39/2012. (XI. 23.) NGM utasítás

a Nemzetgazdasági Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról¹

2012.11.25.

1. § A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben előírtak alapján – figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdésében és a Nemzetgazdasági Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 4/2010. (X. 5.) NGM utasítás 100. § (1) bekezdés c) pontjában foglaltakra – a Nemzetgazdasági Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát jelen utasítás mellékleteként adom ki.

2. §² Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba,

Melléklet a 39/2012. (XI. 23.) NGM utasításhoz

A Nemzetgazdasági Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzata

I. FEJEZET

1. Értelmező rendelkezések

1. § (1) A Nemzetgazdasági Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) alkalmazásában

1. aláíró: az a természetes személy, aki (elektronikus aláíró esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja és) a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult,

2. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,

3. archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése elektronikus adathordozón,

4. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása,

5. átadás-átvételi/jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

6. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,

7. átmeneti (kézi) irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés, illetve központi irattárba adás előtti őrzése történik,

8. besorolási séma: az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória struktúra,

9. csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása,

10. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,

11. elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat,

12. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adat-együttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,

13. elektronikus küldemény: a Biztonságos Elektronikus Dokumentumtovábbító Szolgáltatás (BEDSZ) útján küldött, illetve érkezett elektronikus űrlap(ok) és az azokhoz csatolt egyéb elektronikus dokumentum(ok), és hivatalos iratok. A BEDSZ az ügyfélkapun keresztül csak az általános nyomtatványtervezővel és általános nyomtatványkitöltővel készített, vagy annak megfelelő formátumú és a központi rendszerben előzetesen regisztrált elektronikus űrlapokat fogadja,

14. elektronikus levél: a központi rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,

15. elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek,

16. elektronikus másolat: valamely papír alapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papír alapú dokumentumba foglalt adategyüttest,

17. elektronikus tértivevény: elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt átvette, és ez mely időpontban történt meg; az elektronikus tértivevény közokirat,

18. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton, elektronikus levélben érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét,

19. elektronikusan történő aláírás: elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz,

20. előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz,

21. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratot kell-e nyitni,

22. érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele,

23. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása,

24. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,

25. felelős: az a személy, akinek (vagy nevében az erre felhatalmazott) joga és egyben feladata az ügyirat, irat, vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani,

26. fogyatéki napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amelyben a központi irattár állományából selejtezés, valamint az illetékes levéltár részére történő átadás révén bekövetkezett anyagfogyás legfontosabb adatait tartják nyilván,

27. gyarapodási napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amelyben az átmeneti irattárból a központi irattárnak átadott iratanyag nyilvántartására a központi irattár anyaga gyarapodásának legfontosabb adatait rögzíti,

28. hivatali kapu: a központi rendszer azon pontja, amelyen keresztül a csatlakozott szervezet hozzáfér a központi rendszer által részére biztosított szolgáltatásokhoz,

29. hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs: a minisztérium szervezeti egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a minisztérium hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,

30. hivatalos irat: olyan (okirat), elektronikus okirat és egyéb elektronikus adatállomány, amelyet meghatározott eljárásban a bíróság, ügyészség, közigazgatási szerv, illetve más hatóság (hivatalos szerv) az ügyfél részére elektronikusan, joghatás kiváltására alkalmas módon (BEDSZ igénybevételével) kézbesíttet, továbbá amelyet a hivatalos szervek eljárásuk során egymásnak küldenek meg, valamint amelyet az ügyfél kézbesíttet a hivatalos szerv részére,

31. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,

32. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,

33. időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett,

34. iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven,

35. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,

36. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot,

37. irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja,

38. iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység,

39. iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv, valamint az adott szerv iratmintáinak gyűjteménye,

40. iratkölcsönzés: az irat vissza hozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból,

41. irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papír alapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el,

42. irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tároló hely,

43. irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre,

44. irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége,

45. irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét,

46. irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak,

47. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód,

48. irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,

49. irattárazás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,

50. kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,

51. kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata,

52. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások,

53. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez,

54. kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat,

55. kiadmányozás (kiadványozás): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,

56. kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,

57. közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott,

58. központi elektronikus szolgáltató rendszer (központi rendszer): az elektronikus közszolgáltatások nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek együttese,

59. központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár,

60. küldemény: az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el,

61. küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele,

62. láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet,

63. levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény,

64. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak,

65. levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat,

66. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek,

67. másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat,

68. megőrzési határidő: az Irattári Tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,

69. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése jegyzőkönyv felvétele mellett,

70. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható,

71. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól,

72. mutatózás: a gyorsabb visszakeresés érdekében név- és tárgy szerinti nyilvántartás vezetése,

73. naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása,

74. papír alapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,

75. raktári egység: az irattári anyagnak a kézi és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),

76. savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz,

77. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése,

78. személyes adat: a személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggő fogalmak értelmezésére a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezései az irányadóak,

79. szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell,

80. szerv: a jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet,

81. szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,

82. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,

83. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása,

84. ügyfélkapu: a központi rendszer természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt,

85. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

86. ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti,

87. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat,

88. ügyiratdarab: a több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek,

89. ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy,

90. ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja,

91. ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,

92. vegyes ügyirat: papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

(2) Az értelmező rendelkezésekben nem szereplő fogalmak értelmezése során

a) a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény,

b) az elektronikus aláírásról szóló törvény,

c) az elektronikus aláírás közigazgatási használatához kapcsolódó követelményekről és az elektronikus kapcsolattartás egyes szabályairól szóló rendelet,

d) az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló rendelet,

e) a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló rendelet,

f) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló rendelet

rendelkezései az irányadóak.

2. A Szabályzat hatálya

2. § A Szabályzat hatálya kiterjed a Nemzetgazdasági Minisztériumnál (a továbbiakban: minisztérium) keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra, a minisztérium valamennyi foglalkoztatottjára.

3. § A Szabályzattal nem érintett kérdésekre

a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben (a továbbiakban: Ltv.) és

b) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben foglaltakat kell alkalmazni.

c) az EU programjai és az NGM között közvetlenül megkötésre került Támogatási Szerződés alapján működő projektek (pl. ClusterCOOP Projekt) keretében keletkezett iratokra a szabályzat hatálya azzal a megkötéssel terjed ki, hogy a Támogatási Szerződésben megadott Európai Bizottsági Rendeletekben és Irányelvekben foglalt eltéréseket kell alkalmazni.

4. § A Szabályzat rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvényben, a Nemzeti Biztonsági Felügyelet működésének, valamint a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 90/ 2010. (III. 26.) Korm. rendeletben, valamint a minősített adat elektronikus biztonságának, valamint a rejtjeltevékenység engedélyezésének és hatósági felügyeletének részletes szabályairól szóló 161/2010. (V. 6.) Korm. rendeletben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

3. Az iratkezelés szervezete, felügyelete

5. § A nemzetgazdasági miniszter (a továbbiakban: miniszter) a Nemzetgazdasági Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 4/2010. (X. 5.) NGM utasításban (a továbbiakban: SZMSZ) határozza meg az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.

6. § A szervezeti tagozódásnak, valamint iratforgalomnak megfelelően a minisztérium az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látja el, amely szerint az iratkezelést központi szinten, illetőleg az iratkezelés egyes fázisait megosztott rendben – az egyes szervezeti egységek hatáskörében, az iratkezelők útján – látja el.

7. § Az iratkezelés szervezetét, az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét, az egyes ügyviteli területek kezelését megváltoztatni, módosítani csak naptári év kezdetén lehet.

8. § Az iratkezelés felügyeletét a Koordinációs Főosztály vezetője, az iratkezelési osztályvezető útján irányítja és felügyeli. E feladatkörében felelős:

a) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,

b) jelen Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért,

c) a szabálytalanságok megszüntetéséért,

d) szükség szerint a Szabályzat módosításának kezdeményezéséért,

e) az iratkezelést végző(k), vagy azért felelős személy(ek) kijelöléséért, szakmai képzéséért, továbbképzéséért,

f) iratkezelési segédeszközök biztosításáért (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, ezek elektronikus változatai, valamint számítástechnikai programok, adathordozók stb.),

g) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,

h) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok, a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,

i) az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért,

j) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,

k) az Irattári Tervben meghatározott idő után, az iratanyag levéltárba adásáért,

l) egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok végrehajtásáért.

9. § Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető az informatikai vezetővel együttműködve – a szervnél üzemeltetett informatikai rendszer és eszközök vonatkozásában – meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket. Kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt, valamint azt a szervezeti egységet vagy kormánytisztviselők csoportját, amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és a felügyeletről.

10. § A központi iratkezelés feladatai az alábbiak:

a) ellátja a küldemény átvételét, biztonsági ellenőrzését, bontását, érkeztetését, iktatását, előzményezését az elektronikus iktatóprogramban,

b) ellátja az azonosításra szolgáló adatok előadói ívre történő nyomtatását,

c) ellátja az irat előadói ívben történő elhelyezését,

d) ellátja az irat elektronikus iktatórendszerben, illetve az iktatóprogramból nyert, kinyomtatott kézbesítőívvel való továbbítását,

e) ellátja a felbontás nélkül továbbítandó küldemények érkeztetését (a zárt csomagoláson, borítékon), illetve azokat átvételre – az elektronikus iktatórendszerből nyert, kinyomtatott kézbesítőívvel – a címzetthez továbbítja,

f) ellátja a szervezeti egységektől átvett kiadmányok továbbítását, melyet az elektronikus iktatórendszerben egyidejűleg rögzít,

g) az utasítás kötelező mellékletét képező Irattári Terv alapján elvégzi az iratok központi irattárba helyezését, valamint az iratkölcsönzéssel kapcsolatos feladatokat,

h) ellátja a központi irattárban őrzött iratok selejtezésével kapcsolatos feladatokat, továbbá közreműködik a levéltári átadás előkészítésében.

11. § Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:

a) döntés az előzményiratok végleges szereléséről,

b) a minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,

c) az irattári tételszám meghatározása,

d) egyéb ügykezelői utasítások megadása,

e) a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása,

f) az iratokkal való elszámolás,

g) hatósági statisztikai adatok megadása.

12. § Az ügykezelő feladatai az alábbiak:

a) a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele, (bontása), nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás), továbbítása, postázása, irattárazása, őrzése és selejtezése, az iratok központi irattárba adása, valamint ezek ellenőrzése,

b) az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele,

c) a bélyegzők, pecsétnyomók (segédeszközök) nyilvántartása, selejtezése.

4. Az irattári tételek kialakítása

13. § Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irat együtteseket – a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy:

a) egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,

b) a szerv hatékony működtetése egy adott funkciót illetően az ügykörök milyen mélységű áttekintését igényli.

14. § Külön irattári tételek kerülnek kialakításra az iratfajta alapján

a) a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,

b) a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni,

c) a választott testületek, bizottságok, valamint a minisztérium működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá a belső utasításokból.

15. § (1) Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerülnek, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni.

(2) A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerülnek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről a minisztérium – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni.

(3) A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre került az irattári őrzés időtartama.

(4) A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni.

(5) A nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével kell meghatározni.

5. Az irattári terv szerkezete és rendszere

16. § A szabályzat 1. függelékét képezi a minisztérium irattári terve, melynek szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a minisztérium ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra.

II. FEJEZET

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

6. Az iratok rendszerezése

17. § A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A papír alapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik.

18. § A minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, valamint a minisztérium irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – az irattári terv alapján az ügyintézők irattári tételekbe sorolják, és irattári tételszámmal látják el.

19. § Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

20. § Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattárazási utasítással ellátott ügyiratokat az ügykezelőknek az irattárban (átmeneti/kézi, központi) az e Szabályzatban előírtak szerinti rendszerben kell elhelyezniük.

7. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

21. § (1) A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – a meghatározottak kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak iktatókönyvben (papír alapú, elektronikus), illetve az e célra rendszeresített tanúsított iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisban kell nyilvántartania. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

(2) Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

8. A jogosultságok kezelésének szabályai az elektronikus iratkezelési rendszerben

22. § Az e Szabályzatban meghatározott Koordinációs Főosztály vezetője felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.

23. § Az iratkezelési szoftver használatához legalább háromféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:

a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (érkeztet, iktat, irattáraz, lekérdez stb.), rendelkezhet;

b) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja,

c) objektum jogosultság, amely dokumentum szintű, azaz az adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést.

24. § (1) Az iratkezelő rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni.

A jogosultságok beállítása, illetve módosítása az illetékes vezetői engedélyezést követően az alkalmazásgazda feladata.

(2) A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni. A beállítást végző alkalmazásgazda a jogosultság életbelépését, az időpont feljegyzésével beállításának megtörténtét az eredeti iraton igazolja. Ennek egy másolati példányát a rendszergazda, az eredeti példányt az engedélyező őrzi.

(3) Az új jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is –, az iktatóhely szerinti vezetői engedélyezést követően az alkalmazásgazda feladata.

25. § Az alkalmazásgazda feladatai:

a) felhasználók, szerepkörök, helyettesítések, jogosultsági csoportok, funkcionális beállítások karbantartása,

b) elektronikus érkeztető könyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,

c) irattári tételszámok karbantartása.

26. § Az alkalmazásgazda az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a rendelkezésre álló licenckeret betelt, vagy a kért jogosultságok az iratkezelési szoftver működését veszélyeztetnék. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető dönt a felmerülő igény teljesítéséről.

27. § A rejtett iktatókönyv – a tulajdonos szervezeti egységet, illetve az általuk példánnyal megszólítottakat kivéve – mindenki számára rejtettként működik. Az adott szervezeti egység vezetője akkor kérheti rejtett iktatókönyv nyitását, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok szükségessé teszik a hozzáférés lezárását, és azt a közigazgatási államtitkár engedélyezte.

9. Hozzáférés az iratokhoz

28. § A minisztérium munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell nyilvántartani. A minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

29. § Iratot – bármilyen adathordozón – munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni – a vonatkozó előírások maradéktalan betartásával – a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

30. § Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetők a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével határozzák meg.

31. § Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

32. § (1) Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő „Nem Nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvényben foglaltak az irányadók.

(2) A „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettesei, valamint az általuk meghatározott személyek ismerhetik meg.

(3) A „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.

(4) A döntés-előkészítő, „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve, ha ezt a miniszter vagy általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által „Nem Nyilvános”-ként feltüntetett irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.

(5) A „Nem Nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló iktatókönyvbe kell iktatni, zárható irat- vagy lemezszekrényben, elkülönítetten kell tárolni és a Szabályzat előírásai szerint kell kezelni.

33. § (1) A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon, illetve az iratkezelő rendszerben is dokumentálni kell.

(2) A papír alapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően – az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.

10. Az iratok védelme

34. § Az ügykezelés feladatait a központi iktató, a szervezeti egységek ügykezelői, valamint ügyintézői végzik.

35. § Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

36. § Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, illetőleg a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok stb.) elkülönítetten történjen.

37. § Az iktatóhelyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezetők határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a vezető elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és meghatározott helyen történő munkaidőn kívüli tárolását.

38. § A biztosított helyiségek másodkulcsait külön lezárt borítékban, pecséttel ellátva, a felnyitásra jogosultak nevének, elérhetőségének feltüntetésével kell a tárolásra kijelölt helyen és a tárolásra megbízott személynél tartani.

39. § Az elektronikus iratkezelő szoftver valamennyi eseményét naplózni kell.

40. § A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

41. § Az iratkezelési szoftverbe rögzített érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.

42. § Az iratokat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában is szakszerűen kell kezelni, a papír alapú iratokat az elvárható gondossággal kell védeni (pl. nedvességtől, fénytől, hőtől stb.). Az iratok kezelése során – állaguk védelme érdekében – mellőzni kell a cellux ragasztószalag és más ragasztóanyagok alkalmazását.

III. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

11. A küldemények átvétele

43. § A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, természetes személy személyes benyújtása, valamint informatikai-telekommunikációs eszköz útján kerül a minisztériumba.

44. § A minisztériumba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:

a) a postaszolgálat vagy postaszolgáltatás útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló hatályos rendeletben meghatározottak szerint történik,

b) külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére az erre kijelölt/az ezzel megbízott foglalkoztatott, jogosult és köteles meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,

c) személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult,

d) munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni; az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek, vagy a postabontásért felelős szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni,

e) telefaxon küldött iratot, a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni,

f) elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni,

g) ügyfélkapun át érkezett küldeményeket az arra feljogosított ügykezelők kezelik.

45. § A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő): a központi iktató, valamint

a) postai úton vagy telefaxon érkezett küldemények esetén:

aa) a címzett, vagy az általa megbízott személy,

ab) a vezető, vagy az általa megbízott személy,

ac) a szervezeti egység ügykezelője,

b) az ügyfélszolgálati iroda munkatársa,

c) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a minisztérium elektronikus postafiókja, vagy annak kezelésével megbízott személy,

d) hivatali munkaidőn túl az erre kijelölt személy.

46. § A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,

b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám, vagy más azonosítási jel megegyezőségét,

c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,

d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.

47. § (1) Az átvevő a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.

(2) Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel, vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.

(3) Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki a küldemény érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie.

48. § Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papír alapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot.

49. § Az elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a minisztérium informatikai rendszerére.

A küldemény a minisztérium rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha

a) a minisztérium informatikai rendszeréhez, vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy

b) az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul,

c) az informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.

50. § Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek/személynek érkeztetésre (további intézésre) átadni.

51. § Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papír alapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

52. § A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

53. § Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

54. § Az átvevő az érkező küldeményeket kézbesítőkönyvvel, illetve az elektronikus iratkezelési rendszerben továbbítja az illetékes szervezeti egység(ek)hez. A postaátvevő a küldeményeket szükség szerint, a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, „azonnal”, „sürgős” vagy más hasonló jelzésű küldeményeket pedig soron kívül továbbítja.

55. § (1) Elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak – amennyiben azt kéri, és elektronikus válaszcímét megadja – haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát).

(2) Az elektronikus úton érkezett küldeményt – kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket – iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

(3) BEDSZ igénybevételével benyújtott elektronikus küldeményre a befogadás során azonnal érkeztető szám kerül, valamint sor kerül az automatikus visszaigazolás (átvételi nyugta) küldésére is.

(4) A BEDSZ által kiadott befogadás-visszaigazolásban rögzített időpont a küldemény minisztérium általi átvételének és érkezésének időpontja.

(5) A központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolása az elektronikus közszolgáltatásról és annak igénybevételéről szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint történik.

56. § (1) A központi elektronikus rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a küldemény sérülésmentességének, valamint formai követelményeknek való megfelelőségének ellenőrzését a BEDSZ végzi el.

(2) Biztonsági kockázat vagy az átvitel hiányosságának észlelése esetén a rendszer megtagadja az elektronikus küldemény befogadását, és a megtagadás tényéről – annak okának feltüntetése mellett – a felhasználót tájékoztatja.

(3) A BEDSZ-en keresztül elektronikus aláírással ellátott dokumentumot is meg lehet küldeni a címzettnek, amely dokumentumot a BEDSZ változatlanul, az aláírás ellenőrzésére alkalmas formában továbbítja.

(4) A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus, illetve egyéb rosszindulatú program.

57. § A küldemények átvételénél a minisztériumban érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés stb.).

58. § Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.

12. A küldemények felbontása

59. § A minisztériumhoz érkezett küldemények felbontása során az e Szabályzatban foglaltak szerint kell eljárni.

60. § Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:

a) az „SK felbontásra“ jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel);

b) azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte;

c) a névre szóló magánjellegű iratokat, ha megállapítható magánjellegük.

61. § A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje – amennyiben iktatásra nem jogosult – az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés és/vagy iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhelyhez.

62. § (1) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl.: melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel – soron kívül – tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

(2) A mellékletek, vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.

63. § A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárnia, rá kell vezetnie a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatnia a címzetthez.

64. § Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően a felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek első példányát a küldeménnyel egyidejűleg haladéktalanul a címzetthez, a minősített iratokat – nyilvántartásba vétel céljából – a titkos ügyiratkezeléssel megbízott ügykezelőhöz, a második példányt a feladóhoz kell eljuttatni. A harmadik példány a felbontó szervezeti egységnél marad.

65. § A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott elektronikus iratkezelő rendszerben az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.

66. § Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

13. A küldemények érkeztetése

67. § (1) Minden beérkezett (papír alapú vagy elektronikus) küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell.

(2) Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.

68. § (1) Az érkeztetés nyilvántartása az iratkezelési szoftver érkeztető könyvébe történik. Az érkeztetési azonosító évente eggyel kezdődő folyamatos, eggyel növekvő, egyedi sorszám és évszám. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az iktatás az érkeztetéssel egyidejűleg megtörténik.

(2) A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni.

(3) Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni – az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.

69. § Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a Beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.

70. § Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

71. § Az érkeztetés papír alapú küldemények esetében az érkeztető bélyegző lenyomatának az iraton való elhelyezésével, rovatainak (dátum, érkeztetési sorszám) kitöltésével történik.

72. § (1) A szervezeti egységekhez rendelt e-mail postafiókokba érkező további ügyintézést igénylő elektronikus küldeményeket beérkező iratként kell kezelni.

(2) Az elektronikus postafiókra érkezett beadvány érkeztetését az átvevő ügykezelő végzi az átvétel igazolásával.

Az elektronikus postafiókra érkező:

a) elektronikus file (word vagy más formátumú dokumentum),

b) online kitöltésű beadvány ügyfélkapun keresztül – a törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését az ügyviteli rendszerben végre kell hajtani a visszaigazolással egyidejűleg.

73. § Az érkeztetési nyilvántartás minimálisan tartalmazza az alábbi adatokat:

a) a küldő neve,

b) a beérkezés időpontja,

c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám),

d) folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító, továbbá

e) központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a központi rendszer által a küldeményhez rendelt érkeztető számot.

74. § A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,

b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,

e) az „ajánlott“ vagy „ajánlott-tértivevény“ postai jelzéssel ellátott.

75. § (1) Az elektronikusan érkezett küldeményt – kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket – iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

(2) Az elektronikus küldeménynek az 57. §-ban írt ellenőrzését követően, amennyiben a küldemény az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt – amennyiben elektronikus válaszcímét megadta – az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és a közfeladatot ellátó szerv által használt formátumokról. Ezen küldeményeket iktatni nem kell.

(3) Amennyiben a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatóak meg az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal, úgy a küldőt értesíteni kell az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlás szükségességéről, lehetőségeiről.

(4) Az elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét az első esetben ellenőrizni szükséges, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.

(5) Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítés-szolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.

76. § Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papír alapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

77. § Azt a beadványt, amelyet a minisztérium foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma a minisztérium hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.

14. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

78. § (1) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Az előzményt szerelni kell az utóirathoz, illetve fizikailag is össze kell rakni. A téves szerelést bontani kell.

(2) Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

(3) Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papír alapú irat esetében az iraton is jelölni kell.

79. § Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban, vagy a kezelési feljegyzésekben.

80. § Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell. Az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik.

15. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

81. § Az ügykezelő az érkezett iratot az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek bemutatni. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

82. § A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, tartalmának az előzményre utaló hivatkozási száma alapján, automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki jogosult az ügyben eljárni, és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. A szignálásra jogosultsággal rendelkező vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.

83. § (1) Az irat szignálására jogosult:

a) kijelöli, hogy mely szervezeti egység, vagy ügyintéző az illetékes az ügyben,

b) kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,

c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő, sürgősségi fok stb.), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra) és aláírja.

(2) Az iratért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős.

84. § Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például „post-it” öntapadós lap, vagy grafit ceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.

IV. FEJEZET

AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA

16. Iratkezelési segédletek

85. § Az iratok nyilvántartására – papír alapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással, vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

86. § Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető a vonatkozó jogszabályok és belső normák alapján határozza meg a rendszeresített általános és szakfeladatokkal összefüggő, speciális iratkezelési segédleteket.

87. § Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására a főnyilvántartó könyvben használt segédletek:

a) érkeztető könyv (elektronikus, a küldemények beérkezésének dokumentálására),

b) iktatókönyv (elektronikus, az iratok nyilvántartására),

c) kézbesítő ív (más szervezeti egység részére történő átadás, illetve az ügyintézők részére történő átadás esetén),

d) kézbesítőkönyv (minisztériumon kívüli szervezetek részére, az Állami Futárszolgálaton kívüli kézbesítés esetén),

e) futárjegyzék,

f) kölcsönzési napló (a központi irattárból kikért iratok nyilvántartására),

g) gyarapodási és fogyatéki napló (a központi irattári anyag gyarapodásának, illetve fogyásának nyilvántartására),

h) bélyegző nyilvántartási könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására).

88. § (1) Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni az iratkezelési segédleteket. A minisztérium főnyilvántartó könyvét a Központi Iktató vezeti.

(2) A főnyilvántartó-könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni.

(3) A főnyilvántartó könyvet az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető hitelesíti. Ennek keretében lapjait sorszámozza és a borítólap belső oldalán feltünteti: „Ez a könyv….. számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20..... év ........... hó ..... nap. Lezárva: 20..... év ........... hó ..... nap.”, aláírja, a körbélyegzőjének lenyomatával ellátja.

(4) Az iratkezeléshez használt segédleteket, a maradandó értékű iratok elhelyezéséül szolgáló savmentes dobozokat a Koordinációs Főosztálytól kell igényelni, amely gondoskodik azok központi beszerzéséről.

17. Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása

89. § Nem kell iktatni, de e Szabályzatban meghatározott módon érkeztetni kell:

a) a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat,

b) a pénzügyi bizonylatokat, számlákat,

c) a munkaügyi nyilvántartásokat,

d) a bérszámfejtési iratokat,

e) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

f) az „s. k. felbontásra” érkezett iratokat,

g) a meghívókat,

h) a visszaérkezett tértivevényeket.

90. § Nem kell érkeztetni, iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni:

a) a tananyagokat, a tájékoztatókat,

b) az üdvözlő lapokat,

c) az előfizetési felhívásokat, az árajánlatokat, az árjegyzékeket,

d) a reklámanyagokat,

e) a közlönyöket, sajtótermékeket.

18. Az iktatókönyv (tartalma, nyitása, zárása), az előadói ív

91. § Az iktatás az e Szabályzatban meghatározottak szerint tanúsított iratkezelési szoftver támogatásával történik.

92. § Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyveket (pld: NGM, NGM_SZERZ, NGM_HUM) kell használni.

93. § Az iktatás az e Szabályzatban meghatározott iktatóhelyeken az iratkezelési szervezetnek megfelelően történik.

94. § (1) Az iktatás során az iktatókönyvben az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni:

a) az iktatószámot,

b) az iktatás időpontját,

c) a beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítót,

d) az adathordozó típusát (papír alapú, elektronikus), adathordozó fajtáját,

e) az expediálás időpontját, módját,

f) a küldő adatait (név, cím),

g) a címzett adatait (név, cím),

h) a hivatkozási számot (idegen szám),

i) a mellékletek számát, típusát (papír alapú, elektronikus),

j) az ügyintéző megnevezését,

k) az irat tárgyát,

l) az elő- és utóiratok iktatószámát,

m) a kezelési feljegyzéseket (csatolás, szerelés, határidő, visszaérkezés stb.),

n) az intézés határidejét, módját és elintézés időpontját,

o) az irattári tételszámot,

p) az irattárba helyezést.

(2) Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet és a segédleteket hitelesen le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben új főszámra ne lehessen több iratot iktatni.

(3) Papír alapú iktatókönyvben az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv, és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

95. § A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára hozzáférhetővé kell tenni.

96. § Az elektronikus iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után a vonatkozó előírások szerint le kell zárni. A zárás részeként el kell készíteni az elektronikus iktatókönyv hiteles másolatát.

97. § Az iktatókönyv zárásának részeként az alkalmazásgazdának el kell készíteni:

a) az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak,

b) az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, a naplózás információi) és

c) az elektronikus dokumentumoknak,

az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni.

98. § (1) Az üzemeltetőnek az időbélyegzővel ellátott, lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományait és az elektronikus dokumentumokat archiválnia kell és a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolnia.

(2) Az iktatási adatbázis biztonsági mentéséről, illetve archiválásáról az üzemeltetőnek kell gondoskodni.

(3) Az elektronikus érkeztető nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példányát az archiválást követő második évben meg kell semmisíteni.

99. § Az ügyvitel segédeszközeként:

a) az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére,

b) az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére,

c) az iratok fizikai egységének biztosítására előadói ívet kell használni.

Az előadói ívet a hozzátartozó iratokkal együtt kell kezelni.

19. Az iktatószám

100. § Az iktatószám kötelezően tartalmazza a minisztériumi azonosító/ főszám/alszám/évszám/ – egy adategyüttesként kezelendő – adatokat, amelyben az évszám az aktuális év négy számjegye. A főszám és alszám folyamatos sorszám. A főszám és alszám sorszámokat a rendszer automatikusan képezi.

101. § Amennyiben az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi, az iktatószám tetszőlegesen bővíthető – az adategyüttest megelőzően – a szervezeti egységre, iktatóhelyre vagy iktatókönyvre utaló, számot, betűt vagy ezek kombinációját tartalmazó azonosítóval.

102. § Amennyiben az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi, az iktatószám tetszőlegesen bővíthető az adategyüttest követően, számot, betűt vagy ezek kombinációját tartalmazó további azonosítóval.

103. § A fentiek szerint képzett azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelős vezető adja ki és tartja nyilván. Az azonosítók képzésére vonatkozó részletes szabályokat meg kell határozni. A nyilvántartási jegyzéket évente felül kell vizsgálni.

104. § Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

105. § Egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.

Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.

106. § Az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.

20. Az iratok iktatása

107. § (1) A minisztériumba érkező, illetve ott keletkező iratokat a 89. §-ban leírtak kivételével iktatással kell nyilvántartani.

(2) Az ügyben keletkezett első (kezdő) irat a soron következő főszám alszámát kapja (például: NGM/17/1/2012.).

(3) A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek, iktatásuk a főszám alszámaira történik.

108. § Téves iktatás esetén az iratkezelési szoftver a változás tényét naplózással dokumentálja.

109. § Az iktatásra kerülő – beérkező – papír alapú iraton az iktató bélyegző lenyomatát el kell helyezni és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap az iktatóbélyegző elhelyezésére, iktatási adatok rögzítésére nem használható.

110. § Az iktatóbélyegző lenyomata a következőket tartalmazza:

a) a szerv neve,

b) érkeztető szám,

c) az iktatás időpontja,

d) iktatószám,

e) mellékletek száma vagy csomag.

111. § A papír alapú irat iktatószámát a mellékletre – „Melléklet az NGM/…/…/201…. számú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni.

112. § Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, úgy azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket.

113. § (1) Az ügykezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be.

(2) Soron kívül kell iktatni és továbbítani a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „azonnal”, „sürgős” jelzésű iratokat.

(3) Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben jelezni kell.

114. § Az ügyirat tárgyát – illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot – az iktatókönyv „tárgy“ rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni. Az iratok tárgyát úgy kell megadni, hogy az iratok visszakereshetősége minden esetben biztosított legyen.

115. § Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján név- és tárgymutató könyvet kell vezetni, illetőleg az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét. A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat lehet rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét.

116. § Papír alapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

21. Az iratok továbbítása ügyintézésre, az irat kiadása, átadása

117. § Az iratátadási funkciót támogató elektronikus rendszer alkalmazásának hiányában az ügykezelőnek kell átadni

a) az iktatott iratok közül a szervezeti egységen belül ügyintézőnek, más részlegnek átadásra,

b) másik szervezeti egységnek átadásra,

c) más külső szervnek továbbításra,

d) a határidőbe és irattárba helyezésre

kerülő iratokat.

118. § (1) Papír alapú ügyirat esetében az átvétel igazolása az irat iktatószámának vagy más nyilvántartás szerinti sorszámának feljegyzése és az átvevő aláírása ellenében, kézbesítő íven történik.

(2) Elektronikus úton történő iratátadás esetén az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.

119. § Az iktatókönyvben folyamatosan rögzíteni kell az ügyirat hollétét, hogy ezek az adatok olvashatók legyenek az iktatókönyv megfelelő rovatában (ügyintézőnél, határidőben, átmeneti irattárban stb.).

22. Kiadmányozás

120. § A kiadmányozási jog gyakorlását az SZMSZ, és a szervezeti egységek ügyrendje határozza meg.

121. § A kiadmányt eggyel több példányban kell elkészíteni, mint a címzettek száma, tekintettel arra, hogy a kiadmány egy példánya az irattárat illeti.

122. § A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző (névbélyegző) csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt feltétlenül indokolja. A névbélyegző használatát a miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkár vagy a helyettes államtitkár engedélyezi. A névbélyegzővel ellátott irat nem minősül hiteles kiadmánynak.

123. § Az ügyintéző az általa készített kiadmány-tervezetet szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. „s.k.” jelzés esetén az ügyintéző/ügykezelő a kiadmányra „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, azon a szerv hivatalos bélyegzőjének lenyomatát elhelyezi és aláírja.

124. § A kiadmány külső szervhez vagy személyhez történő továbbítására csak annak dokumentálása mellett kerülhet sor.

125. § Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám(ok) alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

126. § Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az e Szabályzatban meghatározott egyéb dokumentum.

127. § Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az irat akkor hiteles kiadmány, ha

a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a minisztérium hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,

b) a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a minisztérium hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,

c) a minisztérium a közigazgatási felhasználásra vonatkozó követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el.

128. § Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő

a) a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata, vagy

b) a kiadmányozó névbélyegzőjének és a kiadmányozó szervnek a bélyegzőlenyomata.

129. § A minisztérium által készített hiteles kiadmányról a papír alapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló, valamint a polgári perrendtartásról szóló jogszabályokban foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni.

130. § (1) A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni.

(2) Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló minősített elektronikus aláírást kell alkalmazni.

131. § Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési szabályok alkalmazhatók:

a) „Saját kezű felbontásra!”,

b) „Más szervnek nem adható át!”,

c) „Nem másolható!”,

d) „Kivonat nem készíthető!”,

e) „Elolvasás után visszaküldendő!”,

f) „Zárt borítékban tárolandó!”,

g) „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi” küldemény stb.

A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

132. § A minisztériumban keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője, vagy ügyintézője – figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra – a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papír alapú és elektronikus másolatot is kiadhat.

23. A kiadmányozott irat külalakja

133. § A kiadmányozott iratoknak az SZMSZ 1. mellékletének 6. függelékében szereplő mintáknak kell megfelelnie.

134. § Amennyiben a kiadmánynak nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.

135. § Az EU programjai és az NGM között közvetlenül megkötésre került Támogatási Szerződés alapján működő projektek (pl. ClusterCOOP Projekt) keretében keletkezett iratok külalakja eltérhet az e Szabályzatban meghatározottaktól.

24. Az irat továbbítása, expediálása

136. § Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmányt (kiadmányokat) és az esetleges mellékleteit és mellékelt iratait (a továbbiakban együtt: melléklet) szerelten az ügykezelő részére előkészíteni. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással – amennyiben van –, melléklettel ellátott ügyiratot (ügyiratokat) vehet át.

137. § (1) Az ügykezelőnek ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e.

(2) A küldeményeket lehetőleg még az átvétel napján kell továbbítani.

138. § Az iratokat a szervezeti egység ügykezelői továbbítják. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles

a) az iratot a címzettnek – az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátott iratokat soron kívül – továbbítani,

b) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,

c) az előadói íven és az irat irattári példányán az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni, és aláírni,

d) a futárpostával kézbesítendő küldemények címzésénél – postafiók helyett – a tényleges elérhetőségi címet kell feltüntetni.

139. § Elektronikus iktatás esetén a külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a „Kapják még” funkció segítségével a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.

140. § (1) Az iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell továbbítani. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket elküldésre készen, borítékolva, becsomagolva, a küldés módjának megfelelő kézbesítőokmányokat pontosan kitöltve adja át az illetékes részére.

(2) Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell tenni.

141. § A boríték címoldalán fel kell tüntetni:

a) a küldő személy vagy szervezeti egység megnevezését és címét,

b) az irat (iratok) iktatószámát, több példány esetén a példányok darabszámát, szükség szerint sorszámukat,

c) a címzett megnevezését és címét,

d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket („s.k.” felbontásra, sürgős, ajánlva stb.).

142. § A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni:

a) személyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont, és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadmány irattári példányán, vagy a kézbesítőkönyvben,

b) postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló vonatkozó – hatályos – jogszabályban leírtaknak megfelelően,

c) külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően,

d) elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával,

e) központi rendszeren történő továbbítás esetén a rendszer automatikusan tájékoztatja a címzettet az ügyintézés befejezéséről, a letöltési lehetőségekről, és hitelesen naplózza a letöltést,

f) hirdetményi úton történő vagy közhírré tétellel való kézbesítés esetén a vonatkozó jogszabályok előírásai szerint.

143. § Ha a postára adott küldemények valamilyen okból – így a téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül, az e Szabályzatban meghatározott érkeztetési eljárás és dokumentálás mellett – az ügyirathoz kell mellékelni.

144. § Elektronikus úton küldött irat továbbítását – az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével – be kell jegyezni az iktatókönyvbe.

145. § Az elektronikus iratok kézbesítésének rendjét a Szabályzat – az adott közfeladatot ellátó szervre és eljárására vonatkozó, továbbá az elektronikus iratok kézbesítését előíró jogszabályi rendelkezések figyelembevételével – határozza meg.

146. § Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve sikertelen, az elektronikus irat papír alapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.

147. § A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell továbbítani.

148. § Ha a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapuja megszűnik, a minisztérium a hivatalos iratot írásos formában, papír alapon, postai úton a felhasználó lakcímére küldi meg.

149. § Ha a címzett a hivatalos iratnak az elektronikus tárhelyen történő elhelyezését követő ötödik munkanapon sem veszi át a küldeményt, akkor a hivatalos iratot az ezt követő munkanapon kézbesítettnek kell tekinteni. A kézbesítési vélelem beálltáról a BEDSZ mind a minisztériumot, mind a címzettet automatikusan tájékoztatja az elektronikus tárhelyükön.

150. § Ha a címzett erről korábban (a kérelmében) rendelkezett, a minisztérium a hivatalos iratot köteles a címzett kulcstárában elhelyezett nyilvános rejtjelező kulcsával rejtjelezni. Amennyiben a címzett a rejtjelező kulcsát a rendszerbe nem töltötte fel, úgy a hivatalos iratot – ha jogszabály nem zárja ki – titkosítás nélkül kell megküldeni a tárhelyére. Ha jogszabály kizárja a titkosítás nélküli megküldést, úgy azt postai úton, a kérelemben megjelölt lakcímre kell megküldeni.

151. § Az elektronikus tértivevényeket – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell mellékelni.

152. § Elektronikus dokumentum kézbesítése esetén, amikor a címzett a hivatalos iratra mutató internetes hivatkozást megnyitotta, akkor az elektronikus tértivevény automatikusan létrejön, és azt a BEDSZ a minisztérium tárhelyére visszaküldi.

153. § A minisztériumon belül a belső felhasználásra készült iratok (pl. körlevelek) a vezetői aláírást követően elektronikus formában, szkennelt változatban a levelező rendszeren keresztül is továbbíthatók. Az aláírt eredeti példányt, a keletkeztető szervezeti egység ügyiratában kell kezelni.

V. FEJEZET

AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, LEVÉLTÁRI ÁTADÁSA, SELEJTEZÉSE ÉS MEGSEMMISÍTÉSE

25. Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése

154. § Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé. Az iratot határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az iraton fel kell tüntetni.

155. § A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

156. § Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles

a) az egyéb iratoktól elkülönítve,

b) a határidőként megjelölt naptári napok, vagy

c) az iktatószám sorrendjében elhelyezni, és

d) a határidő napján – ha időközben másként nem intézkedtek – az iktatókönyvből kivezetni és az ügyintézőnek kiadni.

157. § A határidő nyilvántartásból történő kivételt és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, illetve az ügykezelő az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatába köteles feljegyezni.

26. Irattár

158. § A minisztériumban Központi irattárat kell működtetni, illetve a szervezeti egységeknél iktatóhelyenként átmeneti irattárat lehet kialakítani a szervezeti egység vezetőjének döntése szerint.

159. § Irattárazás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

160. § Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papír alapú iratok tárolásához az irattárban télen, nyáron lehetőség szerint biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55-65%) és a 17-18 °C hőmérsékletet.

161. § Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott fémből készített – állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.

162. § Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tároló eszközöket kell használni. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (gemkapocs stb.) el kell távolítani.

163. § A nem papír alapú iratok tárolását, az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A nem megfelelő tárolásból bekövetkező esetleges adatvesztés megakadályozására gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

27. Irattárazás és az irat átmeneti irattárba helyezése

164. § Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

165. § Átmeneti (kézi) irattárban kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.

166. § Az átmeneti irattár a keletkezéstől számított egy évig őrzi az elintézett iratokat, majd ezt követően azokat átadja a minisztérium központi irattárának. A Központi Irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról.

167. § Az irattárban az iratokat éves csoportosításban, az irattári tervnek megfelelő tételszám alatt kell elhelyezni. Az egyes irattári tételeken belül az iratokat iktatószámuk szerint sorrendben szükséges lerakni és őrizni. A dossziékban őrzött iratoknál az irattári tételszámot a dosszién is fel kell tüntetni. Az iktatókönyv „irattárba helyezés időpontja”, mezőjében az irattárba helyezés időpontját nyilván kell tartani.

168. § Az iratokat a szervezeti egység átmeneti irattárában kell őrizni a központi irattár részére történő átadásig.

169. § Az irattárba helyezést a kiadmányozási joggal rendelkező vezető vagy az általa felhatalmazott munkatárs engedélyezi.

170. § Az irattárazás mindig az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes szervezeti egység kötelezettsége.

171. § Irattárazási utasítással ellátni és irattárba helyezni csak hiánytalan, valamennyi alszámmal és melléklettel ellátott teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes iratot – lehet.

172. § Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek (ha eddig nem történt meg) meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.

173. § (1) Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a vonatkozó előírások betartásával – meg kell semmisíteni.

(2) Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az iratra és az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az előadói ívben kell elhelyeznie.

(3) Az ügyintéző a feleslegessé vált borítékokat az ügy lezárását követően az ajánlott, valamint a tértivevényes borítékban érkező iratok kivételével megsemmisítheti.

(4) Az ügyintéző feladata az ügyiratra rávezetni az irattári tételszámot, valamint a megőrzési időt.

174. § Az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

175. § Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papír alapú másolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

176. § Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról. Hiányos, vagy irattári tételszám nélküli ügyiratot az ügykezelő irattárazásra nem vehet át.

28. A Központi Irattár működése

Az iratok átadása a Központi Irattár részére

177. § Az átmeneti/kézi irattárakat működtető szervezeti egységek az ügyiratokat – az e Szabályzatban meghatározott előírásoknak megfelelően – iratjegyzékkel a Központi Irattárnak kötelesek átadni.

178. § Minden szervezeti egységnek a tárgyévben keletkezett iratait a keltezést követő év december 31-ig átmeneti irattárban kell tárolnia.

179. § A Központi Irattár

a) tárolja és nyilvántartja a minisztérium iratképző szervei által leadott iratokat,

b) az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet,

c) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,

d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak a Magyar Nemzeti Levéltár, illetve egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról.

180. § A Központi Irattárba

a) a lezárt évfolyamú, papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú segédkönyveit,

b) az iktatókönyv zárásának részeként elkészített elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek és adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, naplózás információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát tartalmazó adathordozókat kell leadni.

181. § Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

182. § A Központi Irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, évek szerint, szervezeti egységenként, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve, a levéltári átadásra kerülő iratokat savmentes irattároló dobozokban, nyilvántartásaikkal együtt, iratátadás- átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező iratjegyzék kíséretében veszi át. (Az iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, pl. fémből készült iratkapcsoló, műanyagból készült iratborítókat stb.).

183. § A Központi Irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül. Tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári jelét/jeleit és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári jelhez tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

184. § Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az – átadó szervezeti egység vezetője, vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző és a Központi Irattárat működtető szervezeti egység vezetője, vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt – „Iratátadás-átvételi jegyzőkönyvet”, amelynek melléklete a tételszám szerint elkészített iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példánya a Központi Irattáré, a másik az iratot leadó szervezeti egységé.

185. § A hiányosan vagy félreérthetően kitöltött „Átadás-átvételi jegyzőkönyvet” és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős vezetőnek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a Központi Irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.

186. § A Központi Irattárba leadásra kerülő ügyiratokat a leadás időpontjával az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.

187. § Központi Irattárba átadásra kerülő elektronikus dokumentumokat archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

188. § A Központi Irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:

a) a papír alapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni,

b) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően tárolni,

c) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű, elektronikus iratokról a 2. év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,

d) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek minősített iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattárazni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani,

e) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papír alapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig).

189. § Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani a tárolást.

Az irat átmeneti vagy végleges kiadása

190. § A minisztérium munkatársai az SZMSZ-ben (vagy ügyrendben) rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra ügyiratpótlóval/ügyiratkikérővel (a továbbiakban: ügyiratpótló) – kérhetnek ki iratokat. Papír alapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, az e Szabályzatban meghatározott módon dokumentáltan kell végezni.

191. § Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyvben is jelezni kell. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügykezelő iratot véglegesen csak a Központi Irattárnak adhat át.

192. § A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

A kölcsönzési napló rovatai:

a) kölcsönző neve,

b) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),

c) irattári hely: irattár neve (ha nem irattáranként vezetik a kölcsönzési naplót azon esetben a doboz sorszáma),

d) iktatott iratnál iktatószám/tételszám/év,

e) más nyilvántartás szerint nyilvántartásba vett iratoknál a nyilvántartás szerinti sorszám (pl. számlasorszám, bizonylatnál könyvelési napló sorszáma/tételszám/évszám),

f) az irat tárgya,

g) a kiemelés ideje (év, hó, nap),

h) a kiemelés alapjául szolgáló irat azonosító száma,

i) a kiemelést végző neve,

j) a kölcsönzés határideje (év, hó, nap),

k) a visszahelyezés ideje (év, hó, nap),

l) a visszahelyezést végző neve,

m) engedélyező neve, amennyiben nem a készítő részére történik az irat kiadás.

193. § A Központi Irattár papír alapú iratot csak a készítő szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetőleg engedélyezi a betekintést. Ha más szervezeti egység iratát kérik ki a Központi Irattárból, illetőleg más szervezeti egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a Központi Irattárat működtető szervezeti egység vezetője adja meg. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyv megfelelő rovatában rögzíteni kell.

194. § Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a jogosult felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

195. § A Központi Irattár a levéltárak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt az e Szabályzatban előírt megkeresés szerint más irathoz szerelik.

29. Az iratok selejtezése, megsemmisítése

196. § A Központi Irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratok selejtezését az irattári tételszámok figyelembevételével, jelen szabályzatban szabályozott módon évente kell elvégezni.

197. § Az átmeneti (kézi) irattárak a Központi Irattár tudomásával, szükség szerinti ellenőrzésével és közreműködésével (selejtezési engedély beszerzése végett) végzik a selejtezést.

198. § A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.

199. § Az irat selejtezését az ügyirat irattári tételbe sorolása évében hatályos irattári tervben rögzített őrzési idő szerint kell végrehajtani.

200. § Az iratselejtezést (központi és átmeneti irattárban) az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni.

201. § Az iratselejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján kell végrehajtani.

202. § A selejtezés során gondoskodni kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból – az előírt megőrzési időig – csak az eredeti példány kerüljön megőrzésre.

203. § A nyilvántartásba vett iratok többlet példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni, de annak megtörténtét a nyilvántartásokban és az irattári példányon fel kell tüntetni.

204. § A selejtezés során ellenőrizni kell

a) az iratok irattári tételszám, illetve megőrzési idő szerinti csoportosítását,

b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

205. § Az iratselejtezésről a 3 tagú selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az iktató-, illetve irattári hely szerinti szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 2 példányban.

206. § A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:

a) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,

b) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,

c) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,

d) az iratok évkörét,

e) a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát, tételszám szerinti terjedelmét (iratfolyóméterben),

f) az irattári tétel címét,

g) a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

h) a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatát,

i) a megsemmisítés időpontját,

j) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

207. § A selejtezés tényét és időpontját mind az irattári, mind az iktatási nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.

208. § A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni. Az iratjegyzék tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.

209. § Az iratselejtezési jegyzőkönyveket iktatás után egy példányban, az iratjegyzékkel együtt – a Központi Irattáron keresztül – a Magyar Nemzeti Levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése végett. A Magyar Nemzeti Levéltár az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az átmeneti/kézi irattár csak a Központi Irattár közreműködésével selejtezheti lejárt megőrzési idejű iratait.

210. § Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.

211. § Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

212. § A Magyar Nemzeti Levéltár selejtezési engedélyének birtokában – melyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – a szervezeti egység vezetője, az e Szabályzatban meghatározottak szerint az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről, vagy az elszállításig történő elhelyezésről és biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással, vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen.

213. § A kiselejtezett – papírzsákban elhelyezett – iratanyag megsemmisítésre való elszállítását a Központi Irattár koordinálja, ezért a selejtezett megsemmisítésre váró iratanyaggal rendelkező szervezeti egység erről a Központi Irattárat értesíti, amely gondoskodik a selejtezett iratanyag – a szállítás megszervezését követő – elszállíttatásáról.

214. § A papírzsákokban kizárólag a megsemmisítésre váró papír alapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy stb. elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papír alapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.

215. § Elektronikus dokumentumkezelés esetében a selejtezést és a fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a Központi Irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi (legutolsó) archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

30. Az iratok levéltárba adása

216. § A minisztérium a nem selejtezhető iratait – a határidő nélkül őrzendők kivételével – 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel, a Magyar Nemzeti Levéltárnak átadja.

217. § A Magyar Nemzeti Levéltár számára átadandó ügyiratokat az irattári terv szerint, az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a minisztérium költségére, az átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

218. § A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a Magyar Nemzeti Levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

219. § Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.

220. § Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

VI. FEJEZET

INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA,
HIVATAL ÉS MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN

31. Intézkedések a minisztérium megszűnése, illetve feladatkörének megváltozása esetén

221. § Az Ltv. előírásainak megfelelően kell intézkedni a minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

222. § Hivatalátadás esetén, az erről készült és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat.

223. § (1) Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni.

(2) A kezelésében lévő iratanyaggal való elszámolásig a Személyügyi Főosztály által kiállított „kilépő lap” nem írható alá.

A kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

32. A megszűnt szervezeti egységek iratainak kezelése

224. § (1) Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

(2) Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni.

225. § Ha a megszűnő szerv feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy valamely szerv egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását az illetékes közlevéltár egyetértésével kell elvégezni.

226. § Ha a közfeladatot ellátó szerv jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét az illetékes közlevéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetőleg selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik.

227. § Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.

228. § Amennyiben a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet, mint felelőst, rögzíteni kell.

229. § Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a Központi Irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírásokban foglaltak szerint kell kezelni.

230. § (1) A megszűnő szervezeti egység papír alapú lezárt iktatókönyvét a Központi Irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni. Elektronikus iktatókönyv esetében az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell.

(2) Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység iratanyagát a Központi Irattárban kell elhelyezni.

231. § A megszűnt szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

33. Munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések

232. § A szervezeti egységektől távozót (vezető, ügyintéző, illetve ügykezelő), vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján a szervezeti egység vezetőjének tételesen el kell számoltatnia, melynek tényéről az iratkezelés felügyeletéért felelős vezetőt írásban értesíti, illetve kezdeményezi az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését.

VII. FEJEZET

IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

34. Bélyegzők és negatív pecsétnyomók

233. § (1) A minisztérium hivatalos bélyegzője a Magyarország Címerével ellátott körbélyegző.

(2) A minisztérium felsőszintű vezetői a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, a Magyarország Címerével ellátott körbélyegzőt használnak.

(3) A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül a „Nemzetgazdasági Minisztérium”, alul a bélyegző nyilvántartási sorszáma szerepel.

234. § (1) A körbélyegzőket – a lenyomatában is megjelenő – sorszámmal kell ellátni és ennek megfelelően nyilvántartani.

(2) A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó személy és szervezeti egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon az átadó és az átvevő (bélyegző használója) személy nevét, aláírását, valamint a visszavétel, megsemmisítés, továbbá körbélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának időpontját.

235. § Körbélyegző a felsőszintű vezetőnek, a szervezeti egységnek az ügykörébe tartozó kiadmányán, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható.

236. § A körbélyegzők, fejbélyegzők, illetve egyéb bélyegzők (a továbbiakban együtt: bélyegzők) igény szerinti megrendeléséről, nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről a Koordinációs Főosztály gondoskodik.

A szervezeti egység vezetője gondoskodik:

a) a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás nyilvántartáson történő átvezettetéséről,

b) szervezeti átalakulás esetén, továbbá ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.

237. § A körbélyegzőt a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A körbélyegzőt szükség szerint épületen kívüli munkavégzés során lehet az épületből kivinni. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

238. § Amennyiben a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében:

a) írásban értesíti az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt,

b) az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a körbélyegző letiltásáról szóló közleménynek a megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,

c) a körbélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban fel kell tüntetni,

d) az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző új sorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült körbélyegzőt selejtezni kell.

239. § A védendő adatot tartalmazó adathordozók tárolására szolgáló páncél-, illetve lemezszekrényekhez használatos személyi (negatív) pecsétnyomóra (a továbbiakban: pecsétnyomó) vonatkozó igényt a Koordinációs Főosztálynál írásban kell bejelenteni, amely gondoskodik annak beszerzéséről, nyilvántartásba vételéről és – aláírás ellenében – a jogosultnak történő kiadásáról.

240. § A minisztériumon belüli áthelyezés, feladatkör megváltozása esetén a pecsétnyomót a nyilvántartónak vissza kell adni. Pecsétnyomó másik munkatársnak csak az e Szabályzatban meghatározott szervezeti egységnél történő előzetes átírás után adható ki.

241. § A munkavégzésre irányuló jogviszony megszüntetése esetén a pecsétnyomó nyilvántartója a leszerelő lapon aláírásával igazolja a pecsétnyomó leadását.

A pecsétnyomó elvesztése esetén a biztonsági vezetőt haladéktalanul értesíteni kell.

35. Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

242. § A szervezeti egység vezetője köteles:

a) ellenőrizni az iratkezelés rendjét és az e Szabályzatban foglaltak végrehajtását,

b) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,

c) közvetíteni az e Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek.

243. § Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket és utasításokat jegyzőkönyvbe kell foglalni és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálni.

36. Ügyiratok iktatási szabályai az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén

244. § Papír alapú iktatókönyvet (a továbbiakban: iktatókönyv) kell felfektetni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az ügykezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés több órán keresztül nem biztosított.

245. § (1) A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott – mind a bejövő, mind a kimenő és belső iratforgalom esetében – iratokat, az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, „ÜZ” egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyvbe kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát.

(2) Az „ÜZ” egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyv központi nyilvántartásba vételére az e Szabályzatban meghatározott szervezeti egység gondoskodik.

246. § Az előző pont szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél „ÜZ” egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. (pld. NGM/233-1/2011/ÜZ). Az „ÜZ” egyedi azonosító jelöléssel ellátott papír alapú iktatókönyvek beszerzéséről és nyilvántartásáról, valamint az ÜZ iktatókönyvek, egyéb azonosítók nyilvántartásáról az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik, azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

247. § Az iktatás során, amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papír alapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

248. § Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell.

249. § Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv, és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyv lezárását – úgy, mint a megnyitását – a szervezeti egység vezetőjének, ügykezelőjének aláírása és a körbélyegzőjének lenyomata hitelesíti. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani. Papír alapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

VIII. FEJEZET

A KÖZPONTI ELEKTRONIKUS SZOLGÁLTATÓ RENDSZEREN TOVÁBBÍTOTT IRATOK KEZELÉSÉNEK RENDJE

250. § Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus iktatására az e Szabályzatban meghatározottak szerint – a vonatkozó jogszabályi előírások teljesülése esetén – kerülhet sor.

251. § Az e Szabályzat rendelkezéseit a központi elektronikus szolgáltató rendszer (a továbbiakban: központi rendszer) igénybevételével megvalósított iratforgalom esetében az e fejezet szerinti eltérésekkel kell alkalmazni.

252. § A minisztérium kijelölt szervezeti egységeinek, ügyintézőinek a központi rendszeren keresztül érkező elektronikus iratforgalom biztosítására hivatali kapuval kell rendelkezniük.

253. § A hivatali kapu létesítéséről, a hivatali kapu használatára feljogosítottak és kötelezettek körének kijelöléséről a Sajtó és Kommunikációs Titkárság vezetője gondoskodik.

254. § A hivatali célú ügyfélkapu megnyitásához a munkáltató igazolást ad ki. A hivatali célú ügyfélkapu nyitását követő magáncélú ügyfélkapu nyitása esetére a munkáltató igazolást ad ki a hivatali célú ügyfélkapu létesítésének megtörténtéről.

255. § Az SZMSZ meghatározottak szerint hivatali célú ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügykezelőknek, ügyintézőknek a hivatali kapu létesítéséhez szükséges ügyfélkapu-azonosítóikat a minisztérium hivatali kapu kezelőjének át kell adniuk, aki az adatokat kizárólag a hivatali kapu létesítéséhez használhatja fel, és a hivatali kapu használatára való jogosultság megszűnésekor – ideértve az ügyfélkapu megszüntetését – haladéktalanul törölnie kell.

256. § A minisztériumon belüli további felhasználók – a szervezet nevében eljárni jogosult személyek – regisztrációját a minisztérium által a hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő végzi. A hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő a részére a központi rendszer által biztosított regisztrációs felületen a minisztérium képviseletére feljogosított személyek (hivatali célú ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügykezelők, ügyintézők) nevét és az ügyfélkapu regisztrációnál megadott elektronikus levelezési címét rögzíti az ügyfélkapujuk egyértelmű hozzárendelése érdekében. A regisztráció eredményeként átadja a hivatali kapuhoz tartozó azonosítót és jelszót, illetve – amennyiben ilyen van – azonosító eszközt.

257. § A minisztérium nevében történő eljárási jogosultság megszűnésekor a hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő törli a nyilvántartásból a korábban feljogosított személy azonosító adatait, illetve a hozzáférési jogosultságait.

258. § A hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő nyilvántartást vezet a minisztérium képviseletében hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyekről. Ennek érdekében az adott szervezeti egység vezetője a hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársakat érintő változásokról (létesítés, módosítás, megszüntetés) írásbeli tájékoztatást ad a nyilvántartás vezetőjének. A nyilvántartás alapján tanúsítható, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni az adott szervezet nevében. Ez a dokumentum az adott szervezet által megőrzendő a szervezet iratkezelési szabályzatában a személyi anyagokra meghatározott időtartamig.

259. § A minisztérium a kiadmányozási jogosultság nyilvántartására vonatkozó szabályozás szerint kezeli a minisztérium képviseletében hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyek adatait.

260. § A hivatali kapu nyilvántartásának kezelésére való jogosultság megszűnésekor a kezelt adatok a kijelölt új kezelőnek átadhatók, új kezelő hiányában valamennyi adatot törölni kell a hivatali kapu nyilvántartásából.

261. § A minisztérium hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársai kötelesek gondoskodni arról, hogy az értesítési tárhelyre érkezett üzenetek minden munkanapon átvételre és érkeztetésre kerüljenek.

262. § A hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett ügykezelő vagy ügyintéző a hivatali kapun beérkező küldemény fogadását követően gondoskodik annak érkeztetéséről. Ennek keretében az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában rögzíti a hivatali kapuból letöltött dokumentumokat, így pl. az elektronikus úton benyújtott hivatalos iratot, vagy a központi rendszerbe történő befogadás visszaigazolását.

263. § A hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs – szükség esetén – gondoskodik a befogadott dokumentumok papír alapra történő kinyomtatásáról. Ezt követően a papír alapon érkezett iratok kezelésére vonatkozó rendelkezések szerint kell eljárni.

264. § A hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs (ügyintéző) a közigazgatási hatósági ügyben keletkezett iratok esetében kiadásra kerülő értesítést a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény, valamint a vonatkozó ágazati jogszabályokban meghatározottak szerint küldi meg.

265. § Az értesítést és a megküldés igazolását az iratkezelési szoftver iratkezelő adatbázis „csatolmány” felületén kell tárolni.

266. § (1) Az irat papír alapon történő kiadmányozását, iktatását követően a hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs gondoskodik a kiadmányozott irattal azonos tartalmú, záradékkal kiegészített elektronikus dokumentum hivatali kapun történő továbbításáról.

(2) A záradék tartalma: „A kiadmányozó által nem elektronikusan aláírt dokumentummal megegyezik.” szöveg és a dátum.

(3) A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügykezelőnek) gondoskodnia kell

a) a kiadmányozott irat expediálásának az iratkezelési szoftverben történő rögzítéséről, valamint

b) az elektronikus dokumentumnak a hivatali kapun történő továbbítását igazoló információknak, továbbá

c) a kézbesítést igazoló elektronikus tértivevénynek, esetlegesen

d) a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatásnak

az iratkezelési szoftver iratkezelő adatbázis „csatolmány” felületén történő elhelyezéséről.

267. § A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügykezelőnek) gondoskodnia kell

a) az elektronikusan kézbesített hivatalos irat,

b) a kézbesítéssel kapcsolatos elektronikus tértivevény, kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatás

papír alapú másolatának elkészítéséről, ügyiratban való elhelyezéséről.

268. § A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügyintézőnek) gondoskodnia kell a papír alapú kiadmány postai úton történő kézbesítéséről, ha

a) a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapuja megszűnik,

b) a központi rendszer a hivatalos iratok elektronikus kézbesítésével kapcsolatos feladatait folyamatosan, legalább három napon keresztül nem tudja ellátni,

c) ezt a címzett kéri,

d) jogszabály erről külön rendelkezik.

269. § Az e fejezetben foglaltak végrehajtását követően az ügyiratot a papír alapú iratok kezelésére vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

1. függelék a Nemzetgazdasági Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatához

A Nemzetgazdasági Minisztérium irattári terve

Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a minisztérium feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részre oszlik.

Az ügy típusát, iratképző szerv szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja.

Az irattári jel összetevői:

1. Tételszám:

a) mind az általános, mind a különös rész tételei esetében az irattári tételszám első jegye(i) meghatározza (betűjellel) a rendszerbeli elhelyezkedést:

A Általános rész, valamennyi minisztérium esetében alkalmazandó;

NGM Különös rész.

b) A különös részben a minisztérium rövidített betűjeléhez sorszámok kapcsolódnak (pl. NGM9000 Nemzetközi kapcsolattartással összefüggő iratok), amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három- vagy négyjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.

2. Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, vagy „NS” jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket;

3. Lt. (Levéltár): a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról az adott központi államigazgatási szerv és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg.

A „HN” (határidő nélkül őrzendő) jelölés meghatározza a határidő nélkül ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a minisztérium és a levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.

ÁLTALÁNOS RÉSZ

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)
A100	A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek
A200	Szervezet és működés
A300	Ügyvitel
A400	Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)
A500	Gazdasági ügyek
A600	Költségvetés, fejezeti és vagyon, tárgyi jellegű ügyek.
A700	Ellenőrzés
A800	Informatika
A900	Biztonság
A1000	Kommunikáció, sajtó, média

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési idő (év)

Lt.

A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai

A101	A minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközei és ezek tervezetei, koordinációs iratai	NS	15
A102	Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközei tervezetei, koordinációs iratai	5	–
A103	Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A104	Az országgyűlési biztosok megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A105	Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A106	Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal, kapcsolatos iratok	5	–
A107	Minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai	NS	15
A108	Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai	5	–
A109	Egyéb tárcaközi bizottságok iratai	5	–
A110	Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai	5	–

Szervezet és működés

A201	Minisztérium alapításával kapcsolatos iratok	NS	HN
A202	A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás (SzMSz)	NS	15
A203	A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb.	NS	15
A204	Belső utasítások, körlevelek	NS	HN
A205	A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések	NS	15
A206	A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével, parlamenti munkával kapcsolatos iratok	5	–
A207	Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok	NS	15
A208	Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál	NS	15
A209	Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok a kabinet munkájában résztvevő más tárcáknál	5	–
A210	Közigazgatási államtitkári értekezletre bejövő előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezlet összehívásáért felelős tárcánál	NS	15
A211	Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál	NS	15
A212	Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten részt vevő tárcánál	5	–
A213	Kormányülésre bejövő előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a Kormányülés összehívásáért felelős tárcánál	NS	15
A214	Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál	N	15
A215	Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a résztvevő tárcánál	5	–
A216	Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok	NS	15
A217	A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)	NS	15
A218	Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztályvezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)	NS	15
A219	Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanáccsal kapcsolatos ügyek	3	–
A220	Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok,	NS	15
A221	Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően	5	–
A222	A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok, javaslatok, tervek	NS	15
A223	Időszaki jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél	5	–
A224	A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.), javaslatok	5	–
A225	Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások	NS	15
A226	Időszaki statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél	5	–
A227	Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások	NS	15
A228	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai	NS	15
A229	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködéssel kapcsolatos iratok	NS	15
A230	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai	5	–
A231	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek	NS	15
A232	Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek	NS	15
A233	Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők	NS	15
A234	Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai	5	–
A235	Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai	NS	15
A236	Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai	5	–
A237	A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek	5	–
A238	A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai	2	–
A239	Központi közigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok	5	–
A240	Központi közigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb.	2	–
A241	Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal stb.), tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb.	1	–
A242	Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok	15	–
A243	A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása	15	–
A244	Gazdasági társaságokban, felügyelőbizottságokban, vállalati tanácsban betöltendő funkciók	NS	HN
A245	Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok	5	–
A246	Bizottságokkal és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok	10	–
A247	Fordítási, tolmácsolási, protokoll ügyek iratai	5	–

Ügyvitel

A301	Miniszter, államtitkár munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok	NS	15
A302	Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok miniszter esetén	10	–
A303	Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők és munkatársak esetén	5	–
A304	Kutatási engedély ügyek iratai	5	–
A305	Főnyilvántartó könyv	NS	HN
A306	Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papír alapú, továbbá elektronikus iktatás esetén az évente archivált adatállományok)	NS	15
A307	A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék lezárás után	3	–
A308	Az irat átadására, továbbításra vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, átadókönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló stb.)	3	–
A309	Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék stb.)	15	–
A310	Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés	NS	HN
A311	Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés	NS	HN
A312	Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.)	10	–
A313	A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírás-bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek	NS	HN
A314	Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv	3	–
A315	A Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, irat befogadási jegyzőkönyv stb.)	NS	HN
A316	A 335/2005. Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg)	2	–
A317	Ügyiratból adatszolgáltatás	NS	HN
A318	Iratmegismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén	NS	–
A319	Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés	5	–

Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)

A401	Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő (szabadság, betegállomány, gyed, gyermekápolási díj stb.) iratok	5	–
A402	Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb (pl. illetmény, munkaköri leírás, elismerés stb.) iratok a szervezeti egységeknél	2	–
A403	Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő beszámolók, jelentések stb.	2	–
A404	Hazai és nemzetközi álláspályázatok, felhívások,	2	–
A405	A minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok	5	–
A406	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat iratai	5	–
A407	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett iratok	2	–
A408	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok	5	–
A409	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos kinevezésre, megbízásra, munkakörváltozásra vonatkozó javaslatok, kikérők	10	–
A410	Különböző foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat, kikérők	10	–
A411	Különböző foglalkoztatási jogviszonyú állomány tagja részéről előterjesztett kérelem, panasz	10	–
A412	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos megkeresések, iránymutatások, körlevelek	10	–
A413	Különböző foglalkoztatási jogviszonyú dolgozók igazgatási ügyeinek ügyintézésével kapcsolatos iratok (szolgálati idő, nyugdíjmegállapítás, béradat, iskolai végzettség stb.)	5	–
A414	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag)	A jogviszony- megszünte- téstől számított 60 év	–
A415	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos kutatás, betekintés, tájékoztatás	5	–
A416	Személyi vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok	*	–
A417	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos szolgálati, munkáltatói és nyugdíjas igazolványokkal kapcsolatos megkeresések, megrendelések, adatszolgáltatások	5	–
A418	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos hatósági igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos iratok	3	–
A419	A fegyelmi és kártérítési eljárások iratai	10	–
A420	Elismerésre, különböző szintű kitüntetésre, jutalmazásra vonatkozó javaslatok	5	–
A421	Védnökségek, díjak	8	–
A422	Más szervezet vagy személy elismerési jogkörébe tartozó jutalmazási javaslatok	5	–
A423	Kitüntetésekkel, elismerésekkel kapcsolatos egyéb levelezések, átiratok	5	–
A424	Elismerés adását tartalmazó egyedi (név szerint) határozatok	10	–
A425	A felügyelt szakképzések, továbbképzések vizsgajelentései, a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok	3	–
A426	Képzés, továbbképzés tanulmányi szerződéseinek irattári példányai	A képzés befejezését követő vállalt idő után 1év	–
A427	Oktatásigazgatási, képzési ügyek egyéb iratai	5	–
A428	Szociális bizottsági és esélyegyenlőségi bizottsági iratok	3	–
A429	Bérgazdálkodással, bérnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok	10	–
A430	Létszámgazdálkodással, létszámnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok	10	–
A431	Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos gyógyító-megelőző, közegészségügyi iratok	3	–
A432	Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos munkabaleseti jegyzőkönyv	5	–
A433	Érdekegyeztetéssel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei	NS	15
A434	Ágazati érdek-képviseleti szervekkel történő levelezések iratai	3	–
A435	Közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatás és levelezés	3	–
A436	Köztisztviselői Érdekegyeztető Fórum (KÉF) működtetésével kapcsolatos iratok	NS	15
A437	Közérdekű adatok közzétételével kapcsolatos iratok	5	–
A438	A minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervezetek részére rendezett képzések, továbbképzések kezdeményezése	5	–
A439	Intézmények és gazdasági társaságok miniszteri kinevezésű vezetőinek kinevezése, jogviszony megszüntetése,	10	–
A440	Munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél	5	–
A441	Külszolgálat, gyakornokprogram	NS	15
A442	Egyéb státuszon állók ügyei (TS kereten foglalkoztatottak, EU elnökségi Státusz, Roma Program keretében foglalkoztatottak, FAO- alkalmazottak, PÉP-programban részt vevők) stb.	60	–
* A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek.

Gazdasági ügyek

A501	Beszerzésre, anyagjavítás igénylésre, selejtezésre vonatkozó (nagyobb értékű) iratok	5	–
A502	Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésére vonatkozó (kisebb értékű) iratok	2	–
A503	Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél	5	–
A504	Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.)	5	–
A505	Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi- és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok	NS	HN
A506	Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok	NS	HN
A507	Szerződések iratai (lejárat után)	5	–
A508	Peres, illetve nemperes eljárással kapcsolatos iratok	10	–
A509	Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok	1	–
A510	Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok	8	–
A511	Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően)	5	–
A512	A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés	NS	15
A513	A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos következő évi terv	3	–
A514	A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos évközi módosítás	3	–
A515	A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás, szervek pénzellátása	8	–
A516	Államkincstári pénzellátás	8	–
A517	Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján	8	–
A518	Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok	8	–
A519	A fejezeti és költségvetési szervei általános és operatív gazdálkodás-szabályozás iratai	8	–
A520	Központi beruházás iratai	8	–
A521	Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése	NS	15
A522	A minisztériumhoz tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok	10	–
A523	A fejezeti zárszámadásával kapcsolatos iratok	8	–
A524	Személyi juttatás	8	–
A525	Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek	5	–
A526	Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás bekérés, összesítés	2	–
A527	Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (KSH stb.)	5	–
A528	Bérpolitikai intézkedések végrehajtása	8	–
A529	Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok	10	–
A530	Társadalombiztosítással összefüggő iratok	10	–
A531	Számviteli éves költségvetési beszámoló	NS	15
A532	Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat	10	–
A533	Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok	8	–
A534	Szigorú számadású bizonylatok	8	–
A535	Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások körlevelek	8	–
A536	Évközi költségvetési beszámoló	10	–
A537	Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok	8	–
A538	Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok	8	–
A539	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai	3	–
A540	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok	3	–
A541	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok	3	–
A542	Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi, üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk	15	–
A543	Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok	5	–
A544	Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok	10	–
A545	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés, kijelölés	NS	HN
A546	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk, elidegenítés: csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel	NS	HN
A547	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk	NS	HN
A548	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések	15	–
A549	Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések	5	–
A550	Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú (10 év alatti) bérleti szerződések és bérleti jogviszony lejárta után	3	–
A551	Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási határozatok	NS	HN
A552	Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó földhivatali nyilvántartással kapcsolatos iratok	NS	HN
A553	Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési szerződések és módosításai	NS	HN
A554	Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk	15	–
A555	Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változásjelentések	5	–
A556	Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb anyagok	5	–
A557	Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek	15	–
A558	Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok	15	–
A559	Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések	15	–
A560	Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások	15	–
A561	Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok	1	–
A562	Lakásépítés, -vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos iratok (lejárat után)	8	–
A563	Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok	NS	15
A564	Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok	10	–
A565	Elemi költségvetés és kapcsolódó iratok	NS	15
A566	Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok	10	–
A567	Éves gazdasági program	NS	15
A568	Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó – középtávú – tervezések iratanyaga	10	–
A569	Középtávú gazdasági program	NS	HN
A570	Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló	NS	15
A571	Alkalomszerűen elrendelt – költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó – időszaki beszámolók	5	–
A572	Előirányzatok nyilvántartása, módosítása	8	–
A573	Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése)	8	–
A574	Kötelezettségvállalások nyilvántartása	10	–
A575	Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral	2	–
A576	Működéshez kapcsolódó ügyek a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatósággal	2	–
A577	Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel, szervezetekkel	2	–
A578	Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.)	2	–
A579	Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások	5	–
A580	A minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei	NS	15
A581	A minisztériumnak a Magyar Fejlesztési Bank Zrt.-vel kapcsolatos ügyei	NS	15
A582	A minisztérium felügyelete alá tartozó szervezetek tevékenységével összefüggő pénz, hitel és készlet-gazdálkodás, jövedelemszabályozás	10	–
A583	Bérdosszié anyagai személyenként: járulék-nyilvántartás, magán-nyugdíjpénztári járulék-nyilvántartás, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni lapok	50	–
A584	Ellátások kifizetésének bizonylatai	8	–
A585	Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás (a folyósítás megszűntét követően)	8	–
A586	Baleseti rokkantsági ügyek	50	–
A587	Halálos munkahelyi balesetek ügyei	NS	15
A588	Munkabalesetek és foglalkozási betegségek	8	–
A589	Összesítő elszámolás, járulékbevallás statisztika	8	–
A590	Adóelszámolás évenként intézeti szinten	8	–
A591	Béren kívüli juttatások (ruházati költségtérítés, üdülési hozzájárulás stb.)	8	–
A592	Különjuttatás iratai	8	–
A593	Illetményelőleg-nyilvántartás (lejáratot követően)	8	–
A594	Helyettesítések	8	–
A595	Kereseti igazolások	5	–
A596	Munkába járás költségeinek térítése	8	–
A597	KSH és egyéb munkaügyi statisztikák	NS	15
A598	Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei (lejáratot követően)	5	–
A599	Jelenléti ívek	8	–
A600	A költségvetési fejezetek éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai	NS	15
A601	Fejezeti előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok	12	–
A602	Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai	12	–
A603	Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok	5	–
A604	Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	10	–
A605	Központosított illetmény-számfejtéssel kapcsolatos iratok	10	–
A606	Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	5	–
A607	Miniszteri emléktárgy-raktárral kapcsolatos iratok, (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)	5	–
A608	Nemzetközi protokoll raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)	5	–
A609	Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok)	5	–
A610	Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok	5	–
A611	Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések)	5	–
A612	Ingóvagyon értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai	5	–

Ellenőrzés

A701	A minisztériumban végzett ellenőrzések (tervezett, téma- és célvizsgálatok) iratai	NS	15
A702	Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai	10	–
A703	Ágazati programokra irányuló vizsgálatok	15	–
A704	A szakigazgatási és egyéb intézményeknél, gazdálkodó szervezeteknél végzett szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer-, teljesítmény-, megbízhatósági és informatikai ellenőrzések	15	–
A705	Ellenőrzési éves tervezési, beszámolási feladatok	15	–
A706	A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervek közötti ellenőrzési együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai	10	–
A707	Egyéb európai uniós forrással kapcsolatos ellenőrzés	15	–
A708	A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok	15	–
A709	Az Állami Számvevőszék vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok	15	–
A710	Külső szerv által a minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)	10	–
A711	Külső szerv által a minisztérium irányítása (felügyelete stb.) alá tartozó szervezeteknél végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)	10	–
A712	A minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek és társaságok belső ellenőrzésével kapcsolatos iratok	5	–
A713	Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok	5	–
A714	Titokvédelemmel kapcsolatos ellenőrzés iratai	5	–

Informatika

A801	Kormányzati informatika fejlesztésének elvi, stratégiai, szabályozási ügyei	NS	15
A802	Informatikával, e-közigazgatással foglalkozó kormányzati bizottságok iratai	NS	15
A803	Informatikai közbeszerzési normatívák (kialakítás, gép beszerzés), e-közbeszerzés iratai	10	–
A804	Ágazati informatikai stratégiák, tervek ellenőrzése, egyeztetése	NS	15
A805	Informatikai együttműködés normatív alapjainak (szabványosítás, ajánlások) iratai	NS	15
A806	Informatikai biztonság iratai	NS	15
A807	Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok	NS	15
A808	Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai	15	–
A809	Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai	5	–
A810	Közigazgatásban alkalmazott szoftverekkel kapcsolatos iratok	10	–
A811	Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok	NS	15
A812	Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai	5	–

Biztonság

A901	A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok	NS	HN
A902	Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek	10	–
A903	Nyilvántartó működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok	NS	HN
A904	Nyilvántartó működésével kapcsolatos iratok	5	–
A905	Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, Alkotmányvédelmi Hivatal szakvéleménye	5	–
A906	Nemzeti minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány	Visszavonását követően haladéktalanul	–
A907	Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek	10	–
A908	Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat (visszavonását követően)	15	–
A909	Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek	2	–
A910	Engedélyezési ügyek (a minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai	2	–
A911	Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai	5	–
A912	Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai	NS	15
A913	Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz- és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után	5	–
A914	Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások	5	–
A915	Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók	5	–
A916	A minisztérium tűzvédelmi terve. Rendkívüli eseményekről készített jelentések	5	–
A917	A minisztérium épületeinek őrzés-védelme	NS	HN
A918	A minisztérium ügyeleti rendszere. Az ügyelettel kapcsolatos ügyek	5	–

Kommunikáció, sajtó, média

A1001	Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (MTI-nek, sajtónak adott tájékoztatók, közlemények stb.)	2	–
A1002	A minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal kapcsolatos iratok	10	–
A1003	PR- és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok	NS	15
A1004	PR- és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.)	5	–
A1005	Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok	3	–
A1006	Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok	5	–
A1007	Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok	5	–

KÜLÖNÖS RÉSZ

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
NGM100	Gazdaságstratégia
NGM300	Foglalkozáspolitika
NGM500	Költségvetés
NGM700	Kincstár
NGM900	Adóügyek
NGM1000	Pénzügyek
NGM1100	Belgazdaság
NGM1400	Külgazdasági és Nemzetközi ügyek
NGM200	Gazdaságtervezési ügyek

Gazdaságstratégia iratai

NGM121	Innovációs és K+F stratégiák, koncepciók, elemzések	NS	15
NGM122	Innovációs és K+F jogalkotás	10	–
NGM123	Innovációs és a K+F finanszírozása, programok, pályázatok	10	–
NGM124	Az innováció és a K+F fizikai infrastruktúrája	10	–
NGM125	Az innováció és a K+F humán erőforrásai	5	–
NGM126	A szellemi tulajdon védelme és hasznosítása	NS	15
NGM127	Hazai együttműködéssel kapcsolatos iratok	5	–
NGM128	Minőségügyi iratok (akkreditálás, Nemzeti Minőségi Díj, Regionális Minőségi Díj, IIASA-Shiba-díj)	NS	15
NGM129	Innovációs és K+F Kormányzati testületek titkári, feladataival kapcsolatos iratok	5	–
NGM130	Nemzeti akkreditálás és szabványosítás szakmai szabályozással kapcsolatos iratok	NS	15
NGM131	Innovációs és K+F EU-elnökségi ügyek	10	–
NGM132	Innovációs és K+F EU-s és OECD ügyek	10	–
NGM133	Iparpolitikai, kormányzati programok stratégiájával kapcsolódó feladatok	10	–
NGM134	A kijelöléssel összefüggő ügyek (kijelölési, bejelentési dokumentumok, megfelelőség értékelés, termékfelelősség ügyiratok)	10	–
NGM150	A közgazdasági és versenyképességi elemzési tevékenységgel összefüggő iratok	NS	15
NGM151	A versenyképesség általános javítására irányuló kezdeményezésekkel összefüggő iratok	NS	15
NGM152	A vállalkozások adminisztratív terheinek csökkentésére irányuló kezdeményezésekkel összefüggő iratok	NS	15
NGM153	Az Európa 2020 Stratégia végrehajtásával összefüggő iratok	NS	15
NGM154	Az EU Versenyképességi Tanács és munkacsoportjai munkájával összefüggő iratok	NS	15
NGM155	Az OECD gazdaságpolitikai fórumainak munkájában való részvétellel összefüggő iratok	5	–
NGM156	Az EU gazdaságpolitikai fórumainak munkájában való részvétellel összefüggő iratok	5	–

Foglalkoztatáspolitika iratai

NGM301	TÁMOP és TIOP keretében megvalósuló programok előkészítésével tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos anyagok	20	–
NGM302	Hazai forrásból megvalósuló programok előkészítésével, tervezésével és operatív irányításával kapcsolatban keletkező iratok	20	–
NGM303	Az Európai Bizottság által működtetett bizottságokhoz (EMCO és ESZA Bizottság) kapcsolódó ügyek	NS	15
NGM304	Strukturális Alapok felhasználásával kapcsolatosan keletkező iratok	20	–
NGM305	Európai Globalizációs Alkalmazkodási Alap (EGAA) felhasználása	NS	15
NGM306	Nemzeti Fejlesztési Ügynökséggel kapcsolatos ügyek	20	–
NGM307	Nemzeti Foglalkoztatási Alap tervezésével kapcsolatos iratok	10	–
NGM308	Uniós stratégiákhoz kapcsolódó hazai stratégiák kidolgozásakor keletkezett iratok (EU 2020)	NS	15
NGM310	A Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanács működésével kapcsolatos anyagok	NS	15
NGM313	Foglalkoztatáspolitikai ügyekhez kapcsolódó, folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés dokumentumai FEUVE	10	–
NGM314	Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottsággal (EKTB) összefüggő ügyek	NS	15
NGM315	EKTB (Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság) szakértői munkacsoportokkal kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM316	A munkaerő szabad áramlását érintő kétoldalú tárgyalásokkal összefüggő ügyek	NS	15
NGM317	Európai szociális partnerekkel összefüggő ügyek	NS	15
NGM318	Társulási Albizottsággal kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM319	Az EU Közösségi programjait érintő ügyek	NS	15
NGM320	A Közös Foglalkoztatáspolitikai Értékeléssel és követő jelentéseivel összefüggő ügyek	NS	15
NGM321	Az Európai Bizottság Éves Jelentésével és a Bizottsági Akciótervvel összefüggő ügyek	NS	15
NGM322	Decentralizált EU-s intézményekkel összefüggő ügyek	NS	15
NGM323	EU-s képzések koordinációjával összefüggő ügyek (TAIEX együttműködés)	NS	15
NGM324	Integrációs keret költségvetésével és feladatfinanszírozással összefüggő ügyek	NS	15
NGM325	Nemzetközi Munkaügyi Szervezettel folytatott együttműködéssel összefüggő ügyek	NS	15
NGM326	Kétoldalú kapcsolatok EU-tagállamokkal	NS	15
NGM327	EU-s intézményekben való részvétel (bizottságok)	NS	15
NGM328	Európai integrációs ügyekkel kapcsolatos, folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) dokumentumai	8	-
NGM329	Kormányközi Vegyes Bizottságok	NS	15
NGM330	Foglalkoztatási egyezmények	NS	15
NGM331	Két- és többoldalú szakmai együttműködések	NS	15
NGM332	Kapcsolattartás a Nemzetközi Munkaügyi Szervezettel (ILO)	NS	15
NGM333	Az OECD-vel kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM334	Az Európa Tanáccsal kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM335	Kapcsolattartás az ENSZ-szel és egyéb kormányközi nemzetközi szervezetekkel	NS	15
NGM336	Külföldi partnerek, meghívottak fogadásával kapcsolatos ügyek (elszámolások)	8	–
NGM337	Nemzetközi rendezvények, konferenciák szervezése	8	–
NGM338	Nemzetközi kapcsolatokra vonatkozó jelentések összefoglalók, tájékoztatók stb.	NS	15
NGM339	Nemzetközi ügyekhez kapcsolódó, folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) dokumentumai	10	–
NGM340	Egyes atipikus foglalkoztatási formák támogatásával kapcsolatos javaslatok, koncepciók	NS	15
NGM341	Foglalkoztatási folyamatok, munkanélküliség elemzésével kapcsolatos iratok, hatástanulmányok, kutatások	NS	15
NGM342	A munkanélküliség alakulásával kapcsolatos rövid- és középtávú előrejelzések	NS	15
NGM343	A munkanélküliség alakulásával kapcsolatos hosszú távú előrejelzések	NS	15
NGM344	Foglalkoztatáspolitikai koncepciók kialakítása során keletkezett kísérő dokumentumok (javaslatok, vélemények)	10	–
NGM345	A foglalkoztatáspolitikai eszközrendszer működésével kapcsolatos, külső szervektől érkező javaslatok, vélemények (közigazgatási szervek, gazdálkodószervezetek, civil szervezetek, állampolgárok)	5	–
NGM346	A Nemzeti Munkaügyi Hivatal általános felügyeleti irányításával kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM347	Foglalkoztatással összefüggő lobbi tevékenység iratai, meghívók, fórumokra vonatkozó dokumentáció	10	–
NGM348	Jelentések nemzetközi szervezetek részére (ILO, Európai Szociális Karta stb.)	NS	15
NGM349	A Nemzeti Munkaügyi Hivatallal kapcsolatos hatósági ügyek	NS	15
NGM350	Foglalkoztatással összefüggő megbízási szerződések	15	–
NGM351	A munkaügyi központok munkanélküli ellátásokkal, foglalkoztatást elősegítő támogatásokkal, munkaerőpiaci szolgáltatásokkal kapcsolatos tevékenységének szakmai irányításával kapcsolatos iratok	10	–
NGM352	Foglalkoztatási érdekegyeztetéssel kapcsolatos iratok	NS	15
NGM353	Területi regionális foglalkoztatások ügyei	10	–
NGM354	AFC-ből nyújtandó támogatások iratai	10	–
NGM355	NFA-ból nyújtandó munkahelyteremtő támogatások iratai	20	–
NGM356	Központi munkaerőpiac, foglalkoztatási, képzési programokkal összefüggő dokumentumok	15	–
NGM357	Megyei Munkaerő-piaci programokkal kapcsolatos iratok	10	–
NGM358	Nemzeti Foglalkoztatási Alap éves költségvetésének előkészítésével kapcsolatos iratok	10	–
NGM359	Nemzeti Foglalkoztatási Alap éves költségvetési dokumentumai (beszámolók, zárszámadások)	NS	15
NGM360	Nemzeti Foglalkoztatási Alap havi és negyedéves jelentései, valamint a hozzájuk közvetlenül kapcsolódó dokumentumok	10	–
NGM361	A Nemzeti Foglalkoztatási Alap szabályzatai, az Alap működtetésével kapcsolatos központi szabályozások, elvi állásfoglalások, iránymutatások, kérelmek, tervezések dokumentumai	NS	15
NGM362	A Nemzeti Foglalkoztatási Alap pénzforgalmi és könyvelési viszonylatai, analitikus és szintetikus nyilvántartásai, valamint az ezzel kapcsolatos szerződések, megállapodások, leltárak, leltározási dokumentumok	10	–
NGM363	A Nemzeti Foglalkoztatási Alap működtetésében részt vevő területi NFA egységek pénzigényléseinek, valamint adatszolgáltatásainak dokumentumai	10	–
NGM364	A Nemzeti Foglalkoztatási Alappal kapcsolatos adatszolgáltatások	10	–
NGM365	A Nemzeti Foglalkoztatási Alappal kapcsolatos működtetési feladatok (működési tartalék, ingatlan beruházások, informatikai fejlesztés)	HN	–
NGM366	Országos Foglalkoztatási Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társasággal kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM367	Közmunkaprogramok éves költségvetési, tervezési és irányítási ügyek	NS	15
NGM368	Közmunkaprogramokkal kapcsolatos miniszteri határozatok, előterjesztések	15	–
NGM369	Közmunkaprogrammal kapcsolatos szerződések	15	–
NGM370	Közmunkaprogrammal kapcsolatos pályázatok	10	–
NGM371	Közmunkaprogramok kezelésével kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NGM372	Közmunkaprogramok költségvetési beszámolással kapcsolatos feladatok	20	–
NGM373	A központosított közbeszerzés általános kérdései	15	–
NGM374	A keresetalakulás (növekedés, szektorális, ágazati, szakmai relatív kereseti viszonyok változása) elemzése	NS	15
NGM375	Javaslatok a közszféra kormányzati bérpolitikájának kidolgozásához, összehangolásához	NS	15
NGM376	Javaslatok a versenyszféra keresetalakulását befolyásoló kormányzati bérpolitika kialakításához	NS	15
NGM377	Bérmeghatározási rendszerek kidolgozásával kapcsolatos ügyek (országos minimálbér, garantált bérminimum, előmeneteli és illetmény-rendszerek a költségvetési szférában)	NS	15
NGM378	Modellszámítások a közalkalmazotti illetményrendszerhez	NS	15
NGM379	Javaslatok az EU-bérszintekhez való hosszabb távú bérpolitika kialakításához	NS	–
NGM380	Bérszakmai szolgáltatások (adatközlés, felvilágosítás, tanácsadás, állásfoglalás megkeresésre)	NS	–
NGM381	Nemzetközi szervezetek tájékoztatása a bérmeghatározási rendszerekről, a béralakulásról	NS	–

Szakképzés, felnőttképzés iratai

NGM400	A felnőttképzéssel, szakképzéssel kapcsolatos stratégiai tervek, koncepciók	NS	15
NGM401	OECD-vel kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM402	Tanulmányokat záró vizsgák ügyei	20	–
NGM403	Pályakezdő munkanélküliekkel kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM404	Nemzeti Foglalkoztatási Alap képzési alaprésszel (korábban: Munkaerő piaci Alap képzési alaprésszel, MPA foglalkoztatási alaprész felnőttképzési kerettel) kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM405	Munkaerő-piaci képzési tananyagfejlesztés ügyei	NS	15
NGM406	Munkaerő-piaci képzések hatékonyságának vizsgálatával kapcsolatos iratok	NS	15
NGM407	Felügyelő tanácsok, szakmai tanácsadó testületekkel kapcsolatos ügyek	10	–
NGM408	Pályaorientációval kapcsolatos ügyek	20	–
NGM409	CIDA-val kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM410	Phare-programok (emberierőforrás-fejlesztés)	NS	15
NGM411	A szakképzés szakmai és vizsgakövetelményei, vizsgatételei, szakképzés központi programjai (tantervek)	NS	15
NGM412	Nemzeti Munkaügyi Hivatal Szakképzési és Felnőttképzési Igazgatósággal (korábban: Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Intézettel, Nemzeti Szakképzési Intézettel, Nemzeti Felnőttképzési Intézettel) kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM413	Felnőttképzési Akkreditáló Testület ügyei (FAT)	NS	15
NGM414	Nemzeti Fejlesztési Tervvel kapcsolatos ügyek (NFT)	NS	15
NGM415	A felnőttképzés, szakképzés finanszírozásával kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM416	Strukturális alapokkal kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM417	A felnőttképzés, szakképzés rendszerére vonatkozó hatékonysági vizsgálatok, elemzések	NS	15
NGM418	Atipikus foglalkoztatási módok	NS	15
NGM419	Távmunkával kapcsolatos ügyek	5	–
NGM420	Távoktatással kapcsolatos ügyek	5	–
NGM421	Az egész életen át tartó tanulással kapcsolatos ügyek	10	–
NGM422	Foglalkoztatáspolitikával kapcsolatos ügyek (LLP) (előadások, konferenciák)	5	–
NGM423	Felnőttképzéssel kapcsolatos ügyek (előadások, konferenciák)	5	–
NGM424	A Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Tanáccsal (korábban Országos Felnőttképzési Tanáccsal, Országos Szakképzési Tanáccsal) kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM425	Az Országos Képzési Jegyzékkel (OKJ) kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM427	Hátrányos helyzetű rétegekkel kapcsolatos ügyek (gyermek, ifjúsági, csökkent munkaképességűek, etnikai kisebbség)	NS	15
NGM428	A Szakiskolai Fejlesztési Programmal kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM429	A szakképzés dokumentumrendszerével, a szakmai tankönyvekkel és a szakmai tanulmányi versenyekkel kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM430	A felsőfokú szakképzéssel kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM431	Emberierőforrás-fejlesztési, felnőttképzési és az atipikus foglalkoztatások, szakképzés ügyeihez kapcsolódó, folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) dokumentumai	10	–

Társadalmi párbeszéd iratai

NGM450	ILO, EU Integrációs Tanács Intézmények dokumentumai	NS	15
NGM451	ILO-val kapcsolatos érdekegyeztetési ügyek	NS	15
NGM452	EU-val kapcsolatos érdekegyeztetési ügyek	NS	15
NGM453	Kollektív szerződések nyilvántartásának dokumentumai	HN	–
NGM454	Közalkalmazotti Tanácsi választásokkal kapcsolatos dokumentumok	HN	–
NGM455	A kormány, a munkavállalói és munkaadói érdekképviseletek együttműködésére, a szociális partnerek jog- és hatáskörére vonatkozó iratok	NS	15
NGM456	Makroszintű intézményes egyeztető fórumok fejlesztésével, működtetésével kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM457	Munkavállalók részvételi intézményrendszerével kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM458	A munkaügyi konfliktusok kezelésére vonatkozó iratok (a Munkaügyi Közvetítő és Döntőbírói Szolgálat dokumentumai)	NS	15
NGM459	Munkaügyi kapcsolatok szakértői cím elbírálásával kapcsolatos iratok	HN	–
NGM460	Érdekegyeztetés, társadalmi párbeszéd, munkaügyi kapcsolatok folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) dokumentumai	10	–
NGM461	Kollektív szerződések kiterjesztésének dokumentumai	HN	–
NGM462	Üzemi tanácsi választással, eredményekkel kapcsolatos dokumentumok	HN	–
NGM463	Közalkalmazotti szakszervezetek taglétszám igazolásával kapcsolatos dokumentumok	HN	–
NGM464	Ágazati párbeszéd bizottságok részvételi feltételei ágazati munkavállalói, munkáltatói érdekképviseletek támogatottság Részvétel Megállapító Bizottság dokumentumai	HN	–
NGM465	Társadalmi Megújulás Operatív Program 2.5.1. „Érdekképviseleti szervezetek kapacitásainak fejlesztése” és 2.5.2 „A partnerség és a párbeszéd szakmai hátterének megerősítése, közös kezdeményezések támogatása” konstrukciók dokumentumai	15	–
NGM466	A Közalkalmazottak Országos Munkaügyi Tanácsával (KOMT) kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM467	Országos Közszolgálati Érdekegyeztető Tanáccsal (OKÉT) kapcsolatos ügyek	NS	15

Költségvetéssel kapcsolatos ügyek iratai

NGM501	Költségvetési irányelvek	NS	15
NGM502	Állami költségvetés tervezése, módosítása	NS	15
NGM503	Költségvetési tervezés, beszámolás, elszámolás és információs rendszer módszertani kérdései	NS	15
NGM504	Előirányzat-módosítások adatai (monitoring, prognózis, ágazati elemzések, utalványozás)	NS	15
NGM505	Állami költségvetés végrehajtásával kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM506	Államadóssággal kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM507	Állami kezesség, garancia, viszontgarancia és kiállítási garancia ügyek	50
NGM508	Költségvetési körirat	5	–
NGM509	Zárszámadási körirat	5	–
NGM510	Tájékoztatás az államháztartás és egyes alrendszerek helyzetéről (beleértve a nemzetközi kapcsolattartást is)	5	–
NGM511	A zárszámadás, költségvetés és az azt megalapozó javaslat előkészítése	Kihirdetést követő 5. év	–
NGM512	Csőd- és felszámolási ügyek	20	–
NGM513	Kormányzati pénzügyi statisztikai módszertani ügyek	NS	15
NGM514	Kormányzati pénzügyi statisztikai adatszolgáltatások, a hozzájuk kapcsolódó adatgyűjtések és egyeztetések	NS	15
NGM515	Az Állami Számvevőszék jelentéseinek véleményezése	5	–
NGM516	Állami vagyonkezeléssel kapcsolatos ügyek	10	–
NGM520	Az éves költségvetés, az azt megalapozó törvénymódosítások, és a zárszámadások összeállításának, módszertanának szervezése, kialakítása az Emberi Erőforrások Minisztériuma (EMMI), a Magyar Tudományos Akadémia (MTA), a Magyar Művészeti Akadémia (MMA) fejezetek, valamint a Nemzeti Foglalkoztatási Alap (NFA) [korábban Munkaerő piaci Alap (MPA)] tekintetében	NS	15
NGM521	Az EMMI, az MTA, az MMA és a fejezeti kezelésű előirányzatok keretszámai kialakítása, az összefoglaló számítások, az indoklások felülvizsgálata, összefogása	NS	15
NGM522	A Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium fejezet, valamint a Nemzetgazdasági Minisztérium fejezet fejezeti kezelésű előirányzatok keretszámai kialakítása, az összefoglaló számítások, az indoklások felülvizsgálatában való részvétellel kapcsolatos iratok	NS	15
NGM523	Az EMMI, MTA, MMA fejezeti kezelésű előirányzatok szabályozásának felülvizsgálata	10	–
NGM524	Az EMMI, MTA, MMA fejezet és intézményei előirányzat-maradványainak jóváhagyása	10	–
NGM525	Az EMMI igazgatási és igazgatás jellegű tevékenységet ellátó központi költségvetési szerveknél foglalkoztatottak létszámának meghatározásában közreműködés	5	–
NGM526	Az EMMI tárgyévi maradványok várható alakulásának figyelemmel kísérése, szükség esetén beavatkozás kezdeményezése	5	–
NGM527	Az államháztartásról szóló törvényben és az államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendeletben meghatározott, miniszter egyetértéséhez kötött jogkörökkel kapcsolatos vezetői döntések előkészítése	5	–
NGM528	Az EMMI fejezet irányítását ellátó szerv által készített finanszírozási, költségvetési pót-előirányzati kérelmek (előterjesztések, ügyiratok házon belüli koordinációja stb.)	5	–
NGM529	Az EMMI, MTA, MMA feladat- és hatáskörébe tartozó ágazati jogszabály előkészítések, koncepciók, kormányzati döntést megalapozó anyagok pénzügyi, finanszírozási és gazdálkodási szempontból történő véleményezése (különösen: egészségügy, szociálpolitika, gyermek- és ifjúságpolitika, gyermekvédelem, családtámogatások, kábítószer-megelőzés, felsőoktatás, kultúra, humánszolgáltatások szabályozása és finanszírozása, foglalkoztatási rehabilitáció, K+F sportpolitika)	5	–
NGM530	Költségvetés-politika részeként a közmédiumok, valamint az egyházak finanszírozási rendjének kidolgozása, felhatalmazás szerinti végrehajtása	10	–
NGM531	A foglalkoztatáspolitikával kapcsolatos programok, jogszabályok kidolgozó munkáiban való részvétel	5	–
NGM532	A tudomány-, technológiai és innováció-politikával, egyházpolitikával, médiapolitikával, valamint az országos nemzetiségi önkormányzatokkal közvetlenül összefüggő, a minisztérium felelősségébe tartozó költségvetési és szabályozási feladatok	10	–
NGM545	Fejezetek előirányzat maradványai felülvizsgálata, elszámolásának jóváhagyása, szabályozásának felülvizsgálata	10	–
NGM546	Fejezetek éves költségvetési beszámolója, a társadalombiztosítás pénzügyi alapjai kezelőinek beszámolója	10	–
NGM547	Költségvetési ágazati elemzések	10	–
NGM548	Előirányzat keretnyitás előrehozása	5
NGM549	Költségvetési előrejelzés	5
NGM550	Az államháztartás és rendelet tervezeteinek előkészítése	Kihirdetést követő 5. év	–
NGM551	Miniszter egyetértéséhez kötött jogkörökkel kapcsolatos vezetői döntések és előirányzat-átcsoportosításokkal, kötelezettség-vállalásokkal kapcsolatos engedélyezési jogkörök előkészítése	5	–
NGM560	Társadalombiztosítási járulék és egészségügyi hozzájárulás fizetési kötelezettséggel kapcsolatos, valamint a társadalombiztosítás pénzügyi alapjainak gazdálkodását érintő törvényi és egyéb feladatok	10	–
NGM561	Kétoldalú szociális biztonsági egyezmények előkészítésével, a hatályos egyezmények járulékszabályainak alkalmazásával összefüggő jogértelmezési feladatok	5	–
NGM562	Nyugdíjbiztosítási és Egészségbiztosítási Alap, illetve a magánnyugdíj-pénztárak bevételeivel összefüggő adóigazgatási feladatok jogi szabályozása	10	–
NGM563	Kincstár által folyósított járadékok évenkénti emelésével összefüggő jogszabály-előkészítési feladat, ezen ellátásokkal kapcsolatos panaszügyek	10	–
NGM564	A társadalombiztosítás pénzügyi alapjainak (Egészségbiztosítási Alap, Nyugdíjbiztosítási Alap) költségvetési tervezésével, zárszámadásával, gazdálkodásukkal, a gazdálkodási folyamatok elemzésével, értékelésével, beszámolásának előkészítésével összefüggő feladatok	10	–
NGM565	A társadalombiztosítási pénzügyi alapjaihoz (alrendszerhez) kapcsolódó pénzügyi prognózisok, bevételek és kiadások alakulása, intézkedések, a társadalombiztosítás pénzügyi alapjainak évközi finanszírozásával kapcsolatos minisztériumi hatáskörbe rendelt feladatok	10	–
NGM566	Társadalombiztosítás pénzügyi alapjait (alrendszerét) érintő, jogszabály által az államháztartásért felelős miniszter egyetértéséhez kötött, meghatározott feladatokkal kapcsolatos tárcaálláspont	10	–
NGM567	Az állami költségvetés által finanszírozott, és a társadalombiztosítás pénzügyi alapjai által folyósított ellátásokra vonatkozó megállapodások, azok finanszírozása, elszámolások, az előirányzatok év közbeni alakulásával összefüggésben felmerülő intézkedések	10	–
NGM568	Egészségbiztosítási Alap egészére, különös tekintettel a gyógyító-megelőző ellátások, a gyógyszerek, gyógyászati segédeszközök, gyógyászati ellátások támogatásával összefüggő koncepcionális ügyek esetében kialakított minisztériumi álláspont	10	–
NGM569	Egészségbiztosítás, valamint a járulékszabályozás koncepciójával kapcsolatos minisztériumi álláspont	10	–
NGM570	Rokkantsági és a társadalombiztosítási nyugdíjjal kapcsolatos tárcaálláspont	20	–
NGM571	Magánnyugdíj-pénztári rendszerrel, az önkéntes kölcsönös biztosító pénztári rendszerrel, valamint a foglalkoztatói nyugdíjrendszerrel összefüggő koncepcionális javaslatok	20	–
NGM572	Közreműködés az államháztartási szabályozás továbbfejlesztésében	10	–
NGM573	Feladatkörébe tartozó kérdésekben – a Kincstár-felügyeleti főosztály útján – közreműködik a Kincstár szakmai irányításában	5	–
NGM574	Költségvetési felügyelők szakmai irányításában való részvétel	5	–
NGM575	Prémiumévek program és különleges foglalkoztatási állomány jogi szabályozásának kialakítása, a program végrehajtásához szükséges rendelet elkészítése, finanszírozási feladatai	10	–
NGM576	Közreműködés az OECD Biztosítási és Magánnyugdíj Bizottságban (AS), valamint munkacsoportjaiban, egyéb végrehajtási feladatok	NS	15
NGM600	Az önkormányzatok finanszírozási szabályozásának előkészítése	5	–

Kincstári ügyek iratai

NGM703	Költségvetési szervek alapítói okiratainak véleményezése	5	–
NGM704	Fejezeti kezelésű előirányzatok szabályozásával kapcsolatos iratok	5	–
NGM705	Európai uniós támogatásokkal kapcsolatos dokumentumok	10
NGM706	Közalapítványok, alapítványok, gazdasági társaságok ügyei	5	–
NGM707	Számviteli rend körében az államháztartás szervezeteire vonatkozó ügyiratok	NS	15
NGM708	Kincstári vagyonnal kapcsolatos ügyiratok	NS	15
NGM709	Állami vagyonnal, vagyonkezeléssel kapcsolatos javaslatok, véleményezések	NS	15
NGM710	Közüzemi típusú szolgáltatást végző vállalatokra vonatkozó szabályozás ügyiratai	NS	15
NGM711	Bérpolitikai koncepciók	NS	15
NGM712	Személyi juttatási rendszer, életpályarendszer, illetményrendszer, teljesítményértékelés javaslatai, koncepciói	NS	15
NGM713	Közbeszerzés, központosított közbeszerzés ügy iratai	10	–
NGM714	Költségvetési gazdálkodási rendszerrel kapcsolatos dokumentumok	5	–
NGM715	Kincstár szakmai irányításával kapcsolatos dokumentumok	5	–
NGM716	Főosztály feladatkörébe tartozó ügyekben történő belső-külső egyeztetések, megbeszélések, levelezések	5	–
NGM720	Közösségi és a hazai források tervezéséhez, felhasználásához, előirányzat-módosításához ellenőrzéséhez, információ-szolgáltatásához, zárszámadásához, valamint a vonatkozó jogszabályokhoz kapcsolódó ügyek	NS	15
NGM721	EU pénzügyi perspektíva ügyiratok	NS	15
NGM722	Saját források iratai	10	–
NGM723	Közösségi költségvetésbe befizetendő tételek kiszámítása, utalványozása, nyilvántartása, ellenőrzésével összefüggő iratok	10	–
NGM724	Nemzeti fejlesztési terv, Operatív programok, Akciótervek iratai	10	–
NGM730	A Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) feladatait, működését érintő jogszabály tervezetek előkészítése	Közzétételétől számított 5. év	–
NGM731	Közbeszerzési eljárásokban való közreműködés iratai, kapcsolódó levelezés	5	–
NGM732	Kincstár belső szabályzatainak véleményezése (SZMSZ+ kapcsolódó szabályzatok, utasítások), javaslattétel új szabályozásra vagy a hatályos szabályozás módosításának előkészítése	5
NGM733	Adatkérések-nyilvántartások vezetése	5	–
NGM734	Költségvetési felügyelőkkel kapcsolatos előterjesztések, megbízólevelek, levelezés	5	–
NGM735	Törvényalkotási, jogalkotási programhoz, munkatervhez javaslattétel	5	–
NGM736	Külső és főosztályi kezdeményezésű megkeresésekhez kapcsolódó levelezések, egyeztetések	5	–
NGM737	Kincstár működésével kapcsolatos informatikai rendszerek, fejlesztések iratai (p1. KIR3, KIFÜ, TÉBA, ÖNEGM, Kincstári Monitoring Rendszer, EESSI, EFER)	5	–
NGM738	Kincstári ügyfelek megkeresésére válasziratok	5	–
NGM739	Lakáshitelezéssel, hitelkezeléssel, jelzálogjoggal kapcsolatos Kincstárat érintő ügyek	5	–
NGM740	Számlavezetéssel kapcsolatos Kincstárat érintő ügyek	5	–
NGM741	Kincstári körbe tartozó intézmények által nyújtott lakástámogatások szabályozása	5	–
NGM742	Miniszteri utasítások, tájékoztatók előkészítésének iratai	5	–
NGM743	Kincstár működését érintő koncepciók kidolgozása, kapcsolódó levelezés	NS	15
NGM744	Államháztartási reform Kincstárat érintő stratégiai, szabályozási terveinek kidolgozása	NS	15
NGM745	Kincstári egységes számla működésével összefüggő jogszabály- módosítások és Kincstárat érintő ügyek	5	–
NGM746	A Kincstári ellenőrzési tervhez javaslattétel, felügyeleti ellenőrzések elvégzése, külső szervek általi ellenőrzésekben való közreműködés	5	–
NGM747	Köztartozás kezeléssel kapcsolatos iratok	5	–
NGM748	Követeléskezeléssel kapcsolatos iratok	5	–
NGM749	Megváltozott munkaképességű munkavállalók foglalkoztatásához nyújtható támogatásokkal kapcsolatos ügyiratok	5	–
NGM750	Uniós támogatásokhoz kapcsolódó ellenőrzésekkel, pályázati konstrukciókkal összefüggő feladatok szakmai felügyelete	5	–
NGM751	Kincstári monitoringrendszer működtetésével és fejlesztésével kapcsolatos Kincstári tevékenység szakmai és teljesítmény ellenőrzése	5	–
NGM752	Kárpótlási, kártalanítási kincstári feladatokkal kapcsolatos ügyiratok (Hadigondozottak Közalapítványa, Wesselényi Miklós Ár- és Belvízvédelmi Kártalanítási Alap)	5	–
NGM753	Fejezeti kezelésű előirányzatokkal kapcsolatos kincstári feladatok felügyelete	5	–
NGM754	Kincstár működésével összefüggő funkcionális feladatok felügyelete	5	–
NGM755	Önkormányzatokkal és nem állami fenntartókkal kapcsolatos kincstári tevékenység felügyelete	5	–
NGM756	Támogatási és finanszírozási szerződések pénzügyi és szakmai felügyelete	5	–
NGM757	Kincstári családtámogatási, gázár-támogatási, fogyatékossági támogatások feladataival kapcsolatos ügyek, Kincstár illetmény számfejtési feladataival kapcsolatos ügyek	5	–
NGM780	Államháztartási kontrollok	5	–
NGM781	Belső kontroll rendszer fejlesztése	5	–
NGM782	Nemzetközi támogatások kontrollja	5	–
NGM783	Központi harmonizációval kapcsolatos anyagok	5	–
NGM784	Belső ellenőrzéssel kapcsolatos iratok	5	–
NGM786	ÁSZ és a KEHI, EUTAF, valamint egyéb nemzetközi szervezetek ellenőrzési jelentéstervezetének véleményezésével kapcsolatos iratok	10	–
NGM787	Államháztartási belső kontrollok, (ideértve a nemzetközi támogatások kontrolljait) minőségértékelésével kapcsolatos iratok	5	–
NGM788	A miniszternek az EUTAF-fal kapcsolatos hatáskörének gyakorlásával összefüggő feladatok	10	–
NGM789	Költségvetési (ideértve az Európai Unió vagy más nemzetközi szervezet által társfinanszírozott) támogatásokkal kapcsolatos pénzügyi adminisztrációs beszámolási jelentés és elszámolási feladatok	10	–
NGM790	A belső ellenőrzési tevékenységet támogató informatikai rendszer szakmai felügyelete	10	–
NGM791	ÁBPE rendszerben részt vevők oktatása, képzése	10	–
NGM801	Állami kezességvállalás és garanciával kapcsolatos iratok	50
NGM802	Nem termelő infrastruktúra (közlekedés, posta, távközlés, vízgazdálkodás)	10
NGM803	Iparral összefüggő iratok	10
NGM804	Energetikával összefüggő iratok	10
NGM805	Agrárgazdasággal összefüggő iratok	10
NGM806	Árképzési támogatásokkal kapcsolatos iratok	kihirdetést követő 5. év
NGM807	Hatósági árügyekkel kapcsolatos iratok	kihirdetést követő 5. év
NGM808	Belgazdasággal, kereskedelemmel, turizmussal, vendéglátással, fogyasztóvédelemmel kapcsolatos iratok	10

Adóügyek iratai

NGM907	Az adópolitikáért felelős miniszter, illetve NAV felügyeletére kijelölt miniszter kérelmére vagy hivatalból indított felügyeleti intézkedés	10
NGM908	Feltételes adómegállapítás	10
NGM909	Adóigazgatás-szabályozás (Jogalkotás)	kihirdetést követő 5. év.
Vámügyek
NGM910	A közösségi vámjogra, illetve a vámpolitikára vonatkozó közösségi és nemzeti szabályozás	kihirdetést követő 5. év	–
NGM911	A Közös Vámtarifára vonatkozó közösségi és nemzeti szabályozás	kihirdetést követő 5. év	–
NGM912	Uniós munkacsoportok (tanácsi, bizottsági) üléseire, egyéb uniós fórumokra készített TÁP-ok, írásbeli anyagok, jelentések	kihirdetést követő 5. év	–
NGM913	Vámigazgatási rend szabályozása	kihirdetést követő 5. év	–
NGM914	Vámügyekben tett felügyeleti intézkedés	5	–
NGM915	Vámjogszabályokkal kapcsolatos egyedi állásfoglalások	5	–
NGM916	Nemzetközi vámügyi megállapodások előkészítése és végrehajtása	NS	15
NGM917	Vám-együttműködési szakterülettel kapcsolatos ügyek	50	–
NGM918	Nemzeti Adó- és Vámhivatal rendészeti és bűnügyi szakterületét érintő ügyek	30	–
NGM919	Illetékek szabályozásával kapcsolatos iratok	kihirdetést követő 5. év	–
NGM920	Illetékekkel kapcsolatos hatósági ügyek	10
NGM921	Illetékügyi beadványok, egyedi ügyekkel kapcsolatos állásfoglalások	10
NGM922	Illetékekkel kapcsolatos peres ügyek, bírósági, ügyészségi, alkotmánybírósági megkeresések	10
NGM923	Szerencsejáték adózás és szabályozás előkészítése	kihirdetést követő 5. év
NGM932	Adómodellek	NS	15
NGM933	Adóelemzések, hatásvizsgálatok, szcenárióelemzések	10	–
NGM934	Helyiadó-, gépjárműadó- és illeték-befizetésekre vonatkozó összesítések, jelentések, tájékoztatók	10	–
NGM935	Adóbevételi előrejelzések	5	–
NGM936	Adópolitikai irányelvek	NS	15
NGM937	Adóreform, adóstruktúra-átalakítás előkészítése	NS	15
NGM938	Adópolitikai részanyagok, kommunikációs anyagok	5	–
NGM939	Hazai és nemzetközi szervezetekkel való kapcsolattartáshoz kapcsolódó iratok	10	–
Nemzetközi pénzügyek, nemzetközi szervezetekhez fűződő kapcsolatok
NGM940	Nemzetközi megállapodások előkészítése és végrehajtása	NS	15
NGM941	A minisztériumot érintő EU-tagsággal kapcsolatos dokumentumok	30	–
NGM942	A Kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezmények előkészítésének, megkötésének, valamint alkalmazásának dokumentumai	50
NGM943	Az információ csere egyezmények előkészítésének, megkötésének, valamint alkalmazásának dokumentumai	50	–
NGM951	Adóbeadványok, egyedi ügyekkel kapcsolatos állásfoglalások	10	–
NGM952	Személyi jövedelemadó szabályozása	kihirdetést követő 5. év	–
NGM953	Általános forgalmi adó szabályozása	kihirdetést követő 5. év	–
NGM954	Jövedéki adó és energiaadó szabályozása	kihirdetést követő 5. év	–
NGM955	Társasági adó szabályozása	kihirdetést követő 5. év	–
NGM956	Helyi adók szabályozása	kihirdetést követő 5. év	–
NGM957	Gépjárműadó, cégautó adó szabályozása	kihirdetést követő 5. év	–
NGM958	Regisztrációs adó szabályozása	kihirdetést követő 5. év	–
NGM959	Közösségi munkacsoportok üléseire, egyéb közösségi fórumokra készített TÁP-ok, írásbeli anyagok, jelentések	kihirdetést követő 5. év	–
NGM960	Fogyasztói árkiegészítés szabályozása	kihirdetést követő 5. év	–
NGM961	Helyi adóügyben és ügyben felügyeleti intézkedés	10	–
NGM962	Egyszerűsített vállalkozói adó szabályozása	kihirdetést követő 5. év	–
NGM963	Egyszerűsített közteherviselési hozzájárulás szabályozása	kihirdetést követő 5. év	–
NGM964	Az államháztartás egyensúlyát javító különadó szabályozása	kihirdetést követő 5. év	–
NGM965	A fiatalok életkezdési támogatásának szabályozása	kihirdetést követő 5. év	–
NGM966	Népegészségügyi termékadó szabályozása	5	–
NGM967	Ágazati különadó szabályozása	kihirdetést követő 5. év
NGM968	A magánszemély egyes jövedelmeinek különadója	kihirdetést követő 5. év
NGM969	Adókkal kapcsolatos hatósági ügyek	10
NGM970	Adókkal kapcsolatos peres ügyek, bírósági, ügyészségi, alkotmánybírósági megkeresések	10
NGM980	Az Országos Számviteli Bizottság, valamint a számviteli standard-testületek működése	10	–
NGM981	Az EU döntéshozatali tevékenységében való részvétel	10	–
NGM982	A Magyar Könyvvizsgálói Kamara törvényességi felügyelete	10	–
NGM983	A Könyvvizsgálói Közfelügyeleti Bizottság működése	10	–
NGM984	Az ágazati minisztérium felügyelete alá tartozó szakképesítések vizsgafeladatai, jegyzőkönyvei, vizsgabejelentései, dolgozatok átvételi elismervényei, megbízólevelek, megbízási szerződések, lektori vélemények	10	–
NGM985	Regisztrációs kérelmek és az ahhoz kötődő levelezéssel kapcsolatos anyagok (könyvviteli szolgáltatást végzők, adószakértők, adótanácsadók, okleveles adószakértők, belső ellenőrök); Könyvviteli szolgáltatást végzők továbbképzése akkreditációs pályázatok; Adószakértői, adótanácsadói, okleveles adószakértői továbbképzési pályázatok; Végrehajtási Operatív Program; 2020. december 31.	10	–
NGM986	A számviteli törvényről, a Magyar Könyvvizsgálói Kamaráról, a könyvvizsgálói tevékenységről, valamint a könyvvizsgálói közfelügyeletről szóló törvény, továbbá a számviteli törvényhez kapcsolódó sajátos számviteli szabályokat tartalmazó kormányrendelet és jogszabály előkészítése	kihirdetést követő 5. év	–
NGM987	A számviteli jogszabályok értelmezésével kapcsolatos iratok (állásfoglalás-kérések, beadványok)	5	–
NGM988	Egyéb, az előzőekben fel nem sorolt ügyekkel kapcsolatos iratok	5	–
NGM989	Szakmai szakértők és vizsgaelnökök, vizsgaszervezők (pályázati anyagok)	5+1	–
NGM990	Vizsgaelnöki és ellenőrzési jelentések, iskolák selejtezési jegyzőkönyvei	5	–
NGM991	Országos Szakmai Tanulmányi Versenyhez (OSZTV) kapcsolódó anyagok	3	–

Pénzügypolitikai ügyek iratai

NGM1001	Gazdaságpolitikával, makrogazdaság szabályozásával, versenyképesség megteremtésével kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1002	Államadóssággal kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1003	Magyar Nemzeti Bankkal kapcsolatos levelezések	NS	15
NGM1004	Pénzügyi szektorral kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1005	Makrogazdasági előrejelzések	NS	15
NGM1006	Makrogazdasági elemzések	NS	15
NGM1007	EU gazdaságpolitikai koordinációja (ECOFIN, EFC, EPC előkészítés)	NS	15
NGM1008	Konvergencia program és annak végrehajtásához kapcsolódó dokumentumok	NS	15
NGM1010	Egyéb két- és többoldalú nemzetközi pénzügyi kapcsolatok iratai	50	–
NGM1011	OECD Beruházási Bizottság munkájával kapcsolatos iratok	50	–
NGM1012	A pénzmosás elleni küzdelem nemzetközi szervezetrendszerével kapcsolatos iratok (FATF, Moneyal)	NS	15
NGM1013	A pénzmosás elleni küzdelem európai uniós szervezetrendszerével kapcsolatos iratok (Európai Bizottság, Tanács)	NS	15
NGM1014	A pénzmosás elleni küzdelem hazai koordinációjával kapcsolatos iratok	5	–
NGM1015	A terrorizmus-finanszírozás elleni küzdelemmel kapcsolatos (nemzetközi, európai uniós, kétoldalú és hazai) ügyek iratai	NS	15
NGM1016	A pénzmosás és a terrorizmus-finanszírozás elleni jogszabályok előkészítésével kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1017	A Gazdasági és Pénzügyi Tanács (ECOFIN) és a Gazdasági és Pénzügyi Bizottság (EFC) ülései előkészítésével és koordinálásával kapcsolatos dokumentumok	10	–
NGM1018	Nemzetközi pénzügyi egyezmények előkészítésével kapcsolatos iratok	50	–
NGM1019	Nemzetközi Újjáépítési és Fejlesztési Bankkal (Világbank) kapcsolatos iratok	50	–
NGM1020	Nemzetközi Pénzügyi Társasággal (IFC) kapcsolatos iratok	50	–
NGM1021	Nemzetközi Fejlesztési Társulással (IDA) kapcsolatos iratok	50	–
NGM1022	Nemzetközi Beruházásbiztosítási Ügynökséggel (MIGA) kapcsolatos iratok	50	–
NGM1023	Európai Újjáépítési és Fejlesztési Bankkal (EBRD) kapcsolatos iratok	50	–
NGM1024	Nemzetközi Valutaalappal (IMF) kapcsolatos iratok	50	–
NGM1025	Európai Tanács Fejlesztési Bankkal (CEB) kapcsolatos iratok	50	–
NGM1026	Európai Beruházási Bankkal (EIB) kapcsolatos iratok	50	–
NGM1027	Északi Beruházási Bankkal (NIB) kapcsolatos iratok	50	–
NGM1028	Globális Környezetvédelmi Alappal GEF) kapcsolatos iratok	50	–
NGM1029	Nemzetközi Fejlesztési Együttműködéssel (NEFE) kapcsolatos iratok	50	–
NGM1030	Nemzetközi Beruházási Bankkal (NBB) kapcsolatos iratok	30	–
NGM1031	Nemzetközi Gazdasági Együttműködési Bankkal (NGEB) kapcsolatos iratok	30	–
NGM1050	A pénz-, tőke és biztosítási piac szereplői és az általuk végzett tevékenységek szabályozására vonatkozó törvények, Kormány- illetve miniszteri szintű rendeletek előkészítése	10	–
NGM1051	A pénzügyi és biztosítási szolgáltatásokkal kapcsolatos feladatok iratai	5	–
NGM1052	A Wesselényi Miklós Ár- és Belvízvédelmi Kártalanítási Alapra vonatkozó jogszabályok tervezeteinek előkészítése és biztosításszakmai feladatok iratai	10	–
NGM1053	A hallgatói hitelrendszer és a Diákhitel Központ Zrt. működésével kapcsolatos feladatok iratai	10	–
NGM1054	Az általános gyermek- és ifjúsági balesetbiztosítással kapcsolatos biztosítás szakmai teendők iratai	10	–
NGM1055	A kötelező gépjármű-felelelősségbiztosítással kapcsolatos iratok	5	–
NGM1056	Az államilag támogatott exportfinanszírozással kapcsolatos feladatok iratai	10	–
NGM1057	Az EU pénzügyi szabályozást érintő döntéshozatali tevékenységében való részvétellel kapcsolatos iratok	5	–
NGM1058	A Pénzügyi Stabilitási Tanács és albizottságai üléseinek iratai	30	–
NGM1059	Befektető védelmi, betétbiztosítási, valamint biztosítási garanciarendszerek feladataihoz kapcsolódó iratok	30	–
NGM1060	A Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyeletének szabályozásának előkészítésével és működésével kapcsolatos iratok	30	–

Belgazdasági ügyek iratai

NGM1101	Turizmusfejlesztési stratégia elvi jelentőségű ügyek	NS	15
NGM1102	Turizmusfejlesztési stratégia kisebb jelentőségű ügyek (egyeztetési anyagok, levelezés)	5	–
NGM1103	Stratégiai feladatok végrehajtásával kapcsolatos ügyek (egészségipar, turizmus, vendéglátóipar)	5	–
NGM1104	Európai uniós társfinanszírozású turisztikai programok, véglegesített anyagok	NS	15
NGM1105	Egészségiparral, turizmusfejlesztéssel és vendéglátóiparral kapcsolatos statisztikák	3	–
NGM1106	Támogatási kérelmek és szerződésekkel kapcsolatos (pályázaton kívüliek) miniszteri keret terhére nyújtott támogatások ügyei	5	–
NGM1107	Támogatási kérelmek és szerződésekkel kapcsolatos (pályázaton kívüliek) egyéb kérelmek ügyei	3	–
NGM1108	Együttműködés társtárcákkal, kormányzati szervekkel egészségipari, turisztikai és vendéglátóipari elvi jelentőségű ügyekben	10	–
NGM1109	Együttműködés társtárcákkal, kormányzati szervekkel egészségipari, turisztikai és vendéglátóipari kisebb jelentőségű ügyekben	3	–
NGM1110	Egészségipari, turisztikai és vendéglátóipari szakmai szövetségek, érdek-képviseleti szervezetekkel való kapcsolattartás	3	–
NGM1111	Turisztikai Célelőirányzat kezelése, pályázaton kívüli nem támogatási konstrukciók	10	–
NGM1112	Turisztikai Célelőirányzat kezelése, költségvetési és pénzügyek	5	–
NGM1114	Magyar Turizmus Zártkörűen Működő Részvénytársasággal kapcsolatos szakmai ügyek	5	–
NGM1115	Nemzetközi turisztikai két- és többoldalú szerződések, egyezmények	NS	15
NGM1116	Kétoldalú turisztikai kapcsolatok.	5	–
NGM1117	Többoldalú turisztikai kapcsolatok (V4 együttműködés, KEK)	5	–
NGM1118	Az Európai Unió turizmusért felelős szerveivel való együttműködés	5	–
NGM1119	Turisztikai Világszervezettel (UNWTO) kapcsolatos ügyek	5	–
NGM1120	OECD-ügyek	5	–
NGM1121	Egyéb nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos turisztikai ügyek	5	–
NGM1122	Új Széchenyi Terv turisztikai anyagai, elvi jelentőségű ügyek	NS	15
NGM1123	Új Széchenyi Terv turisztikai anyagai, kisebb jelentőségű ügyek (egyezetési anyagok, levelezés)	5	–
NGM1124	Kisebb jelentőségű turisztikai ügyek	3	–
NGM1125	Nemzeti Turisztikai Tanács ülésanyagai	NS	15
NGM1126	Turisztikai Desztinációmenedzsment szervezetekkel kapcsolatos ügyek	5
NGM1127	Vendéglátó-ipari stratégia elvi jelentőségű ügyek	NS	15
NGM1128	Vendéglátó-ipari stratégia kisebb jelentőségű ügyek (egyeztetési anyagok, levelezés)	5	–
NGM1129	Gyógyszeripari stratégia	NS	15
NGM1130	Gyógyszeripari stratégiai feladatok végrehajtása, kisebb jelentőségű ügyek (anyagok egyeztetése, munkacsoport anyagok)	5
NGM1131	Gyógynövényipari stratégia	NS	15
NGM1132	Gyógynövényipari stratégiai feladatok végrehajtása, kisebb jelentőségű ügyek (anyagok egyeztetése, munkacsoport anyagok, társtárcákkal történő egyeztetés anyagai)	5
NGM1133	Orvosi eszközgyártás stratégiája	NS	15
NGM1134	Orvosi eszközgyártás versenyképességi szerződés előkészítő iratok, stratégiai anyagok végrehajtása (anyagok egyeztetése, munkacsoport anyagok)	5
NGM1135	Orvosi ellátáson alapuló egészségturizmus stratégiája	NS	15
NGM1136	Orvosi ellátáson alapuló egészségturizmus stratégiai feladatainak végrehajtása, kisebb jelentőségű ügyek (Egészségipari munkacsoport, szakmai szervezetek, társtárcák levelezése, KGSZ anyagok)	5
NGM1137	Egyéb egészségipari programok iratai (fedett hajtású termesztés, geotermális energia hasznosítása, nanotechnológia, kispatikák megmentésének koncepciója, munkacsoportok anyagai)	5
NGM1138	Egészségipari tevékenység területének közigazgatási és jogi elvi jellegű ügyek	NS	15
NGM1150	Az Új Széchenyi Terv tervezésével, a vállalkozásfejlesztési politikával kapcsolatos ügyek	NS	10
NGM1151	Vállalkozásokkal, vállalkozásfejlesztési programokkal kapcsolatos jogi szabályozások előkészítése	5	–
NGM1152	Vállalkozások helyzetének elemzése, beszámolók, monitoring feladatok, támogatáspolitika hatékonyságának vizsgálata	5	–
NGM1153	A vállalkozásfejlesztési konstrukciókkal, támogatási programokkal, azok lebonyolításával, illetve a vállalkozásfejlesztési intézményrendszerrel kapcsolatos ügyek	8	–
NGM1154	Az Európai Unióval, más nemzetközi szervezetekkel, valamint kétoldalú nemzetközi kapcsolatokkal összefüggő vállalkozásfejlesztési ügyek	NS	10
NGM1155	A Vállalkozásfejlesztési Tanáccsal, hazai szervezetekkel és a nyilvánossággal való szakmai kapcsolatok iratai	3	–
NGM1170	Kereskedelem-fejlesztés, stratégiai anyagok, jogszabály módosítások	NS	15
NGM1171	Monitoring, kutatási és elemzési anyagok	NS	15
NGM1172	Jelentések, beszámolók	5	–
NGM1173	Felügyeleti ügyek iratai	5	–
NGM1174	A vállalkozói kultúra és üzleti ismeretek szintjének emelése, tájékoztatás – KKV	5	–
NGM1175	Piacfejlesztési ügyek	5	–
NGM1176	EU és nemzetközi ügyek	NS	15
NGM1177	Kamarai, érdekképviseleti, szakmai szervezeti ügyek	5	–
NGM1178	Tanácsok, testületek, bizottságok működtetése, titkársági feladatai	5	–
NGM1179	Szakmai konferenciák rész- és felkészítő anyagai	3	–
NGM1180	Kábítószerekkel kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1181	Egyedi kérdések, megkeresések	3	–
NGM1182	Egyéb, a kereskedelem ügykörébe tartozó iratok	5	–
NGM1183	A fogyasztók védelmével, az általános termékbiztonsággal, a fogyasztási cikkekre vonatkozó piacfelügyelettel és ezek intézményeit érintő jogszabályok szakmai koncepciójának kidolgozásával, módosításával kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1184	A fogyasztóvédelmi politika koncepciójával, a piacfelügyeleti stratégiával és a belőlük adódó feladatokkal kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1185	A fogyasztóvédelmi civil szervezetek, fogyasztói fórumok tevékenységének támogatási és fejlesztési feladatai (pályázatok)	10	–
NGM1186	A békéltető testületek működése, támogatása	10	–
NGM1187	Az NFH Ellenőrzési és Vizsgálati Programjával, valamint a programon kívüli ellenőrzésekkel kapcsolatos iratok, jelentések	NS	15
NGM1188	Az NFH határozatai ellen benyújtott fellebbezések, egyedi panaszok, a meghozott határozatok, végzések, ügyészi óvások	10	–
NGM1189	A Fogyasztóvédelmi Tanács és a Piacfelügyeleti Tanács munkája	10	–
NGM1190	13. EKTB Fogyasztóvédelem, a fogyasztók egészségének védelme EU Szakértői Csoport	10	–
NGM1191	EU-s intézményekben, hálózatokban, programokban, bizottságokban való részvétel (kiutazás dokumentumai, úti jelentések)	10	–
NGM1192	Fogyasztóvédelmi ismeretek oktatásával, szakképzéssel kapcsolatos ügyek (NAT, OKJ, felsőoktatás)	10	–
NGM1193	NEB Fogyasztóvédelmi Albizottság tevékenysége	10	–
NGM1194	ESZA Nonprofit Kft. fogyasztóvédelmi pályázatkezelői működésével kapcsolatos ügyek	10	–
NGM1195	Civil szervezetek tevékenysége	5	–
NGM1211	Rendkívüli állapot és szükségállapot kihirdetése, fegyveres erők alkalmazásával kapcsolatos anyagok	NS	15
NGM1212	A védelem irányításának tervei, adatai a védett vezetési rendszerek anyagai	NS	15
NGM1213	A gazdaságmozgósítási informatikai rendszerrel kapcsolatos anyagok	10	–
NGM1214	Gazdaságmozgósítási intézkedési tervek	NS	15
NGM1215	A Befogadó Nemzeti Támogatás és a NATO Biztonsági Beruházási Program anyagai	10	–
NGM1216	A védelmi, védelmi igazgatási gyakorlatokkal, felkészítésekkel kapcsolatos anyagok	10	–
NGM1217	Minősített időszak tervezése, katonai meghagyás anyagai	5	–
NGM1218	Védelmi célú Állami Tartalékokkal kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1219	Minősített időszaki termelés (haditechnikai, lakossági fogyasztási cikkek) ügyei	5	–
NGM1220	Minősített időszaki lakossági ellátás tervezése	5	–
NGM1221	Hadiipari kapacitások, rögzítések, szerződések, előszerződések	5	–
NGM1222	Minősített időszaki „Rendkívüli intézkedések„ anyagai	10	–
NGM1223	Védelmi célú terület-előkészítés anyagai	10	–
NGM1224	Ipari Katasztrófa-elhárítás Információs Rendszerjelentések, feldolgozások, költségvetés	5	–
NGM1225	Nukleárisbaleset-elhárítási anyagok, Országos Sugárfigyelő-, Jelző- és Ellenőrző Rendszerrel kapcsolatos dokumentumok	10	–
NGM1226	ENSZ EGB-egyezmény, határon túl nyúló ipari katasztrófák ügyei	NS	15
NGM1227	Polgári Védelmi költségvetés, beszerzések, készletek selejtezése, továbbképzés iratai	5	–
NGM1228	Rendkívüli események bejelentése, intézkedések	5	–
NGM1229	A gazdaságfelkészítési tervezés módszertani, jogszabályi és költségvetési kérdései	10	–
NGM1230	Katasztrófavédelem ágazati ügyei	10
NGM1231	Vészhelyzetekkel, rendkívüli eseményekkel kapcsolatos anyagok	NS	15
NGM1232	Nemzeti Válságkezelési Rendszer kialakításának dokumentumai	NS	15
NGM1233	A NATO-tagságból adódó ágazati feladatok dokumentumai	10	–
NGM1234	Egyéb védelmi ügyek	5	–
NGM1251	Az otthonteremtési stratégia kidolgozásával kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1252	Lakás célú állami támogatásokkal kapcsolatos, a pénzügyi elszámolásról szóló megbízási szerződések	NS	HÖ
NGM1253	Egyéb lakástámogatások elszámolásával kapcsolatos iratok	5	–
NGM1254	Egyéb lakástámogatásokra vonatkozó, a Magyar Államkincstár megkereséseivel kapcsolatos iratok	3	–
NGM1255	Lakáspályázatokkal kapcsolatos iratok (miniszteri kiértesítő levelek, döntési dokumentumok, lakáspályázatokkal kapcsolatos egyedi iratok, egyéb lakáspályázati iratok)	NS	HŐ
NGM1256	Ingatlanközvetítői, társasházkezelői, ingatlankezelői és ingatlanvagyon-értékelő és -közvetítői szakképesítéssel kapcsolatos iratok (tájékoztató levelek, vizsga-előkészítés iratai)	3	–
NGM1257	Nemzetközi ügyekkel kapcsolatos iratok	3	–
NGM1258	Igazságügyi szakértői névjegyzékbe való felvételre vonatkozó kérelmi iratok (kérelmek, tájékoztató levelek)	5	–
NGM1259	Igazságügyi szakértői névjegyzékbe való felvételre vonatkozó tájékoztató levelek	3	–
NGM1260	Egyéb lakásügyi iratok	3	–
NGM1271	A gazdaságra vonatkozó információkat nyújtó szervekkel való kapcsolattartás iratai (KSH, DEM, Build-com)	5	–
NGM1272	A minisztérium szakmai felügyelete alá tartozó szervekre vonatkozó iratok (ÉMI Kft.)	NS	15
NGM1273	Tanácsok, testületek, bizottságok működtetése, titkársági feladatai (NÉFT, nemzetközi stb.)	5	–
NGM1274	Éves költségvetés tervezésével felhasználásával és beszámolással kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1275	Az építő- és építőanyag-ipar gazdasági folyamatainak elemzései, tanulmányok	10
NGM1276	Gazdaságfejlesztési (beleértve KKV-fejlesztést) stratégiai ügyek	NS	15
NGM1277	A stratégiaalkotással kapcsolatos iratok, szakmapolitikai stratégiák	NS	15
NGM1278	Építésgazdasági tevékenységgel kapcsolatos kutatás-fejlesztés	NS	15
NGM1279	Monitoring, kutatási és elemzési anyagok	NS	15
NGM1280	A vállalkozói kultúra és üzleti ismeretek szintjének emelése	5	–
NGM1281	Építőipart, építőanyag-ipart érintő találmányok, javaslatok, felajánlások, támogatások	NS	15
NGM1282	A nemzetközi kormánybizottságok anyagai	NS	15
NGM1283	Két- és többoldalú nemzetközi kapcsolatokkal összefüggő iratok	10	–
NGM1284	A tárca anyagi támogatását kérő ügyekkel kapcsolatos levelezés	5	–
NGM1285	Az építésgazdaság körébe tartozó jogszabályok előkészítésével, egyeztetésével kapcsolatos ügyek	15	–
NGM1286	Az európai jogharmonizációval (munkacsoport) kapcsolatos iratok	15	–
NGM1287	Egyéb ügyekben (állásfoglalások, vélemény, információkérés, panaszos ügyek stb.) keletkezett iratok	1	–
NGM1288	A szabványosítással, műszaki szabályozással kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1289	Az MSZT műszaki bizottságai tevékenységével kapcsolatos iratok	5	–
NGM1290	Az építésgazdasági tevékenység elismerésére alapított díjakkal kapcsolatos ügyek	5	–
NGM1313	A szakképzés szabályozásával kapcsolatos iratok	10	–
NGM1314	Határ menti infrastruktúra-fejlesztéssel kapcsolatos iratok	10	–
NGM1315	Fejlesztéspolitikával, regionális politikával kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1316	A vállalkozói kultúra és üzleti ismeretek szintjének emelése, tájékoztatás	5	–
NGM1317	Hazai szervezetekkel és nyilvánossággal való szakmai kapcsolatok iratai	3	–
NGM1318	Egyéb vállalkozásfejlesztési ügyek és programok	5	–
NGM1319	EU- és nemzetközi ügyek	NS	15
NGM1320	Kamarai, érdek-képviseleti, szakmai szervezeti ügyek	5	–
NGM1321	Testületek, bizottságok működtetése, titkársági feladatai	5	–
NGM1322	Szakmai konferenciák rész- és felkészítő anyagai	3	–
NGM1323	Egyedi kérdések, megkeresések	3	–
NGM1324	Fontos külföldi beruházások iratai	10	–
NGM1325	Egyedi kormánydöntés körébe tartozó ügyek iratai	10	–
NGM1326	Külföldön megvalósuló beruházásokkal, befektetésekkel kapcsolatos ügyek iratai	10	–
NGM1327	Külkereskedelem-fejlesztési ügyek iratai	5	–
NGM1328	Külgazdasági stratégiai elképzelések és azok megvalósításával kapcsolatos iratok	10	–
NGM1329	Nemzetközi szervezetek iratai	NS	15
NGM1330	Kétoldalú és regionális együttműködési fórumok (pl. munka- csoportok, vegyes bizottságok, tárcaközi bizottságok) iratai	NS	15
NGM1331	Bilaterális ügyek	10	–
NGM1332	Állami vezetők és társminisztériumok felső vezetőinek tárgyalásához készített tájékoztató anyagok, valamint tárcaálláspont kialakításával kapcsolatos iratok	10	–
NGM1333	Minisztériumi vezetők nemzetközi tárgyalásaival kapcsolatos felkészítő anyagok és tárgyalási téma javaslatok	10	–
NGM1334	Nemzetközi szerződések, egyezmények	NS	15
NGM1335	Más tárcák pályázati felhívásaival, támogatásaival kapcsolatos ügyek	10	–
NGM1336	Kezességvállalás és garancia, viszont garancia	50	–

Külgazdasági ügyek iratai

NGM1411	Befektetői kapcsolatok szempontjából fontos külföldi beruházások (multinacionális cégek) iratai	NS	15
NGM1412	Beruházások támogatásának iratai	10	–
NGM1413	Egyedi kormánydöntésen alapuló szerződések	NS	15
NGM1414	Egyedi kormánydöntés körébe tartozó ügyek iratai	10	–
NGM1415	Kereskedelemfejlesztési ügyek iratai	5	–
NGM1416	Ellentételezési Megállapodások iratai	NS	15
NGM1417	Ellentételezési Bizottság ügyeinek iratai	15	–
NGM1418	Egyéb ellentételezéssel kapcsolatos ügyek iratai	5	–
NGM1419	Egyéb vállalatokkal kapcsolatos ügyek iratai	5	–
NGM1420	Külgazdasági stratégia elvi jelentőségű ügyek	NS	15
NGM1421	Külgazdasági stratégia egyeztetési anyagok, levelezés	5	–
NGM1422	Rendszeres és eseti külgazdasági elemzések, összefoglalók, tanulmányok	3	–
NGM1423	Külgazdasági statisztikák	3	–
NGM1424	A NATO-tagságból adódó ágazati feladatok dokumentumai	10	–
NGM1425	NATO AWACS-szel/NAPMA-val kapcsolatos iratok	10	–
NGM1426	ENSZ és szervezeteivel kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1427	Nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos ügyek iratai	10	–
NGM1428	Európai Védelmi Ügynökséggel (EDA) kapcsolatos iratok	10	–
NGM1429	Egyéb hadiipari, haditechnikai és kettős felhasználású termékkel, illetve azok előállításával és kereskedelmével kapcsolatos iratok	10	–
NGM1440	A külgazdasági stratégiával összefüggésben más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai	15
NGM1441	Külgazdaság stratégiai feladatok végrehajtása elvi jelentőségű ügyek	NS	15
NGM1442	KGSZ diplomatáknak szóló utasítások, körlevelek	NS	15
NGM1443	HITÁ-val kapcsolatos egyéb iratok	10
NGM1444	A tárca tartós kiküldötteinek szakmai irányításával kapcsolatos iratok	15
NGM1445	Külszolgálati szakdiplomaták személyzeti nyilvántartással kapcsolatos, döntés-előkészítő iratai	60
NGM1446	KGSZ-hálózat költségvetésének tervezési és beszámolási feladatai, módszertani kérdései	15
NGM1460	A ClusterCOOP Projekt külső partnerségi és belső adminisztratív dokumentumai, továbbá a mindenkor hatályos EU ERFA Közép Európa Program kézikönyvei dokumentumai	NS	15
NGM1461	A ClusterCOOP Projekthez kapcsolódó közbeszerzések szerződései és azzal összefüggő iratok	15
NGM1462	A ClusterCOOP Projekt nemzetközi és hazai partnerségétől beérkező jelentések és az EU Irányító Hatósága részére küldendő összprojekt szintű 6 havi jelentések iratai	NS	15
NGM1463	A ClusterCOOP Projekt pénzügyi iratai (szerződések, megállapodások, megrendelők, teljesítés igazolások, számlák, kifizetés igazolások)	15
NGM1464	A Projekt eseményeihez, valamint azok szervezéséhez kapcsolódó iratok	15
NGM1465	A regionális klaszter együttműködések ágazati és tematikus EU-stratégiákban vállalható szerepe vizsgálatának iratai	NS	15
NGM1466	A határon átnyúló klaszter együttműködések és fejlesztések lehetőségeinek versenyképességre gyakorolt hatásai vizsgálatával összefüggő iratok	NS	15
NGM1467	A ClusterCOOP Projekt média-kommunikációs iratai	15
NGM1468	A ClusterCOOP belső partnerségével, EU Irányító Hatósággal, a hazai első szintű ellenőrző szervezettel (VÁTI), valamint külső szervezetekkel folytatott fontosabb levelezésének, kommunikációjának iratai	15
Külgazdasággal, Kárpát-medencei Gazdasági Övezet gazdaságfejlesztéssel kapcsolatos iratok
NGM1470	Külgazdasági stratégiai elképzelések és azok megvalósításával kapcsolatos iratok	10	–
NGM1471	A kétoldalú gazdasági kapcsolatok intézményesített kereteivel (GVB, munkacsoport) kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1472	Regionális együttműködési fórumok iratai	NS	15
NGM1473	Nemzetközi megállapodások	NS	15
NGM1474	Kétoldalú külgazdasági együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai	10	–
NGM1475	A tárca tartós kiküldötteinek felkészítésével, ellenőrzésével, beszámoltatásával kapcsolatos iratok	10	–
NGM1476	A tárca tartós kiküldötteinek szakmai irányításával kapcsolatos iratok	10	–
NGM1477	Befektetői kapcsolatok szempontjából fontos külföldi beruházások iratai	10	–
NGM1479	Állami vezetők és társminisztériumok felső vezetőinek tárgyalásához készített tájékoztató anyagok, valamint tárcaálláspont kialakításával kapcsolatos iratok	10	–
NGM1480	Minisztériumi vezetők nemzetközi tárgyalásaival kapcsolatos felkészítő anyagok és tárgyalási téma javaslatok	10	–
NGM1481	Kötött segélyhitelezéssel kapcsolatos ügyek iratai	NS	15
NGM1482	Kereskedelem-fejlesztéssel kapcsolatos ügyek iratai	10	–
NGM1483	Ellentételezéssel kapcsolatos ügyek iratai	15	–
NGM1484	Hazai és külföldi szakmai szervezetekkel (pl. kamarák, vegyes kamarák, üzleti tanácsok) kapcsolatos iratok	10	–
NGM1485	Európai Unióval kapcsolatos ügyek iratai	10	–
NGM1486	Nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos iratok	10	–
NGM1487	Miniszter szakmai irányítása alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok (MEHIB, EXIMBANK)	10	–
NGM1488	Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatallal kapcsolatos iratok	10	–
NGM1489	Magyar Kereskedelmi Engedélyezési Hivatallal kapcsolatos iratok	10	–
NGM1490	ITD-H szakmai felügyeletével kapcsolatos iratok	10	–
NGM1491	ITD-H-val kapcsolatos egyéb iratok	5	–
NGM1511	OECD-vel kapcsolatos ügyek iratai	10
NGM1512	Magyarország OECD melletti Állandó Képviseletével kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1513	Egyéb Nemzetközi Szervezetekkel kapcsolatos ügyek iratanyagai	10
NGM1514	Az OECD Nemzeti Tanáccsal kapcsolatos ügyek iratai	NS	15
NGM1515	Szakmai konferenciák rész- és felkészítő anyagai	10
NGM1516	Nemzetközi szerződések és egyezmények	NS	15
NGM1517	Állami vezetők nemzetközi tárgyalásaival kapcsolatos felkészítő anyagok	10
NGM1518	Jogharmonizációval kapcsolatos iratok	NS	20
NGM1519	Notifikációval kapcsolatos iratok	NS	20
NGM1520	EU Pilot, kötelezettségszegési és előzetes döntéshozatali eljárásokhoz kapcsolódó iratok	NS	20
NGM1521	A minisztériumot érintő EU tagsággal kapcsolatos iratok	NS	10
NGM1522	A Nemzeti Ikerintézményi Program (Twinning) koordinációjával összefüggő iratok	NS	10
NGM1523	Az Euro-mediterrán iparpolitikával összefüggő iratok	10
NGM1524	A Keleti Partnerséggel összefüggő iratok	10
NGM1525	Európai uniós előterjesztésekhez kapcsolódó koordinációhoz kapcsolódó iratok	10
NGM1526	Adminisztratív ügyek	5
NGM1527	Nemzetközi és európai uniós témával összefüggő tájékoztatók, felkészítők, összefoglalók, jelentések	10
NGM1528	Az EU Állandó Képviselettel kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1529	EKTB-vel kapcsolatos ügyek iratai	10
NGM1530	EKTB szakértői csoportok iratai	10
NGM1531	EKTB előterjesztések iratai	10
NGM1532	Minisztériumokkal való kapcsolattartás iratai és egyéb feljegyzések, levelek, iratok	10

Gazdaságtervezési ügyek iratai

NGM260	Stratégiai tervezés módszertanával kapcsolatos iratok	NS	15
NGM261	Stratégiaalkotással kapcsolatos iratok	10	–
NGM262	Közgazdasági elemzéssel kapcsolatos iratok	5	–
NGM263	Iparági elemzéssel kapcsolatos iratok	5	–
NGM264	Nemzetközi stratégiai-tervezési intézetekhez kapcsolódó iratok	10	–
NGM265	Közgazdasági modellezéshez-hatásvizsgálathoz kapcsolódó iratok	10	–
NGM266	Jövő- és trendkutatáshoz kapcsolódó iratok	NS	15
NGM267	Nemzetközi think-tankekkel, jövőkutatási intézményekkel kapcsolatos iratok	NS	15
NGM268	Magyar Növekedési Tervvel kapcsolatos iratok	NS	15
NGM269	Nemzetgazdasági Tervezési Hivatalhoz kapcsolódó iratok	NS	15
NGM211	Fejlesztési tanácsok döntéseivel, üléseivel kapcsolatos iratok (térségi, regionális, megyei, térségi kistérségi tanácsok)	5	–
NGM212	Új Széchenyi Tervvel (operatív programok, akciótervek, IH-ügyek, kiemelt programok) kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM213	Háttérintézményekkel (VÁTI) és K+F ügyekkel kapcsolatos szerződések, dokumentációk és teljesítésigazolások	15	–
NGM214	A területfejlesztési intézményrendszer fejlesztésével összefüggő ügyek, az intézményrendszer alakításának szakmai megalapozásával kapcsolatos iratok	15	–
NGM215	A társadalmi, civil szervezetek, egyházak területfejlesztéssel összefüggő ügyei	5	–
NGM216	Területfejlesztési kutatások, tervek	NS	15
NGM217	Vállalkozási övezetekkel kapcsolatos ügyek	15	–
NGM218	Regionális, megyei és kistérségi területfejlesztési koncepciókkal, programokkal kapcsolatos ügyek	10	–
NGM219	Európa Terv és a kapcsolódó kiemelt programok	NS	15
NGM220	Speciális adottságú térségek (tanyás, aprófalvas, nemzetiségi stb.) ügyei	10	–
NGM221	Területfejlesztési szabályozási ügyek (Tftv., Országgy. határozatok stb.)	15	–
NGM222	Területfejlesztéssel és területrendezéssel kapcsolatos információs rendszer és a kötelező adatközlés szabályaival kapcsolatos ügyek	10	–
NGM223	Területi (környezeti, társadalmi és gazdasági) hatásvizsgálattal kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM224	Pénzügyi beszámolók, jelentések, pénzügyi nyilvántartás	15	–
NGM225	Nemzeti Fejlesztési Tervet, területfejlesztést érintő iratok	10	–
NGM226	Országos jelentőségű területfejlesztési programok megvalósításával, és támogatásával kapcsolatos iratok	NS	15
NGM227	A térségi fejlesztési tanácsok döntéseivel kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM228	Módszertani kérdésekkel kapcsolatos iratok	3	–
NGM229	Kormányzati egyeztetési fórumokkal kapcsolatos iratok	5	–
NGM230	Az Országos Területfejlesztési Koncepció felülvizsgálatával átdolgozásával kapcsolatos iratok	NS	15
NGM231	Szakágazati ügyek (vízgazdálkodás, természetvédelem, környezetvédelem stb.)	5	–
NGM232	Az ország területi fejlődési folyamatainak figyelemmel kísérésével és értékelésével kapcsolatos iratok	NS	15
NGM233	Más tárcákkal közös pályázati felhívásokkal kapcsolatos ügyek	10	–
NGM234	EU tanácsi és bizottsági ülésekkel, munkacsoportok tevékenységeivel kapcsolatos ügyiratok	NS	15
NGM235	Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság és munkacsoportjainak tevékenységeivel kapcsolatos ügyiratok	5	–
NGM236	EU-jogalkotás és iránymutatások, kohéziós rendeletek, Lisszaboni Agenda és területi kohézió (Területi Agenda, Lisszaboni Charta NUTS, EGTC, EU 2020)	15	–
NGM237	Közösségi Kezdeményezések (INTERREG, URBACT, INTERACT, CADSES, CES, SEES, SEE)	10	–
NGM238	Két- és többoldalú nemzetközi kapcsolatokkal összefüggő iratok	10	–
NGM239	A nemzetközi szervezetekkel (pl. OECD) összefüggő iratok	5
NGM240	Egyéb ügyekben (állásfoglalások, vélemény, információkérés, meghívók tájékoztatók, kiadványok, általános levelezés, illetékességből áttétel stb.) keletkezett iratok	2	–
NGM241	Ipari parkokkal kapcsolatos ügyek	15	–
NGM242	Kistérségi Cselekvési Tervvel kapcsolatos dokumentumok	NS	15

Az utasítást a 6/2015. (III. 18.) NGM utasítás 3. §-a hatályon kívül helyezte 2015. március 19. napjával.

A 2. § a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján módosított szöveg.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek