11/2012. (XI. 30.) SZTNH utasítás

1. § (1) Az utasítás személyi hatálya a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) határozatlan vagy határozott időre kinevezett kormánytisztviselőire és munkavállalóira (a jelen utasítás tekintetében kormánytisztviselő és munkavállaló a továbbiakban együtt: kormánytisztviselő) terjed ki.

(2) Az utasítás tárgyi hatálya a Hivatal tevékenységével kapcsolatosan a 2. § szerinti közérdekű bejelentésekre és a 3. § szerinti panaszokra terjed ki, kivéve az adatkezeléssel kapcsolatos bejelentéseket és panaszokat, amelyekre külön utasítás szabályai irányadóak.

(3) Az utasítás nem vonatkozik a Hivatalnak a szellemi tulajdon védelmével kapcsolatosan, vagy a K+F tevékenység minősítésével összefüggően, jogszabály alapján hatósági jogkörben hozott azon döntéseire, illetve tett eljárási cselekményeire, amelyek jogszabály előírása alapján rendes és/vagy rendkívüli jogorvoslati eljárásban vizsgálhatók felül.

2. § A közérdekű bejelentés olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása, illetőleg megszüntetése a közösség vagy a társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés javaslatot is tartalmazhat.

3. § (1) A panasz olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más – így különösen bírósági, közigazgatási – eljárás hatálya alá.

(2) Nem minősül panasznak a jogerősen elbírált vagy még el nem bírált ügyben benyújtott kérelem, amelynek elintézése – tartalmából következően – az adott ügyben alkalmazandó jogszabályok alapján a Hivatal vagy bíróság hatáskörébe tartozik.

4. § (1) Közérdekű bejelentéssel, illetve panasszal bárki – ideértve a hivatali kormánytisztviselőket is – (a továbbiakban: közérdekű bejelentő) szóban, írásban vagy elektronikus úton fordulhat a Hivatalhoz. A szóbeli előterjesztés esetén a Hivatal képviselője kérheti annak írásba foglalását. A közérdekű bejelentő külön kérésére a szóbeli előterjesztést a Hivatal köteles írásba foglalni. A Hivatal által írásba foglalt közérdekű bejelentés, illetve panasz egy példányát – a közérdekű bejelentő külön kérésére – részére át kell adni. Ha sem a Hivatal, sem a közérdekű bejelentő nem kérte a szóbeli bejelentés írásba foglalását, azt jegyzőkönyvbe kell foglalni, kivéve, ha a válasz azonnal szóban megadható és azt a közérdekű bejelentő elfogadja.

(2) A beérkezett közérdekű bejelentés, illetve panasz esetén az intézkedésre jogosult igényelheti annak szóbeli vagy írásbeli előterjesztését, kiegészítését. Ez különösen indokolt abban az esetben, ha a közérdekű bejelentést, illetve panaszt konkrét ügyben terjesztik elő.

(3) Amennyiben a közérdekű bejelentés, illetve panasz elbírálása jogszabályban meghatározott eljárás keretében bíróság vagy más hatóság hatáskörébe tartozik, azt az eljárás lefolytatására hatáskörrel és illetékességgel rendelkező bíróság vagy más hatóság elnökének, illetőleg vezetőjének – nyolc napon belül a közérdekű bejelentő egyidejű értesítésével – kell megküldeni.

5. § (1) A közérdekű bejelentőt a (3) bekezdésben foglaltak kivételével nem érheti hátrány a közérdekű bejelentés, illetve panasz megtétele miatt. Erre az ügyben eljáró hivatali érintettek figyelmét szükség esetén írásban külön is fel kell hívni.

(2) A közérdekű bejelentő személyes adatai csak a közérdekű bejelentés, illetve panasz alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatók át, amennyiben a szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a közérdekű bejelentő egyértelműen hozzájárult. A közérdekű bejelentő adatai, egyértelmű hozzájárulása nélkül, nem hozhatók nyilvánosságra.

(3) Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a közérdekű bejelentő rosszhiszeműen járt el és alaposan feltehető, hogy ezzel bűncselekményt vagy szabálysértést követett el, másnak kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, az (1) bekezdésben írtaktól függetlenül, a közérdekű bejelentő adatai az eljárás kezdeményezésére, illetőleg lefolytatására jogosult bíróság vagy hatóság, illetve személy részére átadhatók.

6. § (1) A Hivatal tevékenységét (mulasztását) általánosságban érintő közérdekű bejelentést, illetve panaszt a Hivatal elnöke, vagy az általa erre külön kijelölt személy, illetve ha a Szervezeti és Működési Szabályzat ilyen külön előírást tartalmaz, annak rendelkezése szerint eljáró más vezetője vizsgálja, vizsgáltatja meg.

(2) A hivatali kormánytisztviselő (ideértve a vezetőt és a hivatal nevében eljáró más személyt is) tevékenysége (mulasztása) vagy magatartása miatti közérdekű bejelentést, illetve panaszt a munkáltatói jogkört gyakorló vezető, a hivatal nevében eljáró személlyel kapcsolatos beadványt az ellátott feladat teljesítésének elfogadására jogosult vezető vizsgálja meg.

(3) A konkrét hivatali ügyben tett közérdekű bejelentést, illetve panaszt a Hivatal adott ügyben eljárásra jogosult főosztályi, önálló osztályi szervezeti egységének vezetője vizsgálja, vizsgáltatja meg.

(4) A Hivatal elnökét érintő panaszt, ha maga nem érintett, a Hivatal jogi elnökhelyettese vizsgálja meg.

(5) A Hivatal elnöke bármely közérdekű bejelentés, illetve panasz kivizsgálásának jogát magához vonhatja, illetve jogosult bármely ilyen ügyben a kivizsgálásra hivatali vezetőt kijelölni, vagy bizottságot felállítani. Ez utóbbi esetében a bizottság vezetőjét kell az eljárás lefolytatására jogosult vezetőnek tekinteni.

(6) Az (1)–(5) bekezdések szerinti vizsgálatot lefolytató személyek, valamint az (5) bekezdés szerinti bizottság felállítása esetén annak vezetője (a jelen utasításban a továbbiakban együtt: eljárásra jogosult vezető).

(7) Ha a közérdekű bejelentést, illetve panaszt a közérdekű bejelentőtől a Hivatal elnöke és nem közvetlenül az érintett szervezeti egység kapta meg, az elnök szignálja ki a közérdekű bejelentést, illetve panaszt az eljárásra jogosult vezetőre.

(8) Ha a közérdekű bejelentést, illetve panaszt a közérdekű bejelentőtől közvetlenül nem az eljárásra jogosult vezető kapta meg, hanem az a Hivatal valamely más szervezeti egységéhez érkezett, azt haladéktalanul, de legkésőbb a beérkezését követő munkanapon át kell küldeni az eljárásra jogosult vezetőnek.

7. § (1) A közérdekű bejelentést, illetve panaszt a Hivatalba történő beérkezésétől számított 30 napon belül kell elbírálni.

(2) Ha az elbírálást megalapozó vizsgálat előreláthatólag 30 napnál hosszabb ideig tart, erről a közérdekű bejelentőt a közérdekű bejelentés, illetve panasz érkezésétől számított 15 napon belül írásban – az elintézés várható időpontjának egyidejű közlésével – tájékoztatni kell. Az elintézés időtartama 45 napnál nem lehet hosszabb.

8. § (1) Az eljárásra jogosult vezető a vizsgálat keretében a közérdekű bejelentőt, vagy más személyt, személyeket meghallgathatja, okiratokat, adatokat bekérhet stb., ha azt a közérdekű bejelentés, illetve panasz tartalma szükségessé teszi a tényállás tisztázásához.

(2) A közérdekű bejelentésről, illetve panaszról az érintett kormánytisztviselőt tájékoztatni kell. Az eljárásra jogosult vezető az érintettől írásbeli, szóbeli tájékoztatást, igazoló jelentést kérhet. Az érintett, felhívás hiányában is jogosult 8 napon belül írásbeli észrevételeit megtenni, illetőleg a közérdekű bejelentéssel, illetve panasszal összefüggésben álláspontját kifejteni, vagy jegyzőkönyvi meghallgatását az eljárásra jogosult vezetőtől kérni.

(3) A vizsgálat alatt és azt követően egyaránt figyelemmel kell lenni az 5. §-ban foglaltakra.

(4) A közérdekű bejelentéssel, illetve panasszal érintett személy esetében az eljárásra jogosult vezető kiemelt felelősséggel tartozik a személyes adatok kezeléséért, továbbá az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény, továbbá más adatvédelmi szabályok rendelkezéseinek megtartásáért.

9. § (1) A vizsgálat befejezésekor az eljárásra jogosult vezető a bejelentéssel kapcsolatos megállapításairól, a megtett intézkedésről vagy annak mellőzéséről – az indokok megjelölésével – a közérdekű bejelentőt írásban vagy elektronikus úton haladéktalanul értesíti. Az elektronikus tájékoztatás megtörténtét, az e-mail elküldését igazoló elektronikus irat kinyomtatásával kell dokumentálni és irattározni.

(2) Az írásbeli értesítés mellőzhető, ha az elintézésről a jelenlévő közérdekű bejelentőt szóban tájékoztatták, aki a tájékoztatást tudomásul vette. E tényt jegyzőkönyvben vagy rövid feljegyzésben szükséges rögzíteni.

(3) Ugyancsak mellőzendő az írásbeli értesítés, ha az eljárás során az került megállapításra, hogy a közérdekű bejelentő személye és/vagy címe nem tekinthető valósnak.

10. § Az alaposnak bizonyult közérdekű bejelentés, illetve panasz alapján gondoskodni kell:

11. § (1) Ha a közérdekű bejelentő az intézkedést nem tartja kielégítőnek, külön írásbeli kérésére a közérdekű bejelentés, illetve panasz iratait, annak felülvizsgálatára a Hivatal elnöke, illetőleg az általa kijelölt elnökhelyettes, vagy gazdasági főigazgató veszi át.

(2) A felülvizsgálati eljárásban hozott intézkedés ellen további „jogorvoslatnak” helye nincs.

(3) Ha a felülvizsgálatra irányuló kérelem a Hivatal elnökének intézkedésére vonatkozik, a közérdekű bejelentőt tájékoztatni kell, hogy a Hivatal felett a Kormány nevében a közigazgatási és igazságügyi miniszter gyakorol felügyeletet.

12. § (1) A korábbival azonos tartalmú, ugyanazon közérdekű bejelentő által tett ismételt, továbbá a névtelen, valótlan néven tett (a továbbiakban együtt: névtelen) közérdekű bejelentés, illetve panasz vizsgálata indokolás nélkül mellőzhető.

(2) A panasz vizsgálata az (1) bekezdésben említett eseten kívül akkor is mellőzhető, ha a közérdekű bejelentő a sérelmezett tevékenységről (mulasztásról) való tudomásszerzéstől számított 6 hónap után terjesztette elő panaszát.

(3) A közérdekű bejelentéssel, illetve panasszal érintett tevékenységről (mulasztásról) való tudomásszerzéstől számított 12 hónapon túl előterjesztett panaszt érdemi vizsgálat nélkül el kell utasítani.

(4) Az említett esetekben – a névtelen közérdekű bejelentés, illetve panasz kivételével – a vizsgálat mellőzéséről, a panasz elutasításáról a közérdekű bejelentőt írásban tájékoztatni kell.

13. § (1) A jelen utasítás hatálybalépését követő 30 napon belül gondoskodni kell arról, hogy az ügyfelek és más személyek a Hivatal honlapján, a Hivatal székhelyén, ügyfélszolgálatán és nyilvános könyvtárában elhelyezett tájékoztatóból tájékozódhassanak a közérdekű bejelentés, illetve a panasz előterjesztésének lehetőségéről és rendjéről.

(2) Az ügyfelek számára biztosítani kell, hogy az őket érintő ügyintézéssel, az épületek rendjével összefüggésben véleményt nyilváníthassanak. Erről a jelen utasítás ügyfelek számára elérhető kihelyezésével, és a vélemények gyűjtésére szolgáló gyűjtőláda rendszeresítésével kell gondoskodni.

14. § A jelen utasítás szerinti közérdekű bejelentéssel, illetve panasszal kapcsolatos eredeti iratokat az eljárásra jogosult vezető által vezetett szervezeti egység iratai között kell nyilvántartani és a Hivatal mindenkori egyedi iratkezelési szabályzata és irattári terve szerint a panaszokra irányadó őrzési ideig kell legalább irattárban tartani, illetve archiválni.

15. § (1) Az eljárásra jogosult vezető a hozzáérkezett közérdekű bejelentésről, illetve panaszról [ideértve a 6. § (7)–(8) bekezdéseiben foglalt eseteket is] annak átvételét követően, de legkésőbb a következő munkanapon elektronikus levélben – csatolva hozzá a beadvány elektronikus példányát – tájékoztatja a Hivatal Elnökségi Kabinetét, egyúttal javaslatot téve arra is, hogy szükségesnek tartja-e a Hivatal elnökének és elnökségének tájékoztatását. Ha a közérdekű bejelentés, illetve panasz tartalma alapján az eljárásra jogosult vezető indokoltnak tartja, arról közvetlenül maga tájékoztatja a Hivatal elnökét és elnökségét, és e tényt a Hivatal Elnökségi Kabinetjével a panasz érkezéséről szóló tájékoztatóval együtt közli.

(2) A közérdekű bejelentés, illetve panasz alapján lefolytatott vizsgálat lezárásáról és a közérdekű bejelentőnek küldött válaszról az eljárásra jogosult vezető elektronikus levélben legkésőbb a válasz kiküldését követő munkanapon szintén tájékoztatja a Hivatal Elnökségi Kabinetét, csatolva hozzá a válasz elektronikus példányát, vagy azt a feljegyzést, amiből megállapítható, hogy a vizsgálat eredménye miért nem volt megküldhető a közérdekű bejelentőnek vagy, hogy miért nem került sor a vizsgálat egészének, vagy egy részének lefolytatására.

(3) Az (1)–(2) bekezdésekben foglaltakat megfelelően kell alkalmazni abban az esetben is, ha a közérdekű bejelentő a 11. § szerinti felülvizsgálatra irányuló kérelmet nyújtott be a Hivatalba.

(4) Az Elnökségi Kabinet a Hivatalhoz benyújtott közérdekű bejelentésekről, illetve panaszokról évenkénti számozással egységes nyilvántartást vezet az alábbi tartalommal:

(5) Az Elnökségi Kabinet a közérdekű bejelentések és panaszok elektronikus iratait és a (4) bekezdés szerinti adatait elektronikus könyvtárban rögzíti és kizárólag így kezeli.

(6) Az Elnökségi Kabinet vezetője határozza meg az elektronikusan tárolt iratokhoz és adatokhoz hozzáférésre jogosult személyeket. Az Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály vezetője gondoskodik arról, hogy a bejelentésekkel kapcsolatos iratokat és adatokat tartalmazó elektronikus könyvtárhoz csak az Elnökségi Kabinet vezetője által felhatalmazott személyek férjenek hozzá.

16. § (1) A 15. § (4) bekezdés szerinti adatok nyilvántartásából a Hivatal elnöke, elnökhelyettesei, gazdasági főigazgató korlátozás nélkül, valamint az érintett szervezeti egységek vezetői a saját szervezeti egységüket, feladatkörüket érintő ügyek tekintetében az adatvédelmi szabályok betartásával kérhetnek adatokat az Elnökségi Kabinettől.

(2) A Hivatalon kívülről érkezett, a közérdekű bejelentésekre, illetve panaszokra vonatkozó megkeresés, vagy rendkívüli adatszolgáltatás teljesítése a 15. § szerinti adatokból is történhet a személyes adatok kivételével.

17. § (1) Ez az utasítás a közzétételt követő napon lép hatályba.

(2) A jelen utasítás hatálybalépését követő 15 napon belül az érintett szervezeti egységek vezetői kötelesek a Hivatalhoz 2012. január 1-je és az utasítás hatálybalépése közötti időben benyújtott közérdekű bejelentések, illetve panaszok tekintetében megküldeni az Elnökségi Kabinetnek a 15. § (1)–(3) bekezdései szerinti dokumentumokat elektronikusan, továbbá megadni a 15. § (4) bekezdés b)–j) alpontok szerinti adatokat.

(3) Jelen utasítás tartalmi felülvizsgálatáról, aktualizálásáról és karbantartásáról az Elnökségi Kabinet köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább 3 évente el kell végezni, amelynek eredményeképpen (szükség esetén) kezdeményezni kell az utasítás módosításának vagy új utasításnak a kiadását.