3/2012. (IV. 5.) SZTNH utasítás
a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatalának Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról1
2012.04.07.
2. § Az utasítás hatálya a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala szervezeteire (hivatali egységeire) terjed ki.
3. §2 Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba azzal, hogy rendelkezéseit 2012. január 1. napjától kell alkalmazni.
Melléklet a 3/2012. (IV. 5.) SZTNH utasításhoz
A SZELLEMI TULAJDON NEMZETI HIVATALA EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA
I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. Az iratkezelési szabályzat (a továbbiakban: ISZ) az iratok biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattárazását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza, és elősegíti a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) hatósági alaptevékenységének és egyéb feladatainak hatékony ellátását.
2. Az iratkezelési szabályzat hatálya
2. Az ISZ hatálya kiterjed a Hivatalnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra, a Hivatal valamennyi kormánytisztviselőjére, munkavállalójára, valamint minden olyan személyre, aki a Hivatallal megbízási jogviszonyban áll.
3. Az ISZ-ben nem érintett kérdésekben a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet rendelkezéseit kell alkalmazni. 4. Az ISZ rendelkezéseit a minősített adatok védelméről szóló 2009. évi CLV. törvényben és végrehajtási rendeleteiben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. 5. Az ISZ rendelkezéseit az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvénybe foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.
3. Értelmező rendelkezések
6. Ezen ISZ alkalmazása során:
6.1. aláíró: az a természetes személy, aki (elektronikus aláíró esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja) a saját vagy más személy nevében az aláírásra jogosult,
6.2. alkalmazásgazda: a Hivatal megbízott munkatársa az elektronikus iratkezelési feladatok ellátására,
6.3. archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése elektronikus adathordozón,
6.4. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,
6.5. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása,
6.6. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,
6.7. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,
6.8. átmeneti (kézi) irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartalmú átmeneti, selejtezés, illetve központi irattárba adás előtti őrzése történik,
6.9. Biztonságos Elektronikus Dokumentumtovábbító Szolgáltatás (a továbbiakban: BEDSZ): a központi elektronikus szolgáltató rendszer azon szolgáltatása, amely lehetővé teszi a csatlakozott szervezetek és az ügyfelek egymás közötti kétirányú hiteles dokumentum alapú kommunikációját,
6.10. csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása,
6.11. elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat,
6.12. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,
6.13. elektronikus irat: a Hivatal működésével kapcsolatban elektronikus adathordozón, illetve formában, elektronikus eszköz felhasználásával vagy elektronikus eljárással keletkezett, illetve papír alapú hordozóról digitalizált irat. Tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más, elektronikus formában lévő információ, vagy ezek kombinációja,
6.14. E-bejelentési rendszer (EBEJ): a Hivatal internetes honlapján üzemeltetett elektronikus rendszer, amelyen keresztül kizárólag az iparjogvédelmi és szerzői jogi törvényekben meghatározott bejelentések nyújthatók be elektronikusan,
6.15. elektronikus küldemény: a BEDSZ útján küldött, illetve érkezett elektronikus űrlap(ok) és az azokhoz csatolt egyéb elektronikus dokumentum(ok), és hivatalos iratok. A BEDSZ az ügyfélkapun keresztül csak az általános nyomtatványtervezővel és általános nyomtatványkitöltővel készített, vagy annak megfelelő formátumú és a központi rendszerben előzetesen regisztrált elektronikus űrlapokat fogadja,
6.16. elektronikus levél: a központi rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelező program segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,
6.17. elektronikus másolat: valamely papír alapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papír alapú dokumentumba foglalt adategyüttes,
6.18. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt átvette, és ez mely időpontban történt meg; az elektronikus tértivevény közokirat,
6.19. elektronikus ügydosszié: olyan elektronikus ügyirat, amely az ügy intézésének tartalmi és formai információit tartalmazza,
6.20. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely elektronikus úton, elektronikus levélben érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét,
6.21. elektronikusan történő aláírás: elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz,
6.22. ELO: hitelesített elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer,
6.23. elnöki irat: az elnök, az elnökhelyettesek és a gazdasági főigazgató nevére szóló irat,
6.24. előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz,
6.25. hatósági irat: hatósági ügyben keletkezett irat,
6.26. hatósági ügy: a Hivatal hatósági jogkörébe tartozó ügy,
6.27. Hatósági ügyviteli rendszer: a Hivatal belső fejlesztésű elektronikus rendszere a hatósági ügyek kezelésére,
6.28. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,
6.29. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,
6.30. időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett,
6.31. iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven,
6.32. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,
6.33. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot,
6.34. irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármely más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja,
6.35. irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papír alapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el,
6.36. iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magában foglaló tevékenység,
6.37. irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak,
6.38. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód,
6.39. kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,
6.40. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások,
6.41. kiadmányozás (kiadványozás): a már felülvizsgált, végleges kiadmány- (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,
6.42. központi elektronikus szolgáltató rendszer: az elektronikus közszolgáltatások nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek együttese,
6.43. központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár,
6.44. küldemény: az az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzátartozó listán címzéssel láttak el,
6.45. küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele,
6.46. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak,
6.47. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek,
6.48. másolat: az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat,
6.49. megőrzési határidő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,
6.50. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése jegyzőkönyv felvétele mellett,
6.51. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható,
6.52. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól, 6.53. nemzetközi irat: a külföldről érkező és a külföldre címzett irat,
6.54. operatív irat: nem hatósági ügyben keletkezett irat,
6.55. operatív küldemény: nem hatósági ügyben érkezett küldemény,
6.56. operatív ügy: a hatósági ügy fogalmába nem tartozó ügy,
6.57. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,
6.58. raktári egység: az irattári anyagnak a kézi és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),
6.59. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése,
6.60. szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell,
6.61. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,
6.62. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása,
6.63. ügyfélkapu: a központi rendszer természetes személyek részére nyújtott azonosításainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személyazonosságát alátámasztó információt,
6.64. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelései, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,
6.65. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat,
6.66. ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy,
6.67. ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja,
6.68. ügytípus: az irattári tételszám által meghatározott ügyiratok olyan legkisebb csoportja, amelybe tartozó ügyek ugyanolyan megőrzési idővel és jelleggel rendelkeznek; az irattári terv első szintű kategorizáló tényezője,
6.69. vegyes ügyirat: papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat,
6.70. WinPa: hitelesített postázó szoftver.
7. Az értelmező rendelkezésekben nem szereplő fogalmak értelmezése során:
II. AZ IRATKEZELÉS SZERVEZETE, RENDSZERE
4. Az iratkezelés szervezete
8. A közigazgatási és igazságügyi miniszter 34/2011. (V. 6.) KIM utasítása szabályozza a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala Szervezeti és Működési Szabályzatát (a továbbiakban: SZMSZ). A szervezeti sajátosságok figyelembe vételével meghatározza az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt. 9. A szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően a Hivatal az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látja el.
10. A beérkező iratok az ELO rendszerében, központilag kerülnek érkeztetésre és iktatásra.
11. Az SZMSZ-ben meghatározottak szerint az iratkezeléssel összefüggő feladatokat az Átvevő Osztály, a központi iratkezelő helyek, önálló iktatókönyvvel, illetve az iratkezelési szoftver szerint önálló iktatóhellyel rendelkező szervezeti egységek, iratkezeléssel megbízott munkatársai látják el.
12. A központi iratkezelő hely (Átvevő Osztály és az Ügyfélszolgálati Osztály) feladatai:
a) a Hivatalhoz érkezett iratok átvétele, felbontása,
b) az iratok érkeztetése,
c) hatósági ügyek iktatása és előzményezése,
d) a hatósági iratok továbbítása a szervezeti egységeknek,
e) kizárólag az Átvevő Osztály végzi: a kimenő hatósági iratoknak a szervezeti egységektől való átvételét, valamint a hatósági kimenő papír alapú iratok előkészítését, postázását.
13. A Hivatal szervezeti egységeinek operatív irataival kapcsolatos feladatok:
a) a szervezeti egységhez („sürgős”, „s. k.” jelzésű iratok, futár által beküldött) beérkező operatív iratok átvétele/fogadása, felbontása,
b) az iratok előzményezése,
c) a küldemények érkeztetése, iktatása,
d) a szervezeti egységhez közvetlenül beérkezett hatósági küldemények továbbítása az Átvevő Osztályra,
e) a szervezeti egységnél felbontott, beérkező küldemények – igény szerint – szkennelése,
f) az irat továbbítása szignálásra, vezetői bemutatásra,
g) az irat továbbítása az ügyintézőhöz,
h) a tervezetek bemutatása kiadmányozásra,
i) a határidős nyilvántartás kezelése,
j) a kimenő iratok – igény szerinti – szkennelése,
k) az iratok expediálásra való előkészítése,
l) a kimenő papír alapú iratok átadása az Átvevő Osztálynak,
m) az átmeneti irattár kezelése.
14. A hatósági ügyek érdemi ügyintézője iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:
a) a Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,
b) egyéb ügykezelői utasítások megadása,
c) a rábízott hatósági ügyiratok szakszerű kezelése.
15. Az operatív ügyek érdemi ügyintézőjének iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:
a) a szervezeti egységhez közvetlenül beérkező iratok döntésre való előkészítése,
b) egyéb ügykezelői utasítások megadása,
c) a rábízott operatív ügyek szakszerű kezelése.
16. Az Átvevő Osztály ügykezelőjének iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:
a) a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemények(ek) átvétele, (bontása), nyilvántartás (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartása), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése, az iratok központi irattárba helyezése, valamint ezek ellenőrzése,
b) az iratnak az érdemi ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele.
5. Az iratkezelés rendszere
17. A Hivatal iratkezelése központi nyilvántartásba vétellel és szervezeti egységenkénti iktatással valósul meg.
18. Az iratkezelés során keletkezett iratokat legkésőbb a lezárásukat követően, irattárba helyezésük előtt – az irattári terv alapján – irattári tételekbe kell sorolni és irattári tételszámmal kell ellátni.
6. Az iratkezelés felügyelete a Hivatalon belül
19. Az egységes és szabályszerű papír alapú/elektronikus iratkezelési gyakorlatot hatósági ügyek vonatkozásában az Ügyviteli Főosztály és a Gazdálkodási és Informatikai Főosztály felügyeli.
20. A hatósági iratok vonatkozásában az Ügyviteli Főosztály felelős:
a) az iratkezelési szabályzat elkészítéséért, jóváhagyásáért, szabályszerűségéért és a feladatoknak megfelelő célszerűségéért,
b) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,
c) a szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, a szabálytalanságok megszüntetéséért, szükség esetén a szabályzat módosításának kezdeményezéséért,
d) az iratkezelést végző vagy azért felelős munkatársak szakmai képzéséért és továbbképzéséért,
e) a papír alapú iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért,
f) a papír alapú iratkezelési segédeszközök biztosításáért,
g) egyéb, jogszabályban meghatározott papír alapú iratkezelést érintő feladatokért.
21. A hatósági/operatív elektronikus iratok vonatkozásában a Gazdálkodási és Informatikai Főosztály felelős:
a) az elektronikus iratok, beleértve az e-bejelentési rendszeren keresztül benyújtott bejelentések fogadását, ellenőrzését, megőrzését és továbbítását biztosító számítástechnikai rendszer biztonságos üzemeltetéséért,
b) az elektronikus iratok védelméért, így az elektronikus iratokhoz való jogosulatlan hozzáférés, tartalmának megváltoztatása, törlésének vagy megsemmisítésének megakadályozásáért,
c) a hozzáférési jogosultságok, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért,
d) a hivatalos és a személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,
e) a hivatali elektronikus hatósági ügyviteli rendszer üzembiztos működéséért,
f) egyéb, jogszabályban meghatározott elektronikus iratkezelést érintő feladatokért.
III. AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI
7. Az iratok rendszerezése
22. Az SZTNH feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézése során (hatósági ügyek) az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyszámmal azonosított (hatósági) ügyiratként kell kezelni.
23. Az SZTNH-ba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratok nyilvántartása az ISZ-ben meghatározottak szerint történik.
24. Az SZTNH irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, valamint a Hivatal irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – az irattári terv alapján irattári tételszámmal kell ellátni.
25. Az ügyirat egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet.
26. Az ügyintézéshez nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat a központi irattár ügykezelője az irattárban (átmeneti/kézi, központi) az ISZ-ben előírtak szerinti elhelyezi.
8. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása
27. Az SZTNH-ba érkező, ott keletkező, illetve onnan kimenő valamennyi irat – a meghatározottak kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, a hatósági ügyekben és operatív ügyekben az irat azonosításához szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok feltüntetésével, iktató könyvben (papír alapú, elektronikus), illetve az e célra rendszeresített, tanúsított iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisban kerül nyilvántartásba.
28. Az iratforgalom keretében az iratok átadás-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.
9. A jogosultságok kezelésének szabályai az elektronikus iratkezelési rendszerben
29. A Gazdálkodási és Informatikai Főosztály felelős az iratkezelési jogosultsági rendszer kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.
30. Az iratkezelő rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is – az engedélyezést követően az alkalmazásgazda feladata.
31. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni. Ennek kezdeményezésére névre szóló jogosultságdokumentáció szolgál. Az erre vonatkozó előírásokat az SZTNH Informatikai Biztonsági Szabályzata tartalmazza.
32. A beállítást végző alkalmazásgazda a jogosultság életbelépését, beállításának megtörténtét, a jogosultság visszavonásának rögzítését a névre szólóan kiállított iraton igazolja. Ennek egy másolati példányát a rendszergazda őrzi, az eredeti példány tárolása, kezelése az iktatóhely szerinti szervezeti egység vezetőjének a feladata.
33. Az alkalmazásgazda feladata:
a) a jogosultsági csoportok, funkcionális beállítások karbantartása,
b) elektronikus érkeztető könyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,
c) irattári tételszámok karbantartása.
34. Az alkalmazásgazda az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt tájékoztatja a jogosultságok kiadásának akadályáról, ha a rendelkezésre álló licenckeret betelt, vagy a kért jogosultság az iratkezelési szoftver működését veszélyeztetné. Az iratkezelés felügyeletét ellátó szerv vezetője dönt a felmerülő igény teljesítéséről.
10. A beérkező küldemények átvétele
35. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, természetes személy benyújtása, valamint informatikai-telekommunkikációs eszköz útján kerül a Hivatalba.
36. A Hivatalba érkezett küldemények átvétele az Átvevő Osztályon történik.
37. Futár küldeményt a szervezeti egységek abban az esetben vehetnek át, ha az sürgős és a címzettnek személyesen kézbesítendő. Amennyiben a futár érkezésekor a címzetthez tartozó szervezeti egység iratkezelője nem elérhető, akkor az átvételt az Átvevő Osztály végzi.
38. Telefaxon érkezett iratot postai iratként megküldött iratként kell kezelni.
39. Az elektronikus, központi postafiókon keresztül érkezett küldeményt az Ügyfélszolgálati Osztály kezeli.
40. Ügyfélkapun át érkezett küldeményeket a működtető rendszer automatikusan kezeli.
41. Az elektronikus úton érkezett küldeményeket, a Hivatal elektronikus postafiókját üzemeltető Ügyfélszolgálati Osztály kezeli.
42. A küldemény átvételére jogosult az Átvevő Osztály, valamint:
a) postai úton vagy telefaxon érkezett küldemények esetén:
aa) a címzett, vagy az általa megbízott személy,
ab) a vezető, vagy az általa megbízott személy,
ac) a szervezeti egység operatív ügyek ügyintézője,
b) az ügyfélszolgálati iroda munkatársa,
c) az elektronikus úton érkezett küldemények esetén a Hivatal elektronikus postafiókját üzemeltető Ügyfélszolgálati Osztály.
43. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:
a) a címzés alapján az átvételre való jogosultságot,
b) a kézbesítőokmány és a küldeményen lévő iktatószám, vagy más azonosítási jel megegyezőségét,
c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,
d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.
44. Az átvevő a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell. A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.
45. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel, vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.
46. Amennyiben olyan személy, vagy szervezeti egység veszi át a küldeményt, aki küldeményérkeztetésre nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának a dátumát is fel kell tüntetni. Az átvevő köteles a küldeményt legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek/személynek érkeztetésre (további intézkedésre) átadni.
47. Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papír alapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot.
48. Elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére. A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha:
a) a Hivatal informatikai rendszeréhez, vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy
b) az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul,
c) az informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.
49. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papír alapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.
50. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal vissza kell küldeni a feladónak, amelyet a postai küldemény esetén a postai jegyzéken fel kell tüntetni. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni kell, és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.
51. A benyújtott elektronikus küldeményre a befogadás során azonnal érkeztető szám kerül, valamint sor kerül az automatikus elektronikus visszaigazolás küldésére is. A befogadás-visszaigazolásban rögzített időpont a küldemény Hivatal általi átvételének és érkezésének időpontja.
52. A központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolása az elektronikus közszolgáltatásról és annak igénybevételéről szóló jogszabályban meghatározottak szerint történik.
12. A küldemények ellenőrzése átvételkor
53. A papír alapú küldemény esetén az átvevő átvételkor köteles ellenőrizni a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát, a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő adatok megegyezőségét, az iratot tartalmazó zárt boríték sértetlenségét.
54. A küldemények átvételekor a Hivatal belső utasításaiban meghatározott és a vonatkozó jogszabályokban előírt biztonsági előírásokat kell alkalmazni.
55. Elektronikus adathordozón érkező elektronikus küldemények vírusellenőrzését minden esetben el kell végezni. A tevékenységet az erre kijelölt munkatárs végzi el, külön erre a feladatra rendszeresített számítógépen. A tartalmat ezután úgy kell kezelni, mint az elektronikus úton érkezett küldeményeket, magát az adathordozót pedig mint a papír alapú küldeményeket. Az adathordozó mellé minden esetben kísérőlapot kell csatolni. Amennyiben az ellenőrzés negatív eredménnyel zárult, úgy a kísérő lapot a papír alapú iktatás szabályai szerint kell tovább kezelni.
56. Az elektronikus küldemények sérülésmentességi vizsgálata, a formai követelményeknek való megfelelése a rendszeren belül megtörténik. Biztonsági kockázat vagy az átvitel hiányosságának észlelése esetén a rendszer megtagadja az elektronikus küldemény befogadását, és a megtagadás tényéről – annak okának feltüntetése mellett – a felhasználót tájékoztatja.
13. Sérült és hiányos küldemény kezelése
57. Sérült küldemények átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon és a borítékon jelölni kell, és az átvevő soron kívül ellenőrzi a küldemény tartalmának meglétét a felbontásra vonatkozó szabályok megtartása mellett. Amennyiben a küldemény hiányos, úgy a hiányról a küldemény felbontását végző munkatárs két példányban jegyzőkönyvet vesz fel, majd a jegyzőkönyv egy példányát megküldi a feladónak, egy példányát az irathoz csatolja.
14. Téves címzés kezelése
58. Téves címzés, vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha a címzésből az illetékes szerv nem állapítható meg, a küldeményt a feladónak kell visszaküldeni. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 25. §-ában jelzett kivétellel irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.
15. Visszaérkezett tértivevény kezelése
59. A visszaérkezett tértivevényeket érkeztetni kell az alábbiak szerint:
60. Hatósági ügyben az Átvevő Osztály a visszaérkező tértivevényeket nyilvántartásba veszi, kikeresi a hozzá tartozó iratok hivatali példányát, és csatolja a tértivevényt az irat hivatali példányához.
61. Operatív ügyben visszaérkezett tértivevényt az Átvevő Osztály szkenneli, majd érkeztető számmal látja el, és a tértivevényes levelet a szervezeti egységhez továbbítja, amely gondoskodik az ügy iratai közötti elhelyezésről (levélhez csatolásról).
16. A küldemények felbontása
62. A Hivatalhoz központilag érkezett papír alapú küldemények felbontását az Átvevő Osztály ügykezelője végzi, a szervezeti egységekhez közvetlenül érkező küldeményeket a szervezeti egységek iratkezelői, valamint maga a címzett bontja fel.
63. Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:
a) a minősített iratokat,
b) az „s.k. felbontásra” jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel),
c) az elnöknek, az elnökhelyetteseknek, a gazdasági főigazgatónak szóló küldeményeket,
d) a magánjellegűnek minősülő küldeményeket (amelyekről bontás nélkül is megállapító, hogy magánjellegű – pl. személyre szóló banki elszámolások, személyes jellegű iratok –),
e) azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra feljogosított személy elrendelte.
64. A küldemények címzettjei, ha iktatásra nem jogosultak, a küldeményt iktatás céljából soron kívül kötelesek visszajuttatni az iktatóhelyhez.
65. A küldemény felbontásra kerül akkor is, ha a Hivatal címzése mellett, akár előtte, akár utána, névre szóló címzés is szerepel, ha a küldemény hivatalos szervtől érkezik, és a boríték alapján nyilvánvalóan megállapítható, hogy hivatalos küldemény.
66. Ha a küldemény pénzt, vagy értékcikket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetve a küldemény értékét az iratra feljegyzi és a pénzt, illetve értékcikket – elismervény ellenében – a Hivatal pénzkezeléssel megbízott szervezeti egységének adja át.
67. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetleges hiányokat az iraton rögzíteni kell. A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az operatív/hatósági ügyintézőnek kell kezdeményezni. 68. A küldemények téves felbontásakor a felbontó a borítékot visszazárja, és a borítékon feltünteti a téves felbontás tényét, időpontját, és aláírásával igazolja. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az iratkezelési szoftverben az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.
69. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően a felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek első példányát a küldeménnyel egyidejűleg haladéktalanul a címzetthez, a minősített iratokat – nyilvántartásba vétel céljából – a titkosügyirat-kezeléssel megbízott ügykezelőhöz, a második példányt a feladóhoz kell eljuttatni. A harmadik példány a felbontó szervezeti egységnél marad.
70. Az elektronikus küldeményeket iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából az átvevő ellenőrzi. Ha az elektronikus küldemény az átvevő, vagy az Informatikai Főosztály részéről, a rendelkezésére álló informatikai eszközökkel nem nyitható meg, az átvevő a küldőt haladéktalanul értesíti az elektronikus küldemény értelmezhetetlenségéről. Ilyen esetben az érkezés időpontja a Hivatal által is megnyitható és értelmezhető elektronikus küldemény megérkezésének a dátuma.
71. Amennyiben az irat beérkezésének időpontjához jogkövetkezmény fűződik, gondoskodni kell arról, hogy annak az időpontja megállapítható legyen. Papír alapú küldemények esetén csatolni kell a borítékot, elektronikus küldemények esetén pedig az iratkezelési szoftver gondoskodik az elektronikus küldemények küldési, fogadási, olvasási dátumainak rögzítéséről.
72. Amennyiben a beérkező elektronikus iraton elektronikus aláírás szerepel, akkor annak hitelességét ellenőrizni kell az elektronikus aláírás hitelességét ellenőrző szoftver segítségével. Az ellenőrzésre a Hivatal kijelölt munkatársa jogosult az elektronikus irat iratkezelési szoftverbe történő csatolásakor.
73. Az elektronikus aláírás hitelességellenőrzésének tényét (időpontja, ellenőrző neve, eredménye) az iratkezelési szoftverben rögzíti az ellenőrzést végző. Amennyiben az ellenőrzés eredménye az, hogy az iratkezelési szoftver nem ismerte fel az elektronikus aláírás típusát, akkor az ügyintéző egyéb módon gondoskodik az ellenőrzésről (pl. a küldővel felveszi a kapcsolatot, hogy megtudja az elektronikus aláíró alkalmazás fajtáját). Amennyiben az ellenőrzés eredménye, hogy az elektronikus aláírás nem hiteles, a tényt, és az irat hiteles elektronikus iratként történő befogadásának elutasítását az iratot beküldő felé azonnal jelzi. Ebben az esetben az ügyintéző az ügy típusának figyelembevételével a nem csak hiteles aláírással fogadható küldeményt nem hiteles aláírással befogadja, a csak hiteles aláírással befogadható küldeményt teljes egészében elutasítja.
17. A küldemények érkeztetése
74. Minden beérkezett (papír alapú vagy elektronikus) küldeményt az érkezés napján, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető-nyilvántartásban hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell. Amennyiben egy borítékban több (különböző tárgyhoz/ügyfélhez tartozó) küldemény is érkezett, akkor az iktatást megelőzően minden egyes különálló küldeményhez érkeztető számot kell rendelni, az érkezés dátumaként pedig az alapküldemény érkezési dátumát kell feltüntetni. Amennyiben a küldemény egy iratként kezelendő, úgy annak részeit a küldemény mellékleteiként kell nyilvántartani. Ha a küldemény több iratként kezelendő, úgy annak bármely részét külön iktatott iratként kell nyilvántartani.
75. Az Átvevő Osztály érkezteti a Hivatalhoz beérkező, központilag átvett papír alapú küldeményeket. Hatósági ügyben érkezett küldeményeket az elektronikus ügyviteli rendszerben kell érkeztetni, majd az iratkezelési szoftverbe történő átadást követően a további kötelező metaadatokat az iratkezelési szoftverben kell rögzíteni. Operatív ügyben érkezett küldeményeket az iratkezelési szoftver érkeztető könyvében kell érkeztetni.
76. Az Ügyfélszolgálati Osztály érkezteti a Hivatalhoz központilag beérkező elektronikus leveleket. Az elektronikus levelek nyilvántartásba vétele az iratkezelési szoftver érkeztető könyvében történik.
77. A szervezeti egységek érkeztetik a közvetlenül, központi érkeztetés nélkül beérkezett operatív küldeményeket.
78. Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.
79. Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – az iratkezelési szoftver megfelelő érkeztető könyvébe történik. Az érkeztetési azonosító évente eggyel kezdődő folyamatos, eggyel növekvő, egyedi sorszám és évszám. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az érkeztetés az iktatással együtt történik.
80. Az iratkezelési szoftverben történő érkeztetési nyilvántartásban az alábbi adatok kerülnek rögzítésre:
a) érkeztetés azonosítója,
d) küldemény adathordozója (papír, elektronikus),
f) kézbesítés prioritása (sürgős, azonnal stb.),
g) küldemény (idegen száma),
h) ragszám (postai azonosító),
j) felbontás nélkül továbbítandó,
p) központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a központi rendszer által a küldeményhez rendelt érkeztető szám.
81. Az iratkezelési szoftver automatikusan adja az érkeztető számot.
82. Az érkeztető szám a küldemény érkeztetési azonosító száma.
83. Az érkeztető szám szerkezete:
a) Hivatali azonosító (a Hivatal azonosító jele: SZTNH),
b) Sorszám (folyamatosan kiadott, év elejétől egyes sorszámmal indul),
c) Évszám (Teljes, négy karakteres évszám – pl. 2010.).
84. Érkeztetés során az iratokat vonalkóddal, illetve vonalkód nyomtató hiányában érkeztető bélyegzővel kell ellátni.
85. A papír alapú küldemények érkeztetésekor a vonalkódot, illetve az érkeztető bélyegző lenyomatát a küldemény borítékán, a felbontás nélkül érkezett – nem bontható – küldeményeknél a borítékon, a szöveg takarása nélkül kell elhelyezni.
86. Az érkeztető bélyegző lenyomatának rovatait ki kel tölteni. Az érkeztető bélyegző tartalma:
a) a szervezeti egység megnevezése,
b) az érkeztetés dátuma (év, hó, nap),
c) az irat érkeztető száma,
d) mellékletek feltüntetése.
87. A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni.
88. A küldemény borítékját minden esetben a hatósági ügyirathoz kell csatolni.
89. Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldemény érkezik, a beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.
90. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető-nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.
91. A nem faxszerveren beérkező faxküldeményeket a papír alapú küldemények szabályai szerint kell kezelni.
92. Az elektronikus levelek esetében az érkeztetés az ISZ. 74–92. pontjainak megfelelően történik.
18. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)
93. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye.
94. Hatósági ügyeknél a hivatali elektronikus hatósági ügyviteli rendszerből indított érkeztetés során a hatósági ügyre történő előzményezést a hivatali ügyviteli rendszerben, az ügyre történő előzményezést pedig az iratkezelési szoftverben kell elvégezni. Az adott ügyön belül keletkezett további iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon kell nyilvántartani. A különböző évek ügyiratait egymással előirat-utóirat kapcsolatba kell hozni.
95. Operatív ügyek esetében a szervezeti egység az iktatáskor megállapítja, hogy az iratnak van-e előzménye. Az előzményezést az iratkezelési szoftverben, a korábbi iktatási adatok, valamint szükség esetén a szervezeti egység átmeneti irattárában tárolt iratok alapján végzi.
96. Az iktatáskor az ügyben az adott évben elsőként keletkezett irat főszámot kap. Ha az irathoz ugyanabban az évben új irat érkezik, illetve az ügyben saját irat készül, azt a soron következő alszámra kell iktatni.
19. A küldemények továbbítása
97. A küldemények továbbításának bizonylatolása az iratkezelési szoftverben történik. Az iratkezelési szoftverben való bizonylatolást minden olyan esetben alkalmazni kell, amikor a küldemény az egyik szervezeti egységtől a másik szervezeti egységhez átkerül.
98. Az iratkezelési szoftver a bizonylatolás alapján a küldeményhez kapcsolódó metaadatokat tartalmazó dokumentumot automatikusan továbbítja a címzett szervezeti egység elektronikus iktatókönyvébe, valamint a megküldött küldeményekről elektronikus jegyzéket készít.
99. A Hivatalhoz beérkező papír alapú küldeményeket az Átvevő Osztály a küldemények előzetes vezetői áttekintésére vonatkozó hivatali utasításokat figyelembe véve továbbítja az illetékes szervezeti egységhez.
100. A Hivatalban keletkezett, helyben indított papír alapú küldemények továbbítását részben az Átvevő Osztály, részben – „bizalmas”,” azonnal”, „sürgős” vagy egyéb okból indokolt iratok esetén – maga a küldő szervezeti egység végzi el.
101. Az Átvevő Osztály a papír alapú, kívülről érkező, valamint a belső hatósági küldeményeket naponta kézbesíti a szervezeti egységek részére. A „sürgős” iratokat érkeztetés után, soron kívül a címzett részére továbbítja.
102. A küldemények átadás-átvételét az iratkezelési szoftverben kell az operatív ügyekben rögzíteni. Az átvevő a küldemény átvételékor – automatikus visszaigazoló elektronikus üzenet küldésével – a küldő részére visszaigazolja az átvétel tényét.
103. Papír alapú küldemény esetében az átvétel igazolásával meg kell várni a küldemény fizikai megérkezését.
20. Iratkezelési segédletek
104. Az iratok nyilvántartására – papír alapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédleletek vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjen.
105. A Hivatalhoz érkező, érdemi intézkedést igénylő és a helyben keletkezett iratokat iktatással nyilvántartásba kell venni.
106. A Hivatalban az iktatás egységesen az iratkezelési szoftver iktatókönyveiben történik.
107. A főnyilvántartó könyv az SZTNH szerveinél rendszeresített, az iratok teljes körű nyilvántartását biztosító iratkezelési segédleteket tartalmazó jegyzék.
108. A főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, annak betelte után a következő sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni.
109. A főnyilvántartó könyvet az Ügyviteli Főosztály vezetője hitelesíti. Ennek keretében lapjait sorszámozza és a borítólap felső oldalán feltünteti az alábbiakat:
„Ez a könyv … számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20.. év …hó …nap. Lezárva: 20… év … hó … nap. Aláírás, körbélyegző lenyomata.”
110. Az iratkezeléshez használt segédleteket, a maradandó értékű iratok elhelyezéséül szolgáló dobozokat a Gazdálkodási és Informatikai Főosztálytól kell igényelni, amely gondoskodik azok központi beszerzéséről.
111. Az Ügyviteli Főosztály vezetője a vonatkozó jogszabályok és belső normák alapján határozza meg a rendszeresített általános és szakfeladatokkal összefüggő, speciális iratkezelési segédleteket.
112. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására a főnyilvántartó könyvben használt segédletek:
a) átadókönyv (más szervezeti egység részére történő átadás, illetve az ügyintézők részére történő át- és az irattárnak visszaadott iratok nyilvántartása), előadói munkanapló, kézbesítői ív,
b) kézbesítőkönyv (Hivatalon kívüli szervezetek részére),
d) bélyegző-nyilvántartási könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására),
e) kulcsdoboz-nyilvántartási könyv.
21. Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása
113. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni, továbbá érkeztetni kell:
a) könyveket, tananyagokat,
d) nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat,
e) a munkaügyi nyilvántartásokat,
f) bérszámfejtési iratokat,
g) nem szigorú számadású bizonylatokat,
h) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,
j) az előfizetési felhívásokat,
k) a közlönyöket, sajtótermékeket, szakfolyóiratokat,
l) a visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat.
114. Nem iktathatók ismételten a Hivatal valamelyik szervezeti egységénél már iktatott átmenő iratok, amelyeket láttamozásra küld meg a Hivatal egyik szervezeti egysége a másiknak.
115. Tilos az iktatás vonatkozásában:
b) az irat nélküli iktatás,
c) szóbeli megkeresés alapján iktatószám kiadása,
d) az átvétel napjától eltérő dátumozással történő iktatás,
e) az iratot visszatartani azért, hogy a beérkezésénél később kerüljön iktatásra.
22. Az iktatókönyv (tartalma, nyitása, zárása)
116. Az iktatás tanúsított iratkezelési szoftver támogatásával történik.
117. Az iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyveket kell használni.
118. Az iktatás az iratkezelési szervezetnek megfelelően történik.
119. Hatósági iratok esetében a papír alapú irathoz az iktatószámot tartalmazó iktatási igazolást kell csatolni.
120. Operatív iratok esetében a papír alapú iratra, az érkeztető bélyegző lenyomata mellé fel kell vezetni az irat iktatószámát.
121. Ha operatív ügyben az iratok először nem központi faxon vagy nem központi elektronikus levélben érkeznek a Hivatalhoz, azok iratkezelési szoftverben kerülnek iktatásra. Ha ezen operatív iratokat postán is megküldik, a postán érkezett iratra már a beiktatott iratok iktatószámát kell felvezetni, és az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell a postai érkezés dátumát.
122. Az iktatás során az iktatókönyvben kötelezően fel kell tüntetni
b) az iktatás időpontját,
c) a beérkezés időpontját, módját, az érkeztetési azonosítót,
d) az adathordozó típusát (papír alapú, elektronikus), az adathordozó fajtáját,
e) az expediálás időpontját, módját,
f) a küldő adatait (név, cím),
g) a címzett adatait (név, cím),
h) a hivatkozási számot (idegen szám),
i) a mellékletek számát, típusát (papír alapú, elektronikus),
j) az ügyintéző megnevezését,
l) az elő- és utóirat iktatószámát,
m) a kezelési feljegyzéseket (csatolás, szerelés, határidő, visszaérkezés stb.),
n) az intézés határidejét, módját és elintézés időpontját,
o) az irattári tételszámot,
p) az irattárba helyezést.
123. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyveket és segédleteket hitelesen le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet vagy iktatókönyveket kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben új főszámra ne lehessen több iratot iktatni.
124. Papír alapú iktatókönyvben az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történjen. A lapra rá kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv, és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.
125. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára hozzáférhetővé kell tenni.
126. Az elektronikus iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után az ISZ 148., 149., 150., 151., 152. pontjaiban meghatározott szabályok figyelembevételével kell zárni. A zárás részeként el kell készíteni az elektronikus iktatókönyv hiteles másolatát.
127. Az iratkezelési szoftver alkalmazása vonatkozásában az iktatókönyv zárásának részeként a Gazdálkodási és Informatikai Főosztály elkészíti az alábbiakat:
a) az elektronikus érkeztető-nyilvántartásokat,
b) az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, naplózás információi) változatát,
c) az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni.
128. A Gazdálkodási és Informatikai Főosztályon belül az Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály az időbélyegzővel ellátott, lezárt érkeztető-nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományait és az elektronikus dokumentumokat archiválja. A biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolni.
129. A biztonsági másolat tárolása során biztosítani kell az elektronikus közszolgáltatás biztonságáról szóló jogszabályban foglaltak végrehajtását.
130. Az elektronikus érkeztető-nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példányát az archiválást követő második évben meg kell semmisíteni.
131. Ügyviteli segédeszközként előadói ívet kell használni az iratok fizikai egységének biztosítása végett, azon rögzítésre kerülnek:
a) az ügyirathoz tartozó iratok iktatására, csatolására és egyéb nyilvántartási adatokra vonatkozó feljegyzések,
b) az ügyintézői munka adminisztrálására vonatkozó adatok, az ügyintézői, vezetői utasítások.
132. Az osztott iratkezelési szervezetre tekintettel az iktatószám kötelezően tartalmazza az iktatókönyvnek megfelelő Iktatóhely azonosító/főszám-alszám/évszám – egy adategyüttesként kezelendő – adatokat, amelyben az évszám az aktuális év négy számjegye. A főszám és alszám folyamatos sorszám. A tanúsított iratkezelési szoftver a főszám-alszám sorszámokat automatikusan képezi. Az iktatószám mellett fel kell tüntetni az iktatóhely betű azonosítóját.
133. Amennyiben az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi, az iktatószám tetszőlegesen bővíthető – az adategyüttest megelőzően – a szervezeti egységre, iktatóhelyre utaló, számot, betűt vagy ezek kombinációját tartalmazó azonosítóval.
134. Az iktatóhely azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó vezető adja ki és tartja nyilván. Az iktatóhely azonosítókat az 1. függelék tartalmazza. 135. Az iktatószám szerkezete, felépítése:
a) Iktatóhely azonosító (főosztály azonosító kódja, pl. VMF),
b) Főszám (folyamatosan kiadott, év elejétől egyes sorszámmal indul),
c) Alszám (Az ügyben keletkezett első irat a főszám alatti első alszámot kapja, minden további új beérkező, illetve kimenő válasz a főszám további alszámaira kerül. Egy főszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat.),
d) Évszám (teljes, négy karakteres évszám, pl. 2010),
e) Egyedi azonosító (szervezeti egység azonosító kódja, pl. NVO).
136. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.
137. Egy iktatókönyvön belül a főszámot folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.
138. Az iktatatás minden évben az első iktatáskor „1-es” sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.
139. Az SZTNH-hoz érkező, illetve az SZTNH-nál mint iratképző szervnél keletkező iratokat – az ISZ 113. pontban meghatározott kivételekkel – egyedi azonosító számmal (iktatószámmal) kell nyilvántartani.
140. Iktatás egységesen az iratkezelési szoftver iktatókönyveiben történik.
141. Nem kell iktatni, de érkeztetni kell az ISZ 113. pontjában felsorolt iratokat.
142. Hatósági iratok esetében az iktatást központilag az Átvevő Osztály végzi.
143. Operatív iratok esetében a szervezeti egységek az iktatást csoportosításban, azaz főosztályonként, illetve bizonyos főosztályokon belül osztályonként elkülönített iktatókönyvekben végzik.
144. Az iratokat az érkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon, a helyben keletkezett iratokat az ügy intézésére vonatkozó vezetői intézkedés kiadását követően iktatni kell. Soron kívül iktatásra kerülnek a határidős iratok, a táviratok, az elsőbbségi küldemények, az „azonnal”, vagy „sürgős” jelzésű iratok.
145. Téves iktatás esetén az iratkezelési szoftverben a változással (módosítással, az adatok fizikai törlése nélkül) összefüggő adatokat naplózással kell dokumentálni.
25. Közérdekű bejelentések, panaszok iktatása
146. Az SZTNH-hoz érkező közérdekű bejelentéseket, panaszokat az Átvevő Osztály és az Ügyfélszolgálati Osztály érkezteti, majd továbbítja a tartalomnak megfelelő szervezeti iktatás céljából.
147. A közérdekű bejelentések, panaszok iktatása során az ELO-ban a „bélyeg” jelzet alatt az alábbi megjegyzéseket kell alkalmazni:
d) közérdekű adat megismerésére irányuló kérelem.
26. Az elektronikus levél kezelése
148. A Hivatal központi elektronikus levél címére érkező elektronikus leveleket az Ügyfélszolgálati Osztály kezeli. A szervezeti egységekhez továbbított elektronikus levelekre adott választ az Ügyfélszolgálati Osztály iktatja.
149. A hivatali személyes postafiókba érkező elektronikus levelet a megfelelő jogosultsággal rendelkező munkatárs fogadja, érkezteti és azt az arra jogosultsággal rendelkező munkatársnak, vagy a szervezeti egységhez tartozó elektronikus postafiókba továbbítja iktatás céljából, az ISZ 74–92. pontjaiba foglalt érkeztetés, illetve az ISZ 138–145. pontjaiba foglalt iktatás szabályainak megfelelően. Az adott szervezeti egység vezetője jelöli ki azon munkatársak körét, akik a szervezeti egységhez tartozó postafiókhoz hozzáférési jogosultsággal rendelkeznek.
150. Az érkeztetés során az érkeztetést végzőnek meg kell győződnie arról, hogy az érkeztetett tételhez kapcsolódott-e maga az elektronikus levél elektronikus fájl formájában, illetve ellenőrizni kell, hogy a csatolt fájl az iratkezelési szoftverből megnyitható-e.
27. Belső elektronikus irattovábbítás
151. A Hivatalon belül másik szervezeti egység részére történő átadás esetén az elektronikus iratot vagy közvetlenül a címzetthez, vagy a szervezeti egységnek kell továbbítani.
152. A Hivatal meglévő belső iratforgalmában meghatározott iratokat nem kell papír alapon a szervezetek között átadni, ha ezek
a) elektronikus formában is elegendők, illetve
b) az iratok aláírás és iktatás után szkennelésre kerülnek (iratképként becsatolva az iratkezelési szoftverbe).
153. Az elektronikus iratok átadása az iratkezelési szoftverben történik. Az átadás-átvétel tényét a rendszer rögzíti.
154. Amennyiben az iratok között átadáskor papír alapú irat is van (például vegyes ügyirat átadása esetén), az iratkezelési szoftver figyelmeztet erre a tényre. Ebben az esetben a papír alapú iratokat is továbbítani kell, fizikailag át kell adni.
155. Amennyiben az iratok között átvételkor papír alapú irat is van, az iratkezelési szoftver figyelmeztet erre a tényre. Ebben az esetben a rendszerben való átvétellel meg kell várni a papír alapú irat megérkezését is.
28. Szignálás és az iratok továbbítása az ügyintézőhöz
156. A hatósági ügyeknél az ügyintéző kijelölése a Hivatal elektronikus hatósági ügyviteli rendszerében történik.
157. A szignálási utasítást operatív ügyekben az iratkezelési szoftverben kell rögzíteni. Amennyiben a szignálásra jogosult vezető ezt nem az iratkezelési szoftverben végzi, azt közvetlenül az iratra, vagy az előadói ívre (iratkísérő lapra) jegyzi fel és ezt követően az általa kijelölt jogosultsággal rendelkező munkatárs rögzíti az iratkezelési szoftverben.
158. Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy amely olyan ügyhöz kapcsolódik, amelynek már van kijelölt ügyintézője, közvetlenül az előzmény ügyintézőjének kell továbbítani.
159. A főosztályvezető szignálhat:
c) ügyintézőre közvetlenül.
160. Az osztályvezető akár névre, akár szervezeti egységre szignálva kapta meg az iratot, az osztályhoz tartozó ügyintézőre szignálhatja azt tovább.
161. Az ügyintézőre szignált iratot a szervezeti egység vezetője az iratkezelőn, illetve az ilyen feladatot is ellátó ügyintézőn keresztül, vagy közvetlenül – az irat iktatását követően, amennyiben az korábban még nem történt meg – eljuttatja a kijelölt ügyintézőhöz.
162. Az irattovábbítás dokumentálását az iratkezelési szoftverben kell elvégezni, mely során az irat elektronikus tartalma, amennyiben van szkennelt, digitalizált példánya is, az ügyintéző kezelésébe kerül.
163. Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot csak a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.
164. Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani.
165. Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az ISZ-ben meghatározott egyéb dokumentumok.
166. A hatósági ügyben a kiadmányozás, az operatív ügyben az aláírási jogosultság magába foglalja az ügyben való érdemi döntés és közbenső intézkedés kiadásának jogát.
167. A papír alapú kiadmány, aláírás akkor hiteles, ha azt az illetékes kiadmányozó (aláíró) saját kezűleg aláírja, vagy a kiadmányozó (aláíró) neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a kiadmányozó (aláíró), illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a Hivatal hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel.
168. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó (aláíró) neve mellett az „s. k.” jelzés, vagy a kiadmányozó (aláíró) alakhű aláírásmintája és a Hivatal bélyegzőlenyomata.
169. A Hivatal kimenő ügyintézése során keletkezett iratokról másodlatot kell készíteni.
170. Kiadmányozásra csak az erre felhatalmazott személy (a továbbiakban: kiadmányozó) jogosult. Kiadmányozási jogot – névre szóló felhatalmazással – a Hivatal elnöke, illetőleg a főosztályvezetők adhatnak és vonhatnak vissza. A kiadmányozási joggal rendelkező érdemi ügyintézőkről az elnöki, illetőleg a szervezeti egységhez tartozó titkárságokon nyilvántartást kell vezetni.
171. Az aláírásra előkészített papír alapú operatív iratokat a szükséges példányban kinyomtatva az iktatásért felelős szervezeti egység iratkezelőjének kell átadni, aki ezt követően az iratkezelési szoftverben rögzíti a kiadmányozó(k), aláíró(k) nevét.
172. Az aláírásra váró papír alapú tervezeteket papíron a kiadmányozásra, aláírásra jogosult vezető részére kell átadni. Az aláírásra megküldött iratokat átvétel után nem kell iktatni.
173. Hivatalos elektronikus kimenő iratnak azok minősülnek, amelyeket a kiadmányozásra jogosult elektronikus aláírással látott el.
174. Operatív ügyek esetében aláírást követően az iratot – ha az aláíró vezető előzetesen mást nem határozott meg – vissza kell küldeni a megküldő szervezeti egység iratkezelő, vagy ilyen feladatot is ellátó munkatársa részére iktatásra és a postázáshoz történő előkészítésre. Amennyiben az aláírásra megküldött válaszlevél elnöki hatáskörbe tartozó ügyben készült, akkor az iratot az indító szervezeti egység átadja az elnöki titkárságra iktatásra és aláírásra.
175. Amennyiben a kimenő irat bizalmas információt tartalmaz, az irat speciális kezeléséről az iratot készítő szervezeti egység illetékes munkatársának kell gondoskodnia, majd az iratot lezárt borítékban átadni az Átvevő Osztály részére.
30. A kimenő iratok továbbításra történő előkészítése (expediálása)
176. A kiadmányozott, aláírt, iktatott – szükség esetén szkennelt –, papír alapú kimenő operatív iratok postázásra, továbbításra történő előkészítése során az Átvevő Osztálynak történő átadás előtt a szervezeti egységnek ellenőriznie kell:
b) a mellékletek meglétét,
c) ha van: a papír alapú irat mellékletén a vonalkód meglétét,
d) a kiadmányozás, aláírás megtörténtét,
e) a bélyegző alkalmazását,
f) végül a boríték/csomag lezárását és tértivevénnyel való ellátását.
177. Az operatív irat iktatását követően az iratkezelési szoftverben meg kell adni a kiküldés módját (postai, fax, elektronikus levél, vagy intézményközi rendszer, esetleg futár, illetve más személyes kézbesítés), továbbá a kiküldendő irat borítékán is fel kell tüntetni.
178. Postai úton kiküldendő operatív iratot a szervezeti egység készíti elő, majd továbbítja az Átvevő Osztályra.
179. Hatósági ügy esetén a postázáshoz szükséges paraméterek kitöltése a hivatali elektronikus hatósági ügyviteli rendszerben, a borítékolás, nyilvántartásba vétel központilag az Átvevő Osztályon történik.
31. Postázás és annak előkészítése
180. Operatív iratok esetén az Átvevő Osztály a postán feladandó küldeményeket átveszi a szervezeti egységtől, bejegyzi a WinPa-ba a hiányzó postázásra vonatkozó adatokat, elvégzi a ragszámozást, kinyomtatja a postai feladójegyzéket.
181. Hatósági iratok esetén az Átvevő Osztály a postán feladandó küldeményekhez kinyomtatja a tértivevényeket, elvégzi a ragszámozást és kinyomtatja a postai feladójegyzéket.
182. Ezt követően az Átvevő Osztály a következő munkanapon a küldeményeket továbbítja a postának.
32. Határidős nyilvántartás vezetése
183. Ha az ügyintézés során csak közbenső intézkedés történt, illetve az ügy befejezése valamely feltétel bekövetkezésétől, illetve megszűnésétől függ, az iratot az ügyintéző által adott visszavárási határidő alapján határidős nyilvántartásba kell helyezni.
184. A határidőt operatív iratok esetében az iratkezelési szoftver, hatósági iratok esetében a hivatali elektronikus hatósági ügyviteli rendszer tartja nyilván. Az ügyintéző által előjegyzett határidő lejártakor, illetve ha az ügyben újabb irat érkezik, az iratot a határidős nyilvántartásból ki kell vételezni és az ügyintézőhöz kell továbbítani.
33. Az ügyintézés lezárása
185. Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek – ha eddig nem történt meg – meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelnie, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a szükség szerinti előírások betartásával – meg kell semmisítenie. Az iratra és az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívében (aktájában) sorba kell rendeznie.
186. Az előkészítés során ellenőrzi az egyes papír alapú iratokat, majd az irattári tételszámmal ellátott, lezárt teljes ügyiratot az irattárba helyezi.
IV. AZ IRATTÁRI TÉTELEK KIALAKÍTÁSA
187. Az ügyiratok és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyüttesek – az SZTNH ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon lettek tételekbe sorolva. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be, továbbá a Hivatal hatékony működtetése egy adott funkciót illetően az ügykörök milyen mélységű áttekintését igényli.
188. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerültek, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerültek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről az SZTNH – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre került az irattári őrzés időtartama. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kellett meghatározni. A nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 12. §-ában foglaltak figyelembevételével kell meghatározni.
35. Az irattári terv szerkezete és rendszere
189. Az ISZ részét képezi az irattári terv (2. függelék), melynek szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá az SZTNH ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra. 190. Az irattári terv hatósági és operatív részre oszlik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történik. Az operatív ügycsoportok részbe az SZTNH működésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a hatósági ügycsoportok részbe a Hivatal alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.
191. A címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyükön megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.
V. IRATTÁROZÁS, SELEJTEZÉS, MEGSEMMISÍTÉS, LEVÉLTÁRBA ADÁS
36. Az irattár és szervezete
192. Az elintézett, lezárt ügyiratokat, amelyeknek kiadmányait már továbbították, vagy intézkedés nélkül az irattárazását elrendelték, irattárba kell helyezni. A Hivatal irattára a szervezeti egységek átmeneti irattáraiból és a központi irattárból áll. A központi irattár a Hivatal székhelyén lévő és a szomszédos épületek pincéiben található irattárból áll. A központi irattárazási feladatokat az Átvevő Osztály látja el.
193. Az irattári anyagot a központi irattárban az irattári tervnek megfelelően kell tárolni, ennek tényét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
194. Az elintézett, lezárt, de az ügyvitelben még gyakorta szükséges, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat az illetékes szervezeti egység az átmeneti irattárában, legfeljebb hét évig, évenkénti bontásban, irattári tételszám, ügyszám vagy lajstromszám szerinti csoportosításban tárolja. Az átmeneti irattár kezelése a szervezeti egység feladata. 195. Azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, számítástechnikai hordozóra felvitt adatokat, iratkezelési nyilvántartásokat az iratkezelési szoftverben kell kezelni.
38. A központi irattár és működése
196. A központi irattár feladata:
a) az irattárba elhelyezett iratok rendezése, rendszerezése, megfelelő tárolóeszközökbe helyezése,
b) az iratállományról nyilvántartás és segédletek készítése, és napra készen tartása,
c) az irattár szakszerű használatának biztosítása,
d) az irattári selejtezésben és a levéltári átadásban való közreműködés,
e) az irattári anyag használatának – betekintés, kölcsönzés és másolat készítése – biztosítása.
197. A központi irattárba csak irattári tételszámmal ellátott ügyiratok adhatók le, az iratkezelési szoftverrel előállított kétpéldányos átadási jegyzék kíséretében, valamint az irattári átadás iratkezelési szoftverben történő dokumentálásával.
198. Az átadási jegyzéknek évkörrel ellátott tételes felsorolást kell tartalmaznia ügyirat szinten (főszámot és a hozzá tartozó alszámok iktatószámát, az ügyirat tárolási helyét). Az átadás előtt a leadó iratkezelőnek ellenőriznie kell, hogy az ügyiratot irattári tételszámmal ellátták-e, az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e. Az ügyintéző a felesleges munka- és másodpéldányokat az ügyiratból kiemeli, és selejtezési eljárás mellőzésével megsemmisíti.
199. A központi irattárban az ügyiratokkal együtt kell elhelyezni az iratkezelési szoftverből év végén kinyomtatott és lezárt érkeztető- és iktatókönyveket.
200. Az irattári anyag kölcsönzését utólag is ellenőrizhető módon, az iratkezelési szoftverben dokumentáltan kell végezni az alábbi adatok rögzítésével:
d) visszaadás és visszavétel,
e) kölcsönzés időtartama.
201. Papír alapú iratok esetén adatlapot kell kinyomtatni az iratkezelési szoftverből, amelyet az átvevő aláírását követően el kell helyezni a kiadott irat helyén. Elektronikus irat esetén a jogosultak naplózás mellett tekinthetik meg az elektronikus iratot.
202. Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább háromtagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. A felülvizsgálati eljárás folyamatát biztosítani kell.
203. A selejtezési eljárást a központi irattár indítja el a selejtezési jegyzék elkészítésével. Az ügyiratok selejtezésre jelölését az iratkezelési szoftverben rögzítik. Az illetékes szervezeti egységekkel egyeztetett selejtezési jegyzék alapján a felülvizsgálati joggal rendelkező irattáros elvégzi a megőrzési idők esetleges meghosszabbításait, elkészíti a végleges selejtezési jegyzőkönyvet három példányban, majd eljuttatja a selejtezési bizottságnak jóváhagyásra.
204. A selejtezési jegyzék tartalmazza:
a) az (ügy)iratot készítő szervezeti egység megnevezését,
b) az ügyiratok irattári tételszámát, tételcímét,
c) az ügyiratok keletkezési évét,
d) a selejtezett ügyiratok mennyiségét,
e) a tárolóeszközök számát.
205. A központi irattár kezelője köteles meggyőződni arról, hogy a selejtezésre kerülő iratanyag teljes és lezárt tételekből áll, valamint abból iratok nem hiányoznak. Amennyiben eredeti irat kikölcsönzésre került és még nem került vissza az irattárba, akkor azt az ügyiratot nem lehet selejtezni, a kiadott iratokat pedig a kölcsönzőtől vissza kell kérni.
206. Az iratselejtezésről a Hivatal bélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni három példányban, melynek két példányát iktatás után a Magyar Országos Levéltárhoz (továbbiakban: levéltár) kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett.
207. A selejtezési jegyzőkönyv a 204. pontban meghatározott, és mellékletként csatolt selejtezési jegyzéken kívül tartalmazza:
a) a szabályzat és az irattári terv megnevezését, amely alapján a selejtezést végezték,
c) a Selejtezési Bizottság tagjainak nevét, aláírását,
d) a selejtezésért felelős vezető aláírását,
e) a selejtezést ellenőrző vezető aláírását,
208. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A levéltárnak joga van a kiselejtezésre előkészített ügyiratokból egyes tételeket visszatartani. Az iratkezelési szoftverben ebben az esetben a „Selejtezésre kijelölt” állapotot meg kell szüntetni.
209. Az ügyiratok selejtezésének és megsemmisítésének tényét és idejét az iratkezelési szoftverben kell rögzíteni.
210. Az elektronikus iratok megsemmisítése a tartalom törlését jelenti, a metaadatokét nem, mivel az iratkezelési szoftverben tárolt leíró adatok az iktatókönyv tartalmi adatainak a részét képezik.
211. A könyvtári és tári dokumentumok selejtezése a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról szóló 3/1975. (VIII. 17.) KM–PM együttes rendelet alapján történik.
40. Az iratok levéltárba adása
212. Az Iparjogvédelmi Ügyviteli Főosztály a Hivatal nem selejtezhető, maradandó értékű, levéltárba adandó iratait az őrzési idő leteltét követően a levéltárnak adja át. Az átadás időpontját a levéltárral közösen kell meghatározni.
213. Ha a levéltár az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételekkel nem rendelkezik, az elektronikus iratokról legkésőbb a levéltárba adás előtt hitelesített papírmásolatot kell készíteni, és át kell adni a levéltárnak.
214. Az átadásra kerülő iratokat teljes és lezárt évfolyamokban az irattári terv szerint rendezetten, nyilvántartási segédleteikkel a Hivatal költségén kell átadni, átadás-átvételi jegyzék kíséretében.
215. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iktatási segédleteken át kell vezetni. A Hivatal megszűnése vagy feladatkörének megváltozása esetén köteles intézkedni irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és használhatóságáról.
216. A Hivatal a levéltári átadásra kerülő iratokból az alaptevékenység ellátásához folyamatosan szükséges iratokat – a saját központi irattárában való megőrzés kötelezettségével – visszatarthat. A visszatartott iratokról három példányban jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyből két példányt a levéltár részére át kell adni.
VI. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme
41. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme
217. A Hivatal irattári anyaga használható belső ügyviteli célból és külső szerv, vagy személy megkeresésére. A használat módjai: betekintés, másolat készítése, kölcsönzés.
218. Érdemi ügyintézést igénylő iratot a Hivatalból kivinni – amennyiben az ügy természete ezt nem teszi szükségessé – csak indokolt esetben, a Hivatal elnöke, elnökhelyettese, gazdasági főigazgatója vagy a főosztályvezető előzetes engedélye alapján, az engedélyben meghatározott helyre és időtartamra szabad.
219. Az iratok külföldre történő kivitelére és külföldről történő visszahozatalára a hatályos vonatkozó jogszabályok előírásai az irányadók.
220. Az ügyintézők és ügykezelők fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért.
VII. IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK
221. A papír alapú kimenő hivatalos iratokat az aláírás mellett a Hivatal hivatalos bélyegző lenyomattal látja el.
222. A Hivatalon belüli papír alapú iratokon bélyegzőt nem kell használni.
223. A bélyegző biztonságos őrzéséről, tárolásáról a bélyegzőt használó szervezeti egység vezetője, vagy az általa erre kijelölt személy köteles gondoskodni.
43. Hitelesítési eszközök nyilvántartása
224. A hivatali munka ellátásához szükséges bélyegzőt az elnökség tagjai, a főosztályvezetők, az önálló osztályt vezetők, továbbá az érintett főosztályi osztályok vezetői, a főosztályvezető jóváhagyásával, a Gazdálkodási Főosztály titkárságától rendelhetik meg. A megrendelésnél a bélyegző lenyomattal kapcsolatosan pontosan meg kell határozni annak tartalmát, méretét, formáját, színét.
225. A kiadott bélyegzőkről darabszám és a bélyegzők lenyomata, számozása szerint a Gazdálkodási Főosztály titkársága vezet nyilvántartást.
226. A központi bélyegző-nyilvántartás a következőket tartalmazza:
b) a bélyegző megnevezése,
d) a kiadmányozó aláírásmintája,
e) elektronikus aláírások,
f) a szervezeti egység megjelölése,
g) a bélyegzőt átadó és átvevő személy neve, aláírása,
h) az átvétel, visszaadás dátuma.
227. A bélyegző eltűnését haladéktalanul írásban kell bejelenteni a Gazdálkodási Főosztály titkárságán.
228. A bélyegző kezelésére kijelölt személy közszolgálati jogviszonyában, illetve munkaviszonyában történő változás, illetőleg annak megszűnése esetén a bélyegzőt a Gazdálkodási Főosztály titkársága részére vissza kell adni és ennek tényét, vagy ha a vezető a bélyegző más személynek történő átadására adott utasítást, ennek a tényét kell a nyilvántartásban rögzíteni.
229. Szervezeti egység nevének változása, vagy megszűnése esetén a bélyegzőt haladéktalanul le kell adni a Gazdálkodási Főosztály titkárságára.
230. A bélyegzők leadásakor az érintett vezető kérheti a leadott bélyegző megsemmisítését, vagy meghatározott ideig történő tárolását. Ha külön nem kérték a bélyegző tárolását, a bélyegzőt akkor is a leadástól számított 6 hónap után lehet megsemmisíteni, aminek engedélyezésére a Gazdálkodási Főosztály vezetője jogosult.
231. A bélyegzők megsemmisítése a Gazdálkodási Főosztály feladata.
44. Iratok iktatási szabályai az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén
232. Papír alapú iktatókönyvet (továbbiakban: iktatókönyv) kell felfektetni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az ügykezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés több órán keresztül nem biztosított.
233. Üzemzavar esetén a „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott – mind a bejövő, mind a kimenő és belső iratforgalom esetében – iratokat, az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, „ÜZ” egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyvbe kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát.
234. Az „ÜZ” egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyv központi nyilvántartásba vételéről az Ügyviteli Főosztály vezetője gondoskodik.
235. Az „ÜZ” iktatás során az iratkezelési szoftverben használt iktatószámot kell feltüntetni az „ÜZ-iktatókönyv” megjegyzés rovatában.
236. Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell.
VIII. INTÉZKEDÉSEK MUNKAKÖR-MEGVÁLTOZÁS, MUNKAKÖRÁTADÁS
ÉS SZERVEZETI ÁTALAKULÁS ESETÉN
237. Amennyiben egy munkatárs munkaköre megváltozik, és ezzel egyidejűleg a régi munkakörével kapcsolatos folyamatban lévő ügyeit és az ügyekhez kapcsolódó iratait – ha azok a munkatársnál kerültek tárolásra az ügyintézés idejére – a szervezeti egység vezetője által kijelölt más ügyintéző veszi át, akkor az átadandó ügyeket és iratokat tételesen, a nyilvántartások alapján a szervezeti egység vezetőjének tételesen el kell számolnia. A szervezeti egységek a személyi változásokról a rendszergazdát haladéktalanul értesítik, illetve az ISZ 29–34. pontjai alapján kezdeményezik az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését.
238. Amennyiben egy munkatárs munkaköre megváltozik, az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat és az ügyirat-hátralékokat.
239. Az iratkezelési folyamatban részt vevő munkatársnak a hivatali közszolgálati jogviszonya, illetve munkaviszonya megszűnésekor, vezetői megbízásának visszavonásakor, vagy megszüntetésekor, vagy más szervezeti egységhez történő áthelyezésekor, a folyamatban lévő elintézetlen ügyeit, az ügyekhez kapcsolódó iratokkal együtt át kell adnia a szervezeti egység vezetője által kijelölt ügyintéző részére (újraszignálás).
240. Az átadás során a távozó munkatársat a nyilvántartások alapján az ügyek tekintetében tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról és az átadás-átvételről jegyzőkönyvet kell felvenni. Az átadás tényét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
47. Szervezeti átalakulás
241. A Hivatalon belül szervezeti egység megszűnése esetén a szervezeti egység vezetőjének gondoskodnia kell a folyamatban lévő, elintézetlen ügyek, illetve a szervezeti egységhez tartozó átmeneti irattárban elhelyezett ügyek átadásáról a feladatkört átvevő szervezeti egység vezetője részére. Az átadás tényét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
242. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatkörét más szervezeti egység nem veszi át, a megszűnő szervezeti egység átmeneti irattárában levő iratanyagokat le kell zárni és az Átvevő Osztály részére át kell adni. Az átadás tényét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
SZTNH IKTATÓHELY AZONOSÍTÓK
|
Iktatóhely azonosító
és
Iktató, továbbító, szignáló szervezeti egység |
Iktatókönyv azonosító jele (iktatószám egyedi azonosítója)
és
Iktató szervezeti egység
és
Iktatószám formátum |
|
ELN |
Elnökség |
EK |
Elnökségi Kabinet |
ELN/főszám-alszám/év/EK |
|
HR |
Humánpolitikai Önálló Osztály |
ELN/főszám-alszám/év/HR |
|
BE |
Belső ellenőrzés |
ELN/főszám-alszám/év/BE |
|
MFT |
Magyar Formatervezési Tanács Irodája |
MFT/főszám-alszám/év/MFT |
|
SZTNT
ELN |
Szellemi Tulajdon Nemzeti Tanácsa |
SZTNT/főszám-alszám/év/ SZTNT |
|
Elnöki Titkárság |
ELN.1-23főszám-alszám/év/ |
|
ÜF |
Ügyviteli Főosztály |
IÜF |
Iparjogvédelmi Ügyviteli Főosztály |
ÜF/főszám-alszám/év/ÜF |
|
ÜO |
Ügyviteli és Hatósági Publikációs Osztály |
|
ÜFO |
Ügyvitel Fejlesztési Osztály |
|
ÁO |
Átvevő Osztály |
IÜF/főszám-alszám/év/ÁO |
|
SZF |
Szabadalmi Főosztály |
SZF |
Szabadalmi Főosztály |
SZF/főszám-alszám/év/SZF |
|
VEBI |
Vegyipari és Biotechnológiai Osztály |
SZF/főszám-alszám/év/VEBI |
|
MEFA |
Mezőgazdasági és Fajtaoltalmi Osztály |
SZF/főszám-alszám/év/MEFA |
|
GYO |
Gyógyszeripari Osztály |
SZF/főszám-alszám/év/GYO |
|
VFO |
Villamossági és Fizikai Osztály |
SZF/főszám-alszám/év/VFO |
|
GO |
Gépészeti Osztály |
SZF/főszám-alszám/év/GO |
|
EPKO |
Építő- és Könnyűipari Osztály |
SZF/főszám-alszám/év/EPKO |
|
VMF |
Védjegy és Mintaoltalmi Főosztály |
VMF |
Védjegy és Mintaoltalmi Főosztály |
VMF/főszám-alszám/év/VMF |
|
NVO |
Nemzeti Védjegy Osztály |
VMF/főszám-alszám/év/NVO |
|
NKVO |
Nemzetközi Védjegy Osztály |
VMF/főszám-alszám/év/NKVO |
|
MO |
Mintaoltalmi Osztály |
VMF/főszám-alszám/év/MO |
|
JNF |
Jogi és Nemzetközi Főosztály |
JNF |
Jogi és Nemzetközi Főosztály |
JNF/főszám-alszám/év/JNF |
|
NKO |
Nemzetközi Kapcsolatok Osztálya |
JNF/főszám-alszám/év/NKO |
|
IJO |
Iparjogvédelmi Jogi Osztály |
JNF/főszám-alszám/év/IJO |
|
ILO |
Iparjogvédelmi Lajstromvezetési Osztály |
JNF/főszám-alszám/év/ILO |
|
SZJF |
Szerzői Jogi Főosztály |
SZJF |
Szerzői Jogi Főosztály |
SZJF/főszám-alszám/év/SZJF |
|
SZJHO |
Szerzői Jogi Hatósági Osztály |
SZJF/főszám-alszám/év/SZJHO |
|
NSZJO |
Nemzetközi Szerzői Jogi Osztály |
SZJF/főszám-alszám/év/NSZJO |
|
ITK* |
Innovációs és Tájékoztatási Központ |
ITK |
Innovációs, Tájékoztatási és Képzési Központ |
ITK/főszám-alszám/év/ITK |
|
|
Ügyfélszolgálat* |
|
KKO* |
Képzési és Koordinációs Osztály* |
ITK/főszám-alszám/év/KKO |
|
ÜSZE* |
Ügyfélszolgálat e-mailek* |
ITK/főszám-alszám/év/ÜSZE |
|
ÜSZ* |
Ügyfélszolgálat szolgáltatások* |
ITK/főszám-alszám/év/ÜSZ |
|
SZK* |
Szakkönyvtár* |
ITK/főszám-alszám/év/SZK |
|
GIF |
Gazdálkodási és Informatikai Főosztály |
GIF |
Gazdálkodási és Informatikai Főosztály |
GIF/főszám-alszám/év/GIF |
|
PSZO |
Pénzügyi és Számviteli Osztály |
GIF/főszám-alszám/év/PSZO |
|
LGO |
Létesítménygazdálkodási Osztály |
GIF/főszám-alszám/év/LGO |
|
ISZO |
Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály |
GIF/főszám-alszám/év/ISZO |
|
GFŐ |
Gazdasági Főigazgató |
GFŐ |
Gazdasági Főigazgató |
GFŐ/főszám-alszám/év/ |
* Munkaelnevezések, az SZTNH Szervezeti és Működési Szabályzatának jóváhagyásával válnak véglegessé, vagy módosulhatnak az elnevezések és a rövidítések.
AZ SZTNH HIVATALI SZERVEZETEI (HIVATALI EGYSÉGEK) IRATTÁRI TERVE
1. Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokba, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az SZTNH feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, és meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.
3. Az ügy típusát, iratképző szerv szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja.
4. Az irattári jel összetevői:
a) Főcsoport ügykör: (pl. O)
(a hatósági ügyek jelölései a nemzetközi iparjogvédelmi jelölésekhez igazodnak)
b) Ügyek csoportjának betűjele: (pl. E)
A) 1. Operatív [E] Elnökségi ügyek és iratok, vezetés
2. Operatív [M] Szervezet, működés, ügyvitel
3. Operatív [H] Személyzet, bér- és munkaügy
4. Operatív [P] Pénzügyek, számvitel, vagyonkezelés
5. Operatív [N] Nemzetközi kapcsolatok
B) 1. Hatósági [A] Nemzetközi védjegyek
2. Hatósági [AO] Nemzetközi eredetmegjelölés ügyek csoportja
3. Hatósági [D] Mintaoltalmi ügyek csoportja
4. Hatósági [E] Egyéb hatósági ügyviteli ügyiratok csoportja
5. Hatósági [G] Földrajzi árujelző ügyek csoportja
6. Hatósági [I] Topográfiai ügyek csoportja
7. Hatósági [J] Közösségi földrajzi árujelző ügyek csoportja
8. Hatósági [K] Közös Jogkezelők
9. Hatósági [L] Lajstromkönyvek, -ügyiratok csoportja
10. Hatósági [M] Nemzeti védjegy ügyek csoportja
11. Hatósági [N] Nemzetközi kapcsolatok
12. Hatósági [P] Szabadalmi ügyek csoportja
13. Hatósági [U] Használati mintaoltalmi ügyek csoportja
14. Hatósági [V] PCT, Átvevő hivatali ügycsoport
15. Hatósági [Z] Árva művek
16. Hatósági [Y] Önkéntes műnyilvántartás
C) Ügytípusok: pl. 01: elnöki iratok-hazai levelezések
5. Selejtezési idő: az a szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, kivéve a nem selejtezhető tételeket.
6. Levéltár: a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról az SZTNH és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg.
7. Az SZTNH irattári tervében, egyes különös részében található irattári tételei vonatkozásában, az általánostól eltérő megőrzési idő alapjául szolgáló jogszabályok „*” jelöléshez kapcsolódóan kerültek feltüntetésre.
A) [O] ÁLTALÁNOS RÉSZ – OPERATÍV ÜGYEK KÖRE
1. [E] Elnökségi ügyek és iratok, vezetés
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
OE-01 |
Elnöki iratok – külföldi kapcsolatok |
20 |
– |
|
OE-02 |
Elnöki iratok – hazai kapcsolatok |
20 |
– |
|
OE-03 |
Elnöki értekezlet napirendjére vonatkozó anyagok, |
|
|
|
|
az értekezlet jegyzőkönyvei, emlékeztetői |
nem selejtezhető |
15 |
|
OE-04 |
Iparjogvédelmi Szakértői Testület iratanyagai |
nem selejtezhető |
15 |
|
OE-05 |
Szerzői Jogi Szakértő Testület iratanyagai |
nem selejtezhető |
15 |
|
OE-06 |
A szabadalmi ügyvivői működéssel kapcsolatos iratanyagok |
|
|
|
|
és a Szabadalmi Ügyvivői Vizsgabizottság iratanyagai |
15 |
– |
|
OE-07 |
Magyar Formatervezési Tanács iratai |
nem selejtezhető |
15 |
|
OE-08 |
Magyar Szellemi Tulajdonvédelmi Tanács iratai |
nem selejtezhető |
15 |
|
OE-09 |
Elnöki Tanácsadó Kabinet iratai |
nem selejtezhető |
15 |
|
OE-10 |
Elnöki utasítások |
nem selejtezhető |
15 |
|
OE-11 |
Gazdasági vezetői utasítások |
10 |
– |
|
OE-12 |
Külső kitüntetésekkel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
OE-13– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
2. [M] Szervezet, működés, ügyvitel
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
OM-01 |
Hivatali szintű külföldi kapcsolatok |
20 |
– |
|
OM-02 |
Hivatali szintű belföldi kapcsolatok |
20 |
– |
|
OM-03 |
A Hivatal szervezeti egységei részére átadott és tőlük átvett iratok |
5 |
– |
|
OM-04 |
Munkatervek, jelentések (statisztikák) |
15 |
– |
|
OM-05 |
Belső ellenőrzés iratai |
nem selejtezhető |
15 |
|
OM-06 |
Belső feljegyzések iratai |
5 |
– |
|
OM-07 |
Emlékeztetők |
5 |
– |
|
OM-08 |
Tájékoztatók, belső szervezeti egységek részére |
5 |
– |
|
OM-09 |
Működéssel kapcsolatos iratok |
3 |
– |
|
OM-10 |
Belső kapcsolattartás iratai |
1 |
– |
|
OM-11 |
Főosztályvezetői, osztályvezetői működéssel kapcsolatos iratok |
3 |
– |
|
OM-12 |
Együttműködési megállapodások |
5 |
– |
|
OM-13 |
Külső kapcsolatok iratai |
3 |
– |
|
OM-14 |
Különféle intézményekkel, szervezetekkel való kapcsolattartás iratai |
3 |
– |
|
OM-15 |
Szerződések (hivatali és külső szervek között) előkészítése, |
|
|
|
|
lebonyolítása, megkötése |
8 |
– |
|
OM-16 |
Sajtóügyek |
5 |
– |
|
OM-17 |
Kiállításokkal, vásárokkal, rendezvényekkel kapcsolatos iratok |
|
|
|
|
(belföldi) |
1 |
– |
|
OM-18 |
Iktatató- és mutatókönyv, irattári segédkönyvek |
nem selejtezhető |
15 |
|
OM-19 |
Gépesítést megelőző, befizetést nyilvántartó könyvek |
25 |
– |
|
OM-20 |
Ügyszám-nyilvántartó könyvek |
25 |
– |
|
OM-21 |
Postakönyvek |
5 |
– |
|
OM-22 |
Oktatási intézmények levelei |
5 |
– |
|
OM-23 |
Belső oktatás |
3 |
– |
|
OM-24 |
Iparjogvédelmi oktatással, képzéssel kapcsolatos |
3 |
– |
|
|
iratok |
|
|
|
OM-25 |
Projektek |
4 |
– |
|
OM-26 |
Hatósági publikációval kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
OM-27 |
Nyomdai fájlok (PDF) |
5 |
– |
|
OM-28 |
Hirdetési tevékenységgel kapcsolatos iratok |
1 |
– |
|
OM-29 |
Különféle szolgáltatások igénybevételével kapcsolatos iratok |
3 |
– |
|
OM-30 |
Szerzői jog körébe tartozó megbízások, |
5 |
– |
|
|
felhasználási szerződések |
|
|
|
OM-31 |
Állományépítés |
5 |
– |
|
OM-32 |
Gyűjtemény |
5 |
– |
|
OM-33 |
Különféle iparjogvédelmi és egyéb tárgyú kiadványok elkészítésével |
|
|
|
|
és megrendelésével kapcsolatos iratok |
1 |
– |
|
OM-34 |
Kéziratok külső és belső szerzőktől |
1 |
– |
|
OM-35 |
Nyomda példányok iratai |
1 |
– |
|
OM-36 |
Honlapra kerülő anyagok |
5 |
– |
|
OM-37 |
A Hivatal jogi képviseletének ellátása során keletkezett iratok |
|
|
|
|
(államigazgatás, bírósági ügyek) |
5 |
– |
|
OM-38 |
Polgári védelem iratai |
5 |
– |
|
OM-39 |
Tűzvédelem iratai |
5 |
– |
|
OM-40 |
Munkavédelem iratai |
5 |
– |
|
OM-41 |
Ügyirat-selejtezésre, levéltári átadásra vonatkozó iratok |
nem selejtezhető |
– |
|
|
|
helyben megőrzendő |
|
|
OM-42 |
Selejtezési dokumentumok (jegyzőkönyvek és bizonylatai) |
10 |
– |
|
OM-43 |
Ügyfelek (tájékoztatást, állásfoglalást kérő) beadványai |
5 |
– |
|
OM-44– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
3. [H] Személyzet, bér- és munkaügy
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
OH-01 |
Munkáltatói intézkedések (minősítések, |
50 |
– |
|
|
kinevezések, kinevezés-módosítások, |
|
|
|
|
fegyelmi ügyek stb.) |
|
|
|
OH-02 |
Humánpolitikai, munkaügyi, munkaerő- és bérgazdálkodási |
|
|
|
|
kérdésekkel kapcsolatos határozatok, rendelkezések |
10 |
– |
|
OH-03 |
Közszolgálati nyilvántartás körébe utalt iratok |
50 |
– |
|
OH-04 |
Kormánytisztviselők személyi iratai, adatai |
50 |
– |
|
OH-05 |
Személyi anyag (adatnyilvántartó lap, önéletrajz, erkölcsi bizonyítvány, |
|
|
|
|
esküokmány, összeférhetetlenségi nyilatkozat, kinevezés, |
|
|
|
|
vezetői megbízás, vezetői megbízás visszavonása, besorolás, |
|
|
|
|
visszatartás, áthelyezés, minősítés, munkaköri leírás, közszolgálati |
|
|
|
|
jogviszonyt megszüntető irat, hatályban lévő fegyelmi büntetést |
|
|
|
|
kiszabó határozat, közszolgálati igazolás másolata) |
50 |
– |
|
OH-06 |
Közokiratok, a kormánytisztviselők jogviszonyával kapcsolatos |
|
|
|
|
nyilatkozatok, bírósági határozatok |
10 |
– |
|
OH-07 |
Közszolgálati jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok |
|
|
|
|
(tanulmányi szerződések, vizsgakötelezettségek, |
|
|
|
|
kölcsönszerződések iratai) |
5 |
– |
|
OH-08 |
A kormánytisztviselők jogviszonyával összefüggő, |
|
|
|
|
más jogviszonyaival – külszolgálattal, külföldi munkavállalással – |
|
|
|
|
kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
OH-09 |
A kormánytisztviselő saját nyilatkozatai, átadott iratai |
3 |
– |
|
OH-10 |
Közszolgálati alapnyilvántartás adatai |
50 |
– |
|
OH-11 |
Központi közszolgálati nyilvántartás (KÖZIGTAD) adatai |
5 |
– |
|
OH-12 |
Nyugdíjügyek |
5 |
– |
|
OH-13 |
A kormánytisztviselők és hozzátartozóik munkahely által támogatott, |
|
|
|
|
szervezett egészségügyi ellátását biztosító egészségügyi intézményi |
|
|
|
|
belépőkártyák és nyilvántartásával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
OH-14 |
Munkaalkalmassági igazolások |
3 |
– |
|
OH-15 |
Munkaadói igazolványok |
3 |
– |
|
OH-16 |
Szabadságok megállapítása és nyilvántartása |
3 |
– |
|
OH-17 |
Jelenléti ívek |
3 |
– |
|
OH-18 |
Létszám- és bérnyilvántartások |
3 |
– |
|
OH-19 |
A kormánytisztviselők illetményével és illetményen kívüli |
|
|
|
|
egyéb juttatásokkal kapcsolatos ügyek |
3 |
– |
|
OH-20 |
Jutalmak nyilvántartása |
3 |
– |
|
OH-21 |
Munkaügyi viták anyagai |
5 |
– |
|
OH-22 |
Munkaügyi jelentések, elemzések, statisztikák |
5 |
– |
|
OH-23 |
MÁV utazási kedvezmények |
1 |
– |
|
OH-24 |
Állami kórházi igazolványok |
3 |
– |
|
OH-25 |
Egyéni értékelésen alapuló munkáltatói intézkedések, kitüntetések, |
|
|
|
|
címadományozás, emelt illetmény, minősítés |
15 |
– |
|
OH-26 |
A hivatali dolgozók konferenciákon való részvételeinek iratai |
10 |
– |
|
OH-27 |
A Hivatal dolgozóit érintő szociális ügyek, egészségpolitikai |
|
|
|
|
intézkedések; lakásügyek, segélyezés, üdülési ügyek iratai |
10 |
– |
|
OH-28 |
Nyugdíjpénztárral kapcsolatos iratok |
50 |
– |
|
OH-29 |
Vagyonnyilatkozatok lejárat után |
* |
|
|
OH-30– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
*A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett által új vagyonnyilatkozat-tételt követően 8 napon belül vissza kell adni a kötelezettnek
4. [P] Pénzügyek, számvitel, vagyonkezelés
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
OP-01 |
Biztosítással kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
OP-02 |
Éves költségvetési beszámoló |
nem selejtezhető |
15 |
|
OP-03 |
Éves költségvetések és mellékletei |
10 |
– |
|
OP-04 |
Éves, féléves mérlegbeszámolók és mellékletei |
10 |
– |
|
OP-05 |
Lakáshitelekkel kapcsolatos iratok |
20 |
– |
|
OP-06 |
Könyvviteli bizonylatok (számlalapok, naplók, valamint az adós, |
|
|
|
|
vevő és szállítói bizonylatok) |
10 |
– |
|
OP-07 |
Szállítólevelek iratanyaga |
5 |
– |
|
OP-08 |
Készletváltozási bizonylatok (naplók, igénylési lapok, gyűjtők, |
|
|
|
|
feladások) |
10 |
– |
|
OP-09 |
Készáru-nyilvántartások |
5 |
– |
|
OP-10 |
Raktárkészlet-nyilvántartás |
5 |
– |
|
OP-11 |
Tárgyi eszköz egyedi nyilvántartó lapok, naplók, jelentések iratanyagai |
10 |
– |
|
OP-12 |
Leltározási szabályzat, ütemtervek, leltárfelvételi ívek, összesítők, |
|
|
|
|
jegyzőkönyvek |
10 |
– |
|
OP-13 |
Beruházások, felújítások lebonyolításának iratai |
10 |
– |
|
OP-14 |
Házipénztári bizonylatok, jelentés, külföldi kiküldetés bizonylatai |
10 |
– |
|
OP-15 |
Belső és külső pénzügyi ellenőrzési jegyzőkönyvek |
10 |
– |
|
OP-16 |
Letiltási ügyek (bíróság, OTP stb.) |
5 |
– |
|
OP-17 |
Kincstári elszámoláshoz kapcsolódó bizonylatok |
5 |
– |
|
OP-18 |
Adóelszámolással kapcsolatos ügyiratok |
6 |
– |
|
OP-19 |
A szigorú számadású nyomtatványokkal kapcsolatos iratok |
|
|
|
|
(bélyegző-nyilvántartás iratai is) |
nem selejtezhető |
– |
|
|
|
helyben megőrzendő |
|
|
OP-20 |
Karbantartással, üzemeltetéssel, beszerzéssel kapcsolatos ügyiratok |
5 |
– |
|
OP-21 |
TB adatszolgáltatások és kapcsolódó ügyiratok (családi pótlék, |
|
|
|
|
táppénz, GYES, GYED, terhességi, gyermekágyi segély stb.) |
5 |
– |
|
OP-22 |
Segélyezési ügyek |
5 |
– |
|
OP-23 |
Bérelszámolással kapcsolatos iratok |
50 |
– |
|
OP-24 |
EPO pénzügyi iratok |
10 |
– |
|
OP-25 |
WIPO pénzügyi iratok |
10 |
– |
|
OP-26 |
Közbeszerzési iratok |
6 |
– |
|
OP-27 |
Bérlemények iratai |
5 |
– |
|
OP-28 |
Készletgazdálkodás bizonylatai (be-, ki- és visszavételezési |
|
|
|
|
nyilvántartó kartonok, munkalapok) |
10 |
– |
|
OP-29 |
Árajánlatkérések, ezt követő külső megrendelések kiadványszerkesztés, |
|
|
|
|
nyomtatás, szakmai anyag beszerzése tekintetében |
5 |
– |
|
OP-30 |
Beszerzések (szoftver, hardver) |
5 |
– |
|
OP-31 |
Belső megrendelések (osztályra érkező, GF és IF felé menő) |
1 |
– |
|
OP-32 |
Tárgyi eszközök beszerzéséhez kapcsolódó ügyiratok |
20 |
– |
|
OP-33 |
Költséglekötések |
5 |
– |
|
OP-34 |
Vámügyek iratai |
5 |
– |
|
OP-35 |
Gépjármű menetlevelek |
5 |
– |
|
OP-36 |
Gépjárművek üzemanyag-elszámolási iratai |
3 |
– |
|
OP-37 |
Gépjárművek üzemeltetésével kapcsolatos egyéb iratok |
5 |
– |
|
OP-38 |
IÜF gazdálkodásával összefüggő feljegyzések, iratok |
5 |
|
|
OP-39– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
5. [N] Nemzetközi kapcsolatok
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
ON-01 |
WIPO dokumentumok (NSZO-val kapcsolatos iratanyagok, |
|
|
|
|
WIPO kapcsolattartás) |
10 |
– |
|
ON-02 |
EPO dokumentumok |
10 |
– |
|
ON-03 |
Szabadalmi ügyintézéssel összefüggő külföldi |
10 |
– |
|
|
kapcsolattartás (EPO, WIPO) |
|
|
|
ON-04 |
EPO–MSZH közötti adatcsere |
25 |
– |
|
ON-05 |
Képviseleti szervekkel való kapcsolattartás iratai |
5 |
– |
|
ON-06 |
AB – Több szervet érintő uniós anyagok |
5 |
– |
|
ON-07 |
IB – WIPO Nemzetközi Iroda általános anyagai |
5 |
– |
|
ON-08 |
UF – Uniós pénzügyek (tagdíjak, költségvetés, bevételekből |
|
|
|
|
részesedés), ügyviteli jelentések |
5 |
– |
|
ON-09 |
IP/STAT – WIPO nemzetközi iparjogvédelmi statisztikája |
5 |
– |
|
ON-10 |
WO – WIPO szervek vegyes anyagai |
5 |
– |
|
ON-11 |
WO/CC – WIPO Koordinációs Bizottsága |
5 |
– |
|
ON-12 |
WO/BC – WIPO Program és Költségvetési Bizottsága |
5 |
– |
|
ON-13 |
B – Berni Unió anyagai |
5 |
– |
|
ON-14 |
P/A – Párizsi Unió anyagai |
5 |
– |
|
ON-15 |
PR/WG6ter – PUE 6ter cikkével kapcsolatos anyagok |
5 |
– |
|
ON-16 |
PCT – A Szabadalmi Együttműködési Szerződés anyagai |
5 |
– |
|
ON-17 |
BP/A – Budapesti Unió Közgyűlése anyagai |
5 |
– |
|
ON-18 |
IPC – Nemzetközi Szabadalmi Osztályozás anyagai |
5 |
– |
|
ON-19 |
UP – UPOV általános anyagok |
5 |
– |
|
ON-20 |
UP/C – UPOV Tanács |
5 |
– |
|
ON-21 |
UP/CAJ – UPOV Adminisztratív és Jogi Bizottság |
5 |
– |
|
ON-22 |
MM – A Madridi Megállapodás és a Madridi Jegyzőkönyv anyagai |
5 |
– |
|
ON-23 |
TLT – Védjegyjogi Szerződés anyagai |
5 |
– |
|
ON-24 |
TDN – Védjegyekkel és a domain nevekkel foglalkozó anyagok |
5 |
– |
|
ON-25 |
N – Nizzai Unió (védjegyekkel ellátható termékek és szolgáltatások |
|
|
|
|
nemzetközi osztályozása) anyagai |
5 |
– |
|
ON-26 |
CLIM/CE – Szakértői Bizottság a védjegyekkel ellátható termékek |
|
|
|
|
és szolgáltatások nemzetközi osztályozásának anyagai |
5 |
– |
|
ON-27 |
CLIM/GTP – Ideiglenes munkacsoport a védjegyekkel ellátható |
|
|
|
|
termékek és szolgáltatások nemzetközi osztályozására |
5 |
– |
|
ON-28 |
VA – A védjegyek ábrás elemei nemzetközi osztályozására létrejött |
|
|
|
|
Bécsi Megállapodás anyagai |
5 |
– |
|
ON-29 |
H/A – Hágai Unió anyagai |
5 |
– |
|
ON-30 |
LO – Locarnói Unió (ipari minták nemzetközi osztályozása) anyagai |
5 |
– |
|
ON-31 |
AO – Lisszaboni Unió (eredetmegjelölések nemzetközi lajstromozása) |
|
|
|
|
anyagai |
5 |
– |
|
ON-32 |
ACE/IP – A szellemi tulajdonjogok érvényesítésével foglalkozó |
|
|
|
|
tanácsadó bizottság |
5 |
– |
|
ON-33 |
GRTKF – Kormányközi Bizottság a genetikai készletek, a hagyományos |
|
|
|
|
ismeretek és a folklór tárgyában |
5 |
– |
|
ON-34 |
IAVP – Audiovizuális előadások védelme |
5 |
– |
|
ON-35 |
SCCR – Szerzői Jogi és Szomszédos Jogi Állandó Bizottság |
5 |
– |
|
ON-36 |
SCIT – WIPO Informatikai Bizottsága |
5 |
– |
|
ON-37 |
SCP – WIPO Szabadalmi Jogi Állandó Bizottsága |
5 |
– |
|
ON-38 |
PCDA – Development Agenda-val foglalkozó Ideiglenes Bizottság |
5 |
– |
|
ON-39 |
EPO – Az Európai Szabadalmi Hivatal anyagai |
5 |
– |
|
ON-40 |
CA – EPO Igazgatótanácsa ülései |
5 |
– |
|
ON-41 |
CA/PL – EPO Szabadalmi Jogi Bizottsága |
5 |
– |
|
ON-42 |
BCP – Kétoldalú együttműködési programok |
5 |
– |
|
ON-43 |
CA/B – Igazgatótanács Elnöksége |
5 |
– |
|
ON-44 |
CA/C – Igazgatótanács C jelű anyagai |
5 |
– |
|
ON-45 |
CA/D – Igazgatótanács döntései |
5 |
– |
|
ON-46 |
CA/F – Költségvetési és Pénzügyi Bizottság |
5 |
– |
|
ON-47 |
CA/PCT – Stratégiai vitával kapcsolatos anyagok |
5 |
– |
|
ON-48 |
CA/T – Műszaki Információs Munkacsoport |
5 |
– |
|
ON-49 |
WPL – Szabadalmi bíráskodással foglalkozó munkacsoport |
5 |
– |
|
ON-50 |
EPO/TR – EPO multilaterális keretből finanszírozott képzés |
5 |
– |
|
ON-51 |
Nemzetközi kapcsolatok belső feljegyzések iratai |
5 |
– |
|
ON-52 |
CEIPI – Nemzetközi Iparjogvédelmi Oktatási Központ |
5 |
– |
|
ON-53 |
EX – Nemzetközi kiállítások, szemináriumok, szimpóziumok |
5 |
– |
|
ON-54 |
U – Nemzetközi útijelentések |
5 |
– |
|
ON-55 |
UN – ENSZ-anyagok |
5 |
– |
|
ON-56 |
AM – Magyar-USA hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-57 |
AU – Magyar-osztrák hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-58 |
AUS – Magyar-ausztrál hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-59 |
Benelux – Kapcsolatok a Benelux-hivatallal |
5 |
– |
|
ON-60 |
BO – Magyar-bolgár hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-61 |
BS – Magyar-belorusz hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-62 |
CN – Magyar-kanadai hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-63 |
CR – Magyar-horvát hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-64 |
CS – Magyar-cseh hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-65 |
DK – Magyar-dán hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-66 |
EAPO – Kapcsolatok az Eurázsiai Szabadalmi Hivatallal |
5 |
– |
|
ON-67 |
EE – Magyar-észt hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-68 |
F – Magyar-finn hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-69 |
FR – Magyar-francia hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-70 |
G – Magyar-görög hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-71 |
GB – Magyar-angol hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-72 |
HO – Magyar-holland hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-73 |
JP – Magyar-japán hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-74 |
KK – Magyar-dél-koreai hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-75 |
KNK – Magyar-kínai hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-76 |
L – Magyar-lengyel hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-77 |
LI – Magyar-litván hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-78 |
LV – Magyar-lett hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-79 |
MC – Magyar-macedón hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-80 |
MCSL – Magyar-cseh-szlovák-lengyel négyoldalú kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-81 |
MD – Magyar-moldáv hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-82 |
NSZK – Magyar-német hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-83 |
NO – Magyar-norvég hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-84 |
OHIM – Kapcsolatok a Belső Piaci Harmonizációs Hivatallal |
5 |
– |
|
|
(védjegyek és formatervezési minták) |
|
|
|
ON-85 |
I – Magyar-olasz hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-86 |
P – Magyar-portugál hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-87 |
R – Magyar-román hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-88 |
RF – Magyar-orosz hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-89 |
SLO – Magyar-szlovén hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-90 |
SK – Magyar-szlovák hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-91 |
SP – Magyar-spanyol hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-92 |
SV – Magyar-svájci hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-93 |
SWE – Magyar-svéd hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-94 |
TR – Magyar-török hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-95 |
UKR – Magyar-ukrán hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-96 |
UZ – Magyar-üzbég hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-97 |
V – Magyar-vietnami hivatalközi kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-98 |
CPVO – Kapcsolatok a Közösségi Növényfajta-hivatallal |
5 |
– |
|
ON-99 |
PVO – Fajtaoltalmi hivatalokkal való kapcsolat |
5 |
– |
|
ON-100 |
WO/HUM – Genfi ENSZ Misszió anyagai |
5 |
– |
|
ON-101 |
P/T – PRECES-TRACES projekt |
5 |
– |
|
ON-102 |
SPL – Szabadalmi jogi harmonizációval kapcsolatos ülések |
5 |
– |
|
ON-103 |
EU – Magyar-EU kapcsolatok |
5 |
– |
|
ON-104 |
EK – Egyéb nemzetközi kapcsolatok iratai |
5 |
– |
|
ON-105– |
|
|
|
|
200 |
|
|
|
B) [H] KÜLÖNÖS RÉSZ – HATÓSÁGI ÜGYEK KÖRE
1. [P] Szabadalmi ügyek csoportja * Az általánostól eltérő
megőrzési idő alapjául szolgáló jogszabály a találmányok szabadalmi oltalmáról szóló
1995. évi XXXIII. évi törvény 22. §-a és 111. §-a
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
HP-01 |
A nemzeti úton benyújtott szabadalmi bejelentésekkel |
|
|
|
|
(szabadalmakkal) kapcsolatos ügyintézés iratai, döntések |
nem selejtezhető |
25 |
|
HP-02 |
Az európai szabadalmi bejelentésekkel (szabadalmakkal) |
|
|
|
|
kapcsolatos ügyintézés iratai, döntések |
nem selejtezhető |
25 |
|
HP-03 |
A PCT útján benyújtott szabadalmi bejelentésekkel |
|
|
|
|
(szabadalmakkal) kapcsolatos ügyintézés iratai, döntések |
nem selejtezhető |
25 |
|
HP-04 |
A növényfajta-oltalmi bejelentésekkel (növényfajta-oltalmakkal) |
|
|
|
|
kapcsolatos ügyintézés iratai, döntések |
nem selejtezhető |
25 |
|
HP-05 |
A kiegészítő oltalmi tanúsítvány iránti bejelentésekkel |
|
|
|
|
(tanúsítvány (tanúsítványokkal) kapcsolatos ügyintézés iratai, |
|
|
|
|
döntések |
nem selejtezhető |
25 |
|
HP-06 |
Tájékoztatók, felvilágosítások (nemzeti vagy PCT úton benyújtott, |
|
|
|
|
illetve európai) szabadalmi bejelentésekkel, megadott |
|
|
|
|
szabadalmakkal kapcsolatban (hazai és külföldi ügyfelek, |
|
|
|
|
érdeklődők részére) |
5 |
– |
|
HP-07 |
Tájékoztatók, felvilágosítások növényfajta-oltalmi |
|
|
|
|
bejelentésekkel (növényfajta-oltalmakkal) kapcsolatban |
|
|
|
|
(hazai és külföldi ügyfelek, érdeklődők részére) |
5 |
– |
|
HP-08 |
Tájékoztatók, felvilágosítások kiegészítő oltalmi tanúsítvány |
|
|
|
|
bejelentésekkel (tanúsítványokkal) kapcsolatban |
|
|
|
|
(hazai és külföldi ügyfelek, érdeklődők részére) |
5 |
– |
|
HP-09 |
Engedélyezett szabadalmak iratai |
nem selejtezhető |
25 |
|
HP-10 |
Elutasított szabadalmi bejelentések iratai |
25 |
– |
|
HP-11 |
Visszavont, visszavontnak tekintett, lemondott szabadalmi |
|
|
|
|
bejelentések iratai |
25 |
– |
|
HP-12 |
Adatlapok (szabadalmi bejelentési nyilvántartás) |
25 |
– |
|
HP-13 |
Közzétett európai szabadalmi bejelentésekkel kapcsolatos |
|
|
|
|
iratok |
nem selejtezhető |
25 |
|
HP-14 |
Európai szabadalmak hatályosításával kapcsolatos iratok |
nem selejtezhető |
25 |
|
HP-15 |
Átmeneti szabadalmak iratai |
nem selejtezhető |
25 |
|
HP-16 |
Kiegészítő oltalmi tanúsítványok iratai |
nem selejtezhető |
15 |
|
HP-17 |
Növényfajta oltalom iratai |
nem selejtezhető |
50 |
|
HP-18– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
2. [M] Nemzeti védjegy ügyek csoportja * Az általánostól eltérő megőrzési idő alapjául szolgáló jogszabály a védjegyek és a földrajzi árujelzők oltalmáról szóló 1997. évi XI. törvény 11. §-a
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
HM-01 |
A védjegy ügyintézés iratai és a döntések |
nem selejtezhető |
15 |
|
HM-02 |
Tájékoztatók, felvilágosítások védjegy |
5 |
– |
|
|
(hazai és külföldi ügyfelek, érdeklődők részére) |
|
|
|
HM-03 |
Védjegyfigyelést kérő beadványok |
5 |
– |
|
HM-04 |
Elutasított, visszavont hazai védjegyek |
5 |
– |
|
HM-05– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
3. [A] Nemzetközi védjegy ügyek csoportja * Az általánostól eltérő megőrzési idő alapjául szolgáló jogszabály az 1999. évi LXXXIII. törvény által kihirdetett a védjegyek nemzetközi lajstromozásáról szóló Madridi Megállapodáshoz kapcsolódó 1989. évi Jegyzőkönyv 6. Cikk (1) bekezdése
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
HA-01 |
Elutasított nemzetközi védjegybejelentések |
5 |
– |
|
HA-02 |
Magyarországot megjelölő nemzetközi védjegyek |
nem selejtezhető |
15 |
|
HA-03– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
4. [G] Nemzeti földrajzi árujelzők ügycsoport * Az általánostól eltérő megőrzési idő
alapjául szolgáló jogszabály a védjegyek és a földrajzi árujelzők oltalmáról szóló
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
HG-01 |
Földrajzi árujelzők iratai |
nem selejtezhető |
15 |
|
HG-02 |
Tájékoztatók, felvilágosítások földrajzi árujelző-bejelentésekkel |
|
|
|
|
kapcsolatban (hazai és külföldi ügyfelek, érdeklődők részére) |
5 |
– |
|
HG-03– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
5. [AO] Nemzetközi eredetmegjelölések ügycsoport * Az általánostól eltérő megőrzési idő
alapjául szolgáló jogszabály a védjegyek és a földrajzi árujelzők oltalmáról szóló
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
HAO-01 |
Nemzetközi eredetmegjelölések iratai |
nem selejtezhető |
15 |
|
HAO-02– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
6. [J] Közösségi földrajzi árujelzők ügycsoport * Az általánostól eltérő megőrzési idő
alapjául szolgáló jogszabály a védjegyek és a földrajzi árujelzők oltalmáról szóló
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
HJ-01 |
Közösségi földrajzi árujelző bejelentések iratai |
nem selejtezhető |
15 |
|
HJ-02– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
7. [U] Használati mintaoltalmi ügyek csoportja * Az általánostól eltérő megőrzési idő
alapjául szolgáló jogszabály a használati minták oltalmáról szóló
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
HU-01 |
A használatiminta-ügyintézés iratai és a döntések |
nem selejtezhető |
25 |
|
HU-02 |
Tájékoztatók, felvilágosítások használatiminta-bejelentésekkel |
|
|
|
|
kapcsolatban (hazai és külföldi ügyfelek, érdeklődők részére) |
5 |
– |
|
HU-03 |
Adatlapok (használatiminta-bejelentési nyilvántartás) |
25 |
– |
|
HU-04 |
Engedélyezett használati mintaoltalmi bejelentések iratai |
nem selejtezhető |
25 |
|
HU-05 |
Elutasított használati mintaoltalmi bejelentések iratai |
25 |
– |
|
HU-06 |
Visszavont használati mintaoltalmi bejelentések iratai |
25 |
– |
|
HU-07– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
8. [D] Formatervezési mintaoltalmi ügyek csoportja * Az általánostól eltérő megőrzési idő
alapjául szolgáló jogszabály a formatervezési minták oltalmáról szóló
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
HD-01 |
Formatervezési mintaoltalmi bejelentések iratai |
nem selejtezhető |
30 |
|
HD-02 |
A formatervezésiminta-ügyintézés iratai és a döntések |
nem selejtezhető |
30 |
|
HD-03 |
Tájékoztatók, felvilágosítások formatervezési |
5 |
– |
|
|
minta-bejelentésekkel kapcsolatban (hazai és külföldi ügyfelek, |
|
|
|
|
érdeklődők részére) |
|
|
|
HD-04 |
Engedélyezett formatervezési minták iratai |
nem selejtezhető |
30 |
|
HD-05 |
Elutasított mintaoltalmi bejelentések iratai |
30 |
– |
|
HD-06 |
Visszavont mintaoltalmi bejelentések iratai |
30 |
– |
|
HD-07 |
Magyarországot megjelölő nemzetközi |
nem selejtezhető |
30 |
|
|
ipari mintaoltalmi bejelentések |
|
|
|
HD-08– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
9. [Y] Önkéntes műnyilvántartásba vétellel kapcsolatos ügyek csoportja* Az általánostól eltérő megőrzési idő alapjául szolgáló jogszabály a szerzői jogról szóló
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
HY-01 |
Önkéntes műnyilvántartásba vétellel kapcsolatos iratok |
nem selejtezhető |
75 |
|
HY-02 |
Szerző vagy képviselője által aláírt adatlap |
nem selejtezhető |
75 |
|
HY-03 |
A tanúsítvány hivatali példánya |
nem selejtezhető |
75 |
|
HY-04 |
Tanúsítvány visszavonása |
nem selejtezhető |
75 |
|
HY-05 |
Szerző törlése az önkéntes műnyilvántartásból |
nem selejtezhető |
75 |
|
HY-06 |
Tájékoztatás az önkéntes műnyilvántartásba vett ügyekkel |
|
|
|
|
kapcsolatban |
5 |
– |
|
HY-07– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
HZ-01 |
Felhasználás iránti kérelemmel kapcsolatos iratok |
nem selejtezhető |
75 |
|
HZ-02 |
A kérelmet megadó/elutasító határozat |
nem selejtezhető |
75 |
|
HZ-03 |
Az engedély visszavonásával kapcsolatos iratok |
nem selejtezhető |
15 |
|
HZ-04 |
Letét kiutalásával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
HZ-05 |
Tájékoztatás az árva művekkel kapcsolatban |
5 |
– |
|
HZ-06– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
11. [I] Topográfia oltalmi ügyek csoportja *Az általánostól eltérő megőrzési idő alapjául szolgáló jogszabály a mikroelektronikai félvezető termékek topográfiájának oltalmáról szóló
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
HI-01 |
Topográfiaioltalmi-bejelentések iratai |
nem selejtezhető |
15 |
|
HI-02– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
12. [V] PCT, Átvevő hivatali ügyiratok csoportja *fentebb feltüntetett iparjogvédelmi oltalmi formákkal megegyező jogszabályok
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
HV-01 |
PCT átvevő hivatali ügyiratok |
nem selejtezhető |
25 |
|
HV-02 |
PCT kiválasztott, megjelölt hivatali ügyiratok |
nem selejtezhető |
25 |
|
HV-03 |
Átvevő hivatali iratok az Európai Szabadalmi Egyezmény |
|
|
|
|
alapján |
nem selejtezhető |
25 |
|
HV-04 |
Átvevő hivatali iratok közösségi növényfajta-oltalmi |
|
|
|
|
bejelentésekkel kapcsolatban |
nem selejtezhető |
25 |
|
HV-05 |
Átvevő hivatali iratok a Madridi Megállapodás alapján |
nem selejtezhető |
25 |
|
HV-06 |
Átvevő hivatali iratok a Madridi Jegyzőkönyv alapján |
nem selejtezhető |
25 |
|
HV-07 |
Átvevő hivatali iratok a Hágai Megállapodás alapján |
nem selejtezhető |
30 |
|
HV-08 |
Átvevő hivatali iratok a közösségi formatervezési mintaoltalmi |
|
|
|
|
bejelentésekkel kapcsolatban |
nem selejtezhető |
30 |
|
HV-09 |
Átvevő hivatali iratok közösségi védjegybejelentésekkel |
|
|
|
|
kapcsolatban |
nem selejtezhető |
25 |
|
HV-10 |
Átvevő hivatali iratok a közösségi földrajzi árujelzőkkel |
|
|
|
|
kapcsolatban |
nem selejtezhető |
25 |
|
HV-11– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
13. [L] Lajstromkönyvek *korábban feltüntetett iparjogvédelmi oltalmi formákkal megegyező jogszabályok
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
HL-01 |
Szabadalmi lajstromkönyvek |
nem selejtezhető |
25 |
|
HL-02 |
Használati minta lajstromkönyvek |
nem selejtezhető |
25 |
|
HL-03 |
Formatervezési-minta lajstromkönyvek |
nem selejtezhető |
25 |
|
HL-04 |
Védjegy lajstromkönyvek |
nem selejtezhető |
15 |
|
HL-05– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
14. [E] Egyéb hatósági ügyviteli ügyiratok csoportja
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Irattári
őrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
HE-01 |
Közzétételi kartonok (közzétételi nyilvántartás) |
nem selejtezhető |
25 |
|
HE-02 |
Azonosítási adatokat kérő felhívások másolatai |
5 |
– |
|
HE-03 |
Azonosító adatközlések |
5 |
– |
|
HE-04 |
Átkönyvelést kérő beadványok |
5 |
– |
|
HE-05 |
Irodák befizetési listái |
5 |
– |
|
HE-06 |
Befizetési bizonylatok |
5 |
– |
|
HE-07 |
Mentességet, illetve halasztást adó döntések |
5 |
– |
|
HE-08 |
Tájékoztató levelek másolatai |
5 |
– |
|
HE-09 |
Rendőrségi, vámhivatali, bírósági megkeresések |
5 |
– |
|
HE-10 |
Ügyfelek panaszbeadványával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
HE-11 |
Egyéb ügyfélszolgálati megkeresések |
5 |
– |
|
HE-12 |
Egyszerűsített védjegyszűrés megrendelés |
5 |
– |
|
HE-13 |
Védjegykutatás megrendelések |
5 |
– |
|
HE-14 |
Szabadalmi kutatási szolgáltatások megrendelései |
5 |
– |
|
HE-15 |
Védjegyfigyelés |
5 |
– |
|
HE-16– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
|
Irattári
tételszám |
Ügytípusok, irattípusok megnevezése |
Megőrzési idő
(év) |
Levéltári
átadás
(év) |
|
HK-01 |
Jóváhagyás iránti kérelem (mellékletekkel) és díjszabástervezet |
15 |
– |
|
HK-02 |
Felhívással és véleményezésre jogosultság bejelentésével |
|
|
|
|
kapcsolatos iratok |
15 |
– |
|
HK-03 |
Véleményezéssel kapcsolatos iratok (vélemények, beadványok) |
10 |
– |
|
HK-04 |
Tájékoztatás a díjszabással, díjszabás-jóváhagyási eljárással |
|
|
|
|
kapcsolatosan |
10 |
– |
|
HK-05 |
Nyilvántartásba történő felvétel iránti kérelem és beadványok |
15 |
– |
|
HK-06 |
Módosítási kérelem és beadványok |
10 |
– |
|
HK-07 |
Törlési kérelem és beadványok |
10 |
– |
|
HK-08 |
Nyilvántartási ügyekben hozott döntések |
10 |
– |
|
HK-09 |
Tájékoztatás nyilvántartási eljárással, közös jogkezelők |
|
|
|
|
nyilvántartásával kapcsolatban |
5 |
– |
|
HK-10 |
Felügyeleti ellenőrzéssel kapcsolatos iratok |
15 |
– |
|
HK-11 |
Felügyeleti döntések, intézkedések és iratai |
15 |
– |
|
HK-12 |
Nem ügyfelektől származó beadványok, tájékoztatók kérése |
5 |
– |
|
HK-13 |
Tájékoztatás felügyeleti eljárással kapcsolatosan |
5 |
– |
|
HK-14– |
|
|
|
|
100 |
|
|
|
