18/2012. (XII. 21.) KüM utasítás

a Belső Ellenőrzés Kézikönyvéről¹

2012.12.23.

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdésének c) pontja, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 22. § (1) bekezdésének a) pontja alapján a Külügyminisztérium és a külképviseletek belső ellenőrzésének rendjét az alábbiak szerint szabályozom:

1. A Külügyminisztérium belső ellenőrzésének rendjét és különös szabályait a jelen utasítás mellékletét képező Belső Ellenőrzés Kézikönyve tartalmazza.

2.²

Melléklet a 18/2012. (XII. 21.) KüM utasításhoz

A KÜLÜGYMINISZTÉRIUM
BELSŐ ELLENŐRZÉS KÉZIKÖNYVE

1. rész

ELLENŐRZÉSI ALAPSZABÁLY

I. fejezet

A belső ellenőrzési egység által végzett tevékenység célja és hatásköre

1. A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze és eredményességét növelje. A belső ellenőrzés az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet irányítási, belső kontroll és ellenőrzési eljárásainak hatékonyságát. A jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, valamint az eredményességet, gazdaságosságot és hatékonyságot vizsgálva a belső ellenőrzés megállapításokat és ajánlásokat fogalmaz meg a költségvetési szerv vezetői számára.

A Külügyminisztérium belső ellenőrzésének célja, hogy a Minisztérium szervezeti egységei, valamint a külképviseletek tekintetében a diplomáciai és konzuli alaptevékenységet, annak feltételrendszerét, továbbá az alaptevékenységet segítő szaktevékenységet, a kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási eljárásokat a jog- és szakszerűség, a gazdaságosság, valamint a hatékonyság szempontjából – a függetlenség, tárgyilagosság, pártatlanság elveinek betartásával – ellenőrizze, és ezzel a Minisztérium működésének eredményességét, annak továbbfejlesztését előmozdítsa. A belső ellenőrzés a Külügyminisztérium belső kontrollrendszerének szerves részét képezi.

A belső ellenőrzés kiterjed a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (FEUVE) kiépítésének és működésének, az erőforrásokkal való gazdálkodás szabályszerűségi és hatékonysági vizsgálatára is.

2. A Külügyminisztériumban a belső ellenőrzés kialakításáról és megfelelő működtetéséről a közigazgatási államtitkár gondoskodik. A KüM szervezeti-működési rendjében a belső ellenőrzési feladatokat az Ellenőrzési Főosztály látja el.

A belső ellenőrzés, ezen belül a belső ellenőrzési egység vezetője (a belső ellenőrzési vezető), a belső ellenőrök és a szakértők szervezeti és funkcionális függetlenséget élveznek.

A belső ellenőrök, illetve a belső ellenőrzési egység – a szervezeti függetlenség keretében – a közigazgatási államtitkár közvetlen irányítása alatt tevékenykednek, jelentéseiket közvetlenül neki küldik meg.

A költségvetési szerv vezetője köteles biztosítani a belső ellenőrök funkcionális függetlenségét, különösen az alábbiak tekintetében:

a) az éves ellenőrzési terv kidolgozása kockázatelemzési módszerek alapján és soron kívüli ellenőrzések figyelembevételével,

b) az ellenőrzési program elkészítése és végrehajtása,

c) az ellenőrzési módszerek kiválasztása,

d) következtetések és ajánlások kidolgozása, ellenőrzési jelentés elkészítése,

e) a belső ellenőr a bizonyosságot adó ellenőrzési és a nemzetközi, valamint az államháztartásért felelős miniszter által közzétett belső ellenőrzési standardokkal összhangban lévő tanácsadási tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be.

A belső ellenőr nem vehet részt a költségvetési szerv operatív működésével kapcsolatos feladatok ellátásában, különösen az alábbiakban:

a) a költségvetési szerv működésével kapcsolatos döntések meghozatala, ide nem értve a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Bkr.) 21. § (4) bekezdés a) pontjában foglaltakat;

b) a költségvetési szerv bármely végrehajtási vagy irányítási tevékenységében való részvétel;

c) pénzügyi tranzakciók kezdeményezése, vagy jóváhagyása, vagy kötelezettség vállalása, a belső ellenőrzési egységre vonatkozókon kívül;

d) a szervezet bármely, nem a belső ellenőrzési egység által alkalmazott munkatársa tevékenységének irányítása, kivéve, ha ezek a munkatársak szakértőként segítik a belső ellenőröket;

e) belső szabályzatok elkészítése, a belső ellenőrzésre vonatkozókon kívül;

f) intézkedési terv elkészítése, a belső ellenőrzésre vonatkozókon kívül.

A belső ellenőr, illetve a belső ellenőrzési vezető tekintetében összeférhetetlenség áll fenn és ezért nem vehet részt bizonyosságot adó tevékenységben, amennyiben

a) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjének vagy alkalmazottjának a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685. § b) pontja szerinti közeli hozzátartozója;

b) korábban az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység – ide nem értve a belső ellenőrzési egységet – vezetőjének munkáltatói jogköre alá tartozott, a jogviszony megszűnésétől számított egy éven belül;

c) az ellenőrizendő szakterülettel vagy szervezettel közös, illetve kapcsolódó program vagy feladat végrehajtásában közreműködött, a program lezárását, illetve a feladat elvégzését követő egy éven belül;

d) az adott bizonyosságot adó tevékenység tárgyilagos lefolytatása tőle egyéb okból nem várható el.

Amennyiben a belső ellenőri munkakör betöltése a szervezeten belülről történt, vagy más pl. a fejezeten belüli költségvetési szervtől került áthelyezésre/átvételre egy munkatárs, akkor az egyes ellenőrzések kapacitás-tervezésénél, valamint az ellenőrzések végrehajtása során kiemelt figyelmet kell fordítani az összeférhetetlenségi szabályok betartására.

Az összeférhetetlenségről a belső ellenőrzési vezető, a belső ellenőrzési egység vezetőjének személyét érintő összeférhetetlenség esetén a költségvetési szerv vezetője, az összeférhetetlenség okának tudomására jutásától számított 10 napon belül határoz. A döntés meghozataláig az ellenőrt, illetve a belső ellenőrzési egység vezetőjét az összeférhetetlenséggel összefüggésben az adott ellenőrzésben való részvétel alól fel kell menteni.

A belső ellenőrök olyan folyamatok tekintetében is végezhetnek tanácsadó tevékenységet, ahol korábban felelős szerepük volt. A tanácsadó tevékenység független egy esetleg később elrendelt ellenőrzéstől.

3. A belső ellenőrzés hatásköre alanyi értelemben kiterjed minden – a jogszabályok és az SZMSZ szerint a Miniszter felügyelete alá tartozó – belföldi és külföldi szervezeti egységre (külképviseletre), intézményre, illetve minden kormánytisztviselőre, kormányzati ügykezelőre és más munkavállalóra, tárgyi értelemben pedig a KüM szakmai alaptevékenysége, annak feltételrendszere, valamint az azt elősegítő szaktevékenységek vizsgálatára.

4. A felügyelt intézmények belső ellenőrzési egységének vezetőjét az intézmény vezetőjének javaslatára a közigazgatási államtitkár nevezi ki és menti fel.

5. A belső ellenőrzés a szakmai alaptevékenység vizsgálata során az intézményi célok elérése érdekében kifejtett szakmai szempontú tevékenység célszerűségét és eredményességét mérlegeli.

6. A belső ellenőrzés vizsgálja a rendelkezésre álló erőforrásoknak a célszerűség, az eredményesség és a hatékonyság követelményei szerinti felhasználását.

7. A belső ellenőrzés sajátossága a rendszerszemlélet, azaz a tevékenységet a szervezeti egységek (külképviseletek) egyedi ellenőrzése során is a Minisztériumi célokkal és tevékenységekkel összefüggésben vizsgálja.

8. Az ellenőrzési folyamat elemei különösen a következők: kockázatelemzés, tervezés előkészítése, tervezés, az ellenőrzésre való felkészülés (háttérinformációk gyűjtése, az ellenőrzés célkitűzéseinek, módszereinek meghatározása), ellenőrzési program készítése, az ellenőrzési feladat végrehajtása, jelentéskészítés, nyomon követés, utóvizsgálat.

II. fejezet

A belső ellenőrzés feladatai

A belső ellenőrzés:

A) bizonyosságot adó tevékenysége körében:

1. A központi szervezeti egységek, valamint a külképviseletek tevékenységének ellenőrzése keretében vizsgálja:

a) a szervezeti egység (külképviselet) működésének jogi kereteit, az ügyrend, szabályzatok végrehajtását;

b) a feladatok ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételeket, a szervezeti egység (külképviselet) helyét, szerepét a KüM feladatainak ellátásában;

c) a vezetők és beosztottak szakmai munkáját, együttműködését.

2. A tevékenység működési feltételeit biztosító, illetve azt segítő szaktevékenységeket ellátó szervezeti egységek, valamint a külképviseletek ilyen részlegei (beosztottai) ellenőrzése során vizsgálja:

a) a feladatok ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételeket;

b) a létszám- és bérgazdálkodást, a munkajogi előírások betartását;

c) a szervezeti egység tevékenységének szabály- és célszerűségét; az irányítás színvonalát;

d) a pénzügyi-költségvetési feltételeket, a gazdálkodás színvonalát, az előirányzatok felhasználását, annak célszerűségét;

e) a pénzügyi irányítás rendjét, a kötelezettségvállalások szabályozottságát; a költségvetési fegyelmet, a költségvetési beszámolók valódiságát és szabályszerűségét;

f) a beszerzéseknek a közbeszerzési törvény előírásainak való megfelelését;

g) az iratkezelési előírások betartását;

h) a biztonsági előírások betartását;

i) a számítógépes ellátottságot, az informatikai rendszerek használatának szabályosságát.

3. A vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat, következtetéseket, javaslatokat fogalmaz meg, elemzéseket és értékeléseket készít az eredményesség növelése, a belső kontrollrendszerek (ideértve folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés) javítása, továbbfejlesztése, a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése vagy csökkentése, a szabálytalanságok megelőzése, illetve feltárása érdekében.

4. Nyilvántartja és nyomon követi az ellenőrzési jelentések alapján mind a szervezet működésének fejlesztésére, eredményességének fokozására irányuló, mind az ellenőrzési eljárások tekintetében szükségessé vált intézkedések, intézkedési tervek végrehajtását.

B) tanácsadó tevékenység keretében elláthatja különösen az alábbi feladatokat:

a) a vezetők támogatása az egyes megoldási lehetőségek elemzésével, értékelésével, vizsgálatával, kockázatának becslésével;

b) pénzügyi, tárgyi, informatikai és humánerőforrás-kapacitásokkal való ésszerűbb és hatékonyabb gazdálkodásra irányuló tanácsadás;

c) a vezetőség szakértői támogatása a kockázatkezelési és szabálytalanságkezelési rendszerek és a teljesítménymenedzsment- rendszer kialakításában, folyamatos továbbfejlesztésében;

d) tanácsadás a szervezeti struktúrák racionalizálása, a változásmenedzsment területén;

e) konzultáció és tanácsadás a vezetés részére a szervezeti stratégia elkészítésében;

f) javaslatok megfogalmazása a költségvetési szerv működése eredményességének növelése és a belső kontrollrendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében, a költségvetési szerv belső szabályzatainak tartalmát, szerkezetét illetően.

A belső ellenőrzési egység vezetőjének feladatai:

a) az ellenőrzési tervek összeállítása, végrehajtása, az ellenőrzési tevékenység megszervezése és irányítása, összehangolása;

b) az ellenőrzési jelentés tervezetének egyeztetés céljából történő megküldése az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének;

c) a lezárt ellenőrzési jelentések benyújtása a közigazgatási államtitkárnak, valamint megküldése az ellenőrzött szervezeti egység részére;

d) a jelentések nyomán készült intézkedési tervek véleményezése, végrehajtásuk nyomon követése;

e) a vizsgálatvezető jelentése alapján tájékoztatást adni a közigazgatási államtitkárnak, ha valamely ellenőrzés végrehajtása nem volt lehetséges;

f) az ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító eljárások és módszertani útmutatók, köztük a nemzetközi belső ellenőrzési standardok alkalmazása;

g) az éves ellenőrzési jelentés összeállítása, jelezve abban a tervtől eltérő, soron kívüli (váratlan) ellenőrzéseket, értékelve az ellenőrzés tárgyi, személyi feltételeit, javaslatokkal kiegészítve;

h) az ellenőrzések nyilvántartásának megszervezése;

i) az ellenőrök szakmai továbbképzésének biztosítása;

j) a belső ellenőrzési kézikönyv elkészítése;

k) javaslattétel külső szakértők bevonására a közigazgatási államtitkárnak, alkalmazva reájuk is a belső ellenőrökre előírt általános és szakmai követelményeket;

l) amennyiben az ellenőrzés során büntető, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, arról köteles a közigazgatási államtitkárt tájékoztatni.

m) amennyiben megbízatásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok jut tudomására, a közigazgatási államtitkárnak köteles arról haladéktalanul jelentést tenni.

A belső ellenőrzési vezető felelőssége kiterjed az ellenőrzési tevékenység teljességére, így a vizsgálati, értékelési, egyeztetési és utóvizsgálati folyamatok felügyeletére, úgyszintén az ellenőrzés személyi, szakmai feltételeinek, a szakmai képzettség szintjének biztosítására.

III. fejezet

A belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító szabályok, a belső ellenőrökkel szemben támasztott szakmai követelmények

1. A minőségbiztosítási eljárások

A belső ellenőrzési vezető felelőssége gondoskodni arról, hogy a belső ellenőrzési tevékenység során alkalmazásra kerüljenek a belső ellenőrzési tevékenység minőségi végrehajtását biztosító eljárások, amelyek biztosítják és folyamatosan emelik a minőséget a teljes belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozóan, továbbá azok hatékonyságát folyamatosan figyelemmel kísérik. A minőségbiztosítási eljárásokat úgy kell megtervezni, hogy azok segítsék a belső ellenőrzést abban, hogy tevékenységével a szervezet működésének eredményességét, gazdaságosságát és hatékonyságát javítsa, valamint bizonyossággal szolgáljon arra, hogy a belső ellenőrzési tevékenység megfelel a vonatkozó magyar és európai uniós jogszabályoknak és követelményeknek, illetve a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezete Szakmai Gyakorlati Standardjainak, valamint a belső ellenőrök szakmai-etikai kódexének.

A belső minőségbiztosítási és fejlesztési eljárásrend tartalmazza a következőket:

– az ellenőrzések végrehajtására vonatkozó megfelelő felülvizsgálatot;

– rendszeres belső értékeléseket és a minőség folyamatos nyomon követését;

– rendszeres külső értékeléseket.

2. Belső értékelés és a minőség folyamatos nyomon követése

A belső értékelések a belső ellenőrzés teljesítményének folyamatos felülvizsgálatát jelentik. A folyamatos felülvizsgálatok az alábbiak szerint végezhetők:

– ellenőrzési listák és más, olyan eszközök alkalmazása, amelyek biztosítják, hogy az ellenőrzési tevékenység során a jogszabályokban és a kézikönyvben előírt eljárásoknak megfelelően járnak el az ellenőrök;

– az ellenőrzött egységektől érkező, a belső ellenőrzés tevékenységére vonatkozó visszajelzések és vélemények összegyűjtésének elsődleges eszköze az ellenőrzést követő felmérés;

– a teljesítménymérési mutatók elemzése.

A belső értékelés keretében a belső ellenőrzési vezető folyamatosan figyelemmel kíséri az ellenőrzési feladatok ellátásának minőségét, az értékelés eredményeit a belső ellenőrzés éves tevékenységéről szóló jelentésében foglalja össze. A belső ellenőrzési vezető a minőségbiztosítási értékelés eredményeiről tájékoztatja a közigazgatási államtitkárt.

3. Külső értékelés

A belső ellenőrzés működésének külső értékelését – mint minőségbiztosítási felülvizsgálatot – ötévente legalább egyszer ajánlott elvégeztetni egy szakképzett, független, szervezeten kívüli ellenőrző szervvel. Ennek keretében a külső ellenőrnek értékelnie kell, hogy a belső ellenőrzési tevékenység megfelel-e a vonatkozó hazai és európai uniós jogszabályoknak és követelményeknek, illetve a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezete szakmai gyakorlati standardjainak, a belső ellenőrök szakmai etikai kódexének, valamint – ha szükséges – javaslatokat kell megfogalmaznia a belső ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozóan.

A külső felülvizsgálatot végző személynek vagy szervezetnek a szervezettől és a belső ellenőrzéstől függetlennek kell lennie. A felülvizsgálatot olyan személyeknek kell végeznie, akik a belső ellenőrzés szakmai gyakorlatában és a külső értékelési eljárásokban egyaránt jártasak. A felülvizsgálat befejeztével az eredményekről a felülvizsgálatot végzőnek hivatalos tájékoztatást kell adnia a belső ellenőrzési szervezet vezetőjének.

A tájékoztatásnak a következőket kell tartalmaznia:

– értékelés a belső ellenőrzési tevékenység vonatkozó hazai és európai uniós jogszabályoknak és követelményeknek, illetve a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezetének szakmai gyakorlati standardjainak, valamint a belső ellenőrök szakmai etikai kódexének való megfeleléséről;

– az ún. legjobb gyakorlatok megismerése és értékelése (egyrészt a felmérés során észlelt legjobb gyakorlatok, másrészt a más szervezeteknél használt, de a vizsgált belső ellenőrzés által is alkalmazható legjobb gyakorlatok kommunikálása);

– a belső ellenőrzési tevékenység fejlesztése érdekében tett javaslatok, ahol lehetséges;

– a belső ellenőrzési vezető észrevételei és válaszai, amelyek tartalmazzák a feltárt

hiányosságokra vonatkozó intézkedési tervet és végrehajtási határidőket.

4. A belső ellenőrökkel szemben támasztott szakmai követelmények

A belső ellenőrzés minőségét biztosító feltételek közé tartoznak a belső ellenőrök szakképzettségére vonatkozó előírások, továbbá a belső ellenőrök szakmai-etikai kódexének szabályai (kézikönyv 3. rész).

a) Szakképzettség

A Külügyminisztériumban belső ellenőrzési tevékenységet az államháztartásért felelős miniszter engedélyével rendelkező személy végezhet. Belső ellenőrzési tevékenység folytatását az államháztartásért felelős miniszter annak engedélyezi, aki cselekvőképes, büntetlen előéletű, és nem áll a belső ellenőrzés körébe tartozó tevékenység vonatkozásban a foglalkozástól eltiltás hatálya alatt, továbbá rendelkezik a Bkr. 24. §-ában előírt végzettséggel és gyakorlattal. Ennek megfelelően belső ellenőrzési tevékenységet az a kormánytisztviselő folytathat a KüM-ben, aki rendelkezik a Bkr.-ben előírt szakirányú felsőfokú iskolai végzettséggel (jogi, közgazdasági, államigazgatási, informatikai), vagy más felsőfokú iskolai végzettséggel és a Bkr.-ben megjelölt szakképesítések valamelyikével továbbá megfelelő szakmai gyakorlattal rendelkezik.

b) Szakmai gyakorlat

Belső ellenőrként az foglalkoztatható, aki a fenti szakképzettség mellett legalább két éves, központi és – lehetőség szerint – külképviseleti tevékenységre egyaránt kiterjedő külügyminisztériumi gyakorlatot szerzett ellenőrzési, költségvetési, pénzügyi vagy számviteli munkakörben, s ennek folytán a KüM és a külképviseletek szervezetéről és működéséről kellő áttekintéssel rendelkezik.

Belső ellenőrzési vezetőnek az nevezhető ki, aki legalább ötéves szakmai gyakorlattal rendelkezik.

A közigazgatási államtitkár felsőfokú iskolai végzettségűeknek a Bkr. 24. § (3) bekezdésében foglaltaknak megfelelően felmentést adhat a kötelező szakmai gyakorlat, illetve 2012. december 31-ig a nem szakirányú szakképzettséggel rendelkezők részére a jogszabályban előírt szakképesítések alól, de köteles gondoskodni arról, hogy a belső ellenőrzési egység rendelkezzen mindazzal a szaktudással, gyakorlattal és egyéb ismerettel, amely a feladatok elvégzéséhez szükséges. Az erre irányuló javaslatot a Személyügyi Főosztály terjeszti elő a közigazgatási államtitkárnak.

Nem lehet vizsgálatvezetőnek kijelölni azt a belső ellenőrt, aki a szakmai gyakorlat alól felmentést kapott, amíg a belső ellenőrzési szervezeti egységnél a hiányzó szakmai gyakorlatot meg nem szerezte.

c) Képzés, továbbképzés

A belső ellenőrök kötelesek a már megszerzett ismereteiket naprakészen tartani, fejleszteni, a változásokból eredő követelményekkel összhangba hozni. Ennek érdekében kétévente kötelesek szakmai továbbképzésen részt venni, és külön jogszabályban előírt esetekben vizsgát tenni.

A belső ellenőrzési vezetőnek a belső ellenőrök szakmai továbbképzése érdekében – a stratégiai, illetve az éves ellenőrzési tervek keretében – személyre szabott képzési tervet kell készítenie és gondoskodnia kell annak megvalósításáról. A képzési szükségleteket egyrészt a személyes értékelési folyamat eredménye, másrészt az ellenőröktől elvárt szaktudás alapján kell meghatározni.

IV. fejezet

A belső ellenőrzés tervezésének előkészítése, kockázatelemzés

A belső ellenőrzési vezető feladata a kockázatelemzéssel alátámasztott stratégiai és éves ellenőrzési tervek összeállítása, a jóváhagyott tervek végrehajtása, illetve annak nyomon követése.

A tervezés előkészítése magában foglalja a kockázatelemzést megelőző előkészítő lépéseket, valamint magát a kockázatelemzést.

Fontos, hogy a tervezés rugalmas és aktualizált legyen, igazodjon a szervezetre időközben ható változásokhoz.

A tervezés előkészítési folyamatát a belső ellenőrzési vezető irányítja. A Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezetének 2010. számú gyakorlati standardja szerint a tervezési folyamat lépései:

1. A tervezés előkészítésének lépései

a) általános felmérés

Az általános felmérés során a belső ellenőrzés a Minisztérium irányítási és kontroll környezetéről folyamatosan, a változásokra is figyelemmel naprakész információkat gyűjt, hogy megismerje azon területeknek a legfőbb jellegzetességeit, amiket majd a tervezéskor az ellenőrzési feladatok közé kell besorolnia, illetve a konkrét belső ellenőrzésnél vizsgálnia kell. A változások a Minisztérium folyamataiban rejlő kockázatok azonosítása szempontjából kiemelten fontosak, ezért a belső ellenőrzésnek arra kell törekednie, hogy az összegyűjtött információk minél teljesebb körűek legyenek.

A környezet változásának elsődleges forrásai:

– magyar és európai uniós jogszabályi változások;

– a külképviseletek esetében a fogadó ország gazdasági-politikai környezetének változásai;

– a Minisztérium stratégiájának, célkitűzéseinek változása;

– belső szervezeti változások;

– belső eljárások, ellenőrzési nyomvonalak, kézikönyvek változása.

b) a folyamatok és folyamatgazdák azonosítása

A belső ellenőrzési tevékenység egyik kiemelt tárgya a Minisztérium működési folyamatai, melyek a Minisztérium célkitűzéseinek elérése érdekében kerültek kialakításra. A tervezés során különösen fontos figyelembe venni ezeket, valamint azonosítani a folyamatgazdákat, azokat a személyeket, akik elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért, működtetéséért. A kialakított ellenőrzési nyomvonalakra támaszkodva a folyamatokat a főfolyamatok mentén kell csoportosítani (pl. adminisztratív háttér), amelyek részfolyamatokra oszthatók (pl. emberi erőforrás, jogszabályi háttér).³

c) a belső ellenőrzési fókusz kialakítása

A belső ellenőrzési fókuszt a szervezet célkitűzéseinek és a szervezet vezetőinek belső ellenőrzésre vonatkozó speciális elvárásainak figyelembe vételével kell kialakítani. A belső ellenőrzési fókusz a Minisztérium vezetőinek azon nézetét, elképzeléseit jelenti, hogy a belső ellenőrzésnek elsősorban mely területekre kell irányítania erőforrásait. A belső ellenőrzési fókusz kialakítása a tervezés előkészítési folyamatának egyik legfontosabb lépése. A belső ellenőrzési fókusz a belső ellenőrzést segíti a magas kockázatúnak tekintett folyamatok rangsorolásában, illetve az ellenőrzött tevékenységek és egységek közötti erőforrás-allokáció meghatározásában.

A szervezet célkitűzései

A belső ellenőrzésnek a Minisztérium vezetőivel meg kell vitatnia és értelmeznie kell a szervezet éves célkitűzéseit annak érdekében, hogy ellenőrzési erőforrásait ezen célok elérésének támogatására mozgósítsa. A célkitűzések megvalósítása szempontjából kritikus tényezőket szintén meg kell vitatni a Minisztérium vezetőivel.

A vezetők elvárásai

A vezetők elvárásai alatt annak meghatározása értendő, hogy a vezetők milyen kérdésköröket, feladatokat illetően számítanak a belső ellenőrzés bizonyosságot adó, illetve tanácsadó tevékenységére. A vezetőknek lehetnek speciális elvárásai a belső ellenőrzéssel szemben. Ezek az elvárások általában a vezetők egyes, a szervezet működésével kapcsolatos főbb elgondolásaiból adódnak (pl. egy speciális működési irányelvnek való megfelelés). Ezeket az elvárásokat az éves ellenőrzési terv elkészítése során figyelembe kell venni. Az ellenőrzési erőforrásokat is figyelembe véve a belső ellenőrzésnek tekintettel kell lennie a vezetők olyan elvárásaira is, amikor egy-egy konkrétan kiválasztott ellenőrzést tartanak szükségesnek.

A belső ellenőrzési fókusz kialakítása

A Minisztériumi célkitűzések és az egyeztetett vezetői elvárások alapján a belső ellenőrzési fókuszt a belső ellenőrzésnek és a vezetőknek közösen kell kialakítania. A belső ellenőrzési fókusz megadja azokat a főbb elemeket, amelyek mentén az ellenőrök a kockázatokat elemezni fogják, és amelyekre a belső ellenőrzés a feladatainak ellátása érdekében koncentrálni fog.

d) a kritikus folyamatok elemzése és a Minisztérium vezetőivel való egyeztetése

A működési folyamatok belső ellenőrzési fókuszhoz viszonyított relatív jelentősége lehet magas, közepes és alacsony, ami függ:

– a belső ellenőrzési fókusz minden elemének relatív fontosságától (pl. mi a legfontosabb célkitűzés);

– a folyamatok relatív fontosságától (pl. a folyamat kritikus-e a célkitűzés elérése szempontjából).

Az elemzést a Minisztérium vezetőivel közösen kell elvégezni, és egyetértésre kell jutni a folyamatok fontosságának összesített értékeléséről. A feltérképezés és az elemzés eredményeit a folyamatok összesített kockázatelemzésének eredményével együtt kell felhasználni a kockázatelemzés végső eredményének kialakításához.

2. Kockázatelemzés

A Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezetének 2100. számú gyakorlati standardja meghatározza, hogy a belső ellenőrzés rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékelje az adott szerv kockázatkezelési tevékenységét, kontroll- és szervezetirányítási rendszereit, hozzájárulva azok javításához. A 2010. számú gyakorlati standard szerint a belső ellenőrzési tervezésnek kockázatelemzésen kell alapulnia. A 2110. számú gyakorlati standard leszögezi, hogy a belső ellenőrzés közreműködik az adott szervet fenyegető jelentős kockázatok azonosításában és értékelésében, és hozzájárul a kontrollrendszer és a kockázatkezelés fejlesztéséhez. A 2120.A.1 számú gyakorlati standard előírja, hogy a belső ellenőrzésnek a kockázatkezelés eredményei alapján értékelnie kell az adott szervezet irányítási, működési és informatikai rendszereivel összefüggő kontrollok megfelelőségét és hatékonyságát.

A kockázatelemzés célja, hogy azonosítsa, elemezze és dokumentálja a szervezet folyamataiban és főbb szervezeti egységeinél létező kockázatokat. A kockázatelemzés az első lépés ahhoz, hogy az éves ellenőrzési tevékenység a Minisztérium vezetőivel egyetértésben meghatározott belső ellenőrzési fókusszal összhangba kerüljön. A kockázatelemzés szolgáltatja a legfontosabb információt a belső ellenőrzési tevékenységek (konkrét ellenőrzések) előkészítéséhez is.

A kockázatelemzést a belső ellenőrzési vezető irányítja, aki a belső ellenőröket szükség szerint bevonja a munkába és informálja őket minden egyes lépésről. A kockázatelemzés folyamatában minden egyes azonosított kockázatot értékelni kell. Ezután az azonosított kockázat átfogó elemzéséhez a hatásokra és a valószínűségekre vonatkozó ismereteket, becsléseket össze kell kapcsolni.

a) A folyamatok megértése

A folyamatokban rejlő főbb kockázatok azonosításának első lépéseként a belső ellenőrzésnek meg kell értenie a főbb folyamatokat. Ennek érdekében a folyamatok felelőseivel (folyamatgazdákkal), illetve amennyiben szükséges, a folyamatba bevont kulcsfontosságú személyekkel interjúkat és munkamegbeszéléseket kell tartani. A folyamatgazdákkal folytatott megbeszélés során az általános összefüggésekből kiindulva, fokozatosan el kell jutni az egyedi jellemzők megértéséig. A belső ellenőrzési fókuszra való összpontosítás mellett, a megbeszélésen figyelemmel kell lenni az alábbiak feltárására:

– A folyamat célja és tárgya

Meg kell ismerni a folyamat célját és tárgyát, valamint a Minisztérium vezetése által meghatározott, a célok elérése szempontjából fontos tényezőket. A folyamat céljainak közvetlenül kapcsolódniuk kell a Minisztérium céljaihoz, illetve a meglévő egyéb célokhoz (pl. jogszabályi megfelelés).

– A folyamat általános jellemzése

A folyamatok kezdete, vége, kulcsfontosságú inputjai, outputjai és változásai, a részfolyamatok, az információ technológia hatása a folyamatra, illetve más vonatkozó és fontos információk.

b) Kockázatok azonosítása

Miután viszonylag részletesen megismerte és megértette a főfolyamatot, a belső ellenőrzés azonosítani tudja a folyamathoz kapcsolódó jelentős kockázatokat. Kockázatnak minősül minden olyan esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, ami gátolja, hogy egy szervezet elérje céljait (explicit vagy implicit).

Minden kockázatnak három jellemzője van:

– oka (pl. bármely esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, mely bekövetkezésének van valamilyen valószínűsége);

– hatása (pl.: a szervezeti célok elérésére gyakorolt hatás, befolyás);

– a bekövetkezésének valószínűsége.

Az alábbi, a belső ellenőrzési fókusszal és a folyamat jellegével összefüggő kérdések megválaszolása segít a jelentős kockázatok azonosításában:

– Melyek azok a tényezők, amelyeknek jól kell működniük ahhoz, hogy a folyamat a céloknak megfelelően funkcionáljon?

– A folyamaton belül milyen hiba, gyengeség akadályozhatja a célok teljesítését?

– Tartalmaz-e a folyamat eredendően olyan feltételt, amely pénzügyi vagy egyéb veszteséget eredményezhet?

c) Főbb ellenőrzési pontok azonosítása

Az ellenőrzési pontok vagy kontrollpontok a folyamatok végrehajtásáért felelős folyamatgazdák által kialakított olyan folyamatelemek, csomópontok, ahol a folyamat eredményes működése szempontjából fontos ellenőrzési lépéseket valósítanak meg. A kockázatelemzés során a legfontosabb ellenőrzési pontokat fel kell tárni, a belső ellenőrzésnek látnia kell az ellenőrzési pontok rendszerét. Ennek során fontos, hogy a belső ellenőr megértse és dokumentálja az információkat, hogy az ellenőrzési pontokat és az azonosított jelentős kockázatokat közvetlenül egymáshoz kapcsolja.

d) Egyedi kockázatok elemzése

A kockázatok felmérése során értékelni kell az egyes főfolyamatokhoz tartozó egyedi kockázatokat, majd összesíteni kell azokat. Így végezhető el a főfolyamatok átfogó, kockázatközpontú értékelése. Az értékelés következetességét a tervezés előkészítése során kialakított kockázatelemzéskritérium-mátrix, mint a kockázatelemzés alapvető eszköze biztosítja. Ezután a belső ellenőrzés összesítheti a hatások és valószínűségek értékelését a vizsgált egyedi kockázatra vonatkozóan, majd ennek alapján egy átfogó besorolást ad a kockázatnak és a kockázati mátrix segítségével jelöli a kockázat súlyát, fontosságát.

e) Az egyedi kockázatok összegzése folyamatok szerint

Az egyedi kockázatokat feltárásuk és fontosság alapján történt besorolásuk után folyamatok szerint csoportosítani kell. Ennek alapján a belső ellenőrzés a főfolyamathoz tartozó kockázatokból listát készít. Ez az ún. előzetes kockázati lista. Előzetes azért, mert ekkor még nem történt meg a kontrollok mélyreható elemzése. Erre a belső ellenőrzési vizsgálat későbbi szakaszában kerül sor. A kockázatelemzésnek ebben a szakaszában még nem veendő figyelembe, hogy a kontrollok mennyire hatékonyan kezelik a kockázatokat. Mivel az azonosított ellenőrzési pontok és/vagy folyamatok részleteit és hatékonyságát még igazolni kell, ezért a belső ellenőrzés ekkor még nem veheti figyelembe az ellenőrzési pontok vagy folyamatok kockázatára gyakorolt hatását. Ezt a belső ellenőrzési vizsgálat során kell elvégezni.

f) A folyamat teljes körű értékelésének elkészítése

A kockázatelemzés végeredményének kialakításához a belső ellenőrzésnek össze kell vetnie az egyes folyamatok átfogó kockázatelemzését a működési folyamatok jelentősége feltérképezésének és elemzésének eredményeivel. Ennek során két összetevőt kell bemutatni:

– a vizsgált folyamat mennyire jelentős, fontos,

– a vizsgált folyamat mennyire kockázatos.

Ebből a két tényezőből kell a végső következtetést levonni a folyamat „összesített kockázatai értékeléséről”, ami azt mutatja meg, hogy elsődlegesen mire kell, hogy irányuljon az ellenőrzési erőforrások elosztása az ellenőrzés tervezési szakaszában. Fontos, hogy a belső ellenőr saját szakmai ítélőképességére támaszkodjon a kockázatelemzés végleges összeállítsa során. A végleges kockázatelemzést meg kell vitatni a Minisztérium vezetőivel és a legfontosabb folyamatokért felelős személyekkel annak érdekében, hogy a felmérés logikai alapja közös értelmezést nyerjen, illetve a kockázatelemzés eredményére vonatkozóan konszenzus alakuljon ki.

V. fejezet

A belső ellenőrzés tervezése

1. A tervezés alapja a kockázatelemzéssel végzett mérlegelés. Az ellenőrzés tervezése terén kockázatnak minősülnek mindazok a tények, események, ténykedések, mulasztások stb., amelyek – valószínűsíthető bekövetkezésük esetén – gátolhatják, hátrányosan érinthetik a szervezet céljainak megvalósítását. A kockázatokat nem a Minisztérium egészére, hanem az adott szakterület sajátosságaira vonatkozóan kell mérlegelni.

2. Az ellenőrzési tervek előkészítését a belső ellenőrzési vezető irányítja, s azok összeállítása a Minisztérium vezetésével egyeztetve történik.

3. A belső ellenőrzési vezető által összeállított, a közigazgatási államtitkár által jóváhagyott

a) az ellenőrzési munka hosszú távú céljaival összhangban álló stratégiai terv meghatározza a belső ellenőrzés stratégiai fejlesztését (FEUVE értékelése, fejlesztési, képzési tervek, a fő vizsgálati területek; v.ö. B/1. melléklet);

b) az éves ellenőrzési terv tartalmazza a megalapozó elemzéseket, az ellenőrzések célját, az ellenőrizendő időszakot, az ellenőrzések típusát és módszereit, ütemezését, az ellenőrzendők megnevezését (B/2. melléklet.)

E különböző időtávra szóló ellenőrzési tervek összehangolásáról a belső ellenőrzési vezető gondoskodik. A jóváhagyott éves ellenőrzési tervet december 31-ig meg kell küldeni az államháztartásért felelős miniszternek, úgyszintén – a reá vonatkozó ellenőrzési tervet – a felügyelt intézmény vezetőjének, valamint a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal elnökének. Az éves ellenőrzési tervet a KüM belső honlapján közzé kell tenni.

4. Az éves ellenőrzési tervet a belső ellenőrzési vezető a közigazgatási államtitkár egyetértésével módosíthatja.

VI. fejezet

A belső ellenőrzés típusai

A tervszerűség, azaz az éves ellenőrzési tervben foglaltak és a rendelkezésre álló ellenőrzési kapacitás vonatkozásában

a) munkaterv szerinti ellenőrzés: az éves ellenőrzési tervben szereplő vizsgálat;

b) soron kívüli ellenőrzés: tárgya előzetesen nem határozható meg, az éves ellenőrzési tervben biztosított szabad kapacitás terhére valósul meg;

c) terven felüli ellenőrzés: a tervezett és a soron kívüli ellenőrzésekre rendelkezésre álló kapacitás egy részének átcsoportosításával valósul meg pl. egy tervezett ellenőrzés helyett.

A terven felüli illetve a soron kívüli ellenőrzésekre azok elrendelését követően az általános eljárási szabályok irányadók.

Az ellenőrzés célja szerint

a) szabályszerűségi ellenőrzés: annak vizsgálata, hogy az ellenőrizendő szervezeti egység (külképviselet) működése, illetve tevékenysége megfelelően szabályozott-e, valamint érvényesülnek-e a hatályos jogszabályok, belső szabályzatok és vezetői rendelkezések előírásai;

b) pénzügyi ellenőrzés: az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet), egy adott program vagy feladat pénzügyi elszámolásainak, illetve az ezek alapjául szolgáló számviteli nyilvántartások, illetve a gazdálkodás egészének ellenőrzése;

c) rendszerellenőrzés: az ellenőrizendő szervezeti egység (külképviselet) irányítási, végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási, beszámolási és ellenőrzési működésének átfogó vizsgálata, melynek keretében a szabályszerűség, szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség kerül ellenőrzésre;

d) teljesítmény-ellenőrzés: célja annak megállapítása, hogy az adott szervezet által végzett tevékenységek, programok egy jól körülhatárolható területén a működés, illetve a forrásfelhasználás gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen valósul-e meg;

e) informatikai ellenőrzés: a költségvetési szervnél működő informatikai rendszerek megfelelőségére, megbízhatóságára, biztonságára, valamint a rendszerben tárolt adatok teljességére, megfelelőségére, szabályosságára és védelmére irányul.

VII. fejezet

A belső ellenőrzés előkészítése

1. Az ellenőrzési munkaterv jóváhagyását követően az egyes ellenőrzésekre nézve ki kell alakítani azok időbeli ütemezését, az ellenőrzési célnak és feladatoknak megfelelően, valamint kockázatelemzés alapján ki kell választani a vizsgálati eljárásokat és módszereket, el kell készíteni ellenőrzési programját.

Az ellenőrzés végrehajtását megelőzően az ellenőrzést végző személyek kötelesek megismerni az ellenőrzött szervezeti egységre vonatkozó előírásokat, rendelkezéseket, belső szabályzatokat, a korábban készült ellenőrzési jelentéseket, valamint az ellenőrzött szervezeti egységnek az ellenőrizendő időszakban készült beszámolóit. A belső ellenőr értékeli az ellenőrzött szervezeti egység ellenőrzési nyomvonalát, ellenőrzéseihez azt iránymutatásként használja.

Az ellenőrzés előkészítése keretében az ellenőrzéssel megbízott ellenőrök előzetesen tájékozódnak az adott szervezeti egységről. A tájékozódásnak mindazokra a jogszabályokra, az állami irányítás egyéb jogi eszközeire, dokumentumokra, irányelvekre, általános instrukciókra ki kell terjednie, amelyek az ellenőrzés alá vont szervezeti egység tárgyszerű megítéléséhez szükségesek. Az ellenőrök tájékozódását minden megkeresett szervezeti egység köteles előmozdítani, az ellenőrök részére szóban vagy írásban a kért tájékoztatást, felvilágosítást, nyilatkozatot megadni, a dokumentációkba a betekintést biztosítani, a belépést minden helyiségbe lehetővé tenni.

2. Az egyes ellenőrzések lebonyolításának alapja az ellenőrzési program, amelyet a belső ellenőrzési vezető hagy jóvá, végrehajtásáért a vizsgálatvezető felelős.

Az ellenőrzési program tartalmazza:

a) Az ellenőrzést végző szervezeti egység (Ellenőrzési Főosztály) és az ellenőrizendő szervezeti egység megnevezését, s ez utóbbi működéséről rendelkezésre álló információkat;

b) az ellenőrzés tárgyát, az ellenőrzés típusát, részletes feladatait, az ellenőrzés célját;

c) az ellenőrizendő időszakot;

d) az ellenőrzés alapjául szolgáló jogszabályok megjelölését;

e) az ellenőrök, a szakértők, valamint a vizsgálatvezető megnevezését és megbízólevelük számát;

f) az ellenőrzés módszereit;

g) az ellenőrzés tervezett időtartamát, a jelentések elkészítésének határidejét;

h) a kiállítás keltét;

i) a belső ellenőrzési vezető aláírását.

(B./5. melléklet).

3. Az ellenőröket – a külső szakértőket is – a közigazgatási államtitkár által aláírt, iktatószámmal ellátott megbízólevéllel kell ellátni, amely tartalmazza:

a) a „Megbízólevél” megnevezést és az ügyiratszámot;

b) az ellenőr nevét, beosztását, személyazonosításra alkalmas igazolványának vagy útlevelének számát;

c) az ellenőrzendő szervezeti egység megnevezését;

d) az ellenőrzés típusát, kivéve tanácsadó tevékenység esetén;

e) az ellenőrzési program megnevezését;

f) az ellenőrzés tárgyát;

g) az ellenőrzés alapjául szolgáló jogszabályok megjelölését;

h) a megbízólevél érvényességi idejét;

i) a kiállítás keltét és az aláírást, pecsétet.

(B./4. melléklet)

4. Az ellenőrzés minden esetben legalább két ellenőr részvételével történik, a vizsgálat vezetőjét külön meg kell nevezni.

5. A helyszíni ellenőrzést annak megkezdése előtt legalább öt naptári nappal megelőzően szóban vagy írásban be kell jelenteni az ellenőrzendő szervezeti egység (külképviselet) vezetőjének, aminek keretében a belső ellenőrzési vezető tájékoztatást ad az ellenőrzés céljáról és formájáról, a jogszabályi felhatalmazásról, valamint az ellenőrzés várható időtartamáról. A felügyelt intézmény vezetőjét a belső ellenőrzési egység által végzendő ellenőrzésről a közigazgatási államtitkár értesíti.

(B./3, 3/a, 3/b melléklet)

Az előzetes bejelentést nem kell megtenni, ha az a rendelkezésre álló adatok alapján meghiúsítaná az ellenőrzés eredményes lefolytatását. Az előzetes bejelentés elhagyásáról a belső ellenőrzési vezető dönt. A soron kívüli, váratlan ellenőrzés főszabályként előzetes értesítés nélkül történik.

6. A tanácsadó tevékenységre szóló felkérésnek – amely történhet szóban vagy írásban – tartalmaznia kell:

a) a tanácsadó tevékenység tárgyát és célját;

b) a beszámolás formáját és határidejét.

A tanácsadó tevékenység végrehajtása során nem kell alkalmazni az ellenőrzésekre vonatkozó általános szabályokat.

Amennyiben a belső ellenőrzési tevékenységet teljes körűen külső szolgáltató látja el, akkor a tanácsadó tevékenységre szóló felkérést minden esetben írásban kell rögzíteni.

VIII. fejezet

A belső ellenőrzés végrehajtása

1. Az ellenőrzés nyitómegbeszéléssel kezdődik, melynek során a vizsgálatvezető bemutatja megbízólevelét az ellenőrzendő szervezeti egység (külképviselet) vezetőjének, igazolja személyazonosságát és tájékoztatást ad az ellenőrzés céljáról, hatóköréről, folyamatáról, eszközeiről.

2. Az ellenőrzés az alábbi eljárási módszerekkel történik:

a) szóbeli és írásos interjúk a tevékenység tartalmi elemeiről, feltételrendszeréről;

b) okmányok, nyilvántartások, a vagyonkezelés vizsgálata;

c) eljárások és rendszerek szabályzatainak elemzése;

d) számviteli, statisztikai adatok, költségvetési beszámolók, szerződések ellenőrzése;

e) közvetlen megfigyelés.

3. A vizsgálódás alapja a szervezeti egység (külképviselet) – jogszabály, utasítás, stratégia, irányelv, szabályzatok alapján – kijelölt tevékenységéhez, rendeltetéséhez, mint célhoz viszonyított tényleges teljesítménye.

4. A vizsgálathoz az ellenőrzött szervezeti egység vezetője köteles minden okmányt, információt hiánytalanul az ellenőr rendelkezésére bocsátani.

Az ellenőr az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet) vezetőjétől szükség esetén teljességi nyilatkozatot kérhet, melyben utóbbi igazolja: az ellenőrzött feladattal összefüggő, felelősségi körébe tartozó valamennyi dokumentumot, illetve információt hiánytalanul az ellenőr rendelkezésére bocsátott. (B./6. melléklet).

5. A belső ellenőr eljárása során tényeket, állapotot rögzít, megállapít, állást foglal, véleményt nyilvánít, javaslatokat tesz. Az ellenőrzési megállapítások bizonyítására felhasználhatók eredeti okmányok, másolatok, kivonatok, tanúsítványok, jegyzőkönyv, fénykép, szakértői vélemény, nyilatkozat és többes nyilatkozat. A másolatot, a kivonatot és a tanúsítványt az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője, vagy az általa megbízott személy az okiratban foglaltak valódiságát aláírásával és annak időpontjának feltüntetése mellett hitelesíti.

6. A gazdálkodási rendet sértő, a személyi és anyagi felelősség megállapítása alapjául szolgáló mulasztások, szabálytalanságok, károkozások és egyéb jogsértő cselekmények gyanúja esetén a belső ellenőr köteles minderről külön ellenőrzési jegyzőkönyvet felvenni. Amennyiben az adott cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására ad okot, haladéktalanul jelentést kell tennie a belső ellenőrzési vezetőnek. Külképviseleti ellenőrzés esetén az ellenőrzés vezetőjének (a vizsgálatvezető) feladata a belső ellenőrzési vezető tájékoztatása a legmegfelelőbb hírközlési mód megválasztásával. A belső ellenőrzési vezető haladéktalanul tájékoztatja a közigazgatási államtitkárt.

A belső ellenőrzési vezető, amennyiben az ellenőrzés során büntető, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, a gyanút megalapozó eredeti dokumentumokat a szükséges intézkedések megtétele érdekében jegyzőkönyv alapján köteles átadni a közigazgatási államtitkárnak.

A mulasztások, szabálytalanságok, károkozások és egyéb jogsértő cselekmények gyanújának fennállása esetében a közigazgatási államtitkár dönt a büntető, szabálysértési, kártérítési és/vagy fegyelmi eljárás megindításáról.

7. A belső ellenőrzési vezető az ellenőrzést különösen indokolt esetben megszakíthatja. Amennyiben egyéb hiányosságok az ellenőrzés folytatását nem teszik lehetővé, a vizsgálatvezető felfüggeszti az ellenőrzést, a gátló tényeket jegyzőkönyvben rögzíti, javasolva a felelősség megállapítását.

IX. fejezet

Ellenőrzési jelentések tartalmi és formai követelményei

1. Az ellenőrzés megállapításait minden esetben írásba kell foglalni. Az ellenőrzési jelentésnek, az ellenőrzés tárgyának, megállapításainak, következtetéseinek és javaslatainak rögzítésén túl tartalmaznia kell:

a) Az ellenőrzést végző szervezet megnevezését;

b) Az ellenőrzött szervezeti egység megnevezését;

c) A jogszabályi felhatalmazás feltüntetését, az alapul szolgáló jogszabályok, utasítások felsorolását;

d) Az ellenőrzés tárgyát, az ellenőrzés típusát, az ellenőrzött időszakot;

e) A helyszíni ellenőrzés kezdetét és végét;

f) Az ellenőrzés célját, feladatait;

g) Az ellenőrzés megállapításait;

h) Az alkalmazott ellenőrzési módszereket és eljárásokat;

i) Az ellenőrzött időszakban hivatalban lévő vezetők nevét, beosztását;

j) Az ellenőrök nevét;

k) A vezetői összefoglalót;

l) A következtetéseket és a javaslatokat;

m) A jelentés dátumát és az ellenőrök aláírását.

n) A lezárt ellenőrzési jelentést a belső ellenőrzési egység vezetőjének levele egészíti ki, amelyben a legfontosabb megállapítások szerepelnek.

2. A jelentésben helyet kell kapnia minden lényeges ténynek, megállapításnak, amely lehetővé teszi az ellenőrzött tevékenység objektív értékelését. Értékelni kell minden információt, dokumentumot és véleményt, s azoktól elkülönítve az ellenőrök megállapításait, következtetéseit. Rövid értékelést kell adni és ajánlásokat, javaslatokat kell megfogalmazni.

3. A jelentés-tervezet és a lezárt ellenőrzési jelentés elkészítéséért, a levont következtetésekért a vizsgálatvezető, a megállapítások valódiságáért és az azokat alátámasztó bizonyítékokért a vizsgálatot végzők felelősek.

4. A belső ellenőrzési vezető a jelentés tervezetét egyeztetés céljából megküldi az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet) vezetőjének, valamint annak, akire vonatkozóan az megállapítást tartalmaz. A jelentéstervezet megküldésére vonatkozó kísérőlevélben meg kell jelölni, hogy az érintettek a tervezet kézhezvételétől számított 8 napon belül kötelesek megküldeni észrevételeiket vagy a nemleges választ a belső ellenőrzési vezetőnek. Indokolt esetben a belső ellenőrzési vezető ennél hosszabb, legfeljebb 30 napos határidőt is megállapíthat. A kísérőlevélben fel kell hívni az érintettek figyelmét, hogy e határidő elmulasztását egyetértésnek kell tekinteni, továbbá arra, hogy egyeztető megbeszélés kezdeményezésére is lehetőségük van.

A belső ellenőrzési vezető az ellenőrzési jelentés tervezetének érdemi részéről a közigazgatási államtitkárt már a vizsgálat lezárása előtt tájékoztathatja.

5. Amennyiben az ellenőrzött szervezeti egység, vagy más érintett részéről vitatják a jelentéstervezet megállapításait, az észrevételek kézhezvételétől számított 8 napon belül az összes érintett részvételével megbeszélést kell tartani. Ennek összehívásáról és időpontjáról a belső ellenőrzési vezető gondoskodik. A megbeszélésről jegyzőkönyv készül. A vizsgálatvezető a megbeszélést követő 5 napon belül az érintetteket tájékoztatja az észrevételeik elfogadásáról, illetve elutasításáról (indokolva döntését).

6. Az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének, illetve más érintettnek fentiek szerint tett észrevételeit, illetve a vizsgálatvezető válaszát az ellenőrzési jelentéshez kell csatolni, miként az 5. pontban említett megbeszélésről készült jegyzőkönyvet is.

7. Az ellenőrzési jelentést az egyetértő záradékok beérkezését illetve az egyeztető megbeszélést követően véglegesítik, majd a vizsgálatvezető és az ellenőrök aláírásával ellátva megküldik a közigazgatási államtitkárnak az ellenőrzött szerv, szervezeti egység (külképviselet) vezetőjének. A jóváhagyott jelentés alapján az ellenőrzött szervezeti egység – szükség esetén – intézkedési tervet készít, amelyet a lezárt ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 8 napon belül kell elkészíteni és megküldeni a közigazgatási államtitkár és a belső ellenőrzési vezető részére. A közigazgatási államtitkár az intézkedési terv jóváhagyásáról az intézkedési terv kézhezvételétől számított 8 napon belül – a belső ellenőrzési vezető véleményének kikérésével – dönt, és erről tájékoztatja az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét és a belső ellenőrzési vezetőt is. Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője az intézkedési tervben meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról az intézkedési tervben meghatározott legutolsó határidő lejártát követő 8 napon belül írásban beszámol a közigazgatási államtitkárnak, és ezen beszámolót egyúttal tájékoztatásul megküldi a belső ellenőrzési vezetője részére is.

8. Külképviselet ellenőrzése során a külképviselet gazdálkodási, iratkezelési, konzuli, biztonsági stb. tevékenységéről – lehetőség szerint még a helyszínen – ellenőrzési részjelentések készülnek, melyeket az ellenőrök, az érintett külképviseleti munkatársak és a külképviselet vezetője ír alá, igazolva, hogy a jelentést tudomásul vette, vagy annak megállapításaival kapcsolatban észrevételt tett. A külképviselet ellenőrzése során készített részjelentésekből összefoglaló jelentéstervezetet kell készíteni. Az összefoglaló jelentéstervezethez csatolt kísérőlevélben fel kell hívni az ellenőrzött egység vezetőjének és érintett munkatársainak figyelmét, hogy jelezzék az ellenőrzési jelentéstervezetben foglaltakat elfogadják-e, vagy ahhoz észrevételt kívánnak-e tenni.

Külképviselet vezetőjének vagy érintett beosztottjának észrevétele esetén az egyeztetés írásban is lebonyolítható.

9. A felügyelt intézményeknél végzett ellenőrzésről készült jelentés tervezetét a közigazgatási államtitkár küldi meg a szervezet vezetőjének. Amennyiben ez utóbbi észrevételt tesz, a vitatott megállapításokat a közigazgatási államtitkár által összehívott megbeszélésen tisztázzák, és a jelentést a fenti eljárás szerint véglegesítik. A lezárt jelentést a közigazgatási államtitkár megküldi a felügyelt szerv vezetőjének, szükség szerint felkérve intézkedési terv készítésére is.

10. Az ellenőrzés akkor tekinthető lezártnak, ha az ellenőrzési jelentés a belső ellenőrzést irányító vezetőnek, valamint (a jelentés vagy annak kivonata) az ellenőrzött részére is megküldésre került.

X. fejezet

Az ellenőrzés résztvevőinek jogai és kötelezettségei

1. A belső ellenőr jogosult

a) Belépni – a biztonsági előírások betartásával – az ellenőrzött szervezeti egység minden hivatali helyiségébe, külképviselet ellenőrzése során – lehetőség szerint az érintett egyetértésével és jelenlétében – a szolgálati vagy a külképviselet által bérelt lakásba is;

b) Az ellenőrzött szervezeti egység bármely munkatársától írásos és szóbeli információt, nyilatkozatot kérni, a szervezeti egység okmányaiba, elektronikusan tárolt anyagaiba az adat- és titokvédelmi előírások betartásával betekinteni;

c) Okmányokat átvételi elismervény ellenében átvenni, azokról másolatot, kivonatot, tanúsítványt készíteni, indokolt esetben eredeti dokumentumokat másolat hátrahagyásával elhozni;

d) Az ellenőrzött szervezeti egység működéséről és gazdálkodásáról informálódni más, a szervezeti egység tevékenységével kapcsolatban álló szervezeti egységektől;

e) Szakértő bevonását kezdeményezni az ellenőrzésbe.

2. A belső ellenőr köteles

a) A vizsgálati programhoz igazodva, az irányadó jogszabályok szerint jog- és tárgyszerűen eljárni;

b) Az ellenőrzés megkezdéséről az ellenőrizendő szervezeti egység vezetőjét tájékoztatni, a vizsgálat megkezdésekor megbízólevelét neki bemutatni, személyazonosságát igazolni;

c) A szervezeti egységre előírt biztonsági szabályokat betartani, a tudomására jutott titkot, nem nyilvános információt megőrizni;

d) Az ellenőrzött szervezeti egység és munkatársai tevékenységének, működési feltételeinek tárgyszerű mérlegeléséhez szükséges és elégséges dokumentumokat összegyűjteni és megvizsgálni, az információk hitelességéről minden lehetséges módon meggyőződni;

e) Megállapításait tényszerűen írásba foglalni, azokat bizonyítékokkal alátámasztani;

f) Az ellenőrzési jelentés tervezetét elkészíteni, az ellenőrzötteknek bemutatni, és a szervezeti egység vezetőjével egyeztetni;

g) Összeférhetetlenség esetén ezt haladéktalanul jelenteni a belső ellenőrzési vezetőnek;

h) Fegyelmi vétség elkövetése esetén a belső ellenőrzési vezető útján tájékoztatni a munkáltatói jogkör gyakorlóját;

i) Bűncselekményre, egyéb törvény- vagy szabálysértésre utaló körülményt a belső ellenőrzési vezető útján a közigazgatási államtitkárnak haladéktalanul jelenteni;

j) Az ellenőrzött szervezeti egység munkarendjét lehetőség szerint figyelembe venni;

k) Az eredeti dokumentumokat az ellenőrzés lezárását követően hiánytalanul visszaszolgáltatni. A h.) pont szerinti körülmény fennállásának esetében az eredeti dokumentumokat a közigazgatási államtitkárnak kell átadni.

Az ellenőrt megállapításaiért, a tények értékeléséért hátrány, támadás vagy megtorlás nem érheti. Ha ilyet – akár nyílt, akár burkolt formában – tapasztal, azt jelentenie kell a belső ellenőrzési vezetőnek, aki erről tájékoztatja a közigazgatási államtitkárt.

Az ellenőr a vizsgálatot azonnal megszakítja amennyiben fenyegetést észlel vagy őt valótlan állításokat tartalmazó jelentés készítésére igyekeznek rábírni. Egyidejűleg jegyzőkönyvet vesz fel, vagy a belső ellenőrzési vezető közreműködésével más hivatalos úton a közigazgatási államtitkárnak tesz jelentést, s a továbbiakban annak utasítása szerint jár el.

3. Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője és munkatársai jogosultak:

a) Az ellenőrtől megbízólevele bemutatását, személyazonossága igazolását kérni, s ennek hiányában az ellenőrzésben való részvételt megtagadni;

b) Az ellenőrzést érintő minden jogforrást megismerni;

c) Az ellenőrzés megállapításait megismerni, azokra észrevételt tenni, s észrevételeire választ igényelni.

4. Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője és munkatársai kötelesek:

a) Az ellenőrzés végrehajtásában részt venni, abban az ellenőrrel együttműködni;

b) Az ellenőrnek a vizsgálat eredményes elvégzéséhez szükséges tájékoztatást megadni és a tevékenységét érintő okmányokat bemutatni, eredeti iratokat – másolat és átvételi elismervény ellenében – az ellenőrnek átadni;

c) Az ellenőr kérésére a rendelkezésre bocsátott dokumentáció (iratok, adatok) teljességéről nyilatkozni; (B./6. melléklet)

d) az ellenőrök számára megfelelő munkakörülményeket biztosítani;

e) Az ellenőrzésről készült jegyzőkönyvek és az ellenőrzési jelentés megállapításai és javaslatai alapján az ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 8 napon belül, a végrehajtásért felelősöket és annak határidejét feltüntető intézkedési tervet készíteni, és azt haladéktalanul megküldeni a közigazgatási államtitkár és belső ellenőrzési vezető részére. A közigazgatási államtitkár az intézkedési terv jóváhagyásáról az intézkedési terv kézhezvételétől számított 8 napon belül – a belső ellenőrzési vezető véleményének kikérésével – dönt. Amennyiben a belső ellenőrzési vezető vitatja az intézkedési tervet, erről írásban kell tájékoztatnia az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét, és szükség esetén az összes érintett részvételével tisztázó megbeszélés tartását kezdeményezni. Több szervezeti egység hatáskörébe tartozó feladat esetén az érintettek egymással kötelesek megállapodni a végrehajtás módjáról, s erről a belső ellenőrzési egység vezetőjét tájékoztatni;

f) Tartózkodni minden, az ellenőrzés megállapításait, következtetéseit nyíltan vagy burkoltan befolyásolni képes magatartási formától;

g) Az az intézkedési tervben foglaltakat végrehajtani.

Az ellenőrzött személyt az ellenőrnek adott valós információért megtorlás nem érheti, hátrányos megkülönböztetése esetén jogosult erről a belső ellenőrzési vezetőt, illetve a közigazgatási államtitkárt tájékoztatni.

XI. fejezet

Az ellenőrzési megállapítások hasznosításának,
az ellenőrzést követő intézkedések elrendelésének szabályai

Intézkedési terv

A lezárt ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 8 napon belül az ellenőrzött szervezeti egység vezetője intézkedési tervet készít a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelős személyek és a vonatkozó határidők megjelölésével. Indokolt esetben a belső ellenőrzési vezető javaslatára a közigazgatási államtitkár ennél hosszabb – legfeljebb 30 napos – határidőt is megállapíthat.

Az elkészített intézkedési tervet az ellenőrzött szervezeti egység vezetője haladéktalanul megküldi a közigazgatási államtitkárnak és a belső ellenőrzési vezetőnek. A közigazgatási államtitkár az intézkedési terv jóváhagyásáról az intézkedési terv kézhezvételétől számított 8 napon belül – a belső ellenőrzési vezető véleményének kikérésével – dönt.

Abban az esetben, ha a belső ellenőrzés részéről az intézkedési tervet vitatják, akkor erről írásban kell tájékoztatni az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét, és szükség esetén tisztázó megbeszélést kell tartani, amelyen részt vesz az ellenőrzött terület vezetője, a vizsgálatvezető és a vizsgálatot végző ellenőrök. Külképviseleti ellenőrzés esetén az egyeztetés írásban is lebonyolítható.

Az elfogadott intézkedési tervet az ellenőrzött szervezet vezetője megküldi a belső ellenőrzési vezető részére.

Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője az intézkedési tervben meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról az intézkedési tervben meghatározott legutolsó határidő lejártát követő 8 napon belül írásban beszámol a közigazgatási államtitkár részére, és ezen beszámolót egyúttal tájékoztatásul megküldi a belső ellenőrzési vezető részére is.

Az intézkedési terv végrehajtásáért, illetve annak nyomon követéséért az ellenőrzött, valamint a javaslattal érintett szerv, illetve szervezeti egység vezetője felelős.

XII. fejezet

Az ellenőrzést követő intézkedések, nyomon követés, utóvizsgálat

1. Az ellenőrzések nyomon követése

a) Az ellenőrzések nyomon követése az a folyamat, melynek keretében a belső ellenőrzés értékeli, hogy az ellenőrzött szervezeti egység vezetői által, az ellenőrzési jelentésben foglalt megállapítások, következtetések és javaslatok kapcsán végrehajtott intézkedések mennyire voltak megfelelőek és hatékonyak. Az ellenőrzési megállapítások nyomon követésének elsődleges eszközei:

– az intézkedési terv végrehajtásának figyelemmel kísérése;

– utóvizsgálat.

A belső ellenőrzési vezetőnek olyan rendszert kell kialakítania és működtetnie, amellyel a vezetők felé jelzett megállapítások érvényesülését nyomon követheti.

b) Az intézkedési terv végrehajtásának gyakorlati nyomon követése

Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője az intézkedési tervben foglaltak megvalósításáról tájékoztatja a költségvetési szerv vezetőjét, illetve a belső ellenőrzési vezetőt.

A belső ellenőrzési vezető köteles nyomon követni az intézkedési tervek végrehajtását a költségvetési szerv vezetőjének tájékoztatása alapján, továbbá az ellenőrzés során megállapított, bűncselekményre, törvény-, szabálysértésre vagy fegyelmi vétségre utaló tény alapján megindított büntető, szabálysértési vagy fegyelmi eljárásokat. Az adott ellenőrzésre vonatkozó mappában nyilván kell tartani az intézkedési terv végrehajtásához kapcsolódó információkat, illetve a nyomon követés folyamán beérkezett új információkat is.

A belső ellenőrzés akkor tekint lezártnak egy adott ellenőrzési megállapítást, következtetést vagy javaslatot, ha az arra vonatkozó intézkedési tervben foglalt feladatokat végrehajtották, illetve amennyiben az ellenőrzés során megállapított, bűncselekményre, törvény-, szabálysértésre vagy fegyelmi vétségre utaló tény alapján megindított büntető, szabálysértési vagy fegyelmi eljárás jogerősen lezárult. A végrehajtott intézkedések hatékonyságát ugyanakkor utóvizsgálat keretében vagy a területet érintő következő ellenőrzés során felül kell vizsgálni.

2. Utóvizsgálat

A Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezetének 2500. A1 számú gyakorlati standardja ajánlása szerint az utóvizsgálat lefolytatásának célja, hogy a belső ellenőrzés megbizonyosodjon, hogy az ellenőrzött szervezeti egység vezetője megfelelően hajtja végre az elfogadott intézkedéseket. Az utóvizsgálatra indokolt esetben általában az év azon negyedévében kerül sor, amikor az intézkedési tervben foglalt utolsó határidő lejár.

Az utóvizsgálat hasonlít az alapellenőrzésre, azonban az ellenőrzési célok és az ellenőrzés hatóköre szűkebb, és csak az ellenőrzési jelentésben leírt hiányosságokra terjed ki. Ugyanazt a tervezési, végrehajtási és jelentési eljárást kell követni egy utóvizsgálat elvégzése során, mint bármely más ellenőrzés során, figyelembe véve az alábbiakat:

– Az alapellenőrzés jelentésének megállapításait át kell tekinteni annak meghatározása érdekében, hogy az utóvizsgálat mire terjedjen ki;

– Az intézkedés értékeléséhez használt ellenőrzési eljárást megfelelően meg kell tervezni;

– Helyszíni ellenőrzést kell végezni, és az elvégzett ellenőrzési munkát dokumentálni kell;

– A végrehajtás esedékességi dátumát igazolni kell, és ha szükséges, felül kell vizsgálni;

– Utóvizsgálati jelentést kell készíteni.

Ha a belső ellenőrzés az utóvizsgálat során azt állapítja meg, hogy a korábbi ellenőrzés során feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében nem történtek meg a megfelelő lépések, illetve hogy az ellenőrzött szervezeti egység vezetője a működtetés során elfogadhatatlan mértékű kockázati fenyegetettséget vállal fel, akkor ezt a tényt a belső ellenőrzési vezetőnek meg kell vitatnia az érintett vezetővel (a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezetének 2600. számú gyakorlati standardja). Amennyiben nem születik megoldás a kérdésben, a problémáról a közigazgatási államtitkárt tájékoztatni kell.

XIII. fejezet

Az ellenőrzések nyilvántartása

1. A belső ellenőrzési egység köteles éves nyilvántartást vezetni a lezárt és a folyamatban lévő ellenőrzésekről és a hozzájuk kapcsolódó dokumentumokról. A nyilvántartást a belső ellenőrzési egység titkársága kezeli.

2. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell az ellenőrzések fontosabb adatait, az összefoglaló jelentéseket és a részjelentéseket, a jegyzőkönyveket, az ellenőrzött szervezeti egységek megnevezését, az ellenőrzési témák megjelölését, az ellenőrök felsorolását, más fontos adatot.

XIV. fejezet

Éves ellenőrzési jelentés

1. A belső ellenőrzés köteles – az államháztartásért felelős miniszter módszertani útmutatója alapján – összeállítani a tárgyévben végzett belső ellenőrzésekről szóló éves ellenőrzési jelentést, valamint a Miniszter felügyelete alá tartozó intézmények éves ellenőrzési jelentését is magában foglaló éves összefoglaló ellenőrzési jelentést.

2. A jelentést a közigazgatási államtitkár a tárgyévet követő év április 15-ig megküldi az államháztartásért felelős miniszternek, valamint a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal elnökének.

XV. fejezet

Glosszárium

Belső ellenőr: belső ellenőrzési tevékenységet ellátó személy.

Belső ellenőrzési vezető: A belső ellenőrzési szervezeti egység vezetője.

Összefoglaló ellenőrzési jelentés: A belső ellenőr(ök) által készített, az ellenőrzés tárgyát, megállapításait, következtetéseit és javaslatait tartalmazó, az előírt tartalmi és formai követelményeknek megfelelő irat, amelyet a vizsgálatvezető és az ellenőrök, valamint az ellenőrzött szervezeti egység érintett munkatársai és vezetője aláírt.

Ellenőrzési program: A belső ellenőrzési vezető által jóváhagyott, az adott ellenőrzési feladat végrehajtására/lefolytatására összeállított terv, amely megjelöli a vizsgálat jogi hátterét is.

Ellenőrzési (rész)jelentés: Az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet) valamely jól elhatárolható résztevékenységének vizsgálatáról készült – ténymegállapítást és javaslatot egyaránt tartalmazó – irat.

Észrevétel: Az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet) vezetőjének az ellenőrzésről készült jelentéstervezetben szereplő megállapításokkal, javaslatokkal kapcsolatban írásban kifejtett véleménye. Az érintett észrevételét a tervezet kézhezvételétől számított 8 napon belül teheti meg. A határidő elmulasztása egyetértésnek minősül.

Éves ellenőrzési jelentés: A Minisztérium előző évi (tervezett és váratlan) belső ellenőrzéseit összegező beszámoló, amely értékeli a belső ellenőrzési rendszerek működését is.

Éves ellenőrzési terv: A Minisztériumban (és a felügyelt intézményeknél) folytatandó ellenőrzéseket, az ellenőrzési célokat, az ellenőrzések típusát, azok módszereit, ütemezését, az ellenőrök megnevezését tartalmazó irat.

Felhívás észrevételtételre: Az ellenőrzés kapcsán érintettek felhívása arra, hogy az ellenőrzési jelentéstervezetben foglalt megállapításokkal kapcsolatban a megjelölt határidőn belül kötelesek észrevételt tenni vagy nemleges válaszukat jelezni.

FEUVE: Folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés. Valamennyi vezetőt terhelő, a vezetés (irányítás) ellátásának elemeként gyakorolt eljárás, a feladatok teljesítésének számonkérésére.

Intézkedési terv: Az ellenőrzési jelentés intézkedés szükségességét igénylő megállapítását, javaslatát követően az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet) vezetője által a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelős személy(ek) és a vonatkozó határidők megjelölésével összeállított tervezet a teendőkről, amelyet az ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 8 napon (indokolt esetben 30 napon) belül kell elkészíteni és a belső ellenőrzési vezetőnek megküldeni.

Kockázatelemzés: Objektív módszer az ellenőrizendő területek kiválasztására, mely meghatározza a költségvetési szerv tevékenységében és belső kontrollrendszerében rejlő kockázatokat.

Közös jegyzőkönyv: jegyzőkönyv olyan tényállás igazolására, amelyről nincs egyéb irat, de amelynek valódiságát az ellenőrzés során a belső ellenőr és az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet) vezetője/alkalmazottja közösen megállapítja, és e tényt aláírásával igazolja.

Ellenőrzés lezárása: egy adott ellenőrzés akkor tekinthető lezártnak, ha az ellenőrzési jelentést (vagy annak kivonatát) az ellenőrzést végző költségvetési szerv vezetője megküldte az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység részére (illetve annak, akire vonatkozóan megállapítást vagy javaslatot tartalmaz);

Megbízólevél: A közigazgatási államtitkár által a vizsgálatvezetőnek és a belső ellenőr(ök)nek adott, a levélben szereplő határidőig érvényes felhatalmazás, amely az ellenőrzési program keretében folytatott ellenőrzési tevékenységben való részvételre jogosít.

Módszertani útmutató(k): Az államháztartásért felelős miniszter által kidolgozott, a belső ellenőrzési tevékenység ellátásának fontos elemeit részletező, ajánlás jellegű tájékoztatók.

Nyilatkozat: az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet) alkalmazottjának olyan – az ellenőrzés megállapításainak alátámasztására felhasználható – írásbeli vagy szóbeli kijelentése, amely valamilyen tényállást közöl.

Összeférhetetlenség: Az adott vizsgálatban részt vevő belső ellenőr és az ellenőrizendő szervezeti egység (külképviselet, felügyelt intézmény) vezetője (munkatársa) közötti olyan személyi (hivatali) összefüggés, amely kizárja a tárgyilagos eljárást, véleményalkotást.

Stratégiai ellenőrzési terv: A belső ellenőrzés távlati fejlesztéséről, a FEUVE értékeléséről, a belső ellenőrzést ellátó személyek továbbképzéséről és a várható fő vizsgálati területekről, témákról szóló irat.

Szakértő: Speciális szakismereteket igénylő vizsgálat esetén a belső ellenőrzési vezető kezdeményezésére az adott vizsgálatba bevont – ilyen szakismerettel rendelkező – személy.

Szakértői vélemény: Az ellenőrzéssel összefüggésben, speciális szakismereteket igénylő kérdésben szakértő által adott értékelés.

Tanácsadó tevékenység: a költségvetési szerv vezetője részére nyújtott olyan hozzáadott értéket eredményező szolgáltatás, amelynek jellegét és hatókörét a belső ellenőrzési vezető és a költségvetési szerv vezetője a megbízáskor közösen írásban vagy szóban határoz meg anélkül, hogy a felelősséget magára vállalná a belső ellenőr;

Teljességi nyilatkozat: A belső ellenőr kérésére az ellenőrzött szervezeti egység (külképviselet) vezetője/alkalmazottja által tett írásbeli nyilatkozat arról, hogy az ellenőr rendelkezésére bocsátott minden, az ellenőrzött feladattal összefüggő, felelősségi körébe tartozó dokumentumot, illetve információt.

Vizsgálatvezető: A belső ellenőrzési vezető által kijelölt személy, aki felelős az ellenőrzési program összeállításáért, az adott ellenőrzés irányításáért és a jelentés összeállításáért.

2. rész

3. rész

BELSŐ ELLENŐRÖK SZAKMAI ETIKAI KÓDEXE

BEVEZETŐ

A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 17. §-ának (3) bekezdése alapján a belső ellenőrzési vezető és a belső ellenőrök a belső ellenőrzési tevékenységet (mind a bizonyosságot adó, mind pedig a tanácsadó tevékenységet ideértve) az államháztartásért felelős miniszter által kiadott etikai kódex figyelembe vételével végzik.

Az Etikai Kódex (továbbiakban: Kódex) vonatkozik a költségvetési szerveknél belső ellenőrzési tevékenységet folytató személyre, így a külső szolgáltatókra is.

A Kódex a belső ellenőrök feladatellátásával kapcsolatos etikai alapelveket és az elvek gyakorlati megvalósítását jelentő, elvárt magatartási szabályokat tartalmazza.

A Kódex célja, hogy

– ismertesse minden érintettel a belső ellenőrzési tevékenység ellátása során kiemelten fontos etikai normákat,

– deklarálja a költségvetési szerv belső ellenőreinek elkötelezettségét az etikai célok mellett,

– segítséget nyújtson a szakmai etikai problémák felismerésében és kezelésében, valamint

– elősegítse a belső ellenőrzési szakmán belüli egységes etikai kultúra kialakulását.

A független és tárgyilagos belső ellenőrzési tevékenységet ellátóknak a közszférában általános etikai követelményekhez viszonyítva szigorúbb etikai elvárásoknak kell megfelelniük. Ahhoz, hogy ellenőri véleményüket hitelesnek tartsák és elfogadják, az ellenőrök munkájának és magatartásának mindenkor és minden körülmények között feddhetetlennek kell lennie. Mind a szakmai, mind az etikai követelményeknek megfelelő feladatvégzés megerősíti az ellenőrzés iránti bizalmat, a szakmai megbízhatóságot és általában kedvező hatást gyakorol a közigazgatásnak, az ellenőrzés rendszerének és az ellenőrök tisztességének társadalmi megítélésére is. A Kódex elfogadása, az abban megfogalmazottak betartása ugyanakkor az egyes szervezetekben is megalapozza a bizalmat az ellenőrök és munkájuk iránt.

A belső ellenőrzési vezetőnek kiemelt szerepe van a belső ellenőrzés etikus működésének kialakításában. Ez a felelősség magában foglalja a példamutatást, a belső ellenőrök tevékenységének figyelemmel kísérését szakmai etikai szempontból is, valamint segítségnyújtást a felmerülő egyéb szakmai etikai problémák felmerülésének elkerülésében, illetve megoldásában.

A Kódex egyrészt ismerteti a belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozó, kiemelten fontosnak tartott alapelveket, másrészt tartalmazza az egyes alapelvekhez kapcsolódó elvárt cselekvési szabályokat is.

A Kódex ugyanakkor nem tartalmaz és nem is tartalmazhat útmutatást minden lehetséges, etikai szempontok mérlegelését igénylő helyzetre. Amennyiben olyan kérdés merül fel, amelyet a Kódex iránymutatásai, valamint a belső ellenőrzési vezetővel, majd a költségvetési szerv vezetőjével folytatott egyeztetés sem zár le megnyugtatóan, akkor etikai állásfoglalás kérhető az államháztartásért felelős minisztertől (Nemzetgazdasági Minisztérium, Államháztartási Belső Kontrollok Főosztály, 1051 Budapest, József nádor tér 2–4.).

Jelen Kódex a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezetének (IIA, Institute of Internal Auditors) etikai kódexének figyelembe vételével készült.

A BELSŐ ELLENŐRÖK ETIKAI KÓDEXE

Integritás

A belső ellenőr feddhetetlensége, tisztessége megalapozza az ellenőr tevékenysége iránti bizalmat.

A belső ellenőr:

1. munkáját becsülettel, a tőle elvárható tisztességgel, szakmai gondossággal, hozzáértéssel és felelősséggel végzi;

2. a vonatkozó jogszabályoknak és szakmai követelményeknek megfelelően végzi munkáját, alakítja ki szakvéleményét;

3. tartózkodik minden olyan tevékenységtől, viselkedéstől, amely jogszabályellenes vagy belső szabályzatot sért, illetve nem méltó a közfeladat ellátását végzőhöz, a belső ellenőrzési szakmához vagy a költségvetési szervhez;

4. tiszteletben tartja a költségvetési szerv céljait, hozzájárul azok megvalósulásához, illetve munkáját a közérdek szem előtt tartásával végzi;

5. tevékenysége során olyan magatartást tanúsít, amely nem vezet jogtalan hátrány okozásához, illetve jogtalan előny szerzéséhez.

Tárgyilagosság és pártatlanság

A belső ellenőr minden esetben objektíven, kellő szakmai gondossággal, részrehajlás nélkül jár el bármely tevékenység vagy folyamat vizsgálatánál az információ gyűjtése, elemzése, értékelése és közlése, valamint szakmai álláspontjának kialakítása és közlése során.

A belső ellenőr minden lényeges és jelentős körülményt mérlegelve értékel, szakmai véleménye kialakításakor nem befolyásolja saját, vagy harmadik fél érdeke.

A belső ellenőr:

1. Tartózkodik minden olyan tevékenységtől, mely során a szakmai célok ütközhetnek a belső ellenőr egyéni érdekeivel. A belső ellenőr az összeférhetetlenségét azonnal jelenti felettesének.

2. Nem vesz részt olyan tevékenységben, illetve elkerül minden olyan kapcsolatot, amely a korrupció veszélyét hordozza magában, vagy amely csorbíthatja értékítéletének pártatlanságát, objektivitását, illetve annak látszatát keltheti.

3. Nem fogad el ajándékot, juttatást vagy bármely előnyt, amely befolyásolhatja objektív szakmai véleményének kialakításában, illetve a befolyásolhatóság látszatát keltheti.

4. Feltár és az ellenőrzési jelentésben bemutat minden olyan lényeges és jelentős tényt, amely biztosítja a vizsgált tevékenységről szóló ellenőrzési jelentés teljességét.

Bizalmasság

A belső ellenőr bizalmasan kezel minden, az ellenőrzés során tudomására jutott szakmai, személyes vagy egyéb adatot és információt. Megfelelő felhatalmazás nélkül ezeket az információkat nem hozhatja nyilvánosságra, harmadik személy(ek) tudomására, kivéve amennyiben az információ közlése jogszabályi vagy szakmai kötelessége.

A belső ellenőr:

1. a tevékenysége során tudomására jutott információkat körültekintően kezeli, azok megfelelő védelméről gondoskodik;

2. a tudomására jutott adatokat, információkat személyes célokra, haszonszerzésre, a jogszabályi előírásokkal ellentétes, illetve közérdeket sértő módon nem használhatja fel;

3. a tevékenysége során tudomására jutott információkat saját hatáskörben sem közvetett, sem közvetlen formában, még beazonosításra alkalmatlan formában sem hozhatja nyilvánosságra.

Kompetencia

A belső ellenőrzési tevékenységet a belső ellenőr a feladat elvégzéséhez szükséges ismeretek, szakértelem és tapasztalatok (együtt: kompetencia) birtokában látja el.

A belső ellenőr:

1. kizárólag olyan, bizonyosságot adó vagy tanácsadó tevékenységet végez, amelyhez rendelkezik a szükséges ismeretekkel, szakértelemmel és tapasztalattal;

2. amennyiben olyan feladatot kap, amit megítélése szerint nem tud ellátni, azt jelzi felettesének;

3. tevékenységét a nemzetközi és hazai standardokon alapuló iránymutatásokkal, ajánlásokkal és az államháztartásért felelős miniszter által kiadott módszertani útmutatókkal összhangban végzi;

4. szakmai ismereteit, tevékenysége eredményességét, hatékonyságát és minőségét folyamatosan fejleszti.

Együttműködés

A belső ellenőr köteles olyan magatartást tanúsítani, amely elősegíti az ellenőrök, illetve az ellenőrök és az ellenőrzöttek közötti együttműködést és jó munkakapcsolatok kialakítását.

A belső ellenőr:

1. együttműködés révén elősegíti saját maga és kollégái szakmai fejlődését;

2. együttműködik kollégáival.

Mellékletek:

A./ Az ellenőrzésre vonatkozó fontosabb jogszabályok és közjogi szervezetszabályozó eszközök

B./ Iratminták

A./ MELLÉKLET

Az ellenőrzésre vonatkozó fontosabb jogszabályok és közjogi szervezetszabályozó eszközök

– 2011. évi CXCV. tv. az államháztartásról

– 2000. évi C. tv. a számvitelről

– 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól

– 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról

– 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről

– 28/2011. (VIII. 3.) NGM rendelet a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről, valamint a költségvetési szervek vezetőinek és gazdasági vezetőinek belső kontrollrendszer témájú továbbképzéséről

– 14/2010. (X. 29.) KüM utasítás a KüM szervezeti és működési szabályzatáról

– KüM utasítás a Belső Ellenőrzés Kézikönyvéről

B./ MELLÉKLET

A belső ellenőrzési egység tevékenységében használandó iratminták:

Megjegyzés: az iratminták szövegszerű ajánlások, a tényleges ellenőrzés alkalmával készülő dokumentumok ettől eltérő vagy ennél bővebb tartalmúak is lehetnek. A táblázatos forma helyett szöveges változat is elfogadott.

1. Stratégiai terv

2. Éves ellenőrzési terv

3. Az ellenőrizendő szervezeti egységek (külképviseletek) vezetőinek értesítése az ellenőrzés tervezett időpontjáról, az igényelt közreműködésről

a) Értesítés

b) Biztonsági hozzájárulás kérése

c) Az ellenőrzésben érintett szervezeti egységek közreműködésének (beszámolók és dokumentumok) kérése

4. Megbízólevél

5. Ellenőrzési program

6. Teljességi nyilatkozat

7. A Központ szervezeti egységénél, illetve külképviseleten, továbbá a felügyelt intézményeknél végzett ellenőrzés esetén

a) Kísérőlevél az Ellenőrzési jelentéstervezethez

b) Ellenőrzési jelentés

8. A Külügyminisztérium sajátosságait követő iratminták külképviseleti ellenőrzés során

a) Konzuli ellenőrzési részjelentés

b) Gazdálkodási ellenőrzési részjelentés

c) Iratkezelési ellenőrzési részjelentés

9. Tanácsadói tevékenység során

a) Tanácsadói feladat munkaprogramja

b) Tanácsadói feladat elvégzéséről szóló jelentés

B./1. STRATÉGIAI TERV MINTA

STRATÉGIAI ELLENŐRZÉSI TERV

Hosszú távú célkitűzések	Stratégiai célok	Ellenőrzés által vizsgált területek a szervezet és tevékenység változásai miatt

FEUVE értékelése	Kockázati tényezők	Kockázati tényezők értékelése

Belső ellenőrök felsorolása	Belső ellenőrök képzettsége	Szükséges ellenőri létszám szintenkénti bontásban

Dátum:

Belső ellenőrzési fejlesztési terv elemei	Belső ellenőrök képzési tervének elemei	Belső ellenőrzés tárgyi és információs igénye

Készítette:	Jóváhagyta:

belső ellenőrzési vezető	közigazgatási államtitkár

B./2. ÉVES ELLENŐRZÉSI TERV MINTA

ÉVES ELLENŐRZÉSI TERV

Ellenőrzendő folyamatok és szervezeti egységek	Az ellenőrzésre vonatkozó stratégia (ellenőrzés célja, módszere, tárgya, terjedelme, ellenőrzött időszak)	Azonosított kockázati tényezők (*)	Az ellenőrzés típusa (**)	Az ellenőrzés ütemezése (***)	Erőforrás szükségletek (****)

* Csatolt alátámasztó dokumentumok: az ellenőrzési tervet megalapozó elemzések, különösen a kockázatelemzés dokumentumai.

** A 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet alapján.

*** Az ellenőrzések időtartama és az ellenőrzési jelentések elkészítésének határideje.

**** Az ellenőrzésekhez rendelt becsült ellenőrzési erőforrások: becsült időszükséglet és emberi erőforrás.

Dátum:

Készítette:	Jóváhagyta:

belső ellenőrzési vezető	közigazgatási államtitkár

B./3/a ÉRTESÍTŐLEVÉL-MINTA ELLENŐRZÉS MEGKEZDÉSÉRŐL

ÉRTESÍTÉS ELLENŐRZÉS MEGKEZDÉSÉRŐL

Külügyminisztérium

Ellenőrzési Főosztály

KüM/……/20…/Adm

Tárgy: Értesítés ellenőrzésről

…………………………………

Tisztelt ………………………………………………!

Értesítem, hogy a(z) …………………………… Főosztályon (külképviseleten) 20……………-tól 20……………-ig az Ellenőrzési Főosztály ellenőrzést végez, melynek célja:

Az ellenőrzésre az Ellenőrzési Főosztály éves ellenőrzési terve alapján kerül sor. A vizsgálat során az ellenőr(ök) a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben és más vonatkozó jogszabályokban foglaltak, valamint a Külügyminisztérium Belső Ellenőrzési Kézikönyvének vonatkozó előírásai szerint jár(nak) el.

A belső ellenőr megbízólevéllel igazolja magát.

Kérem, hogy szíveskedjék munkatársa(i)m részére a vizsgálathoz szükséges valamennyi dokumentumot rendelkezésre bocsátani, és lehetővé tenni számá(uk)ra az illetékesekkel való konzultációt, valamint biztosítani a vizsgálat lefolytatásához szükséges helyiségekbe való szabad bejutást.

Budapest, …………………………………………………

belső ellenőrzési vezető

B./3/b BIZTONSÁGI HOZZÁJÁRULÁS KÉRÉSÉNEK MINTÁJA

Külügyminisztérium	Készült:	2 példány
Ellenőrzési Főosztály Kapja: Biztonsági, Iratkezelési és Távközlési Főosztály KüM/……/20…/Adm saját

Feljegyzés

Tárgy: Biztonsági hozzájárulás

Az Ellenőrzési Főosztály a KüM éves ellenőrzési terve alapján 20…………………… és ………………… között a ……………………………… Főosztályon (külképviseleten) ellenőrzést végez, amelynek célja

Kérem, hogy az ezzel megbízott ellenőrök, név #1, név #2 … részére az ellenőrizendő szervezeti egység (külképviselet) biztonsági zónájába történő belépést engedélyezni szíveskedjék. A belső ellenőrök megbízólevéllel igazolják magukat.

Budapest, 20…………………………………

Készítette:

Jóváhagyta:

B./3/c KÖZREMŰKÖDÉS KÉRÉS MINTÁJA GAZDÁLKODÁSI ELLENŐRZÉSHEZ

Külügyminisztérium	Készült:	2 példány
Ellenőrzési Főosztály Kapja: Gazdálkodási és Pénzügyi Főosztály KüM/……/20…/Adm saját

Feljegyzés


Tárgy: Gazdálkodási ellenőrzés előkészítése



Az Ellenőrzési Főosztály, a KüM éves ellenőrzési terve alapján 20…………… között a …………………… Főosztályon (külképviseleten) ellenőrzést végez. Az ellenőrzés célja



A felkészülés érdekében kérem a Főosztályt, hogy a 20………… és 20……… közötti időszakra vonatkozóan az alábbi költségvetési/gazdálkodási ügyiratokat, okmányokat lehetőség szerint 20.…………………………..-ig szíveskedjék rendelkezésünkre bocsátani:
–	a jóváhagyott költségvetési előirányzatok és felhasználásuk;
–	esetleges pótelőirányzatok, előirányzat-módosítások;
–	a külképviselet költségvetési, gazdálkodási beszámolói és értékelésük (beszámoltatás);
–	negyedéves adatszolgáltató lapok (előző évről);
–	egy-egy (közelebbről megjelölt) pénztárnapló és értékelésük;
–	váratlan pénztárellenőrzések;
–	tartozások (ellátmányelőlegek) és rezsitérítések nyilvántartása;
–	megbízási szerződések (ha ilyenek vannak);
–	a szerződéses munkatársak, illetve a külképviselet helyi alkalmazottainak munkaszerződései, munkaköri leírásaik;
–	bérleti szerződések;
–	a kötelezettségvállalás, utalványozás és pénzkezelés helyi szabályozása;
–	likviditási terv.


Budapest, 20…………………………………

Készítette:
Jóváhagyta:

B./4. MEGBÍZÓLEVÉL-MINTA

Külügyminisztérium

KüM/……/20…/Adm

MEGBÍZÓLEVÉL

Megbízom ………………………… [név, beosztás, igazolvány száma], belső ellenőr(öke)t, hogy a…………… tárgyú, az Ellenőrzési Főosztály 201… évi ellenőrzési munkatervében szereplő/soron kívüli vizsgálat kapcsán munkaterv szerinti szabályszerűségi/pénzügyi/rendszer-/teljesítmény-/informatikai ellenőrzést végezzenek. Az ellenőrzésbe bevont szervezeti egységek/külképviseletek:… Az ellenőrzésbe szükség esetén további szervezeti egységek is bevonhatók.

Vizsgálatuk során az ellenőrök a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben, más vonatkozó jogszabályokban foglaltak, valamint a Külügyminisztérium Belső Ellenőrzési Kézikönyve irányelvei szerint járnak el. Az ellenőrzés során az ellenőrök jogosultak:

– a biztonsági előírások betartásával belépni az ellenőrzött szervezeti egység/külképviselet minden hivatali helyiségébe, továbbá az érintett hozzájárulásával, a szolgálati lakásba is;

– az ellenőrzésbe bevont szervezeti egység/külképviselet bármely munkatársától írásos és szóbeli információt, nyilatkozatot kérni, a külképviselet okmányaiba, hivatali számítógépein tárolt anyagaiba az adat- és titokvédelmi előírások betartásával betekinteni;

– az okmányokat átvételi elismervény ellenében átvenni, azokról másolatot, kivonatot, tanúsítványt készíteni, indokolt esetben eredeti dokumentumokat másolat hátrahagyásával elhozni;

– teljességi nyilatkozatot kérni;

– az ellenőrzött szervezeti egység/külképviselet működéséről és gazdálkodásáról informálódni más, a külképviselet tevékenységével kapcsolatban álló szervezeti egységektől.

Az ellenőrzés vezetője: ……………………………………………………… [név]

A vizsgálat megkezdésének várható időpontja: 20…… (év) ……………… (hó) …… (nap)

A megbízólevél egy oldal terjedelmű és 20… (év) ……………… (hó) …… (nap)-ig érvényes.

Kérem a vizsgálatba bevont szervezeti egységek vezetőit és munkatársait, hogy nevezettek tevékenységét minden lehetséges módon segítsék és támogassák.

Budapest, …………………………………

bélyegzőlenyomat

………………………………………
közigazgatási államtitkár
s. k.

B./5. ELLENŐRZÉSI PROGRAM MINTA

Külügyminisztérium

Ellenőrzési Főosztály

KüM/……/20…/Adm

ELLENŐRZÉSI PROGRAM
[az ellenőrzés címe]

AZ ELLENŐRZÉST VÉGZŐ SZERVEZET: Ellenőrzési Főosztály

CÉLOK:

AZ ELLENŐRIZENDŐ SZERVEZET:

AZ ELLENŐRZÉS TÍPUSA: (rendszerellenőrzés, teljesítményellenőrzés stb.)

JOGSZABÁLYI VAGY EGYÉB FELHATALMAZÁS (releváns jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök felsorolása)

ELLENŐRIZENDŐ IDŐSZAK:

AZ ELLENŐRZÉS TERVEZETT IDŐTARTAMA:

VIZSGÁLATVEZETŐ:

ELLENŐRÖK:

MEGBÍZÓLEVÉL SZÁMA ÉS KELTE

IDŐIGÉNY…… munkanap

AZ ELLENŐRZÉSI JELENTÉS ELKÉSZÍTÉSÉNEK HATÁRIDEJE

Megjegyzés: Az ellenőrzés a jogszabályok és a Külügyminisztérium Belső Ellenőrzési Kézikönyve előírásai szerint történik.

Budapest, …………………………………

……………………………………
belső ellenőrzési vezető

B./6. TELJESSÉGI NYILATKOZAT MINTÁJA

TELJESSÉGI NYILATKOZAT

Alulírott ……………………………………………… (név, beosztás) büntetőjogi felelősségem tudatában kijelentem, hogy a ………………. Főosztály (külképviselet) belső ellenőrzése során a vizsgálatvezetőnek (ellenőröknek) átadott dokumentumok, legjobb tudásom szerint mindazok a dokumentumok, nyomtatványok, adatok, információk, melyek rendelkezésre állnak az adott állapot felméréséhez, a vizsgálat elvégzéséhez, és azok megbízható, teljes körű információt tartalmaznak.

Budapest / a külképviselet székhelye, ………. [dátum]

………………………………………………
az ellenőrzött szervezeti egység / külképviselet vezetője

B./7/a KÍSÉRŐLEVÉL-MINTA AZ ELLENŐRZÉSI JELENTÉSTERVEZETHEZ

Külügyminisztérium
Ellenőrzési Főosztály	Készült: …… példányban
KüM/……/20…/Adm	Kapja:
…./EFO/2012.	1. Intézkedésre:
	2. Saját


Tárgy: ………… Főosztályon/külképviseleten végzett ellenőrzésről készült jelentéstervezet véleményezése
Melléklet: jelentéstervezet

Mellékelten megküldjük a ………………… Főosztályon/külképviseleten végzett ellenőrzésről készült összefoglaló ellenőrzési jelentés tervezetét.

A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Bkr.) 42. § (2) bekezdésében foglaltak alapján kérjük a T. szervezeti egysége(ke)t/külképviseletet, hogy a dokumentum kézhezvételétől számított 8 napon belül nyilatkozzanak az összefoglaló ellenőrzési jelentéstervezet tartalmának megismeréséről és tegyék meg esetleges észrevételeiket.

A Bkr. 42. § (5) bekezdése alapján felhívjuk a szervezeti egységek/külképviselet figyelmét arra, hogy a határidő elmulasztását egyetértésnek kell tekinteni és a nemleges választ is jelezni kell a határidőn belül, valamint az észrevételek megküldésével egy időben lehetőség van a (Bkr.) 43. § (1) bekezdése szerinti egyeztető megbeszélés kezdeményezésére.

Együttműködésüket előre is köszönjük.

Budapest, 201………………………

Készítette:

Látta:

Jóváhagyta:

B./7/b ELLENŐRZÉSI JELENTÉS MINTÁJA

Ellenőrzési Főosztály

KüM/……/20…/Adm

ELLENŐRZÉSI JELENTÉS
[Az ellenőrzés tárgya]

Az ellenőrzést végző szervezet: Ellenőrzési Főosztály

Célok:

Az ellenőrzött szervezeti egység/külképviselet:

Az ellenőrzés típusa: (rendszerellenőrzés, teljesítményellenőrzés stb.)

Alkalmazott ellenőrzési módszerek és eljárások: (felsorolás)

Jogszabályi felhatalmazás és háttér: (a vizsgálat alapjául szolgáló jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök felsorolása)

Ellenőrzött időszak:

Helyszíni ellenőrzés időtartama:

Vizsgálatvezető: (név)

Ellenőrök: (nevek)

Időigény: összesen …… munkanap

Az ellenőrzési jelentés elkészítésének határideje:

Az ellenőrzött időszakban hivatalban lévő vezetők neve, beosztása: (felsorolás)

Az ellenőrzési jelentést kapják: (felsorolás)

(vizsgálatvezető aláírása)

(a vizsgálatban részt vevő ellenőrök aláírása)

B./8/a ELLENŐRZÉSI JELENTÉS MINTÁJA
A KÜLKÉPVISELET KONZULI TEVÉKENYSÉGÉNEK ELLENŐRZÉSÉRŐL

Külügyminisztérium	Készült:	3 példányban
Ellenőrzési Főosztály Kapja: Konzuli Főosztály Külképviselet KüM/……/20…/Adm saját

JELENTÉS

Magyarország …………….-i nagykövetsége

konzuli részlegén/főkonzulátusán 20………………..-án végzett ellenőrzésről

Jelen vannak:

Az ellenőrzött külképviselet részéről:

………………………………………… (név) konzul,

………………………………………… (név, beosztás) konzuli adminisztrátor,

Az Ellenőrzési Főosztály részéről

………………………………………… (név, beosztás), belső ellenőr,

………………………………………… (név, beosztás), belső ellenőr.

1. A konzuli részleg elhelyezése, munkafeltételek

– Az elhelyezés ismertetése, értékelése.

– Az ügyfélfogadás rendjének ismertetése.

– Az ügyfélforgalom fontosabb adatai.

– Ellátottság konzuli, turisztikai kiadványokkal (szóróanyagokkal).

2. A konzuli munka személyi és tárgyi feltételei

– A főkonzul, konzul, kisegítők, házastársak, helyi alkalmazottak stb. munkaköri leírása; egyéb munkakörök ismertetése, tevékenységük rövid ismertetése;

– A helyettesítési rend rögzítése és gyakorlata;

– A kapcsolattartás eszközei, számítógépes ellátottság, telefon- és faxvonalak, honlap;

– Szakképzettség, szakmai kiadványokkal való ellátottság;

– Biztonsági helyzet, különösen ügyfélfogadás alatt;

– Igények, javaslatok, kérések.

3. A konzuli tevékenység munka főbb adatai:

A külképviseleten 20..-ben kiadott vízumok száma: darab (fajtánként).

A konzuli cselekmények száma 20..-ben,…….. 20..-ben………. volt.

Jellemző ügycsoportokban tett intézések: állampolgársági kérelmek (magyar állampolgárság igazolása, lemondás a magyar állampolgárságról), útlevél ügyek, anyakönyvezés intézése.

Közjegyzői feladatok: aláírás-, fordítás- és másolathitelesítés.

Felülhitelesítési ügyek. Mindezek pontos nyilvántartásának ellenőrzése.

Konzuli kölcsön kifizetésére 20..-ben ….alkalommal került/nem került sor.

A konzuli érdekvédelmi tevékenység tapasztalatai

A fogadó államban (a konzuli kerületben) letartóztatott, illetve bebörtönzött magyar állampolgárról a külképviseletnek nincs tudomása/ilyen ügyben …. alkalommal járt el.

Ideiglenes magánútlevelet a vizsgált időszakban …..alkalommal állítottak ki.

Együttműködés a többi uniós tagállam és az EU delegáció képviseletével, a fogadó állam hatóságaival.

4. A konzuli nyilvántartás rendje

A konzuli tevékenységben használatos iratfajták; az iratok – titkossági fokozatuknak megfelelő – őrzése, tárolása, és a selejtezés rendjének áttekintése.

Az iktatás rendjének, az iratok szúrópróbaszerű ellenőrzése a Konzuli Információs Rendszerben.

Ennek során vizsgáltuk a ……… számú (………… útlevélkérelme), a ……… számú (…………………… lemondása a magyar állampolgárságról), a ………… számú (…………………………… útlevélcseréje), a …………… számú (…………útlevélkérelme), ………………… stb. ügyiratokat. Az ügyiratokban az ügymenet nyomon követhető, az ügyintézéssel kapcsolatos okmányok másolatai előírásszerűen szerepelnek, az ügyiratok és a konzuli nyilvántartás adatai egyeznek (I/N). A szúrópróba-szerűen ellenőrzött ügyiratokban a több éve húzódó ügyekben fellelt hiányosságokat az új konzul rendezte/nem rendezte. (I/N)

5. A pénzügyi fegyelem és az okmányok kezelése

A szigorú elszámolású eszközök és nyomtatványok (vízumbélyegek, ideiglenes magánútlevelek stb.) kezelésével kapcsolatos megállapítások, az esetlegesen tapasztalt rendellenességek megjelölésével. Az ellenőrzött hónap konzuli és vízumbevételeinek egybevetése a nyilvántartott összeggel, illetve a bankszámlakivonattal. A konzul a bevételekkel havonta egyszer számol el/nem számol el a gazdasági felelősnek.

6. A tiszteletbeli konzullal (konzulokkal) kapcsolatos teendők ellátásának ellenőrzése során tett megállapítások, beleértve a kapcsolatos pénzügyi elszámolási kötelezettségeket is.

7. Összegezés: Megállapítások, észrevételek, javaslatok.^*

………………… [Székhely], 20... …………………

………………………… …………………………
ellenőr ellenőr

………………………… …………………………
nagykövet (főkonzul) konzul

Melléklet a konzuli tevékenység ellenőrzéséről szóló jelentéshez

Kérdőív

I.
A konzuli részleg (főkonzulátus) elhelyezkedése, munkafeltételek és munkaszervezés,
a konzuli munka személyi és tárgyi feltételei

1. Hol helyezkedik el a konzulátus/konzuli részleg (széles utca, kis tér stb.)? Közlekedési szempontból milyen a konzulátus megközelíthetősége?

2. Hol van az ügyfélbejáró? Különálló bejárat van az utcára, vagy más hivatali helyiségeken/udvaron keresztül kell bejutni az ügyfélfogadó térbe?

3. Hogyan történik az ügyfelek beléptetése a konzulátus épületébe?

4. A konzulátus személyzetének biztonsági kártyával való közlekedésének leírása; belépési jogosultságok ellenőrzése.

5. Működik-e a riasztó rendszer? Záródnak-e a biztonsági ajtók? Milyen egyéb biztonsági eszköz védi a konzulátus munkatársait?

6. Vannak-e térfigyelő kamerák? Hol vannak elhelyezve a kivetítő monitorok? Ki nézi/ki lát rá a monitorokra? Mennyi ideig tárolja a rendszer a felvételeket?

7. Van-e az utcai fronton elhelyezett konzuli információs vitrin? Ez a vízumkiadással kapcsolatos, a Vízumkódexben kötelezően előírt információkon kívül tartalmazza-e pl. a Külügyminisztérium, illetve a misszió konzuli információkat tartalmazó honlapjának címét? A konzuli váróban milyen további információk elhelyezése történt meg? Mennyire naprakész a tájékoztatás? Milyen nyelven érhetők el az információk? Milyen egyéb módon biztosított az ügyfelek széleskörű tájékoztatása (brosúra, turisztikai kiadványok)?

8. A honlap szerepe a konzuli tájékoztatásban és a konzuli ügyintézésben. Milyen konzuli információk találhatók a honlapon? Letölthetőek a nyomtatványok a honlapról?

9. Az ügyfelek hány százaléka rendelkezik időponttal? Van-e üzenetrögzítős tájékoztatás, telefonos bejelentkezési lehetőség stb.? Milyen időpont-foglalási rendszer működik?

10. Milyen nyitvatartási rend van érvényben? Van-e szezonális vagy rugalmas nyitva tartás? Hányszor kell az ügyfélnek megjelenni személyesen? Az ügyfelek hány százaléka jelenik meg személyesen (az elmúlt három év átlagában, illetve a tömeges vízumkiadás megkezdése óta) a konzulátuson?

11. Kell-e sorban állniuk az ügyfeleknek? Jellemzően mikor, milyen gyakran alakulnak ki sorok az épület előtt? Védi-e a sorban állókat valami az időjárás, az utcai forgalom stb. okozta kellemetlenségektől? Milyen intézkedések/szabályok vannak érvényben a sorban állás kiküszöbölésére, enyhítésére?

12. Hányan dolgoznak a konzulátuson, s milyen munkakörökben?

13. Hány központi kiküldött van? Hány helyi alkalmazott? Hogyan oszlanak meg a feladatok közöttük?

14. A konzulok és a konzuli ügyintézők helyettesítése megoldott-e?

15. Vannak-e társszervi kiküldöttek, s miként veszik ki a részüket a konzuli munkából?

16. A központi kiküldöttek részére szervezett kiutazás előtti tanfolyamon kívül részesülnek-e helyi képzésben, oktatásban a konzuli adminisztrátorok, helyi alkalmazottak? Ha igen, milyen tartalommal, tematikával, milyen gyakran, ki tartja részükre?

17. Hogyan történik a próbaidőre felvett új helyi alkalmazott betanítása?

18. Milyen a konzuli ügyintézési iroda technikai-informatikai felszereltsége (útlevélolvasó, scanner, fénymásoló stb.)?

19. Hol került kialakításra a konzuli irattár? Zárható-e az irattári helyiség? Ki jogosult oda belépni?

II.
A vízumrendészeti tevékenység

1. Megtörtént-e a konzuli helyiségeknek a schengeni követelményeknek megfelelő átalakítása? Szükség van-e további átalakításokra?

2. A fogadó állam/térség rövid értékelése az illegális migráció kockázata szempontjából.

3. Mekkora a fogadó állam/konzuli kerület lakossága, milyen nagyságú vízumkérelmezői körrel rendelkezik a konzulátus?

4. A fogadó ország viszonyai, a vízumkiadással kapcsolatos ügyfélforgalom nagysága, illetve biztonsági szempontok indokolják-e külön biztonsági őrszemélyzet felállítását?

5. Van-e helyben lehetőség megbízható, referenciával rendelkező (pl. más schengeni misszió által is ilyen feladattal megbízott) őrző-védő szervezet megbízására? Ha vannak őrök, mekkora a pontos létszámuk, milyen a szolgálati időbeosztásuk, hol van a szokásos felállítási helyük, van-e a vízumkiadással kapcsolatos tájékoztatási feladatuk?

6. Működik-e az ügyfélbejáró melletti épületekben – belátható távolságra – a vízumkiadásra „ráépülő” szolgáltató (pl. fénymásoló, kérdőívkitöltő, esetleg „kijáró” tevékenységet vállaló iroda, utasbiztosítással foglalkozó iroda, utcán dolgozó biztosítási ügynök)?

7. Van-e elkülönített ügyfélváró, illetve ügyintéző fogadó tér? Van-e naptól, esőtől stb. védő fedett kinti várakozóhely, váróterem, benti fogadótér, s ezek közül melyik a kérdőív kitöltésének helyszíne?

8. Az ügyfelek számára milyen időintervallumban tudnak időpontot biztosítani? Mennyi az ügyfelek átlagos várakozási ideje?

9. Mennyi a vízumkiadással foglalkozó személyzet pontos létszáma (munkaórára lebontva)?

10. Hogyan történik a kérelem benyújtása?

11. Kinél terjeszti elő a kérelmező a vízumkérelmet (helyi alkalmazott/konzuli adminisztrátor)?

12. Milyen típusú az ablakosok munkahelye (fülkék, vagy hagyományos ablak stb.)? Biztosított-e az adatközlés magánjellege, vannak-e elválasztó térelemek az ügyfélablakok között? Milyen nyelv(ek)en beszélnek az ablakosok az ügyfelekkel? Hogyan készítik elő a kérelmet a konzuli tisztviselő számára? Milyen módon és mélységben járulnak hozzá a hatékony ügyintézéshez? Több munkatárs esetében milyen a munkakörök megosztása? Milyen segédanyagokat használnak fel munkájuk során?

13. Jelen van-e a konzuli tisztviselő az ügyfélfogadás menetében?

14. Hogyan történik a konzuli interjú lefolytatása? Van-e konzuli interjú helyiség?

15. Következetesen alkalmazzák-e a schengeni vízumeljárási szabályokat? (pl. befogadhatósági pecsét alkalmazása, támogató dokumentumok hitelességének ellenőrzése; bona fide ügyfelek kezelése; az elutasított vízumkérelemről szóló határozat közlése, kézbesítése az ügyféllel, a jogorvoslatról való tájékoztatás stb.)

16. Általában milyen mélységű ismeretekkel rendelkeznek a helyi munkatársak a schengeni vízumszabályokról?

17. Biztosított-e a hozzáférés a főbb schengeni és nemzeti idegenrendészeti jogszabályokhoz? A napi gyakorlatban milyen más jogszabályokat, utasításokat vesznek figyelembe a vízumkiadás során?

18. Ismerik-e a „Missziók tájékoztatása” honlapon a Konzuli Kézikönyvet és a Vízumrendészeti Kézikönyvet (közösségi Handbook)?

19. Van-e és milyen gyakori a belső továbbképzése a vízumkiadással foglalkozó munkatársaknak? Ha igen, milyen tartalommal, tematikával, milyen gyakran, ki tartja részükre? Hogyan történik a próbaidőre felvett új helyi alkalmazott betanítása?

20. Alkalmaznak-e rotációs rendszert a vízumkiadási munkafolyamat különböző fázisainak végrehajtása során?

21. Hogyan és milyen határidő megadásával történik a hiánypótlásra felhívás?

22. Döntően milyen típusú vízumokat adnak ki? (rövid távú / huzamos tartózkodásra jogosító vízum típusai, beutazási cél, érvényességi idő stb., sürgősségi szempontból)

23. Hogyan történik az elutasítandó vízumkérelmek kezelése? Van-e külön nyilvántartásuk az elutasított kérelmekről?

24. Vannak-e hamis okmányt felismerő eszközök a képviseleten? Milyen típusúak? Ki használja ezeket az eszközöket, s milyen rendszerességgel? Kapott-e valamennyi munkatárs kiképzést az ilyen eszközök használatára?

25. Az év végi kötelező statisztikán felül alkalmazzák-e a KIR statisztikakészítő funkcióit a munka megkönnyítése, információcsere, vagy elemző jelentések készítése érdekében?

26. A KIR kitöltésének összevetése a vízumkérelemben, annak támogató dokumentumaiban foglalt információkkal, tényekkel.

27. Ki határozza meg a felhasználói/döntési jogosultságokat a KIR kezelése terén?

28. Az egyes munkatársak a vízumeljárás mely fázisában és milyen adatokat visznek be a KIR-be?

29. Milyen nagykövetségi/munkaszervezési intézkedések, utasítások biztosítják az adatvédelem betartását?

30. A konzuli együttműködés keretében milyen adatokat küldenek meg az EU-tagállamok külképviseleteinek illetve milyen adatokat kapnak tőlük?

31. Milyen szerepe van a konzuli adminisztrátornak/helyi alkalmazottnak a döntés-előkészítési eljárásban? (Van-e lehetősége pozitív/negatív döntésre javaslatot tenni, illetve kérelmet eldönteni?)

32. Hogyan illesztik be az útlevélbe a vízumbélyeget?

33. Ki nyomtatja ki a vízumbélyeget, van-e külön, kiadás előtti „utolsó ellenőrzés”?

34. A benyújtott támogató iratok/dokumentumok közül döntően melyek alapján bírálják el a kérelmeket?

35. Hogyan ellenőrzik a dokumentumok hitelességét?

36. Milyen módon szedik be a vízumdíjakat: készpénzben, átutalással, vegyesen?

37. Milyen indok alapján adnak díjmentességet (a kérelmek hány százaléka)? Melyek a leggyakrabban figyelembe vett körülmények a díjmentességben részesítéskor?

38. Melyek a vízumkérelmek elutasításának leggyakoribb indokai?

39. Hogyan tájékoztatják az ügyfeleket az elutasításról (postai kézbesítés, személyes megjelenés)?

40. Hogyan tárolják (általában és az ügyfélfogadás alatt) a vízumbélyegeket? Kinek van hozzáférése az elzárt vízumbélyegekhez?

41. Hogyan tartják nyilván – napi, heti, havi elszámolás esetén – a vízumbélyegeket? Hogyan történik a felhasznált vízumbélyegek manuális nyilvántartása? Hogyan történik a rontott vízumbélyegek nyilvántartása? Hogyan történik a rontott vízumbélyegek érvénytelenítése?

42. Milyen tapasztalatok vannak a képviseleti vízumkiadásról (mely országokra vonatkozik, mekkora a forgalom, tapasztalatok)? Milyen az együttműködés a tagállam képviseletével?

43. Létesítettek-e együttműködést akkreditált utazási irodákkal? Van-e együttműködés külső szolgáltatókkal a vízumeljárásban?

44. Milyen speciális, helyi szempontok (kritériumok) alapján „akkreditálják” ezeket? Ki dönt az „akkreditálhatóság” kérdésében?

45. Milyen módon került a gyakorlatban megvalósításra az együttműködés az akkreditált utazási irodával/külső szolgáltatóval? Mennyiben járul hozzá az utazási iroda/külső szolgáltató igénybe vétele az illegális migráció kiszűréséhez? Volt-e negatív tapasztalat az együttműködés során, ha igen, milyen következménye volt?

46. Milyen módon és mértékben vesznek részt a helyi konzuli együttműködésben? Hasznosnak tartják-e, vagy inkább formális együttműködési formáról van szó, amelyből keveset profitálnak a gyakorlatban? Vannak-e magyar kezdeményezések?

47. Összhangban van-e konzulátus munkája a vonatkozó jogszabályokkal, továbbá a fogadó államban működő tagállami képviseletek gyakorlatával?

48. Hogyan és milyen módon történik a vízumkérelmek tárolása, selejtezése? Hogyan, mennyi ideig tárolják a kérdőíveket? Hol és mennyire biztonságosan tárolják a fentieket?

III.
Érdekvédelem, közjegyzői tevékenység, útlevélrendészet, állampolgársági ügyek

1. Vannak-e a magyar hatóságok intézkedéseivel, valamint a konzuli ügyintézéssel kapcsolatos panaszok?

2. A fogadó ország hatóságainak eljárásával kapcsolatban vannak-e panaszok magyar állampolgárok részéről?

3. Milyen problémák merülnek a fogadó ország hatóságaitól való okiratbeszerzés terén?

4. A fogadó ország hatóságai a magyar állampolgárok szabadságának korlátozása esetén betartják-e az erre vonatkozó értesítési kötelezettségüket?

5. A konzuli tisztviselő és a szabadságukban korlátozott magyar állampolgárok közötti kapcsolattartás terén vannak-e problémák?

6. Milyen az együttműködés a fogadó ország gyermekvédelmi hatóságaival?

7. A konzuli részlegen (főkonzulátuson) rendelkezésre áll-e a helyi karitatív szervezetek, hajléktalanszállók stb. elérhetőségeit tartalmazó lista?

8. A hazatérési kölcsön nyújtásakor kötött hatósági szerződés a valóságnak megfelelően és hiánytalanul tartalmazza-e az ügyfél minden olyan adatát (pl. magyarországi cím, bankszámlaszám), amelyekre a későbbiekben a kölcsön visszafizetésekor/adók módjára történő behajtásakor szükség lehet?

9. A közjegyzői tevékenység során keletkező aktákban az előírásoknak megfelelően megtalálhatók-e a tanúsítványok és az azokkal ellátott iratok másolatai?

10. A tanúsítványokat minden esetben a tanúsítvány-kiállításra felhatalmazott konzuli tisztviselő látja el aláírásával?

11. Hány biometrikus eszköz működik a konzuli részlegen (főkonzulátuson)? Egy állandó magánútlevél-kérelem bevétele átlagosan mennyi ideig tart?

12. Jellemzően milyen időintervallumban tudnak az ügyfelek időpontot foglalni állandó magánútlevél/hazai anyakönyvezés/egyszerűsített honosítás iránti kérelem beadására?

13. A Központból kiküldött ideiglenes magánútlevelek és matricák érkeztetése a KIR-ben előírásszerűen megtörténik-e?

14. Megfelelő mennyiségű tartalék ideiglenes magánútlevél és címke található a konzuli részleg (főkonzulátus) leltárában?

15. Az egyszerűsített honosítási/visszahonosítási kérelmek bevétele során milyen munkamegosztás működik (kitöltött kérelemnyomtatvány és a támogató dokumentumok adattartalmának összevetése, szkennelés stb.)?

16. A külképviselet milyen időközönként küld és fogad konzuli futáranyagot? Milyen formában történik a küldés/fogadás (gyorsposta, kisbusz, állami futár, ki/hazautazó kolléga)?

B./8/b ELLENŐRZÉSI JELENTÉS MINTÁJA A KÜLKÉPVISELETI GAZDÁLKODÁS ELLENŐRZÉSÉRŐL

Külügyminisztérium
Ellenőrzési Főosztály	Kapja:	Külképviselet
KüM/……/20…/Adm		Gazdálkodási és Pénzügyi Főosztály
		saját

J E L E N T É S

Magyarország …………………………-i nagykövetségén/főkonzulátusán 20……………………-án/-én lefolytatott
helyszíni pénzügyi-gazdasági ellenőrzésről



Jelen vannak:

Az ellenőrzött külképviselet részéről:	………………………………… gazdasági felelős/vezető

	………………………………… pénztárellenőr


	………………………………… pénztáros/gazdasági ügyintéző

	………………………………… leltárfelelős


Az Ellenőrzési Főosztály részéről:	………………………………… belső ellenőr

	………………………………… belső ellenőr

Megállapítottuk, hogy …………………………………… gazdasági felelős/vezető munkakörét 20.……………-től látja el, az átadás-átvételre az előírásoknak megfelelő/nem megfelelő tartalmú jegyzőkönyv felvételével került sor.

A pénztáros/gazdasági ügyintéző munkakörét 20………………………-től látja el, az átadás-átvételre az előírásoknak megfelelő/nem megfelelő tartalmú jegyzőkönyv felvételével került sor.

A leltárfelelős munkakörét 20………………-től látja el, az átadás-átvételre az előírásoknak megfelelő/nem megfelelő tartalmú jegyzőkönyv felvételével került sor.

A helyszíni ellenőrzés megállapításai

1. Váratlan pénztárellenőrzés

A pénztárnapló …… tételszám alatt lezárásra került. A pénztárnaplóban lévő pénzkészletet ellenőriztük:

Készpénzkészlet:

1. ……… számú ……… valutanemben (címletjegyzék mellékelve)

2. ……… számú ……… valutanemben (címletjegyzék mellékelve)

3. ……… számú ……… valutanemben (címletjegyzék mellékelve)

A külképviselet ……………………… folyószámlát vezet a …………………………… bankintézménynél:

1. ……… számú ……… valutanemben (költségvetési számla)

2. ……… számú ……… valutanemben (rezidencia bankgaranciájának számlája)

3. ……… számú ……… valutanemben (bérlemények letéti díj számlája)

Megállapítottuk, hogy a pénztárban lévő pénzkészlet egyenlege megegyezik/nem egyezik meg a pénztárnaplóban kimutatott egyenleggel. A mai nappal kikért bankszámlakivonat egyenlege megegyezik/nem egyezik meg a pénztárnapló folyószámla egyenlegével.

Az esetleges eltérés összege ……………………, oka ……………………………

A készpénzkészletről, a záróegyenlegekről készült kimutatás, valamint a bankszámlakivonatok a jegyzőkönyv mellékletét képezik.

Az ellenőrzés során a pénztárban idegen értéket nem találtunk/találtunk, a készpénz tárolása páncélszekrényben történik.

A külképviseleti gazdálkodás körébe tartozó szigorú elszámolású nyomtatványok nyilvántartása szabályos és naprakész. A nyomtatványok fajtánként és szám szerinti ellenőrzésekor hiány nem tapasztalható/hiány tapasztalható. A hiány oka…..

A külképviseleten 20.….…………………-án tartottak utoljára teljes körű, az előírásoknak megfelelő váratlan pénztárellenőrzést.

A bizonylatok ellenőrzése kiterjedt a készpénzforgalomban használatos devizakiadási és -bevételi pénztárbizonylat szabályszerű használatára is. A bizonylatok kiállítása a készpénzmozgással egy időben történik/nem egy időben történik. A nem szabályos bizonylatolás oka…….

Az ellenőrzött időszakban a külképviselet gazdálkodási tevékenységét a Központ 20.... évben írásban értékelte/nem értékelte.

A pénztárnaplóban lekönyvelt tételek száma havi átlagban ……………… A gazdasági felelős, napi rendszerességgel könyveli/nem könyveli a gazdasági eseményeket, beszámolási kötelezettségének az előírt határidőkön belül eleget tett/nem tett eleget.

A pénztárnaplók bizonylatainak szúrópróbaszerű ellenőrzése során megállapítottuk, hogy elvétve hiányzik/nem hiányzik a számlákon a magyar nyelvű felirat, továbbá a reprezentációra elszámolt éttermi számlák, napidíj és magán gépkocsi használatának utalványozása minden/nem minden esetben teljes körű. 20.... évben a készpénz bankszámláról történő felvételének rögzítése szabálytalanul/szabályosan történt; a hibát időközben korrigálták/nem korrigálták.

A Gazdálkodási és Pénzügyi Főosztály által a pénztárnaplók havonta elvégzett auditálása nyomán kiküldött ellenőrzési megállapítások, észrevételek helyszíni kezelésére, a felmerült hiányosságok kiküszöbölésére, a visszatérő észrevételek okaira vonatkozó megállapítások, illetve azokra adott magyarázatok, azzal kapcsolatos intézkedések

……………………………………… ………………………………………………………

A pénztárnapló vezetésével kapcsolatban a belső ellenőrzés az alábbi észrevételeket teszi/nincs észrevétele.

Az előirányzat-felhasználási tervet az utasításoknak megfelelően elkészítették/nem készítették el.

A külképviselet a jóváhagyott éves előirányzatot követően a likviditási tervet összeállította/nem állította össze.

A külképviseleten a hatályos utasítások rendelkezésre állnak, azok tartalmát az érintettek megismerték.

Az 1/2007. sz. KüM utasításnak megfelelően, kialakították és írásban rögzítették a külképviseletre vonatkozó 20…-20… évi kötelezettségvállalási, utalványozási, készpénzkezelési, elszámolási rendet. A külképviseleten a pénztárban tartható készpénz összegét írásban rögzítették/nem rögzítették.

A bankszámlán képzendő biztonsági pénzkészletet a misszióvezető írásban, …… € összegben határozta meg, amely összeg a folyószámlán folyamatosan euróban rendelkezésre állt/nem állt rendelkezésre. A biztonsági pénzkészlet felhasználása a képviseletvezető engedélyével/engedélye nélkül történt és a rendszeres havi ellátmányból haladéktalanul visszapótlásra került/nem került visszapótlásra.

2. A költségvetés ellenőrzése

Az előző évi jóváhagyott költségvetési keret felhasználása ……%-ra teljesült. Az engedélyezett keretekből a külképviselet zavartalanul ellátta feladatait/egyes feladatait nem tudta ellátni.

Az eltérés okai …………………………………………………………………………………

A külképviselet folyó, 20… évi költségvetési előirányzatai a tervszámoknak megfelelően kerültek jóváhagyásra./ A külképviselet nem a tervszámoknak megfelelő előirányzatot kapott. Ennek indokai.

A költségvetési források biztosították/nem biztosították a külképviselet zavartalan működését. A jóváhagyott költségvetési keret súlyozottan időarányosan/……%-ban került felhasználásra/jelentős túllépés volt.

Indokok: ……………………….………………………………………………………………………………

A kötelezettségvállalásokról és a szállítói tartozásokról a kimutatás elkészült/nem készült el és az előírt határidőig felterjesztésre került/nem került.

3. Egyéb nyilvántartások

A személyi nyilvántartó lapokat, az ellátmány- és gépkocsi-vásárlási előleg kifizetésének és törlesztésének nyilvántartását az alaki és tartalmi előírások szerint vezetik/nem vezetik.

A munkaköri leírások rendelkezésre állnak/nem állnak rendelkezésre. Indoklás.

A pénztárosi és leltárfelelősi feladat a munkaköri leírásban rögzítésre került/nem került rögzítésre. A megőrzési és a leltár-felelősségi nyilatkozatokat a külképviselet elkészítette és felterjesztette/nem készítette el, ennek okai: …………………………………………………………………………………………

A helyi alkalmazottakról vezetett nyilvántartó lapok pontosak, naprakészek/hiányosak, mert ………………………

A munkaszerződések és a munkaköri leírások mindkét nyelven elkészültek, felterjesztésük megtörtént. A munka- szerződéseket a misszióvezető írta alá. A külképviselet a helyi munkavállalók után fizetendő közterheket maradéktalanul teljesíti/részben/nem teljesíti, mert…

A szabadságos nyilvántartás naprakész/hiányos; a szabadságfelhasználást havi rendszerességgel felterjesztik/nem terjesztik fel a Bérgazdálkodási Osztálynak. A főkiküldöttek családtagjainak távollétét nem/regisztrálják és jelentik a Bérgazdálkodási Osztálynak.

Az áfa-visszatérítés igénylése a 15/2002. KüM utasításnak és a helyi előírásoknak megfelelően évente ….alkalommal félévi/negyedévi összesítésben történik. A visszatérítések zavartalanul történnek/nem történnek meg.

Az ingatlanokról a nyilvántartást pontosan vezetik/nem vezetik; a bérleti szerződések magyar nyelvű fordítása megtalálható/nem található meg az alábbi okokból ……………………… A bérlemények után elhelyezett letéti díjakról külön nyilvántartást vezetnek/nem vezetnek.

A külképviselet rendelkezik/nem rendelkezik vendégszobával. A vendégszoba használata szabályozva van/nincs, az igénybevételéről vezetett nyilvántartás naprakész/hiányos/nincs, az elszámolás előírásszerű/nem megfelelő. Ennek okai …………………………………………………………………………………………………

A negyedéves és féléves adatszolgáltató lapok az előírt formában és határidőre felterjesztésre kerültek/nem kerültek felterjesztésre.

A nemzetközi telefonbeszélgetésekről külön nyilvántartást vezetnek/nem vezetnek.

Gondnoki naplót vezetnek/nem vezetnek.

Építési naplót vezetnek/nem vezetnek.

A mobiltelefonokról vezetett nyilvántartás szabályos/nem szabályos. A használatba adásról és a visszavételezésről készült bizonylatok megfelelnek/nem felelnek meg az előírásoknak.

A külképviselet a 18/2006. sz. KüM utasítás szerint a hivatali gépkocsik használatáról naprakész útnyilvántartást vezet/nem vezet.

Az ellátmány központi számfejtéséhez az adatszolgáltatás határidőre teljesítik/nem teljesítik. Az ellátmányok átutalása a Központból időben megtörténik/késedelmesen nem történik meg.

A rezsitérítést a vonatkozó utasításnak megfelelően fizetik/nem fizetik. A hiányosság okai, indokai.

A konzuli részleg elszámolási rendje, a konzuli díjak bevételezése, hazautalása a 8/2010. KüM utasításnak és a 3/2010. KFO–GFO együttes utasításnak megfelelő.

4. Felszerelések, berendezések

Gépkocsik:

A külképviselet …… hivatali gépjárművek üzemeltet:

1. ………………… típusú nagyköveti gépjárműi, 20…. évi beszerzésű, …… km-t futott.

Norma szerint cseréje folyamatban van (20…-ben esedékes).

2. ………………… típusú szolgáltató gépjárműi (kisbusz) 20… évi beszerzésű, ……… km-t futott, jó állapotban van.

Ellátottság

Számítógép:

Fénymásoló:

Telefon, mobiltelefon:

Fax:

Internet:

Audiovizuális eszközök:

A külképviseleten rendszergazda működik/nem működik. Tevékenységének értékelése.

A külképviseleten a számítógépes ellátottság megfelelő/az alábbiak miatt nem megfelelő, a régi gépek cseréje folyamatos. A Külképviseleten van/nincs KüM VPN, VKH munkaállomás működik/ nincs.

5. Hivatali épület, rezidencia, lakások

A hivatali épület bérlemény/magyar tulajdon, mely a …………………………-ban található.

A rezidencia új bérlemény /20….-től béreljük/, mely a főváros frekventált helyén található,/a külképviselettől mintegy …… km-re. Lakás és reprezentáció céljára egyaránt jól megfelel/alábbiak miatt nem felel meg.

A külképviselet …… bérelt lakással rendelkezik, …… munkatárs a nagykövetségen lakik. A bérelt lakások színvonala megfelel/nem felel meg a követelményeknek.

6. Leltári nyilvántartás

A külképviseleten a leltárosi feladatokat a gazdasági vezető/gondnok látja el.

A nyilvántartások vezetése az előírásoknak megfelelően történik, a felterjesztési kötelezettségnek határidőre eleget tettek/nem tettek eleget. Rendszeresen/nem kerül kiadásra az év végi leltározási utasítás. Az ajándék- és italraktár utolsó tételes ellenőrzésére /év, …… hó, …… nap ……/ került sor.

A leltárkörletek szúrópróbaszerű ellenőrzése során eltérés nem volt tapasztalható/eltérések okai….. A műtárgyakról és a művészeti alkotásokról készített fényképes nyilvántartás szabályszerű/nem szabályszerű. A szúrópróbaszerű ellenőrzés hiányosságot nem tárt fel./Eltérést tapasztalt, melynek okai…..

A külképviseleten selejtezést utoljára 200….. évben végeztek, melyről a selejtezési jegyzőkönyvet a Leltárcsoportnak megküldték/készült/nem készült szabályszerű jegyzőkönyv.

Tűz- és munkavédelmi ellenőrzés megállapításai:

– a helyi tűz- és munkavédelmi szabályzat elkészült/nem készült el, a tűzriadó terv kiadásra került/nem került;

– az évenkénti és az új munkatársak tűz- és munkavédelmi oktatása megtörtént/nem történt meg. Részvételüket az oktatásban az utasítások aláírásával igazolták;

– a külképviselet megfelelő számú oltóeszközzel rendelkezik/nem rendelkezik. A berendezések szakszerű ellenőrzésére évenként sor kerül/nem kerül sor;

– a „C” tűzveszélyességi fokozatú helyiségekben a tűzveszélyt jelző tábla elhelyezésre került;

– a telefonkészülékek mellett a tűzoltóság telefonszáma megtalálható/nem található meg.

7. Reprezentáció és a reprezentációs nyilvántartások

A reprezentációs keret felhasználása elsősorban a külképviseleti (vezetői vagy beosztotti) rendezvényekhez kapcsolódik. A programtervek nyilvántartását a gazdasági felelős/gondnok vezeti. Az ajándékraktár bizonylatolása előírásszerű, naprakész.

A reprezentációs italok szúrópróbaszerű ellenőrzése hiányt nem tárt fel/néhány hiányt tárt fel. Az italokat fajtánként, külön raktárban tárolják és tartják nyilván. A kiadásról a szabályos nyilvántartást vezetnek/nem vezetnek.

A külképviselet 20…-ben állófogadásait és vacsoráit a külképviselet épületében tartotta, munkatársainak közreműködésével. A rendezvények kiadásait a reprezentációs keret terhére számolták el/az elszámolás terén az alábbi rendellenességeket állapítottuk meg.

……………………, 20.…………-án.

Az Ellenőrzési Főosztály részéről

………………………………………
ellenőr

A Nagykövetség/Főkozulátus részéről

………………………………………
gazdasági felelős/vezető

………………………………………
pénztáros /gazdasági ügyintéző

………………………………………
leltárfelelős

A közös jegyzőkönyvben foglaltakat tudomásul veszem, észrevételt nem/kívánok tenni:

………………………………………
Nagykövet/Főkonzul

B./8/c ELLENŐRZÉSI JELENTÉS MINTÁJA A KÜLKÉPVISELET ÜGYIRATKEZELÉSÉNEK ELLENŐRZÉSÉRŐL

Külügyminisztérium	Intézkedésre:
Ellenőrzési Főosztály	Külképviselet
KüM/ …../20.../Adm	Dokumentációs Főosztály

J E L E N T É S

Magyarország ………………………..-i nagykövetségén/főkonzulátusán
20………………….-án megtartott helyszíni iratkezelési ellenőrzésről

Jelen vannak:

az ellenőrzött külképviselet részéről:	……………………………… biztonsági felelős
	……………………………… titkárnő
	……………………………… TÜK-kezelő (helyettes TÜK- kezelő)
	……………………………… rejtjelző
az Ellenőrzési Főosztály részéről:	……………………………… belső ellenőr
	……………………………… belső ellenőr

A külképviseleten a TÜK-kezelői feladatokat ……………….. 20……………………. óta, a helyettes TÜK-kezelői feladatokat pedig ………………………… 20…………………… óta látja el. A TÜK-kezelő és a helyettes TÜK-kezelő érvényes, a 2009. évi CLV. törvény hatálya alá eső titkos ügykezelői vizsgával rendelkezik (nem rendelkezik).

A TÜK-kezelő helyettesítése a 90/2010. (III. 26.) Korm. rendelet előírásai szerint megoldatlan, mert

…………………………………………………………………

A TÜK-kezelő távolléte idejére a helyettesítésére kijelölt személynek jegyzőkönyv felvétele mellett átadja a feladatai ellátásával kapcsolatos okmányokat, eszközöket, a minősített, illetve nem minősített iratokat, valamint a nála megőrzésre leadott egyéb tárgyakat.

A TÜK-kezelő az évenkénti írásbeli és szóbeli beszámolási kötelezettségének eleget tett / részben tett eleget / nem tett eleget.

A külképviseleten a hatályos Iratkezelési Szabályzat, illetve a minősített adatkezeléssel kapcsolatos jogszabályok, utasítások, körlevelek stb. összegyűjtve rendelkezésre állnak / nem állnak rendelkezésre. Ezek megismerését a munkatársak aláíróíven igazolták / hiányos az aláíróív / nincs aláíróív.

A 2010. április 1. után a külképviseletre kihelyezett, minősített iratokat kezelő munkatársak rendelkeznek / nem mindegyik munkatárs rendelkezik / nem rendelkeznek nemzeti minősített irat kezeléséhez szükséges érvényes Személyi Biztonsági Tanúsítvánnyal.

A minősített iratokat kezelő munkatársak rendelkeznek / nem mindegyik munkatárs rendelkezik / nem rendelkeznek nemzeti minősített irat kezeléséhez szükséges érvényes Felhasználói engedéllyel.

A minősített iratokat kezelő munkatársak rendelkeznek / nem mindegyik munkatárs rendelkezik / nem rendelkeznek Titoktartási nyilatkozattal.

A nemzeti, az EU és a NATO minősített iratok kezeléséhez szükséges dokumentumokat a külképviseleten nyilvántartásba vették / részben vették nyilvántartásba / nem vették nyilvántartásba.

A TÜK-kezelő a Felhasználói engedélyek és Titoktartási nyilatkozatok egy példányát a központnak felterjesztette / részben felterjesztette / nem terjesztette fel.

A külképviseleten minősítésre a külképviselet vezetője jogosult. Minősítői jogkörét a külképviselet vezetője írásban helyettesére átruházta / nem ruházta át.

II.

A külképviselet biztonsági zónával rendelkezik / nem rendelkezik.

A minősített adatot tartalmazó iratok kezelése a külképviselet biztonsági zónájában / biztonsági zóna hiányában a biztonsági besorolásnak megfelelően történik.

A minősítési eljárás a külképviseleten szabályos / nem szabályos. A minősített iratot készítő munkatárs a minősítés kezdeményezőjeként elkészíti / nem készíti el a minősítési javaslatot. A minősítő a minősítési javaslat kézhezvételét követő 30 napon belül dönt / nem dönt az adat minősítéséről.

Számítástechnikai rendszerben minősített adatot szabályosan tárolnak / nem tárolnak. A minősített anyagok készítéséhez kivehető merevlemezzel rendelkező számítógépet használnak / nem rendelkeznek kivehető merevlemezes számítógéppel.

Papír alapú minősített iratot a külképviseleten készítenek / nem készítenek.

20….-ben ……. db, 20……-ben …….db papír alapú minősített iratot készített a külképviselet, melyek eredeti példányát a minősítési javaslat eredeti példányával a központnak felterjesztették. Ezen iratokat a külképviselet minősített iratok iktatókönyvébe szabályosan iktatták / részben szabályosan iktatták / nem iktatták.

A külképviseleten a véletlenszerűen kiválasztott minősített iratok az alábbiak voltak:………. (iktatószámok év megjelöléssel. Ezen minősített iratok a tartalmi és formai követelményeknek megfelelnek / részben felelnek meg / nem felelnek meg. A minősített iratok előadóívén a rovatokat hiánytalanul / hiányosan töltötték ki.

A minősített iratok iktatókönyve(i)t a külképviseleten szabályosan megnyitották, folyamatosan vezetik, évenként hitelesen lezárták, az új évre hitelesen megnyitották. A betelt minősített iratok iktatókönyve(ke)t szabályosan tárolják.

A minősített iratok átadás-átvétele szabályosan / részben szabályosan / szabálytalanul történik. Az átadókönyvet szabályosan megnyitották, folyamatosan vezetik, évenként hitelesen lezárták, az új évre hitelesen megnyitották. A betelt átadókönyveket szabályosan tárolják.

A minősített iratok külképviseleten tárolt papír alapú példányainak selejtezésre való előkészítése rendszeresen megtörténik. Legutóbb erre ………………-án került sor (……. sz. selejtezési jegyzőkönyv). A selejtezési jegyzőkönyv a tartalmi és formai követelményeknek megfelel / részben felel meg / nem felel meg.

A külképviseletről a központnak megküldött rejtjeltáviratok eredeti, kézzel írott példányainak, illetve a hozzájuk csatolt minősítési javaslat iktatása külön RT-iktatókönyvben szabályosan / részben szabályosan / szabálytalanul történik. A központból a külképviseletre érkezett rejtjeltáviratok külképviseleten kinyomtatott példányainak iktatása az RT-iktatókönyvben szabályosan / részben szabályosan / szabálytalanul történik.

A rejtjeltáviratok selejtezésére a biztonsági besorolásnak megfelelően azonnal / havonta / negyedévente kerül sor, utoljára ……………….-án végeztek selejtezést, melyről a jegyzőkönyvet a Dokumentációs Főosztálynak felterjesztették.

A titkos ügykezelőnél tárolt szigorú elszámolású nyomtatványok kezelése szabályos / nem szabályos.

III.

A külképviseleten 20……………………… óta üzemel a Védett Külügyi Hálózat. Ezen időponttól kezdve „Bizalmas” minősítési szintig a minősített anyagokat ezen tárolják.

A külképviseleten a VKH használatával kapcsolatos hatályos szabályzatok, utasítások, körlevelek stb. összegyűjtve rendelkezésre állnak / nem állnak rendelkezésre. Ezek megismerését a munkatársak aláíróíven igazolták / hiányos az aláíróív / nincs aláíróív.

A VKH-felhasználók rendelkeznek / részben rendelkeznek / nem rendelkeznek az NBF által kiállított, érvényes NATO, EU, valamint a KüM biztonsági vezetője által kiadott nemzeti minősített adatokra vonatkozó Személyi Biztonsági Tanúsítvánnyal.

A VKH-felhasználók rendelkeznek / nem mindegyik munkatárs rendelkezik / nem rendelkeznek NATO, EU, valamint nemzeti minősített irat kezeléséhez szükséges érvényes felhasználói engedéllyel.

A VKH-felhasználók rendelkeznek / nem mindegyik munkatárs rendelkezik / nem rendelkeznek Titoktartási nyilatkozattal.

A VKH-felhasználók jogosultságainak aktualizált / nem aktualizált nyilvántartási táblázatát a VKH-helyiségben jól látható helyen kifüggesztették / nem függesztették ki.

A nem a VKH-Mondoc-ból kinyomtatott anyagok útjának nyomon követése a VKH iratkezelési segédleteiben történik / nem történik. Az iratkezelési segédletek nyilvántartása a a külképviseleti iratkezelési segédletek nyilvántartókönyvében történik. Ezen segédletek a külképviseleten fellelhetőek / részben fellelhetőek / nem voltak fellelhetőek.

A VKH-rendszeren érkező minősített iratokat kinyomtatják / nem nyomtatják ki.

A véletlenszerűen kiválasztott, VKH-ból kinyomtatott minősített iratok az alábbiak voltak: ………. (iktatószámok év megjelöléssel) …… Ezen minősített iratok hiánytalanul / hiányosan fellelhetőek voltak.

A VKH iratkezelési segédleteket szabályosan / részben szabályosan / szabálytalanul vezetik.

A VKH-ról kinyomtatott minősített iratok átadás-átvétele szabályosan / részben szabályosan / szabálytalanul történik. Az átadókönyvet szabályosan megnyitották, folyamatosan vezetik, évenként hitelesen lezárták, az új évre hitelesen megnyitották. A betelt átadókönyveket szabályosan tárolják.

A VKH-ból kinyomtatott minősített iratok selejtezésére havonta / negyedévente kerül sor, utoljára ……………….-án végeztek selejtezést, melyről a jegyzőkönyvet a Dokumentációs Főosztálynak felterjesztették.

IV.

A külképviseleten a véletlenszerűen kiválasztott adminisztratív iratok az alábbiak voltak:………. (iktatószámok év megjelöléssel)…… Ezen iratok ellenőrzése során hiányosságot tapasztaltunk / nem tapasztaltunk.

Az adminisztratív iratok selejtezésére rendszeresen / nem rendszeresen kerül sor, utoljára ……………….-án végeztek selejtezést, melyről a jegyzőkönyvet a Dokumentációs Főosztálynak felterjesztették.

A külképviselet fax, illetve e-mail-forgalmát szabályosan / nem szabályosan nyilvántartásba vették.

A faxokat, illetve e-maileket rendszeresen / nem rendszeresen selejtezik, utoljára ……………….-án végeztek selejtezést.

x x x

A belső ellenőrök az ellenőrzés során hiányosságokat találtak / nem találtak. A hiányosságokra felhívták a figyelmet, pótlásukra ………………..-i határidőt állapítottak meg. A hiányosságok pótlásának megtörténtéről kérték a központ írásos tájékoztatását.

…………………………, 20…………………………

…………………………………… ………………………………………
belső ellenőr belső ellenőr

A fentieket tudomásul veszem, észrevételt kívánok / nem kívánok tenni:

…………………………………… ………………………………………
ellenőrzött misszióvezető

B./9/a TANÁCSADÓI FELADAT MUNKAPROGRAMMINTÁJA

Külügyminisztérium	Kapja:
Ellenőrzési Főosztály
KüM/ …../20.../Adm

TANÁCSADÓI FELADAT MUNKAPROGRAMJA
<Feladat megnevezése>

A belső ellenőrzés egyik feladata a költségvetési szerven belül a nemzetközi és a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok és a belső ellenőrzési kézikönyvben rögzítettek szerint tanácsadási tevékenységet ellátni. A tanácsadó tevékenység körébe tartoznak különösen a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 21. § (4) bekezdésében felsorolt feladatok.

Tanácsadói feladat célkitűzései:

Tanácsadói feladat hatóköre:

Tanácsadói feladat végrehajtásának módszere:

(pl. folyamatelemzés,árajánlatok, dokumentumok elemzése, interjúk, tesztelés, kontrollpontok azonosítása stb.)

Tanácsadói feladat végrehajtásához szükséges kapacitás és szakértelem, kompetencia:

… fő

………………………………… szakértelem, kompetencia

Tanácsadói feladat tervezett időigénye:

… munkanap

Tervezett ütemezés:

20. …hó …tól – …-ig

Jelentés/záró dokumentum elkészítésének határideje:

Megjegyzések:

20... …hó …nap

Készítette:

………………………………

Jóváhagyta:

………………………………

B./9/b TANÁCSADÓI FELADAT ELVÉGZÉSÉRŐL SZÓLÓ JELENTÉSMINTA

Külügyminisztérium	Kapja:
Ellenőrzési Főosztály
Iktatószám:

JELENTÉS
<Feladat megnevezése>
TANÁCSADÓI FELADAT VÉGREHAJTÁSÁRÓL

Tanácsadói feladat célkitűzései:

Tanácsadói feladat hatóköre:

Tanácsadói feladat végrehajtásának módszere:

(pl. folyamatelemzés, árajánlatok, dokumentumok elemzése, interjúk, tesztelés, kontrollpontok azonosítása stb.)

Tanácsadást végző belső ellenőrök:

Vezetői összefoglaló:

Tanácsadói feladat eredményeinek részletezése:

Tanácsadói munka során feltárt lényeges kockázatok, kontroll hiányosságok:

Ajánlások a felső vezetés számára:

Jelentés eredményeinek hasznosítását korlátozó tényezők:

20…. …hó …nap

Készítette:

………………………………

Jóváhagyta:

………………………………

Az utasítást a 8/2016. (IV. 25.) KKM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte 2016. április 30. napjával.

A 2. pont a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

Az ellenőrzési nyomvonal és a működési folyamatok nem ugyanazt jelentik, nem egymás szinonimái. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése feltételezi, hogy a működési folyamatok már pontosan és teljes mértékben feltárásra kerültek az adott költségvetési szervnél. Az ellenőrzési nyomvonal a költségvetési szerv végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges, illetve táblázatba foglalt és folyamatábrákkal szemléltetett leírása.

A jelentés kizárólag példálózó jellegű, a külképviselet konzuli tevékenységére vonatkozó, a mellékelt kérdőíven szereplő kérdésekkel és további elemekkel egészülhet ki.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek