1/2013. (I. 14.) EBH utasítás
1/2013. (I. 14.) EBH utasítás
az Egyenlő Bánásmód Hatóság iratkezelési szabályzatának kiadásáról1
2013.01.16.
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 9. § (1) és (3) bekezdésében, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben előírt követelmények teljesítése részletes szabályainak meghatározása érdekében – a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdése alapján, valamint a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontjára figyelemmel – a Magyar Nemzeti Levéltárral és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel egyetértésben – az alábbi szabályzatot adom ki:
1. § Az Egyenlő Bánásmód Hatóság Iratkezelési Szabályzatát a mellékletben foglaltak szerint határozom meg.
2. § Az Iratkezelési Szabályzat hatálya az Egyenlő Bánásmód Hatóság szervezeti egységeire terjed ki.
3. § Az Iratkezelési Szabályzat a közzétételét követő napon lép hatályba azzal, hogy rendelkezéseit 2013. január 1-jétől kell alkalmazni.
4. §2
Melléklet az 1/2013. (I. 14.) EBH utasításhoz
Az Egyenlő Bánásmód Hatóság Iratkezelési Szabályzata
Általános rendelkezések
1.1. Az Iratkezelési Szabályzat célja
Az Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) célja az Egyenlő Bánásmód Hatóság (a továbbiakban: Hatóság) iratai keletkezésének, érkezésének, átvételének, nyilvántartásának, továbbításának, biztonságos őrzési módjának, rendszerezésének, segédletekkel ellátásának, irattározásának, selejtezésének és levéltárba történő átadásának egységes elvek szerint történő szabályozása oly módon, hogy az iratok útja nyomon követhető, holléte pontosan megállapítható, visszakereshető és az irat épségben megőrizhető legyen.
E Szabályzat elválaszthatatlan részét képezi az évente felülvizsgálandó Irattári Terv, amelyet a feladat- és hatáskörben bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell.
A Szabályzat hatálya kiterjed a Hatóságnál köztisztviselői, megbízási vagy egyéb foglalkoztatási jogviszonyban állókra (a továbbiakban: munkavállaló), akik a Hatóságnál iratkezelést, iratfeldolgozást vagy azzal összefüggő bármilyen tevékenységet végeznek.
1.2. Értelmező rendelkezések
A Hatóság Szabályzatának alkalmazása során:
1.2.1. aláíró: az a természetes személy, aki (elektronikus aláíró esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja és) a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult,
1.2.2. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,
1.2.3. archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése elektronikus adathordozón,
1.2.4. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása,
1.2.5. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,
1.2.6. átadás-átvételi jegyzék: az átadás-átvételi jegyzőkönyv melléklete, az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,
1.2.7. átmeneti (kézi) irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés, illetve központi irattárba adás előtti őrzése történik,
1.2.8. besorolási séma: az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória struktúra,
1.2.9. csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása,
1.2.10. elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat,
1.2.11. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,
1.2.12. elektronikus levél: egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,
1.2.13. elektronikus másolat: valamely iratról készült, a külön jogszabályban meghatározott, joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes,
1.2.14. elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről, és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet,
1.2.15. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton, elektronikus levélben érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét,
1.2.16. elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek,
1.2.17. elektronikusan történő aláírás: elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz,
1.2.18. előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz,
1.2.19. előzményezés: olyan ügyirat keresése, ami ugyanarra az ügyre vonatkozik, mint az új irat,
1.2.20. érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele,
1.2.21. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása,
1.2.22. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,
1.2.23. felelős: az a személy, akinek (vagy nevében az erre felhatalmazott) joga és egyben feladata az ügyirat, irat, vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani,
1.2.24. hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség ellenőrzéssel,
1.2.25. hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs: a Hatóság kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a Hatóság hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,
1.2.26. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,
1.2.27. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,
1.2.28. időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett,
1.2.29. iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iratkezelési szoftverben, az iraton és az előadói íven,
1.2.30. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot,
1.2.31. irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja,
1.2.32. iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység,
1.2.33. iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv, valamint az adott szerv iratmintáinak gyűjteménye,
1.2.34. iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból,
1.2.35. irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely,
1.2.36. irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat és irat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre,
1.2.37. irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége,
1.2.38. irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét,
1.2.39. irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak,
1.2.40. irattári tételszám: az iratnak az Irattári Tervben tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását selejtezhetőség szempontjából meghatározó, több részből álló teljes kódja. Az irattári tételszám részei az ágazati betűjel és a tétel sorszáma,
1.2.41. irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az Irattári Tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,
1.2.42. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését az ügyintézés lezárása után végzi,
1.2.43. kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,
1.2.44. kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata,
1.2.45. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások,
1.2.46. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez,
1.2.47. kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással és bélyegzőlenyomattal ellátott irat,
1.2.48. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,
1.2.49. kiadmányozó: a hatóság elnöke vagy az általa kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,
1.2.50. közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott,
1.2.51. központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár,
1.2.52. küldemény: az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el,
1.2.53. küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele,
1.2.54. láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet,
1.2.55. levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény,
1.2.56. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak,
1.2.57. levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat,
1.2.58. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek,
1.2.59. másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat,
1.2.60. megőrzési határidő: az Irattári Tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,
1.2.61. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése
1.2.62. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható,
1.2.63. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól,
1.2.64. naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása,
1.2.65. raktári egység: az irattári anyagnak a kézi és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),
1.2.66. savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz,
1.2.67. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése,
1.2.68. szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás: a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény 172. § j) pontja szerinti szolgáltatás,
1.2.69. személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret –, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés,
1.2.70. szerelés: iratok, ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell,
1.2.71. szerv: a jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet,
1.2.72. szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,
1.2.73. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,
1.2.74. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása,
1.2.75. továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is,
1.2.76. ügyfélkapu: az ÁNYK űrlap benyújtás támogatási szolgáltatáson belül az ügyfél azonosítását biztosító jelszavas azonosítási részszolgáltatás,
1.2.77. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,
1.2.78. ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti,
1.2.79. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat,
1.2.80. ügyiratdarab: a több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek,
1.2.81. ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy,
1.2.82. ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja,
1.2.83. ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,
1.2.84. vegyes ügyirat: papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.
Az értelmező rendelkezésekben nem szereplő fogalmak értelmezése során
a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.);
b) a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.);
c) az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény;
d) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet;
e) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet;
f) a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet;
g) az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet
rendelkezései az irányadóak.
Az ügyintézés szervezete, rendszere, felügyelete
2.1. Az ügyintézés általános szabályait az Egyenlő Bánásmód Hatóság Szervezeti és Működési Szabályzata és az Egyenlő Bánásmód Hatóság valamennyi szervezeti egységére vonatkozó Ügyrendje tartalmazza.
2.2. A Szabályzat hatálya nem terjed ki a minősített adatok kezelésére, a Hatóságnál minősített adatok kezelése nem folyik. A pénzügyi bizonylatokat, számlákat külön szabályozás szerint kell kezelni.
Az iratok kezelése során a személyes adatok védelmére vonatkozó – a Hatóság Adatvédelmi Szabályzatában részletezett – rendelkezéseket figyelembe kell venni.
2.3. A Hatóságnál az iratkezelés központi számítógépes hálózati rendszerrel támogatottan, egy közös szerverbe történő adatrögzítéssel valósul meg. A Hatóság szervezeti egységei közül a TÁMOP Programiroda a közös szerveren, de az egységes iratkezelés rendszerén belül a TÁMOP-5.5.5 projekt ügykörében elkülönített adatrögzítést végez.
2.4. A Hatóságnál az iratkezelés felügyeletét, az iratkezelési szoftver névre szóló hozzáférési jogosultságainak engedélyezését az elnök látja el.
2.5. Az elnök felelős a Hatóság egységes és szabályszerű iratkezelésének biztosításáért. E feladatkörében felelős:
a) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,
b) az e Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért,
c) az esetleges szabálytalanságok megszüntetéséért,
d) szükség szerint e Szabályzat módosításának kezdeményezéséért,
e) az iratkezelést végző(k) vagy azért felelős személy(ek) kijelöléséért, szakmai képzéséért, továbbképzéséért, valamint az iratkezelő rendszer felhasználói szintű oktatásának biztosításáért,
f) a küldemények átvételéért, kezeléséért, a Hivatalban keletkező küldemények kézbesítéséért felelős személy kijelöléséért,
g) az illetékes levéltárral történő együttműködésért,
h) a bélyegzők nyilvántartásáért felelős személy kijelöléséért,
i) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, ezek elektronikus változatai, valamint számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáért felelős személy kijelöléséért,
j) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iratkezelő rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításának a felügyeletéért,
k) az iratanyag szabályos selejtezéséért,
l) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítésének végrehajtatásáért,
m) az Irattári Tervben meghatározott idő után az iratanyag levéltárba adásáért,
n) az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakíttatásáért és működtetéséért.
2.6. Az iratkezelés felügyeletét és irányítását a Hatóság elnöke a titkárságvezető útján látja el.
2.7. A szervezeti egységek vezetői felelősséggel tartoznak az irányításuk alá tartozó iratkezelési folyamatokért. E felelősségi körükben kötelesek:
a) évente ellenőrizni e Szabályzat előírásainak végrehajtását,
b) intézkedni az esetleges szabálytalanságok megszüntetésére.
2.8. A közvetlen, napi ellenőrzési feladatokat a titkárságvezető végzi, és
a) gondoskodik a Szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a Szabályzat módosítását,
b) gondoskodik az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről,
c) gondoskodik az iratkezelési segédeszközök (kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról,
d) gondoskodik az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről és azok betartásáról,
e) az újonnan belépő dolgozókkal megismerteti a hatóságnál alkalmazott iratkezelés rendjét,
f) szükség esetén kezdeményezi a Hatóság Szabályzatának módosítását, évenként felülvizsgálja és a szervezeti egységekkel egyeztetve elkészíti a Hatóság Irattári Tervét.
2.9. A titkársági referens iratkezeléssel összefüggő felelőssége és feladatai:
a) a beérkezett küldemények átvétele, nyilvántartása (bontás, érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és selejtezése, az iratok Központi Irattárba adása, levéltári átadása, valamint ezek ellenőrzése,
b) az iratnak a munkavállaló részére történő dokumentált kiadása és visszavétele,
c) a bélyegzők biztonságos tárolása, a vezető utasítása szerinti használata.
2.10. A TÁMOP Programiroda ügykörében a napi ellenőrzési feladatokat a szakmai vezető végzi.
Az iratok kezelésének általános követelményei
Az iratok rendszerezése
3.1.1. A Hatóság feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A papír alapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívvel együtt történik.
3.1.2. A Hatóság irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – az Irattári Terv alapján az ügyirat intézéséért felelős személy irattári tételekbe sorolja és irattári tételszámmal látja el.
3.1.3. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen irattári tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámmal kell ellátni.
3.1.4. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat a kormányzati ügykezelőknek a központi irattárban e Szabályzatban előírtak szerinti rendszerben kell elhelyezniük.
Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása
3.2.1. A Hatósághoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – az iktatásra nem kerülő iratok kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, a titkársági referensnek az irat azonosításához szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatokat elektronikus iktatókönyvekben kell nyilvántartania. Az iktatást, és az iratforgalom dokumentálását olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte naprakészen megállapítható legyen.
3.2.2. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.
Az iratok védelme
3.3.1. Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.
3.3.2. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint az informatikai támogatás megvalósítása során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartások és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.
3.3.3. Az iratkezelési folyamat valamennyi eseményét naplózni kell, így különösen a rögzített érkeztetési és iktatási adatok utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező személy azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével együtt.
Az iratokat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában szakszerűen kell kezelni, a papír alapú iratokat az elvárható gondossággal kell a fizikai hatások (pl. nedvesség, fény, hő stb.) ellen védeni.
Hozzáférés az iratokhoz
3.4.1. A Hatóság munkavállalói csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükség van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A Hatóság munkavállalói fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért.
3.4.2. Iratot – bármilyen adathordozón – munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó előírások maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy az irat tartalmát illetéktelen személy ne ismerhesse meg.
3.4.3. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal a személyiségi jogok ne sérüljenek.
3.4.4. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a Hatóság megőrzésében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.
3.4.5. Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő „nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 27. §-ában foglaltak az irányadók.
3.4.6. A nem nyilvános adatokat tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettesei, valamint az általuk meghatározott személyek ismerhetik meg.
3.4.7. A nem nyilvános adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.
3.4.8. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, az előadói íven, írásban dokumentálni kell
3.4.9. Iratról a külön jogszabályban előírtak alapján készíthető hiteles másolat.
A jogosultságok kezelésének szabályai az elektronikus iratkezelő rendszerben
3.5.1. A Hatóság szervezeti egységei együttműködve felelősek az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakész nyilvántartásáért.
3.5.2. A jogosultságok engedélyezése, módosítása, megvonása és felfüggesztése a szervezeti egység vezetőjének hatásköre. Igénylésük során figyelemmel kell lenni a helyettesítések rendjére is.
3.5.3. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni. A titkárságvezető gondoskodik a jogosultságok évenkénti, illetve szükség szerinti felülvizsgálatáról.
3.5.4. Az iratkezelő rendszer használatához legalább kétféle jogosultság kapcsolódik:
a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (pl. érkeztető, szignáló, iktatást végző, ügyintéző, irattáros, lekérdező, rendszergazda) rendelkezhet,
b) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a számára megadott funkciókkal, illetőleg a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja.
3.5.5. Az iratkezelő rendszer működéséhez kapcsolódó adminisztrációs feladatokat a titkársági referens végzi, akinek további feladata:
a) jogosultságok beállítása, módosítása (vezetői engedély alapján),
b) felhasználók, szerepkörök, helyettesítések, jogosultságok, funkcionális beállítások regisztrálása,
c) elektronikus érkeztetőkönyvek, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,
d) irattári tételszámok karbantartása,
e) iratkategóriák karbantartása.
3.5.6. A szervezeti egységtől távozó hozzáférési jogosultságát soron kívül törölni kell.
Az iratkezelés folyamata
A küldemények átvétele
4.1.1. A Hatósághoz a következő módon érkeznek küldemények:
a) postai úton,
b) hivatali kézbesítéssel,
c) telefaxon,
d) ügyfél által személyesen történő benyújtással,
e) elektronikus úton,
f) a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatáson keresztül.
4.1.2. A postahivatalban bérelt fiók címére érkezett küldeményeket minden munkanapon e feladattal megbízott munkatárs veszi át. Azokat a küldeményeket, amelyek nem postafiókra érkeztek, de az átvétel időpontját és tényét a posta részére igazolni kell, a Hatóság meghatalmazással rendelkező dolgozója veheti át és igazolhatja az átvételt. A hivatali kézbesítéssel érkező, vagy ügyfél által személyesen benyújtott beadvány átvételére az ügyiratkezelésért felelős titkársági referens jogosult.
4.1.3. A telefaxon, elektronikus úton érkezett küldeményt az átvevő köteles haladéktalanul érkeztetni a titkársági referenssel, illetve a TÁMOP Programiroda munkatársával.
4.1.4. Elektronikus iratot elektronikus adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni, vagy elküldeni csak papír alapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.
Az átvétel elismerése
4.2.1. A küldemény átvevője a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az ajánlott küldemények, tértivevények átvételét. Az „azonnali” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Ezen küldemények átvételének pontos idejét a küldeményen is fel kell tüntetni. Tértivevényes küldemények esetén gondoskodni kell a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz.
4.2.2. Amennyiben nem arra jogosult személy veszi át az iratot, úgy köteles azt az átvételt követő első munkanapon 9.00 óráig az ügykezelőnek, illetve a TÁMOP-Programirodába kezelésre átadni.
4.2.3. Az ügyfél vagy képviselője által személyesen beadott irat esetén az átvételt az átadás alkalmával igazolni kell. Az igazolásban a következő adatokat kell feltüntetni:
a) átvétel időpontja (év, hónap, nap),
b) az átvevő olvasható aláírása.
4.2.4. Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak automatikusan elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát). Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy a titkársági referens részére, illetve a TÁMOP-Programirodának iratkezelésre átadni.
A küldemény ellenőrzése átvételkor
4.3.1. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:
a) a küldemény átvételére való jogosultságát a címzés alapján,
b) a kézbesítőokmányok és a küldeményen lévő adatok azonosságát,
c) az iratot tartalmazó boríték, csomagolás sértetlenségét.
4.3.2. Téves címzés vagy kézbesítés esetén a küldeményt felbontatlanul továbbítani kell a címzettnek, ha ez nem lehetséges, akkor a feladónak kell visszaküldeni, ha ez sem lehetséges, akkor irattárazni kell.
Sérült küldemény kezelése
4.4. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét „felbontva érkezett” vagy „sérülten érkezett” záradék rávezetésével a borítékon jelölni kell, és soron kívül kell ellenőrizni a küldemény tartalmának meglétét, illetve a meglévő iratokról jegyzéket kell készíteni. A levél tartalmából megállapíthatóan hiányos iratokról – a tárgyban felvett jegyzőkönyv megküldésével – a feladót értesíteni kell, legkésőbb a következő munkanapon.
Sürgősség kezelése
4.5. A soron kívüli elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős”) jelzésű küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni.
A küldemények bontása
4.6. A beérkezett küldeményeket a titkársági referens, illetve a TÁMOP Programiroda e feladattal megbízott munkatársa bonthatja fel. Az elektronikus küldeményeket a levél címzettje is megnyithatja.
Téves felbontás
4.7.1. A tévedésből felbontott küldeményt ismételten le kell zárni és rá kell vezetni a „Téves felbontás” szöveget, a keltezést és a felbontó nevét, aláírását. Az ismételten lezárt iratot haladéktalanul el kell juttatni az iratkezelőn keresztül a címzetthez.
Ha a felbontást követően derül ki, hogy a küldeményben minősített irat van, a felbontásról haladék nélkül jegyzőkönyvet kell felvenni, majd a Hatóságnak szóló iratot a címzetthez kell továbbítani. A jegyzőkönyvet két példányban kell felvenni és egy példányát a címzettnek, a minősített irattal együtt meg kell küldeni.
Faxon, elektronikus úton érkezett iratanyag, másolás
4.7.2. A nem időtálló adathordozón érkezett iratról, az információ tartós megőrzése érdekében másolatot kell készíteni.
4.7.3. A faxon és elektronikus úton érkezett iratanyag kezelésére az iratkezelési szabályok az irányadók.
Amennyiben a faxon és elektronikus úton érkezett irat kerül iktatásra, a faxon érkezett irattal azonos tartalmú, később érkező eredeti iratot már nem kell ismételten iktatni, de ezeket együtt kell kezelni.
A küldemények ellenőrzése bontáskor
4.8. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell, hogy az iraton feltüntetett valamennyi melléklet megérkezett-e. Az irathiányt az iraton, vagy az előadói íven kell rögzíteni. A melléklet(ek) hiánya az ügyintézést nem akadályozhatja, a hiánypótlást az ügyintéző kezdeményezi.
Illetékkezelés
4.9. A küldeménnyel felragasztás nélkül érkezett illetékbélyeget a postabontást végző titkársági referens – annak sértetlenségét biztosítva – az irathoz kapcsolja, a kapcsolás tényét, továbbá a kapcsolt illetékbélyeg értékét az iraton feltünteti. Illetékköteles iratnál a titkársági referens ellenőrzi az illeték lerovásának tényét. A felragasztás nélkül érkezett illetékbélyeget – illetékköteles ügyirat esetén – a titkársági referens köteles ráragasztani az iratra. Az illetékbélyeg értéktelenítését a titkársági referens végzi el. A felhasználásra nem kerülő illetékbélyeg – mellékletként feltüntetve, értéklevélként – ügyfélnek történő visszaküldéséről a titkársági referens intézkedik. Az illetékbélyeg kezelése során felmerülő egyéb kérdésekben az illetékekről szóló 1990. évi XCIII. törvényben foglaltak szerint kell eljárni.
Értékkezelés
4.10. Ha felbontáskor kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a küldemény felbontója az értéket, illetve annak összegét keltezve és aláírva köteles az iraton feltüntetni, és a pénzt valamint egyéb értéket keltezett és aláírt elismervény ellenében, a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt csatolni kell az irathoz.
Borítékok kezelése
4.11. A küldemény borítékját a titkársági referens az ügyirathoz csatolja. A csatolt borítékot az ügy irataival meg kell őrizni,
a) ha az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,
b) ha a beküldő nevét és pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,
c) ha a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg,
d) ha az ügykezelőre vagy ügyintézésre vonatkozó feljegyzést tartalmaz,
e) ha bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merült fel,
f) ha a küldemény névtelenül érkezett, továbbá
g) az ügyintéző erre vonatkozó döntése alapján.
A boríték az iratselejtezés alkalmával semmisíthető meg.
A küldemények érkeztetése
4.12.1. A Hatósághoz érkezett valamennyi küldeményt érkeztetni kell. Az érkeztetési azonosítót a küldeményen minden esetben fel kell tüntetni. Amennyiben a küldemény nem bontható, a csomagoláson is fel kell tüntetni az érkeztetési azonosítót, majd bontás után ebben az esetben is át kell vezetni a küldeményre.
Az érkeztetési bélyegző tartalmazza a Hatóság hivatalosan rövidített nevét, az érkezés dátumát.
4.12.2. Az érkeztetési nyilvántartás tartalmazza minimálisan az alábbi adatokat:
a) a küldő neve,
b) a beérkezés időpontja,
c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója,
d) központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a központi rendszer által a küldeményhez rendelt érkeztető szám, továbbá
e) a közfeladatot ellátó szerv által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító.
4.12.3. Érkeztetve, de felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani:
a) a névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű,
b) s. k. felbontásra szóló, vagy „bizalmas” jelzéssel ellátott küldeményeket,
c) a belföldi jogsegély keretében foganatosított tanúvallomások esetén, amennyiben a tanú zárt adatkezelést kért, a tanú személyi adatait tartalmazó zárt borítékot.
A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje, az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszaadni a titkársági referens részére.
4.12.4. Azon beadványt, amelyet a szerv foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a szerv hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.
Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)
4.13.1. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e az iratnak előzménye. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek a korábbi év(ek)ben van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni. A szerelést papír alapú ügyirat esetében az előadói íven és az iktatóprogramban is jelölni kell.
Az előzményiratnál a jelölés az elektronikus iktatókönyv megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. Az előzményiratot az utóbb érkezett irathoz kell szerelni. Amennyiben az előzményirat nem szerelhető, úgy annak hollétét és iktatószámát az új irathoz tartozó előadói íven kell feltüntetni.
Ettől kezdve a szerelt ügyirat nem létezik önállóan, a tárgyévi ügyirat része lesz.
4.13.2. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatási programban és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.
Az iratok nyilvántartása, iktatása
4.14.1. Az iktatás központi ügyirat-kezelési rendszerben, közös elektronikus hálózati iktatási nyilvántartásban, de a TÁMOP Programiroda ügykörében elkülönítetten történik. A Hatóság két elektronikus iktatókönyvet használ, egy központit és egy TÁMOP Programiroda által használt elektronikus iktatókönyvet.
4.14.2. Az iratok iktatása alszámokra tagozódó sorszámos rendszerben történik. Az ügyben keletkezett első irat az önálló főszám első alszámát kapja meg, míg a többi irat ennek a főszámnak a további alszámaira kerül. A főszám alszámára csak az azonos ügyre vonatkozó, szervesen összefüggő iratok jegyezhetők be. Ha egy ügy nem fejeződik be az iktatás évében, a titkársági referens gondoskodik arról, hogy az irat minden évben új iktatószámot kapjon és szereli az előző évi iratokat.
4.14.3. Az iktatóprogram kizárja a főszám vagy alszám kihagyását, valamint különböző iktatóhelyek által azonos sorszám alkalmazását, minden esetben a következő sorszámot, illetve alszámot adja.
4.14.4. Az elektronikus iktatókönyv adatai a következők:
a) iktatószám,
b) iktatás időpontja,
c) beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója,
d) adathordozó típusa (papír alapú, elektronikus), adathordozó fajtája,
e) expediálás időpontja, módja,
f) küldő adatai (név, cím),
g) címzett adatai (név, cím),
h) hivatkozási szám (idegen szám),
i) mellékletek száma, típusa (papír alapú, elektronikus),
j) ügyintéző megnevezése,
k) irat tárgya,
l) elő- és utóiratok iktatószáma,
m) kezelési feljegyzések,
n) intézés határideje, módja és elintézés időpontja,
o) irattári tételszám,
p) irattárba helyezés.
4.14.5. Az érkeztetési nyilvántartás és az iktatókönyvek adatai a KIR3 iratkezelési szoftverben a következőképpen jelennek meg [az iratkezelési szoftver a valamely nyilvántartásba (érkeztető könyvnél pl. beérkezés módja, iktatókönyv esetében pl. előirat) bevitt adatokat automatikusan megjeleníti a logikailag kapcsolódó másik nyilvántartásban]:
1. Beérkező irat iktatásánál:
Érkeztetőkönyv:
a) Küldő neve, címe
b) Beérkezés időpontja
c) Küldemény bontója (felbontási megjegyzés)
d) Beérkezés módja, felbontás ideje, továbbító
e) Hivatkozási szám, adathordozó jellege, elsődleges ügyirat jellege
f) Eredeti címzett, küldemény azonosító, kézbesítés prioritása
g) Érkeztetési szám (automatikusan képződik)
Iktatókönyv (EBH, TÁMOP, ET):
a) Iktatószám-kiegészítés
b) Irat tárgya
c) Irat határideje
d) Irat kategória
e) Irattári tételszám
f) Feljegyzés típusa, szövege, ügyazonosító, ügyk. rendsz.
g) Előirat iktatószáma
h) Intézési határidő
i) Ügyirat fő tárgya
j) Ügytípus
k) Eljárási szakasz
l) Belső címzett, ügyintéző, felelős
2. Kimenő irat iktatásánál:
Iktatókönyv:
a) Iktatószám kieg.
b) Irat tárgya
c) Irat kategória
d) Irattári tételszám
e) Feljegyzés típusa, szövege, ügyazonosító, ügyk. rendsz.
f) Ügyirat tárgya
g) Ügytípus
h) Eljárási szakasz
i) Belső címzett, felelős, ügyintéző
j) Címzett neve, címe
k) Küldés módja
l) Tértivevény azonosító
m) Továbbító
n) Elvárás
o) Irat határidő
4.14.6. Az ügy tárgyát a kezdő irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell megjelölni, szükség esetén az arra jogosult módosíthatja. Az iktatóprogramban át kell vezetni a tárgy módosítását. A módosítás tényét a számítógépes program minden esetben rögzíti (naplózza).
4.14.7. Valamennyi iratot – a 4.14.10. pontban foglaltak, illetve jogszabályban meghatározottak kivételével – iktatni kell, de minden iratot csak egyszer szabad iktatni.
4.14.8. Iktatást kizárólag az erre jogosultságot kapott munkatársak végezhetnek. Önálló iktatást a titkársági referens, valamint a TÁMOP Programiroda munkatársa végez. Az iktatás az iktatóbélyegzőnek az ügyiraton való elhelyezéséből, a lenyomat rovatainak kitöltéséből és az ügyirat nyilvántartási adatainak az elektronikus iktatókönyvbe történő rögzítéséből áll.
4.14.9. Az iktatással megbízott személy köteles az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon beiktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratot, táviratot, expressz küldeményt, a hivatalból tett intézkedést tartalmazó „sürgős” jelzésű iratot.
4.14.10. Jogszabályban meghatározott esetben nyilván kell tartani, de nem kell iktatni:
a) könyveket, tananyagokat,
b) reklámanyagokat, tájékoztatókat,
c) meghívókat,
d) nem szigorú számadású bizonylatokat,
e) bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat,
f) nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat,
g) munkaügyi nyilvántartásokat,
h) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,
i) közlönyöket, sajtótermékeket,
j) visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat.
Iktatószám
4.15.1. Az elektronikus iktatókönyvet az iktató munkatárs minden év végén lezárja, majd a következő évben új iktatókönyvet nyit. Egy iktatókönyvön belül a főszámokat, valamint a főszámok alatt az alszámokat 1-gyel kezdődően, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.
4.15.2. Az iktatószám a Hatóság megkülönböztető jeléből, főszámból, alszámból, valamint az évszámból áll. Az iktatószám szerkezete a központi iktatókönyv esetében: „EBH/főszám-alszám/év”, a TÁMOP Programiroda iktatókönyve esetében: „EBH/TÁMOP/főszám-alszám/év”.
4.15.3. Téves iktatás esetén az irat a megfelelő helyen a megfelelő iktatószámra iktatásra kerül, míg a tévesen iktatott helyen törlésre kerül „sztorno” megjegyzéssel, amit az iktatóprogram kezel.
Iktatóbélyegző
4.16.1. A papír alapú irat iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az irat üres részén kell elhelyezni és a lenyomat rovatait kitölteni. Amennyiben az iraton nincs üres hely, az irathoz üres lapot kell mellékelni és az iktatóbélyegzőt erre rányomni és kitölteni. Az iktatószámot ebben az esetben is rá kell vezetni az iratra.
4.16.2. Az iktatóbélyegző lenyomata az alábbi adatokat tartalmazza:
a) a Hatóság nevét, címét,
b) az iktatás évét, hónapját, napját,
c) az iktatószámot,
d) a mellékletek számát,
e) az irattári tétel számát,
f) az érkeztetőszámot.
4.16.3. A TÁMOP Programiroda iktatóbélyegző lenyomata az alábbi adatokat tartalmazza:
a) TÁMOP – 5.5.5/08/1-2008-0001 és a Hatóság nevét, címét,
b) az iktatás évét, hónapját, napját,
c) az iktatószámot, EBH/TÁMOP/ előnyomattal,
d) a mellékletek számát,
e) irattári tétel számát,
f) az érkeztetőszámot.
4.16.4. Az iktatóbélyegző lenyomat rovatainak kitöltése az elektronikus iktatókönyvbe történő bejegyzéssel egyidejűleg történik.
(Az iktatóbélyegzőn a mellékletek mennyiségét 10 darabig számmal, ezen felül „iratcsomó” jelzéssel kell feltüntetni.)
Iktatási adatok és előadói ív
4.17. Az előadói ív első, előnyomott oldalán az iratnak és mozgásának minden fontos adatát fel kell jegyezni (kiadói utasítás, láttamozás, expediálás stb.). A feljegyzett valamennyi utasítást keltezéssel és aláírással kell ellátni. Amennyiben az ügy az adott évben első ízben kap iktatószámot (főszámot), illetve új főszámot kap, el kell látni előadói ívvel. Az előadói ív mintáját a Hatóságnál és a TÁMOP-Programirodánál a Szabályzat 3. és 4. függeléke tartalmazza.
A számítógépes iktatás további szabályai
4.18.1. Az elektronikus iktatókönyv alkalmas az iktatott iratoknak bármely rögzített mutató alapján (pl. név, tárgy, ügyiratjelleg) történő visszakeresésére a „keresés” funkció felhasználásával.
4.18.2. Az elektronikus iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. (A Hatóság által használt KIR3 iratkezelési szoftverben minden év január 1-jei dátummal új iktatókönyvek kerülnek megnyitásra, amiket a szoftver december 31-én automatikusan lezár.)
Az elektronikus iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, az elektronikus iktatókönyvnek és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni.
4.18.3. A program automatikusan biztosítja, hogy a zárás után a rendszerbe ne lehessen több iratot iktatni.
Elektronikus adathordozón érkezett iratok kezelése
4.19. Iratnak elektronikus adathordozón (pl. informatikai eszközön, floppyn, optikai lemezen) történő érkezését a számítógépes programban rögzíteni kell. Az elektronikus adathordozón érkezett iratokat és az iratok kísérőlapjait ki kell nyomtatni, és ezeket együtt kell kezelni. Nagy méretű iratoknál (pl. jogszabálytervezet) ez mellőzhető. Egy elektronikus adathordozón csak az ugyanazon ügyhöz tartozó iratok adhatók át, amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani. Az elektronikus adathordozón érkezett iratok kezelésére a továbbiakban az általános iratkezelési szabályok az irányadók. A küldemény átvevője köteles gondoskodni az iratnak az iratkezelést végző szervezeti egység iratkezelője részére nyilvántartásba-vétel, szignáltatás céljából történő átadásáról az átvétel elismertetése ellenében. Iktatáskor az elektronikus adathordozón érkezett irat kísérőlapján fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó paramétereit, a felvételek tárgyát, a készítő és nyilvántartásba vevő aláírását.
Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában
A titkársági referens feladatai
5.1.1. A titkársági referens ellenőrzi, hogy az iratnak van-e előzménye. Az előzménnyel rendelkező iratot az előirat alszámára iktatja, és új ügy esetén az iktatást követően a közigazgatási hatósági eljárás hatálya alá tartozó ügyekben az előadói ív belső oldalára csatolja jelen szabályzat 9. függelékében meghatározott tartalmú munkalapot.
Amennyiben a vezető másként nem rendelkezik, az iratot átadja az ügy korábban már kijelölt előadójának.
5.1.2. A beérkezett új iratot a titkársági referens a szervezeti egységek kijelölése végett (szignálás) haladéktalanul továbbítja a Hatóság elnökhelyetteséhez, majd az elnök részére. Az elnök a szignálással egyidejűleg az iratra rávezeti a szervezeti egység vezetőjének nevét, az elintézéssel kapcsolatos külön utasításait, a szignálás idejét és aláírását.
5.1.3. A szervezeti egységek vezetői az iratra rávezetik a kijelölt ügyintéző nevét, az irattári tételszámot, az elintézéssel kapcsolatos külön utasításokat, a szignálás idejét és aláírásukat.
5.1.4. Az iratok átadása az előadók részére előadói munkanaplóval történik. Az iratok átvételét aláírással igazolni kell. Az iratok átvételének igazolására szolgáló előadói munkanaplókat két évig kell megőrizni.
Az ügyintéző feladatai
5.2.1. Az ügyintéző köteles meggyőződni arról, hogy az átvett irat előiratait az iktatás során teljeskörűen szerelték-e. Amennyiben az ügyintézéshez más irat szerelése vagy csatolása szükséges, azok pótlásáról az iratkezelő közreműködésével gondoskodik.
Az ügyintéző köteles megtenni az ügy elintézéséhez szükséges közbenső intézkedéseket (hiánypótlásra történő felszólítás, véleménykérés stb.) és a kiadmánytervezetet az előírt határidőben elkészíteni. Az irattári tételszámot a Hatósági és Jogi Főosztály vezetője a szignáláskor köteles megállapítani. Az ügyintéző köteles a nevére szignált iratok átvételét vagy az előadói munkanaplóban vagy az iratkezelési szoftverből kinyomtatott átadási jegyzéken aláírásával igazolni.
A kiadmánytervezetet az illetékes vezető megvizsgálja, szükség szerint módosítja, majd visszaadja az ügyintézőnek letisztázásra. Az elkészült tisztázatot az illetékes vezető összeveti a tervezettel, majd, amennyiben átvezetésre kerültek a módosítási javaslatai, a tervezetet és a tisztázatot keltezett szignóval látja el, végül kiadmányozza, vagy kiadmányozásra továbbítja.
Az ügyintéző köteles a szignózott tervezetet és a kiadmány másolatát az ügyiratban elhelyezni.
5.2.2. Az ügyintéző köteles az előadói ív belső oldalára szerelt munkalapot vezetni az adatok feltüntetésével.
5.2.3. Az ügyintézők az ügykörükbe tartozó, szignált iratok nyilvántartására előadói munkanaplót (2. függelék) vezetnek.
5.2.4. Távbeszélőn és telefaxon is lehet intézkedni az ügyintézés egyszerűsítése és gyorsítása érdekében. A távbeszélőn bonyolított intézkedés tényét, időpontját és eredményét hivatalos feljegyzésben kell rögzíteni és iktatni kell, az ügyintéző aláírásával hitelesítve.
A TÁMOP Programiroda speciális iratkezelési és kiadmányozási szabályai
5.3.1. Az ügyiratok kezelése a Hatóság iratkezelési szabályzata alapján a TÁMOP-Programirodára vonatkozó külön rendelkezések szerint történik. Valamennyi iratból a projektre vonatkozó jogszabályoknak megfelelően négy eredeti példány készül, az ennél kevesebb példányban keletkezett iratok másolati példányára egyidejűleg rá kell vezetni az eredeti irat tárolásának pontos helyét. Az elektronikus iratkezelés helye a Hatóság mappában a TÁMOP 5.5.5 almappa, amelynek tevékenységükhöz kötődő tematikus mappáit a projekt szakmai koordinátorai rendszeresen és naprakészen karbantartják.
Kiadmányozás
5.3.2. A Hatóságtól külső szerveknek, személyeknek küldendő kiadmányokat a Hatóság hivatalos levélpapírján kell elkészíteni. A levélpapírnak minden esetben tartalmaznia kell:
a) Magyarország címerét,
b) a Hatóság nevét, címét,
c) az iktatószámot,
d) az ügyintéző nevét (ha nem azonos a kiadmányozóval).
5.3.3. Kiadmány csak a kiadmányozás rendjéről szóló szabályzat szerinti, kiadmányozásra jogosult személy saját kezű aláírásával, illetve a hitelesítéssel felhatalmazott személy aláírásával továbbítható.
5.3.4. A kiadmány akkor hiteles, ha az iraton szerepel a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata és
a) azt a kiadmányozó saját kezűleg aláírja, vagy
b) a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés szerepel és a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, vagy
c) a kiadmányozásra jogosult akadályoztatása esetén helyette kiadmányozásra jogosult „h” jelzéssel aláírja.
Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő az is, ha a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó bélyegzőlenyomata szerepel.
5.3.5. A titkársági referens és elkülönített ügykörében a TÁMOP Programiroda, kézbesítő, futárszolgálat vagy posta útján gondoskodik a küldeménynek a címzetthez történő eljuttatásáról.
5.3.6. Az elküldendő iratoknak az esetleges csatolandó mellékletekkel történő felszerelését az ügyintéző végzi.
5.3.7. A kiadmányozást követően a titkársági referens végrehajt minden kezelői utasítást és ellenőrzi, csatoltak-e minden mellékletet, majd az iratot bélyegzőlenyomattal látja el. Ezt követően az irat másodpéldányán fel kell jegyezni a kézbesítés keltét. A postázást végző az ajánlott és tértivevényes küldeményeket nevesítve, az egyéb küldeményeket pedig darabszám megjelölésével beírja a postakönyvbe.
5.3.8. Az ügyfél által indokolatlanul becsatolt eredeti okiratokat az eljárás befejezése után vissza kell küldeni. Ha az ügyfél kéri, a hiteles másolatban becsatolt okiratokat is vissza kell szolgáltatni úgy, hogy a Hatóságnál marad az okirat másolata.
Az irat külföldre továbbítását a vonatkozó külön jogszabályoknak megfelelően kell végezni.
Az irat kézbesítése, expediálása
5.4.1. Az ügyintéző köteles gondoskodni a kiadmány expediálásáról, a kiadmányt és az esetleges mellékleteit köteles kézbesítésre megfelelően előkészíteni. A kézbesítésért felelős személy csak teljes, hitelesen kiadmányozott, kiadói utasítással és – amennyiben van – melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.
5.4.2. A kézbesítésért felelős személynek ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást és a mellékleteket csatolták-e.
5.4.3. A küldeményeket az átvétel napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell továbbítani.
5.4.4. Az iratokat a kézbesítésért felelős személyek kézbesítik. A kézbesítésért felelős személy az irat átvétele után köteles
a) az iratot a címzettnek – az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül – kézbesíteni,
b) az iktatókönyvbe a kézbesítés megtörténtét bejegyezni, a címzetteket beírni,
c) az irat irattári példányán az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.
5.4.5. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.
5.4.6. Az iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell kézbesíteni. A küldeményeket elküldésre készen kell átadni a kézbesítést végző szervezeti egység részére. Tértivevényes feladás esetén a borítékhoz kell tűzni a kitöltött, a küldemény iktatószámát is tartalmazó tértivevényt.
5.4.7. Az azonos címzettnek szóló iratokat amennyiben lehetséges egy borítékba kell helyezni. A borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni.
5.4.8. A boríték címoldalán fel kell tüntetni:
a) a küldő szervezeti egység megnevezését és címét,
b) az irat (iratok) iktatószámát,
c) a címzett megnevezését és címét,
d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket („s. k. felbontásra”, „sürgős”, „ajánlva”),
e) díjhiteles.
5.4.9. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni:
a) személyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont, és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadmány irattári példányán, vagy a kézbesítőkönyvben,
b) postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló 79/2004. (IV. 19.) Korm. rendeletben foglaltaknak megfelelően kell eljárni,
c) külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően kell eljárni,
d) elektronikus úton történő kézbesítés esetén az elektronikus visszaigazolás biztosításával,
e) szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás keretében történő továbbítás esetén a rendszer automatikusan tájékoztatja a címzettet az ügyintézés befejezéséről, a letöltési lehetőségekről, és hitelesen naplózza a letöltést.
5.4.10. Ha a postára adott küldemények valamilyen okból – pl. téves címzés miatt – visszaérkeznek, a visszaérkezés idejét rögzíteni kell az iraton, majd a küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. A kézbesített küldemények tértivevényeit – iktatás nélkül, az előadói íven dokumentáltan – az ügyirathoz kell szerelni és maradandó módon a kiküldött küldemény irattári példányához kell rögzíteni.
5.4.11. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, és a postai címe ismeretlen.
Elektronikus levélben kézbesített iratot kizárólag az ügyfél tájékoztatása érdekében lehet küldeni, hogy a címzett a kérelmét a Ket. szabályainak megfelelően adja be.
Az elektronikus tértivevényeket – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell mellékelni.
5.4.12. Amennyiben a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapus regisztrációja megszűnik és ezáltal Ügyfélkapu-hozzáférésre nem lesz jogosult, vagy az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, a Hatóság az elektronikus irat papír alapú hiteles változatát postai úton köteles a címzett részére megküldeni.
5.4.13. A Hatóságon belül a belső felhasználásra készült iratok (pl. körlevelek) a vezetői aláírást követően elektronikus formában, szkennelt változatban a levelezőrendszeren keresztül is továbbíthatók. Körlevelek kiadása esetén az aláírt eredeti példányt a keletkeztető szervezeti egység ügyiratában kell kezelni.
Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése
5.5. A határidőt – mely nem egyezik meg az ügyintézési határidővel – az előadói íven a munkanap megjelölésével kell feltüntetni.
A titkársági referens az átvett határidőzött iratot köteles
a) az egyéb iratoktól elkülönítve, lehetőség szerint a határidőként megjelölt időpont és az iktatószám sorrendjében elhelyezni,
b) a határidő letelte napján – ha időközben másként nem intézkedtek – az ügyintézőnek előadói munkanaplóval átadni.
Elveszett iratok pótlása
5.6. Az ügyintéző és a titkársági referens az irat hiánya esetén annak tényét feljegyzésben rögzíti és azt a felettes vezetőnek bemutatja. Az ügyintéző az elveszett iratot – amennyiben az lehetséges – rekonstruálja. Ha ez nem lehetséges, akkor az irat alszámának kinyomtatott ívére az ügyintéző ráírja, hogy az irat nincs meg.
6 . Fejezet
Irattározás és levéltárba adás
Az Irattári terv
6.1.1. Az Irattári Terv meghatározza az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok körét, azok megőrzési idejét, meghatározza, hogy mely iratokat, milyen időpontban kell átadni a Magyar Nemzeti Levéltárnak. Az irattári tervet – szükség szerint – de legalább évenként felül kell vizsgálni, és a szükséges módosításokat, bővítéseket – a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértésével – át kell vezetni.
6.1.2. Az irattári tételszám felépítése:
1. karakter főcsoport,
2. karakter ügykör betűjelzése,
3–4. karakter a tétel mechanikus sorszáma.
6.1.3. A selejtezési idő és a levéltárba adás ideje számmal és betűvel (nem kóddal) jelölt.
Irattári tételszám meghatározása
6.2.1. A Hatóságra vonatkozó és jelen szabályzat 1. függelékét képező érvényes Irattári Terv alapján az irattári tételszámot az ügy tárgyának ismeretében a titkársági referens rögzíti az előadói ív megfelelő rovatában. Az irattári tételszám korrigálható.
6.2.2. Az irattár kezelője irattári tételszámmal el nem látott iratot őrzésre nem vehet át.
Elhelyezés az irattárban
6.3.1. A központi irattárba a lezárt évfolyamú, papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú segédkönyveit, illetve a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 41. § (6) bekezdésében meghatározottak szerinti iktatást végző szerveknek – az iratkezelési szabályzatban meghatározott helyi megőrzési idő után – az évfolyam lezárásától függetlenül a lezárt ügyiratait, továbbá az elkészített elektronikus adathordozókat kell leadni.
Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.
6.3.2. Az irattárba helyezést a szervezeti egység vezetője engedélyezi. Irattárba helyezés előtt a szervezeti egység vezetője
a) megvizsgálja, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e,
b) a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból kiemeli és megsemmisíti.
6.3.3. Az irattárba történő elhelyezés előtt a titkársági referens megvizsgálja, hogy az iratanyag teljes-e, az irattározási szabályoknak megfelel-e, majd az iratanyagot az irattári tételszámnak megfelelő irattároló helyre teszi. Az iktatóprogramban az irattározás tényét rögzíteni kell. A naptári év végén az iratgyűjtő dobozok borítóján fel kell tüntetni az irattári tételszámot, az irat keletkezési évét, valamint azokat a sorszámokat, amelyeknek iratait az iratgyűjtő doboz tartalmazza. Minden egyes tételnek évenként új iratgyűjtő dobozt kell nyitni. Ezen belül az iratot a sorszámok növekvő sorrendjében kell elhelyezni. Az egy közös irattári tételszámon szereplő iratok őrzési ideje azonos, így selejtezés, levéltári átadás céljára együttesen kiemelhetők. Az iratokat hajtogatás nélkül, eredeti alakjukban kell tárolni, hogy az iratok megtörése ne veszélyeztesse anyagának épségét.
6.3.4. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok, iratok utólagos elolvasását, használatát, hitelességét mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges cseréje esetén is.
6.3.5. A titkárságvezető évenként – év végén – ellenőrzi az elektronikus iktatókönyv adatai alapján elintézett, de irattárba le nem adott, lejárt őrzési idejű iratokat. Az ellenőrzés eredményéről, a hiányzó iratok bekéréséről a hatóság vezetőit tájékoztatja.
6.3.6. Az irattári anyag használata történhet belső ügyviteli célból és külső szerv vagy személy megkeresésére. A használat módjai: betekintés, kölcsönzés, másolatkészítés.
6.3.7. A Hatóság munkavállalói a Szervezeti és Működési Szabályzatban rögzített jogosultságuk alapján az irattári anyagba betekinthetnek, az irattárból hivatalos használatra iratkikérővel kikérhetnek iratokat, azokról másolatot készíthetnek. Az iratkikérő tartalmazza az ügyirat számát, irattári tételszámát, az ügyirat tárgyát, az ügyintéző nevét, átvétel időpontját, visszaadásra megjelölt időpontot, átadó, átvevő aláírását, ügyirat lapszámát. Az átvételt igazoló iratkikérőket két példányban kell elkészíteni. Egyik példányát az iratok között, másik példányát külön lefűzve kell a visszaérkezésig tárolni. Külső szerv, személy betekintési jogosultságára a közigazgatási hatósági eljárásról szóló és az adatvédelmi jogszabályok rendelkezéseit kell megfelelően alkalmazni.
A Hatóságnál átmeneti irattár nem működik.
Selejtezés
6.4.1. Az iratanyagnak azt a részét, amelyet az irattári terv nem minősít maradandó értékűnek, őrzési idejük túlhaladta a selejtezési határidőt és amelyre nincs tovább szükség, az Ltv. 9. § (1) bekezdés f) pontjának rendelkezése alapján, rendszeresen ki kell selejtezni. Az iratok selejtezésére selejtezési bizottságot kell létrehozni, mely bizottságnak legalább 3 tagból kell állnia. A bizottságnak csak olyan személy lehet a tagja, aki az iratok jelentőségével tisztában van, kellő áttekintéssel rendelkezik a szerv működését és ügyiratkezelését illetően.
6.4.2. Az iratselejtezésről három példányban – a selejtezési bizottság minden tagja által aláírt és hivatalos körbélyegzővel ellátott – selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet iktatni kell, és amelynek két példányát meg kell küldeni a Magyar Nemzeti Levéltárhoz selejtezés engedélyezése céljából. (5. függelék)
6.4.3. A selejtezési jegyzőkönyvben fel kell tüntetni:
a) a hatóság nevét,
b) a selejtezés alapjául szolgáló jogszabályt (Ltv.),
c) az iratok irattári tételszámát, irattári tétel megnevezését és irattári jelét,
d) a selejtezendő iratok évkörét,
e) a selejtezett iratok mennyiségét iratfolyóméterben,
f) a selejtezési jegyzőkönyv felvételének idejét, helyét,
g) a selejtezési bizottság tagjainak nevét,
h) a selejtezés alapjául szolgáló iratkezelési szabályzat megnevezését,
i) a selejtezési bizottság tagjainak nyilatkozatát a szabályszerűségről,
j) a selejtezési bizottság tagjainak aláírását,
k) a szerv körbélyegzőjének lenyomatát,
l) a selejtezés során alapul vett irattári terveket.
6.4.4. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.
6.4.5. Az iratok megsemmisítéséről az adatvédelmi szabályozás figyelembevételével kell gondoskodni.
6.4.6. Az elektronikus adathordozón tárolt anyagok, mellékletek selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik.
6.4.7. Az iratok selejtezésének tényét az elektronikus iktatókönyvben is jelölni kell.
6.4.8. A megsemmisítés szabályairól a Hatóság elnöke az adatvédelmi szabályozás és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik.
Levéltárba adás
6.5.1. A levéltárnak átadásra kerülő iratokat az irat keletkezésekor érvényben lévő Irattári Terv figyelembevételével legkorábban 15 év őrzési idő után, teljes lezárt évfolyamokban, átadás-átvételi jegyzőkönyvvel – a Hatóság költségére – a Magyar Nemzeti Levéltárral előzetesen egyeztetett időpontban kell átadni.
6.5.2. Az iratátadás-átvételi jegyzőkönyv (6. függelék) tartalmazza:
a) az átadás helyét és idejét,
b) az átadó képviselőjének nevét,
c) az átvevő Magyar Nemzeti Levéltár képviselőjének nevét,
d) az átadásra kerülő iratok irattári tételszámát,
e) az átadásra kerülő iratok irattári tételének megnevezését,
f) az átadásra kerülő iratok évkörét,
g) sorszámozva a segédleteket,
h) az irat mennyiségét iratfolyóméterben.
6.5.3. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az irattári segédleteken át kell vezetni. Az elektronikusan tárolt ügyiratok átadását a vonatkozó jogszabályban meghatározott formátum szerint kell elvégezni.
6.5.4. A Magyar Nemzeti Levéltár az átadott iratok használatát az átadó, illetve jogutódja írásbeli kérésére – az azonosításhoz szükséges információk alapján – engedélyezheti. Biztosítja a betekintést, hiteles másolatot készít, és iratot kölcsönöz. A kölcsönzési kérelem esetenként másolattal is teljesíthető.
Egyéb iratkezelési rendelkezések
Hitelesítési eszközök nyilvántartása
7.1.1. A Hatóság hivatalos hitelesítési eszközeiről, így az állami címerrel, sorszámmal és egyéb azonosítással ellátott bélyegzőkről, a névbélyegzőkről, valamint a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról a titkársági referens (a továbbiakban: bélyegző-nyilvántartó) nyilvántartást köteles vezetni. A Hatóság a hivatali működés támogatása érdekében egyéb, nem hivatalos bélyegzőket is alkalmazhat (pl. dátumbélyegző stb.).
A kiadmányozáshoz állami címerrel ellátott bélyegzőt kell használni. A bélyegző-nyilvántartásban nem szereplő bélyegzőlenyomat használata érvénytelen.
7.1.2. A bélyegző-nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia:
a) a bélyegző-nyilvántartás sorszáma,
b) a bélyegző lenyomata és a lenyomat szöveges leírása,
c) a kiadmányozó aláírásmintája,
d) az átvevő neve, munkaköre, szervezeti egységének megnevezése,
e) az átadás és átvétel időpontja,
f) az átadó és az átvevő aláírása.
7.1.3. A bélyegző-nyilvántartó könyvet az iratkezelésért felelős szervezeti egység vezetője aláírásával hitelesíti.
7.1.4. A bélyegzők rendeltetésszerű használatáért a kiadmányozási jog gyakorlója a felelős. A bélyegzőkkel való esetlegesen felmerülő szabálytalanságot (elvesztés, gondatlan őrzés, visszaélés, mulasztás stb.) szabálytalansági eljárás keretében kell kivizsgálni, amelynek eredményéről a bélyegző-nyilvántartót és a bélyegző-nyilvántartó könyvet hitelesítő vezetőt tájékoztatni kell.
7.1.5. A hivatalos, esetleges visszaélésre alkalmat adó bélyegzőt zárható helyen, illetéktelen személy hozzáférését kizárva kell tartani. A bélyegzőt napközben is úgy kell tárolni, hogy azokhoz illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá. A több személy által használt bélyegzőt használat után azonnal a kijelölt bélyegzőtárolási helyre kell visszahelyezni.
7.1.6. Amennyiben a hivatalos bélyegző használatára jogosult személy távolléte miatt a munkaköri feladatainak átadása szükséges és a munkakört átvevő személy a feladatok ellátásához szükséges bélyegzőkkel nem rendelkezik, egyidejűleg biztosítani kell számára a bélyegzők használatát is.
7.1.7. Új bélyegzőt a Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott szervezeti egységtől, a bélyegző- nyilvántartó előzetes jóváhagyása után, írásban lehet megrendelni. A bélyegző-nyilvántartó a megrendelésre rávezeti, hogy a megrendelt bélyegző a központi bélyegző-nyilvántartás szerint melyik sorszámot kaphatja. A Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott szervezeti egység az elkészült bélyegzőt bevételezi és minden esetben átadja a bélyegző-nyilvántartó részére, aki nyilvántartásba vétel után kiadja a megrendelőnek.
7.1.8. Az elhasználódott, elavult bélyegzők selejtezéséről és megsemmisítéséről a bélyegző-nyilvántartó intézkedik. A megsemmisítés előtt a hivatalos bélyegzőről lenyomatot kell készíteni, és azt a megsemmisítésről készített jegyzőkönyvvel együtt kell megőrizni. A selejtezés tényét a bélyegző-nyilvántartásban is jelölni kell.
7.1.9. A Hatóság elnöke a belső ellenőrzés közreműködésével évente legalább egy alkalommal ellenőrzi a hitelesítési eszközök használati rendjét.
Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai
7.2.1. Sokszorosítani kizárólag a hivatali feladatokkal összefüggő iratokat, anyagokat lehet. A hivatali munkával össze nem függő, a hivatalon kívül végzett oktatási vagy tudományos tevékenységgel kapcsolatos anyag sokszorosítását a munkáltatói jog gyakorlására jogosult vezető engedélyezheti.
7.2.2. A másoló- és sokszorosítógépet a szervezeti egység vezetője által megbízott személy kezeli. Ha a vezető a gép kezelésével nem bíz meg külön személyt, akkor a sokszorosítást minden munkavállaló maga végzi.
7.2.3. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.
Megszűnő szervezeti egység iratainak kezelése
7.3.1. A szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait kell átadni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).
7.3.2. Amennyiben a megszűnő szervezeti egység önálló elektronikus iktatókönyvvel rendelkezett, abban a végleges átadást jelölni kell, az elektronikus iktatókönyvet le kell zárni és az átadott, folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység elektronikus iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és az iktatókönyv azonosítójának feltüntetésével – be kell jegyezni.
7.3.3. Ha a megszűnő és az átvevő szervezeti egység egy iktatókönyvet használt, abban az átvevő szervezeti egységet, mint felelőst rögzíteni kell és az átvevő szervezeti egység számára hozzáférést kell biztosítani.
7.3.4. Amennyiben a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan kell megosztani. Ha ez valamely oknál fogva nem lehetséges, az iratanyagot az irattárba kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni.
7.3.5. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát az irattárban kell elhelyezni.
7.3.6. A megszűnő szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.
Munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések
7.4.1. Az iratkezelési folyamat valamennyi szereplőjét (szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, munkavállaló) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal – nyilvántartások alapján – tételesen el kell számoltatni. Az elszámolás eredményéről átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni.
Az átadás-átvételi jegyzőkönyvben tételesen fel kell tüntetni az átadott, illetve átvett iratokat. Az átadás-átvétel tényét az elektronikus iktatókönyvbe fel kell tüntetni. Az átadás-átvételi jegyzőkönyvet a szervezeti egység vezetőjének láttamoznia kell.
7.4.2. Az elszámoltatással érintett munkavállalók a kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő, munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés időtartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.
Intézkedések a Hatóság megszűnése esetén
7.5. A Hatóság megszűnése vagy feladatkörének megváltozása esetén intézkedni kell az irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és használhatóságáról.
Záró rendelkezések
Jelen Szabályzat függelékét képezik a következők:
Jelen Szabályzat függelékét képezik a következők:
1. |
függelék: |
Irattári Terv |
2. |
függelék: |
Az előadói munkanapló fedőlapja és belső oldala |
3. |
függelék: |
Előadói ív a Hatóságnál |
4. |
függelék: |
Előadói ív a TÁMOP Programirodánál |
5. |
függelék: |
Iratselejtezési jegyzőkönyv mintapéldánya |
6. |
függelék: |
Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv a Magyar Nemzeti Levéltár részére |
7. |
függelék: |
Tételszintű iratjegyzék |
8. |
függelék: |
Darabszintű iratjegyzék |
9. |
függelék: |
Munkalap |
10. |
függelék: |
Munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyv |
1. függelék
Irattári Terv
Az irattári tételszám felépítése:
1. karakter főcsoport
2. karakter ügykör betűjelzése
3–4. karakter a tétel mechanikus sorszáma
Selejtezési idő és a levéltárba adás ideje számmal és betűvel jelölve.
Tételszám |
Tárgy |
Selejtezési idő/év |
Levéltárba adási idő/év |
|---|---|---|---|
I. |
II. |
III. |
IV. |
|
ÁLTALÁNOS RÉSZ |
|
|
|
|
|
|
1A |
Általános igazgatás |
|
|
1A01 |
Statisztikai adatszolgáltatás |
N |
15 |
1A02 |
Iratselejtezési, levéltári iratátadási jegyzőkönyvek |
N |
HN |
1A03 |
Bélyegzők nyilvántartása |
N |
HN |
1A04 |
Alapító okirat, SZMSZ |
N |
HN |
1A05 |
Szabályzatok |
N |
15 |
1A06 |
EBH esélyegyenlőségi terve |
5 |
– |
1A07 |
Elnöki utasítások |
N |
15 |
1A08 |
Elnöki körlevelek |
10 |
– |
1A09 |
Éves szakmai munkatervek, hivatali értekezletek, emlékeztetők |
N |
15 |
1A10 |
Jelentések, tájékoztatások |
N |
15 |
1A11 |
Szerződések, együttműködési megállapodások |
10 |
– |
1A12 |
Konferenciával kapcsolatos levelezések, meghívások |
5 |
– |
1A13 |
Kapcsolattartás társszervekkel és külső szervezetekkel |
5 |
– |
1A14 |
Kommunikáció, média, honlap |
5 |
– |
1A15 |
Tanácsadó Testület |
N |
15 |
1A16 |
Tájékoztatási ügyek, egyéb beadványok, megkeresések, téves küldemények |
5 |
– |
1A17 |
Előadói munkanapló, átadókönyv, érkeztetőkönyv |
2 |
– |
1A18 |
Iktatókönyv |
N |
15 |
|
|
|
|
2V |
Hatóság tevékenységét érintő vizsgálatok |
|
|
2V01 |
Külső vizsgálatok |
N |
15 |
2V02 |
Belső ellenőrzések és vizsgálatok |
N |
15 |
|
|
|
|
3S |
Személyzeti ügyek |
|
|
3S01 |
Személyzeti nyilvántartással kapcsolatos iratok |
50 |
– |
3S02 |
Fegyelmi ügyek |
10 |
– |
3S03 |
Belföldi és külföldi képzések, szakmai tanfolyamok, tanulmányi szerződések |
10 |
– |
3S04 |
Munkaköri leírások |
5 |
– |
3S05 |
Igazolványok, belépők |
5 |
– |
3S06 |
Állás pályázatok iratai |
1 |
– |
3S07 |
Szociális és Jóléti Bizottság üléseinek anyagai |
3 |
– |
3S08 |
Munkavégzéssel kapcsolatos egyéb iratok, feljegyzések |
3 |
– |
|
|
|
|
4G |
Gazdasági, költségvetési feladatok |
|
|
4G01 |
Éves költségvetési tervek (elemi, kincstári) |
N |
15 |
4G02 |
Éves költségvetési beszámolók, jelentések |
N |
15 |
4G03 |
Évközi költségvetési beszámolók, jelentések, maradvány elszámolás és kapcsolódó levelezés |
15 |
– |
4G04 |
Költségvetési tervezéssel kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
4G05 |
Céltartalék terhére többletigények, előirányzat-módosítások |
15 |
– |
4G06 |
Felügyeleti és külső szervekkel kapcsolattartás, rendszeres és eseti adatszolgáltatások |
15 |
– |
4G07 |
Közbeszerzési és egyéb beszerzési eljárás |
15 |
– |
4G08 |
Szolgáltatási szerződések, kötelezettségvállalások |
Szerződés lejártát követő 5 év |
– |
4G09 |
Illetményszámfejtés, személyi juttatással összefüggő ügyek |
15 |
– |
4G10 |
Leltározással, selejtezéssel összefüggő iratok |
15 |
– |
4G11 |
Gazdálkodással kapcsolatos egyéb iratok |
5 |
– |
Tételszám |
Tárgy |
Selejtezési idő/év |
Levéltárba adási idő/év |
|---|---|---|---|
I. |
II. |
III. |
IV. |
|
|
|
|
|
KÜLÖNÖS RÉSZ |
|
|
|
|
|
|
5H |
Hatóság szakmai feladatai |
|
|
5H01 |
Nem szerinti diszkrimináció |
N |
M |
5H02 |
Faji hovatartozás szerinti diszkrimináció |
N |
M |
5H03 |
Bőrszín szerinti diszkrimináció |
N |
M |
5H04 |
Nemzetiség szerinti diszkrimináció |
N |
M |
5H05 |
Nemzeti, etnikai, kisebbségi diszkrimináció |
N |
M |
5H06 |
Anyanyelv szerinti diszkrimináció |
N |
M |
5H07 |
Fogyatékosság szerinti diszkrimináció |
N |
M |
5H08 |
Egészségi állapot szerinti diszkrimináció |
N |
M |
5H09 |
Vallási, világnézeti meggyőződés szerinti diszkrimináció |
N |
M |
5H10 |
Politikai vagy más vélemény szerinti diszkrimináció |
N |
M |
5H11 |
Családi állapot szerinti diszkrimináció |
N |
M |
5H12 |
Anyaság (terhesség), vagy apaság szerinti diszkrimináció |
N |
M |
5H13 |
Szexuális irányultság szerinti diszkrimináció |
N |
M |
5H14 |
Nemi identitás szerinti diszkrimináció |
N |
M |
5H15 |
Életkor szerinti diszkrimináció |
N |
M |
5H16 |
Társadalmi származás szerinti diszkrimináció |
N |
M |
5H17 |
Vagyoni helyzet szerinti diszkrimináció |
N |
M |
5H18 |
Foglalkozásra, vagy munkavégzésre irányuló diszkrimináció |
N |
M |
5H19 |
Érdekképviselethez való tartozás miatti diszkrimináció |
N |
M |
5H20 |
Egyéb helyzet vagy tulajdonság szerinti diszkrimináció |
N |
M |
5H21 |
Zaklatás |
N |
M |
5H22 |
Jogellenes elkülönítés, szegregáció |
N |
M |
5H23 |
Megtorlás |
N |
M |
5H24 |
Esélyegyenlőségi terv meglétének vizsgálata |
15 |
– |
5H25 |
Hatósági Bizonyítvány önkormányzati esélyegyenlőségi programról |
5 |
– |
5H26 |
Hatósági Bizonyítvány foglalkoztatók részére |
2 |
– |
5H27 |
Ügyfélfogadás iratai, panaszok |
5 |
– |
5H28 |
Bíróság előtti eljárások |
N |
15 |
5H29 |
Közérdekű igényérvényesítés |
N |
15 |
5H30 |
Jogszabálytervezetek véleményezése, javaslat kormányzati döntésre |
5 |
– |
5H31 |
Más hatóság által lefolytatott diszkriminációs ügyek |
5 |
– |
|
|
|
|
6N |
Nemzetközi kapcsolatok |
|
|
6N01 |
Levelezések |
15 |
– |
6N02 |
Jelentések, tájékoztatók |
N |
5 |
6N03 |
Együttműködési megállapodások |
N |
15 |
6N04 |
Külföldi rendezvényeken való részvétel és nemzetközi szervezetek Magyarországi rendezvényei |
15 |
– |
|
|
|
|
7T |
TÁMOP Programiroda ügyek |
|
|
7T01 |
TÁMOP Projekt előrehaladási jelentései, hiánypótlásai |
2020.12.31. |
– |
7T02 |
TÁMOP Projekt adatszolgáltatásai |
2020.12.31. |
– |
7T03 |
TÁMOP Projekt szerződésmódosításai |
2020.12.31. |
– |
7T04 |
TÁMOP Projekt változásbejelentései |
2020.12.31. |
– |
7T05 |
TÁMOP Programiroda kapcsolatai (nemzetközi, IH, EH-k, ESZA, KIM, egyéb partnerek) |
2020.12.31. |
– |
7T06 |
TÁMOP Projekt szolgáltatási szerződései, kötelezettségvállalásai |
2020.12.31. |
– |
7T07 |
TÁMOP Projekt közbeszerzési és egyéb beszerzési eljárásai |
2020.12.31. |
– |
7T08 |
TÁMOP Projekt illetményszámfejtései, személyi juttatással összefüggő ügyek |
2020.12.31. |
– |
7T09 |
TÁMOP Projekt kifizetési kérelmei |
2020.12.31. |
– |
7T10 |
TÁMOP Projekt irodaszer rendelései |
2020.12.31. |
– |
7T11 |
TÁMOP Projekt egyéb gazdálkodással kapcsolatos iratai, leltározásai, selejtezései |
2020.12.31. |
– |
7T12 |
TÁMOP Projekt ellenőrzései |
2020.12.31. |
– |
7T13 |
TÁMOP Projekt személyzeti ügyei: kinevezések, munkaszerződések, munkaköri leírások |
50 |
– |
7T14 |
TÁMOP Projekt teljesítményértékelései, minősítései, célfeladatai, fegyelmi ügyei |
2020.12.31. |
– |
7T15 |
TÁMOP Projekt béren kívüli juttatásai, útiköltség térítései |
2020.12.31. |
– |
7T16 |
TÁMOP Programiroda vezetői utasításai, emlékeztetői |
2020.12.31. |
– |
7T17 |
TÁMOP Programiroda belső képzései, képzési tervei |
2020.12.31. |
– |
7T18 |
TÁMOP Projekt kihelyezett ügyfélszolgálatainak iratai |
2020.12.31. |
– |
7T19 |
TÁMOP Projekt negyedéves esetmegbeszélései |
2020.12.31. |
– |
7T20 |
TÁMOP Projekt ügyfélforgalommal kapcsolatos statisztikai adatai |
2020.12.31. |
– |
7T21 |
TÁMOP Projekt ügyfélelégedettség-mérései az ügyfélszolgálatokon |
2020.12.31. |
– |
7T22 |
TÁMOP Projekt éves ügyfélelégedettség-mérései |
2020.12.31. |
– |
7T23 |
TÁMOP Projekt kommunikációs terve |
2020.12.31. |
– |
7T24 |
TÁMOP Projekt konferenciái, sajtótájékoztatói, tanácskozásai |
2020.12.31. |
– |
7T25 |
TÁMOP Programiroda féléves tapasztalatátadó megbeszélései |
2020.12.31. |
– |
7T26 |
TÁMOP Projekt társadalmi célú hirdetései |
2020.12.31. |
– |
7T27 |
TÁMOP Programiroda hírlevelei |
2020.12.31. |
– |
7T28 |
TÁMOP Projekt tematikus kiadványai, szórólapjai, plakátjai |
2020.12.31. |
– |
7T29 |
TÁMOP Projekt módszertani riportfilmje |
2020.12.31. |
– |
7T30 |
TÁMOP Projekt ifjúsági akciója |
2020.12.31. |
– |
7T31 |
TÁMOP Projekt vándorkiállítása |
2020.12.31. |
– |
7T32 |
TÁMOP Projekt médiafigyelés |
2020.12.31. |
– |
7T33 |
TÁMOP Projekt al-honlap |
2020.12.31. |
– |
7T34 |
TÁMOP Projekt akkreditáció |
2020.12.31. |
– |
7T35 |
TÁMOP Projekt tananyagfejlesztés |
2020.12.31. |
– |
7T36 |
TÁMOP Projekt képzései |
2020.12.31. |
– |
7T37 |
TÁMOP Projekt Disszeminációs workshopjai (6 célcsoport) |
2020.12.31. |
– |
7T38 |
TÁMOP Projekt képzéssel kapcsolatos egyéb iratai |
2020.12.31. |
– |
7T39 |
TÁMOP Projekt esélyegyenlőség a munka világában c. kutatása (1-4. téma) |
2020.12.31. |
– |
7T40 |
TÁMOP Projekt roma telep felszámolással és a közigazgatás kirekesztő mechanizmusaival kapcsolatos kutatása (5-6. téma) |
2020.12.31. |
– |
7T41 |
TÁMOP Projekt országos reprezentatív kutatása, jogtudatosság témakörében (7. téma) |
2020.12.31. |
– |
7T42 |
TÁMOP Projekt saját kutatása jogtudatossággal kapcsolatban |
2020.12.31. |
– |
7T43 |
TÁMOP Projekt kutatási tanulmányainak kiadványai |
2020.12.31. |
– |
* N = Nem selejtezhető
** M = Mintavétel
2. függelék
Az előadói munkanapló fedőlapja és belső oldala
|
3. függelék
|
EGYENLŐ BÁNÁSMÓD HATÓSÁG
1024 Budapest, Margit krt. 85.
Ügyiratszám: EBH/
Előadó:
Beérkezés:
Ügyfél neve:
Ügyfél címe:
Tárgy:
Altárgy:
Megjegyzés:
Előzmény: Csatolás:
Hivatkozási szám:
Irodai utasítás:
Irattári tételszám: |
Határidőbe tétel: |
Irattárba tétel: |
4. függelék
|
EGYENLŐ BÁNÁSMÓD HATÓSÁG
TÁMOP-5.5.5-08/01-2008-0001
1024 Budapest, Margit krt. 85.
1024 Budapest, Margit krt. 85.
Ügyiratszám: EBH/
Előadó:
Beérkezés:
Ügyfél neve:
Ügyfél címe:
Tárgy:
Altárgy: TÁMOP PROGRAMIRODA XT/
Megjegyzés:
Előzmény: Csatolás:
Hivatkozási szám:
Irodai utasítás:
Irattári tételszám: |
Határidőbe tétel: |
Irattárba tétel: |
5. függelék
…………………………………………
szerv megnevezése
Ikt. szám:
IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV
Készült: |
|||
(dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése) |
|||
|
|||
A selejtezési bizottság tagjai: |
(név, beosztás) |
||
|
(név, beosztás) |
||
|
(név, beosztás) |
||
A selejtezést ellenőrizte: |
(név, beosztás) |
||
A munka megkezdésének időpontja: |
(dátum) |
||
A munka befejezésének időpontja: |
(dátum) |
||
Az alapul vett jogszabályok1: |
|||
|
|||
Selejtezés alá vont iratok: |
|||
(szervezeti egység megnevezése, az irat évköre) |
|||
Eredeti terjedelem: |
(ifm) |
||
A kiselejtezett iratok mennyisége: |
(ifm) |
||
A selejtezési bizottság tagjai a mellékelt … lap tételszintű iratjegyzéken felsorolt iratok kiselejtezését javasolják.
A munka során a vonatkozó jogszabályok értelmében jártunk el.
A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül.
|
k.m.f. |
|
………………………………………… |
|
………………………………………… |
|
P. H. |
|
………………………………………… |
|
………………………………………… |
__________________________
1 Az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzat, jogszabályok, normák felsorolása.
6. függelék
szerv megnevezése
Ikt. szám:
IRATÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV
A Magyar Nemzeti Levéltár részére
Készült:
(dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése)
Átadó:
(átadó szerv megnevezése)
(átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése)
Átvevő:
(átvevő szerv megnevezése)
(átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése)
Átvétel tárgyát képező iratanyag:
(iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése)
Az átadás-átvétel indoklása:
|
k.m.f. |
|
………………………………………… |
|
………………………………………… |
Melléklet: ………… lap IRATJEGYZÉK
Készült 3 példányban
1 pld. Átvevő
1 pld. Átadó
1 pld. Irattár
A mai napon az 1995. évi LXVI. törvény 12. §-ában foglaltak alapján a Hivatal átadja a Magyar Nemzeti Levéltár részére a fenti, maradandó értékű iratokat.
7. függelék
TÉTELSZINTŰ IRATJEGYZÉK
IRATTÁRI JEL |
IRATTÁRI TÉTEL MEGNEVEZÉSE |
SELEJTEZETT ÉVEK |
||
ügykör |
ágazat |
kódjel |
||
|
|
|
|
|
A selejtezési jegyzőkönyv melléklete.
8. függelék
DARABSZINTŰ IRATJEGYZÉK
Az iratlétrehozó neve:
Az irat-együttes megnevezése:
évköre:
mennyisége
(összesen oldal, lap stb. és iratfolyóméter)
Sorszám |
Irattári jel |
Iktatószám/évszám |
Tárgy |
Mennyiség (oldal, lap, |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9. függelék
Munkalap |
||
Alapirat átvételének dátuma: ……………….. |
||
Intézkedés megnevezése, |
Kiadmányozás kelte |
Ügyintézési határidőből eltelt napok |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10. függelék
Munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyv
Alulírott (munkavállaló neve) a mai napon a munkáltatói jogkör gyakorlója utasítására a munkakörömet és a … számú ügyiratokat (szervezeti egység vezetője/munkáltatói jogkör gyakorlója) részére átadom.
Dátum
aláírás |
aláírás |
a munkakör átadója |
a munkakör átvevője |
|
|
aláírás |
|
a munkáltatói jogkör gyakorlója |
|
1
Az utasítást az 1/2016. (XI. 10.) EBH utasítás 4. §-a hatályon kívül helyezte 2016. november 11. napjával. E hatályon kívül helyező utasítás 3. §-a alapján rendelkezéseit 2016. január 1-től kell alkalmazni.
2
A 4. § a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás