20/2012. (X. 1.) VM utasítás

1. § Jelen utasításban foglaltakat a vidékfejlesztési miniszter irányítása alá tartozó központi költségvetési szervek, továbbá a vagyonkezelésébe, vagy tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok, illetve az azok többségi részesedésével működő gazdasági társaságok (a továbbiakban együtt: beszerző intézmény) által megvalósítani tervezett, a 4. mellékletben részletezett informatikai tárgyú beruházások, beszerzések és szolgáltatás-megrendelések, valamint az informatikai tárgyú szerződések megkötésének és meghosszabbításának (a továbbiakban: beszerzések) előkészítése során kell alkalmazni.

2. § A beszerző intézmény – a beszerzés megvalósítása előtt – ezen utasításban foglaltak szerint köteles a Vidékfejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: VM) Informatikai és Projektkoordinációs Főosztályának (a továbbiakban: IPF) előzetes egyetértését kezdeményezni.

3. § (1) A 2. § szerinti kezdeményezést az 1. melléklet szerinti táblázat kitöltésével az IPF vezetője részére kell benyújtani, a beszerző intézmény képviseletére jogosult vezető aláírásával hitelesítve, postai levélben, faxon, vagy elektronikus formában az itbeszerzes@vm.gov.hu címre. A kezdeményezéshez csatolni kell a tervezett beszerzés részletes bemutatását, műszaki leírását, szerződéses előzményét, illetve szerződéstervezetét.

(2) Ha a tervezett beszerzés egyben a vidékfejlesztési miniszter irányítása alá tartozó központi költségvetési szervek, továbbá a vagyonkezelésébe vagy a tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok által lefolytatott közbeszerzési eljárások előkészítésének egyes kérdéseiről szóló 10/2012. (V. 31.) VM utasítás [a továbbiakban: 10/2012. (V. 31.) VM utasítás] hatálya alá is tartozik, akkor az (1) bekezdéstől eltérően a 10/2012. (V. 31.) VM utasítás 1. számú melléklete szerinti adatlapot kell megküldeni az IPF vezetője részére, a beszerző intézmény képviseletre jogosult vezetője, a VM-mel szerződéses viszonyban lévő külső közbeszerzési szakértő, és a szakmai felügyelet gyakorlását végző minisztériumi főosztály vezetője aláírásával ellátva, postai levélben, faxon vagy elektronikus úton az itbeszerzes@vm.gov.hu címre. A kezdeményezéshez csatolni kell a tervezett beszerzés részletes bemutatását, műszaki leírását, szerződéses előzményét, illetve szerződéstervezetét.

4. § A beszerző intézmény értékhatártól függetlenül köteles a 3. § szerint az IPF előzetes egyetértését kezdeményezni minden olyan informatikai tárgyú beszerzés esetén, amely a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 3. § (4) bekezdés 7. pontjában definiált, és az 5. mellékletben részletezett beruházás (a továbbiakban: beruházás) hatálya alá tartozik, ideértve az immateriális javakat, a tárgyi eszközöket, a vagyoni értékű jogokat is.

5. § A beszerző intézmény a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 3. § (4) bekezdés 8. és 9. pontja szerinti, az 5. mellékletben részletezett felújítás és karbantartás definíciójának megfelelő, a műkőképesség fenntartásához szükséges informatikai tárgyú beszerzések, dologi kiadások (a továbbiakban: dologi kiadások) tervezett éves felhasználásáról negyedéves bontásban köteles jelen utasítás hatályba lépését követő hónap 15. napjáig, majd minden év január hónap 15. napjáig a 2. mellékletben foglalt táblázat szerinti beszerzési tervet (a továbbiakban: beszerzési terv) készíteni, és egyetértésre megküldeni az IPF részére, a 3. §-ban foglalt módon.

6. § A beszerző intézmény, minden bruttó 1 000 000 forint értékhatárt meg nem haladó dologi kiadásról negyedévente tételes jelentést készít a 3. mellékletben foglalt táblázat szerint, melyet a negyedévet követő hónap 15. napjáig küld meg az IPF részére. Amennyiben az éves beszerzési terv és a tényleges felhasználás között az eltérés meghaladja a 10%-os költségnövekedést, úgy az éves tervet módosítani kell az IPF ismételt egyetértése mellett. Az egyetértés kéréséhez a 2. mellékletben foglalt táblázat felhasználásával és a változások feltüntetésével beszerzési terv módosítást kell készíteni, és egyetértésre megküldeni az IPF részére, a 3. §-ban foglalt módon.

7. § A beszerző intézmény, minden bruttó 1 000 000 forint értékhatárt meghaladó összértékű informatikai tárgyú beszerzés, dologi kiadás esetén a 3. § szerint az IPF előzetes egyetértését kezdeményezni.

8. § Az IPF a kezdeményezést megvizsgálja, szükség esetén további adatokat kér a beszerző intézménytől és ezek alapján, a kézhezvételtől számított 10 munkanapon belül meghozza a kezdeményezéssel kapcsolatos döntést, melyről postai levélben és elektronikus formában tájékoztatja a beszerző intézményt.

9. § A beszerző intézmény a beszerzést csak az IPF előzetes támogató állásfoglalásával kezdheti meg. Az IPF támogató állásfoglalása hiányában a beszerzés nem indítható meg, kötelezettség nem vállalható, a szerződés nem köthető meg, illetve nem hosszabbítható meg.

10. § Az államtitkot vagy szolgálati titkot, illetőleg alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdeket érintő vagy különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések esetében a titkokvédelmi szabályok érvényesülését biztosítani kell.

11. § Az IPF állásfoglalása a beszerző intézmény beszerzésért való felelősségét nem érinti. A beszerző intézmény az IPF támogató állásfoglalása esetén is dönthet a beszerzés, illetve a szerződéskötés elhalasztásáról vagy elmaradásáról.

12. § A beszerző intézmény köteles a 4. § vagy a 7. § hatálya alá tartozó, és az IPF előzetes egyetértésével indított beszerzés megvalósítását az IPF részére jelenteni, a szerződéskötést, illetve a szállítást követően. A teljesülési jelentést az IPF által kiadott előzetes egyetértés ügyiratszámának hivatkozásával kell megküldeni postai levélben, faxon, vagy elektronikus formában az itbeszerzes@vm.gov.hu címre.

13. § A nemzeti fejlesztési miniszter egyetértési jogot gyakorol az infokommunikációs tartalmú szerződések megkötéséhez, kötelezettségek vállalásához. Ennek megfelelően a bruttó 10 000 000 forint értékhatárt meghaladó szerződések megkötése előtt az érintett informatikai tárgyú megállapodásokat, szerződéseket előzetesen az NFM Infokommunikációért Felelős Államtitkársága (a továbbiakban: NFM) részére egyeztetés céljából megküldeni szükséges. Az értékhatárt meghaladó informatikai tárgyú beszerzések jóváhagyása csak az NFM és az IPF együttes jóváhagyásával lehetséges. Az NFM jóváhagyását minden esetben az IPF szerzi be.

14. § Jelen utasítás nem érinti a beszerző intézménynek a vidékfejlesztési miniszter irányítása alá tartozó központi költségvetési szervek, továbbá a vagyonkezelésébe vagy a tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok által lefolytatott közbeszerzési eljárások előkészítésének egyes kérdéseiről szóló 10/2012. (V. 31.) VM utasításban előírt kötelezettségeit.

15. § Jelen utasítás nem érinti a beszerző intézménynek a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 46/2011. (III. 25.) Korm. rendeletben előírt kötelezettségeit.

16. § Jelen utasítás nem érinti a beszerző intézménynek a 2012. és 2013. évi költségvetési hiánycél biztosításához szükséges további intézkedésekről szóló 1036/2012. (II. 21.) Korm. határozat 6. és 7. pontjában előírt kötelezettségeit.

17. § Jelen utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.