10/2013. (III. 1.) KIM utasítás
a Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról
2014.05.06.
1. § A Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) az utasítás 1. mellékletében foglaltak szerint határozom meg.
2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
1. melléklet a 10/2013. (III. 1.) KIM utasításhoz
A KÖZIGAZGATÁSI ÉS IGAZSÁGÜGYI HIVATAL SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA
I. Fejezet
1. A Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal jogállása, alapadatai és alaptevékenysége
1. § (1) A Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) alapadatai a következőek:
a) megnevezése: Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal;
b) megnevezése angol nyelven: Office of Public Administration and Justice;
c) rövidített elnevezése: KIH;
d) eredeti alapító okirat kelte: 2001. május 18.;
e) alapítás időpontja: 2001. május 18.;
f) hatályos alapító okirat kelte, száma: 2013. február 28., IX-09/3/4/2013.;
g) székhelye: 1088 Budapest, Múzeum utca 17.;
h) telephelye:
1085 Budapest, Baross u. 22–24.
2800 Tatabánya, Fő tér 30.
1062 Budapest, Bajza u. 32.
1122 Budapest, Maros u. 16/A
1085 Budapest, Gyulai Pál u. 14.
1051 Budapest, Arany János u. 25.
1145 Budapest, Róna u. 135.
1077 Budapest, Wesselényi u. 69.
1055 Budapest Bihari János u. 5.
i) postacíme: 1088 Budapest, Múzeum utca 17.;
j) adószáma: 15329963-2-42;
k) általános forgalmi adó alanyiságának ténye: ÁFA köteles;
m) kincstári előirányzat-felhasználási keretszámla száma: 10032000 00285128 00000000;
n) engedélyezett létszám: 461;
o) központi telefonszáma: +36/1/301-3200;
p) központi faxszáma: +36/1/301-3220;
q) e-mail címe: info@kih.gov.hu;
r)2 honlapja: www.kih.gov.hu;
s)3 KSH statisztikai számjele: 15329963-8411-312-01;
t)4 törzskönyvi azonosító száma (PIR): 329969;
u)5 alaptevékenységek államháztartási szakfeladatrend szerinti besorolása:
180000 Nyomdai és egyéb sokszorosítási tevékenység
493909 M.n.s. egyéb szárazföldi személyszállítás
500002 Egyéb vízi szállítás
521020 Raktározás, tárolás
522003 Parkoló, garázs üzemeltetése, fenntartása
522009 Szállítást kiegészítő egyéb szolgáltatás
559099 Egyéb m.n.s. szálláshely szolgáltatás
581400 Folyóirat, időszaki kiadvány kiadása
581900 Egyéb kiadói tevékenység
620000 Információ-technológiai szolgáltatás
680002 Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetés
691001 Jogi segítségnyújtás
711000 Építészmérnöki tevékenység, műszaki tanácsadás
722012 Gazdaságtudományi alkalmazott kutatás
749031 Módszertani szakirányítás
749050 M.n.s. egyéb szakmai, tudományos műszaki tevékenység
811000 Építményüzemeltetés
823000 Konferencia, kereskedelmi bemutató szervezése
841121 Általános kormányzati koordináció
841122 Központi általános végrehajtó igazgatási tevékenység
841151 Az állami vagyonnal való gazdálkodással kapcsolatos feladatok
841163 Pályázat- és támogatáskezelés, ellenőrzés
841169 M.n.s. egyéb kiegészítő szolgáltatások
841192 Kiemelt állami és önkormányzati rendezvények
842149 M.n.s. tevékenységek nemzetközi fejlesztési együttműködés keretében
842151 Nemzetközi tudományos együttműködés
842350 Pártfogó felügyelői tevékenység
842360 Kárpótlási, kárrendezési, kártalanítási tevékenység
842370 Áldozatsegítés és kárenyhítés
842380 Lobbihatósági tevékenység
851011 Óvodai nevelés, ellátás
854316 Egyéb pénzbeli hallgatói juttatások, ösztöndíjak
855931 Iskolarendszeren kívüli nem szakmai oktatás
855935 Szakmai továbbképzések
855936 Kötelező felkészítő képzések
855937 M.n.s. egyéb felnőttoktatás
856099 Egyéb oktatást kiegészítő tevékenység
889101 Bölcsődei ellátás
890111 Esélyegyenlőség elősegítését célzó általános, komplex tevékenységek és programok
890411 Hátrányos helyzetű kistérségek speciális komplex felzárkóztató programjai
890412 Komplex térségi integrációt segítő programok
890211 A fiatalok társadalmi integrációját segítő struktúra, szolgáltatások fejlesztése, működtetése
890213 Ifjúságszakmai fejlesztési feladatok
890214 A fiatalok társadalmi részvételét segítő programok, támogatások
900400 Kulturális műsorok, rendezvények, kiállítások szervezése
940000 Közösségi, társadalmi tevékenységek;
v) szakágazati besorolása:
841129 Egyéb kormányzati kiegészítő szolgáltatás.
2. A Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal szervezete
3. § (1) A Hivatal önálló szervezeti egységei: az Elnöki Kabinet, a Belső Ellenőrzési Osztály és a főosztály.
(2) Nem önálló szervezeti egység az osztály és a titkárság.
a) személyügyi igazgatásért felelős elnökhelyettes,
b) igazságügyért felelős elnökhelyettes,
c) területi közigazgatásért felelős elnökhelyettes,
e) létesítménygazdálkodási igazgató,
f) területi közigazgatási szervek irányításáért felelős koordinációs igazgató,
g) kormányhivatalok gazdálkodásáért felelős igazgató
4. § (1) A Hivatal szervezeti felépítését az 1. függelék tartalmazza.
(2) A Hivatal önálló szervezeti egységeinek feladatait a 2. függelék tartalmazza.
(3) A Hivatal önálló és nem önálló szervezeti egységeinek felsorolását a 3. függelék tartalmazza.
(4) A Hivatalnál vagyonnyilatkozat-tételre kötelezett munkakörökre vonatkozó rendelkezéseket a 4. függelék tartalmazza.
II. Fejezet
A KÖZIGAZGATÁSI ÉS IGAZSÁGÜGYI HIVATAL VEZETÉSE
5. § (1) A Hivatalt elnök vezeti.
(2) Az elnök a Hivatal folyamatos, jogszerű és hatékony működéséért, valamint az alapító okirat szerinti feladatok maradéktalan teljesítéséért felelős egyszemélyi vezető.
(3) Az elnök mint a Hivatal vezetője
a) felelős a Hivatal feladatai ellátásához a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért, a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak hitelességéért, az intézmény számviteli rendjéért,
b) irányítja a Hivatal tevékenységét, biztosítja a szervezet működési feltételeit, felelős annak gazdálkodásáért,
c) ellátja a Hivatal hazai és külföldi képviseletét,
d) irányítja a személyzeti tevékenységet, ellátja azon vezetők minősítését és munkájának értékelését, akik felett a munkáltatói jogkört gyakorolja,
e) a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium (a továbbiakban: KIM) illetékes vezetői, szervei részére javaslatokat és jelentéseket készít,
f) tartja a kapcsolatot a KIM illetékes állami vezetőivel, miniszteri biztosaival, szükség szerint a KIM illetékes más szakmai vezetőivel,
g) felelős a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, a költségvetési szerv működésében és gazdálkodásában a gazdaságosság, hatékonyság és az eredményesség követelményeinek érvényesítéséért,
h)6 megköti a Hivatal belső szabályzatában meghatározott szerződéseket,
i) gondoskodik a Hivatal szervezeti és működési szabályzata, valamint annak módosításai előkészítéséről, kiadja a szervezet egyéb szabályzatait, melyek révén egységes szervezeti eljárásrendet és folyamatszabályozást alakít ki,
j) a vezetői ellenőrzés során tapasztalt szabálytalanságok esetén intézkedéseket foganatosít,
k) felelős az államháztartási belső kontrollrendszer kialakításáért és működtetéséért, a belső ellenőrzés funkcionális (feladatköri és szervezeti) függetlenségének biztosításáért,
l)7 jóváhagyja a belső ellenőrzési kézikönyvet,
m) felelős a szakmai és pénzügyi folyamatos nyomon követési (monitoring) rendszer működtetéséért, a tervezési, beszámolási, valamint a közérdekű, és közérdekből nyilvános adatok szolgáltatására vonatkozó kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, továbbá a számviteli rendért,
n) a szervezet gazdálkodásának folyamatára és sajátosságaira tekintettel kialakítja, működteti és fejleszti a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (FEUVE) rendszerét, jóváhagyja az intézmény ellenőrzési nyomvonalát,
o)8 meghatározza a katasztrófa-, a tűz-, a polgári védelmi tevékenység szervezeti és végrehajtási rendjét, irányítja és ellenőrzi a felkészülési és a védekezési időszakra meghatározott feladatok végrehajtását, kiadja az intézmény tűzvédelmi szabályzatát, annak mellékleteként tűzriadó tervét, és ellátja a katasztrófavédelemről és a hozzá kapcsolódó egyes törvények módosításáról szóló 2011. évi CXXVIII. törvény végrehajtásáról szóló 234/2011. (XI. 10.) Korm. rendeletben meghatározott egyéb feladatokat,
p) ellátja a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben a költségvetési szerv vezetője részére meghatározott feladatokat,
(4) Az elnök gyakorolja a kormánytisztviselők felett a munkáltatói jogokat. A munkáltatói jogkör gyakorlása írásban átruházható. Az átruházott munkáltatói jogkör nem ruházható tovább.
(5) Az elnök ellátja kormányhatározat alapján megszüntetett egyes (köz)alapítványok kormányhatározatban meghatározott feladatait.
6. § (1) Az elnök munkájának és feladatainak ellátása érdekében Elnöki Kabinet működik.
(2) Az elnök irányítja az Elnöki Kabinet vezetőjének tevékenységét.
7. § Az elnök közvetlenül irányítja
a) a személyügyi igazgatásért felelős elnökhelyettes,
b) az igazságügyért felelős elnökhelyettes,
c) a területi közigazgatásért felelős elnökhelyettes,
d) a támogatási igazgató,
e) a létesítménygazdálkodási igazgató,
f) az Elnöki Kabinet vezetőjének,
g) a Jogi Főosztály vezetőjének,
h) a Gazdasági Főosztály vezetőjének,
i) a Belső Ellenőrzési Osztály vezetőjének,
j)10 az integritás tanácsadó
8. § Az elnököt akadályoztatása esetén gazdasági vezető helyettesíti.
4. Az elnökhelyettes és az igazgató
9. § Az elnökhelyettes és az igazgató az elnök közvetlen irányítása mellett, az elnöktől kapott utasítások, a jogszabályok és a Hivatal belső szabályzataiban foglaltak figyelembevételével – önálló felelősséggel – irányítja az alárendelt szervezeti egységek tevékenységét.
10. § (1) Az elnökhelyettesek és az igazgatók
a) szervezik, irányítják és ellenőrzik az irányításuk alá rendelt szervezeti egység(ek) munkáját, közvetlenül irányítják és felügyelik az irányításuk alá tartozó vezető beosztású közszolgálati tisztviselők, valamint munkavállalók tevékenységét,
b) felelősek az irányításuk alatt álló szakterület szakmai szervezetének hatékony és jogszerű működéséért, a hatáskörébe utalt feladatok eredményes teljesítéséért, az irányításuk alá tartozó szervezeti egységeken belül a hivatali munkarend, az ügyintézés, az iratkezelés és gazdálkodás szabályainak betartásáért,
c) felelősek a vezetésük alatt álló szervezeti egységek munkarendjének kialakításáért, az egyes szakmai területekkel szemben támasztott követelmények betartásáért,
d) ellátják a részükre biztosított előirányzatok feletti adatszolgáltatást és adminisztrációt,
e) megszervezik a munkavégzés feltételeit, összehangolják a szervezeti egységen belüli és az egységek közötti munkavégzést,
f) gondoskodnak az irányításuk alatt álló szervezeti egységek ügyrendjének előkészítéséről,
g) közreműködnek a szakterületüket érintő jogszabályok, belső szabályozók előkészítésében,
h) rendszeresen beszámoltatják az irányításuk alá tartozó szervezeti egységek, szakmai területek vezetőit,
i) rendszeresen beszámolnak az elnöknek az irányításuk alá tartozó szakmai területek tevékenységéről, munkájuknak értékeléséről,
j) gondoskodnak a területükre vonatkozó jelentések, összegző jelentések megfelelő pontosságú és időben történő elkészítéséről,
k) adatszolgáltatással közreműködnek a Hivatal éves költségvetésének tervezésében, továbbá a jóváhagyott költségvetés végrehajtásában és a zárszámadás összeállításában,
l) elemzik a feladatkörükbe tartozó terület átfogó kérdéseit és javaslatot tesznek azok megoldására,
m) képviselik a Hivatal munkaszervezetében és a külső szervezetekkel kapcsolatban az általuk irányított szervezeti egységeket,
n) hatáskörükbe tartozó kérdésekben vezetői értekezletet hívnak össze.
(2) Az (1) bekezdés m) pontja esetében az elnökhelyettesek és igazgatók a hatáskörébe tartozó ügyekben képviselik a Hivatalt. Több igazgató, valamint elnökhelyettes feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben, az érintett elnökhelyettes(ek) és igazgató(k)együttesen jogosultak képviselni a Hivatalt.
11. § Az elnökhelyettesek és igazgatók akadályoztatásuk esetén – amennyiben az elnökhelyettes vagy igazgató nem az elnököt helyettesítő jogkörében jár el – az általuk írásban állandó vagy eseti jelleggel megbízott vezetői kinevezéssel rendelkező személy jár el.
5. [1.1.] A személyügyi igazgatásért felelős elnökhelyettes
12. § A személyügyi igazgatásért felelős elnökhelyettes
a) irányítja a közigazgatási személyügyi tudásbázis fejlesztését, az ehhez kapcsolódó támogató szolgáltatások nyújtását,
b) biztosítja a pályázati és kiválasztási eljárásokkal összefüggő szolgáltatásokat,
c) működteti a központi humánkontrolling rendszert,
d) javaslatot tesz a munkakör alapú rendszerre (MAR) és támogatja annak működtetését,
e) javaslatot tesz az objektív teljesítménymenedzsment és teljesítményértékelési rendszerre és támogatja annak működtetését,
f) javaslatot tesz a közszolgálati életpályát támogató belső karrier- és tehetségmenedzsmentre, és módszertani támogatást nyújt a közigazgatási szervek számára,
g) ellátja az integrált humánerőforrás-gazdálkodást támogató informatikai rendszer (KSzSzR) továbbfejlesztésével kapcsolatos feladatait,
h) részt vesz az integrált humánerőforrás-gazdálkodást támogató humáninformatikai rendszer kiterjesztésével kapcsolatos feladatok előkészítésében, ellátásában és végrehajtásában a kiterjesztésért felelős szervezet iránymutatása mellett,
i) ellátja az egységes toborzási adatbázis és a tartalékállomány egységes nyilvántartását biztosító, informatikai rendszerekkel kapcsolatos feladatokat,
j) szakmai szempontból irányítja és felügyeli a feladatkörébe tartozó európai uniós projektek végrehatását,
k) irányítja az új közigazgatási életpályát támogató továbbképzési rendszert, és a továbbképzés minőségirányítási feladatait,
l) irányítja a közszolgálati utánpótlás érdekében működtetett központi programokat, kiemelten a Magyar Közigazgatási Ösztöndíj Programot,
m) irányítja a kormányzati személyügyi intézkedésekhez kapcsolódó gondoskodó személyügyi programokat, kiemelten a Karrier Híd Programot.
13. § A személyügyi igazgatásért felelős elnökhelyettes irányítja
a) a Személyzetfejlesztési és Továbbképzési Főosztály vezetőjének,
b) a Személyzetpolitikai és Humánigazgatási és Kontrolling Főosztály vezetőjének
6. [1.2.] Az igazságügyért felelős elnökhelyettes
14. § Az igazságügyért felelős elnökhelyettes
a) irányítja a pártfogó felügyelői tevékenységgel, jogi segítségnyújtással, áldozatsegítéssel és kárpótlással kapcsolatos jogszabályokban meghatározott feladatok ellátását,
b) gyakorolja a fővárosi és megyei kormányhivatalok (a továbbiakban: kormányhivatalok) igazságügyi szolgálata feletti szakmai irányító szerv jogköreit,
c) a jogi segítségnyújtásra szolgáló, valamint a bűncselekmények áldozatainak azonnali pénzügyi segélye kifizetésére és kárenyhítésére szolgáló célelőirányzatokkal összefüggésben a pénzügyi elszámolások tekintetében szakmai irányítást gyakorol a kormányhivatalok igazságügyi szolgálata felett,
d) irányítja a kormányhivatalok szakigazgatási szerveiként működő fővárosi, megyei igazságügyi szolgálatok szakmai ellenőrzését, a fővárosi és megyei igazságügyi szolgálatok egységes jogalkalmazása érdekében, képzéseket és továbbképzéseket szervez,
e) kialakítja és fejleszti a pártfogó felügyelői szolgálat, a jogi segítségnyújtó szolgálat, valamint az áldozatsegítő szolgálat és ezen tevékenységekkel érintett hatóságok, intézmények és szervezetek közötti együttműködést,
f) a feladatkörébe tartozó ügyekben tájékoztató, koordinációs és képviseleti tevékenységeket lát el,
g) irányítja a jogi segítői névjegyzék vezetésével kapcsolatos feladatokat, és kezdeményezi a jogi szolgáltatások nyújtására a miniszter által vezetett minisztérium nevében szolgáltatási szerződés kötését a jogi segítőkkel,
h) elbírálja a jogi segítségnyújtás igénybevételével kapcsolatos és az áldozatsegítő támogatások tárgyában hozott elsőfokú határozatokkal szemben előterjesztett jogorvoslati kérelmeket, a jogi segítségnyújtás és az áldozatsegítő támogatások tárgyában méltányossági eljárást folytat le,
i) figyelemmel kíséri az áldozati jogok érvényesülését, tájékoztatást kér az áldozatokkal kapcsolatba kerülő hatóságoktól, intézményektől, szervezetektől és tapasztalatairól évente elemző jelentést készít,
j) irányítja a kárpótlási eljárásokkal összefüggő hatósági feladatok ellátását,
k) irányítja a felszámolói névjegyzékvezetéssel összefüggő hatósági feladatok ellátását,
l) szakmai szempontból irányítja és felügyeli a pártfogó felügyelői, áldozatsegítési, jogi segítségnyújtási hazai és európai uniós pályázatokat.
15. § Az igazságügyért felelős elnökhelyettes irányítja az Igazságügyi Szakmai Koordinációs Főosztály vezetőjének tevékenységét.
7. [1.3.] A területi közigazgatásért felelős elnökhelyettes
16. § A területi közigazgatásért felelős elnökhelyettes a kormányhivatalok vonatkozásában
a) kialakítja a költségvetési keretszámokat,
b) jóváhagyja a kormányhivatalok létszám-előirányzatát és állománytábláját,
c) javaslatot tesz az irányító szerv hatáskörébe utalt előirányzat-módosításra, -átcsoportosításra, -zárolásra, -törlésre és -felhasználására,
d) a kormányablakok elhelyezésével összefüggő javaslatokat tesz, és intézkedéseket kezdeményez,
e) közreműködik a kormányhivatalok kezelésében lévő közérdekű és közérdekből nyilvános adatok kötelező közzététele, és kérelemre történő szolgáltatása végrehajtásának irányításában.
17. § A területi közigazgatásért felelős elnökhelyettes irányítja
a) a területi közigazgatási szervek irányításáért felelős koordinációs igazgató,
b) a kormányhivatalok gazdálkodásáért felelős igazgató
8. [1.0.1.] A támogatási igazgató
18. § (1) A támogatási igazgató hazai támogatások tekintetében
a) irányítja a miniszter által meghatározott hazai források felhasználását,
b) irányítja a megvalósuló programokkal összefüggő értékelési és ellenőrzési feladatok elvégzését,
c) irányítja az egyes fejezetet irányító szervvel a Hivatal számára jogszabály, valamint egyéb szervezetekkel kötött megállapodásban foglaltak alapján fejezeti kezelésű előirányzataikból, valamint egyéb forrásból meghirdetett normatívák, pályázatok, ösztöndíjak és egyéb támogatások szakmai lebonyolítását,
d) kapcsolatot tart a KIM illetékes szervezeti egységeivel, és szakmai iránymutatásának megfelelően gondoskodik a szakmai feladatok ellátásáról,
e) ellátja a Hivatal képviseletét az adott pályázathoz kapcsolódó eseményeken, rendezvényeken, képviseli a Hivatal álláspontját,
f) biztosítja a támogatások, pályázatok eredményes lebonyolítását, azok eredményéről, a konstrukciók hatékonyságát növelő lehetőségekről beszámol,
g) irányítja megállapodás alapján vagy egyéb módon feladatkörébe utalt hazai költségvetési forrásból megvalósuló pályázatok, támogatások lebonyolítását,
h) gondoskodik a területére vonatkozó jelentések, összegző jelentések megfelelő pontosságú és időben történő elkészítéséről,
i) gondoskodik az előirányzatok, támogatások, pályázatok felhasználásával kapcsolatos dokumentáció elkészítéséről,
j) azokon a területeken, ahol ennek szükségessége fennáll, biztosítja a munkavégzés során a munkafolyamatok kettős kontrollját.
(2) A támogatási igazgató az európai uniós források felhasználásával összefüggésben
a) közreműködik az európai uniós forrásból támogatott fejlesztések tervezésében, előkészítésében, megvalósításában, elszámolásában és a fejlesztések lezárásában,
b) felügyeli és irányítja a projektek megvalósítását a tervezéstől a teljesítésig, az illetékes szakmai elnökhelyettessel, illetve igazgatóval együttműködve,
c) felelős a projektekre vonatkozó szabályzatok betartásáért, egyszerűsíti és harmonizálja az ügymeneteket,
d) felügyeli és irányítja a szakmai területeket, a kormányzati szakmapolitikai célokat megfelelteti a kiemelt projektekben, annak változását figyeli és segíti,
e) felügyeli az egyes kiemelt projektek szakmai, pénzügyi és időbeli előrehaladását,
f) érvényesíti a kiemelt projektek és az intézményrendszeri megvalósítói környezetben a Hivatal érdekeit,
g) felel a projektekkel kapcsolatos jogszabályok, eljárásrendek és belső szabályozás betartásáért, a projekteket ellenőrző, elszámoltató, felügyelő szervek (minisztériumok, Nemzeti Fejlesztési Ügynökség, Irányító Hatóságok, Közreműködő Szervezet) elvárásainak érvényesítéséért, valamint a projektek nyomon követéséért, a beszámolási tevékenység ellátásáért, a projektek közötti koordinációért és a projektek szakmai minőségbiztosításáért,
h) a projektekhez kapcsolódó beszerzési és informatikai feladatok tekintetében együttműködik a létesítménygazdálkodási igazgatóval, a pályázatok és programok szakmai előkészítése és megvalósítása tekintetében az illetékes elnökhelyettessel és igazgatóval.
19. § A támogatási igazgató irányítja a Támogatási Főosztály vezetőjének tevékenységét.
9. [1.0.2.] A létesítménygazdálkodási igazgató
20. § A létesítménygazdálkodási igazgató
a) irányítja a KIM és a KIM irányítása alá tartozó intézmények egyes ingatlanainak létesítménygazdálkodásával, üzemeltetésével összefüggő műszaki, gazdálkodási, fejlesztési és egyéb feladatokat, a Hivatal vagyonkezelésében lévő ingatlanok üzemeltetési és vagyonkezelési feladatait, valamint parkoló, garázs üzemeltetését, fenntartását,
b) ellátja az anyag- és eszközgazdálkodási feladatokat (raktározás, karbantartás, leltározás, selejtezés),
c) elvégzi az ellátási körébe tartozó intézmények állami és egyéb rendezvényeivel kapcsolatos helyszín- és egyéb szolgáltatások biztosításának logisztikai feladatait,
d) irányítja a bölcsődei és óvodai nevelési, ellátási tevékenység megszervezését és dologi feltételeinek biztosítását,
e) irányítja gépkocsi és vízi járművek üzemeltetését,
f) elvégzi az ellátási körébe tartozó intézmények közszolgálati munkavállalói és munkaviszonyban foglalkoztatott fizikai alkalmazottak képzését szolgáló oktatási rendezvényekkel kapcsolatos helyszín- és egyéb szolgáltatások biztosításának logisztikai feladatait,
g) irányítja a feladataival kapcsolatos építészmérnöki tevékenység folytatásával és műszaki tanácsadással kapcsolatos feladatokat,
h) ellátja a kormányhivatalok által használt ingatlanok fejlesztésével, üzemeltetésével kapcsolatos igények szakmai előkészítését, valamint a kormányhivatalok elhelyezésével kapcsolatosan a kormányhivatalokkal való egyeztetést követően javaslatokat tesz és intézkedéseket kezdeményez az irányító szerv felé,
i) a kormányablakok elhelyezésével összefüggő javaslatokat tesz és intézkedéseket kezdeményez,
j) összehangolja a Magyary Zoltán Közigazgatás-fejlesztési Program részeként az infrastruktúra-fejlesztéssel és az ingatlan-racionalizálással kapcsolatos feladatokat,
k) ellátja az intézmény informatikai fejlesztéssel és üzemeltetéssel kapcsolatos feladatait, ideértve a kiemelt projektek megvalósítása során felmerülő informatikai feladatokat is,
l) felelős a Hivatal működése, feladatainak ellátása során észlelt informatikai hibák, problémák kijavításáért, megoldásához szükséges intézkedések megtételéért, az informatikai szolgáltatások integrált megvalósításáért, valamint az informatikai szolgáltatások minőségéért, a minőség folyamatos ellenőrzéséért, fejlesztéséért,
m) felelős a központi munkavégzés helye szerinti ingatlan (székhely, telephely) üzemeltetéssel kapcsolatos hibák, problémák kijavításáért, megoldásához szükséges intézkedések megtételéért,
n) a pártfogó felügyelői tevékenységgel, jogi segítségnyújtással, áldozatsegítéssel és kárpótlással kapcsolatos tevékenységek ellátása érdekében országosan egységes informatikai rendszert működtet, az adatbázisból statisztikai kimutatást készít, adatot szolgáltat,
o)12 ellátja a központi közigazgatás integrált üdültetési rendszerébe tartozó üdülők, szállodák, táborok, vendégházak és egyéb létesítmények üzemeltetését, működtetését és ehhez kapcsolódó egyéb kiegészítő szolgáltatásokat biztosít.
21. § A létesítménygazdálkodási igazgató irányítja
a) a Létesítménygazdálkodási Főosztály vezetőjének,
b) az Ingatlangazdálkodási Főosztály vezetőjének,
c)13 Üdültetési és Üzemeltetési Főosztály vezetőjének
tevékenységét.
10. [1.3.1.] A területi közigazgatási szervek irányításáért felelős koordinációs igazgató
22. § A területi közigazgatási szervek irányításáért felelős koordinációs igazgató
a) felelős a kormányhivatalok funkcionális működési feltételei egységes szabályozási kereteinek kialakításáért,
b) közreműködik a kormányhivatalok feladatkörét, szervezetét és működését érintő jogszabályok, utasítások, intézkedések előkészítésében, illetve véleményezésében,
c) felelős a kormányhivatalok funkcionális igazgatási működésének koordinálásáért, összehangolásáért,
d) szervezi a kormányhivatalok tevékenységéről szóló beszámoltatást, eseti adatszolgáltatásokat,
e) részt vesz az államigazgatási feladat- és hatáskörök feladatkataszterének elkészítésében,
f) gondoskodik az állami szervezet- és feladatkataszter, valamint a kormányablakok ügyintézőit támogató tudásbázis létrehozásáról, annak folyamatos vezetéséről,
g) gondoskodik a jogszabály által hatáskörébe utalt törvényességi, szakszerűségi és hatékonysági ellenőrzések lefolytatásáról.
23. § A kormányhivatalok irányításáért felelős koordinációs igazgató irányítja
a) a Kormányhivatali Igazgatási és Jogi Főosztály vezetőjének,
b) a Kormányhivatali Koordinációs Főosztály vezetőjének,
c) a Rendszerszervezési és Dokumentációs Főosztály vezetőjének
11. [1.3.2.] A kormányhivatalok gazdálkodásáért felelős igazgató
24. § A kormányhivatalok gazdálkodásáért felelős igazgató
a) szakmailag irányítja kormányhivatalok költségvetési tervezését, költségvetési beszámolójának elkészítését,
b) folyamatosan figyelemmel kíséri a kormányhivatalok költségvetése végrehajtásának alakulását, és gondoskodik a költségvetés végrehajtásáról szóló időszakos tájékoztató elkészítéséről,
c) szervezi a kormányhivatalok alapfeladatainak végrehajtásához szükséges pénzügyi feltételek biztosítását,
d) megszervezi és működteti a kormányhivatalok költségvetésének monitoring rendszerét, szükség szerint intézkedést kezdeményez,
e) közreműködik az előirányzat-maradványok, pénzmaradványok megállapításában, ideértve a kötelezettségvállalással nem terhelt előirányzat-maradványok felhasználási céljának, rendeltetésének felülvizsgálatát is,
f) szervezi a kormányhivatalok és kormányablakok fejlesztését, a kormányablakok elhelyezésével összefüggően javaslatokat és intézkedéseket dolgoz ki.
25. § A kormányhivatalok gazdálkodásáért felelős igazgató irányítja
a) a Kormányhivatali Költségvetési Főosztály vezetőjének,
b) a Kormányhivatali Humánerőforrás-gazdálkodási Főosztály vezetőjének,
c) a Kormányhivatali Fejlesztési Főosztály vezetőjének
tevékenységét.
III. Fejezet
A KÖZIGAZGATÁSI ÉS IGAZSÁGÜGYI HIVATAL SZERVEZETI EGYSÉGEI
12. Az önálló szervezeti egység
26. § (1) Az önálló szervezeti egység ellátja a Szabályzatban meghatározott, valamint az önálló szervezeti egység vezetőjének tevékenységét irányító vezető által meghatározott feladatokat.
(2) Az önálló szervezeti egység létszámát – a Szabályzatban meghatározott létszámkereten belül – az elnök határozza meg.
27. § (1) Az önálló szervezeti egység vezetője a jogszabályoknak és a szakmai követelményeknek megfelelően – az elnöktől, valamint az önálló szervezeti egység vezetőjének tevékenységét irányító vezetőtől kapott utasítás és iránymutatás alapján – vezeti az önálló szervezeti egység munkáját, és felelős az önálló szervezeti egység feladatainak ellátásáért.
(2) Az önálló szervezeti egység vezetője – az (1) bekezdésben meghatározottakkal összefüggésben – elkészíti az önálló szervezeti egység ügyrendjét és annak mellékleteként a munkaköri leírásokat, szervezi és ellenőrzi az önálló szervezeti egységhez tartozó feladatok végrehajtását.
(3) Az önálló szervezeti egység vezetője dönt az önálló szervezeti egység feladat- és hatáskörébe utalt ügyekben, amennyiben jogszabály, a Szabályzat vagy az irányítást gyakorló vezető eltérően nem rendelkezik.
(4) Az önálló szervezeti egység vezetőjének a helyettese
a) az önálló szervezeti egység ügyrendjében meghatározottak, valamint az önálló szervezeti egység vezetőjének utasítása szerint helyettesíti az önálló szervezeti egység vezetőjét,
b) segíti az önálló szervezeti egység vezetőjének szabályozással kapcsolatos tevékenységét,
c) felméréseket végez, elemzéseket és javaslatokat készít az önálló szervezeti egység előtt álló feladatok hatékony megvalósítására, fejlesztésére.
(5) A főosztályon a főosztályvezető általános helyettesítésére kizárólag osztályt vezető főosztályvezető-helyettes nevezhető ki.
(6) Amennyiben az önálló szervezeti egység vezetőjének nincs kinevezett helyettese, vagy akadályoztatva van, az önálló szervezeti egység vezetőjét távollétében az általa írásban kijelölt osztályvezető helyettesíti.
13. A programiroda és projektiroda
28. § (1) A Támogatási Főosztály szervezetén belül EU Programiroda és az EU Projektirodák működhetnek.
(2) Az EU Projektirodákban – azon kiemelt projektek esetében, ahol a Hivatal mint kedvezményezett általi megvalósítás feltétele önálló projektiroda kialakítása – projektiroda szervezete a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség 3/2009. sz. főigazgatói utasításának, illetve a (Tervezési) Útmutatókban rögzített előírásoknak megfelelően kerül kialakításra.
(3) A programiroda az intézménynél egymással párhuzamosan futó, EU-finanszírozású projektek közötti, valamint azokon belül az egyes részprojekteken belüli és azok közötti munkavégzés operatív támogatására, koordinálására, nyomon követésére szolgáló szervezet. Segíti az önálló és a konzorciumi formában megvalósuló projektek optimális működtetését, továbbá támogatja a vezetői döntéshozatalt, valamint a projekt- és intézményi szintű kockázatkezelést.
(4) A programiroda szakmai közreműködésével történik az új projektektartalmi, költségvetési és megvalósítási tervezése, előkészítésének koordinációja, a projektek végrehajtása, valamint a projektek zárásának koordinációja, továbbá a projektek tartalmi elemei és azok ütemezése között a szakmai összhang biztosítása.
(5) A programiroda biztosítja a kormányzati személyügyi stratégiai céloknak való megfelelőséget, nyomon követi a teljesülés tapasztalatait, biztosítja a HR kontrolling folyamatok eredményeinek hasznosulását a tervezésben és a végrehajtásban.
(6) A programiroda munkatársai a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény hatálya alá tartozó munkavállalók is lehetnek.
(7) Az EU Programiroda és az EU Projektirodák létszámkerete, továbbá az uniós projektek megvalósítása érdekében foglalkoztatott munkavállalók a Hivatal létszámkeretén felüli keret.
29. § (1) Az osztály ellátja a Szabályzatban, illetve az önálló szervezeti egység ügyrendjében meghatározott, valamint az önálló szervezeti egység vezetője által meghatározott feladatokat.
(2) Az önálló szervezeti egységen belül működő osztályok létszámát és feladatkörét az önálló szervezeti egység ügyrendje határozza meg.
30. § (1) Az osztályvezető az önálló szervezeti egység ügyrendje, valamint az önálló szervezeti egység vezetőjének az utasítása szerint irányítja és ellenőrzi a vezetése alatt álló osztály munkáját. Az osztályvezető felelős az osztály feladatainak teljesítéséért.
(2) Az osztályvezetőt akadályoztatása esetén az önálló szervezeti egység ügyrendjében meghatározottak szerint az önálló szervezeti egység másik osztályának vezetője vagy az osztály munkatársai közül az általa kijelölt kormánytisztviselő helyettesíti.
31. § (1) A Hivatal elnökhelyetteseinek és igazgatóinak munkájának és feladatainak ellátása érdekében nem önálló szervezeti egységként titkárság működik.
(2) Az elnökhelyettesek és az igazgatók – a 3. függelékben feltüntetettek szerint – közösen is működtethetnek titkárságot.
(3) A titkárságot titkárságvezető vezeti.
(4) A titkárság döntés-előkészítési, szervezési, végrehajtási, továbbá ügyviteli, ügykezelési és szervezési feladatokon kívül az elnökhelyettes, illetve igazgató által meghatározott feladatokat látja el, amelynek keretében
a) ellátja az elnökhelyettes, illetve igazgató irányítása alá tartozó szervezeti egységek adminisztratív teendőit,
b) koordinálja az elnökhelyettes, illetve igazgató munkájához kapcsolódó folyamatok gördülékeny elvégzéséhez szükséges szervezési feladatokat,
c) az iratkezelési szabályzatban meghatározott irányelvek alapján szakszerűen kezeli az működése, tevékenysége során keletkezett és kezelt iratokat,
d) megszervezi, ütemezi, figyelemmel kíséri az igazgatót érintő programokat, az elnökhelyettes, illetve igazgató, valamint a Hivatal működését érintő értekezleteket; figyelemmel kíséri a határidős feladatok végrehajtását,
e) előzetes szakmai és formai ellenőrzést követően az irányított szervezeti egységek által felterjesztett dokumentumokat beterjeszti igazgatói jóváhagyásra; kezeli az igazgató, valamint az irányított szervezeti egységekre szignált dokumentumokat,
f) kapcsolatot tart a Hivatal egyéb szervezeti egységeivel.
IV. Fejezet
A KÖZIGAZGATÁSI ÉS IGAZSÁGÜGYI HIVATAL TÁJÉKOZTATÁS ÉS DÖNTÉS-ELŐKÉSZÍTÉS FÓRUMAI
32. § (1) Az elnöki értekezlet a Hivatal legfőbb döntés-előkészítő szerve.
(2) Az elnöki értekezletet az elnök hívja össze, legalább heti rendszerességgel. A KIM közigazgatási államtitkára az elnöki értekezletet bármikor összehívhatja.
(3) Az elnöki értekezlet az elnök vezetésével áttekinti a Hivatal operatív feladatainak ellátását, vizsgálja azok megvalósulását.
(4) Az értekezlet feladatkörébe tartozik
a) az önálló szervezeti egységek rövidtávú programjának egyeztetése,
b) az elnök által javasolt kérdések megvitatása,
c) a Hivatal szervezetét, létszámát, feladatkörét, a béralap felhasználását érintő kérdések megvitatása,
d) kölcsönös tájékoztatás,
e) az időszerű feladatok végrehajtásával kapcsolatos kérdések megvitatása,
f) rendkívüli feladatok végrehajtásának szervezése.
(5) Az elnöki értekezlet állandó résztvevői
d) az Elnöki Kabinet vezetője,
e)14 a Belső Ellenőrzési Osztály vezetője,
f)15 az integritás tanácsadó,
g)16 a Jogi Főosztály vezetője,
(6) Az elnöki értekezleten a KIM közigazgatási államtitkára által delegált személy(ek), valamint szükség szerint, tanácskozási joggal a szakmai témakör tárgyalására a tárgykör szerint illetékes főosztályvezető, osztályvezető, referens is részt vehet.
(7) A (5)–(6) bekezdésben meghatározott személyek akadályoztatásuk esetén a megfelelő szintű helyettesítéséről gondoskodni kötelesek.
17. Elnökhelyettesi, igazgatói értekezlet
33. § (1) Az elnökhelyettesi, igazgatói értekezlet az érintett elnökhelyettes, valamint igazgató vezetésével áttekinti a feladatkörébe tartozó műveletek ellátásának állását.
(2) Az elnökhelyettesi, igazgatói értekezlet heti rendszerességgel ülésezik. Az értekezlet tárgyköre az érintett elnökhelyettes, illetve igazgató irányítása alá tartozó szervezeti egységek egészét érinti.
(3) Az elnökhelyettesi, igazgatói értekezlet feladatkörébe tartozik:
a) az érintett elnökhelyettes, illetve igazgató irányítása alá tartozó szervezeti egységek rövidtávú programjának egyeztetése,
b) az elnökhelyettes, illetve igazgató által javasolt kérdések megvitatása,
c) kölcsönös tájékoztatás,
d) az időszerű feladatok végrehajtásával kapcsolatos kérdések megvitatása.
(4) Az elnökhelyettesi, igazgatói értekezlet résztvevői
a) az elnökhelyettes, valamint az igazgató,
c) a főosztályvezető-helyettesek.
(5) Az elnökhelyettesi, igazgatói értekezleten az Elnöki Kabinet által delegált személyek is részt vehetnek.
(6) A (4)–(5) bekezdésekben meghatározott személyek akadályoztatásuk esetén a megfelelő szintű helyettesítéséről gondoskodni kötelesek.
34. § (1) Az elnök a több elnökhelyettes, illetve igazgató, vagy önálló szervezeti egység feladatkörét érintő, eseti feladat elvégzésére a feladatkörükben érintett kormánytisztviselőkből, munkavállalókból álló munkacsoportot hozhat létre. A munkacsoport létrehozásáról szóló utasításban meg kell határozni a munkacsoport feladatát, vezetőjét és tagjait.
(2) A munkacsoport célja a meghatározott feladat komplex megközelítésű, a szakterületek kiemelt együttműködésén alapuló hatékony megoldása, illetve az ehhez szükséges javaslatok felvázolása, kidolgozása.
(3) A munkacsoport tagjait a helyettesítésükre egyébként jogosult személy helyettesítheti.
V. Fejezet
A KÖZIGAZGATÁSI ÉS IGAZSÁGÜGYI HIVATAL MŰKÖDÉSÉVEL KAPCSOLATOS
EGYES RENDELKEZÉSEK
35. § (1) A kiadmányozási jog az adott ügyben érdemi döntésre ad felhatalmazást. Ez a jog magában foglalja a döntés kialakításának, az érdemi döntésnek, valamint az ügyirat irattárba helyezésének jogosultságát.
(2) Kiadmányt csak a kiadmányozásra jogosult aláírásával lehet kiadni.
(3) A kiadmányozott irat tartalmáért és formájáért az aláíró felelős.
a) az elnök hatáskörében vagy feladatkörében hozott érdemi döntés aláírására,
b) – ha a Szabályzat így rendelkezik – az elnök hatáskörébe vagy kizárólagos feladatkörébe tartozó döntés előkészítésére és az elnök nevében történő aláírására, vagy
c) a feladatkör ellátására jogosult és köteles személy e körben történő döntésének meghozatalára
(5) A Hivatalból kimenő irat és a Hivatal szervezeti egységei közötti iratok és feljegyzések kiadmánynak minősülnek. Kiadmányként kell kezelni a kormánytisztviselők és munka-, vagy megbízási jogviszony alapján tevékenységet végzők részére kiadott hivatalos iratokat is.
(6) Általános és korlátlan kiadmányozási joga az elnöknek van.
(7) Az elnök kiadmányozási jogát az ügyek meghatározott csoportjára nézve, esetileg vagy visszavonásig a Hivatal más kormánytisztviselőjére átruházhatja.
(8) Az elnökhelyettesek, igazgatók és az önálló szervezeti egységek vezetői feladatkörükben önálló kiadmányozási joggal rendelkeznek mind a Hivatal munkaszervezetén belüli, mind pedig azon kívüli levelezésükben. A Hivatal szervezetén kívüli kiadmányozási jog nem sértheti meg a kötelezettségvállalás feltételeit és az utalványozási jogot. Elnökhelyettesek, illetve igazgatók és az önálló szervezeti egységek vezetői kötelesek a Hivatal munkaszervezetén kívüli levelezésüket egy másolati példányban, vagy egyéb dokumentálható módon tájékoztatásul megküldeni felettesük részére. A Hivatal által ellátott szakmai feladatokra vonatkozó kiadmányozási joggal kapcsolatban jelen rendelkezéstől az adott szervezeti egység ügyrendje eltérően rendelkezhet.
(9) A szervezeti egységek vezetői a hatáskörükbe utalt ügyekben a Hivatal szervezetén belül kiadmányozási joggal rendelkeznek, amennyiben azt az elnök kizárólagos hatáskörébe nem vonta.
(10) A kiadmányozási jog részletes szabályait az elnök az adott szervezeti egység ügyrendjében, vagy elnöki utasításban határozza meg.
20. A munkavégzés általános szabályai
36. § (1) A Hivatal valamennyi munkatársának kötelessége:
a) valamennyi, a Hivatal intézményi működéséhez szükséges feltétel biztosítása,
b) a jogszabályokban, belső szabályozókban foglalt feladatok előírásszerű és határidőre történő végrehajtása,
c) az ügyeknek – a Hivatal egészének feladatait figyelembe véve – kezdeményezően történő intézése,
d) munkaterületén a törvényesség betartása,
e) munkakörével járó ellenőrzési feladatok folyamatos és következetes ellátása,
f) hivatali feletteseitől kapott rendelkezések végrehajtása,
g) más szervezeti egység vezetőjétől kapott rendelkezésekről a közvetlen felettes haladéktalan tájékoztatása.
(2) A Hivatal munkatársai kötelesek a hivatalosan tudomásukra jutott információt az illetékes önálló szervezeti egység vezetőjéhez eljuttatni, illetve szükség esetén az információ alapján eljárást kezdeményezni.
(3) A Hivatalon belül az ügyek intézése során az alá-, fölérendeltségi viszonyok figyelembevételével a szolgálati út pontos betartása és betartatása kötelező. A felettes vezető a szolgálati út mellőzésével utasíthat bármely irányítása alatt álló beosztottat, aki az utasítást köteles végrehajtani. Erről azonban a beosztott a lehető legrövidebb időn belül, a szolgálati út betartásával köteles jelentést tenni közvetlen felettesének.
(4) Amennyiben a munkatárs a vezető rendelkezéseivel nem ért egyet, ezt a körülményt az ügyiraton feltüntetheti. Ha a munkatárs a vezető rendelkezéseivel azért nem ért egyet, mert az – megítélése szerint jogszabályba ütközik, illetőleg kárt idézhet elő – ezt a körülményt az ügyiraton köteles feltüntetni és egy időben a vezető figyelmét a jogsértésre felhívni. Ha a vezető továbbra is fenntartja álláspontját, a munkatárs a vezetője feletteséhez fordulhat. Az intézkedésnek a felettes vezető által módosított részéért, vagy az olyan intézkedéséért, amellyel a munkatárs nem ért egyet, és amely kifejezetten a felettes vezető utasítására történt, kizárólag a felettes vezető felelős.
(5) Az egyes önálló szervezeti egységek a feladatkörükbe tartozó, de más önálló szervezeti egységek feladatkörét is jelentősen érintő ügyekben az érdekelt önálló szervezeti egységek bevonásával járnak el. Az ennek során felmerült vitás kérdésekben a közös álláspontot egyeztető tárgyalás útján kell kialakítani. Ha ez nem vezet eredményre, a vitás ügyet haladéktalanul az elnök elé kell terjeszteni.
(6) A számítógéppel dolgozó munkatársak kötelesek folyamatosan figyelemmel kísérni elektronikus postaládájukat, valamint az Intranetes hálózaton közzétett belső szabályozókat, illetve információkat. A munkahelyi számítógépek csak munkavégzésre alkalmazhatóak. Amennyiben a számítógéppel rendelkező munkatársak a munkahelyi gépen magánlevelezést folytatnak, illetve személyes adatokat tárolnak, úgy tudomásul veszik, hogy azok – egyes esetekben – más tudomására is juthatnak, illetve törlésre kerülhetnek.
(7) A Hivatal munkatársa köteles a hivatalos ügyben folytatott, az ügy érdemét érintő tárgyalásról, értekezletről, megbeszélésről, szóbeli megállapodásról emlékeztető feljegyzést készíteni, azt az ügyiratban elhelyezni.
a) a vezetésük alatt álló szervezeti egység – a Szabályzatban és jogszabályokban meghatározott célok elérése érdekében – szakmai szempontok szerinti irányítására,
b) a feladatok kidolgozását a szükséges információk megadásával, a legfontosabb kérdésekben való előzetes állásfoglalással, a módszerek, eszközök és az időbeli ütemezés meghatározásával elősegíteni,
c) a jogszabályoknak, belső utasításoknak és rendelkezéseknek a beosztott munkatársakkal pontosan és félre nem érthető módon történő közlésére, azok betartása ellenőrzésére,
d) a döntések közlésére azokkal a munkatársakkal, akiket a döntés érint,
e) a munkafegyelem betartására és betartatására,
f) a beosztott munkatársak munkájának ellenőrzésére,
g) saját egysége munkájának az irányadó rendelkezések keretei között történő megszervezésére, a munkamódszerek meghatározására, a munkák rendszeres értékelésére.
21. Együttműködési kötelezettség, csoportos munkavégzés
37. § (1) A Hivatal valamennyi vezetője és munkatársa köteles a Hivatal feladatainak végrehajtásában együttműködni. Az önálló szervezeti egységek közötti együttműködés kialakításáért az önálló szervezeti egységek vezetői a felelősek. Az egyeztetésért, illetve azért, hogy a feladat ellátásában a többi érintett szervezeti egység álláspontja összehangoltan érvényesüljön, az az egység felelős, amelynek az ügy intézése a feladatkörébe tartozik, vagy akit erre az elnök kijelölt.
(2)18 Az elnök, az elnökhelyettes, az igazgató, a főosztályvezető, a Belső Ellenőrzési Osztály vezetője vagy az integritás tanácsadó az összetett megközelítést és több szakterület szoros együttműködését igénylő feladat elvégzése érdekében a feladatkörükben érintett vezetők és tárgykör szerint illetékes ügyintézők hatékony együttműködésével megvalósuló csoportos munkavégzést rendelhet el.
(3) A csoportos munkavégzés során a feladatkörükben érintett vezetőket és tárgykör szerint illetékes ügyintézőket a komplex feladat megfelelő határidőben történő elvégzése érdekében kiemelt együttműködési kötelezettség és felelősség terheli.
22. Munkakör átadás-átvétel rendjének szabályozása
38. § (1) A munkakörök átadás-átvételét az egyes munkakörökben bekövetkező személyi változások, valamint 6 hónapot meghaladó tartós távollét esetén kell végrehajtani.
(2) A munkakört a munkakör ellátására kinevezett új munkatárs vagy a munkakör helyettesítésével megbízott munkatársnak kell átadni, új kinevezés vagy helyettesítési megbízás hiányában a munkakört a közvetlen vezetőnek kell átadni.
(3) A munkakör átadás-átvételét jegyzőkönyvben kell rögzíteni, mely dokumentumnak tartalmaznia kell
a) az átadás-átvétel helyét, időpontját, tárgyát;
b) az átadásra kerülő munkakör szakmai feladatait, a vonatkozó munkaköri leírást;
c) a folyamatban lévő fontosabb feladatok felsorolását és azok végrehajtásának helyzetére vonatkozó adatokat, az elért eredményeket, a mutatkozó hiányosságokat;
d) az átadásra kerülő iratanyagokat, utasításokat, terveket, szabályzatokat;
e) az átadónak és az átvevőnek a jegyzőkönyv tartalmával, megállapításaival kapcsolatos esetleges észrevételeit, megállapításait.
(4) A munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvet három példányban kell elkészíteni, azt az átadó és az átvevő kormánytisztviselő, valamint közvetlen munkahelyi vezetőjük írja alá. A jegyzőkönyv egy-egy példányát a munkakört átadó és átvevő kormánytisztviselők, valamint a közvetlen vezetők kapják meg.
23. A Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal képviselete
39. § (1) A Hivatalt az elnök képviseli. Az elnök akadályoztatása esetén a 8. §-ban meghatározottak az irányadók. Az elnökhelyettesek, illetve igazgatók egyidejű akadályoztatása esetén a Hivatalt az Elnöki Kabinet vezetője képviseli.
(2) Nemzetközi programokon az elnök akadályoztatása esetén az elnököt – eltérő rendelkezés hiányában – az elnök által kijelölt elnökhelyettes, illetve igazgató képviseli.
(3) A kormánybizottságokban, tárcaközi fórumokon, a társhatóságokkal, az önkormányzatokkal és a társadalmi szervezetekkel való kapcsolatokban a Hivatalt az elnök, valamint – a szakterületüket érintő kérdésekben, illetve az elnök megbízása alapján – az erre felhatalmazott, vezetői megbízással rendelkező személy képviseli.
(4) A Hivatalnak a bíróságok előtti peres képviseletét és a hatóságok előtti jogi képviseletét a jogi képviseletért felelős szervezeti egység e feladattal megbízott kormánytisztviselői látják el, illetve szükség szerint külső kapacitás igénybevételével szervezik, kivéve, ha az ügy sajátosságára tekintettel az elnök a képviselet ellátására más szervezeti egység ügyintézőjét jelöli ki.
24. Sajtó-, illetve médiakapcsolatok rendje
40. § (1) A sajtó tájékoztatását az érintett szervezeti egységek bevonásával a Kommunikációs és Koordinációs Osztály végzi. A Szabályzat eltérő rendelkezése hiányában a sajtó részére tájékoztatást az elnök adhat.
(2) A Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben interjút – az elnök eltérő döntése hiányában – kizárólag a Kommunikációs és Koordinációs Osztály szervezésében lehet adni, melyet a Hivatal a KIM társadalmi kapcsolatokért felelős illetékes szervezeti egységével egyeztetni köteles.
(3) Az (1) bekezdésben foglaltakat nem kell alkalmazni a szakmai folyóiratok számára készített, szakmai, jellemzően a hatályos előírásokat ismertető, vagy egyébként ismeretterjesztési, tudományos célból készült írásos anyagok tekintetében.
(4) A sajtó útján nyilvánosságra hozott közlemény kiadásáról, újságírói kérdés megválaszolásáról, nyilatkozat közzétételéről a Kommunikációs és Koordinációs Osztály gondoskodik a feladatkör szerint illetékes vezetővel történő egyeztetés után, az elnök jóváhagyását követően.
(5) A Hivatalra vonatkozó javaslatokra és bírálatokra a sajtó nyilvános választ a feladatköre szerint érintett vezető készíti elő a törvényes határidőben. A válaszoknak a sajtóhoz történő eljuttatásáról a Kommunikációs és Koordinációs Osztály gondoskodik az elnök jóváhagyását követően.
VI. Fejezet
41. § (1) Az elnök a Szabályzat hatálybalépését követő 60 napon belül kiadja
a) az iratkezelési szabályzatot,
b) az adatkezelési szabályzatot,
c) a hivatal házirendjét,
d) a közszolgálati szabályzatot,
e) a gazdálkodási keretszabályzatot,
f) az ellenőrzési szabályzatot.
(2) A Szabályzat szerinti az önálló szervezeti egységek egységes, részletes feladatokat tartalmazó ügyrendjét az elnök hagyja jóvá jelen Szabályzat hatálybalépését követő 60 napon belül.
A Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal szervezeti egységeinek feladatai
1. AZ ELNÖK KÖZVETLEN IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓ SZERVEZETI EGYSÉGEK
1. Az Elnöki Kabinet főosztályként működő döntés-előkészítési, koordinációs, szervezési, végrehajtási, továbbá ügyviteli, ügykezelési és szervezési feladatokat ellátó önálló szervezeti egység.
2. Az Elnöki Kabinet funkcionális feladatai körében:
a) az iratkezelési szabályzatban meghatározott irányelvek alapján szakszerűen kezeli a Hivatal működése, tevékenysége során keletkezett és kezelt iratokat;
b) megszervezi, ütemezi, figyelemmel kíséri az elnököt érintő programokat, a Hivatal működését érintő értekezleteket;
c) tartja a kapcsolatot az illetékes állami vezetőkkel;
d) ellátja a Hivatal irányításával kapcsolatosan felmerülő adminisztratív teendőket;
e) koordinálja a Hivatal tevékenységhez kapcsolódó folyamatok elvégzéséhez szükséges szervezési feladatokat.
3. Az Elnöki Kabinet koordinációs feladatai körében:
a) felügyeli az elnök döntéseinek előkészítését és végrehajtását, melyről rendszeres tájékoztatást ad az elnök részére;
b) az elnök döntéseinek előkészítése érdekében információkat gyűjt;
c) az elnökhelyettesekkel és igazgatókkal együttműködik a Hivatal feladatkiadási, utókövetési és számonkérési rendszerének kialakításában, működtetésében és irányításában;
d) koordinálja a beérkező közérdekű bejelentésekkel, kérelmekkel, panaszokkal kapcsolatos megkereséseket;
f) elkészíti a Hivatal éves munkatervét;
g) közreműködik a Hivatalt érintő jogszabálytervezetek, illetve a Hivatal belső szabályozóinak, szerződéseinek véleményezésében.
4. Az Elnöki Kabinet kommunikációs feladatai körében:
a) kommunikációs stratégiát és terveket készít, közreműködik a társadalmi egyeztetés lebonyolításában; kialakítja és kezeli a Hivatal egységes arculatát, ellátja a sajtó-, PR-, marketing-, kommunikációs, rendezvényszervezési és reklámtevékenységét; előkészíti és felügyeli a nyilvánossági követelmények betartásához szükséges útmutatókat;
b) megjelenteti az intézmény sajtóhirdetéseit, gondoskodik a sajtó információkkal való ellátásáról, az újságírói kérdések megválaszolásáról az adatvédelmi rendelkezések betartása mellett;
c) koordinálja az intézmény elektronikus kommunikációs felületeinek (intranet, internet), valamint az irányító szerv megfelelő információs rendszereinek naprakész frissítését;
d) biztosítja a folyamatos adatgyűjtést, adatszolgáltatást az KIM kommunikációért felelős szervezeti egysége részére, gondoskodik az információk koordinálásáról, egyeztetésekről;
e) ellátja a közérdekű adatok közlésével és közzétételével kapcsolatos teendőket;
f) ellátja és koordinálja a Hivatal belső kommunikációs tevékenységét;
g) koordinálja a Hivatal kommunikációs tevékenységét, e tekintetben együttműködik az elnökhelyettesekkel, igazgatókkal.
5. Az Elnöki Kabinet egyéb feladatai körében felelős:
a) a Hivatal kiadásában megjelenő, az elnök által feladatul kiadott egyéb könyvek nyomdai előkészítéséért és nyomdai kivitelezéséért;
b) jogszabályi hatásvizsgálati segítségnyújtást biztosít a központi közigazgatás számára;
c) társadalmi, gazdasági, környezeti, statisztikai elemzéseket, kutatásokat, ökonometriai számításokat végez;
d)21 a Magyar Közlöny és a Hivatalos Értesítő egyes lapszámainak, mint elektronikus dokumentumoknak kihirdetésre és közzétételre történő előkészítéséért;
e)22 a formatervezési tevékenységet előmozdító programok, kiállítások, más rendezvények kezdeményezéséért, szervezéséért, valamint irányítja a formatervezéssel kapcsolatos ismeretek összehangolt terjesztését, a hazai formatervezési kultúra fejlesztését, közreműködik a formatervezők iparjogvédelmi és szerzői jogi ismereteinek gyarapításában, amely tevékenységeihez a Hivatal a Forum Hungaricum Közhasznú Nonprofit Kft. szolgáltatásait veszi igénybe.
1.0.0.0.1. Belső Ellenőrzési Osztály
1. A Belső Ellenőrzési Osztály funkcionális feladatai körében:
a) irányítja a belső ellenőrzés független, tárgyilagos, bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenységét;
b) elkészíti és évente felülvizsgálja a belső ellenőrzési tevékenység végrehajtását szabályozó belső ellenőrzési kézikönyvét;
c) összeállítja a kockázatelemzéssel alátámasztott stratégiai és éves ellenőrzési tervet, megszervezi, irányítja, nyomon követi az ellenőrzési terv megvalósulását, végrehajtását;
d) tájékoztatja az elnököt az éves ellenőrzési terv megvalósításáról és az attól való eltérésekről;
e) vizsgálja és értékeli a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzési rendszerek kiépítését, működését, jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését;
f)23 büntető, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanújának felmerülése esetén az elnököt – az elnök érintettsége esetén a felügyeleti szerv vezetőjét – haladéktalanul tájékoztatja, javaslatot tesz a megfelelő eljárás megindítására;
g) összeállítja az éves ellenőrzési jelentést, amelynek keretében önértékelést ad a belső ellenőrzés minőségéről, tárgyi és személyi feltételeinek alakulásáról;
h) javaslatot készít az elnök felé a Hivatal tevékenységét és munkaszervezetét érintő szabályozó rendszer szükséges módosítására;
i) gondoskodik az ellenőrzések nyilvántartásáról, valamint az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével kialakít és működtet olyan nyilvántartási rendszert, amellyel a belső ellenőrzési jelentésben tett megállapítások és javaslatok alapján készült intézkedési tervekben foglalt feladatok végrehajtását nyomon követheti;
j) a belső ellenőrzési tevékenység minőségének fenntartása, javítása érdekében éves képzési tervet állít össze;
k) gondoskodik a belső ellenőrzési kézikönyvben meghatározott, a belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító eljárások alkalmazásáról,
2.25 A belső ellenőr a megbízatásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok tudomására jutásáról köteles haladéktalanul jelentést tenni az elnöknek, amelynek elmulasztásáért vagy késedelmes teljesítéséért fegyelmi felelősséggel tartozik.
1. A Jogi Főosztály kodifikációs feladatai körében:
a) gondoskodik a Hivatalt érintő jogszabálytervezetek előkészítéséről, véleményezi az előkészített tervezeteket;
b) gondoskodik az elnöki utasítások és egyéb belső előírások tervezeteinek előkészítéséről együttműködésben a Hivatal elnökhelyetteseivel és igazgatóival;
c) előkészíti a Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának tervezetét, valamint a Hivatal ügyviteli rendjével, ügyiratkezelésével kapcsolatos belső szabályzatokat és azok módosításait;
d) javaslatot készít az elnök felé a szükséges jogszabály, illetőleg belső szabályozó eszközök módosítására a Hivatal szakmai munkáját és munkaszervezetét érintő szabályozásra vonatkozóan.
2. A Jogi Főosztály koordinációs feladatai körében gondoskodik a Hivatal működésének jogszabályok és közjogi szervezetszabályozó eszközöknek megfelelő működéséről.
3. A Jogi Főosztály funkcionális feladatai körében:
a) a Hivatal szakmai területeinek kezdeményezése alapján gondoskodik a Hivatal tevékenységét érintő polgári jogi, valamint egyéb szerződések előkészítéséről, ide nem értve a közbeszerzési szabályzat hatálya alá tartozó közbeszerzés, beszerzési eljárás eredményeként kötendő szerződéseket;
b) nyilvántartja a Hivatal által megkötött szerződéseket és őrzi azok egy eredeti példányát;
c) jogszabályban, illetve belső szabályozó eszközökben előírt kötelezettség alapján intézkedik a szerződéses adatok közzétételéről;
d) intézkedik a Hivatalt megillető követelések behajtásáról;
e) irányítja a Hivatalnál az ügyiratkezelés és iratforgalom ellátásával kapcsolatos feladatokat;
f) közreműködik a Hivatal az egységek ügyirat-kezelési rendjének, irattári tervének kialakításában;
g) a belső szabályzatok és jogszabályi előírások figyelembevételével kialakítja az irattározás menetét, karbantartja az irattárat;
h) gondoskodik a Hivatal minősített és nyílt iratanyagainak a jogszabályok és a belső szabályzatok előírásai szerinti irattárba vételéről, az irattári anyagok kezeléséről, tárolásáról, kiadásáról;
i) a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok alapján végzi a Hivatal és szervezeti egységei minősített iratanyagainak évenkénti felülvizsgálatát, a szervezeti egységek vezetői részére jegyzéket készít a selejtezhető és a Magyar Nemzeti Levéltárnak átadható minősített és nyílt iratokról, gondoskodik a selejtezhető minősített és nyílt iratok megsemmisítéséről;
j) évente szakmai továbbképzést szervez a jogszabályi, továbbá az iratok nyilvántartásával kapcsolatos, valamint az ügyiratkezelés rendjében bekövetkező változásokról a Hivatal iktatást végző munkatársai részére.
4. A Jogi Főosztály személyzeti feladatai körében:
a) érvényesíti a Hivatal létszám-gazdálkodási követelményeit;
b) adatokat szolgáltat a Gazdasági Főosztály részére a Hivatal személyi jellegű kiadásainak megtervezéséhez;
c) szabályszerűen előkészíti a szükséges munkaügyi dokumentumokat;
d) ellenőrzi a munkaügyi programok és nyilvántartások, továbbá a személyügyi és munkaügyi adatbázisok előírásoknak megfelelő szabályszerű vezetését;
e) felügyeli a Hivatal munkatársainak, nyugdíjasainak szociális, jóléti és egészségügyi ellátását szolgáló tevékenységét;
f) javaslatot tesz a munkáltató és munkavállalói érdekképviseletek közötti együttműködésre;
g) javaslatot tesz a humánpolitikai szakterületet érintő belső szabályozó eszközök előkészítésére, illetve az ilyen tárgyú belső szabályozó eszközök módosítására;
h) gondoskodik a személyi iratok nyilvántartásáról és kezeléséről;
i) gondoskodik a Hivatal munkatársainak oktatásával és továbbképzésével kapcsolatos feladatok ellátásáról;
j) jogszabályok alapján, illetve a külső szervek megkeresésére gondoskodik a szükséges adatok előírásoknak megfelelő szolgáltatásáról;
k) gondoskodik a Hivatal munkatársainak választható béren kívüli juttatásaival kapcsolatos feladatok ellátásáról;
l) elvégzi a nemzetbiztonsági ellenőrzéssel kapcsolatos feladatokat;
m) felügyeli a vagyonnyilatkozattal kapcsolatos ügyintézést.
5. A Jogi Főosztály egyéb feladatai körében:
a) ellátja a Hivatal valamennyi peres, illetve nem peres eljárásában a perképviseletet;
b) közreműködik az intézményi költségvetés kialakításában;
c) elkészíti a feladataira vonatkozó folyamatleírásokat, szabályzatokat, egyszerűsíti és harmonizálja az ügymenteket;
d) felelős a Hivatal működése, feladatainak ellátása során észlelt hibák, problémák kijavításáért, megoldásához szükséges intézkedések megtételéért;
e) felelős a Hivatalnál az ügyiratkezelés és iratforgalom ellátásával kapcsolatos feladatok ellátásáért.
1.0.0.3. Gazdasági Főosztály
1. A Gazdasági Főosztály vezetője, mint a Hivatal gazdasági szervezetének vezetője felelős a jogszabályokban a költségvetési szerv gazdasági szervezetének vezetője részére meghatározott feladatok ellátásáért, így különösen
a) a költségvetési szerv működtetéséért, az előirányzatok módosításának, átcsoportosításának és felhasználásának végrehajtásáért;
b) a költségvetési tervezés és beszámolás feladatainak megszervezéséért és koordinálásáért, gondoskodik a forrásfelhasználáshoz, a munkaerő-gazdálkodáshoz kapcsolódó eljárásrendek kialakításáról, továbbá működteti a programok kifizetéséhez kapcsolódó előirányzat-gazdálkodás rendszerét;
c) a jogi segítségnyújtásra szolgáló és a bűncselekmények áldozatainak azonnali pénzügyi segélye kifizetésére és kárenyhítésére szolgáló célelőirányzatok kezeléséért;
d) a pénzügyi, számviteli, bér- és személyügyi, igazgatási, illetve a szakmai és pénzügyi ellenőrzési feladatokkal rendelkező egységek munkájának a rendelkezésre álló költségvetési keretek között megszervezéséért, közvetlenül irányításáért, szabályozásáért, koordinálásáért és ellenőrzéséért, biztosítja az intézmény működéséhez szükséges tárgyi feltételeket;
e) a Hivatal működtetése, üzemeltetése gazdasági feltételeinek biztosításáért;
f) a szakmai szervezeti egységek munkájához pénzügyi szempontú iránymutatást ad és ellenőrzi azt;
g) iránymutatást ad az intézménygazdálkodási, könyvvezetési, adatszolgáltatási feladatok ellátásáért felelős alkalmazottaknak;
h) folyamatos kapcsolatot tart a KIM gazdasági ügyekért felelős vezetőivel;
i) felelős a Közbeszerzési szabályzat hatálya alá tartozó közbeszerzési, beszerzési eljárás eredményeként kötendő polgári jogi vagy egyéb szerződések előkészítéséért;
j) elkészíti a Hivatal beszerzési és közbeszerzési eljárásainak szabályozását.
2. A Gazdasági Főosztály pénzügyi feladatai körében:
a) irányítja a Hivatal költségvetési gazdálkodásával kapcsolatos, jogszabályokban és belső előírásokban előírt tervezési, előirányzat-módosítási, pénzgazdálkodási és beszámolási feladatait;
b) felügyeli a Hivatal alap- és kiegészítő tevékenysége gazdasági értékelését és az egyes tevékenységek kiadásainak, bevételeinek és eredményének elemzését;
c) gondoskodik a költségvetési terv, illetve a jóváhagyott költségvetésnek megfelelő részletes előirányzatok kialakításáról, karbantartásáról és intézkedik a szükséges előirányzat módosításáról;
d) közreműködik az előirányzat kezeléséért felelős minisztériumi szakterület megkeresésére a fejezeti kezelésű előirányzatok pénzügyi és számviteli szabályozására vonatkozó belső szabályzatok elkészítésében, és kezeli a jogi segítségnyújtásra szolgáló, és a bűncselekmények áldozatainak azonnali pénzügyi segélye kifizetésére és kárenyhítésére szolgáló célelőirányzatokat, ezzel összefüggésben kapcsolatot tart a fővárosi és megyei kormányhivatalokkal és azok igazságügyi szolgálatával;
e) ellenőrzi a kiadások kereteinek szabályszerű felhasználását;
f) irányítja a Hivatal illetmény-számfejtési, valamint személyi jövedelemadó, járuléklevonási és -elszámolási feladatait;
g) megszervezi a költségvetési törvény Hivatal általi végrehajtásának, valamint gazdálkodási rendjének szakmai ellenőrzését;
h) felügyeli a Hivatal bevételeit megalapozó műveletekről szóló számlák elkészítési folyamatát, gondoskodik a számlák határidőben történő kiegyenlítéséről;
i) rendszeresen felülvizsgálja a kinn-lévőségeket, és a Jogi Főosztály bevonásával megteszi a szükséges intézkedéseket azok behajtására.
3. A Gazdasági Főosztály számviteli feladatai körében:
a) gondoskodik a Hivatal gazdasági eseményeinek számviteli elszámolásáról és nyilvántartásáról;
b) felügyeli a Hivatal vagyongazdálkodását, az analitikus és főkönyvi nyilvántartásainak, valamint a vagyonkataszternek a vezetését;
c) gondoskodik a költségvetési beszámoló, a mérlegjelentés, a vagyongazdálkodással összefüggő statisztikai kimutatásoknak a hatályos és vonatkozó jogszabályok szerinti elkészítéséről;
d) kidolgozza a Hivatal gazdálkodására, számviteli, illetve bizonylati rendjére, a bizonylatáramlás útjára és a nyilvántartás rendjére vonatkozó szabályokat;
e) felügyeli az eszközök és készletek analitikus nyilvántartásának vezetését, a bizonylati fegyelem betartását, iránymutatást ad az analitikus nyilvántartások vezetéséhez, kezdeményezi a szükséges egyeztetéseket.
4. A Gazdasági Főosztály beszerzési feladatai körében:
a) vezeti és irányítja a Hivatal működésével, a kezelt programokkal és kiemelt projektekkel kapcsolatos beszerzéseket, a jogi és közbeszerzési tevékenységeket a tervezéstől a teljesítésigazolásig, együttműködve a beszerzésért felelős szakmai szervezeti egységgel a beszerzések tartalmának meghatározása, az ajánlatok értékelése és a szállítói teljesítés szakmai igazolása során;
b) a közbeszerzési eljárások előkészítésben, lebonyolításában szorosan együttműködik a közbeszerzési tanácsadóval (közbeszerzési eljárás lebonyolítással kapcsolatos feladatok tekintetében);
c) előkészíti a közbeszerzési szabályzat hatálya alá tartozó közbeszerzés, beszerzési eljárás eredményeként kötendő polgári jogi vagy egyéb szerződéseket;
d) kijelöli az adott közbeszerzési eljárásban részt vevő jogi végzettségű munkatársat, amennyiben azt nem közbeszerzési tanácsadó látja el;
e) közreműködik a kiemelt projektek megvalósításában a tervezéstől a megvalósításig;
f) ellátja a Hivatal üzemeltetésével kapcsolatos feladatokat, a létesítménygazdálkodási igazgató közreműködésével beszerzi, bevételezi, kiadja és nyilvántartja a Hivatal működéséhez szükséges eszközöket.
1.0.1. A TÁMOGATÁSI IGAZGATÓ IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓ SZERVEZETI EGYSÉGEK
1.0.1.1. Támogatási Főosztály
1. A Támogatási Főosztály funkcionális feladatai körében:
a) részt vesz a Hivatal feladatkörébe tartozó támogatások, pályázatok eredményes lebonyolításában, a pályázatok előkészítésétől egészen a pályázatok lezárásáig;
b) ellátja a részére biztosított előirányzatok feletti teljes (szakmai és pénzügyi) adatszolgáltatást és adminisztrációt;
c) gondoskodik a területére vonatkozó jelentések, összegző jelentések megfelelő pontosságú és időben történő elkészítéséről;
d) azokon a területeken, ahol ennek szükségessége fennáll, biztosítja a munkavégzés során a munkafolyamatok kettős kontrollját;
e) adatszolgáltatással közreműködik a Hivatal éves költségvetésének tervezésében, továbbá a jóváhagyott költségvetés végrehajtásában és a zárszámadás összeállításában;
f) koordinálja és működteti a Hivatal támogatáskezelő tevékenységét, értékelési rendszerét a források eredményes felhasználása érdekében;
g) részt vesz a Hivatal feladatkörébe tartozó programok, támogatások kidolgozásában, előkészítésében, társadalmi egyeztetésében, segíti a források eredményes felhasználását, a programok helyi népszerűsítését, bemutatását, valamint a szükséges információk helyi rendelkezésre állását;
h) gondoskodik a támogatásokkal kapcsolatos kormányzati döntések érvényesítéséről;
i) közreműködik a feladatkörébe utalt támogatásokra vonatkozó jogszabályok kidolgozásában és véleményezésében, támogatási koncepciók és kiírások előkészítésében;
j) elemzi a feladatkörébe tartozó terület rá vonatkozó kérdéseit és javaslatot tesz a megoldást elősegítő programok kidolgozására;
k) szükség esetén javaslatot tesz a projektek lebonyolításához szükséges intézményrendszer és eljárásrenddel kapcsolatos módosításokra, a vonatkozó jogi szabályozás tartalmára;
l)26 közreműködik a Mobilitás Országos Ifjúsági Igazgatóság irányításában;
m)27 ellátja a Zánka Új Nemzedék Központ Nonprofit Közhasznú Kft.-val kapcsolatos, a Hivatal által vállat feladatokat.
1.0.2. A LÉTESÍTMÉNYGAZDÁLKODÁSI IGAZGATÓ IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓ
SZERVEZETI EGYSÉGEK
1.0.2.1. Létesítménygazdálkodási Főosztály
1. A Létesítménygazdálkodási Főosztály funkcionális feladatai körében:
a) a szervezet által kezelt intézmények működési feltételeit folyamatosan biztosítja;
b) az intézmények üzemeltetésével kapcsolatban felmerülő költségeket optimalizálja;
c) elvégzi a szükséges beruházási, felújítási és karbantartási munkákat és a végrehajtás során betartja és betartatja a tűz-, vagyon- és munkavédelemre vonatkozó, valamint egyéb hatósági előírásokat;
d) részt vesz a vagyonvédelemmel és takarítással megbízott vállalkozók munkájának irányításában, ellenőrzésében;
e) ellátja a gépkocsik, vízi járművek üzemeltetésével kapcsolatos feladatokat;
f) nyilvántartja az intézményi gépkocsik futásteljesítményét;
g) havonta elszámolást készít a gépkocsik norma szerinti üzemanyag-felhasználásáról;
h) a Jogi Főosztály közreműködésével előkészíti a szervezet üzemeltetési területen felmerülő szerződéseit, azokat utóköveti, felülvizsgálja, illetve végzi az ezekkel kapcsolatos munkák koordinálását;
i) biztosítja a Hivatal által kezelt irodaházak és egyéb intézmények működési feltételeit.
2. A Létesítménygazdálkodási Főosztály informatikai feladatai körében:
a) üzemelteti a Hivatal informatikai és kommunikációs rendszerét, üzemzavar esetén gondoskodik annak elhárításáról;
b) ellátja az intézmény rendszergazdai feladatait;
c)28 javaslatot tesz a Hivatal által üzemeltetett ingatlanokat érintő informatikai fejlesztésekre, megvalósítása esetén közreműködik annak lebonyolításában;
d) felelős az intézményi adatbázisok frissítéséért, a tárolt személyi adatok időszerűségéért és valódiságáért (belső telefonkönyv, beléptető-rendszer, e-mail címek);
e)29 felelős az intézményi információk megjelenítéséért a Hivatal által üzemeltetett ingatlanokat érintő belső informatikai hálózatán (intranet);
f) felelős a Hivatal működése, feladatainak ellátása során észlelt informatikai hibák, problémák kijavításáért, megoldásához szükséges intézkedések megtételéért;
g) a pártfogó felügyelői tevékenységgel, jogi segítségnyújtással, áldozatsegítéssel és kárpótlással kapcsolatos tevékenységek ellátása érdekében országosan egységes informatikai rendszert működtet.
3. A Létesítménygazdálkodási Főosztály üzemeltetési feladatai körében:
a) felel a rendelkezésre bocsátott anyag, fogyó- és tárgyi eszköz rendeltetésszerű igénybevételéért és az állami tulajdon védelméért;
b) összehangolja az épületgondnoki, épületfelügyeleti feladatokat;
c) felelős a jogszabályokban előírt védelmi, személyi biztonsági és objektumvédelmi feladatok ellátásáért;
d) felelős a tűz- és munkavédelmi feladatok végrehajtásáért;
e) felelős az ingatlan(ok) fenntartásával, karbantartásával, üzemeltetésével, őrzés-védelemmel kapcsolatos feladatok irányításának megszervezéséért, a vagyongazdálkodás körébe tartozó egyes feladatok ellátásáért;
f) felelős az engedélyezett igények kielégítéséért, a szolgáltatások teljesítésének ellenőrzéséért;
g) érvényesíti a garanciális és szavatossági igényeket;
h) irányítja a leltározással, leltáradat-karbantartással, selejtezéssel kapcsolatos feladatok ellátását;
i) nyilvántartja a Hivatal szervezeti egységei által igényelt és részükre kiadott szigorú elszámolású és segédbélyegzőket, gondoskodik azok cseréjéről, visszavételéről, megsemmisítéséről;
j) felelős a Hivatal székhelyén tartott rendezvények berendezéséért, bútor és informatikai eszközzel történő ellátásáért.
1.0.2.2. Ingatlangazdálkodási Főosztály
1. Az Ingatlangazdálkodási Főosztály ingatlangazdálkodási feladatai körében:
a) elkészíti a vagyongazdálkodással kapcsolatos beszámolókat, elemzéseket;
b) nyilvántartja a szervezet kezelésében lévő ingatlanokat;
c) előkészíti – a Jogi Főosztály és a Gazdasági Főosztály bevonásával – a létesítménykezelési megállapodásokat, szerződéseket;
d) ellátja a fecskeházakkal és irodaházakkal kapcsolatos teendőket;
e) részt vesz az ingatlan és ingóság átadás-átvétele folyamatában, leltározásban;
f) együttműködik a projektirodákkal a folyamatban lévő pályázatok koordinálásában, pénzügyi menedzselésében, az állami szervekkel való kapcsolattartásban, valamint részt vesz új pályázatok elkészítési folyamatában, utánkövetésében;
g) kapcsolatot tart a vagyongazdálkodás terén illetékes szervezetekkel, társintézményekkel;
h) közreműködik a műszaki, fejlesztési feladatok, fejlesztések hosszú, közép- és rövid távú terveinek elkészítésében, a létesítménygazdálkodással, vagyongazdálkodással kapcsolatos szabványok kialakításában;
i) javaslatot tesz a Hivatal felújítási, beruházási, karbantartási előirányzatainak, valamint a létesítménygazdálkodási igazgató szakmai tevékenységét érintő források felhasználására;
j) előkészíti és lebonyolítja a beruházási, felújítási, karbantartási feladatokat, valamint műszaki ellenőrzést tart;
k) beszerzi a szükséges hatósági engedélyeket, lebonyolítja a hatósági egyeztetéseket;
l) koordinálja a külső (tervező) és kivitelező szervezetek megbízásával kapcsolatos eljárásokat, szükség esetén megfelelő szintű tárgyalásokat hoz létre;
m) elkészíti a hosszú, közép- és rövid távú beruházási, karbantartási és felújítási terveket;
n) döntéshozatalra előkészíti és végrehajtja a műszaki jellegű anyagokat; közreműködik a beruházási, felújítási, beszerzési és szolgáltatási közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatok ellátásában, azok lebonyolításában a szervezet vagyonkezelésében lévő ingatlanok vonatkozásában;
o) előkészíti a szervezet vagyongazdálkodási területen felmerülő szerződéseit, ellátja azok utókövetését, felülvizsgálatát, valamint az ezekkel kapcsolatos munkák koordinálását a Jogi Főosztállyal és a Gazdasági Főosztállyal történő egyeztetés alapján;
p) előkészíti a kormányhivatalok által használt ingatlanok fejlesztésével, üzemeltetésével kapcsolatos igényeket;
q) javaslatokat terjeszt elő a kormányhivatalok elhelyezésével kapcsolatosan a kormányhivatalokkal való egyeztetést követően;
r) a KIM és háttérintézményei, valamint a KIM irányítása alá tartozó gazdasági szervezetek számára konzultatív szerepkörében műszaki tanácsadást végez, közös projektek, pályázatok esetében koordinációs szerepet tölt be.
1.0.2.3.30 Üdültetési és Üzemeltetési Főosztály
1. Az Üdültetési és Üzemeltetési Főosztály szálloda szakmai feladatai:
a) A Szálláshelyeken szakmai üzemeltetés szervezése és lebonyolítása.
b) A feladatkörébe utalt tevékenységek maradéktalan és előírásszerű elvégzése, az irányítására bízott munkatársak szakmai munkájának irányítása.
c) A vagyonvédelmi, tűzrendészeti, tisztasági, higiéniai, egészségügyi és munkavédelmi, fogyasztóvédelmi jogszabályi előírások, különös tekintettel a kereskedelmi szálláshelyeket és éttermeket szabályozó rendelkezésekre, valamint a Szálláshely biztonsági előírásaira, betartása, betartatása.
d) A Szálláshelyeken rendelkezésre álló eszközök, berendezések, felszerelések védelme és rendeltetésszerű használata, felhasználása, a munkavállalókkal a rendeltetésszerű használat betartatása.
e) A takarékos költséggazdálkodás, a folyamatos eszközellátottság figyelemmel kísérése és biztosítása, kapcsolódó javaslatok megtétele a létesítménygazdálkodási igazgató és a főosztályvezető részére.
f) Folyamatos tájékoztatás az értékesítésért felelős vezető által megvalósított programokról, szakmai javaslattétel az értékesítésért felelős vezető részére.
g) A létesítménygazdálkodási igazgató tájékoztatása a vendégek véleményéről és azokról a problémákról, melyek közvetlenül befolyásolják az üzemeltetést, üzemszerű működést, valamint a Szálláshelyek vendégeik általi értékeléséről.
h) A munkafolyamatok betartásának folyamatos ellenőrzése.
i) Felel a Szálláshelyek belső szabályzatainak maradéktalan rendelkezésére állásáért, azokat a főosztályvezető jóváhagyásra a szakterületek bevonásával elkészíti, és összegyűjti, majd jóváhagyást követően a munkavállalók részére haladéktalanul közzéteszi, ismerteti, dokumentálja azok tudomásulvételét, továbbá folyamatosan ellenőrzi és nyomon követi azok betartását szúrópróbaszerű ellenőrzések tartásával, javaslatot tesz azok módosítására.
j) Folyamatosan és szúrópróbaszerű ellenőrzi a Szálláshelyek készlet- és humánerőforrás-gazdálkodását, írásban javaslatot tesz azok módosítására a létesítménygazdálkodási igazgatónak.
k) Ellenőrzi, ellenőrizteti a munkavállalók külső megjelenését, szakmai munkáját, biztosítja a munkafegyelmet, betartja és betartatja a szeszesital-fogyasztási tilalmat, a munkaképes állapotban történő munkavégzésre és a dohányzásra vonatkozó előírásokat.
l) Betartja és betartatja a személyi ápoltság és higiénia előírásait, az előírás szerinti ruha viselését.
m) A gazdasági vezető számára a vendéglátásért felelős szakmai területtel együtt javaslatot tesz a vendéglátás éves forgalmának tervére, melynek során előkészíti a különböző tervszámokat mind bevétel, mind költség vonatkozásában.
n) Folyamatosan figyeli az árrés alakulását, és javaslatot tesz annak optimalizálása érdekében az értékesítésért és marketingért felelős szakmai terület, illetve az létesítménygazdálkodási igazgató részére.
o) Folyamatosan tartja a szakmai kapcsolatot a partnerekkel, felügyeli a rendezvények felvételét és lebonyolítását.
p) Közegészségügyi előírások (HACCP) betartatása és betartatása érdekében eljár.
q) Egyéb, a létesítménygazdálkodási igazgató által kijelölt eseti feladatok ellátása.
2. Az Üdültetési és Üzemeltetési Főosztály üzemeltetési feladatai:
A Hivatal által vagyonkezelt és a Hivatal által üzemeltetett ingatlanok (szállodák, vendégházak és táborok, valamint óvoda és bölcsőde) üzemeltetési, karbantartási, felújítási és beruházási feladatainak szakmai irányítása és szervezése, valamint a Hivatal ingó (ide értve a vagyonkezelt és a Hivatal által üzemeltetett ingatlanokban található ingóságokat is) vagyonának kezelésével járó feladatok szakmai irányítása, melynek során különösen az alábbi tevékenységeket végzi:
a) Felülvizsgálja az Hivatal által üzemeltetett ingatlanokban – szükség esetén vállalkozók igénybevételével – biztosítható fenntartási, karbantartási, javítási és műszaki, üzemeltetési feladataihoz kapcsolódó szolgáltatásokat, és a Hivatal stratégiáját figyelembe véve javítja az ingatlanok optimális kihasználhatóságát, működését.
b) Megszervezi és irányítja a tervszerű megelőző karbantartásokat, gondoskodik az üzemetetésben dolgozók munkavégzéshez szükséges tárgyi feltételeinek biztosításáról.
c) Megszervezi és irányítja az év közbeni eszköznyilvántartást, valamint az év végi leltárt.
d) Felelős a feladatkörébe tartozó külső szolgáltatótól igénybe vett szolgáltatások mennyiségének és minőségének folyamatos felülvizsgálatáért.
e) Felelős az ingatlanüzemeltetéshez kapcsolódó közbeszerzési/beszerzési eljárások műszaki specifikációjának előkészítéséért, az eljárások megindítása műszaki előfeltételeinek biztosításáért, valamint részt vesz a közbeszerzési/beszerzési eljárásokban lebonyolításában szakmai tudás biztosításával.
f) Felelős az üzemeltetés körébe tartózó ellenőrzések során az ellenőrző szervekkel való együttműködésért, az ellenőrzések lebonyolításáért (pl. bejárás biztosítása), külső (pl. hatósági) ellenőrzéseken való részvételért, belső ellenőrzések megszervezésért és az ellenőrzésen feltárt problémák megoldása érdekében szakmai javaslattételért a létesítménygazdálkodási igazgató részére.
g) Egyéb, a létesítménygazdálkodási igazgató által kijelölt eseti feladatok ellátása.
3. Az Üdültetési és Üzemeltetési Főosztály egyéb feladatai körében:
a) Szakmai felügyeletet, szakmai irányítást gyakorol a Hivatal által üzemeltetett vendéglátó egységek felett.
b) Szakmai támogatást nyújt az értékesítésért és marketingért felelős szervezeti egységnek az értékesítés munkáját tekintve.
c) Szakmai támogatást nyújt az üzemeltetési terület számára a vendéglátási területet érintő műszaki, karbantartási feladatok megvalósítása során.
d) A gazdasági vezető számára a szálloda szakmai feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjével együtt javaslatot tesz a vendéglátás éves forgalmának tervére, melynek során előkészíti a különböző tervszámokat mind bevétel, mind költség vonatkozásában.
e) Felelős a vendéglátás szakmai normarendszerének felállításáért, a normafelhasználás folyamatos figyelemmel kíséréséért, rendszeres és szúrópróbaszerű nyomon követéséért, írásbeli beszámoló és módosító javaslatok készítéséért.
f) Értékeli a Szálláshelyek és köznevelési intézmények, bölcsődék vendéglátási tevékenységét, a rendezvények szakmai lebonyolítását.
g) Összeállítja a Szálláshelyeken és köznevelési intézményekben, bölcsődékben kínált ételek és italok menüjét, az étlapokat, a Szálláshelyeken a svédasztalos kínálatokat, figyelemmel kíséri azok sikerességét, az előírtak betartását helyszíni rendszeres és szúrópróbaszerű ellenőrzéssel.
h) Figyelemmel kíséri az áru felhasználást, a leltárt, a tervezett és indokolt felhasználástól való eltérés okait feltárja, számon kéri az egységek működéséért felelős munkatársat, és intézkedési tervet készít az esetleges problémák megoldása, elkerülése érdekében.
i) Felelős a vendéglátási szakterülethez kapcsolódó közbeszerzési/beszerzési eljárások műszaki specifikációjának előkészítéséért, az eljárások megindítása műszaki előfeltételeinek biztosításáért, valamint részt vesz a közbeszerzési/beszerzési eljárásokban lebonyolításában szakmai tudás biztosításával.
j) Egyéb, a létesítménygazdálkodási igazgató által kijelölt eseti feladatok ellátását elvégzi.
4. Az Üdültetési és Üzemeltetési Főosztály értékesítési és marketing feladatai körében:
A létesítménygazdálkodási igazgatóval szorosan együttműködve végzi a Hivatal kommunikációját. Sajtóban történő megjelenés esetén a szükséges szakmai anyagot összeállítja a szakterületek segítségével. Ellátja a Hivatal befelé és kifelé irányuló marketing, PR és kommunikációs tevékenységével kapcsolatos feladatokat, melynek során végzi a tevékenység irányítását, stratégiai tervezését, egyeztetéseken részt vesz, szervezési és végrehajtatási feladatokat végez.
Feladata az üdülőegységek szolgáltatási színvonalának emelése programfejlesztési javaslatok készítésén, programok szervezésén és lebonyolításán keresztül szorosan együttműködve a a szálloda szakmai feladatokat ellátó terület vezetőjével.
Felel az egész üdülőlánc értékesítési tevékenységéért. Munkája során az üdülőlánc adottságainak, lehetőségeinek megfelelően a maximális profit elérése céljából törekszik a szállodai szoba, a rendezvény és a Vendéglátás értékesítés optimalizálására, maximális bevétel elérésére törekedve értékesíti a szálláshelyeket.
Főbb marketing és kommunikációs feladatok:
a) online kommunikáció tervezése és működtetése (pl. honlap);
b) kérdőívek készítése, készíttetése és elemzése;
c) arculati irodai és marketing eszközök gyártatásának tervezése;
d) szakmai területén – közbeszerzési eljárás esetén mint a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel bíró személy – alvállalkozók kiválasztásának lebonyolítása, szerződések előkészítése, munkafolyamatok menedzselése;
e) rendszeres együttműködés és kapcsolattartás a szálloda szakmai, valamint az értékesítésért felelős szervezeti egység vezetőjével;
f) rendszeres kapcsolattartás az egyes szervezeti egységek vezetőivel;
g) napi munkavégzésben a megfelelő egyeztetési folyamatok koordinálása.
Főbb értékesítési feladatok:
a) A versenytársak magatartásának megfigyelésével folyamatosan tájékozódik a versenyszférában tevékenykedő szállodák, vendégházak, táborok helyzetéről.
b) Folyamatosan tájékoztatja a létesítménygazdálkodási igazgatót a Szálláshelyeket érintő fogyasztói megnyilvánulásokról, változásokról, új piaci trendekről.
c) Javaslatot készít a szálláshelyek árpolitikájára, részt vesz az optimális árpolitika (corporate, csoportos árak, napi árak stb.) kialakításában.
d) Folyamatosan figyeli és elemzi az értékesítési trendeket, az árrés alakulását, és mindent megtesz annak optimalizálása érdekében.
e) Figyelemmel kíséri a szobafoglaltság alakulását, a szezonnak megfelelően törekszik a megfelelő egyéni és csoportos rendelésállomány kialakítására.
f) Igyekszik minél magasabb szobafoglaltságot elérni.
g) Javaslatokat, promóciós akciókat készít a Szálláshely szobaár-bevétel növelése érdekében. Szükség szerint javaslatot tesz új kezdeményekre.
h) Megszervezi a vendégek tájékoztatását az értékesítési akciókról.
i) Ellenőrzi az irányítása alatt lévő munkavállalók külső megjelenését, szakmai munkáját, biztosítja a munkafegyelmet, betartja és betartatja a munkaképes állapotban történő megjelenésre és a dohányzásra vonatkozó előírásokat.
j) Az értékesítési dolgozók munkájának állandó segítésével, figyelésével törekszik egységes, hatékony értékesítési munkarendszer kialakítására, melyhez szükség esetén továbbképzéseket szervez.
k) Megtervezi és javaslatként a gazdasági vezető részére benyújtja az irányítása alatt álló szervezeti egység éves stratégiáját, előkészíti a tervszámokat mind a bevétel, mind a költségek tekintetében.
l) A szálloda szakmai terület vezetőjével együttműködve a létesítménygazdálkodási igazgatóval előzetesen egyeztetett utasítást ad ki, hogy milyen bruttó összegű éves és eseti keret áll rendelkezésre a vendégpanaszok kompenzációja során.
5. Az Üdültetési és Üzemeltetési Főosztály üdülési koordinációs feladatai körében:
A Hivatal vezetői információs igényeinek megfelelően a gazdálkodásra vonatkozó információs, informatikai kontroller rendszert működteti, részt vesz a vezetői döntések előkészítésében, döntési alternatívákat dolgoz ki, adatot szolgáltat, elemzést készít a Hivatal működésének megítéléséhez. Nyomon követi és elemzi az egyes egységek teljesítménymutatóit havi, negyedéves és éves szinten. Gazdaságossági és költséghatékonysági számításokat végez. Részt vesz a szervezeti egységek költségkereteinek megállapításában, azok felhasználását figyelemmel kíséri, erről havi, negyedéves és éves kimutatást készít a létesítménygazdálkodási igazgató részére.
6. Az Üdültetési és Üzemeltetési Főosztály üdülési fejlesztési feladatai:
a) a feladatok végrehajtásának ellenőrzése;
b) a létesítménygazdálkodási igazgató részére heti rendszerességgel beszámoló készítése a folyamatban lévő ügyekről, programszervezés irányvonalaira javaslattétel;
c) a Hivatal szolgáltatásfejlesztési, programfejlesztési lehetőségeinek feltárása, meghatározása, kapcsolódó koncepció kidolgozása;
d) kapcsolatépítés, kapcsolattartás és fejlesztés a tevékenység ellátásához kapcsolódó szervezetekkel, személyekkel;
e) a programok szervezésében és megvalósításában részt vevő körök kiválasztása, feladatainak meghatározása, a feladatok végrehajtásának ellenőrzése;
f) a programok szervezésével és megvalósításával kapcsolatos tevékenységek koordinálása, személyes felügyelete;
g) programokról készült beszámolók bekérése, értékelése és beszámoló készítése a létesítménygazdálkodási igazgató részére;
h) az aktuális regionális, lokális kulturális és társadalmi események, rendezvények figyelemmel kísérése és a programokba építése;
i) regionális és helyi idegenforgalmi erőforrások ismeretében egyedi kínálati elemek kialakítása és javaslatként kidolgozása;
j) vendég elégedettségi felmérések szakmai értékelése, tanulságok, tapasztalatok elemzése;
k) költségkalkuláció, illetve az egyes programok előzetes megtérülési értékelését követően egyeztetés a létesítménygazdálkodási igazgatóval, illetve a gazdasági vezetővel a javasolt programok költségeit illetően;
l) a programok sikerességének, költséghatékonyságának folyamatos nyomon követése, megvalósulásukról és értékelésükről írásbeli jelentéstétel a létesítménygazdálkodási igazgató részére;
m) egyéb, a létesítménygazdálkodási igazgató által kijelölt eseti feladatok ellátása.
1.1. A SZEMÉLYÜGYI IGAZGATÁSÉRT FELELŐS ELNÖKHELYETTES IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓ SZERVEZETI EGYSÉGEK
1.1.0.1. Személyzetfejlesztési Főosztály
1. A Személyzetfejlesztési Főosztály a közszolgálati életpálya bevezetésével kapcsolatos feladatai körében:
a) javaslatot tesz a munkakör alapú rendszerre (MAR) és támogatja annak működtetését;
b) javaslatot tesz az objektív teljesítménymenedzsment és teljesítményértékelési rendszerre és támogatja annak működtetését;
c) javaslatot tesz a közszolgálati életpályát támogató belső karrier- és tehetségmenedzsment rendszerre és módszertani támogatást nyújt a közigazgatási szervek számára.
2. A Személyzetfejlesztési Főosztály egyéb feladatai körében:
a) szakmai szempontból irányítja és felügyeli a feladatkörébe tartozó európai uniós projektek végrehajtását;
b)31 ellátja az integrált humánerőforrás-gazdálkodást támogató informatikai rendszerrel (KSzSzR) kapcsolatos szakmai feladatokat;
c)32 ellátja az integrált humánerőforrás-gazdálkodást támogató informatikai rendszer (KSzSzR) továbbfejlesztésével kapcsolatos szakmai feladatokat;
d) részt vesz a KSzSzR kiterjesztésével kapcsolatos feladatok előkészítésében, ellátásában és végrehajtásában felelős szervezet iránymutatása mellett;
e) ellátja a toborzási adatbázis és a tartalékállomány nyilvántartását biztosító, informatikai rendszerekkel kapcsolatos feladatait;
f) ellátja a toborzási adatbázis és a tartalékállomány nyilvántartását biztosító, informatikai rendszerekkel kapcsolatos feladatait.
1.1.0.2. Személyzetpolitikai, Továbbképzési és Kontrolling Főosztály
1. A Személyzetpolitikai, Továbbképzési és Kontrolling Főosztály továbbképzési rendszerrel és a minőségirányítással kapcsolatos feladatai körében:
a) javaslatot tesz a közszolgálati életpályát támogató belső karrier- és tehetségmenedzsmentre, és módszertani támogatást nyújt a közigazgatási szervek számára;
b) szakmai javaslatokat tesz a közigazgatási továbbképzési programjegyzékkel kapcsolatosan, valamint véleményezi a közigazgatási továbbképzési programjegyzéket;
c) meghatározza a továbbképzési tervek módszertani irányelveit;
d) működteti a közigazgatási továbbképzés monitoringrendszerét;
e) összefoglaló, értékelő jelentéseket készít a közigazgatási továbbképzési rendszerről, az elkészült értékeléseket nyilvántartja, elemzi, javaslatokat készít;
f) javaslatot tesz a közszolgálati életpályához igazodó továbbképzési rendszer kidolgozására, figyelemmel a tervkészítés során beérkezett igényekre;
g) ellátja a Hivatal továbbképzéssel összefüggő fejlesztési- és koordinációs feladatait;
h) biztosítja a közigazgatási továbbképzés országos tervezési rendszerének szakmai irányítását.
2. A Személyzetpolitikai, Továbbképzési és Kontrolling Főosztály a közigazgatási gyakornoki és utánpótlásprogramok fejlesztésével és működtetésével kapcsolatos feladatai körében:
a) felméri a szakmai gyakorlatokhoz kapcsolódó felsőoktatási igényeket és kapcsolatot tart a felsőoktatási intézményekkel;
b) koordinálja a kormánytisztviselőket foglalkoztató szervezetek elvárásaihoz igazodóan a beérkező szakmai gyakorlat iránti igényekkel kapcsolatos feladatokat;
c) kapcsolatot tart a szakmai gyakorlaton lévő hallgatókat fogadó szervezetekkel;
d) előkészíti és utánköveti a szakmai gyakorlatokhoz kapcsolódó megállapodásokat;
e) kialakítja és működteti a szakmai gyakorlatok mentor programjait, valamint ellátja a hozzá kapcsolódó monitoring feladatokat.
3. A Személyzetpolitikai, Továbbképzési és Kontrolling Főosztály a Magyar Közigazgatási Ösztöndíjprogrammal összefüggő feladatai körében:
a) megtervezi a Magyar Közigazgatási Ösztöndíjprogramot, koordinálja és nyomon követi a résztvevő felek munkáját;
b) ellátja a pályázati felhívás közzétételével kapcsolatos feladatokat;
c) elbírálja a beérkezett pályázati anyagokat, megszervezi a nyelvi szintfelméréseket, lefolytatja a motivációs interjúkat;
d) módszertani iránymutatást nyújt az ösztöndíjasok szakmai gyakorlatával kapcsolatban;
e) meghatározza és működteti a Magyar Közigazgatási Ösztöndíjprogram értékelési rendszerét, valamint irányítja a mentorok módszertanát;
f) ellátja az ösztöndíjas szerződésekkel kapcsolatos teendőket;
g) koordinálja az ösztöndíjasok külföldi gyakorlatával kapcsolatos feladatokat, a külföldi gyakorlat ideje alatt ellátja a mentori tevékenységeket;
h) ellátja az ösztöndíjrendszer pénzügyi ügyviteli feladatait;
i) ellátja a Magyar Közigazgatási Ösztöndíj Program részét képező szervezett képzések megszervezésével kapcsolatos feladatokat.
4. A Személyzetpolitikai, Továbbképzési és Kontrolling Főosztály egyéb feladatai körében:
a) biztosítja a pályázati és kiválasztási eljárásokkal összefüggő szolgáltatásokat, e körben közzéteszi a pályázati kiírásokat, lefolytatja a pályázati eljárást és kompetenciavizsgálatokat, illetve működteti az ezzel kapcsolatos adatbázisokat;
b) működteti a központi humán-kontrolling rendszert;
c) teljes körű kapcsolattartási, koordinációs, információs és nyilvántartási feladatok ellátása a program minden résztvevőjével;
d) ellátja a Karrier Híd Programmal összefüggő feladatait.
1.2. AZ IGAZSÁGÜGYÉRT FELELŐS ELNÖKHELYETTES IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓ
SZERVEZETI EGYSÉGEK
1.2.0.1. Igazságügyi Szakmai Koordinációs Főosztály
1. Az Igazságügyi Szakmai Koordinációs Főosztály pártfogó felügyelői feladatai körében:
a) eljár hatáskörébe utalt pártfogó felügyelői tevékenységgel kapcsolatos igazságügyi igazgatási ügyekben;
b) pályázatot ír ki és szerződést köt a pártfogó felügyelői feladatokkal kapcsolatban a büntetőügyekben alkalmazható közvetítői tevékenységről szóló 2006. évi CXXIII. törvény 3. § (1) bekezdése szerinti közvetítői tevékenységet végző ügyvédekkel; c) szakmailag ellenőrzi fővárosi és megyei kormányhivatalok igazságügyi szolgálata pártfogó felügyelői tevékenységét, a kihelyezett ügyfélszolgálatok és közösségi foglalkoztatók tevékenységét;
d) a pártfogó felügyelői tevékenységgel kapcsolatos ügyekben – ideértve a szakmai pályázatok és az együttműködési megállapodások rendszerét is – tájékoztató, koordinációs és képviseleti tevékenységeket lát el;
e) szakmai ellenőrzéseivel és módszertani állásfoglalásaival, tájékoztatóival segíti az igazságügyi szolgálatok egységes jogalkalmazását;
f) elemzi a fővárosi, megyei igazságügyi szolgálatok pártfogó felügyelői szakterületének ügyforgalmi adatait, valamint törvényességi, szakszerűségi és hatékonysági ellenőrzéseinek tapasztalatai alapján a kormányhivatalok költségvetésének tervezése során javaslatot tesz a pártfogó felügyelői segély biztosítására vonatkozó forrás mértékére;
g) a pártfogó felügyelői országos adatbázisból statisztikai kimutatást készít, adatot szolgáltat.
2. Az Igazságügyi Szakmai Koordinációs Főosztály kárpótlási feladatai körében:
a) első fokon eljár a vagyoni kárpótlási eljárással kapcsolatos igazgatási és közigazgatási hatósági ügyekben;
b) ellátja a személyi kárpótlási eljárásokkal összefüggő hatósági feladatokat;
d) ellátja a külön jogszabályokban meghatározott, személyes szabadságukban jogtalanul korlátozott személyek társadalombiztosítási és munkajogi helyzetének rendezésével kapcsolatos ügyeket;
e) eljár a kárpótlási jegy termőföldtulajdon megszerzésére történő felhasználásának egyes kérdéseiről szóló 1992. évi XLIX. törvény 8. § (2) bekezdése szerinti, a kárpótlási jegy visszatérítésére irányuló eljárásban; f) folytatja az eljárást a folyamatban lévő vagyoni kárpótlási ügyekben, valamint a kárpótlási ügyekben hozott közigazgatási hatósági döntésekkel szemben előterjesztett jogorvoslati kérelmek ügyében;
g) a kárpótlási ügyekben – ideértve az együttműködési megállapodások rendszerét is – tájékoztató, koordinációs és képviseleti tevékenységeket lát el;
h) ellátja a megszűnt Országos Kárrendezési és Kárpótlási Hivatal, valamint a megszűnt Központi Kárrendezési Iroda és területi hivatalai, a megszűnt Igazságügyi Hivatal és területi hivatalai, a megszűnt Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium Igazságügyi Szolgálata, továbbá jelen Hivatal kárpótlási szakterülete iratanyagainak irattározásával, archiválásával kapcsolatos feladatokat;
i) miniszteri elbírálás céljából felterjesztésre előkészíti a kárpótlási ügyekben első fokon hozott közigazgatási hatósági döntésekkel szemben előterjesztett jogorvoslati kérelmeket.
3. Az Igazságügyi Szakmai Koordinációs Főosztály áldozatsegítési feladatai körében:
a) másodfokon eljár az áldozatsegítéssel kapcsolatos igazságügyi igazgatási, valamint közigazgatási hatósági ügyekben;
b) az áldozatsegítési eljárásban méltányossági jogkört gyakorol;
c) az áldozatsegítés céljára előirányzott célelőirányzat terhére történő kifizetésekkel összefüggésben szakmai teljesítésigazolást végez;
d) figyelemmel kíséri az áldozati jogok érvényesülését, tájékoztatást kér az áldozatokkal kapcsolatba kerülő hatóságoktól, intézményektől, szervezetektől és tapasztalatairól évente elemző jelentést készít;
e) gondoskodik a bűncselekmények áldozatainak segítéséről és az állami kárenyhítésről szóló 2005. évi CXXXV. törvény 41. § (2) bekezdésében előírt tájékoztató előkészítéséről és annak az igazságügyi szolgálatok részére történő eljuttatásáról; f) az áldozatsegítés országos adatbázisából statisztikai kimutatást készít, adatot szolgáltat;
g) az áldozatsegítés feladatkörébe tartozó ügyekben – ideértve a szakmai pályázatok és az együttműködési megállapodások rendszerét is – tájékoztató, koordinációs és képviseleti tevékenységeket lát el;
h) szakmai ellenőrzéseivel, módszertani állásfoglalásaival és tájékoztatóival segíti az igazságügyi szolgálatok egységes jogalkalmazását.
4. Az Igazságügyi Szakmai Koordinációs Főosztály jogi segítségnyújtási feladatai körében, a vonatkozó jogszabályok, szabályzatok, utasítások, állásfoglalások, rendelkezések figyelembevételével:
a) másodfokon eljár a jogi segítségnyújtással kapcsolatos igazságügyi igazgatási, valamint közigazgatási hatósági ügyekben;
b) a jogi segítségnyújtási eljárásban a visszatérítendő tartozás elengedésével vagy mérséklésével összefüggő méltányossági jogkört gyakorol;
c) ellátja a jogi segítői névjegyzék vezetésével kapcsolatos feladatokat;
d) a jogi szolgáltatások nyújtására az igazságügyért felelős miniszter által vezetett minisztérium nevében szolgáltatási szerződést köt a jogi segítőkkel;
e) a jogi segítségnyújtás országos adatbázisából statisztikai kimutatást készít, adatot szolgáltat;
f) a jogi segítségnyújtás feladatkörébe tartozó ügyekben – ideértve a szakmai pályázatok és az együttműködési megállapodások rendszerét is – tájékoztató, koordinációs és képviseleti tevékenységeket lát el;
g) kialakítja és fejleszti a Jogi Segítségnyújtó Szolgálat és a tevékenységével érintett hatóságok, intézmények és szervezetek közötti együttműködést;
h) szakmai ellenőrzéseivel segíti az igazságügyi szolgálatok egységes jogalkalmazását.
5. Az Igazságügyi Szakmai Koordinációs Főosztály egyéb feladatai körében:
a) ellátja a felszámolói névjegyzékvezetéssel összefüggő hatósági feladatokat;
b) ellátja a jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről szóló 2010. évi CXXXI. törvény 20. §-a szerinti, lobbihatósági tevékenységgel kapcsolatos feladatokat; c) részt vesz és szakmai irányítást gyakorol a feladatkörébe tartozó pályázati tevékenységben és projektek megvalósításában.
1.3. A TERÜLETI KÖZIGAZGATÁSÉRT FELELŐS ELNÖKHELYETTES IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓ SZERVEZETI EGYSÉGEK
1.3.1. TERÜLETI KÖZIGAZGATÁSI SZERVEK IRÁNYÍTÁSÁÉRT FELELŐS KOORDINÁCIÓS IGAZGATÓ IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓ SZERVEZETI EGYSÉGEK
1.3.1.1. Kormányhivatali Igazgatási és Jogi Főosztály
1. A Kormányhivatali Igazgatási és Jogi Főosztály funkcionális feladatai körében:
a) felelős a kormányhivatalok funkcionális működési feltételeinek egységes szabályozásáért. Ennek keretében koordinálja a kormányhivatalok feladatkörét, szervezetét és működését érintő jogszabályok előkészítését, összehangolja a véleményezéssel kapcsolatos tevékenységet;
b) felelős a funkcionális alapfolyamatok egységes szabályozási kereteinek kialakításáért;
c) közreműködik a kormányhivatalok egységes szerződéskötési módszertanának kialakításában, elősegítve ezzel az egységes gyakorlatot;
d) részt vesz a kormányhivatalok beszámolóinak összegzésében és értékelésében;
e) az egységes joggyakorlat kialakítása érdekében gondoskodik szakmai fórumok szervezéséről;
f) ellátja a kormányhivatalok szabályzatainak, vezetői utasításainak, körleveleinek közzétételével és nyilvántartásával kapcsolatos egységesítésre irányuló feladatokat;
g) elkészíti és karbantartja a szerződések előkészítésének, megkötésének és nyilvántartásának rendjéről szóló utasítást, vezeti a szerződés-nyilvántartását;
h) gondoskodik a feladat- és hatásköri kataszter létrehozásáról és fenntartásáról, valamint a kormányablakok ügyintézőinek munkáját támogató tudásbázis kialakításáról együttműködve az ügyfélszolgálati projekt és az ügyfélszolgálati rendszer más résztvevőivel;
i) gondoskodik az összeállított feladat- és hatásköri kataszter kormányablakok számára történő teljes körű hozzáféréséről és felhasználhatóságáról, együttműködve az ügyfélszolgálati rendszer más szereplőivel, különösen annak informatikai rendszeréért felelős szervezetével;
j) gondoskodik az egységes központi tudásbázis kialakításáról.
1.3.1.2. Kormányhivatali Koordinációs Főosztály
1. A Kormányhivatali Koordinációs Főosztály koordinációs feladatai körében:
a) felelős a kormányhivatalok funkcionális igazgatási működésének koordinálásáért, összehangolásáért, a feladatellátás hatékonyságának biztosításáért;
b) elősegíti és szervezi a referensi rendszer működtetésével a hivatalok közötti koordinációt, a hatékony együttműködést és az információáramlást;
c) szervezi a kormányhivatalok szakmai beszámoltatását, elvégzi a beszámolók összegzését és értékelését, feladata a kormányhivatalok egységes módszertan alapján történő féléves, éves működési tapasztalatairól szóló beszámolók elkészíttetése, begyűjtése, értékelése;
d) figyelemmel kíséri a kormányhivataloknak a szakmai irányító szervekkel, valamint a koordinációs és integrációs jogkörébe tartozó szervezetekkel fenntartott kapcsolattartását, szükség esetén értesíti a szakmailag illetékes szervezetet/főosztályt intézkedés megtétele érdekében;
e) rendszeres kapcsolatot tart a kormányhivatalok szakmai irányítását ellátó, a koordinációban és az integrációban érintett központi hivatalokkal;
f) figyelemmel kíséri a területi államigazgatási szervek integrációjának alakulását és erről tájékoztatást ad a Hivatal területi közigazgatásért felelős elnökhelyettese részére;
g) közreműködik az integráció végrehajtásából a kormányhivatalokra háruló feladatok koordinálásában;
h) részt vesz az integrációs feladatok szervezésében, a tapasztalatok alapján az integráció bővítésére, fejlesztésére, módosítására, ütemezésére javaslatot tesz;
i) szervezi az integrációval összefüggő igazgatási feladatokat, figyelemmel a szakigazgatási szervek szakmai irányító szerveivel kialakított együttműködésre;
j) közreműködik a kormányhivatalok feladatkörét, szervezetét és működését érintő jogszabályok, utasítások, intézkedések előkészítésében, illetve véleményezésében;
k) gondoskodik a beszámolórendszer egységes szabályozásáról és szakmai módszertanának kialakításáról;
l) előmozdítja a kormányhivatalok egységes ügyviteli rendszerének működését;
m) a vonatkozó jogszabályok alapján közreműködik a fővárosi és megyei kormányhivatalok szakigazgatási szerveinek tevékenysége tekintetében a szakmai irányítást gyakorló szervek, az ágazati szakmai minisztériumok és központi hivatalok által végzett törvényességi, szakszerűségi és hatékonysági ellenőrzésekben;
n) felügyeleti ellenőrzési feladatai tekintetében a kormányablakok működése vonatkozásában törvényességi és szakszerűségi ellenőrzéseket végez.
1.3.1.3. Kormányhivatali Rendszerszervezési és Dokumentációs Főosztály
1. A Kormányhivatali Rendszerszervezési és Dokumentációs Főosztály a kormányhivatalok iratkezelési, valamint a rendszerek üzemeltetését koordináló feladatai körében:
a)33 a nem selejtezhető köziratok fennmaradása, a kormányhivatalok iratainak védelme és a jogszabálynak megfelelő iratkezelési rend biztosítása érdekében együttműködik a Magyar Nemzeti Levéltárral és a köziratok kezelésének szakmai irányítását ellátó miniszter által vezetett minisztériummal;
b) szükség esetén a Levéltári törvényben és a vonatkozó kormányrendeletben foglaltak alapján javaslatot tesz az Iratkezelési Szabályzat, illetve az Irattári Terv módosítására, ellenőrzi az Iratkezelési Szabályzat előírásainak betartását, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről;
c) ellátja a kormányhivatalok számítógépes iktatóprogramjának szakmai felügyeletét;
d)34 gondoskodik a kormányhivatalok egységes adatvédelmi szabályozása érdekében az egységes szabályozásról és a szabályozási keretek, struktúra kialakításáról;
e) koordinálja a kormányhivatalokban személyes adatok védelmével és a közérdekű adatok nyilvánosságával az adatvédelmi feladatok, kötelezettségek elvégzésével kapcsolatos kötelezettségek szakszerű teljesítését.
2. A Kormányhivatali Rendszerszervezési és Dokumentációs Főosztályon az adatvédelmi felelős működik, aki e feladatkörében:
a) közreműködik, illetőleg segítséget nyújt az adatkezeléssel összefüggő döntések meghozatalában, valamint az érintettek jogainak biztosításában;
b) ellenőrzi az adatkezelésre vonatkozó jogszabályok rendelkezéseinek és az adatbiztonsági követelményeknek a megtartását;
c) kivizsgálja a bejelentéseket és jogosulatlan adatkezelés észlelése esetén annak megszüntetésére hívja fel az adatkezelőt vagy az adatfeldolgozót;
d)35 koordinálja a kormányhivatalok adatkezelő és adatfeldolgozó tevékenységét;
e)36 ellenőrzi az adatvédelmi szabályzat hatályosulását, felügyeli a külső szolgáltatók tevékenységét;
f) szabályozza a rendszerbiztonság (adatbiztonság, üzemvitel biztonsága) kereteit, ellenőrzi annak megvalósulását;
g) ellenőrzi a szoftverek jogtisztaságát és intézkedési javaslatot tesz a jogtisztaság biztosítására;
h) iránymutatást ad a kormányhivatalok hardver és szoftver állományának naprakész, teljes körű nyilvántartásához;
i)37 a kormányhivatalok informatikai rendszereinek egységes kialakítása és üzemeltetése érdekében közreműködik a kormányhivatalok tevékenységét támogató informatikai infrastruktúrák, alkalmazói rendszerek – ideértve az intra- és internetes szolgáltatásokat is – kialakításának koordinálásában, a területi közigazgatási informatikai szakmai irányító szervvel együttműködve;
j) javaslatot tesz az egyes ügyviteli, eljárási folyamatok informatikai támogatására, illetve a meglévő támogatás megváltoztatására, a fejlesztések során feltárt ügyviteli problémák kezelésére;
k) részt vesz a kormányablakok ügyviteli és informatikai alkalmazói rendszerei kialakításának koordinálásában, illetve korszerűsítésében;
l)38 részt vesz a kormányhivatalok ügyviteli folyamatai és kapcsolódó rendszerek továbbfejlesztésének koordinálásában;
n) közreműködik a kormányhivatalok egységes szoftverállományának üzemeltetésére vonatkozó szerződések megkötésében;
o) szakmai iránymutatást ad a kormányhivatalok részére;
r) az érintett szervezetekkel együttműködve javaslatot dolgoz ki a kormányhivatalok és a Hivatal közötti információáramlást támogató rendszerek lehetséges megoldásaira.
1.3.2. A KORMÁNYHIVATALOK GAZDÁLKODÁSÁÉRT FELELŐS IGAZGATÓ IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓ SZERVEZETI EGYSÉGEK
1.3.2.1. A Kormányhivatali Költségvetési Főosztály
1. A Kormányhivatali Költségvetési Főosztály gazdálkodási, pénzügyi és számviteli feladatai körében:
a) felelős a kormányhivatalok költségvetési keretszámainak meghatározásáért, az egységes gazdálkodási, pénzügyi és számviteli szabályok kialakításáért, valamint a költségvetési beszámolók és egyéb adatszolgáltatások összegzéséért és összehangolásáért;
b) koordinálja a fővárosi és megyei kormányhivatalok költségvetés-tervezési szakmai munkáját, a költségvetés végrehajtásáról szóló beszámolási feladatokat;
c) elvégzi az intézményi költségvetési beszámolók összegzését a minisztérium illetékes szervezeti egységével együttműködve;
d) az irányító szerv által jóváhagyott kiemelt előirányzatok alapján elkészítteti a fővárosi és megyei kormányhivatalok elemi költségvetését, ellenőrzést követően jóváhagyásra felterjeszti az irányító szerv részére;
e) folyamatosan monitorozza a költségvetési gazdálkodás kiemelt előirányzatainak felhasználására vonatkozó adatokat a kormányhivataloknál;
f) koordinálja a költségvetési előirányzatokkal kapcsolatos feladatokat, együttműködik a kormányhivatalokkal az előirányzat-gazdálkodás feladatainak végrehajtásában;
g) elvégzi a kormányhivatalok maradványelszámolásának összegzését;
h) az irányító szerv iránymutatása alapján összeállítja a kormányhivatalok egységes előirányzat-felhasználási tervét;
i) kialakítja a fővárosi és megyei kormányhivatalok egységes számviteli szabályozási és nyilvántartási rendszerét, ezen belül:
ia) javaslatot tesz az egységes számviteli politikára és a kapcsolódó szabályzatokra,
ib) kidolgozza az egységes számlarendet és szakfeladatrendet,
ic) gondoskodik az egységes számlarend és szakfeladatrend alkalmazásának ellenőrzéséről, ellátja a törzsgazda feladatkörét,
id) szakmai konzultációk keretében elősegíti a fővárosi és megyei kormányhivatalok egységes nyilvántartásainak kialakítását és folyamatos karbantartását,
ie) kapcsolatot tart az egységes számviteli nyilvántartási rendszer fejlesztőivel,
if) javaslatot tesz az egységes számviteli nyilvántartási rendszer korszerűsítésére, módosítására;
j) javaslatot tesz a kormányhivatalok gazdálkodásával összefüggő egységes szabályzatok kiadására, mintaszabályzatokat készít, szakmai iránymutatással segíti a kormányhivatalok gazdálkodási tevékenységének szabályszerű ellátását;
k) az irányító szerv iránymutatása alapján elkészítteti a fővárosi és megyei kormányhivatalok elemi költségvetési beszámolóját, ellenőrzést követően jóváhagyásra felterjeszti az irányító szerv részére;
l) az irányító szerv iránymutatása alapján elkészítteti a fővárosi és megyei kormányhivatalokkal a zárszámadáshoz szükséges kimutatásokat, szöveges indokolást és a szükséges összegzést követően felterjeszti az irányító szerv részére;
m) koordinálja a fővárosi és megyei kormányhivatalok időszaki mérlegjelentéseinek elkészítését;
n) a KGR K11 elektronikus feldolgozó rendszerben jóváhagyja a fővárosi és megyei kormányhivatalok kincstári költségvetését, elemi költségvetését, évközi és éves beszámolóját;
o) részt vesz a „Járási szociális feladatok ellátása” fejezeti kezelésű előirányzat felhasználása során a szociális igazgatásról és szociális ellátásokról szóló 1993. évi III. törvény 17. §-a szerint jogosulatlanul igénybe vett ellátás következtében keletkező követeléskezelésben, ennek keretében a kormányhivatalok által törlésre javasolt behajthatatlan követelésekről – az engedély megadásához – felterjesztést készít a KIM Költségvetési Főosztálya részére.
1.3.2.2. A Kormányhivatali Humánerőforrás-gazdálkodási Főosztály
1. A Kormányhivatali Humánerőforrás-gazdálkodási Főosztály funkcionális feladatai körében:
a) a kormányhivatalok személyi állományával kapcsolatos foglalkoztatási adatok elemzésével és értékelésével közreműködik a kormányhivatali személyügyi politika kialakításában, az ennek érvényesítését szolgáló kormányzati döntések előkészítésében;
b) javaslatot tesz a kormányhivatalok létszám- és személyi juttatás előirányzatainak kialakítására;
c) közreműködik a személyi előirányzatokra vonatkozó költségvetési tervezési feladatok ellátásában;
d) összegyűjti a kormányhivatalok személyi állományára vonatkozó, jogszabályok szerint nyilvántartott adatokat, gondoskodik ezen adatok folyamatos aktualizálásáról;
e) tájékoztatást készít a kormányhivatalok foglalkoztatási helyzetéről, üres álláshelyekről, hiányzó létszámokról;
f) nyilvántartja és ellenőrzi a kormányhivatalok engedélyezett létszámát, javaslatot tesz az engedélyezett létszámkeretek módosítására;
g) kialakítja és működteti a kormányhivatalok személyügyi döntéseinek monitoring rendszerét, elemzi és értékeli az információkat;
h) módszertani ajánlásokat készít a személyügyi döntések előkészítésével kapcsolatban;
i) kidolgozza a kormányhivatalok egységes közszolgálati szabályzatát;
j) folyamatosan értékeli a személyi juttatások előirányzatának felhasználására vonatkozó adatokat, javaslatot tesz a szükséges módosításokra, intézkedésekre.
1.3.2.3. A Kormányhivatali Fejlesztési Főosztály
1. A Kormányhivatali Fejlesztési Főosztály koordinációs feladatai körében:
a)41 közreműködik, illetve koordináló szerepet vállal a kormányhivatalokat, járási hivatalokat és kormányablakokat érintő fejlesztési koncepciók kidolgozásában;
b)42 figyelemmel kíséri és szakmai támogatást nyújt a hazai és uniós finanszírozású projektek tervezéséhez, a közigazgatás-fejlesztés nemzetközi tapasztalatait is figyelembe véve;
c)43 szakmai támogatást biztosít a kapcsolódó projektek közötti összhang megteremtésének érdekében;
d)44 figyelemmel kíséri és szakmai támogatást nyújt a hazai és uniós finanszírozású projektek projekt-javaslataihoz és megvalósíthatósági tanulmányaik előkészítéséhez, valamint a projektek előkészítéséhez, végrehajtásához, menedzseléséhez, kockázatkezeléséhez, változáskezeléséhez és lezárásához;
e)45 szakmai segítséget nyújt a kormányhivatalok projektjeinek kialakításában, korszerűsítését célzó projekt-kezdeményezésekben a kormányhivatalok által szolgáltatott adatok elemzésének eredményeit alapul véve;
f)46 támogatja a projektek végrehajtásának folyamatba épített minőségbiztosítását.
2.48 A Kormányhivatali Fejlesztési Főosztály egyéb feladatai körében, a kormányhivatalok, a járási hivatalok és a kormányablakok vonatkozásában:
a) a szakmai rendszerek, valamint a folyamatszervezés tekintetében, az érintett szervezeti egységekkel együttműködve, fejlesztési irányokat határoz meg és koordinálja azok végrehajtását, ellenőrzi azok megvalósulását, méri azok hatékonyságát;
b) részt vesz a kormányablak-hálózat kialakításában, biztosítja annak egységességét jogalkalmazás, technológia, folyamatszervezés tekintetében, értékeli és elemzi a folyamatok eredményeit, és javaslatot tesz a fejlesztésre;
c) közreműködik a kormányablakok ügyfélbarát működésének fejlesztésében a kormányablak ügyintézők képzésének támogatásával;
d) monitoringozza a kormányablakok ügyköreit, működési problémáit, ügyfélelégedettségét, ügyfélforgalmát, elemzi a változások hatásait, meghatározza a beavatkozások irányait az ügyfélbarát közigazgatás kialakítása érdekében;
e) gyűjti, elemzi és értékeli az ügyfélforgalmi statisztikákat, az értékelés eredménye alapján javaslatot tesz a fejlesztési irányokra.
A Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal szervezeti egységei
1.0.0.1.1. Kommunikációs és Koordinációs Osztály
1.0.0.1.2. Kutatási Osztály
1.0.0.0.1. Belső Ellenőrzési Osztály
1.0.0.2.2. Humánpolitikai és Igazgatási Osztály
1.0.0.3. Gazdasági Főosztály
1.0.0.3.1. Gazdasági Koordinációs Osztály
1.0.0.3.2. Pénzügyi Osztály
1.0.0.3.3. Számviteli Osztály
1.0.0.3.4. Beszerzési Osztály
1.0.1. Támogatási igazgató
1.0.1.0.1. Támogatási Igazgatói Titkárság
1.0.1.1. Támogatási Főosztály
1.0.2. Létesítménygazdálkodási igazgató
1.0.2.0.1. Létesítménygazdálkodási Igazgatói Titkárság
1.0.2.1. Létesítménygazdálkodási Főosztály
1.0.2.1.1. Létesítmény-ellátási Osztály
1.0.2.1.2. Informatikai Osztály
1.0.2.2. Ingatlangazdálkodási Főosztály
1.0.2.2.1. Ingatlangazdálkodási Osztály
1.0.2.3. Üdültetési és Üzemeltetési Főosztály
1.0.2.3.1. Szállás Szakmai Osztály
1.0.2.3.2. Üzemeltetési Osztály
1.0.2.3.3. Vendéglátási Osztály
1.0.2.3.4. Értékesítési és Marketing Osztály
1.0.2.3.5. Üdülési Koordinációs Osztály
1.0.2.3.6. Üdülési Fejlesztési Osztály
1.1. Személyügyi igazgatásért felelős elnökhelyettes
1.1.0.0.1. Személyügyi Igazgatásért Felelős Elnökhelyettesi Titkárság
1.1.0.1. Személyzetfejlesztési Főosztály
1.1.0.1.1. Fejlesztési és Módszertani Osztály
1.1.0.2. Személyzetpolitikai, Továbbképzési és Kontrolling Főosztály
1.1.0.2.1. Személyzetpolitikai Programok Osztálya
1.2. Igazságügyért felelős elnökhelyettes
1.2.0.0.1. Igazságügyért Felelős Elnökhelyettesi Titkárság
1.2.0.1. Igazságügyi Szakmai Koordinációs Főosztály
1.2.0.1.1. Pártfogó Felügyelői Osztály
1.2.0.1.2. Kárpótlási Osztály
1.2.0.1.3. Áldozatsegítési Osztály
1.2.0.1.4. Jogi Segítségnyújtási Osztály
1.3. Területi közigazgatásért felelős elnökhelyettes
1.3.0.0.1. Területi Közigazgatásért Felelős Elnökhelyettesi Titkárság
1.3.1. Területi közigazgatási szervek irányításáért felelős koordinációs igazgató
1.3.1.1. Kormányhivatali Igazgatási és Jogi Főosztály
1.3.1.1.1. Kormányhivatali Hatáskör elemző Osztály
1.3.1.1.2. Kormányhivatali Igazgatási és Módszertani Osztály
1.3.1.2. Kormányhivatali Koordinációs Főosztály
1.3.1.2.1. Kormányhivatali Ellenőrzési Osztály
1.3.1.2.2. Kormányhivatali Integrációs Osztály
1.3.1.3. Kormányhivatali Rendszerszervezési és Dokumentációs Főosztály
1.3.1.3.1. Kormányhivatali Dokumentációs Osztály
1.3.2. Kormányhivatalok gazdálkodásáért felelős igazgató
1.3.2.1. Kormányhivatali Költségvetési Főosztály
1.3.2.1.1. Előirányzat-gazdálkodási Osztály
1.3.2.1.2. Kormányhivatali Számviteli Szabályozási Osztály
1.3.2.2. Kormányhivatali Humánerőforrás-gazdálkodási Főosztály
1.3.2.2.1. Humánerőforrás Koordinációs Osztály
1.3.2.3. Kormányhivatali Fejlesztési Főosztály
1.3.2.3.1. Fejlesztési Osztály
1.3.2.3.2. Statisztikai Elemző Osztály
Vagyonnyilatkozat-tételhez kötött munkakörök
d) a főosztályvezető-helyettes;
f) a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult kormánytisztviselő;
g) a Hivatal fenti pontokban nem érintett olyan kormánytisztviselője, aki közbeszerzési eljárásban vesz részt;
h) a jogtanácsos, a jogi szakértő;
i) az integritás tanácsadó.
2. A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség teljesítésének további szabályairól elnöki utasítás rendelkezik.
