6/2012. (III. 22.) KüM utasítás

1. § Az utasítás célja, hogy javuljon a külpolitikai látogatások tervezettsége, azok egymásra épülve, koordináltan valósuljanak meg a magyar külpolitikai törekvések elősegítése és Magyarország nemzetközi pozíciójának erősítése érdekében.

2. § Az utasítás a közjogi méltóságok, valamint a Külügyminisztérium (továbbiakban: KüM) felsővezetői külpolitikai látogatásainak tervezésével, egyeztetésével és koordinálásával kapcsolatos feladatok ellátására terjed ki. A közjogi méltóságok hivatalai hatáskörébe tartozó feladatok tekintetében a KüM felelős területi és szakmai főosztályai az érintett közjogi méltóság hivatalai részére kizárólag támogatást nyújtanak, azok hatáskörébe tartozó feladatokat nem látnak el.

3. § A jelen utasítás alkalmazásában:

4. § (1) A külpolitikai látogatás tervezése, előkészítése és végrehajtása során minden érdemi információt dokumentálni kell.

(2) A jelen utasításban meghatározott feladatok teljesítése során a Külügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 14/2010. (X. 29.) KüM utasításban (továbbiakban: SzMSz) meghatározott szolgálati út megtartásával kell eljárni, attól eltérni kizárólag a 34. §-ban foglaltak szerint lehet.

(3) Az ügygazda köteles együttműködni a közjogi méltóságok hivatalaival, az illetékes szervezeti egységekkel, valamint a magyar és külföldi külképviseletekkel, illetve szükség esetén a külföldi partner hivatalával.

5. § (1) A magas szintű látogatásokra a KüM a köztársasági elnök által vezetett látogatás esetében a Köztársasági Elnöki Hivatal (továbbiakban: KEH) Külügyi Hivatalával, az Országgyűlés elnöke által vezetett látogatás esetében az Országgyűlés (továbbiakban: OGY) Külügyi Hivatalával, míg a miniszterelnök és a miniszterelnök általános helyettese által vezetett látogatások esetében a Miniszterelnökséggel folytatott egyeztetést követően tesz javaslatot.

(2) Az Országgyűlés elnöke által vezetett külpolitikai látogatásokkal kapcsolatos összes információt tájékoztatás céljából meg kell küldeni a Parlamenti Kapcsolatok Főosztályának (továbbiakban: a PARL) is; beleértve az OGY Külügyi Hivatalából érkező, illetve az oda címzett információkat.

6. § A magas szintű látogatásokra a KüM január 1. – június 30. és július 1. – december 31. közötti időszakokra szóló két féléves tervben tesz javaslatot, és a parlamenti államtitkár közreműködésével a külkapcsolati koordinációról és a közjogi méltóságok, valamint az állami vezetők nemzetközi programjainak egyeztetési rendjéről szóló 2092/2008. (VII. 16.) Korm. határozatnak megfelelően a javaslatokat minden év május 31-ig illetve november 30-ig egyezteti az érintett közjogi méltóság hivatalával.

7. § A közjogi méltóságok – szükség esetén – eltérhetnek a KüM által készített féléves tervektől, azonban a KüM ilyen esetekben is köteles együttműködni a közjogi méltóságok hivatalaival a látogatás sikeres megvalósítása érdekében.

8. § A KüM felsővezetői látogatásokra vonatkozó javaslatokat egy évre előre – féléves bontásban – minden év november 30-ig kell elkészíteni.

9. § (1) A relációs terv egy évre előretekintve határozza meg az egyes relációkban elérendő külpolitikai célokat, a megvalósításuk érdekében elvégzendő feladatokat, és az ezt szolgáló eszközrendszert, különös tekintettel a külpolitikai látogatásokra.

(2) A felelős területi főosztály a szakmai főosztályokkal, társminisztériumokkal és az Információs Hivatallal folytatott egyeztetés keretében, velük együttműködve készíti el a relációs tervet.

10. § A helyettes államtitkárok az általuk irányított területi főosztályok relációs terveit átfogó, stratégiai szemléletű helyettes államtitkári tervben összegzik.

11. § A parlamenti államtitkár a Stratégiai Tervezési Főosztály (továbbiakban: STRAFO) közreműködésével és a helyettes államtitkárok bevonásával éves diplomáciai tervben összegzi a regionális terveket, kikérve a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár véleményét annak pénzügyi megvalósíthatóságáról.

12. § (1) Az éves diplomáciai tervet a parlamenti államtitkár határozati javaslat formájában terjeszti a Miniszteri Értekezlet elé. A határozati javaslatról a miniszter dönt.

(2) A miniszter által elfogadott éves diplomáciai terv magas szintű látogatásokra vonatkozó részét a Miniszteri és Parlamenti Államtitkári Kabinet köteles a közjogi méltóságok illetékes hivatalához jóváhagyás céljából megküldeni.

(3) Az éves diplomáciai terv magas szintű látogatásokra vonatkozó része az érintett közjogi méltóság jóváhagyása nélkül érvénytelen. A közjogi méltóságok a jóváhagyás kérdésében önállóan döntenek.

(4) Amennyiben a miniszter bármilyen okból az éves diplomáciai terv megváltoztatását kezdeményezi, úgy a (2) és (3) bekezdésekben foglalt kötelezettségek a KüM-öt a módosítás előkészítése és végrehajtása során továbbra is terhelik.

13. § A kabinetfőnök a miniszter és a közjogi méltóságok által jóváhagyott éves diplomáciai tervet végrehajtás céljából megküldi a KüM érintett szervezeti egységeinek, tájékoztatásul pedig a KEH Külügyi Hivatala, az OGY Külügyi Hivatala és a Miniszterelnökség illetékes vezetőjének.

14. § Indokolt, előre nem látott esemény miatt szükségessé váló KüM felsővezetői látogatás esetén a KüM felsővezető indítványozhat az éves diplomáciai tervben nem szereplő KüM felsővezetői látogatást (rendkívüli felsővezetői látogatás) is, melyet a miniszter hagy jóvá.

15. § Indokolt, előre nem látott esemény miatt szükségessé váló magas szintű látogatás esetén a kabinetfőnök a közjogi méltóságok által jóváhagyott magas szintű látogatásról tájékoztatja a KüM érintett szervezeti egységeit, a KEH Külügyi Hivatalát, az OGY Külügyi Hivatalát és a Miniszterelnökség illetékes vezetőjét.

16. § (1) Külpolitikai látogatások tervezésére a relációs tervekben, az ezeket összegző regionális tervekben, valamint az ezek alapján a miniszter által jóváhagyott éves diplomáciai tervben kerülhet sor.

(2) Külpolitikai látogatásra abban az esetben lehet javaslatot tenni, ha azt a kapcsolatok elért szintje, a látogatás során előmozdítani kívánt ügy állása indokolja. A javaslat megfogalmazására a külpolitikai célokkal összhangban, a külpolitikai stratégiára, az éves költségvetésre és a logisztikai feltételekre, továbbá a Külképviselet-vezetői Értekezleten elhangzottakra figyelemmel kerül sor.

(3) A tervezésnél figyelembe kell venni a szintek egymásra épülésének az elvét. Törekedni kell arra, hogy lehetőleg miniszteri látogatás készítse elő a magas szintű utakat.

(4) A külpolitikai látogatások tervezésekor figyelemmel kell lenni az előre nem tervezhető látogatások (rendkívüli látogatások) lehetőségére.

17. § A javaslatnak különösen az alábbiakat kell tartalmaznia:

18. § (1) A külpolitikai látogatások megszervezésére az éves diplomáciai terv szerint kerül sor. A külpolitikai látogatások megszervezése kiterjed a külpolitikai látogatások előkészítésére, lebonyolítására, a szükséges dokumentumok (tárgyalási dosszié) összeállítására, az érintett közjogi méltóság hivatalával történő koordinációra, továbbá szükség esetén az érintett minisztériumok és egyéb szervek bevonására.

(2) Az éves diplomáciai terv miniszteri jóváhagyását követően a helyettes államtitkárok illetékességi területükön felügyelik a külpolitikai látogatások megszervezését.

(3) Amíg egy magas szintű látogatásról – a KüM javaslata alapján – az érintett közjogi méltóság hivatala nem hoz döntést, illetve amíg a KüM felsővezetői látogatásról a miniszter nem dönt, addig azzal kapcsolatban nem adható elkötelező válasz, továbbá a fogadó ország illetékes intézményeinél a külpolitikai látogatással kapcsolatban intézkedés nem tehető, csupán a javaslat továbbítására lehet ígéretet tenni.

19. § (1) Közjogi méltóság, KüM felsővezető, továbbá EU-tagállami partner és harmadik országbeli partner közötti külpolitikai látogatás megszervezéséért az ügygazda területi főosztály felelős.

(2) A látogatásra készülő tárgyalási dossziénak az EU-ügyekért felelős államtitkár feladatkörét érintő részét az EU-Elnökségi és Koordinációs Főosztály állítja össze az EU-ügyekért felelős államtitkár irányítása alá tartozó főosztályok javaslatai alapján.

20. § Közjogi méltóság, KüM felsővezető és EU intézményi partner közötti külpolitikai látogatás megszervezéséért – a külpolitikai látogatás tárgyára és az SzMSz-ben meghatározott hatáskörére figyelemmel – ügygazdaként az EU-Elnökségi és Koordinációs Főosztály, a Közös Kül- és Biztonságpolitikai Főosztály, vagy a Nemzetközi Fejlesztési Együttműködési és Humanitárius Segítségnyújtási Főosztály felelős.

21. § Közjogi méltóság, KüM felsővezető és nemzetközi szervezet közötti, illetve multilaterális keretek között lefolytatandó külpolitikai látogatás megszervezéséért ügygazdaként az SzMSz szerint illetékes szakmai főosztály felelős.

22. § (1) Az ügygazda köteles figyelemmel kísérni a külpolitikai látogatás előkészítésének és lebonyolításának folyamatát, koordinálni a külpolitikai látogatások következtében felmerülő feladatok végrehajtását. Ennek során az ügygazda köteles előzetesen egyeztetni, és az egyeztetett munka- és hatáskörmegosztás alapján együttműködni az érintett közjogi méltóság hivatalával.

(2) Az ügygazda a magas szintű látogatások esetében a hatáskörébe tartozó valamennyi kérdés tekintetében köteles egyeztetni és együttműködni az érintett közjogi méltóság hivatalával és köteles kérni az érintett közjogi méltóság hivatalának jóváhagyását.

(3) Az ügygazda köteles a külpolitikai látogatás napirendjére, vagy technikai részleteire vonatkozó minden információt az érintett közjogi méltóság illetékes hivatalának, és a KüM felsővezető titkárságának továbbítani.

(4) Az ügygazda köteles a közjogi méltóság, illetve KüM felsővezető közvetlen környezetének munkatársaival személyes részvételüket illetően egyeztetni. A magyar küldöttség tagjaira vonatkozó javaslat jóváhagyását követően az ügygazda köteles haladéktalanul értesíteni a küldöttség tagjait a külpolitikai látogatásról.

23. § A jóváhagyott éves diplomáciai tervben tervezett külpolitikai látogatások esetében az ügygazda a külpolitikai látogatás tervezett időpontja előtt 30 naptári nappal indító feljegyzést készít. Rendkívüli látogatás (14–15. §) esetén az ügygazda, a látogatás vezetői jóváhagyása céljából, ésszerűen rövid határidőn belül készít indító feljegyzést.

24. § Az indító feljegyzés tartalmazza:

25. § Az ügygazda az indító feljegyzés elkészítésén kívül köteles gondoskodni:

26. § Az ügygazda a külpolitikai látogatás megszervezéséhez kapcsolódóan:

27. § A közjogi méltóságokat érintő sajtókérdésekben a közjogi méltóság sajtóért felelős hivatala hozza meg a szükséges döntéseket.

28. § A szakmai, területi és funkcionális főosztályok közvetlenül felelősek az SzMSz-ben meghatározott hatáskörük alapján a külpolitikai látogatás előkészítéséből és lebonyolításából rájuk háruló feladatok végrehajtásáért.

29. § A Protokoll Főosztály az ügygazdával együttműködve az SzMSz-ben foglaltak szerint ellátja a külpolitikai látogatásokkal kapcsolatos protokolláris és szervezési feladatokat, így különösen:

30. § A Protokoll Főosztály a közjogi méltóságok látogatásait illetően a hatáskörébe tartozó valamennyi kérdés tekintetében köteles egyeztetni és együttműködni az érintett közjogi méltóság illetékes hivatalával és kérnie kell az érintett közjogi méltóság jóváhagyását.

31. § (1) A külpolitikai látogatás legfontosabb megállapításairól témák szerinti tagolásban jelentést kell készíteni.

(2) A jelentésben az egyes megállapításokhoz következtetéseket kell fűzni. A következtetéseket minden esetben indokolni kell. A megállapítások és következtetések hátterében álló összefüggéseket ismertetni kell.

(3) A jelentésnek elsősorban a partner állásfoglalásaira kell összpontosítania. Amennyiben több partner érintette ugyanazt a témát és a partnerek véleménye között eltérés vagy hangsúlybeli különbség volt, azt ismertetni kell. A magyar álláspont feltüntetése csak indokolt esetben (pl. véleményeltérés stb.) szükséges.

(4) A jelentés rövid, áttekinthető legyen és vezetői összefoglalót kell készíteni minden, egy oldalnál hosszabb jelentéshez. A jelentés tartalmazza a találkozón felmerült feladatok listáját (intézkedési terv), a felelősök megjelölését és a pontos határidőket. Folyamatos határidő csak kivételesen indokolt esetben alkalmazható. Az intézkedési terv végrehajtását az ügygazda folyamatosan ellenőrzi.

32. § A jelentés minősítéséről, amennyiben annak feltételei a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény szerint fennállnak, gondoskodni kell.

33. § Az ügygazda felel a végleges jelentés összeállításáért és jóváhagyatásáért, illetve bekéri a jelentést az érintett közjogi méltóság hivatalától.

34. § A jelentést a külpolitikai látogatás során jelenlevő legmagasabb beosztású külügyminisztériumi munkatárs hagyja jóvá. Sürgős esetben a jelentés láttamozással munkapéldányként az érintetteknek jóváhagyás nélkül is megküldhető. Ezt követően azonban a jelentést a szolgálati út betartásával is el kell juttatni az érintetteknek.

35. § (1) A jelentés típusai: a kormányjelentés és a részletes jelentés.

(2) A kormányjelentés elkészítésére jogosultak körét, valamint a jelentés Kormány elé történő benyújtásának határidejét a Kormány ügyrendjéről szóló 1144/2010. (VII. 7.) Korm. határozat 40. pontja határozza meg. A kormányjelentés tervezetét a tárgyalást követő 5 munkanapon belül a szükséges jóváhagyásokkal ellátva aláírásra meg kell küldeni a miniszternek.

(3) A külpolitikai látogatásokról a KüM-ön belüli tájékoztatás céljára részletes jelentést kell készíteni. A jóváhagyott részletes jelentés érintettek részére történő megküldésének határideje a külpolitikai látogatást követő második munkanap.

36. § Az ügygazda köteles a külpolitikai látogatásról készült jóváhagyott dokumentumokat (pl. jelentés, tárgyalási dosszié) – szükség szerint intézkedésre, illetve tájékoztatásra – megküldeni azoknak a szervezeti egységeknek, amelyek SzMSz szerinti feladat- és hatáskörét a dokumentumokban foglaltak érintik, továbbá mindazoknak, amelyek a dokumentumok összeállításában részt vettek, ahhoz háttéranyagot, tárgyalási álláspontot szolgáltattak.

37. § (1) Amennyiben a közjogi méltóságok hivatalai ezt kérik, az ügygazda értesítési láncot szervez a közjogi méltóságok hivatalai és a KüM között. Az értesítési láncon keresztül az érintett hivatalok és a KüM egymás tárgyalásainak eredményéről azonnali rövid tájékoztatást kap, és így a programban soron következő későbbi tárgyalás a korábbiak ismeretében alakítható.

(2) Az értesítési lánc megszervezése az érintett hivatalok kapcsolattartói adatainak (nevek, elérhetőségek) nyilvántartására, ezen adatok folyamatos frissítésére és a rövid tájékoztató anyagok érintett közjogi méltóság, illetve KüM felsővezető részére történő eljuttatására terjed ki.

38. § (1) Az SzMSz-ben meghatározott hatásköre szerint felelős területi, illetve szakmai főosztály a STRAFO bevonásával negyedévente áttekinti a relációs tervek végrehajtását és szükség esetén javasolja azok módosítását, valamint ennek alapján a regionális terv és az éves diplomáciai terv módosítását.

(2) Az illetékes helyettes államtitkár a STRAFO bevonásával negyedévente áttekinti a regionális terv végrehajtását és szükség esetén javasolja annak módosítását, valamint ennek alapján az éves diplomáciai terv módosítását.

(3) A Miniszteri Értekezlet negyedévente, a regionális külképviselet-vezetői értekezlet minden évben értékeli a STRAFO által készített jelentés alapján a külpolitikai látogatások tervezésének, azok végrehajtásának állását. A regionális külképviselet-vezetői értekezlet javaslatokat fogalmaz meg a következő évi éves diplomáciai terv elkészítéséhez.

39. § Az ügygazdának a közreműködő szervezeti egységek bevonásával írásban értékelnie kell a külpolitikai látogatás megszervezésével kapcsolatos tapasztalatokat, az eredményeket és a hiányosságokat. Az ügygazda köteles az értékelést feljegyzés formájában minden egyes külpolitikai látogatást követően tájékoztatásul megküldeni az ügygazda felett és a megszervezésben közreműködő szervezeti egységek felett közvetlen felügyeletet gyakorló felsővezető(k) részre.

40. § (1) A Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály (továbbiakban: a BITÁF) a külpolitikai látogatások nyilvántartása érdekében gondoskodik az egységes, a külpolitikai látogatásokat visszakereshető módon elektronikus formában rögzítő vezetői naptár megtervezéséről, használati útmutatójának kidolgozásáról, üzembe helyezéséről, karbantartásáról és szükség esetén fejlesztéséről, oly módon, hogy a nyilvántartáshoz a közjogi méltóságok hivatalai térítésmentesen is hozzáférhessenek.

(2) Az egységes vezetői naptár célja a külpolitikai látogatások tervezhetőségének, koordinálásának elősegítése.

41. § A felsővezető titkársága köteles folyamatosan vezetni és szükség esetén módosítani az egységes vezetői naptárat.

42. § A külpolitikai látogatás költségeit az erre a célra szabad költségvetési előirányzattal rendelkező keretgazda számolhatja el. A költségvetési gazdálkodás során a KüM gazdálkodásáról szóló hatályos utasítás szerint kell eljárni.

43. § Az ügygazda köteles nyilvántartani a tevékenységi körébe eső külpolitikai látogatásokra vonatkozó adatokat és iratokat.

44. § Az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

45. §¹

46. § A külpolitikai látogatásokhoz kapcsolódó, a területi, illetve szakmai főosztályok ügykörébe eső technikai feladatokat a közjogi méltóságok és a KüM felsővezetők programjainak előkészítéséhez, részükre készülő anyagok megírásához kapcsolódó iránymutatók tartalmazzák.

47. § A relációs és regionális tervek kidolgozásához szükséges aktuális szempontokat a STRAFO által készítendő iránymutató tartalmazza.

48. § Az egységes vezetői naptár használati útmutatóját külön leírás tartalmazza.