1/2012. (I. 13.) GVH utasítás

1. § (1) Ez az utasítás határozza meg a Gazdasági Versenyhivatalhoz (a továbbiakban: Hivatal) érkezett és a Hivatal működése során keletkezett iratok nyilvántartásba vételének, rendszerezésének, megőrzésének, selejtezésének vagy levéltárba adásának (a továbbiakban együtt: kezelésének) rendjét, valamint a Hivatal munkatársainak iratkezeléssel kapcsolatos feladatait.

(2) Ezen utasítást a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvény (a továbbiakban: Tpvt.) 79/A. § (1) bekezdésében meghatározott magatartásra vonatkozó beadvány vagy szóbeli folyamodvány tekintetében a Hivatalnak a Tpvt. 79/A. § (1) és (2) bekezdésében meghatározott díjigényekkel kapcsolatos belső eljárási rendjéről szóló külön utasításban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(3) Nem terjed ki ezen utasítás hatálya a minősített adatot tartalmazó irat nyilvántartásba vételének, rendszerezésének, megőrzésének, selejtezésének vagy levéltárba adásának rendjére; erre a minősített adat védelmét szolgáló biztonsági szabályzatról szóló külön utasítást kell alkalmazni.

2. § (1) Az ezen utasításban használt fogalmak alatt a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben, illetve a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Ikr.) meghatározottakat kell érteni.

(2) Ezen utasítás alkalmazásában

(3) Ezen utasítás alkalmazásában szervezeti egységen a Versenytanácsot (a továbbiakban: VT), annak titkárságán a VT titkárságát, vezetőjén pedig a VT elnökét, ügyintézőn pedig az eljáró versenytanácstagot is érteni kell.

3. § Az irattári tervet az 1. melléklet tartalmazza.

4. § (1) A Hivatalban az iratkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat – a 30. § (3) bekezdésében meghatározott segédletek kivételével – elektronikusan kell vezetni és megőrizni.

(2) Az alkalmazott számítógépes iktatóprogram a nyilvántartásokban szereplő adatok visszakereshetőségét biztosító „Partnernyilvántartó rendszert” és „Katalógus rendszert”, valamint egy Központi Érkeztetőkönyvet, továbbá a (3) bekezdés szerinti – ügytípusok szerint meghatározott – kilenc, valamint a (4) bekezdés szerint egy további elektronikus iktatókönyvet (iktatóhelyet) tartalmaz.

(3) Az elektronikus iktatókönyvek a következők:

(4) Az átmeneti iktatókönyvben (azonosítója: AM) kerülnek nyilvántartásra – ügytípustól függetlenül – az elektronikus iktatóprogram 2006. január 1-jei bevezetése előtt alkalmazott iktatási rendszerben iktatott előzménnyel rendelkező ügyiratokhoz tartozó, 2006. január 1-jét követően keletkező vagy érkező iratok.

(5) A papíralapú és az elektronikus iratok egységes kezelésének, valamint az ügyiratok egysége megőrzésének, kezelhetőségének és használhatóságának biztosítására az egyes iratok papíralapú vagy elektronikus kezelését, továbbá megőrzésének helyét és módját az egyes iktatókönyvek szerint a III. Fejezet szabályozza.

5. § (1) A „Partnernyilvántartó rendszerben” kell nyilvántartani a beérkező irat küldőjének és a kiküldésre kerülő irat címzettjének nevét, címét, telefonszámát, továbbá lehetőség szerint faxszámát és elektronikus levélcímét, honlapját is.

(2) A cégnevet a nyilvántartásban a hivatalos és nem rövidített formájában, a cégforma rövidített megjelölésével kell szerepeltetni.

(3) Új adat felvitele előtt ellenőrizni kell, hogy az nem szerepel-e már a nyilvántartásban.

(4) A „Partnernyilvántartó rendszerben” rögzített részletes adatokat – ide nem értve a küldő, illetve a címzett nevét és címét – csak az ügykezelői feladatokat ellátó munkatársak jogosultak megismerni.

6. § (1) Az iratkezelési feladatokat az egyes szervezeti egységek – iktatóhelytől is függően – vegyes rendszerben végzik.

(2)² A Hivatalhoz érkező küldemények átvételét, felbontását és a Központi Érkeztetőkönyvben történő érkeztetését – a (3) bekezdésben meghatározott kivétellel – az Informatikai és Iratirányítási Iroda (a továbbiakban: III) az iratkezeléssel összefüggő feladatok ellátására kijelölt munkatársai (a továbbiakban: „Érkeztető, Irattár”) végzik.

(3) A (2) bekezdéstől eltérően

(4) Az érkeztetett, a belső keletkezésű és a kimenő iratok iktatását és az egyéb nem érdemi ügyintézéssel összefüggő iratkezelési feladatokat a szervezeti egységek ügykezelői (a továbbiakban: szervezeti egység titkársága) végzik.

(5)⁴ A hivatali iratanyag irattározását, az irattári nyilvántartások vezetését, az irattári selejtezést és a maradandó értékű iratok levéltári átadását az „Érkeztető, Irattár”, valamint a versenyfelügyeleti eljárással összefüggő iratok tekintetében a VT titkárságának irattáros munkatársa végzi, az III vezetőjének közvetlen irányításával.

(6)⁵ Az egyes iratkezelési feladatokat ellátó munkatársak állandó vagy eseti jelleggel történő helyettesítéséről a munkáltatói jogkör gyakorlója intézkedik. A helyettes személyét az III munkatársai a helyettesítő személy kijelöléséről szóló feljegyzés alapján rögzítik az iktatóprogramban, és a helyettesítés idejére aktiválják a helyettesítési beállításokat.

7. § (1) Az iratkezelés során valamennyi munkatársnak fokozottan ügyelnie kell a kezelt adatok biztonságára, s köteles megtenni mindazokat a technikai és szervezési intézkedéseket, amelyek az adatvédelmi szabályok betartásához szükségesek.

(2) A szervezeti egységek vezetői, illetve az elnökhelyettesek gondoskodnak arról, hogy az iratkezelési folyamatok az iratkezelési szabályzatnak megfeleljenek.

(3) A Hivatal működése során keletkezett vagy a Hivatalhoz érkezett iratot a munkatársak csak a szervezeti egység vezetőjének jóváhagyásával, kizárólag akkor vihetnek ki a Hivatal épületéből, ha az a hivatali feladatok külső helyszínen való ellátásához, vagy a hivatali feladat határidőben való ellátása érdekében feltétlenül szükséges.

8. § (1)⁶ Érkeztetéssel összefüggő adat felvitelére és módosítására – a 6. § (2) és (3) bekezdésében meghatározottak szerint – az „Érkeztető, Irattár”, a Versenypolitikai Iroda titkársága, az NKI kijelölt munkatársa, az Elnöki Titkárság kijelölt munkatársa, valamint a FAH jogosultak (érkeztetői jogosultság).

(2) Iktatókönyvbe adat felvitelére és módosítására a szervezeti egységek titkárságai jogosultak (iktatói jogosultság).

(3)⁷ A rendszerbeállítások módosítására az III kijelölt munkatársai jogosultak („adatgazdai jogosultság”).

(4) A „Partnernyilvántartó rendszer” kezelésére (adatfelvitelre és -módosításra) az „Érkeztető, Irattár“ és a szervezeti egységek titkárságai jogosultak.

9. § (1) Ha ezen utasítás az egyes iktatókönyvek tekintetében eltérően nem rendelkezik, az iktatókönyvekbe felvitt adatokat a Hivatal valamennyi munkatársa megismerheti.

(2) Az ügyintéző szervezeti egység vezetője az adott ügyirattal kapcsolatos nyilvántartáshoz vagy annak meghatározott adataihoz való hozzáférést – az elnök, valamint a feladatkörükben eljáró elnökhelyettesek és főtitkár hozzáférése kivételével – egyedileg meghatározott személyre vagy szervezeti egységre korlátozhatja.

(3) Az elnök, továbbá feladatkörükben az elnökhelyettesek és a főtitkár valamely egyedi ügyirat, ügyiratcsoport vagy teljes iktatókönyv tekintetében elrendelhetik a nyilvántartás megismerhetőségének korlátozását.

10. § (1)⁸ Az egyes felhasználóknak az iktatókönyvhöz való általános – nem egyes ügyiratok tekintetében meghatározott – hozzáférési jogosultságait, azok szintjét és körét – a főtitkár által a szervezeti egység vezetőjének javaslata alapján meghatározottak szerint, illetve a 9. § (3) bekezdése szerinti döntés alapján – az III állítja be az iktatóprogramban. A beállított jogosultságokról az III naprakész nyilvántartást vezet.

(2) A 9. § (2) bekezdése szerinti esetben a hozzáférésre jogosultak körét az ügyirat iktatására jogosult közvetlenül állítja be az iktatóprogramban.

11. § (1) A Hivatal postahivatalban bérelt postafiókját az „Érkeztető, Irattár” munkatársa minden munkanapon 8:00 és 9:00 óra között kiüríti, és az átvett küldeményeket a Hivatalba szállítja.

(2) Az „Érkeztető, Irattár” munkatársát az elnök a küldemények átvételéhez szükséges meghatalmazással látja el.

(3) A hivatali időn túl érkezett küldemény átvételére a Hivatal bármely munkatársa jogosult azzal, hogy ha a munkatárs felbontásra, érkeztetésre nem jogosult, köteles azt haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az „Érkeztető, Irattárnak” vagy – a 6. § (3) bekezdés d) pontja szerinti irat esetében – az Elnöki Titkárságnak továbbítani.

(4) A névre szóló küldeményt a címzett vagy az általa megbízott személy is átveheti. Az „s. k.” felbontásra érkezett, valamint a névre szóló küldeményt csak a címzett bonthatja fel. Ha a küldemény nem kizárólag magánjellegű, akkor egyebekben a (3) bekezdés szerint kell eljárni.

(5) Ha a küldeményről csak felbontás után derül ki, hogy minősített adatot tartalmaz, a téves felbontásról két példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, a borítékot vissza kell zárni, és a minősített adat védelmét szolgáló biztonsági szabályzatról szóló külön utasításnak megfelelően kell eljárni.

(6) A 6. § (3) bekezdés a) és b) pontja szerinti küldemények esetében az érkeztetés a megfelelő iktatókönyvben közvetlenül is történhet.

(7) Az iratkezelés felügyeletét ellátó személy a küldemények további csoportjai esetében is elrendelheti, hogy a küldemény átvételére az (1) bekezdéstől eltérően más személy jogosult.

(8) Ha egy irat faxon vagy elektronikus úton közvetlenül valamely szervezeti egység munkatársához érkezik – nem ideértve a 6. § (3) bekezdésében meghatározott személyt –, az iratot (vagy annak másolatát) – az Ikr. 34. § (5) bekezdésére is figyelemmel – haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő munkanapon továbbítani kell az „Érkeztető, Irattár” részére érkeztetésre. Ha a vizsgáló meghallgatás (helyszíni ellenőrzés) során vesz át iratot a meghallgatott, illetve az eljárás alá vont személytől, azt a meghallgatásról (helyszíni ellenőrzésről) felvett jegyzőkönyvhöz vagy hivatalos feljegyzéshez kell mellékelni, és az előadói ívben ily módon elhelyezni.

(9) Elektronikus úton érkezett küldemény esetében az Ikr. 21. § (2) bekezdése szerint küldendő elektronikus visszaigazolás mintáját a 2. melléklet tartalmazza.

(10)⁹ Az elektronikus úton érkező küldeménynek az Ikr. 25. §-a szerinti ellenőrzéséről és a küldőnek az Ikr. 25. § (3) bekezdése szerinti értesítéséről az III gondoskodik.

12. § (1) Papír alapú küldemény esetén a borítékon vagy más csomagoláson átvételkor el kell helyezni az érkezés dátumát jelző érkeztetőbélyegzőt. A küldemény felbontását és érkeztetését követően az iraton iktatóbélyegzőt kell elhelyezni, majd a bélyegzőn fel kell tüntetni az érkezés dátumát, az érkeztetőszámot, valamint – ha van iktatott előzmény – az iktatószámot és az ügyintéző szervezeti egységet. Az iktatóbélyegző további rovatait az iktatásért felelős személy tölti ki.

(2) Sérült küldemény átvétele esetén a feladónak a megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről történő – az Ikr. 23. §-ában előírt – értesítésére az ügyintéző szervezeti egység (a címzett) köteles.

(3) A küldemény felbontásakor a jelzett mellékletek megléte vagy olvashatósága tekintetében felmerült probléma tényét a nyilvántartásban és az előadói íven is rögzíteni kell. A küldőnek az Ikr. 30. §-ában előírt értesítésére az ügyintéző szervezeti egység (a címzett) köteles.

(4) A küldemény felbontásakor a borítékot az irathoz kell rögzíteni, és az ügyiratban meg kell őrizni.

(5) Ha a boríték több különböző ügyiratba tartozó iratot tartalmaz, az elsőként érkeztetett irat ügyiratában az eredeti borítékot, a többi irat ügyiratában pedig a boríték fénymásolatát kell megőrizni.

(6) Az elektronikus úton, nem közigazgatási hatósági eljárásban érkező iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét az érkeztetést végző az erre a célra rendszeresített számítógépes program segítségével ellenőrzi.

13. § (1) Az érkeztetéskor a Központi Érkeztetőkönyvben vagy a 11. § (6) bekezdése szerint közvetlen érkeztetésre alkalmas iktatókönyvben – az Ikr. 34. § (2) bekezdésében meghatározottakon túl – fel kell tüntetni

(2) Az (1) bekezdéstől eltérve, a számla, könyv és üdvözlőlap érkeztetésekor csak az Ikr. 34. § (2) bekezdésében meghatározott adatokat szükséges rögzíteni.

(3) Ha a küldeményt nem az érkeztető veszi át, az érkeztető – a küldemény átvevőjének tájékoztatása alapján – köteles utólag gondoskodni az (1) bekezdésben meghatározott adatok feltüntetéséről.

(4) Papír alapú irat esetében az érkeztetőkönyvben fel kell tüntetni azt is, hogy a felbontást és érkeztetést végző az eredeti iratot mely szervezeti egységre adja tovább.

(5) A 12. § (6) bekezdés szerinti ellenőrzés tényét és eredményét a Központi Érkeztetőkönyv „Megjegyzés” rovatában rögzíteni kell.

14. § (1) Az érkeztetett, még nem iktatott irat más szervezeti egységnek történő továbbítását papír alapú átadás-átvételi nyilvántartókönyvben dokumentálni kell olyan módon, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot.

(2) Érkeztetésre jogosultként és szervezeti egységenként külön nyilvántartókönyvet kell alkalmazni, amelyben az érkeztetésre jogosult rögzíti a beérkező küldeményt, az átvevő pedig aláírásával igazolja annak átvételét.

15. § (1) A 11–13. §-t a tértivevényre nem kell alkalmazni. A tértivevény átvételekor azon el kell helyezni az érkezés dátumát jelző érkeztetőbélyegzőt, majd a 14. § szerint át kell adni az ügyintézésért felelős szervezeti egységnek. A tértivevényt a vonatkozó irathoz kell csatolni, és az ügyiratban az irattal együtt kell megőrizni.

(2) Az elektronikus úton közölt hivatalos iratra vonatkozó elektronikus visszaigazolást az ügyintéző szervezeti egység kinyomtatja; azt a vonatkozó irathoz kell csatolni és az irattal együtt megőrizni.

16. § (1) Az érkeztetett iratot, ha az iktatott előzménnyel rendelkezik vagy annak tartalmából az ügyintézésért felelős szervezeti egység megállapítható, iktatásra át kell adni ezen szervezeti egységnek, egyebekben

(2) Ha több ügyintéző kerül kijelölésre, akár egy szervezeti egységen belül, akár más szervezeti egységről, az iktatókönyvben a „Teendő felelőse” rovatban valamennyi ügyintézőt fel kell tüntetni.

(3) Ha az ügyintéző szervezeti egységben vagy az ügyintéző személyében változás következik be, vagy további ügyintéző szervezeti egység vagy személy is kijelölésre kerül, az új, illetve a további felelős személyét az iktatókönyvben – a főszámnál – megfelelően rögzíteni kell, és új felelős esetén az ügyiratot át kell adni az új felelősnek.

(4) A (4) és (5) bekezdést megfelelően alkalmazni kell akkor is, ha a panasszal összefüggő eljárást az Ügyfélszolgálati Iroda a külön utasításban meghatározottak szerint szakmai irodának adja át, illetve ha a versenyfelügyeleti eljárásban az ügyirat az eljáró versenytanácsnak kerül átadásra.

(5) A szignálásra jogosult úgy is rendelkezhet, hogy az iratot valamely szervezeti egység vagy személy csak tájékoztatásul kapja.

(6) A szignálás az elektronikus iktatórendszerben az egyes szervezeti egységek között – a szervezeti egység vezetője részére – a szervezeti egység titkárságára történik.

17. § (1) Az érkeztetett, valamint a belső keletkezésű iratok közül iktatni kell

(2) Helyben maradó iratként kell nyilvántartani a helyben keletkező és a Hivatalon belüli címzettekkel közölt iratot.

(3) A meghallgatás során benyújtott, továbbá a rajtaütés során lefoglalt iratot, a vizsgáló által feltárt és felhasználásra kerülő egyéb bizonyítékot az eljárási cselekményről készült jegyzőkönyvhöz vagy hivatalos feljegyzéshez kell mellékelni, és az iktatólapon ennek megfelelően – darabszámmal – feltüntetni. Az ügyiratban az ilyen iratot szintén a jegyzőkönyvhöz, feljegyzéshez mellékelt iratként kell kezelni, a mellékelt iratokat szükség szerint sorszámozni kell, és a későbbiekben (pl. vizsgálati jelentésben) ily módon hivatkozni.

(4) Ha ezen utasítás eltérően nem rendelkezik, a helyben keletkező és a Hivatalon belüli címzettekkel közölt iratot az iratot készítő szervezeti egység titkársága iktatja.

18. § (1) Iktatás céljára – a 4. § (3) bekezdésében meghatározott – évente megnyitott elektronikus iktatókönyveket kell használni.

(2) Az iktatószám az Ikr. 40. § (1) bekezdésében meghatározott adategyüttest megelőzően – „/”-jellel elválasztva – tartalmazza az iktatókönyv azonosítóját.

(3) Az iktatókönyvet év végén le kell zárni úgy, hogy abba sem új ügyiratot (főszámot), sem már iktatott ügyben keletkezett újabb iratot (alszámot) felvenni nem lehet.

(4) A (3) bekezdéstől eltérve, a PB-, VJ-, X-, ENG-, EC- és HR-iktatókönyv esetén az ügyben keletkezett valamennyi iratot a kezdőirat főszámának soron következő alszámára kell iktatni.

19. § (1) Az iktatókönyv – az Ikr. 39. § (2) bekezdésében meghatározottakon túl – tartalmazza

(2) Az iktatás során szükség szerint pótolni, illetve pontosítani kell azokat az adatokat, amelyek az érkeztetés során nem vagy nem megfelelően lettek kitöltve.

(3) Ha az irat szignálása iktatás előtt megtörtént, az iktatás során az ügyintéző megnevezését, az intézés határidejét és az elintézéssel kapcsolatos külön utasításokat is ki kell tölteni, egyebekben a szignálást követően az iktatókönyvbe ezeket az adatokat pótlólag kell felvinni.

(4) A 16. § (7) bekezdése szerint tájékoztatandóként megjelölt szervezeti egységet vagy személyt a „Lássa még” rovatban kell feltüntetni.

(5) Az iktatókönyvben az intézés határidejeként – ha a szignálás során eltérő határidő nem kerül megállapításra – az adott eljárásra jogszabályban meghatározott ügyintézési határidőt kell rögzíteni. Ha az ügyintézési határidő meghosszabbításra került, az iktatókönyvben a meghosszabbított határidőt kell rögzíteni.

(6) Ha az irat betekinthetőségéről külön döntést szükséges hozni, az iratot e döntés jogerőre emelkedéséig nem betekinthető iratként kell kezelni. Ha az irat betekinthetősége az ügy intézése során megváltozik, ezt az iktatólapon haladéktalanul át kell vezetni.

(7) Az ECN keretében folytatott együttműködéssel összefüggő irat esetén az iktatólap „Dokumentum” munkalapján a szabadon gépelhető mezőben fel kell tüntetni az „ECN-irat” megjelölést.

(8) Az ügyirat alszámaira iktatott további iratok esetében a szignálás során meghatározott, az elintézéssel kapcsolatos külön utasításokat nem kell feltüntetni, ha azok megegyeznek a főszámon iktatott iratnál nyilvántartott adatokkal.

20. § (1) Az iktatás során gyűjtőszám alkalmazása nem megengedett, azonos főszámon csak az ugyanazon ügyben keletkezett iratok tarthatók nyilván. A különböző ügyekhez tartozó iratokat külön főszámon kell nyilvántartani abban az esetben is, ha hasonló jellegű, tárgyú iratokról van szó.

(2) Több címzettnek megküldésre kerülő iratok vagy ugyanazon küldőtől származó több irat az iktatókönyvben csak akkor tartható nyilván azonos iktatószámon, ha azok tartalmilag minden részletükben megegyeznek.

(3) Ha egy már iktatott irattal tartalmilag minden részletében megegyező irat utóbb más formában is beérkezik, azt az iktatókönyvben a korábban beérkezett irat iktatószámán kell nyilvántartani úgy, hogy az utóbb érkezett azonos irat típusát, beérkezésének időpontját, módját és érkeztetési azonosítóját az iktatólap „Bontási megjegyzés” rovatában fel kell tüntetni, és – ha a közlés joghatásai csak az utóbbi beérkezett irat formájához kapcsolódnak – az iktatólapon az intézési határidőt megfelelően ki kell igazítani.

(4) Az iktatókönyvi bejegyzések módosítását vagy törlését – a téves iktatás esetét is ideértve – az iktatóprogram a módosítást, illetve törlést végző nevének és a módosítás, illetve törlés dátumának rögzítésével dokumentálja olyan módon, hogy az eredeti és a módosított tartalom is követhetően megállapítható legyen (ügyintézői napló).

21. § (1) Az iktatás során az iktatókönyvben az irat iktatólapjához elektronikusan csatolható a Hivatalban keletkezett irat elektronikus változata, valamint az elektronikusan beérkező irat, azzal, hogy az elektronikus iratváltozatnak az iktatóprogramban való zárolása révén biztosítani kell, hogy csatolt dokumentumban utóbb ne lehessen változtatni.

(2) Nem betekinthető irat az iktatólaphoz nem csatolható.

(3) A helyben keletkező és Hivatalon belüli címzettekkel közölt irat – a személyi-munkaügyi, valamint a költségvetési és gazdasági irat kivételével – az iktatólaphoz korlátozás nélkül csatolható.

22. § (1) Iktatást követően az iraton fel kell tüntetni az iktatószámot, és a beérkezett iraton elhelyezett iktatóbélyegző további rovatait ki kell tölteni. Az ügyiratot – majd az ügyirat alszámaira iktatott további iratokat – előadói ívben kell elhelyezni.

(2) Az előadói ívben az iratokat az ügyintéző szervezeti egységnek azok beérkezése vagy keletkezése időrendi sorrendjében, – az iktatószámnak megfelelő sorszámon – sorfolytonosan kell elhelyeznie úgy, hogy olvasáskor az időben utoljára keletkezett vagy érkezett irat legyen legelöl a sorban.

(3) A nem betekinthető iratot az előadói ívben – az iktatószámnak megfelelő sorszámon – sorfolytonosan, alszámonként külön-külön zárt borítékban kell elhelyezni. A borítékon – erre a célra rendszeresített bélyegző útján – fel kell tüntetni, hogy az nem betekinthető iratot tartalmaz, és hogy a betekintés milyen vonatkozásban korlátozott.

(4) Ugyanazon irat nem betekinthető és betekinthető változatát külön alszámon kell iktatni azzal, hogy a betekinthető iratváltozat iktatólapjának „Dokumentum” munkalapján fel kell tüntetni a nem betekinthető iratváltozat iktatószámát.

(5) Az ügyintéző szervezeti egység titkársága a jelen utasításban meghatározott esetben és időpontban, továbbá az ügyirat irattárba adásakor az adott ügyirathoz tartozó iratoknak – az iktatókönyvbeli nyilvántartással megegyező – listáját tartalmazó iratjegyzéket (a továbbiakban: iratjegyzék) készít és azt az előadói ívhez csatolja. Az iratjegyzék a következő adatokat tartalmazza:

23. § (1) Iratnak vagy irat meghatározott részének más ügyiratból történő átemelését az eredeti ügyirathoz tartozótól eltérő másik ügyirat irataként iktatott feljegyzés útján kell megtenni úgy, hogy az átemelt iratot vagy iratrészt másolatban a feljegyzéshez mellékelt iratként kell csatolni. Az eredeti irat az eredeti ügyiratban marad.

(2) Az átemelésről szóló feljegyzés iktatólapjának ügyintézői naplójánál hozzáférhető „Iratátemelés” rovatban rögzíteni kell az átemelés tényét, az eredeti ügyirat főszámát és az átemeléssel érintett iratok iktatószámát.

24. § (1) Kiadmányozáshoz az állami címerrel és sorszámmal ellátott bélyegzőt kell használni.

(2) A Hivatal bélyegzőinek beszerzését a Költségvetési Iroda intézi. A beszerzett bélyegzőt – nyilvántartásba vételét követően – az iratkezelés felügyeletét ellátó személy adja ki használatra.

(3) A bélyegzőket munkaidő után biztonsági zárral ellátott szekrényben kell őrizni.

(4) Az elavult vagy elhasználódott bélyegzőt az iratkezelés felügyeletét ellátó személynek kell átadni, aki gondoskodik annak megsemmisítéséről.

(5) A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és azok használatáról, illetve használatuk megszüntetéséről és megsemmisítésükről az iratkezelés felügyeletét ellátó személy a 3. melléklet szerinti nyilvántartást vezet.

25. § (1) Az Ikr. 53. § (4) bekezdése szerinti záradékolás során a záradékot a fénymásolati (vagy az eredeti szöveg ismételt betűhű leírásával létrehozott) példányon aláírással, bélyegzőlenyomattal és a másolat készítésének dátumával kell hitelesíteni.

(2) Ha a másolat kiadása illeték ellenében történik, a kiadott másolatra az illeték lerovásának tényét is fel kell vezetni.

26. § (1) A kiadmányt a kiadmányozó szervezeti egység titkársága expediálja és iktatja.

(2) Az (1) bekezdéstől eltérően az elnök vagy az elnökhelyettesek által kiadmányozott iratot a kiadmánytervezetet előkészítő szervezeti egység titkársága expediálja és iktatja.

(3) Az expediálás során az Ikr. 55. §-ában előírt ellenőrzés keretében szükség szerint javítani vagy pótol(tat)ni kell a kimenő iraton az iktatószám, a hivatkozási szám feltüntetését, a címzést, a szükséges aláírások és mellékletek meglétét, valamint a kiadási utasítások végrehajtását. A küldeményt ezt követően borítékolni vagy csomagolni, majd címezni kell, és – a postáról szóló 2003. évi CI. törvény 3. § 10. pontja szerinti hivatalos iratnak minősülő küldemény esetén – a hivatalos iratok kézbesítésére vonatkozó jogszabályi rendelkezések szerint ki kell állítani a tértivevényt, és ahol szükséges, szállítólevelet vagy egyéb kísérőokmányt.

(4) A tértivevényen fel kell tüntetni a küldendő irat iktatószámát és az eljáró ügyintéző nevét.

(5) A kiadmány egy példányát el kell helyezni az előadói ívben. Ha az iratban foglalt intézkedéshez külön utasítás szerint a kiadmányozón kívül más személy jóváhagyása is szükséges, a jóváhagyás tényét az előadói ívben maradó kiadmánypéldányon a jóváhagyó dátummal ellátott aláírásával kell jelezni.

(6) Az előadói ívben maradó kiadmánypéldányra „exp.:” jelzést követően fel kell jegyezni a továbbítás dátumát.

27. § (1) A küldemények postázásáról az „Érkeztető, Irattár” gondoskodik. A délután 14:30 óráig, pénteken 11:30 óráig az „Érkeztető, Irattár” részére leadott küldeményeket még aznap kézbesíteni kell.

(2) A postai úton továbbítandó küldeményt az „Érkeztető, Irattár” díjhitelezi (ragszámmal látja el, meghatározza a küldemény díját, elhelyezi rajta a díjhiteles és tértivevény feliratú bélyegzőket), majd bevezeti a küldeményt a posta által e célra rendszeresített feladókönyvbe. A kézbesítő útján továbbítandó küldeményeket a kézbesítőkönyvben kell nyilvántartani, a futárszolgálat útján továbbítandó levelekről futárjegyzéket kell kiállítani.

(3) A faxon, valamint az elektronikus levélben továbbítandó küldemények továbbításáról az expediálást végző gondoskodik.

(4) A (3) bekezdéstől eltérve, az ECN-en belüli együttműködés keretében elektronikus levélben továbbítandó küldemények továbbítását a FAH végzi.

28. § (1) Az elintézett ügy ügyiratát (a továbbiakban: elintézett ügyirat) irattári tételszámmal ellátva az ügy elintézésétől számított tizenöt napon belül irattárba kell adni. Az ügyiratot

(2) Átmeneti időre irattárba adható az az ügyirat is, amelynek intézését felfüggesztették.

(3) Az irattározási feladatokat a Központi Irattárnak a versenytanácsi döntéssel befejezett versenyfelügyeleti eljárások iratainak megőrzésére kijelölt külön helyiségébe kerülő iratok tekintetében a VT Titkárság erre kijelölt munkatársa, a Központi Irattár esetében az „Érkeztető, Irattár” látja el. Az átmeneti irattárral összefüggő irattározási feladatokat az adott szervezeti egység titkársága látja el.

29. § (1) A szervezeti egység titkársága minden naptári hónap végén elvégzi az irattári átadások ellenőrzését, s haladéktalanul intézkedik az elintézett, de irattárba még le nem adott ügyiratok irattárba adásáról.

(2) Az irattárba helyezés időpontját az irattárba adó szervezeti egység titkársága rögzíti az iktatókönyvben.

(3) Az irat irattárba adásáról a 4. melléklet szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet az ügyintéző és az irattározási feladatot ellátó munkatárs aláírásukkal látnak el.

30. § (1) Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell kialakítani. Az irattárban az ügyiratokat évek, azon belül tételszámok, a tételszámokon belül pedig az iktatószámok emelkedő sorrendjében kell elhelyezni.

(2) Az irattárban elhelyezett iratokat az irattáros rendezi, megfelelő tárolóeszközökbe helyezi, az iratállományról nyilvántartást és segédleteket készít, biztosítja az irattár szakszerű használatát, felügyeli az irattári kölcsönzést, közreműködik az irattári selejtezésben és a levéltári átadásban.

(3) A Hivatal munkatársai – visszahozatali kötelezettség mellett – a Központi Irattárból az iratkezelés felügyeletét ellátó személy, a Központi Irattárnak a versenytanácsi döntéssel befejezett eljárások iratainak megőrzésére kijelölt külön helyiségéből a VT elnöke vagy az általa kijelölt személy engedélyével kölcsönözhetnek ügyiratot hivatalos használatra.

(4) Az irattárba helyezett iratokról az alábbi nyilvántartásokat (segédleteket) kell vezetni:

31. § (1) Az irattári tervben meghatározott őrzési idő lejártát követően az irattári anyagot selejtezni kell.

(2) Az Ikr. 64. § (1) bekezdése szerinti selejtezési bizottság irányítására olyan munkatársat kell kijelölni, aki ismeri az iratok tartalmi jelentőségét. A bizottságnak minden esetben tagja az „Érkeztető, Irattár” egy munkatársa.

(3) Az Ikr. 64. § (2) bekezdése szerinti selejtezési jegyzőkönyv mintáját a 7. melléklet tartalmazza.

(4) A selejtezés időpontját fel kell tüntetni az iktatókönyv megfelelő rovatában, és be kell vezetni az átadás-átvételi nyilvántartásba.

(5) Ha az Országos Levéltár valamely tétel vagy ügyirat selejtezéséhez nem járul hozzá, a visszatartott iratot a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni, és eredeti irattári helyére vissza kell helyezni.

32. § A nem selejtezhető iratokat tartalmazó elintézett ügyiratoknak az Országos Levéltárnak történő átadása időpontját az iratkezelés felügyeletét ellátó személy egyezteti az Országos Levéltárral.

33. § (1) Ha valamely szervezeti egység megszűnik vagy feladatkörét más szervezeti egység veszi át, a megszűnő, illetve feladatokat átadó szervezeti egység vezetője gondoskodik a folyamatban levő ügyek iratainak a feladatkört átvevő szervezeti egység részére tételes jegyzékkel történő átadásáról. A jegyzék a feladatkör átadás-átvételéről felvett jegyzőkönyv mellékletét képezi.

(2) A megszűnő vagy feladatkörét átadó szervezeti egység vezetőjénél és munkatársainál lévő – nem iktatott – iratokat selejtezés előtt meg kell vizsgálni, hogy nem tartalmaznak-e olyan információt, amely maradandó értéket képvisel. A nem selejtezhető iratokat iktatni kell, majd a feladatkört átvevő szervezeti egységnél vagy az irattárban kell elhelyezni.

(3) Ha egy feladatkör olyan módon szűnik meg, hogy annak átvételére más szervezeti egység részéről nem kerül sor, a megszűnő feladatkört ellátó szervezeti egység vezetője gondoskodik az iratok selejtezéséről vagy irattárba helyezéséről.

(4) A hivatali munkakörök átadása-átvétele során a folyamatban lévő ügyek irataival, valamint a munkakörét átadó munkatársnál lévő egyéb iratokkal el kell számolni a szervezeti egység vezetője, a munkakört átvevő munkatárs, továbbá az irattár felé.

34. § (1) A PB-iktatókönyvben kell nyilvántartani – a 4. § (4) bekezdésében és a 40. § (1) bekezdésében meghatározott iratok kivételével –

(2) Az iktatókönyv – a 19. §-ban meghatározottakon túl – tartalmazza a panaszos, illetve a bejelentő nevét és címét, ha az nem azonos a küldő adataival.

35. § (1) A bejelentést az EHT munkatársa iktatja, majd az iktatást követően az iktatási rendszerből kinyomtatott adatlapot az „Érkeztető, Irattár”-nak átadja, és az alapján az „Érkeztető, Irattár” elkészíti az előadói ívet.

(2) A panaszt az Ügyfélszolgálati Iroda iktatja, majd az iktatást követően az iktatási rendszerből kinyomtatott adatlapot az „Érkeztető, Irattár”-nak átadja, és az alapján az „Érkeztető, Irattár” elkészíti az előadói ívet.

(3) Az ügyben beérkező vagy kiküldésre kerülő további iratokat közvetlenül az ügyintéző szervezeti egység titkársága iktatja.

(4) Az előadói íven az iktatási főszámot, az eljárás kezdőiratának érkezési dátumát az „Érkeztető, Irattár”, a további rovatokat az ügyintéző szervezeti egység titkársága tölti ki.

(5) Iratjegyzéket kell készíteni

(6)¹⁷ A bejelentő jogorvoslati kérelme esetén az ellenkérelmet és a bírósági eljárás iratait a Jogi Iroda tevékenységével összefüggő ügykezelési feladatokat ellátó személy iktatja. Az iratoknak és az iratjegyzéknek a bíróság részére történő megküldése előtt azokról másolatot kell készíteni, és a másolatokat az eredeti ügyirat előadói ívében az eredeti ügyiratokra vonatkozó szabályok szerint meg kell őrizni.

36. § (1) A PB-iktatókönyvbe tartozó iratok kezelésének és megőrzésének módja papír alapú azzal, hogy az iktatólaphoz csatolt dokumentum képe az iktatóprogramban elektronikusan is megjeleníthető.

(2) Az iratok megőrzésének helye a Központi Irattár. Az elintézett ügyiratot az ügyintéző szervezeti egység adja irattárba.

37. § (1) A VJ-iktatókönyvben kell nyilvántartani – a 4. § (4) bekezdésében, a 40. § (1) bekezdésében és a 44. § (1) bekezdésében meghatározott iratok kivételével – a versenyfelügyeleti eljáráshoz kapcsolódó iratokat, ideértve az eljárásban hozott döntés bírósági felülvizsgálata, továbbá az utóvizsgálat során keletkező iratokat is.

(2) A megismételt versenyfelügyeleti eljárás iratait új főszámon kell iktatni. A megismételt eljárás és az alapeljárás ügyiratát szerelni kell, az iktatókönyvben a megismételt eljárás főszámánál előiratként fel kell tüntetni az alapeljárás ügyiratának főszámát.

(3) Az iktatókönyv – a 19. §-ban meghatározottakon túl – tartalmazza az ügyfél nevét és címét, ha az nem azonos a küldő adataival.

38. § (1) Az eljárást megindító kérelmet és végzést mint kezdőiratot az EHT iktatja, majd az iktatást követően az iktatási rendszerből kinyomtatott adatlapot az „Érkeztető, Irattár”-nak átadja, és az alapján az „Érkeztető, Irattár” elkészíti az előadói ívet.

(2) Az ügyben beérkező vagy kiküldésre kerülő további iratokat közvetlenül az ügyintéző szervezeti egység titkársága iktatja.

(3) Az előadói íven az ügyszámot és az ügyindulás dátumát az „Érkeztető, Irattár”, a további rovatokat az ügyintéző vizsgáló tölti ki.

(4) Iratjegyzéket kell készíteni

(5) Az iratoknak és az iratjegyzéknek a bíróság részére történő megküldése előtt azokról másolatot kell készíteni, és a másolatokat az eredeti ügyirat előadói ívében az eredeti ügyiratokra vonatkozó szabályok szerint meg kell őrizni.

39. § (1) A VJ-iktatókönyvbe tartozó iratok kezelésének és megőrzésének módja papír alapú azzal, hogy az iktatólaphoz csatolt dokumentum képe az iktatóprogramban elektronikusan is megjeleníthető.

(2) A versenytanácsi döntéssel befejezett eljárás iratainak megőrzési helye a Központi Irattár erre kijelölt külön helyisége, a vizsgálói megszüntető végzéssel befejezett eljárás iratainak megőrzési helye a Központi Irattár. Az elintézett ügyiratot versenytanácsi döntéssel befejezett eljárás esetén a VT titkársága, vizsgálói megszüntetéssel befejezett eljárás esetén az ügyintéző szervezeti egység titkársága adja irattárba.

40. § (1) Az X-iktatókönyvben kell nyilvántartani – kapcsolódó eljárásonként, illetve a Tpvt. 78/A. § (2) bekezdése szerinti kérelmenként külön főszámon – a belső iratokat.

(2) Az iktatás során a kezdőirat iktatólapján a „Lásd még” rovatban fel kell tüntetni, hogy az ügyirat melyik bejelentéssel összefüggő vagy versenyfelügyeleti eljáráshoz, illetve engedékenységi kérelemhez kapcsolódik, és az iktatóprogram segítségével a PB-, VJ- vagy ENG-iktatókönyv és az X-iktatókönyv főszámához tartozó iktatólapokat a „Lásd még” rovat használatával össze kell kapcsolni.

41. § (1) A beérkező és kiküldésre kerülő iratok iktatása, valamint az előadói ív elkészítése és kitöltése az ügyintéző szervezeti egység titkárságának feladata. Az X-iktatókönyvben nyilvántartott iratok előadói ívén fel kell tüntetni a „Nem betekinthető belső iratok” megjegyzést.

(2) Az iratokat a kapcsolódó eljárás, illetve engedékenységi kérelem ügyiratához tartozó előadói íven belül külön előadói ívben, a 22. § (3) bekezdésének megfelelő alkalmazásával kell elhelyezni. Ezek az iratok az esetleges bírósági felülvizsgálat során sem kerülnek továbbküldésre a bíróság felé.

(3) Iratjegyzéket kell készíteni

42. § Ha az X-iktatókönyvben nyilvántartott irat vagy annak valamely része az eljárás során bizonyítékként kerül felhasználásra, azt a 23. § megfelelő alkalmazásával a B- vagy VJ-ügyirat részévé kell tenni.

43. § (1) Az X-iktatókönyvbe tartozó iratok kezelésének és megőrzésének módja papír alapú azzal, hogy az iktatólaphoz csatolt dokumentum képe az iktatóprogramban elektronikusan is megjeleníthető, de a versenykorlátozó megállapodással kapcsolatos eljárásindítással összefüggő koncepció egyeztetésének iratai csak az ügyindításról szóló végzés jogerőre emelkedését követően, visszamenőleg csatolhatók az iktatólaphoz. Az engedékenységi kérelemmel összefüggő iratok az iktatóprogramban elektronikusan nem jeleníthetők meg, az iktatólaphoz nem csatolhatók.

(2) Az iratok megőrzésének helyére és irattárba adására a kapcsolódó bejelentéssel összefüggő eljárás, versenyfelügyeleti eljárás, illetve engedékenységi kérelemhez kapcsolódó eljárás ügyirataira vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni. Ha nincs ilyen kapcsolódó eljárás, akkor az iratok megőrzésének helye a Központi Irattár, versenytanácsi döntéssel befejezett eljáráshoz kapcsolódó irat esetében a Központi Irattárnak az erre kijelölt külön helyisége, az elintézett ügyiratot pedig versenytanácsi döntéssel befejezett eljárás esetén a VT titkársága, egyéb esetben az ügyintéző szervezeti egység titkársága adja irattárba.

44. § (1) Az ENG-iktatókönyvben kell nyilvántartani – a Tpvt. 78/A. § (2) bekezdése szerinti kérelmenként, mint kezdőiratként külön főszámon az engedékenységi iratokat.

(2) Az iktatás során a kezdőirat iktatólapján – ha az ügyben versenyfelügyeleti eljárás indult – a „Lásd még” rovatban fel kell tüntetni, hogy az ügyirat melyik versenyfelügyeleti eljáráshoz kapcsolódik, és az iktatóprogram segítségével a VJ-iktatókönyv és az ENG-iktatókönyv főszámához tartozó iktatólapokat a „Lásd még” rovat használatával össze kell kapcsolni.

45. § (1) A beérkező és kiküldésre kerülő iratok iktatása, valamint az előadói ív elkészítése és kitöltése az ügyintéző szervezeti egység titkárságának feladata.

(2) Az ENG-iktatókönyvhöz módosítási jogosultsággal az ügyben eljáró vizsgáló szervezeti egységének ügykezelője, olvasási jogosultsággal pedig kizárólag az ügyben eljáró vizsgáló és az eljáró versenytanács tagja férhetnek hozzá.

(3) Az ENG-iktatókönyvben nyilvántartott iratok előadói ívén fel kell tüntetni a „Nem betekinthető, a Tpvt. 78/A. § (2) bekezdése szerinti kérelem” megjegyzést.

(4) Az ENG-iktatókönyvben nyilvántartott iratokat a kapcsolódó eljárás ügyiratához tartozó előadói íven belül külön előadói ívben, a 22. § (3) bekezdésének megfelelő alkalmazásával kell elhelyezni.

(5) Iratjegyzéket kell készíteni

46. § (1) Ha az ENG-iktatókönyvben nyilvántartott irat vagy annak valamely része az eljárás során bizonyítékként kerül felhasználásra, azt az eljáró versenytanácsnak a Tpvt. 78/B. § (5) bekezdése szerinti, a Tpvt. 78/A. § (2) bekezdésében meghatározott feltételeknek való megfelelést megállapító döntését követően a 23. § megfelelő alkalmazásával a kapcsolódó VJ-ügyirat részévé kell tenni.

(2) Ha az ENG-iktatókönyvben nyilvántartott iratokat a Tpvt. 78/B. § (8) bekezdése szerint vissza kell szolgáltatni a kérelmezőnek, az iratok visszaszolgáltatásáról feljegyzést kell készíteni, amelyben pontosan rögzíteni kell a visszaszolgáltatott iratok iktatószámát.

47. § (1) Az ENG-iktatókönyvbe tartozó iratok kezelésének és megőrzésének módja papír alapú azzal, hogy az iratok az iktatóprogramban elektronikusan nem jeleníthetők meg, az iktatólaphoz nem csatolhatók.

(2) Az iratok megőrzésének helyére és irattárba adására a kapcsolódó versenyfelügyeleti eljárás ügyirataira vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni. Ha nincs ilyen kapcsolódó eljárás, akkor az iratok megőrzésének helye a Központi Irattár, versenytanácsi döntéssel befejezett eljáráshoz kapcsolódó irat esetében a Központi Irattárnak az erre kijelölt külön helyisége, az elintézett ügyiratot pedig versenytanácsi döntéssel befejezett eljárás esetén a VT titkársága, egyéb esetben az ügyintéző szervezeti egység titkársága adja irattárba.

48. § (1) Az EC-iktatókönyvben kell nyilvántartani – a 4. § (4) bekezdésében, valamint a 37. § (1) bekezdésében, a 40. § (1) bekezdésében és a 44. § (1) bekezdésében meghatározott iratok kivételével – az ECN, illetve az ECA keretében folytatott együttműködéssel összefüggő iratot.

(2) A beérkező és a kiküldésre kerülő irat iktatását

(3) Az EC-iktatókönyvbe tartozó iratok kezelésének és megőrzésének módja alapvetően elektronikus, ennek érdekében valamennyi iratot elektronikus formában csatolni kell az iktatólaphoz, és megőrzésükről ily módon kell gondoskodni. A nem betekinthető irat és az ECN keretében folytatott együttműködéssel összefüggő irat az iktatólaphoz nem csatolható.

(4) A (3) bekezdéstől eltérve, a papíralapon érkezett vagy küldött iratok kezelésének és megőrzésének módja papíralapú, amiről a FAH, illetve az NKI munkatársa kötelesek gondoskodni. A megőrzés helye az EHT átmeneti irattára.

49. § (1)¹⁸ A VP-iktatókönyvben kell nyilvántartani – a 4. § (4) bekezdésében meghatározott iratok kivételével – a versenypártolási iratokat, valamint az azok Hivatalon belüli véleményezésével és a kiküldendő hivatali észrevétellel, továbbá az ügyirat tárgyát képező intézkedés, jogszabálytervezet és szabályozási koncepció utóéletével kapcsolatos iratokat, és a Hivatal részéről történő szabályozási, illetve deregulációs kezdeményezéssel összefüggő iratokat.

(2)¹⁹ A beérkező és a kiküldésre kerülő iratot a Versenypolitikai Iroda titkársága iktatja.

(3) A VP-iktatókönyvbe tartozó iratok kezelésének módja alapvetően elektronikus. Ennek érdekében valamennyi iratot elektronikus formában csatolni kell az iktatólaphoz.

(4)²⁰ A VP-iktatókönyvbe tartozó iratok megőrzésének módja papíralapú, a megőrzés helye a Központi Irattár. Az elintézett ügyiratot a Versenypolitikai Iroda titkársága adja irattárba.

50. § (1)²¹ A HR-iktatókönyvben kell nyilvántartani a Humánerőforrás Irodánál keletkezett vagy oda beérkező személyzeti vagy munkaügyi tárgyú iratokat.

(2)²² A beérkező és kiküldésre kerülő iratokat a Humánerőforrás Iroda ügyintéző munkatársai iktatják, továbbá elkészítik és kitöltik az előadói ívet.

(3)²³ A HR-iktatókönyvhöz módosítási jogosultsággal a Humánerőforrás Iroda munkatársai, továbbá olvasási jogosultsággal az elnök, az elnökhelyettesek és a főtitkár férhetnek hozzá.

51. § (1) Az ELN-iktatókönyvben kell nyilvántartani – a 4. § (4) bekezdésében meghatározott iratok kivételével – az elnök nevére szóló, személyes intézkedését igénylő, az elnök rendelkezése szerint bizalmasan kezelendő, a 34. § (1) bekezdése, a 37. § (1) bekezdése, a 40. § (1) bekezdése, a 44. § (1) bekezdése, a 48. § (1) bekezdése vagy a 49. § (1) bekezdése alapján a PB-, VJ-, X-, ENG-, EC-, VP-, illetve a HR-iktatókönyvekbe nem tartozó iratokat (a továbbiakban: elnöki irat).

(2) Az elnöki iratot az Elnöki Titkárság munkatársa iktatja.

(3) Az ELN-iktatókönyvhöz való hozzáférési jogosultságok korlátozottak: módosítási jogosultsággal az Elnöki Titkárság munkatársai, olvasási jogosultsággal pedig az elnök, az elnökhelyettesek és a főtitkár férhetnek hozzá.

(4) Az iktatókönyvben iktatott egyedi tételekhez a hozzáférési jogosultság az elnök döntése alapján kiterjeszthető az érintett személy „olvashatja/módosíthatja” mezőkbe történő felvételével.

(5) Az ELN-iktatókönyvbe tartozó iratok kezelésének és megőrzésének módja papíralapú azzal, hogy az iktatólaphoz csatolt dokumentum képe az iktatóprogramban elektronikusan is megjeleníthető.

(6) Az elnöki iratok megőrzésének helye a Központi Irattár. Az elintézett ügyiratot az Elnöki Titkárság adja irattárba.

52. § (1) Az AL-iktatókönyvben kell nyilvántartani – a 4. § (4) bekezdésében meghatározott iratok kivételével – a 34. § (1) bekezdése, a 37. § (1) bekezdése, a 40. § (1) bekezdése, a 44. § (1) bekezdése, a 48. § (1) bekezdése, a 49. § (1) bekezdése, a 45. § (1) bekezdése vagy az 51. § (1) bekezdése alapján más iktatókönyvbe nem tartozó iratokat.

(2) A beérkező és kiküldésre kerülő iratok iktatása, valamint az előadói ív elkészítése és kitöltése az ügyintéző szervezeti egység titkárságának feladata.

(3) Az AL-iktatókönyvbe tartozó iratok kezelésének és megőrzésének módja papíralapú azzal, hogy az iktatólaphoz csatolt dokumentum képe az iktatóprogramban elektronikusan is megjeleníthető.

(4) Az AL-iktatókönyvbe tartozó iratok megőrzésének helye a Központi Irattár. Az elintézett ügyiratot az ügyintéző szervezeti egység titkársága adja irattárba.

53. § (1) A 4. § (4) bekezdésében meghatározott, az AM-iktatókönyvben nyilvántartandó, panasszal, illetve bejelentéssel összefüggő eljárásra vagy versenyfelügyeleti eljárásra vonatkozó előzmény ügyirat esetében az AM-iktatókönyvben a „Megjegyzés” rovatban fel kell tüntetni az előzmény ügyiratnak a korábban használt iktatókönyv szerinti főszámát, az előzménynél pedig a korábban használt iktatókönyvben utóiratként fel kell tüntetni az AM-iktatókönyv szerinti új főszámot.

(2) Az AM-iktatókönyvet addig kell alkalmazni, amíg az elektronikus iktatóprogram 2006. január 1-jei bevezetésének időpontjában folyamatban lévő, iktatott előzménnyel rendelkező ügyek le nem zárulnak.

(3) Az AM-iktatókönyvben nyilvántartandó iratok iktatására, kezelésére, megőrzésére és irattárba adására – ügytípustól függően – a 34–52. §-ban foglalt rendelkezéseket kell megfelelően alkalmazni.

54. § Ez az utasítás 2012. január 1-jén lép hatályba.

55. §²⁵ A Gazdasági Versenyhivatal iratkezelési szabályzatáról szóló 1/2012. (I. 13.) GVH utasítás módosításáról szóló 1/2013. (I. 21.) GVH utasítás 1. mellékletével megállapított 1. mellékletet a 2013. január 1-jét követően keletkezett vagy a Hivatalba érkezett iratokra kell alkalmazni.

56. §²⁶