7/2011. (V. 13.) VM utasítás
7/2011. (V. 13.) VM utasítás
a Vidékfejlesztési Minisztérium Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatának kiadásáról1
2011.05.14.
Az egyes miniszterek, valamint a Miniszterelnökséget vezető államtitkár feladat- és hatásköréről szóló 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendeletben meghatározott feladat- és hatáskörömben eljárva, a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény 6. §-a, valamint a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények megküldésének és közzétételének részletes szabályairól, a hirdetmények ellenőrzésének rendjéről és díjáról, valamint a Közbeszerzési Értesítőben történő közzététel rendjéről és díjáról szóló 34/2004. (III. 12.) Korm. rendelet, a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet, a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények, a bírálati összegezések és az éves statisztikai összegezések mintáiról szóló 14/2010. (X. 29.) NFM rendelet, valamint a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet végrehajtása érdekében a következő utasítást adom ki.
1. § A Vidékfejlesztési Minisztérium Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatát az utasítás mellékleteként kiadom.
2. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed a Vidékfejlesztési Minisztérium hivatali szervezeti egységeire és a vidékfejlesztési miniszter irányítása alá tartozó, önállóan működő vagy önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervekre (a továbbiakban együtt: VM költségvetési szervek).
(2) Az utasítás hatálya alá tartozó VM költségvetési szervek a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó beszerzéseiket a Kbt. és az ahhoz kapcsolódó jogszabályok, a vidékfejlesztési miniszter irányítása alá tartozó központi költségvetési szervek, továbbá vagyonkezelésébe tartozó gazdasági társaságok által lefolytatott közbeszerzési eljárások előkészítésének egyes kérdéseiről szóló VM utasítás, a vidékfejlesztési miniszter irányítása alá tartozó központi költségvetési szervek, továbbá vagyonkezelésébe tartozó gazdasági társaságok informatikai tárgyú beszerzéseinek egyes kérdéseiről szóló VM utasítás, valamint a jelen utasítás mellékleteként kiadott Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzat előírásai szerint folytatják le.
3. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, rendelkezéseit a hatálybalépés után megkezdett beszerzésekre kell alkalmazni.
(2) Az utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium Beszerzési Szabályzatáról szóló 1/2005. (FVÉ. 4.) FVM utasítás, valamint a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium közbeszerzési szabályzatáról szóló 20/2009. (XII. 18.) KvVM utasítás.
Melléklet a 7/2011. (V. 13.) VM utasításhoz
A VIDÉKFEJLESZTÉSI MINISZTÉRIUM KÖZBESZERZÉSI ÉS BESZERZÉSI SZABÁLYZATA
A Vidékfejlesztési Minisztérium Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) alapelvei és rendelkezései, valamint a vonatkozó jogszabályok keretében, azok végrehajtása érdekében a Kbt. 6. § (1) bekezdésének megfelelően meghatározza
a) az árubeszerzések, az építési beruházások, építési koncessziók, a szolgáltatási koncessziók, szolgáltatások megrendelésének egységes eljárási és felelősségi rendjét,
b) a közbeszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét,
c) a Vidékfejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) és a vidékfejlesztési miniszter (a továbbiakban: miniszter) irányítása alá tartozó szervezetek, mint ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárásaik dokumentálásának rendjét.
I. FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
A szabályzat hatálya és értelmező rendelkezések
1. § (1) A Szabályzat személyi hatálya alá tartoznak:
a) a Minisztérium hivatali szervezeti egységei;
b) a miniszter irányítása alá tartozó, önállóan működő költségvetési szervek;
c) a miniszter irányítása alá tartozó, önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervek
[b) és c) pont szerinti szervezetek a továbbiakban együttesen: VM költségvetési szervek].
(2) A VM költségvetési szervekre a Szabályzat IV. fejezete alkalmazandó.
(3) A Szabályzat tárgyi hatálya alá tartoznak:
a) a Kbt. szerinti nemzeti értékhatárokat el nem érő beszerzések;
b) a Kbt. szerinti nemzeti értékhatárokat elérő vagy azt meghaladó értékű beszerzések;
c) a Kbt. felhatalmazása alapján kiadott külön jogszabályokban meghatározott beszerzések.
2. § (1) A beszerzés becsült értéke meghatározásának rendjét a Kbt. 35–40. §-ai szabályozzák.
(2) A hatályos közbeszerzési értékhatárokat – a vonatkozó jogszabályok és a 2011. évre irányadó közbeszerzési értékhatárokról (KÉ 2011. évi 5. szám, 2011. január 12.) szóló, Közbeszerzések Tanácsa elnökének tájékoztatója alapján – jelen Szabályzat 1. melléklete tartalmazza.
(2) A Minisztérium közbeszerzési eljárásainak lefolytatásával külső közbeszerzési szakértőt kell megbízni. A Minisztérium közbeszerzési eljárásainak lefolytatásával elsősorban a keretszerződéssel tartós megbízási jogviszonyban álló társaságot kell megbízni. A közigazgatási államtitkár jóváhagyásával, a beszerzés tárgya szerint illetékes szakfőosztály vezetőjének döntése alapján a közbeszerzési eljárás lefolytatásával más olyan személy vagy szervezet is megbízható, aki hivatalos közbeszerzési tanácsadónak minősül, vagy amely e feladatát hivatalos közbeszerzési tanácsadónak minősülő természetes személy tagja vagy munkavállalója útján látja el.
(3) A közbeszerzési eljárások szakmai előkészítését a Minisztérium beszerzés tárgya szerint illetékes szakfőosztálya a külső közbeszerzési szakértő közreműködésével végzi.
(4) A Minisztérium közbeszerzéseinek ellenőrzését a Kbt. 308. § (2) bekezdése, valamint kockázatelemzésen alapuló éves ellenőrzési terv alapján az Ellenőrzési Főosztály végzi.
(5) Az ajánlati, részvételi, ajánlattételi felhívások (a továbbiakban együtt: felhívás) előkészítését, az ajánlati, részvételi dokumentáció vagy ismertető (a továbbiakban együtt: dokumentáció) összeállítását, a kiegészítő tájékoztatások megküldését, egyéb tájékoztatások megadását, adott esetben az ajánlattal kapcsolatos felvilágosító kérdések, indokolások bekérését – a szakfőosztály közreműködésével – a külső közbeszerzési szakértő végzi.
(6) Az ajánlatok és részvételi jelentkezések (a továbbiakban együtt: ajánlat) bontását, az ajánlatok elbírálását és értékelését, döntési javaslat elkészítését, adott esetben az eljárás eredményének kihirdetését a Bírálóbizottság végzi.
(7) A Közbeszerzési Döntőbizottság előtt zajló jogorvoslati eljárásokban, valamint a döntőbizottsági határozat bírósági felülvizsgálata iránti eljárásban a jogi képviseletet a Minisztérium kormány-tisztviselői jogviszonyban álló jogtanácsosa, vagy – államtitkári, kabinetfőnöki vagy helyettes államtitkári döntés alapján – külső jogi képviselő látja el.
(8) A Szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a vonatkozó jogszabályok rendelkezéseit kell alkalmazni. Ha a jogszabályi kötelezően alkalmazandó rendelkezések és e Szabályzat rendelkezései között eltérés van, a jogszabályi rendelkezést kell alkalmazni.
4. § (1) A Szabályzat alkalmazásában:
a) ajánlatkérő: a Minisztérium;
b) döntéshozó: miniszter, a szakterületet irányító államtitkár vagy a szakterületet irányító helyettes államtitkár;
c) szakfőosztály: a beszerzés vagy közbeszerzés tárgya szerint, a Vidékfejlesztési Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 8/2010. (IX. 30.) VM utasításban foglaltak figyelembevételével hatáskörrel rendelkező minisztériumi főosztály;
d) Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály: a Minisztérium Költségvetési és Gazdálkodási Főosztálya, a közbeszerzési eljárásokat koordináló, ellenőrző szervezeti egység, amely felelős a Minisztérium közbeszerzési tevékenységének szabályozásáért, figyelemmel kíséréséért, a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos felmérések, jelentések elkészítéséért, az ágazat hatáskörében meghirdetett közbeszerzési eljárások általános felügyeletéért, az éves közbeszerzési terv elkészítéséért;
e) külső közbeszerzési szakértő: az ajánlatkérő által a közbeszerzési eljárás lefolytatásával megbízott – az ajánlatkérő nevében eljáró – olyan személy, aki hivatalos közbeszerzési tanácsadónak minősül, vagy olyan szervezet, amelynek a feladatot ellátó tagja vagy munkavállalója hivatalos közbeszerzési tanácsadónak minősül;
f) témafelelős: a szakfőosztály vezetője által a szakfőosztályon dolgozók közül kijelölt személy, akinek feladata a szakmai szempontok képviselete az eljárás során, kapcsolattartás az eljárás szereplőivel, valamit az e Szabályzatban meghatározott egyéb feladatok ellátása.
(2) A Szabályzatban használt további – beszerzéssel összefüggő – fogalmak, kifejezések tartalma azonos a Kbt.-ben alkalmazott és a törvény értelmező rendelkezéseiben rögzített tartalommal.
A Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések
(2) A szakfőosztály önállóan – szükség esetén a külső közbeszerzési szakértő illetve a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály bevonásával – dönt arról, hogy a tervezett beszerzése a Kbt. hatálya alá tartozik-e.
(3) A szakfőosztály árajánlatokat kérhet be abban az esetben is, ha a beszerzés nem tartozik a Kbt. hatálya alá. Ha a beszerzés tárgya lehetővé teszi, a szerződést kötő másik fél kiválasztása három árajánlat bekérése alapján történik. Ez esetben a szakfőosztály szerződéskötésre jogosult vezetője az előre meghatározott szempontok alapján meghatározott legkedvezőbb ajánlattevővel saját hatáskörben dönthet, hogy mely ajánlattevővel köt szerződést. A lebonyolításért és a szerződéskötésért a szakfőosztály szerződéskötésre jogosult vezetője felelős.
(4) A szakfőosztály a közbeszerzési eljárások megindítása előtt piaci felmérést készíthet annak érdekében, hogy az egyes közbeszerzések vagy beszerzések értékét a piaci viszonyok alapján reálisan tudja megbecsülni.
(5) A Kbt. 40. §-ának (2) bekezdése szerint számítva nettó ötvenmillió forintot elérő értékű azon szerződések esetében, amelyek megkötésére nem közbeszerzési eljárás keretében kerül(t) sor, a szerződés megkötését illetve módosítását a szakfőosztály a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály útján kezdeményezi az NFM-nél. A szakfőosztály a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban Korm. rendelet) 2. melléklete szerinti előterjesztést, a szerződéstervezetet, a módosítás tervezetét, a szerződés vagy módosítás indokolását, valamint az indokolást alátámasztó valamennyi dokumentumot megküldi a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére.
(6) A Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály további adatokat, illetve a nem egyértelmű adatok tisztázását kérheti, ezt követően a beérkezett dokumentumokat továbbítja a közigazgatási államtitkár részére, aki azt – egyetértése esetén – előterjeszti az NFM részére. A szakfőosztály az (5) bekezdés szerinti dokumentumok megküldésénél figyelembe veszi, hogy a szerződés megkötésére vagy módosítására leghamarabb az NFM részére történő előterjesztést követő 15. munkanapon kerülhet sor.
(7) Az NFM hozzájárulása iránti eljárás során az NFM-mel a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály tartja a kapcsolatot.
(8) Az (5) bekezdés szerinti szerződés az NFM hozzájárulása hiányában nem köthető meg, illetve nem módosítható.
A közbeszerzési eljárások, azok dokumentálása, értékhatárok szerinti felosztása
(2) A közbeszerzési eljárások során készült valamennyi irat dokumentálása a Minisztérium iratkezelési szabályzata szerint történik.
7. § (1) A közbeszerzési eljárás a Kbt. szerint nyílt, meghívásos, tárgyalásos, keretmegállapodásos eljárás, versenypárbeszéd, vagy egyszerű eljárás lehet. Közösségi értékhatárt elérő beszerzések esetében főszabályként nyílt eljárást kell lefolytatni, más eljárásfajtát, valamint gyorsított eljárást akkor lehet választani, ha azt a Kbt. megengedi és annak megalapozottságát az ajánlatkérő szervezeti egység a 4. melléklet szerinti kezdeményező iratában megfelelően indokolja.
(2) A közbeszerzési eljárás során – függetlenül attól, hogy a tényleges megvalósítás hány ütemből áll és milyen időtartamot ölel fel – nem lehet áttérni az egyik eljárási fajtáról a másikra.
Az éves összesített közbeszerzési terv
előzetes tájékoztatás, az éves statisztikai összegezés
előzetes tájékoztatás, az éves statisztikai összegezés
8. § (1) Az éves összesített közbeszerzési terv (Kbt. 5. §) elkészítéséhez a beszerzésekben érintett szakfőosztály vezetője az adott évre tervezett beszerzésekre – ideértve a központosított közbeszerzés útján beszerezni kívánt árukat, szolgáltatásokat, beruházásokat is – vonatkozó adatokat március 10-ig szolgáltatja a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére.
(2) A szakfőosztály vezetője a 2. melléklet kitöltésével teljesíti az adatszolgáltatási kötelezettségét.
(3) A szakfőosztály vezetője az adatszolgáltatásban feltünteti az egyszerű közbeszerzési eljárások alsó értékhatárát el nem érő értékű, tárgyévre tervezett beszerzéseiket is.
(4) A közbeszerzési referens a szakfőosztályok vezetőinek adatszolgáltatása alapján, legkésőbb március 20. napjáig elkészíti az éves összesített közbeszerzési terv tervezetét, amelyet a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály vezetőjének egyetértésével terjeszt fel a közigazgatási államtitkár részére. A közbeszerzési referens a tervben az annak elkészítése előtt indított közbeszerzési eljárásokat is megfelelően dokumentálja.
(5) A közigazgatási államtitkár a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály által felterjesztett terv alapján javaslatot tesz az összesített közbeszerzési terv elfogadására, és jóváhagyásra továbbítja azt a miniszter részére.
(6) A közbeszerzési terv nyilvános, melyet a jóváhagyást követően – a Sajtóiroda közreműködésével – a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály közzétesz a Minisztérium honlapján, és elektronikusan rögzít a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság (a továbbiakban: KSzF) központosított közbeszerzési portálján.
(7) A Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály köteles az NFM-nek megküldeni az éves közbeszerzési tervét, továbbá tájékoztatást adni a közbeszerzési terv módosításáról, valamint a módosítás indokairól az arról hozott döntést követően legfeljebb 3 munkanapon belül.
(8) A Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály negyedévente statisztikai adatszolgáltatást köteles teljesíteni az NFM felé a folyamatban lévő és az előző tájékoztatás óta befejezett közbeszerzési eljárásaikról és a megkötött, a Korm. rendelet hatálya alá tartozó szerződéseikről.
9. § (1) A közbeszerzési terv módosítását a szakfőosztály vezetője kezdeményezi a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztálynál, ha előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb, a tervben szükséges változtatás esetén a közbeszerzési tervet módosítani kell.
(2) A közbeszerzési terv módosítására irányuló kezdeményezésben meg kell határozni a 2. mellékletben szereplő adatokat, és meg kell adni a közbeszerzési terv módosításának indokát.
(3) A közbeszerzési terv módosítását a Minisztérium érintett szakfőosztályának vezetője – a felügyeletét ellátó helyettes államtitkár vagy államtitkár jóváhagyásával – a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztályhoz benyújtott írásos indokolást tartalmazó kérelemben kezdeményezheti.
(4) A közigazgatási államtitkár a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály által felterjesztett tervmódosítás alapján javaslatot tesz a módosított összesített közbeszerzési terv elfogadására, és jóváhagyásra továbbítja azt a miniszter részére. A módosításról hozott döntést a közbeszerzési referens vezeti át a Minisztérium éves összesített közbeszerzési tervén.
(5) Az éves összesített közbeszerzési tervet a Kbt. 5. §-ának megfelelően legalább öt évig meg kell őrizni. A közbeszerzési terv nyilvános.
(6) A közbeszerzési referens a Közbeszerzések Tanácsa vagy az illetékes ellenőrző szervek kérésére köteles a közbeszerzési tervet megküldeni.
10. § (1) A Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály a költségvetési év kezdetét követően a Minisztérium közbeszerzéseiről a Kbt. 42–43. §-a szerint előzetes összesített tájékoztatót készíthet a szakfőosztályok igénye, illetve adatszolgáltatása alapján. Az előzetes összesített tájékoztatót a közbeszerzési referens megküldi a külső közbeszerzési szakértő részére, aki azt közbeszerzési jogi szempontból átvizsgálja, és haladéktalanul gondoskodik a közzétételéről.
(2) A Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály a Minisztérium éves beszerzéseiről – ideértve a központosított közbeszerzéseket is – a Kbt. 16. §-a alapján éves statisztikai összegezést készít, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig megküld a Közbeszerzések Tanácsának.
(3) Az éves statisztikai összegezés elkészítéséhez szükséges adatok szolgáltatása – az előző naptári évben kezdeményezett és lezárult közbeszerzésekről – az érintett szakfőosztályok feladata, melyeket összesítve a szakfőosztályok vezetői küldenek meg április 30. napjáig a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére.
A minisztérium szervezeti egységeinek feladatai és a felelősségi szabályok
11. § (1) A közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során a miniszter feladata a közbeszerzési terv, illetve a módosított közbeszerzési terv jóváhagyása;
(2) A közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során a közigazgatási államtitkár
a) javaslatot tesz az összesített közbeszerzési terv elfogadására, és a közbeszerzési terv módosítására;
b) jogorvoslati eljárásokban, valamint a döntőbizottsági határozat bírósági felülvizsgálata iránti eljárásban dönthet külső jogi szakértő igénybevételéről;
c) jóváhagyhatja a Minisztériummal keretmegállapodásos jogviszonyban álló külső közbeszerzési szakértőtől eltérő szakértő igénybevételét;
d) a Korm. rendelet szerinti előterjesztések és mellékleteinek megküldése az NFM részére.
(3) A közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során a döntéshozó feladata:
a) a Bírálóbizottság elnökének és tagjainak kijelölése, illetve felkérése;
b) a közbeszerzési eljárás felelősségi rendjének meghatározása a 3. melléklet szerint;
c) meghozni a döntést
ca) a kizárásról,
cb) az ajánlat érvénytelenségéről,
cc) az eljárás eredményességéről, illetve eredménytelenségéről,
cd) az eljárás nyerteséről,
ce) a nyertest követő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített személyről vagy szervezetről,
cf) arról, hogy jogorvoslati eljárás keretében ki biztosítja a Minisztérium jogi képviseletét
cg) adott esetben a felhívás visszavonásáról vagy módosításáról;
d) a jogszabályokkal és belső utasításokkal és szabályzatokkal összhangban a szakterületét érintő szerződések megkötése, a szerződések esetleges módosítása;
e) előzetes egyetértését adhatja külső szakmai szakértő felkéréséhez;
12. § (1) A szakfőosztály feladata:
a) a közbeszerzési terv elkészítéséhez szükséges – a szervezeti egységek igényei alapján összesített – a szakterületét érintő adatok szolgáltatása és azok megküldése legkésőbb tárgyév március 10. napjáig a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére;
b) a közbeszerzési terv módosításához szükséges – a szervezeti egységek javaslata alapján – a szakterületet érintő adatok szolgáltatása, módosítás kezdeményezése;
c) az éves statisztikai összegezés elkészítéséhez – szervezeti egységei által kezdeményezett közbeszerzési eljárásokról összesítve – a szükséges adatok megküldése a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére a tárgyévben lezárult közbeszerzési eljárásokról a tárgyévet követő április 30. napjáig;
d) speciális ismereteket igénylő közbeszerzési eljárások esetén külső szakmai szakértő felkérése a döntéshozó előzetes egyetértésével; építési beruházás esetén műszaki ellenőr megbízásáról történő gondoskodás;
e) a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések bonyolítása;
f) javaslattétel a bizottság elnökének és tagjainak kijelölésére;
g) előzetes összesített tájékoztató elkészítéséhez szükséges adatok szolgáltatása adott esetben;
h) összesített közbeszerzési tervben szereplő eljárások előkészítése, ezen belül különösen:
ha) 4. melléklet szerinti kezdeményező irat és 5. melléklet szerinti pénzügyi fedezet rendelkezésre állását igazoló ív megküldése;
hb) a Kbt. 40. § szerinti egybeszámítási kötelezettség betartása;
hc) a becsült érték meghatározása, az eljárás fajtájának előzetes kiválasztása a külső közbeszerzési szakértővel együttműködve;
hd) a beszerzés tárgyának és mennyiségének meghatározása;
he) a beszerzés pontos megjelölése, környezetvédelmi, szakmai szempontból lényeges ajánlati, részvételi feltételek meghatározása;
hf) a közbeszerzési műszaki leírás és a szerződés megfogalmazása;
i) aktív részvétel a közbeszerzési eljárás lefolytatása során
ia) a felhívások végleges szövegének jóváhagyása, különösen szakmai szempontok figyelembevételével;
ib) aktív részvétel a felhívás és a dokumentáció elkészítésében, együttműködve a külső közbeszerzési szakértővel;
ic) a Kbt. 251. § (2) bekezdése szerinti eljárás esetében legalább három ajánlattevő megjelölése, amelyek számára a külső közbeszerzési szakértő az ajánlattételi felhívást közvetlenül megküldi;
id) adott esetben döntés az ajánlattételi határidő meghosszabbításáról;
ie) a kiegészítő tájékoztatások szakmai tartalmának megfogalmazása;
if) konzultációkon (amennyiben sor kerül ilyenre) való részvétel;
ig) konzultációk alkalmával felmerült szakmai kérdések megválaszolása;
ih) adott esetben az eljárás egyes cselekményeihez közjegyző jelenlétének biztosítása;
ii) a bizottság üléseinek lefolytatásához, és – ha arra sor kerül – az eredményhirdetéshez helyiség biztosítása;
ij) tárgyalásos eljárás esetén aktív részvétel a tárgyaláson
j) a Bírálóbizottság döntési javaslatának (írásbeli szakvélemény) felterjesztése a döntéshozó részére;
k) a szerződéskötés és esetleges módosításának előkészítése
ka) a szerződés ajánlat tartalma szerinti véglegesítése;
kb) a szerződés szövegének előterjesztése a szakmai kötelezettségvállaló, illetve a pénzügyi ellenjegyző részére;
kc) az esetleges szerződésmódosítás szakmai, valamint Kbt. 303. §-a szerinti indokolása, a külső közbeszerzési szakértővel együttműködve;
kd) adott esetben konzultáció kezdeményezése a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztállyal a szerződésmódosítás feltételeiről;
ke) a szerződésmódosítás előkészítése, annak előterjesztése;
kf) a szerződés megkötésére, illetve a szerződésmódosításra vonatkozó azonnali adatszolgáltatás – hirdetmény közzététele érdekében – a külső közbeszerzési szakértő részére, hogy a külső közbeszerzési szakértő a Minisztérium a Kbt. 98. § (1) és (3), illetve 307. § (1) bekezdésében foglalt kötelezettségének eleget tudjon tenni;
kg) a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződés, illetve a szerződésmódosítás megküldése a Sajtóiroda részére, hogy a Minisztérium a Kbt. 99/A. § (3) bekezdésében foglalt kötelezettségének eleget tudjon tenni (honlapján való megjelenítés érdekében);
kh) a tudomásszerzést követően az alábbi információk megküldése a Minisztérium Sajtóirodája részére, annak érdekében, hogy a Minisztérium a Kbt. 17/C. § (1) bekezdésében foglalt kötelezettségének (honlapon történő közzététel) eleget tudjon tenni:
1. a Kbt. 2/A. § alkalmazásával megkötött szerződések,
2. az előzetes vitarendezéssel kapcsolatos 96/A. § (2) bekezdése szerinti adatok;
ki) a szerződés teljesítésére, részteljesítésére vonatkozó adatszolgáltatás megküldése a külső közbeszerzési szakértő részére a részteljesítés fordulónapját, illetve a teljesítést követően azonnal, hogy a külső közbeszerzési szakértő a Minisztérium a Kbt. 307. § (1) bekezdésében foglalt kötelezettségének eleget tudjon tenni;
l) a szerződés teljesítésének ellenőrzése, a szerződő fél teljesítésének igazolása a Kbt. 305. § (1) és (2) bekezdése alapján;
m) az eljárások során benyújtott és keletkezett iratok tárolása, illetve irattározása az Iratkezelési szabályzatban, illetve a jelen szabályzatban meghatározottak szerint;
n) iratok összeállítása az illetékes ellenőrző szervek, valamint a Minisztérium belső ellenőrzését végzők részére;
o) aktív részvétel, illetve szakmai segítség nyújtása – az esetleges jogorvoslati eljárásokban – a Minisztérium jogi képviseletét ellátók részére;
p) a közbeszerzési eljárás során folyamatos együttműködés a Költségvetési és Gazdálkodás Főosztállyal és a külső közbeszerzési szakértővel;
q) a Korm. rendeletben előírt egyeztetések, előterjesztések kezdeményezése a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztálynál.
13. § (1) A Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály belső koordinációs, ellenőrzési és dokumentálási feladatokat végez a közbeszerzési terv elkészítése, annak módosítása és a közbeszerzési eljárások indítása és lebonyolítása során.
(2) A Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály vezetőjének feladata:
a) az összesített közbeszerzési terv előterjesztése a közigazgatási államtitkár részére legkésőbb a tárgyév március 20. napjáig, valamint a szakfőosztályok vezetőinek adatszolgáltatása alapján az összesített közbeszerzési terv esetleges módosításának előterjesztése a közigazgatási államtitkár részére;
b) az éves statisztikai összegezés megküldése a Közbeszerzések Tanácsa részére, a tárgyévet követő május 31. napjáig;
c) a megkötendő szerződések pénzügyi ellenjegyzése, ha a Minisztérium belső szabályzata, utasítása ezt előírja.
(3) A Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály feladata:
a) a jóváhagyott összesített közbeszerzési terv, valamint annak esetleges módosításának nyilvánossá tétele, illetve a központi beszerző szervezet részére történő megküldése a jóváhagyást követő öt munkanapon belül;
b) a közbeszerzési terv Kbt. 5. § szerinti megőrzése;
c) éves statisztikai összegezés elkészítése;
d) a szakfőosztály igénye és adatszolgáltatása esetén előzetes összesített tájékoztató elkészítése és megküldése a külső közbeszerzési szakértő részére közzététel céljából;
e) közbeszerzési eljárások nyilvántartásba vétele a kezdeményező irat alapján;
f) közbeszerzési eljárások előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes irat egy másolati példányának megőrzése a Kbt. 7. § (2) bekezdésében foglaltak figyelembevételével;
g) az éves statisztikai összegezés [16. § (1) bekezdés] megküldése a Minisztérium Sajtóirodája részére, annak érdekében, hogy a Minisztérium a Kbt. 17/C. § (1) bekezdésében foglalt kötelezettségének (honlapon történő közzététel) eleget tudjon tenni:
h) szükség esetén az esetleges szerződésmódosítás szakmai indokolásának vizsgálata közbeszerzési jogi szempontból;
i) szükség szerinti kapcsolattartás a Közbeszerzések Tanácsa Döntőbizottságával;
j) szükség szerinti segítségnyújtás az ajánlatkérő szervezeti egységeknek a közbeszerzési eljárások iratanyagainak összeállításában az illetékes ellenőrző szervek, valamint a Minisztérium belső ellenőrzését végzők igénye alapján;
k) szakmai segítségnyújtás – az esetleges jogorvoslati eljárásokban – a Minisztérium jogi képviseletét ellátók részére;
l) tájékoztatás adása a Kbt. 63. § (10) bekezdése alapján más ajánlatkérők részére a Jogi Főosztállyal történt egyeztetést követően;
m) iratok másolati példányának összeállítása és megküldése a Közbeszerzések Tanácsa, Közbeszerzési Döntőbizottság részére, a Jogi Főosztállyal történt egyeztetést követően;
n) a vidékfejlesztési miniszter irányítása alá tartozó központi költségvetési szervek, továbbá vagyonkezelésébe tartozó gazdasági társaságok által lefolytatott közbeszerzési eljárások előkészítésének egyes kérdéseiről szóló VM utasításban a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére meghatározott feladatok ellátása;
o) adminisztratív közreműködés a Korm. rendelet szerinti előterjesztések előkészítésében és NFM részére történő megküldésében;
p) kapcsolattartás az NFM-mel a Korm. rendelet szerinti feladatok teljesítésében;
q) az összegezés és a nyertesként kihirdetni tervezett ajánlattevőnek az eljárásban benyújtott összes iratának megküldése az NFM részére, a Korm. rendeletben előírt határidőben.
(4) Ha a közbeszerzés tárgya szerint a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály rendelkezik hatáskörrel, akkor a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály az e Szabályzatban meghatározott szakfőosztályi feladatokat is ellátja.
(5) A közbeszerzési referens feladata:
a) a közbeszerzési terv elkészítésével, jóváhagyásával és módosításával kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása,
b) a közbeszerzési eljárások nyilvántartása.
c) a Minisztérium éves beszerzéseiről szóló éves statisztikai összegezés elkészítésével kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása;
d) a Kbt.-ben és a kapcsolódó jogszabályokban meghatározott további adatszolgáltatási feladatok ellátása a Közbeszerzések Tanácsa, a Közbeszerzési Döntőbizottság, az NFM, valamint a KSzF felé;
e) a vidékfejlesztési miniszter irányítása alá tartozó központi költségvetési szervek, továbbá vagyonkezelésébe tartozó gazdasági társaságok által lefolytatott közbeszerzési eljárások előkészítésének egyes kérdéseiről szóló VM utasítás szerinti, a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály feladatkörébe tartozó adminisztrációs feladatok;
f) a Korm. rendelet szerinti, – jelen utasítás szerint meghatározott – a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály feladatkörébe tartozó adminisztrációs feladatok;
g) a kapcsolattartás a szakfőosztállyal és a külső közbeszerzési szakértővel a Minisztérium közbeszerzési eljárásaiban.
(6) A Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály Gazdálkodási Osztályának feladata:
a) a pénzügyi fedezet meglétének igazolása;
b) az esetleges ajánlati biztosíték kezelése a Kbt. 59. § (1) –(6) bekezdése alapján;
c) a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződések ellenértékének – a teljesítésigazolás mellékletével benyújtott számla alapján – Kbt. és a Minisztérium egyéb belső szabályzatai, utasításai szerinti teljesítése (kifizetése);
d) a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződések pénzügyi teljesítésének, részteljesítésének megtörténtéről értesítés megküldése a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály Vagyongazdálkodási Osztálya részére.
14. § (1) A Sajtóiroda feladata
a) a jóváhagyott közbeszerzési terv közzététele a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály értesítése alapján a Minisztérium honlapján;
b) a Kbt. 17/C. §-ában foglalt adatok, információk, hirdetmények haladéktalan közzététele – a szakfőosztály, a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály, illetve a Jogi Főosztály adatszolgáltatása alapján – a Minisztérium honlapján;
c) közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződés közzététele a Kbt. 99/A. §-a szerint a Minisztérium honlapján, a szakfőosztály értesítése alapján.
(2) Az Ellenőrzési Főosztály feladata a lezárult (nem folyamatban lévő) közbeszerzési eljárások ellenőrzése a Kbt. 308. § (2) bekezdése, valamint jóváhagyott kockázatelemzésen alapuló éves ellenőrzési terv alapján;
(3) A Jogi Főosztály feladata:
a) a szakfőosztály megkeresése esetén a dokumentáció részét képező szerződéstervezet, valamint a nyertes ajánlat adatai szerint véglegesített szerződéstervezet jogi felülvizsgálata,
b) jogorvoslati eljárás vagy bírósági felülvizsgálat esetén a Minisztérium jogi képviseletének ellátása a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály és az ajánlatkérő szervezeti egység vezetőjének bevonásával, kivéve, ha a jogi képviseletet államtitkári, kabinetfőnöki, vagy helyettes államtitkári döntés alapján külső jogi képviselő látja el,
c) jogi képviselet ellátása esetén a tudomásszerzést követően, a közbeszerzési eljárás kapcsán indult jogorvoslati eljárás vonatkozásában az alábbi információk megküldése a Minisztérium Sajtóirodája részére, annak érdekében, hogy a Minisztérium a Kbt. 17/C. § (1) bekezdésében foglalt kötelezettségének (honlapon történő közzététel) eleget tudjon tenni:
1. a kérelem Kbt.-ben meghatározott adatait [Kbt. 396. § (1) bekezdés f) pont],
2. a Közbeszerzési Döntőbizottság szerződés megkötését engedélyező végzését [Kbt. 332. § (4) bekezdés];
d) szerződéstár vezetése a Minisztérium által megkötött szerződések adatairól (ezen belül a szerződés tárgyáról és összegéről), és a szakfőosztály megkeresésére ezen adatok szolgáltatása annak érdekében, hogy a szakfőosztály a Kbt. 40. § szerinti egybeszámításról dönthessen;
e) a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály megkeresése esetén adatszolgáltatás a Kbt. 61. § (1) bekezdés c) pont szerinti körülményről annak érdekében, hogy a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály a Kbt. 63. § (10) bekezdés szerinti kötelezettségének eleget tudjon tenni.
(4) A Minisztériumhoz benyújtott beadványokat érkeztető szervezeti egység feladata a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos iratok érkeztetése, címzettekhez való továbbítása.
(5) Az Irattár feladata a közbeszerzési eljárások során – az ajánlatkérő szervezeti egység által összeállított – keletkezett iratok kezelése a Kbt. 7. § (2) bekezdésének megfelelően.
(6) A közbeszerzési eljárásban nem érintett szervezeti egység vezetőjének feladata megkeresés esetén bírálóbizottsági tag kijelölése.
15. § (1) A külső közbeszerzési szakértő feladata:
a) a hivatalos közbeszerzési tanácsadó Kbt.-ben és egyéb jogszabályban meghatározott feladatainak ellátása;
b) a beszerzési és közbeszerzési feladatokkal kapcsolatban folyamatos közbeszerzési jogi tanácsadás;
c) a közbeszerzési eljárások teljes körű lebonyolítása.
(2) Az (1) bekezdésben írt teljes körű bonyolítás – különösen – az alábbi feladatok foglalja magában:
a) a közbeszerzési eljárás során a jogszabályok által előírt iratok megszerkesztése, a szakfőosztállyal és a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztállyal történő folyamatos egyeztetés és ezek tájékoztatása mellett, ezen belül különösen:
aa) a felhívás és a dokumentáció elkészítése a jogszabályok és az e Szabályzatban meghatározott rendelkezések betartásával;
ab) kiegészítő tájékoztatás előzetes egyeztetést követő elkészítése és az ajánlattevők részére történő megküldése,
b) ha a közbeszerzési eljárásban sor kerül konzultáció vagy helyszíni bejárás megtartására, az azon való részvétel, azokról jegyzőkönyv elkészítése és egyeztetést követően megküldése,
c) beérkezett ajánlatok hiánypótlási felhívásának elkészítése és az ajánlattevők részére történő megküldése a szakfőosztállyal történt előzetes egyeztetést követően;
d) a dokumentáció átadásával kapcsolatos feladatok ellátása;
e) a dokumentáció ellenértékének visszafizetése a Kbt. 59. § (1)–(6) bekezdése alapján;
f) kötelezően közzétételre kerülő hirdetmények megküldése a Közbeszerzések Tanácsa Szerkesztőbizottsága részére, ezen belül különösen:
fa) közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény [Kbt. 48. § (1) bekezdés, 101. § (1) bekezdés, 138. § (2) bekezdés, 144. § (3) bekezdés, 157. § (1) bekezdés, 249. § (1) bekezdés],
fb) az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetmény [Kbt. 98. § (1) bekezdés, 136/C. § (6) bekezdés, 138. § (3) bekezdés, 144. § (4) bekezdés, 159. § (1) bekezdés, 250. § (4) bekezdés],
fc) a szerződés megkötéséről szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetmény [Kbt. 98. § (3) bek.],
fd) a szerződés teljesítéséről, módosításáról szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetmény [Kbt. 307. § (1) bek.],
fe) ha a Minisztérium ilyet készített, az előzetes összesített tájékoztató, illetve időszakos előzetes összesített tájékoztatót tartalmazó hirdetmény [Kbt. 43. § (1) bek.,],
ff) egyéb hirdetményeket [így különösen: Kbt. 76. § (1) és (2) bek., 107. § (3) bek., 108. § (1) és (2) bek., 136/E. § (2) bek.];
g) az ajánlattételi vagy részvételi felhívás közvetlen megküldése, ha a Kbt. az eljárás megindítását ekképpen lehetővé teszi [Kbt. 131. § (1) bekezdés, 251. § (2) bekezdés],
h) a közzétételre kerülő hirdetmények esetleges hiánypótlásának kezelése;
i) segítségnyújtás a szakfőosztály részére az eljárás fajtájának kiválasztása terén;
j) konzultáció, helyszíni bejárás alkalmával felmerült kérdések megválaszolásának vizsgálata közbeszerzési jogi szempontból;
k) a benyújtásra kerülő ajánlatok személyes átvétele, azokról átvételi elismervények kiadása, illetve postai úton beérkezett ajánlatok érkeztetése;
l) részvétel és tanácsadás az ajánlatok bontásakor, bontási jegyzőkönyv elkészítése és határidőn belüli megküldése az ajánlattevők, a szakfőosztály és a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére;
m) tárgyalásos eljárások esetén a tárgyalások levezetése, jegyzőkönyv elkészítése és határidőn belüli megküldése a résztvevők, a szakfőosztály és a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére;
n) javaslat elkészítése a Bírálóbizottság részére az ajánlatok elbírálására és értékelésére vonatkozóan;
o) részvétel az ajánlatok elbírálására összehívott bírálóbizottsági ülésen, a Bírálóbizottság adminisztratív feladatainak ellátása, így különösen a bírálati jegyzőkönyv elkészítése, a bírálóbizottsági ülésre szükséges dokumentumok (döntési javaslatot tartalmazó szakvélemény, egyéni bírálati lap) előkészítése;
p) részvétel és tanácsadás az eljárás eredményének kihirdetésén, a kapcsolódó iratok elkészítése, átadása, illetve kiküldése (összegezés) az ajánlattevők részére. Ha a Kbt. szerint nem kötelező eredményhirdetés tartása, és arra az adott eljárásban nem is kerül sor, akkor az összegezés elkészítése és megküldése. Az ajánlattevők tájékoztatása a 38. § (1)–(3) bekezdése szerint;
q) a szerződésmódosítás szakmai indokolásának vizsgálata közbeszerzési jogi szempontból;
r) egyéb tájékoztatások megadása, adott esetben tisztázó kérdések, indokolások elkészítése és megküldése a Kbt.-ben és a Szabályzatban foglaltak szerint;
s) keletkezett iratok tárolása, rendszerezése az eljárás időtartama alatt, az eljárás iratai másolati példányának megőrzése;
sz) az eljárás során a jogszabályi előírások, és e Szabályzat előírásainak betartása;
t) a jogszabályokban előírt közzétételi kötelezettség teljesítése;
u) folyamatos kapcsolattartás a közbeszerzési referenssel, valamint a témafelelőssel.
v) összeférhetetlenségi és távolmaradási nyilatkozat tétele minden közbeszerzési eljárásban.
(3) A külső közbeszerzési szakértő a közbeszerzési eljárás megindítása előtt munkatervet készíthet.
(4) Az eljárás megindítása előtt a külső közbeszerzési szakértő köteles a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály Vagyongazdálkodási Osztálya vezetőjének vagy az általa meghatalmazott személynek a jóváhagyását kérni. Az eljárás csak ezen jóváhagyás birtokában indítható meg.
(5) Ha ezen szabályzat eltérően nem rendelkezik, az eljárásban bármilyen dokumentum megküldése előtt és eljárási cselekményt megelőzően a külső közbeszerzési szakértő elektronikus úton köteles a szakfőosztály előzetes jóváhagyását kérni.
(6) A külső közbeszerzési szakértő felelősségének terjedelmét, az elvégzett eljárási cselekményeivel kapcsolatos helytállási követelményeket, valamint a külső közbeszerzési szakértő ezen utasítás értelmében ellátandó feladatait a Minisztérium és a külső közbeszerzési szakértő közötti jogviszonyt létrehozó megbízási szerződés vagy egyéb megállapodás rendezi.
16. § (1) A Bírálóbizottság feladata:
a) az ajánlatok bontása;
b) írásbeli szakvélemény és döntési javaslat készítése a döntéshozó részére, a külső közbeszerzési szakértő javaslata alapján, amely javaslat azonban a bizottság tagjait nem köti;
c) ha az eljárásban sor kerül eredményhirdetés tartására, az eredmény kihirdetése.
(2) A Bírálóbizottság tagja és elnöke az ajánlatok elbírálása során a 12. melléklet szerinti, indokolással ellátott bírálati lapot készítenek, amely a bírálóbizottsági ülés jegyzőkönyvének mellékletét képezi.
(3) A Bírálóbizottság elnökének döntése esetén az eljárás megindítását megelőzően bírálóbizottsági ülés tartható, ahol a Bírálóbizottság dönt a felhívás, valamint dokumentáció szövegének jóváhagyásáról.
17. § (1) A közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során a közbeszerzésben közreműködő a közreműködés mértékéig felelős.
(2) A Bírálóbizottság elnöke felel bizottsági ülések menetének és rendjének megtartásáért.
(3) A döntéshozót a közbeszerzési eljárások során döntéshozói minőségében, a meghozott döntés Kbt. szerinti megalapozottságáért akkor és annyiban terheli személyes felelősség, amennyiben a bizottság javaslataitól eltér.
A Bírálóbizottság
18. § (1) A Minisztériumnál eseti, eljárásonként kialakított összetételű bírálóbizottságok működnek.
(2) A Bírálóbizottság páratlan számú és legalább öt tagból álló testület.
(3) A Bírálóbizottságot úgy kell összeállítani, hogy abban a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi ismeretekkel és megfelelő képzettséggel rendelkező személyek legyenek.
(4) A Bírálóbizottság elnöke a szakfőosztály vezetője, vagy a beszerzés tárgyára tekintettel hatáskörrel rendelkező osztály vezetője.
(5) A Bírálóbizottság tagjai:
a) a szakfőosztály vezetője által a szakfőosztály munkatársai közül javasolt, a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező egy–három személy, akik között minden esetben ott van a témafelelős (közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szakértelem);
b) a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály kijelölt, pénzügyi képzettséggel rendelkező munkatársa (pénzügyi szakértelem);
c) az OKJ-s közbeszerzési tanfolyam oklevelével rendelkező közbeszerzési referens (közbeszerzési szakértelem);
d) a Jogi Főosztály jogász végzettségű, kijelölt munkatársa (jogi szakértelem).
(6) Indokolt esetben további tagokra a Bírálóbizottság elnöke tehet javaslatot a döntéshozónak, vagy a döntéshozó saját hatáskörben jelölhet ki további tagot.
(7) A döntéshozó nem lehet egyben a Bírálóbizottság elnöke vagy tagja. A Bírálóbizottság elnöke és tagjai kijelölés alapján jogosultak és kötelesek a Bírálóbizottság munkájában – többek között annak ülésén – részt venni. Feladatukat legjobb tudásuk szerint és a kormány-tisztviselői jogviszonyukból eredő kötelezettségük maradéktalan teljesítésével látják el.
(8) A Bírálóbizottság elnökét és tagjait a szakfőosztály vezetőjének javaslatára a döntéshozó jelöli ki, illetve kéri fel, az eljárást megindító hirdetmény közzététele, illetve ajánlattételi felhívás kiküldése előtt, a 6/a és 6/b melléklet alapján.
(9) Bírálóbizottsági tagok delegálására kötelesek a közbeszerzési eljárásban nem érintett szakterületek abban az esetben, ha erre a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály vagy a szakfőosztály vezetője részéről igény merül fel. A bírálóbizottsági tagok delegálásával kapcsolatos igény közlése írásban történik. A közbeszerzési eljárásban nem érintett szakterület írásban jelezheti a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály felé, hogy részéről bírálóbizottsági tag kijelölését tartja szükségesnek.
(10) A Bírálóbizottság elnökének és tagjainak megbízása a szerződés megkötésének időpontjáig, illetve ha a közbeszerzési eljárással kapcsolatban jogorvoslati eljárás indul, annak jogerős lezárulásáig tart.
19. § (1) A Bírálóbizottság elnöke és tagjai felkérésüket vagy kijelölésüket írásban tudomásul veszik, ezzel egyidejűleg összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot tesznek a 7. melléklet szerint. Összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot az ajánlatkérő nevében eljáró valamennyi személy, így a döntéshozó is tesz.
(2) Összeférhetetlenségi ok fennállása, vagy keletkezése esetén azt az elnök a döntéshozónak, a tagok az elnöknek kötelesek jelenteni, aki erről értesíti a döntéshozót. Ez esetben a döntéshozó más személyt jelöl ki a Bírálóbizottságba, és az összeférhetetlenséggel érintett tag vagy elnök bírálóbizottsági tagsága, illetve elnöksége a bejelentés időpontjával megszűnik.
(3) A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségre az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény rendelkezéseit kell alkalmazni.
20. § (1) A Bírálóbizottság tagjai és elnöke egy-egy szavazati joggal rendelkeznek.
(2) A Bírálóbizottság abban az esetben határozatképes, illetve döntési javaslattételre képes, ha ülésén legalább két bírálóbizottsági tag és az elnök is jelen van.
(3) A Bírálóbizottság döntéseit egyszerű szavazattöbbséggel hozza.
21. § (1) A Bírálóbizottság munkájának segítése érdekében – speciális esetekben, speciális ismereteket igénylő közbeszerzési eljárások esetén – külső szakmai szakértő is felkérhető. A külső szakmai szakértőt a szakfőosztály vezetője kéri fel a Kbt. figyelembevételével, a döntéshozó előzetes egyetértésével. A külső szakmai szakértő szakmai anyagot készít a Bírálóbizottság részére, amelyben szakmai szempontok alapján összehasonlítja az ajánlatokat, azokról részletes szakmai összehasonlító és értékelő anyagot készít. A szakértő szavazati joggal nem rendelkezik.
(2) A külső szakmai szakértő megbízása indokolt esetben kiterjedhet az eljárás más szakaszaiban történő részvételre is, így különösen a felhívás és a dokumentáció előkészítése során való közreműködésre, kiegészítő tájékoztatás elkészítésében való közreműködésére, tárgyalásos eljárás esetében a tárgyalások lefolytatásában való közreműködésre és az ajánlatok elbírálásában való közreműködésre.
22. § (1) A Bírálóbizottság adminisztratív teendőit a külső közbeszerzési szakértő látja el.
(2) A Bírálóbizottság elnökének és tagjainak teljes egészében ismerniük kell az aktuális közbeszerzési eljárás felhívását, valamint a dokumentációt, ezért azt részükre legkésőbb a felhívás megküldésének vagy a hirdetmény feladásának napján egy-egy másolati példányban át kell adni, vagy elektronikusan megküldeni. A beérkezett ajánlatok, illetve részvételi jelentkezések egy példányát a Bírálóbizottság elnökének át kell adni, aki gondoskodik azok eljárás alatti megőrzéséről, valamint lehetővé teszi, hogy a bírálóbizottsági tagok abba betekintsenek.
23. § (1) A Bírálóbizottság a közbeszerzési eljárás során a 16. § (3) bekezdés szerinti esetben a felhívás és dokumentáció előkészítését végezheti, valamint az ajánlatok bírálatát, értékelését végzi. A Bírálóbizottság elnöke és tagjai részt vehetnek valamennyi eljárási cselekményen, ezért azokra őket az időpont és helyszín közlésével meg kell hívni.
A Minisztérium közbeszerzési eljárásainak lefolytatása
Az eljárás indításának engedélyezése
24. § (1) A közbeszerzési eljárás megindításának előfeltétele, hogy az a miniszter által jóváhagyott éves összesített közbeszerzési tervben szerepeljen. A közbeszerzési terv elkészítése előtt az ajánlatkérő indíthat közbeszerzési eljárást, amelyet a tervben szintén megfelelően szerepeltetni kell.
(2) A közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzés vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárás akkor folytatható le, ha előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merült fel. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is.
(3) A hazai forrásból megvalósuló közbeszerzések pénzügyi forrásainak ütemezése a Minisztérium éves költségvetési előirányzata, és a tárca rendelkezésére álló egyéb pénzeszközeinek figyelembevételével, azok alapján történik. A közbeszerzési eljárás megindításának előfeltétele, hogy az anyagi fedezet az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény és az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet rendelkezései szerint rendelkezésre álljon.
(4) A Kbt. és a felhatalmazása alapján kiadott kormányrendeletek szerint – a közbeszerzés megkezdéseként a közbeszerzési eljárást megindító – feladott hirdetmény, megküldött részvételi, ajánlattételi felhívás a kötelezettségvállalást előzetesen, feltételesen tanúsítja. Ezen intézkedések kiadására – ideértve az annak vállalására és ellenjegyzésére vonatkozó előírásokat is – a kötelezettségvállalás általános szabályait kell alkalmazni azzal, hogy a lekötött keretet fel kell szabadítani, amennyiben az intézkedést visszavonják.
25. § (1) A Minisztérium közbeszerzési eljárásának megindítását megelőzően a szakfőosztály a 4. melléklet szerinti, aláírt kezdeményező iratot, és az 5. melléklet szerinti, aláírt pénzügyi fedezet rendelkezésre állását igazoló dokumentumot megküldi a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére.
(2) A külső közbeszerzési szakértő nevét a kezdeményező iratban fel kell tüntetni. Ha a közigazgatási államtitkár jóváhagyásával, a beszerzés tárgya szerint illetékes szakfőosztály vezetőjének döntése alapján – a Minisztérium közbeszerzési eljárásainak lefolytatására keretszerződés alapján tartós megbízási jogviszonyban álló társaság helyett – más személy került megbízásra a közbeszerzési eljárás lefolytatásával, akkor munkájának ellenértékét a feladat pénzügyi előirányzatának terhére kell előirányozni.
(3) A külső közbeszerzési szakértő vonatkozásában, valamint az eljárás előkészítésébe, lefolytatásába bevonásra kerülő 21. § szerinti külső szakmai szakértő vonatkozásában a szakfőosztály – a Kbt. 10. § (7) bekezdése szerint – összeférhetetlenségi és távolmaradási nyilatkozatot kér be.
(4) A szakfőosztály az egyes közbeszerzési eljárások esetén előzetesen megbecsüli a közbeszerzés értékét, függetlenül attól, hogy az, illetve a beszerzés előzetes pénzügyi előirányzata szerepel a közbeszerzési tervben. A becsült érték figyelembevételével – a külső közbeszerzési szakértő koordinációjában – a szakfőosztály kiválasztja, hogy a beszerzéssel kapcsolatban a Kbt. mely fejezetének előírásai szerint kell eljárni (IV. fejezet: a közösségi értékhatárokat elérő, VI. fejezet: nemzeti értékhatárokat elérő egyszerű beszerzések).
(5) A kezdeményező iratban a szakfőosztály vezetője
a) a Kbt. hatálya alá tartozó beszerzések esetén megjelöli a beszerzés tárgyát és annak a miniszter által jóváhagyott éves összesített közbeszerzési tervben elfoglalt helyét;
b) nyilatkozik, hogy a Kbt. 40. §-ában – egyszerű eljárás esetében a 259. §-ában – foglaltakat figyelembe vette-e a beszerzés előkészítése során.
(6) A közbeszerzési referens a kezdeményező irat alapján a beszerzést nyilvántartásba veszi.
(7) A Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály vezetője a kezdeményező irat alapján kijelöli a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály azon munkatársát, aki részt vesz a közbeszerzési eljárás lefolytatásában.
A felhívás és a dokumentáció
26. § (1) A kezdeményező irat alapján a felhívás szakmai tartalmát, valamint a dokumentáció szakmai tartalmát (ezen belül a közbeszerzés tárgyának és mennyiségének meghatározását, a műszaki leírást és a szerződéstervezetet) a szakfőosztály készíti el. A felhívást, valamint a dokumentációt – a szakfőosztály által rendelkezésre bocsátott szakmai anyag felhasználásával és – különösen a pénzügyi és gazdasági, valamint műszaki, illetőleg szakmai alkalmassági feltételek és a bírálati szempontok vonatkozásában – a szakfőosztállyal való folyamatos együttműködésben a külső közbeszerzési szakértő készíti el. A külső közbeszerzési szakértő a rendelkezésére bocsátott szakmai anyagot közbeszerzési jogi szempontból ellenőrzi.
(2) A dokumentáció elkészítése minden esetben kötelező. A dokumentáció minden olyan esetben tartalmazza – többek között – a szerződéstervezetet, ha azt jogszabályi rendelkezés kötelezővé teszi. Ha jogszabály megengedi azt, hogy a szerződéstervezet helyett a szerződéses feltételek csak a dokumentációban kerüljenek rögzítésre, ha az lehetséges, akkor is szerződéstervezetet kell készíteni.
(3) A közbeszerzési műszaki leírás és a szerződéstervezet (részletes szerződési feltételek) tartalmáért a szakfőosztály tartozik felelősséggel.
(4) A dokumentációnak – az egyszakaszos eljárások esetén – teljes terjedelmében készen kell állnia a hirdetmény közzétételének, illetve az ajánlattételi felhívás megküldésének napján.
(5) A két szakaszból álló eljárás esetén a külső közbeszerzési szakértő – a megfelelő részvételi jelentkezés benyújtásának elősegítése érdekében – részvételi dokumentációt, a versenypárbeszédben pedig ismertetőt köteles készíteni.
(6) A dokumentáció szakmai tartalmát a szakfőosztály olyan részletességgel dolgozza ki, hogy abból egyértelmű legyen az ajánlatkérő igénye, azaz hogy a szakfőosztály pontosan mit, mennyit, mikorra, mennyi ideig, milyen célból és minőségben kíván beszerezni.
(7) Ha a dokumentáció összeállítása speciális szakmai ismereteket igényel, vagy a beszerzés műszaki terv és hatósági engedély elkészítéséhez kötött, akkor a szakfőosztály – a döntéshozó előzetes egyetértésével – külső szakmai szakértőt is igénybe vehet. A külső szakmai szakértő a 21. § szerinti feladatot is elláthatja.
27. § (1) A szakfőosztály – a külső közbeszerzési szakértővel történő koordinációja során – minden, a beszerzés megvalósulása tekintetében előforduló lehetőséget mérlegel, és a felhívás elkészítése érdekében pontosan és egyértelműen meghatározza azokat a környezetvédelmi, szakmai kritériumokat, amelyek a beszerzés szempontjából elengedhetetlenül fontosak. Ideértve a beszerzésekhez közvetlen kapcsolódó jogszabályok megjelölését [így pl. hogy a szolgáltatás teljesítése egy bizonyos foglalkozáshoz (képesítéshez) van-e kötve, mivel ez esetben a felhívásban meg kell határozni az evvel összefüggésben álló alkalmassági, illetve alkalmatlansági szempontot, illetve szempontokat és az arra, azokra vonatkozó igazolási módot]. A szakfőosztály a Minisztérium által a beszerzés során érvényesíteni kívánt szakmapolitikai célkitűzéseknek megfelelően jár el.
(2) A közbeszerzési eljárások felhívásaiban – a közbeszerzés tárgyának figyelembevételével – lehetőség szerint elő kell írni a Kbt. 68. § (4) illetve (5) bekezdésével harmonizáló alkalmassági kritériumokat vagy érvényességi feltételeket [így pl. EMAS-regisztráció vagy ISO 14001 tanúsítás, EU-ökocímke vagy a 29/1997. (VIII. 29.) KTM rendelet szerinti környezetbarát termék minősítés feltételét].
(3) Az ajánlati, ajánlattételi felhívásban minden esetben meg kell határozni az ajánlatok bírálati szempontját a Kbt. 57. § (2) bekezdés alapján. Az ajánlatok elbírálása történhet:
a) a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás kiválasztásával. Ezt a módszert akkor célszerű alkalmazni, ha várhatóan az ajánlattevők az alkalmassági feltételek alapján azonosan alkalmasak a szerződés teljesítésére és a szerződés műszaki tartalma, azaz a szerződés teljesítésével kapcsolatos elvárások az ajánlatkérő részéről nagyon pontosan meghatározottak, továbbá beszerzés tárgyánál a minőségi paraméterek egyértelműen meghatározhatók, és azokat az ajánlati dokumentáció tartalmazza), vagy
b) az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztásának módszerével.
(4) A bírálati szempontrendszer kialakításakor kiemelt fontossággal be kell tartani a Kbt. objektív összehasonlíthatóságára vonatkozó előírását.
(5) Az ajánlati biztosíték követelményeiről, szükségességéről, kikötése esetén formájáról, mértékéről a szakfőosztály dönt. Az ajánlati biztosíték – Kbt. által előírt módon való – kezeléséről, nyilvántartásáról, illetve visszafizetéséről a Gazdálkodási Osztály gondoskodik.
(6) Az ajánlattevő legalább az ajánlati felhívásban megadott, tervezett szerződéskötési időpont lejártáig kötve van ajánlatához, de a felhívásban hosszabb ajánlati kötöttség is meghatározható.
28. § (1) A külső közbeszerzési szakértő az eljárás megindítását megelőzően – elektronikus úton – véleményezésre és jóváhagyásra megküldi a felhívást és a dokumentációt a szakfőosztály vezetője részére, valamint tájékoztatásul a közbeszerzési referens részére. A szakfőosztály a jóváhagyását módosító észrevételek átvezetéséhez kötheti.
(2) A szakfőosztály vezetője az általa jóváhagyott felhívást és dokumentációt elektronikus úton, word formátumban és scannelve is megküldi a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály Vagyongazdálkodási Osztálya vezetője, vagy a Vagyongazdálkodási Osztály vezetője által írásban meghatalmazott személy részére, aki azt – a (3) bekezdésben foglalt kivétellel – haladéktalanul, elektronikus úton továbbítja a külső közbeszerzési szakértő részére, egyben megbízza őt a közbeszerzési eljárás megindításával.
(3) Ha a tervezett közbeszerzés a Korm. rendelet hatálya alá tartozik, a közigazgatási államtitkár a Korm. rendelet szerinti előterjesztést és a Korm. rendeletben meghatározott mellékleteit, – ide értve a szakfőosztály által jóváhagyott felhívást és dokumentációt – a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály adminisztratív koordinációjában megküldi a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban NFM) részére. Ebben az esetben a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály Vagyongazdálkodási Osztálya vezetője, vagy a Vagyongazdálkodási Osztály vezetője által írásban meghatalmazott személy az ajánlati felhívást és dokumentációt kizárólag az NFM hozzájárulásának kézhezvételét követően továbbíthatja a külső közbeszerzési szakértő részére, egyben megbízva őt a közbeszerzési eljárás megindításával.
(4) Az NFM hozzájárulása iránti eljárás során az NFM-mel a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály tartja a kapcsolatot.
(5) A külső közbeszerzési szakértő a közbeszerzési eljárást csak a Vagyongazdálkodási Osztály vezetője, vagy írásban meghatalmazott személy (2) bekezdés szerinti, elektronikus úton megküldött értesítése alapján indíthatja meg, amely egyben a 15. § (4) bekezdése szerinti jóváhagyásnak minősül.
(6) A Bírálóbizottság elnökének döntése esetén az eljárás megindítását megelőzően bírálóbizottsági ülés tartható, ahol az (1)–(2) bekezdéstől eltérően a Bírálóbizottság dönt a felhívás, valamint dokumentáció szövegének jóváhagyásáról. Ebben az esetben a külső közbeszerzési szakértő a bírálóbizottsági ülést megelőzően véleményezésre megküldi a felhívást és a dokumentációt a szakfőosztály vezetője és a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére, és adott esetben átvezeti a módosító javaslatokat.
(7) Ha a Korm. rendelet rendelkezései szerint az NFM a közbeszerzési eljárásba megfigyelőt delegál, a közbeszerzési eljárás lefolytatásában részt vevő személyek kötelesek vele együttműködni. A Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály az eljárás során keletkezett iratokat folyamatosan – az eljárás későbbi szakaszában történő becsatlakozás esetén visszamenőlegesen is – megküldi a delegált megfigyelőnek; a megfigyelőt valamennyi eljárási cselekményről megfelelő időben, írásban tájékoztatja.
29. § (1) A külső közbeszerzési szakértő a szakfőosztály által jóváhagyott és a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály Vagyongazdálkodási Osztályának vezetője, vagy az általa írásban meghatalmazott személy által elektronikus úton megküldött felhívást
a) közzétételre megküldi a Közbeszerzési Értesítő Szerkesztőbizottsága részére;
b) hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás esetén, az ajánlattevők részére megküldi és a Közbeszerzési Döntőbizottságot tájékoztatja az eljárás megkezdéséről; vagy
c) a Kbt. 251. § (2) bekezdése esetében közvetlen megküldi az ajánlattevők részére.
(2) Az (1) bekezdés b) pontja szerinti esetben a külső közbeszerzési szakértő a szakfőosztály által a Kbt.-ben foglaltakkal összhangban megjelölt ajánlattevő, illetve ajánlattevők részére küldi meg az ajánlattételi felhívást.
(3) Az (1) bekezdés c) pontja szerinti esetben a külső közbeszerzési szakértő a szakfőosztály által megjelölt, legalább három ajánlattevő részére küldi meg az ajánlattételi felhívást.
(4) A közzétételre kerülő hirdetmény esetleges hiánypótlásáról – szükség esetén a szakfőosztállyal történő előzetes egyeztetést követően – a külső közbeszerzési szakértő gondoskodik.
30. § (1) A dokumentációt a külső közbeszerzési szakértő adja át az ajánlattevőknek, a felhívásban meghatározottak szerint térítés ellenében vagy térítésmentesen.
(2) A felhívásban rögzíteni kell, hogy
a) a dokumentáció és további iratok a külső közbeszerzési szakértő székhelyén vehetőek át az ajánlattevők részéről;
b) az ajánlatokat a külső közbeszerzési szakértő címére kell benyújtani;
c) az eljárással kapcsolatban további információ a külső közbeszerzési szakértő címén szerezhető be.
(3) A külső közbeszerzési szakértő a dokumentációt személyes átvétel esetén átvételi elismervény ellenében adja át.
(4) A felhívással, a dokumentációval kapcsolatos kiegészítő tájékoztatást az ajánlattevők, illetve a részvételre jelentkezők részére a Kbt. 56. §, 103. §-a vagy 250. § (3) bekezdés b) pontja szerint – szakmai kérdések tekintetében a szakfőosztály adatszolgáltatásának figyelembevételével – a külső közbeszerzési szakértő adja meg, illetve küldi ki. A kiegészítő tájékoztatásban foglaltakat a közbeszerzési referenssel, valamint a szakfőosztály témafelelősével a kiküldést megelőzően egyeztetni kell. A kiegészítő tájékoztatókat a kibocsátás sorrendjében sorszámmal kell ellátni. A tájékoztatás során [a Kbt. 56. § (3) bekezdése alapján] biztosítani kell az esélyegyenlőséget, azaz a kiegészítő tájékoztatást az eljárásban részt vevő minden ismert ajánlattevő részére meg kell küldeni, illetve átadni.
(5) A szakfőosztály a megfelelő ajánlattétel elősegítése érdekében konzultációt vagy helyszíni bejárást tűzhet ki, amelynek helyét és időpontját a dokumentációban vagy az ajánlati, ajánlattételi felhívásban kell megadni. A konzultáción illetve helyszíni bejáráson minden esetben részt vesz a szakfőosztály témafelelőse és a külső közbeszerzési szakértő munkatársa. A konzultáción, illetve helyszíni bejáráson felmerült szakmai kérdéseket a szakfőosztály válaszolja meg, a kérdések megválaszolását a külső közbeszerzési szakértő ellenőrzi közbeszerzési jogi szempontból. A felmerült közbeszerzési jogi kérdéseket a külső közbeszerzési szakértő válaszolja meg. A konzultáción elhangzottakról a külső közbeszerzési szakértő jegyzőkönyvet készít, amelyet a szakfőosztállyal történt egyeztetést követően, a jogszabályban meghatározott határidőn belül megküld az általa ismert összes ajánlattevőnek.
(6) Indokolt esetben a szakfőosztály vezetője az ajánlati, illetve ajánlattételi felhívásban meghatározott ajánlattételi határidő, illetve a részvételi felhívásban meghatározott részvételi határidő meghosszabbításáról dönthet, ha jogszabály azt lehetővé teszi. A szakfőosztály az erről szóló döntésről haladéktalanul tájékoztatja a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály vezetőjét és a külső közbeszerzési szakértő személyt vagy szervezetet. Az ezzel kapcsolatos adminisztratív feladatokat, ideértve – ha jogszabály azt előírja – a hirdetmény közzétételét is, a külső közbeszerzési szakértő látja el.
(7) A felhívás visszavonásáról és módosításáról szóló döntés meghozatalára – a jogszabályban meghatározott feltételekkel és előírások betartásával a döntéshozó jogosult [pl.: Kbt. 76. § (1) és (3) bekezdés, 108. § (1) és (2) bekezdés, 121. § (6) és (7) bekezdés, 134. § (5) bekezdés, 250. § (3) bekezdés e) pont], döntéséről haladéktalanul tájékoztatja a szakfőosztályt. A visszavonás indoka lehet különösen forrásbővítés, forrásmegvonás, illetve -csökkentés vagy -zárolás. A szakfőosztály az erről szóló döntésről haladéktalanul tájékoztatja a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály vezetőjét és a külső közbeszerzési szakértőt. Az ezzel kapcsolatos adminisztratív feladatokat, ideértve – ha jogszabály azt előírja – a hirdetmény közzétételét is, a külső közbeszerzési szakértő látja el.
(8) A külső közbeszerzési szakértő a bírálóbizottsági tagok kijelölését követően, az ajánlati, részvételi, ajánlattételi határidő lejárta előtt, a Bírálóbizottság munkájának megkönnyítése érdekében a 8. melléklet szerint elkészítheti az eljárás munkatervét, amely tartalmazza az eljárás cselekményeit, azok időpontját, az elvégzendő feladatokat, a feladatok ellátásának felelősét, melyet minden bírálóbizottsági tag és az elnök részére a felhívással és a dokumentációval együtt megküld.
Az ajánlatok benyújtása és felbontása
31. § (1) Az ajánlatok, illetve részvételi jelentkezések benyújtásakor azok átvételét a felhívásban meghatározottak szerint a külső közbeszerzési szakértő biztosítja.
(2) Az ajánlatok, illetve részvételi jelentkezések átvételéről – ha azok személyesen vagy futár útján kerültek benyújtásra – a külső közbeszerzési szakértő két példányban átvételi elismervényt állít ki, feltüntetve azon az ajánlat benyújtásának időpontját (dátum, óra, perc). Az átvételi elismervényt az ajánlatot, illetve részvételi jelentkezést benyújtó személy is aláírja, az elismervény egy példányát a külső közbeszerzési szakértő megőrzi. A külső közbeszerzési szakértő az átvételi elismervényt akkor is kiállítja, ha az ajánlatot vagy a részvételi jelentkezést határidőn túl nyújtották be.
(3) Az ajánlatok, illetve részvételi jelentkezések felbontását a Bírálóbizottság legalább két tagja végzi. Az ajánlatok felbontásakor jelen van a külső közbeszerzési szakértő képviselője.
(4) A külső közbeszerzési szakértő az ajánlatok felbontásáról a Kbt. és jelen szabályzat előírásainak megfelelő, 9. melléklet szerinti bontási jegyzőkönyvet készít, amelyek másolati példányát a bontástól számított öt napon belül megküldi az ajánlatot benyújtó összes ajánlattevőnek, a szakfőosztálynak és a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztálynak. A bontási jegyzőkönyv mellékletét képezi a jelenléti ív.
(5) Az ajánlatok bontását követően az ajánlatok egy, eredeti példánya a külső közbeszerzési szakértő személynél vagy szervezetnél marad, egy másolati példánya a Bírálóbizottság elnökénél kerül elhelyezésre, aki gondoskodik azok megőrzéséről. Az ajánlatok bontását követően a külső közbeszerzési szakértő haladéktalanul megkezdi az ajánlatok tételes megvizsgálását. Ha a Bírálóbizottság tagja be kíván tekinteni az ajánlatba, a Bírálóbizottság elnöke biztosítja annak lehetőségét.
32. § Tárgyalásos eljárások esetén a külső közbeszerzési szakértő vezeti le a tárgyalást, illetve tárgyalásokat, azokról jegyzőkönyvet készít, és határidőn belül megküldi a résztvevők, a szakfőosztály és a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére. A tárgyaláson a szakfőosztály minden esetben képviselteti magát.
Az ajánlatok elbírálása és értékelése
33. § (1) Ha szükséges, akkor az ajánlatra vagy részvételi jelentkezésre vonatkozó hiánypótlási felhívást a külső közbeszerzési szakértő készíti el, amelyet a szakfőosztállyal való előzetes egyeztetést követően, a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály egyidejű tájékoztatása mellett az ajánlattevők részére megküld.
(2) A Bírálóbizottság elnöke a hiánypótlási felhívás megküldése előtt bírálóbizottsági ülést hívhat össze, ebben az esetben az (1) bekezdéstől eltérően a Bírálóbizottság állapítja meg a hiányok körét és küldi meg a hiánypótlási felhívást az ajánlattevők illetve részvételre jelentkezők részére. A bírálóbizottsági ülésen a külső közbeszerzési szakértő is részt vesz.
(3) Az ajánlatok elbírálása során – a Kbt. vonatkozó előírásainak megfelelően – a külső közbeszerzési szakértő írásban – a többi ajánlattevő, a szakfőosztály és a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály egyidejű értesítése mellett – határidő megadásával felvilágosítást kérhet az ajánlattevőtől a kizáró okokkal, a pénzügyi/műszaki alkalmassággal, továbbá az ajánlati felhívásban vagy a dokumentációban előírt egyéb iratokkal kapcsolatos nem egyértelmű kijelentések, nyilatkozatok, igazolások tartalmának tisztázása érdekében. [pl. Kbt. 85. §, 113. §, 250. § (3) bekezdés g) pont alapján alkalmazandó 85. §].
(4) A Kbt. 86. és 87. §-a szerinti adatokat, illetve indokolást – az ott leírt feltételek teljesülése esetében – a külső közbeszerzési szakértő köteles kérni, a szakfőosztállyal és a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztállyal történt előzetes egyeztetést követően.
(5) Az esetleges hiánypótlást, kiegészítő tájékoztatást, illetve indokolást követően, az ajánlatok elbírálására és értékelésére összehívott bírálóbizottsági ülést megelőzően a külső közbeszerzési szakértő a 10. melléklet szerinti döntés-előkészítő javaslatot készít a Bírálóbizottság részére, amely tartalmazza legalább azt, hogy a külső közbeszerzési szakértő vizsgálata alapján melyek az érvényes és érvénytelen ajánlatok, tartalmazza továbbá
a) az érvénytelenség indokának megjelölését;
b) az ajánlatok pontozását, ha az ajánlatok bírálati szempontja az összességében legelőnyösebb ajánlat szempontja volt;
c) javaslatot az eljárás nyertesére és a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített személyre vagy szervezetre;
d) javaslatot az eljárás eredményességére vagy eredménytelenségére.
34. § (1) A Bírálóbizottság köteles az ajánlatokat elbírálni, kivéve, ha a közbeszerzés megkezdését követően – az ajánlatkérő által előre nem látható és elháríthatatlan ok következtében – beállott lényeges körülmény miatt a szerződés megkötésére, illetőleg a szerződés megkötése esetén a teljesítésre nem lenne képes. Ebben az esetben a döntéshozónak az eljárást a Kbt. 92. § d) pontja alapján eredménytelenné kell nyilvánítania.
(2) Az ajánlatok elbírálására és értékelésére a Bírálóbizottság elnöke bírálóbizottsági ülést hív össze, amelyen a külső közbeszerzési szakértő személy is részt vesz. A bírálóbizottsági ülések megtartásához szükséges a technikai feltételeket (beléptetés, helyszín, adott esetben közjegyző jelenléte) a szakfőosztály biztosítja.
(3) Az ajánlatok elbírálására és értékelésére összehívott bírálóbizottsági ülést megelőzően a külső közbeszerzési szakértő elektronikus úton, scannelve megküldi, majd a bírálóbizottsági ülés kezdetén átadja a Bírálóbizottság elnöke és tagjai részére a 33. § (4) bekezdése szerinti döntés-előkészítő javaslatot.
(4) A Bírálóbizottság bírálatának alapját a 33. § (4) bekezdése szerinti döntés-előkészítő javaslat képezi, amelyhez azonban nincs kötve.
35. § (1) Az ajánlatok elbírálása során azt kell megvizsgálni, hogy az ajánlatok megfelelnek-e a felhívásban, a dokumentációban és a jogszabályokban meghatározott feltételeknek.
(2) Az ajánlatok bírálata során vizsgálni kell, hogy az egyes ajánlattevők alkalmasak-e, illetve képesek-e az ajánlatuk szerinti szerződésteljesítésre. Ennek keretében az ajánlattevők nyilatkozatai, igazolásai és egyéb benyújtott iratai alapján a Bírálóbizottságnak meg kell győződnie, hogy:
a) az ajánlattevő esetében fennállnak-e a felhívásban meghatározott kizáró okok,
b) az ajánlattevő pénzügyileg és műszakilag alkalmas-e a szerződés teljesítésre,
c) a megfogalmazott érvénytelenségi feltételek bármelyike fennáll-e az ajánlattevő esetében,
d) az ajánlat minden tekintetben megfelel-e a felhívás és a dokumentáció feltételeinek, valamint a vonatkozó jogszabályokban foglaltaknak.
(3) A kizáró okok fenn nem állását, valamint az alkalmassági feltételeknek való megfelelést a jogszabályban, valamint a felhívásban meghatározottak szerint kell vizsgálni az alvállalkozó és az erőforrást nyújtó szervezet esetében.
(4) A közösségi értékhatárt elérő beszerzéseknél kizáró okok fenn nem állása igazolási módjának meghatározásánál, és kizáró okok fenn nem állásának megítélésénél figyelemmel kell lenni
a) a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény 63. §-ában hivatkozott igazolásokról, nyilatkozatokról, nyilvántartásokról és adatokról a magyarországi letelepedés ajánlattevők, alvállalkozók és erőforrást nyújtó szervezetek vonatkozásában (KÉ 2010. évi 152. szám; 2010. december 22.) című, Közbeszerzések Tanácsának módosított útmutatójára, valamint
b) a Közbeszerzések Tanácsa módosított útmutatója a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény 63. §-ának (2)–(3) bekezdéseiben hivatkozott igazolásokról, nyilatkozatokról, nyilvántartásokról és adatokról az Európai Unióban és az Európai Gazdasági Térségben letelepedett ajánlattevők alvállalkozók és erőforrást nyújtó szervezetek vonatkozásában (KÉ 2010. évi 152. szám; 2010. december 22.) című, Közbeszerzések Tanácsának módosított útmutatójára.
(5) Ha az ajánlattevő kizárására okot adó körülmény tisztázásához jogi szakvélemény is szükséges, a szakfőosztály vezetője jogi szakvélemény beszerzését kérheti a Jogi Főosztálytól.
36. § (1) A külső közbeszerzési szakértő a Bírálóbizottság üléseiről eredeti aláírásokkal ellátott jegyzőkönyvet készít, amelynek mellékletét képezi a jelenléti ív. A jegyzőkönyvet bírálóbizottsági ülésenként külön-külön, vagy folytatólagosan vezeti.
(2) A Bírálóbizottság az ajánlatokat a felhívásban és a vonatkozó jogszabályokban [Kbt. 81. § (1) bek.] meghatározottak alapján köteles bírálni és értékelni. Az értékelés során kizárólag az előre meghatározott szempontrendszert veszi figyelembe.
(3) Az ajánlatok bírálata és értékelése tárgyában tartott döntés-előkészítő ülésén a Bírálóbizottság vizsgálja és jegyzőkönyvben rögzíti az ajánlattevőkkel, illetve azok ajánlatával kapcsolatban fennálló a kizáró okokat, az ajánlattevők szerződés teljesítésére való alkalmasságát, illetve alkalmatlanságát, az ajánlatok érvényességét, illetve érvénytelenségét, az alkalmatlanság és érvénytelenség indokait. A Bírálóbizottság a döntés-előkészítő ülésről a 11. melléklet szerinti jegyzőkönyvet készít (a továbbiakban bírálati jegyzőkönyv), legalább két példányban eredeti aláírásokkal ellátva.
(4) A bírálati jegyzőkönyv mellékletét képezi a tagok indokolással és aláírásukkal ellátott, 12. melléklet szerinti egyéni bírálati lapjai.
(5) A bírálati jegyzőkönyvnek részletes indokolást kell tartalmaznia a javasolt döntés megalapozottságát illetően. A bírálati jegyzőkönyvben a Bírálóbizottság javaslatot tesz a döntéshozó részére arra vonatkozóan, hogy
a) mely ajánlattevőt zárja ki az eljárásból,
b) mely ajánlattevőnek érvénytelen az ajánlata,
c) az eljárást eredményesnek vagy eredménytelennek nyilvánítsa, továbbá,
továbbá javaslatot tesz az eljárás nyertesére, valamint,hogy mely ajánlattevővel javasolja a szerződés megkötését. A Bírálóbizottság kiválaszthatja a legkedvezőbb ajánlatot követő ajánlattevőt és javasolhatja annak megnevezését is.
(6) A Bírálóbizottság elnöke döntésre felterjeszti a Bírálóbizottság közbeszerzési eljárás eredményére vonatkozó – indokolást is tartalmazó – 13. melléklet szerinti írásos javaslatát (írásbeli szakvélemény) a döntéshozó részére.
(7) A bírálóbizottsági ülésen elkészítésre kerülő dokumentumok (írásbeli szakvélemény, egyéni bírálati lap, jegyzőkönyv) adminisztratív előkészítését és az ülésen történő véglegesítését a külső közbeszerzési szakértő végzi, oly módon, hogy a dokumentumok az ülésen aláírásra kerülhessenek.
37. § (1) A Bírálóbizottság javaslata alapján a kizárásról, az ajánlattevő szerződés teljesítésére való alkalmatlanná minősítéséről, az ajánlat érvénytelenségéről, az eljárás eredményességéről, illetve annak eredménytelenségéről, az eljárás nyerteséről a döntéshozó dönt.
(2) Ha a döntéshozó nem fogadja el a Bírálóbizottság döntés-előkészítő javaslatát, akkor köteles írásban megindokolni, hogy milyen okból mellőzte azt, melyek voltak a döntését megalapozó körülmények és tények, továbbá írásbeli utasítást kell adnia a szakfőosztály vezetője, illetve az ajánlatkérő szervezeti egység vezetője részére az eljárás további folytatásával, illetve lezárásával kapcsolatban.
Tájékoztatás az ajánlatok elbírálásáról, az eredményhirdetés
38. § (1) Ha a közbeszerzési eljárás a Korm. rendelet hatálya alá tartozik, a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály adminisztratív koordinációjában a közigazgatási államtitkár egyeztetést kezdeményez a közbeszerzési eljárás ajánlati szakaszának eredményhirdetését megelőzően legalább 5 munkanappal, az összegezés az eljárás eredményéről című dokumentum és a nyertesként kihirdetni tervezett ajánlattevőnek az eljárásban benyújtott valamennyi irata NFM részére történő megküldésével. Az eredmény az NFM állásfoglalását követően, annak figyelembevételével hirdethető ki.
(2) Az (1) bekezdésben foglaltak figyelembevételével, nyílt eljárásban és egyszerű eljárásban, valamint a kétszakaszos eljárások ajánlattételi szakaszában a külső közbeszerzési szakértő az ajánlattevőt írásban tájékoztatja kizárásáról, a szerződés teljesítésére való alkalmatlanságának megállapításáról, ajánlatának a 88. § (1) bekezdése szerinti egyéb okból történt érvénytelenné nyilvánításáról, valamint ezek indokáról, az erről hozott döntést követő öt napon belül [Kbt. 93. §].
(3) Kétszakaszos eljárásban a külső közbeszerzési szakértő köteles a részvételre jelentkezőt írásban tájékoztatni kizárásáról, a szerződés teljesítésére való alkalmatlanságának megállapításáról, a részvételi jelentkezésének a 114. § (1) bekezdése szerinti egyéb okból történt érvénytelenné nyilvánításáról, valamint ezek indokáról, az erről hozott döntést követő öt napon belül [Kbt. 116. §].
(4) Ha
a) az ajánlattevő kizárásáról;
b) az ajánlattevőnek az eljárásban való részvételéről;
c) az ajánlattevőnek a szerződés teljesítésére való alkalmatlanságáról;
d) az ajánlat érvénytelenné nyilvánításáról
a döntéshozó meghozta döntését, és a döntéshozatal és az eljárás eredményének kihirdetése illetve az „összegezés az eljárásról” irat megküldése között kevesebb, mint öt nap telik el, akkor nem szükséges az a)–d) pontban meghatározott döntésről, illetve annak indokairól külön értesítést küldeni. Ebben az esetben viszont az „összegezés az eljárásról” iratban az a), illetve a c)–d) pontban foglalt döntést részletesen meg kell indokolni.
39. § (1) Az eredményhirdetés elhalasztása vagy az ajánlati felhívásban meghatározott időponthoz képest korábbi időpontban történő megtartása esetén – melyre akkor kerülhet sor, ha annak Kbt.-ben meghatározott feltételei fennállnak – a külső közbeszerzési szakértő az eredeti határidő lejárta előtt köteles az eredményhirdetés új időpontjáról és annak indokáról az összes ajánlattevőt egyidejűleg, közvetlenül, írásban tájékoztatni.
(2) Az eljárás eredményét csak a döntéshozó döntését, illetve ha a közbeszerzési eljárás a Korm. rendelet hatálya alá tartozik, akkor az NFM állásfoglalását követően lehet kihirdetni.
(3) Ha a közbeszerzési eljárásban eredményhirdetésre kerül sor, a közbeszerzési eljárás, illetve két szakaszból álló közbeszerzési eljárás esetén a részvételi szakasz eredményét a döntéshozó írásbeli döntése alapján a Bírálóbizottság elnöke, akadályoztatása esetén az általa megbízott bírálóbizottsági tag nyilvánosan hirdeti ki. Az ajánlatkérő részéről az eredményhirdetésen részt vehet a döntéshozó, a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály és a szakfőosztály vezetője, a témafelelős és a közbeszerzési referens is. Az eredményhirdetésen részt vesz a külső közbeszerzési szakértő.
(4) Az eredményhirdetéshez szükséges technikai feltételeket (beléptetés, helyszín, adott esetben közjegyző jelenléte) a szakfőosztály biztosítja.
(5) Az eredményhirdetésről a külső közbeszerzési szakértő a 14. melléklet alapján jegyzőkönyvet készít és csatolja hozzá a jelenléti ívet.
40. § (1) A döntésben foglaltak alapján, az eredményhirdetést megelőzően a külső közbeszerzési szakértő elkészíti a jogszabályoknak megfelelő összegezést.
(2) Két szakaszból álló eljárás esetén a külső közbeszerzési szakértő az írásbeli „összegezés a részvételi jelentkezések elbírálásáról” iratot a Közbeszerzések Tanácsa részére is haladéktalanul megküldi az eredményhirdetést követően [Kbt. 118. § (2) bekezdés].
(3) A döntéshozó a Bírálóbizottság egyetértésével az eredményhirdetéstől számított huszadik napig egy alkalommal jogosult az írásbeli összegezést módosítani, szükség esetén az érvénytelenségről szóló tájékoztatást visszavonni, továbbá a már megkötött szerződéstől elállni, ha az eredményhirdetést követően észleli, hogy a kihirdetett eredmény (eredménytelenség) törvénysértő volt és a módosítás a törvénysértést orvosolja. A külső közbeszerzési szakértő az erről szóló döntés esetén haladéktalanul elkészíti a módosított írásbeli összegezést, amelyet köteles faxon vagy elektronikus úton haladéktalanul, egyidejűleg az összes ajánlattevőnek megküldeni, [Kbt. 96. § (4) bekezdés] a megküldésről a szakfőosztályt és a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztályt egyidejűleg tájékoztatni.
(4) Az írásbeli összegezésben észlelt bármely elírást (névcserét, hibás névírást, szám- vagy számítási hibát vagy más hasonló elírást) a szakfőosztály előzetes egyetértésével a külső közbeszerzési szakértő kérelemre vagy kérelem hiányában is kijavíthatja. A kijavított írásbeli összegezést a külső közbeszerzési szakértő az eredményhirdetést követő tíz napon belül köteles egyidejűleg megküldeni az összes ajánlattevőnek [Kbt. 96. § (5) bekezdés], a megküldésről a szakfőosztályt és a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztályt egyidejűleg tájékoztatni.
(5) A külső közbeszerzési szakértő – a szakfőosztály előzetes egyetértésével – az érvényes ajánlatot tevők kérésére köteles tájékoztatást adni a nyertes ajánlat jellemzőiről és az általa tett ajánlathoz viszonyított előnyeiről a kérés kézhezvételétől számított öt munkanapon belül, figyelembe véve a nyertes ajánlattevő üzleti titokhoz fűződő érdekeit. [Kbt. 97. §, 250. § (3) bekezdés h) pontja].
(6) A külső közbeszerzési szakértő a szakfőosztály előzetes egyetértését követően – ha azt a Kbt. előírja, a Kbt.-hez kapcsolódó külön jogszabályban meghatározott minta szerint – az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót hirdetmény útján határidőben közzéteszi. A hirdetmény feladásáról a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztályt egyidejűleg tájékoztatni kell.
A szerződés megkötése, módosítása, teljesítése
41. § (1) A szerződéskötés előkészítéséről, annak a jogszabályban és az ajánlati, illetve ajánlattételi felhívásban meghatározott határidőn belüli megkötéséről a szakfőosztály vezetője gondoskodik, szükség esetén a Jogi Főosztály bevonásával.
(2) A kihirdetett eredmény alapján a szerződést a Minisztérium utasításaival és belső szabályzataival összhangban, legalább öt eredeti példányban, a szükséges aláírásokkal, a szerződés aláírására jogosult köti meg. A pénzügyi ellenjegyzésre ugyancsak a Minisztérium utasításai és belső szabályzatai alkalmazandóak.
(3) Ha a szerződés megkötéséig a nyertes ajánlatot tevő (így pl. gazdasági társaság) jogutódlással alakul át és az átalakulást követőn mindenben megfelel a felhívásban és ajánlattételi dokumentációban foglalt előírásoknak – amelyet a külső közbeszerzési szakértő köteles dokumentáltan ellenőrizni –, továbbá az átalakulás a szerződés teljesítését nem teszi lehetetlenné, csak a nyertes ajánlattevő jogutódjával lehet a szerződést megkötni. Ez esetben a szerződéshez mellékletben csatolni kell a jogutódlás (átalakulás) bejegyzését elrendelő jogerős cégbírósági végzés másolatát. A jogutódlás és átalakulás kérdésének, az ajánlattevő jogi helyzetének vizsgálatára jogi állásfoglalást kell beszerezni.
(4) A szerződésnek tartalmaznia kell a Kbt. 305. § (6) bekezdés szerinti feltételek teljesülésének esetére az ajánlatkérő részéről a pénzforgalmi szolgáltatójának adott, a beszedési megbízás teljesítésére vonatkozó hozzájárulását, felhatalmazó nyilatkozatát.
(5) Ha a Kbt. előírja szerződés megkötéséről szóló hirdetmény közzétételét, annak elkészítéséről és a Közbeszerzések Tanácsa Szerkesztőbizottsága részére történő megküldésére a külső közbeszerzési szakértő gondoskodik.
42. § (1) A szerződés módosítása előtt a szakfőosztály vezetője egyeztet a külső közbeszerzési szakértővel és szükség esetén a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztállyal a szerződésmódosítás eseti feltételeiről és a Kbt. 303. §-ában előírt feltételnek való megfelelésről.
(2) A szerződésmódosítás indokait a szerződő feleknek – a Minisztérium részéről a szerződés aláírójának – jegyzőkönyvbe kell foglalni, vagy a szerződésmódosítás szövegében részletesen ismertetni kell.
(3) A Korm. rendelet hatálya alá tartozó szerződésmódosítások esetében a módosítást megelőzően a szakfőosztály a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály útján kéri az NFM-től a tervezett módosítás jóváhagyását. Ennek során a szakfőosztály a szerződést, a módosítás tervezetét, a módosítás indokolását, valamint az indokolást alátámasztó valamennyi dokumentumot megküldi a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére.
(4) A Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály további adatokat, illetve a nem egyértelmű adatok tisztázását kérheti, ezt követően a beérkezett dokumentumokat felterjeszti a közigazgatási államtitkárnak, aki – egyetértése esetén – továbbítja azt az NFM részére. A szakfőosztály a (3) bekezdés szerinti dokumentumok megküldésénél figyelembe veszi, hogy a szerződés megkötésére vagy módosítására az NFM részére történő előterjesztést követően leghamarabb 15 munkanappal kerülhet sor.
(5) A nemzeti fejlesztési miniszter hozzájárulása iránti eljárás során az NFM-mel a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály tartja a kapcsolatot.
(6) A nemzeti fejlesztési miniszter hozzájárulása hiányában a szerződés nem módosítható; a beszerzés a módosult feltételekkel új közbeszerzési eljárásban valósítható csak meg.
43. § (1) A Kbt. 304. § (3) bekezdése szerinti feltételek fennállása esetén, ha a szerződés vagy annak egy része nem lenne teljesíthető a megjelölt alvállalkozóval, a más megjelölt szervezet (személy) közreműködéséhez való hozzájárulást a szerződést a Minisztérium nevében aláíró illetve aláírására jogosult személy jogosult megadni.
(2) A Kbt. 305. § (1) és (2) bekezdése szerinti teljesítésigazolás kiadására jogosult személyét, figyelemmel a Minisztérium utasításaira és belső szabályzataira – legalább beosztása szerint megjelölve – a szerződésben kell meghatározni.
(3) Építési beruházás esetében a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződés teljesítése során a megrendelőként szerződő fél (az eljárásban ajánlatkérő) – külön jogszabályban meghatározott feltételek szerint – köteles a munkát megbízott helyszíni képviselője (műszaki ellenőr) útján ellenőrizni. A műszaki ellenőr biztosítása a szakfőosztály feladata [Kbt. 306. §].
(4) A Minisztérium köteles az ajánlattevőnek a szerződésben és jogszabályokban meghatározott módon – így különösen a Kbt. 305. §-a szerint – az ellenszolgáltatást megfizetni.
(5) A szerződés teljesítéséről, valamint Kbt. 307. § (1) bekezdés szerinti részteljesítéséről a szakfőosztály haladéktalanul tájékoztatja a külső közbeszerzési szakértőt.
A közbeszerzések ellenőrzése
44. § (1) A szakfőosztály 15. melléklet szerinti adatszolgáltatása alapján a külső közbeszerzési szakértő – ha azt a Kbt. előírja, a Kbt.-hez kapcsolódó külön jogszabályban meghatározott minta szerint és a Kbt. vonatkozó rendelkezéseinek betartásával – a szerződés módosításáról, valamint a szerződés teljesítéséről, részteljesítéséről tájékoztatót készít, és azt a szakfőosztály előzetes egyetértését követően a Közbeszerzési Értesítőben határidőben közzéteszi, és a hirdetmény feladásáról a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztályt egyidejűleg tájékoztatja.
(2) A minisztériumi közbeszerzési feladatok végrehajtásának belső ellenőrzéséért a Kbt. 308. § (2) bekezdése alapján a Minisztérium Ellenőrzési Főosztálya felelős. Az Ellenőrzési Főosztály a Minisztérium lezárt (nem folyamatban lévő) közbeszerzési eljárásait jóváhagyott kockázatelemzéssel megalapozott éves ellenőrzési terv alapján ellenőrzi.
(3) A közbeszerzésekkel kapcsolatos ellenőrzési feladatok különösen az alábbiakra terjednek ki:
a) a Kbt.-ben előírt szabályozási, tervezési, adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítésének ellenőrzése;
b) a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos dokumentáltság és a jelen Szabályzat betartásának ellenőrzése.
(4) A (2) bekezdésben meghatározott ellenőrzési feladatok teljesítése során az Ellenőrzési Főosztály a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet szabályai, valamint az Ellenőrzési Kézikönyv rendelkezései szerint jár el.
A vidékfejlesztési miniszter irányítása alá tartozó költségvetési intézmények beszerzései
45. § (1) Az önálló ajánlatkérőnek minősülő VM költségvetési szervek beszerzéseiket és közbeszerzéseiket intézményenként önállóan, a vonatkozó jogszabályok betartásával bonyolítják, az éves közbeszerzési tervüket és éves statisztikai összegezésüket intézményenként – az alárendeltségükben működő szervezeti egységekre is kiterjedően – önállóan készítik el. A tervet az intézmény vezetője hagyja jóvá. A tervkészítéshez szükséges adatszolgáltatás tartalmát, a terv elkészítésének határidejét a költségvetési intézmény vezetője határozza meg.
(2) A vidékfejlesztési miniszter irányítása alá tartozó költségvetési szervek a központosított közbeszerzés körébe tartozó beszerzéseiket saját hatáskörben intézik.
(3) Az önálló ajánlatkérőnek minősülő VM költségvetési szerv köteles meghatározni a közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal. Ennek körében különösen meg kell határoznia az eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, illetőleg testületeket. Ha az önálló ajánlatkérőnek minősülő VM költségvetési szerv nem rendelkezik általános jellegű, az e bekezdésben foglaltaknak megfelelő közbeszerzési szabályzattal, vagy a szabályzattól – az abban meghatározott módon – való eltérés feltételei fennállnak, legkésőbb az adott közbeszerzési eljárás előkészítését megelőzően kell meghatároznia az e bekezdésben foglaltakat.
46. § (1) A vidékfejlesztési miniszter irányítása alá tartozó központi költségvetési szervek, továbbá vagyonkezelésébe tartozó gazdasági társaságok informatikai tárgyú beszerzéseinek egyes kérdéseiről szóló VM utasítás hatálya alá tartozó beszerzések esetében a Minisztérium Informatikai Főosztályának előzetes egyetértését kell kezdeményezni, az utasításban foglalt eljárás betartásával.
(2) A vidékfejlesztési miniszter irányítása alá tartozó központi költségvetési szervek, továbbá vagyonkezelésébe tartozó gazdasági társaságok által lefolytatott közbeszerzési eljárások előkészítésének egyes kérdéseiről szóló VM utasítás hatálya alá tartozó beszerzések esetében a közbeszerzési eljárás megindítását megelőzően a közigazgatási államtitkár előzetes egyetértését kell kezdeményezni, az utasításban foglalt eljárás betartásával.
(3) A VM költségvetési szerv a közigazgatási államtitkár támogató állásfoglalása esetén a Korm. rendeletben előírtak szerint jár el, ha a tervezett közbeszerzési eljárás vagy a szerződés a Korm. rendelet hatálya alá tartozik. A VM költségvetési intézmény az NFM részére megküldésre kerülő előterjesztésben és mellékleteiben nem térhet el a közigazgatási államtitkár által jóváhagyott adatlapon szereplő adatoktól.
(4) A VM költségvetési szerv elektronikus úton tájékoztatja a VM Költségvetési és Gazdálkodási Főosztályt az egyes közbeszerzési eljárásaiban a Közbeszerzési Értesítőben közzétett hirdetményeiről, a közzétételt követő öt munkanapon belül, az alábbi adatok megküldésével: közbeszerzés tárgya, Közbeszerzési Értesítő száma, hirdetmény iktatószáma, közzététel időpontja.
(5) A VM költségvetési szerv elektronikus úton tájékoztatja a VM Költségvetési és Gazdálkodási Főosztályt arról, ha közbeszerzési eljárásával kapcsolatban jogorvoslati vagy bírósági eljárás indult.
A központosított közbeszerzési eljárás alkalmazásának szabályai
47. § (1) A Minisztérium a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004 (V. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) hatálya alá tartozik.
(2) Az R.-ben meghatározott országosan kiemelt termékek – melyeknek jegyzékét az R. 1. melléklete tartalmazza – beszerzését, az érvényes állami normatívák keretei között a központosított beszerző szervezeten keresztül a beszerzést kezdeményező főosztály végzi.
(3) A kiemelt termékek beszerzését és a szolgáltatások megrendelését a KSzF által megkötött keretszerződések alapján kell intézni. A rendeletben foglalt szabályok teljes körű betartásáért a beszerzést kezdeményező szervezeti egység vezetője felelős.
(4) Az R.-ben meghatározott regisztrációs és adatszolgáltatási feladatok ellátása, – ideértve az adatokban bekövetkezett változások bejelentését és a megrendelés teljesítéséről, adatairól és minősítéséről való tájékoztatást, – valamint az adatok központi beszerző szervezet részére való megküldése az érintett szervezeti egység feladata a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály koordinációjában.
(5) Az R. szerinti saját hatáskörben történő beszerzések esetén a jogszabályi feltételek fennállását a beszerzést kezdeményező szervezeti egység vizsgálja és igazolja.
Egyéb rendelkezések
48. § (1) A közbeszerzési eljárások során benyújtott ajánlatokat, részvételi jelentkezéseket és az eljárás során keletkezett valamennyi eredeti iratot irattárazásra a szakfőosztály készíti össze, és a szerződés megkötését követő hatvan napon belül – az aláírt szerződés egy eredeti példányával – az iratkezelési szabályzatban foglaltak alapján, egy főszám alatt, a Központi Iratkezelő Iroda részére irattározás céljából átadja.
(2) A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától [Kbt. 98. § (4) bekezdése], illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt évig, ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, akkor annak jogerős befejezését követő öt évig meg kell őrizni.
(3) A közbeszerzési eljárás során keletkezett valamennyi dokumentum (így különösen: felhívások, ajánlatok, részvételre való jelentkezések, jegyzőkönyvek, egyéb iratok, kiadmányok, beadványok, a megkötött szerződés) egy-egy másolati példánya a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztályon, valamint a külső közbeszerzési szakértőnél kerül elhelyezésre. A dokumentumokat a szerződések teljesítésétől – jogvita esetén annak jogerős lezárásától – számított legalább öt évig kell megőrzi.
(4) A közbeszerzési eljárások iratanyagát és ahhoz kapcsolódó egyéb iratokat a Közbeszerzések Tanácsa részére – amennyiben azt kéri – a Jogi Főosztállyal való egyeztetést követően a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály küldi meg. Ha eredeti példány megküldése szükséges, a szakfőosztály átadja azt a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére, amely – a Jogi Főosztállyal való egyeztetést követően – gondoskodik annak megküldéséről.
(5) A (4) bekezdésben megjelölt szervezeten kívüli egyéb illetékes ellenőrző szerv részére – kérelem alapján – a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos iratokat a közbeszerzésben érintett szakfőosztály vezetője a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály koordinációjában, iratjegyzéken adja át.
(6) Nem szabályozott kérdésekben a Kbt. rendelkezéseit kell alkalmazni. Ha törvény valamely feladatot az ajánlatkérőre előír, akkor azt – ezen Szabályzat eltérő rendelkezése hiányában – a külső közbeszerzési szakértő a szakfőosztály vezetőjének előzetes beleegyezésével köteles ellátni.
Közbeszerzési értékhatárok
I. Nemzeti közbeszerzési értékhatárok
1. A Kbt. VI. fejezete alkalmazásában a nemzeti közbeszerzési értékhatár 2011. január 1-jétől 2011. december 31-éig:
a) árubeszerzés esetében: 8,0 millió forint;
b) építési beruházás esetében: 15,0 millió forint;
c) építési koncesszió esetében: 100,0 millió forint;
d) szolgáltatás megrendelése esetében: 8,0 millió forint;
e) szolgáltatási koncesszió esetében: 25,0 millió forint.
2. A Kbt. VII. fejezete alkalmazásában a nemzeti közbeszerzési értékhatár 2011. január 1-jétől 2011. december 31-éig:
a) árubeszerzés esetében: 50,0 millió forint;
b) építési beruházás esetében: 100,0 millió forint;
c) szolgáltatás megrendelése esetében: 50,0 millió forint.
II. Közösségi értékhatárok a 2011. január 1. és 2011. december 31. közötti időszakban:
1. A Kbt. IV. fejezete alkalmazásában
|
Beszerzés tárgya |
Feltétel |
Értékhatár |
Értékhatár |
|---|---|---|---|
|
Árubeszerzés |
a Kbt. 22. § (1) bekezdésének a) pontjában meghatározott ajánlatkérők esetében, valamint akkor, ha a védelem terén a beszerzendő áru a Kbt. 2. mellékletében szerepel |
125 000 euró |
32 861 250 forint |
|
a Kbt. 22. § (1) bekezdésében és (2) bekezdésének b) pontjában meghatározott összes egyéb ajánlatkérő esetében, valamint a 22. § (1) bekezdésének a) pontjában meghatározott ajánlatkérők esetében, ha a védelem terén a beszerzendő áru a Kbt. 2. mellékletében nem szerepel |
193 000 euró |
50 737 770 forint |
|
|
Építési beruházás |
|
4 845 000 euró |
1 273 702 050 forint |
|
Építési koncesszió |
|
4 845 000 euró |
1 273 702 050 forint |
|
Szolgáltatás megrendelése |
a Kbt. 22. § (1) bekezdésének a) pontjában meghatározott ajánlatkérők esetében, ha a szolgáltatás a Kbt. 3. mellékletében szerepel, kivéve a 8. csoportba tartozó kutatási és fejlesztési szolgáltatásokat és az 5. csoportba tartozó 7524, 7525, 7526 számú távközlési szolgáltatásokat |
125 000 euró |
32 861 250 forint |
|
a Kbt. 22. § (1) bekezdésében meghatározott összes egyéb ajánlatkérő esetében, ha a szolgáltatás a Kbt. 3. mellékletében szerepel, kivéve a 8. csoportba tartozó kutatási és fejlesztési szolgáltatásokat és az 5. csoportba tartozó 7524, 7525, 7526 számú távközlési szolgáltatásokat |
193 000 euró |
50 737 770 forint |
|
|
a Kbt. 3. mellékletében a 8. csoportba tartozó kutatási és fejlesztési szolgáltatások és az 5. csoportba tartozó 7524, 7525, 7526 számú távközlési szolgáltatások, valamint a 4. melléklet szerinti szolgáltatások esetében |
193 000 euró |
50 737 770 forint |
|
|
a Kbt. 22. § (2) bekezdésének a) pontjában említett szolgáltatás, valamint b) pontjában meghatározott ajánlatkérők esetében |
193 000 euró |
50 737 770 forint |
|
|
Tervpályázat |
ha a tervpályázati eljárás eredményeként szolgáltatás megrendelésére kerül sor |
a Kbt. 32. § |
|
|
minden olyan tervpályázati eljárás esetében, amelynek pályázati díja és a pályázóknak fizetendő díjak együttes teljes összege eléri vagy meghaladja ezeket az értékhatárokat |
a 32. § |
|
2. A Kbt. V. fejezete alkalmazásában
|
Beszerzés tárgya |
Feltétel |
Értékhatár |
Értékhatár |
|
Árubeszerzés |
|
387 000 euró |
101 738 430 forint |
|
Építési beruházás |
|
4 845 000 euró |
1 273 702 050 |
|
Szolgáltatás megrendelése |
|
387 000 euró |
101 738 430 forint |
|
Tervpályázat |
ha a tervpályázati eljárás eredményeként szolgáltatás megrendelésére kerül sor |
387 000 euró |
101 738 430 forint |
|
ha a tervpályázati eljárás pályázati díja és a pályázóknak fizetendő díjak együttes teljes összege eléri vagy meghaladja ezt az értékhatárt. |
387 000 euró |
101 738 430 forint |
(minta)
Adatszolgáltatás a Vidékfejlesztési Minisztérium
20… ÉVI KÖZBESZERZÉSI TERVÉHEZ
|
Sorszám |
A beszerzés |
Az eljárás fajtája |
A pénzügyi fedezet forrása |
A beszerzési előirányzat (bruttó E Ft) |
Az eljárás megindítá- |
A szerződés teljesíté- |
A beszerzés becsült értéke |
Eljárás megindítá- |
|
|
tárgya |
típusa |
||||||||
|
I. Közösségi értékhatárokat elérő értékű közbeszerzések |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II. Nemzeti értékhatárokat elérő értékű (egyszerű) közbeszerzések |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
III. Központosított közbeszerzések |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
IV. Nemzeti értékhatárokat el nem érő értékű beszerzések |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(Dátum, aláírás, szervezeti egység megjelölése)
(minta)
Közbeszerzési eljárás felelősségi rendjének meghatározása
A Vidékfejlesztési Minisztérium által indított, „……………………………………………” tárgyú a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) második rész IV. fejezet …… § (közösségi értékhatárokat elérő értékű)*, a Kbt. harmadik rész VI. fejezet …… § (nemzeti értékhatárokat elérő értékű) egyszerű* közbeszerzési eljárás felelősségi rendjét a Kbt. 6. §-a értelmében a következők szerint határozom meg:
A közbeszerzési eljárás során
1. A közbeszerzési eljárásban közreműködő személyek [Kbt. 8. § (1) bek. alapján]:
Előkészítés:
• Szakmai ismeretekkel rendelkező személy(ek):
…………………………………………………… Név / beosztás / szervezeti egység
• Közbeszerzési ismeretekkel rendelkező személy:
…………………………………………………… Név / beosztás / szervezeti egység
• Jogi ismeretekkel rendelkező személy:
…………………………………………………… Név / beosztás / szervezeti egység
• Pénzügyi ismeretekkel rendelkező személy:
…………………………………………………… Név / beosztás / szervezeti egység
A Bírálóbizottság összetétele:
• A Bírálóbizottság elnöke:
…………………………………………………… Név / beosztás / szervezeti egység
• A Bírálóbizottság tagjai:
…………………………………………………… Név / beosztás / szervezeti egység
…………………………………………………… Név / beosztás / szervezeti egység
…………………………………………………… Név / beosztás / szervezeti egység
________________
* Nem kívánt szövegrész törlendő.
2. A közbeszerzési eljárás során
a) a Bírálóbizottság elnöke felel a bírálóbizottsági ülések menetének és rendjének megtartásáért
b) a bírálat szakmai szempontból történő helytállóságáért, a döntési javaslat kidolgozásáért a kijelölt Bírálóbizottság tagjai és elnöke testületileg;
d) az eljárás szakmai szempontok szerinti (ajánlattételi felhívás, a közbeszerzési műszaki leírás, a kiküldésre kerülő dokumentumok, tájékoztatók és egyéb iratok szakmai szövegének) tartalmáért a(z)
……………….……………………………………………………… főosztály (szakfőosztály);
e) a pénzügyi fedezet biztosításáért, a benyújtott számlák ellenértékének határidőre történő kiegyenlítéséért a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály;
f) az eljárás során benyújtott és keletkezett iratok tárolásáért, megőrzésért a(z)
……………….……………………………………………………… főosztály (szakfőosztály);
g) a szerződés megkötéséért és a szerződés teljesítésének ellenőrzéséért a(z)
……………….……………………………………………………… főosztály (szakfőosztály);
h) a Kbt. 17/C. §-ában foglalt adatok, információk hirdetmények – a szakfőosztály, a Jogi Főosztály, illetve a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály adatszolgáltatása alapján – Minisztérium honlapján történő közzétételéért a Sajtóiroda
a felelős.
3. Az eljárás során a ……………………………… külső közbeszerzési szakértő folyamatosan közbeszerzési szakmai segítséget nyújt a(z) .……….……………………………………………………… főosztály (szakfőosztály) részére.
4. Az eljárás eredményére vonatkozó döntést ………………………………………… Név / beosztás hozza meg.
5. A szakfőosztály vezetője gondoskodik arról, hogy a nyertes ajánlattevővel a szerződés az ajánlati felhívásban meghatározott időpontban aláírható állapotban rendelkezésre álljon.
Budapest, 20. ………………… hó …… nap
………………………………………
döntéshozó
(minta)
Kezdeményező irat
Szervezeti egység:
Iktatószám:
Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály
Tárgy: Közbeszerzési eljárás megindítása
Tisztelt Címzett!
A(z) …………………………………… Főosztály feladatai ellátásához kezdeményezem az alábbi közbeszerzési eljárás lefolytatását:
1. A közbeszerzés tárgyának meghatározása: …………………………………………
2. A közbeszerzés tárgya: szolgáltatás*; árubeszerzés*; építési beruházás*;
szolgáltatási koncesszió*; építési koncesszió* megrendelése.
3. Közbeszerzési tervében szereplő sorszáma: ………………………………
4. Témafelelős: ……………………………………………………………… (név/beosztás)
5. A beszerzés becsült értéke: …………………………………………………… (nettó) Ft.
Melyből a külső a közbeszerzési eljárás lefolytatásával megbízott szakértő munkadíjának becsült költsége ……………………… (nettó) Ft.
A beszerzés előkészítése során figyelembe vettük a Kbt. egybeszámítási szabályait, így különösen a Kbt. 40. § (2) bekezdésének a) és b) pontjában foglaltak együttes fennállását.
6. A beszerzés / közbeszerzés ajánlatkérő szervezeti egység által javasolt minősítése:
a) nemzeti értékhatárt elérő, illetve meghaladó értékű (egyszerű) közbeszerzés*
b) közösségi értékhatárt elérő, illetve meghaladó értékű közbeszerzés*
7. A lefolytatni tervezett közbeszerzési eljárás fajtája:
Közösségi értékhatárt elérő, illetve meghaladó értékű közbeszerzés esetén:
Nyílt*/meghívásos*/tárgyalásos*/keretmegállapodásos*/versenypárbeszéd*/gyorsított* eljárás
Nyílt eljárástól eltérő eljárásfajta esetében az eljárásfajta választásának indokolása: ……………………………………
Nemzeti értékhatárt elérő, illetve meghaladó értékű (egyszerű) közbeszerzés esetében:
Tárgyalásos*/tárgyalás nélküli*
____________________
* A nem kívánt szövegrész törlendő vagy áthúzandó.
8. A Bírálóbizottság elnökének ………………………………………………………… (név / beosztás), tagnak (tagoknak) …………………..………………………… [név (nevek)/beosztás] javaslom.
9. Kérem a beszerzés nyilvántartásba vételét, minősítését a közbeszerzési eljárás tekintetében, továbbá a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részéről bírálóbizottsági tag kijelölését.
10. A közbeszerzési eljárás lefolytatásához szükséges pénzügyi fedezet forrása: ………………………, az eljárás pénzügyi előirányzata: bruttó …………………… Ft.
11. A közbeszerzési eljárás lefolytatására igénybe venni kívánt külső közbeszerzési szakértő neve, elérhetősége:
Budapest, 20… év ……………… hó … nap**
………………………………………
a kezdeményező szervezeti egység
vezetője**
** A közbeszerzési eljárás megkezdését engedélyezem.
Budapest, 20… év ……………… hó … nap
………………………………………
döntéshozó
_________________
** A döntéshozó által kezdeményezett eljárások esetén a szövegrész törlendő.
A beszerzési, közbeszerzési igényt a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály az alábbi minősítés szerint nyilvántartásba vette:
A Kbt. …… § …… bekezdés …… pontja alapján
a) nemzeti értékhatárt elérő, illetve meghaladó értékű (egyszerű) közbeszerzés*;
b) közösségi értékhatárt elérő, illetve meghaladó értékű közbeszerzés*.
A szakterület mentességre vonatkozó indokolását – mely szerint a beszerzés a Kbt. …… § …… bekezdés …… pontja alapján kivételi körbe tartozik – nem fogadom el.
Kérem a Kbt. …… § …… bekezdés …… pontja alapján közbeszerzési eljárás kezdeményezését.*
A közbeszerzési eljárás lefolytatásához a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részéről bírálóbizottsági tagnak …………………….……………………………………név/beosztás jelölöm ki.
Budapest, 20… év ……………… hó … nap
………………………………………
főosztályvezető
_____________________
* A kívánt szövegrész aláhúzandó.
(minta)
Közbeszerzési eljárás megindítása előtti pénzügyi fedezet rendelkezésre állását igazoló ív
A …………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
tárgyú közbeszerzés megindításához.
A közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egység:
A szervezeti egység vezetője:
|
……………………………………… |
|
dátum: ……………………………………… |
Az ajánlati, részvételi felhívásában szereplő összeg: …………………………………………
Pénzügyi forrás megnevezése: …………………………………………………………………
Kötelezettségvállaló:
|
……………………………………… |
|
dátum: ……………………………………… |
Észrevétel:
Gazdálkodási Osztály:
A megadott pénzügyi forráson ……………………… Ft összegű keret rendelkezésre áll*
nem áll rendelkezésre
Fenti tárgyú közbeszerzési eljárás pénzügyi fedezete rögzítésre került.
|
……………………………………… |
|
dátum: ……………………………………… |
Észrevétel:
(minta)
Név
beosztás
részére
szervezeti egység
|
|
Iktatószám: /20…… |
Tisztelt ………………………………………………!
„………………………………………………………………………………………” tárgyú a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) …… § (..) bekezdésének ..) pontja szerinti közbeszerzési eljárás keretében beérkezett ajánlatok bírálata és értékelése érdekében – a Kbt. 8. § (3) bekezdése alapján – létrehozott Bírálóbizottságba
elnöknek
jelölöm ki.
Kérem, hogy elnöki feladatainak ellátása során gondoskodjon a Bírálóbizottság munkájának megszervezéséről és a bírálat szabályos, szakszerű lefolytatásáról a Kbt. rendelkezései és a Vidékfejlesztési Minisztérium Közbeszerzési Szabályzata alapján.
Munkájának végzése során a jogszabályokban és a szakmai-etikai szabályokban foglaltaknak megfelelően felelős a kijelölés által feladatkörébe tartozó ügyekben.
Budapest, 20… év ……………… hó … nap
………………………………………
döntéshozó
__________________
* Nem kívánt szövegrész törlendő!
(minta)
Név
beosztás
részére
szervezeti egység
|
|
Iktatószám: /20…… |
Tisztelt ………………………………………………!
„………………………………………………………………………………….……” tárgyú a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) …… § (..) bekezdésének ..) pontja szerinti közbeszerzési eljárás keretében beérkezett ajánlatok bírálata és értékelése érdekében – a Kbt. 8. § (3) bekezdése alapján – létrehozott Bírálóbizottságba
tagnak
jelölöm ki.
A bizottság elnöki feladatainak ellátásával ……………………………………………… (név) bíztam meg.
Kérem, hogy a Kbt. rendelkezése, és a Vidékfejlesztési Minisztérium Közbeszerzési Szabályzata alapján, a bizottság elnökének irányításával aktívan végezze a bírálati munkát.
Munkájának végzése során a jogszabályokban és a szakmai-etikai szabályokban foglaltaknak megfelelően felelős a kijelölés által feladatkörébe tartozó ügyekben.
Budapest, 20… év ……………… hó … nap
………………………………………
döntéshozó
(minta)
Összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat
„……………………………” tárgyú, a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) ……… § (…) bekezdés …) pontja* szerinti közbeszerzési eljáráshoz.
Alulírott nyilatkozom arról, hogy részt veszek a fenti tárgyú közbeszerzési eljárás Bírálóbizottságának munkájában. E nyilatkozat megtételével megerősítem, hogy a mai napig rendelkezésre álló, a nevezett közbeszerzési eljárásra vonatkozó információkat megismertem. Kijelentem továbbá, hogy kötelezettségeimet becsületesen és igazságosan végzem.
Alulírott, mint az ajánlatkérő nevében eljáró, vagy az eljárásba bevont személy kijelentem, hogy a fenti közbeszerzési eljárásban nem áll fenn a Kbt. 10. § szerinti összeférhetetlenség velem szemben, tehát a Kbt. 10. § (1) bekezdés szerinti:
a) érdekelt gazdálkodó szervezettel nem állok munkaviszonyban vagy egyéb foglalkoztatási jogviszonyban;
b) érdekelt gazdálkodó szervezetnek nem vagyok vezető tisztségviselője vagy felügyelő bizottságának tagja;
c) érdekelt gazdálkodó szervezetben tulajdoni részesedéssel nem rendelkezem;
Kijelentem továbbá, hogy nem vagyok olyan személy hozzátartozója, aki a Kbt. 10. § (1) bekezdés szerinti
– érdekelt gazdálkodó szervezettel munkaviszonyban vagy egyéb foglalkoztatási jogviszonyban áll, vagy
– érdekelt gazdálkodó szervezet vezető tisztségviselője vagy felügyelő bizottságának tagja, vagy
– érdekelt gazdálkodó szervezetben tulajdoni részesedéssel rendelkezik.
Kötelezem magam arra, hogy ha a kizáró ok az eljárás alatt következik be vagy jut tudomásomra, erről haladéktalanul értesítem az illetékeseket.
Kijelentem, hogy velem szemben a Kbt. 10. § (2) és (4) bekezdésében foglalt összeférhetetlenségi okok nem állnak fenn*. / Kijelentem, hogy velem szemben a Kbt. 10. § (2) bekezdése*/Kbt. 10. § (4) bekezdése* szerinti összeférhetetlenségi ok áll fenn, és mellékelten csatolom a Kbt. 10. § (7) bekezdésében foglalt, érintett gazdálkodó szervezet távolmaradási nyilatkozatát.
Kötelezettséget vállalok arra, hogy írásos információból vagy prototípusból nem tartok meg másolatot. Kötelezettséget vállalok arra, hogy a fenti tárgyú közbeszerzési eljárással kapcsolatban tudomásomra jutott információkat, adatokat megőrzöm, jogosulatlan személy tudomására nem hozom, az információkkal, adatokkal az ajánlattevőt nem befolyásolom. A bírálat, illetve az értékelés folyamán vagy annak eredményeként tudomásomra hozott vagy általam felfedett vagy készített információt és dokumentumokat (bizalmas információ) titokban tartom; ezeket kizárólag ennek az értékelésnek a céljaira használom és nem tárom fel.
Tudomással bírok az összeférhetetlenség fennállásának és a titoktartási kötelezettségem megszegésének jogkövetkezményeiről.
Jelen nyilatkozatot a jogkövetkezmények ismeretében, minden befolyástól mentesen, saját kezűleg az alulírott helyen és napon írom alá.
Név
Aláírás
Kelt: Budapest, 20……………………………
____________________
* Nem kívánt szövegrész törlendő.
(minta)
Bírálóbizottság munkaterve
„……………………………………….” tárgyú nyílt*, meghívásos*, tárgyalásos*, egyszerű* közbeszerzési eljáráshoz
I. Ajánlatok/részvételi jelentkezések* felbontásának ideje: …… év ………… hó …… nap ……… óra, perc.
Ajánlatok/részvételi jelentkezések* felbontásának helye: ……………………………………………………
1. Az ajánlatok részvételi jelentkezések* bontását végzi: (a Bírálóbizottság legalább két tagja)
Név/beosztás/szervezeti egység
Név/beosztás/szervezeti egység
2. jelenléti ív felvétele (külső közbeszerzési szakértő),
3. Bontási jegyzőkönyv készítése (külső közbeszerzési szakértő),
4. Bontási jegyzőkönyv kiküldése, vagy átadása a bontást követő öt napon belül az ajánlattevők részér. (külső közbeszerzési szakértő).
II. Első bírálóbizottsági ülés: ……… év ………… hó …… nap ……… óra, perc.
Helye: ……………………………………………………………………………
1. Résztvevők: (bírálóbizottsági tagok és megfigyelők*)
1.1. Név/beosztás/szervezeti egység
1.2. Név/beosztás/szervezeti egység
1.3. Név/beosztás/szervezeti egység
2. Tárgy: beérkezett ajánlatok bírálata, értékelése
az ajánlatok bírálatra való előkészítése
3. Feladatok:
3.1. alaki szempontok vizsgálata (Bírálóbizottság elnöke és tagjai)
3.2. adott esetben: hiányok megállapítása (Bírálóbizottság elnöke és tagjai)
3.3. bírálati lapok kitöltése (Bírálóbizottság elnöke és tagjai)
3.4. jegyzőkönyv felvétele (Bírálóbizottság elnöke és tagjai, közbeszerző)
III. Felhívások kiküldése az ajánlattevők részére a hiányok pótlására: …… év ……………… hó …… nap
(külső közbeszerzési szakértő, a bizottsági ülésen megállapítottak szerint)
IV.* Tárgyalásos eljárás esetén: Első tárgyalás időpontja az ajánlattevőkkel: 20…………………………… óra
Helye: ……………………………………………………………………………
Résztvevők Vidékfejlesztési Minisztérium részéről:
Név/ beosztás/ szervezeti egység
Név/ beosztás/ szervezeti egység
Név/ beosztás/ szervezeti egység
V.* Tárgyalásos eljárás esetén: Második tárgyalás az ajánlattevőkkel: első tárgyalás függvényében
Helye: ……………………………………………………………………………
VI. Második bírálóbizottsági ülés:
a tárgyalások befejezésének függvényében, illetve a hiánypótlási határidő lejártát követően.
Helye: ……………………………………………………………………………
1. Résztvevők:
Név/beosztás/szervezeti egység
Név/beosztás/szervezeti egység
Név/beosztás/szervezeti egység
2. Tárgy: beérkezett ajánlatok bírálata, értékelése (Bírálóbizottság elnöke és tagjai)
3. Feladatok:
3.1. kizáró okok,
3.2. szerződés teljesítésére vonatkozó alkalmasság, illetve alkalmatlanság,
3.3. ajánlatok érvényességének vizsgálata, illetve megállapítása,
3.4. döntési javaslat döntéshozó részére [az ajánlattevő(k) részvételére jelentkezők kizárásáról, a szerződés teltesítésére való alkalmasságáról, illetve alkalmatlanságáról, az ajánlat érvénytelenségéről]
3.5. az ajánlatok bírálati szempontok szerinti értékelése,
3.6. döntés-előkészítő jegyzőkönyv összeállítása, javaslattétel a döntéshozó részére.
(Az első és a második bírálóbizottsági ülés egy időpontban is megtartható.)
VII. Az ajánlattevők értesítése az esetleges kizárásokról, a szerződés teljesítésének alkalmatlanná minősítéséről, az ajánlat érvénytelenségéről. A kizárásokról, az alkalmatlanságról, a kizárásról az ajánlat érvénytelenségéről.
Feladatok:
Értesítés kiküldése: 20…… év ………… hó …… nap (a döntés meghozatalát követő öt napon belül). (Bírálóbizottság elnöke)
VIII. Írásbeli összegezés készítése az ajánlatok elbírálásáról.
Feladatok:
az összegezés elkészítése a Kbt.-hez kapcsolódó külön jogszabály alapján.
(közbeszerző)
IX.* Kétszakaszos eljárások esetén:
Részvételi szakasz eredményének kihirdetése: 20…… év …………… hó …… nap ………… óra, perc
Feladatok:
a) „összegezés a részvételi jelentkezések elbírálásáról” irat átadása a részvételre jelentkezőknek (közbeszerző),
b) az irat megküldése a távollévő részvételre jelentkezőknek:
20…… év ………… hó …… nap az eredményhirdetés napján (Bírálóbizottság elnöke),
c) az irat megküldése a Közbeszerzések Tanácsa részére:
20…… év ………… hó …… nap (az eredményhirdetést követő két munkanapon belül)
(közbeszerző, illetve Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály),
d) ajánlattételi felhívás egyidejű megküldése az alkalmasnak minősített ajánlattevők részére:
20…… év ………… hó …… nap (a részvételi szakasz eredményének hirdetést követő öt munkanapon belül) (Bírálóbizottság elnöke).
X.* A közbeszerzési eljárás eredményének kihirdetése:
Közbeszerzés eljárás eredményének kihirdetése: 20…… év ……………… hó …… nap …………… óra, perc
(Bírálóbizottság két tagja)
Feladatok:
a) „összegezés az ajánlatok elbírálásáról” átadása az ajánlattevőknek (közbeszerző),
b) az irat megküldése a távollévő ajánlattevőknek: 20…… év ……………… hó …… nap az eredményhirdetés napján (Bírálóbizottság elnöke),
c) hirdetmény közzététele az eljárás eredményéről: 20…… év ……………… hó …… nap (az eredményhirdetést követő öt munkanapon belül) (közbeszerző, Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály),
A munkatervet összeállította: ……………………………………… (Név/szervezeti egység)
__________________
* Nem kívánt szövegrész törlendő.
(minta)
JEGYZŐKÖNYV
Tárgy: „……………” tárgyban, a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.)
…… § (…) ……pontja* szerinti nyílt*, tárgyalásos*, meghívásos* közbeszerzési eljárás* egyszerű
közbeszerzési eljárás* keretében beérkezett ajánlatok bontása.
Készült: ……… év, ……………… hó, …… nap, …… óra, …… perc,
Vidékfejlesztési Minisztérium cím: ………………………………, …… sz. helyiségben
A bontáson jelen vannak: jelenléti ív szerint.
A hirdetmény száma*: …/20…; közzététel ideje*: , ………… hó, … nap
(hirdetmény közzétételével induló közbeszerzési eljárás esetén*),
vagy*
az ajánlattételi felhívás kiküldésének dátuma*: …… év, …………… hó, … nap
(hirdetmény közzététele nélkül induló közbeszerzési eljárás esetén*).
A bontást levezette: …………………………………………… (név)
Az ajánlatok felbontását végző bizottság megállapította, hogy az ajánlattételi határidő lejártáig … (darabszám) ajánlat került benyújtásra. Az ajánlatokat tartalmazó zárt, sértetlen borítékokat a bizottság felbontotta, és a Kbt. 80. § (3) bekezdése szerint a jelenlévőkkel ismertette az alábbi adatokat.
1. az ajánlattevő neve: ……………………………………………………………
az ajánlattevő címe: ……………………………………………………………
az általa kért ellenszolgáltatás összege (nettó/bruttó): … … … (Ft + áfa)
az összességében legelőnyösebb ajánlat bírálata esetén
⇩ további főbb számszerűsíthető adatok, melyek a bírálati szempontok (részszempontok) alapján értékelésre kerülnek
2. az ajánlattevő neve: ……………………………………………………………
az ajánlattevő címe: ……………………………………………………………
az általa kért ellenszolgáltatás összege (nettó/bruttó): … … … (Ft + áfa)
az összességében legelőnyösebb ajánlat bírálata esetén
⇩ további főbb számszerűsíthető adatok, melyek a bírálati szempontok (részszempontok) alapján értékelésre kerülnek
3. ⇩ további ajánlatok
Az összes ajánlattevő részére az ajánlatok felbontásáról készült jegyzőkönyv – a Kbt. 80. § (6) bekezdésében foglaltak alapján – öt napon belül megküldésre kerül.
Az ajánlati, részvételi, ajánlattételi határidő lejárta előtt benyújtott ajánlatok, részvételi jelentkezések bontását a bizottság 20… …………… hó …… nap …… óra …… perckor fejezte be.
A jegyzőkönyvet felolvasás és egyeztetés után a jelenlévők saját kezűleg aláírták.
k. m. f.
|
…………………………………… |
………………………………… |
………………………………………*
Melléklet: Jelenléti ív
A jegyzőkönyvet készítette …………………………… (név)
________________
* Nem kívánt szövegrész törlendő.
Döntés-előkészítő javaslat
a Bírálóbizottság tagjai részére
Az [ajánlatkérő neve, székhelye] Ajánlatkérő a „……………………” tárgyában [eljárás típusa] közbeszerzési eljárást indított, melynek
a) ajánlati/ajánlattételi/részvételi (a nem megfelelő törlendő) felhívása a Közbeszerzési Értesítő [év, hó, nap] számában, […] iktatószám alatt jelent meg;
b) ajánlattételi felhívását [darab] ajánlattevő részére megküldte.
[az a) és b) pont közül a nem megfelelő törlendő]
Az ajánlati/ajánlattételi (a nem megfelelő törlendő) felhívásban meghatározott ajánlattételi határidő lejártáig, azaz [év, hó, nap, óra, perc] óráig [darab] ajánlatot nyújtottak be:
Az ajánlatok adatai:
Ajánlattevő neve: […]
Ajánlattevő székhelye/címe: […]
Ajánlati ár: […]
Az ajánlat bírálati szempontok szerinti adatai: […]
Az Ajánlatkérő a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény 8. §-ának (3) bekezdésében foglaltak szerint Bírálóbizottságot hozott létre, amely döntési javaslat és írásbeli szakvélemény készítésével segíti a döntéshozó döntését. A közbeszerzési eljárásban külső közbeszerzési szakértőként történő közreműködéssel a [név, székhely] került megbízásra, aki egyben független hivatalos közbeszerzési tanácsadónak is minősül.
A [külső közbeszerzési szakértő] feladatát képezte az érvényesség és érvénytelenség, alkalmasság és alkalmatlanság megállapítására vonatkozó javaslat, valamint a bírálati szempontok alapján az ajánlatok értékelésére vonatkozó döntés-előkészítő javaslat készítése a Bírálóbizottság számára.
Az ajánlati/ajánlattételi felhívásban (a nem megfelelő törlendő) az ajánlatkérő a hiánypótlás lehetőségét biztosította. Az ajánlatkérő [év, hó, nap] napján kelt hiánypótlási felhívásában arról tájékoztatta az ajánlattevőket, hogy a hiánypótlás határideje [év, hó, nap, óra, perc]. A hiánypótlási felhívásban foglaltaknak a [ajánlattevő neve] maradéktalanul eleget tett, [ajánlattevő neve] nem tett eleget, a [ajánlattevő neve]-nek nem kellett hiányokat pótolnia. (a nem megfelelő törlendő)
Az ajánlatok bírálati szempontja a
a) Kbt. 57. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás
b) Kbt. 57. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztása.
[az a) és b) pont közül a nem megfelelő törlendő]
A [külső közbeszerzési szakértő] megvizsgálta a beérkezett ajánlatok Kbt.-ben, ajánlati/részvételi/ajánlattételi felhívásban (a nem megfelelő törlendő), valamint dokumentációban foglalt
– pénzügyi és gazdasági alkalmasságot, azok igazolási módját,
– műszaki, illetőleg szakmai alkalmasságot, azok igazolási módját,
– a kizáró okok fennállását, azok igazolási módját,
– az alaki és tartalmi elemek megfelelőségét,
és ez alapján a következő javaslatot teszi:
Döntési javaslat az ajánlatok érvényessége és az ajánlattevők alkalmassága tekintetében:
I. Ajánlattevő neve:
Ajánlattevő székhelye/címe:
Az ajánlatkérő által fizetendő ellenszolgáltatás mértéke:
Az ajánlat bírálati szempontok szerinti adatai: […]
Javasoljuk, hogy az Ajánlatkérő a […] ajánlatát nyilvánítsa
a) érvényesnek
b) érvénytelennek
az alábbi indokokra és jogszabályi hivatkozásokra tekintettel:
[az a) és b) pont közül a nem megfelelő törlendő]
[minden ajánlatra vonatkozóan]
Érdemi döntésekre vonatkozó javaslatok:
Javasoljuk, hogy az ajánlatkérő a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás/összességében legelőnyösebb ajánlat (a nem megfelelő törlendő) bírálati szempontja alapján a [ajánlattevő neve, székhelye]-val kössön szerződést a „….” [szerződés tárgya]-ra vonatkozóan/ az eljárást a […] indokokra tekintettel nyilvánítsa eredménytelennek. A nyertes ajánlatot követő legkedvezőbb ajánlatot tevőként a [ajánlattevő neve, székhelye]-t nevezze meg. (adott esetben)
Dátum, aláírás
(minta)
Jegyzőkönyv
Bírálóbizottság döntés-előkészítő üléséről
amely készült: [év, hó, nap, óra, perc] órai kezdettel [intézmény, helyszín (Vidékfejlesztési Minisztérium, 1055 Budapest, Kossuth tér 11. … emelet … hivatalos helyiségben)] a „……” tárgyában indított [eljárás típusa] közbeszerzési eljárásban benyújtott ajánlatok bírálatakor.
Jelen vannak: mellékelt jelenléti ív szerint. [a kijelölt Bírálóbizottság elnöke és tagjai, (legalább két bírálóbizottsági tag és a Bírálóbizottság elnöke) esetleges megfigyelők, Név/ beosztás/ szervezeti egység szerint megjelölve]
I. Előzmények
A Bírálóbizottság elnöke, [név, beosztás] megállapítja a következőket:
Az Ajánlatkérő [ajánlatkérő neve, székhelye] a „….” tárgyában [eljárás típusa] közbeszerzési eljárást indított, melynek
a) ajánlati/ajánlattételi/részvételi (a nem megfelelő törlendő) felhívása a Közbeszerzési Értesítő [év, hó, nap] számában, […] iktatószám alatt jelent meg
b) ajánlattételi felhívását [darab] ajánlattevő részére megküldte.
[az a) és b) pont közül a nem megfelelő törlendő]
Az ajánlati/ajánlattételi (a nem megfelelő törlendő) felhívásban meghatározott ajánlattételi határidő lejártáig, azaz [év, hó, nap, óra, perc] óráig [darab] ajánlatot nyújtottak be:
Az ajánlatok adatai:
Ajánlattevő neve: […]
Ajánlattevő székhelye/címe: […]
Ajánlati ár (nettó + áfa): […]
Az ajánlat bírálati szempontok szerinti adatai: […]
[minden ajánlatra vonatkozóan]
Az Ajánlatkérő a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény 8. §-ának (3) bekezdésében foglaltak szerint Bírálóbizottságot hozott létre, amely döntési javaslat és írásbeli szakvélemény készítésével segíti a döntéshozó döntését. A közbeszerzési eljárásban külső közbeszerzési szakértőként történő közreműködéssel a [név, székhely] került megbízásra, aki egyben független hivatalos közbeszerzési tanácsadónak is minősül.
Témafelelős: [név, beosztás]
Az ajánlati/ajánlattételi felhívásban (a nem megfelelő törlendő) az ajánlatkérő a hiánypótlás lehetőségét biztosította. Az ajánlatkérő [év, hó, nap] napján kelt hiánypótlási felhívásában arról tájékoztatta az ajánlattevőket, hogy a hiánypótlás határideje [év, hó, nap, óra, perc]. A hiánypótlási felhívásban foglaltaknak a [ajánlattevő neve] maradéktalanul eleget tett, [ajánlattevő neve] nem tett eleget, a [ajánlattevő neve]-nek nem kellett hiányokat pótolnia. (a nem megfelelő törlendő)
A [külső közbeszerzési szakértő] feladatát képezte az érvényesség és érvénytelenség, alkalmasság és alkalmatlanság megállapítására vonatkozó javaslat, valamint a bírálati szempontok alapján az ajánlatok értékelésére vonatkozó döntés-előkészítő javaslat készítése a Bírálóbizottság számára. A Bírálóbizottság tagjai részére a [külső közbeszerzési szakértő neve] által elkészített döntés-előkészítő javaslat átadásra került.
Az ajánlatok bírálati szempontja a
a) Kbt. 57. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás
b) Kbt. 57. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztása.
[az a) és b) pont közül a nem megfelelő törlendő]
II. Az ajánlatok bírálatra való előkészítése:
A Bírálóbizottság tagjai elkészítik az egyéni bírálati lapokat, amelyek ezen jegyzőkönyv elválaszthatatlan mellékletét képezik.
A Bírálóbizottság az összeférhetetlenségi okok tekintetében a Kbt. 88. § (1) bekezdésének c) pontja alapján vizsgálja az ajánlattevőket, illetve a Kbt. 71. § (1) bekezdésének b) pontja szerinti alvállalkozókat, a Kbt. 10. § bekezdésének figyelembevételével. Ezen jogszabályhelyekre való hivatkozással megállapítható, hogy
a) az ajánlattevőkkel, illetve az alvállalkozókkal szemben összeférhetetlenségi ok nem merült fel,
b) az alábbi ajánlattevőkkel/alvállalkozókkal szemben az alábbi összeférhetetlenségi okok merültek fel: […]
[az a) és b) pont közül a nem megfelelő törlendő]
A Kbt. 62. § (1) bekezdésének a)–b) pontjában meghatározott kizáró okok
a) az ajánlattevőkkel, illetve az alvállalkozókkal szemben nem merültek fel,
b) az alábbi ajánlattevőkkel/alvállalkozókkal szemben az alábbiak miatt merültek fel: […]
[az a) és b) pont közül a nem megfelelő törlendő]
A külső közbeszerzési szakértő – az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Főfelügyelőség nyilvántartásából nyilvánosságra hozott adatok alapján – ellenőrizte az ajánlattevő(ke)t, illetve a Kbt. 71. § (1) bekezdésének b) pontja szerinti alvállalkozó(ka)t a Kbt. 60. § (1) bekezdésének g) pontja szerinti kizáró ok tekintetében. Megállapította, hogy az abban foglaltat kizáró okok ajánlattevő(k), illetve a Kbt. 71. § (1) bekezdésének b) pontja szerinti alvállalkozó(k) esetében nem áll fenn / fenn áll az alábbiak szerint: […] (a nem megfelelő törlendő)
A külső közbeszerzési szakértő ellenőrizte, hogy az ajánlattevő, 10% feletti alvállalkozója és erőforrást nyújtó szervezete szerepel-e az adózás rendjéről szóló törvény szerinti köztartozásmentes adózói adatbázisban.
Az ajánlatok Kbt.-ben, ajánlati/részvételi/ajánlattételi felhívásban […] (a nem megfelelő törlendő), valamint dokumentációban foglalt pénzügyi megfelelőségét, a pénzügyi és gazdasági alkalmasságot, azok igazolási módját, […] (szervezeti egység, vagy külső közbeszerzési szakértő) részéről […] (név) vizsgálta.
Az ajánlatok Kbt.-ben, ajánlati/részvételi/ajánlattételi felhívásban[…] (a nem megfelelő törlendő), valamint dokumentációban foglalt szakmai megfelelőségét, a műszaki, illetőleg szakmai alkalmasságot, azok igazolási módját a […] (külső közbeszerzési szakértő) részéről […] (név) vizsgálta.
A kizáró okok fennállását, azok igazolási módját, az alaki és tartalmi elemek megfelelőségét […] (szervezeti egység, vagy külső közbeszerzési szakértő) részéről […] (név) vizsgálta.
III. A Bírálóbizottság javaslattételre vonatkozó munkamódszere
A Bírálóbizottság elnöke megállapítja, hogy a Bírálóbizottság határozatképes/határozatképtelen (a nem megfelelő törlendő).
A Bírálóbizottság elnöke és tagjai javaslattétel vonatkozásában egy-egy szavazattal rendelkeznek. A Bírálóbizottság az ajánlatok elbírálásakor szótöbbség alapján teszi meg javaslatát a döntéshozó részére.
IV. A Bírálóbizottság érdemi döntései
Az érvényesség és eredményesség kérdésében
Ajánlatonként kitöltendő
A/ változat
A Bizottság elnöke, [név, beosztás] a döntés-előkészítő javaslatban foglaltak alapján szavazásra teszi fel az alábbi javaslatot: a Bírálóbizottság javasolja, hogy az Ajánlatkérő a [ajánlattevő neve, székhelye] ajánlatát nyilvánítsa érvényesnek.
A Bírálóbizottság egyhangú szavazással / […] szavazattal és […] ellenszavazattal […] (a nem megfelelő törlendő) meghozza az alábbi döntést:
|
|
A Bírálóbizottság javasolja, hogy az Ajánlatkérő a [ajánlattevő neve] [ajánlattevő neve, székhelye] ajánlatát nyilvánítsa érvényesnek. |
B/ változat
A Bírálóbizottság elnöke, [név, beosztás] a döntés-előkészítő javaslatban foglaltak alapján szavazásra teszi fel az alábbi javaslatot: A Bírálóbizottság javasolja, hogy az Ajánlatkérő a Kbt. 88. § (1) […] pontja alapján a [ajánlattevő neve, székhelye] ajánlatát nyilvánítsa érvénytelennek, mivel …………. [indokolás].
A Bírálóbizottság egyhangú szavazással / […] szavazattal és […] ellenszavazattal […] (a nem megfelelő törlendő) meghozza az alábbi döntést:
|
|
A Bírálóbizottság javasolja, hogy az Ajánlatkérő a Kbt. 88. § (1) […] pontja alapján a [ajánlattevő neve, székhelye] ajánlatát nyilvánítsa érvénytelennek, mivel …. [indokolás] |
C/ változat
A Bírálóbizottság elnöke, [név, beosztás] a döntés-előkészítő javaslatban foglaltak alapján szavazásra teszi fel az alábbi javaslatot: A Bírálóbizottság javasolja, hogy az Ajánlatkérő a Kbt. 92. §-a alapján a fentiekben meghatározott közbeszerzési eljárást nyilvánítsa eredménytelennek, mivel …………. [indokolás].
A Bírálóbizottság egyhangú szavazással / […] szavazattal és […] ellenszavazattal […] (a nem megfelelő törlendő) meghozza az alábbi döntést:
|
|
A Bírálóbizottság javasolja, hogy az Ajánlatkérő a Kbt. 92. §-a alapján a fentiekben meghatározott közbeszerzési eljárást nyilvánítsa eredménytelennek, mivel …………. [indokolás]. |
Az ajánlatok bírálata tekintetében:
A/ Ha az ajánlatok bírálati szempontja a Kbt. 57. § (2) bekezdésének a) pontja alapján a legalacsonyabb összegű ellen-szolgáltatás:
Az érvényes ajánlatot tevő, ki nem zárt és alkalmasnak talált ajánlattevők neve: […]
A legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást megajánló ajánlattevő neve:
A következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek neve:
B/ Ha az ajánlatok bírálati szempontja a Kbt. 57. § (2) bekezdésének b) pontja alapján az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztása.
Az érvényes ajánlatot tevő, ki nem zárt és alkalmasnak talált ajánlattevők neve: […]
A legelőnyösebb ajánlat kiválasztásának megítélésére szolgáló szempontok súlyszámai a következők:
|
Részszempontok |
Súlyszámok |
|
ajánlati ár |
|
|
⇩ további részszempontok |
|
Az adható pontszám alsó és felső határa minden részszempontra: …………… pont.
Elérhető összes pontszám: …………… pont.
A Kbt. 57. § (3) bekezdésére való tekintettel a Bírálóbizottság az ajánlati, illetve az ajánlattételi felhívásban előre meghatározottak szerint az alábbi értékelési módszert alkalmazta: …………………………………
Az értékelési pontszámot beszorozva a súlyszámmal és ezeket összegezve a legmagasabb összpontszámot elérő ajánlat lesz a nyertes.
Az érvényes ajánlatot benyújtó, ki nem zárt és alkalmasnak talált ajánlattevők neve, ajánlatuknak az értékelési szempontjai és – az összességében legelőnyösebb ajánlat választása esetén – annak részszempontjai szerinti tartalmi elemei táblázatba foglalva:
|
Az elbírálás |
A részszempontok súlyszámai |
Az ajánlattevő neve: |
Az ajánlattevő neve: |
Az ajánlattevő neve: |
|||
|
|
|
|
|||||
|
Értékelési pontszám |
Értékelési pontszám és súlyszám szorzata |
Értékelési pontszám |
Értékelési pontszám és súlyszám szorzata |
Értékelési pontszám |
Értékelési pontszám és súlyszám szorzata |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
A súlyszámmal szorzott értékelési pontszámok összegei ajánlattevőnként: |
|
|
|
|
|
|
|
(A táblázat sorai és oszlopai szükség szerint csökkenthetők, illetve bővíthetők.)
Részletes szöveges összehasonlító értékelés:
(Az ajánlattevők és a bírálati szempontokra adott ajánlatuk felsorolása, azok értékelésének szöveges indokolása).
C/ A Bírálóbizottság elnöke, [név, beosztás] a döntés-előkészítő javaslatban foglaltak alapján szavazásra teszi fel az alábbi javaslatot: A Bírálóbizottság javasolja, hogy az ajánlatkérő a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás/összességében legelőnyösebb ajánlat (a nem megfelelő törlendő) bírálati szempontja alapján a [ajánlattevő neve, székhelye]-val kössön szerződést a „………” [szerződés tárgya]-ra vonatkozóan. A nyertes ajánlatot követő legkedvezőbb ajánlatot tevőként a [ajánlattevő neve, székhelye]-t nevezze meg. (adott esetben)
A Bírálóbizottság egyhangú szavazással / […] szavazattal és […] ellenszavazattal (a nem megfelelő törlendő) meghozza az alábbi döntést:
|
|
A Bírálóbizottság javasolja, hogy az ajánlatkérő a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás/összességében legelőnyösebb ajánlat (a nem megfelelő törlendő) bírálati szempontja alapján a [ajánlattevő neve, székhelye]-val kössön szerződést a „……” [szerződés tárgya]-ra vonatkozóan. A nyertes ajánlatot követő legkedvezőbb ajánlatot tevőként a [ajánlattevő neve, székhelye]-t nevezze meg. (adott esetben) |
Tekintettel arra, hogy egyéb kérdés, észrevétel nincs, a Bizottság elnöke bezárja az ülést.
[Folyamatos jegyzőkönyv-vezetés esetén, ha az ülés megszakítására kerül sor:
A Bírálóbizottság munkáját 20.. hó nap …… óra megszakította.
A Bírálóbizottság munkáját 20.. hó nap …… órakor folytatja.]
Jegyzőkönyv lezárva: 20.. hó. nap …… óra.
k. m. f.
|
…………………………………… |
………………………………… |
|
|
|
|
|
|
|
…………………………………… |
………………………………… |
………………………………………
Megjegyzés: két szakaszból álló eljárások részvételi szakaszára vonatkozó bírálóbizottsági ülésről szóló jegyzőkönyvet megfelelően kell megfogalmazni.
(minta)
Egyéni bírálati lap
„………” tárgyú, a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.)
[…] fejezet […] § (…) bekezdésének …) pontja szerinti közösségi értékhatárokat elérő értékű/nemzeti
értékhatárokat elérő értékű a nem megfelelő törlendő)
[eljárás típusa] közbeszerzési eljáráshoz
|
Kellékek (a kellékek meghatározása esetileg, az ajánlat kötelező elemei szerint történik, amelyet a Kbt., |
Ajánlattevő neve |
Ajánlattevő neve |
Ajánlattevő neve |
|
Formai követelmények |
|
|
|
|
Az ajánlatok csomagolása, feliratozása az ajánlati/ajánlattételi felhívásnak megfelelő? |
|
|
|
|
Tartalomjegyzék |
|
|
|
|
⇩ további formai követelmények |
|
|
|
|
Tartalmi elemek |
|
|
|
|
Ajánlattételi lap |
|
|
|
|
Kizáró okok igazolása |
|
|
|
|
Alkalmassági szempontok |
|
|
|
|
Pénzügyi és gazdasági alkalmasság |
|
|
|
|
Műszaki, illetőleg szakmai alkalmasság |
|
|
|
|
Egyéb nyilatkozatok és iratok |
|
|
|
|
Pl. Ajánlattevő nyilatkozata a Kbt. 70. § (3) bekezdésére, a Kbt. 71. § (1) bekezdésére és a Kbt. 63. § (3) bekezdésére vonatkozólag, ha ez ajánlati/ajánlattételi, részvételi felhívásban előírásra került |
|
|
|
|
⇩ További iratok, nyilatkozatok az ajánlati/ajánlattételi/részvételi felhívás, valamint a dokumentáció szerint |
|
|
|
|
Kbt. 60. § (4) bekezdés szerinti szervezetek nyilatkozatai |
|
|
|
A Bírálóbizottság az összeférhetetlenségi okok tekintetében a Kbt. 88. § (1) bekezdésének c) pontja alapján vizsgálja az ajánlattevőket, illetve a Kbt. 71. § (1) bekezdésének b) pontja szerinti alvállalkozókat, a Kbt. 10. § bekezdésének figyelembevételével. Ezen jogszabályhelyekre való hivatkozással megállapítható, hogy
a) az ajánlattevőkkel, illetve az alvállalkozókkal szemben összeférhetetlenségi ok nem merült fel,
b) az alábbi ajánlattevőkkel/alvállalkozókkal szemben az alábbi összeférhetetlenségi okok merültek fel: […]
[az a) és b) pont közül a nem megfelelő törlendő]
A Kbt. 62. § (1) bekezdésének a)–b) pontjában meghatározott kizáró okok:
a) az ajánlattevőkkel, illetve az alvállalkozókkal szemben nem merültek fel,
b) az alábbi ajánlattevőkkel/alvállalkozókkal szemben az alábbiak miatt merültek fel: […]
[az a) és b) pont közül a nem megfelelő törlendő]
Az ajánlati/részvételi/ajánlattételi (a nem megfelelő törlendő) felhívásban foglaltak alapján a kizáró okokat, az alaki és tartalmi elemek megfelelőségét vizsgáltam.
Az ajánlati/részvételi/ajánlattételi (a nem megfelelő törlendő) felhívásban foglaltak alapján az ajánlat, illetve az ajánlattevő pénzügyi gazdasági – alkalmasságát – alkalmatlanságát, vizsgáltam.
Az ajánlati/részvételi/ajánlattételi (a nem megfelelő törlendő) felhívásban foglaltak alapján az ajánlat/részvételi jelentkezés (a nem megfelelő törlendő), illetve az ajánlattevő szakmai megfelelőségét – műszaki, illetőleg szakmai –, alkalmasságát/alkalmatlanságát, azok igazolási módját vizsgáltam.
Az ajánlat bírálatával kapcsolatos indokolás, javaslat: […]
Budapest, 20.. év …… hó …… nap
A bírálatot végezte (név): ………………………………………………
………………………………………
aláírás
A Bírálóbizottság javaslatát jóváhagyom, a közbeszerzési eljárásban a javaslatban foglalt tartalommal a döntést meghozom.
………………………………………
döntéshozó
JAVASLAT
(döntéshozó) részére
[……] tárgyú […] (eljárás fajtája) közbeszerzési eljárás
eredményére
(írásbeli szakvélemény)
A Vidékfejlesztési Minisztérium a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban Kbt.) szerinti [eljárás fajtája] közbeszerzési eljárást indított […] tárgyban. Az eljárás lefolytatásával a [külső közbeszerzési szakértő neve]-t bízta meg.
a) Az ajánlati/ajánlattételi (a nem megfelelő törlendő) felhívása a Közbeszerzési Értesítő [év, hó, nap] számában, […] iktatószám alatt jelent meg
b) A [külső közbeszerzési szakértő] az ajánlattételi felhívást [év, hó, nap] küldte meg az ajánlattevőknek.
[az a) és b) pont közül a nem megfelelő törlendő]
A [év, hó, nap, óra, perc]-kor lejárt ajánlattételi határidőig [hány darab] ajánlattevő/részvételre (a nem megfelelő törlendő) jelentkező nyújtotta be az ajánlatát (a nem megfelelő törlendő.)
Az ajánlatok adatai:
Ajánlattevő neve: […]
Ajánlattevő székhelye/címe: […]
Ajánlati ár (nettó + áfa): […]
Az ajánlat bírálati szempontok szerinti adatai: […]
[minden ajánlatra és részre vonatkozóan]
A Bírálóbizottság a [év, hó, nap]-i ülésén megvizsgálta az ajánlatokat azok érvényessége szempontjából, meghatározta az érvényes ajánlatok körét és elbírálta azt (bírálóbizottsági ülés jegyzőkönyve csatolva).
A Bírálóbizottság az érvényes ajánlatokat – az ajánlati/ajánlattételi felhívásban (a nem megfelelő törlendő) rögzített bírálati módszer – a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás/összességében legelőnyösebb ajánlat (a nem megfelelő törlendő) kiválasztásának bírálati szempontja szerint bírálja el.
A/ A Bírálóbizottság megállapítja, hogy a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást/összességében legelőnyösebb ajánlatot (a nem megfelelő törlendő) tett ajánlattevő a [ajánlattevő neve, székhelye], ezért az ajánlat elfogadására és nyertesként történő kihirdetésére tesz javaslatot.
(adott esetben) A következő legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást tett ajánlattevő a [ajánlattevő neve, székhelye], mely ajánlattevővel a nyertes visszalépése esetén az ajánlatkérő szerződést köt.
(több rész esetében minden részre vonatkozóan kitöltendő)
B/ A Bírálóbizottság megállapítja, hogy az eljárás eredménytelen, az alábbi indokok miatt:
[…]
(A és B pont közül a nem megfelelő törlendő)
A Bírálóbizottság kéri a [döntéshozót]-t, hogy bírálati munkáját hagyja jóvá, és értsen egyet az eljárás eredményére vonatkozó javaslatával.
A Bírálóbizottság vezetője felkéri a [külső közbeszerzési szakértő]-t a következő feladatok ellátására:
– intézkedjen a jogszabályban meghatározott összegezés elkészítése és ajánlattevők részére történő megküldése iránt,
– intézkedjen az eljárás eredményének jogszabályban meghatározott közzététele iránt.
(dátum)
………………………………………
a Bírálóbizottság vezetője
Megjegyzés: két szakaszból álló eljárások részvételi szakaszára vonatkozó javaslat esetén megfelelően kell megfogalmazni.
(minta)
Jegyzőkönyv
Tárgy: „………………………………” tárgyú, nyílt*, meghívásos*, tárgyalásos,* egyszerű* – a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) ……. § (…) bekezdés …) pontja* szerinti közbeszerzési eljárás-, (KÉ ……/20..*) részvételi szakasz* eredményének kihirdetése.
Készült:
Időpont: 20.. év ……hó …….nap ……… órai kezdettel
Helyszín: […]
Az eredményhirdetésen jelen vannak: Jelenléti ív szerint
Az eljárás eredményét kihirdette: ……………………………………… (név)
Ajánlatkérő a Kbt. 96. §* /a Kbt. 118. § (1) bekezdése* alapján kihirdette tárgybani eljárás eredményét, ismertette az összegezést, és a jelenlévő ajánlattevőknek átadta az „összegezés az ajánlatok elbírálásáról”* / „összegezés a részvételi jelentkezések elbírálásáról”* iratot.
Ajánlatkérő felkéri a nyertes ajánlattevőt* / ajánlattevőket*, illetve megbízottját* / megbízottjaikat*, hogy a szerződés megkötése érdekében a Vidékfejlesztési Minisztérium …………………………………… főosztályának / osztályának vezetőjét keresse fel.
A jegyzőkönyvet felolvasás és egyeztetés után a jelenlévők saját kezűleg aláírták.
k. m. f.
|
………………………………………… |
………………………………………… |
Melléklet: jelenléti ív.
A jegyzőkönyvet készítette: …………………………………… (név)
__________________
* A nem kívánt szövegrész törlendő.
(minta)
Név
beosztás
részére
Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály
Ügyiratszám:
Tárgy: Tájékoztatás a szerződés módosításáról
Helyben
Tisztelt Főosztályvezető Úr*/Asszony*!
A [szervezeti egység neve] által kezdeményezett, [„…”] tárgyú, a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) … § ( ) bekezdésének ...) pontja* szerinti közbeszerzési eljárás lefolytatását követően megkötött szerződést az alábbi okok miatt, a Kbt. 303. § figyelembevételével módosítottuk: ……………………………………………
[indokolás leírása]
Kérjük, hogy az általunk elkészített és az Önök részére megküldött, a szerződés teljesítéséről szóló tájékoztatót – Kbt.-hez kapcsolódó jogszabályban foglaltak alapján – közzététel céljából a Közbeszerzések Szerkesztőbizottságához továbbítani szíveskedjenek.
Mellékelten megküldjük a nyertes ajánlattevő mint [megbízott*/ vállalkozó*] nyilatkozatát arra vonatkozóan, hogy a tájékoztatóban foglaltakat ismeri, az abban foglaltakkal egyetért, a hirdetmény közzététele ellen kifogása nincs.
Budapest, 20.. év …… hó …… nap
………………………………………
szervezeti egység vezetője
________________
* A nem kívánt szövegrész törlendő.
(minta)
Név
beosztás
részére
Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály
Ügyiratszám:
Tárgy: Tájékoztatás a szerződés [részteljesítéséről*, teljesítéséről*]
Helyben
Tisztelt Főosztályvezető Úr*/Asszony*!
A [szakfőosztály neve] által kezdeményezett, [„…”] tárgyú, a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) … §
( ) bekezdésének …) pontja* szerinti közbeszerzési eljárás lefolytatását követően kötött szerződést a [megbízott*/vállalkozó*] [a szerződésben foglaltaknak megfelelően teljesítette*/ az éves ütemezésnek megfelelően teljesítette*/nem teljesítette*.]
A Kbt. 305. §-ában foglaltaknak megfelelően szerződés ellenértékét a Vidékfejlesztési Minisztérium a [megbízott/ vállalkozó] számlája alapján 20. év ………… hó …… napján kiegyenlítette.*
A [megbízott/vállalkozó*] számláját a nem szerződés szerinti teljesítés miatt nem fogadtuk be, és erről a [megbízottat/vállalkozót*] a Kbt. 305. § (1) bekezdése szerint értesítettük.*
Kérjük, hogy az általunk elkészített és az Önök részére megküldött, a szerződés teljesítéséről szóló tájékoztatót – Kbt.-hez kapcsolódó jogszabályban foglaltak alapján – közzététel céljából a Közbeszerzések Szerkesztőbizottságához továbbítani szíveskedjenek.
Mellékelten megküldjük a nyertes ajánlattevő mint [megbízott*/ vállalkozó*] nyilatkozatát arra vonatkozóan, hogy a tájékoztatóban foglaltakat ismeri, az abban foglaltakkal egyetért, a hirdetmény közzététele ellen kifogása nincs.
Budapest, 20.. év …………… hó …… nap
…………………………………
szervezeti egység vezetője
________________
* A nem kívánt szövegrész törlendő.
1
Az utasítást a 19/2012. (IX. 7.) VM utasítás 3. § (2) bekezdése hatályon kívül helyezte 2012. szeptember 8. napjával.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás