25/2012. (XII. 29.) VM utasítás
a minisztérium fejezeti kezelésű előirányzataiból nyújtott támogatások felhasználása ellenőrzésének, és a beszámolók összeállításának szabályairól1
2012.12.30.
Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvényben (továbbiakban: Áht.), az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben (továbbiakban: Ávr.) foglalt szabályozás alapján a Vidékfejlesztési Minisztérium fejezeti kezelésű előirányzataiból államháztartáson belüli, vagy azon kívüli szervezetek számára nyújtott támogatásokkal kapcsolatos pályázati felhívások összeállítására, támogatási szerződések megkötésére és a támogatások felhasználásáról szóló szakmai és pénzügyi beszámolók ellenőrzésére vonatkozóan az alábbi utasítást adom ki:
1. § Az utasítás alkalmazásában:
1. Támogató: a projekt megvalósításához anyagi forrást biztosító fél (a Vidékfejlesztési Minisztérium), (a Vidékfejlesztési Minisztérium a továbbiakban: Támogató).
2. Kedvezményezett: a projekt megvalósításához anyagi forrást kapó fél.
3. Lebonyolító szervezet: a Támogató megbízása alapján a pályázati felhívásra beérkezett pályázatokat kezeli, általában a pályázatok befogadásától azok lezárásáig (a döntés meghozatala és a szerződéskötés kivételével), a támogatások utalását is ide értve.
4. Támogatás: a fejezeti kezelésű előirányzatokból a Támogató által megvalósításra érdemesnek ítélt pályázati programokhoz, vagy egyedi miniszteri döntés alapján egy bizonyos program, vagy feladat megvalósításához nyújtott pénzbeli támogatás, illetve támogatási megállapodás, vagy megbízási szerződés alapján a Támogató alapfeladatainak ellátásához igénybe vett külső szervezet részére nyújtott forrás.
5. Projekt: tartalmilag és formailag részletesen kidolgozott, megfelelő pénzügyi háttérrel és végrehajtási ütemezéssel rendelkező fejlesztési elképzelés, feladat, illetve elérni kívánt cél.
6. Beszámoló: a Kedvezményezett által a Projekt megvalósításáról és a kapott Támogatás felhasználásáról készített szakmai beszámoló és pénzügyi elszámolás együtt.
7. Szakmai ellenőrzés: a szerződést, megállapodást aláíró, azaz kötelezettséget vállaló szakfőosztály (a továbbiakban: Szakfőosztály) által végzett ellenőrzés, mely elsősorban a támogatott feladat, megrendelt szolgáltatás szakmai szempontú végrehajtásának ellenőrzésére vonatkozik, az elszámolásra benyújtott számlák tartalmának a megvalósításhoz kapcsolódó ellenőrzése mellett.
8. Pénzügyi ellenőrzés: a Támogató Költségvetési és Gazdálkodási Főosztálya (továbbiakban: KGF) végzi az elszámolásra benyújtott számlák, bizonylatok számviteli, és az Áfa-törvényben szereplő előírások, valamint egyéb vonatkozó jogszabályi előírások alapján; a számlák tartalmának megfeleltetése a pénzügyi szabályoknak.
9. Jogosulatlanul igénybe vett támogatás: a jogszabálysértően, nem rendeltetésszerűen vagy szerződésellenes módon felhasznált költségvetési támogatás.
10. Költségvetés: mindazon pénzügyi tétel felsorolása, kalkulációval történő alátámasztása, melyek a támogatandó Projekt végrehajtásához nélkülözhetetlenek, és amelyekre vonatkozóan egyenként megjelöli a Kedvezményezett támogatási igényét, a megvalósításhoz biztosított önerőt, a feladat végrehajtásához szükséges bruttó költséget (Támogatás+önerő), valamint a Támogatásból finanszírozandó költségek visszaigényelhető áfa-tartalmát. Önerő csak a pályázati felhívás előírása alapján szerepel a költségvetésben.
11. Módosított költségvetés: amennyiben a támogatási igény, pályázat az eredetileg benyújtott költségvetéshez képest kisebb összeggel kerül támogatásra, a pályázati felhívás, vagy szerződéskötési feltételek értelmében módosított tartalommal összeállított költségvetés, mely az eredetihez képest nem tartalmaz új költségelemeket.
12. Támogatás elkülönített kezelése: a könyvelésben a Támogatás felhasználását az egyéb pénzeszközöktől elkülönítve kell könyvelni és kezelni.
13. Lezárás, elfogadó nyilatkozat: pályázat és egyéb támogatás esetén a beszámoló elfogadását követően a kötelezettségvállaló írásban nyilatkozik a beszámoló, illetve a szakmai teljesítés elfogadásáról.
2. § (1) Jelen utasítás nem vonatkozik azon fejezeti kezelésű előirányzatokra, melyek esetében a forrásátadás kizárólag lebonyolító szervezeten keresztül történik.
(2) Jelen utasítás hatálya kiterjed minden további eredeti tárgyévi, valamint maradványból működő előirányzatra, melyből államháztartáson belüli és kívüli szervezetek (szerződés, megbízás, megállapodás alapján) pénzügyi forráshoz juthatnak.
Szerződéskötés, költségvetés és beszámolási útmutató
3. § (1) A melléklet útmutatójában szereplő előírásokat figyelembe kell venni a Projekt meghatározásakor és a pályázati felhívás, illetve a szerződés összeállításakor.
(2) A felek által aláírt támogatási szerződés elválaszthatatlan részét képezi a Támogató honlapján elektronikusan elérhető „beszámoló” nyomtatvány és annak függeléke.
(3) A „beszámoló” nyomtatvány és a függelék elektronikus úton való folyamatos elérését a Támogató honlapján kell biztosítani.
(4) A Kedvezményezett feladata a szerződés ezen mellékletének letöltése és kitöltött formában, határidőre való megküldése.
4. § (1) A megítélt Támogatás felhasználása kapcsán keletkező és elszámolható költségek körét a szerződésben, vagy annak elválaszthatatlan mellékletét képező Költségvetésben kell rögzíteni.
(2) A Költségvetésnek kellő részletességgel kell tartalmaznia a szerződésben rögzített feladat végrehajtása kapcsán felmerülő és a Támogató által elfogadott költségelemeket. Szükség esetén egy-egy költségvetési tétel esetében kalkulációt is szerepeltetni kell (pl. fő*nap*Ft ).
Beszámoló, hiánypótlás és elfogadás
5. § (1) A támogatási szerződésben rögzített feladat végrehajtásáról, a nyújtott Támogatás felhasználásáról és elszámolásáról szóló Beszámolót a szerződésben rögzített teljesítési határidőt követő 30 napon belül kell a Szakfőosztályhoz benyújtani.
(2) A Beszámoló benyújtási határidejének eredménytelen eltelte esetén a Szakfőosztály felszólítja a Támogatottat a Beszámoló benyújtására 15 munkanapos határidővel.
6. § A Beszámoló alapján, annak beérkezését követő 30 napon belül a Szakfőosztály ellenőrzi a feladat szakmai teljesítését és az elszámolásban szereplő számlák tartalmát a feladathoz való illeszkedés tekintetében.
7. § (1) A Beszámoló teljes pénzügyi szempontú ellenőrzését a KGF végzi.
(2) A pénzügyi ellenőrzéshez a Szakfőosztály a KGF részére megküldi a Beszámoló teljes anyagával együtt a támogatási szerződést és a Költségvetést, egyúttal jelzi, hogy a szakmai beszámoló elfogadható vagy hiánypótlás szükséges.
8. § (1) A Beszámoló ellenőrzését jelen utasítás 1. melléklete szerint kell végezni.
(2) A Beszámolóval kapcsolatos hiánypótlásra egy alkalommal van lehetőség.
(3) A szakmai és pénzügyi szempontú hiánypótlás határideje a felszólítás kézhezvételétől számított 15. munkanap. A számítását az Ávr. 89. §-a szerint kell alkalmazni.
9. § (1) A Beszámolóval kapcsolatos egyszeri hiánypótoltatást a Szakfőosztály végzi.
(2) A szakmai és pénzügyi szempontú hiánypótlási felhívást egyszerre, egy küldeményben kell közölni a Kedvezményezettel.
(3) A pénzügyi szempontú (elszámolást érintő) hiánypótlást a KGF jelzi a Szakfőosztálynak a KGF-re érkezést követő 15 munkanapon belül.
(4) A beérkezett hiánypótlást a Szakfőosztály ellenőrzi a 6. §-ban leírtak szerint. Amennyiben a hiánypótlással kiegészített Beszámoló elfogadást nyer, intézkedik a KGF felé a még kifizetésre váró Támogatás utalásával kapcsolatban.
(5) A Szakfőosztály szükség esetén a hiánypótlást a Beszámolóval együtt megküldi a KGF-re pénzügyi ellenőrzés céljából. A KGF 15 munkanapon belül tájékoztatja a Szakfőosztályt a hiánypótlás pénzügyi szempontból történő elfogadásáról, vagy a továbbra sem elfogadható tételekről, indoklással együtt.
(6) Amennyiben a hiánypótlást követően sem teljes körű a Beszámoló, azt a megismert tartalma alapján kell értékelni. Ha a teljesítés nem ítélhető meg 100%-osnak, az Ávr.-ben meghatározottak szerinti szankciót kell alkalmazni. Teljes összegű előfinanszírozás esetén a Támogatást részben vagy egészben kamatokkal kell visszafizettetni az Ávr. szerinti határidő tűzésével és kamat alkalmazásával.
a) Utófinanszírozás esetén az elfogadott teljesítésnek megfelelően kell a csökkentett összegű kifizetést teljesíteni.
b) A Szakfőosztály a KGF Beszámolóval és hiánypótlással kapcsolatos véleményét figyelembe veszi az elfogadott teljesítés %-os arányának meghatározásában.
(7) Amennyiben a (6) bekezdés alapján kiadott visszafizetési felszólítás határidőre nem teljesül, a követelés érvényesítésével kapcsolatban az Ávr., illetve a Polgári Törvénykönyv szerinti intézkedéseket kell megtenni.
10. § Amennyiben a Beszámoló mind szakmai, mind pénzügyi szempontból elfogadható, arról, illetve a pályázat lezárásáról a Szakfőosztály írásban értesíti a Kedvezményezettet, egyúttal nyilatkozik – a szerződésben foglaltaknak megfelelően – a felhatalmazó levelek visszavonásáról is.
12. § Jelen utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
Melléklet a 25/2012. (XII. 29.) VM utasításhoz
1. A támogatási szerződés száma:
3. A kedvezményezett neve:
4. A kedvezményezett címe:
5. A kedvezményezett aláírásra jogosult képviselője, beosztása:
6. A szerződött Támogatás összege (Ft):
7. Az elszámolt Támogatás összege (Ft):
8. A Projekthez felhasznált és elszámolt önerő, (amennyiben a szerződés tartalmazza) ezen belül:
– a saját forrás összege:
9. A Támogató által folyósított Támogatás összege (Ft):
10. Az elszámolással egy időben lehívott Támogatás összege (Ft):
11. A Projekt megvalósítási helyszíne(i):
12. A Projekt megvalósításának szerződés szerinti és a megvalósítás tényleges időpontjai:
– kezdési időpont: ………………………. / ……………………………..
– befejezési időpont:………………………/ …………………………….
13. A Projekt megvalósításának szakmai összefoglalása1. az elért eredmények részletezése (a megvalósított tevékenységek ismertetése, az elért eredmények szöveges és számszerűsített bemutatása, az elszámolásban szereplő jelentősebb tételek szöveges indoklása):
14. A támogatási szerződésben előírt általános és egyedi feltételek teljesítésének ismertetése:
[Szükség szerint a Beszámoló melléklete. Az egyes, a programra vonatkozó általános előírás, illetve a programmal kapcsolatban a szerződésben meghatározott egyedi feltételek teljesítésének bemutatása, ismertetése, adott esetben mellékletekkel kiegészítve.]
– bruttó* (áfát is tartalmazó) vagy
– nettó* összegben történik.
(* kérjük aláhúzással megjelölni)
A Projekt megvalósításának költségeit és forrásait tartalmazó számlaösszesítő fő költségvetési sorok szerinti bontásban (értékadatok Ft-ban)
Kitöltési útmutató a Függelék IV. 2. e) pontban található.
|
|
sorszám |
benyújtott számlák, bizonylatok sorozatszáma |
bizonylaton szereplő teljesítési dátum |
szerződés szerinti költségvetés tételeinek megnevezése |
számla/számlát helyettesítő bizonylat összege |
támogatás összege |
számla/
bizonylat összegéből
a támogatás terhére elszámolt összeg |
eltérés
(f–g) |
önerő
a szerződés szerinti költség-
vetés alapján |
önerő felhasználása |
|
|
a) |
b) |
c) |
d) |
e) |
f) |
g) |
h) |
i) |
j) |
|
|
1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
összesen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
A költségvetés tételeit érintő eltérések szöveges indoklása:
kedvezményezett cégszerű aláírása
Alulírott ......................................................................................................................................................................., mint a .................................................................................................................... (szervezet megnevezése) bejegyzett képviselője büntetőjogi felelősségem tudatában nyilatkozom, hogy a jelen elszámolásban felsorolt tételek az érvényes pénzügyi és számviteli rendelkezések szerint kerültek felhasználásra, kifizetésre és könyvelésre, továbbá a Támogató által támogatott .......................... sz. projekt elszámolásához benyújtott számlák és dokumentumok eredeti példányain – melyek másolata a jelen beszámoló mellékletét képezi –, feltüntetésre került valamennyi támogatási forrás megnevezése, támogatási szerződés száma, és adott esetben azok felhasználási aránya.
Kelt: ………………………………………………..
* A nyilatkozat nem szerepelhet teljes egészében külön lapon, a számlaösszesítő és az eltérések szöveges indoklását követő aláírás után, folytatólagosan kell szerepeltetni.
Függelék a 25/2012. (XII. 29.) VM utasítás mellékletéhez
I. Általános tájékoztató Támogatások elszámolásának összeállításához
I.1. A Kedvezményezettnek a támogatási szerződésben/megállapodásban foglaltaknak megfelelően, a dokumentumban meghatározott befejezési határidő leteltétől, illetve a Projekt befejezésétől számított 30 napon belül, illetve a támogatási szerződésben meghatározott határidőre tételes pénzügyi és szöveges Beszámolót kell készítenie a Támogatás felhasználásáról, a támogatott cél/feladat szerződésszerű megvalósításáról, az elért eredményekről, és azt a Támogató nevében eljáró Szakfőosztályhoz a Támogató címére (1055 Budapest, Kossuth Lajos tér 11.) ellenőrzés céljából be kell nyújtania. A borítékon fel kell tüntetni a támogatási szerződés számát, a „beszámoló” szöveget, valamint a címzésben az illetékes főosztály nevét.
I.2. A Támogatással – pályázat esetén a pályázati anyagban szereplő, illetve a miniszteri döntés szerint jóváhagyott költségek alapján elkészített – a támogatási szerződés mellékletét képező Költségvetésnek megfelelően kell elszámolni.
I.3. Az elszámolás során a (támogatási) szerződés/megállapodás mellékletét képező Költségvetésben/módosított Költségvetésben szereplő költségvetési sorok közötti eltérés – szerződés-módosítást nem igénylő – mértéke legfeljebb ± 20 %, mely eltérést az elszámolás során indokolni kell.
Ennél nagyobb arányú eltérés esetén a szerződés/megállapodás módosítását kell kezdeményezni írásban a módosításra okot adó körülmény felmerülésekor, de legkésőbb a befejezési határidő lejárta előtt 15 nappal.
I.4. A Beszámoló szakmai és pénzügyi részből áll, melyet a bejegyzett képviselőnek cégszerűen, vagy az arra jogosult személynek, vagy szabályos meghatalmazással rendelkező személynek alá kell írnia és dátumoznia kell.
I.5. Az elszámolásban szereplő költségek bizonylatait, illetve költségtípustól függően a bizonylat mellékleteit a számviteli törvény, az áfa-törvény, illetve a pályázó számviteli politikájának figyelembe vételével kell kezelni és kiállítani.
I.6. Ha az elszámolás nem csak számla alapján történik, akkor a Kedvezményezettnek be kell nyújtania a szerződésben/megállapodásban szereplő Támogatás felhasználását igazoló bizonylatok (okiratok) másolati példányát (azok eredetivel való egyezőségét igazoló – a Kedvezményezett (képviselője) által aláírt – záradékkal), a szakmai teljesítés, illetve a Támogatás felhasználásának igazolása céljából.
I.7. Amennyiben a szerződés/megállapodás előírja, az önerő programhoz való felhasználását szintén dokumentálni szükséges.
I.8. Az összeállításnál különös figyelemmel kell lenni pályázat esetén a támogatási szerződésben szereplő kikötés(ek)re, azok teljesítésének megfelelő igazolására és dokumentálására.
I.9. Beszámolóval kapcsolatos szakmai és pénzügyi hiánypótlás csak egy alkalommal lehetséges.
Amennyiben a hiánypótlást követően sem fogadható el részben vagy egészben a Projekt megvalósítása, vagy a Támogatás felhasználásának dokumentálása, a Beszámoló hiánypótlással kiegészített és megismert tartalma alapján történik meg annak értékelése és szükség esetén a további intézkedés.
I.10. A könyvviteli elszámolást, a záró beszámolót közvetlenül és közvetetten alátámasztó bizonylatot (ide értve a főkönyvi számlákat, analitikus, illetve a részletező, elkülönített projekttel összefüggő nyilvántartásokat) legalább 10 évig elkülönítetten meg kell őrizni.
(Elkülönítés: a Projekt terhére elszámolt számlák, bizonylatok eredeti példányai bekerülnek a szervezet rendes könyvelésébe, azonban ezt megelőzően ezekről a dokumentumokról másolatot kell készíteni, melyeket összefűzve, külön kell tárolni.)
I.11. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a könyvelést napra készen szükséges vezetni.
II. A Beszámoló szakmai része
II.1. A szakmai rész írásos anyag, melyben összegezni kell a Projekt szerződésben foglaltak szerinti végrehajtását, az elért eredményeket, tapasztalatokat. A szakmai résznek adatokat és tényeket kell tartalmaznia (pl. időpontok, helyszínek, létszámok, szakértők, előadók, előadások tematikája), melyeket egyéb dokumentumokkal is alá kell támasztani (pl. jelenléti ív, vetélkedőkön az ajándékok átadását/átvételét igazoló lista, fotók stb.). Az általános megfogalmazás nem elfogadott, minden esetben konkrétumokat (a projekt jellegétől függően), ellenőrizhető adatokat kell szerepeltetni.
II.2. A Beszámolóhoz csatolni kell a Projekt megvalósítása során, a Támogatás segítségével létrejött produktumokat is [amennyiben a szerződés produktumok előállítására (is) vonatkozik] a szerződés szerint előírt példányszámban. Amennyiben erre vonatkozóan nincs külön előírás, a Beszámolóhoz azokból min. 1-1 példány csatolandó (pl. tájékoztató füzet, plakát, kiadvány stb.). A Természetvédelmi Információs Rendszerhez szolgáltatandó adatokat a TIR-nek megfelelő formában kell elektronikusan megküldeni.
II.3. A Beszámoló szakmai részében kell bemutatni a szerződésben szereplő, a megvalósításra vonatkozó előírások/kikötések teljesítését is, szükség szerint mellékletekkel kiegészítve.
II.4. A szakmai beszámolót a végén dátummal ellátva, cégszerűen kell aláírni.
III. A Támogatás pénzügyi elszámolása
III.1. A pénzügyi elszámolás a Támogatás felhasználását igazoló számláknak, bizonylatoknak és egyéb dokumentumoknak a szerződés szerinti képviselő, vagy az arra jogosult személy aláírásával hitelesített, jól olvasható másolati példányait tartalmazza.
III.2. A Projekt megvalósítása és a Támogatás felhasználása a támogatási szerződésben szereplő befejezési határidőn belül lehetséges.
III.3. Az elszámolás során, pályázatok esetében a saját forrás felhasználását, amennyiben azt a szerződés előírja – a Támogatáshoz hasonlóan –, bizonylatokkal alátámasztottan igazolni kell.
III.4. Az elszámolás során a támogatási szerződés mellékletét képező Költségvetésben/módosított Költségvetésben szereplő költségvetési sorok közötti eltérés – szerződésmódosítást nem igénylő – mértéke legfeljebb ± 20%, mely eltérést az elszámolás során indokolni kell.
Ennél nagyobb arányú eltérést a megvalósítás folyamán időben jelezni kell és kérni kell azzal kapcsolatban a szerződésmódosítást. A kérelemnek megfelelő indoklást is kell tartalmaznia.
IV. Tudnivalók a számlák elszámolásához
IV. 1. A számlák csak akkor számolhatók el a támogatott Projekt keretében, ha
a) a számla a Kedvezményezett nevére szól;
b) a számla tartalmilag igazodik az elfogadott Költségvetéshez, annak tételeihez egyértelműen hozzárendelhető;
c) megfelelnek a pályázati kiírás és a hozzá tartozó dokumentumok pénzügyi előírásainak és feltételeinek, valamint a vonatkozó jogszabályoknak;
d) a számlákon a teljesítési és kiállítási dátumoknak a szerződésben meghatározott időpontok (kezdés, illetve befejezés) közé kell esniük, vagy ezek hiányában az elszámolási határidőt megelőző időpontnak kell szerepelnie a számlán. A Projekt megvalósítását a pályázati felhívásban vagy szerződésben/megállapodásban meghatározott időponttól lehet megkezdeni, illetve ezen időpontok után keletkezett, fentieknek megfelelő számlák számolhatók el a Támogatás terhére. Ezen időpontok előtt keletkezett számlák a Támogatás terhére nem elszámolhatók.
e) a számlákhoz minden esetben csatolni kell a megrendelés/megbízás/vállalkozási szerződés, illetve egyéb olyan dokumentum hitelesített másolatát, mely az elszámolni kívánt költség Projekthez való kapcsolódását alátámasztja;
f) Figyelem! A 2012. évre vonatkozó államháztartási törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 80. § (5) bekezdése értelmében, a támogatott tevékenység megvalósítása során a költségvetésből nyújtott támogatás és – ha előírásra került – a saját forrás terhére a százezer forint értékhatárt meghaladó értékű, áru beszerzésére vagy szolgáltatás megrendelésére irányuló szerződés kizárólag írásban köthető. Írásban kötött szerződésnek minősül az elküldött és visszaigazolt megrendelés is. Az írásbeli alak megsértése a szerződés érvényességét nem érinti, azonban az annak teljesítése érdekében történt kifizetés a támogatott tevékenység költségei között nem vehetők figyelembe. – a másolati dokumentumokra bélyegzővel, vagy kézírással (kék tintával) rá kell vezetni, hogy „Az eredetivel megegyező másolat” és cégszerű, vagy az arra jogosult személy aláírásával kell ellátni;
g) csak a Projekt tartalmával összhangban kötött vállalkozói szerződések, megrendelések alapján kiállított számlák fogadhatók el, amelyek a Költségvetéshez igazodnak és megfelelnek az alábbi követelményeknek: számla feleljen meg az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvénynek, valamint a számvitelről szóló 2000. évi C. törvénynek. h) a számlán vevőként a Kedvezményezettnek kell szerepelnie, más nevére szóló számlát az elszámolásban figyelembe venni nem lehet;
i) a számlán a vevő címeként a Kedvezményezett szerződésben szereplő címének kell szerepelnie, illetve az alapító okiratban vagy a bejegyzési végzésben található címek egyikének,
j) a számla kiállítójának meg kell egyeznie a mellékletként csatolt megrendelésekben, vállalkozási, kivitelezői, szállítói szerződésben feltüntetettel (értelemszerűen azon esetekben, ahol az adott tevékenység/szolgáltatás stb. szerződéskötést vagy megrendelést igényel),
k) a számlák mellett a hozzájuk tartozó teljesítésigazolásoknak és a kifizetést igazoló bizonylatoknak (bankszámla- kivonat, kiadási pénztárbizonylat, időszaki pénztárjelentés a készpénzfizetésű számlák könyvelésben való szerepeltetésének ellenőrzéséhez) szerepelniük kell. A teljesítést igazoló dokumentumok, különösen a szállítólevél, az átadás-átvételi jegyzőkönyv, szolgáltatásra vonatkozóan a teljesítésigazolás, bérjellegű kifizetéseket terhelő járuléknál és az SZJA előleget illetően a NAV számlákra való utalás esetében a bankszámla- kivonat stb. A teljesítésigazolás a számlákkal igazolt költségek jogosultságát tanúsító elfogadó nyilatkozat, amit akár külön dokumentumként, a számlára való konkrét hivatkozással, vagy magára a számlára felvezetve lehet rögzíteni. A teljesítés igazolása az eredeti számlára történő rávezetéssel is történhet („a teljesítést igazolom”), és a Kedvezményezett cégszerű aláírásával.
l) pályázat esetén csak kifizetett és az eredeti példányra rávezetett szerződésszámot, és amennyiben a támogatási szerződés előírja, a támogatási szerződés terhére történő elszámolás arányát (támogatás/önerő) mutató számla másolata nyújtható be elszámolásra! Amennyiben nem a teljes, számlán szereplő összeg kerül elszámolásra, az elszámolni kívánt összeg nagyságát, a felhasználási arányokat, az egyéb támogatási források megnevezését, valamint a támogatási szerződés(ek) számát kell a számla eredeti példányára felvezetni.
IV. 2. A bizonylatokról (számlákról) – az alábbiakban feltüntetettek szerinti – számlaösszesítőt kell készíteni, melyben áttekinthetően megjelennek a Projekt megvalósításának költségei, és annak forrásai.
a) A számlaösszesítőben a tételek felsorolásának meg kell egyeznie a szerződés mellékletét képező Költségvetéssel: pl. fő költségvetési sorok alá besorolva az oda illő tételek.
b) A számlaösszesítőt oly módon kell elkészíteni, hogy a tételes ellenőrzés során a kifizetések egyértelműen azonosíthatóak legyenek. A számlamásolatokra rá kell vezetni a számlaösszesítőben szereplő, azzal megegyező sorszámot.
c) A pénzügyi elszámolást és a számlaösszesítő minden oldalát a Kedvezményezett szerződés szerinti képviselőjének vagy az arra jogosult személynek alá kell írnia.
d) A számlaösszesítő végén a szervezet aláírásra jogosult képviselőjének büntetőjogi felelőssége tudatában nyilatkoznia kell arról, hogy a számlaösszesítőben felsorolt számlák mindegyikén – melyekről készült másolat a beszámoló mellékletét képezi – feltüntetésre került valamennyi támogatási forrás megnevezése, a támogatási szerződés száma, és adott esetben a felhasználási arányok (azaz az egyes támogatási források (pl. NEA) felé elszámolt összeg).
a. (a fejléc Excel táblázatba is áttehető)
A program/tevékenység megvalósításának költségei és forrásai (értékadatok Ft-ban)
|
sorszám |
benyújtott számlák, bizonylatok sorozatszáma |
bizonylaton szereplő teljesítési dátum |
szerződés szerinti költségvetés tételeinek megnevezése |
számla/számlát helyettesítő bizonylat összege |
támogatás összege |
számla/
bizonylat összegéből
a támogatás terhére
elszámolt
összeg |
eltérés
(f-g) |
önerő
a szerződés szerinti költség-
vetés alapján |
önerő felhasználása |
|
a) |
b) |
c) |
d) |
e) |
f) |
g) |
h) |
i) |
j) |
|
1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
összesen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Eltérések szöveges indoklása:
A számlaösszesítő táblázat fejlécének magyarázata:
a) oszlop: az elszámolásra kerülő számlák, bizonylatok sorrend szerinti sorszáma, melyet a hitelesített másolatokon fel kell tüntetni;
b) oszlop: az elszámolásra kerülő számlák, bizonylatok nyomdai sorozatszáma;
c) oszlop: a teljesítési dátum az az időpont, amikor az áru átvétele, a szolgáltatás igénybevétele megvalósult;
d) oszlop: a támogatási szerződés mellékletét képező Költségvetésben szereplő jogcímek, melyekre a Támogatás igénylése, illetve megítélése történt (pl. munkabér, járulékok, adminisztrációs költségek, beszerzések, dologi kiadások, szükség szerint részletezve);
e) oszlop: a számlán, illetve a bizonylaton szereplő fizetendő végösszeg;
f) oszlop: a támogatási szerződés mellékletét képező Költségvetésben az egyes költségvetési tétel (jogcím) esetében jóváhagyott összeg;
g) oszlop: a számla, bizonylat végösszegéből a Támogatás terhére elszámolt összeg, ami megegyezhet a számla, bizonylat végösszegével, vagy annál kevesebb is lehet. Ez utóbbi esetben a számla, bizonylat eredeti példányára a szerződés számával együtt az elszámolt részösszeget is fel kell vezetni;
h) oszlop: a Támogatás összege és az elszámolt összeg közötti különbség, ami lehet 0, negatív, vagy pozitív előjelű szám is; negatív szám esetén az elszámolt összeg nagyobb, mint az adott költségvetési tételre eredetileg elfogadott költség, pozitív szám esetén az elszámolt összeg kisebb, mint az eredetileg elfogadott költség;
i) oszlop: az önerő összegét csak akkor kell feltüntetni, ha azt a támogatási szerződés előírja
j) oszlop: a Projekt megvalósításához ténylegesen felhasznált önerő összege; csak akkor kell kitölteni, ha azt a támogatási szerződés előírja. Az önerővel kapcsolatban kérjük figyelembe venni a IV. 3. pontban szereplő előírást.
IV. 3. A Támogató által nyújtott pályázatos, vagy egyedi Támogatások esetében a magyar központi költségvetésből származó egyéb támogatások a Kedvezményezett önerejeként nem vehetők figyelembe.
V. Pályázatokkal kapcsolatban elszámolható és nem elszámolható költségek,
illetve a költségek elszámolására vonatkozó feltételek
V.1. Elszámolható és nem elszámolható költségek
a) A költségek elszámolhatóságának kezdő napja: a felmerült költségek a pályázati felhívásban, vagy a támogatási szerződésben meghatározott naptól kezdődően számolhatók el (lásd IV.1.d. pont szerint).
b) A költségek elszámolhatóságának végső napja: a költségek elszámolására vonatkozó számlákon/bizonylatokon szereplő teljesítési dátum (azaz az áru átadásának vagy a szolgáltatás teljesítésének időpontja) nem haladhatja meg a támogatási szerződésben rögzített befejezési vagy elszámolási időpontot átutalásos fizetési mód esetén. Készpénzfizetés esetén a számla kiállításának időpontja azonos kell, hogy legyen a teljesítés időpontjával, amely szintén nem haladhatja meg a támogatási szerződésben rögzített befejezési vagy elszámolási időpontot. A Támogatás elszámolásának végső napja: a támogatási szerződésben szereplő befejezési határidőtől számított 30. nap, illetve a támogatási szerződésben rögzített elszámolási határidő. A támogatási szerződésben meghatározott teljesítési határidő előtt történő befejezés esetén a tényleges befejezési (korábbi) időponttól számított 30 napon belül kell a Beszámolót benyújtani.
c) Felhívjuk a figyelmet, hogy civil szervezeteknek nyújtott pályázati vagy egyedi Támogatás a pályázó (szervezet) általános működési költségeihez nem használható fel, csak a Projekthez kapcsolódó (a szakmai részben megindokolt) működési költségekhez (adott esetben arányosítva).
d) 200 000 Ft összeghatár felett a Támogatás terhére kizárólag bankon keresztül kiegyenlített számla számolható el. A bankon keresztül történő kiegyenlítés igazolásául minden esetben csatolni kell a megfelelő bankszámla- kivonatot.
e) A jogszabályi előírásoknak nem megfelelő formában és tartalommal kiállított számla az elszámolásában nem vehető figyelembe.
A.) Elszámolható költségek kategóriái:
A Kedvezményezett által a jogszabályok értelmében vissza nem igényelhető áfa, mely végső soron a Kedvezményezettet terheli, támogatható kiadásnak minősül.
Amennyiben a Kedvezményezett pályázó áfa körbe tartozik, az elszámolási időszakra vonatkozóan az áfa analitikát csatolni szükséges.
– Bérek, bérjellegű költségek és járulékaik:
Bérjellegű kiadásnak számít a Projekt megvalósításához, a tényleges lebonyolításhoz szükséges szakmai/szakértői munkák díja, bérköltsége, illetve az alkalmazásban álló munkatársak részbére. Bérjellegű kifizetések és járulékaik csak a programhoz arányosítva (az adott időszakban a bérjellegű kifizetésből mekkora rész kapcsolódik a kedvezményezett programhoz) számolhatók el.
Ha a megbízott személy nem csak az adott programmal kapcsolatban dolgozik, úgy a megbízási díjat, illetve munkabért is arányosítani kell. Mind a pályázatban, mind az elszámolásban nyilatkozni szükséges arról, hogy ki (név és beosztás szerint) hány órát foglalkozik a Projekttel napi/havi szinten.
Munkabérként csak a Projekt megvalósításával közvetlenül összefüggő, külső személy által is bizonyítottnak látszó közreműködők díja számolható el. Bizonyítható a munkabérköltség szükségessége akkor, ha
– határozott idejű (program időtartamára vonatkozó) munkaviszonnyal összefüggő okmány egyértelműen igazolja, vagy
– határozott idejű (program időtartamára vonatkozó) másodállással, mellékfoglalkozással összefüggő okmány egyértelműen igazolja, vagy
– a cél megvalósításával összefüggő megbízási szerződés igazolja, vagy
– határozatlan idejű munkaviszony esetén csatolják a munkavállaló és kifizető (munkaadó) között létrejött szerződést és a munkaköri leírást.
A költségek felmerülését a Kedvezményezettnek meghatározott számviteli bizonylatokkal, dokumentummal kell igazolnia:
– Ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra, akkor a szerződésben meghatározott munkaidőarány alapján kell kiszámítani az elszámolni kívánt összeget.
– Megbízási szerződést kell kötni, ha a meglévő munkatárs a feladatokat munkakörén kívül, munkaidőn túl végzi el. Továbbá megbízási szerződéssel vehetnek részt azon szakértők, ahol a munkavégzés egyéni vállalkozás vagy kisvállalkozás keretén belül történik. Árubeszerzés és szolgáltatás esetén nettó 8 millió forint felett kötelezően lefolytatandó a közbeszerzési eljárás, nettó 8 millió forint alatt célszerű árajánlatok alapján kiválasztani a szakértőt. Építési beruházás esetén a közbeszerzési értékhatár nettó 15 millió Ft.
– Amennyiben a Kedvezményezettnél bérszámfejtőrendszer működik: bérszámfejtőlapok, amennyiben kézi számfejtés történik: bérjegyzék/fizetési jegyzék.
– A Kedvezményezett nyilatkozata a munkáltatót terhelő járulékok megfizetéséről, illetve a vonatkozó átutalásokat tartalmazó bankszámla kivonatok másolatai szükségesek.
– Kifizetés bizonylata (összevont utalás esetén kimutatás arról, hogy az összevont tétel milyen, az adott projektre elszámolni kívánt költséget tartalmaz).
– A bérhez, bér jellegű kiadáshoz kapcsolódik a bruttó bérek munkaadót terhelő járulékai. Ezzel kapcsolatban csak azok a ráfordítások számolhatók el, amelyeket a kifizető (munkáltató) az állami adóhatóság felé bevallott, megfizetett. Ennek igazolásául azokat a bankszámlakivonatokat kell csatolni, melyekben egyértelműen látszik a különböző adók/járulékok NAV számlákra utalása.
Harmadik féltől megrendelt, a Projekttel bizonyíthatóan összefüggő közvetlen költségek, munka értéke. A szolgáltatás lehet elemzés, tanácsadás, oktatás, képzés, marketing, ellenőrzés, nyilvánosság, tájékoztatás stb.
A szolgáltatások számla szerinti bekerülési értéke csak a Projekt megvalósításához készített Költségvetésben jóváhagyott összeget meg nem haladó mértékű lehet.
A számláknak minden esetben részletesen kell tartalmazniuk a megvett áru vagy szolgáltatás leírását (pl. nem elegendő, ha csak az szerepel, hogy „megbízás”, vagy megállapodás szerint, vagy pl. szakkönyv, hanem tételes felsorolás szükséges). Itt hívjuk fel a figyelmet, hogy a számlán szereplő tétel szöveges megnevezése mellett a megfelelő VTSZ-t, SZJ-t, stb is fel kell tüntetni!
Nem számolhatók el azok a szellemi szolgáltatásra kifizetett összegek, amelyekről akár közvetve is megállapítható, hogy az igénybe vett szolgáltatás csak látszólagosan szolgálja a támogatott célt. Nem számolhatók el harmadik fél részére a teljes Projekt/program vezetésére, a teljes program asszisztenciájával kapcsolatos megbízási díjak, melyek a pályázati program teljes futamidejére vonatkoznak, azt mutatva ezzel, hogy a Kedvezményezett szervezet lényegében olyan programmal kapcsolatban igényelt Támogatást, melynek lebonyolítását, koordinálását önmaga (saját szakembergárdájával) nem tudja megoldani.
– A Projekt keretében lebonyolított oktatások, rendezvények költsége:
A saját szervezésben lebonyolított oktatás, rendezvény és más hasonló szolgáltatás költsége akkor fogadható el, ha ezek megtartását a benyújtott pályázatban/támogatási igényben célként tűzték ki, témaköreit, tartalmát ismertették, a rendezvény költségvetését bemutatták.
Ezen túl – amennyiben a támogatási szerződés másként nem rendelkezik – csatolni kell a Támogató részére megküldött meghívót is.
– Úti- és szállásköltség:
Főszabály szerint a Projekt megvalósításával összefüggésben elszámolható az utazásra, a szállásra kifizetett összeg.
Nem számolhatók el azon útiköltségek, melyekről akár közvetve is megállapítható, hogy az utazás csak látszólagosan szolgálja a pályázati célt.
Gépjárműhasználat esetén a benyújtandó dokumentumok: a pályázati céllal összefüggésben saját gépjárműhasználattal összefüggő költség útnyilvántartás vagy kiküldetési rendelvény alapján számolható el, csatolva további dokumentumokat:
– Útnyilvántartást a Kedvezményezett szervezet tulajdonában álló, vagy más szervezettől – akár ingyenesen is – kölcsön kapott gépjármű esetén kell készíteni. A nem munkaviszonyban és nem vállalkozóként közreműködők részére is a saját gépjárműköltséget útnyilvántartás alapján lehet megtéríteni. Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát, továbbá a fogyasztási normát (a fogyasztásra vonatkozó gyári adatot), az év első és utolsó napján a kilométeróra állását, továbbá tartalmaznia kell:
= az utazás célját (honnan-hova és mi célból történt az utazás),
= felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését,
= a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát.
A személyi jövedelemadóról szóló törvény értelmében az útnyilvántartás alapján megtérített költség a magánszemély olyan jövedelme, amellyel szemben költséget számolhat el.
A Kedvezményezettet (kifizetőt) útnyilvántartás alapján kifizetett költségtérítés esetén – a magánszemély nyilatkozatán alapuló – előleglevonási és adatszolgáltatási kötelezettség terheli. A nyilatkozat másolata az elszámoláshoz csatolandó.
– Kiküldetési rendelvényt kell kiállítani akkor, ha a kiküldött a szervezettel munkaviszonyban áll, vagy megbízás alapján alkalmazásra kerül, vagy önkéntes munkát végez (önkéntes munkavégzésről szóló megállapodás, mely tartalmazza az esetleges költségtérítés módját is). Ez esetben a gépjárműhasználat szükségességét a kiküldő szerv vezetője, vagy a kötelezettségvállalással megbízott dolgozója igazolja.
Üzemanyag-felhasználás esetén a hatályos adójogszabályok irányadóak. Amennyiben a kiküldött dolgozó a NAV által közzétett üzemanyagár, a módosított 60/1992. (IV. l.) Korm. rendeletben meghatározott üzemanyag- norma-átalány, továbbá a hatályos személyi jövedelemadóról szóló törvényben megállapított 9 Ft/km általános személygépkocsi-normaköltséget (magába foglalja a fenntartás, javítás, felújítás, vagyis az üzemanyagon kívül minden más költséget) számolja el, úgy nem keletkezik adófizetési kötelezettsége, bevallani sem kell. Ha a kifizetett költségtérítés a rendeletben meghatározottakhoz képest magasabb, úgy a kiküldöttet adófizetési kötelezettség terheli, tehát a kifizetőnek van adóelőleg-levonási és adatszolgáltatási kötelezettsége a NAV felé, melynek megtételét szintén dokumentálni szükséges.
Itt hívjuk fel a figyelmet, hogy a kiküldetés elrendelőjének az utazó személytől kérnie kell a magántulajdonú gépkocsi forgalmi engedélyének és a kötelezető gépjármű-felelősségbiztosítás befizetése igazolásának másolatát, melyeket az adott utazás dokumentumaival együtt kell szerepeltetnie, és helyszíni ellenőrzés alkalmával azokat be kell mutatnia.
= Forgalmi engedély másolata (nem magántulajdonú jármű esetén);
Tömegközlekedés költsége az utazáshoz vásárolt jegy és számla alapján számolható el, csatolva a kiküldetési rendelvény másolatát is. A számlán vevőként a Kedvezményezettnek kell szerepelnie.
Itt jegyezzük meg, hogy a MÁV utazási kedvezmény igénybevétele esetén általában nem ad áfás számlát, ezért az ilyen kedvezmény igénybevételével bonyolított hivatalos utazások elszámolásához a kiküldetési rendelvényt és a MÁV jegyeket kell csatolni.
– Adminisztrációs költség/irodaköltség:
Azok a költségek, melyek nem kapcsolódnak egy konkrét tevékenységhez (pl. irodaszerek beszerzése, könyvelés, bérszámfejtés), arányosítva, a projektérték és a teljes ráfordítás arányában számolhatók el.
Rezsiköltség (irodabérlet, fűtés, telefon és villanyszámla) csak a programhoz arányosítva (adott időszakban az egyes rezsitételekből mekkora rész kapcsolódik a Projekthez) számolhatók el.
Külfölddel bonyolított telefonhívás költsége még roomingolás esetén sem számolható el.
Külföldi (roaming vagy külföldre irányuló) telefonköltség, amennyiben azt a szerződésben/megállapodásban rögzített feladat kifejezetten indokolja.
Bankköltség, azaz bankszámlakivonaton egyértelműen beazonosítható, csak a Projekthez kapcsolódóan számolható el, azaz a Támogatás terhére elszámolt, banki utalással kiegyenlített számlákhoz kapcsolódó költségek.
Csak a Projekt megvalósításához nélkülözhetetlen, annak megvalósítását elősegítő eszköz- és anyagbeszerzések számolhatók el.
Építés, felújítás és épületek, valamint egyéb építmények/létesítmények (ki)bővítése
Minden építési, felújítási és bővítési tevékenység, melyre az épített környezet alakításáról és védelméről szóló 1997. évi LXXVIII. törvény vonatkozik, építési engedélyköteles.
A 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet alapján az előirányzatból támogatott beruházással létrehozott vagyon – amennyiben az a kedvezményezett tulajdonába kerül – a Projekt befejezését követő 5 éven belül csak a támogatási döntést hozó előzetes jóváhagyásával és a foglalkoztatási, illetve a szolgáltatási és az egyéb kötelezettségek átvállalásával, átruházásával idegeníthető el, adható bérbe, illetve terhelhető meg. A támogatási döntést hozó előzetes jóváhagyásával, a szolgáltatási és az egyéb kötelezettségek átvállalása nélkül is lehetséges az idő előtt elhasználódott, egy-egy vagyontárgy – pótlással együtt járó – selejtezése. Természetbeni telephely-juttatás esetén, vagy ha a Kedvezményezett a telephelyet vissza nem térítendő támogatásból vásárolta vagy építette meg, teljes elidegenítési és terhelési tilalmat, keretbiztosítéki jelzálogot kell érvényesítenie a Támogatónak.
– Külföldről beszerzett termék árának elszámolása, külföldi számla alapján
A felmerült költségek a külföldi számla hitelesített másolata, az áru ellenértékének kifizetését igazoló bizonylat, valamint az átutalást teljesítő bank, vagy hivatalos pénzváltóhely-árfolyam igazolása alapján lehetséges. A számla tartalmát magyar fordításban csatolni szükséges.
– A tárgyi eszközökkel – ide nem értve a személygépjárműveket – kapcsolatos kiadás csak akkor számolható el, ha a szervezet rendelkezik a beszerzést igazoló bizonylattal, az eszköz aktiválását állománybavételi (üzembe helyezési) bizonylattal dokumentálták, és rendelkeznek a számviteli szabályoknak megfelelő nyilvántartással (tárgyi eszköz egyedi nyilvántartó lap).
B.) Nem elszámolható költségek
– Vásárolt személygépjármű bekerülési értéke.
– Korábban már használatba vett tárgyi eszköz.
– Eszközök amortizációja (mely költségként a könyvelésben elszámolható).
– Olyan tárgyi eszköz bekerülési értéke, amelynek alapján a Kedvezményezett, vagy más gazdasági társaság, vagy egyéni vállalkozó korábban támogatást igénybe vett.
– Azon kiadások, amikor a Kedvezményezett olyan partnertől vásárolt terméket, szolgáltatást, amelyben maga is érdekelt és a vonatkozó jogszabályok alapján összeférhetetlenségi kapcsolatban állnak, hivatkozva
– Az alábbi, az együttműködő szervezet/partner igénybevétele miatt felmerülő kiadások:
(a) olyan együttműködési szerződéssel kapcsolatban felmerült költségek, amelyek növelik a tevékenység végrehajtásának költségeit, de ezzel arányosan nem adnak hozzá értéket (pl. projektvezetés és –asszisztencia);
(b) a közvetítőkkel vagy tanácsadókkal kötött alvállalkozói szerződésben foglalt azon díjak, amelyek kifizetését a tevékenységek összköltségének a százalékos arányában határoztak meg, kivéve azt az esetet, amikor az elvégzett munka, szolgáltatás jogos ellenértékét a támogatásközvetítő szervezet indokoltnak tartja.
Minden együttműködési szerződés esetében, az együttműködő partnernek biztosítani kell minden szükséges információt az audit és ellenőrző szervezetek számára az alvállalkozói tevékenységekkel összefüggésben.
– Bírságok, kötbérek és perköltségek.
– Pénzügyi díjak (pl. pénzforgalmi költségek, veszteségek, hiteltúllépés költsége, számlavezetéssel kapcsolatos költségek, biztosítási díjak).
– Külföldi (roaming vagy külföldre irányuló) telefonköltség, kivéve, ha ezt a szerződésben/megállapodásban rögzített feladat kifejezetten indokolja.
– Pályázatírás költségei.
– Jogi tanácsadói díj (a kivételeket lásd. az elszámolható költségek szolgáltatásokról szóló pontjánál).
– Más támogatási keretből (hazai költségvetési forrás, vagy nem hazai forrás) már finanszírozott tételek.
– A projekt elfogadott költségtáblázatában nem szereplő tételek.
– Nem fogadhatók el olyan számlák, amelyeknél megállapítást nyer, hogy a pályázó szervezet tagja (munkatársa) a pályázaton a támogatás összegét érdekeltségi körébe tartozó, vagy részesedési viszonyban álló társaság közreműködésével használta fel.
VI. A támogatás felhasználásának ellenőrzése
VI.1. A Támogatás feltételéül vállalt kötelezettségek teljesítésének ellenőrzése folyamatosan és utóellenőrzés keretében egyaránt történik, szükség esetén helyszíni ellenőrzéssel. Az utóellenőrzés a szabályszerűség mellett kiterjed a Projekt megvalósítására, a felhasználás rendeltetésszerűségének, az előírt jogszabályoknak való megfelelésének, valamint a környezet- és természetvédelmi cél elérésének ellenőrzésére is.
VI.2. A Támogatás felhasználásának ellenőrzésekor alkalmazni kell a 368/2011 (XII. 31.) Korm. rendelet vonatkozó szabályait, különös tekintettel az Állami Számvevőszék és a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal ellenőrzési jogosultságára és az üzleti titkokra vonatkozó rendelkezésekre, továbbá a pályázati felhívásban és a támogatási szerződésben szereplő előírásokat.
VI.3. A Támogató vagy megbízottja a megvalósítást és a Támogatás felhasználását a Projekt befejezését követő 8 éven belül ellenőrizheti.
VI.4. A Kedvezményezett köteles hozzájárulni a Projekt megvalósításának, a Támogatás felhasználásának a Támogató vagy az általa megbízott szervezet által a nyilvántartás alapján történő vagy helyszíni ellenőrzéséhez, ha szükséges, teljes könyvvizsgálat lefolytatásához a könyvelési bizonylatok, vagy bármilyen más, a Projekt finanszírozására vonatkozó dokumentum alapján. Ezen ellenőrzések a Projekt befejezését követő 8 éven belül lefolytathatók.
VI.5. Visszafizetési kötelezettség vagy fel nem használt Támogatás önkéntes visszafizetése esetén a visszafizetéseket
– pályázati vagy egyedi döntésű Támogatások esetén a Támogató Magyar Államkincstárnál vezetett 10032000- 01220191-50000005 számú számlájára,
– egyéb forrás esetén a szerződésben/megállapodásban megjelölt számlaszámra
kell teljesíteni, a közlemény rovatban feltüntetve a pályázati azonosítót vagy szerződésszámot, vagy e helyett az ÁHT azonosítót, valamint a tőke+kamat megjelölést, ha kamat is felszámításra kerül.
VII. Egyéb lényeges tudnivalók
VII.1. A kedvezményezett köteles
– a támogatás összegét egyéb pénzeszközeitől elkülönítetten kezelni, illetve nyilvántartani, és
– a felhasználásra vonatkozó minden dokumentumot – a könyvviteli elszámolást, a záró beszámolót közvetlenül és közvetetten alátámasztó bizonylatot (ide értve a főkönyvi számlákat, analitikus, illetve a részletező, elkülönített projekttel összefüggő nyilvántartásokat) – a Projekt befejezését követő 10 évig elkülönítetten megőrizni. (Elkülönítés: a Projekt terhére elszámolt számlák, bizonylatok eredeti példányai bekerülnek a szervezet rendes könyvelésébe, azonban ezt megelőzően, ezekről a dokumentumokról javasolt másolatot készíteni, melyeket összefűzve, külön célszerű tárolni.)
VII.2. A Támogató döntése alapján – a Kedvezményezett meghatározott időre, de legfeljebb 3 évre – kizárható az érintett előirányzatok támogatási rendszeréből, ha az ellenőrzés alapján megállapítást nyer a támogatási szerződésben rögzített céltól és feltételektől eltérő teljesítés, vagy a Támogatás nem szabályszerű felhasználása.
VII.3. Felhívjuk a figyelmet a Beszámoló (szakmai és pénzügyi teljesítés) pontos és határidőre történő benyújtására!
