2/2012. (I. 27.) NFM utasítás

1. § (1) Az utasítás célja, hogy a közvélemény a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) időszerű feladatairól, rendezvényeiről, a minisztérium által kezdeményezett kormányzati intézkedésekről, a nemzeti fejlesztési miniszter (a továbbiakban: miniszter) intézkedéseiről, a miniszter, államtitkárok és helyettes államtitkárok (a továbbiakban: a minisztérium vezetői) közszerepléseiről, valamint a minisztérium egyéb tevékenységéről – az egységes kormányzati kommunikáció szempontjára figyelemmel – hiteles és pontos tájékoztatást kapjon.

(2) A nyilvánosság tájékoztatása során a minisztérium tevékenységének egységes bemutatását, valamint a minisztérium céljai, feladatai és eredményei kellő időben és módon történő nyilvánosságra hozatalát kell szem előtt tartani.

(3) A Kommunikációs Főosztály (a továbbiakban: KFO) ellátja a minisztérium külső és belső kommunikációs tevékenységét teljes, hiteles és folyamatos tájékoztatást nyújtva a közvélemény, a média, az érdekképviseletek, a gazdasági élet szereplői, valamint a minisztérium munkatársai és a háttérintézmények kommunikációs munkatársai felé.

(4) A KFO kizárólagos kapcsolattartó a hazai és nemzetközi sajtó munkatársai felé, kommunikációs és sajtó-kapcsolattartási tevékenységet csak a KFO munkatársai látnak el a minisztériumon belül.

2. § (1) A sajtómegkereséseket a médiumokkal való kapcsolattartás keretében a KFO fogja össze, koordinálja és követi nyomon, közvetít a minisztérium vezetői felé. Egyes témákhoz kapcsolódóan előzetes írásbeli értesítést küld az érintettekkel előzetesen egyeztetett nyilatkozati rendről. A sajtó munkatársai számára a KFO a minisztérium kizárólagos képviselője és kapcsolattartója az összehangolt kommunikáció érdekében.

(2) A KFO-ra érkező sajtómegkeresés esetén a kommunikációs vezető a médium jelentősége és egyéb körülmények (pl. a téma aktualitása, műsoridő, nézettségi/hallgatottsági/olvasottsági adatok) mérlegelése után – stratégiai interjúk esetén az illetékes politikai főtanácsadó egyetértésével –, javaslatot küld az illetékes szakterületi vezetőnek, államtitkárnak a nyilatkozó személyére, a válaszadás módjára és idejére, amely alapján a vezető dönt a nyilatkozatról és a nyilatkozó személyéről. A KFO rendszeresen figyelemmel kíséri a tárcát érintő, sajtóban megjelenő témákat, a minisztérium vezetőinek publicitását, kommunikációs összefoglalókat, elemzéseket, állásfoglalásokat készít a minisztériumi vezetőknek, illetve a kormányszóvivőnek az egységes nyilatkozati tartalom érdekében.

(3) A sajtómegkeresések elsődleges fogadója a KFO, így a minisztérium bármely szervezeti egységeihez, munkatársaihoz a sajtótól beérkező információigényeket (interjúkéréseket, kérdéseket, nyilatkozatok iránti igényt) a szervezeti egységnek írásban haladéktalanul a KFO-hoz kell irányítania a javasolt nyilatkozó megjelölésével. A további sajtó-kapcsolattartást, koordinációt a KFO látja el.

(4) A nyilatkozattételt a KFO egyezteti az adott médiummal és a nyilatkozóval, és végigkíséri a folyamatot. Az interjúknál, háttérbeszélgetéseknél a KFO munkatársa jelen van, a nyilatkozatok pedig minden esetben rögzítésre kerülnek a kommunikációs archívum számára, amely tartalmaz minden megkeresést, nyilatkozatot és interjút. A KFO minden médiamegkeresést és minisztériumi reagálást, interjút regisztrál, minden megjelent cikket, rögzített interjút, elektronikus nyilatkozatot – lehetőleg hangfelvétellel is – archivál.

(5) Az írásbeli nyilatkozatokat, cikkeket minden esetben a KFO koordinálja a nyilatkozó és a sajtó között, a jóváhagyási folyamatban részt vesz, esetleges kiegészítéseket javasol az illetékes politikai főtanácsadó egyetértésével. A nyilatkozó, a kommunikációs vezető által jóváhagyott és az illetékes politikai főtanácsadó egyetértésével elkészült cikket, interjút a KFO eljuttatja az adott médiumnak, ellenőrzi és nyomon követi annak megjelenését.

(6) Az írásbeli választ igénylő médiamegkeresések esetén a KFO kijelölt szakterületi munkatársa írásban megkeresi a szakterületért felelős államtitkárt, helyettes államtitkárt, titkárságvezetőt, illetve kijelölt szakterületi kapcsolattartót a kérdésekhez szükséges háttér-információ, válasz bekérése érdekében, amelyre a szakterületi kapcsolattartó a kijelölt határidőn belül megküldi írásban a válaszokat.

(7) Amennyiben a KFO munkatársának rendelkezésre áll információ a válaszadáshoz, összeállítja a válaszjavaslatot és az kerül írásban jóváhagyásra, kiegészítésre a szakterület kapcsolattartójával. A végső válaszjavaslat minden esetben írásban jóváhagyásra kerül a kommunikációs vezetővel, a szakterületet felügyelő államtitkárral. Az írásbeli válaszok esetén szükséges az illetékes politikai főtanácsadó egyetértése.

(8) Stratégiai jellegű válaszadásnál minden esetben szükséges a kabinetfőnöki véleményezés és az illetékes politikai főtanácsadó egyetértése.

3. § (1) Sajtó részére tájékoztatást elsődlegesen a miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkárok és a Kommunikációs Főosztály adhat. A minisztérium nevében a miniszter és az államtitkárok, egyidejű akadályoztatásuk esetén a feladatkörrel rendelkező helyettes államtitkár nyilatkozik. A nyilatkozattételi jogosultság, indokolt esetben a kijelölt munkatársra főosztályvezető szintig delegálható, a KFO-nak tájékoztatásul jelezve azt. A minisztérium vezetői – akadályoztatásuk esetére – a nyilatkozattételt érintő helyettesítésükről gondoskodnak, és erről a KFO-t írásban tájékoztatják. A szóbeli nyilatkozatokhoz a KFO összeállítja a nyilatkozó részére a szükséges háttér-információs dokumentumokat, és igény esetén felkészítőt készít a nyilatkozó személy részére.

(2) Szóbeli nyilatkozattételre (nyilatkozat, sajtótájékoztató) a KFO-n belül a kommunikációs vezető és a sajtófőnök jogosult.

(3) Írásbeli nyilatkozattételre a KFO-n belül a kommunikációs vezető, a sajtófőnök, szakkérdések esetén a szakterületi médiareferensek jogosultak a minisztérium KFO nevében.

(4) Kormányszóvivői nyilatkozat esetén a KFO biztosítja a minisztériumi vezetők által jóváhagyott kommunikációs háttéranyagokat a Kormányszóvivői Iroda részére. A kormányszóvivő munkájához a KFO rendszeresen küld háttér-összefoglalókat a minisztériumot érintő témákban.

4. § (1) A minisztérium nevében kizárólag a KFO ad ki a sajtó részére kommunikációs anyagokat, meghívókat és sajtóközleményeket.

(2) A szakterületi kapcsolattartók folyamatosan írásban informálják a KFO munkatársait az adott szakterületet, vezetőt érintő kommunikációs vonzatú eseményekről (előadás, konferencia, ünnepség, kiállítás, workshop stb.), lehetőség szerint az eseményt legalább két héttel megelőzően. A szükséges információk rendelkezésre állása biztosítja a megfelelő szintű és színvonalú kommunikációs aktivitást.

(3) Az anyagok összeállításánál a szükséges háttér-információkat az adott témáért felelős minisztériumi vezető, szakterület biztosítja, amely alapján a KFO összeállítja a tervezett szöveget. A szakterület felelőse, és a kommunikációs vezető minden kommunikációs anyagot jóváhagy. A stratégiai jellegű sajtóközlemények esetén szükséges az illetékes politikai főtanácsadó egyetértése, és a kabinetfőnök, illetve a miniszter jóváhagyása is. A sajtóközleményt a KFO adja ki a minisztérium nevében, gondozza azt, és elhelyezi a kormányzati honlapon. A kiadott közleményeket a KFO közvetlenül az érintett minisztériumi vezetőknek küldi meg a kiadást követően tájékoztatásul.

(4) A nemzetközi vonatkozású közleményeket a KFO angol nyelvre fordítja vagy fordíttatja, megküldi a nemzetközi sajtólistára, és elhelyezi az angol nyelvű kormányzati honlapon.

5. § (1) A KFO felügyeli és koordinálja a minisztérium vezetőinek a nyilvános eseményeken való részvételéhez kapcsolódó kommunikációs vonzatú tevékenységét.

(2) A minisztériumon belül kijelölt szakterületi kapcsolattartókon keresztül a KFO írásban és szóban tájékoztatást kap minden szakterülettől a minisztérium adott vezetője részére érkező nyilvános, kommunikációs vonzatú eseményre történő külső meghívásról, lehetőség szerint az adott eseményt legalább két héttel megelőzően. A kommunikációs koordináció érdekében szükséges megjelölni a belső tájékoztatás során az esemény (rendezvény) időpontját, helyszínét, célcsoportját, a várható résztvevők számát, a résztvevő személyét, a szereplés módját és célját, valamint az esetleges előadás témáját, időtartamát és nyelvét.

(3) A külső szervezetek által szervezett rendezvényeken való aktív részvételre vonatkozó megkeresést (előadói, vitapartneri, moderátori, védnöki stb.) a szervezeti egység vezetője a KFO vezetőjének továbbítja, aki szükség esetén véleményezi az adott rendezvényen való részvételt az alábbi információk mérlegelése alapján:

(4) A szervezeti egység vezetője kizárólag olyan rendezvénymeghívást továbbít a KFO részére, amelyet szakmai alapon támogat. Az adott szakterületi egység vezetőjének részvétele a szakterület államtitkárának jóváhagyásához kötött. Névre szóló, illetve szervezeti egységhez érkező megkeresés esetén az adott szervezeti egység vezetője jogosult a résztvevő kijelölésére.

(5) Általános, minisztériumi szintű megkeresés esetén a KFO a rendezvényen való részvételről meghozott döntést követően javaslatot tesz az illetékes szervezeti egységre. A KFO szervezetéhez érkező meghívásnál a téma jellege, a rendezvény jelentőségének mérlegelése után a kommunikációs vezető javaslatot tesz a résztvevő nyilatkozó személyére a minisztériumi vezetőnek, amely alapján a vezető kijelöli a résztvevőt. Stratégiai részvétel esetén az illetékes politikai főtanácsadó egyetértése és kabinetfőnöki jóváhagyás szükséges.

(6) A KFO munkatársai a meghívást követően kapcsolatba lépnek a szervezőkkel, és koordinálják a részvételt. Biztosítják a felkészülést és a szükséges háttéranyagok, prezentációk elkészítését a szakterületi kapcsolattartó által megküldött információk alapján, vezetői igénytől függően kommunikációs felkészítő dokumentum és beszéd összeállításával.

(7) A rendezvényen részt vevő előadást tartó munkatárs külön egyeztetés nélkül kizárólag az előadás tárgyában jogosult nyilatkozattételre. A rendezvényen részt vevő munkatárs szakmai vezetője meghatározza, hogy a munkafázisban lévő ügyekről milyen mélységben lehet a helyszínen tájékoztatást nyújtani. A rendezvényen elhangzott nyilatkozatokról és azok tartalmáról a rendezvényt követően írásban haladéktalanul tájékoztatni kell a KFO-t.

(8) A minisztériumi vezetők nyilvános szerepléseiről lehetőség szerint hang-, vagy videófelvétel készül, amelyet a KFO archivál. A minisztériumi vezetők rendezvényeivel kapcsolatos fotózást, szükség esetén a videófelvétel elkészítését a KFO koordinálja.

(9) For-profit cégek rendezvényein, illetve részvételi díjas rendezvényeken aktív részvételről a minisztérium vezetői és a KFO minden esetben körültekintően döntenek, a minisztérium munkatársai csak megalapozott szakmai indok alapján vehetnek részt ilyen jellegű rendezvényeken.

(10) A minisztérium saját szervezésű sajtótájékoztatóinak teljes körű lebonyolításáért, és a kommunikációs vonzatú rendezvényeihez kapcsolódó kommunikációs feladatok ellátásáért a KFO felel. A minisztérium által szervezett vagy a minisztérium részvételével zajló hazai és nemzetközi események (tárgyalás, egyeztetés, konzultáció, nemzetközi találkozó stb.) kommunikációjáról – az esemény céljának, tartalmának, jelentőségének ismeretében, előzetes konzultációt követően – a KFO gondoskodik. Minden, a minisztérium szakterületei által szervezett nyilvános esemény, szakmai egyeztetés előzetesen egyeztetésre kerül a kommunikációs vezetővel, a KFO munkatársaival és az illetékes politikai főtanácsadóval.

(11) A minisztérium által szervezett vagy a minisztérium részvételével zajló hazai és nemzetközi események (tárgyalás, egyeztetés, konzultáció, nemzetközi találkozó stb.) kommunikációjáról – az esemény céljának, tartalmának, jelentőségének ismeretében, a miniszterrel vagy a kabinetfőnökkel, és az illetékes politikai főtanácsadóval előzetesen konzultálva dönt a KFO.

(12) A minisztérium tevékenységi körébe tartozó nagy projektek marketingkommunikációjához kapcsolódóan az érintett szakterülettel egyeztetve a KFO az alábbi feladatokat látja el:

6. § A KFO biztosítja a minisztérium tevékenységével kapcsolatos belső kommunikációs információáramlást, vezetői elemzéseket. Ennek keretében a következő alaptájékoztatást nyújtja a minisztériumi vezetők, illetve kapcsolattartók felé:

7. § A minisztérium, háttérintézményei, kiemelt állami vállalatok tevékenyégével, illetve vezetőivel kapcsolatos sajtómegjelenések figyelését a KFO koordinálja és biztosítja a minisztérium munkatársai részére meghatározott és folyamatosan frissített keresőszólista alapján. Az általános (ún. komplex) sajtófigyelést minden munkatárs rendelkezésére bocsátja a minisztérium belső információs weboldalán, az intraneten napi rendszerességgel. A minisztériumi vezetők és kapcsolattartói és a Miniszteri Kabinet számára napi szinten biztosítja a közvetlen, e-mailen megküldött figyeléseket. A KFO külső sajtófigyelő szolgáltatók segítségével állítja össze a figyeléseket, és a következő sajtófigyeléseket koordinálja:

8. § (1) A KFO szakterületenként kijelölt médiareferensei folyamatosan rendszereznek minden rendelkezésre álló, a kormányzati, a minisztérium és az adott szakterület tevékenységével összefüggő információt, amely előkészíti és elősegíti a naprakész és pontos kommunikációs aktivitást. A digitális tudástár segítségével a KFO előkészíti a szakterületi jogszabályalkotással és tevékenységgel kapcsolatos kommunikációs anyagokat, a miniszter és a minisztériumi vezetők beszédeit, nyilatkozatait. A tudásbázis tevékenység részeként a KFO egyes témákra vezetői elemzéseket készít a minisztérium vezetői és a Miniszteri Kabinet számára. A KFO munkáját a szakterületenként kinevezett kapcsolattartók segítik.

(2) A szakterületi kapcsolattartók feladata a nyilatkozattétel tárgya szerint támogatást nyújtani, a szükséges információkat a KFO igénye esetén haladéktalanul írásban megadni. Felelősséggel tartoznak azért, hogy a szakterületről érkező válasz előzetes jóváhagyatásra kerüljön az adott minisztériumi vezetővel. A stratégiai nyilatkozatoknál szükséges az illetékes politikai főtanácsadó egyetértése is. A Kormány és a minisztérium honlapjának (internet és intranet) rendszeres tartalmi frissítése érdekében áttekintik a szakterületükhöz tartozó honlap részeket, javaslatot tesznek a honlapon található anyagok frissítésére, archiválására, gondoskodnak a friss anyagok összegyűjtéséről és a KFO részére történő továbbításáról, javaslatot tesznek a szakterületük honlapon történő megjelenésével kapcsolatban.

(3) A szervezeti egységek közötti szoros kapcsolattartás, a naprakész információáramlás, a kommunikációs igények, lehetőségek és szükségletek feltárása érdekében a KFO szakterületi médiareferensei – vezetői jóváhagyás esetén – részt vesznek a szakpolitikai államtitkárságok, helyettes államtitkárságok rendszeres vezetői értekezletein.

9. § (1) A KFO a minisztérium jogalkotási tevékenységének részeként minden előterjesztést véleményez és az előterjesztések 9. pontjaként feltüntetett, ún. kommunikációs záradékot kitölti, abban meghatározva a javasolt kommunikáció módját, eszközét és a fő kommunikációs üzeneteket, valamint az előterjesztés kommunikációjára kijelölt nyilatkozó személyt. A záradékot a szakmailag illetékes szakterületi egységgel egyeztetve a KFO készíti el, és a kommunikációs vezető hagyja jóvá.

(2)² A jogalkotással összefüggő kommunikáció megszervezéséhez szükséges valamennyi dokumentumot (vezetői szintű döntést igénylő előterjesztések és az azokhoz kapcsolódó döntések, a közigazgatási államtitkári értekezlet, a Kormány, illetve az Országgyűlés elé kerülő előterjesztések, valamint az ott született döntések, emlékeztetők) a szakterületi kapcsolattartók és az Igazgatási és Biztonsági Főosztály már a szakmai, gazdasági, társadalmi szervezetekkel történő egyeztetés fázisában és azt követően is az adott dokumentumokban létrejövő változásokra figyelemmel kötelesek megküldeni a KFO részére. A szakmailag illetékes szervezeti egységek a KFO részére továbbítandó információkat rendszerezetten, elektronikus formában adják át a kijelölt kapcsolattartókon keresztül.

(3) A szakterületi kapcsolattartó értesíti a KFO szakterületi médiareferensét a jogalkotással összefüggő társadalmi egyeztetések ütemezéséről és az egyes előterjesztések közigazgatási egyeztetésének állásáról az adott előterjesztés kommunikációjának megfelelő előkészítése érdekében.

(4) A KFO – külön utasításban szabályozott módon – részt vesz a minisztérium parlamenti tevékenységével összefüggő anyagainak előkészítésében, amelyeket a KFO tartalmilag, kommunikációs szempontból és szakmailag is véleményez, és az illetékes politikai főtanácsadó egyetértésével véglegesíti az interpellációk, expozék, szóbeli és írásbeli kérdések szövegét.

10. § A minisztérium felügyelete, irányítása alá tartozó háttérintézmények és a tulajdonosi jog gyakorlásába tartozó gazdasági társaságok kommunikációs egységeivel a KFO kijelölt kapcsolattartók által tartja fenn a közvetlen kommunikációs vonzatú információáramlást. Biztosítja a kormányzat, a minisztérium vezetői és szakterületei tevékenységét érintő szakmai kommunikáció egyeztetését, a közvetlen visszacsatolást.

11. § (1) A minisztérium honlapja a központi kormányzati honlap-rendszer keretein belül működik. A KFO feladatai közé tartozik a tartalom frissítése, archiválása, a honlapra felkerülő információk gyűjtése, rendszerezése, megjelenítése, a sajtóanyagok, képek, videók, angol nyelvű tartalom feltöltése.

(2) A KFO feladata a honlapon található rendezvénynaptár folyamatos töltése a minisztérium nyilvános rendezvényeivel kapcsolatban. A kormany.hu oldalhoz kapcsolódva a kiemelten fontos témák megjelenítése érdekében, az adott szakterület kezdeményezése esetén a KFO mikro-weboldalt hozhat létre. A mikro-weboldal tartalmi frissítése a szakterület feladata.

(3) A közérdekű adatok, a közérdeklődésre számot tartó egyéb nyilvános adatok honlapon történő rendszeres frissítése a KFO feladata a minisztérium belső munkatársai felé kijelölt kapcsolattartó útján.

(4) Elektronikus külső kommunikációra csak olyan információ esetében van lehetőség, amelyet az információ (adott dokumentum) létrehozataláért (előkészítéséért) felelős szervezeti egység vezetője, illetve a KFO vezetője jóváhagytak, és amely elektronikusan rendelkezésre áll.

(5) Az olyan információkat, amelyeknek közzétételét jogszabály írja elő, a vonatkozó külön utasításban foglaltaknak megfelelő formában és módon kell a honlapon nyilvánosságra hozni

12. § (1) A minisztériumon belüli nyilvánosság eszköze a minisztérium intranet portálja. Az oldal és a kapcsolódó belső hírlevél felügyelete és a tartalomfrissítés koordinálása a KFO feladata, az oldal tartalmi töltése az adott menüpont tartalmat felügyelő főosztály feladata.

(2) Az intraneten publikálni kívánt információkat a szakterületek írásban jelzik a KFO részére, megfelelő formátumban elektronikusan elküldve (excel, pdf, word), vagy adathordozón átadva. A KFO a tartalmakat rendszerezi, és a beérkezéstől számított három munkanapon belül a webmester segítségével felölti az intranet felületre, majd visszajelzést küld a feltöltést kezdeményezőnek. Az egyes menüpontokat felügyelő főosztályok kijelölt Intranet kapcsolattartó útján, strukturáltan juttatják el a feltölteni kívánt, előzetesen az egység vezetője által jóváhagyott anyagokat a KFO kapcsolattartójához.

(3) Kiemelt jelentőségű és sürgősségű hírek esetén lehetőség van az azonnali publikálás kérésére is. Ez esetben a beérkezést követően az adatok a leghamarabb, legfeljebb négy munkaórán belül feltöltésre kerülnek.

(4) A KFO kizárólag a KFO részére eljuttatott adatok megfelelő formában és időben történő feltöltéséért felelős, az anyagok tartalmáért nem. A tartalomért az átadó egység felel teljes körűen. Amennyiben a publikálni kívánt anyag szerzője a KFO, akkor mind a feltöltésért, mind a tartalomért a KFO felel.

(5) A minisztérium belső hírlevele az egyes szakterületek és a minisztérium vezetése által megjelölt, a minisztérium belső rendezvényeivel kapcsolatos híreket, információkat, képeket jeleníti meg. A hírek összegyűjtését, strukturálását, valamint a havi rendszerességgel megjelenő hírlevelek összeállítását és terjesztését a KFO végzi, egyeztetve azt a Humánpolitikai Főosztállyal.

13. § (1) A kormányzati honlap-rendszer keretében létrehozható önálló tematikus ún. mikro-weboldal (microsite), amelyeket a KFO koordinál. A létrehozási igényt az illetékes szakterületírásban jelzi a KFO számára az ún. Microsite igénylési dokumentum kitöltésével. A KFO a beérkező igénylést követően elindítja az igényelt aldomain és domain nevek regisztrációját, és megküldi a szükséges segédanyagokat a kijelölt kapcsolattartó részére.

(2) A szakterület a mikro-weboldal tartalmát képező, minisztériumi vezető által jóváhagyott anyagokat átadja a KFO részére. A kép- és videó anyagok kapcsán elvárás a jogtiszta tulajdon és a forrás megnevezése.

(3) A mikro-weboldalhoz a szükséges arculati elemeket (egyszerűbb arculatnál fejléckép és egyéb esetben egyedi háttér, menügombokkal úgynevezett „skin”) a szakterület részletes iránymutatása alapján a KFO grafikussal elkészítteti. A végleges arculati megjelenést a szakterület hagyja jóvá.

(4) A tartalomfeltöltést követően az élesítést megelőzően szükséges minisztériumi vezetői jóváhagyás, illetve a KFO részéről arculati, formai jóváhagyás. A szakterület által kijelölt szerkesztők jogosultságot kapnak a mikro-weboldal szerkesztéséhez. A mikro-weboldalt igénylő szakterület felelős a teljes tartalomért, mely kiterjed az élesítés előtti nyelvi és tartalmi ellenőrzésre is a magyar és az idegennyelvi verziók esetében egyaránt. A tartalomfeltöltést kizárólag az igénylőlapon megadott szakterület által kijelölt személyek végezhetik, az oktatást követően.

14. § A jelen utasításban foglaltak végrehajtása során figyelemmel kell lenni a minisztérium szervezeti és működési rendjét meghatározó, valamint az állam- és szolgálati titokra vonatkozó jog- és belső szabályokban foglaltakra, továbbá a jelen utasítás szerinti tájékoztatás nem járhat személyhez fűződő jogok sérelmével.

15. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)³