1/2012. (I. 6.) ÁSZ utasítás

1. § (1) Az Iratkezelési Szabályzat hatálya kiterjed az Állami Számvevőszék (a továbbiakban: ÁSZ) Szervezeti és Működési Szabályzatának 2. számú mellékletében jelölt szervezeti felépítés szerinti, alá- és fölérendeltségben működő szervezeteinél (a továbbiakban: egység) keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra, valamint az ÁSZ-szal közszolgálati jogviszonyban álló számvevőkre, köztisztviselőkre, ügykezelőkre és munkaviszonyban álló munkavállalókra (a továbbiakban: alkalmazott), továbbá a megbízási szerződéssel foglalkoztatottakra. Jelen Szabályzat rendelkezései ugyanakkor nem terjednek ki a minősített adat védelméről szóló törvény hatálya alá tartozó minősített iratokra, annak szabályait az ÁSZ-nál a minősített adat kezelésével, védelmével kapcsolatos szabályzat tartalmazza.

(2) Az Iratkezelési Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban, valamint a vonatkozó rendelkezésekben foglaltakat kell alkalmazni.

2. § Az Iratkezelési Szabályzat az iratok kezelésének folyamatát, azok nyilvántartását, iktatását, irattárba helyezését, levéltárba adását, selejtezését, megsemmisítését, valamint a központi rendszeren továbbított iratok (Hivatali Kapu) kezelésének rendjét szabályozza.

3. § (1) Az ÁSZ hivatali egységei az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el, egységesen használt elektronikus iktatórendszer támogatásával. Az egységek az iratkezelés egyes fázisait a vonatkozó ügyrendben foglaltak szerint önállóan végzik, a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása, továbbá a megszűnt hivatali egységek rendezett iratanyagának elhelyezése központilag egységesen a központi irattárban történik.

(2) Az ÁSZ egységeinél az iratkezelés – a minősített adatot tartalmazó iratok kivételével – Office GOV Ügykövetési, tanúsított iratkezelő rendszer (a továbbiakban: iratkezelési rendszer) használatával történik.

4. § (1) Az ÁSZ iratkezelésének szakmai irányítását és felügyeletét az Elnöki titkárság és igazgatási osztály vezetője látja el, aki e feladatkörében gondoskodik különösen

(2) Az iratkezelési rendszer informatikai feladatait az Informatikai eszközöket üzemeltető osztály vezetője az alkalmazás adminisztrátor által látja el, továbbá

(3) A fölérendelt egységek vezetői felelősséggel tartoznak az alárendeltségükbe tartozó egységek iratkezelésének szabályszerűségéért. E felelősségi körben kötelesek

(4) Valamennyi ügyintéző ügyfelelősként felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért.

(5) Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak különösen:

(6) Az ügykezelő feladatai az alábbiak:

5. § (1) Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket – az ÁSZ ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyeket is tartalmazó részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. A Magyar Országos Levéltár (a továbbiakban: MOL) egyetértésével az Elnöki titkársági és igazgatási osztály vezetője a szakmai egységek vezetőinek javaslata alapján irattári tételt egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakíthat, annak figyelembevételével, hogy

(2) Külön irattári tételeket lehet kialakítani iratfajták alapján

(3) Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meg kell határozni, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetőek, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni.

(4) A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azt is, hogy melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és melyek azok, amelyek megőrzéséről az ÁSZ – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni.

(5) A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni az irattári őrzés időtartamát.

(6) A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni. A nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével kell meghatározni.

6. § (1) Az irattári terv szerkezetét és rendszerét a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá az ÁSZ ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel az ÁSZ iratkezelési rendszerét felügyelő Elnöki titkárság és igazgatási osztály alakítja ki.

(2) Az irattári tervet általános és különös részre kell osztani, és az irattári tételeket ennek megfelelően kell csoportosítani. Az általános részbe az ÁSZ működtetésével kapcsolatos, több egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig az ÁSZ alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

(3) A címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (a továbbiakban: irattári tételszám) kell ellátni.

7. § (1) Az ÁSZ feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belül irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek.

(2) Az ügyiratokat, valamint az ÁSZ irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg, még irattárba helyezésük előtt – az ügyintézőnek az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe kell besorolnia.

(3) Az egységes ügyiratkezelés elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni. Az egy ügyben keletkezett iratokon az iktatószám tartalmazza az egy adategyüttesként kezelt főszám-alszám/évszám adatokat, valamint azt megelőzően – a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 40. § (2) bekezdése értelmében – az ügykör betűjelét.

(4) A papír alapú ügyirat fizikai együtt kezelése az elektronikus ügykövetési rendszerben előállított és kinyomtatott előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat a legfelső.

(5) Az ÁSZ-hoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó szükségszerű adatok rögzítésével, az iratkezelési rendszerben e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

(6) Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy az elektronikus ügykövetési rendszeren keresztül is, a szignalizációs rend betartásával egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

8. § (1) Az ÁSZ alkalmazottai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot naprakészen kell nyilvántartani. Az ÁSZ alkalmazottai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

(2) Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerhesse meg.

(3) Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabály és belső szabályzat figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. A fentiek betartásáért felelősök körét az ügyrendben kell meghatározni.

(4) A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési rendszerben egyaránt dokumentálni kell.

(5) A papír alapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően – az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.

9. § (1) A 4. § (6) bekezdésére figyelemmel az iratkezelés feladatait – az ügyintézők közreműködésével, akik az elektronikus rendszerben, valamint papír alapon is előkészítik az iratot – a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján az egyes egységek ügykezelői, illetve a helyettesítési rend vezetői kijelölése szerint meghatározottak alapján az iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői végzik.

(2) Az iratkezelésnek a helyiséget lehetőleg úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése és tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel) elkülönítetten történjen.

(3) A helyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. Az iktatóhely feladatkörétől függően az adott egység vezetője határozza meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében az egység vezetője elrendelheti a kulcstartó dobozok használatát és munkaidőn kívül az épület őrzés-védelme által felügyelt helyen történő tárolását.

(4) A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti egység vezetőjét egyidejűleg értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – amennyiben az ügykezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

(5) A Számvevő Iroda, mint az ÁSZ ellenőrzési alaptevékenységét végző egység esetében az ellenőrzés teljes folyamatában az ellenőrzés vezetője felelős az (1)–(4) bekezdésben meghatározottak betartatásáért, az iratkezelési körülmények kialakításáért.

(6) A lezárult ellenőrzések iratainak átmeneti irattárban való fizikai elhelyezési körülményei kialakításának (az irat átmeneti irattárba adása-átvételének, a lezárt ellenőrzés iratanyagai őrzésének, visszakereshetőségének) érdekében az Erőforrás-gazdálkodási főigazgató által a Számvevő Iroda telephelyenként megbízott koordinátor számvevője a felelős az (1)–(4) bekezdésben meghatározottak és a jelen Szabályzatban foglaltak betartatásáért.

10. § (1) Az iratkezelési rendszer üzemeltetése, a technikai infrastruktúra biztosítása és a program hibás működésének elhárítása – az alkalmazás adminisztrátor munkatárs igénybevételével – az Informatikai eszközöket üzemeltető osztály feladata.

(2) Az Informatikai eszközöket üzemeltető osztály az alkalmazás adminisztrátor által a következő feladatokat látja el:

(3) Az iratkezelési rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is – az iktatóhely szerinti egység vezetőjének dokumentált engedélyezését követően az Informatikai eszközöket üzemeltető osztály vezetője által kijelölt alkalmazás adminisztrátornak a feladata.

(4) A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni. Az erre vonatkozó előírásokat, valamint dokumentum mintákat az ÁSZ Informatikai Biztonsági Szabályzata tartalmazza.

(5) A beállítást végző alkalmazás adminisztrátor a jogosultság életbelépését, a beállításának megtörténtét, a jogosultság visszavonásának rögzítését az eredeti engedélyező iraton igazolja. Ennek egy másolati példányát az Informatikai eszközöket üzemeltető osztály őrzi, az eredeti példány tárolása, kezelése az iktatóhely szerinti egység vezetőjének a feladata.

(6) Az iratkezelési rendszerhez való hozzáférési jogosultságok kiadása, módosítása, visszavonása az egységekben az alábbi rendben történik:

(7) Ahol egy osztály szervezetében látják el az ügykezelők több egység ügykezelését, ott a szakmailag érintett egység vezetői (megrendelő) rendelkezései szerint a szervezetileg illetékes osztályvezető (szolgáltató) jogosult a hozzáféréséi jogosultságok kiadására, módosítására, visszavonására.

(8) A számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

11. § (1) A küldemény postai, hivatali kézbesítés és személyes kézbesítés, külső futárszolgálat, informatikai–telekommunikációs eszköz útján kerülhet az ÁSZ-hoz.

(2) A küldemény átvételére jogosult

(3) A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

(4) Az átvevő papír alapú iratok esetében a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri, valamint az elektronikus rendszerben is kézbesítési értesítés egyidejű megküldésével azt átveszi. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.

(5) Elektronikus úton az elektronikus postafiókra érkező elektronikus fájl (word vagy más formátumú dokumentum), küldemény érkeztetését az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolással egyidejűleg az ügykövetési rendszerben végre kell hajtani. A személyes postafiók (név@asz.hu) kizárólag az ÁSZ hivatalos elektronikus levezési címeire beérkezett, az egység vezetője által az ügyintézőre szignált elektronikus levél tárolására, az ÁSZ szervezetén belüli munkavégzésre, ügyintézői munkája során keletkezett elektronikus levelek tárolására használható. Személyes elektronikus levélcímen hivatalos küldemény kiadmányozása tilos. Az elektronikus kiadmányozási jog osztja a papír alapú kiadmányozás jogi sorsát.

(6) Az elektronikusan érkezett küldeményt – iktatás előtt – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell, kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket. Amennyiben a küldemény az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt – amennyiben elektronikus válaszcímét megadta – legkésőbb az érkezést követő munkanapon elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és az ÁSZ által használt formátumokról. Ezen küldeményeket nem kell iktatni.

(7) Az ügyviteli nyilvántartó, mint átvevő a tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény – annak lemásolását követően – visszajuttatásáról a feladóhoz.

(8) A HK-n keresztül érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolása az elektronikus közszolgáltatásról és annak igénybevételéről szóló kormányrendeletben, valamint jelen Szabályzat VIII. fejezetében meghatározottak szerint történik.

(9) Amennyiben a küldemény átvételekor az átvevő személy a küldeményen olyan sérülést észlel, amely arra utal, hogy azt erőszakos módon felbontották, vagy megkísérelték felbontani, köteles a borítékra, vagy a küldeményre a „sérülten érkezett” vagy „felbontva érkezett” jelzést tenni. Amennyiben nyilvánvalóan megállapítható, hogy a küldeményből irat vagy melléklet hiányzik, abban az esetben a küldő felet az illetékes egység kijelölt ügyintézője által előkészített és az egység vezetője által kiadmányozott hiánypótlásra történő felhívással értesíteni kell.

(10) A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt az ügykezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

(11) Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent az ÁSZ informatikai rendszerére. Az elektronikus iratokat csak bekapcsolt vírusvédelmi rendszer mellett szabad megnyitni, mert a vírusvédelmi rendszer ellenőrzi, hogy nem tartalmaznak-e ártalmas elemeket.

(12) Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papír alapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót mint iratot, a kísérőlapot mint mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat tárgyát, fájlnevét, fájltípusát és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.

12. § (1) A külső szervtől érkezett küldeményeket az Üvny. bontja fel, az alábbi esetek kivételével:

(2) A névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű küldeményeket át kell adni a címzettnek, azokat csak a címzett bonthatja fel.

(3) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az egység ügykezelőjéhez, vagy gondoskodni a küldemény jelen Szabályzat szerinti további kezeléséről.

(4) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményeznie a 11. § (9) bekezdésben meghatározottak alapján.

(5) A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen az Üvny.-en keresztül el kell juttatni a címzetthez. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott elektronikus iratkezelő rendszerben az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.

(6) Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített küldemény található, erről két példányban a bontást végző ügyintéző és vezetője által jegyzőkönyvet kell készíteni. A borítékot vissza kell zárni és a felbontás tényét – az időpont és a felbontó személy nevének feltüntetésével – a borítékon rögzíteni kell. A küldeményt a minősített adatok védelmére vonatkozó Szabályzatban meghatározottak szerint a titkos ügykezelőnek át kell adni, aki a jegyzőkönyv egy példányával azt a címzett részére eljuttatja, átveteti.

(7) A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül, érkeztetés után – az ügyirathoz kell szerelni.

(8) A faxon érkezett irat esetében gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről. Egyebekben a faxon és e-mailen érkezett irat kezelésére is az Iratkezelési Szabályzat rendelkezései az irányadóak.

(9) Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, a címzettnek gondoskodnia kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen.

(10) A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

(11) Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – az iratkezelési rendszer érkeztető adatbázisában történik.

(12) Minden küldeményt (papír alapút vagy elektronikus iratot is) érkeztető-nyilvántartásban kell hitelesen dokumentálni, érkeztetni. Az ügykezelő feladata a küldemények érkezésük napján történő érkeztetése, amely a küldemény nyilvántartásba vételét, az elektronikus érkeztető könyv rovatainak értelemszerű kitöltését jelenti.

(13) Az érkeztetés papír alapú küldemények esetében az érkeztető bélyegzőnek az iratra vagy a szerelt borítékra való rányomásával, rovatainak (dátum, gépből kinyert, kapott érkeztetési sorszám) kitöltésével történik.

(14) Az elektronikus postafiókra érkező elektronikus fájl (word vagy más formátumú dokumentum), küldemény érkeztetését az ügykövetési rendszerben automatikusan végre kell hajtani a visszaigazolással egyidejűleg.

(15) Az ügykövetési rendszerben az érkeztetési nyilvántartás az alábbi adatokat tartalmazza:

(16) Az érkeztetés dokumentálása során a rendelkezésre álló érkeztetési adatokat az érkeztetési nyilvántartásban kötelezően ki kell tölteni. Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező beadvány esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az iktatás az érkeztetéssel egyidejűleg megtörténik.

(17) A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén [12. § (1) bekezdés a)–b) pont] az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni – az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.

(18) Az érkeztető szám az iratkezelési rendszer által automatikusan kiosztott, minden év január 1-jétől induló és egyesével növekvő zárt sorszám.

(19) Ha a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.

(20) Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető-nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját és az érkeztetés elmaradásának okát.

13. § (1) Az irat szignálása előtt az ügykezelőnek meg kell állapítania, hogy az iratnak van-e előzményirata. Az előzményt ideiglenesen (csatolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az érkezett irathoz kell kapcsolni. Az előzményezés esetén fel kell tüntetni a küldő hivatkozási számát, kimenő irat esetén az ÁSZ iktató számát.

(2) Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári tételszám szerinti helyükre kell visszahelyezni.

(3) Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak, ezt az iratkezelési rendszerben jelölni kell. Ha az iktatott irathoz korábbi években keletkezett iratot kell szerelni, akkor az előzményiratnál a jelölés az elektronikus iktatókönyv megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével kell történjék.

(4) Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. Az előzményiratok szerelését az újabb papír alapú iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt „Szerelve a …… ikt.sz. irat” szöveggel kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni.

(5) Ha az előzményirat irattárban, vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles ennek végrehajtásáról gondoskodni.

14. § (1) Az ügykezelő az érkezett iratot iktatás előtt köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak bemutatni az ügyintéző személy vagy az eljáró egység kijelölése érdekében. Amennyiben a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, be kell mutatni azt az iratot is, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintéző már korábban kijelölésre került.

(2) Az irat szignálására jogosult:

(3) Az irat szignálására jogosult

(4) A szignálás során a szignálási folyamatot a fölé- és alárendeltségi viszonylatban úgy kell rögzíteni, hogy a szignálási eljárás végén az mindig az ügyintéző személyéhez kötődjön (ügyintézőre szignálás), amit az ügykövetési rendszerben elektronikusan is rögzíteni kell, továbbá megállapítható kell legyen az is, hogy az ügyintéző a szignált iratot elektronikusan és papír alapon is átvette.

(5) A jogosult általi szignalizációs adatokat az ügykövetési rendszerben az ügykezelő saját belépési kódjával rögzíti.

15. § (1) Az iratok nyilvántartására papír alapú és elektronikus iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy az ÁSZ feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása, ügyiratok egységes kezelése – iktatókönyvbe történő iktatással, vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

(2) Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédkönyvek:

16. § (1) Nem kell iktatni és érkeztetni a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. § 22. pontjának értelmében

(2) Nem kell iktatni, de a jelen Szabályzatban meghatározott módon kell érkeztetni és kezelni

17. § (1) Az ÁSZ-hoz érkező, illetve az ÁSZ-nál, mint iratképző szervnél keletkező iratokat – a 16. §-ban meghatározott kivételekkel – a 18. § szerinti ügykörök valamelyikéhez tartozó egyedi azonosító számmal (iktatószámmal) kell nyilvántartani.

(2) Az irat egyedi iktatószáma az alábbi részekből tevődik össze:

(3) Egy adott iratot az iktatószám felsorolt elemei együttesen, a fenti sorrend szerint azonosítanak. Az iktatószámot az iratkezelési rendszer generálja.

(4) Az iktatás során az elektronikus iktatókönyvben, illetve az elektronikus előadói íven kötelezően fel kell tüntetni

(5) Az ÁSZ-nál az iratok és iktatási főszámok (ügyek) azonosítása főszámos-alszámos rendszerben történik. Ennek keretében az ügyek mindegyike számsorrendben (folyó sorszám szerint) kiosztott és az ügykörön belül évente újra kezdődő iktatószámot (iktatási főszámot) kap, ami az ügyet (ügyiratot) az ügykör jelével és a hozzá tartozó naptári évszámmal együtt azonosítja. Az ügyek alá besorolt iratokat az ügyön belül az ügyszámhoz, mint iktatási főszámhoz kapcsolt iktatási alszámokkal kell azonosítani. Indokolt esetben (területileg széttagolt iratkezelés esetén, vagy az iratok összetartozásának egyértelmű jelzése érdekében) az egyes alszámokhoz további al-alszámok kapcsolhatók (alszám alszámával történő iktatás).

(6) Az ügyek (ügykörön belüli) sorszámozását, illetőleg azokon belül az iratok alszámozását minden naptári évben elölről (egytől) kell kezdeni és megszakítás nélkül kell folytatni az év végéig, vagy az ügy éven belüli lezárásáig (éven belüli iktatás).

(7) Az ÁSZ által egy adott naptári évben megkezdett ellenőrzések, vagy ügyvitelhez kapcsolódóan megnyitott iktatási főszámok alatt a következő naptári év(ek)ben keletkezett iratok is elhelyezhetőek és ott folytatólagos sorszámmal alszámozhatóak (naptári éven túli iktatás).

(8) Az ügyek (iktatási főszámok) létrehozása, illetve az iratok főszámok szerinti csoportosítása téma (ellenőrzés), vagy egyedi feladat, illetve funkció szerint egyaránt történhet. A funkcionális tevékenységek (humánpolitika, informatika, költségvetés, pénzügy, számvitel) keretében keletkező iratok egyes csoportjainak nyilvántartására évente ismétlődően azonos iktatási főszámok (ügyek) is használhatóak.

(9) Az ügyek (iktatási főszámok) létrehozását, nyilvántartását és irattári tételszám szerinti besorolását, rögzítését az ügykövetési rendszerben az Üvny. végzi az adott ügyhöz tartozó ellenőrzésvezető, illetve egységvezető iránymutatása alapján. Az irattári tételszámot az iktatási főszám tárgya szerint kell meghatározni. Egy iktatási főszám alá csak azonos irattári tételszámú ügyiratdarabok tartozhatnak. Amennyiben egy új ügyiratdarab tételszáma vagy tárgya megváltozik az előzményhez képest, új főszámra kell iktatni.

(10) Az iratkezelési rendszerbe bevitt érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét az egységvezető rendelkezését rögzítő ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzíteni kell a módosítás előtti szövegrészt is.

(11) Az iratok iktatását és mutatózását együtt, az iratkezelési rendszer foglalja össze. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyúttal mutató is.

(12) Az ügykezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket, a „sürgős” vagy „azonnal” jelzésű iratokat.

(13) Az ügyirat tárgyát vagy az annak megállapítására alkalmas rövidített változatot az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az – az irat tartalmát nem érintően – lényegesen megváltozott. Ebben az esetben a szignálásra jogosult utasítása alapján az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon.

(14) Az iktatási adatbázis időszaki (minimum heti) biztonsági mentéséről, illetve a féléves és éves archiválásról az alkalmazás adminisztrátor gondoskodik. A biztonsági másolat tárolása során biztosítani kell az elektronikus közszolgáltatás biztonságáról szóló Korm. rendelet 16. § (3) bekezdésében foglaltak végrehajtását. A biztonsági másolatot az Informatikai eszközöket üzemeltető osztály tárolja.

(15) Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített elektronikus iktatókönyvet kell használni. Az iktatás decentralizáltan, a hivatali egységek kijelölt iktatóhelyein történik. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

(16) Év végén az iktatókönyveket és a segédkönyveket le kell zárni és minden évben új iktatókönyvet kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni sem főszámra, sem alszámra. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni. Az adatok külön biztosítása fizikailag is elkülönült kell legyen, elektronikusan, illetve papír alapon is.

(17) Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus iktatási rendszer teljes adatállományának (címlista, tételszám, megőrzés, naplózás információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni, e feladatok elvégzése az alkalmazás adminisztrátor feladata.

(18) Az időbélyegzővel ellátott, lezárt érkeztető-nyilvántartást, az iktatókönyveket, és adatállományaikat, valamint az elektronikus dokumentumokat archiválni kell, és a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolni. Az elektronikus érkeztető-nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példányát az archiválást követő második évben meg kell semmisíteni.

(19) Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon – az alkalmazás adminisztrátor archiválja.

(20) Az iktatásra kerülő papír alapú iraton – kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot – az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.

(21) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza az ÁSZ megnevezését, továbbá

18. § (1) Az ÁSZ alaptevékenységének – ellenőrzés, vizsgálat – ellátása során keletkezett iratokat „V” betűvel jelölt ügykörbe kell sorolni.

(2) Az ÁSZ alaptevékenységét támogató és a működésével kapcsolatos iratok esetében az alábbi ügyköröket kell használni:

(3) Az „F” ügykörben megnyitott ügyek alá kimenő iratot iktatni tilos. Amennyiben ebben az ügykörben keletkezett irat alapján kimenő iratot szükséges készíteni, azt az „A” ügykörbe kell besorolni.

19. § (1) Az irat kiadásakor, átadásakor az érintett egység ügykezelője az átadókönyv rovatainak kitöltése után, az átvevő olvasható aláírásának ellenében adja át az iratot.

(2) Az ügykezelőnek kell átadni az irat kezelése céljából:

(3) A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az átvétel igazolása mellett az ügykezelőnek az ügyintézőhöz kell továbbítani. Az átvétel igazolása papír alapú ügyirat esetében az irat iktatószámának vagy más nyilvántartás szerinti sorszámának, az átvétel időpontjának feljegyzésével és az átvevő aláírásának ellenében, átadókönyvben történik.

(4) Elektronikus úton az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét. Az ügyintézőnek elektronikusan is biztosítani kell az átvételt és arról a visszaigazolást.

(5) Amennyiben az iratot más egységnek is át kell adni – tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre –, a papír alapú iratok átadás-átvételét az átadókönyvben aláírással kell igazolni, és az elektronikus rendszerben is ezt a tényt rögzíteni, nyomon követhetően.

(6) Az elektronikus iratkezelési rendszerben a továbbszignálást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.

(7) Az iratanyagért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – egység, illetve ügyintéző a felelős. Az iktatókönyvben az elektronikus rendszerben folyamatosan rögzíteni kell az ügyirat útját, hogy ezek az adatok az iktatókönyv megfelelő rovatában olvashatóak legyenek.

20. § (1) Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a Szervezeti és Működési Szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá. A papír alapú és elektronikus kiadmányozásra ugyanazon jogosultságok és kötelezettségek vonatkoznak. Jogi sorsuk ugyanaz.

(2) Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett számok alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

(3) Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezetet szignójával (kézjegy, rövidített aláírás) köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el, „s. k.” jelzés esetén az ügyintéző vagy az ügykezelő „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, a körbélyegző lenyomatát elhelyezi és azt aláírja.

(4) Az irat akkor hiteles kiadmány, ha

(5) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó szerv körbélyegző lenyomata. Erre az esetre azt megelőzően is alkalmazni kell jelen szakasz (3) bekezdését.

(6) Az „s. k.” jelzésű kiadmányokat hitelesíteni kell. A hitelesítési záradék „A kiadmány hiteles” szövegből, a hivatalos bélyegző lenyomatából és a hitelesítéssel felhatalmazott személy aláírásából áll.

(7) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:

(8) A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését. Több kezelési utasítás is alkalmazható egyidejűleg.

21. § (1) Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmányt és az esetleges mellékleteit szerelten az ügykezelő részére előkészíteni. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással, és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.

(2) Az ügykezelő elektronikus rendszerben iktatja és rögzíti az iktatószámot a kiadmányon. Ha ez már megtörtént korábban, köteles azt ellenőrizni és ezt aláírásával igazolni.

(3) Az iratokat a felelőse, az előzmény szerinti ügyintézője továbbítja az ügykezelőhez. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles

(4) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő, futárszolgálat).

(5) A egység ügykezelőjének ellenőriznie kell azt, hogy

(6) Az iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell továbbítani. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket elküldésre készen, borítékolva, becsomagolva, szükség szerint tértivevénnyel ellátva, a futárjegyzéket pontosan kitöltve adja át dokumentáltan papíralapon és elektronikusan az Üvny. részére.

(7) Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell szerelni.

(8) A boríték címoldalán fel kell tüntetni

(9) Az iratot a futárszolgálattal, saját (alkalmi) kézbesítővel, postai úton vagy elektronikus úton lehet továbbítani. Elektronikus úton (telefax, e-mail) küldött irat továbbítását az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe.

(10) Az olyan iratot ajánlottan és tértivevénnyel kell küldeni, amelynek határidőben való továbbításához, vagy a továbbítás dokumentálásához jogkövetkezmény fűződik. Erre figyelemmel minden esetben az ÁSZtv. 29. § (2) bekezdésében, valamint 33. § (1) bekezdésben foglalt határidők betartásának nyomon követhetősége érdekében elengedhetetlen feltétel a kézbesítés dokumentálása, ezért az ellenőrzött szerv részére a fenti törvényhelyben meghatározott iratokat vagy személyesen az átadókönyvben kell átadni és átvetetni, vagy tértivevénnyel kell részére postai úton megküldeni. A tértivevény kitöltése az ügykezelő feladata, arra a feladó egység nevét is rá kell írni. A visszaérkezett tértivevényt iktatás nélkül az irathoz kell csatolni. A fentieken kívül az egység vezetőjének döntése alapján elsőbbségi levélként csak a soron kívüli postai kézbesítést igénylő irat küldhető.

(11) Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri.

(12) Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, és a címzett postai címe ismert, akkor az elektronikus irat papír alapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.

(13) Az elektronikus tértivevényeket iktatás nélkül az ügyirathoz kell mellékelni. Elektronikus dokumentum kézbesítése esetén, amikor a címzett a hivatalos iratra mutató internetes hivatkozást megnyitotta, akkor az elektronikus tértivevény automatikusan létrejön.

22. § (1) A kiadmányozott iratok ÁSZ-on belül („F” ügykörben) papíron vagy elektronikus formában is küldhetők. Papír alapú iratokat minden esetben a Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott alá- és fölérendeltségi viszonyok – szolgálati út – betartásával kell továbbítani.

(2) Elektronikus úton kizárólag a belső kiadmányozásra jogosult vezető által jóváhagyott és az egység ügykezelője által iktatott irat küldhető, az (5) bekezdésben jelöltek kivételével. Az irat készítője, vagy a vezető a jóváhagyást követően megküldi az elektronikus iratot az ügykezelő személyes postafiókjára, aki azt iktatja a számítógépes iktatási és ügykövetési rendszerben. Az iktatást követően az ügykezelő az iratot olvasási nyugta (elolvasás visszajelzés) kérésével elektronikus úton küldi meg a címzett egység vezetőjének, valamint ügykezelőjének, és másolatban a kiadmányozó vezetőnek.

(3) Ha az ügykezelő az iratot a személyes postafiókjából továbbítja a címzettnek, akkor a küldést megelőzően az iktatószámot a levél tárgy mezőjében rögzítenie kell. Amennyiben az ügykezelő közvetlenül a számítógépes iktatási és ügykövetési rendszerből továbbítja az iratot, az iktatószám kiosztása után az a levél tárgy mezőjében automatikusan rögzítésre kerül. Az iktatott iratokat tartalmazó elektronikus levelet az iktatást követően az ügykezelő törölheti a postafiókjából.

(4) A címzett egység ügykezelője a beérkezett iratot iktatószámmal köteles ellátni a (2) bekezdésben meghatározott módon.

(5) Nem kell iktatni a belső munkaközi kapcsolat részét képező nem kiadmányozott iratokat.

(6) Belső irányítási eszköz az iratok papír alapú és elektronikus egyidejű megküldését is elrendelheti, amely esetben csak a papír alapú iratot kell iktatni.

(7) Az Elnök külön engedélye alapján, az abban foglalt ügyirat kezelési helyek jogosultak és kötelezettek az ügykövetési rendszerben szkennelt formában az ügyiratot rögzíteni és továbbítani.

23. § Az irat határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezését az ügyirat szignálására, kiadmányozásra jogosult egység vezetője vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel, vagy az irattárba helyezést „Irattár” megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az előadói íven feltüntetni.

24. § (1) Az ügyfelelős szerinti egység ügykezelőjénél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé.

(2) A határidőt az iratkezelési rendszer megfelelő mezőjében, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

(3) Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles

(4) Ha a határidő eredménytelenül telik el (pl. nem érkezik válasz), az ügyintéző köteles megsürgetni a választ, majd – a vezetői döntés szerint – tovább kezelni az ügyiratot. A határidőből történő kivételt, a sürgetést és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, illetve az ügykezelő az elektronikus iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatába köteles feljegyezni.

25. § (1) A szignálási jog alapján iktatóhelyekkel rendelkező egységek átmeneti irattárat kötelesek működtetni. A Számvevő Iroda esetében a Számvevő Iroda megyei és fővárosi telephelyein működik az átmeneti irattár, melynek működtetéséért az Erőforrás-gazdálkodási főigazgató által a Számvevő Iroda telephelyenként megbízott koordinátor számvevője a felelős.

(2) A nem selejtezhető, határidő nélkül az ÁSZ-ban őrzendő, valamint a MOL-nak az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, illetve átadásig történő kezelése az iratkezelés felügyeletét ellátó Elnöki titkárság és igazgatási osztály által működtetett központi irattár feladata. Ide történő elhelyezésről az ilyen irat keletkezési helye szerinti egység vezetője köteles gondoskodni.

(3) A egységek vezetőinek kell gondoskodni arról, hogy az irattárazás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas, lehetőleg a napi munkafolyamattól elkülönített helyiség kerüljön kialakításra. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

(4) Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét tárolóeszközöket (szekrény) kell használni. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (gemkapocs stb.) el kell távolítani.

(5) A nem papír alapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani. A tárolásból adódható adatvesztés előtt gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

26. § (1) Az átmeneti irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

(2) Átmeneti (kézi) irattárban kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.

(3) Az elektronikus iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját az egység ügyintézőjének kell bevezetni, és az ügyiratokat el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe.

(4) Az átmeneti irattárba helyezést az ügyfelelős szerinti egység vezetője vagy az általa felhatalmazott munkatárs engedélyezi. Az irattárazás, irattárba adás az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes egység kötelezettsége.

(5) Amennyiben az ügyirat egy vagy több alszámra iktatott irata nincs az irattárazásra kötelezettnél, a hiányzó iratokat be kell gyűjteni, azaz át kell adni (és venni) az ügyben eljáró egység részére. Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattárazhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző egységeknél. Erről az irratárazó egység ügykezelőjének kell gondoskodni.

(6) Az átmeneti irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek (ha addig nem történt meg) meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e. A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelnie, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a vonatkozó előírások betartásával, zúzógéppel – meg kell semmisítenie.

(7) Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az iratra és az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívében kell szerelnie. Az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

(8) Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

(9) Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról. Hiányos vagy irattári tételszám nélküli ügyiratot az ügykezelő irattárazásra nem vehet át.

(10) Az átmeneti irattárban az iratokat keletkezési évek szerint, az irattári tételszámok, azon belül az iktatószám emelkedő sorrendjében kell elhelyezni és őrizni. A dossziékban őrzött iratoknál az irattári tételszámot a dosszién is fel kell tüntetni.

(11) Az elektronikus iktatókönyv „irattárba helyezés időpontja”, valamint „irattári tételszám” mezőjében az irattárba helyezés időpontját és az irattári tételszámnak megfelelő irattári helyet nyilván kell tartani.

(12) A selejtezéseket követően visszamaradó, nem selejtezhető, maradandó értékű iratokat a funkcionális hivatali egység átmeneti irattárában kell őrizni a központi irattár részére történő átadásig.

(13) Az irattárból kiadott iratokról az ügykezelőnek külön nyilvántartást kell vezetni, helyükre ügyiratpótló lapot kell elhelyezni. Az irat kiadását és visszaérkezését az elektronikus iktatókönyvben is jelezni kell. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak az egységvezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügykezelő iratot véglegesen – a leírtak kivételével – csak a központi irattárnak adhat át.

27. § (1) A központi irattárba

(2) A egységek az irattárazott iratok közül a nem selejtezhetőeket keletkezésük után legkorábban egy év elteltével a központi irattárnak kötelesek átadni. A selejtezhető iratanyag a selejtezés elvégzéséig az átmeneti irattárakban őrzendő. Az őrzésről az érintett hivatali egység vezetője az ügykezelő által gondoskodik.

(3) A személyi anyagok, a személyzeti panaszügyek iratanyagát a Humánpolitikai és szervezetfejlesztési osztály, a gazdasági, pénzügyi ügyekkel kapcsolatos iratanyagot a Pénzügyi és számviteli osztály kezeli és őrzi az Irattári Tervben meghatározott őrzési és selejtezési ideig. Az ÁSZ ellenőrzési alaptevékenységét végző Számvevő Iroda, hivatali egység esetében az ellenőrzés teljes folyamatában az ellenőrzés vezetője felelős az ellenőrzés iratai őrzésének megszervezéséért. A lezárult ellenőrzések iratai átmeneti őrzésének felelőse az Erőforrás-gazdálkodási főigazgató által a Számvevő Iroda telephelyenként megbízott koordinátor számvevője, aki jelen szakasz (2) bekezdésében meghatározott őrzési ideig gondoskodik az iratok őrzéséről.

(4) A központi irattár irattárosa a papír alapú iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, egységenként, a keletkezés, azon belül a selejtezés vagy a levéltári átadás évszámának megfelelően, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva és az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve, savmentes irattároló dobozokban, nyilvántartásaikkal együtt, irat átadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező iratjegyzék kíséretében veszi át. Az iratokról – ha ez még nem történt meg – el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, fémből készült iratkapcsolót, műanyagból készült iratborítókat.

(5) Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az – átadó egység vezetője, vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző és a központi irattárat működtető Elnöki titkársági és igazgatási osztály vezetője, vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt – „Irat átadás-átvételi jegyzőkönyvet”, amelynek melléklete a (4) bekezdés előírásainak megfelelő tételszám szerinti iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példánya a központi irattáré, a másik az iratot átadó hivatali egységé, amelyet az átmeneti irattárban kell megőrizni.

(6) A hiányosan vagy félreérthetően kitöltött átadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős vezetőnek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a központi irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.

(7) A központi irattárba leadásra kerülő ügyiratokat az iratkezelési rendszerben dokumentálni kell az irattárosnak.

(8) A központi irattárba átadásra kerülő elektronikus dokumentumokat archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően.

(9) A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:

(10) Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

(11) Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

(12) A központi irattárban elhelyezett iratokról az irattárosnak naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül. Tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári jelét és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári jelhez tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

(13) Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani a tárolást.

(14) Azokról az iratokról, amelyeket a hivatali egység visszatart és az iktatókönyvből nincs kivezetve, az egység ügykezelőjének hiányjegyzéket kell készíteni, amelyet mellékletként az irat átadás-átvételi jegyzőkönyvhöz kell csatolni. Későbbi leadás után a hiányjegyzékből törölni kell „Központi irattárba helyezve” megjegyzéssel.

(15) A központi irattár az irattáros által gondozottan:

(16) A központi irattár irattárosa az Elnöki titkársági és igazgatási osztály vezetőjének engedélye alapján papír alapú iratot csak a készítő hivatali egység vagy a feladatait átvevő egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetőleg biztosítja a betekintést. Ha más hivatali egység iratát kérik ki a központi irattárból, illetőleg más egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó egység vagy a feladatait átvevő egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt hivatali egység esetén az engedélyt a központi irattárat működtető Elnöki titkárság és igazgatási osztály vezetője adja meg. Az irat kiadását és visszaérkezését az elektronikus iktatókönyv megfelelő rovatában rögzíteni kell, a hiánypótló lap megfelelő alkalmazása mellett.

(17) A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

A kölcsönzési napló rovatai:

(18) Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot.

(19) A központi irattár a MOL-nak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt jelen Szabályzatban előírt megkeresés szerint más irathoz szerelik.

28. § (1) Az irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével évente selejtezni kell. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Adott év iratanyagát az irattárba kerülés naptári évétől számított megőrzési idő letelte után szabad csak kiselejtezni.

(2) A egységeknél az átmeneti irattárban elhelyezett iratokra vonatkozóan minden év március 31-ig kell selejtezésre előkészíteni a lejárt megőrzési határidejű iratokat. A hivatali egységek vezetői a MOL selejtezési engedélyének beszerzését az Elnöki Titkárság és Igazgatási Osztály vezetőjénél kezdeményezik. Az Elnöki Titkárság és Igazgatási Osztály az egység vezetője selejtezési szándékának bejelentését követően kezdeményezi a MOL-nál a selejtezés engedélyezését. Az iratok selejtezését a központi irattárban, az ügyirat lezárásakor érvényben lévő irattári terv szerint kell végrehajtani.

(3) Az iratselejtezés elvégzésére legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni. Ennek egyik tagja az érintett egység ügykezelője, másik tagja az érintett egység vezetője, valamint a központi irattáros.

(4) A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.

(5) A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni.

(6) A selejtezés során ellenőrizni kell

(7) A selejtezésről 3 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza

(8) A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, mely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.

(9) A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjai aláírják, és a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával látják el.

(10) Az iratselejtezési jegyzőkönyveket iktatás után 2 példányban, az iratjegyzéket 1 példányban a központi irattárnak kell átadni, amely azokat a MOL-nak továbbítja a selejtezés engedélyeztetése érdekében.

(11) A selejtezés időpontját az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni.

(12) Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.

(13) Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése a MOL engedélye alapján fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

(14) A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda az alkalmazás adminisztrátor által archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével a MOL engedélye lapján roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jelen szakaszban meghatározottak szerint jegyzőkönyvet vesz fel.

29. § (1) A MOL selejtezési engedélyének birtokában – melyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – a hivatali egység ügykezelője adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítendő iratoknak az elszállításig történő elhelyezéséről és biztonságos megőrzéséről.

(2) A kiselejtezett – papírzsákban elhelyezett – iratanyag megsemmisítésre való elszállítását a központi irattár koordinálja, ezért a selejtezett megsemmisítésre váró iratanyaggal rendelkező hivatali egység erről a központi irattárat értesíti, amely gondoskodik a selejtezett iratanyag – a szállítás megszervezését követő – elszállíttatására. Papírzsákok beszerzését az egységek az irodaszer igénylésével eszközölhetik. A papírzsákokba kizárólag a megsemmisítésre váró papír alapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papír alapú adathordozót elhelyező felelős egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok ne szóródjanak ki. A záradékolt selejtezési jegyzőkönyv alapján a Vagyonkezelési, üzemeltetési és eszközgazdálkodási osztály kijelölt munkatársa útján gondoskodik a papír alapú iratok megsemmisítéséről. A megsemmisítést a selejtezési bizottság két tagjának jelenlétében, zúzó géppel kell végrehajtani.

(3) Elektronikus dokumentumkezelés esetében a selejtezést és a fizikai törlést követően a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda az alkalmazás adminisztrátor bevonásával archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

30. § (1) A nem selejtezhető iratokat – a határidő nélkül őrzendők kivételével – az Elnöki titkársági és igazgatási osztály vezetőjének felügyeletével a központi irattáros az Ltv. alapján 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel adja át a MOL-nak.

(2) Az átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, az ÁSZ költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a MOL-lal egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

(3) Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell az irattárosnak levéltárba adni.

(4) Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési rendszerben az irattárosnak rögzíteni kell és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

31. § (1) Hivatali egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében a megszűnő funkcionális osztály vezetőjének át kell adni a megszűnő egység feladatkörét átvevő egység vezetőjének (a továbbiakban: átvevő egység).

(2) Amennyiben a megszűnő egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.

(3) Amennyiben a megszűnő és az átvevő egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő egységet, mint felelőst rögzíteni kell.

(4) Ha a megszűnő egység feladatköre több egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan – irattári tételenként – lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a központi irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait az (1) bekezdésben meghatározottak szerint kell kezelni.

(5) A megszűnő egység elektronikus iktatókönyvéhez az átvevő egység számára a hozzáférést biztosítani kell.

(6) Ha a megszűnt egység feladatkörét nem veszi át más egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni, a 27. §-ban leírt szabályok alapján.

(7) A (2)–(4) bekezdések rendelkezéseit az egységet érintő feladatkör átadása esetén is alkalmazni kell.

32. § (1) Az egységtől távozót (vezető, ügyintéző, illetve ügykezelő), vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen – jegyzőkönyv felvétele mellett – el kell számoltatni. A hivatali egységek vezetői a személyi változásokról a rendszergazdát értesítik, illetve az Iratkezelési Szabályzat 10. § (6) bekezdés alapján kezdeményezik az iratkezelési rendszerben a jogosultságok érvénytelenítését. A nála lévő iratot a feladatát átvevőnek adja át.

(2) Az iratok átadása-leadásáról jelen Szabályzat 1. számú függeléke szerinti jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynél jelen van a funkcionális szervezeti egység vezetője, a távozó munkatárs, valamint a funkcionális szervezeti egység ügykezelője, mint jegyzőkönyvvezető. A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni a hivatali egység megnevezését, tételesen fel kell sorolni az ügyirat darabszámot, iktatószámot. Az esetlegesen hiányzó ügyiratról külön kell a jegyzőkönyvben megjegyzést tenni, és rendelkezni kell a hiányzó ügyirat fellelhetősége érdekében tett intézkedésekről.

33. § (1) Az iratok fekete-fehér nyomdai sokszorosítását az ügyfelelős szerinti egység vezetője, vagy a jelentés, illetve kiadvány készítéséért felelős vezető rendelheti el. 10 ezer oldal feletti másolati példányszám esetén a sokszorosításhoz a Vagyonkezelési, üzemeltetési és eszközgazdálkodási osztály vezetőjének ellenjegyzése is szükséges. Színes nyomdai sokszorosítást – oldalszámtól függetlenül – kizárólag a Vagyonkezelési, üzemeltetési és eszközgazdálkodási osztály engedélyezheti. Nyomdai kiadványok sokszorosítása tilos.

(2) A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

34. § (1) Az osztály rendszer szintű, az Igazgatási rendszer szintű, valamint a Számvevő Iroda szerinti egység vezetője hivatali egységénél köteles

(2) Az (1) bekezdésben jelölt hivatali egység vezetőjének az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia, a jegyzőkönyv egy példányát az iratkezelés felügyeletét ellátó Elnöki titkárság és igazgatási osztály vezetőjének meg kell küldenie.

(3) A MOL képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során

35. § (1) Az ÁSZ az elektronikus kézbesítés gyors és hatékony lehetőségének kihasználása érdekében igénybe veszi a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer (a továbbiakban: KR) HK-n keresztül megvalósuló szolgáltatását.

(2) Hivatalos ügyiratok fogadása, illetve küldése az ÁSZ HK-n keresztül is történhet. Az ilyen ügyiratforgalom esetében is a jelen Szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni, figyelemmel a 7. § rendelkezéseire.

36. § (1) A HK kapcsolattartó személy ellátja a KR igénybevételével összefüggésben a jogszabályok által meghatározott kapcsolattartási, valamint a felhasználói jogosultsággal rendelkező személyekre vonatkozó nyilvántartási és egyéb adatkezelési feladatokat.

(2) A HK kapcsolattartó személyt (aki jelenleg az Informatikai eszközöket üzemeltető osztály vezetője) az ÁSZ Elnöke írásban jelöli ki, határozatlan időtartamra. A HK kapcsolattartó csak az ÁSZ-szal közszolgálati jogviszonyban, illetve munkaviszonyban (a továbbiakban együtt: munkavégzésre irányuló jogviszony) álló számvevő vagy ügykezelő lehet.

(3) Megszűnik a HK kapcsolattartó személy megbízatása

(4) A HK kapcsolattartó személy megbízatásának megszűnése esetén az általa vezetett nyilvántartásokban szereplő személyes adatok tekintetében – az új HK kapcsolattartó kijelöléséig és a kezelt adatok részére történő hivatalos átadásáig iratkezelés felügyeletét ellátó Elnöki titkárság és igazgatási osztály vezetője látja el az adatkezelő feladat- és jogköreit.

(5) A HK kapcsolattartó személy megbízatásának megszűnése esetén a személyi változásról az Elnöki titkárság és igazgatási osztály vezetője értesíti a KR működtetőjét.

(6) A HK kapcsolattartó személy megbízatásának megszűnése esetében gondoskodni kell a HK kapcsolattartó személy e feladatkörével összefüggésben kezelésében lévő nyilvántartások átadásáról/átvételéről, hozzáférésének megszüntetéséről.

37. § (1) Az ÁSZ-on belül a HK használatára feljogosított személyeket (a továbbiakban: HK kezelők) az Elnöki Titkárság és igazgatási osztály vezetője írásban jelöli ki. HK felhasználó csak az ÁSZ-szal munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló számvevő, köztisztviselő, ügykezelő lehet.

(2) A HK kezelők regisztrációját a HK kapcsolattartó személy végzi. A HK kapcsolattartó személy a részére a központi rendszer által biztosított regisztrációs felületen a HK kezelők nevét és az ügyfélkapu regisztrációnál megadott elektronikus levelezési címét rögzíti az ügyfélkapujuk egyértelmű hozzárendelése érdekében. A regisztráció eredményeként átadja a HK-hoz tartozó azonosítót és jelszót, illetve – amennyiben ilyen van – azonosító eszközt.

(3) Megszűnik a HK használatra való jogosultság

(4) A HK használatra való jogosultság megszűnésekor a HK kapcsolattartó személy törli az (5) bekezdésben meghatározott nyilvántartásból a HK kezelő személy azonosító adatait, illetve a hozzáférési jogosultságait.

(5) A HK kapcsolattartó személy, nyilvántartást vezet a HK kezelő személyekről. Ennek érdekében a Humánpolitikai és szervezetfejlesztési osztály vezetője a HK kezelő munkatársakat érintő változásokról írásbeli tájékoztatást ad a HK kapcsolattartó személynek. A nyilvántartás alapján tanúsítható, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni az ÁSZ nevében. A nyilvántartás nem selejtezhető.

(6) Az (5) bekezdésben meghatározott nyilvántartásban lévő személyes adatok kezelése és az adatokba való betekintési jogok tekintetében a hatályos jogszabályok és az Állami Számvevőszék által kezelt személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjében meghatározott szabályok szerint kell eljárni. A HK kapcsolattartásra vonatkozó jogosultság megszűnésekor a kezelt adatokat a kijelölt új HK kapcsolattartó személynek írásbeli átadás-átvétel alkalmazásával kell átadni. Az új HK kapcsolattartó személy kijelöléséig a 36. § (4) bekezdésében foglaltak az irányadóak.

38. § (1) Az ÁSZ-hoz a KR-n keresztül HK-n beérkező elektronikus küldeményt az ÁSZ ügykövetési és iratkezelési rendszere automatikusan letölti és az érkeztetésre váró iratok közé helyezi. A HK kezelő a küldeményt érkezteti és a címzetthez továbbítja. A HK kezelő a dokumentum típus leírás mező tartalmából, vagy a csatolt fájl (dokumentum) tartalma alapján dönti el, hogy mely egységhez kell továbbítani a küldeményt.

(2) Amennyiben a küldő beazonosítható, a HK kezelő partnerhez rendeli a küldeményt. Új partner esetében értesíti a HK kapcsolattartó személyt, aki ennek alapján frissíti az ÁSZ HK partner adatbázisát.

39. § (1) Az ügyirat szignálása és a választervezet expediálásra való előkészítése tekintetében a jelen Szabályzat és az egyéb belső irányítási eszközök vonatkozó rendelkezései az irányadóak.

(2) Amennyiben az ügyiratkészítőnek nincs kiadmányozási joga, abban az esetben a kiadmányozásra jogosult egység vezetőjének UNIMail-t kell küldenie, ezzel az ügyirat elkészítéséről értesíti.

(3) A kiküldés előtt az ügyiratot az ügykezelő iktatja. Az iktatott ügyiratot az ÁSZ Szervezeti és Működési Szabályzata, valamint az ügyrend alapján a kiadmányozásra jogosult egység vezető kiadmányozza a rendszerben a „Küldés” gomb megnyomásával.

(4) Az ügyirat elkészítésével megbízott ügyintézőnek gondoskodnia kell

40. § (1) Amennyiben az iratforgalom automatizált célrendszeren keresztül történő intézése informatikai vagy egyéb műszaki okból nem lehetséges, a HK-n keresztül történő ügyiratforgalomra vonatkozó szabályokat az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni.

(2) A HK felhasználó a KR által biztosított böngésző felület használatával letölti az ÁSZ HK-ra érkezett ügyiratot, majd elvégzi az ügyirattal kapcsolatos érkeztetési feladatokat.

(3) Az ügykezelő gondoskodik a kiadmányozott irat expediálásának az iratkezelési rendszerben történő rögzítéséről.

(4) A kiküldendő ügyirat papír alapon történő kiadmányozását követően a kiadmányozásra jogosult hivatali egység vezetője értesíti a HK kezelőt és a HK kapcsolattartót. A HK kezelő – akadályoztatása esetén a HK kapcsolattartó személy – a KR által biztosított böngésző felület használatával gondoskodik az ügyirat elektronizált változatának HK-n keresztül történő elküldéséről.

(5) A HK kezelő gondoskodik a visszaigazolásnak, illetve a kézbesítési vélelem beálltáról történő tájékoztatásnak az iratkezelési és ügykövető rendszerben történő megfelelő elhelyezéséről.

(6) Az ügyirat elkészítésével megbízott ügyintézőnek gondoskodnia kell az ügyirat papír alapon (is) történő kiküldéséről, amennyiben

(7) A (6) bekezdésben meghatározott esetekben irányadó eljárásra kizárólag a jelen Szabályzat rendelkezései vonatkoznak.

41. § (1) Jelen utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba azzal, hogy rendelkezéseit 2012. január 1-jétől kell alkalmazni.

(2)²

(3) Az iratkezelés szervezetét, az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét, az egyes ügyviteli területek kezelését megváltoztatni, módosítani – a 335/2005. (XI. 29.) Korm. rendelet 68. §-ában foglaltakra figyelemmel – csak a naptári év kezdetén, a Magyar Országos Levéltár egyetértésével lehet.

(4) Az egységek vezetői kötelesek a szabályzat tartalmát munkatársaikkal dokumentáltan megismertetni, és alkalmazását ellenőrizni, a megismerési nyilatkozatokat az Elnöki Titkársághoz és Igazgatási Osztályhoz megőrzésre megküldeni.

(5) Az utasításban foglaltak technikai lebonyolítására, a rendszerbe állítással kapcsolatos technikai kérdésekről, azok ütemezéséről az Elnök külön intézkedést ad ki.

(6) Jelen utasítás függelékeit képezi: