8/2012. (IV. 21.) NEFMI utasítás

a Nemzeti Erőforrás Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról¹

2012.04.22.

1. § A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontja alapján, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben előírtak szerint a Nemzeti Erőforrás Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát jelen utasítás mellékleteként kiadom.

2. §² Ez az utasítás a közzététele napján lép hatályba,

Melléklet a 8/2012. (IV. 21.) NEFMI utasításhoz

A Nemzeti Erőforrás Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzata

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

A Nemzeti Erőforrás Minisztérium egyedi iratkezelési szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat)

– a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény,

– a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, és

– a Nemzeti Erőforrás Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata rendelkezései figyelembevételével, a Magyar Országos Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével készült.

Értelmező rendelkezések

aláíró: az a természetes személy, aki (elektronikus aláíró esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja és) a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult,

alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,

archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése elektronikus adathordozón,

átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása,

átadás-átvételi/jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,

átmeneti (kézi) irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés, illetve központi irattárba adás előtti őrzése történik,

beadvány: a minisztériumhoz érkező papír alapú vagy elektronikus irat,

besorolási séma: az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória struktúra,

csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása,

dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,

elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat,

elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,

elektronikus küldemény: a BEDSZ (Biztonságos Elektronikus Dokumentumtovábbító Szolgáltatás) útján küldött, illetve érkezett elektronikus űrlap(ok) és az azokhoz csatolt egyéb elektronikus dokumentum(ok), és hivatalos iratok. A BEDSZ az ügyfélkapun keresztül csak az általános nyomtatványtervezővel és általános nyomtatványkitöltővel készített, vagy annak megfelelő formátumú és a központi rendszerben előzetesen regisztrált elektronikus űrlapokat fogadja,

elektronikus levél: a központi rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,

elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek,

elektronikus másolat: valamely papír alapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papír alapú dokumentumba foglalt adategyüttest,

elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt átvette, és ez mely időpontban történt meg. Az elektronikus tértivevény közokirat,

elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton, elektronikus levélben érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét,

elektronikusan történő aláírás: elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz,

előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz,

előírat: az érkezett küldeménynek korábban már iktatott előzménye,

előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratot kell-e nyitni,

érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele,

expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása,

feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,

felelős: az a személy, akinek (vagy nevében az erre felhatalmazott) joga és egyben feladata az ügyirat, irat, vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani,

fogyatéki napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amelyben a központi irattár állományából selejtezés, valamint az illetékes levéltár részére történő átadás révén bekövetkezett anyagfogyás legfontosabb adatait tartják nyilván,

gyarapodási napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amelyben az átmeneti irattárból a központi irattárnak átadott iratanyag nyilvántartására a központi irattár anyaga gyarapodásának legfontosabb adatait rögzíti,

hivatali kapu: a központi rendszer azon pontja, amelyen keresztül a csatlakozott szervezet hozzáfér a központi rendszer által részére biztosított szolgáltatásokhoz,

hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs: a minisztérium szervezeti egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a minisztérium hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,

hivatalos irat: olyan (okirat), elektronikus okirat és egyéb elektronikus adatállomány, amelyet meghatározott eljárásban a bíróság, ügyészség, közigazgatási szerv, illetve más hatóság (hivatalos szerv) az ügyfél részére elektronikusan, joghatás kiváltására alkalmas módon (BEDSZ igénybevételével) kézbesíttet, továbbá amelyet a hivatalos szervek eljárásuk során egymásnak küldenek meg, valamint amelyet az ügyfél kézbesíttet a hivatalos szerv részére,

hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,

hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,

időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett,

iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven,

iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,

iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot,

irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja,

iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység,

iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv, valamint az adott szerv iratmintáinak gyűjteménye,

iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból,

irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papír alapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el,

irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely,

irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre;

irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége,

irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét,

irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak,

irattári tételszám (jel): az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód,

irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,

irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,

kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,

kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata,

kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások,

kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez,

kézbesítőkönyv: a nem postai iratforgalom során használt ügyviteli segédlet, amely segíti az irat belső mozgásának figyelését, valamint igazolja az iratok kézbesítéssel történő külső továbbításának tényét;

kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat,

kiadmányozás (kiadványozás): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,

kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,

közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott,

központi elektronikus szolgáltató rendszer (központi rendszer): az elektronikus közszolgáltatások nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek együttese,

központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár,

küldemény: az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el,

küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele,

láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet,

levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény,

levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak,

levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat,

másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek,

másolat: az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat,

megőrzési határidő: az Irattári Tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,

megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése jegyzőkönyv felvétele mellett,

mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható,

melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól,

mutatózás: a gyorsabb visszakeresés érdekében név- és tárgy szerinti nyilvántartás vezetése,

naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása,

papír alapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,

raktári egység: az irattári anyagnak a kézi és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),

savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz,

selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése,

személyes adat: a személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggő fogalmak értelmezésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezései az irányadóak,

szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell,

szerv: a jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet,

szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,

szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,

szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása,

továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is;

ügyfélkapu: a központi rendszer természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt,

ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti,

ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat,

ügyiratdarab: a több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek,

ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy,

ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja,

ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,

ügyviteli segédlet: az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására szolgáló papír alapú vagy elektronikus segédlet,

vegyes ügyirat: papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

Az értelmező rendelkezésekben nem szereplő fogalmak értelmezése során

– a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény,

– az elektronikus aláírásról szóló törvény,

– a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló rendelet

rendelkezései az irányadóak.

Az Iratkezelési Szabályzat hatálya

1. Az Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) tárgyi hatálya kiterjed a minisztériumnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra.

A szabályzat alanyi hatálya kiterjed a minisztériumnál foglalkoztatott kormánytisztviselőkre, a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény hatálya alá tartozó munkajogviszony keretében foglalkoztatott dolgozókra, a megbízási jogviszony keretei között foglalkoztatott természetes és jogi személyekre, a minisztériumban munkát végző közalkalmazott dolgozókra, valamint autonóm szakmai szervezetekre (a továbbiakban együtt: munkatársak).

2. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben

– a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben (a továbbiakban: Ltv.) és

– a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005.

(XII. 29.) Korm. rendeletben foglaltakat kell alkalmazni.

3. A Szabályzat rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló törvényben és annak végrehajtására kiadott jogszabályokban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. A minősített adatok kezelésére vonatkozó részletes szabályokat külön rendelkezés, a minisztérium Biztonsági Szabályzata tartalmazza

Az iratkezelés szervezete, felügyelete

4. A miniszter a Szervezeti és Működési Szabályzatban (a továbbiakban: SZMSZ) a szervezeti sajátosságok figyelembevételével meghatározza az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.

5. A szervezeti tagozódásnak, valamint iratforgalomnak megfelelően, a minisztérium az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látja el.

6. Az iratkezelés szervezetét, az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét, az egyes ügyviteli területek kezelését megváltoztatni, módosítani csak naptári év kezdetén lehet.

7. Az iratkezelés felügyeletét a miniszter által kijelölt vezető, az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője látja el. E feladatkörében felelős:

– az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,

– jelen Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért,

– a szabálytalanságok megszüntetéséért,

– szükség szerint a Szabályzat módosításának kezdeményezéséért,

– az iratkezelést végzők, vagy azért felelős személyek kijelöléséért, szakmai képzéséért, továbbképzéséért, a minisztériumba belépő új munkatársak iratkezeléssel kapcsolatos oktatásáért,

– iratkezelési segédeszközök biztosításáért (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, ezek elektronikus változatai, valamint számítástechnikai programok, adathordozók stb.),

– a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,

– az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok, a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,

– az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért,

– a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,

– az Irattári Tervben meghatározott idő után, az iratanyag levéltárba adásáért,

– egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok végrehajtásáért.

8. Az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője – a szervnél üzemeltetett informatikai rendszer és eszközök vonatkozásában – meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket. Kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt.

9. Szervezetiegység-vezetők iratkezeléssel kapcsolatos feladatai és felelőssége:

– szignálási utasítások pontos meghatározása (lásd 96–103. pont);

– szervezeti egységén belül a határidők betartásának ellenőrzése;

– kiadmányozás szabályainak betartása (lásd 135–148. pont);

– az irattárba helyezés engedélyezése;

– a szervezeti egység munkatársait érintő minisztériumon belüli áthelyezés, feladatkör-megváltozás, vagy munkavégzésre irányuló jogviszony megszűnése esetén munkakör átadás-átvétel lebonyolításáért való teljes körű felelősség (lásd 250–254. pont).

10. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:

– Az ügyintéző köteles meggyőződni arról, hogy az átvett irat előiratait az iktatás során teljeskörűen szerelték-e. Amennyiben az ügyintézéshez más irat szerelése vagy csatolása szükséges, azok pótlásáról a szervezeti egység iratkezelést végző munkatársának közreműködésével gondoskodik.

– Az irat szignálására jogosult határozza meg az ügyintéző részére az elintézéssel kapcsolatos belső határidőt az ügyre vonatkozó végső határidő figyelembevételével. Az ügyintézőnek kötelessége az ügyek elintézésére megjelölt határidők pontos betartása.

– Az ügyintéző köteles megtenni az ügy elintézéséhez szükséges közbenső intézkedéseket (tényállás tisztázása, véleménykérés stb.) és a kiadmánytervezetet az előírt határidőben elkészíteni, továbbá a kiadmánytervezet aláírásához a szükséges előzményeket a kiadmányozó részére biztosítani.

– A kiadmányozott irat továbbításra történő előkészítéséről az elküldendő iratoknak az esetleges csatolandó mellékletekkel történő felszereléséről az ügyintéző gondoskodik, majd átadja a szervezeti egység iratkezelést végző munkatársának.

– Az ügyintéző köteles folyamatos kapcsolattartásra a szervezeti egység iktatást végző munkatársával feladatlistájának (nevére szignált iratok) iktatóprogramban történő karbantartása érdekében.

– Az ügyintéző köteles az ügyirathoz hozzárendelni – szükség esetén módosítani – az irattári tételszámot.

– Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek – ha eddig nem történt meg – meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelnie, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a szükség szerinti előírások betartásával – meg kell semmisítenie.

11. Az ügykezelő feladatai az alábbiak:

– A szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele, (bontása), nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és az iratok központi irattárba adása, valamint ezek ellenőrzése;

– az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele.

Az irattári tételek kialakítása

12. Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket – a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy:

– egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,

– a minisztérium hatékony működtetése egy adott funkciót illetően az ügykörök milyen mélységű áttekintését igényli.

13. Külön irattári tételek kerültek kialakításra az iratfajta alapján

– a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,

– a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni,

– a választott testületek, bizottságok, valamint a minisztérium működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá a belső utasításokból.

14. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerültek, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerültek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről a minisztérium – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre került az irattári őrzés időtartama. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kellett meghatározni. A nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével kellett meghatározni.

Az irattári terv szerkezete és rendszere

15. A szabályzat 1. mellékletét képezi az irattári terv, melynek szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a minisztérium ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra.

16. Az irattári terv általános és különös részre oszlik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történt. Az általános részbe a szerv működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

A címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.

II. FEJEZET

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

Az iratok rendszerezése

17. A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A papír alapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik.

18. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratok nyilvántartása elektronikus iktató rendszerben történik.

19. A minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, valamint a minisztérium irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – az irattári terv alapján az ügyintézők irattári tételekbe sorolják és irattári tételszámmal látják el.

20. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

21. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az ügykezelőknek az irattárban (átmeneti/kézi, központi) az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni.

22. Az irattár kezelője irattári tételszámmal el nem látott iratot őrzésre irattárba nem vehet át.

Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

23. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – a meghatározottak kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak rögzítésével az e célra rendszeresített tanúsított iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

24. Külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni

– a pénzügyi bizonylatokat és számlákat,

– a munkaügyi (személyzeti) nyilvántartásokat,

– az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat.

A jogosultságok kezelésének szabályai az elektronikus iratkezelési rendszerben

25. Az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.

26. A jogosultságok engedélyezésének, módosításának, megvonásának, felfüggesztésének részletes szabályait külön eljárásrend tartalmazza.

27. Az iratkezelési szoftver használatához legalább kétféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:

– funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (érkeztet, iktat, irattároz, lekérdez stb.), rendelkezhet;

– hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja.

(A harmadik jogosultság az objektumjogosultság, amely dokumentum szintű, azaz az adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést.)

28. Az iratkezelő rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. Az erről szóló iratok tárolása és kezelése az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető feladata. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a jogosultságok évenkénti felülvizsgálatáról.

A jogosultságok beállítása, illetve módosítása az illetékes vezetői engedélyezést követően a rendszergazda feladata.

A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni. A beállítást végző rendszergazda a jogosultság életbelépését, az időpont feljegyzésével beállításának megtörténtét az eredeti iraton igazolja. Ennek egy másolati példányát a rendszergazda, az eredeti példányt az engedélyező őrzi.

Az új jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is –, az iktatóhely szerinti vezetői engedélyezést követően a rendszergazda feladata.

29. A rendszergazda feladatai:

– felhasználók, szerepkörök, helyettesítések, jogosultságok, funkcionális beállítások regisztrálása,

– elektronikus érkeztetőkönyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,

– irattári tételszámok karbantartása.

30. A rendszergazda az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a rendelkezésre álló licenckeret betelt, vagy a kért jogosultságok az iratkezelési szoftver működését veszélyeztetnék. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető dönt a felmerülő igény teljesítéséről.

31. A rejtett iktatókönyv – a tulajdonos szervezeti egységet, illetve az általuk példánnyal megszólítottakat kivéve – mindenki számára rejtettként működik. Az adott szervezeti egység vezetője akkor kérheti rejtett iktatókönyv nyitását, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok szükségessé teszik a hozzáférés lezárását, és azt az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető engedélyezi.

Hozzáférés az iratokhoz

32. A minisztérium munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell nyilvántartani. A minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

33. Iratot – bármilyen adathordozón – munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

34. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetők a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével határozzák meg.

35. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

36. Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő „Nem Nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 27. § (5)–(6)–(7) bekezdésében foglaltak az irányadók.

A „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettesei, valamint az általuk meghatározott személyek ismerhetik meg.

A „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.

A döntés-előkészítő, „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve, ha ezt a miniszter vagy az általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által „Nem Nyilvános”-ként feltüntetett irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.

A „Nem Nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló (a szerv vezetőjének rendelkezése szerint esetleg különálló) iktatókönyvbe kell iktatni.

37. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon, elektronikus iktatás esetén az iratkezelő rendszerben is dokumentálni kell.

A papír alapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően – az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.

Az iratok védelme

38. Az ügykezelés feladatait a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján a minisztérium szervezeti egységeinek ügykezelői, illetve iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői végzik.

39. Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

40. Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, illetőleg a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok stb.) elkülönítetten történjen.

41. Az iktatóhelyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezetők határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a vezető elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és meghatározott helyen történő munkaidőn kívüli tárolását. A tárolóhelyen csak nyilvántartásba vett, számmal ellátott és az átvételére feljogosítottak neveivel ellátott személyi (negatív) pecsétnyomóval lepecsételt kulcsdobozok helyezhetőek el.

42. A biztosított helyiségek másodkulcsait külön lezárt borítékban, pecséttel ellátva, a felnyitásra jogosultak nevének, elérhetőségének feltüntetésével kell a tárolásra kijelölt helyen és/vagy a tárolással megbízott személynél tartani.

43. Az elektronikus iratkezelő szoftver valamennyi eseményét naplózni kell.

44. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

45. Az iratkezelési szoftverbe rögzített érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.

46. Az iratokat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában is szakszerűen kell kezelni, a papír alapú iratokat az elvárható gondossággal kell védeni (pl. nedvességtől, fénytől, hőtől stb.). Az iratok kezelése során – állaguk védelme érdekében – mellőzni kell a cellux ragasztószalag és más ragasztóanyagok alkalmazását.

III. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

A küldemények átvétele

47. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, természetes személy személyes benyújtása, valamint informatikai-telekommunikációs eszköz útján, faxon, illetve munkaidőn kívül, a portaszolgálatra történő benyújtással kerül a minisztériumba, illetve a Postabontókba.

48. A minisztériumba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:

– a Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló hatályos rendeletben meghatározottak szerint történik, a küldemények átvételét a Postabontók ügykezelői végzik,

– a külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,

– a személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult,

– a munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére a minisztérium épületeiben működő portaszolgálat ügyeletes munkatársa jogosult. Az átvétel időpontját a küldeményen rögzíti és az átvételt aláírásával dokumentálja. Az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a minisztérium épületében működő Postabontó munkatársának átadókönyvben dokumentáltan átadni,

– a telefaxon küldött iratot, a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni,

– az elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni,

– az ügyfélkapun át érkezett küldeményeket a működtető rendszer automatikusan kezeli.

49. Elektronikus iktatási rendszer alkalmazása esetén az elektronikus irat beérkezésekor elküldött automatikus visszaigazolás egyben az érkeztetésről, valamint a fizetési kötelezettségről szóló tájékoztatást is tartalmazhatja.

50. A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő):

– postai úton vagy telefaxon érkezett küldemények esetén:

= a címzett, vagy az általa megbízott személy,

= a vezető, vagy az általa megbízott személy,

= a szervezeti egység ügykezelője,

– külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,

– ügyfélfogadási időben az ügyfélszolgálati iroda munkatársa,

– elektronikus úton érkezett küldemények esetén a minisztérium elektronikus postafiókja, vagy annak kezelésével megbízott személy,

– hivatali munkaidőn túl a portaszolgálat ügyeletes munkatársa.

51. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

– a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,

– a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám, vagy más azonosítási jel megegyezőségét,

– az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,

– az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.

52. Az átvevő a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.

Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel, vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.

Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki a küldemény érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie.

53. Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papír alapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot.

54. Az elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére.

A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha

– a minisztérium informatikai rendszeréhez, vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy

– az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul,

– az informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.

55. Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek/személynek érkeztetésre (további intézésre) átadni.

56. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papír alapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

57. A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

58. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

59. Az átvevő az érkező küldeményeket kézbesítőkönyvvel, illetve az elektronikus iratkezelési rendszerben továbbítja az illetékes szervezeti egység(ek)hez. A postaátvevő a küldeményeket szükség szerint, a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, az „azonnal”, „sürgős” vagy más hasonló jelzésű küldeményeket pedig soron kívül továbbítja.

60. Elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak – amennyiben azt kéri, és elektronikus válaszcímét megadja – haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát).

Az elektronikus úton érkezett küldeményt – kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket – iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

A Biztonságos Elektronikus Dokumentumtovábbító Szolgáltatás (a továbbiakban: BEDSZ) igénybevételével benyújtott elektronikus küldeményre a befogadás során azonnal érkeztető szám kerül, valamint sor kerül az automatikus visszaigazolás (átvételi nyugta) küldésére is. A BEDSZ által kiadott befogadás-visszaigazolásban rögzített időpont a küldemény minisztérium általi átvételének és érkezésének időpontja.

A központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolása az elektronikus közszolgáltatásról és annak igénybevételéről szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint történik.

61. A központi elektronikus rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a küldemény sérülésmentességének, valamint formai követelményeknek való megfelelőségének ellenőrzését a BEDSZ végzi el.

Biztonsági kockázat vagy az átvitel hiányosságának észlelése esetén a rendszer megtagadja az elektronikus küldemény befogadását, és a megtagadás tényéről – annak okának feltüntetése mellett – a felhasználót tájékoztatja.

A BEDSZ-en keresztül elektronikus aláírással ellátott dokumentumot is meg lehet küldeni a címzettnek, amely dokumentumot a BEDSZ változatlanul, az aláírás ellenőrzésére alkalmas formában továbbítja.

A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus, illetve egyéb rosszindulatú program.

62. A küldemények átvételénél a minisztériumban érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés stb.).

63. Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.

A küldemények felbontása

64. A 48. pontban leírt módon a minisztériumhoz érkezett küldeményeket a címzésből egyértelműen megállapítható szervezeti egység kijelölt ügykezelője(i), vagy a Dokumentációs Osztályok által működtetett Postabontók ügykezelői bonthatjá(k) fel. Az e feladattal megbízott ügykezelő részére előírható a felbontás és érkeztetés végrehajtása.

65. Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:

– a minősített iratokat;

– az „SK felbontásra” jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel);

– azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte, valamint

– amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magánjellegűek.

66. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje – amennyiben iktatásra nem jogosult – az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés és/vagy iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhelyhez.

67. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel – soron kívül – tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

A mellékletek, vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.

68. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárnia, rá kell vezetnie a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatnia a címzetthez.

69. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően a felbontás tényéről a felbontó szervezeti egységnek három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv mindhárom példányát a küldeménnyel (minősített irattal) egyidejűleg haladéktalanul a TÜK irodába kell eljuttatni nyilvántartásba vétel céljából. A jegyzőkönyv első példányát a minősített irattal együtt a címzetthez, a második példányát a feladóhoz a titkos ügykezelő juttatja el. A jegyzőkönyv harmadik példányát pedig a titkos ügykezelő a felbontó szervezeti egységnek adja vissza.

70. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott elektronikus iratkezelő rendszerben az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.

71. Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

72. Az Egészségügyi Tudományos Tanács Igazságügyi Szakértői Testületnél kezelt ügyek speciális eljárási rendjének megfelelően a beérkező küldeményeket helyben bontják, az iratokat a minisztérium központi iktatási rendszerétől elkülönítve tartják nyilván.

A küldemények érkeztetése

73. Minden beérkezett (papír alapú vagy elektronikus) küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell.

74. A küldemények érkeztetését a címzett vagy a központi Postabontó ügykezelői végzik. Az érkeztetés dátumát és az érkeztető azonosítót a küldeményen fel kell tüntetni. A központi postabontó(k) iratkezelői érkeztetést követően az iratokat a szervezeti egységek postafiókjaiban helyezik el. A szervezeti egységek iratkezelői az iratokat kézbesítőkönyvben dokumentáltan vehetik át a Postabontókban.

75. A minisztériumba beérkező valamennyi küldeményt a számítógépes iktató rendszer(ek)ben érkeztetni kell, kivéve az alábbiakat:

– tájékoztatók,

– közlönyök, folyóiratok, napilapok, hivatalos lapok stb.,

– reklám- és propaganda anyagok (prospektusok, szórólapok stb.),

– könyvek, hivatalos kiadványok (katalógusok, tarifa- és árjegyzékek),

– előfizetői felhívások, ajánlatok,

– üdvözlő lapok,

– tömeges értesítések.

76. Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.

77. Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában történik. Az érkeztetési azonosító évente eggyel kezdődő folyamatos sorszám és évszám, vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító.

A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a zárt borítékon kell feltüntetni.

78. Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a Beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.

79. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

80. Az érkeztetés papír alapú küldemények esetében az érkeztető/iktató bélyegző lenyomatának az iraton való elhelyezésével, rovatainak kitöltésével történik. Érkeztetéskor a bélyegző rovatai közül kizárólag az érkeztetéssel kapcsolatos adatokat kell feltüntetni.

81. Az érkeztető/iktató bélyegző tartalmazza a minisztérium nevét, a székház, illetve telephely címét, az érkezés dátuma, érkeztetés sorszáma, ügyintéző neve, iktatószám, valamint a mellékletek száma rovatokat.

82. A pénzügyi bizonylatokat és számlákat, a munkaügyi (személyzeti) nyilvántartásokat, az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat nem kell iktatni, de ha küldeményként érkeznek, ezeket is érkeztetni kell. Ha a számlák érkeztetése során a boríték felbontásra kerül, akkor is a felbontás nélküli érkeztetés szabályait kell alkalmazni, azaz iktatóbélyegzőt a számlán elhelyezni tilos. Mindkét esetben gépi érkeztetéskor a „nem iktatandó” minőséget kell választani.

Ha a számla kísérőlevéllel együtt érkezik, a kísérőlevélre az iratok iktatására vonatkozó általános szabályok érvényesek, a számla ekkor, mint melléklet szerepel, a kísérőlevelet érkeztetni kell. Amennyiben a számla házon belüli továbbítására kerül sor, úgy az – a nyomon követhetőség érdekében – csak iktatószámmal ellátott kísérőlevél (pl. feljegyzés) mellékleteként történhet.

83. A szervezeti egységekhez rendelt e-mail postafiókokba érkező elektronikus küldeményeket az alábbiak szerint kell kezelni:

Az elektronikus postafiókra érkezett beadvány érkeztetését az átvevő ügykezelő végzi az átvétel igazolásával.

Az elektronikus postafiókra érkező:

– elektronikus file (word vagy más formátumú dokumentum),

– online kitöltésű beadvány ügyfélkapun keresztül – a törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését az ügyviteli rendszerben végre kell hajtani a visszaigazolással egyidejűleg.

84. Az érkeztetési elektronikus nyilvántartás minimálisan tartalmazza az alábbi adatokat:

– a küldő neve,

– a beérkezés időpontja,

– könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám),

– folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító, továbbá

– központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a központi rendszer által a küldeményhez rendelt érkeztető számot.

85. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

– az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,

– a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

– a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

– bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,

– az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel ellátott.

86. Az elektronikusan érkezett küldeményt – kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket – iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

Az elektronikus küldeménynek a 60. pontban írt ellenőrzését követően, amennyiben a küldemény az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt – amennyiben elektronikus válaszcímét megadta – az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és a minisztérium által használt formátumokról. Ezen küldeményeket nem kell iktatni.

Amennyiben a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatóak meg az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal, úgy a küldőt értesíteni kell az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlás szükségességéről, lehetőségeiről.

Az elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét az e Szabályzatban meghatározott esetekben ellenőrizni, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.

Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítésszolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.

87. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papír alapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

88. Azt a beadványt, amelyet a minisztérium foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a minisztérium hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.

Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

89. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye.

90. Ha a beadványon van hivatkozási szám vagy a szövegből egyértelműen kitűnik, hogy a tárgyban már előzőleg keletkezett irat, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

91. Amennyiben az új iratnak van előirata (másik főszámon), abban az esetben a számítógépes iktatórendszerben az „Előzmény” iktatási módot (szerelést) kell alkalmazni. Ebben az esetben az iktató rendszer az iratokat automatikusan egymáshoz rendeli. Az összeszerelt iratokat fizikailag is össze kell szerelni és mindig a legutóbbi iktatószámon kell a továbbiakban kezelni.

92. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban, vagy a kezelési feljegyzésekben. A csatolás végrehajtása, illetve a csatolt irat eredeti helyére történő visszahelyezése az ügyintéző, valamint az iktató felelőssége.

93. A kapcsolatos irat számát az ügyiratokon is jelölni kell. Az ilyen csatolt iratok utólagos szerelésére az ügyintéző ad utasítást.

94. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatókönyvben/ adatbázisban és az előadói íven jelölni kell. Az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv/adatbázis megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. Az előzményiratok szerelését az újabb (papír alapú) iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt „Előzmény szerelve” szöveggel és az előirat iktatószámának rögzítésével kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni. Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni. A szerelést (előirat/utóirat) az előadói íven fel kell tüntetni.

95. Gyűjtőszámon iratnyilvántartást nem lehet vezetni, helyette a főszám alszámára történő iktatási formát kell alkalmazni. Egy főszámra kizárólag az adott üggyel kapcsolatos iratokat lehet alszámmal iktatni.

Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

96. Az ügykezelő az érkezett iratot az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek bemutatni. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

97. A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, tartalmának az előzményre utaló hivatkozási száma alapján, automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki jogosult az ügyben eljárni, és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. A szignálásra jogosultsággal rendelkező vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.

98. A minisztérium székházába/telephelyeire érkező, a miniszterhez címzett hivatalos megkereséseket/egyéb ügyiratokat a miniszter szignálja ki.

99. Az államtitkárok vagy a helyettes államtitkárok nevére érkező ügyiratokat a címzettek saját hatáskörükben szignálják ki az általuk irányított szervezeti egység vezetőjére.

100. A közvetlenül a szervezeti egységhez címzett ügyiratokkal kapcsolatos teendőket a főosztályvezetők saját hatáskörben végzik.

101. Az irat szignálására jogosult:

– kijelöli, hogy mely szervezeti egység, vagy ügyintéző az illetékes az ügyben,

– kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,

– közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő, sürgősségi fok stb.), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra) és aláírja.

Az iratért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vezetője, illetve ügyintézője a felelős.

Amennyiben az ügy elintézése több felügyeleti terület, illetőleg több szervezeti egység közreműködését igényli, a szignáláskor célszerű kijelölni a főfelelős szervezeti egységet azzal a megjegyzéssel, hogy intézkedése során meghatározott személyeket, szervezeti egységeket vonjon be.

102. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például „post-it” öntapadós lap, vagy grafit ceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.

103. Az ügyintézési határidő:

Jogszabályban előírt ügyintézési határidő hiányában az ügyeket a vezető által a feladatok kiadása során megállapított egyedi ügyintézési határidőn belül kell elintézni. A 30 napos ügyintézési határidőt kell irányadónak tekinteni azokban az esetekben, ha jogszabály másként nem rendelkezik, illetve ha a vezető a teljesítés határidejét nem írta elő. Minden olyan feladatnál és esetben, amikor az ügyintézés során közbenső intézkedéseket (kivizsgálás, információk és adatok gyűjtése, tájékozódás, koordinált állásfoglalás kialakítása) kell végezni, egyedi ügyintézési határidőt szükséges meghatározni. A megállapított belső határidő módosítására az jogosult, aki azokat megállapította, illetve annak a felettese. Az ügyintézési határidőket a minisztériumi érkeztetés időpontjától kell számítani.

A fenti határidők nem vonatkoznak a „sürgős” (S) jelzésű iratokra, amelyeket soron kívül, de legkésőbb az ügyiraton jelzett határidőn belül kell elintézni. E rendelkezés vonatkozik az országgyűlési képviselők indítványaira is.

A szervezeti egységekben a munkát úgy kell megszervezni, hogy az ügyek határidőben történő elintézéséért, illetőleg annak elmulasztásáért felelős személy megállapítható legyen.

Az ügyek elintézésére megjelölt határidők pontos betartása, figyelemmel kísérése, valamint az iratfelhalmozódások elkerülése érdekében a feladatlisták/ a határidőben elintézetlen iratokat tartalmazó listák ellenőrzését legalább havi rendszerességgel meg kell ismételni.

A szervezeti egység vezetője köteles szervezeti egységén belül ellenőrizni a határidők betartását.

IV. FEJEZET

AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA

Iratkezelési segédletek

104. Az iratok nyilvántartására – papír alapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással, vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

105. Az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője a vonatkozó jogszabályok és belső normák alapján határozza meg a rendszeresített általános és szakfeladatokkal összefüggő, speciális iratkezelési segédleteket.

106. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:

– elektronikus érkeztetőkönyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),

– elektronikus iktatókönyv az iratok nyilvántartására,

– átadókönyv (más szervezeti egység részére történő átadás, illetve az ügyintézők részére történő át- és az irattárnak visszaadott iratok nyilvántartása esetén),

– kézbesítőkönyv (minisztériumon kívüli szervezetek részére, az Állami Futárszolgálaton kívüli kézbesítés esetén),

– futárjegyzék,

– főnyilvántartó könyv (az iratkezeléshez használt segédkönyvek nyilvántartására),

– kölcsönzési napló (a központi és átmeneti irattárból kikért iratok nyilvántartására),

– elektronikus gyarapodási és fogyatéki napló (a központi irattári anyag gyarapodásának, illetve fogyásának nyilvántartására),

– bélyegző-nyilvántartási könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására),

– kulcsdoboz-nyilvántartási könyv.

107. Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni az iratkezelési segédleteket. A minisztérium főnyilvántartó könyvét az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője által kijelölt személy vezeti.

A főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni.

A főnyilvántartó könyvet az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője hitelesíti. Ennek keretében lapjait sorszámozza és a borítólap belső oldalán feltünteti: „Ez a könyv….. számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20..... év ........... hó ..... nap. Lezárva: 20..... év ........... hó ..... nap.”, aláírja, a minisztérium körbélyegzőjének lenyomatával ellátja.

Az iratkezeléshez használt segédleteket, a maradandó értékű iratok elhelyezéséül szolgáló savmentes dobozokat a minisztériumokat működtető szervezeti egységtől vagy szervezettől kell igényelni, amely gondoskodik azok beszerzéséről.

Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása

108. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni:

– könyveket, tananyagokat,

– meghívókat,

– nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat,

– a munkaügyi nyilvántartásokat,

– a bérszámfejtési iratokat,

– nem szigorú számadású bizonylatokat,

– az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

– a visszaérkezett tértivevényeket, és elektronikus visszaigazolásokat.

A bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat az átadókönyvbe be kell vezetni.

Az iktatókönyv (tartalma, nyitása, zárása), az előadói ív

109. Az iktatás tanúsított iratkezelési szoftver támogatásával történik.

110. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni.

111. Az iktatás során az iktatókönyvben az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni:

– az iktatószámot,

– az iktatás időpontját,

– a beérkezés időpontját, módját, az érkeztetési azonosítót,

– az adathordozó típusát (papír alapú, elektronikus), az adathordozó fajtáját,

– az expediálás időpontját, módját,

– a küldő adatait (név, cím),

– a címzett adatait (név, cím),

– a hivatkozási számot (idegen szám),

– a mellékletek számát, típusát (papír alapú, elektronikus),

– az ügyintéző megnevezését,

– az irat tárgyát,

– az elő- és utóiratok iktatószámát,

– a kezelési feljegyzéseket (csatolás, szerelés, határidő, visszaérkezés stb.),

– az intézés határidejét, módját és elintézés időpontját,

– az irattári tételszámot,

– az irattárba helyezést.

Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet vagy iktatókönyveket és a segédleteket hitelesen le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet vagy iktatókönyveket kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben új főszámra ne lehessen több iratot iktatni.

112. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára hozzáférhetővé kell tenni.

113. Az elektronikus iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után a vonatkozó előírások szerint le kell zárni. A zárás részeként el kell készíteni az elektronikus iktatókönyv hiteles másolatát.

114. Az elektronikus iktatókönyv zárásának részeként az alkalmazásgazdáknak és a rendszergazdáknak el kell készíteni:

– az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak,

– az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, a naplózás információi) és

– az elektronikus dokumentumoknak

az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni.

115. Az Informatikai és Dokumentációs Főosztálynak együttműködve a rendszergazdákkal az időbélyegzővel ellátott, lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományait és az elektronikus dokumentumokat archiválnia kell és a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolnia.

Az iktatási adatbázis biztonsági mentéséről napi, illetve archiválásáról éves szinten kell gondoskodni.

A biztonsági másolat tárolása során biztosítani kell az elektronikus közszolgáltatás biztonságáról szóló jogszabályban foglaltak végrehajtását.

Az elektronikus érkeztető nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példányát az archiválást követő második évben meg kell semmisíteni.

116. Az ügyvitel segédeszközeként:

– az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére,

– az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére,

– az iratok fizikai egységének biztosítására a minisztérium minden épületében egységes előadói ívet kell használni.

Az előadói ívet a hozzátartozó iratokkal együtt kell kezelni.

Az iktatószám

117. Az iktatószám kötelezően tartalmazza a főszám-alszám/évszám/ – egy adategyüttesként kezelendő – adatokat, amelyben az évszám az aktuális év négy számjegye. A főszám és az alszám folyamatos sorszám. Az iratkezelési szoftver a főszám és alszám sorszámokat automatikusan képezi.

118. Amennyiben az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi, az iktatószám tetszőlegesen bővíthető – az adategyüttest megelőzően – az iktatókönyvre utaló betűt tartalmazó azonosítóval.

119. Amennyiben az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi, az iktatószám tetszőlegesen bővíthető – az adategyüttest követően – betűt tartalmazó további azonosítóval.

120. A fentiek szerint képzett azonosítókat az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője adja ki és tartja nyilván. A nyilvántartási jegyzéket évente felül kell vizsgálni.

121. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

122. Egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.

Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.

123. Az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.

Az iratok iktatása

124. A minisztériumba érkező, illetve ott keletkező iratokat – az e Szabályzatban meghatározottak kivételével – ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani.

125. Az iktatást a szervezeti egységek titkárságain az ügykezelők végzik.

Az ügyben keletkezett első (kezdő) irat az iktató rendszerben a soron következő főszámot kapja.

A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek, iktatásuk a főszám alszámaira történik.

126. Téves iktatás esetén az iratkezelési szoftver a változással (módosítással, az adatok fizikai törlése nélkül) összefüggő adatokat naplózással dokumentálja. A tévesen kiadott iktatószám nem adható ki újra.

127. Az iktatásra kerülő – beérkező – papír alapú iraton az érkeztető/iktató bélyegző iktatásra vonatkozó rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap az iktatóbélyegző elhelyezésére, iktatási adatok rögzítésére nem használható.

128. A papír alapú irat iktatószámát a mellékletre – „Melléklet a … számú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni.

129. Az ügykezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be.

Soron kívül kell iktatni és továbbítani a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „azonnal”, „sürgős” jelzésű iratokat.

Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben jelezni kell.

130. Az ügyirat tárgyát az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni.

131. Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét. A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat lehet rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét.

Az iratok továbbítása ügyintézésre, az irat kiadása, átadása

132. Elektronikus úton történő iratátadás esetén az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.

133. Amennyiben az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre stb., a papír alapú iratok átadás-átvételét az átadókönyvben aláírással kell igazolni. Elektronikus iratkezelési rendszerben a továbbszignálást/átadást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.

134. Az iratok házon belüli fizikai továbbítása (kézbesítése) egy másik szervezeti egységhez, az ügykezelők feladata. A kézbesítés történhet közvetlenül a címzetthez, vagy a Postabontókon keresztül, a szervezeti egységek postafiókjaiban elhelyezve. Az iratok átadása a belső iratforgalom nyilvántartására szolgáló átadókönyvvel történik. Az iratok átvételét a szervezeti egységnél aláírással igazolni kell.

Kiadmányozás

135. A kiadmányozási jog gyakorlását a vezető a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben határozza meg.

136. A kiadmányozás magában foglalja:

– az írásbeli intézkedés (véleménynyilvánítás, közbenső intézkedés) kiadásának;

– az érdemi döntésnek, valamint

– az irat irattárba helyezésének jogát.

137. Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.

138. A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző (névbélyegző) csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt feltétlenül indokolja. A névbélyegző használatát a miniszter, az államtitkár, illetve a helyettes államtitkár engedélyezi. A névbélyegzővel ellátott irat nem minősül hiteles kiadmánynak.

139. Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezetet szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. „SK” jelzés esetén az ügyintéző/ügykezelő a kiadmányra „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, azon a szerv hivatalos bélyegzőjének lenyomatát elhelyezi és aláírja.

140. A kiadmány külső szervhez vagy személyhez történő továbbítására csak annak dokumentálása mellett kerülhet sor.

141. Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám(ok) alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

142. Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás.

143. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az irat akkor hiteles kiadmány, ha

– azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,

– a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,

– a minisztérium a közigazgatási felhasználásra vonatkozó követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el,

– a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről szóló jogszabályban meghatározottak szerint elektronikus közokiratnak minősül és az elküldését igazoló visszaigazolás rendelkezésre áll.

144. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő

– a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata, vagy

– a kiadmányozó névbélyegzőjének és a kiadmányozó szervnek a bélyegzőlenyomata.

145. A minisztérium által készített hiteles kiadmányról a papír alapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló, valamint a polgári perrendtartásról szóló jogszabályokban foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni.

146. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartást a minisztérium székházában és telephelyein működő Dokumentációs Osztályok vezetői kezelik.

Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló minősített elektronikus aláírást kell alkalmazni.

147. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési szabályok alkalmazhatók:

– „Saját kezű felbontásra!”,

– „Más szervnek nem adható át!”,

– „Nem másolható!”,

– „Kivonat nem készíthető!”,

– „Elolvasás után visszaküldendő!”,

– „Zárt borítékban tárolandó!”,

– „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi” küldemény stb.

A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

148. A minisztériumban keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője, vagy ügyintézője – figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra – a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papír alapú és elektronikus másolatot is kiadhat.

A kiadmányozott irat külalakja

149. A minisztériumból külső szerveknek, személyeknek küldendő kiadmányokat e Szabályzat 2. mellékletében található minta szerinti formában, a minisztérium hivatalos levélpapírján kell elkészíteni.

150. A levélminták nem alkalmazhatók olyan ügyekben, ahol valamely jogszabály a döntés közlésére kötelező alaki és tartalmi elemeket ír elő. (Pl. hatósági határozat, formanyomtatványon kiadott engedély stb.)

151. Az állampolgárokhoz, más szervekhez hivatalos levél csak iktatószámmal, az ügyintéző nevének és munkahelyi telefonszámának feltüntetésével és az általánosan használt minisztériumi fejléces, cégjelzéses, illetve névre szóló levélpapíron küldhető. Az ügyintéző feltüntetése csak akkor mellőzhető, ha a kimenő iratot maga az aláíró készítette.

Az irat továbbítása, expediálása

152. Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmányt (kiadmányokat) és az esetleges mellékleteit és mellékelt iratait (a továbbiakban együtt: melléklet) szerelten az ügykezelő részére előkészíteni. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással – amennyiben van –, melléklettel ellátott ügyiratot (ügyiratokat) vehet át.

153. Az ügykezelőnek ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e.

A küldeményeket lehetőleg még az átvétel napján kell továbbítani.

154. Az iratokat az ügykezelők továbbítják. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles

– az iratot a címzettnek – az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül – továbbítani,

– az elektronikus iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,

– az előadói íven és az irat irattári példányán az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni, és aláírni.

155. Az elektronikus iktatásban a külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni további címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.

156. Az iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell továbbítani. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket elküldésre készen, borítékolva, becsomagolva, a küldés módjának megfelelő kézbesítőokmányokat pontosan kitöltve adja át az illetékes Postabontó részére.

Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell tenni.

157. A boríték címoldalán fel kell tüntetni:

– a feladó nevét, címét,

– az irat (iratok) iktatószámát, több példány esetén a példányok darabszámát, szükség szerint sorszámukat,

– a címzett megnevezését és címét,

– a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (s. k. felbontásra, sürgős, ajánlva stb.).

158. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni:

– személyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont, és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadmány irattári példányán, vagy a kézbesítőkönyvben,

– postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló vonatkozó – hatályos – jogszabályban leírtaknak megfelelően,

– külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően,

– elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával,

– központi rendszeren történő továbbítás esetén a rendszer automatikusan tájékoztatja a címzettet az ügyintézés befejezéséről, a letöltési lehetőségekről, és hitelesen naplózza a letöltést,

– hirdetményi úton történő vagy közhírré tétellel való kézbesítés esetén a vonatkozó jogszabályok előírásai szerint.

159. Ha a postára adott küldemények valamilyen okból – így a téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül, de érkeztetési eljárás és dokumentálás mellett – az ügyirathoz kell mellékelni.

160. Az ügyiratok minisztérium épületei közötti mozgatását, kézbesítését az Informatikai és Dokumentációs Főosztály gépkocsivezető futárai, illetve szükség esetén az iratkezelők végzik. Az ügyiratokat a székházakban működő postabontókon keresztül lehet eljuttatni a címzetthez. A futárokkal a postabontók munkatársai tartják a kapcsolatot. Tekintettel a nagy iratforgalomra, a futárok a kézbesítést nap közben folyamatosan végzik. Munkájukat a dokumentációs osztályvezetők koordinálják.

161. Elektronikus úton küldött irat továbbítását – az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével – be kell jegyezni az iktatókönyvbe.

162. Az elektronikus iratok kézbesítésének rendjét a Szabályzat – az adott közfeladatot ellátó szervre és eljárására vonatkozó, továbbá az elektronikus iratok kézbesítését előíró jogszabályi rendelkezések figyelembevételével – határozza meg.

163. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve sikertelen, az elektronikus irat papír alapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.

164. A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell továbbítani.

165. Ha a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapuja megszűnik, a minisztérium a hivatalos iratot írásos formában, papír alapon, postai úton a felhasználó lakcímére küldi meg.

166. Ha a címzett a hivatalos iratnak az elektronikus tárhelyen történő elhelyezését követő ötödik munkanapon sem veszi át a küldeményt, akkor a hivatalos iratot az ezt követő munkanapon kézbesítettnek kell tekinteni. A kézbesítési vélelem beálltáról a BEDSZ mind a minisztériumot, mind a címzettet automatikusan tájékoztatja az elektronikus tárhelyükön.

167. Ha a címzett erről korábban (a kérelmében) rendelkezett, a minisztérium a hivatalos iratot köteles a címzett kulcstárában elhelyezett nyilvános rejtjelező kulcsával rejtjelezni. Amennyiben a címzett a rejtjelező kulcsát a rendszerbe nem töltötte fel, úgy a hivatalos iratot – ha jogszabály nem zárja ki – titkosítás nélkül kell megküldeni a tárhelyére. Ha jogszabály kizárja a titkosítatlan megküldést, úgy azt postai úton, a kérelemben megjelölt lakcímre kell megküldeni.

168. Az elektronikus tértivevényeket – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell mellékelni.

169. Elektronikus dokumentum kézbesítése esetén, amikor a címzett a hivatalos iratra mutató internetes hivatkozást megnyitotta, akkor az elektronikus tértivevény automatikusan létrejön, és azt a BEDSZ a minisztérium tárhelyére visszaküldi.

170. A minisztériumon belül a belső felhasználásra készült iratok (pl. körlevelek) a vezetői aláírást követően elektronikus formában, szkennelt változatban a levelező rendszeren keresztül is továbbíthatók. Az aláírt eredeti példányt, a keletkeztető szervezeti egység ügyiratában kell kezelni.

V. FEJEZET

AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS

Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése

171. Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé. Az iratot határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az iraton fel kell tüntetni.

172. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

173. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles

– az egyéb iratoktól elkülönítve,

– a határidőként megjelölt naptári napok és

– az iktatószám sorrendjében elhelyezni, majd

– a határidő napján – ha időközben másként nem intézkedtek – az iktatókönyvből kivezetni és

az ügyintézőnek átadókönyvön keresztül kiadni.

174. A határidő-nyilvántartásból történő kivételt és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, illetve az ügykezelő az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatába köteles feljegyezni.

Irattár

175. A minisztérium irattári anyaga a minisztérium épületeiben működő központi irattárakban, valamint a különböző szervezeti egységek átmeneti irattáraiban kerülnek elhelyezésre. Szükség esetén az iratok raktározására a jelenleg is működő külső irattárak is igénybe vehetők.

176. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

177. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papír alapú iratok tárolásához az irattárban télen, nyáron lehetőség szerint biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55–65%) és a 17–18 °C hőmérsékletet.

178. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott fémből készített – állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.

179. Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tároló eszközöket kell használni. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (gemkapocs stb.) el kell távolítani.

180. A nem papír alapú iratok tárolását, az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani. A nem megfelelő tárolásból bekövetkező esetleges adatvesztés megakadályozására gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

Irattározás és az irat átmeneti irattárba helyezése

181. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

182. Átmeneti (kézi) irattárban lehet elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, vagy határidőbe tett, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.

183. Az átmeneti irattárban legfeljebb 2 évig lehet őrizni az iratokat, ennek letelte után a lezárt évfolyamú iratokat át kell adni a központi irattárnak. Ezen időpontot megelőzően is át lehet adni a lezárt ügyiratokat, és a lejárt őrzési idejű iratokat. Kivételt képeznek a Jogi Főosztály/Képviseleti Osztály peres eljárásainak iratai. Ezen iratok Központi Irattárba adására az eljárás lezárását követően kerül sor.

184. A központi irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról.

185. Az irattárban az iratokat évek szerint, szervezeti egységenként, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve kell elhelyezni és őrizni. A dossziékban őrzött iratoknál az irattári tételszámot a dosszién is fel kell tüntetni. Az iktatókönyv „irattárba helyezés időpontja”, mezőjében az irattárba helyezés időpontját nyilván kell tartani.

186. Az irattárba helyezést a szervezeti egység vezetője vagy az általa felhatalmazott munkatárs engedélyezi.

187. Az irattározás mindig az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes szervezeti egység kötelezettsége.

188. Irattározási utasítással ellátni és irattárba helyezni csak teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes iratot – lehet.

Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattározhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző szervezeti egységeknél.

189. Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek (ha eddig nem történt meg) meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.

190. Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni. (Lásd 228. pont második bekezdése.)

Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az iratra és az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az előadói ívben kell elhelyeznie.

191. Az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

192. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papír alapú másolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

193. Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról. Hiányos, vagy irattári tételszám nélküli ügyiratot az ügykezelő irattározásra nem vehet át.

Az iratok átadása a Központi Irattár részére

194. Az átmeneti (kézi) irattárakat működtető szervezeti egységek az ügyiratokat – az előírásoknak megfelelően – a Központi Irattárnak kötelesek átadni.

A Központi Irattár

– tárolja és nyilvántartja a minisztérium iratképző szervei által leadott iratokat,

– az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet,

– az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,

– gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak a Magyar Országos Levéltár részére történő átadásáról.

195. A Központi Irattárba

– a lezárt évfolyamú , papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú segédkönyveit,

– az iktatókönyv zárásának részeként elkészített elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek és adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, naplózás információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát tartalmazó adathordozókat kell leadni.

196. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

197. A Központi Irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, évek szerint, szervezeti egységenként, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve, a levéltári átadásra kerülő iratokat savmentes irattároló dobozokban, nyilvántartásaikkal együtt, iratátadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező iratjegyzék kíséretében veszi át. (Az iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, pl. fémből készült iratkapcsoló, műanyagból készült iratborítók stb.).

198. A Központi Irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül. Tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári jelét/jeleit és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári jelhez tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

199. Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az – átadó szervezeti egység vezetője, vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző és a Központi Irattárat működtető szervezeti egység vezetője, vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt – „Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv”-et, amelynek melléklete a tételszám szerint elkészített iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példánya a Központi Irattáré, a másik az iratot leadó szervezeti egységé, amelyet az átmeneti irattárban kell megőrizni.

200. A hiányosan vagy félreérthetően kitöltött „Átadás-átvételi jegyzőkönyv”-et és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős vezetőnek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a Központi Irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.

201. Azokról az iratokról, amelyeket a szervezeti egység visszatart és az iktatókönyvből nincs kivezetve, „Hiányjegyzék”-et kell készíteni, azok későbbi leadása után a „Hiányjegyzék”-ből törölni kell „Központi Irattárba helyezve” megjegyzéssel.

202. A Központi Irattárba leadásra kerülő ügyiratokat a leadás időpontjával az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.

203. A Központi Irattárba átadásra kerülő elektronikus dokumentumokat archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

204. A Központi Irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:

– a papír alapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni,

– az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,

– az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű, elektronikus iratokról a 2. év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni.

– vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek minősített iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani,

– a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papír alapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig).

205. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani a tárolást.

Az irat átmeneti vagy végleges kiadása

206. A minisztérium munkatársai a szervezeti és működési szabályzatban (vagy ügyrendben) rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kérhetnek ki iratokat. A kikérést írásban, feljegyzés formájában az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetőjének kell megküldeni. Papír alapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni.

207. Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyvben is jelezni kell. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügykezelő iratot véglegesen csak a Központi Irattárnak adhat át.

208. A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

A kölcsönzési napló rovatai:

– kölcsönző neve,

– sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),

– irattári hely: irattár neve (ha nem irattáranként vezetik a kölcsönzési naplót, azon esetben a doboz sorszáma),

– iktatott iratnál iktatószám/tételszám/év,

– más nyilvántartás szerint nyilvántartásba vett iratoknál a nyilvántartás szerinti sorszám (pl. számlasorszám, bizonylatnál könyvelési napló sorszáma/tételszám/évszám),

– az irat tárgya,

– a kiemelés ideje (év, hó, nap),

– a kiemelés alapjául szolgáló irat azonosító száma,

– a kiemelést végző neve,

– a kölcsönzés határideje (év, hó, nap),

– a visszahelyezés ideje (év, hó, nap),

– a visszahelyezést végző neve,

– engedélyező neve, amennyiben nem a készítő részére történik az irat kiadás.

209. A Központi Irattár papír alapú iratot csak a készítő szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetőleg engedélyezi a betekintést. Ha más szervezeti egység iratát kérik ki a Központi Irattárból, illetőleg más szervezeti egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó szervezeti egység, vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a Központi Irattárat működtető szervezeti egység vezetője adja meg. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyv megfelelő rovatában rögzíteni kell.

210. Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a jogosult felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

211. A Központi Irattár a levéltárak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt az e Szabályzatban előírt megkeresés szerint más irathoz szerelik.

Az iratok selejtezése, megsemmisítése

212. Az irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratokat évente a minisztérium épületeiben működő Központi Irattárakban az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében selejtezni kell.

213. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.

214. Az irat selejtezését az ügyirat irattári tételbe sorolása évében hatályos irattári tervben rögzített őrzési idő szerint kell végrehajtani.

215. Az iratselejtezést az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni.

216. A selejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján kell végrehajtani.

217. A selejtezés során gondoskodni kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból – az előírt megőrzési időig – csak az eredeti példány kerüljön megőrzésre.

218. A nyilvántartásba vett iratok többlet példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni, de annak megtörténtét a nyilvántartásokban és az irattári példányon fel kell tüntetni.

219. A selejtezés során ellenőrizni kell

– az iratok irattári tételszám, illetve megőrzési idő szerinti csoportosítását,

– a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

220. Az iratselejtezésről a 3 tagú selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az iktató-, illetve irattári hely szerinti szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, amelynek két példányát iktatás után a Magyar Országos Levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése végett. A selejtezési jegyzőkönyv kötelező és elengedhetetlen melléklete a 3 példányban elkészített selejtezési iratjegyzék.

221. A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:

– a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,

– a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,

– a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,

– az iratok évkörét,

– a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát, tételszám szerinti terjedelmét (iratfolyóméterben),

– az irattári tétel címét,

– a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

– a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatát,

– a megsemmisítés időpontját,

– a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

222. A selejtezés tényét és időpontját mind az irattári, mind az iktatási nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.

223. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni. Az iratjegyzék tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.

224. Az iratselejtezési jegyzőkönyveket iktatás után 2 példányban, az iratjegyzékkel együtt – a Központi Irattáron keresztül – a Magyar Országos Levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése végett. A Magyar Országos Levéltár az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az átmeneti/kézi irattár csak a Központi Irattár közreműködésével selejtezheti lejárt megőrzési idejű iratait.

225. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.

226. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

227. A Magyar Országos Levéltár selejtezési engedélyének birtokában – melyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője, a minisztériumot üzemeltető szervezeti egység vagy szervezet közreműködésével, az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről, vagy az elszállításig történő elhelyezésről és biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással, vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen.

228. Az ügyintézőnek az iratok átmeneti, illetve központi irattárba adása előtt az aktákból a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a szükség szerinti előírások betartásával – meg kell semmisíteni.

A megsemmisíthető iratanyagot zsákokban kell elhelyezni. A zsákot le kell zárni. Az iratanyag megsemmisítésre való elszállítását a szervezeti egységek az üzemeltető szervezeti egység vagy szervezet szállításra vonatkozó formanyomtatványának kitöltésével rendelhetik meg. Az elszállításig a zsákokat az irodákban kell tárolni. A lezárt zsákokra az üzemeltető szervezeti egységnek vagy szervezetnek megküldött, szállításra vonatkozó megrendelő lap másolatát rá kell tűzni. Az üzemeltető szervezeti egység vagy szervezet gondoskodik a selejtezendő iratanyag elszállításáról és szakszerű megsemmisítéséről.

229. A zsákokban kizárólag a megsemmisítésre váró papír alapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy stb. elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papír alapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.

230. A minisztériumon belül a belső felhasználásra készült elektronikus levelezések feleslegessé vált kinyomtatott példányainak megsemmisítésére is a 228. pont második bekezdésében foglaltak az irányadók.

231. Elektronikus dokumentumkezelés esetében a selejtezést és a fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a Központi Irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi (legutolsó) archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

232. A szervezeti egységek vezetői felelősek szervezeti egység szintjén a megsemmisítésre vonatkozó szabályok betartásáért.

Az iratok levéltárba adása

233. A minisztérium a nem selejtezhető iratait – a határidő nélkül őrzendők kivételével – 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel, a Magyar Országos Levéltárnak átadja.

234. A Magyar Országos Levéltár számára átadandó ügyiratokat az irattári terv szerint, az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a minisztérium költségére, az átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

235. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a Magyar Országos Levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

236. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.

237. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

A levéltárnak átadásra kerülő iratokat az erre vonatkozó jegyzék figyelembevételével legkorábban 15 év őrzési idő után, teljes lezárt évfolyamokban, átadás-átvételi jegyzőkönyvvel – a minisztérium költségére a Magyar Országos Levéltárral előzetesen egyeztetett időpontban – kell átadni. Az átadás-átvételi jegyzőkönyv tartalmazza:

– az átadó szervezeti egység megnevezését, hivatalos bélyegzőjének lenyomatát;

– az átadás alapjául szolgáló jogszabály megnevezését;

– az átadás alapjául szolgáló iratkezelési szabályzat és irattári terv megnevezését;

– az átadás helyét és idejét;

– az átadó képviselőjének nevét, beosztását, aláírását;

– az átvevő Magyar Országos Levéltár képviselőjének nevét, aláírását;

– az átadásra kerülő iratok irattári tételszámát és megnevezését;

– az átadásra kerülő iratok évkörét;

– annak a szervezeti egységnek a megnevezését, amelynek iratanyaga átadásra kerül;

– sorszámozva a segédleteket;

– az irat mennyiségét iratfolyóméterben.

VI. FEJEZET

INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA,
HIVATAL ÉS MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN

Intézkedések a minisztérium megszűnése, illetve feladatkörének megváltozása esetén

238. Az Ltv. előírásainak megfelelően kell intézkedni a minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

239. Hivatalátadás esetén, az erről készült és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.

240. Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. A kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

A megszűnt szervezeti egységek iratainak kezelése

241. Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni.

242. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy valamely szerv egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását a Magyar Országos Levéltár egyetértésével kell elvégezni.

243. Ha a megszűnő szerv jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét a Magyar Országos Levéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetőleg selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik.

244. Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.

245. Amennyiben a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet, mint felelőst, rögzíteni kell.

246. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a Központi Irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírásokban foglaltak szerint kell kezelni.

247. A megszűnő szervezeti egység papír alapú lezárt iktatókönyvét a Központi Irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni. Elektronikus iktatókönyv esetében az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell.

Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a Központi Irattárban kell elhelyezni.

248. A megszűnt szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

Munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések

249. A hivatali szervezeti egységtől távozót (vezető, ügyintéző, illetve ügykezelő), vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. A hivatali szervezeti egységek a személyi változásokról a dokumentációs osztályokat értesítik, és írásban kezdeményezik az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését.

250. A munkakör átadás-átvételét jegyzőkönyvbe kell foglalni, melyet az átadó készít el és az átadó, valamint az átvevő írja alá.

251. A jegyzőkönyvet és mellékletét (iratjegyzék) 5 példányban kell elkészíteni, melyből egy-egy példány az átadónál és az átvevőnél, illetve a szervezeti egység vezetőjénél marad.

A jegyzőkönyv negyedik példányát a Személyügyi Főosztályra kell megküldeni az átadó személyi anyagába történő elhelyezés céljából. Az ötödik példányt az illetékes Dokumentációs Osztály vezetőjének kell átadni.

Az iratjegyzéken (jegyzőkönyv melléklete) iktatószám szerinti sorrendben fel kell tüntetni az átvevő részére átadott folyamatban lévő ügyek iratait.

Az átadást az elektronikus iktatási nyilvántartásban is végre kell hajtani. A lezárt, további ügyintézést nem igénylő iratokat a Dokumentációs Osztálynak kell átadni irattározásra.

252. A szervezeti egység vezetője a munkakör átadás-átvétel lebonyolításáért teljes körű felelősséggel tartozik.

253. A munkakör átadás–átvétel részletes szabályairól a minisztérium Közszolgálati Szabályzata rendelkezik.

VII. FEJEZET

IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

Bélyegzők és negatív pecsétnyomók

254. A minisztérium hivatalos bélyegzője Magyarország címerével ellátott körbélyegző.

A minisztérium felsőszintű vezetői a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használnak.

A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül a „Nemzeti Erőforrás Minisztérium”, alul a szervezeti egység hivatalos megnevezése szöveg szerepel.

255. A körbélyegzőket – a lenyomatában is megjelenő – sorszámmal kell ellátni és ennek megfelelően nyilvántartani.

A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó személy és szervezeti egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon az átadó és az átvevő (bélyegző használója) személy nevét, aláírását, valamint a visszavétel, megsemmisítés, továbbá körbélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának időpontját.

256. Körbélyegző a felsőszintű vezetőnek, a szervezeti egységnek az ügykörébe tartozó kiadmányán, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható.

257. A körbélyegzők, fejbélyegzők, illetve egyéb bélyegzők (a továbbiakban együtt: bélyegzők) igény szerinti megrendeléséről, nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről az Informatikai és Dokumentációs Főosztály gondoskodik.

258. A szervezeti egységek vezetői bélyegzők megrendelésével kapcsolatos igényeiket írásban, feljegyzés formájában az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetőjének küldik meg, aki gondoskodik a bélyegzők beszerzéséről.

259. A körbélyegzőt a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A körbélyegzőt szükség szerint épületen kívüli munkavégzés során lehet az épületből kivinni. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

260. Amennyiben a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében:

– írásban értesíti az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt,

– az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a körbélyegző letiltásáról szóló közleménynek a megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,

– a körbélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban fel kell tüntetni,

– az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző új sorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült körbélyegzőt selejtezni kell.

261. A védendő adatot tartalmazó adathordozók tárolására szolgáló páncél-, illetve lemezszekrényekhez használatos személyi (negatív) pecsétnyomóra (a továbbiakban: pecsétnyomó) vonatkozó igényt a dokumentációs osztályok vezetőinél írásban kell bejelenteni, akik gondoskodnak annak beszerzéséről, nyilvántartásba vételéről és – aláírás ellenében – a jogosultnak történő kiadásáról.

A minisztériumon belüli áthelyezés, feladatkör megváltozása esetén a pecsétnyomót a nyilvántartónak vissza kell adni. Pecsétnyomó másik munkatársnak csak a dokumentációs osztályok vezetői által vezetett nyilvántartásban történő előzetes átírás után adható ki.

262. A munkavégzésre irányuló jogviszony megszüntetése esetén a pecsétnyomó nyilvántartója a leszerelő lapon aláírásával igazolja a pecsétnyomó leadását.

A pecsétnyomó elvesztése esetén a biztonsági vezetőt haladéktalanul értesíteni kell.

Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai

263. A másoló- és sokszorosítógépet a vezető által megbízott személy kezeli. Ha a vezető a gép kezelésével nem bíz meg külön személyt, akkor a sokszorosítást minden ügyintéző maga végzi.

264. Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben azonban rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése stb.).

265. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

266. Az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője köteles:

– ellenőrizni az iratkezelés rendjét és az e Szabályzatban foglaltak végrehajtását,

– az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni.

267. Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket és utasításokat jegyzőkönyvbe kell foglalni és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálni.

Ügyiratok iktatási szabályai az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén

268. Papír alapú iktatókönyvet (a továbbiakban: iktatókönyv) kell felfektetni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az ügykezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés több órán keresztül nem biztosított.

269. Amennyiben az ügykezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés nem biztosított, az üzemzavart az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetőjének kell bejelenteni, aki eldönti, hogy mikortól és meddig szükséges a papír alapú iktatókönyvet alkalmazni. Döntéséről a minisztérium szervezeti egységeit e-mailben értesíti.

270. A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott – mind a bejövő, mind a kimenő és belső iratforgalom esetében – iratokat, az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyvbe kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát.

Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyv beszerzéséről, központi nyilvántartásba vételéről az Informatikai és Dokumentációs Főosztály gondoskodik.

271. Az előző pont szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél a szervezeti egység betűjelét, valamint az „ÜZ” egyedi azonosítási jelölést is alkalmazni kell. (pl: INFDOK/233-1/2012/ÜZ).

272. Az iktatás során, amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papír alapú iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatában.

273. Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell.

274. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv, és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyv lezárását – úgy, mint a megnyitását – a szervezeti egység vezetőjének, ügykezelőjének aláírása és a körbélyegzőjének lenyomata hitelesíti. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani. Papír alapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

VIII. FEJEZET

A KÖZPONTI ELEKTRONIKUS SZOLGÁLTATÓ RENDSZEREN TOVÁBBÍTOTT IRATOK
KEZELÉSÉNEK RENDJE

275. Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus iktatására az e Szabályzatban meghatározottak szerint – a vonatkozó jogszabályi előírások teljesülése esetén – kerülhet sor.

276. A Szabályzat rendelkezéseit a központi elektronikus szolgáltató rendszer (a továbbiakban: központi rendszer) igénybevételével megvalósított iratforgalom esetében az e fejezet szerinti eltérésekkel kell alkalmazni.

277. A minisztérium kijelölt szervezeti egységeinek, ügyintézőinek a központi rendszeren keresztül érkező elektronikus iratforgalom biztosítására hivatali kapuval kell rendelkezniük.

278. A hivatali kapu létesítéséről az Informatikai és Dokumentációs Főosztály gondoskodik.

279. A hivatali kapu használatára feljogosítottak és kötelezettek körét külön eljárásrendben megjelölt vezető határozza meg.

280. A hivatali célú ügyfélkapu megnyitásához a munkáltató igazolást ad ki. A hivatali célú ügyfélkapu nyitását követő magáncélú ügyfélkapu nyitása esetére a munkáltató igazolást ad ki a hivatali célú ügyfélkapu létesítésének megtörténtéről.

281. A szervezeti és működési szabályzatban meghatározottak szerint hivatali célú ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügykezelőknek, ügyintézőknek a hivatali kapu létesítéséhez szükséges ügyfélkapu-azonosítóikat a minisztérium hivatali kapu kezelőjének át kell adniuk, aki az adatokat kizárólag a hivatali kapu létesítéséhez használhatja fel, és a hivatali kapu használatára való jogosultság megszűnésekor – ideértve az ügyfélkapu megszüntetését – haladéktalanul törölnie kell.

282. A minisztériumon belüli további felhasználók – a szervezet nevében eljárni jogosult személyek – regisztrációját a minisztérium által a hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő végzi. A hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő a részére a központi rendszer által biztosított regisztrációs felületen a minisztérium képviseletére feljogosított személyek (hivatali célú ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügykezelők, ügyintézők) nevét és az ügyfélkapu regisztrációnál megadott elektronikus levelezési címét rögzíti az ügyfélkapujuk egyértelmű hozzárendelése érdekében. A regisztráció eredményeként átadja a hivatali kapuhoz tartozó azonosítót és jelszót, illetve – amennyiben ilyen van – azonosító eszközt.

283. A minisztérium nevében történő eljárási jogosultság megszűnésekor a hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő törli a nyilvántartásból a korábban feljogosított személy azonosító adatait, illetve a hozzáférési jogosultságait.

284. A hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő nyilvántartást vezet a minisztérium képviseletében hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyekről. Ennek érdekében az adott szervezeti egység vezetője a hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársakat érintő változásokról (létesítés, módosítás, megszüntetés) írásbeli tájékoztatást ad a nyilvántartás vezetőjének. A nyilvántartás alapján tanúsítható, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni az adott szervezet nevében. Ez a dokumentum az adott szervezet által megőrzendő a szervezet iratkezelési szabályzatában a személyi anyagokra meghatározott időtartamig.

285. A minisztérium a kiadmányozási jogosultság nyilvántartására vonatkozó szabályozás (külön eljárásrendben) szerint kezeli a minisztérium képviseletében hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyek adatait.

286. A hivatali kapu nyilvántartásának kezelésére való jogosultság megszűnésekor a kezelt adatok a kijelölt új kezelőnek átadhatók, új kezelő hiányában valamennyi adatot törölni kell a hivatali kapu nyilvántartásából.

287. A minisztérium hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársai kötelesek gondoskodni arról, hogy az értesítési tárhelyre érkezett üzenetek minden munkanapon átvételre és érkeztetésre kerüljenek.

288. A hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett ügykezelő vagy ügyintéző a hivatali kapun beérkező küldemény fogadását követően gondoskodik annak érkeztéséről. Ennek keretében az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában rögzíti a hivatali kapuból letöltött dokumentumokat, így pl. az elektronikus úton benyújtott hivatalos iratot, vagy a központi rendszerbe történő befogadás visszaigazolását.

A hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs – szükség esetén – gondoskodik a befogadott dokumentumok papír alapra történő kinyomtatásáról. Ezt követően a papír alapon érkezett iratok kezelésére vonatkozó rendelkezések szerint kell eljárni.

289. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs (ügyintéző) a közigazgatási hatósági ügyben keletkezett iratok esetében kiadásra kerülő értesítést a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény, valamint a vonatkozó ágazati jogszabályokban meghatározottak szerint küldi meg.

290. Az értesítést és a megküldés igazolását az iratkezelési szoftver iratkezelő adatbázis „csatolmány” felületén kell tárolni.

Az irat papír alapon történő kiadmányozását, iktatását követően a hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs gondoskodik a kiadmányozott irattal azonos tartalmú, záradékkal kiegészített elektronikus dokumentum hivatali kapun történő továbbításáról.

A záradék tartalma: „A kiadmányozó által nem elektronikusan aláírt dokumentummal megegyezik.” szöveg és a dátum.

291. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügykezelőnek) gondoskodnia kell

– a kiadmányozott irat expediálásának az iratkezelési szoftverben történő rögzítéséről, valamint

– az elektronikus dokumentumnak a hivatali kapun történő továbbítását igazoló információknak, továbbá

– a kézbesítést igazoló elektronikus tértivevénynek, esetlegesen

– a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatásnak

az iratkezelési szoftver iratkezelő adatbázis „csatolmány” felületén történő elhelyezéséről.

292. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügykezelőnek) gondoskodnia kell

– az elektronikusan kézbesített hivatalos irat,

– a kézbesítéssel kapcsolatos elektronikus tértivevény, kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatás

papír alapú másolatának elkészítéséről, ügyiratban való elhelyezéséről.

293. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügyintézőnek) gondoskodnia kell a papír alapú kiadmány postai úton történő kézbesítéséről, ha

– a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapuja megszűnik,

– a központi rendszer a hivatalos iratok elektronikus kézbesítésével kapcsolatos feladatait folyamatosan, legalább három napon keresztül nem tudja ellátni,

– ezt a címzett kéri,

– jogszabály erről külön rendelkezik.

294. Az e fejezetben foglaltak végrehajtását követően az ügyiratot a papír alapú iratok kezelésére vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

1. melléklet

A NEMZETI ERŐFORRÁS MINISZTÉRIUM IRATTÁRI TERVE

2012

Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Miniszterelnökség és a minisztériumok feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részre oszlik.

Az ügy típusát, iratképző szerv szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja.

Az irattári jel összetevői:

1. Tételszám:

a) mind az általános, mind a különös rész tételei esetében az irattári tételszám első jegye(i) meghatározza (betűjellel) a rendszerbeli elhelyezkedést:

A = Általános rész, valamennyi minisztérium esetében alkalmazandó;

minisztérium betűjele = Különös rész.

b) A különös részben a minisztérium rövidített betűjeléhez – az adott központi államigazgatási szervre utaló és annak feladatköréhez igazodó rendszerezésben sorszámok kapcsolódnak, amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három- vagy négyjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.

2. Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, vagy „N” jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket;

3. Lt. (Levéltár): a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról az adott központi államigazgatási szerv és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg.

A „HN” (határidő nélkül őrzendő) jelölés meghatározza a határidő nélkül ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a minisztérium és a levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.

ÁLTALÁNOS RÉSZ

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.

A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai
A 000	Irattári tételszám megadása kötelező legkésőbb az irattárba helyezés előtt	–	–
A101	A minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközei és ezek tervezetei, koordinációs iratai	N	15
A102	Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközei tervezetei, koordinációs iratai	5	–
A103	Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A104	Az országgyűlési biztosok megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A105	Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A106	Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal kapcsolatos iratok	5	–
A107	Minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai	N	15
A108	Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai	5	–
A109	Egyéb tárcaközi bizottságok iratai	5	–
A110	Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai	5	–
A111	Tárca közlöny kiadásának iratai	10	-
Szervezet és működés
A201	Minisztérium alapításával kapcsolatos iratok	N	15
A202	A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás (SzMSz)	N	15
A203	A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb.	N	15
A204	Belső utasítások, körlevelek	N	15
A205	A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések	N	15
A206	A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével, parlamenti munkával kapcsolatos iratok	5	–
A207	Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok	N	15
A208	Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál (NEFMI)	N	15
A209	Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok a kabinet munkájában résztvevő más tárcáknál	5	–
A210	Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött NEFMI előterjesztések, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál	N	15
A211	Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten résztvevő tárcánál	5	–
A212	Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál (NEFMI)	N	15
A213	Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a résztvevő tárcánál	5	–
A214	Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok	5	–
A215	A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)	N	15
A216	Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztály-vezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)	N	15
A217	Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanáccsal kapcsolatos ügyek	3	–
A218	Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok,	N	15
A219	Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően	5	–
A220	A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok javaslatok, tervek	N	HN
A221	Időszaki jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél	5	–
A222	A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) javaslatok	5	–
A223	Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások	N	15
A224	Időszaki statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél	5	–
A225	Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások	N	15
A226	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai	N	15
A227	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködés iratai	N	15
A228	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai	5	–
A229	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek	N	15
A230	Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek	N	15
A231	Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők	N	15
A232	Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai	5	–
A233	Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai	N	15
A234	Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai	5	–
A235	A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek	5	–
A236	A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai	2	–
A237	Központi közigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok	5	–
A238	Központi közigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb.	2	–
A239	Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal stb.), tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb.	1	–
A240	Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok	15	–
A241	A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása	15	–
A242	Gazdasági társaságokban, felügyelőbizottságokban, Vállalati Tanácsban betöltendő funkciók	N	HN
A243	Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok	5	–
A244	Bizottságok és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok	10	–
A245	Fordítási, tolmácsolási, protokoll ügyek iratai	5	–
A246	Felsővezetők közvetlen hatáskörébe tartozó egyéb levelezés	5	–
Ügyvitel
A301	Miniszter – munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok	N	15
A302	Államtitkár – munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok	N	15
A303	Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők és munkatársak esetén	5	–
A304	Kutatási engedély ügyek iratai	5	–
A305	Főnyilvántartó könyv	N	HN
A306	Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papír alapú, továbbá elektronikus iktatás esetén az évente archivált adatállományok)	N	15
A307	A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék, lezárás után	3	–
A308	Az irat átadására, továbbítására vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, átadókönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló stb.)	3	–
A309	Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék stb.)	15	–
A310	Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés	N	HN
A311	Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés	N	HN
A312	Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.)	10	–
A313	A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírás-bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek	N	HN
A314	Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv	3	–
A315	A Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, iratbefogadási jegyzőkönyv stb.)	N	HN
A316	A 335/2005. Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg)	2	–
A317	Ügyiratból adatszolgáltatás	5	–
A318	Irat megismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén	N	HN
A319	Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés	5	–
A320	Iratkezeléssel kapcsolatos egyéb levelezések	5	-
Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)
A401	Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő (szabadság, betegállomány, gyed, gyermekápolási díj stb.) iratok	5	–
A402	Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb (pl. illetmény, munkaköri leírás,elismerés stb.) iratok a szervezeti egységeknél	2	–
A403	Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő beszámolók, jelentések stb.	2	–
A404	Hazai és nemzetközi álláspályázatok, felhívások	2	–
A405	A minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok	5	–
A406	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat iratai	5	–
A407	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett iratok	2	–
A408	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok	5	–
A409	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos kinevezésre, megbízásra, munkakörváltozásra vonatkozó javaslatok, kikérők	10	–
A410	Különböző foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat, kikérők	10	–
A411	Különböző foglalkoztatási jogviszonyú állomány tagja részéről előterjesztett kérelem, panasz	10	–
A412	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos megkeresések, iránymutatások, körlevelek	10	–
A413	Különböző foglalkoztatási jogviszonyú dolgozók igazgatási ügyeinek ügyintézésével kapcsolatos iratok (szolgálati idő, nyugdíj megállapítás, béradat, iskolai végzettség stb.)	5	–
A414	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag)	Jogviszony megszünte- tésétől számí- tott 60 év	–
A415	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos kutatás, betekintés, tájékoztatás	5	–
A416	Vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok	*	–
A417	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos szolgálati, munkáltatói és nyugdíjas igazolványokkal kapcsolatos megkeresések, megrendelések, adatszolgáltatások	5	–
A418	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos hatósági igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos iratok	3	–
A419	A fegyelmi és kártérítési eljárások iratai	10	–
A420	Elismerésre, különböző szintű kitüntetésre, jutalmazásra vonatkozó javaslatok	5	–
A421	Védnökségek, díjak	8	–
A422	Más szervezet vagy személy elismerési jogkörébe tartozó jutalmazási javaslatok	5	–
A423	Kitüntetésekkel, elismerésekkel kapcsolatos egyéb levelezések, átiratok	5	–
A424	Elismerés adását tartalmazó egyedi (név szerint) határozatok	10	–
A425	A felügyelt szakképzések, továbbképzések vizsgajelentései, a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok	3	–
A426	Képzés, továbbképzés tanulmányi szerződéseinek irattári példányai	A képzés befejezését követő vállalt idő után 1év	–
A427	Oktatásigazgatási, képzési ügyek egyéb iratai	5	–
A428	Szociális bizottsági és esélyegyenlőségi bizottsági iratok	3	–
A429	Bérgazdálkodással, bérnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok	10	–
A430	Létszámgazdálkodással, létszámnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok	10	–
A431	Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos gyógyító-megelőző, közegészségügyi iratok	3	–
A432	Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos munkabaleseti jegyzőkönyv	5	–
A433	Érdekegyeztetéssel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei	N	15
A434	Ágazati érdekképviseleti szervekkel történő levelezések iratai	3	–
A435	Közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatás és levelezés	3	–
A436	Köztisztviselői Érdekegyeztető Tanács (KÉT) működtetésével kapcsolatos iratok	N	15
A437	Közérdekű adatok közzétételével kapcsolatos iratok	5	–
A438	A minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervezetek részére rendezett képzések, továbbképzések kezdeményezése	5	–
A439	Intézmények és gazdasági társaságok miniszteri kinevezésű vezetőinek kinevezése, jogviszony megszüntetése	10	–
A440	Munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél	5	–
A441	Külszolgálat, gyakornokprogram	N	HN
A442	Egyéb státuszon állók ügyei (TS kereten foglalkoztatottak, EU elnökségi Státusz, Roma Program keretében foglalkoztatottak, FAO alkalmazottak, PÉP programban résztvevők) stb.	60	–

Gazdasági ügyek
A501	Beszerzésre, anyagjavítás-igénylésre, -selejtezésre vonatkozó (nagyobb értékű) iratok	5	–
A502	Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre vonatkozó (kisebb értékű) iratok	2	–
A503	Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél	5	–
A504	Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg-kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.)	5	–
A505	Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi- és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok	N	HN
A506	Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok	N	HN
A507	Szerződések iratai (lejárat után)	5	–
A508	Peres, illetve nem peres eljárással kapcsolatos iratok	10	–
A509	Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok	1	–
A510	Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok	8	–
A511	Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően)	5	–
A512	A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés	N	15
A513	A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos következő évi terv	3	–
A514	A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos évközi módosítás	3	–
A515	A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás, szervek pénzellátása	8	–
A516	Államkincstári pénzellátás	8	–
A517	Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján	8	–
A518	Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok	8	–
A519	A fejezeti és költségvetési szervei általános és operatív gazdálkodásszabályozás iratai	8	–
A520	Központi beruházás iratai	8	–
A521	Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése	N	15
A522	A minisztériumhoz tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok	10	–
A523	A fejezeti zárszámadásával kapcsolatos iratok	8	–
A524	Személyi juttatás	8	–
A525	Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek	5	–
A526	Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás bekérés, összesítés	2	–
A527	Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (KSH stb.)	5	–
A528	Bérpolitikai intézkedések végrehajtása	8	–
A529	Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok	10	–
A530	Társadalombiztosítással összefüggő iratok	10	–
A531	Számviteli éves költségvetési beszámoló	N	15
A532	Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat	10	–
A533	Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok	8	–
A534	Szigorú számadású bizonylatok	8	–
A535	Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások, körlevelek	8	–
A536	Évközi költségvetési beszámoló	10	–
A537	Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok	8	–
A538	Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok	8	–
A539	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai	3	–
A540	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok	3	–
A541	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok	3	–
A542	Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk	15	–
A543	Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok	5	–
A544	Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok	10	–
A545	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés, kijelölés	N	HN
A546	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: elidegenítés, csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel	N	HN
A547	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk	N	HN
A548	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések	15	–
A549	Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések	5	–
A550	Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú (10 év alatti) bérleti szerződések és bérleti jogviszony lejárta után	3	–
A551	Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási határozatok	N	HN
A552	Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó földhivatali nyilvántartással kapcsolatos iratok	N	HN
A553	Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési szerződések és módosításai	N	HN
A554	Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk	15	–
A555	Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változásjelentések	5	–
A556	Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb anyagok	5	–
A557	Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek	15	–
A558	Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok	15	–
A559	Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések	15	–
A560	Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások	15	–
A561	Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok	1	–
A562	Lakásépítés, -vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos iratok (lejárat után)	8	–
A563	Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok	N	15
A564	Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok	10	–
A565	Elemi költségvetés és kapcsolódó iratok	N	15
A566	Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok	10	–
A567	Éves gazdasági program	N	15
A568	Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó – középtávú – tervezések iratanyaga	10	–
A569	Középtávú gazdasági program	N	15
A570	Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló	N	15
A571	Alkalomszerűen elrendelt – költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó – időszaki beszámolók	5	–
A572	Előirányzatok nyilvántartása, módosítása	8	–
A573	Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése)	8	–
A574	Kötelezettségvállalások nyilvántartása	10	–
A575	Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral	2	–
A576	Működéshez kapcsolódó ügyek a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatósággal	2	–
A577	Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel, szervezetekkel	2	–
A578	Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.)	2	–
A579	Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások	5	–
A580	A minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei	N	15
A581	A minisztériumnak a Magyar Fejlesztési Bank Zrt.-vel kapcsolatos ügyei	N	15
A582	A minisztérium felügyelete alá tartozó szervezetek tevékenységével összefüggő pénz-, hitel- és készletgazdálkodás, jövedelemszabályozás	10	–
A583	Bér dosszié anyagai személyenként: járulék-nyilvántartás, magán-nyugdíjpénztári járulék nyilvántartás, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni lapok	50	–
A584	Ellátások kifizetésének bizonylatai	8	–
A585	Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás (a folyósítás megszűntét követően)	8	–
A586	Baleseti rokkantsági ügyek	50	–
A587	Halálos munkahelyi balesetek ügyei	N	HN
A588	Munkabalesetek és foglalkozási betegségek	8	–
A589	Összesítő elszámolás, járulék bevallás statisztika	8	–
A590	Adóelszámolás évenként intézeti szinten	8	–
A591	Béren kívüli juttatások (ruházati költségtérítés, üdülési hozzájárulás stb.)	8	–
A592	Különjuttatás iratai	8	–
A593	Illetményelőleg-nyilvántartás (lejáratot követően)	8	–
A594	Helyettesítések	8	–
A595	Kereseti igazolások	5	–
A596	Munkába járás költségeinek térítése	8	–
A597	KSH és egyéb munkaügyi statisztikák	N	15
A598	Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei (lejáratot követően)	5	–
A599	Jelenléti ívek	8	–
A600	A költségvetési fejezetek éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai	N	15
A601	Fejezeti előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok	12	–
A602	Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai	12	–
A603	Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok	5	–
A604	Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	10	–
A605	Központosított illetmény-számfejtéssel kapcsolatos iratok	10	–
A606	Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	5	–
A607	Miniszteriemléktárgy-raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)	5	–
A608	Nemzetközi protokoll raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)	5	–
A609	Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok)	5	–
A610	Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok	5	–
A611	Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések)	5	–
A 612	Ingóvagyon értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai	5	–

Ellenőrzés
A701	A minisztériumban végzett ellenőrzések (tervezett, téma- és célvizsgálatok) iratai	N	15
A702	Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai	10	–
A703	Ágazati programokra irányuló vizsgálatok	15	–
A704	A szakigazgatási és egyéb intézményeknél, gazdálkodó szervezeteknél végzett szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer-, teljesítmény-, megbízhatósági és informatikai ellenőrzések	15	–
A705	Éves tervezési, ellenőrzési és beszámolási feladatok	15	–
A706	A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervek közötti ellenőrzési együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai	10	–
A707	Egyéb európai uniós forrással kapcsolatos ellenőrzés	15	–
A708	A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok	N	15
A709	Az Állami Számvevőszék vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok	N	15
A710	Külső szerv által a minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)	10	–
A711	Külső szerv által a minisztérium irányítása (felügyelete stb.) alá tartozó szervezeteknél végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)	10	–
A712	A minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek és társaságok belső ellenőrzésével kapcsolatos iratok	5	–
A713	Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok	5	–
A714	Titokvédelemmel kapcsolatos ellenőrzés iratai	5	–

Informatika
A801	Kormányzati informatika fejlesztésének elvi, stratégiai, szabályozási ügyei	N	15
A802	Informatikával, e-közigazgatással foglalkozó kormányzati bizottságok iratai	N	15
A803	Informatikai közbeszerzési normatívák (kialakítás, gép beszerzés), e-közbeszerzés iratai	10	–
A804	Ágazati informatikai stratégiák, felmérések iratai, tervek ellenőrzése, egyeztetése	N	15
A805	Informatikai együttműködés normatív alapjainak (szabványosítás, ajánlások) iratai	N	15
A806	Informatikai biztonság iratai	N	15
A807	Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok	N	15
A808	Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai	15	–
A809	Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai	5	–
A810	Közigazgatásban alkalmazott szoftverekkel kapcsolatos iratok	10	–
A811	Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok	N	15
A812	Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai	5	–

Biztonság
A901	A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok	N	HN
A902	Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek	10	–
A903	Nyilvántartó és kezelő pont működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok	N	HN
A904	Nyilvántartó és kezelő pont működésével kapcsolatos iratok	5	–
A905	Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, Alkotmányvédelmi Hivatal szakvélemény	5	–
A906	Nemzeti, és külföldi minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány	visszavonását követően haladék- talanul	–
A907	Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek	10	–
A908	Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat (visszavonását követően)	15	–
A909	Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek	2	–
A910	Engedélyezési ügyek (a minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai	2	–
A911	Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai	5	–
A912	Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai	N	15
A913	Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz- és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után	5	–
A914	Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások	5	_
A915	Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók	5	_
A916	A minisztérium tűzvédelmi terve Rendkívüli eseményekről készített jelentések	5	_
A917	A minisztérium épületeinek őrzés-védelme	N	HN
A918	A minisztérium ügyeleti rendszere Az ügyelettel kapcsolatos ügyek	5	–

Kommunikáció, sajtó, média
A1001	Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (MTI-nek, sajtónak adott tájékoztatók, közlemények stb.)	2	–
A1002	A minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal kapcsolatos iratok	10	–
A1003	PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok	N	15
A1004	PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.)	5	–
A1005	Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok	3	–
A1006	Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok	5	–
A1007	Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok	5	–

KÜLÖNÖS RÉSZ
A közoktatással, iskolai nevelés-oktatás szakképesítés megszerzésével kapcsolatos iratok
NEFMI101	Minisztériumi közoktatási háttérintézményekkel kapcsolattartás	N	15
NEFMI102	Országos Képzési Jegyzék	30	–
NEFMI103	Közoktatás-fejlesztés, kutatásszervezés	N	15
NEFMI104	Minőségbiztosítás	10	–
NEFMI105	Nevelési és közoktatási intézmények működésének szakmai követelményeivel, fenntartásával, tevékenységével kapcsolatos megkeresések, tájékoztatás kérések, közoktatási szolgáltatással kapcsolatos beadványok (munkajogi és egyéb elvi jellegű tájékoztatás)	10	–
NEFMI106	Érettségi vizsga és a kétszintű érettségi vizsga, érettségi elnöki megbízás elvi ügyek	N	15
NEFMI107	Érettségi vizsga adminisztratív ügyei	10	–
NEFMI108	Szakmai és egyéb tanulmányi versenyek	10	–
NEFMI109	Iskolai és diáksport ügyek	10	–
NEFMI110	Nemzeti Fejlesztési Tervvel/Új Magyarország Fejlesztési Tervvel kapcsolatos közoktatási ügyek	N	15
NEFMI111	Közoktatási intézmények tankönyvei, a közoktatás tankönyveinek jegyzékei, tanári és tanulói segédletei, oktatási tervek, tematikák	15	–
NEFMI112	Tankönyv- és taneszközpályázat kiírása, a közoktatás tankönyveinek általános támogatása	10	–
NEFMI113	Tankönyvekkel összefüggő egyéb ügyek	10	–
NEFMI114	Tankönyvekkel, taneszközökkel foglalkozó külföldi és hazai szervezetekkel kapcsolattartás	5	–
NEFMI115	A közoktatás finanszírozásának korszerűsítése	10	–
NEFMI116	A közoktatás információ-rendszerének fejlesztése (KIR)	N	15
NEFMI117	Közoktatási országos társadalmi szervezetek pályázatával kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI118	Kapcsolattartás közoktatási civil szervezetekkel: hírlevél, egyesületi adattár, alapítványi iskolák	10	–
NEFMI119	Felnőttképzéssel kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI120	Felnőttoktatással kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI121	Egészséges és biztonságos életmódra nevelés (káros szenvedélyek, dohányzás, szeszes ital, drog) mentálhigiéné, ifjúságvédelem, közlekedésre nevelés és közlekedésbiztonság, környezeti nevelés, fenntartható fejlődés	10	–
NEFMI122	Szakértői, vizsgáztatói névjegyzékkel, pályázatokkal kapcsolatos elvi ügyek	N	15
NEFMI123	Vizsgáztatói névjegyzékkel, pályázatokkal kapcsolatos konkrét ügyek	15	–
NEFMI124	Szakképzést érintő jogszabályok kezdeményezésének és módosításának szakmai dokumentumai	N	15
NEFMI125	A közoktatással összefüggő egyéb ügyek	10	–
NEFMI126	Közoktatási intézményekben használatos nyomtatványok fejlesztése (bizonyítványok, törzslapok stb.)	10	–
NEFMI127	Tanulmányokat záró vizsgák (érettségi-képesítő, szakmunkásvizsga, egyéb szakmai vizsga) szervezése, tételeinek szervezése, elnöki, társelnöki megbízások, vizsgajegyzőkönyvek és egyéb igazolások	5	–
NEFMI128	MPA Képzési Alaprésszel és a szakképzéssel kapcsolatos egyéb anyagok	5	–
NEFMI129	Irányítási irányelvek, állásfoglalások, információs jelentések	5	–
NEFMI130	Munkajogi tanácsadás, pályaorientáció	5	–
NEFMI131	PHARE Hátrányos helyzetű program	15	–
NEFMI132	Hátrányos helyzetű rétegekkel kapcsolatos ügyek (ifjúsági, csökkent munkaképességűek, etnikai kisebbség)	N	15
NEFMI133	Szakmai vizsgák szervezésére feljogosítás, szakmai vizsgabizottság elnökének kijelölése	10	–
NEFMI134	Gyógypedagógiai ügyek	N	15
NEFMI135	Kerettantervvel kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI136	Arany János Program	10	–
NEFMI137	A határon túli magyar diákok közoktatása	5	–
NEFMI138	Közoktatási kollégiumi ügyek	5	–
NEFMI139	Közoktatással kapcsolatos pályázatok	10	–
NEFMI140	Pedagógiai és szakmai szakszolgálatok	N	15
NEFMI141	Pedagógus továbbképzés	10	–
NEFMI142	Közoktatási megállapodások	N	15
NEFMI143	Külföldi közoktatási intézmények nyilvántartása, engedélyezése	10	–
NEFMI144	Iskolai emléknapok, évfordulók	5	–
NEFMI145	Idegen nyelvvel kapcsolatos ügyek iratai	5	–
NEFMI146	Médiával kapcsolatos ügyek	5	–
NEFMI147	Óvodával kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI148	Tehetséggondozással kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI149	Alapfokú művészetoktatási intézmények működésével és minősítésével összefüggő ügyek	10	–
NEFMI150	Idegen nyelv oktatás a közoktatásban	10	–
NEFMI151	Nemzetiségek sajátosságainak megőrzését biztosító nevelő-oktató munka általános irányelvei, szabályozások, fejlesztési tervek, állásfoglalások	N	15
NEFMI152	Magyarországi nemzetiségi oktatással, neveléssel kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI153	Magyarországi nemzetiségi pedagógusképzés, nemzetiségi pedagógusok továbbképzései, tanfolyamai	15	–
NEFMI154	Nemzetiségi tankönyv ügyek	15	–
NEFMI155	Kapcsolattartás a magyarországi nemzetiségek önkormányzataival, civil szervezeteivel, intézményeivel	15	–
NEFMI156	Nemzetiségi oktatással kapcsolatos pályázatok	10	–
NEFMI157	A roma kisebbség sajátosságainak megőrzését biztosító nevelő-oktató munka általános irányelvei, szabályozások, fejlesztési tervek, állásfoglalások	N	15
NEFMI158	Roma tanulókat nevelő-oktató pedagógusok továbbképzése, képzése, a roma nyelvtanárképzéssel kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI159	Roma népismeret és nyelv(ek) oktatásával kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI160	Kapcsolattartás az Országos Cigány Önkormányzattal, a helyi roma kisebbségi önkormányzatokkal, civil szervezetekkel, valamint azok intézményeivel	15	–
NEFMI161	A roma tanulók esélyegyenlőségét segítő pályázatok	10	–
NEFMI162	A roma kisebbség integrációját segítő programok, társminisztériumokkal való együttműködéssel kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI163	Egyéb, a roma kisebbségi oktatással kapcsolatos elvi ügyek	N	15
NEFMI164	Egyéb, a roma kisebbségi oktatással kapcsolatos adminisztratív ügyek	3	–
NEFMI165	Esélyegyenlőségi ügyek	N	15
A felsőoktatással kapcsolatos iratok
NEFMI201	Felsőoktatási támogatási ügyek	15	–
NEFMI202	Finanszírozáshoz kapcsolódó adatgyűjtés, felsőoktatási finanszírozási információs rendszer	10	–
NEFMI203	Felsőoktatást érintő szakképzési ügyek (szakképzési hozzájárulás, iskolarendszeren kívüli szakképzés a felsőoktatásban)	15	–
NEFMI204	Bizonyítványok, oklevelek minősítésével, egyenértékűségével kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI205	Nemzeti Fejlesztési Terv/Új Magyarország Fejlesztési Terv, Új Széchenyi Terv felsőoktatással kapcsolatos ügyei, Felsőoktatási Fejlesztési Programok, stratégiák	N	15
NEFMI206	Hallgatók által fizetendő költségtérítési ügyek	8	–
NEFMI207	Hallgatói kérdések, hallgatói jogviszony, hallgatói panaszok, hallgatói állásfoglalás kérések	10	–
NEFMI208	Felsőoktatási kollégiumi ügyek	5	–
NEFMI209	Felsőoktatási intézményfejlesztési tervek (IFT)	N	15
NEFMI210	Felsőoktatási minőségügy	N	15
NEFMI211	Felsőoktatási informatikai programok	10	–
NEFMI212	Felsőoktatási pályázatok (felsőoktatási kutatási és fejlesztési pályázatok, főiskolai pályázatok, és egyéb, a képzést támogató pályázatok, TDK pályázatok és a doktori iskolák támogatására kiírt pályázatok, társadalmi szervek, kis létszámú szakok pályázata, szakkollégiumi pályázatok)	10	–
NEFMI213	Ösztöndíjak adományozása (Békésy György Posztdoktori Ösztöndíj, Bursa Hungarica Ösztöndíj, Szent-Györgyi Albert Ösztöndíj, Köztársasági Ösztöndíj, Deák Ferenc Ösztöndíj)	50	–
NEFMI214	Ösztöndíjak adományozásával összefüggő adminisztratív ügyek	2	–
NEFMI215	Felsőoktatási képzés szakmai ügyei	N	15
NEFMI216	Pedagógusképzés, tanártovábbképzés szakmai ügyei	N	15
NEFMI217	Felnőttképzés, élethosszig tartó tanulás, távoktatás, továbbképzés és új képzési formák, pályakezdő fiatalok elhelyezkedése, pályaorientáció	5	–
NEFMI218	Felsőoktatási képzésben résztvevő fogyatékossággal élő hallgatók ügyei	8	–
NEFMI219	Idegennyelvi felsőoktatási ügyek	15	–
NEFMI220	Felsőoktatási felvételivel kapcsolatos feladatok, felvételi eljárás, adatszolgáltatás, felsőoktatási felvételi tájékoztató	10	–
NEFMI221	Felsőoktatási intézmények alapító okirata, intézményi szabályzatok, szakmai beszámolók, Oktatási Hivatal által készített nyilvántartási adatok	N	15
NEFMI222	Megbízások, belső szervezeti egység vezetőjének megbízása és a megbízások visszavonása (pl.: rektori)	50	–
NEFMI223	Egyetemi tanári és főiskolai tanári kinevezések, felmentések	50	–
NEFMI224	Kitüntetés, doktorrá avatás, felsőoktatási intézmények által kiadott oklevelek, pedagógusi díszoklevelek	50	–
NEFMI225	Kreditrendszer, Kreditmonitoring, Országos Kredit Tanács, Országos Kredit Tanács Irodája ügyei	5	–
NEFMI226	Habilitációval kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI227	Felsőoktatási könyvtárak, levéltárak és múzeumok ügyei	N	15
NEFMI228	Felsőoktatási bizottságokhoz, kuratóriumokhoz kapcsolódó ügyek	N	15
NEFMI229	Gyakorlóiskolák ügyei	N	15
NEFMI230	Többciklusú BSc,(Bachelor of Science) MSc (Master of Science) szintű szakok ügyei	15	–
NEFMI231	Elektronikus Információs Szolgáltatással kapcsolatos ügyek (EISZ)	10	–
NEFMI232	Felsőoktatási törvény végrehajtásából adódó feladatok (Gazdasági Tanács, rektori juttatások)	10	–
NEFMI233	A felsőoktatási területet érintő külső kommunikációs kapcsolatok	2	–
NEFMI234	Felsőoktatási közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI235	Felsőoktatási intézmények integrációs ügyei	10	–
NEFMI236	Egyéb, felsőoktatással összefüggő ügyek	5	–
NEFMI237	Felsőoktatási alapítványokkal, közalapítványokkal kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI238	Adatszolgáltatási és nyilvántartási rendszerek (FIR, DPR, AVIR) felügyeletével kapcsolatos ügyek	5	–
A tudománypolitika koordinációjával kapcsolatos iratok
NEFMI301	Tudománypolitika, kutatóegyetem, felsőoktatási tudományos ügyek	N	15
NEFMI302	A felsőoktatási kutatásfejlesztéssel és a Nemzeti Innovációs Hivatallal kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI303	Doktori képzés (PhD, DLA)	15	–
NEFMI304	MTA-val, OTKA-val kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI305	Országos Tudományos Diákköri Konferenciával kapcsolatos ügyek (OTDK)	N	15
NEFMI306	A felsőoktatási tehetséggondozással kapcsolatos ügyek	15	–

A kultúrával kapcsolatos iratok
NEFMI401	Kulturális ágazatot érintő adminisztratív ügyek	2	–
NEFMI402	Örökségvédelmi stratégiai ügyek	2	–
NEFMI403	Műemlékvédelemmel és a régészeti örökség védelmével kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI404	Örökségvédelmi közigazgatási hatósági ügyek	N	15
lNEFMI405	Örökségvédelmi tárgyú nemzetközi egyezmények végrehajtásából fakadó ügyek	5	–
NEFMI406	Örökségvédelmi egyéb ügyek	2	–
NEFMI407	Nemzeti évfordulóval kapcsolatos kulturális rendezvények	N	15
NEFMI408	Muzeális intézmények létesítése, megszüntetése, működési engedélyek, alapító okiratok, SZMSZ-ek véleményezése	N	15
NEFMI409	Önkormányzati, egyházi, alapítványi, magán- és egyéb fenntartású muzeális intézmények iratai	N	15
NEFMI410	Önkormányzati múzeumok szakmai támogatása	10	–
NEFMI411	Muzeális intézmények éves munkatervei, beszámolói és statisztikái, a múzeumokra vonatkozó kimutatások	N	15
NEFMI412	Muzeális intézményekben folytatott szakmai vizsgálatok, szakfelügyelői jelentések, felügyeleti ügyek	N	15
NEFMI413	Fejezeti kezelésű költségvetési támogatásokra benyújtott pályázatok, egyedi támogatások, kérések anyagai	10	–
NEFMI414	Múzeumi terület képzései, továbbképzési ügyei, akkreditációs ügyek	15	–
NEFMI415	Múzeumi szakmai testületek, érdekképviseleti szervek iratai: Pulszky (Pulszky Társaság – Magyar Múzeumi Egyesület), OMT (Országos Múzeumi Tanács), KKDSZ (Közgyűjteményi és Közművelődési Dolgozók Szakszervezete), MAMUTT (Magyar Múzeumi Történész Társulat)	N	15
NEFMI416	Műtárgyak kölcsönzési, vám ügye	10	–
NEFMI417	Törlés, selejtezés, műtárgycserék engedélyezése	N	15
NEFMI418	Lefoglalt, elkobzott műtárgyak elhelyezési ügyei	N	15
NEFMI419	Állandó múzeumi belépőkkel és egyéb kedvezményekkel kapcsolatos iratok	10	–
NEFMI420	NKA (Nemzeti Kulturális Alap) miniszteri keret ügyei	10	–
NEFMI421	Restitúciós ügyek	N	15
NEFMI422	Seuso kincs ügyei	N	15
NEFMI423	Múzeumi közművelődési programok, múzeumpedagógia, múzeumi nagyrendezvények	10	–
NEFMI424	Múzeumok állami garanciája	10	–
NEFMI425	Kiállításokkal összefüggő iratok	N	15
NEFMI426	Állományvédelmi program, gyűjtési programok	10	–
NEFMI427	Nemzetközi kiállítások ügyei, múzeumok nemzetközi ügyei	N	15
NEFMI428	Múzeumi nyilvántartási rendszer (MNyR)	10	–
NEFMI429	Múzeumok mindenkinek című program, uniós fejlesztések, a TIOP (Társadalmi Infrastruktúra Operatív Program) és TÁMOP (Társadalmi Megújulás Operatív Program) ügyei	10	–
NEFMI430	Nemzetközi szervezetek tagdíjának befizetése (ICOM, ICCROM)	10	–
NEFMI431	Egyéb múzeumi ügyek	5	–
NEFMI432	Az előadóművészeti (színházművészeti, zeneművészeti, cirkuszművészeti, táncművészeti) terület elvi ügyei	N	15
NEFMI433	Az előadóművészeti (színházművészeti, zeneművészeti, cirkuszművészeti, táncművészeti) terület adminisztratív ügyei	5	–
NEFMI434	Az alkotóművészeti (képzőművészeti, fotó- és iparművészeti, irodalmi és könyvkiadási) terület elvi ügyei	N	15
NEFMI435	Az alkotóművészeti (képzőművészeti, fotó- és iparművészeti, irodalmi és könyvkiadási) terület adminisztratív ügyei	5	–
NEFMI436	A mozgókép-művészeti terület elvi ügyei	N	15
NEFMI437	A mozgókép-művészeti terület adminisztratív ügyei	5	–
NEFMI438	A művészeti és mozgókép-művészeti terület jogszabályi háttere kialakításával kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI439	A művészeti és mozgókép-művészeti terület pályázati ügyei	N	15
NEFMI440	Egyéb művészeti és mozgókép-művészeti ügyek	5	–
NEFMI441	Országos Dokumentumellátó Rendszerrel kapcsolatos feladatok	N	15
NEFMI442	Könyvtári szakértők, könyvtári szakfelügyelet	N	15
NEFMI443	A könyvtári rendszer működésével kapcsolatos finanszírozási ügyek	10	–
NEFMI444	Nyilvános könyvtárak jegyzéke	N	15
NEFMI445	Nyilvános könyvtárak működésének elvi ügyei	N	15
NEFMI446	Nem nyilvános könyvtárak működésével kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI447	Könyvtári statisztikával kapcsolatos feladatok	10	–
NEFMI448	Könyvtári szakemberek alkalmazásával, képzésével, továbbképzésével kapcsolatos feladatok	10	–
NEFMI449	Helyi önkormányzatok könyvtári ellátással kapcsolatos feladatai	10	–
NEFMI450	A Könyvtárellátó Kht. működésével kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI451	Akkreditációs Bizottság anyagai	10	–
NEFMI452	Felsőoktatási könyvtárak működésével kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI453	Európai Uniós anyagokkal kapcsolatos feladatok	10	–
NEFMI454	Egyéb könyvtári ügyek	5	–
NEFMI455	Közlevéltár létesítése, megszüntetése, gyűjtőkörének meghatározása	N	15
NEFMI456	Nyilvános magánlevéltár létesítése, megszüntetése, közirat őrzésének engedélyezése	N	15
NEFMI457	Levéltári szakfelügyelet iratai	10	–
NEFMI458	Levéltári szakmai testületek és az igazgatói értekezletek iratai	10	–
NEFMI459	Levéltárak éves munkatervei, beszámolói, statisztikái	N	15
NEFMI460	Levéltári selejtezés engedélyezése	N	15
NEFMI461	A levéltári anyag védelmével és a levéltárak tevékenységével kapcsolatos egyedi ügyekben tájékoztatás, állásfoglalás, illetékességi iratátadás	N	15
NEFMI462	Levéltári igazgatói állás betöltésére irányuló pályázatok véleményezése	10	–
NEFMI463	Levéltári pályázatok, egyéni támogatások	10	–
NEFMI464	Szakképzés, szakmai továbbképzés	10	–
NEFMI465	A moszkvai Levéltári Intézettel kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI466	Iratkezelési szabályzatok és irattári tervek véleményezése	10	–
NEFMI467	Egyéb levéltári ügyek	5	–
NEFMI468	Audiovizuális archívumok létesítése, megszüntetése, működési engedélyek, alapító okiratok, SZMSZ-ek véleményezése	N	15
NEFMI469	Önkormányzatok, illetve más intézmények fenntartásában működő audiovizuális archívumok tevékenységével kapcsolatos iratok	N	15
NEFMI470	Az audiovizuális archívumokkal kapcsolatos elvi ügyek (ideértve a jogszabályi háttér kialakításával, módosításával kapcsolatos ügyeket is) iratai	N	15
NEFMI471	Az audiovizuális archívum-rendszer finanszírozásával kapcsolatos ügyek iratai	10	–
NEFMI472	Az audiovizuális archívumokkal kapcsolatos egyéb ügyek	5	–
NEFMI473	Kulturális értékek, néphagyományok, honismeret, iskolán kívüli művelődés, élethosszig tartó tanulás, felnőttképzés	N	15
NEFMI474	Gyermek és ifjúsági közművelődés	N	15
NEFMI475	Amatőr művészeti, népművészeti mozgalmak, alkotó közösségek ügyei, bemutatók, országos és nemzetközi fesztiválok, versenyek, rendezvények	N	15
NEFMI476	Közművelődési intézmények működését érintő ügyek, a közművelődés minőségbiztosítása	N	15
NEFMI477	A közművelődési feladatokat ellátó, többfunkciós intézményekkel kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI478	Önkormányzatok közművelődési tevékenységével kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI479	Anyanyelvápolással kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI480	Közművelődési intézmények gazdálkodásával, finanszírozásával kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI481	Közalkalmazottakkal, érdekképviseletekkel kapcsolatos ügyek, kulturális érdekegyeztetés: KÁÉT (Kulturális Ágazati Érdekegyeztető Tanács), KÁSzT (Kulturális Ágazati Szakmapolitikai Tanács)	15	–
NEFMI482	A közművelődési szakemberek képzésével kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI483	A közművelődési szakfelügyelettel kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI484	A közművelődést érintő európai uniós támogatási konstrukciókkal kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI485	Kulturális turizmussal kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI486	Állat- és növénykertek, vadasparkok ügyei	15	–
NEFMI487	Egyéb közművelődési ügyek	5	–
NEFMI488	Nemzetiségiek, roma kisebbségek kulturális ügyei	N	15
NEFMI489	Szerzői jogok közös kezelését ellátó egyesületek nyilvántartásba vétele, felügyelete	N	15
NEFMI490	A közös jogkezelő szervezetek jogdíjközleményeinek jóváhagyása	N	15
NEFMI491	A kulturális ágazat területfejlesztéssel és környezetvédelemmel kapcsolatos ügyei	10	–
NEFMI492	A kulturális ágazat fejezeti kezelésű előirányzataival kapcsolatos ügyek	10	–
Családpolitikával kapcsolatos iratok
NEFMI501	Családtámogatási rendszer fejlesztésének koncepciója, jogszabálytervezetek szakmai anyagai	N	15
NEFMI502	Családtámogatási rendszerrel kapcsolatos pénzbeli ellátási ügyek	N	15
NEFMI503	Családtámogatási rendszerrel kapcsolatos egyéni kérelmek, bejelentések	10	–
NEFMI504	Családpolitikai kutatási és szakértői feladatok	N	15
NEFMI505	Családtámogatásokhoz kapcsolódó statisztikai adatszolgáltatás	N	15
NEFMI506	Népesedéspolitikai és demográfiai témájú iratok, kutatások, adatgyűjtési ügyek	N	15
NEFMI507	A család- és népesedéspolitikát érintő közép- és hosszú távú fejlesztési koncepciók, ezek háttéranyagai	N	15
NEFMI508	A Nemzeti Család- és Szociálpolitikai Intézet család- és népesedésügyi szakmai irányításával kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI509	Egyházak, civil és társadalmi szervezetek, magánszemélyek család- és népesedésügyi tevékenységével kapcsolatos ügyek	5	–
NEFMI510	Helyi és határon túli magyar családi szervezetekkel való kapcsolattartás	N	15
NEFMI511	Családkutatás, családstatisztika, demográfia	N	15
NEFMI512	Családügyi programok, rendezvények	10	–
NEFMI513	Családokról és demográfiáról szóló jelentésekkel kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI514	Családügyi pályázatok és támogatások	10	–
NEFMI515	Európai Uniós családügyi és demográfiai témájú koordináció	10	–
NEFMI516	Nemzetközi családügyi és demográfiai programokkal kapcsolatos iratok	10	–
NEFMI517	Családok érdekképviseleti szervezeteivel való kapcsolattartás	10	–
NEFMI518	Család- és népesedéspolitikai cselekvési és szakmai programokkal kapcsolatos iratok	N	15
NEFMI519	Munkahelyi és családi kötelezettségek összehangolását érintő ügyek	10	–
NEFMI520	Családbarát Munkahely Díjjal kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI521	Családbarát kommunikációhoz és közbeszédhez kapcsolódó iratok	10	–
Szociálpolitikával kapcsolatos iratok
NEFMI601	Pénzbeli és természetbeni szociális ellátások	15	–
NEFMI602	A szociális ellátórendszer fejlesztésének koncepciója, jogszabálytervezetek	N	15
NEFMI603	Pénzbeli ellátásokhoz kapcsolódó statisztikai adatszolgáltatás	N	15
NEFMI604	Pénzbeli és természetbeni szociális ellátásokkal kapcsolatos egyéni kérelmek, bejelentések	10	–
NEFMI605	Adósságkezelés	15	–
NEFMI606	Hitelhátralékot mérséklő támogatás	10	–
NEFMI607	Fogyatékos személyek pénzbeli ellátásával kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI608	A mozgáskorlátozottak személygépkocsi-szerzési, -átalakítási támogatásával kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI609	A mozgáskorlátozottak közlekedési támogatásával kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI610	Egészségkárosodott személyek szociális járadékaival kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI611	Nyugdíjszerű rendszeres szociális ellátásokkal kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI612	Ágazati Informatikai Program	15	–
NEFMI613	Gyermekjóléti pénzbeli ellátások (gyermekvédelmi támogatás, gyermektartásdíj, otthonteremtési támogatás)	15	–
A foglalkoztatási rehabilitációval kapcsolatos iratok
NEFMI701	Megváltozott munkaképességű személyeket foglalkoztató gazdálkodó szervezetekkel (rehabilitációs foglalkoztatókkal) kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI702	Foglalkozási rehabilitációval kapcsolatos jogszabályok	N	15
NEFMI703	Rehabilitációs járadékkal kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI704	Rehabilitációs hozzájárulással kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI705	Rehabilitációs bértámogatással, költségkompenzációval kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI706	A foglalkozási rehabilitációra irányuló nemzetközi ügyek iratai	N	15
NEFMI707	Szociális intézményi foglalkoztatással kapcsolatos ügyek	5	–
NEFMI708	A megváltozott munkaképességű személyekkel kapcsolatos egyedi ügyek, állampolgári bejelentések	5	–
NEFMI709	Rehabilitációval kapcsolatos nem foglalkoztatási ügyek	5	–
NEFMI710	A megváltozott munkaképességűeket képviselő szervezetekkel kapcsolatos kutatások, adatgyűjtések ügyei	N	15
NEFMI711	A megváltozott munkaképességűeket és fogyatékos embereket képviselő szervezetekkel kapcsolatos egyéb ügyek	5	–
NEFMI712	A Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat rehabilitációval kapcsolatos ügyei	N	15
NEFMI713	A szociális biztonsággal összefüggő ügyek (a munkanélküli ellátásról a társtárcáknak készített nemzetközi vonatkozású jelentések, részanyagok pl. Szociális Karta, Eu. Szoc. Biztonsági Kódex	15	–
NEFMI714	Munkáltatók akkreditációjával kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI715	Foglalkoztatási rehabilitációs és egyéb esélyegyenlőségi, társadalmi integrációs témájú pályázati programokkal kapcsolatos ügyek	10	–
A fogyatékos emberek esélyegyenlőségével, társadalmi integrációjával kapcsolatos ügyek
NEFMI801	Az Országos Fogyatékosügyi Program koordinációjával kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI802	Fogyatékosságügyi nemzetközi ügyek iratai	15	–
NEFMI803	Fogyatékos személyeket képviselő szervezetekkel kapcsolatos ügyek iratai	5	–
NEFMI804	Fogyatékos Személyek Esélyegyenlőségéért Közalapítvány (FSzK) alapítói működésével kapcsolatos iratok	N	15
NEFMI805	ENSZ Egyezmény végrehajtásával kapcsolatos koordinációs ügyek	N	15
NEFMI806	Országos Fogyatékosügyi Tanács működésével kapcsolatos iratok	N	15
NEFMI807	Fogyatékosságügyi pályázati programokkal kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI808	Fogyatékos személyek esélyegyenlőségével kapcsolatos egyéb ügyek iratai	5	–
NEFMI809	Egyenlő esélyű hozzáféréssel kapcsolatos ügyek	5	–
NEFMI810	Európai Uniós és egyéb nemzetközi forrásokból finanszírozott fejlesztésekkel kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI811	Fogyatékosságügyi jogszabályok	N	15
NEFMI812	Fogyatékos állampolgárokkal kapcsolatos egyedi ügyek, bejelentések	5	–
NEFMI813	A Nemzeti Rehabilitációs és Szociális Hivatallal kapcsolatos levelezések	5	–
A gyermek- és ifjúságpolitikával kapcsolatos iratok
NEFMI901	Gyermek- és Ifjúsági Alapprogram, illetve regionális ifjúsági tanácsok	10	–
NEFMI902	Határon túli magyar ifjúsági szervezetekkel való kapcsolattartás	N	15
NEFMI903	Ifjúságkutatás, ifjúságstatisztika	N	15
NEFMI904	Ifjúsági szolgáltató intézményrendszer (Mobilitás, Regionális Ifjúsági Szolgáltató Iroda)	15	–
NEFMI905	Nemzeti Gyermek- és Ifjúsági Közalapítvány	N	15
NEFMI906	Zánka Gyermek- és Ifjúsági Centrum Kht.	10	–
NEFMI907	Ifjúsági közösségi terek, játszótér program	10	–
NEFMI908	Ifjúsági programok, rendezvények	10	–
NEFMI909	Ifjúsági szabadidő és ifjúsági turizmus	15	–
NEFMI910	Helyi, kistérségi, regionális ifjúsági munka	10	–
NEFMI911	Az ifjúsági törvénnyel kapcsolatos jogalkotói és jogalkalmazói feladatok	N	15
NEFMI912	Ifjúságról szóló jelentésekkel kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI913	Ifjúsági pályázatok és támogatások	10	–
NEFMI914	Az ifjúsági társadalmi egyeztetés rendszere (ifjúsági civil, felsőoktatási, politikai, határon túli párbeszéd és participáció)	10	–
NEFMI915	Európai uniós tagságból fakadó ifjúságpolitikai feladatok	10	–
NEFMI916	Európa tanácsi tagsággal, illetve egyéb két- és többoldalú nemzetközi kapcsolattal összefüggő feladatok	10	–
NEFMI917	Ifjúsági szakképzés, továbbképzés, szakképesítés, képesítési rendszer, nem formális képzések	N	15
NEFMI918	Nemzeti Ifjúsági Stratégia	N	15
A gyermek- és ifjúság védelmével kapcsolatos iratok
NEFMI1001	A gyermekvédelmet érintő közép- és hosszú távú fejlesztési koncepciók, ezek háttéranyagai	N	15
NEFMI1002	Gyermekek napközbeni ellátásával (bölcsőde, családok, napközi, házi gyermekfelügyelet) kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI1003	Átmeneti gondozással (helyettes szülő, gyermekek és családok átmeneti otthona) kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI1004	A nevelőszülői hálózat tevékenységének ágazati irányításával összefüggő iratok	N	15
NEFMI1005	A gyermekotthonok tevékenységének ágazati irányításával kapcsolatos iratok	N	15
NEFMI1006	A területi gyermekvédelmi szakszolgálat ágazati irányításával kapcsolatos iratok	N	15
NEFMI1007	Fiatal felnőtt utógondozói ellátásával kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI1008	A gyámhatóságok szakmai irányításával kapcsolatos ügyek, állásfoglalások	N	15
NEFMI1009	A közvetlen intézmények (javítóintézetek, gyermekotthonok) szakmai irányításával kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI1010	A fóti Károlyi István Gyermekközpont irányítására vonatkozó ügyek	N	15
NEFMI1011	A Nemzeti Család- és Szociálpolitikai Intézet szervezésével és szakmai irányításával kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI1012	A Család- és Gyermekvédelmi Szakmai Kollégiummal kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI1013	A megyei gyámhivatalok komplex célvizsgálatának anyagai	N	15
NEFMI1014	A gyermekvédelmi szakellátást nyújtó intézmények működésével, finanszírozásával kapcsolatos ügyek, állásfoglalások, panaszügyek	10	–
NEFMI1015	A gyermek- és ifjúságvédelmi szakemberek képzésével, továbbképzésével kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI1016	Egyházak, társadalmi szervek, magánszemélyek gyermek- és ifjúságvédelmi tevékenységével kapcsolatos ügyek	5	–
NEFMI1017	A gyermekvédelem információs rendszerének iratai	10	–
NEFMI1018	Gyermekvédelmi pályázatok	10	–
NEFMI1019	Gyermek- és Ifjúságvédelemmel kapcsolatos másodfokú jogkörben eljárva hozott határozatok	10	–
NEFMI1020	Belföldi örökbefogadási ügyek	N	HN
NEFMI1021	Külföldön tartózkodó, magyar állampolgárságú kiskorú hazahozatalával kapcsolatos ügyek	N	HN
NEFMI1022	Kiskorú családi jogállása rendezésével kapcsolatos ügyek	N	HN
NEFMI1023	Otthonteremtési támogatás	15	–
NEFMI1024	Kiskorúak utógondozói ellátásával kapcsolatos ügyek	N	HN
NEFMI1025	Kiskorúak vagyoni ügyei	N	HN
NEFMI1026	Nevelésbe vett gyermekek ügyei	N	HN
NEFMI1027	Kiskorúak házasságkötésével és szülői ház elhagyásával kapcsolatos ügyek	N	HN
NEFMI1028	Kiskorúként Magyarországról örökbefogadott külföldi állampolgárok ügyei	N	HN
NEFMI1029	Kiskorúak gyámsági ügyei	N	HN
NEFMI1030	A közvetlen intézmények szakmai célvizsgálatának anyagai	N	HN
NEFMI1031	A közvetlen intézmények pénzügyi gazdálkodásával kapcsolatos iratok	N	HN
NEFMI1032	A főosztály költségvetési javaslata	10	–
NEFMI1033	Gyermekügyek	5	–
NEFMI1034	Külföldi tartási ügyek	N	HN
NEFMI1035	Belföldi tartási ügyek	N	HN
NEFMI1036	Nemzetközi örökbefogadási ügyek	N	HN
NEFMI1037	Külföldi kapcsolattartási ügyek	N	HN
NEFMI1038	Belföldi kapcsolattartási ügyek	N	HN
NEFMI1039	Külföldi ideiglenes hatályú elhelyezés	N	HN
NEFMI1040	Belföldi ideiglenes hatályú elhelyezés	N	HN
NEFMI1041	Nemzetközi családjogi rendezés	N	HN
NEFMI1042	Belföldi családjogi rendezés	N	HN
NEFMI1043	Gondnoksági ügyek	N	HN
NEFMI1044	Kiskorúak végleges külföldre távozása	N	HN
NEFMI1045	Gyermekétkeztetéssel/nyári gyermekétkeztetéssel kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI1046	Védelembe vétellel, iskoláztatási támogatással, családi pótlék természetbeni biztosításával kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI1047	Kísérő nélküli kiskorúakkal kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI1048	Gyermeki jogokkal kapcsolatos ügyek, állásfoglalások, panaszügyek	15	–
A kábítószer-probléma megelőzésével és kábítószerügyi koordinációs feladatokkal kapcsolatos iratok
NEFMI1101	Kábítószer-probléma monitoringja (adatgyűjtés, rendszerezés, feldolgozás, közzététel)	N	15
NEFMI1102	Kábítószer-problémával összefüggésben nemzetközi és hazai jelentések készítése	N	15
NEFMI1103	Kábítószerügyi Koordinációs Bizottság ügyei	N	15
NEFMI1104	Kábítószer-probléma megelőzésével kapcsolatos támogatások	10	–
NEFMI1105	Kábítószerüggyel kapcsolatos külföldi együttműködés anyagai	N	15
NEFMI1106	Kábítószer-probléma megelőzésével kapcsolatos megkeresések, javaslatok, minták, vélemények	5	–
NEFMI1107	Kábítószer-probléma visszaszorításával kapcsolatos szakmai, fejlesztési koncepciók, cselekvési programok, előterjesztések, Nemzeti Stratégia megvalósítása	N	15
NEFMI1108	A Kábítószer és Kábítószer-függőség Európai Megfigyelőközpontja EMCDDA tagságból fakadó teendők	N	15
Nyugdíjpolitikával kapcsolatos iratok
NEFMI1201	Nyugdíjrendszer fejlesztésének koncepciója, jogszabály tervezetek	N	15
NEFMI1202	Nyugdíjemelés rendszere, jogszabály tervezetek	N	15
NEFMI1203	Öregségi nyugdíjrendszerre vonatkozó ügyek	25	–
NEFMI1204	Rokkantsági nyugdíjrendszerrel kapcsolatos ügyek	25	–
NEFMI1205	Özvegyi nyugdíjrendszerrel kapcsolatos ügyek	25	–
NEFMI1206	Árvaellátás rendszerével kapcsolatos ügyek	25	–
NEFMI1207	Magán- nyugdíjrendszerrel kapcsolatos ügyek	25	–
NEFMI1208	Nyugdíjmodell-számítások, nyugdíjkiadások éves és középtávú számításai, költségvetési tervezetek	15	–
NEFMI1209	Biztosítási jogviszonnyal, szolgálati idő minősítésével kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI1210	Nyugdíjjárulékkal kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI1211	Speciális nyugdíj alrendszerekkel (bányászok, művészek, fegyveres testületek) kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI1212	EU integrációval és a kétoldalú egyezményekkel kapcsolatos nyugdíj ügyek	N	15
NEFMI1213	A Nyugdíjbiztosítási Alap járulékbevételi-nyugdíjkiadási egyensúlyának biztosításával kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI1214	Nyugdíjak EU nyílt koordinációja	N	15
NEFMI1215	Az idősügy pénzügyi-igazgatási szakmai feladatai	10	–
NEFMI1216	Idősügyi Tanács szervezési feladatai	5	–
NEFMI1217	Idősügyi programok, rendezvények, modellek, pályázatok	5	–
NEFMI1218	Idősügyi témával kapcsolatos lakossági megkeresések	3	–
A társadalmi esélyegyenlőség előmozdításának, a fogyatékos és megváltozott munkaképességű személyek esélyegyenlőségének, a nők és férfiak esélyegyenlőségének előmozdításával kapcsolatos iratok
NEFMI1301	Az Európai Uniós tagsággal kapcsolatos esélyegyenlőségi ügyek	N	15
NEFMI1302	Az Európa Tanáccsal kapcsolatos esélyegyenlőségi ügyek	N	15
NEFMI1303	Két- és többoldalú nemzetközi kapcsolatok esélyegyenlőségi témákban	N	15
NEFMI1304	A Nők és Férfiak Társadalmi Egyenlősége Tanáccsal kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI1305	Az esélyegyenlőséggel kapcsolatos jogharmonizációs ügyek	N	15
NEFMI1306	Nők és férfiak társadalmi esélyegyenlőségét célzó politika alapjául szolgáló Nemzeti Cselekvési Program stratégiájával kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI1307	A nemek társadalmi egyenlőségét elősegítő pályázatok	15	–
NEFMI1308	A nemek társadalmi esélyegyenlőségét elősegítő nemzetközi források felhasználása, monitorozása	15	–
NEFMI1309	Az ENSZ CEDAW Egyezményekben foglaltak teljesítésének ügyei	15	–
NEFMI1310	A hozzátartozók közötti erőszak áldozatai számára működtetett kríziskezelő rendszerrel összefüggő feladatok	N	15
NEFMI1311	Az esélyegyenlőségi hálózatokkal összefüggő feladatok	15	–
NEFMI1312	Közérdekű önkéntes tevékenységet folytató szervezetek nyilvántartásának vezetésével kapcsolatos feladatok	N	15
NEFMI1313	Közérdekű önkéntes tevékenységgel kapcsolatos egyéb feladatok	10	–
Szociális és gyermekjóléti szolgáltatások
NEFMI1401	Szociális képzéssel kapcsolatos egyedi ügyek	10	–
NEFMI1402	Szakosított ellátásokat nyújtó intézmények modernizációja	15	–
NEFMI1403	Új Magyarország Fejlesztési Terv Társadalmi Megújulás Operatív programmal kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI1404	Új Magyarország Fejlesztési Terv Társadalmi Infrastruktúra Operatív programmal kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI1405	Új Magyarország Fejlesztési Terv egyéb operatív programokkal kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI1406	Szociális alapszolgáltatással kapcsolatos ügyek, állásfoglalások, panaszügyek	15	–
NEFMI1407	Szociális intézmények minőségbiztosításával kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI1408	Szociális ágazat közalkalmazotti kérdésekben, jogszabályok előkészítésében közreműködés, szabályozási javaslatok	N	15
NEFMI1409	Szakosított ellátást nyújtó intézmények működésével kapcsolatos ügyek, állásfoglalások, panaszügyek	15	–
NEFMI1410	A civil szervezetekkel, egyházakkal, társadalmi szervezetekkel való szakmai együttműködés	N	15
NEFMI1411	Szociális szolgáltatók és intézmények működésének engedélyezésével és ellenőrzésével kapcsolatos szakmai ügyek	N	15
NEFMI1412	Társadalmi szervezetek támogatásával kapcsolatos és egyedi támogatási megbízási ügyek	15	–
NEFMI1413	Szociális igazgatási bírság ügyekben másodfokú hatósági ügyek	25	–
NEFMI1414	Szociális szolgáltatáshoz kapcsolódó statisztikai adatszolgáltatási ügyek	N	15
NEFMI1415	Koncepciókkal, jogszabálytervezetek előkészítésével kapcsolatos ügyek, szabályozási feladatok	N	15
NEFMI1416	Humánszolgáltatást nyújtó szociális szolgáltatók és intézmények állami támogatásával kapcsolatos finanszírozási ügyek	15	–
NEFMI1417	Gyermekjóléti alapellátásokkal, szolgáltatással kapcsolatos ügyek, állásfoglalások, panaszügyek	15	–
NEFMI1418	Módszertani tevékenység végzésével kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI1419	Szociális és gyermekjóléti szolgáltatási feladatkörhöz kapcsolódó, folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) dokumentumai	10	–
Lakossági kapcsolattartás, ügyfélszolgálat
NEFMI1501	Gyermekek után járó ellátások	3	–
NEFMI1502	Gyermek- és ifjúságvédelemmel kapcsolatos ügyek	3	–
NEFMI1503	Nyugdíjjal, illetve nyugdíjszerű ellátásokkal kapcsolatos ügyek	3	–
NEFMI1504	Segélykérelem	2	–
NEFMI1505	Szociális helyzettel összefüggő ügyek, ellátások	3	–
NEFMI1506	Esélyegyenlőséggel kapcsolatos ügyek	3	–
NEFMI1507	Foglalkoztatással kapcsolatos ügyek	3	–
NEFMI1508	Egészségkárosodáshoz, egészségi állapothoz kapcsolódó ellátások	3	–
NEFMI1509	Egészségügyi szolgáltatással kapcsolatos ügyek	3	–
NEFMI1510	Általános lakossági levelezés	2	–
NEFMI1511	A lakossági kapcsolattartás ügyei: panasz, bejelentés, javaslat	5	–
NEFMI1512	Érdeklődés pályázati lehetőségről, pályázatok elbírálásáról	2	–
NEFMI1513	Kulturális szakértői bejelentés, nyilvántartás vezetése	30	–
NEFMI1514	Igazságügyi szakértői engedélyekhez szakhatósági állásfoglalás kiadása	30	–
NEFMI1515	Közérdekű bejelentések, panaszok, segítség- és támogatást kérő ügyek, jogviszonnyal kapcsolatos egyéni beadványok	5	–
NEFMI1516	Magyarországi oktatási intézményekben szerzett dokumentumok (bizonyítványok, oklevelek) hitelesítése	50	–
NEFMI1517	Szolgálati időről tájékoztatás	50	–
NEFMI1518	Tanulmányi idő igazolása	50	–
NEFMI1519	Diákigazolványokkal kapcsolatos ügyek	3	–
NEFMI1520	Magánszemélyek által kezdeményezett jogszabály módosítások	5	–
Egészségbiztosítással kapcsolatos iratok
NEFMI1601	Egészségbiztosítási Alap éves költségvetésének iratai	10	–
NEFMI1602	Az egészségügyi szolgáltatók pénzügyi helyzetével, adósságállományával, valamint likviditási helyzetével kapcsolatos adatszolgáltatások, elemzések, levelek	10	–
NEFMI1603	Finanszírozási Kódkarbantartó Munkabizottság ügyei	5	–
NEFMI1604	Az intézményi teljesítményvolumen-korlát meghatározásával és a területi ellátási kötelezettséggel kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI1605	A járóbeteg-szakellátás finanszírozásával kapcsolatos szakmai ügyek	10	–
NEFMI1606	A fekvőbeteg-szakellátás finanszírozásával kapcsolatos szakmai ügyek	10	–
NEFMI1607	Járó- és fekvőbeteg-szakellátást egyaránt érintő finanszírozással kapcsolatos szakmai ügyek	10	–
NEFMI1608	Az alapellátás és egyéb ellátások (művese kezelés, betegszállítás, otthoni szakápolás, rehabilitáció) finanszírozásával kapcsolatos szakmai ügyek	10	–
NEFMI1609	Az egészségügyi ellátórendszerrel (átalakítás, finanszírozás) kapcsolatos pályázatok	10	–
NEFMI1610	Az egészségügyi ellátórendszer átalakításával, finanszírozásával kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI1611	Pénzbeli ellátásokkal kapcsolatos feladatok	10	–
NEFMI1612	Az egészségügyi ágazatot érintő statisztikai célú adatgyűjtések kezelése	N	15
NEFMI1613	Az egészségügyi ellátórendszer finanszírozásával összefüggő jogszabály módosítások, szakmai anyagok	N	15
NEFMI1614	Saját fenntartású intézmények finanszírozással kapcsolatos ügyei	10	–
NEFMI1615	Finanszírozási protokollok iratai	10	–
NEFMI1616	Rendkívüli helyzetekhez (árvíz, katasztrófa, járványok) kapcsolódó finanszírozás	N	15
NEFMI1617	Egészségügy finanszírozásával kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI1618	Besorolótábla és Járóbeteg Szabálykönyv módosításával kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI1619	Intézmények finanszírozással kapcsolatos egyéb szakmai ügyei	5	–
NEFMI1620	Egészségbiztosítási ágazatot érintő egyéb, általános jellegű ügyek	5	–
Egészségügyi fejlesztéspolitikai feladatokkal kapcsolatos iratok
NEFMI1701	Nemzeti Fejlesztési Terv iratai	15	–
NEFMI1702	Szakértői anyagok	10	–
NEFMI1703	Stratégiai jellegű koncepciók	15	–
NEFMI1704	Regionális szervezetek ügyei	15	–
NEFMI1705	Területfejlesztés ügyei	15	–
NEFMI1706	Stratégiai tervezéssel kapcsolatos nemzetközi ügyek	15	–
NEFMI1707	Fejlesztéspolitikai célfeladatok és előirányzatai	N	15
NEFMI1708	Az egészségügyi ellátórendszer működésének hatékonyságával kapcsolatos elemzések, javaslatok	15	–
NEFMI1709	Hitelkonstrukciókkal kapcsolatos iratok, egyeztetések	5	–
NEFMI1710	EU szabályozással összefüggő közgazdasági elemzések	5	–
NEFMI1711	Ágazati statisztikai adatgyűjtés	5	–
NEFMI1712	Új Magyarország Fejlesztési Tervhez és az Új Széchenyi Tervhez kapcsolódó pályázatok előkészítésével kapcsolatos iratok	10	–
NEFMI1713	Kiemelt projektekkel kapcsolatos iratok	15	–
NEFMI1714	Ágazatközi fejlesztési együttműködések iratai	15	–
NEFMI1715	Stratégiai tervek és programok megvalósítása iratai	15	–
NEFMI1716	Finanszírozással összefüggő iratok	10	–
NEFMI1717	Kapacitással összefüggő iratok	10	–
NEFMI1718	Delegálásokkal kapcsolatos ügyek iratai	5	–
Az egészségpolitikával, egészségügyi igazgatással, közegészségüggyel, járványüggyel kapcsolatos iratok
NEFMI1801	Élelmezés- és táplálkozás-egészségüggyel kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI1802	Kémiai biztonsággal kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI1803	ÁNTSZ (Országos Tisztifőorvosi Hivatal), országos intézetek, fővárosi és megyei kormányhivatal népegészségügyi szakigazgatási szerveinek, kistérségi népegészségügyi intézeteinek ügyei	15	–
NEFMI1804	Országos Vérellátó Szolgálattal kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI1805	Országos Mentőszolgálat ügyei	15	–
NEFMI1806	Alternatív betegszállítással kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI1807	Egyéb országos intézetek ügyei	10	–
NEFMI1808	Egészségügyi igazgatási ügyek	N	HN
NEFMI1809	Szakmai kollégiumok ügyei	5	–
NEFMI1810	Fekvőbeteg ellátással kapcsolatos ügyek	N	HN
NEFMI1811	Alapellátás ügyei	N	HN
NEFMI1812	Járóbeteg ellátással kapcsolatos ügyiratok	N	HN
NEFMI1813	Foglalkozás-egészségügy ügyiratai	N	HN
NEFMI1814	Ifjúság-egészségügy iratai	N	HN
NEFMI1815	Intézményi átalakítások ügyiratai	N	15
NEFMI1816	Minőségügy, minőségfejlesztés és minőségirányítási rendszerek, minőségügyi képzés ügyiratai	N	HN
NEFMI1817	Környezet- és település-egészségügy ügyiratai	N	HN
NEFMI1818	Szociális ügyekkel, esélyegyenlőséggel, szenvedélybetegségekkel kapcsolatos ügyiratok	15	–
NEFMI1819	Ápolási, védőnői tevékenység ügyiratai	15	–
NEFMI1820	Egészségpolitikai célú támogatások ügyiratai (pályázatok, egyedi támogatások dokumentumai)	15	–
NEFMI1821	Egészségüggyel kapcsolatos jogszabály alkotási feladatok szakmai előkészítő iratai	N	15
NEFMI1822	Nukleárisbaleset-elhárítás	N	15
NEFMI1823	Katasztrófa-egészségügyi gyakorlatok, továbbképzések	5	–
NEFMI1824	Segítségnyújtás, rendkívüli események, kiemelt rendezvények egészségügyi biztosítása	5	–
NEFMI1825	Honvédelmi felkészülés, gazdaságmozgósítás	N	HN
NEFMI1826	NATO válságreagálási rendszer	N	HN
NEFMI1827	NATO Befogadó Nemzeti Támogatás	N	HN
NEFMI1828	NATO SEPC (Senior Civil Emergency Planning Committee)	15	–
NEFMI1829	NATO CEP (Civil Emergency Planning)	10	–
NEFMI1830	NATO PHWG (Public Health and Food Water Group)	15	–
NEFMI1831	EU Egészségbiztonsági Tanács (Health Security Committee – HSC)	10	–
NEFMI1832	HTB (Határellenőrzési Tárcaközi Bizottság)	5	–
NEFMI1833	EU PROCIV (EU Polgárvédelmi Munkacsoport – Working Party on Civil Protection)	10	–
NEFMI1834	EU EPCIP (European Programme for Critical Infrastructure Protection )	15	–
NEFMI1835	EU járványügy (EWRS – Early Warning and Response System, ECDC – European Centre for Disease Prevention and Control)	10	–
NEFMI1836	Terrorizmus elleni felkészülés	N	HN
NEFMI1837	Kormányzati Koordinációs Bizottság	N	15
NEFMI1838	Járványügyi Védekezési Munkabizottság	N	15
NEFMI1839	Járványügyi felkészülés	N	HN
NEFMI1840	Migrációs Védekezési Munkabizottság	10	–
NEFMI1841	Katasztrófa Megelőzési Nemzeti Fórum	10	–
NEFMI1842	Nonproliferációs Tárcaközi Bizottság	10	–
NEFMI1843	Állami Egészségügyi Tartalék egyes elemei (ÁEüT)	N	HN
NEFMI1844	Kritikus infrastruktúra védelem	N	HN
NEFMI1845	Súlyos ipari Baleset Elleni Védekezési Munkabizottság	10	–
NEFMI1846	Földrengés elleni védekezési Munkabizottság	10	–
NEFMI1847	Egységes digitális hívószám	5	–
NEFMI1848	Kémiai Biológiai Radio-Nukleáris (CBRN) felkészülés	10	–
NEFMI1849	Nemzetközi Egészségügyi Rendszabályok	10	–
NEFMI1850	Hőhullám elleni védekezési munkabizottság iratai	N	15
NEFMI1851	Éghajlatváltozással kapcsolatos iratok	10	–
NEFMI1852	Egészségügyi intézmények létesítése, megszüntetése, működési engedélyek, alapító okiratok	N	15
NEFMI1853	Hazai egészségügyi fejlesztésre irányuló projektek	N	15
NEFMI1854	Felkérés fővédnökségre, előadás megtartására	5	–
NEFMI1855	Útijelentések, beszámolók	5	–
NEFMI1856	Európai Uniós riasztórendszerekkel kapcsolatos ügyek	15	–

	Egészségügyi koordinációval kapcsolatos ügyek iratai
NEFMI1857	Nemzeti AIDS Bizottsággal kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI1858	Szlovák- magyar Vegyes Bizottsággal kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI1859	Orosz-magyar Vegyes Bizottsággal kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI1860	Román- magyar Vegyes Bizottsággal kapcsolatos ügyek	10	–
NFEMI1861	Társadalmi Felzárkóztatási és Cigányügyi Tárcaközi Bizottsággal kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI1862	Országos Fogyatékosügyi Tanács egészségügyi és egészségbiztosítási szakterületet érintő ügyei	10	–
NEFMI1863	Kémiai Biztonság területén működő Tárcaközi Bizottsággal kapcsolatos ügyek	10	–
	Egészségügyi ágazati humánerőforrás-stratégiával kapcsolatos iratok
NEFMI1864	Ágazati humánerőforrás stratégiával összefüggő iratok	N	15
NEFMI1865	Ágazati humánerőforrás stratégiával, szakképzéssel kapcsolatos támogatások, pályázatok ügyiratai	N	15
NEFMI1866	Az egészségügyi felsőfokú szakirányú szakképzést végző intézmények akkreditációjával kapcsolatos iratok	N	15
NFEMI1867	Munkaügyi tárgyú statisztikai kimutatások	5	–
NEFMI1868	Munkaügyi tárgyú megkeresések	5	–
NEFMI1869	A egészségügyi felsőfokú szakirányú szak- és továbbképzést érintő jogszabályok iratai, EU integrációból adódó feladatok	N	15
NEFMI1870	Az egészségügyi felsőfokú szakirányú szakképzési rendszer szervezésének és működtetésének ügyei, valamint az akkreditált iskolai rendszerű felsőfokú szakképzés iratai	10	–
NEFMI1871	Graduális és posztgraduális képzési programokkal kapcsolatos ügyiratok	10	–
NEFMI1872	Országos Képzési Jegyzék hatálya alá tartozó egészségügyi szakképesítések irányításával, szervezésével, szakmai és vizsgakövetelményeivel, központi programjaival, szakmai vizsgáival, szakmai ellenőrzésével összefüggő iratok	N	HN
NEFMI1873	Országos Képzési Jegyzék hatálya alá tartozó egészségügyi szakképesítések tankönyveivel összefüggő iratok	N	15
NEFMI1874	Külföldön megszerzett szakképesítések honosításának jogorvoslati ügyével összefüggő iratok	N	HN
NEFMI1875	Gyógyszerészeti és Egészségügyi Minőség- és Szervezetfejlesztési Intézet (GYEMSZI) szakmai felügyeletével kapcsolatos iratok	N	HN
NEFMI1876	Orvosok, szakdolgozók továbbképzésével kapcsolatos iratok	N	HN
	Népegészségüggyel kapcsolatos iratok
NEFMI1877	Népegészségügy (általános, szűrés, monitor, egészségfejlesztés, lelki egészségügy, finanszírozás) ügyiratai	N	HN
NEFMI1878	Népegészségügyi programokról szóló jelentések iratai	10	–
NEFMI1879	Népegészségüggyel kapcsolatos jogszabály-alkotási feladatok szakmai előkészítő anyagai	N	15
NEFMI1880	Népegészségügyi Tárcaközi Bizottság munkájával kapcsolatos iratok	15	–
NEFMI1881	HIV/AIDS prevencióval kapcsolatos ügyek iratai	15	–
NEFMI1882	Egészségfejlesztési programokkal kapcsolatos iratok	10	–
NEFMI1883	EU népegészségügyi programmal kapcsolatos iratok	15	–
NEFMI1884	Dohányzás prevencióval kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI1885	Népegészségüggyel kapcsolatos pénzügyi feladatok (támogatási szerződések, engedély kérések, szakmai és pénzügyi beszámolók, pályázatok, egyedi támogatások dokumentumai)	10	–
NEFMI1886	Szűrővizsgálatok, rákszűréssel kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI1887	Esélyegyenlőség (kisebbség, gyermek, ifjúsági, idős, roma)	10	–
NEFMI1888	Színtér iratai, népegészségügyi programok	5	–
NEFMI1889	Nemzeti programok, stratégiák	N	15
NEFMI1890	Daganatos betegségekkel kapcsolatos szakmai feladatok	10	–

Gyógyszerészeti ügyekkel kapcsolatos iratok

NEFMI1901	A gyógyszerészet és gyógyszerellátás, gyógyászati segédeszköz ellátás szervezésével és irányításával kapcsolatos megkeresések és panasz ügyek	N	15
NEFMI1902	Gyógyszerekkel kapcsolatos jogszabály alkotási feladatok szakmai iratai	N	HN
NEFMI1903	Gyógyászati segédeszközökkel kapcsolatos jogszabály alkotási feladatok szakmai iratai	N	HN
NEFMI1904	Orvostechnikai eszközökkel kapcsolatos jogszabály alkotási feladatok iratai	N	HN
NEFMI1905	Gyógyszerek támogatásba történő befogadásának iratai	15	–
NEFMI1906	Gyógyászati segédeszközök támogatásba történő befogadásának iratai	15	–
NEFMI1907	A hatályos Magyar Gyógyszerkönyv és a Szabványos Vényminták iratai	10	–
NEFMI1908	Az európai uniós tagságból adódó szakmai feladatok	N	15
NEFMI1909	A gyógyszerészet szakmai és érdekképviseleti szerveivel való kapcsolattartás ügyei	N	HN
NEFMI1910	Gyógyszerek és gyógyászati segédeszközök reklámozásával kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI1911	Gyógyászati segédeszközökkel kapcsolatos egyéb ügyek	15	–
NEFMI1912	Gyógyászati ellátásokkal kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI1913	Orvostechnikai eszközökkel kapcsolatos egyéb ügyek	10	–
NEFMI1914	A gyógyszerügyi ágazatot érintő statisztikai célú adatgyűjtések kezelése	10	–
NEFMI1915	Gyógyszerekkel kapcsolatos megkeresések	15	–
NEFMI1916	Szakmai kollégiumoktól érkező megkeresések	10	–
NEFMI1917	Gyógynövényekkel kapcsolatos ügyek	10	–
NFEMI1918	Kábítószerekkel, pszichotróp anyagokkal kapcsolatos ügyek	15	–

Egészségügyi tudományos és kutatási iratok
NEFMI2001	Az Egészségügyi Tudományos Tanács (továbbiakban: ETT) Plénumának és Elnökségének iratai és tárgyalási jegyzőkönyvei	N	15
NEFMI2002	Az ETT és szakbizottságainak személyi ügyei	N	15
NEFMI2003	Tudományos és Kutatásetikai Bizottság iratai	N	15
NEFMI2004	Az ETT Klinikai Farmakológiai Etikai Bizottság működésének iratai	N	15
NEFMI2005	Az ETT Igazságügyi Szakértői Testület működésének iratai	N	15
NEFMI2006	Az ETT Humán Reprodukciós Bizottság működésének iratai	N	15
NEFMI2007	Ágazati tárcaszintű kutatás iratai (pályázat, könyv megjelentetés, beszámoló, szakmai vélemény stb.)	N	15
NEFMI2008	Tudományos és Technológiai Közös Alap ügyei	N	15
NEFMI2009	Megbízás alapján szakmai bizottságokban való részvétel	10	–
NEFMI2010	Minisztériumon kívüli szakmai bizottságokban való tagsággal kapcsolatos iratok	10	–
NEFMI2011	Regionális Kutatásetikai Bizottság (RKEB) működésének iratai	N	15
NEFMI2012	EU bizottsági anyagok, tárgyalási álláspontok iratai	10	–
NEFMI2013	Gyógyszerészeti és Egészségügyi Minőség- és Szervezetfejlesztési Intézettel (GYEMSZI-vel) való kapcsolattartás iratai	10	–
NEFMI2014	Megbízási és vállalkozási szerződések (lejáratot követően)	10	–
NEFMI2015	Kutatási szerződések (lejáratot követően)	10	–
NEFMI2016	Pályázati Iroda ISZT (Igazságügyi Szakértői Testület) ügyeinek iratai	10	–
NEFMI2017	Pályázati Iroda KFEB (Klinikai Farmakológiai Etikai Bizottság) ügyeinek iratai	10	–
NEFMI2018	Pályázati Iroda ECRIN (European Clinical Research Infrastructure Network) ügyeinek iratai	10	–
NEFMI2019	ETT Elnökséggel történő levelezések iratai	10	–
NEFMI2020	Pályázati Iroda jogszabály módosító javaslatai	N	15
NEFMI2021	Ágazati Kutatásfejlesztési Pályázat iratai (szakmai)	N	15
NEFMI2022	Ágazati Kutatásfejlesztési Pályázat iratai (pénzügyi)	10	–
NEFMI2023	Pályázati Iroda költségvetéssel kapcsolatos iratai	N	15
NEFMI2024	Pályázati Iroda Humán Reprodukciós Bizottság egyéb ügyeinek iratai	10	–
Sportszakmai feladatok
NEFMI2101	Sportcélú pályázatokkal kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NEFMI2102	Sportcélú pályázati döntésekkel, a sportcélú pályázatok pénzügyeivel kapcsolatos iratok	10	–
NEFMI2103	Hátrányos helyzetű társadalmi csoportok, nők és családok sportjával kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI2104	Szabadidősport-események, programok támogatása, népszerűsítése	10	–
NEFMI2105	Iskolai, diák- és felsőoktatási sport támogatásával kapcsolatos iratok	10	–
NEFMI2106	Fogyatékkal élők esélyegyenlőségével kapcsolatos sportügyek	N	15
NEFMI2107	Sportinformációs rendszer iratai	15	–
NEFMI2108	Sportszakmai segítségnyújtás a kapcsolódó területeknek, szervezeteknek, magánszemélyeknek	3	–
NEFMI2109	Sportcélú támogatásokhoz kapcsolódó iratok	10	–
NEFMI2110	Sportegészségügy, sportegészségügyi intézményekkel kapcsolattartás	N	15
NEFMI2111	Sporttudománnyal kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI2112	Sportszakember-képzés, továbbképzés	25	–
NEFMI2113	A sport területi szerveivel való kapcsolattartás	5	–
NEFMI2114	Sportstratégiával kapcsolatos elvi ügyek	N	15
NEFMI2115	Sportstratégiával kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NEFMI2116	Olimpiai ügyek	15	–
NEFMI2117	Magyar Olimpiai Bizottság szerződései	N	15
NEFMI2118	Magyar Olimpiai Bizottsággal kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NEFMI2119	Sportköztestületek és országos jellegű sportszervezetek, valamint tagszervezeteik támogatásával kapcsolatos szerződések	10	–
NEFMI2120	Sportköztestületekkel, országos jellegű sportszervezetekkel, valamint tagszervezeteikkel kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NEFMI2121	Gerevich Aladár Sportösztöndíj program	N	15
NEFMI2122	Országos sportági szakszövetségek és sportági szövetségek, valamint tagszervezeteik támogatásával kapcsolatos szerződések	10	–
NEFMI2123	Országos sportági szakszövetségekkel, sportági szövetségekkel, valamint tagszervezeteikkel kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NEFMI2124	Szabadidősport szövetségek, valamint tagszervezeteik támogatásával kapcsolatos szerződések	10	–
NEFMI2125	Szabadidősport szövetségekkel, valamint tagszervezeteikkel kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NEFMI2126	Fogyatékosok sportszövetségei, valamint tagszervezeteik támogatásával kapcsolatos szerződések	10	–
NEFMI2127	Fogyatékosok sportszövetségeivel, valamint tagszervezeteikkel kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NEFMI2128	Diák- és főiskolai-egyetemi sport sportszövetségei, valamint tagszervezeteik támogatásával kapcsolatos szerződések	10	–
NEFMI2129	Diák- és főiskolai-egyetemi sport sportszövetségeivel, valamint tagszervezeteikkel kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NEFMI2130	Sportegyesületek, szakosztályok támogatásával kapcsolatos szerződések	10	–
NEFMI2131	Sportegyesületek, szakosztályok támogatásával kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NEFMI2132	Sportágfejlesztési ügyek	N	15
NEFMI2133	Hazai rendezésű sporteseményekkel kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI2134	Utánpótlás-nevelési programokkal kapcsolatos szerződések	10	–
NEFMI2135	Utánpótlás-neveléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NEFMI2136	Forma–1 Magyar Nagydíjjal kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI2137	A külföldön szerzett sportszakmai képesítések honosításával, elismertetésével kapcsolatos ügyek	50	–
NEFMI2138	Sportszakmai elismerések, kitüntetések, eredményességi jutalmak	50	–
NEFMI2139	Települési és területi önkormányzatok sportcélú támogatásával kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI2140	Települési és területi önkormányzatokkal kapcsolattartás a sport területén	5	–
Sportigazgatási feladatok
NEFMI2201	Sportrendezvények Biztonságát Minősítő Szakértői Testület minősítéseivel kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI2202	„Nemzet Sportolója” címmel kapcsolatos ügyek	30	–
NEFMI2203	Vízum kiadásához támogató levelek	10	–
NEFMI2204	Honosítási ügyekben támogató levelek	10	–
NEFMI2205	Világbajnoki járadék-, nyugdíj-kiegészítéshez hatósági igazolás kiadása	10	–
NEFMI2206	Olimpiai járadékkal kapcsolatos határozatok és ahhoz kapcsolódó iratok	50	–
NEFMI2207	Olimpiai járadékkal kapcsolatos egyéb adminisztratív ügyek (igazolások, levelezések)	5	–
NEFMI2208	Sportolók és sportedzők munkaviszony keretében végzett, külföldi munkavállalásával kapcsolatos igazolások kiadása	5	–
NEFMI2209	Sportértesítő szerkesztésével kapcsolatos ügyek	1	–
NEFMI2210	Sportcélú fejezeti kezelésű előirányzatok belső költségvetésének összeállítása, jóváhagyása	N	15
NEFMI2211	Sport szakterületet érintő financiális ügyekhez kapcsolódó feladatok	10	–
NEFMI2212	Doppingeljárások, doppingellenes tevékenységgel foglalkozó szervezetekkel (WADA, HUNADO) kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI2213	A doppingellenes tevékenységben résztvevő szervezetekkel való levelezés, tájékoztatás stb.	5	–

Sportlétesítményekkel kapcsolatos iratok
NEFMI2301	Papp László Budapest Sportaréna Magyar Államot megillető eseménynapokkal kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI2302	Papp László Budapest Sportaréna üzemeltetéséhez kapcsolódó ügyek	15	–
NEFMI2303	Puskás Ferenc Stadion rekonstrukció	15	–
NEFMI2304	Tüske Csarnok programhoz kapcsolódó iratok	15	–
NEFMI2305	Debreceni Nagyerdei Labdarúgó Stadion rekonstrukciója	15	–
NEFMI2306	Egyedi sportberuházásokkal kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI2307	Beruházás a 21. századi iskolába	15	–
NEFMI2308	Magyar Sportok Háza üzemeltetésével kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI2309	Állami tulajdonú sportingatlanokkal kapcsolatos ügyek	15	–
NEFMI2310	Sportcélú ingatlanokkal kapcsolatos miniszteri méltányossági ügyek	15	–
NEFMI2311	Stadionbiztonsági Projekttel kapcsolatos ügyek	30	–

Nemzetközi kapcsolattartással összefüggő iratok
	Általános nemzetközi ügyek
NEFMI9001	Nemzetközi kapcsolatok (nem EU tagállamokkal)	N	15
NEFMI9002	Egyéb nemzetközi programok	N	15
NEFMI9003	Egyéb nemzetközi ügyek	10	–
NEFMI9004	Nemzetközi kapcsolattartással összefüggő egyedi ügyek (állampolgárok, magánszemélyek ügyei stb)	10	–
NEFMI9005	Diplomáciai jelentések	5	–

	Általános, Európai Unióval kapcsolatos ügyek

NEFMI9006	Az Európai Unióval kapcsolatos elvi ügyek	N	15
NEFMI9007	Az Európai Unióval kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NEFMI9008	Az Európai Bizottság Éves Jelentésével és a Bizottsági Akciótervvel összefüggő ügyek	N	15
NEFMI9009	Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottsággal (EKTB) összefüggő elvi ügyek	N	15
NEFMI9010	Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottsággal (EKTB) összefüggő adminisztratív ügyek	5	–
NEFMI9011	Az EU Közösségi programjaival kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI9012	Az Európai Unió 2011. I. félévi magyar elnökség ügyei	N	15
NEFMI9013	Az Európai Unió 2011. I. félévi magyar elnökség adminisztratív ügyei	5	–
NEFMI9014	EU jogalkotással és Jogharmonizációs Programmal kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI9015	Kétoldalú kapcsolatok EU-tagállamokkal	N	15

	Két- vagy többoldalú nemzetközi vagy tárcaközi szerződések, egyezmények, munkatervek, jegyzőkönyvek, megállapodások EU-n belül és kívül
NEFMI9016	Két- vagy többoldalú állam- és kormányközi, valamint tárcaközi megállapodások, egyezmények és munkatervek, jegyzőkönyvek; ezek előkészítése és végrehajtása harmadik, nem EU-s országokkal	N	15
NEFMI9017	Kétoldalú állam- és kormányközi, valamint tárcaközi oktatási, kulturális, tudományos és ifjúsági megállapodások, egyezmények, munkatervek, jegyzőkönyvek, valamint ezek előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI9018	Többoldalú állam- és kormányközi, valamint tárcaközi oktatási, kulturális, tudományos és ifjúsági megállapodások, egyezmények, munkatervek, jegyzőkönyvek, valamint ezek előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI9019	A Közép-Európai Kezdeményezéssel (CEI) kapcsolatos elvi ügyek	N	15
NEFMI9020	A Közép-Európai Kezdeményezéssel (CEI) kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NEFMI9021	Visegrádi 4-ekkel kapcsolatos elvi ügyek	N	15
NEFMI9022	Visegrádi 4-ekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–

	Külföldi nemzetközi konferenciák, rendezvények, találkozók, tanulmányutak ügyei
NEFMI9023	Nemzetközi rendezvényeken, konferenciákon, üléseken, tárgyalásokon, találkozókon való részvétel ügyei; meghívások, hivatalos kiküldetések és az arról készített jelentések és elszámolások	10	–

	Hazai nemzetközi konferenciák, rendezvények, találkozók ügyei
NEFMI9024	Hazai nemzetközi rendezvények, konferenciák szervezése, előkészítése; külföldi szakemberek, delegációk fogadása, programjának előkészítése, és ezek elszámolása	10	–

	Fordítási és tolmácsolási ügyek
NEFMI9025	Fordítások és tolmácsolások iratai	10	–

	Nemzetközi Szervezetek ügyei

NEFMI9026	Nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos elvi ügyek (UNESCO, UNITAR, IBE, ET, OECD, UNODC, INCB, WHO stb.)	N	15
NEFMI9027	Nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek (UNESCO, UNITAR, IBE, ET, OECD, UNODC, INCB, WHO stb.)	10	–
NEFMI9028	Az Európai Unió ügynökségeivel összefüggő ügyek (Dublini Alapítvány stb.)	N	15

	Határon túli és szórványmagyarság ügyei

NEFMI9029	A határon túli magyarok azonosságtudatának megőrzését biztosító magyarországi munka általános irányelvei, fejlesztési tervek, állásfoglalások	N	15
NEFMI9030	Határon túli magyar szövetségekkel, diák- és hallgatói szervezetekkel, egyesületekkel történő kapcsolattartás	N	15
NEFMI9031	A szórványmagyarság ügyei	N	15
NEFMI9032	Határon túli pedagógus-továbbképzés ügyei	5	–
NEFMI9033	Határon túli tankönyv, taneszköz és folyóirat	5	–
NEFMI9034	Határon túli diákok tanulmányi versenyei, táboroztatásai	5	–
NEFMI9035	A határon túli magyarok felsőoktatása és ösztöndíjazása	8	–
NEFMI9036	Határon túli magyarok kulturális ügyei	N	15
NEFMI9037	Határon túli magyarok Magyarországon történő egészségügyi ellátása	30	–

	EU-s finanszírozás, pályázatok, pénzügyek

NEFMI9038	Monitoring jelentés	N	15
NEFMI9039	Strukturális Alapok és Közösségi Kezdeményezések igénybevételével kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI9040	EU-s pályázatokkal kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI9041	EU többéves pénzügyi keret (MFF)	10	–
	Ágazatok speciális témakörei

	Oktatás
NEFMI9042	Nemzetközi oktatási, tudományos kapcsolatok	N	15
NEFMI9043	Ösztöndíjasok, tanulmányutasok külföldre küldése, illetőleg Magyarországon történő fogadásával, és nemzetközi nyári egyetemekkel kapcsolatos elvi ügyek	N	15
NEFMI9044	Ösztöndíjasok, tanulmányutasok külföldre küldése, illetőleg Magyarországon történő fogadásával, és nemzetközi nyári egyetemekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NEFMI9045	Hungarológiai elvi ügyek	N	15
NEFMI9046	Hungarológiai adminisztratív ügyek	5	–
NEFMI9047	Magyarországon oktató külföldi lektorokkal kapcsolatos elvi ügyek	N	15
NEFMI9048	Magyarországon oktató külföldi lektorokkal kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NEFMI9049	Idegennyelv-oktatás fejlesztéssel kapcsolatos ügyek	10	–
NEFMI9050	Európai Képesítési Keretrendszerrel (EKKR), és a Magyar Képesítési Keretrendszerrel (MKKR) kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI9051	Európai Uniós felsőoktatási feladatok	N	15
NEFMI9052	Nemzetközi felsőoktatási feladatok	N	15
NEFMI9053	Európai Uniós tudományos ügyek	N	15
NEFMI9054	Nemzetközi tudományos ügyek	N	15
NEFMI9055	Task Force Holocaust szervezettel kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI9056	Egyéb oktatási nemzetközi ügyek	5	–

	Kultúra
NEFMI9057	Nemzetközi kulturális kapcsolatok	N	15
NEFMI9058	Balassi Intézettel kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI9059	Európa Kulturális Fővárosa	N	15
NEFMI9060	Kulturális Évadok, nagyrendezvények	N	15
NEFMI9061	Európai Örökség Cím	N	15
NEFMI9062	Európai uniós és nemzetközi kulturális fejlesztésekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek	10	–
NEFMI9063	Európai uniós és nemzetközi kulturális fejlesztésekkel kapcsolatos elvi ügyek	N	15

	Szociális
NEFMI9064	Európai szociális partnerekkel összefüggő ügyek	N	15
NEFMI9065	Társadalmi kirekesztődéssel/beilleszkedéssel összefüggő ügyek	N	15
NEFMI9066	EU-s képzések koordinációjával összefüggő ügyek (TAIEX együttműködés)	N	15
NEFMI9067	Európai Uniós Nyugdíjügyek	N	15
NEFMI9068	Egyéb Nemzetközi Nyugdíjügyek (OECD, ENSZ, ILO, ISSA etc.)	N	15
NEFMI9069	Kétoldalú szociális biztonsági megállapodásokkal kapcsolatos ügyek	N	15

	Egészségügy
NEFMI9070	Nemzetközi egészségügyi együttműködési programok	N	15
NEFMI9071	EU tagállamokkal megvalósuló egészségügyi együttműködési programok	N	15
NEFMI9072	Egyéb egészségügyi ágazati nemzetközi ügyek	10	–
NEFMI9073	Egészségbiztosítást érintő EU-s és egyéb nemzetközi vonatkozású ügyek	N	15

	Sport
NEFMI9074	Európai Uniós sportügyek	N	15
NEFMI9075	Európa Tanácsi sportügyek	N	15
NEFMI9076	Egyéb sport ágazati nemzetközi ügyek	10	–

Miniszter irányítása alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok
NEFMI9101	A Közoktatáspolitikai Tanács működésével kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI9102	Az Országos Köznevelési Tanács és bizottságai működésével kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI9103	Közoktatási Érdekegyeztető Tanács működésével kapcsolatos elvi ügyek	N	15
NEFMI9104	Közoktatási Érdekegyeztető Tanács egyéb ügyei	10	–
NEFMI9105	Az Országos Diákjogi Tanács működésével kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI9106	Az Országos Kisebbségi Bizottság működésével kapcsolatos ügyek	N	15
NEFMI9107	NEFMI fenntartásában működő muzeális intézmények tevékenységével kapcsolatos iratok	N	15
NEFMI9108	MNM gazdasági ügyek, kihelyezett keretek	10	–
NEFMI9109	A minisztérium által fenntartott könyvtárakkal kapcsolatos feladatok	N	15
NEFMI9110	A Könyvtári Intézet működése	N	15
NEFMI9111	Magyar Országos Levéltár elvi ügyei	N	15
NEFMI9112	Magyar Országos Levéltár adminisztratív ügyei	10	–
NEFMI9113	Nemzeti Sport Intézethez kapcsolódó, jogi kötőerővel bíró dokumentumok (alapító okirat módosítása, SzMSz)	N	15
NEFMI9114	Nemzeti Sport Intézettel kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NEFMI9115	Nemzeti Sportközpontokhoz kapcsolódó jogi kötőerővel bíró dokumentumok (alapító okirat módosítás, SzMSz)	N	15
NEFMI9116	Nemzeti Sportközpontokkal kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NEFMI9117	A Műemlékek Nemzeti Gondnoksága tevékenységével kapcsolatos íratok	N	15
NEFMI9118	A Magyar Nemzeti Múzeumban lévő Országos Muzeológiai Módszertani és Információs Központ működésével és tevékenységével kapcsolatos iratok	N	15
Miniszter szakmai felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok
NEFMI9201	A Bécsi Magyar Levéltári Kirendeltséggel kapcsolatos elvi ügyek	N	15
NEFMI9202	A NEFMI fenntartásában, illetve közvetlen szakmai felügyelet alatt működő audiovizuális archívumok tevékenységével kapcsolatos iratok	N	15
NEFMI9203	ONYF-fel kapcsolatos iratok	N	15
NEFMI9204	ORSZI-val kapcsolatos iratok	N	15

Miniszter törvényességi felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok

Miniszter által működtetett szervezetekkel (testületekkel) kapcsolatos iratok

2. melléklet

2.1. Miniszteri kimenő levél minta

MINISZTER

Iktatószám:	Hiv. szám:
	Ügyintéző: (név, telefonszám)
	Melléklet: db/csomag

<<Címzett neve>> részére

<<Címzett beosztása>>

<<Intézmény neve>>

<<Címzett címe (Helység)>>

<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>

<<Címzett címe (Irányítószám)>>

Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

Budapest, << Dátum >>

Üdvözlettel:

<<Aláíró neve>>

Cím: …………………………………………………… Tel.: …….……, Fax: ……………

e-mail: ……………………@nefmi.gov.hu

2.2. Közigazgatási államtitkári kimenő levél minta

KÖZIGAZGATÁSI ÁLLAMTITKÁR

Iktatószám:	Hiv. szám:
	Ügyintéző: (név, telefonszám)
	Melléklet: db/csomag

<<Címzett neve>> részére

<<Címzett beosztása>>

<<Intézmény neve>>

<<Címzett címe (Helység)>>

<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>

<<Címzett címe (Irányítószám)>>

Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

Budapest, << Dátum >>

Köszönti:

<<Aláíró neve>>

Cím: …………………………………………………… Tel.: …….……, Fax: ……………

e-mail: ……………………@nefmi.gov.hu

2.3. Miniszter nevében küldött kimenő levél minta

<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE>>

Iktatószám:	Hiv. szám:
	Ügyintéző: (név, telefonszám)
	Melléklet: db/csomag

<<Címzett neve>> részére

<<Címzett beosztása>>

<<Intézmény neve>>

<<Címzett címe (Helység)>>

<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>

<<Címzett címe (Irányítószám)>>

Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

Budapest, << Dátum >>

A miniszter nevében:

<<Aláíró neve>>

<<Aláíró beosztása>>

Cím: …………………………………………………… Tel.: …….……, Fax: ……………

e-mail: ……………………@nefmi.gov.hu

2.4. Államtitkári kimenő levél minta

ÁLLAMTITKÁR

Iktatószám:	Hiv. szám:
	Ügyintéző: (név, telefonszám)
	Melléklet: db/csomag

<<Címzett neve>> részére

<<Címzett beosztása>>

<<Intézmény neve>>

<<Címzett címe (Helység)>>

<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>

<<Címzett címe (Irányítószám)>>

Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

Budapest, << Dátum >>

Üdvözlettel:

<<Aláíró neve>>

Cím: …………………………………………………… Tel.: …….……, Fax: ……………

e-mail: ……………………@nefmi.gov.hu

2.5. Helyettes államtitkári kimenő levél minta

HELYETTES ÁLLAMTITKÁR

Iktatószám:	Hiv. szám:
	Ügyintéző: (név, telefonszám)
	Melléklet: db/csomag

<<Címzett neve>> részére

<<Címzett beosztása>>

<<Intézmény neve>>

<<Címzett címe (Helység)>>

<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>

<<Címzett címe (Irányítószám)>>

Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

Budapest, << Dátum >>

Üdvözlettel:

<<Aláíró neve>>

Cím: …………………………………………………… Tel.: …….……, Fax: ……………

e-mail: ……………………@nefmi.gov.hu

2.6. Szervezeti egységek kimenő levél mintája

<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE>>

Iktatószám:	Hiv. szám:
	Ügyintéző: (név, telefonszám)
	Melléklet: db/csomag

<<Címzett neve>> részére

<<Címzett beosztása>>

<<Intézmény neve>>

<<Címzett címe (Helység)>>

<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>

<<Címzett címe (Irányítószám)>>

Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

Budapest, << Dátum >>

Üdvözlettel:

<<Aláíró neve>>

<<Aláíró beosztása>>

Cím: …………………………………………………… Tel.: …….……, Fax: ……………

e-mail: ……………………@nefmi.gov.hu

2.7. Belső feljegyzés minta

<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE>>

FELJEGYZÉS

Iktatószám:

Ügyintéző (név, telefonszám):

<< Címzett neve és beosztása >>

részére

Tárgy: << Feljegyzés tárgya >>

<< Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan >>

Javaslat:

<<Esetleges javaslat leírása. Ezen pont alkalmazása opcionális, a feljegyzés tartalmától függ.>>

Budapest, << Dátum >>

<<Aláíró neve>>

2.8. Emlékeztető minta

<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE>>

Iktatószám:

EMLÉKEZTETŐ

Helyszín:	<< Emlékeztető tárgyának helyszíne>>
Időpont:	<<Emlékeztető tárgyának időpontja>>
Jelen vannak:	<<Név>>, <<Cég / Szervezeti egység>>, a továbbiakban: << >>
	<<Név>>, <<Cég / Szervezeti egység>>, a továbbiakban: << >>

Tárgy:

<<Téma>>

Előzmények:

<<Előzmények kifejtése>>

Az egyeztetés során kialakult lehetséges megoldás:

<<Lehetséges megoldások kifejtése>>

Intézkedések:

1. feladat: <<1. feladat szövege>>

Határidő:	<<1. feladat határideje>>
Felelős:	<<1. feladatért felelős személy>>

2. feladat: <<2. feladat szövege>>

Határidő:	<<2. feladat határideje>>
Felelős:	<<2. feladatért felelős személy>>

Készítette:

<<Készítő neve>>

<<Készítő szervezeti egységének neve>>

2.9. Kimenő hivatalos elektronikus levél minta

<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE>>

Iktatószám:

<<Címzett neve>>

<<Címzett beosztása>>

<<Címzett címe>>

Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

Üdvözlettel/Tisztelettel:

<<Aláíró neve>>

<<Aláíró beosztása>>

Nemzeti Erőforrás Minisztérium

<<Szervezeti egység neve>>

<<Szervezeti egység címe>>

www.nefmi.gov.hu

Tel.: +36 1 <<XXX XXXX>>

Fax: +36 1 <<XXX XXXX>>

Mobil: +36 <<XX XXX XXXX>>

E-mail: @nefmi.gov.hu

*****************************************************************************************************

Ez az üzenet és a hozzá kapcsolódó, file-ok bizalmasak és kizárólag a címzettnek szólnak. Amennyiben Ön nem címzettje ennek a levélnek, de valamilyen hiba folytán megkapta, kérjük, semmisítse azt meg és értesítse az üzenet küldőjét.

This e-mail and any file transmitted with it are confidential and intended for the sole use of the individual or entity to whom they are addressed. If you have received this e-mail in error, please delete this e-mail and notify the sender.

*****************************************************************************************************

Szignálási utasítások:
1. Címzett	□ intézkedésre	□ részvételre
Alszám:	□ aláírásommal válasz készítendő	□ tájékoztatásul
Megjegyzés/másolatot kap	□ megbízásomból válasz készítése	□ megbeszélendő
	□ miniszteri döntésre	□ visszavárólag
	□ összefoglaló készítése	□ szignálásra
	□ véleményezésre	□ jóváhagyásra
	□ aláírásra	□ irattározásra
	□ HATÁRIDŐ/SÜRGŐS	□ postázásra
Dátum:	Aláírás:

2. Címzett	□ intézkedésre	□ részvételre
Alszám:	□ aláírásommal válasz készítendő	□ tájékoztatásul
Megjegyzés/másolatot kap	□ megbízásomból válasz készítése	□ megbeszélendő
	□ miniszteri döntésre	□ visszavárólag
	□ összefoglaló készítése	□ szignálásra
	□ véleményezésre	□ jóváhagyásra
	□ aláírásra	□ irattározásra
	□ HATÁRIDŐ/SÜRGŐS	□ postázásra
Dátum:	Aláírás:

3. Címzett	□ intézkedésre	□ részvételre
Alszám:	□ aláírásommal válasz készítendő	□ tájékoztatásul
Megjegyzés/másolatot kap	□ megbízásomból válasz készítése	□ megbeszélendő
	□ miniszteri döntésre	□ visszavárólag
	□ összefoglaló készítése	□ szignálásra
	□ véleményezésre	□ jóváhagyásra
	□ aláírásra	□ irattározásra
	□ HATÁRIDŐ/SÜRGŐS	□ postázásra
Dátum:	Aláírás:

Szignálási utasítások, kezelési feljegyzések, megjegyzések:

3.0 előadói ív minta

Nemzeti Erőforrás Minisztérium

Előadói ív

Iktatószám: <<iktatószám>>
Iktatás dátuma: <<iktatás dátuma>>
Irat küldőjének neve és címe: <<Ügyfél neve és címe>>
Hivatkozási szám: <<hivszám>>
Irat címzettjének neve és címe:<<Ügyfél neve és címe>>
Mellékletek száma: <<mellékletek>>

Felelős neve: <<Felelos>>
Felelős szervezeti egysége: <<szervezeti egysége>>
Ügyintéző neve: <<Ügyintéző>>
Ügyintéző szervezeti egysége: <<ÜI szervezeti egysége>>
Szerelt előirat: <<Előirat>>
Szerelt utóirat: <<Utóirat>>
Kapcsolatos irat (kézi kitöltés):
Elintézési határidő: <<határidő>>

Tárgy:<<Tárgy>>

Altárgy:<<Altárgy>>

Szignálási utasítások: (szükség esetén folytatás a hátsó borítón)
Tájékoztatásra: Postázás (címzettek, szignó, dátum):	Intézkedésre:

Irattári tételszám:						Irattári jel:
<<1>>	<<2>>	<<3>>	<<4>>	<<5>>		<<6>>	<<7>>	<<8>>

Átmeneti irattárba adás (kézi kitöltés)						Központi irattárba adás (kézi kitöltés)

<<iktatószám>>

Az utasítást a 16/2014. (IV. 18.) EMMI utasítás 3. §-a hatályon kívül helyezte 2014. április 19. napjával.

A 2. § a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján módosított szöveg.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek