74/2011. (XII. 30.) KIM utasítás
a fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzatáról1
2012.01.02.
1. § A fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) a mellékletben foglaltak szerint határozom meg.
2. § A Szabályzat a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (2) bekezdés a) pontja, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet rendelkezéseinek figyelembevételével, a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter és a Magyar Országos Levéltár egyetértésével, valamint a központi hivatalok szakmai irányításáért felelős miniszterek véleményének kikérésével készült.
3. § A Szabályzatot szükség szerint, de legalább évente felül kell vizsgálni.
4. § A fővárosi és megyei kormányhivatalok vezetői az utasítás hatálybalépésével egyidejűleg, de legkésőbb a hatálybalépést követő 60 napon belül kötelesek gondoskodni a funkcionális iratkezelésre vonatkozó és a helyi sajátosságokat figyelembe vevő, kiegészítő szabályokat tartalmazó utasítás elkészítéséről és kiadásáról. Az utasítás az e Szabályzatban nem szabályozott kérdésekre vonatkozó rendelkezéseket tartalmazhat azzal, hogy e Szabályzat rendelkezéseivel ellentétes szabályokat nem állapíthat meg.
5. § A fővárosi és megyei kormányhivatalok földhivatalainak a közhiteles nyilvántartások vezetésével összefüggő iratkezelésére vonatkozó különös szabályait az ingatlan-nyilvántartásért felelős miniszter – a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel egyetértésben – normatív utasítással határozza meg. E Szabályzatot az ingatlan-nyilvántartásért felelős miniszter által kiadott iratkezelési utasításban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.
6. § Ez az utasítás 2012. január 1-jén lép hatályba.
Melléklet a 74/2011. (XII. 30.) KIM utasításhoz
A fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzata
1. § (1) A fővárosi és megyei kormányhivatalok (a továbbiakban: Kormányhivatal) egységes iratkezelési szabályzatáról szóló utasítás (a továbbiakban: Szabályzat) célja a Kormányhivatal iratai keletkezésének, érkezésének, átvételének, nyilvántartásának, továbbításának, biztonságos őrzési módjának, rendszerezésének, segédletekkel ellátásának, irattározásának, selejtezésének és levéltárba történő átadásának egységes elvek szerint történő szabályozása oly módon, hogy az iratok útja nyomon követhető, holléte pontosan megállapítható, visszakereshető és az irat épségben megőrizhető legyen. (2) E Szabályzat elválaszthatatlan részét képezi az évente felülvizsgálandó Irattári Terv, amelyet a feladat- és hatáskörben bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell.
A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed a Kormányhivatalnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra, függetlenül az iratok formátumától. A Szabályzat nem terjed ki a minősített adatokat tartalmazó iratokra, figyelemmel arra, hogy azokról külön szabály rendelkezik.
A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a Kormányhivatal valamennyi kormánytisztviselőjére, kormányzati ügykezelőjére és valamennyi munkavállalójára.
3. A Szabályzat jogszabályi alapjai
3. § A Szabályzatot az alábbi jogszabályok rendelkezéseinek figyelembevételével kell alkalmazni:
4. Értelmező rendelkezések
4. § A Szabályzat alkalmazása során aláíró: az a természetes személy (elektronikus aláírás esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokoló személy), aki a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult,
alszámos iktatás: a főszámhoz tartozó irathoz beérkező és kimenő újabb iratok folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő nyilvántartása,
archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése elektronikus adathordozón,
átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása,
átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,
átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,
átmeneti irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés, illetve központi irattárba adás előtti őrzése történik,
BEDSZ: Biztonságos Elektronikus Dokumentumtovábbító Szolgáltatás,
csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása,
dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,
elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat,
elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,
elektronikus iratkezelő rendszer: az iratkezelés valamennyi folyamatát számítástechnikai szoftverrel támogató, jogosultságalapú hozzáférést biztosító alkalmazás, amely követi az irat teljes életciklusát és biztosítja az irat nyomonkövethetőségét,
elektronikus küldemény: a BEDSZ útján küldött, illetve érkezett elektronikus űrlap(ok) és az azokhoz csatolt egyéb elektronikus dokumentum(ok) és hivatalos iratok,
elektronikus levél: a központi rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,
elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek,
elektronikus másolat: valamely papír alapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas, elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papír alapú dokumentumba foglalt adategyüttest,
elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről, és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet,
elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely közokiratnak minősül és amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodik arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt átvette, és ez mely időpontban történt meg,
elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét,
előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratként kell-e kezelni,
érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele,
expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása,
feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,
felelős: az a személy, akinek joga és egyben feladata az ügyirat, irat, vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani,
gyarapodási és fogyatéki napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amely – az átmeneti irattárból a központi irattárnak átadott iratanyag nyilvántartása révén – a központi irattár anyaga gyarapodásának, illetve fogyásának legfontosabb adatait rögzíti,
Hivatali Kapu: a központi rendszer azon pontja, amelyen keresztül a csatlakozott szervezet hozzáfér a központi rendszer által részére biztosított szolgáltatásokhoz, és megfelel a közhasznúság követelményeinek;
Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatárs: a Kormányhivatal szervezeti egységének kijelölt munkavállalója, aki az Ügyfélkapuhoz és a Kormányhivatal Hivatali Kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,
hivatalos irat: olyan okirat, elektronikus okirat és egyéb elektronikus adatállomány, amelyet meghatározott eljárásban a bíróság, ügyészség, közigazgatási szerv, illetve más hatóság (hivatalos szerv) az ügyfél részére elektronikusan, vagy papír alapon joghatás kiváltására alkalmas módon (BEDSZ igénybevételével) kézbesíttet, továbbá amelyet a hivatalos szervek eljárásuk során egymásnak küldenek meg, valamint amelyet az ügyfél kézbesíttet a hivatalos szerv részére,
hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,
időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett,
iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven,
iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,
iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot,
irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja,
iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység,
iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból,
irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papír alapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el,
irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely,
irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre,
irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége,
irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét,
irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak,
irattári tételszám: az iratnak az Irattári Tervben tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását selejtezhetőség szempontjából meghatározó, több részből álló teljes kódja. Az irattári tételszám részei az ágazati betűjel, a tétel sorszáma, továbbá a számkód, mely kifejezi az irattári őrzési időt (ami tartalmazza a selejtezési időt és a levéltári átadás idejét),
irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az Irattári Tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,
irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését az ügyintézés lezárása után végzi,
kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tartalma, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,
kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata,
kézbesítés: a küldemény eljuttatása a címzetthez kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján,
kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, kormányzati ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások,
kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással és bélyegzőlenyomattal ellátott irat,
kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmánytervezet jóváhagyása, letisztázhatósága, elküldhetőségének engedélyezése a kiadmányozásra jogosult részéről,
kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,
kormányzati ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy,
közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott,
központi elektronikus szolgáltató rendszer (központi rendszer): az elektronikus közszolgáltatások nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek együttese,
központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár,
küldemény: az az irat vagy tárgy – kivéve reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el,
küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele,
láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet,
levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény,
levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak,
levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat,
maradandó értékű irat: gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat,
másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek,
másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat,
mintavétel (MV): selejtezéskor vagy levéltári irat értékelése során levéltári átadásra történő kijelölés,
megőrzési határidő: az Irattári Tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,
megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése jegyzőkönyv felvétele mellett,
mellékelt irat: a kísérő irattól elválasztható, annak nem szerves része, tartozéka,
melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak elválaszthatatlan, kiegészítő része,
naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása,
osztott iktatás: olyan iktatási rendszer, amelyben a szerv szervezeti egységei vagy szervezeti egységeinek meghatározott csoportja különálló iktatókönyvben iktat,
papír alapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,
raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),
savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz,
selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése,
szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell,
szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása,
továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is,
Ügyfélkapu: a központi rendszer természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt,
ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,
ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti,
ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat,
ügyiratdarab: a több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategysége,
ügyirattérkép: az iratok mozgásának nyomon követése érdekében az elektronikus iratkezelő rendszernek az elektronikus és fizikai iratok/ügyiratok helyére és mozgásaira vonatkozó információk figyelemmel kísérése és nyilvántartása érdekében alkalmazott funkció,
ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja,
ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,
vegyes ügyirat: papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.
AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS FELELŐSSÉGI KÖRÖK ÉS AZ IRATKEZELÉS MÓDJA
1. Az iratkezeléssel kapcsolatos felelősségi körök és a kapcsolódó feladatok
5. § (1) A kormánymegbízott felelős a Kormányhivatal egységes és szabályszerű iratkezelésének biztosításáért. E feladatkörében felelős: a) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,
b) az e Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért,
c) az esetleges szabálytalanságok megszüntetéséért,
d) szükség szerint e Szabályzat módosításának kezdeményezéséért,
e) az iratkezelést végző(k) vagy azért felelős személy(ek) kijelöléséért, szakmai képzéséért, továbbképzéséért, valamint az iratkezelő rendszer felhasználói szintű oktatásának biztosításáért,
f) a küldemények átvételéért, kezeléséért, a Kormányhivatalban keletkező küldemények kézbesítéséért,
g) az illetékes levéltárral történő együttműködésért,
h) a bélyegzők nyilvántartásáért,
i) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, ezek elektronikus változatai, valamint számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáért,
j) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iratkezelő rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,
k) az iratanyag szabályos selejtezéséért,
l) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítésének végrehajtatásáért,
m) az Irattári Tervben meghatározott idő után az iratanyag levéltárba adásáért,
n) az iratkezelő rendszer hozzáférési jogosultságainak az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és belső címlistáknak naprakész aktualizáltatásáért, az adatbiztonsági követelményeknek a betartatásáért,
o) az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért.
(2) Az iratkezelés felügyeletét és irányítását a kormánymegbízott a törzshivatal vonatkozásában a főigazgató, az ágazati szakigazgatási szervek vonatkozásában annak vezetője útján látja el.
6. § Az önálló szervezeti egységek vezetői felelősséggel tartoznak az irányításuk alá tartozó iratkezelési folyamatokért. E felelősségi körükben kötelesek: a) évente ellenőrizni e Szabályzat előírásainak végrehajtását,
b) intézkedni az esetleges szabálytalanságok megszüntetésére,
c) szakszerűen működtetni a szakterületük átmeneti irattárát.
7. § A kormánytisztviselő iratkezeléssel összefüggő felelőssége és feladatai: a) döntés az előzményiratok szereléséről,
b) a Kormányhivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,
c) az irattári tételszám meghatározása,
d) egyéb kezelési feljegyzések, utasítások megadása,
e) a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása,
f) az iratokkal való elszámolás,
g) a bélyegzők biztonságos tárolása, a vezető utasítása szerinti használata.
8. § A kormányzati ügykezelő iratkezeléssel összefüggő felelőssége és feladatai: a) a beérkezett küldemények átvétele, nyilvántartása (bontás, érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és selejtezése, az iratok Központi Irattárba adása, levéltári átadása, valamint ezek ellenőrzése,
b) az iratnak a kormánytisztviselő részére történő dokumentált kiadása és visszavétele,
c) a bélyegzők biztonságos tárolása, a vezető utasítása szerinti használata.
9. § (1) A Kormányhivatal az iratkezelést a szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően vegyes iratkezelési rendszer útján látja el, melynek keretében az érkeztetés a Kormányhivatal szintjén központilag, az iktatás a törzshivatal és az ágazati szakigazgatási szervek szervezeti egységeinél osztott iktatással történik. (2) Az iratkezelés rendszerét megváltoztatni, módosítani csak a naptári év kezdetén lehet.
3. Az irattári tételek kialakítása
10. § (1) Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket – a Kormányhivatal ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy a) egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő, nem selejtezhető vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,
b) az egyes irattári tételek megfelelő alapul szolgálnak az éves ügyiratforgalmi és hatósági statisztikai adatszolgáltatáshoz.
(2) Külön irattári tételek kialakítása iratfajta alapján történhet
a) a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,
b) a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni.
(3) Az irattári tételek kialakítása során meg kell határozni, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azokat is, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azokat, amelyek megőrzéséről a Kormányhivatal – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében az irattári őrzés időtartamát külön meg kell jelölni. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni. A nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével kell meghatározni.
4. Az Irattári Terv szerkezete és rendszere
11. § (1) A Szabályzat függeléke tartalmazza az Irattári Tervet, amelynek szerkezete és rendszere a megnevezéssel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a Kormányhivatal ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel kerül kialakításra. (2) Az Irattári Terv általános és különös részre tagozódik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történik. Az általános részbe a törzshivatalnál és a szakigazgatási szerveknél egyaránt előforduló, a Kormányhivatal működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe a törzshivatal és a szakigazgatási szervek szakfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak. (3) A megnevezéssel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az Irattári Tervben elfoglalt helyüknek megfelelő jellel (irattári tételszámmal) kell ellátni.
5. Iratkezelési segédletek
12. § (1) Az iratok nyilvántartására – papír alapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek célja, hogy a Kormányhivatal feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással, vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék. (2) Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:
a) központi érkeztetőkönyv a küldemények beérkezésének dokumentálására,
b) iktatókönyvek az iratok nyilvántartására,
c) átadókönyv vagy kézbesítő ív (más szervezeti egység részére történő átadás, illetve a Kormányhivatal valamennyi kormánytisztviselője, kormányzati ügykezelője és valamennyi munkavállalója részére történő át- és az irattárnak visszaadott iratok nyilvántartása esetén),
d) kézbesítőkönyv (Kormányhivatalon kívüli szervezetek részére),
f) főnyilvántartó könyv (az iratkezeléshez használt segédkönyvek nyilvántartására),
g) kölcsönzési napló (az átmeneti és a Központi Irattárból kikért iratok nyilvántartására),
h) gyarapodási és fogyatéki napló (a Központi Irattári anyag gyarapodásának, illetve fogyásának nyilvántartására),
i) bélyegző-nyilvántartási könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására).
(3) Az iratkezeléshez használt segédletek beszerzéséről a Kormányhivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ) meghatározott szervezeti egység gondoskodik.
(4) Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni a papír alapon vezetett iratkezelési segédleteket. A Kormányhivatal főnyilvántartó könyvét az iratkezelésért felelős szervezeti egység vezeti. A főnyilvántartó könyvet 1-es sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni. A főnyilvántartó könyvet az iratkezelésért felelős vezetőnek kell hitelesítenie. Ennek keretében lapjait sorszámozni kell és a borítólap belső oldalán fel kell tüntetni: „Ez a könyv….. számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20..... év ........... hó ..... nap. Lezárva: 20..... év ........... hó ..... nap.”, melyet az iratkezelésért felelős vezető aláírásával és a szerv hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell ellátni.
13. § (1) Az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz az előadói ív, amely: a) az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére,
b) az ügy intézéséért felelős munkájának adminisztrálására, vezetői, illetve kézbesítési utasítások rögzítésére,
c) az iratok fizikai egységének biztosítására
(2) Az előadói ívet a főszámra történő iktatáskor kell létrehozni. Az alszámra történő iktatáskor az előadói ívre kell feljegyezni az alszámos irat azonosítóit.
(3) Az ügyiratot az előadói ívvel együtt kell kezelni.
AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI
1. Az iratok rendszerezése
14. § (1) A Kormányhivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A papír alapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívvel együtt történik. Az elektronikus ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását ügyirattérkép segítségével az elektronikus iratkezelést támogató alkalmazásnak kell biztosítania. (2) A Kormányhivatal irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – az Irattári Terv alapján az ügyirat intézéséért felelős személy irattári tételekbe sorolja és irattári tételszámmal látja el.
(3) Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen irattári tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámmal kell ellátni.
(4) Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat a kormányzati ügykezelőknek az irattárban (átmeneti, központi) e Szabályzatban előírtak szerinti rendszerben kell elhelyezniük.
2. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása
15. § A Kormányhivatalhoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – az iktatásra nem kerülő iratok kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, a kormányzati ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatokat elektronikus érkeztetőkönyvben és/vagy iktatókönyvekben kell nyilvántartania. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte naprakészen megállapítható legyen.
16. § Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.
17. § (1) Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől. (2) A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint az informatikai támogatás megvalósítása során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartások és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.
(3) Az iratkezelési folyamat valamennyi eseményét naplózni kell, így különösen a rögzített érkeztetési és iktatási adatok utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező személy azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével együtt.
(4) Az iratokat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában szakszerűen kell kezelni, a papír alapú iratokat az elvárható gondossággal kell a fizikai hatások (pl. nedvesség, fény, hő stb.) ellen védeni.
4. Hozzáférés az iratokhoz
18. § (1) A Kormányhivatal kormánytisztviselői, kormányzati ügykezelői, munkavállalói csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükség van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A Kormányhivatal kormánytisztviselői, kormányzati ügykezelői, munkavállalói fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért. (2) Iratot – bármilyen adathordozón – munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó előírások maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy az irat tartalmát illetéktelen személy ne ismerhesse meg.
19. § Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal a személyiségi jogok ne sérüljenek.
20. § (1) Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a Kormányhivatal megőrzésében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani. (2) Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő „nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az Iitv. 27. §-ában foglaltak az irányadók. (3) A nem nyilvános adatokat tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettesei, valamint az általuk meghatározott személyek ismerhetik meg.
(4) A nem nyilvános adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.
(5) A döntés-előkészítő, „nem nyilvános” jelzésű irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve, ha ezt a kormánymegbízott vagy általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A Kormányhivatalon kívüli szerv által létrehozott „nem nyilvános” jelzésű irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a készítő szerv engedélyezheti.
(6) A „nem nyilvános” jelzéssel ellátott iratot/iratokat tartalmazó ügyiratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló iktatókönyvbe kell iktatni. Ezen ügyiratokat csak a Kormányhivatal vezetője által kijelölt hozzáférési jogosultsággal rendelkező személyek kezelhetik e Szabályzat előírásai szerint.
(7) A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, az iratborítón vagy a kölcsönzési naplóban írásban dokumentálni kell.
(8) A papír alapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, majd az elektronikus másolat hitelesítési záradékkal és elektronikus aláírással történő ellátását.
(9) A minősített adatok védelme érdekében a Kormányhivatal vezetője köteles gondoskodni a minősített adat védelméről szóló 2009. évi. CLV. törvényben, valamint a végrehajtására kiadott kormányrendeletekben meghatározott technikai és személyi feltételek biztosításáról.
5. A jogosultságok kezelésének szabályai az elektronikus iratkezelő rendszerben
21. § (1) A kormánymegbízott által kijelölt törzshivatali szervezeti egységek együttműködve felelősek az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakész nyilvántartásáért. (2) A jogosultságok engedélyezése, módosítása, megvonása és felfüggesztése a szervezeti egység vezetőjének hatásköre. Igénylésük során figyelemmel kell lenni a helyettesítések rendjére is.
A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni.
Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a jogosultságok évenkénti, illetve szükség szerinti felülvizsgálatáról.
(3) Az iratkezelő rendszer használatához legalább kétféle jogosultság kapcsolódik:
a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (pl. érkeztető, szignáló, iktatást végző, ügyintéző, irattáros, lekérdező, rendszergazda) rendelkezhet,
b) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a számára megadott funkciókkal, illetőleg a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja.
(4) Az iratkezelő rendszer működéséhez kapcsolódó adminisztrációs feladatokat az arra jogosult személy végzi, akinek további feladata:
a) jogosultságok beállítása, módosítása (vezetői engedély alapján),
b) felhasználók, szerepkörök, helyettesítések, jogosultságok, funkcionális beállítások regisztrálása,
c) elektronikus érkeztetőkönyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,
d) irattári tételszámok karbantartása.
(5) A szervezeti egységtől távozó hozzáférési jogosultságát a kilépés vagy áthelyezés napján törölni kell.
1. A küldemények átvétele
22. § (1) A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás, valamint informatikai- telekommunikációs eszköz útján érkezhet a Kormányhivatalhoz. (2) Az érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:
a) A Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló 79/2004. (IV. 19.) Korm. rendeletben meghatározottak szerint történik. b) Külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja.
c) Munkaidőn kívül érkezett küldemények átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni. Az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek, vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni.
d) Telefaxon küldött iratot, a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni.
e) Elektronikus úton érkezett küldemények átvételére – ide nem értve a központi rendszeren keresztül érkezett iratokat – szervezeti központi postafiókot és egyéni elektronikus levélcímet kell az elektronikus levelező rendszerben üzemeltetni.
(3) A szervezeti postafiókba beérkező elektronikus iratra elküldött automatikus visszaigazolás egyben az érkeztetésről szóló tájékoztatást is tartalmazhatja.
(4) A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő):
a) postai úton érkezett küldemények esetén:
aa) a címzett, vagy az általa megbízott személy,
ab) a vezető, vagy az általa megbízott személy,
b) külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,
c) elektronikus úton érkezett küldemények esetén annak kezelésével megbízott személy,
d) hivatali munkaidőn kívül az erre kijelölt személy,
e) telefaxon érkezett küldemények esetén az erre kijelölt személy.
(5) A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:
a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,
b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám, vagy más azonosítási jel egyezőségét,
c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,
d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására is jogosult.
(6) Az átvevő a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével köteles az átvételt elismerni. Az „azonnal” és „sürgős” jelzéssel érkezett küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén köteles gondoskodni a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtják be, kérésre az átvétel tényét átvételi elismervénnyel, vagy az irat másodpéldányán dátummal és aláírással kell igazolni.
(7) Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot.
(8) Az elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett küldemény átvételét meg kell tagadni, ha az észlelhetően biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv informatikai rendszerére.
A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha
a) a Kormányhivatal informatikai rendszeréhez, vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy
b) az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul, vagy
c) az informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.
(9) A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a feladót. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó irat az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus, illetve egyéb rosszindulatú program.
(10) Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy köteles azt 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek/személynek érkeztetésre és további intézkedés céljából átadni.
(11) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papír alapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.
(12) A gyors elintézést igénylő, „azonnal” és „sürgős” jelzéssel érkezett küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani. Az átvevőnek az érkező küldeményeket dokumentáltan kell továbbítania az illetékes szervezeti egység(ek)hez.
(13) A Kormányhivatal hivatalos helyiségein kívül iratot átvenni nem lehet, kivéve a hivatalos személy hivatalos helyiségen kívül végzett hivatalos eljárása során.
(14) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az Irattári Tervben meghatározott idő után selejtezni kell.
(15) Elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak – amennyiben kéri és elektronikus válaszcímét megadja – haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát).
(16) A központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolása az elektronikus közszolgáltatásról és annak igénybevételéről szóló 225/2009. (X. 14.) Korm. rendeletben meghatározottak szerint történik. (17) A központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a küldemény sérülésmentességének, valamint formai követelményeknek való megfelelőségének ellenőrzését el kell végezni.
(18) A küldemények átvételénél a Kormányhivatalban érvényben lévő biztonsági előírásokat (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, gyanús küldemények kezelése, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés stb.) is érvényesíteni kell.
2. A küldemények felbontása
23. § (1) A Kormányhivatalhoz érkezett küldeményeket az e feladattal megbízott kormányzati ügykezelő bontja fel és érkezteti. A küldemény borítékját – a bontás és az érkeztetés alkalmával – minden esetben az irathoz kell csatolni. (2) Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.
(3) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:
a) az „s. k. felbontásra” jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel),
b) azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte,
c) a közbeszerzési eljárás és egyéb pályázatok pályázati anyagait.
(4) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje – amennyiben érkeztetésre, illetve iktatásra nem jogosult – az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés és/vagy iktatás céljából soron kívül köteles eljuttatni az érkeztető és/vagy iktatóhelyhez.
(5) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl.: melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel soron kívül tisztázni és ennek tényét az iraton rögzíteni kell. (6) A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozza az ügyintézést, a szükséges intézkedést az ügyintézőnek kell kezdeményeznie.
(7) Ha a küldemény felnyitásának korlátozása a borítékról egyértelműen nem állapítható meg és ez a felbontás után derül ki, a kormányzati ügykezelőnek a bontás után a borítékot vissza kell ragasztania és fel kell tüntetnie a bontás tényét és az olvasható aláírását. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A tévesen felbontott borítékot újra le kell zárni, a felbontó nevét, elérhetőségét rá kell vezetni, majd a küldeményt haladéktalanul el kell juttatni a címzetthez.
(8) Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően vagy a minősített küldemény téves bontása esetén a felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv első példányát a küldeménnyel egyidejűleg haladéktalanul a címzetthez, a második példányt a feladóhoz kell eljuttatni. A harmadik példány a felbontó szervezeti egységnél marad.
(9) Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott kormánytisztviselőjének átadni. Az átadásról szóló elismervényt a küldeményhez csatolni kell.
(10) Ha a kérelmező saját nevére címzett, bélyeggel ellátott levélborítékot mellékel, a válaszadásnál azt fel kell használni. Amennyiben leveléhez – válaszadás céljára – bélyeget csatol, azt felhasználás nélkül a válaszlevélhez mellékelve vissza kell küldeni.
(11) Amennyiben a borítékban egy vagy több irat van, és megállapítható, hogy azok különböző szervezeti egységek ügyintézését igénylik, abban az esetben az eredeti és az eredetivel azonos tartalmú másolati példányokat az illetékességgel és hatáskörrel bíró szervezeti egységhez kell továbbítani önálló ügyintézés végett.
3. A küldemények érkeztetése
24. § (1) Minden beérkezett (papír alapú vagy elektronikus) hivatalos küldeményt az érkezés napján, de legkésőbb a következő munkanapon érkeztetni kell. (2) Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként kell feltüntetni.
(3) Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – a Kormányhivatal törzshivatalánál és az ágazati szakigazgatási szerveinél egyetlen közös, központi érkeztetőkönyvben történik. A központi érkeztetési azonosító évente eggyel kezdődő és folyamatosan eggyel növekvő egyedi sorszám per évszám adategyüttesből áll (1/2011).
(4) A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Ebben az esetben az iktatást végzőnek kell az érkeztetés adatait az iratra felvezetnie.
(5) A központi érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az érkeztetés az iktatással egyidejűleg történik. Az iktatást végzőnek az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.
(6) Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni az érkeztetés során.
(7) Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető-nyilvántartásban az átvétel tényleges időpontját kell rögzíteni.
(8) Az érkeztetés papír alapú küldemények esetében az érkeztetőbélyegző lenyomatának a borítékon/iraton való elhelyezésével, rovatainak (dátum, központi érkeztető szám, melléklet) kitöltésével történik.
(9) Az érkeztető bélyegző lenyomata tartalmazza:
a) az érkeztető szerv megnevezését,
b) az érkeztetés dátumát,
c) a központi érkeztető számot,
d) az irat mellékleteinek számát.
(10) Az érkeztetési nyilvántartásban a következő adatok rögzítése kötelező:
b) a beérkezés időpontja,
c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (ragszám),
d) központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a központi rendszer által a küldeményhez rendelt érkeztető szám,
e) eredeti címzett (a borítékon szereplő címzett),
f) a Kormányhivatalon belül megjelölt szervezeti egység,
g) a soron következő érkeztető szám.
(11) Az elektronikusan érkezett küldeményt – kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket – iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. Amennyiben a küldemény az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt – amennyiben az elektronikus válaszcímét megadta – az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és a közfeladatot ellátó szerv által használt formátumokról. Az értesítést nem kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatók meg a fentebb említett módon, úgy a küldőt értesíteni kell az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlás szükségességéről, lehetőségeiről.
(12) Az elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét az első esetben ellenőrizni szükséges, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelő rendszerben rögzíteni kell.
Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítés szolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.
(13) Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen. A benyújtás időpontjának megállapítása papír alapú irat esetében a boríték csatolásával biztosítható, elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.
(14) Azt az iratot, amelyet a Kormányhivatal foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha az irat tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma a Kormányhivatal hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.
4. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)
25. § (1) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e az iratnak előzménye. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek a korábbi év(ek)ben van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél az utóirat iktatószámát. A szerelést papír alapú ügyirat esetében az előadói íven jelölni kell. Ettől kezdve a szerelt ügyirat nem létezik önállóan, a tárgyévi ügyirat része lesz. (2) Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.
(3) Az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. Az előzményiratot az utóbb érkezett irathoz kell szerelni. Amennyiben az előzményirat nem szerelhető, úgy annak hollétét és iktatószámát az új irathoz tartozó előadói íven és az iktatókönyvben kell feltüntetni.
5. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)
26. § (1) Az iktatást megelőzően az érkezett iratot az ügyintéző vagy szervezeti egység kijelölése érdekében a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek be kell mutatni. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását. (2) Ha a szignálási joggal rendelkező vezető az irányítása alá tartozó szervezeti egységre szignál küldeményt, azt érkeztető számon kell továbbítani. Az iktatás csak az érdemi ügyintézéssel foglalkozó szervezeti egységnél történhet.
(3) Az irat tárgyának, tartalmának az előzményre utaló hivatkozási száma alapján automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül az ügyintéző részére kell továbbítani az iratot, aki jogosult az ügyben eljárni és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. A szignálási jogosultsággal rendelkező vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.
(4) Az irat szignálására jogosult:
a) kijelöli az ügyintézőt, vagy szervezeti egységet,
b) az ügyintéző távolléte esetén kijelöli az ügyben eljáró kormánytisztviselőt,
c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő, sürgősségi fok stb.), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra) és aláírja,
d) idegen nyelvű irat esetén gondoskodik a magyar nyelvű tartalmi kivonat elkészíttetéséről.
Az iratért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára kijelölt – kormánytisztviselő, vagy szervezeti egység vezetője felelős.
(5) Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából releváns feljegyzés (különösen vezetői vagy kormány-tisztviselői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például post-it öntapadós lap, ceruzával írt feljegyzés) tilos.
AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA
1. Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása
27. § (1) Nem kell iktatni vagy külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni: a) könyveket, tananyagokat,
d) nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat,
e) munkaügyi nyilvántartásokat,
f) bérszámfejtési iratokat,
g) nem szigorú számadású bizonylatokat,
h) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,
i) visszaérkezett tértivevényeket, és elektronikus visszaigazolásokat,
j) bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat.
(2) Az iktatást nem igénylő küldemények állapotát az iratkezelő rendszerben „nem iktatandó”-ra kell állítani.
(3) Nem kell érkeztetni, iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni:
b) reklámanyagokat, tájékoztatókat,
d) előfizetési felhívásokat, az árjegyzékeket.
2. Az iktatókönyv (tartalma, nyitása, zárása)
28. § (1) A Kormányhivatalnál az iktatás az e célra rendszeresített, évente megnyitott, tanúsított iratkezelő rendszer által vezérelt iktatókönyvben történik. Az iktatás a kormánymegbízott által meghatározott iktatóhelyeken történik. Az iratkezelésért felelős szervezeti egység az informatikai szakterülettel együttműködve gondoskodik a tárgyévi iktatókönyvek megnyitásáról. (2) Az iktatás során az iktatókönyvben az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni:
b) az iktatás időpontját,
c) a beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítót,
d) a küldő azonosító adatait,
e) a címzett azonosító adatait,
f) a hivatkozási számot (idegen szám),
g) a mellékletek számát, típusát (papír alapú, elektronikus),
h) az ügyintézésért felelős szervezeti egység megnevezését,
k) az elő- és utóiratok iktatószámát,
l) kezelési feljegyzéseket,
m) az intézés határidejét, módját és elintézés időpontját,
n) az expediálás módját, időpontját,
o) az irattári tételszámot,
p) az irattárba helyezés tényét és időpontját,
q) az adathordozó típusát, fajtáját (papír alapú, elektronikus).
(3) Az elektronikus iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után a vonatkozó előírások szerint le kell zárni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben ne lehessen több iratot iktatni.
Az iktatási adatbázis éves biztonsági mentésére az utolsó irat iktatását követően intézkedni kell.
A zárás részeként el kell készíteni az elektronikus iktatókönyv hiteles másolatát, amelyet lezárás után ki kell nyomtatni. A kinyomtatott példányt le kell zárni és hitelesíteni kell, valamint gondoskodni kell a főnyilvántartó könyvbe történő felvezetésről.
(4) Az iktatókönyv lezárását követő év januárjában az iratkezelésért felelős szervezeti egység az informatikai szakterülettel együttműködve gondoskodik:
a) az elektronikus érkeztetőkönyv adatállományának,
b) az elektronikus iktatókönyvek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, a naplózás információi) és
c) az elektronikus dokumentumok
lezárt, időbélyegzővel ellátott archiválásáról és a biztonsági másolat elektronikus adathordozón, tűzbiztos helyen történő tárolásáról. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni és azok későbbi olvashatóságát biztosítani kell.
(5) A biztonsági másolatot az informatikai szakterületen kell tárolni, és biztosítani kell az elektronikus közszolgáltatás biztonságára vonatkozó jogszabályi rendelkezések maradéktalan érvényesülését.
(6) Az adathordozók olvashatósági vizsgálatát legalább 3 évente el kell végezni.
29. § (1) Az egy adategyüttesként kezelendő iktatószámot az alábbi szerkezetnek megfelelően kell képezni: iktatóhely azonosítók (római szám, betű,) szervezeti egység megkülönböztető jele (arab szám) főszám-alszám/évszám (arab szám). A főszám és alszám az elektronikus iktatórendszer által automatikusan képzett, folyamatos sorszám, az évszám az aktuális év négy számjegye. (2) Az iktatószámban szereplő szervezeti egység megkülönböztető jelének meghatározásáért, azok nyilvántartásáért az iratkezelés szakmai felügyeletét ellátó személy felelős, azzal, hogy annak képzési szabályait a 2. számú függelék tartalmazza. A nyilvántartási jegyzéket a szervezeti változások függvényében felül kell vizsgálni. (3) Egy iktatókönyvön belül a főszámokat és a hozzá tartozó alszámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendben az elektronikus iktatórendszer generálja.
(4) Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.
(5) Az iktatás minden év január 1-jén 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.
30. § (1) A Kormányhivatalhoz érkező, illetve ott keletkező iratokat – e Szabályzatban meghatározottak kivételével – ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani. (2) Az iratok iktatása az elektronikus iktatókönyvbe történő bejegyzéssel, és ezzel egyidejűleg az iktatóbélyegző lenyomatának az iraton való elhelyezésével, a bélyegző rovatainak kitöltésével történik. Ha a lenyomat elhelyezése helyhiány miatt nem lehetséges, az érkeztetés és az iktatás adatait az érkeztető és iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni.
(3) Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható. Az iktatószámot az irat mellékletére a „… számú melléklet a… iktatószámú irathoz” szövegezéssel is fel kell jegyezni. Több melléklet esetén, ha a mellékletek egyben tartása összefűzéssel megoldható, az iktatószám feljegyzését elegendő az összefűzött iratcsomó fedlapján elvégezni.
(4) Átirat nélkül, továbbítás céljából érkező okiratok (pl. jogsegélykérelem, hiteles fordítás, anyakönyvi kivonat, bírósági ítélet stb.) esetén fénymásolatot kell készíteni és az iktatóbélyegző lenyomatát a másolaton kell elhelyezni. Egyéb esetben az iratról készített másolatokat nem szabad iktatni, azonban a másolati példányokon fel kell tüntetni, hogy „másolat”.
(5) A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek, iktatásuk a főszám alszámaira történik.
(6) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:
a) az iktató szerv megnevezésének,
c) az irat iktatószámának,
feltüntetésére szolgáló rovatokat.
(7) Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, úgy azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket.
(8) Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell beiktatni. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a rövid határidős iratokat, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „azonnal”, illetve „sürgős” jelzéssel érkezett iratokat. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell és a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben rögzíteni kell.
(9) Az iratkezelő rendszerben rögzíteni kell az ügyirat tárgyát, melyet az adott irat tartalma határoz meg.
(10) Téves iktatás esetén meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át. Az iktatókönyvben a módosításokat tartalmuk megőrzésével, naplózás útján kell dokumentálni. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.
(11) Az iratkezelő rendszer biztosítja az iktatás során rögzített adatok különböző szempontok szerinti keresését. Az irathoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat lehet rendelni.
5. Az iratok átadása, továbbítása ügyintézésre
31. § Az ügyirat átadásakor, továbbításakor a kormánytisztviselő vagy kormányzati ügykezelő az átadókönyv, kézbesítőív rovatainak kitöltése után, az átvevő olvasható aláírásának és dátum bejegyzésének ellenében adja át az ügyiratokat.
32. § (1) A kiadmányozási jog gyakorlásának rendjét az SZMSZ-ben, valamint az önálló szervezeti egységek ügyrendjében foglaltak határozzák meg. (2) Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak az SZMSZ-ben meghatározott kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy írhat alá.
(3) A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző csak akkor használható, ha ezt az azonos ügyben kiadott iratok száma feltétlenül indokolja.
(4) Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a több példányban készített tervezetet egyetértése esetén az irattári példányon aláírásával és keltezéssel látja el. Az „s.k.” jelzés alkalmazása esetén az ügyintéző „a kiadmány hiteléül” záradékot a többi példányra rávezeti, hivatalos bélyegzővel ellátja és aláírja.
(5) Idegen nyelven készített kiadmány esetén a kiadmánytervezet készítője köteles gondoskodni a magyar nyelvű tartalmi kivonat elkészítéséről.
(6) A kiadmány külső szerv vagy személy részére – nem postai vagy elektronikus úton – történő továbbítására csak annak dokumentálása (kézbesítőkönyvben aláírással történő átadás, faxon történő továbbítás esetén a visszaigazolás irathoz kapcsolása) mellett kerülhet sor.
(7) Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügy elintézése egyszerre, egy kiadmányon történik, akkor a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. A kormányzati ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett számok alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.
(8) Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás.
(9) Jogszabály eltérő rendelkezésének hiányában az irat akkor hiteles kiadmány, ha
a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata szerepel,
b) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata szerepel,
c) a Kormányhivatal a közigazgatási felhasználásra vonatkozó követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látja el,
d) az Eket. tv.-ben meghatározottak szerint elektronikus közokiratnak minősül és az elküldését igazoló visszaigazolás rendelkezésre áll. (10) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő, ha
a) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata, vagy
b) a kiadmányozó névbélyegzőjének és a kiadmányozó Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata
(11) A Kormányhivatalban őrzött iratokról készített hiteles másolatot úgy kell elkészíteni, hogy a másolt irat valamennyi oldalán szerepel
a) „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” záradék,
b) a Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata,
c) az iratot őrző szervezeti egység vezetőjének vagy az általa kijelölt személynek az aláírása és
Amennyiben a több oldalból álló hiteles másolat elkészítése megoldható az iratok hitelesített egybefűzésével, abban az esetben az irat mindegyik számozott oldalának tartalmaznia kell az iktatószámot is. Az összefűzött dokumentum első oldalán a fentieken kívül fel kell tüntetni, hogy a dokumentum hány számozott oldalt tartalmaz.
Személyi azonosító nélkül kiadott okiratról készített hiteles másolat esetében a záradékon „Az eredetivel megegyező hiteles másolat” szerepel.
(12) A Kormányhivatal által készített hiteles kiadmányról a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendeletben foglaltak szerint lehet hiteles elektronikus másolatot készíteni. Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló minősített elektronikus aláírást kell alkalmazni. (13) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:
a) „Saját kezű felbontásra!”,
b) „Más szervnek nem adható át!”,
d) „Kivonat nem készíthető!”,
e) „Elolvasás után visszaküldendő!”,
f) „Zárt borítékban tárolandó!”,
g) „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi” küldemény stb.
(14) A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.
7. Az irat továbbítása, expediálása
33. § (1) Az ügyintéző köteles gondoskodni a kiadmány expediálásáról, a kiadmányt és az esetleges mellékleteit köteles kézbesítésre megfelelően előkészíteni. A kézbesítésért felelős személy csak teljes, hitelesen kiadmányozott, kiadói utasítással és – amennyiben van – melléklettel ellátott ügyiratot vehet át. (2) A kézbesítésért felelős személynek ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást és a mellékleteket csatolták-e.
(3) A küldeményeket az átvétel napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell továbbítani.
(4) Az iratokat a kézbesítésért felelős személyek továbbítják. A kézbesítésért felelős személy az irat átvétele után köteles
a) az iratot a címzettnek – az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül – továbbítani,
b) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,
c) az előadói íven és az irat irattári példányán az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.
(5) A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.
(6) Az iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell továbbítani. A küldeményeket elküldésre készen, borítékolva, becsomagolva, dokumentáltan kell átadni a továbbítást végző szervezeti egység részére. Tértivevényes feladás esetén a borítékhoz kell tűzni a kitöltött, a küldemény iktatószámát is tartalmazó tértivevényt.
(7) Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell rögzíteni.
(8) A boríték címoldalán fel kell tüntetni:
a) a küldő szervezeti egység megnevezését és címét,
b) az irat (iratok) iktatószámát,
c) a címzett megnevezését és címét,
d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket („s. k. felbontásra”, „sürgős”, „ajánlva”).
(9) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni:
a) személyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont, és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadmány irattári példányán, vagy a kézbesítőkönyvben,
c) külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően,
d) elektronikus úton történő kézbesítés esetén az elektronikus visszaigazolás biztosításával,
e) központi rendszeren történő továbbítás esetén a rendszer automatikusan tájékoztatja a címzettet az ügyintézés befejezéséről, a letöltési lehetőségekről, és hitelesen naplózza a letöltést.
(10) Ha a postára adott küldemények valamilyen okból – pl.: téves címzés miatt – visszaérkeznek, a küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül, dokumentáltan – az irathoz kell csatolni. A visszaérkezett tértivevényen a küldeményt átvevő személynek a visszaérkezés időpontját jól láthatóan fel kell tüntetnie, és azt olvasható aláírásával igazolni köteles. A kézbesített küldemények tértivevényeit – iktatás nélkül, az előadói íven dokumentáltan – az ügyirathoz kell szerelni és maradandó módon a kiküldött küldemény irattári példányához kell rögzíteni. A visszaérkezett tértivevényen az azt átvevő személynek a visszaérkezés időpontját jól láthatóan fel kell tüntetnie és azt olvasható aláírásával kell ellátnia.
(11) Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri. Az elektronikus tértivevényeket – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell mellékelni.
(12) Amennyiben a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapus regisztrációja megszűnik és ezáltal Ügyfélkapu-hozzáférésre nem lesz jogosult, vagy az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, a Kormányhivatal az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát postai úton köteles a címzett részére megküldeni.
(13) A Kormányhivatalon belül a belső felhasználásra készült iratok (pl. körlevelek) a vezetői aláírást követően elektronikus formában, szkennelt változatban a levelezőrendszeren keresztül is továbbíthatók. Körlevelek kiadása esetén az aláírt eredeti példányt a keletkeztető szervezeti egység ügyiratában kell kezelni, egy másodlati példányt a körlevél- nyilvántartást vezető szervezeti egységhez haladéktalanul meg kell küldeni.
AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, LEVÉLTÁRI ÁTADÁSA, SELEJTEZÉSE ÉS MEGSEMMISÍTÉSE
1. Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése
34. § (1) Határidő-nyilvántartásba kell helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbenső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé. Az iratot határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével lehet. Az engedély tényét az iraton fel kell tüntetni. (2) A határidőt az iratkezelő rendszer megfelelő mezőjében és az előadói íven a munkanap (adott esetben óra, perc) megjelölésével kell feltüntetni.
(3) A határidő-nyilvántartásért felelős személy az átvett határidőzött iratot köteles
a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt időpont és az iktatószám sorrendjében elhelyezni,
b) a határidő letelte napján – ha időközben másként nem intézkedtek – a határidő-nyilvántartásból kivezetni és az ügyintézőnek átadókönyvvel átadni.
(4) A határidő-nyilvántartásból történő kivételt, a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, illetve az iktatásért felelős személy az iktatókönyv megfelelő rovatába köteles feljegyezni.
35. § (1) A Kormányhivatalnál az iratok tárolása történhet a szervezeti egységek átmeneti irattárában vagy a Központi Irattárban. (2) Központi irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelemi rendelkezések mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni. A központi irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegőztetése és légcseréje megoldott, továbbá ha a tűzvédelmi követelményeknek megfelel, és a tárolást nem veszélyeztetik közművezetékek, valamint a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papír alapú iratok tárolásához az irattárban lehetőség szerint állandóan biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55–65%) és a 17–18 °C hőmérsékletet. Az iratok elhelyezésére a központi irattári helyiséget nyitott vagy zárt stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott fémből készített – állványokkal kell berendezni.
(3) A nem papír alapú iratok tárolását, az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. Az adatvesztés megakadályozása érdekében gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, központi archiválásáról.
3. Irattározás és az irat átmeneti irattárba helyezése
36. § (1) Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az előadói ív megfelelő rovatába az Irattári Terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az előadói ívben kell elhelyeznie. (2) Átmeneti irattárban kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.
(3) Átmeneti és Központi Irattárba helyezni csak teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes iratot együtt kezelve – lehet.
(4) A küldemény borítékját az ügyirathoz kell szerelni, ha
a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,
b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,
c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,
d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel.
(5) Az Átmeneti és Központi Irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
(6) A szervezeti egységek átmeneti irattárában kell őrizni a folyó és az azt megelőző két év iratait évkörök, irattári tételszámok, azon belül iktatószámok növekvő sorrendjében. Ettől eltérni csak az iratkezelés felügyeletét ellátó szervezeti egységgel folytatott egyeztetést követően lehet.
(7) Az irattárba helyezés alkalmával a kormányzati ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e, amennyiben hiányosságot észlel az iraton, köteles visszaadni az ügyintézőnek, aki köteles gondoskodni a kijavításról/pótlásról. Az irattárba helyezés során az iktatókönyv megfelelő rovatában fel kell tüntetni az irattárba helyezés időpontját.
(8) A Központi Irattárba lezárt évfolyamú ügyiratokat, azok iktatókönyvét és papír alapú segédkönyveit lehet elhelyezni. Az ügyiratokat átadás-átvételi jegyzőkönyvvel, vagy az iktatóprogramból előállított iratjegyzékkel kell a Központi Irattárnak átadni. A Központi Irattárba történő átadást az iktatókönyvben vagy az iratkezelő rendszerben is rögzíteni kell.
(9) Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az – átadó szervezeti egység vezetője, vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős kormánytisztviselő és a Központi Irattárat működtető szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt – „Irat átadás-átvételi jegyzőkönyvet”, amelynek melléklete a tételes iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példánya a Központi Irattáré, a másik az iratokat leadó szervezeti egységé, amelyet az Átmeneti Irattárban kell megőrizni.
(10) A hiányosan vagy félreérthetően kitöltött „Átadás-átvételi jegyzőkönyvet” és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős vezetőnek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a Központi Irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.
(11) Azokról az iratokról, amelyeket a szervezeti egység visszatart és az iktatókönyvből nincsenek kivezetve, „Hiányjegyzék”-et kell készíteni. A visszatartott iratokat azok későbbi leadása után a „Hiányjegyzék”-ből törölni kell és a „Központi Irattárba helyezve” megjegyzéssel kell ellátni.
4. A Központi Irattár működése, az iratok átadása a Központi Irattár részére
37. § (1) Az átmeneti irattárakat működtető szervezeti egységek az ügyiratokat – az e Szabályzatban meghatározott előírásoknak megfelelően – a Központi Irattárnak kötelesek átadni. a) tárolja és nyilvántartja a Kormányhivatal iratképző szervei által leadott iratokat,
b) az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet,
c) gondoskodik az iratok átmeneti vagy végleges kiadásáról,
d) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat dokumentáltan selejtezi,
e) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az illetékes levéltár részére történő átadásáról.
(3) A Központi Irattárba helyezés előtt az átadó szervezeti egység kormánytisztviselőjének az ügyiratból a munkapéldányokat, felesleges fénymásolatokat, jogszabályokat ki kell emelni és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni. A műanyag és fém kellékeket el kell távolítani.
(4) A Központi Irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, szervezeti egységek és évkörök szerint, irattári tételszámok (azon belül az iktatószámok) növekvő sorrendjében rendezve, iratkezelési segédleteikkel együtt, átadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező iratjegyzék kíséretében veszi át.
(5) A Központi Irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül. Tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári jelét és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári jelhez tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.
(6) Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is mindenkor biztosítani kell. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.
(7) Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a Központi Irattárban csak az Irattári Tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.
(8) Központi Irattárba átadásra kerülő elektronikus dokumentumokat archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
(9) A Központi Irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg. Így
a) a papír alapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni,
b) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papír alapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig),
c) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően.
(10) Az elektronikus iratok tárolását az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani.
5. Az irat átmeneti vagy végleges kiadása
38. § (1) A Kormányhivatal kormánytisztviselői az ügyrendben rögzített jogosultságok alapján az Átmeneti vagy Központi Irattárból hivatalos használatra kérhetnek ki iratokat. Az ügyiratok irattárból való kikérésének, kölcsönzésének oka lehet betekintés, másolatkészítés vagy szerelés céljából történő végleges csatolás. Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni. (2) Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iratkezelő rendszerben/iktatókönyvben is rögzíteni kell. Az irattár kezeléséért felelős kormányzati ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezetője írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik.
(3) A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni.
A kölcsönzési napló rovatai:
a) sorszám (évenként 1-gyel kezdődő, folyamatos),
d) iktatószám/tételszám/év,
f) a kiemelés ideje (év, hó, nap),
g) a kiemelést végző neve,
h) a kölcsönzés határideje (év, hó, nap),
i) a visszahelyezés ideje (év, hó, nap),
j) a visszahelyezést végző neve.
(4) A Központi Irattár iratot csak a készítő szervezeti egység vagy feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetőleg engedélyezi a betekintést. Ettől eltérően a betekintési és iratkölcsönzési jogosultságokat a szervezeti egységek vezetői az ügyrendben határozhatják meg.
(5) Ha más szervezeti egység iratát kérik ki a Központi Irattárból, illetőleg más szervezeti egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a Központi Irattárat működtető szervezeti egység vezetője adja meg.
(6) Elektronikus iratok esetében az arra jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a jogosult felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, úgy az irattár kezeléséért felelős személynek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.
(7) A Központi Irattár a levéltárnak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt a megkeresés szerint más irathoz szerelik.
6. Az iratok selejtezése, megsemmisítése
39. § (1) Az irattárba helyezett, lejárt megőrzési idejű iratokat a Kormányhivatal valamennyi irattárában (átmeneti, központi) az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében kell selejtezni. A selejtezési eljárások elrendeléséért a kormánymegbízott a felelős. (2) A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes Irattári Tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.
(3) Az átmeneti irattárak a Központi Irattár felügyeletével és közreműködésével végzik a selejtezést. A Központi Irattárban az iratselejtezést az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni. A selejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján kell végrehajtani. A nyilvántartásba vett iratok többlet példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni.
(4) A selejtezés során ellenőrizni kell
a) az iratok irattári tételszám, illetve megőrzési idő szerinti csoportosítását,
b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.
(5) Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az irattári hely szerinti szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, amelyeket iktatás után a levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése és két záradékolt példány visszaküldése végett. A selejtezési jegyzőkönyv kötelező és elengedhetetlen melléklete a 3 példányban elkészített selejtezési iratjegyzék.
A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:
a) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,
b) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,
c) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes készítőjét,
e) a selejtezendő iratanyag ügykörét,
f) a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát, tételszám szerinti terjedelmét (iratfolyóméterben),
g) az irattári tételszámot,
h) a selejtezésre kerülő irategyüttes terjedelmét (az iktatószámok tól–ig felsorolásával iratfolyóméterben),
i) a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,
j) a szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatát,
k) a megsemmisítés időpontját,
l) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.
(6) A selejtezés tényét és időpontját mind az irattári, mind az iktatási nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.
(7) A levéltár az iratok megsemmisítését – szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A levéltár selejtezési engedélyének birtokában a szervezeti egység vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről vagy az elszállításig történő elhelyezésről és biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy utólag ne lehessen a tartalmukat megállapítani vagy helyreállítani.
(8) A megsemmisítésre váró papír alapú adathordozókat zsákokban kell elhelyezni. A zsákokban más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy stb. elhelyezése tilos. A zsákokra a megsemmisítendő papír alapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.
(9) A Központi Irattárból kiselejtezett iratanyag megsemmisítésre való elszállítását a Központi Irattár kormányzati ügykezelői koordinálják.
(10) Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni és az adatbázisból úgy kell törölni, hogy helyreállításuk ne legyen lehetséges. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.
7. Az iratok levéltárba adása
40. § (1) A Kormányhivatal a nem selejtezhető iratait – a határidő nélkül őrzendők kivételével – 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel, a területileg illetékes levéltárnak adja át. A levéltár számára átadandó ügyiratokat a Kormányhivatal költségére, az Irattári Terv szerint, az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, az annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. (2) A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni, a visszatartott iratokat az irattárban elkülönítetten kell kezelni. A jegyzék tartalmazza a keltezés évét, az irattári tételszámot, az irat iktatószámát és az iratok tárgyát. A jegyzéket két példányban kell elkészíteni, amelyből egy példányt a levéltárnak kell átadni.
(3) Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.
(4) Az elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.
(5) Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iktatókönyvben és az iratkezelő rendszerben rögzíteni kell és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.
AZ ELEKTRONIKUS IRATKEZELÉS SPECIÁLIS SZABÁLYAI
1. A központi elektronikus szolgáltató rendszeren továbbított iratok kezelésének rendje
41. § (1) Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus érkeztetésére, iktatására e Szabályzatban meghatározottak szerint, a vonatkozó jogszabályi előírások teljesülése esetén kerülhet sor. (2) E Szabályzat rendelkezéseit a központi elektronikus szolgáltató rendszer (a továbbiakban: központi rendszer) igénybevételével megvalósított iratforgalom esetében e fejezet szerinti eltérésekkel kell alkalmazni.
(3) A Kormányhivatal kijelölt szervezeti egységeinek, kormánytisztviselőinek a központi rendszeren keresztül érkező elektronikus iratforgalom biztosítására Hivatali Kapu hozzáférési jogosultsággal kell rendelkezniük. A Hivatali Kapu létesítéséről, a Hivatali Kapu használatára feljogosítottak és kötelezettek körének kijelöléséről a kormánymegbízott gondoskodik.
(4) A Kormányhivatalon belüli felhasználók – a szervezet nevében eljárni jogosult személyek – regisztrációját a Kormányhivatal által a Hivatali Kapu kezelésére felhatalmazott képviselő végzi. A Hivatali Kapu kezelésére felhatalmazott képviselő a központi rendszer által biztosított regisztrációs felületen a Kormányhivatal képviseletére feljogosított személyek (hivatali célú Ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett kormányzati ügykezelők, kormánytisztviselők) nevét és az Ügyfélkapu-regisztrációnál megadott elektronikus levelezési címét rögzíti az ügyfélkapus hozzáférés egyértelmű hozzárendelése érdekében. A regisztráció eredményeként átadja a Hivatali Kapuhoz tartozó azonosítót és jelszót.
(5) A Kormányhivatal nevében történő eljárási jogosultság megszűnésekor a Hivatali Kapu kezelésére felhatalmazott képviselő törli a nyilvántartásból a korábban feljogosított személy azonosító adatait, illetve a hozzáférési jogosultságait.
(6) A Hivatali Kapu kezelésére felhatalmazott képviselő nyilvántartást vezet a Kormányhivatal képviseletében Hivatali Kapu igénybevételével eljárni jogosult személyekről. Ennek érdekében az adott szervezeti egység vezetője a Hivatali Kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársakat érintő változásokról (létesítés, módosítás, megszüntetés) írásbeli tájékoztatást ad a nyilvántartás vezetőjének. A nyilvántartás alapján tanúsítható, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni az adott szervezet nevében.
(7) A Hivatali Kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársak minden munkanapon kötelesek gondoskodni az értesítési tárhelyre érkezett üzenetek átvételéről és érkeztetéséről. Ennek keretében az iratkezelő rendszer érkeztető adatbázisában rögzítik a Hivatali Kapuból letöltött dokumentumokat. (Pl.: az elektronikus úton benyújtott hivatalos iratot, vagy a központi rendszerbe történő befogadás visszaigazolását.) A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársak – szükség esetén – gondoskodnak a befogadott dokumentumok papír alapra történő kinyomtatásáról.
(8) A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársnak a közigazgatási hatósági ügyben keletkezett iratok esetében kiadásra kerülő értesítést a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvényben, valamint a vonatkozó ágazati jogszabályokban meghatározottak szerint kell megküldenie. (9) Az értesítést és a megküldés igazolását az iratkezelő rendszer adatbázisban kell tárolni.
(10) Az irat papír alapon történő kiadmányozását, iktatását követően a Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatárs gondoskodik a kiadmányozott irattal azonos tartalmú, záradékkal kiegészített elektronikus dokumentum Hivatali Kapun történő továbbításáról. A záradék tartalma: „A kiadmányozó által nem elektronikusan aláírt dokumentummal megegyezik.” szöveg és a dátum.
(11) A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell
a) a kiadmányozott irat expediálásának,
b) az elektronikus dokumentumnak a Hivatali Kapun történő továbbítását igazoló információknak,
c) a kézbesítést igazoló elektronikus tértivevénynek,
d) a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatásnak
az iratkezelő rendszerben történő rögzítéséről.
(12) A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell
a) az elektronikusan kézbesített hivatalos irat,
b) a kézbesítéssel kapcsolatos elektronikus tértivevény, kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatás
papír alapú másolatának elkészítéséről, ügyiratban való elhelyezéséről.
(13) A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell a papír alapú kiadmány postai úton történő kézbesítéséről, ha
a) a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapus hozzáférési jogosultsága megszűnik,
b) a központi rendszer a hivatalos iratok elektronikus kézbesítésével kapcsolatos feladatait folyamatosan, legalább három napon keresztül nem tudja ellátni (üzemzavar),
d) jogszabály erről külön rendelkezik.
(14) Az e fejezetben foglaltak végrehajtását követően az ügyiratot a papír alapú iratok kezelésére vonatkozó előírások szerint kell kezelni.
2. Ügyiratok iktatási szabályai az iratkezelő rendszer üzemzavara esetén
42. § (1) Papír alapú iktatókönyvet (a továbbiakban: iktatókönyv) kell nyitni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az iratkezelő rendszerhez való hozzáférés 24 órát meghaladóan nem biztosított. (2) A „sürgős”, „azonnal” és „soron kívül” jelöléssel ellátott – bejövő, kimenő és belső iratforgalom lebonyolítására szolgáló – iratokat, az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyvbe kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja. Papír alapon kell iktatni a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az akadályoztatás meghaladja a 24 órát.
(3) A (2) bekezdés szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószámban „ÜZ” egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. Az „ÜZ” egyedi azonosító jelöléssel ellátott papír alapú iktatókönyvek beszerzéséről és nyilvántartásáról, valamint az ÜZ-iktatókönyvek, egyéb azonosítók nyilvántartásáról az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik, azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyv központi nyilvántartásba vételére az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik. (4) Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelő rendszerbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell. Amennyiben ismert az iratkezelő rendszerben rögzített iktatószám, azt az iktatás során minden esetben fel kell tüntetni a papír alapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.
(5) Az üzemzavar esetén használt papír alapú iktatókönyvben az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell az év végi zárást elvégezni, azzal, hogy a hitelesítést a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell elvégezni. A lap alját vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak üres tartalmú, de felvezetett iktatószámok. A lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni a zárás dátumát és az utolsó kiadott iktatószámot. Az iktatókönyv lezárását – a megnyitáshoz hasonlóan – a szervezeti egység vezetőjének, kormánytisztviselőjének vagy kormányzati ügykezelőjének aláírása és a hivatalos bélyegző lenyomata hitelesíti. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.
(6) A papír alapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni tilos! Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.
EGYÉB IRATKEZELÉSI RENDELKEZÉSEK
1. Hitelesítési eszközök nyilvántartása
43. § (1) A Kormányhivatal hivatalos hitelesítési eszközeiről, így az állami címerrel, sorszámmal és egyéb azonosítással ellátott bélyegzőkről, valamint a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról az iratkezelésért felelős szervezeti egység arra kijelölt kormánytisztviselője, kormányzati ügykezelője (a továbbiakban: bélyegző-nyilvántartó) nyilvántartást köteles vezetni. A Kormányhivatal a hivatali működés támogatása érdekében egyéb, nem hivatalos bélyegzőket is alkalmazhat (dátumbélyegző, névbélyegző stb.). (2) A bélyegző-nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia:
a) a bélyegző-nyilvántartás sorszáma,
b) a bélyegző lenyomata és a lenyomat szöveges leírása,
c) a kiadmányozó aláírásmintája,
d) az átvevő neve, munkaköre, szervezeti egységének megnevezése,
e) az átadás és átvétel időpontja,
f) az átadó és az átvevő aláírása.
A bélyegző-nyilvántartó könyvet az iratkezelésért felelős szervezeti egység vezetője aláírásával hitelesíti.
(3) A bélyegzők rendeltetésszerű használatáért a kiadmányozási jog gyakorlója a felelős. A bélyegzőkkel való esetlegesen felmerülő szabálytalanságot (elvesztés, gondatlan őrzés, visszaélés, mulasztás stb.) szabálytalansági eljárás keretében kell kivizsgálni, amelynek eredményéről a bélyegző-nyilvántartót és a bélyegző-nyilvántartó könyvet hitelesítő vezetőt tájékoztatni kell.
(4) A hivatalos, esetleges visszaélésre alkalmat adó bélyegzőt zárható helyen, illetéktelen személy hozzáférését kizárva kell tartani. A bélyegzőt napközben is úgy kell tárolni, hogy azokhoz illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá. A több személy által használt bélyegzőt használat után azonnal a kijelölt bélyegzőtárolási helyre kell visszahelyezni.
(5) Amennyiben a hivatalos bélyegző használatára jogosult személy távolléte miatt a munkaköri feladatainak átadása szükséges és a munkakört átvevő személy a feladatok ellátásához szükséges bélyegzőkkel nem rendelkezik, egyidejűleg biztosítani kell számára a bélyegzők használatát is.
(6) Új bélyegzőt az SZMSZ-ben meghatározott szervezeti egységtől, a bélyegző-nyilvántartó előzetes jóváhagyása után, írásban lehet megrendelni. A bélyegző-nyilvántartó a megrendelésre rávezeti, hogy a megrendelt bélyegző a központi bélyegző-nyilvántartás szerint melyik sorszámot kaphatja. Az SZMSZ-ben meghatározott szervezeti egység az elkészült bélyegzőt bevételezi és minden esetben átadja a bélyegző-nyilvántartó részére, aki nyilvántartásba vétel után kiadja a megrendelőnek.
(7) Az elhasználódott, elavult bélyegzők selejtezéséről és megsemmisítéséről a bélyegző-nyilvántartó intézkedik. A megsemmisítés előtt a hivatalos bélyegzőről lenyomatot kell készíteni, és azt a megsemmisítésről készített jegyzőkönyvvel együtt kell megőrizni. A selejtezés tényét a bélyegző nyilvántartásban is jelölni kell.
(8) A kormánymegbízott a belső ellenőrzés közreműködésével évente legalább egy alkalommal ellenőrzi a hitelesítési eszközök használati rendjét.
2. Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai
44. § (1) Sokszorosítani kizárólag a hivatali feladatokkal összefüggő iratokat, anyagokat lehet. A hivatali munkával össze nem függő, a hivatalon kívül végzett oktatási vagy tudományos tevékenységgel kapcsolatos anyag sokszorosítását a munkáltatói jog gyakorlására jogosult vezető engedélyezheti. (2) A másoló- és sokszorosítógépet a szervezeti egység vezetője által megbízott személy kezeli. Ha a vezető a gép kezelésével nem bíz meg külön személyt, akkor a sokszorosítást minden kormánytisztviselő, kormányzati ügykezelő és munkavállaló maga végzi.
(3) A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.
3. Megszűnő szervezeti egység iratainak kezelése
45. § (1) A szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében kell átadni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység). (2) Amennyiben a megszűnő szervezeti egység önálló iktatókönyvvel rendelkezett, az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott, folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és az iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell jegyezni.
(3) Ha a megszűnő és az átvevő szervezeti egység egy iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet mint felelőst rögzíteni kell és az átvevő szervezeti egység számára hozzáférést kell biztosítani.
(4) Amennyiben a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan kell megosztani. Ha ez valamely oknál fogva nem lehetséges, az iratanyagot a Központi Irattárba kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni.
(5) Ha a megszűnő szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a Központi Irattárban kell elhelyezni. A megszűnő szervezeti egység papír alapú, lezárt iktatókönyvét a Központi Irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni.
(6) A megszűnő szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.
4. Munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések
46. § Az iratkezelési folyamat valamennyi szereplőjét (szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, kormánytisztviselő, kormányzati ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal – nyilvántartások alapján – tételesen el kell számoltatni. Az elszámolás eredményéről átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni. Az elszámoltatással érintett kormánytisztviselők, kormányzati ügykezelők és munkavállalók a kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő, munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés időtartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.
47. § Az e Szabályzatban foglaltakat az egységes informatikai támogatottság kialakításáig, a helyi sajátosságoknak megfelelően, vegyes iktatási rendszer működtetése esetén is alkalmazni kell. 1. sz. függelék a fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzatához
1. Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a feladat- és hatáskörhöz igazodó rendszerezésben sorolja fel. Meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok körét, vagy a levéltárba adás kötelezettségét és határidejét.
3. Az iratképző szerv vagy szervezeti egység ügykörének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység az irattári tétel, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak.
4. Az iratnak az Irattári Tervben tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szempontjából meghatározó, több részből álló teljes kódja az irattári tételszám, melynek része: ágazati betűjel, a tétel sorszáma, továbbá számkód, mely kifejezi az irattári őrzési időt (ami tartalmazza a selejtezési idő és a levéltári átadás idejét).
5. Az irattári tételszám 6 karakterű. Az 1. karakter az ágazati betűjel, amely meghatározza az irat keletkezésének rendszerbeli elhelyezkedést:
Különös rész = B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, R, S, T.
B Megyei Kormányhivatal Törzshivatala
C Megyei Kormányhivatal Szociális és Gyámhivatala
D Megyei Kormányhivatal Építésügyi Hivatala
E Megyei Kormányhivatal Igazságügyi Szolgálata
F Megyei Kormányhivatal Növény- és Talajvédelmi Igazgatósága
G Megyei Kormányhivatal Erdészeti Igazgatóság
H Megyei Kormányhivatal Földművelésügyi Igazgatósága
I Megyei Kormányhivatal Élelmiszerlánc-biztonsági és Állat-egészségügyi Igazgatóság
J Megyei Kormányhivatal Földhivatala
K Megyei Kormányhivatal Egészségbiztosítási Pénztári Szakigazgatási Szerve
L Megyei Kormányhivatal Nyugdíjbiztosítási Igazgatóság
M Megyei Kormányhivatal Munkaügyi Központja
N Megyei Kormányhivatal Munkavédelmi és Munkaügyi Szakigazgatási Szerve
O Megyei Kormányhivatal Fogyasztóvédelmi Felügyelősége
P Megyei Kormányhivatal Kulturális Örökségvédelmi Iroda
R Megyei Kormányhivatal Népegészségügyi Szakigazgatási Szerve
S Megyei Kormányhivatal Mérésügyi és Műszaki Biztonsági Hatóság
T Megyei Kormányhivatal Közlekedési Felügyelősége
A 2., 3., 4. karakter képezi a sorszámot: az irattári tételszám sorszámát (amely 001–999-ig adható).
Az 5. karakter a selejtezési idő kódja, amely meghatározza a selejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, illetve amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket. A nem selejtezhető, határidő nélkül őrizendő tételek az irattárban maradó iratok köre.
A selejtezési idő kódjai:
|
|
0 |
nem selejtezhető |
|
|
1 |
1 év |
|
|
2 |
3 év |
|
|
3 |
5 év |
|
|
4 |
10 év |
|
|
5 |
15 év |
|
|
6 |
25 év |
|
|
7 |
50 év |
|
|
8 |
75 év |
A 6. karakter a levéltári átadásra kötelezett iratok körét mutatja meg.
|
|
0 |
nem kell átadni levéltárnak |
|
|
1 |
15 év |
A táblázatban előforduló rövidítés, jelek:
|
|
HN határidő nélkül őrzendő |
|
|
MV mintavétel |
|
|
– levéltári engedély után megsemmisíthető |
|
Tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltárba adás ideje (év) |
|
A |
001 |
01 |
Ügyrendek |
Nem
selejtezhető |
15 |
|
E |
009 |
50 |
Pártfogó felügyelői ügyekhez nyilvántartó lap |
15 |
MV |
|
A |
123 |
70 |
Foglalkoztatással összefüggő ügyek |
50 |
- |
|
A |
031 |
00 |
Selejtezési jegyzőkönyvek |
Nem
selejtezhető |
HN |
ÁLTALÁNOS RÉSZ |
Tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő
év |
Levéltárba adás
ideje év |
Általános iratok |
A |
001 |
01 |
Ügyrendek |
Nem
selejtezhető |
15 |
A |
002 |
01 |
Szabályzatok, utasítások, közlemények, beszámolók |
Nem
selejtezhető |
15 |
A |
003 |
01 |
Munkatervek, intézkedési tervek, ellenőrzési munkatervek, beszámolók, vezetői megbeszélések |
Nem
selejtezhető |
15 |
A |
004 |
01 |
Közjogi szervezetszabályozó eszközök (irányelvek, tájékoztatók) |
Nem
selejtezhető |
15 |
A |
005 |
40 |
Szakmai tájékoztatók, belső statisztikák, vélemények, konferenciák iratai |
10 |
- |
A |
006 |
10 |
Körlevelek (nem szakmai), tájékoztatók |
1 |
- |
A |
007 |
10 |
Jogszabálytervezetek véleményezése |
1 |
- |
A |
008 |
50 |
Nemzetközi szakmai ügyek |
15 |
- |
A |
009 |
01 |
Statisztikai jelentések, elemzések |
Nem selejtezhető |
15 |
A |
010 |
01 |
Külső szervek és felügyeleti szervek ellenőrzési dokumentációja, jelentései |
Nem selejtezhető |
15 |
A |
011 |
50 |
Belső ellenőrzési dokumentációk, jelentések |
15 |
- |
A |
012 |
50 |
Megállapodások, szerződések |
15 |
- |
A |
013 |
50 |
Tűzvédelemmel kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
A |
014 |
50 |
Katasztrófavédelmi intézkedések |
15 |
- |
A |
015 |
50 |
Honvédelemmel és polgári védelemmel kapcsolatos intézkedések |
15 |
- |
A |
016 |
50 |
Munkavédelemmel kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
A |
017 |
50 |
Rendészeti ügyek |
15 |
- |
A |
018 |
40 |
Monitoring vizsgálat |
10 |
- |
A |
019 |
40 |
Minőségirányítás |
10 |
- |
A |
020 |
40 |
Közigazgatási szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
A |
021 |
50 |
Panaszügyek |
15 |
MV |
A |
022 |
40 |
Adatvédelem |
10 |
- |
A |
023 |
20 |
Közérdekű bejelentések, javaslatok |
3 |
- |
A |
024 |
20 |
Közérdekű adat megismerésére irányuló kérelem |
3 |
- |
A |
025 |
20 |
Személyes adat megismerésére irányuló kérelem |
3 |
- |
A |
026 |
10 |
Érdeklődő, tájékoztató levelek |
1 |
- |
A |
027 |
00 |
Bélyegző-nyilvántartás |
Nem selejtezhető |
HN |
A |
028 |
01 |
Iktatókönyvek, főnyilvántartókönyvek |
Nem selejtezhető |
15 |
A |
029 |
00 |
Selejtezési jegyzőkönyvek |
Nem selejtezhető |
HN |
A |
030 |
30 |
Iratkezelési segédletek |
5 |
- |
A |
031 |
10 |
Sajtótevékenység – média kapcsolattartás, tájékoztatások |
1 |
- |
A |
032 |
30 |
Véleményezések (utasítás, szabályzat) |
5 |
- |
A |
033 |
10 |
Belső egyéb levelezés (igénylések, tájékoztatások stb.) |
1 |
- |
A |
034 |
10 |
Általános levelezés külső partnerrel |
1 |
- |
A |
035 |
50 |
Peres ügyek |
15 |
- |
A |
036 |
40 |
Laboratóriumok működésével kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
A |
037 |
30 |
Szabálysértési és büntetőügyek |
5 |
- |
A |
038 |
40 |
Vagyonkezeléssel kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
A |
039 |
30 |
FEUVE anyagok |
5 |
- |
A |
040 |
10 |
Honlappal kapcsolatos ügyek |
1 |
- |
A |
041 |
50 |
Elektronikus aláírással összefüggő ügyek |
15 |
- |
A |
042 |
20 |
Riasztási, berendelési tervek |
3 |
- |
A |
043 |
01 |
Közbeszerzési ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
A |
044 |
20 |
Egyéb panaszügyek |
3 |
- |
A |
045 |
30 |
Törvényességi felügyeleti eljárással kapcsolatos ügyek |
5 |
- |
A |
046 |
10 |
Téves címzés vagy helytelen kézbesítés miatt nem beazonosítható levelek (a feladó nem állapítható meg) |
1 |
- |
A |
047 |
50 |
Végrehajtási ügyek |
15 |
- |
Humánpolitikai iratok |
A |
100 |
70 |
Kormány-tisztviselői, kormányzati ügykezelői jogviszonnyal kapcsolatos ügyek |
50 |
- |
A |
101 |
30 |
Jutalmak, kitüntetések, javaslatok |
5 |
- |
A |
102 |
40 |
Megbízási szerződések |
10 |
- |
A |
103 |
50 |
Vezetői munkakör átadás-átvétellel kapcsolatos jegyzőkönyvek |
15 |
- |
A |
104 |
30 |
Munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvek |
5 |
- |
A |
105 |
20 |
Létszám- és bérgazdálkodás tervei, statisztikai jelentései |
3 |
- |
A |
106 |
30 |
Fegyelmi ügyek |
5 |
- |
A |
107 |
40 |
Szabadság-nyilvántartás |
10 |
- |
A |
108 |
20 |
Utazási igazolványok igénylésével, érvényesítésével kapcsolatos iratok |
3 |
- |
A |
109 |
50 |
Munkáltatói lakáskölcsön ügyek |
15 |
- |
A |
110 |
30 |
Oktatás, továbbképzés, konzultáció és képzési ügyek |
5 |
- |
A |
111 |
70 |
Mellékfoglalkozás, másodállás, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony engedélyezésével kapcsolatos ügyek |
50 |
- |
A |
112 |
20 |
Üdülési ügyek |
3 |
- |
A |
113 |
30 |
Foglalkozás-egészségügyhöz kapcsolódó ügyek |
5 |
- |
A |
114 |
20 |
Humánpolitikával kapcsolatos egyéb ügyek |
3 |
- |
A |
115 |
30 |
Tanulmányi szerződések |
5 |
- |
A |
116 |
30 |
Pályázatok |
5 |
- |
A |
117 |
10 |
Ösztöndíjas foglalkoztatással kapcsolatos ügyek |
1 |
- |
A |
118 |
30 |
Cafeteria-juttatás |
5 |
- |
A |
119 |
20 |
Szociális Bizottság ügyei |
3 |
- |
A |
120 |
30 |
Kártérítési ügyek |
5 |
- |
A |
121 |
30 |
Hatósági igazolvánnyal, belépőkkel kapcsolatos ügyek |
5 |
- |
A |
122 |
70 |
Foglalkoztatással összefüggő ügyek |
50 |
- |
A |
123 |
30 |
Közszolgálati jogvita |
5 |
- |
A |
124 |
30 |
Egyenlő bánásmód, esélyegyenlőség |
5 |
- |
A |
125 |
50 |
Illetményekkel kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
A |
126 |
50 |
Magyar Államkincstárral kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
A |
127 |
70 |
Megbízás helyettesítésre, kirendelésre |
50 |
- |
A |
128 |
30 |
KÖZIGTAD jelentések és ezzel összefüggő iratok |
5 |
- |
Gazdálkodási iratok |
A |
200 |
01 |
Költségvetések és beszámolók |
Nem selejtezhető |
15 |
A |
201 |
40 |
Pénzügyi-számviteli jelentések, adóelszámolási ügyek |
10 |
- |
A |
202 |
40 |
Kincstári pénzforgalom bizonylatai |
10 |
- |
A |
203 |
30 |
Pénzügyi-számviteli jelentések, adóelszámolás iratai stb. |
5 |
- |
A |
204 |
40 |
Házipénztári okmányok és bizonylatok |
10 |
- |
A |
205 |
40 |
Könyvelési okmányok és bizonylatok |
10 |
- |
A |
206 |
40 |
Pénzkezeléssel kapcsolatos szigorú számadású nyomtatványok, tőpéldányok |
10 |
- |
A |
207 |
40 |
Rovancsolási jegyzőkönyvek |
10 |
- |
A |
208 |
20 |
Pénzügyi-számviteli szakterület általános levelezései |
3 |
- |
A |
209 |
40 |
Tárgyi eszköznyilvántartási, leltározási és selejtezési ügyek |
10 |
- |
A |
210 |
40 |
Fejezeti kezelésű előirányzatok, célelőirányzatok felhasználása és elszámolása |
10 |
- |
A |
211 |
70 |
Társadalombiztosítási és nyugdíjpénztári ügyek |
50 |
- |
A |
212 |
01 |
Éves bérstatisztikai adatszolgáltatás iratai |
Nem selejtezhető |
15 |
A |
213 |
30 |
Követelésekkel, kötelezettségekkel kapcsolatos pénzügyi levelezések |
5 |
- |
A |
214 |
40 |
Számlarendek |
10 |
- |
A |
215 |
50 |
Költségvetési támogatási ügyek |
15 |
- |
A |
216 |
40 |
Főkönyvi kivonatok: naplók, számlalapok, évközi és év végi kivonatok |
10 |
- |
A |
217 |
00 |
Hozzáférési jogosultságok, ügyintézéshez kötődő adatszolgáltatás Kincstárnak |
Nem selejtezhető |
HN |
A |
218 |
40 |
GIRO utaláshoz kötődő levelezés |
10 |
- |
A |
219 |
30 |
Kincstári útmutatók és utasítások |
5 |
- |
A |
220 |
40 |
Az adó- és járulékbevallások, egyenlegközlők, folyószámla kivonatok anyagai |
10 |
- |
A |
221 |
40 |
Analitikus kivonatok: naplók, kartonok, évközi és év végi főkönyvvel egyező kivonatok |
10 |
- |
Üzemeltetési iratok |
A |
300 |
60 |
Beruházás, felújítás |
25 |
- |
A |
301 |
50 |
Egyéb, ingatlanokkal kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
A |
302 |
40 |
Nagy értékű egyéb tárgyi eszközök beszerzése |
10 |
- |
A |
303 |
50 |
Készletgazdálkodási ügyek |
15 |
- |
A |
304 |
40 |
Üzemeltetési, karbantartási és biztosítási szerződések |
10 |
- |
A |
305 |
30 |
Üzemeltetés havi jelentései |
5 |
- |
A |
306 |
10 |
Üzemeltetés általános levelezései |
1 |
- |
A |
307 |
30 |
Gépjármű üzemeltetés |
5 |
- |
A |
308 |
30 |
Egyéb beszerzéssel kapcsolatos iratok |
5 |
- |
A |
309 |
40 |
Raktározás bizonylatai |
10 |
- |
A |
310 |
40 |
Garanciális jogosultságok levelezései, anyagai |
10 |
- |
Jogi iratok |
A |
400 |
50 |
Polgári peres és nem peres eljárások |
15 |
- |
A |
401 |
50 |
Közigazgatási perek |
15 |
- |
0A |
402 |
50 |
Munkajogi peres és nem peres eljárások |
15 |
|
A |
403 |
30 |
Büntető feljelentéssel kapcsolatos iratok |
5 |
- |
A |
404 |
30 |
Végrehajtás, behajtás, felszámolás és biztosítási intézkedések kezdeményezésével kapcsolatos iratok |
5 |
- |
Informatikai iratok |
A |
500 |
30 |
Informatikai felmérések, tanulmányok, tervek |
5 |
- |
A |
501 |
50 |
Informatikai szerződéskötések, megállapodások, beszerzések |
15 |
|
A |
502 |
40 |
Informatikai rendszerek üzemeltetésével, adatvédelmi kérdésekkel kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
A |
503 |
30 |
Számítógépes programokhoz és dokumentációkhoz kapcsolódó levelezések |
5 |
- |
A |
504 |
30 |
Számítástechnikai és irodatechnikai eszközök üzemeltetési és kellékanyag iratai |
5 |
- |
A |
505 |
30 |
Kommunikációval kapcsolatos ügyek |
5 |
- |
A |
506 |
30 |
Informatikai Üzemeltetési szabályzat |
5 |
- |
A |
507 |
30 |
Informatikai biztonsággal kapcsolatos ügyek |
5 |
- |
A |
508 |
70 |
Jogosultságok nyilvántartása |
50 |
|
Ügyfélszolgálati iratok |
A |
600 |
30 |
Ügyfélszolgálatok működésével kapcsolatos dokumentációk (jelentések, felmérések, külső partner felé) |
5 |
- |
A |
601 |
10 |
Ügyfélforgalmi adatokkal kapcsolatos iratok |
1 |
- |
A |
602 |
10 |
Ügyfél elégedettség mérésével összefüggő iratok |
1 |
- |
Kapcsolattartás iratai |
A |
700 |
30 |
Társadalmi szervezetekkel való kapcsolattartás |
5 |
- |
A |
701 |
40 |
Érdek-képviseleti és érdekvédelmi szervezetekkel kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
A |
702 |
30 |
Adatszolgáltatás |
5 |
- |
A |
703 |
30 |
Képviselet, részvétel bizottságokban, testületekben |
5 |
- |
KÜLÖNÖS RÉSZ |
1. Megyei/Fővárosi Kormányhivatal Törzshivatala |
Tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő
év |
Levéltárba adás
ideje
év |
Adóigazgatás |
B |
001 |
40 |
Adók és adók módjára behajtandó köztartozásokkal kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
002 |
40 |
Helyi adókkal kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
003 |
40 |
Gépjárműadóval kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
004 |
40 |
Méltányossági ügyek (halasztás, részletfizetés, mérséklés, elengedés) |
10 |
- |
Szociális Igazgatás |
B |
020 |
40 |
Hadigondozottakkal kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
Környezet- és természetvédelem |
B |
030 |
50 |
Helyi környezet- és természetvédelmi ügyek |
15 |
- |
B |
031 |
50 |
Levegőtisztaság |
15 |
- |
B |
032 |
50 |
Zaj- és rezgésvédelem |
15 |
- |
B |
033 |
50 |
Talajterheléssel kapcsolatos bírság |
15 |
- |
Építésügyek |
B |
040 |
40 |
Építésügyi hatósági engedélyezési eljárás: építési engedély (egyszerűsített, módosított, összevont, integrált), építésbejelentés, bontási engedély és bontás bejelentés, fennmaradási engedély és építésügyi bírság, fennmaradási és továbbépítési engedély, használatbavételi engedély és bejelentés, névátírás, jogutódlás, engedély érvényességének meghosszabbítása |
10 |
- |
B |
041 |
01 |
Nemzetgazdasági szempontból kiemelt jelentőségű beruházások építésügyi hatósági engedélyezési és szakhatósági eljárása |
Nem selejtezhető |
15 |
B |
042 |
40 |
Településrendezési kötelezések és tilalmak |
10 |
- |
B |
043 |
00 |
Kártalanítási ügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
044 |
40 |
Építésügyi hatósági kötelezési ügyek |
10 |
- |
B |
045 |
00 |
Jogszabály által előírt építésügyi hatósági nyilvántartás |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
046 |
40 |
Felvonókkal és mozgólépcsőkkel kapcsolatos építésügyi hatósági eljárások |
10 |
- |
B |
047 |
01 |
Házszámmal kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
B |
048 |
40 |
Útépítési és közműfejlesztési hozzájárulás |
10 |
- |
B |
049 |
00 |
Útlejegyzések |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
050 |
50 |
Nemzetgazdasági szempontból kiemelt jelentőségű beruházással kapcsolatos kisajátítási tervek záradékolása |
15 |
- |
B |
051 |
40 |
Építésügyi hatósági bejelentési eljárás (építési, bontási, használatbavételi) |
10 |
- |
Kommunális ügyek |
B |
060 |
40 |
Víz-csatorna bekötéshez kapcsolódó ügyek |
10 |
- |
B |
061 |
40 |
Települési hulladékkal kapcsolatos kötelezési eljárás |
10 |
- |
B |
062 |
80 |
Hatósági víz, vezeték- és csatorna szolgalom |
75 |
- |
B |
063 |
80 |
Hulladékgazdálkodási bírság |
75 |
- |
Szakhatósági tevékenység |
B |
070 |
40 |
II. fokú építésügyi szakhatósági hozzájárulások |
10 |
- |
B |
071 |
40 |
II. fokú helyi környezetvédelmi szakhatósági hozzájárulások |
10 |
- |
B |
072 |
40 |
II. fokú vízügyi szakhatósági hozzájárulások |
10 |
- |
Közlekedési igazgatás |
B |
080 |
30 |
Járművezetésre jogosító okmányokkal kapcsolatos ügyek |
5 |
- |
B |
081 |
30 |
A járművek forgalomba helyezésével és forgalomban tartásával kapcsolatos ügyek |
5 |
- |
B |
082 |
30 |
Járművek forgalomból kivonásával kapcsolatos ügyek |
5 |
- |
B |
083 |
30 |
A közúti közlekedési nyilvántartással összefüggő adatkezelési feladatokkal kapcsolatos ügyek |
5 |
- |
Vízügyi igazgatás |
B |
090 |
40 |
Víziállásokkal kapcsolatos engedélyezési ügyek |
10 |
- |
B |
091 |
30 |
Felszíni csapadékvíz-elvezetéshez kapcsolódó eljárások |
5 |
- |
B |
092 |
30 |
Szikkasztó létesítéséhez és megszüntetéséhez kapcsolódó eljárások |
5 |
- |
B |
093 |
40 |
Kútengedélyezési ügyek |
10 |
- |
Általános igazgatás |
B |
100 |
00 |
Anyakönyvezéssel kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
101 |
00 |
Alapbejegyzés és utólagos bejegyzés elrendelése anyakönyvbe |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
102 |
20 |
Anyakönyvi kivonat beszerzése, továbbítása |
3 |
- |
B |
103 |
00 |
Külföldi okiratok alapján anyakönyvi bejegyzés elrendelése |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
104 |
00 |
Külföldi állampolgár által tett apai elismerő nyilatkozat |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
105 |
30 |
Külföldi állampolgárok anyakönyvi eseményeiről adatszolgáltatás |
5 |
- |
B |
106 |
00 |
Külföldi okiratok és tanúsítvány elbírálása, illetve tanúsítvány kiállítása házasságkötési ügyben |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
107 |
70 |
Helyettes anyakönyvvezetők kijelölésével kapcsolatos ügyek |
50 |
- |
B |
108 |
00 |
Felmentés nem magyar állampolgár házasságkötéséhez tanúsítvány bemutatása alól |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
109 |
30 |
ASZA (Anyakönyvi Szolgáltató Alrendszer) kártyák igénylésével, bevonásával kapcsolatos ügyek iratai |
5 |
- |
B |
110 |
30 |
Betekintés engedélyezése (anyakönyvbe, anyakönyvi iratba stb.) |
5 |
- |
B |
111 |
30 |
Okmányirodai működés szervezése, felügyelete |
5 |
- |
B |
112 |
40 |
Személyazonosító igazolvánnyal és lakcímigazolvánnyal kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
113 |
30 |
Személyi adat- és lakcímnyilvántartás iratai |
5 |
- |
B |
114 |
30 |
Okmányirodai számítógépes hálózattal kapcsolatos informatikai feladatok |
5 |
- |
B |
115 |
01 |
Választások (országgyűlési választás, népszavazás, népi kezdeményezés) lebonyolításával kapcsolatos iratok |
Nem selejtezhető |
15 |
B |
116 |
50 |
Informatikai feladatok ellátása: személyi adat- és lakcímnyilvántartás, népszavazás, választás, anyakönyvi informatikai ügyek |
15 |
- |
B |
117 |
00 |
Magyar-, diák-, pedagógus és oktatói igazolványok |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
118 |
30 |
Szakfordítói, illetve tolmácsigazolvány kiadásával kapcsolatos ügyek iratai |
5 |
- |
B |
119 |
80 |
Külföldi ingatlanszerzése |
75 |
- |
B |
120 |
40 |
Birtokvédelemmel kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
121 |
00 |
Kisajátítás |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
122 |
60 |
Kisajátítási szakértők névjegyzékbe vétele |
25 |
- |
B |
123 |
60 |
Hatósági közvetítők névjegyzékbe vétele |
25 |
- |
B |
124 |
00 |
Bányaszolgalmi jogi ügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
125 |
40 |
Szabálysértési méltányossági ügyek iratai |
10 |
- |
B |
126 |
30 |
Közterület-felügyelői intézkedéssel kapcsolatos panasz elbírálása |
5 |
- |
B |
127 |
30 |
Lakáscélú állami támogatással kapcsolatos ügyek |
5 |
- |
B |
128 |
30 |
Ügyfélszolgálati iroda működésével kapcsolatos iratok |
5 |
- |
B |
129 |
30 |
Szabálysértési ügyek |
5 |
- |
Ipari igazgatás |
B |
140 |
40 |
Telepengedélyezéssel és bejelentéssel kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
141 |
40 |
Temetkezési szolgáltatások engedélyezése |
10 |
- |
B |
142 |
40 |
Egyéni vállalkozói igazolvány kiadásával kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
Kereskedelmi igazgatás, idegenforgalom |
B |
150 |
30 |
Szálláshelyekkel kapcsolatos iratok (engedélyezés, bejelentés, osztályba sorolás) |
5 |
- |
B |
151 |
40 |
Üzletek működésével, belkereskedelmi és szolgáltató tevékenység folytatásával kapcsolatos ügyek (engedélyezés, nyilvántartás vezetése, bezárás, bejelentés) |
10 |
- |
B |
152 |
40 |
Vásár és piac nyilvántartásba vételével kapcsolatos iratok |
10 |
- |
B |
153 |
30 |
Zenés, táncos rendezvények tartásának engedélyezése |
5 |
- |
Földművelésügy, állat- és növényegészségügyi igazgatás |
B |
160 |
30 |
Állattartáshoz, állatvédelemhez kapcsolódó ügyek iratai |
5 |
- |
B |
161 |
30 |
Erdészeti, fakivágási ügyek iratai (fásszárú növények védelmével kapcsolatos eljárások iratai) |
5 |
- |
B |
162 |
30 |
Növény-egészségügyi tevékenységhez kapcsolódó ügyek iratai |
5 |
- |
Rendkívüli feladatok |
B |
170 |
40 |
Vis maior eseményként bejelentett károk vizsgálata, felmérése |
10 |
- |
Törvényességi ellenőrzési és felügyeleti eljárással kapcsolatos ügyek |
B |
180 |
30 |
Helyi önkormányzatok (község, város, főváros és kerületei, valamint a megye önkormányzata) képviselő testületeinek jegyzőkönyvei, és azok mellékletei |
5 |
- |
B |
181 |
01 |
Kisebbségi önkormányzatok testületi üléseinek jegyzőkönyvei és azok mellékletei |
Nem selejtezhető |
15 |
B |
182 |
30 |
Részönkormányzati testületek üléseinek jegyzőkönyvei és azok mellékletei |
5 |
- |
B |
183 |
30 |
Bizottsági ülések jegyzőkönyvei és ezek mellékletei |
5 |
- |
B |
184 |
30 |
Polgármester átruházott hatáskörben hozott határozatai, intézkedései |
5 |
- |
B |
185 |
30 |
Társulások jegyzőkönyvei |
5 |
- |
B |
186 |
30 |
Többcélú kistérségi társulások jegyzőkönyvei |
5 |
- |
B |
187 |
30 |
Területfejlesztési tanácsok és társulások jegyzőkönyvei és azok mellékletei |
5 |
- |
B |
188 |
30 |
Társulási megállapodások |
5 |
- |
B |
189 |
30 |
Többcélú kistérségi társulások megállapodásai |
5 |
- |
B |
190 |
40 |
Körjegyzőségek létrehozásával, módosításával kapcsolatos iratok |
10 |
- |
B |
191 |
40 |
Törvényességi ellenőrzési, felügyeleti tevékenység során keletkező észrevételek, felhívások, bírósági keresetek, végrehajtás felfüggesztésének indítványozása, alkotmánybírósági indítványok, tisztségviselők felelősségre vonásának kezdeményezése |
10 |
- |
B |
192 |
30 |
Törvényességi ellenőrzési, felügyeleti tevékenység során keletkező, törvényességi észrevételnek nem minősülő intézkedések (pl. előzetes felhívások, ÁSZ ellenőrzés kezdeményezése, önhibájukon kívül hátrányos helyzetben lévő helyi önkormányzatok támogatásával kapcsolatos iratok, helyi önkormányzatok adósságrendezési eljárásával összefüggő iratok stb.) |
5 |
- |
B |
193 |
20 |
Törvényességi ellenőrzési, felügyeleti tevékenységgel kapcsolatban iratok, információk beszerzése |
3 |
- |
B |
194 |
01 |
Képviselő-testület feloszlásával, feloszlatásával összefüggő iratok |
Nem selejtezhető |
15 |
B |
195 |
30 |
Összeférhetetlenségi ügyek |
5 |
- |
B |
196 |
50 |
Polgármesteri munkakör átadás-átvétel iratai |
15 |
- |
B |
197 |
01 |
Területszervezés iratai (pl. várossá nyilvánítás, kistérségi lehatárolás, települések szétválása, egyesülése stb.) |
Nem selejtezhető |
15 |
B |
198 |
01 |
Kistérségek megállapítása, lehatárolása és megváltoztatása körében keletkezett iratok |
Nem selejtezhető |
15 |
B |
199 |
40 |
Állásfoglalás, szakmai vélemény kérése, önkormányzati rendelettervezetek, és egyéb előterjesztések véleményezése |
10 |
- |
Szervezési, koordinációs, ellenőrzési ügyek iratai |
B |
210 |
01 |
Megyei Államigazgatási Kollégium működésével kapcsolatos ügyek iratai |
Nem selejtezhető |
15 |
B |
211 |
30 |
A területi államigazgatási szervek vezetői megbízására, a megbízásuk visszavonására, kitüntetésükre, jutalmazásukra, fegyelmi felelősségre vonásukra irányuló javaslatokkal kapcsolatos iratok |
5 |
MV |
B |
212 |
40 |
A területi államigazgatási szervek döntéseivel, intézkedéseivel kapcsolatos tájékoztatás kérése, felügyeleti eljárás kezdeményezése, az illetékes miniszterhez fordulással kapcsolatos iratok |
10 |
MV |
B |
213 |
30 |
Informatikai tevékenység összehangolásával kapcsolatos iratok |
5 |
MV |
B |
214 |
30 |
Közigazgatás korszerűsítésével kapcsolatos ügyek |
5 |
MV |
B |
215 |
20 |
Egyes, máshová nem sorolt (pl. parlagfűirtás stb.) koordinációs feladatok végrehajtása |
3 |
- |
B |
216 |
30 |
Védelmi Bizottsággal kapcsolatos iratok (elemi csapás, rendkívüli hóakadállyal kapcsolatos védekezési és mentési intézkedések szervezése, irányítása stb.) |
5 |
- |
B |
217 |
20 |
Rendezvények szervezése (szakmai napok, konferenciák, munkaértekezletek) |
3 |
- |
B |
218 |
20 |
Ügyfélszolgálati tevékenység összehangolásával kapcsolatos iratok |
3 |
- |
B |
219 |
00 |
Máshová nem sorolt hatósági bizonyítványok, igazolványok, tanúsítvány kiadása |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
220 |
30 |
Iratkezelési Szabályzatok egyetértésével kapcsolatos ügyek |
5 |
- |
Képzéssel, továbbképzéssel kapcsolatos ügyek iratai |
B |
230 |
40 |
Képzési, továbbképzési tervek (éves, középtávú stb.) |
10 |
- |
B |
231 |
30 |
Máshová nem sorolt képzésre, továbbképzésre (ágazati képzések, továbbképzések, hivatal által akkreditált képzések, célelőirányzati támogatásban részesült képzések) jelentkezéssel kapcsolatos iratok |
5 |
- |
B |
232 |
00 |
Máshová nem sorolt képzések, továbbképzések vizsganyilvántartó könyve |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
233 |
20 |
Máshová nem sorolt, képzéssel, továbbképzésre jelentkezéssel kapcsolatos iratok |
3 |
- |
B |
234 |
50 |
EU finanszírozású képzések |
15 |
- |
B |
235 |
00 |
Közigazgatási szakvizsgára jelentkezéssel kapcsolatos iratok, a szakvizsga során keletkező írásbeli dolgozatok |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
236 |
00 |
Közigazgatási szakvizsga vizsganyilvántartó-könyv, jegyzőkönyv |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
237 |
30 |
Közigazgatási alapvizsgára jelentkezéssel, alapvizsga szervezésével kapcsolatos iratok, az alapvizsga során keletkező írásbeli dolgozatok |
5 |
- |
B |
238 |
00 |
Közigazgatási alapvizsga vizsganyilvántartó-könyv, jegyzőkönyv |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
239 |
00 |
Ügykezelői alapvizsgára jelentkezéssel, szervezésével kapcsolatos iratok, az ügykezelői alapvizsga során keletkező írásbeli dolgozatok |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
240 |
00 |
Ügykezelői alapvizsga vizsganyilvántartó-könyv, jegyzőkönyv |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
241 |
30 |
Hatósági közvetítői vizsgára jelentkezéssel, szervezésével kapcsolatos iratok |
5 |
- |
B |
242 |
00 |
Hatósági közvetítői vizsga vizsganyilvántartó-könyv, jegyzőkönyv |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
243 |
00 |
Alkotmányos alapismeretek vizsganyilvántartó-könyv |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
244 |
50 |
Alkotmányos alapismeretek vizsga egyéb iratai (jelentkezési lap, egyéb kérelem, értesítés, írásbeli dolgozat, jegyzőkönyv) |
15 |
- |
B |
245 |
00 |
Anyakönyvi szakvizsgára jelentkezéssel, szakvizsga szervezésével kapcsolatos iratok |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
246 |
00 |
Anyakönyvi szakvizsga vizsganyilvántartó-könyv, jegyzőkönyv |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
247 |
00 |
Építésügyi vizsgára jelentkezéssel, szervezésével kapcsolatos iratok |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
248 |
00 |
Építésügyi vizsga vizsganyilvántartó-könyv, jegyzőkönyv |
Nem selejtezhető |
HN |
Jogi ügyek |
B |
260 |
50 |
Közoktatás – általános képzés – területét érintő jogi ügyek |
15 |
- |
B |
261 |
01 |
Érettségi törvényességi ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
B |
262 |
01 |
Szakképzés területére vonatkozó jogi ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
B |
263 |
01 |
Szabálysértési ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
Oktatási igazgatás |
Ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek |
B |
270 |
40 |
Osztály- és csoportlétszám hatósági ellenőrzésével kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
271 |
40 |
A gyermek- és tanulói balesetvédelem hatósági ellenőrzésével kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
272 |
40 |
A tanulói óraterhelés hatósági ellenőrzésével kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
273 |
40 |
Az egyenlő bánásmód követelményei betartásának hatósági ellenőrzésével kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
274 |
40 |
Az alkalmazási feltételek meglétének hatósági ellenőrzésével kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
275 |
40 |
A minimális (kötelező) eszköz- és felszerelések meglétének hatósági ellenőrzésével kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
276 |
01 |
A kötelező tanügyi dokumentumok vezetésének és valódiságának hatósági ellenőrzésével kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
B |
277 |
40 |
A kötelező felvételre vonatkozó feladatok ellátására irányuló hatósági ellenőrzések iratai |
10 |
- |
B |
278 |
40 |
Az állami vizsgák megszervezésére, lebonyolítására irányuló hatósági ellenőrzéssel kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
279 |
40 |
Az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésének és nyilvánosságra hozatalának hatósági ellenőrzésével kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
280 |
40 |
Az oktatás ingyenességére, a tankönyvek és más tanulói felszerelések biztosítására irányuló hatósági ellenőrzéssel kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
281 |
40 |
Költségvetési támogatás-igénylés megalapozottságának hatósági ellenőrzésével kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
282 |
40 |
A szülői közérdekű igényérvényesítés alapján induló hatósági ellenőrzéssel kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
283 |
20 |
A kormányhivatal feladat- és hatáskörébe tartozó bejelentések, kérelmek, panaszok, javaslatok iratai |
3 |
- |
B |
284 |
01 |
Más hatóságok által kezdeményezett és egyedi megkeresésre indított hatósági ellenőrzések iratai |
Nem selejtezhető |
15 |
B |
285 |
01 |
Összefoglaló jelentések hatósági vizsgálatokról |
Nem selejtezhető |
15 |
B |
286 |
40 |
Egyéb hatósági ellenőrzéssel kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
287 |
40 |
Közoktatási intézmények szakmai ellenőrzésével kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
Szabálysértéssel kapcsolatos ügyek |
B |
300 |
50 |
Az iskolai végzettséget igazoló, illetőleg az államilag elismert szakképesítést tanúsító bizonyítványok kiállítására, nyilvántartására, tárolására vonatkozó előírások megszegésével kapcsolatban lefolytatott szabálysértési eljárás |
15 |
- |
B |
301 |
50 |
Az előírt engedély hiányában iskolai oktatást, kollégiumi nevelést folytatókkal szemben lefolytatott szabálysértési eljárás |
15 |
- |
B |
302 |
50 |
A tanuló, a szülő vagy a közoktatásról szóló törvény rendelkezései alapján létrehozott szervezet jogai gyakorlásának szándékos akadályoztatása tárgyában lefolytatott szabálysértési eljárás |
15 |
- |
B |
303 |
50 |
Jogosultág nélkül szakértői vélemény készítése tárgyában lefolytatott szabálysértési eljárás |
15 |
- |
B |
304 |
50 |
A szakvéleményben foglaltak szándékosan figyelmen kívül hagyása tárgyában lefolytatott szabálysértési eljárás |
15 |
- |
B |
305 |
50 |
A tanév rendjétől eltérően megszervezett iskolai oktatás tárgyában lefolytatott szabálysértési eljárás |
15 |
- |
B |
306 |
50 |
A tanítási hetek szervezésére, a tanítás nélküli pihenőnapok kiadására, az egy tanítási napon szervezhető tanítási órákra vonatkozó rendelkezések megszegése tárgyában lefolytatott szabálysértési eljárás |
15 |
- |
B |
307 |
50 |
A gyermek-, tanulóbalesetek megelőzésére vonatkozó előírások szándékos megszegése tárgyában lefolytatott szabálysértési eljárás |
15 |
- |
B |
308 |
50 |
Az állami vizsgák megszervezésekor a vizsgaszabályzatban meghatározottaktól történő szándékos eltérés tárgyában lefolytatott szabálysértési eljárás |
15 |
- |
B |
309 |
50 |
Az osztály, csoport szervezésére, létszámának meghatározására vonatkozó előírások megszegése tárgyában lefolytatott szabálysértési eljárás |
15 |
- |
B |
310 |
50 |
A jogszabályban meghatározott kötelező tanügyi okmányok hiánya tárgyában lefolytatott szabálysértési eljárás |
15 |
- |
B |
311 |
50 |
A közoktatásra vonatkozó rendelkezések szándékos megszegése következtében hátrányosan megkülönböztetett tanulók esetében lefolytatott szabálysértési eljárás |
15 |
- |
B |
312 |
30 |
Egyéb szabálysértési eljárással kapcsolatos ügyek |
5 |
- |
B |
313 |
50 |
Az állami vizsgák megszervezésekor a vizsgaszabályzatban meghatározottaktól történő szándékos eltérés tárgyában lefolytatott szabálysértési eljárás |
15 |
- |
B |
314 |
50 |
Az osztály, csoport szervezésére, létszámának meghatározására vonatkozó előírások megszegése tárgyában lefolytatott szabálysértési eljárás |
15 |
- |
B |
315 |
50 |
A jogszabályban meghatározott kötelező tanügyi okmányok hiánya tárgyában lefolytatott szabálysértési eljárás |
15 |
- |
B |
316 |
50 |
Egyéb szabálysértési eljárással kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
Érettségi vizsga szervezésével kapcsolatos ügyek |
B |
330 |
30 |
Az érettségi vizsga elnökeinek és közreműködőinek megbízásával kapcsolatos ügyek |
5 |
- |
B |
331 |
30 |
Középszintű és emelt szintű érettségi vizsgákról szóló jelentések, jegyzőkönyvek |
5 |
- |
B |
332 |
00 |
Az érettségi vizsgák törzslapjai |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
333 |
20 |
Érettségi vizsgák szervezéséhez kiadott útmutatók |
3 |
- |
B |
334 |
20 |
Érettségi vizsgákkal kapcsolatos munkaanyagok, előkészítések, határidős feladatokkal kapcsolatos iratok |
3 |
- |
B |
335 |
00 |
Érettségi írásbeli feladatlapok és azok javítási-értékelési útmutatói |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
336 |
10 |
A nyílttá vált feladatlapok és azok javítási útmutatóinak fel nem használható előzmény iratai |
1 |
- |
B |
337 |
20 |
Jelentkezési lapok, vizsgabehívók, vizsgaszervezéssel kapcsolatos levelezések iratai |
3 |
- |
B |
338 |
40 |
A kormányhivatal által működtetett vizsgabizottságok működésével kapcsolatos iratok |
10 |
- |
B |
339 |
00 |
Másodfokú döntéssel kapcsolatos iratok – a kormányhivatal által működtetett vizsgabizottság kivételével – az érettségi vizsga vizsgabizottságának döntése, intézkedése vagy intézkedésének elmulasztása ellen benyújtott törvényességi kérelem tárgyában |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
340 |
30 |
Egyéb érettségivel kapcsolatos ügyek |
5 |
- |
Országos mérés, értékelés, versenyek, és a középfokú felvételi eljárással, tanulmányok alatti vizsgáztatással kapcsolatos ügyek |
B |
360 |
01 |
Az Oktatási Hivatal által a kormányhivatal részére megküldött országos mérés, értékelés eredményeivel kapcsolatos dokumentumok |
Nem selejtezhető |
15 |
B |
361 |
01 |
Az országos mérés, értékelés eredménye szerint a minimum szint alatt teljesítő iskolák fenntartóinak intézkedési terv készítésére való felhívásával, jóváhagyásával, valamint a kormányhivatal által az intézkedési tervben foglaltak hatósági ellenőrzésével kapcsolatos anyagok |
Nem selejtezhető |
15 |
B |
362 |
20 |
Középfokú iskolák felvételi eljárásának központi írásbeli vizsgáival kapcsolatos iratok |
3 |
- |
B |
363 |
00 |
Középiskolai felvételi eljárással kapcsolatos egyéb iratok |
Nem selejtezhető |
HN |
B |
364 |
20 |
Országos versenyekkel kapcsolatos ügyek (kivéve OKTV-kel kapcsolatos ügyek) |
3 |
- |
B |
365 |
30 |
A tanulmányok alatti vizsgáztatás céljából a független vizsgabizottság működtetésével kapcsolatos ügyek |
5 |
- |
Szakképzéssel kapcsolatos ügyek |
B |
380 |
30 |
Az OKJ-ben szereplő szakképesítések esetén a szakmai vizsgák központi írásbeli tételeinek, központi gyakorlati feladatainak, valamint azok megoldásainak szétosztásában való közreműködéssel kapcsolatos iratok |
5 |
- |
B |
381 |
40 |
A regionális és megyei fejlesztési tanácsban képviselet ellátásával, valamint a tanács által kiírt pályázatok elbírálásának folyamatában való részvétellel kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
382 |
00 |
Másodfokú döntés meghozatalával kapcsolatos ügyek a szakmai vizsga vizsgabizottságának döntése, intézkedése vagy intézkedésének elmulasztása ellen benyújtott törvényességi kérelem tárgyában |
Nem selejtezhető |
HN |
Az ágazati irányítás keretébe tartozó együttműködéssel kapcsolatos ügyek |
B |
390 |
40 |
A kormányhivatal – az önkormányzati intézkedési terv, illetőleg a főváros, a megyék, a megyei jogú városok fejlesztési tervének a minisztérium számára történő – véleményezésével kapcsolatos ügyei |
10 |
- |
B |
391 |
40 |
A megyei (fővárosi) közoktatási alapítvány munkájában való képviselet-ellátásával kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
Elsőfokú hatósági döntések |
B |
400 |
40 |
Az óvodai felvétel, a tanulói jogviszony, a kollégiumi tagsági viszony létrejötte során az egyenlő bánásmód követelménye megsértésének megállapítása tárgyával kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
B |
401 |
01 |
Kötelező felvételt biztosító közoktatási intézménnyel nem rendelkező települések kötelező felvételt biztosító óvodájának, illetve iskolájának kijelölésével kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
B |
402 |
01 |
A nyolc évfolyamnál kevesebb évfolyammal működő általános iskola tovább működtetésének engedélyezésével kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
B |
403 |
01 |
Fenntartó kérésére a közoktatási intézmények osztályindítási tilalom alóli felmentéssel kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
B |
404 |
01 |
Az egyházi szervek egyoldalú nyilatkozattételéhez való hozzájárulás megadásával kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
Szomszédos államokban élő magyar diákokkal, pedagógusokkal kapcsolatos ügyek |
B |
410 |
30 |
A szomszédos államokban élő magyar diákok diákkedvezményével kapcsolatos ügyei |
5 |
- |
B |
411 |
30 |
A szomszédos államokban élő magyar pedagógusok és oktatók pedagógus- és oktatói kedvezményekkel kapcsolatos ügyei |
5 |
- |
B |
412 |
30 |
Nyugdíjas pedagógusok pedagógus igazolványával kapcsolatos ügyei |
5 |
- |
Közoktatási szakértő, vizsgabizottság elnökének személyére történő javaslattétellel kapcsolatos ügyek |
B |
420 |
50 |
Helyi önkormányzatok által fenntartott közoktatási intézmények átalakítása, megszüntetése során szakértő személyére tett javaslatokkal kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
B |
421 |
30 |
Távközlési eszköz útján történő oktatás esetében az osztályozó vizsga vizsgabizottság elnökének kijelölésével kapcsolatos ügyek |
5 |
- |
2. Megyei Kormányhivatal Szociális és Gyámhivatala |
Tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő
év |
Levéltárba adás
ideje év |
Szociális igazgatás |
C |
001 |
40 |
Szociális alap- és szakosított szolgáltatások működésének engedélyezése |
10 |
- |
C |
002 |
40 |
Szociális alap- és szakosított szolgáltatások működésének ellenőrzése (pl. falugondnok) |
10 |
- |
C |
003 |
30 |
Aktív korúak ellátása |
5 |
- |
C |
004 |
30 |
Közgyógyellátással kapcsolatos ügyek |
5 |
- |
C |
005 |
30 |
Időskorúak járadéka |
5 |
- |
C |
006 |
80 |
Ápolási díjjal kapcsolatos ügyek |
75 |
- |
C |
007 |
40 |
Súlyos mozgáskorlátozott személyek közlekedési kedvezményeivel kapcsolatban I. és II. fokon keletkezett iratok |
10 |
- |
C |
008 |
40 |
Lakáscélú kölcsönökből eredő adósságok rendezése |
10 |
- |
C |
009 |
80 |
Szociális foglalkoztatás engedélyezésével, ellenőrzésével, nyilvántartásával kapcsolatos ügyek |
75 |
- |
C |
010 |
20 |
Önkormányzati ellátási kötelezettségek figyelemmel kísérése |
3 |
- |
C |
011 |
20 |
Egészségügyi szolgáltatásra való jogosultsággal kapcsolatos ügyek |
3 |
- |
Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatás |
C |
020 |
30 |
Pénzbeli ellátások
a) rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény
b) kiegészítő gyermekvédelmi támogatás
c) rendkívüli gyermekvédelmi támogatás
d) óvodáztatási támogatás |
5 |
– |
C |
021 |
40 |
Pénzbeli ellátások
a) gyermektartásdíj megelőlegezése
b) otthonteremtési támogatás |
10 |
– |
C |
022 |
70 |
Gyermekvédelmi gondoskodás keretébe tartozó hatósági intézkedések
a) védelembe vétel
b) családba fogadás
c) ideiglenes hatályú elhelyezés
d) átmeneti nevelésbe vétel
e) tartós nevelésbe vétel
f) családi pótlék természetbeni formában történő nyújtása és az iskoláztatási támogatás folyósításának felfüggesztésére kirendelt eseti gondnok elszámolásának elfogadása |
50 |
– |
C |
023 |
70 |
Gyermekvédelmi gondoskodás keretébe tartozó hatósági intézkedések
a) nevelési felügyelet elrendelése
b) utógondozás elrendelése
c) utógondozói ellátás elrendelése |
50 |
– |
C |
024 |
30 |
Gyermekjóléti alapellátás és gyermekvédelmi szakellátás körébe tartozó intézményekkel kapcsolatos, máshová nem sorolt ügyek |
5 |
- |
C |
025 |
01 |
Gyermekjóléti alapellátás működésének engedélyezésével kapcsolatos ügyek (engedélyezés, módosítás, visszavonás), I. fokú gyermek átmeneti gondozása |
Nem selejtezhető |
15 |
C |
026 |
01 |
Gyermekvédelmi szakellátás működésével kapcsolatos ügyek (engedélyezés, módosítás, visszavonás) |
Nem selejtezhető |
15 |
C |
027 |
40 |
Állami és nem állami gyermekjóléti és gyermekvédelmi szolgáltatók tevékenységének ellenőrzése |
10 |
- |
C |
028 |
20 |
Helyi önkormányzat gyermekjóléti és gyermekvédelmi feladatok ellátásáról szóló éves értékelésével kapcsolatos iratok |
3 |
- |
C |
029 |
30 |
Önkormányzati ellátó rendszerek átalakítására vonatkozó javaslatok véleményezése |
5 |
- |
C |
030 |
01 |
Jogszabály által előírt nyilvántartások (pl. megyei gyámhivatal által engedélyezett gyermekvédelmi szolgáltatásokról, ellenőrzésekkel kapcsolatos döntésekről stb.) vezetése |
Nem selejtezhető |
15 |
C |
031 |
40 |
Hivatásos gondnok foglalkoztatására, adatváltozására vonatkozó bejelentési kötelezettség teljesítése a nyilvántartó szerv részére, hivatásos gondnoki feladatokat vállaló személy képzése, hivatásos gondnok továbbképzése szervezése, ezzel kapcsolatos adatszolgáltatás a nyilvántartó szerv részére |
10 |
- |
C |
032 |
40 |
Módszertani feladatokat ellátó intézmény kijelölésével kapcsolatos iratok |
10 |
- |
C |
033 |
30 |
Gyermek- és ifjúságvédelmi koordinátor tevékenységével kapcsolatos iratok |
5 |
- |
C |
034 |
00 |
Családi jogállás rendezése
a) teljes hatályú apai elismerő nyilatkozat
b) képzelt szülő
c) képzelt apa
d) peres ügyek
e) gyermek család- és utónevének megállapítása |
Nem selejtezhető |
HN |
C |
035 |
40 |
Szülői felügyelet, kapcsolattartás, kiskorú személyek vagyoni érdekvédelme |
10 |
- |
C |
036 |
70 |
Gyámsági, gondnoksági ügyek |
50 |
- |
C |
037 |
00 |
Kiskorú házasságkötése |
Nem selejtezhető |
HN |
C |
038 |
70 |
Gyermek végleges külföldre távozása, szülői ház elhagyása |
50 |
- |
C |
039 |
00 |
Örökbefogadással kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
C |
040 |
00 |
Nemzetközi vonatkozású gyámügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
C |
041 |
50 |
Jelzálogjog bejegyzésével, módosításával, törlésével kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
C |
042 |
60 |
Szülői jognyilatkozatok jóváhagyása, engedélyezése |
25 |
- |
C |
043 |
70 |
Számadási, vagyoni ügyek |
50 |
- |
C |
044 |
60 |
Örökbe fogadni szándékozók alkalmasságával kapcsolatos ügyek |
25 |
- |
C |
045 |
60 |
Örökbe fogadhatóvá nyilvánítással kapcsolatos ügyek |
25 |
- |
C |
046 |
30 |
Vérszerinti szülők adatainak megismerésével kapcsolatos ügyek |
5 |
- |
C |
047 |
60 |
Gyermekjóléti és gyermekvédelmi szolgáltatók külön jogszabály szerinti ellenőrzése |
25 |
- |
3. Megyei Kormányhivatal Építésügyi Hivatala |
Tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő
év |
Levéltárba adás
ideje év |
D |
001 |
40 |
Építésfelügyeleti ellenőrzés |
10 |
- |
D |
002 |
50 |
Építőipari kivitelezési tevékenységgel kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
D |
003 |
50 |
Építésfelügyeleti bírság |
15 |
- |
D |
004 |
00 |
Jogszabály által előírt építésfelügyeleti nyilvántartás |
Nem selejtezhető |
HN |
4. Megyei Kormányhivatal Igazságügyi Szolgálata |
Tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő
év |
Levéltárba adás
ideje év |
E |
001 |
60 |
Katasztrófavédelmi intézkedések |
25 |
- |
E |
002 |
60 |
A honvédelemmel és polgári védelemmel kapcsolatos intézkedések |
25 |
- |
E |
003 |
50 |
Ügyelosztási rend |
15 |
- |
E |
004 |
01 |
Pártfogó felügyelői ügyek nyilvántartókönyve |
Nem selejtezhető |
15 |
E |
005 |
50 |
Jogi segítségnyújtáshoz kapcsolódó ügyek |
15 |
- |
E |
006 |
50 |
Áldozatsegítéshez kapcsolódó ügyek |
15 |
- |
E |
007 |
41 |
Minden egyéb nyilvántartásba vett pártfogó felügyelői irat |
10 |
MV |
E |
008 |
40 |
Külföldre irányuló költségmentesség iránti továbbítási kérelem |
10 |
- |
E |
009 |
50 |
Pártfogó felügyelői ügyekhez nyilvántartó lap |
15 |
MV |
E |
010 |
01 |
Peren kívüli jogi segítségnyújtási ügyek nyilvántartó könyve |
Nem selejtezhető |
15 |
E |
011 |
01 |
Kárpótlási ügyek nyilvántartó könyvei |
Nem selejtezhető |
15 |
E |
012 |
40 |
Peres jogi segítségnyújtás iránti támogatási kérelem |
10 |
- |
E |
013 |
01 |
Peres jogi segítségnyújtási ügyek nyilvántartójával kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
E |
014 |
30 |
Minden egyéb nyilvántartásba vett, peren kívüli és peres jogi segítségnyújtási irat |
5 |
- |
E |
015 |
01 |
Áldozatsegítési ügyek nyilvántartó könyve |
Nem selejtezhető |
15 |
E |
016 |
40 |
Áldozatsegítési ügyben adott tájékoztatások iratai |
10 |
- |
E |
017 |
40 |
Közhatalmi szervek tájékoztatói, ezzel kapcsolatos felszólítások és levelezés |
10 |
- |
5. Megyei Kormányhivatal Növény- és Talajvédelmi Igazgatósága |
Tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő
év |
Levéltárba adás
ideje év |
F |
001 |
40 |
Növényegészségügy I. fokú hatósági ügyei, kiemelt ellenőrzések iratai |
10 |
- |
F |
002 |
40 |
Növény-egészségügyi felderítések |
10 |
- |
F |
003 |
00 |
Növényegészségügy nemzetközi és hazai jelentései és egyéb növényegészségüggyel kapcsolatos utasítások, adatszolgáltatások |
Nem selejtezhető |
HN |
F |
004 |
00 |
Zöldség-gyümölcs minőségellenőrzéssel kapcsolatos iratok, utasítások, adatszolgáltatások |
Nem selejtezhető |
HN |
F |
005 |
40 |
Zöldség-gyümölcs II. fokú hatósági ügyei |
10 |
- |
F |
006 |
40 |
Zöldség-gyümölcs I. fokú hatósági ügyei, kiemelt ellenőrzések iratai |
10 |
- |
F |
007 |
00 |
Talajvédelemmel összefüggő környezetvédelmi feladatok (NO3 direktíva, szennyvíz, szennyvíziszap) |
Nem selejtezhető |
HN |
F |
008 |
40 |
Talajvédelmi I. fokú szakhatósági eljárások |
10 |
- |
F |
009 |
00 |
Talajvédelmi szakhatósági közreműködés kiemelt beruházások engedélyezési eljárásaiban |
Nem selejtezhető |
HN |
F |
010 |
00 |
Talajvédelmi jelentések, utasítások, adatszolgáltatások, szakterületi ellenőrzések |
Nem selejtezhető |
HN |
F |
011 |
00 |
Talajvédelem, térképek, szakmai anyagok, Talajvédelmi monitoring- és információs rendszer (TIM) |
Nem selejtezhető |
HN |
F |
012 |
00 |
Növényvédelmi és élelmiszer-biztonsági jelentések (EU), utasítások, adatszolgáltatások, növényvédelmi hatósági és koordinációs tevékenység |
Nem selejtezhető |
HN |
F |
013 |
40 |
Növényvédelmi I. fokú ügyek (forgalmazás, raktározás, felhasználás, szermaradék), kiemelt ellenőrzések iratai |
10 |
- |
F |
014 |
40 |
Parlagfű eljárás II. fokú belterületi ügyei |
10 |
- |
F |
015 |
40 |
Parlagfű eljárás I. fokú külterületi ügyei |
10 |
- |
F |
016 |
40 |
Parlagfű eljárás I. fokú belterületi ügyei |
10 |
- |
F |
017 |
00 |
Növényvédő szerek párhuzamos behozatallal, kölcsönös elfogadásával kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
F |
018 |
00 |
Növényvédő szer hatóanyagok monográfiával és megfelelőségével kapcsolatos ügyei |
Nem selejtezhető |
HN |
F |
019 |
00 |
Növényvédő szerek engedélyezésével és felülvizsgálatával kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
F |
020 |
00 |
Termésnövelő anyagok engedélyezési ügyei |
Nem selejtezhető |
HN |
F |
021 |
00 |
Eseti engedélyekkel kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
F |
022 |
40 |
Kísérleti engedélyek, 120 napos engedélykérelmek- és címkén kívüli felhasználás engedélyezésével kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
F |
023 |
40 |
Hatósági növény-egészségügyi diagnosztikai vizsgálatok |
10 |
- |
F |
024 |
40 |
Pályázatok, szakmai együttműködések, szerződéskötések, megállapodások, egyéb labor ügyek |
10 |
- |
F |
025 |
40 |
Károsítók elleni védekezési kötelezettséggel kapcsolatos hatósági ügyek |
10 |
- |
F |
026 |
40 |
Növényvédő szerek, növényvédelmi hatású anyagok és termésnövelő anyagok biológiai hatásvizsgálata |
10 |
- |
F |
027 |
40 |
Növényegészségügy II. fokú hatósági ügyei |
10 |
- |
F |
028 |
00 |
Növényvédőszer forgalmazási, vásárlási és felhasználási engedély nyilvántartása |
Nem selejtezhető |
HN |
F |
029 |
40 |
Növényvédelmi előrejelzés |
10 |
- |
F |
030 |
40 |
Vizsgáló helyek minőségbiztosítással kapcsolatos ügyei (GEP, GLP) |
10 |
|
F |
031 |
00 |
Hazai és nemzetközi szervezetekkel, intézményekkel kapcsolatos szakmai ügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
F |
032 |
40 |
Károsító diagnosztikai laboratóriumi vizsgálatok (gyomirtás, állattan, növénykórtan, regulátor) |
10 |
- |
F |
033 |
40 |
Növényvédelmi szakhatósági eljárások (állásfoglalás, vélemény, hozzájárulás) |
10 |
- |
F |
034 |
40 |
Hatósági bizonyítványok, igazolások |
10 |
- |
F |
035 |
40 |
Talajvédelem I. fokú hatósági ügyei |
10 |
- |
F |
036 |
40 |
Talajvédelmi hatósági ellenőrzések, panaszbejelentési eljárások |
10 |
- |
F |
037 |
40 |
Nitrát adatszolgáltatás |
10 |
- |
F |
038 |
40 |
Kölcsönös megfeleltetés (KM) |
10 |
- |
F |
039 |
40 |
Szőlő, gyümölcs, szaporítóanyag ellenőrzése |
10 |
- |
F |
040 |
40 |
Erdészeti szaporítóanyag ellenőrzése |
10 |
- |
F |
041 |
40 |
AKG minimumkövetelmények ellenőrzéséhez kapcsolódó ügyek |
10 |
- |
F |
042 |
40 |
Növényvédelemmel összefüggő AKG, KM és ökológiai gazdálkodás ellenőrzése |
10 |
- |
6. Megyei Kormányhivatal Erdészeti Igazgatóság |
Tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő
év |
Levéltárba adás
ideje év |
G |
001 |
40 |
Erdőleltározási feladatok és szabályozási ügyek |
10 |
- |
G |
002 |
40 |
Erdővédelmi feladatok |
10 |
- |
G |
003 |
30 |
Regionális és körzeti erdőtervezés irányítási feladatai |
5 |
- |
G |
004 |
40 |
Regionális és körzeti erdőtervezés eljárási feladatai |
10 |
- |
G |
005 |
60 |
Regionális és körzeti erdőtervezés igazgatási feladatai |
25 |
- |
G |
006 |
30 |
Erdőfenntartási igazgatási feladatok |
5 |
- |
G |
007 |
40 |
Zöldövezeti tervezési feladatok |
10 |
- |
G |
008 |
30 |
Erdészeti nyilvántartási tájékoztatási feladatok |
5 |
- |
G |
009 |
50 |
Erdészeti nyilvántartással kapcsolatos fejlesztési projektek, adattári feladatok |
15 |
- |
G |
010 |
30 |
Erdészeti adattári szolgáltatási és üzemeltetési feladatok |
5 |
- |
G |
011 |
40 |
Térképészeti ügyek (fotográfiai, kartográfiai és térinformatikai feladatok) |
10 |
- |
G |
012 |
40 |
Erdőfelügyeleti koordinációs feladatok |
10 |
- |
G |
013 |
01 |
Területrendezési ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
G |
014 |
40 |
Szolgálati igazolványokkal, jelvényekkel, naplókkal kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
G |
015 |
60 |
Közösségi támogatási koordinációs feladatok |
25 |
- |
G |
016 |
40 |
Nemzeti támogatás ellenőrzési feladatok |
10 |
- |
G |
017 |
60 |
Közösségi támogatási ellenőrzési feladatok |
25 |
- |
G |
018 |
01 |
Éves összegző, elemzési és statisztikai feladatok |
Nem selejtezhető |
15 |
G |
019 |
40 |
Évközi elemzési és statisztikai feladatok |
10 |
- |
G |
020 |
50 |
Erdészeti irányítási rendszer fejlesztési feladatai |
15 |
- |
G |
021 |
50 |
Kutatás-fejlesztési feladatok |
15 |
- |
G |
022 |
40 |
Erdészeti szakmai továbbképzési feladatok |
10 |
- |
G |
023 |
30 |
Erdészeti ismeretterjesztési ügyek |
5 |
- |
G |
024 |
30 |
Általános szervezési irányítási és igazgatási ügyek |
5 |
- |
G |
025 |
01 |
Erdőgazdálkodók nyilvántartásával kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
G |
026 |
40 |
Regionális és térségfejlesztési feladatok |
10 |
- |
G |
027 |
50 |
Tervezést érintő hatósági ügyek |
15 |
- |
G |
028 |
01 |
Erdőtelepítés, fásítás, ültetvények hatósági ügyei |
Nem selejtezhető |
15 |
G |
029 |
40 |
Erdészeti szakszemélyzet nyilvántartásával kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
G |
030 |
40 |
Éves erdőgazdálkodási tervek bejelentése |
10 |
- |
G |
031 |
40 |
Egyéb hatósági ügyek |
10 |
- |
G |
032 |
40 |
Bírságok, behajtási ügyek |
10 |
- |
G |
033 |
50 |
Szakhatósági feladatok |
15 |
- |
7. Megyei Kormányhivatal Földművelésügyi Igazgatósága |
Tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő
év |
Levéltárba adás
ideje év |
H |
001 |
01 |
Vízi társulásokkal kapcsolatos alapiratok |
Nem selejtezhető |
15 |
H |
002 |
50 |
Vízkár elhárítási pályázatokkal kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
H |
003 |
30 |
Vízi társulasokkal kapcsolatos levelezés |
5 |
- |
H |
004 |
50 |
Termésbecsléssel kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
H |
005 |
50 |
Növénytermesztéssel kapcsolatos ügyek, pályázatok, támogatások |
15 |
- |
H |
006 |
50 |
Gyep- és legelőgazdálkodással kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
H |
007 |
00 |
Vadászati hatósági ügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
H |
008 |
00 |
Halászati hatósági ügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
H |
009 |
00 |
Földkiadással kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
H |
010 |
50 |
Falugazdász-hálózattal kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
H |
011 |
00 |
Szövetkezeti üzletrésszel kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
H |
012 |
00 |
Agrárfinanszírozással, hitelekkel kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
H |
013 |
01 |
Területfejlesztéssel, területrendezéssel kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
H |
014 |
40 |
Öntözés, meliorációval kapcsolatos ügyek |
10 |
- |
H |
015 |
50 |
Fiatal gazdák támogatása, gazdahitel, kibontakozási hitel, kedvezőtlen térségi hitel, családi gazdaságokkal kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
H |
016 |
50 |
Földművelésügyi hatósági ügyek |
15 |
- |
H |
017 |
01 |
1993–2004. V. 1-jéig odaítélt nemzeti támogatással megvalósuló agrárberuházások ügyintézése |
Nem selejtezhető |
15 |
H |
018 |
01 |
Őstermelőkkel kapcsolatos iratok, ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
H |
019 |
01 |
Dohánytermesztési ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
H |
020 |
01 |
MVH-MgSzH-Földművelésügyi Igazgatóság közötti ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
H |
021 |
01 |
Gázolaj jövedéki adó |
Nem selejtezhető |
15 |
H |
022 |
01 |
Birtokösszevonás |
Nem selejtezhető |
15 |
H |
023 |
50 |
Kábítószer előállítására alkalmas növényekkel kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
H |
024 |
50 |
Mezőőri, hegyőri szolgálattal kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
H |
025 |
00 |
UMVP intézkedési jogcímeihez kapcsolodó ügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
H |
026 |
30 |
Vízgazdálkodással kapcsolatos ügyek |
5 |
- |
H |
027 |
00 |
Bel- és árvízvédekezéssel kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
H |
028 |
00 |
Védelmi bizottságokkal és területi vízgazdálkodási tanáccsal kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
H |
029 |
50 |
Nemzeti kárenyhítéssel kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
H |
030 |
50 |
Mezőgazdasági káreseményekkel (elemi kár, vis maior) kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
H |
031 |
00 |
Katasztrófavédelmi ügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
H |
032 |
00 |
Szaktanácsadással kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
HN |
H |
033 |
40 |
Kertészeti termeléssel kapcsolatos ügyek, pályázatok, támogatások |
10 |
- |
H |
034 |
50 |
Hegyközségek törvényességi felügyeletével kapcsolatos ügyek |
15 |
- |
H |
035 |
01 |
Termelői szerveződésekkel (TCS, TÉSZ, BÉSZ), integrátorokkal kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
H |
036 |
01 |
Tagállami állampolgárok ingatlanszerzésével kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
H |
037 |
01 |
Terület alapú támogatással (egységes kérelemmel) kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
H |
038 |
01 |
Rendkívüli eseményekkel kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
H |
039 |
01 |
Pénzügyi lízinggel kapcsolatos ügyek |
Nem selejtezhető |
15 |
H |
040 |
01 |
MGSZH–Földművelésügyi Igazgatóság közötti szakmai irányításra vonatkozó |
Nem selejtezhető |
15 |
H |
041 |
40 |
Operatív jelentések, előterjesztések, ágazatra vonatkozó összefoglaló értékelések, tájékoztatások készítése, véleményezése |
10 |
- |
H |
042 |
30 |
Vadászati igazgatási ügyek |
5 |
- |
H |
043 |
30 |
Halászati igazgatási ügyek |
5 |
- |
