32/2012. (X. 27.) NGM utasítás

1. § A Nemzetgazdasági Minisztérium a taxi rendszerű személyszállítás díjtételének kifizetésére fizetési eszközként taxikártyát alkalmaz. A taxikártya igénylésének, felhasználásának, kezelésének, megőrzésének és elszámolásának rendjét a jelen utasítás mellékletét képező szabályzat szerint határozom meg.

2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

1. § A szabályzat hatálya kiterjed a Nemzetgazdasági Minisztérium (a továbbiakban: NGM) szervezeti egységeire és foglalkoztatottaira.

2. § Jelen szabályzat alkalmazásában:

3. § (1) A taxikártya kizárólag hivatali célú utazásra és csak akkor vehető igénybe és használható fel, ha az ügyintézés sürgőssége, a szállítandó anyag, eszköz jellemzői vagy egyéb rendkívüli körülmény nem teszi lehetővé tömegközlekedési eszköz igénybevételét, vagy tömegközlekedési eszköz igénybevétele a hivatali munka zökkenőmentességét veszélyeztetné, illetve az utazással érintett alkalmazott teherbírását meghaladná.

(2) A taxikártya az (1) bekezdésben foglalt feltételek mellett is csak Budapesten és a város közigazgatási határától számított 20 km-es körzeten belül vehető igénybe. A munkáltatói jogkörrel rendelkező vezető, illetve megbízott esetében a megbízó engedélye alapján a taxikártya kivételesen távolabbi utazásra is igénybe vehető, feltéve, hogy az utazás nem minősül kiküldetésnek és a kulcsos személygépkocsi használata akadályba ütközik.

(3) A taxikártya kizárólag személyszállításra, közbeszerzési eljárás keretében szerződött, a kártyán feltüntetett szolgáltató személygépkocsi parkjához tartozó személygépkocsival történő utazáshoz használható fel. A közbeszerzési eljárás nyertesével a KEF köt a személyszállítási szolgáltatásra szerződést. Más társaságtól származó számlát a KEF nem fogad be. A KEF kizárólag a KEF nevére és címére kiállított (KEF, 1024 Budapest, Margit krt. 85–87.) készpénzes számlát tud befogadni.

(4) Készpénzes számlát (taxikártya nélküli igénybevétel esete) a KEF csak akkor fogad be, ha az igénybe vevő erre vonatkozó írásbeli kérelmét a munkáltatói jogkörrel rendelkező vezető, illetve megbízott esetében a megbízó elfogadja és engedélyezi annak elszámolását. A kérelem másolati példányát az adminisztrátor nyilvántartja.

(5) Taxikártya nem vehető igénybe a napi munkába járáshoz, kiküldetéshez, továbbá nem hivatali ügyek intézéséhez. Az állami vezetők kivételével a személyi használatra biztosított személygépkocsik jogosultjai taxikártyát csak abban az esetben igényelhetnek, ha a személyi használatra biztosított gépkocsi valamely oknál fogva nem üzemel, vagy a jogosult gépjárművezetésben valamely oknál fogva (például személyi sérülés stb.) korlátozottak.

4. § (1) A taxikártya az alábbi adatokat tartalmazza:

(2) Minden egyes taxikártya egyedi sorszámmal ellátott. A taxikártyák beszerzéséről a KEF Gépjármű-fenntartási és Üzemeltetési Főosztálya (a továbbiakban: KEF GFÜF) gondoskodik.

(3) A szervezeti egység vezetője az 1. függelékben szereplő „Formalevél taxikártya igényléséhez” nyomtatvány kitöltésével határozza meg az induló ellátmányként igényelendő taxikártyák számát és ennek megfelelően kijelöli a kártyaállományt és a nyilvántartást kezelő adminisztrátort és helyettesét. A taxikártyát a szervezeti egységnél az adott nyilvántartás kezelésére kijelölt adminisztrátor megőrzési felelősség mellett veszi át személyesen a KEF elszámolótól a 3. függelék szerinti felelősségvállalási nyilatkozattal.

(4) A szervezeti egység vezetője az általa kijelölt adminisztrátor és helyettese nevét és aláírás mintáját a KEF elszámolójának köteles megküldeni. Az adminisztrátor vagy helyettese személyében történő változást a szervezeti egység vezetője köteles haladéktalanul bejelenteni a KEF elszámolójának, mellékelve a taxikártya nyilvántartás 4. függelék szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyvét.

(5) Az átvett taxikártyákat, az utazási nyugtákat az adminisztrátor kezeli és más által hozzá nem férhető, zárható helyen őrzi. Az adminisztrátor feladata továbbá az utazásokról készített, a 2. függelék szerinti nyilvántartás naprakész vezetése. E nyilvántartást a KEF elszámolója bármikor ellenőrizheti.

5. § (1) A taxikártyával történő utazás engedélyezése a szervezeti egység vezetőjének, illetve az általa erre felhatalmazott személynek a feladata. Az adminisztrátor csak engedély birtokában adhat taxikártyát az igénybe vevőnek. Az engedélyt a vezető a 2. függeléknek az „engedélyező aláírása” rovatának kitöltésével adja meg.

(2) A taxikártya átadásával egyidejűleg az adminisztrátor tájékoztatja az igénybe vevőt a taxikártya használatával összefüggő kötelezettségeiről.

(3) A taxikártya kiadásakor az igénybe vevő a 2. függelék „igénybe vevő aláírása” rovatában aláírásával igazolja a kártya átvételét. Az igénybe vevő az adminisztrátortól a taxikártyát megőrzési és elszámolási kötelezettség mellett kapja meg, utazási célú felhasználásra.

(4) Az igénybe vevő a taxikártyát az utazás végén a gépjárművezető részére átadja, aki a POS terminálon azt lehúzza, beírja a szükséges adatokat, majd a terminál nyomógombjainak segítségével az igénybe vevő – az adatok ellenőrzését követően – a kártyához tartozó PIN-kódot beüti, így teljesíti fizetési kötelezettségét. A POS terminál által kinyomtatott bizonylat másodpéldányát a gépjárművezető az igénybe vevőnek átadja, aki azt elszámolási kötelezettséggel megőrzi.

(5) A taxikártyát az igénybe vevő más személyre nem ruházhatja át, és kizárólag a jelen szabályzatban foglaltak szerinti hivatali célra használhatja fel.

(6) Az utazást követően az igénybe vevő a POS terminál bizonylatát köteles 24 órán belül leadni a szervezeti egység azon adminisztrátorának, akitől a taxikártyát a (2) bekezdés alapján kapta. Az adminisztrátor az igénybe vevőtől átvett bizonylatot a taxikártyához tartozó nyilvántartó laphoz tűzi és a rajta szereplő összeget a megfelelő rovatba bevezeti.

(7) Amennyiben a szervezeti egység kezelésében lévő taxikártya a felhasználás során elvész vagy a felhasználást lehetetlenné tévő mértékben megrongálódik, úgy lehetőség van annak pótlására. A kártya pótlása díjköteles. Az aktuális esedékes díjat a KEF az Ellátási Portálján teszi közzé. A pótlási díjat a kártya igénybe vevője köteles a KEF részére 8 munkanapon belül a megküldött csekk felhasználásával postai úton, vagy a KEF pénztárában személyesen befizetni.

(8) A taxikártya elvesztése esetén az érintett foglalkoztatott soron kívül köteles munkaidőben a KEF elszámolót, munkaidőn kívül a KEF GFÜF illetékesét telefonon értesíteni, aki haladéktalanul intézkedik a kártya letiltásáról. Ezt követően az érintett foglalkoztatott soron kívül köteles a szervezeti egység vezetője részére az eseményről feljegyzést készíteni. A feljegyzés másolati példányát a nyilvántartást vezető adminisztrátor – a szervezeti egység vezetőjének aláírását követően – köteles a KEF elszámolójának haladéktalanul – elektronikus formában is (e-mailben vagy faxon) – megküldeni. Az eredeti feljegyzést a kártya nyilvántartó lapjához kell csatolni és azokat 3 munkanapon belül le kell adni a KEF elszámolójának. Ezt követően a kezelő adminisztrátor az 1. függelék szerinti igénylőlap KEF részére történő megküldésével új taxikártyát igényelhet. Engedélyezett igénylés esetében az igénylő szervezeti egység részére a KEF az igénylés beérkezését követő egy munkanapon belül új taxikártyát biztosít.

(9) A taxikártya felhasználhatatlanságig történő megrongálódása esetén az érintett foglalkoztatott köteles szervezeti egység vezetője részére az eseményről feljegyzést készíteni. A feljegyzés másolati példányát a nyilvántartást vezető adminisztrátor – a szervezeti egység vezetőjének aláírását követően – köteles a KEF elszámolójának megküldeni. Az eredeti feljegyzést a kártya nyilvántartó lapjához kell csatolni és azokat 3 munkanapon belül le kell adni a KEF elszámolójának, aki a kártyát az átadás-átvételi jegyzéken történő aláírásával azt visszaveszi. Ezt követően az adminisztrátor az 1. függelék szerinti igénylőlap KEF részére történő megküldésével új taxikártyát igényelhet. Engedélyezett igénylés esetében az igénylő szervezeti egység részére a KEF az igénylés beérkezését követő egy munkanapon belül új taxikártyát biztosít.

6. § Az utazásra kiadott taxikártya PIN-kóddal működik. A kártyához tartozó PIN-kódot a KEF elszámolója a kártya átadás-átvételekor közli az adminisztrátorral. A PIN-kód titkosan kezelendő, csak a kártya használatára feljogosított személlyel közölhető. A PIN-kódot a kártyán vagy mellette feltüntetni tilos.

7. § (1) A taxikártyák felhasználásának pénzügyi fedezetéül, az ilyen módon történő utazások éves költségkeretét a KEF költségvetésében az NGM részére ezen jogcímen rendelkezésre álló tárgyévi előirányzat erejéig, a szervezeti egység létszámát és feladatait is figyelembe véve, az egyes szervezeti egységeknél várható, a kártya felhasználását szükségessé tevő utazások, azok gyakorisága és előrelátható költségének nagyságrendje alapján a közigazgatási államtitkár határozza meg legkésőbb tárgyév január 5-éig. A szervezeti egység köteles a munkáját, illetve az utazásokat úgy megszervezni, hogy a részére biztosított utazási költségkeret a tárgyévben elegendő legyen.

(2) A szabályzatban foglaltak szerinti utazásra a szervezeti egység részére jóváhagyott költségkeret jogszerű és takarékos felhasználását a szervezeti egység vezetője, illetve az általa megbízott személy köteles folyamatosan figyelemmel kísérni. Az éves költségkeret a (3) bekezdés szerinti engedélyezés hiányában nem léphető túl. A költségkeret engedély nélküli túllépéséért a szervezeti egység vezetője anyagi felelősséggel tartozik.

(3) Amennyiben a szervezeti egység rendelkezésére álló költségkeret adott évben nem elegendő, úgy az utazási költségkeret korábbiakban jóváhagyott összegét a következő évben felül kell vizsgálni. A felülvizsgálat szempontjaira az (1) bekezdésben foglaltak az irányadók. Amennyiben a felülvizsgálat eredményeként a költségkeret felemelése indokolt, úgy azt a felügyeletet ellátó állami vezető egyetértésével, a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá. Ez az emelés összességében nem jelentheti az NGM keretének a KEF költségvetésében történő emelését.

(4) A költségvetési év végén jelentkező megtakarítás a következő költségvetési évre nem vihető át.

8. § (1) A taxi szolgáltatótól havonta kapott részletes számla összesítő mellékletének alapján a KEF elszámolója az egyes szervezeti egységek részére, az adott egységnél a havonta történő utazások részletezését és összköltségét tartalmazó kimutatást küld. A kimutatást az adminisztrátor soron kívül köteles összevetni az általa vezetett nyilvántartással. Az összevetés eredményét a szervezeti egység vezetőjének aláírásával ellátva, a kimutatás szervezeti egységhez való érkezésétől számított 3 munkanapon belül vissza kell igazolni a KEF elszámolója felé. Amennyiben a nyilvántartás és a kimutatás között eltérés van, azt – szükség esetén a szolgáltató bevonásával is – tisztázni kell.

(2) Az (1) bekezdés szerinti határidő betartásáért a szervezeti egység vezetője felel. Visszaigazolás hiányában vagy annak késedelmes teljesítése esetén a szervezeti egység a visszaigazolás pótlásáig, illetve a késedelem megszűntéig a részére megállapított utazási keret felhasználására nem jogosult, így a visszaigazolás teljesítéséig taxikártya igénybevétele nem engedélyezhető és az érintett taxikártyák használatát a KEF a szolgáltatónál letiltja.

(3) A szervezeti egységnél a taxikártyák kezelésével, őrzésével megbízott adminisztrátor feladata és felelőssége a KEF elszámolójának felhívására, a szervezeti egységnél lévő, a taxikártyák nyilvántartó lapjához tűzött igazolások alapján az elszámolás.

9. § (1) Amennyiben a taxikártyák kezelésével, őrzésével megbízott adminisztrátor a rábízott taxikártyákkal nem tud elszámolni, úgy erről jegyzőkönyvet kell felvenni és azt meg kell küldeni a közigazgatási államtitkárnak. A taxikártyák engedély nélküli felhasználása esetén a szervezeti egység vezetője a felhasználóval, illetve az adminisztrátorral szemben – kár keletkezésének hiányában is – fegyelmi eljárást indíthat.

(2) A szabályzatban foglaltak megsértésével okozott kárért a kárt okozó foglalkoztatott – az egyéb alkalmazható jogkövetkezmények mellett – kártérítési felelősséggel tartozik.

10. § (1) A taxikártya használatára vonatkozó technikai tudnivalókról (például illetékes személyek, nyilvántartások vezetése stb.) a KEF GFÜF ad tájékoztatást az epo.gov.hu oldalon.

(2) A szervezeti egységek taxikártya felhasználással kapcsolatos 2012. évi költségkeretét a közigazgatási államtitkár jelen szabályzat hatálybalépését követő 10 munkanapon belül határozza meg.

(3) A szervezeti egységek taxikártyával való ellátására első alkalommal a jelen szabályzat hatálybalépését követő 10 munkanapon belül kerül sor, egyidejűleg a korábban átadott taxicsekk tömbök jegyzőkönyv alapján visszavonásra kerülnek. A jegyzőkönyv formátumáról, tartalmáról és mellékleteiről a KEF GFÜF ad tájékoztatást.