10/2012. (XI. 16.) SZTNH utasítás

1. § (1) Az utasítás személyi hatálya a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) határozatlan vagy határozott időre kinevezett kormánytisztviselőire, a határozatlan vagy határozott időre megkötött munkaszerződés alapján foglalkoztatott munkavállalóira (a jelen utasítás tekintetében kormánytisztviselő és munkavállaló a továbbiakban együtt: kormánytisztviselő), a pályázati eljárásban részt vevőkre, továbbá azokra a tartalékállományba helyezett kormánytisztviselőkre terjed ki, akiknek a Hivatal számára az erre a célra szolgáló rendszeren (a továbbiakban: TARTINFO-rendszer) váltak hozzáférhetővé az adatai.

(2) Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a kormányzati szolgálati jogviszonnyal, munkaviszonnyal (beleértve az azok létesítésével összefüggő pályázati vagy egyéb kiválasztással) kapcsolatos személyi adatok, személyi iratok kezelésével összefüggő ügyviteli és informatikai folyamatokra.

(3) Az utasítás hatálya nem terjed ki a vagyonnyilatkozatokkal kapcsolatos adatokra, dokumentumokra, a vagyonnyilatkozatokkal kapcsolatos eljárásokra és ezek adatvédelmi vonatkozásaira, amelyek szabályait külön elnöki utasítás tartalmazza.

2. § Jelen utasításban alkalmazott, az adatkezeléssel és az adatbiztonsággal kapcsolatos alábbi fogalmak tartalmát az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) 3. §-ának értelmező rendelkezései határozzák meg:

3. § (1) Foglalkoztatási szempontból személyi irat minden – bármilyen alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett – adathordozó, amely a kormányzati szolgálati jogviszony, munkaviszony létesítésekor (ideértve a kormányzati szolgálati jogviszony vagy munkaviszony létrehozását kezdeményező iratokat is), fennállása alatt, megszűnésekor, illetve azt követően keletkezik, és a kormánytisztviselő személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz.

(2) A személyi iratok köre:

(3) Személyi irat csak olyan adatot és megállapítást tartalmazhat, amelynek alapja:

(4) A 2. § k) pontjában foglalt különleges adatok közül a személyi irat részeként a Hivatal kizárólag az érdek-képviseleti tagságra vagy az egészségi állapotra vonatkozó személyes adatot, valamint a bűnügyi személyes adatot kezeli.

4. § (1) Személyi anyagnak minősül a kormányzati szolgálati jogviszonyban álló személy jogviszonnyal kapcsolatos iratai közül:

(2) Az (1) bekezdésben felsorolt iratoknak megfelelően az alábbi dokumentumokat kell elhelyezni a munkaviszonyban állókról összeállított személyi anyagokban:

5. § (1) Személyi akta a 3. §-ban meghatározott tartalmú, az e célra személyenként kialakított iratgyűjtőben kezelt, külön számtartományon belül iktatott személyi iratok összessége.

(2) A személyi iratokat a személyi aktákban tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keletkezésük sorrendjében kell őrizni. A személyi aktákat zárható helyen, csak a kezelésükre jogosult kormánytisztviselők számára elérhető módon kell tárolni.

(3) A személyi aktában elhelyezett iratokról tartalomjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza az irat megnevezését, iktatószámát és keletkezésének időpontját.

(4) A személyi akta része a betekintési lap, amelyen törvényben meghatározott kivételektől eltekintve dokumentálni kell a személyi aktába történő betekintés tényét, jogosultjának személyét, jogszabályi alapját, időpontját, a megismerni kívánt adatok körét és a betekintő aláírását. A betekintési lapot a személyi irat részeként kell kezelni.

(5) Végleges áthelyezés esetén a Hivatal a személyi iratokat tartalmazó személyi aktát megküldi az azt megkérő közigazgatási szerv részére.

(6) A kormányzati szolgálati jogviszony vagy munkaviszony megszűnése esetén a tartalomjegyzéket és a betekintési lapot le kell zárni, és a személyi aktát irattározni kell, a kormánytisztviselő személyi iratait az irattári terv rendelkezéseinek megfelelően a központi irattárban kell elhelyezni. Az irattárba helyezés előtt az iratgyűjtő tartalomjegyzékén fel kell tüntetni az irattározás tényét, időpontját és az iratkezelő aláírását. Az irattárból személyi irat közvetlenül csak a Humánpolitikai Önálló Osztály (a továbbiakban: HÖO) részére szolgáltatható ki. Az irattárból illetményszámfejtés céljából illetményadatokat tartalmazó irat az illetményszámfejtést végző Pénzügyi és Számviteli Osztály (a továbbiakban: PSzO) részére is kiadható.

(7) A személyi akta és a személyi iratok (közöttük a személyi anyag) kezelésének célja a kormányzati szolgálati jogviszonyból, munkaviszonyból származó jogok gyakorlásához, kötelezettségek teljesítéséhez szükséges adatok biztosítása a jogviszony alanyai számára.

(8) A személyi aktában tárolt személyi iratokat – a végleges áthelyezés esetén átadott iratok kivételével – a jogviszony megszűnésétől számított 50 évig meg kell őrizni.

(9) A személyi akta és a személyi iratok kezelésének jogalapja a 3–5. §-okban írt esetekben a törvény kötelező rendelkezése, kivéve a 3. § (4) bekezdésében írt különleges adatok közül az érdek-képviseleti tagságot, a 3. § (2) bekezdésének d) pontját, valamint a 4. § (2) bekezdés c) pontját, amelyeknek alapja az érintett előzetes tájékoztatáson alapuló írásbeli hozzájárulása.

6. § (1) A kormány-tisztviselői álláshelyekre kiírt pályázatokra (álláshirdetésekre) beérkezett, valamint az elbírálás során keletkezett iratokat a (3) bekezdésben írtak kivételével személyi iratként kell kezelni.

(2) A kormányzati szolgálati jogviszony vagy munkaviszony létrehozása esetén az addig keletkezett iratokat a személyi aktában kell elhelyezni.

(3) A jogviszony létrehozásának elmaradása esetén a jogviszonyt kezdeményező iratokat a döntés meghozataltól számított 8 napon belül, az érintett rendelkezése szerint vissza kell adni a részére, vagy azokat meg kell semmisíteni, illetve a más szervtől kapott személyi anyagot vissza kell küldeni annak a szervnek, amely azt megküldte. Ezzel egyidejűleg kell gondoskodni az elektronikusan érkezett adatok törléséről, az elbírálás során keletkezett adatok megsemmisítéséről vagy törléséről, illetve az elbírálás során keletkezett összefoglaló adatok megfelelő őrzéséről is.

(4) A pályázati anyag kezelésének célja a megüresedett álláshely betöltése érdekében a kiválasztási eljárás elősegítése.

(5) A Hivatal a jogviszony létrehozása esetén a pályázati eljárás során érkezett vagy az elbírálás során keletkezett adatokat az 5. § (8) bekezdésében írt ideig, a jogviszony létrehozásának elmaradása esetén az iratokat a (3) bekezdésben írt döntés meghozatalától számított 8 napig, az elbírálás során keletkezett iratokat, összefoglaló anyagokat 3 évig kezeli.

(6) A pályázati anyag kezelésének jogalapja minden esetben az érintett előzetes tájékoztatáson alapuló hozzájárulása.

7. § (1) A Hivatal ellátja a közszolgálati alapnyilvántartás vezetésével és a közszolgálati statisztikai adatgyűjtéssel (együttesen: közszolgálati nyilvántartás) kapcsolatos feladatokat.

(2) A közszolgálati alapnyilvántartás a kormánytisztviselő kormányzati szolgálati jogviszonyával, munkaviszonyával kapcsolatban keletkezett, továbbá egyéb okból rendelkezésre álló adatait adatlapon tartja nyilván, és dolgozza fel.

(3) Azon adatok körét, amelyek a közszolgálati alapnyilvántartásban nyilvántarthatók, a Közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény (a továbbiakban: Kttv.) 2. melléklete tartalmazza. A közszolgálati alapnyilvántartás elkészítése és vezetése során a közszolgálati tisztviselők személyi irataira, a közigazgatási szerveknél foglalkoztatott munkavállalók személyi irataira és a munkaügyi nyilvántartásra, a közszolgálati alapnyilvántartásra és közszolgálati statisztikai adatgyűjtésre, valamint a tartalékállományra vonatkozó egyes szabályokról szóló 45/2012. (III. 20.) Korm. rendelet 3. mellékletére is figyelemmel kell lenni. A fenti mellékletekben nem szereplő körben törvény eltérő rendelkezése hiányában adatszerzés nem végezhető, ilyen adatot a közszolgálati alapnyilvántartásban nyilvántartani nem lehet.

(4) A közszolgálati alapnyilvántartás adatai közül közérdekből nyilvános adatnak minősül a kormánytisztviselő neve, állampolgársága, az őt alkalmazó szerv (a Hivatal) neve, a Hivatallal fennálló kormányzati szolgálati jogviszonya kezdete, jelenlegi besorolása és a besorolás időpontja, munkakörének megnevezése és a betöltés időtartama, vezetői kinevezésének és megszűnésének időpontja, a címadományozás adatai és az illetménye.

(5) Közérdekből nyilvános adatokon túl a kormánytisztviselő nyilvántartott adatairól – törvény rendelkezése vagy az érintett hozzájárulása hiányában – tájékoztatás nem adható, azonban statisztikai célokra, személyazonosításra alkalmatlan módon szolgáltatható ki információ.

(6) A közszolgálati alapnyilvántartás célja a kormányzati szolgálati jogviszonyból, munkaviszonyból származó jogok gyakorlásához, kötelezettségek teljesítéséhez szükséges adatok biztosítása a jogviszony alanyai számára.

(7) A közszolgálati statisztikai adatgyűjtés célja a kormány közszolgálati személyzetpolitikájának kialakításához és megvalósításához szükséges, a kormány-tisztviselői életpályával összefüggő adatok és elemzések biztosítása, a kormány-tisztviselői életpálya országos működéséhez szükséges adatok elemzésének biztosítása, a nemzetközi kapcsolatokhoz esetlegesen szükséges adatok biztosítása, továbbá meghatározott körben a közvélemény tájékoztatása.

(8) A közszolgálati alapnyilvántartásból a kormányzati szolgálati jogviszony, munkaviszony megszűnését követően haladéktalanul törölni kell a kormánytisztviselő személyazonosító adatait. A személyazonosításra nem alkalmas adatok statisztikai adatfeldolgozás vagy adatszolgáltatás céljára továbbra is kezelhetők.

(9) A közszolgálati nyilvántartásban található adatok kezelésének jogalapja a törvény kötelező rendelkezése [Kttv. 177. § (1) bekezdés].

8. § (1) A kormánytisztviselők képzésével, továbbképzésével, vizsgáztatásával összefüggő adatokat a HÖO a személyi iratok között a személyi aktában kezeli. Amennyiben a Hivatal rendelkezésére áll, az ezzel kapcsolatos jelenléti ívet a HÖO a személyi aktától elkülönítve kezeli.

(2) A törvény által vagy a Hivatal részéről kötelezően előírt képzések esetében a dokumentáció részét képező jelenléti ív másik példányát a tevékenységet végző osztály (pl. munkavédelmi, illetve tűzvédelmi oktatás esetében a Létesítménygazdálkodási Osztály, a továbbiakban: LGO) is őrzi.

(3) A Hivatal előírhatja, hogy egyes, a (2) bekezdésben írt képzések esetében a jelenléti ívet kizárólag a tevékenységet végző osztály köteles őrizni. Ilyen esetekben a jelenléti ív csak egy példányban készül. A Hivatalban működő Integrált Irányítási Rendszerhez (a továbbiakban: IIR) kapcsolódó képzések, továbbképzések részét képező jelenléti ív az IIR dokumentációjának része, azokat az IIR működéséért felelős Elnökségi Kabinet IIR vezetője őrzi.

(4) Amennyiben a képzés, továbbképzés nem a (2) vagy (3) bekezdésben meghatározott jellegű, a kormányzati szolgálati jogviszonyban állók képzésével, továbbképzésével és vizsgáztatásával összefüggő adatokat az (1) bekezdésben foglalt, az adatok HÖO általi nyilvántartásán túl a személyügyi központ is nyilvántartja. A személyügyi központ e körben jogosult a jogszabályokban meghatározott nyilvántartásokba is betekinteni.

(5) Az e §-ban meghatározott adatok kezelésének célja a kormánytisztviselők munkájának ellátásához szükséges, vagy az azt segítő képzések, továbbképzések és vizsgák nyilvántartása, az ezzel összefüggő adatok elemzése.

(6) A kormánytisztviselők képzésével, továbbképzésével és vizsgáztatásával kapcsolatos adatokat a HÖO az 5. § (8) bekezdésében írt ideig, az LGO 3 évig, az Elnökségi Kabinet az IIR Kézikönyvében meghatározott ideig (jelenleg 3 év), a személyügyi központ a rá vonatkozó jogszabályokban meghatározott ideig kezeli.

(7) A kormánytisztviselők képzésével, továbbképzésével, vizsgáztatásával összefüggő adatok kezelésének jogalapja a törvény kötelező rendelkezése [Kttv. 177. § (1) bekezdés].

9. § (1) Kormánytisztviselő tartalékállományba helyezése esetén, annak bekövetkeztétől számított 5 munkanapon belül a HÖO az érintettnek a Kttv. 3. mellékletében meghatározott adatait rögzíti a TARTINFO-rendszerben.

(2) Az adatrögzítést megelőzően az érintett írásbeli hozzájárulásával vagy annak megtagadásával meghatározhatja, hogy a TARTINFO-rendszerhez hozzáférő más közigazgatási szervek részére az (1) bekezdésben írt személyes adatai hozzáférhetők legyenek-e.

(3) Az így rögzített adatokat a HÖO törli a TARTINFO-rendszerből, amennyiben

(4) A felmentési idő lejártával a TARTINFO-rendszerben rögzített adatokat a rendszer automatikusan törli.

(5) A tartalékállományba helyezéssel és annak megszüntetésével kapcsolatosan keletkezett iratokat a HÖO az érintett személyi aktájában kezeli.

(6) Amennyiben a Hivatal üres álláshelyet jelent be a TARTINFO-rendszerbe, a rendszer 5 munkanapon belül keresést folytat le annak betöltése érdekében, és abc sorrendben ajánlati listát állít össze, amelyről értesíti a Hivatalt. Ezzel egyidejűleg a HÖO számára (az érintettek előzetes írásbeli hozzájárulása esetén) lehetővé válik a listán szereplőknek a Kttv. 3. mellékletében meghatározott adatainak megtekintése.

(7) Megfelelő jelölt esetében a HÖO lefolytatja a felvételi eljárást. A felvételi eljárás sikere esetén a HÖO írásban tájékoztatja a kormánytisztviselőt foglalkoztató közigazgatási szervet, és kezdeményezi az áthelyezést. A kormánytisztviselő hozzájárulása esetén a közigazgatási szerv intézkedik a végleges áthelyezésről.

(8) A TARTINFO-rendszer célja a kiválasztási eljárás segítése és a jogszabályban meghatározott feladatok ellátása érdekében statisztikai célú adatfeldolgozás.

(9) A TARTINFO-rendszerben jelen § (3) és (4) bekezdésében rögzített törlésig találhatók meg a kormánytisztviselők rögzített adatai.

(10) Amennyiben a (6) és a (7) bekezdésben írt eljárás nem vezet eredményre, a HÖO a 6. § (3) bekezdésében írt módon a 6. § (5) bekezdéséig írt ideig kezeli a jelölt adatait.

(11) A TARTINFO-rendszerben kezelt adatok kezelésének jogalapja a törvény kötelező rendelkezése, jelen § (2) bekezdésében írt esetben az érintett kormánytisztviselő előzetes hozzájárulása.

10. § (1) A Hivatal az Infotv.-ben meghatározott, kötelezően közzéteendő közérdekű adatokat a honlapján, a közzétételi listákon közzéteszi. Az ilyen adatok körét az Infotv. 1. melléklete tartalmazza.

(2) Az (1) bekezdésben írt adatkezelés és az adatok megismerésének részletes szabályait külön belső utasítás szabályozza.

(3) Az adatkezelés célja a közvélemény gyors és pontos tájékoztatása, a Hivatal működése átláthatóságának biztosítása.

(4) Az adatkezelés időtartamát az Infotv. és az annak szabályai alkalmazásáról szóló külön belső utasítás tartalmazza, adatcsoportonként meghatározva.

(5) Az adatkezelés jogalapja a törvény kötelező rendelkezése (2011. évi CXII. törvény 33–37. §).

11. § (1) Jelen utasítás 7. § (4) bekezdésében meghatározott adatokon túl az Infotv. 26. § (2) bekezdése alapján közérdekből nyilvános adatnak minősül a Hivatal feladat- és hatáskörében eljáró személy neve, feladatköre, munkaköre, vezetői megbízatása, a közfeladat ellátásával összefüggő egyéb személyes adata, valamint azon személyes adatai, amelyek megismerhetőségét törvény előírja.

(2) Az (1) bekezdésben és a 7. § (4) bekezdésében írt adatok megismerése iránt bárki igényt nyújthat be írásban, szóban vagy elektronikus úton. Az igény elbírálásának részletes szabályait a 10. § (2) bekezdésében írt külön belső utasítás tartalmazza.

(3) Az adatkezelés célja a közvélemény gyors és pontos tájékoztatása, a Hivatal működése átláthatóságának biztosítása.

(4) Az adatkezelés időtartamát az Infotv. és az annak szabályai alkalmazásáról szóló külön belső utasítás tartalmazza, adatcsoportonként meghatározva.

(5) Az adatkezelés jogalapja a törvény kötelező rendelkezése.

12. § (1) A Hivatal a 10. § (1) bekezdésében írt közérdekű adatok közül vezetői, szakmai főtanácsadói és szakmai tanácsadói alábbi adatait a honlapján, a Hivatal szervezeti felépítését bemutató oldalon is közzéteszi:

(2) A Hivatal lehetővé teszi az (1) bekezdésben írt vezetők számára, hogy az alábbi, egyéb adataikat is közzétegyék a Hivatal honlapján:

(3) A (2) bekezdés h) pontjában írt publikációs tevékenység és az m) pontjában írt önéletrajz közzétételének feltétele, hogy azokat a kormánytisztviselő külön dokumentumban bocsássa a Hivatal rendelkezésére.

(4) A (2) bekezdés b) pontjában írt fénykép közzététele esetén a kormánytisztviselő személyi aktájában található fénykép kerül fel a Hivatal honlapjára. Az érintett külön fénykép leadásával kérheti, hogy másik fénykép jelenjen meg róla.

(5) A (2) bekezdés i) és j) pontjaiban található jelenleg, illetve korábban betöltött tisztségek esetében nemzetközi vagy hazai, illetve szakmai vagy társadalmi tisztség is szerepeltethető a (7) bekezdésben írt kivétellel.

(6) A (2) bekezdés n) pontjában írt egyéb adat – kérés esetén is – csak indokolt esetben, a Honlapszerkesztő Bizottság előzetes engedélyével kerülhet fel a Hivatal honlapjára.

(7) A Hivatal erre irányuló kérés esetén sem szerepeltet a honlapján egyes adatokat, így különösen pártállásra, párttagságra vonatkozó adatot, illetve magán- és családi jellegű adatot, a lakcímre, a magán- és a mobiltelefon- számokra vonatkozó adatot.

(8) A Hivatal a (2) bekezdésben írt adatokat közzétételük előtt a nyilvántartásaiban szereplő adatokkal egybeveti, és eltérés esetén annak tisztázásáig az adatokat nem teszi közzé.

(9) Az (1) bekezdésben írt adatok közzétételéről és az azokban bekövetkezett esetleges változások miatti módosításról a Hivatal a nyilvántartásainak adatai alapján gondoskodik. A (2) bekezdésben írt adatokban bekövetkezett változások miatt szükséges módosítások kezdeményezéséről az érintett maga gondoskodik.

(10) Az (1) bekezdésben írt adatok közzétételének tudomásul vétele és a (2) bekezdésben írt adatok közzétételéhez való hozzájárulása külön nyilatkozat aláírásával történik. A nyilatkozat kitöltésének megkönnyítése érdekében jelen utasítás ezzel kapcsolatos szabályainak kivonatát és azok magyarázatát tartalmazó tájékoztató adható ki.

(11) Az adatkezelés célja a közvélemény gyors és pontos tájékoztatása, a Hivatal működése átláthatóságának biztosítása.

(12) Az adatkezelés a kormányzati szolgálati jogviszony megszűnéséig, illetve a (2) bekezdésben írt esetben a hozzájárulás visszavonásáig tart. A Hivatal a hozzájárulás visszavonásának tekinti a vezetői megbízatás megszűnésének tényét is. Amennyiben a közzététel alapjául szolgáló kormányzati szolgálati jogviszony vagy vezetői megbízatás előre nem látható módon szűnik meg, az adatkezelés legfeljebb a megszűnéstől számított 5. munkanap végéig tart.

(13) Az adatkezelés jogalapja az (1) bekezdésben írt adatok esetében a törvény kötelező rendelkezése, a (2) bekezdésben írt esetben az érintett előzetes hozzájáruláson alapuló, írásban adott hozzájárulása.

13. § (1) A Hivatal székházában beléptető rendszer működik a belépni szándékozók és bent tartózkodók jogosultságainak ellenőrzésére. A beléptető rendszer működéséről, illetve a kezelt adatok köréről, az adatkezelés jogalapjáról, céljáról és időtartamáról a (4), az (5) és a (6) bekezdésben írtakon túl külön belső utasítás rendelkezik.

(2) A beléptető rendszer működtetését végző, porta- és őrszolgálatot ellátók jogosultak a székházba belépő és bent tartózkodó személyeket felszólítani kilétük, valamint a belépésük és bent tartózkodásuk jogosultságának igazolására.

(3) A Hivatal kormánytisztviselői a (2) bekezdésben írt jogosultságaikat a beléptetésre szolgáló arcképes kártyájuk felmutatásával igazolják.

(4) Az adatkezelés célja a Hivatal biztonságának biztosítása, a belépési és a bent tartózkodási jogosultság ellenőrzése.

(5) A Hivatal a kormánytisztviselőknek a beléptető rendszer működéséhez szükséges személyes adatait a belépési jogosultság megszűnését követően haladéktalanul, a rendszer működése során keletkezett adatokat – a belépési jogosultság megszűnése esetén – legkésőbb az adat keletkezésétől számított 6 hónap elteltével megsemmisíti.

14. § (1) A Hivatal intranethálózatán belső telefonkönyvet vezet a kormánytisztviselők alábbi adatairól:

(2) A telefonkönyv tartalmazza a kormánytisztviselő személyi anyagában található fényképet is.

(3) A porta- és őrszolgálat tagjai a belső telefonkönyv adataihoz a 13. § (2) bekezdésében írt feladatuk ellátása érdekében hozzáférnek.

(4) Az (1) és a (2) bekezdésben írt adatokat a HÖO bocsátja az intranetszerkesztő-bizottság tagjainak rendelkezésére.

(5) Az adatkezelés célja a munkavégzés lehetővé tétele, a kommunikáció elősegítése.

(6) Az intranetszerkesztő-bizottság a (4) bekezdésben írt adatokat a kormánytisztviselő kormányzati szolgálati jogviszonyának, munkaviszonyának fennállása alatt és megszűnését követő 5 évig kezeli.

(7) Az adatkezelés jogalapja a törvény kötelező rendelkezése.

15. § (1) Minden kormányzati szolgálati jogviszonyban álló kormánytisztviselő tagja a Magyar Kormánytisztviselői Karnak (a továbbiakban: MKK). A tagsági jogviszony alapja a kormánytisztviselő nyilvántartásba vétele, amelyet az MKK végez.

(2) A HÖO írásban tájékoztatja az MKK illetékes szervét a kormányzati szolgálati jogviszony létesítéséről és megszűnéséről.

(3) A kormánytisztviselő a nyilvántartásba vétel, annak elmulasztása, illetve a nyilvántartásból való törlése ellen a Kttv. 33. § (5) bekezdése szerinti jogorvoslattal élhet.

(4) A Hivatal az MKK részére a Kttv. 33. § (9) bekezdése alapján a Kttv. 2. melléklete I/A. 1–4., III. 1–5., 7., IV. 1., 5. és 8. pontjaiban írt adatokat adhatja át.

(5) Az MKK adatkezelésnek célja a Kttv. 29. § (6) bekezdésében írt feladatok ellátása.

(6) Az MKK az átvett, illetve a tagsági jogviszonyból eredő, jogokkal és kötelezettségekkel kapcsolatos adatokat a tagsági jogviszony megszűnését követő 5 év elteltével törli.

(7) Az adatkezelés jogalapja törvény kötelező rendelkezése [Kttv. 33. § (9) bekezdés].

16. § (1) A Hivatal üzemelteti a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala Információs és Oktatási Központ Frecskay János Szakkönyvtárat (a továbbiakban: szakkönyvtár), amely országos hatáskörű nyilvános szakkönyvtár.

(2) A szakkönyvtárnak minden kormánytisztviselő tagja lehet.

(3) A beiratkozás feltétele a természetes személyazonosító adatok (név, anyja neve, születési hely és idő, valamint a személyi igazolvány vagy az útlevél száma) és a lakcím megadása. Az adatok módosulását a kormánytisztviselő haladéktalanul, de legkésőbb az azt követő alkalommal, amikor a szakkönyvtár szolgáltatásait igénybe veszi, köteles bejelenteni.

(4) A beiratkozáskor vagy azt követően a szakkönyvtár használója megadhatja a szakkönyvtár részére a kapcsolattartást segítő értesítési címét, telefonszámát és e-mail címét.

(5) Az adatkezelés célja a szakkönyvtár szolgáltatásainak igénybevétele lehetőségének és feltételeinek biztosítása, a kikölcsönzött könyvekért és más művekért való anyagi felelősség érvényesítése.

(6) A szakkönyvtár a (3) bekezdésben írt személyes adatokat a kormányzati szolgálati jogviszony, munkaviszony utolsó napjáig, illetve az esetlegesen okozott kár megtérítésének időpontjáig, de legfeljebb a kártérítési igény elévüléséig; a (4) bekezdésben írt adatokat a hozzájárulás visszavonásáig kezelheti.

(7) Az adatkezelés jogalapja a (3) bekezdésben írt adatok esetében a törvény kötelező rendelkezése [1997. évi CXL. törvény 57. § (1) bekezdés], a (4) bekezdésben írt adatok esetében a felhasználó hozzájárulása.

17. § Amennyiben a kormánytisztviselő a Hivatal bármely szerve vagy testülete által üzemeltetett hírlevélre feliratkozik, az ezzel összefüggő adatkezelés szabályait, beleértve annak célját, idejét és jogalapját is, a hírlevél adatkezelési tájékoztatója és külön belső utasítás tartalmazza.

18. § (1) A Hivatal a jelen szabályzat hatálya alá tartozó adatkezelései közül kizárólag a (2)–(4) bekezdésekben írt adatkezelések során vesz igénybe adatfeldolgozót.

(2) A Hivatal a honlapjának üzemeltetése során egyes karbantartási és egyéb segítő feladatok ellátásához adatfeldolgozót vesz igénybe.

(3) A honlap üzemeltetésére igénybe vett adatfeldolgozó a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság (1081 Budapest, Csokonai u. 3., cégjegyzékszáma: 01-10-041633). Az adatfeldolgozó kizárólag az üzemeltetést biztosítja, ennek során adatokhoz nem fér hozzá, azokat nem ismeri meg.

(4) A honlap karbantartására igénybe vett adatfeldolgozó a Bohl Software Consulting Informatikai Korlátolt Felelősségű Társaság (székhelye: 1131 Budapest, Madarász Viktor u. 13. IV/97., cégjegyzékszáma: 01-09-949932). Az adatfeldolgozó a honlap karbantartásával kapcsolatos teendőket látja el, annak során a Hivatal által kért technikai jellegű feladatokat végzi el.

19. § (1) A kormánytisztviselő a saját személyi aktájába, a közszolgálati alapnyilvántartás rá vonatkozó részébe, illetve a személyes adatait tartalmazó egyéb nyilvántartásokba, iratokba korlátozás nélkül betekinthet, azokról másolatot vagy kivonatot kérhet, illetve kérheti az adatai helyesbítését, kijavítását és a jogellenesen nyilvántartott adat(ok) törlését. Tájékoztatást kérhet a személyes adatai kezeléséről, a személyi irataiba történt betekintésről, az abból történt adatszolgáltatásról, illetve személyi anyagának más szervhez történt megküldéséről.

(2) A kormánytisztviselő jogosult a Hivatal által jogellenesen kért adat közlését megtagadni.

(3) A kormánytisztviselő az adatai helyesbítését, kijavítását, törlését, valamint az (1) bekezdésben írt betekintési jog gyakorlásának lehetőségét az adatkezelést végző szervezeti egység vagy a HÖO vezetőjénél írásban kérheti. Amennyiben a kérelem a személyi aktában vagy a közszolgálati alapnyilvántartásban nyilvántartott adatra vonatkozik, az kizárólag a HÖO vezetőjénél terjeszthető elő.

(4) A kormánytisztviselő jogosult kérni a HÖO-t olyan adatának nyilvántartására, amelynek átadására őt jogszabály nem kötelezi, egyben meghatározhatja, hogy a Hivatal az így átadott adatokat milyen célra használhatja fel. Ebben az esetben a Hivatal az adatot más célból nem kezelheti. A kormánytisztviselő kérésére (hozzájárulásának visszavonására) a HÖO haladéktalanul és véglegesen törli az így nyilvántartott adatot.

(5) A kormánytisztviselő az adataiban bekövetkező változásokról 8 napon belül köteles tájékoztatni a munkáltatói jogkör gyakorlóját, aki 8 napon belül köteles intézkedni az adatok aktualizálásáról. Az adatok aktualizálását minden esetben a HÖO végzi vagy végezteti el.

(6) A kormánytisztviselő felelős azért, hogy az általa a Hivatal részére átadott, bejelentett adatok hitelesek, pontosak, teljesek és aktuálisak legyenek.

20. § A személyi iratokba, a személyi aktákba és a közszolgálati alapnyilvántartásba az alábbi személyek és szervek az eljárásukhoz szükséges mértékben jogosultak betekinteni, azokból adatokat átvenni:

21. § (1) A Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának rendelkezései értelmében a személyi akták kormányzati szolgálati jogviszony, munkaviszony létesítésekor történő összeállítása, a kormánytisztviselők egyes személyi iratainak előkészítése, az aláírt iratok személyi aktában történő őrzése és kezelése, a humánerőforrás-gazdálkodással összefüggő adatok számítógépes nyilvántartásának kezelése és az információs rendszer működtetése a HÖO feladata.

(2) A kormánytisztviselők illetményének, munkabérének számfejtését és az egyéb juttatásainak megállapítását, a társadalombiztosítási ellátáshoz, családi pótlék folyósításához szükséges, valamint a személyi jövedelemadóval összefüggő feladatokat a PSzO végzi. Az ezzel összefüggő személyi iratok a HÖO-n, a PSzO-n, illetve a központosított illetményszámfejtésre tekintettel a Magyar Államkincstárnál találhatók meg. A Magyar Államkincstár e tevékenysége során adatkezelőként jár el.

(3) A Hivatalban keletkezett egyes személyi iratokat kezelhetnek a munkáltatói jogkört gyakorló vezetők is az általuk vezetett szervezeti egységeknél foglalkoztatottak tekintetében. Ilyen esetben a munkáltatói jogkört gyakorló vezető köteles gondoskodni az általa kezelt személyi iratok megfelelő védeleméről.

(4) A 8. § (2) bekezdésében írt képzésekhez, továbbképzésekhez kapcsolódó jelenléti íveket a tevékenységet végző osztály vagy szervezeti egység is kezelheti. A 8. § (3) bekezdésében írt képzéshez kapcsolódó nyilvántartást kizárólag az Elnökségi Kabinet kijelölt kormánytisztviselője végzi.

(5) A személyi iratokat – függetlenül attól, hogy a személyi aktában vagy más helyen kezelik – az 5. § (2) bekezdésében írt módon zárható helyen, csak a kezelésükre jogosult kormánytisztviselők számára elérhető módon kell tárolni.

22. § (1) A Hivatalban a kormányzati szolgálati jogviszonyban, munkaviszonyban álló személyekkel kapcsolatos személyi iratok a HÖO iktatókönyveibe kerülnek beiktatásra.

(2) A 3. § (2) bekezdésében nevesített személyi iratok közül a munkáltatói intézkedést, értesítést tartalmazó munkaügyi iratokat aláírásra a HÖO készíti el, és küldi meg a szükséges példányszámban a közszolgálati szabályzat vagy a Hivatal elnöke által írásban külön felhatalmazott, aláírásra jogosult munkáltatói jogkört gyakorló vezetőnek.

(3) Az aláírt munkaügyi iratokat a munkáltatói jogkört gyakorló vezető adja át az érintett kormánytisztviselőnek. A munkaügyi irat kormánytisztviselő részére történő átadására a HÖO is felhatalmazható.

(4) A munkáltatói jogkört gyakorló vezető gondoskodik arról, hogy az átadást követően haladéktalanul, de legkésőbb két munkanapon belül a HÖO a személyi iratok hivatali példányát (példányait) megkapja.

23. § (1) Minden, a kormánytisztviselőre vonatkozó – közérdekűnek vagy közérdekből nyilvánosnak nem minősülő –, személyes adato(ka)t tartalmazó irat postai úton történő kiküldés vagy Hivatalon belüli átadás esetén kizárólag lezárt borítékban, a címzett saját kezű felbontásának megjelölésével továbbítható belső és külső iratforgalomban egyaránt. A nem nyomtatott formában (pl. elektronikus levél) történő adattovábbítás esetén a biztonsági szabályokat külön belső utasítás tartalmazza.

(2) A kormánytisztviselő végleges áthelyezését kivéve személyi iratait kiadni nem lehet. Végleges áthelyezés esetén a HÖO (az áthelyezés időpontjában, de legkésőbb az azt követő munkanapon) átadási jegyzékkel küldi meg az iratokat az áthelyezés helye szerinti közigazgatási szervnek, amely az átvételt 8 napon belül visszaigazolja.

(3) A Hivatal által kezelt személyi anyagokból, közszolgálati nyilvántartásból az érintett azonosítására alkalmas adatot továbbítani a HÖO jogosult, illetve a HÖO előkészítése alapján, a jogszabályokban meghatározott esetekben vagy az érintett írásbeli hozzájárulásával lehet.

(4) A központi közszolgálati nyilvántartás részére az adatszolgáltatás (adattovábbítás) a mindenkori jogszabályoknak és az adatszolgáltatásért felelős közigazgatási szerv rendelkezéseinek megfelelő módon és formában történik.

(5) Az adattovábbítás jogszerűségének ellenőrzése, valamint az érintett tájékoztatása céljából a HÖO adattovábbítási nyilvántartást vezet, amely tartalmazza a személyes adatok továbbításának időpontját, jogalapját, címzettjét, a továbbított személyes adatok körét, valamint az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat.

(6) Az adattovábbítási nyilvántartás adatait legalább az adat őrzésére vonatkozó, külön belső utasításban meghatározott ideig meg kell őrizni.

(7) Az érintett beazonosítására nem alkalmas, statisztikai jellegű adattovábbításra jelen § szabályait nem kell alkalmazni.

24. § (1) A közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos feladatokat a Hivatalon belül a HÖO végzi.

(2) A HÖO a kormánytisztviselők 7. § (3) bekezdésben meghatározott adatairól elektronikus formátumban vezeti a közszolgálati alapnyilvántartást. A közszolgálati alapnyilvántartáshoz csak a HÖO vezetője által kijelölt munkatársak férhetnek hozzá, egyedi jelszó általi azonosítással. Az egyedi jelszóval kapcsolatos biztonsági intézkedéseket az informatikai biztonsággal összefüggő elnöki utasítások és más rendelkezések tartalmazzák.

(3) Az elektronikus formátumban tárolt adatokat ki kell nyomtatni a kormányzati szolgálati jogviszony, munkaviszony létesítése esetén, a kormánytisztviselő végleges áthelyezése vagy kormányzati szolgálati jogviszonyának, munkaviszonyának megszűnése esetén, illetve azokat az adatokat, amelyekre betekintési joga kiterjed, a betekintési jog gyakorlójának erre irányuló külön kérelmére. A kinyomtatott iratokat a 3. § (2) bekezdésében meghatározott személyi iratok részeként kell kezelni.

(4) Az elektronikus formátumban tárolt közszolgálati alapnyilvántartásból a HÖO haladéktalanul és – a mindenkor használt informatikai rendszer lehetőségei szerint – véglegesen törli a kormánytisztviselő személyazonosító adatait végleges áthelyezés vagy a kormányzati szolgálati jogviszony, munkaviszony megszűnése esetén.

(5) A közszolgálati alapnyilvántartás szabadsággal összefüggő adatai közül a HÖO vezetője minden év elején, illetve minden év október 15. napjáig tájékoztatja a munkáltatói jogkört gyakorló vezetőket az irányításuk alá tartozó kormánytisztviselők éves szabadságnapjainak számáról.

(6) A szabadság kiadásáról, illetve az azzal kapcsolatos adatszolgáltatásról a munkáltatói jogkört gyakorló vezetők olyan módon kötelesek gondoskodni, hogy minden hónapban egy alkalommal, a jelenléti ívvel együtt megküldik a szabadságok kiadásáról készült, aláírt szabadságot igénylő lapokat a HÖO-nak. A HÖO azok birtokában folyamatosan számolja és nyilvántartja a kormánytisztviselők tárgyévre vonatkozó szabadságnapjainak felhasználását.

25. § (1) A HÖO vezetője felelősségi körén belül köteles intézkedni a személyi iratok kezelésével, vezetésével, nyilvántartásával, a Hivatal e körbe tartozó adatszolgáltatási kötelezettségével kapcsolatos feladatok jogszabályi, valamint jelen utasítás előírásainak megfelelő ellátásáról. Ezen belül gondoskodik:

(2) A humánpolitikai feladatot ellátó kormánytisztviselőn azokat a kormánytisztviselőket kell érteni, akik a Hivatalnál tevékenysége során a közszolgálati nyilvántartással és a személyi irattal összefüggő adatot kezelnek, feladatot látnak el. A humánpolitikai feladatot ellátó kormánytisztviselő felelősségi körén belül köteles:

26. § (1) A közszolgálati nyilvántartást tartalmazó elektronikus formátumban tárolt adatok, nyilvántartások fizikai biztonsága érdekében:

(2) Az elektronikusan tárolt közszolgálati adatok és nyilvántartások adatvédelmével kapcsolatos egyéb informatikai biztonsági szabályokat külön belső utasítás tartalmazza.

27. § (1) A Hivatal elnöke felelős a kormányzati szolgálati jogviszonnyal vagy munkaviszonnyal összefüggő adatok védelmére és kezelésére vonatkozó jogszabályok, valamint a jelen utasításban rögzített előírások megtartásának ellenőrzéséért. E felelősségi körén belül:

(2) Az (1) bekezdésben foglaltak mellett a Hivatalban a kormányzati szolgálati jogviszonnyal, munkaviszonnyal összefüggő adatok kezeléséért az érintett kormánytisztviselő tekintetében:

(3) A kormánytisztviselők személyes adatait kezelők csak feladataik elvégzéséhez feltétlenül szükséges mértékben, ideig és módon férhetnek hozzá az adatokhoz.

(4) A HÖO vezetője köteles az utasítás 20. §-ában foglalt, a személyi aktába történő betekintés esetén dokumentálni a jogosultság gyakorlásának jogalapját, valamint a megismerni kívánt adatok körét. A személyi iratok bármilyen felhasználására – az (5) bekezdésben foglalt esetet kivéve – kizárólag a HÖO által kezelt személyi anyagból, személyi aktából kerülhet sor.

(5) A munkáltatói jogkör gyakorlója jogosult az általa a 23. § (3) bekezdése szerint kezelt személyi iratokat a munkáltatói jogköre gyakorlása során felhasználni.

(6) A munkáltatói jogkör gyakorlójának intézkedése alapján a HÖO haladéktalanul köteles gondoskodni a hatályát vesztett fegyelmi büntetés számítógépes adatállományból és közszolgálati alapnyilvántartásból való teljes és végleges törléséről.

(7) A kormánytisztviselő által átadott, nem jogszabály által kötelezően kezelendő személyes adatokat a HÖO csak a kormánytisztviselő által megjelölt célra használhatja fel, illetve csak a kormánytisztviselő hozzájárulásával továbbíthatja más szerv részére. Ezeket az adatokat a személyi aktán belül elkülönítetten kell kezelni, és azokból az érintett kérésére a személyazonosító adatokat haladéktalanul törölni kell. Személyazonosításra alkalmatlan módon statisztikai célra az adatok felhasználhatók, illetve azokból ilyen módon adatszolgáltatás a kormánytisztviselő hozzájárulása nélkül is végezhető, erre a tényre a kormánytisztviselő figyelmét az adatok kezeléséhez szükséges hozzájárulás megadása előtt fel kell hívni.

28. § (1) Jelen elnöki utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)²

(3) Jelen utasítás tartalmi felülvizsgálatáról, aktualizálásáról és karbantartásáról a HÖO köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább 3 évente el kell végezni, amelynek eredményeképpen (szükség esetén) kezdeményezni kell az utasítás módosításának vagy új utasításnak a kiadását.

(4) A hivatalvezetők, szakmai főtanácsadók és szakmai tanácsadók által a 12. § szerinti adataiknak a Hivatal honlapján történő közzététele érdekében korábban tett nyilatkozatok visszavonásig változatlanul érvényesek, az érintett személyeknek csak a hozzájárulás visszavonása, vagy a közzétételre kerülő adatok változása esetén kell ismételten írásbeli nyilatkozatot tenni.