7/2012. (VIII. 24.) SZTNH utasítás

1. § (1) Az utasítás személyi hatálya kiterjed a gazdálkodási, pénzügyi folyamatokban résztvevők teljes körére, azaz a kötelezettségvállalói, szakmai teljesítésigazolói és érvényesítői, valamint az utalványozói, ellenjegyzői jogot gyakorló személyekre és szervezeti egységekre.

(2) Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed:

(3) Az utasítás keretében az utasítás hatálya kiterjed a pénzügyi területen SAP R/3 integrált vállalatirányítási rendszerben kialakított ún. „work-flow” rendszerre és az annak részét képező elektronikus aláírásokra, amely rendszerben a banki átutalással kiegyenlítésre kerülő számla útja a beérkezéstől a kontírozásig, majd a fizetési igény létrehozásáig terjedő folyamat során zárt rendszerben időrendben és a feladatellátás naplózásával kerül regisztrálásra.

2. § (1) A Hivatal munkatársai a hivatali igénylési rendszeren, illetve a Hivatal intranet felületén működő SD programon keresztül juttatják el a megfelelő szinten engedélyezett, közös keret terhére felmerülő igényeiket, melyeket a beszerzési szervezetek teljesíthetnek raktárról, azaz a meglévő készletek terhére, vagy keretük felhasználásával történő beszerzéssel.

(2) Az igénylési rendszer használatának tudnivalóit az igénylési rendszer Felhasználói kézikönyve tartalmazza.

(3) Valamennyi – a Hivatalban informatikai hozzáféréssel rendelkező – munkatárs igénylő, közvetlen vezetője pedig engedélyező szerepkörrel rendelkezik; a vezetők igénylők és engedélyezők is egyben.

(4) Az engedélyezési feladatokat ellátó vezetők távollétük esetére maguk helyett, a belső igények engedélyezése érdekében helyettest jelölnek ki, amelyről tájékoztatást adnak a Gazdálkodási és Informatikai Főosztály (a továbbiakban: GIF) számára.

3. § (1) A szervezeti egységek gazdálkodási jogosultsággal rendelkező tisztviselőiről és helyetteseikről a GIF „Igazolók Táblája” néven nyilvántartást vezet, és a Hivatal szervezetében bekövetkezett változásokat – a Humánpolitikai Önálló Osztály (a továbbiakban: HÖO) tájékoztatása, valamint a változással érintett szervezeti egységek rendelkezései alapján – nyilvántartásában folyamatosan aktualizálja. A jogosultságokban bekövetkezett változások az Igazolók táblájának módosítását és a gazdasági főigazgató jóváhagyását követően kerülnek rögzítésre az igénylési, és az SAP integrált vállalatirányítási rendszerben az Infokommunikációs Szolgáltató Osztály (a továbbiakban: IKSZO) által.

(2) A szervezeti egységek gazdálkodási jogosultsággal rendelkező tisztviselői és helyetteseik az Igazolók Táblájának vonatkozó, jogosultságaik nyilvántartását rögzítő, kinyomtatott példányát aláírásukkal látják el. Az aláírt példány egyben kötelezettségvállalói, utalványozói aláírások nyilvántartását is szolgálja.

(3) A jogosultságok nyilvántartását a GIF vezetője őrzi és annak másolatát, illetve a bekövetkezett változásokról szóló értesítést eljuttatja a Pénzügyi és Számviteli Osztály (továbbiakban: PSZO) vezetője részére.

(4) Az igénylések elektronikus útvonala az Igazolók Táblája szerint kerül beállításra. Az engedélyezési jogkör gyakorlója távolléte esetén az Igénylési Rendszer helyettesítési funkciójának bekapcsolásával gondoskodik arról, hogy a szakterületéről érkező elektronikus igények eljussanak az őt helyettesítő engedélyezőhöz.

4. § (1) Kötelezettségvállalás a Hivatal feladatainak végrehajtásával összefüggő – foglalkoztatási jogviszony létesítésére, szerződés (megállapodás) megkötésére, megrendelésre, támogatás biztosítására, árubeszerzés, szolgáltatás megrendelés ellenértékének kiegyenlítésére irányuló, illetve más pénzben kifejezhető értékű, kifizetési következményt jelentő – szabályszerűen megtett jognyilatkozat, amely a Hivatal jóváhagyott éves belső költségvetése szerinti kiadási előirányzatainak terhére vállalt fizetési vagy más teljesítési kötelezettséggel jár.

(2) A hivatali gyakorlatban előforduló kötelezettségvállalás bizonylatai különösen a következők lehetnek:

(3) A Hivatal nevében kötelezettséget a Hivatal elnöke, elnökhelyettesei, gazdasági főigazgatója, valamint a (6) bekezdésben nevesített hivatali vezetők és kormánytisztviselők, vagy a Hivatal elnöke által írásban, egyedileg felhatalmazott – a Hivatallal kormányzati szolgálati jogviszonyban álló – személy tehet.

(4) A Hivatal nevében kötelezettséget vállalni írásbeli nyilatkozattal lehet.

(5) A jogszabályi rendelkezések alapján nem szükséges előzetesen az írásbeli kötelezettségvállalás az olyan kifizetések teljesítéséhez, amelyek

(6) Kötelezettségvállalásra jogosult személy (a továbbiakban: kötelezettségvállaló):

(7) Az értékhatárokat áfa nélkül számított nettó értéknek kell tekinteni.

(8) Kötelezettségvállalásra jogosultak távolléte vagy akadályoztatása esetén a (6) bekezdésben nevesített kötelezettségvállalókat a kinevezett helyetteseik, vagy az általuk írásban megbízott kormánytisztviselő helyettesíti utólagos beszámolási kötelezettséggel. A kötelezettségvállalásra jogosultak és helyettesítésükkel megbízottak listáját szintén az Igazolók Táblája tartalmazza.

(9) A jelen §-ban megnevezett, kötelezettségvállalásra jogosult tisztviselők egyben ugyanilyen értékhatárokig utalványozásra is jogosultak.

5. § (1) A gazdasági esemény iránti, azaz az árubeszerzési vagy a szolgáltatás megrendelési igény létrejöttét követően az érintett szervezeti egység, keretgazda elkészíti az igénynek megfelelő kötelezettségvállalási bizonylat tervezetét. A tervezet adatai alapján a keretgazda, illetve az ezzel megbízott tisztviselő gondoskodik a kötelezettségvállalás előzetes elektronikus rögzítéséről az SAP integrált vállalatirányítási rendszerben, és a rögzítés során kapott SAP kötelezettségvállalási sorszámot a bizonylat tervezetére rávezeti.

(2) Az előzetes írásbeli kötelezettségvállalás bizonylatának tervezetét, a tényleges kötelezettségvállalási aláírás előtt és annak feltételeként be kell mutatni a pénzügyi ellenjegyzési jogosultsággal felruházott kormánytisztviselő számára, aki a tervezetet ellenjegyzéssel látja el. Az ellenjegyzést az ellenjegyzés dátumának és az ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával igazolja.

(3) Ellenjegyzésre jogosult személy (a továbbiakban: ellenjegyző):

(4) Az ellenjegyző az ellenjegyzés előtt köteles megvizsgálni, hogy

(5) Amennyiben a tervezett kötelezettségvállalás nem felel meg az előző bekezdésben előírtaknak, az ellenjegyző indítványozhatja a dokumentum tervezetének módosítását, vagy visszautasíthatja az ellenjegyzést. Utóbbi esetben az ellenjegyzőnek erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, a Hivatal vezetőjét és gazdasági vezetőjét az értesítés kézhez vételétől számított 8 napon belül végrehajtandó további intézkedés érdekében.

(6) Az ellenjegyzett kötelezettségvállalás SAP rendszerben való rögzítéséről, az előzetesen felrögzített kötelezettségvállaláson eszközölt esetleges módosítások átvezetéséről, illetve a kötelezettségvállalás értékéből az adott évet terhelő rész lekötéséről a kötelezettségvállalást tévő keretgazda gondoskodik a jelen utasításban foglaltak szerint.

6. § (1) A pénzügyi ellenjegyzést követően a Hivatal 4. § (6) bekezdés szerint erre jogosult tisztviselői a véglegesített kötelezettségvállalási dokumentumot aláírják, és ezzel kötelezettségvállalást tesznek a Hivatal nevében.

(2) A szerződésben, visszaigazolt megrendelésben vállalt vagy az Ávr. által rögzített egyéb módon előálló kötelezettségeket – a külön kezelt, utalványrendeleti nyomtatvánnyal kísért tételek kivételével – az SAP informatikai rendszerben rögzíteni kell legkésőbb a kötelezettségvállalás megtételét követő munkanap folyamán.

(3) A kötelezettségvállalás rögzítését az adott szervezeti egységnél SAP hozzáféréssel rendelkező, és SAP megrendeléskészítéssel megbízott munkatársak végzik el a kötelezettségvállaló keretgazdától kapott dokumentum eredeti példánya alapján. Az SAP hozzáféréssel nem rendelkező kötelezettségvállaló szervezeti egységek, szakterületek számára a gazdasági vezető – a GIF vezető javaslata alapján – jelöli ki az ilyen feladatokat ellátó személyt (személyeket).

(4) Az SAP integrált vállalatirányítási rendszer tartalmazza a kötelezettségvállalás azonosító számát, a kötelezettségvállalást tanúsító dokumentum megnevezését, iktatószámát, keltét, a beszerzési szervezet nevét, a kötelezettségvállalás tárgyát, összegét, tárgyévi forrását, a kifizetési határidőket és azok jogosultjait, továbbá a teljesítési adatokat.

(5) A kötelezettségvállalás SAP (megrendelési) gépi azonosító számát a megrendelés készítője rávezeti az eredeti kötelezettségvállalási dokumentumra. Az adatok helyességéért a keretgazda, illetve az általa megbízott munkatárs felel.

(6)²

7. § (1) A rögzített kötelezettségvállalások kezelésének az engedélyezéstől kezdődő, az érvényesítésen és a teljesítésigazoláson, illetve az utalványozáson át a pénzügyi teljesítésig tartó folyamata az SAP work-flow moduljában történik. Az SAP informatikai rendszerben kialakított „work-flow” technikai, felhasználói leírását és az alkalmazott tranzakciók ismertetését valamint a „work-flow” rendszerben történő munkavégzés részletes leírását az SAP funkciókról szóló Felhasználói Kézikönyv tartalmazza.

(2) A „work-flow”-ban megjelenő kötelezettségvállalási bizonylatot az erre jogosultak vagy az elektronikus (work-flow szerinti) helyetteseik a rendszerben alkalmazott elektronikus aláírásukkal engedélyezik – az írásban vállalt kötelezettség elektronikus aláírással is megerősítésre kerül. A kötelezettségvállalás engedélyezési feladatának ellátását elsődlegesen a 4. §-ban megnevezett kötelezettségvállaló, SAP hozzáféréssel rendelkező keretgazdák látják el, míg a SAP hozzáférésekkel nem rendelkező kötelezettségvállaló szakterületek számára a gazdasági vezető – a GIF vezető javaslata alapján – jelöl ki állandó elektronikus (work-flow szerinti) helyettest.

(3) A work-flow rendszerben engedélyezett és korábban már ellenjegyzett kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzését az erre jogosult pénzügyi ellenjegyzők a rendszerben alkalmazott elektronikus aláírásukkal elektronikusan is megerősítik. A kötelezettségvállalások és az utalványozott átutalásos számlák „work-flow” rendszerben történő ellenjegyzési jogosultságával az alábbi munkatársak rendelkeznek:

(4) A kötelezettségvállalás engedélyezését és az utalványozást végző keretgazdák kötelesek távollétük esetére saját alkalmi helyettesítésükről gondoskodni, akik az SAP rendszerben távollétük ideje alatt az engedélyezési műveleteket végrehajtják.

8. § (1) A rendszerben alkalmazott elektronikus aláírásra való jogosultságot, valamint annak az SAP integrált vállalatirányítási rendszerben történő beállítását a kötelezettségvállalásra, illetve ellenjegyzésre jogosult vezető kormánytisztviselő kezdeményezésére a gazdasági vezető engedélyezi. Az elektronikus aláírás – belső készítésű vagy külső hitelesítő bevonásával történő – előállításáról az informatikai üzemeltetési feladatokért felelős szervezeti egység gondoskodik.

(2) Az elektronikus aláírások titkos kódjait tartalmazó CD és eredeti aláírások a GIF vezetője által zárt borítékban a PSZO páncélszekrényében kerülnek elhelyezésre.

(3) Az elektronikus aláírási jogosultsággal rendelkező munkatárs köteles az elektronikus aláírást biztosító jelszó titkosságát megőrizni.

(4) A digitális aláírás érvényességi idejének lejáratát megelőzően a jogosultság meghosszabbításához, illetve bármely jelszómódosítás szükségessége esetén az érintett munkatársnak az IKSZO felelősével kell egyeztetnie a megfelelő jogosultság rendelkezésre állása érdekében.

9. § (1) A kötelezettségvállaló és ellenjegyző digitális aláírása alapján kerül a kötelezettségvállalás olyan státuszba az SAP informatikai rendszerben, hogy a rendszer érvényes, kifizetés alapjául szolgáló kötelezettségvállalásként vegye figyelembe.

(2) A Hivatal a – dologi és felhalmozási kiadásokat, valamint a működési és felhalmozási célra államháztartáson kívülre átadott pénzeszközöket terhelő, a tárgyévi előirányzat, vagy az előző év előirányzat-maradványa terhére – vállalt kötelezettségeket egyedileg, elektronikus úton bejelenti a Magyar Államkincstárhoz (a továbbiakban: MÁK), amennyiben a kötelezettségvállalás összege eléri a Ávr.-ben rögzített mindenkori határértéket. A bejelentések szabályszerű végrehajtásáért a PSZO felel.

(3) Ha a bejelentett kötelezettségvállalásban változás történik, azt a MÁK-hoz a (2) bekezdés szerint az új kötelezettségvállalásokkal egyidejűleg be kell jelenteni. A változást – ha jogszabály mást nem ír elő – legkésőbb a tervezett kifizetést megelőző napig kell bejelenteni.

10. § (1) A teljesítést, azaz a gazdasági esemény megtörténtét és a Hivatalhoz benyújtott számlát ellenőrizni és a teljesítést igazolni kell.

(2) A számla igazolása a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység vezetőjének vagy az általa erre írásban kijelölt kormánytisztviselőnek a feladata.

(3) A számla igazolása előtt vizsgálni kell:

(4) Ha a termék vagy szolgáltatás számlán feltüntetett ellenértéke eltér az ellenjegyzett kötelezettségvállalásban foglaltaktól, a kötelezettségvállalónak a 4. § szabályainak megfelelő alkalmazásával kötelezettségvállalás-módosítást kell benyújtania, vagy intézkednie kell a be nem fogadott számla visszaküldéséről annak kiállítója felé. A számla visszaküldéséről az igazolást megtagadó kormánytisztviselő egyidejűleg értesíti a PSZO-t.

(5) A számla „work-flow” rendszerben történő igazolásakor a teljesítést igazoló – a megküldött számlakép alapján – e-mailben értesíti a szállítói számlákat rögzítő munkatársat a teljesítés megtörténtéről és megadja a kifizetés alapjául szolgáló kötelezettségvállalás számát.

(6) A „work-flow” rendszeren kívül a számla teljesítését az Utalványrendeleten kell igazolni, amit a számlával együtt a PSZO részére át kell adni.

11. § (1) Az érvényesítés a kötelezettségvállalás pénzügyi teljesíthetőségét jelenti, ami a teljesítés szakmai igazolásán alapul.

(2) Utalványozás előtt – a 10. § szerint igazolt számlák, egyéb okmányok alapján – érvényesíteni kell a kiadás jogosságát, összegszerűségét, a pénzügyi fedezet rendelkezésre állását, az ügymenet jogszerűségét és a belső előírásokkal való összhangját, valamint az előírt formai követelmények betartását.

(3) Az érvényesítés a PSZO feladata. Érvényesítést csak a munkaköri leírás szerint ilyen feladatkörrel rendelkező, vagy az ezzel írásban megbízott, felsőoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettségű, vagy legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyi-számviteli szakképesítésű kormánytisztviselő végezhet.

(4) A teljesítésigazolást és a számlaellenőrzést követően a pénzügyi ügyintéző digitális aláírással érvényesíti a számlát a „work-flow” rendszerben.

(5) Azon számlák érvényesítése, amelyek nem kerülnek be a „work-flow” rendszerbe, a külön Utalványrendelet megfelelő részeinek kitöltésével és a pénzügyi ügyintéző aláírásával történik.

(6) Az érvényesítésnek mindkét esetben tartalmaznia kell az érvényesítésre utaló megjelölést, a megállapított összeget, az érvényesítés dátumát és az érvényesítő aláírását.

12. § (1) Utalványozás a kiadások teljesítésének, illetve a bevételek beszedésének elrendelése.

(2) Utalványozni csak a teljesítés igazolását és az érvényesítést követően, csak írásban szabad.

(3) Utalványozásra jogosult (a továbbiakban: utalványozó):

(4) A „work-flow” rendszerben az érvényesített számla – a számlakép, a teljesítésigazolás, a kötelezettségvállalás csatolásával – az utalványozóhoz kerül aláírásra, aki elektronikus aláírásával elrendeli a kiadások teljesítését, illetve a bevételek beszedését.

(5) A „work-flow” rendszeren kívül kezelt utalványozás az 10. §-ban foglaltak szerint igazolt számla alapján, és a 11. §-ban meghatározott érvényesítés után kitöltött külön Utalványrendelet aláírásával történik.

(6) Ha az Utalványrendeletet az utalványozó nem írta alá, vagy nem a jelen § (3) bekezdés szerint aláírásra jogosult írta alá, a PSZO a pénzügyi ellenszolgáltatást nem teljesítheti.

(7) Nem kell külön utalványozni a termékértékesítésből, szolgáltatásból – számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján – befolyó bevétel beszedését.

13. § (1) A kötelezettségvállalások pénzügyi teljesítése a Hivatal pénzkezelési rendjét szabályozó gazdasági vezetői utasítás szerint valósul meg.

(2) A Hivatal feladatainak ellátásához szükséges pénzforgalmat:

(3) Csak azok a kifizetések kerülnek be a „work-flow” rendszer számlaellenőrzési, teljesítésigazolási, érvényesítési, utalványozási, kontírozási, ellenjegyzési folyamatába, amelyek kötelezettségvállalása rögzítésre került az SAP informatikai rendszerben.

(4) Azon kifizetések engedélyezése, amelyek nem a „work-flow” rendszerben valósulnak meg, a külön Utalványrendeleten történnek. Ilyen kifizetés a következő gazdasági események kapcsán merülhet fel:

(5) Az átutalásra kijelölt tételek kiegyenlítésére banki terminál segítségével, a terminál és az erre irányuló speciális aláírási szabályok betartása mellett kerül sor.

(6) A MÁK-hoz a Hivatal bejelentésköteles kötelezettségvállalásaiból készített listát – melynek állományát az SAP R/3 rendszer állítja elő – elektronikus úton kell bejelenteni.

(7) A kincstári kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódó banki utalások esetében hivatkozni kell a kincstári kötelezettségvállalás számára.

14. § (1) Az ugyanazon gazdasági esemény tekintetében a rendelkező és az ellenőrzést végző személyek azonosságának kizárása érdekében az Ávr. rendelkezései alapján a Hivatal összeférhetetlenségi szabályokat alkalmaz. Ezek célja, hogy a pénzügyi teljesítésre két, egymástól független személy intézkedése nyomán kerüljön sor, elkerülve ezzel, hogy azonos személy, vagy egymásnak hozzátartozói legyenek ugyanazon pénzügyi, gazdasági intézkedéssel járó eseménynél

(2) A kötelezettségvállalás ellenjegyzőjét a kötelezettségvállalóval, illetve az utalványozóval egyetemleges felelősség terheli, kivéve, ha az ellenjegyzés az 5. § (5) bekezdésében foglaltak szerint történt és az ellenjegyző eleget tett értesítési kötelezettségének.

(3) Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét a Ptk. szerinti közeli hozzátartozója, vagy a maga javára látná el.

(4) Összefüggésben az előzőekkel és a közpénzek tisztaságának, átláthatóságának erősítése érdekében az előzőeken túl hivatali általános érvényű döntés alapján a teljesítésigazolást végző személy sem lehet azonos az utalványozó személyével.

(5) A jelen utasításban részletesen leírt folyamat grafikusan folyamatábráját az 1. melléklet tartalmazza.

15. § (1) Ez az utasítás a (3) bekezdésben foglalt kivétellel a közzétételt követő napon lép hatályba.

(2)³

(3) A 6. § (6) bekezdése az üzemeltetésért felelős informatikai szervezeti egység által kialakított 6. § (6) bekezdésében nevesített eljárásrend közzétételével egyidejűleg lép hatályba.