fogadó ország külügyminisztériumán kívül más intézményekkel, szervezetekkel?
10.1. Milyen speciális, helyi szempontok (kritériumok) alapján akkreditálják ezeket? Ki dönt az akkreditálhatóság kérdésében?
11. Vannak-e hamis okmányt felismerő eszközök a képviseleten? Milyen típusúak?
11.1. Ki használja ezeket az eszközöket, s milyen rendszerességgel?
11.2. Kapott-e valamennyi munkatárs kiképzést az ilyen eszközök használatára?
12. Az év végi kötelező statisztikán felül alkalmazzák-e a KIR-statisztika-készítő funkcióit a munka megkönnyítése, információcsere, vagy elemző jelentések készítése érdekében?
12.1. Van-e külön nyilvántartásuk az elutasított kérelmekről?
13. Hogyan írnák le röviden a vízumeljárás folyamatát?
13.1. Az egyes munkatársak a vízumkiállítás mely fázisában és milyen adatokat visznek be a KIR-be?
13.2. A konzuli együttműködés keretében milyen adatokat küldenek meg az EU-tagállamok külképviseleteinek, illetve milyen adatokat kapnak tőlük?
13.3. Alkalmazzák-e a döntéshozók a közösségi Handbook-ot, illetve a Vízumrendészeti Kézikönyvet?
13.4. Ki hozza meg a döntéseket, (a vízumadminisztrátornak van-e lehetősége pozitív/negatív döntésre javaslatot tenni, illetve kérelmet eldönteni)?
13.5. Hogyan illesztik be az útlevélbe a vízumbélyeget?
13.6. Ki nyomtatja ki a vízumbélyeget, van-e külön, kiadás előtti utolsó ellenőrzés?
14. A benyújtott támogató iratok/dokumentumok közül döntően melyek alapján bírálják el a kérelmeket?
14.1. Hogyan ellenőrzik a dokumentumok hitelességét?
15. Ki határozza meg a felhasználói/döntési jogosultságokat a KIR kezelése terén?
16. Következetesen használják-e a 810/2009. EK rendelet alapján előírt befogadhatósági pecsétet?
16.1. Összhangban van-e a gyakorlatuk a helyi konzuli együttműködésben részt vevők hasonló gyakorlatával?
17. Milyen módon szedik be a vízumdíjakat, készpénzben, átutalással, vegyesen?
17.1. Milyen indok alapján adnak díjmentességet (a kérelmek hány százaléka?)
17.2. Melyek a leggyakrabban figyelembe vett körülmények a díjmentességben részesítéskor?
18. Melyek a vízumok elutasításának leggyakoribb okai?
18.1. Hogyan tájékoztatják az ügyfeleket az elutasításról, hoznak-e formális határozatot?
18.2. Elutasítást követően általában mennyi idő múlva nyújthat be az ügyfél újabb kérelmet?
19. Hogyan tárolják a vízumbélyegeket?
19.1. Hogyan tartják nyilván – napi, heti, havi elszámolás esetén – a vízumbélyegeket?
19.2. Hogyan, mennyi ideig tárolják a kérdőíveket?
19.3. Hol és mennyire biztonságosan raktározzák a fentieket?
20. Milyen módon és mértékben vesznek részt a helyi konzuli együttműködésben?
20.1. Hasznosnak tartják-e, vagy inkább formális együttműködési formáról van szó, amelyből keveset profitálnak a gyakorlatban?
20.2. Vannak-e magyar kezdeményezések?
21. A fogadó ország és a magyar hatóságok intézkedéseivel, valamint a konzuli ügyintézéssel kapcsolatos panaszok?
22. Milyen problémák merülnek fel a konzuli érdekvédelmi ügyekben az okiratok beszerzése terén, hagyatéki ügyekben, valamint magyar állampolgárok letartóztatása, bebörtönzése esetén?
23. A vízumkérelmek, konzuli ügyiratok selejtezésének rendje?
B./8/b ELLENŐRZÉSI JELENTÉS MINTÁJA A KÜLKÉPVISELETI GAZDÁLKODÁS ELLENŐRZÉSÉRŐL
|
Külügyminisztérium |
||
|
Ellenőrzési Főosztály |
Kapja: |
Külképviselet |
|
KÜM/ikt.szám-alszám/2011/Adm |
|
Gazdálkodási és Pénzügyi Főosztály |
J E L E N T É S
a Magyar Köztársaság ………………………..-i külképviseletén
a helyszíni pénzügyi-gazdasági ellenőrzésről
a helyszíni pénzügyi-gazdasági ellenőrzésről
Jelen vannak:
Az ellenőrzött külképviselet részéről:
………………………………………
gazdasági felelős/vezető
gazdasági felelős/vezető
………………………………………
pénztárellenőr
pénztárellenőr
………………………………………
pénztáros/gazdasági ügyintéző
pénztáros/gazdasági ügyintéző
………………………………………
leltárfelelős
leltárfelelős
Az Ellenőrzési Főosztály részéről:
………………………………………
ellenőr
ellenőr
………………………………………
ellenőr
ellenőr
Megállapítottuk, hogy ……………………. gazdasági felelős/vezető munkakörét 200……..…..-től látja el, az átadás-átvételre az előírásoknak megfelelő/nem megfelelő tartalmú jegyzőkönyv felvételével került sor.
A pénztáros/gazdasági ügyintéző munkakörét 200……..…..-től látja el, az átadás-átvételre az előírásoknak megfelelő/nem megfelelő tartalmú jegyzőkönyv felvételével került sor.
A leltárfelelős munkakörét 200……..…..-től látja el, az átadás-átvételre az előírásoknak megfelelő/nem megfelelő tartalmú jegyzőkönyv felvételével került sor.
A helyszíni ellenőrzés megállapításai
1. Váratlan pénztárellenőrzés:
A pénztárnapló …… tételszám alatt lezárásra került. A pénztárnaplóban lévő pénzkészletet ellenőriztük:
Készpénzkészlet:
1. ………. számú …….. valutanemben (címletjegyzék mellékelve)
2. ………. számú …….. valutanemben (címletjegyzék mellékelve)
3. ………. számú …….. valutanemben (címletjegyzék mellékelve)
A külképviselet …………. folyószámlát vezet a …………. bankintézménynél:
1. ………. számú …….. valutanemben (költségvetési számla)
2. ………. számú …….. valutanemben (rezidencia bankgaranciájának számlája)
3. ………. számú …….. valutanemben (bérlemények letéti díj számlája)
Megállapítottuk, hogy a pénztárban lévő pénzkészlet egyenlege megegyezik/nem egyezik meg a pénztárnaplóban kimutatott egyenleggel. A mai nappal kikért bankszámlakivonat egyenlege megegyezik/nem egyezik meg a pénztárnapló folyószámla-egyenlegével.
Az esetleges eltérés összege …………………….. oka …………………………….
A készpénzkészletről, a záró egyenlegekről készült kimutatás, valamint a bankszámlakivonatok a jegyzőkönyv mellékletét képezik.
Az ellenőrzés során a pénztárban idegen értéket nem találtunk/találtunk, a készpénz tárolása páncélszekrényben történik.
A külképviseleti gazdálkodás körébe tartozó szigorú elszámolású nyomtatványok nyilvántartása szabályos és naprakész. A nyomtatványok fajtánként és szám szerinti ellenőrzésekor hiány nem tapasztalható/hiány tapasztalható. A hiány oka ……………………………………………………………………………………………
A külképviseleten 200….………..-án tartottak utoljára teljes körű, az előírásoknak megfelelő váratlan pénztárellenőrzést.
A bizonylatok ellenőrzése kiterjedt a készpénzforgalomban használatos devizakiadási és -bevételi pénztárbizonylat szabályszerű használatára is. A bizonylatok kiállítása a készpénzmozgással egy időben történik/nem egy időben történik. A nem szabályos bizonylatolás oka …………………………………………………………
Az ellenőrzött időszakban a külképviselet gazdálkodási tevékenységét a Központ 200.. évben írásban értékelte/nem értékelte.
A pénztárnaplóban lekönyvelt tételek száma havi átlagban…….. A gazdasági felelős, napi rendszerességgel könyveli/nem könyveli a gazdasági eseményeket, beszámolási kötelezettségének az előírt határidőkön belül eleget tett/nem tett eleget.
A pénztárnaplók bizonylatainak szúrópróbaszerű ellenőrzése során megállapítottuk, hogy elvétve hiányzik/nem hiányzik a számlákon a magyar nyelvű felirat, továbbá a reprezentációra elszámolt éttermi számlák, napidíj és magángépkocsi használatának utalványozása minden/nem minden esetben teljes körű. 200... évben a készpénz bankszámláról történő felvételének rögzítése szabálytalanul/szabályosan történt; a hibát időközben korrigálták/nem korrigálták.
A Gazdálkodási és Pénzügyi Főosztály által a pénztárnaplók havonta elvégzett auditálása nyomán kiküldött ellenőrzési megállapítások, észrevételek helyszíni kezelésére, a felmerült hiányosságok kiküszöbölésére, a visszatérő észrevételek okaira vonatkozó megállapítások, illetve azokra adott magyarázatok, azzal kapcsolatos intézkedések ………………
A pénztárnapló vezetésével kapcsolatban a belső ellenőrzés az alábbi észrevételeket teszi/nincs észrevétele.
Az előirányzat-felhasználási tervet az utasításoknak megfelelően elkészítették/nem készítették el.
A külképviselet a jóváhagyott éves előirányzatot követően a likviditási tervet összeállította/nem állította össze.
A külképviseleten a hatályos utasítások rendelkezésre állnak, azok tartalmát az érintettek megismerték.
Az 1/2007. sz. KÜM utasításnak megfelelő, a külképviseletre vonatkozó 200..–200... évi kötelezettségvállalási, utalványozási, készpénzkezelési, -elszámolási rendet elkészítették/nem készítették el. A külképviseleten a pénztárban tartható készpénz összegét írásban rögzítetté/nem rögzítették.
A bankszámlán képzendő biztonsági pénzkészlet a misszióvezető írásban, …… € összegben határozta meg, amely összeg a folyószámlán folyamatosan euróban rendelkezésre állt/nem állt rendelkezésre. A biztonsági pénzkészlet felhasználása a képviseletvezető engedélyével/engedélye nélkül történt és a rendszeres havi ellátmányból haladéktalanul visszapótlásra került/nem került visszapótlásra.
2. A költségvetés ellenőrzése:
Az előző évi jóváhagyott költségvetési keret felhasználása …..%-ra teljesült. Az engedélyezett keretekből a külképviselet a feladatait zavartalanul ellátta feladatait/egyes feladatait nem tudta ellátni. Az eltérés okai ……………………………………………..
A külképviselet folyó, 200... évi költségvetési előirányzatai a tervszámoknak megfelelően kerültek jóváhagyásra. / A külképviselet nem a tervszámoknak megfelelő előirányzatot kapott. Ennek indokai.
A költségvetési források biztosították/nem biztosították a külképviselet zavartalan működését. A jóváhagyott költségvetési keret súlyozottan időarányosan / …. %-ban került felhasználásra /jelentős túllépés volt. Indokok: ……………………….
A kötelezettségvállalásokról és a szállítói tartozásokról a kimutatás elkészült/nem készült el és az előírt határidőig felterjesztésre került/ nem került.
3. Egyéb nyilvántartások:
A személyi nyilvántartó lapokat, az ellátmány- és gépkocsi-vásárlási előleg kifizetésének és törlesztésének nyilvántartását az alaki és tartalmi előírások szerint vezetik/nem vezetik.
A munkaköri leírások rendelkezésre állnak/nem állnak rendelkezésre, Indoklás.
A pénztárosi és leltárfelelősi feladat a munkaköri leírásban rögzítésre került/ nem került rögzítésre. A megőrzési és a leltárfelelősségi nyilatkozatokat a külképviselet elkészítette és felterjesztette/nem készítette el, ennek okai: ………………………..
A helyi alkalmazottakról vezetett nyilvántartó lapok pontosak, naprakészek/hiányosak, mert…….
A munkaszerződések és a munkaköri leírások mindkét nyelven elkészültek, felterjesztésük megtörtént. A munkaszerződéseket a misszióvezető írta alá. A külképviselet a helyi munkavállalók után fizetendő közterheket maradéktalanul teljesíti/ részben /nem teljesíti, mert…
A szabadságos nyilvántartás naprakész/hiányos; a szabadságfelhasználást havi rendszerességgel felterjesztik/nem terjesztik fel a Bérgazdálkodási Osztálynak. A főkiküldöttek családtagjainak távollétét nem / regisztrálják és jelentik a Bérgazdálkodási Osztálynak.
Az áfa-visszatérítés igénylése a 15/2002. KüM utasításnak és a helyi előírásoknak megfelelően évente … alkalommal félévi/negyedévi összesítésben történik. A visszatérítések zavartalanul történnek/nem történnek meg.
Az ingatlanokról a nyilvántartást pontosan vezetik/nem vezetik; a bérleti szerződések magyar nyelvű fordítása megtalálható/nem található meg az alábbi okokból…. A bérlemények után elhelyezett letéti díjakról külön nyilvántartást vezetnek/nem vezetnek.
A külképviselet rendelkezik/nem rendelkezik vendégszobával. A vendégszoba használata szabályozva van /nincs, az igénybevételéről vezetett nyilvántartás naprakész / hiányos / nincs, az elszámolás előírásszerű/nem megfelelő. Ennek okai …………………………………………………………………………………………………………………………
A negyedéves és féléves adatszolgáltató lapok az előírt formában és határidőre felterjesztésre kerültek/nem kerültek felterjesztésre.
A nemzetközi telefonbeszélgetésekről külön nyilvántartást vezetnek/nem vezetnek.
Gondnoki naplót vezetnek/nem vezetnek.
Építési naplót vezetnek /nem vezetnek.
A mobiltelefonokról vezetett nyilvántartás szabályos/nem szabályos. A használatba adásról és a visszavételezésről készült bizonylatok megfelelnek/nem felelnek meg az előírásoknak.
A külképviselet a 18/2006. sz. KüM utasítás szerint a hivatali gépkocsik használatáról naprakész útnyilvántartást vezet/nem vezet.
Az ellátmány központi számfejtéséhez az adatszolgáltatás határidőre teljesítik /nem teljesítik. Az ellátmányok átutalása a Központból időben megtörténik /késedelmesen nem történik meg.
A rezsitérítést a vonatkozó utasításnak megfelelően fizetik/nem fizetik. A hiányosság okai, indokai.
A konzuli részleg elszámolási rendje, a konzuli díjak bevételezése, hazautalása a 8/2010. KüM utasításnak és a 3/2010, KFO–GFO együttes utasításnak megfelelő.
4. Felszerelések, berendezések:
Gépkocsik:
A külképviselet ........................................... hivatali gépjárművet üzemeltet:
1. ………… típusú nagyköveti gépjárműi, 200…. évi beszerzésű, ……..km-t futott.
Norma szerint cseréje folyamatban van (200….-ben esedékes).
2. …………….típusú szolgáltató gépjárműi (kisbusz) 200….évi beszerzésű, ………. km-t futott, jó állapotban van.
Ellátottság
Számítógép:
Fénymásoló:
Telefon, mobiltelefon:
Fax:
Internet:
Audiovizuális eszközök:
A külképviseleten rendszergazda működik/nem működik. Tevékenységének értékelése.
A külképviseleten a számítógépes ellátottság megfelelő/az alábbiak miatt nem megfelelő, a régi gépek cseréje folyamatos. A külképviseleten van/nincs KüM VPN, VKH munkaállomás működik/ nincs.
5. Hivatali épület, rezidencia, lakások:
A hivatali épület bérlemény/magyar tulajdon, mely a ……….-ban található.
A rezidencia új bérlemény /200….-től béreljük/, mely a főváros frekventált helyén található, / a külképviselettől mintegy …. km-re. Lakás és reprezentáció céljára egyaránt jól megfelel/alábbiak miatt nem felel meg.
A külképviselet ….bérelt lakással rendelkezik, … munkatárs a nagykövetségen lakik. A bérelt lakások színvonala megfelel/nem felel meg a követelményeknek
6. Leltári nyilvántartás
A külképviseleten a leltárosi feladatokat a gazdasági vezető/gondnok látja el.
A nyilvántartások vezetése az előírásoknak megfelelően történik, a felterjesztési kötelezettségnek határidőre eleget tettek/nem tettek eleget. Rendszeresen/ nem kerül kiadásra az év végi leltározási utasítás. Az ajándék- és italraktár utolsó tételes ellenőrzésére /év,…. hó,…. nap……/ került sor.
A leltárkörletek szúrópróbaszerű ellenőrzése során eltérés nem volt tapasztalható/eltérések okai….. A műtárgyakról és a művészeti alkotásokról készített fényképes nyilvántartás szabályszerű/nem szabályszerű. A szúrópróbaszerű ellenőrzés hiányosságot nem tárt fel./ Eltérést tapasztalt, melynek okai …………………………………………………
A külképviseleten selejtezést utoljára 200….. évben végeztek, melyről a selejtezési jegyzőkönyvet a Leltárcsoportnak megküldték /készült/ nem készült szabályszerű jegyzőkönyv.
Tűz- és munkavédelmi ellenőrzés megállapításai:
– a helyi tűz- és munkavédelmi szabályzat elkészült/nem készült el, a tűzriadóterv kiadásra került/nem került;
– az évenkénti és az új munkatársak tűz- és munkavédelmi oktatása megtörtént/nem történt meg. Részvételüket az oktatásban az utasítások aláírásával igazolták;
– a külképviselet megfelelő számú oltóeszközzel rendelkezik/nem rendelkezik. A berendezések szakszerű ellenőrzésére évenként sor kerül/nem kerül sor;
– a „C” tűzveszélyességi fokozatú helyiségekben a tűzveszélyt jelző tábla elhelyezésre került;
– a telefonkészülékek mellett a tűzoltóság telefonszáma megtalálható/nem található meg.
7. Reprezentáció és a reprezentációs nyilvántartások:
A reprezentációs keret felhasználása elsősorban a külképviseleti (vezetői vagy beosztotti) rendezvényekhez kapcsolódik. A programtervek nyilvántartását a gazdasági felelős/gondnok vezeti. Az ajándékraktár bizonylatolása előírásszerű, naprakész.
A reprezentációs italok szúrópróbaszerű ellenőrzése hiányt nem tárt fel/néhány hiányt tárt fel. Az italokat fajtánként, külön raktárban tárolják és tartják nyilván. A kiadásról a szabályos nyilvántartást vezetnek/nem vezetnek.
A külképviselet 200…-ben állófogadásait és vacsoráit a külképviselet épületében tartotta, munkatársainak közreműködésével. A rendezvények kiadásait a reprezentációs keret terhére számolták el/az elszámolás terén az alábbi rendellenességeket állapítottuk meg.
………………………, 200…………………-án
|
……………………………… ……………………………… |
|
|
……………………………… |
……………………………… |
……………………………… |
|||
|
|
gazdasági felelős/vezető |
pénztáros /gazdasági ügyintéző |
leltárfelelős |
|||
A közös jegyzőkönyvben foglaltakat tudomásul veszem, észrevételt nem/kívánok tenni:
………………………………
nagykövet
nagykövet
B./8/c ELLENŐRZÉSI JELENTÉS MINTÁJA A KÜLKÉPVISELET ÜGYIRATKEZELÉSÉNEK ELLENŐRZÉSÉRŐL
|
Külügyminisztérium |
Intézkedésre: |
|
Ellenőrzési Főosztály |
Külképviselet |
|
|
Dokumentációs Főosztály |
|
KÜM/ikt .szám-alszám/2011/Adm |
|
J E L E N T É S
a Magyar Köztársaság ………………………..-i külképviseletén 20………………….-án
megtartott helyszíni iratkezelési ellenőrzésről
a Magyar Köztársaság ………………………..-i külképviseletén 20………………….-án
megtartott helyszíni iratkezelési ellenőrzésről
|
Jelenlévők: |
|
|
az ellenőrzött külképviselet részéről: |
…………………………………… TÜK-kezelő (helyettes TÜK-kezelő) |
|
|
…………………………………… biztonsági vezető |
|
az Ellenőrzési Főosztály részéről: |
…………………………………… belső ellenőr |
|
|
…………………………………… belső ellenőr |
I.
A külképviseleten a TÜK-kezelői feladatokat ……………….. 20……………………. óta, a helyettes TÜK-kezelői feladatokat pedig ………………………… 20…………………… óta látja el. A TÜK-kezelő 20………………-ig, a helyettes TÜK-kezelő pedig 20……………….-ig érvényes titkosügy-kezelői vizsgával rendelkezik (nem rendelkezik). A TÜK-kezelő helyettesítése a 90/2010. (III. 26.) Korm. rendelet előírásai szerint megoldatlan, mert ……………………
A TÜK-kezelő távolléte idejére a helyettesítésére kijelölt személynek jegyzőkönyv felvétele mellett átadja a feladatai ellátásával kapcsolatos okmányokat, eszközöket, a minősített, illetve nem minősített iratokat, valamint a nála megőrzésre leadott egyéb tárgyakat.
A TÜK-kezelő az évenkénti írásbeli és szóbeli beszámolási kötelezettségének eleget tett / részben tett eleget / nem tett eleget.
A külképviseleten a hatályos Iratkezelési Szabályzat, illetve a minősített adatkezeléssel kapcsolatos jogszabályok, utasítások, körlevelek stb. összegyűjtve rendelkezésre állnak / nem állnak rendelkezésre. Ezek megismerését a munkatársak aláíróíven igazolták / hiányos az aláíróív / nincs aláíróív.
A 2010. április 1. után a külképviseletre kihelyezett, minősített iratokat kezelő munkatársak rendelkeznek / nem mindegyik munkatárs rendelkezik / nem rendelkeznek nemzeti minősített irat kezeléséhez szükséges érvényes Személyi Biztonsági Tanúsítvánnyal.
A minősített iratokat kezelő munkatársak rendelkeznek / nem mindegyik munkatárs rendelkezik / nem rendelkeznek nemzeti minősített irat kezeléséhez szükséges érvényes Felhasználói engedéllyel.
A minősített iratokat kezelő munkatársak rendelkeznek / nem mindegyik munkatárs rendelkezik / nem rendelkeznek titoktartási nyilatkozattal.
A nemzeti minősített iratok kezeléséhez szükséges dokumentumokat a külképviseleten nyilvántartásba vették / részben vették nyilvántartásba / nem vették nyilvántartásba.
A TÜK-kezelő a felhasználói engedélyek és titoktartási nyilatkozatok egy példányát a központnak felterjesztette / részben felterjesztette / nem terjesztette fel.
A külképviseleten minősítésre a külképviselet vezetője jogosult. Minősítői jogkörét a külképviselet vezetője írásban helyettesére átruházta / nem ruházta át.
II.
A külképviselet biztonsági zónával rendelkezik / nem rendelkezik.
A minősített adatot tartalmazó iratok kezelése a külképviselet biztonsági zónájában / biztonsági zóna hiányában a biztonsági besorolásnak megfelelően történik.
A minősítési eljárás a külképviseleten szabályos / nem szabályos. A minősített iratot készítő munkatárs a minősítés kezdeményezőjeként elkészíti / nem készíti el a minősítési javaslatot. A minősítő a minősítési javaslat kézhezvételét követő 30 napon belül dönt / nem dönt az adat minősítéséről.
Számítástechnikai rendszerben minősített adatot szabályosan tárolnak / nem tárolnak. A minősített anyagok készítéséhez kivehető merevlemezzel rendelkező számítógépet használnak / nem rendelkeznek kivehető merevlemezes számítógéppel.
Papíralapú minősített iratot a külképviseleten készítenek / nem készítenek.
20….-ben ……. db, 20……-ben …….db papíralapú minősített iratot készített a külképviselet, melyek eredeti példányát a minősítési javaslat eredeti példányával a központnak felterjesztették. Ezen iratokat a külképviselet minősített iratok iktatókönyvébe szabályosan iktatták / részben szabályosan iktatták / nem iktatták.
A külképviseleten a véletlenszerűen kiválasztott minősített iratok az alábbiak voltak: ………. (iktatószámok év megjelöléssel. Ezen minősített iratok a tartalmi és formai követelményeknek megfelelnek / részben felelnek meg / nem felelnek meg. A minősített iratok előadóívén a rovatokat hiánytalanul / hiányosan töltötték ki.
A minősített iratok iktatókönyve(i)t a külképviseleten szabályosan megnyitották, folyamatosan vezetik, évenként hitelesen lezárták, az új évre hitelesen megnyitották. A betelt minősített iratok iktatókönyve(ke)t szabályosan tárolják.
A minősített iratok átadás-átvétele szabályosan / részben szabályosan / szabálytalanul történik. Az átadókönyvet szabályosan megnyitották, folyamatosan vezetik, évenként hitelesen lezárták, az új évre hitelesen megnyitották. A betelt átadókönyveket szabályosan tárolják.
A minősített iratok külképviseleten tárolt papíralapú példányainak selejtezésre való előkészítése rendszeresen megtörténik. Legutóbb erre ………………-án került sor (……. sz. selejtezési jegyzőkönyv). A selejtezési jegyzőkönyv a tartalmi és formai követelményeknek megfelel / részben felel meg / nem felel meg.
A külképviseletről a központnak megküldött rejtjeltáviratok eredeti, kézzel írott példányainak, illetve a hozzájuk csatolt minősítési javaslat iktatása külön RT-iktatókönyvben szabályosan / részben szabályosan / szabálytalanul történik. A központból a külképviseletre érkezett rejtjeltáviratok külképviseleten kinyomtatott példányainak iktatása az RT-iktatókönyvben szabályosan / részben szabályosan / szabálytalanul történik.
A rejtjeltáviratok selejtezésére a biztonsági besorolásnak megfelelően azonnal / havonta / negyedévente kerül sor, utoljára ……………….-án végeztek selejtezést, melyről a jegyzőkönyvet a Dokumentációs Főosztálynak felterjesztették.
A titkosügy-kezelőnél tárolt szigorú elszámolású nyomtatványok kezelése szabályos / nem szabályos.
III.
A külképviseleten 20……………………… óta üzemel a Védett Külügyi Hálózat. Ezen időponttól kezdve „Bizalmas” minősítési szintig a minősített anyagokat ezen tárolják.
A külképviseleten a VKH használatával kapcsolatos hatályos szabályzatok, utasítások, körlevelek stb. összegyűjtve rendelkezésre állnak / nem állnak rendelkezésre. Ezek megismerését a munkatársak aláíróíven igazolták / hiányos az aláíróív / nincs aláíróív.
A VKH-felhasználók rendelkeznek / részben rendelkeznek / nem rendelkeznek az NBF által kiállított, érvényes NATO, illetve EU Személyi Biztonsági Tanúsítvánnyal.
A VKH-felhasználók rendelkeznek / nem mindegyik munkatárs rendelkezik / nem rendelkeznek NATO-, illetve EU-minősített irat kezeléséhez szükséges érvényes felhasználói engedéllyel.
A VKH-felhasználók rendelkeznek / nem mindegyik munkatárs rendelkezik / nem rendelkeznek NATO-, illetve EU-minősített irat kezeléséhez szükséges titoktartási nyilatkozattal.
A VKH-felhasználók jogosultságainak aktualizált / nem aktualizált nyilvántartási táblázatát a VKH-helyiségben jól látható helyen kifüggesztették / nem függesztették ki.
A NATO-, illetve EU-minősített iratok kezeléséhez szükséges dokumentumokat a külképviseleten nyilvántartásba vették / részben vették nyilvántartásba / nem vették nyilvántartásba.
A VKH-ról kinyomtatott anyagok útjának nyomon követése a VKH iratkezelési segédleteiben történik / nem történik. Az iratkezelési segédletek nyilvántartása a főnyilvántartó könyvben rögzítéssel történik. Ezen segédletek a külképviseleten fellelhetőek / részben fellelhetőek / nem voltak fellelhetőek.
A VKH-rendszeren érkező minősített iratokat kinyomtatják / nem nyomtatják ki.
A véletlenszerűen kiválasztott, VKH-ból kinyomtatott minősített iratok az alábbiak voltak:………. (iktatószámok év megjelöléssel)…… Ezen minősített iratok hiánytalanul / hiányosan fellelhetőek voltak.
A VKH iratkezelési segédleteket szabályosan / részben szabályosan / szabálytalanul vezetik.
A VKH-ról kinyomtatott minősített iratok átadás-átvétele szabályosan / részben szabályosan / szabálytalanul történik. Az átadókönyvet szabályosan megnyitották, folyamatosan vezetik, évenként hitelesen lezárták, az új évre hitelesen megnyitották. A betelt átadókönyveket szabályosan tárolják.
A VKH-ból kinyomtatott minősített iratok selejtezésére havonta / negyedévente kerül sor, utoljára ……………….-án végeztek selejtezést, melyről a jegyzőkönyvet a Dokumentációs Főosztálynak felterjesztették.
IV.
Az adminisztratív iratok iktatókönyve(i)t a külképviseleten szabályosan megnyitották, folyamatosan vezetik, évenként hitelesen lezárták, az új évre hitelesen megnyitották. A betelt iktatókönyve(ke)t szabályosan tárolják.
A külképviseleten a véletlenszerűen kiválasztott adminisztratív iratok az alábbiak voltak:………. (iktatószámok év megjelöléssel)…… Ezen iratok ellenőrzése során hiányosságot tapasztaltunk / nem tapasztaltunk.
Az adminisztratív iratok selejtezésére rendszeresen / nem rendszeresen kerül sor, utoljára ……………….-án végeztek selejtezést, melyről a jegyzőkönyvet a Dokumentációs Főosztálynak felterjesztették.
A külképviselet nyílt távirati, fax-, illetve e-mail-forgalmát szabályosan / nem szabályosan dokumentálják.
A nyilvántartó könyveket szabályosan megnyitották, folyamatosan vezetik, évenként hitelesen lezárták, az új évre hitelesen megnyitották. A betelt nyilvántartó könyveket szabályosan tárolják.
A nyílt táviratokat, faxokat, illetve e-maileket rendszeresen / nem rendszeresen selejtezik, utoljára ……………….-án végeztek selejtezést.
x xx
A belső ellenőrök az ellenőrzés során hiányosságokat találtak / nem találtak. A hiányosságokra felhívták a figyelmet, pótlásukra ………………..-i határidőt állapítottak meg. A hiányosságok pótlásának megtörténtéről kérték a központ írásos tájékoztatását.
…………………………, 20…………………………..
|
………………………………………… ………………………………………… |
A fentieket tudomásul veszem, észrevételt kívánok / nem kívánok tenni:
|
………………………………………… ………………………………………… |
1
Az utasítást a 18/2012. (XII. 21.) KÜM utasítás 2. pontja hatályon kívül helyezte 2012. december 22. napjával.
2
Az ellenőrzési nyomvonal és a működési folyamatok nem ugyanazt jelentik, nem egymás szinonimái. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése feltételezi, hogy a működési folyamatok már pontosan és teljes mértékben feltárásra kerültek az adott költségvetési szervnél. Az ellenőrzési nyomvonal a költségvetési szerv végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges, illetve táblázatba foglalt és folyamatábrákkal szemléltetett leírása.
*
A jegyzőkönyv kizárólag példálózó jellegű, a külképviselet konzuli tevékenységére vonatkozó, a mellékelt kérdőíven szereplő kérdésekkel és további elemekkel egészülhet ki.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás