20/2013. (VI. 25.) KIM utasítás

a fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzatáról¹

2013.07.02.

A fővárosi és megyei kormányhivatalokról, valamint a fővárosi és megyei kormányhivatalok kialakításával és a területi integrációval összefüggő törvénymódosításokról szóló 2010. évi CXXVI. törvény 6. § (1) bekezdésében, valamint a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott hatáskörömben eljárva, figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára a következő utasítást adom ki:

1. § A fővárosi és megyei kormányhivatalok a kormánymegbízott által közvetlenül vezetett szervezeti egységei (a továbbiakban: törzshivatal), ágazati szakigazgatási szervei (a továbbiakban: szakigazgatási szerv) és a járási hivatalvezető által közvetlenül vezetett járási törzshivatalból és járási szakigazgatási szervekből álló járási, illetve a fővárosban fővárosi kerületi hivatalai (a továbbiakban együtt: járási hivatal) (a továbbiakban: Kormányhivatal) Egységes Iratkezelési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) a mellékletben foglaltak szerint határozom meg.

2. § A Szabályzat a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (2) bekezdés a) pontja, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet rendelkezéseinek figyelembevételével, a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter és a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértésével, valamint a központi hivatalok szakmai irányításáért felelős miniszterek véleményének kikérésével készült.

3. § A Szabályzatot szükség szerint, de legalább évente felül kell vizsgálni.

4. § A fővárosi és megyei kormányhivatalok vezetői az utasítás hatálybalépésével egyidejűleg, de legkésőbb a hatálybalépést követő 60 napon belül kötelesek gondoskodni az iratkezelésre vonatkozó és a helyi sajátosságokat figyelembe vevő, a Szabályzatban nem rendezett kérdésekre vonatkozó rendelkezésekkel kiegészített egyedi Iratkezelési Szabályzat elkészítéséről és a kiadásáról az illetékes közlevéltárral egyetértésben. Az utasítás a Szabályzatban nem szabályozott kérdésekre vonatkozó rendelkezéseket tartalmazhat azzal, hogy a Szabályzat rendelkezéseivel ellentétes szabályokat nem állapíthat meg.

5. § A fővárosi és megyei kormányhivatalok földhivatalainak (megyei és járási földhivatalok) a közhiteles nyilvántartások vezetésével összefüggő iratkezelésére vonatkozó különös szabályait az ingatlan- és földhasználati nyilvántartásért felelős miniszter – a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel egyetértésben – normatív utasítással határozza meg. A Szabályzatot az ingatlan-nyilvántartásért felelős miniszter által kiadott iratkezelési utasításban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

6. § (1) Ez az utasítás 2013. július 1-jén lép hatályba azzal, hogy az Irattári Tervet a 2013. január 1-jét követően keletkezett iratokra már alkalmazni kell.

(2)²

Melléklet a 20/2013. (VI. 25.) KIM utasításhoz

A fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzata

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. A szabályzat célja, alapelvei

1. § (1) A Szabályzat célja a Kormányhivatal iratai keletkezésének, érkezésének, átvételének, nyilvántartásának, továbbításának, biztonságos őrzési módjának, rendszerezésének, segédletekkel ellátásának, irattározásának, selejtezésének és levéltárba történő átadásának egységes elvek szerint történő szabályozása oly módon, hogy az iratok útja nyomon követhető, holléte pontosan megállapítható, visszakereshető és az irat épségben megőrizhető legyen.

(2) A Szabályzat elválaszthatatlan részét képezi az évente felülvizsgálandó Irattári Terv, amelyet a feladat- és hatáskörben bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell.

(3) Az iratkezelés alapelvei:

a) a visszakereshetőség elvének érvényesítése útján az irat helye minden iratkezelési fázisban pontosan meghatározható legyen,

b) az ellenőrizhetőség elvét betartva az iratkezelés folyamata ellenőrizhető és ellenőrzött legyen,

c) a zárt rendszer elve alapján a teljes iratkezelési folyamat a teljes körű nyilvántartási rendszer kialakítása útján következetesen és pontosan dokumentált legyen,

d) az egységesség elve alapján az iratkezelési szintek, a szintekhez tartozó iratkezelők kijelölésével pontosan definiáltak legyenek,

e) az adatbiztonság elve alapján az üzleti és hivatali titok védelmének és az adatkezelés rendjének megfelelő biztonsági feltételek megteremtése, folyamatban lévő ügyintézés során gondoskodni kell az irat tartalmának illetékességi körben maradásáról, a napi ügyintézés befejeztével az irat biztonságos elzárásáról.

2. A Szabályzat hatálya

2. § (1) Tárgyi hatály:

A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed a Kormányhivatalnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra, függetlenül az iratok formátumától. A Szabályzat nem terjed ki a minősített adatokat tartalmazó iratokra, figyelemmel arra, hogy azokról külön szabály rendelkezik.

(2) Személyi hatály:

A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a Kormányhivatal valamennyi kormánytisztviselőjére, kormányzati ügykezelőjére, valamennyi munkavállalójára és más szervezettől vezényelt, kirendelt személyekre.

3. A Szabályzat jogszabályi alapjai

3. § A Szabályzatot az alábbi jogszabályok rendelkezéseinek figyelembevételével kell alkalmazni:

a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),

b) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Iitv.),

c) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.),

d) az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

e) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet.

4. Értelmező rendelkezések

4. § A Szabályzat alkalmazása során

1. aláíró: az a természetes személy (elektronikus aláírás esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokoló személy), aki a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult,

2. alszámos iktatás: a főszámos irathoz tartozó ügyben keletkezett újabb iratok folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő nyilvántartása,

3. archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése elektronikus adathordozón,

4. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása,

5. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

6. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,

7. átmeneti irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés, illetve központi irattárba adás előtti őrzése történik,

8. csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása,

9. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,

10. elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat,

11. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,

12. elektronikus iratkezelő rendszer: az iratkezelés valamennyi folyamatát számítástechnikai szoftverrel támogató, jogosultságalapú hozzáférést biztosító alkalmazás, amely követi az irat teljes életciklusát és biztosítja az irat nyomon követhetőségét,

13. elektronikus levél: a központi rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között, levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,

14. elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek,

15. elektronikus iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása elektronikus iratkezelő rendszer alkalmazásával történik,

16. elektronikus másolat: valamely papír alapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyező és a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas, elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papír alapú dokumentumba foglalt adategyüttest,

17. elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet,

18. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét,

19. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratként kell-e kezelni,

20. érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele,

21. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása,

22. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,

23. felelős: az a személy, akinek joga és egyben feladata az ügyirat, irat vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani,

24. gyarapodási és fogyatéki napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amely – az átmeneti irattárból a központi irattárnak átadott iratanyag nyilvántartása révén – a központi irattár anyaga gyarapodásának, illetve fogyásának legfontosabb adatait rögzíti,

25. Hivatali Kapu: a központi rendszer azon pontja, amelyen keresztül a csatlakozott szervezet hozzáfér a központi rendszer által részére biztosított szolgáltatásokhoz, és megfelel a közhasznúság követelményeinek,

26. Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatárs: a Kormányhivatal szervezeti egységének kijelölt munkavállalója, aki az Ügyfélkapuhoz és a Kormányhivatal Hivatali Kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,

27. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,

28. időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett,

29. iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven,

30. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,

31. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a Kormányhivatal látja el az iktatandó iratot,

32. irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja,

33. iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység,

34. iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból,

35. irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papír alapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el,

36. irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely,

37. irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre,

38. irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége,

39. irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Kormányhivatal feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, és meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét,

40. irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak,

41. irattári tételszám: az iratnak az Irattári Tervben tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását selejtezhetőség szempontjából meghatározó, több részből álló teljes kódja. Az irattári tételszám részei az ágazati betűjel, a tétel sorszáma, továbbá a számkód, mely kifejezi az irattári őrzési időt (ami tartalmazza a selejtezési időt vagy a levéltári átadás idejét),

42. irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az Irattári Tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,

43. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését az ügyintézés lezárása után végzi,

44. kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tartalma, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,

45. kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata,

46. kézbesítés: a küldemény eljuttatása a címzetthez kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján,

47. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, kormányzati ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások,

48. kiadmány: a jóváhagyás után a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással és bélyegzőlenyomattal ellátott irat,

49. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmánytervezet jóváhagyása, elküldhetőségének engedélyezése a kiadmányozásra jogosult részéről,

50. kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,

51. kormányzati ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy,

52. közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a Kormányhivatal irattári anyagába tartozik vagy tartozott,

53. központi elektronikus szolgáltató rendszer (központi rendszer): az elektronikus közszolgáltatások nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek együttese,

54. központi irattár: a Kormányhivatal több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár,

55. küldemény: az az irat vagy tárgy – kivéve reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el,

56. küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele,

57. láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet,

58. levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény,

59. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak,

60. levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat,

61. maradandó értékű irat: gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat,

62. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek,

63. másolat: az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat,

64. mintavétel (MV): selejtezéskor vagy levéltári irat értékelése során levéltári átadásra történő kijelölés,

65. megőrzési határidő: az Irattári Tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,

66. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése jegyzőkönyv felvétele mellett,

67. mellékelt irat: a kísérő irattól elválasztható, annak nem szerves része, tartozéka,

68. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak elválaszthatatlan, kiegészítő része,

69. naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása,

70. osztott iktatás: olyan iktatási rendszer, amelyben a szerv szervezeti egységei vagy szervezeti egységeinek meghatározott csoportja különálló iktatókönyvben iktat,

71. papír alapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,

72. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),

73. savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz,

74. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése, jegyzőkönyv felvétele mellett,

75. szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása,

76. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása,

77. továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is,

78. Ügyfélkapu: a központi rendszer természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt,

79. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

80. ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti,

81. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat,

82. ügyiratdarab: a több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategysége,

83. ügyirattérkép: az iratok mozgásának nyomon követése érdekében az elektronikus iratkezelő rendszernek az elektronikus és fizikai iratok/ügyiratok helyére és mozgásaira vonatkozó információk figyelemmel kísérése és nyilvántartása érdekében alkalmazott funkció,

84. ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja,

85. ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,

86. vegyes ügyirat: papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

II. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS FELELŐSSÉGI KÖRÖK ÉS AZ IRATKEZELÉS MÓDJA

1. Az iratkezeléssel kapcsolatos felelősségi körök és a kapcsolódó feladatok

5. § (1) A kormánymegbízott felelős a Kormányhivatal egységes és szabályszerű iratkezelésének biztosításáért. E feladatkörében felelős:

a) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,

b) a Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért,

c) az esetleges szabálytalanságok megszüntetéséért,

d) szükség szerint a Szabályzat módosításának kezdeményezéséért,

e) az iratkezelést végző(k) vagy azért felelős személy(ek) kijelöléséért, szakmai képzéséért, továbbképzéséért, valamint az iratkezelő rendszer felhasználói szintű oktatásának biztosításáért,

f) a küldemények átvételéért, kezeléséért, a Kormányhivatalban keletkező küldemények kézbesítéséért,

g) az illetékes levéltárral történő együttműködésért,

h) a bélyegzők nyilvántartásáért,

i) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, ezek elektronikus változatai, valamint számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáért,

j) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iratkezelő rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,

k) az iratanyag szabályos selejtezéséért,

l) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítésének végrehajtatásáért,

m) az Irattári Tervben meghatározott idő után az iratanyag levéltárba adásáért,

n) az iratkezelő rendszer hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és belső címlistáknak naprakész aktualizáltatásáért, az adatbiztonsági követelményeknek a betartatásáért,

o) az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért.

(2) Az iratkezelés felügyeletét és irányítását a kormánymegbízott átruházott hatáskörében a törzshivatal vonatkozásában a főigazgató, a járási hivatal vonatkozásában a hivatalvezető, a szakigazgatási szervek vonatkozásában annak vezetője útján látja el.

6. § Az önálló szervezeti egységek vezetői felelősséggel tartoznak az irányításuk alá tartozó iratkezelési folyamatokért. E felelősségi körükben kötelesek:

a) évente ellenőrizni a Szabályzat előírásainak végrehajtását,

b) intézkedni az esetleges szabálytalanságok megszüntetésére,

c) szakszerűen működtetni a szakterületük átmeneti irattárát.

7. § A kormánytisztviselő iratkezeléssel összefüggő felelőssége és feladatai:

a) döntés az előzményiratok szereléséről,

b) a Kormányhivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,

c) az irattári tételszám meghatározása,

d) egyéb kezelési feljegyzések, utasítások megadása,

e) a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása,

f) az iratokkal való elszámolás,

g) a bélyegzők biztonságos tárolása, a vezető utasítása szerinti használata.

8. § A kormányzati ügykezelő iratkezeléssel összefüggő felelőssége és feladatai:

a) a beérkezett küldemények átvétele, nyilvántartása (bontás, érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és selejtezése, az iratok Központi Irattárba adása, levéltári átadása, valamint ezek ellenőrzése,

b) az iratnak a kormánytisztviselő részére történő dokumentált kiadása és visszavétele,

c) a bélyegzők biztonságos tárolása, a vezető utasítása szerinti használata.

2. Az iratkezelés módja

9. § (1) A Kormányhivatal az iratkezelést a szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően vegyes iratkezelési rendszer útján látja el, melynek keretében az érkeztetés a fővárosi és megyei kormányhivatal, a járási hivatal törzshivatalainál és szakigazgatási szerveinél központilag, az iktatás a szervezeti egységeknél osztottan történik.

(2) Az iratkezelés rendszerét megváltoztatni, módosítani csak a naptári év kezdetén lehet.

3. Az irattári tételek kialakítása

10. § (1) Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket – a Kormányhivatal ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy

a) egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő, nem selejtezhető vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,

b) az egyes irattári tételek megfelelő alapul szolgálnak az éves ügyiratforgalmi és hatósági statisztikai adatszolgáltatáshoz.

(2) Külön irattári tételek kialakítása iratfajta alapján történhet

a) a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,

b) a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni.

(3) Az irattári tételek kialakítása során meg kell határozni, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azokat is, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azokat, amelyek megőrzéséről a Kormányhivatal – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében az irattári őrzés időtartamát külön meg kell jelölni. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni. A nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével kell meghatározni.

4. Az Irattári Terv szerkezete és rendszere

11. § (1) A Szabályzat függeléke tartalmazza az Irattári Tervet, amelynek szerkezete és rendszere a megnevezéssel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a Kormányhivatal ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel kerül kialakításra.

(2) Az Irattári Terv általános és különös részre tagozódik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történik. Az általános részbe a fővárosi és megyei kormányhivatal törzshivatalánál, szakigazgatási szerveinél és a járási, illetve a fővárosi kerületi hivataloknál egyaránt előforduló, a Kormányhivatal működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe a fővárosi, megyei, járási, kerületi kormányhivatal törzshivatala és szakigazgatási szervek szakfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

(3) A megnevezéssel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az Irattári Tervben elfoglalt helyüknek megfelelő jellel (irattári tételszámmal) kell ellátni.

5. Iratkezelési segédletek

12. § (1) Az iratok nyilvántartására – papír alapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek célja, hogy a Kormányhivatal feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

(2) Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:

a) központi érkeztetőkönyv a küldemények beérkezésének dokumentálására,

b) iktatókönyvek az iratok nyilvántartására,

c) átadókönyv vagy kézbesítő ív (más szervezeti egység részére történő átadás, illetve a Kormányhivatal valamennyi kormánytisztviselője, kormányzati ügykezelője és valamennyi munkavállalója részére történő átadás és az irattárnak visszaadott iratok nyilvántartására),

d) kézbesítőkönyv (Kormányhivatalon kívüli szervezetek részére történő átadás nyilvántartására),

e) előadói ív,

f) főnyilvántartó könyv (az iratkezeléshez használt segédkönyvek nyilvántartására),

g) kölcsönzési napló (az átmeneti és a Központi Irattárból kikért iratok nyilvántartására),

h) gyarapodási és fogyatéki napló (a Központi Irattári anyag gyarapodásának, illetve fogyásának nyilvántartására),

i) bélyegző-nyilvántartási könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására).

(3) Az iratkezeléshez használt segédletek beszerzéséről a Kormányhivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ) meghatározott szervezeti egység gondoskodik.

(4) Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni a papír alapon vezetett iratkezelési segédleteket. A főnyilvántartó könyvet az iratkezelésért felelős szervezeti egység vezeti. A főnyilvántartó könyvet 1-es sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni. A főnyilvántartó könyvet az iratkezelésért felelős vezetőnek kell hitelesítenie. Ennek keretében lapjait sorszámozni kell és a borítólap belső oldalán fel kell tüntetni: „Ez a könyv ..... számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20..... év ........... hó ..... nap, Lezárva: 20..... év ........... hó ..... nap”, melyet az iratkezelésért felelős vezető aláírásával és a szerv hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell ellátni.

6. Az előadói ív

13. § (1) Az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz az előadói ív, amely:

a) az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére,

b) az ügy intézéséért felelős munkájának adminisztrálására, vezetői, illetve kézbesítési utasítások rögzítésére,

c) az iratok fizikai egységének biztosítására

szolgál.

(2) Az előadói ívet a főszámra történő iktatáskor kell létrehozni. Az alszámra történő iktatáskor az előadói ívre kell feljegyezni az alszámos irat azonosítóit.

(3) Az ügyiratot az előadói ívvel együtt kell kezelni.

III. FEJEZET

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

1. Az iratok rendszerezése

14. § (1) A Kormányhivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. Az ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívvel történik. Az elektronikus ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását ügyirattérkép segítségével az elektronikus iratkezelést támogató alkalmazásnak kell biztosítania.

(2) A Kormányhivatal irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – az Irattári Terv alapján az ügyirat intézéséért felelős személy irattári tételekbe sorolja és irattári tételszámmal látja el.

(3) Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen irattári tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámmal kell ellátni.

(4) Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat a kormányzati ügykezelőknek az irattárban (átmeneti, központi) a Szabályzatban előírtak szerinti rendszerben kell elhelyezniük.

2. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

15. § A Kormányhivatalhoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – az iktatásra nem kerülő iratok kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, a kormányzati ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatokat elektronikus érkeztetőkönyvben és/vagy iktatókönyvekben kell nyilvántartania. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte naprakészen megállapítható legyen.

16. § Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

3. Az iratok védelme

17. § (1) Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

(2) A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint az informatikai támogatás megvalósítása során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartások és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

(3) Az iratkezelési folyamat valamennyi eseményét naplózni kell, így különösen a rögzített érkeztetési és iktatási adatok utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező személy azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével együtt.

(4) Az iratokat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában szakszerűen kell kezelni, a papír alapú iratokat az elvárható gondossággal kell a fizikai hatások (pl. nedvesség, fény, hő stb.) ellen védeni.

4. Hozzáférés az iratokhoz

18. § (1) A Kormányhivatal kormánytisztviselői, kormányzati ügykezelői, munkavállalói csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükség van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A Kormányhivatal kormánytisztviselői, kormányzati ügykezelői, munkavállalói fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

(2) Iratot – bármilyen adathordozón – munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó előírások maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, minden lehetséges eszközzel kizárva annak a lehetőségét, hogy az irat tartalmát illetéktelen személy megismerhesse.

19. § Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal a személyiségi jogok ne sérüljenek.

20. § (1) Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a Kormányhivatal megőrzésében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

(2) A döntés-előkészítéssel összefüggő „nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az Iitv. 27. §-ában foglaltak az irányadók.

(3) A nem nyilvános adatokat tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettesei, valamint az általuk meghatározott személyek ismerhetik meg.

(4) A nem nyilvános adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.

(5) A döntés-előkészítő, „nem nyilvános” jelzésű irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve ha ezt a kormánymegbízott vagy általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A Kormányhivatalon kívüli szerv által létrehozott „nem nyilvános” jelzésű irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a készítő szerv engedélyezheti.

(6) A „nem nyilvános” jelzéssel ellátott iratot/iratokat tartalmazó ügyiratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló iktatókönyvbe kell iktatni. Ezen ügyiratokat csak a Kormányhivatal vezetője által kijelölt hozzáférési jogosultsággal rendelkező személyek kezelhetik a Szabályzat előírásai szerint.

(7) A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, az iratborítón vagy a kölcsönzési naplóban írásban dokumentálni kell.

(8) A papír alapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, majd az elektronikus másolat hitelesítési záradékkal és elektronikus aláírással történő ellátását.

(9) A minősített adatok védelme érdekében a Kormányhivatal vezetője köteles gondoskodni a minősített adat védelméről szóló 2009. évi. CLV. törvényben, valamint a végrehajtására kiadott kormányrendeletekben meghatározott technikai és személyi feltételek biztosításáról.

5. A jogosultságok kezelésének szabályai az elektronikus iratkezelő rendszerben

21. § (1) A kormánymegbízott által kijelölt törzshivatali szervezeti egységek együttműködve felelősek az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakész nyilvántartásáért.

(2) A jogosultságok engedélyezése, módosítása, megvonása és felfüggesztése a szervezeti egység vezetőjének hatásköre. Igénylésük során figyelemmel kell lenni a helyettesítések rendjére is.

A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni.

Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a jogosultságok évenkénti, illetve szükség szerinti felülvizsgálatáról.

(3) Az iratkezelő rendszer használatához legalább kétféle jogosultság kapcsolódik:

a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (pl. érkeztető, szignáló, iktatást végző, ügyintéző, irattáros, lekérdező, rendszergazda) rendelkezhet,

b) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a számára megadott funkciókkal, illetőleg a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja.

(4) Az iratkezelő rendszer működéséhez kapcsolódó adminisztrációs feladatokat az arra jogosult személy végzi, akinek további feladata:

a) jogosultságok beállítása, módosítása (vezetői engedély alapján),

b) felhasználók, szerepkörök, helyettesítések, jogosultságok, funkcionális beállítások regisztrálása,

c) elektronikus érkeztetőkönyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,

d) irattári tételszámok karbantartása.

(5) A szervezeti egységtől távozó hozzáférési jogosultságát a kilépés vagy áthelyezés napján az iratokkal történő elszámoltatást követően törölni kell.

IV. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

1. A küldemények átvétele

22. § (1) A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás, valamint informatikai telekommunikációs eszköz útján érkezhet a Kormányhivatalhoz.

(2) Az érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:

a) a Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a helyi sajátosságokat figyelembe vevő egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint történik,

b) külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,

c) munkaidőn kívül érkezett küldemények átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni. Az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni,

d) telefaxon küldött iratot, a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni,

e) elektronikus úton érkezett küldemények átvételére – ide nem értve a központi rendszeren keresztül érkezett iratokat – szervezeti központi postafiókot és egyéni elektronikus levélcímet kell az elektronikus levelező rendszerben üzemeltetni,

f) a kormányablakokhoz személyes benyújtás útján érkező iratokról a kormányablak ügyintézője minden esetben átvételi elismervényt állít ki, amely tartalmazza:

– az iratot benyújtó ügyfél nevét, lakcímét,

– az ügyirat iktatószámát,

– az átvétel dátumát,

– a beadvány tárgyát és címzettjét,

– a csatolt mellékletek listáját, azok „eredeti”, illetve „másolat” jellegét,

– a figyelemfelhívást, hogy az irat benyújtásához, érkeztetéséhez kapcsolódó joghatások az iratoknak az illetékes és hatáskörrel rendelkező szakigazgatási szervhez történő érkezését követően állnak be,

– az ügyfél és az ügyintéző aláírását,

– a kormányablak körbélyegzőjét.

(3) A szervezeti postafiókba beérkező elektronikus iratra elküldött automatikus visszaigazolás egyben az érkeztetésről szóló tájékoztatást is tartalmazhatja.

(4) A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő):

a) postai úton érkezett küldemények esetén:

aa) a címzett vagy az általa megbízott személy,

ab) a vezető vagy az általa megbízott személy,

b) külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,

c) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a postafiók kezelésével megbízott személy,

d) hivatali munkaidőn kívül az erre kijelölt személy,

e) telefaxon érkezett küldemények esetén az erre kijelölt személy.

(5) A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,

b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel egyezőségét,

c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,

d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására is jogosult.

(6) Az átvevő a kézbesítő okmányon nevével, aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével köteles az átvételt elismerni. Az „azonnal” és „sürgős” jelzéssel érkezett küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén köteles gondoskodni a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtják be, kérésre az átvétel tényét átvételi elismervénnyel vagy az irat másodpéldányán dátummal, névvel és aláírással kell igazolni.

(7) Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni csak papír alapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot.

(8) Az elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett küldemény átvételét meg kell tagadni, ha az észlelhetően biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv informatikai rendszerére.

A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha

a) a Kormányhivatal informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy

b) az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul, vagy

c) az informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.

(9) A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a feladót. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó irat az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus, illetve egyéb rosszindulatú program.

(10) Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy köteles azt 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek/személynek érkeztetésre és további intézkedés céljából átadni.

(11) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papír alapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

(12) A gyors elintézést igénylő, „azonnal” és „sürgős” jelzéssel érkezett küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani. Az átvevőnek az érkező küldeményeket dokumentáltan kell továbbítania az illetékes szervezeti egység(ek)hez.

(13) A Kormányhivatal hivatalos helyiségein kívül iratot átvenni nem lehet, kivéve a hivatalos személy hivatalos helyiségen kívül végzett hivatalos eljárása során.

(14) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az Irattári Tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

(15) Elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak – amennyiben kéri és elektronikus válaszcímét megadja – haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát).

(16) A központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolása az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendeletben meghatározottak szerint történik.

(17) A központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a küldemény sérülésmentességének, valamint formai követelményeknek való megfelelőségének ellenőrzését el kell végezni.

(18) A küldemények átvételénél a Kormányhivatalban érvényben lévő biztonsági előírásokat (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, gyanús küldemények kezelése, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés stb.) is érvényesíteni kell.

2. A küldemények felbontása

23. § (1) A Kormányhivatalhoz érkezett küldeményeket az e feladattal megbízott kormányzati ügykezelő bontja fel és érkezteti. A küldemény borítékját – a bontás és az érkeztetés alkalmával – minden esetben az irathoz kell csatolni.

(2) Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.

(3) Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:

a) az „s. k. felbontásra” jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel),

b) azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte,

c) a közbeszerzési eljárás és egyéb pályázatok pályázati anyagait.

(4) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje – amennyiben érkeztetésre, illetve iktatásra nem jogosult – az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés és/vagy iktatás céljából soron kívül köteles eljuttatni az érkeztető és/vagy iktatóhelyhez.

(5) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel soron kívül tisztázni és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

(6) A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozza az ügyintézést, a szükséges intézkedést az ügyintézőnek kell kezdeményeznie.

(7) Ha a küldemény felnyitásának korlátozása a borítékról egyértelműen nem állapítható meg és ez a felbontás után derül ki, a kormányzati ügykezelőnek a bontás után a borítékot vissza kell ragasztania és fel kell tüntetnie a bontás tényét és az aláírását. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A tévesen felbontott borítékot újra le kell zárni, a felbontó nevét, elérhetőségét rá kell vezetni, majd a küldeményt haladéktalanul el kell juttatni a címzetthez.

(8) Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően vagy a minősített küldemény téves bontása esetén a felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv első példányát a küldeménnyel egyidejűleg haladéktalanul a címzetthez, a második példányt a feladóhoz kell eljuttatni. A harmadik példány a felbontó szervezeti egységnél marad.

(9) Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott kormánytisztviselőjének átadni. Az átadásról szóló elismervényt a küldeményhez csatolni kell.

(10) Ha a kérelmező saját nevére címzett, bélyeggel ellátott levélborítékot mellékel, a válaszadásnál azt fel kell használni. Amennyiben leveléhez – válaszadás céljára – bélyeget csatol, azt felhasználás nélkül a válaszlevélhez mellékelve vissza kell küldeni.

(11) Amennyiben a borítékban egy vagy több irat van, és megállapítható, hogy azok különböző szervezeti egységek ügyintézését igénylik, abban az esetben az eredeti és az eredetivel azonos tartalmú másolati példányokat az illetékességgel és hatáskörrel bíró szervezeti egységhez kell továbbítani önálló ügyintézés végett.

3. A küldemények érkeztetése

24. § (1) Minden beérkezett (papír alapú vagy elektronikus) hivatalos küldeményt az érkezés napján, de legkésőbb a következő munkanapon érkeztetni kell.

(2) Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként kell feltüntetni.

(3) Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – érkeztetőkönyvben történik. Az érkeztetési azonosító évente eggyel kezdődő és folyamatosan eggyel növekvő egyedi sorszám per évszám adategyüttesből áll (pl. 1/2013). Amennyiben az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi, az érkeztetőszám tetszőlegesen bővíthető – a sorszám per évszám adategyüttest megelőzően – a beérkezés helyére utaló, számot, betűt vagy ezek kombinációját tartalmazó azonosítóval. Az azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelős vezető adja ki és tartja nyilván. Az azonosítók képzésére vonatkozó részletes szabályokat a Kormányhivatal egyedi Iratkezelési Szabályzata határozza meg.

(4) A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Ebben az esetben az iktatást végzőnek kell az érkeztetés adatait az iratra felvezetnie.

(5) Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az érkeztetés az iktatással egyidejűleg történik.

(6) Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni az érkeztetés során.

(7) Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető-nyilvántartásban az átvétel tényleges időpontját kell rögzíteni.

(8) Az érkeztetés papír alapú küldemények esetében az érkeztető bélyegző lenyomatának a borítékon/iraton való elhelyezésével, rovatainak (beérkezés időpontja, érkeztetési azonosító, melléklet) kitöltésével történik.

(9) Az érkeztető bélyegző lenyomata tartalmazza:

a) az érkeztető szerv megnevezését,

b) a beérkezés időpontját,

c) a központi érkeztető számot,

d) az irat mellékleteinek számát.

(10) Az érkeztetési nyilvántartásban a következő adatok rögzítése kötelező:

a) a küldő neve,

b) a beérkezés időpontja,

c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (ragszám),

d) központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a központi rendszer által a küldeményhez rendelt érkeztető szám,

e) eredeti címzett (a borítékon szereplő címzett),

f) a Kormányhivatalon belül megjelölt szervezeti egység,

g) a soron következő érkeztető szám.

(11) Az elektronikusan érkezett küldeményt – kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket – iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. Amennyiben a küldemény az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt – amennyiben az elektronikus válaszcímét megadta – az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és a Kormányhivatal által használt formátumokról. Az értesítést nem kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatók meg a fentebb említett módon, úgy a küldőt értesíteni kell az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlás szükségességéről, lehetőségeiről.

(12) Az elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét az első esetben ellenőrizni szükséges, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelő rendszerben rögzíteni kell.

Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítés szolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.

(13) Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen. A benyújtás időpontjának megállapítása papír alapú irat esetében a boríték csatolásával biztosítható, elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

(14) Azt az iratot, amelyet a Kormányhivatal foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha az irat tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma a Kormányhivatal hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.

4. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

25. § (1) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e az iratnak előzménye. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek a korábbi év(ek)ben van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél az utóirat iktatószámát. A szerelést papír alapú ügyirat esetében az előadói íven jelölni kell. Ettől kezdve a szerelt ügyirat nem létezik önállóan, a tárgyévi ügyirat része lesz.

(2) Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.

(3) Az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. Az előzményiratot az utóbb érkezett irathoz kell szerelni. Amennyiben az előzményirat nem szerelhető, úgy annak hollétét és iktatószámát az új irathoz tartozó előadói íven és az iktatókönyvben kell feltüntetni.

5. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

26. § (1) Az iktatást megelőzően az érkezett iratot az ügyintéző vagy szervezeti egység kijelölése érdekében a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek be kell mutatni. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

(2) Ha a szignálási joggal rendelkező vezető az irányítása alá tartozó szervezeti egységre szignál küldeményt, azt érkeztető számon kell továbbítani. Az iktatás csak az érdemi ügyintézéssel foglalkozó szervezeti egységnél történhet.

(3) Az irat tárgyának, tartalmának az előzményre utaló hivatkozási száma alapján automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül az ügyintéző részére kell továbbítani az iratot, aki jogosult az ügyben eljárni és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. A szignálási jogosultsággal rendelkező vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.

(4) Az irat szignálására jogosult:

a) kijelöli az ügyintézőt vagy szervezeti egységet,

b) az ügyintéző távolléte esetén kijelöli az ügyben eljáró kormánytisztviselőt,

c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő, sürgősségi fok stb.), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra) és aláírja,

d) idegen nyelvű irat esetén gondoskodik a magyar nyelvű tartalmi kivonat elkészíttetéséről.

Az iratért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára kijelölt – kormánytisztviselő vagy szervezeti egység vezetője felelős.

(5) Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából releváns feljegyzés (különösen vezetői vagy kormánytisztviselői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például post-it öntapadós lap, ceruzával írt feljegyzés) tilos.

V. FEJEZET

AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA

1. Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása

27. § (1) Nem kell iktatni vagy külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni:

a) a könyveket, tananyagokat,

b) a meghívókat,

c) a közlönyöket,

d) a nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat,

e) a munkaügyi nyilvántartásokat,

f) a bérszámfejtési iratokat,

g) a nem szigorú számadású bizonylatokat,

h) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

i) a visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat,

j) a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat.

(2) Az iktatást nem igénylő küldemények állapotát az iratkezelő rendszerben „nem iktatandó”-ra kell állítani.

(3) Nem kell érkeztetni, iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni:

a) az üdvözlőlapokat,

b) a reklámanyagokat, tájékoztatókat,

c) a sajtótermékeket,

d) az előfizetési felhívásokat, az árjegyzékeket.

2. Az iktatókönyv (tartalma, nyitása, zárása)

28. § (1) A Kormányhivatalnál az iktatás az e célra rendszeresített, évente megnyitott, tanúsított iratkezelő rendszer által vezérelt iktatókönyvben történik. Az iktatás a kormánymegbízott átruházott hatáskörében a törzshivatal vonatkozásában a főigazgató, a járási hivatal vonatkozásában a hivatalvezető, a szakigazgatási szervek vonatkozásában annak vezetője által meghatározott iktatóhelyeken történik. Az iratkezelésért felelős szervezeti egység az informatikai szakterülettel együttműködve gondoskodik a tárgyévi iktatókönyvek megnyitásáról.

(2) Az iktatás során az iktatókönyvben az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni:

a) az iktatószámot,

b) az iktatás időpontját,

c) a beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítót,

d) a küldő azonosító adatait,

e) a címzett azonosító adatait,

f) a hivatkozási számot (idegen szám),

g) a mellékletek számát, típusát (papír alapú, elektronikus),

h) az ügyintézésért felelős szervezeti egység megnevezését,

i) az ügyintéző nevét,

j) az irat tárgyát,

k) az elő- és utóiratok iktatószámát,

l) a kezelési feljegyzéseket,

m) az intézés határidejét, módját és az elintézés időpontját,

n) az expediálás módját, időpontját,

o) az irattári tételszámot,

p) az irattárba helyezés tényét és időpontját,

q) az adathordozó típusát, fajtáját (papír alapú, elektronikus).

(3) Az elektronikus iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után a vonatkozó előírások szerint le kell zárni. Biztosítani kell – figyelemmel a Szabályzat 28/A. §-ában foglalt kivételre –, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben ne lehessen több iratot iktatni.

Az iktatási adatbázis éves biztonsági mentésére az utolsó irat iktatását követően intézkedni kell.

A zárás részeként el kell készíteni az elektronikus iktatókönyv, név- és tárgymutató hiteles másolatát, amelyet lezárás után ki kell nyomtatni. A kinyomtatott példányt le kell zárni és hitelesíteni kell, valamint gondoskodni kell a főnyilvántartó könyvbe történő felvezetésről.

(4) Az iktatókönyv lezárását követő év januárjában az iratkezelésért felelős szervezeti egység az informatikai szakterülettel együttműködve gondoskodik:

a) az elektronikus érkeztetőkönyv adatállományának,

b) az elektronikus iktatókönyvek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, a naplózás információi) és

c) az elektronikus dokumentumok

lezárt, időbélyegzővel ellátott archiválásáról és a biztonsági másolat elektronikus adathordozón, tűzbiztos helyen történő tárolásáról. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni és azok későbbi olvashatóságát biztosítani kell.

(5) A biztonsági másolatot az informatikai szakterületen kell tárolni, és biztosítani kell az elektronikus ügyintézésre vonatkozó jogszabályi rendelkezések maradéktalan érvényesülését.

(6) Az adathordozók olvashatósági vizsgálatát legalább 3 évente el kell végezni.

(7) Az elektronikus érkeztető nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példányát az archiválást követő második évben meg kell semmisíteni.

28/A. § (1) Az éven túl iktatott ügyiratok elektronikus iktatókönyvének vezetése és zárása kivételt képez a 28. § (3) bekezdésben foglaltak alól. A jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy főszámon lehet nyilvántartani. Az egy főszámon nyilvántartható ügyek körét az iratkezelésre vonatkozó, a helyi sajátosságokat figyelembe vevő, kiegészítő szabályokat tartalmazó utasításban kell meghatározni.

(2) Az éven túl iktatott ügyiratok elektronikus iktatókönyvének a zárás részeként elkészített kinyomtatott hiteles másolata az adott és az előző években iktatott és kizárólag a zárás évében lezárt ügyiratok listáját tartalmazza.

3. Az iktatószám

29. § (1) Az egy adategyüttesként kezelendő iktatószámot az alábbi szerkezetnek megfelelően kell képezni: iktatóhely azonosító (betű és szám) iktatókönyv azonosító (szám, betű vagy ezek kombinációja) főszám-alszám/évszám (arab szám). A főszám és alszám az elektronikus iktatórendszer által automatikusan képzett, folyamatos sorszám, az évszám az aktuális év négy számjegye.

(2) Az iktatószámban szereplő iktatóhely azonosító adatait a 2. függelék tartalmazza. Az iktatószámban szereplő iktatókönyv azonosító meghatározásáért, azok nyilvántartásáért az iratkezelés szakmai felügyeletét ellátó személy a felelős. A nyilvántartási jegyzéket a szervezeti változások függvényében felül kell vizsgálni.

(3) Egy iktatókönyvön belül a főszámokat és a hozzá tartozó alszámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendben az elektronikus iktatórendszer generálja.

(4) Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

(5) Az iktatás minden év január 1-jén 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.

(6) A (4) és (5) bekezdésekben foglaltaktól eltérően a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy főszámon lehet nyilvántartani az R.-ben foglaltaknak megfelelően.

4. Az iratok iktatása

30. § (1) A Kormányhivatalhoz érkező, illetve ott keletkező iratokat – a Szabályzatban meghatározottak kivételével – ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani.

(2) Az iratok iktatása az elektronikus iktatókönyvbe történő bejegyzéssel és ezzel egyidejűleg az iktatóbélyegző lenyomatának az iraton való elhelyezésével, a bélyegző rovatainak kitöltésével történik. Ha a lenyomat elhelyezése helyhiány miatt nem lehetséges, az érkeztetés és az iktatás adatait az érkeztető és iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni.

(3) Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható. Az iktatószámot az irat mellékletére a „... számú melléklet a... iktatószámú irathoz” szövegezéssel is fel kell jegyezni. Több melléklet esetén, ha a mellékletek egyben tartása összefűzéssel megoldható, az iktatószám feljegyzését elegendő az összefűzött iratcsomó fedlapján elvégezni.

(4) Átirat nélkül, továbbítás céljából érkező okiratok (pl. jogsegélykérelem, hiteles fordítás, anyakönyvi kivonat, bírósági ítélet stb.) esetén fénymásolatot kell készíteni és az iktatóbélyegző lenyomatát a másolaton kell elhelyezni. Egyéb esetben az iratról készített másolatokat nem szabad iktatni, azonban a másolati példányokon fel kell tüntetni, hogy „másolat”.

(5) A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek, iktatásuk a főszám alszámaira történik.

(6) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

a) az iktató szerv megnevezésének,

b) az iktatás dátumának,

c) az irat iktatószámának,

d) a mellékletek számának,

e) az irattári tételszámnak

a feltüntetésére szolgáló rovatokat.

(7) Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, úgy azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket.

(8) Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell beiktatni. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a rövid határidős iratokat, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „azonnal”, illetve „sürgős” jelzéssel érkezett iratokat. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell és a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben rögzíteni kell.

(9) Az iratkezelő rendszerben rögzíteni kell az ügyirat tárgyát, melyet az adott irat tartalma határoz meg.

(10) Téves iktatás esetén meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át. Az iktatókönyvben a módosításokat tartalmuk megőrzésével, naplózás útján kell dokumentálni. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.

(11) Az iratkezelő rendszer biztosítja az iktatás során rögzített adatok különböző szempontok szerinti keresését. Az irathoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat lehet rendelni.

5. Az iratok átadása, továbbítása ügyintézésre

31. § Az ügyirat átadásakor, továbbításakor a kormánytisztviselő vagy kormányzati ügykezelő az átadókönyv, kézbesítőív rovatainak kitöltése után, az átvevő olvasható aláírásának és a dátum bejegyzésének ellenében adja át az ügyiratokat.

6. Kiadmányozás

32. § (1) A kiadmányozási jog gyakorlásának rendjét az SZMSZ-ben, valamint a kiadmányozási szabályzatban foglaltak határozzák meg.

(2) Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak az SZMSZ-ben meghatározott kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy írhat alá.

(3) A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző csak akkor használható, ha ezt az azonos ügyben kiadott iratok száma feltétlenül indokolja, és ezt a kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy a kiadmány irattári példányán elrendeli.

(4) Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a több példányban készített tervezetet egyetértése esetén az irattári példányon aláírásával és keltezéssel látja el. Az „s.k.” jelzés alkalmazása esetén az ügyintéző „a kiadmány hiteléül” záradékot a többi példányra rávezeti, hivatalos bélyegzővel ellátja és aláírja.

(5) Idegen nyelven készített kiadmány esetén a kiadmánytervezet készítője köteles gondoskodni a magyar nyelvű tartalmi kivonat elkészítéséről.

(6) A kiadmány külső szerv vagy személy részére – nem postai vagy elektronikus úton – történő továbbítására csak annak dokumentálása (kézbesítőkönyvben aláírással történő átadás, faxon történő továbbítás esetén a visszaigazolás irathoz kapcsolása) mellett kerülhet sor.

(7) Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügy elintézése egyszerre, egy kiadmányon történik, akkor a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. A kormányzati ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett számok alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

(8) Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás.

(9) Jogszabály eltérő rendelkezésének hiányában az irat akkor hiteles kiadmány, ha

a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata szerepel,

b) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata szerepel,

c) a Kormányhivatal a közigazgatási felhasználásra vonatkozó követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látja el,

d) elektronikus közokiratnak minősül és az elküldését igazoló visszaigazolás rendelkezésre áll.

(10) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő, ha

a) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata vagy

b) a kiadmányozó névbélyegzőjének és a kiadmányozó Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata

szerepel.

(11) A Kormányhivatalban őrzött iratokról készített hiteles másolatot úgy kell elkészíteni, hogy a másolt irat valamennyi oldalán szerepel

a) „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” záradék,

b) a Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata,

c) az iratot őrző szervezeti egység vezetőjének vagy az általa kijelölt személynek az aláírása és

d) a dátum.

Amennyiben a több oldalból álló hiteles másolat elkészítése megoldható az iratok hitelesített egybefűzésével, abban az esetben az irat mindegyik számozott oldalának tartalmaznia kell az iktatószámot is. Az összefűzött dokumentum első oldalán a fentieken kívül fel kell tüntetni, hogy a dokumentum hány számozott oldalt tartalmaz.

Személyi azonosító nélkül kiadott okiratról készített hiteles másolat esetében a záradékon „Az eredetivel megegyező hiteles másolat” szerepel.

(12) A Kormányhivatal által készített hiteles kiadmányról a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendeletben foglaltak szerint lehet hiteles elektronikus másolatot készíteni. Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló minősített elektronikus aláírást kell alkalmazni.

(13) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:

a) „Saját kezű felbontásra!”,

b) „Más szervnek nem adható át!”,

c) „Nem másolható!”,

d) „Kivonat nem készíthető!”,

e) „Elolvasás után visszaküldendő!”,

f) „Zárt borítékban tárolandó!”,

g) „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi” küldemény stb.

(14) A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

7. Az irat továbbítása, expediálása

33. § (1) Az ügyintéző köteles gondoskodni a kiadmány expediálásáról, a kiadmányt és az esetleges mellékleteit köteles kézbesítésre megfelelően előkészíteni. A kézbesítésért felelős személy csak teljes, hitelesen kiadmányozott, kiadói utasítással és – amennyiben van – melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.

(2) A kézbesítésért felelős személynek ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást és a mellékleteket csatolták-e.

(3) A küldeményeket az átvétel napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell továbbítani.

(4) Az iratokat a kézbesítésért felelős személyek továbbítják. A kézbesítésért felelős személy az irat átvétele után köteles

a) az iratot a címzettnek – az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül – továbbítani,

b) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,

c) az előadói íven és az irat irattári példányán az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.

(5) A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.

(6) Az iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell továbbítani. A küldeményeket elküldésre készen, borítékolva, becsomagolva, dokumentáltan kell átadni a továbbítást végző szervezeti egység részére. Tértivevényes feladás esetén a borítékhoz kell tűzni a kitöltött, a küldemény iktatószámát is tartalmazó tértivevényt.

(7) Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell rögzíteni.

(8) A boríték címoldalán fel kell tüntetni:

a) a küldő szervezeti egység megnevezését és címét,

b) az irat (iratok) iktatószámát,

c) a címzett megnevezését és címét,

d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket („s. k. felbontásra”, „sürgős”, „ajánlva”).

(9) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni:

a) személyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadmány irattári példányán vagy a kézbesítőkönyvben,

b) postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló 79/2004. (IV. 19.) Korm. rendeletben foglaltaknak megfelelően,

c) külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően,

d) elektronikus úton történő kézbesítés esetén az elektronikus visszaigazolás biztosításával,

e) központi rendszeren történő továbbítás esetén a rendszer automatikusan tájékoztatja a címzettet az ügyintézés befejezéséről, a letöltési lehetőségekről, és hitelesen naplózza a letöltést.

(10) Ha a postára adott küldemények valamilyen okból – pl. téves címzés miatt – visszaérkeznek, a küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. A kézbesített küldemények tértivevényeit – iktatás nélkül, az előadói íven dokumentáltan – az ügyirat irattári példányához kell szerelni. A visszaérkezett tértivevényen az azt átvevő személynek a visszaérkezés időpontját jól láthatóan fel kell tüntetnie és azt nevével és aláírásával kell ellátnia.

(11) Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri. Az elektronikus tértivevényeket – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell mellékelni.

(12) Amennyiben a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapus regisztrációja megszűnik és ezáltal Ügyfélkapu-hozzáférésre nem lesz jogosult, vagy az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, a Kormányhivatal az elektronikus irat papír alapú hiteles változatát postai úton köteles a címzett részére megküldeni.

(13) A Kormányhivatalon belül a belső felhasználásra készült iratok (pl. körlevelek) a vezetői aláírást követően elektronikus formában, szkennelt változatban a levelezőrendszeren keresztül is továbbíthatók. Körlevelek kiadása esetén az aláírt eredeti példányt a keletkeztető szervezeti egység ügyiratában kell kezelni, egy másodlati példányt a körlevél-nyilvántartást vezető szervezeti egységhez haladéktalanul meg kell küldeni.

VI. FEJEZET

AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, LEVÉLTÁRI ÁTADÁSA,
SELEJTEZÉSE ÉS MEGSEMMISÍTÉSE

1. Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése

34. § (1) Határidő-nyilvántartásba kell helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbenső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé. Az iratot határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével lehet. Az engedély tényét az iraton fel kell tüntetni.

(2) A határidőt az iratkezelő rendszer megfelelő mezőjében és az előadói íven a munkanap (adott esetben óra, perc) megjelölésével kell feltüntetni.

(3) A határidő-nyilvántartásért felelős személy az átvett határidőzött iratot köteles

a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt időpont és az iktatószám sorrendjében elhelyezni,

b) a határidő letelte napján – ha időközben másként nem intézkedtek – a határidő-nyilvántartásból kivezetni és az ügyintézőnek átadókönyvvel átadni.

(4) A határidő-nyilvántartásból történő kivételt, a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, illetve az iktatásért felelős személy az iktatókönyv megfelelő rovatába köteles feljegyezni.

2. Irattár

35. § (1) A Kormányhivatalnál az iratok tárolása történhet a szervezeti egységek átmeneti irattárában vagy a Központi Irattárban.

(2) Központi irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelmi rendelkezések mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni. A központi irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegőztetése és légcseréje megoldott, továbbá ha a tűzvédelmi követelményeknek megfelel, és a tárolást nem veszélyeztetik közművezetékek, valamint a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papír alapú iratok tárolásához az irattárban lehetőség szerint állandóan biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55–65%) és a 17–18 °C hőmérsékletet. Az iratok elhelyezésére a központi irattári helyiséget nyitott vagy zárt stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott fémből készített – állványokkal kell berendezni.

(3) A nem papír alapú iratok tárolását, az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. Az adatvesztés megakadályozása érdekében gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, központi archiválásáról.

3. Irattározás és az irat átmeneti irattárba helyezése

36. § (1) Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az előadói ív megfelelő rovatába az Irattári Terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az előadói ívben kell elhelyeznie.

(2) Átmeneti irattárban kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.

(3) Átmeneti és Központi Irattárba helyezni csak teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes iratot együtt kezelve – lehet.

(4) A küldemény borítékját az ügyirathoz kell szerelni, ha

a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,

b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel.

(5) Az Átmeneti és Központi Irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

(6) A szervezeti egységek átmeneti irattárában a folyó és az azt megelőző kettő-öt év iratait évkörök, őrzési idő, irattári tételszámok, azon belül iktatószámok növekvő sorrendjében őrzik.

(7) Az irattárba helyezés alkalmával a kormányzati ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e, amennyiben hiányosságot észlel az iraton, köteles visszaadni az ügyintézőnek, aki köteles gondoskodni a kijavításról/pótlásról. Az irattárba helyezés során az iktatókönyv megfelelő rovatában fel kell tüntetni az irattárba helyezés időpontját.

(8) A Központi Irattárba lezárt évfolyamú ügyiratokat, azok iktatókönyvét és papír alapú segédkönyveit lehet elhelyezni. Az ügyiratokat átadás-átvételi jegyzőkönyvvel vagy az iktatóprogramból előállított iratjegyzékkel kell a Központi Irattárnak átadni. A Központi Irattárba történő átadást az iktatókönyvben vagy az iratkezelő rendszerben is rögzíteni kell.

(9) Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az – átadó szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős kormánytisztviselő és a Központi Irattárat működtető szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt – „Irat átadás-átvételi jegyzőkönyvet”, amelynek melléklete a tételes iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példánya a Központi Irattáré, a másik az iratokat leadó szervezeti egységé, amelyet az Átmeneti Irattárban kell megőrizni.

(10) A hiányosan vagy félreérthetően kitöltött „Átadás-átvételi jegyzőkönyvet” és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős vezetőnek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a Központi Irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.

(11) Azokról az iratokról, amelyeket a szervezeti egység visszatart és az iktatókönyvből nincsenek kivezetve, „Hiányjegyzék”-et kell készíteni. A visszatartott iratokat azok későbbi leadása után a „Hiányjegyzék”-ből törölni kell és a „Központi Irattárba helyezve” megjegyzéssel kell ellátni.

4. A Központi Irattár működése, az iratok átadása a Központi Irattár részére

37. § (1) Az átmeneti irattárakat működtető szervezeti egységek az ügyiratokat – a Szabályzatban meghatározott előírásoknak megfelelően – a Központi Irattárnak kötelesek átadni.

(2) A Központi Irattár

a) tárolja és nyilvántartja a Kormányhivatal által leadott iratokat,

b) az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet,

c) gondoskodik az iratok átmeneti vagy végleges kiadásáról,

d) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat dokumentáltan selejtezi,

e) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az illetékes levéltár részére történő átadásáról.

(3) A Központi Irattárba helyezés előtt az átadó szervezeti egység kormánytisztviselőjének az ügyiratból a munkapéldányokat, felesleges fénymásolatokat, jogszabályokat ki kell emelni és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni. A műanyag és fém kellékeket el kell távolítani.

(4) A Központi Irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, szervezeti egységek és évkörök szerint, irattári tételszámok (azon belül az iktatószámok) növekvő sorrendjében rendezve, iratkezelési segédleteikkel együtt, átadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező iratjegyzék kíséretében veszi át.

(5) A Központi Irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül. Tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

(6) Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is mindenkor biztosítani kell. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

(7) Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a Központi Irattárban csak az Irattári Tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

(8) Központi Irattárba átadásra kerülő elektronikus dokumentumokat archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

(9) A Központi Irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg. Így

a) a papír alapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni,

b) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papír alapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig),

c) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően.

(10) Az elektronikus iratok tárolását az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani.

5. Az irat átmeneti vagy végleges kiadása

38. § (1) A Kormányhivatal kormánytisztviselői az ügyrendben vagy a munkaköri leírásban rögzített jogosultságok alapján az Átmeneti vagy Központi Irattárból hivatalos használatra kérhetnek ki iratokat. Az ügyiratok irattárból való kikérésének, kölcsönzésének oka lehet betekintés, másolatkészítés vagy szerelés céljából történő végleges kiemelés. Papír alapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kiemelés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni.

(2) Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iratkezelő rendszerben/iktatókönyvben is rögzíteni kell. Az irattár kezeléséért felelős kormányzati ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezetője írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve ha az iratot más iktatott irathoz szerelik.

(3) A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

A kölcsönzési napló rovatai:

a) sorszám (évenként 1-gyel kezdődő, folyamatos),

b) a kölcsönző neve,

c) a kölcsönző szervezeti egysége,

d) irattári hely,

e) iktatószám/tételszám/év,

f) az irat tárgya,

g) a kiemelés ideje (év, hó, nap),

h) a kiemelést végző neve,

i) a kölcsönzés határideje (év, hó, nap),

j) a visszahelyezés ideje (év, hó, nap),

k) a visszahelyezést végző neve.

(4) A Központi Irattár iratot csak a készítő szervezeti egység vagy feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetőleg engedélyezi a betekintést. Ettől eltérően a betekintési és iratkölcsönzési jogosultságokat a szervezeti egységek vezetői az ügyrendben határozhatják meg.

(5) Ha más szervezeti egység iratát kérik ki a Központi Irattárból, illetőleg más szervezeti egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a Központi Irattárat működtető szervezeti egység vezetője adja meg.

(6) Elektronikus iratok esetében az arra jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a jogosult felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, úgy az irattár kezeléséért felelős személynek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

(7) A Központi Irattár a levéltárnak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve ha azt a megkeresés szerint más irathoz szerelik.

6. Az iratok selejtezése, megsemmisítése

39. § (1) Az irattárba helyezett, lejárt megőrzési idejű iratokat a Kormányhivatal valamennyi irattárában (átmeneti, központi) az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében kell selejtezni. A selejtezési eljárások elrendeléséért a kormánymegbízott átruházott hatáskörében a törzshivatal vonatkozásában a főigazgató, a járási hivatal vonatkozásában a hivatalvezető, a szakigazgatási szervek vonatkozásában annak vezetője a felelős.

(2) A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes Irattári Tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.

(3) Az átmeneti irattárak a Központi Irattár felügyeletével és közreműködésével végzik a selejtezést. A Központi Irattárban az iratselejtezést az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni. A selejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján kell végrehajtani. A nyilvántartásba vett iratok többlet példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni.

(4) A selejtezés során ellenőrizni kell

a) az iratok irattári tételszám, illetve megőrzési idő szerinti csoportosítását,

b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

(5) Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az irattári hely szerinti szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, amelyeket iktatás után a levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése és két záradékolt példány visszaküldése végett. A selejtezési jegyzőkönyv kötelező és elengedhetetlen melléklete a 3 példányban elkészített selejtezési iratjegyzék.

A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:

a) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,

b) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,

c) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes készítőjét,

d) az iratok évkörét,

e) a selejtezésre kerülő irategyüttes terjedelmét iratfolyóméterben,

f) a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

g) a szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatát,

h) a megsemmisítés időpontját,

i) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

A selejtezési iratjegyzék tartalmazza:

a) a selejtezendő iratanyag ügykörét,

b) az irattári tételszámot,

c) az adott tételbe tartozó ügyiratok iktatószámának -tól-ig felsorolását.

(6) A selejtezés tényét és időpontját mind az irattári, mind az iktatási nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.

(7) A levéltár az iratok megsemmisítését – szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A levéltár selejtezési engedélyének birtokában a szervezeti egység vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről vagy az elszállításig történő elhelyezésről és biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy utólag ne lehessen a tartalmukat megállapítani vagy helyreállítani.

(8) A megsemmisítésre váró papír alapú adathordozókat zsákokban kell elhelyezni. A zsákokban más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy stb. elhelyezése tilos. A zsákokra a megsemmisítendő papír alapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.

(9) A Központi Irattárból kiselejtezett iratanyag megsemmisítésre való elszállítását a Központi Irattár kormányzati ügykezelői koordinálják.

(10) Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni és az adatbázisból úgy kell törölni, hogy helyreállításuk ne legyen lehetséges. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel és a selejtezés dátumával tárolandók.

7. Az iratok levéltárba adása

40. § (1) A Kormányhivatal a nem selejtezhető iratait – a határidő nélkül őrzendők kivételével – 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel, a területileg illetékes levéltárnak adja át. A levéltár számára átadandó ügyiratokat a Kormányhivatal költségére, az Irattári Terv szerint, a levéltár által is kezelhető elektronikus és/vagy papír alapú ügyviteli segédletekkel (iktató-, név- és tárgymutatóval) együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a levéltárral egyeztetett módon elkészített átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, az annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

(2) A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni, a visszatartott iratokat az irattárban elkülönítetten kell kezelni. A jegyzék tartalmazza a keltezés évét, az irattári tételszámot, az irat iktatószámát és az iratok tárgyát. A jegyzéket két példányban kell elkészíteni, amelyből egy példányt a levéltárnak kell átadni.

(3) Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

(4) Az elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.

(5) Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iktatókönyvben és az iratkezelő rendszerben rögzíteni kell és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

VII. FEJEZET

AZ ELEKTRONIKUS IRATKEZELÉS SPECIÁLIS SZABÁLYAI

1. A központi elektronikus szolgáltató rendszeren továbbított iratok kezelésének rendje

41. § (1) Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus érkeztetésére, iktatására a Szabályzatban meghatározottak szerint, a vonatkozó jogszabályi előírások teljesülése esetén kerülhet sor.

(2) A Szabályzat rendelkezéseit a központi elektronikus szolgáltató rendszer (a továbbiakban: központi rendszer) igénybevételével megvalósított iratforgalom esetében e fejezet szerinti eltérésekkel kell alkalmazni.

(3) A Kormányhivatal kijelölt szervezeti egységeinek, kormánytisztviselőinek a központi rendszeren keresztül érkező elektronikus iratforgalom biztosítására Hivatali Kapu hozzáférési jogosultsággal kell rendelkezniük. A Hivatali Kapu létesítéséről, a Hivatali Kapu használatára feljogosítottak és kötelezettek körének kijelöléséről a kormánymegbízott gondoskodik.

(4) A Kormányhivatalon belüli felhasználók – a szervezet nevében eljárni jogosult személyek – regisztrációját a Kormányhivatal által a Hivatali Kapu kezelésére felhatalmazott képviselő végzi. A Hivatali Kapu kezelésére felhatalmazott képviselő a központi rendszer által biztosított regisztrációs felületen a Kormányhivatal képviseletére feljogosított személyek (hivatali célú Ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett kormányzati ügykezelők, kormánytisztviselők) nevét és az Ügyfélkapu-regisztrációnál megadott elektronikus levelezési címét rögzíti az ügyfélkapus hozzáférés egyértelmű hozzárendelése érdekében. A regisztráció eredményeként átadja a Hivatali Kapuhoz tartozó azonosítót és jelszót.

(5) A Kormányhivatal nevében történő eljárási jogosultság megszűnésekor a Hivatali Kapu kezelésére felhatalmazott képviselő törli a nyilvántartásból a korábban feljogosított személy azonosító adatait, illetve a hozzáférési jogosultságait.

(6) A Hivatali Kapu kezelésére felhatalmazott képviselő nyilvántartást vezet a Kormányhivatal képviseletében Hivatali Kapu igénybevételével eljárni jogosult személyekről. Ennek érdekében az adott szervezeti egység vezetője a Hivatali Kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársakat érintő változásokról (létesítés, módosítás, megszüntetés) írásbeli tájékoztatást ad a nyilvántartás vezetőjének. A nyilvántartás alapján tanúsítható, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni az adott szervezet nevében.

(7) A Hivatali Kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársak minden munkanapon kötelesek gondoskodni az értesítési tárhelyre érkezett üzenetek átvételéről és érkeztetéséről. Ennek keretében az iratkezelő rendszer érkeztető adatbázisában rögzítik a Hivatali Kapuból letöltött dokumentumokat (pl. az elektronikus úton benyújtott hivatalos iratot vagy a központi rendszerbe történő befogadás visszaigazolását). A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársak – szükség esetén – gondoskodnak a befogadott dokumentumok papír alapra történő kinyomtatásáról.

(8) A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársnak a közigazgatási hatósági ügyben keletkezett iratok esetében kiadásra kerülő értesítést a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvényben, valamint a vonatkozó ágazati jogszabályokban meghatározottak szerint kell megküldenie.

(9) Az értesítést és a megküldés igazolását az iratkezelő rendszer adatbázisban kell tárolni.

(10) Az irat papír alapon történő kiadmányozását, iktatását követően a Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatárs gondoskodik a kiadmányozott irattal azonos tartalmú, záradékkal kiegészített elektronikus dokumentum Hivatali Kapun történő továbbításáról. A záradék tartalma: „A kiadmányozó által nem elektronikusan aláírt dokumentummal megegyezik.” szöveg és a dátum.

(11) A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell

a) a kiadmányozott irat expediálásának,

b) az elektronikus dokumentumnak a Hivatali Kapun történő továbbítását igazoló információknak,

c) a kézbesítést igazoló elektronikus tértivevénynek,

d) a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatásnak

az iratkezelő rendszerben történő rögzítéséről.

(12) A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell

a) az elektronikusan kézbesített hivatalos irat,

b) a kézbesítéssel kapcsolatos elektronikus tértivevény, kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatás

papír alapú másolatának elkészítéséről, ügyiratban való elhelyezéséről.

(13) A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell a papír alapú kiadmány postai úton történő kézbesítéséről, ha

a) a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapus hozzáférési jogosultsága megszűnik,

b) a központi rendszer a hivatalos iratok elektronikus kézbesítésével kapcsolatos feladatait folyamatosan, legalább három napon keresztül nem tudja ellátni (üzemzavar),

c) ezt a címzett kéri,

d) jogszabály erről külön rendelkezik.

(14) Az e fejezetben foglaltak végrehajtását követően az ügyiratot a papír alapú iratok kezelésére vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

2. Ügyiratok iktatási szabályai az iratkezelő rendszer üzemzavara esetén

42. § (1) Papír alapú iktatókönyvet (a továbbiakban: iktatókönyv) kell nyitni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az iratkezelő rendszerhez való hozzáférés 24 órát meghaladóan nem biztosított.

(2) A „sürgős”, „azonnal” és „soron kívül” jelöléssel ellátott – bejövő, kimenő és belső iratforgalom lebonyolítására szolgáló – iratokat, az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyvbe kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja. Papír alapon kell iktatni a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az akadályoztatás meghaladja a 24 órát.

(3) A (2) bekezdés szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószámban ÜZ egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. Az ÜZ egyedi azonosító jelöléssel ellátott papír alapú iktatókönyvek beszerzéséről és nyilvántartásáról, valamint az ÜZ-iktatókönyvek, egyéb azonosítók nyilvántartásáról az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik, azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyv központi nyilvántartásba vételére az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik.

(4) Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelő rendszerbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell. Amennyiben ismert az iratkezelő rendszerben rögzített iktatószám, azt az iktatás során minden esetben fel kell tüntetni a papír alapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

(5) Az üzemzavar esetén használt papír alapú iktatókönyvben az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell az év végi zárást elvégezni azzal, hogy a hitelesítést a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell elvégezni. A lap alját vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak üres tartalmú, de felvezetett iktatószámok. A lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni a zárás dátumát és az utolsó kiadott iktatószámot. Az iktatókönyv lezárását – a megnyitáshoz hasonlóan – a szervezeti egység vezetőjének, kormánytisztviselőjének vagy kormányzati ügykezelőjének aláírása és a hivatalos bélyegző lenyomata hitelesíti. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

(6) A papír alapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni tilos! Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

VIII. FEJEZET

EGYÉB IRATKEZELÉSI RENDELKEZÉSEK

1. Hitelesítési eszközök nyilvántartása

43. § (1) A Kormányhivatal hivatalos hitelesítési eszközeiről, így az állami címerrel, sorszámmal és egyéb azonosítással ellátott bélyegzőkről, valamint a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról az iratkezelésért felelős szervezeti egység arra kijelölt kormánytisztviselője, kormányzati ügykezelője (a továbbiakban: bélyegző-nyilvántartó) nyilvántartást köteles vezetni. A Kormányhivatal a hivatali működés támogatása érdekében egyéb, nem hivatalos bélyegzőket is alkalmazhat (dátumbélyegző, névbélyegző stb.).

(2) A bélyegző-nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia:

a) a bélyegző-nyilvántartás sorszáma,

b) a bélyegző lenyomata és a lenyomat szöveges leírása,

c) a kiadmányozó aláírásmintája,

d) az átvevő neve, munkaköre, szervezeti egységének megnevezése,

e) az átadás és átvétel időpontja,

f) az átadó és az átvevő aláírása.

A bélyegző-nyilvántartó könyvet az iratkezelésért felelős szervezeti egység vezetője aláírásával hitelesíti.

(3) A bélyegzők rendeltetésszerű használatáért a kiadmányozási jog gyakorlója a felelős. A bélyegzőkkel való esetlegesen felmerülő szabálytalanságot (elvesztés, gondatlan őrzés, visszaélés, mulasztás stb.) szabálytalansági eljárás keretében kell kivizsgálni, amelynek eredményéről a bélyegző-nyilvántartót és a bélyegző-nyilvántartó könyvet hitelesítő vezetőt tájékoztatni kell.

(4) A hivatalos, esetleges visszaélésre alkalmat adó bélyegzőt zárható helyen, illetéktelen személy hozzáférését kizárva kell tartani. A bélyegzőt napközben is úgy kell tárolni, hogy azokhoz illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá. A több személy által használt bélyegzőt használat után azonnal a kijelölt bélyegzőtárolási helyre kell visszahelyezni.

(5) Amennyiben a hivatalos bélyegző használatára jogosult személy távolléte miatt a munkaköri feladatainak átadása szükséges és a munkakört átvevő személy a feladatok ellátásához szükséges bélyegzőkkel nem rendelkezik, egyidejűleg biztosítani kell számára a bélyegzők használatát is.

(6) Új bélyegzőt az SZMSZ-ben meghatározott szervezeti egységtől, a bélyegző-nyilvántartó előzetes jóváhagyása után, írásban lehet megrendelni. A bélyegző-nyilvántartó a megrendelésre rávezeti, hogy a megrendelt bélyegző a központi bélyegző-nyilvántartás szerint melyik sorszámot kaphatja. Az SZMSZ-ben meghatározott szervezeti egység az elkészült bélyegzőt bevételezi és minden esetben átadja a bélyegző-nyilvántartó részére, aki nyilvántartásba vétel után kiadja a megrendelőnek.

(7) Az elhasználódott, elavult bélyegzők selejtezéséről és megsemmisítéséről a bélyegző-nyilvántartó intézkedik. A megsemmisítés előtt a hivatalos bélyegzőről lenyomatot kell készíteni, és azt a megsemmisítésről készített jegyzőkönyvvel együtt kell megőrizni. A selejtezés tényét a bélyegző-nyilvántartásban is jelölni kell.

(8) A kormánymegbízott évente legalább egy alkalommal felülvizsgál(tat)ja a hitelesítési eszközök használati rendjét.

2. Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai

44. § (1) Sokszorosítani kizárólag a hivatali feladatokkal összefüggő iratokat, anyagokat lehet. A hivatali munkával össze nem függő, a hivatalon kívül végzett oktatási vagy tudományos tevékenységgel kapcsolatos anyag sokszorosítását a munkáltatói jog gyakorlására jogosult vezető engedélyezheti.

(2) A másoló- és sokszorosítógépet a szervezeti egység vezetője által megbízott személy kezeli. Ha a vezető a gép kezelésével nem bíz meg külön személyt, akkor a sokszorosítást minden kormánytisztviselő, kormányzati ügykezelő és munkavállaló maga végzi.

(3) A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

3. Megszűnő szervezeti egység iratainak kezelése

45. § (1) A szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében kell átadni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

(2) Amennyiben a megszűnő szervezeti egység önálló iktatókönyvvel rendelkezett, az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott, folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és az iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell jegyezni.

(3) Ha a megszűnő és az átvevő szervezeti egység egy iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet mint felelőst rögzíteni kell és az átvevő szervezeti egység számára hozzáférést kell biztosítani.

(4) Amennyiben a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan kell megosztani. Ha ez valamely oknál fogva nem lehetséges, az iratanyagot a Központi Irattárba kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni.

(5) Ha a megszűnő szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a Központi Irattárban kell elhelyezni. A megszűnő szervezeti egység papír alapú, lezárt iktatókönyvét a Központi Irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni.

(6) A megszűnő szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

4. Munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések

46. § Az iratkezelési folyamat valamennyi szereplőjét (szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, kormánytisztviselő, kormányzati ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal – nyilvántartások alapján – tételesen el kell számoltatni. Az elszámolás eredményéről átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni. Az elszámoltatással érintett kormánytisztviselők, kormányzati ügykezelők, munkavállalók és más szervezettől vezényelt, kirendelt személyek a kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő, munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés időtartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

IX. FEJEZET

ÁTMENETI RENDELKEZÉSEK

47. § A Szabályzatban foglaltakat az egységes informatikai támogatottság kialakításáig, a helyi sajátosságoknak megfelelően, vegyes iktatási rendszer működtetése esetén is alkalmazni kell.

1. függelék a fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzatához

IRATTÁRI TERV

1. Az Irattári Terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a feladat- és hatáskörhöz igazodó rendszerezésben sorolja fel. Meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok körét vagy a levéltárba adás kötelezettségét és határidejét.

2. Az Irattári Terv általános és különös részre tagozódik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történik. Az általános részbe a fővárosi és megyei kormányhivatal, a járási hivatal törzshivatalainál és szakigazgatási szerveknél egyaránt előforduló, a Kormányhivatal működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek kerültek. A különös részbe a fővárosi és megyei kormányhivatal, a járási hivatal törzshivatalai és szakigazgatási szervei szakfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

3. A Kormányhivatal ügyköreinek megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység az irattári tétel, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak.

4. Az iratnak az Irattári Tervben tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szempontjából meghatározó, több részből álló teljes kódja az irattári tételszám, melynek része: ágazati betűjel, a tétel sorszáma, továbbá számkód, mely kifejezi az irattári őrzési időt (ami tartalmazza a selejtezési idő és a levéltári átadás idejét).

5. Az irattári tételszám 6 karakterű. Az 1. karakter a betűjel, amely meghatározza az irat keletkezésének rendszerbeli elhelyezkedést:

Általános rész = A, B

Különös rész = C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, R, S, T, U

C	Szociális és Gyámügyek
D	Építési ügyek
E	Igazságügyi ügyek
F	Növény- és Talajvédelmi ügyek
G	Erdészeti ügyek
H	Földművelésügyi ügyek
I	Élelmiszerlánc-biztonsági és Állat-egészségügyi ügyek
J	Földhivatali ügyek
K	Egészségbiztosítási Pénztári ügyek
L	Nyugdíj-biztosítási ügyek
M	Munkaügyi Központi ügyek
N	Munkavédelmi és Munkaügyi ügyek
O	Fogyasztóvédelmi ügyek
P	Örökségvédelmi ügyek
R	Népegészségügyi ügyek
S	Mérésügyi és Műszaki Biztonsági ügyek
T	Közlekedési ügyek
U	Rehabilitációs ügyek

A 2., 3., 4. karakter képezi a sorszámot: az irattári tételszám sorszámát (amely 001–999-ig adható).

Az 5., 6. karakter az őrzési időt mutatja, amely meghatározza a selejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, illetve amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket.

A nem selejtezhető tételek köre az iratképző szervnél határidő nélkül őrizendő tételek vagy a levéltárba adandó iratok köre.

Levéltári átadás ideje az irat lezárását követő 15 év.

Tételszám

Megnevezés

Megőrzési idő
(év)

Levéltárba adás
(év)

A táblázatban előforduló rövidítések:

NS	nem selejtezhető, levéltárba adandó
MV	selejtezéskor levéltári értékelés szerinti mintavétel alapján átadandó iratok
HN	nem selejtezhető, iratképző szervnél határidő nélkül őrzendő
Szám	selejtezési idő években (1, 3, 5, 10, 15, 25, 50, 75)

Példa:

Tételszám			Megnevezés	Megőrzési idő (év)	Levéltárba adás ideje (év)
A	001	NS	Ügyrendek	Nem selejtezhető	15
E	009	MV	Pártfogó felügyelői ügyekhez nyilvántartó lap	15	MV
A	123	50	Foglalkoztatással összefüggő ügyek	50	–
A	031	HN	Selejtezési jegyzőkönyvek	Nem selejtezhető	HN

Tételszám				Megnevezés	Megőrzési idő (év)	Levéltárba adás (év)
ÁLTALÁNOS RÉSZ
Általános iratok
A	001		NS	Ügyrendek	Nem selejtezhető	15
A	002		NS	Szabályzatok, utasítások, közlemények, beszámolók	Nem selejtezhető	15
A	003		NS	Munkatervek, intézkedési tervek, ellenőrzési munkatervek, beszámolók, vezetői megbeszélések	Nem selejtezhető	15
A	004		NS	Közjogi szervezetszabályozó eszközök (irányelvek, tájékoztatók)	Nem selejtezhető	15
A	005		10	Szakmai tájékoztatók, körlevelek, belső statisztikák, vélemények	10	–
A	006		01	Érdemi intézkedést nem igénylő (nem szakmai) körlevelek, tájékoztatók	1	–
A	007		01	Jogszabálytervezetek, közjogi szervezetszabályozó eszközök, szerződések, megállapodások jogi véleményezése	1	–
A	008		15	Nemzetközi szakmai ügyek	15	–
A	009		NS	Statisztikai jelentések, elemzések	Nem selejtezhető	15
A	010		NS	Külső szervek és felügyeleti szervek ellenőrzési dokumentációja, jelentései, az ellenőrzés eredményeként tett intézkedések	Nem selejtezhető	15
A	011		05	Szakmai rendezvények szervezésével kapcsolatos iratok (pl. szakmai napok, konferenciák, értekezletek)	5	–
A	012		15	Belső ellenőrzési dokumentációk, jelentések	15	–
A	013		15	Megállapodások, szerződések	15	–
A	014		15	Tűzvédelemmel kapcsolatos ügyek	15	–
A	015		15	Katasztrófavédelmi intézkedések	15	–
A	016		15	Honvédelemmel és polgári védelemmel kapcsolatos intézkedések	15	–
A	017		15	Munkavédelemmel kapcsolatos ügyek	15	–
A	018		15	Rendészeti ügyek	15	–
A	019		10	Monitoring vizsgálat	10	–
A	020		10	Minőségirányítás	10	–
A	021		10	Közigazgatási szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos ügyek	10	–
A	022		03	A Kormányhivatal feladat- és hatáskörébe tartozó bejelentések, kérelmek, javaslatok iratai	3	–
A	023		15	Panaszügyek	15	–
A	024		10	Adatvédelem	10	–
A	025		03	Közérdekű bejelentések, javaslatok	3	–
A	026		03	Közérdekű adat megismerésére irányuló kérelem	3	–
A	027		03	Személyes adat megismerésére irányuló kérelem	3	–
A	028		HN	Bélyegző-nyilvántartás	Nem selejtezhető	HN
A	029		NS	Iktatókönyvek, főnyilvántartókönyvek	Nem selejtezhető	15
A	030		HN	Levéltári átadás-átvételi jegyzőkönyvek, Selejtezési jegyzőkönyvek	Nem selejtezhető	HN
A	031		05	Ügyviteli segédletek	5	–
A	032		01	Sajtótevékenység – média kapcsolattartás, tájékoztatások	1	–
A	033		03	Egyes, máshová nem sorolt koordinációs feladatok végrehajtása	3	–
A	034		10	Szakvélemények ügyei	10	–
A	035		01	Belső és külső egyéb levelezés (igénylések, tájékoztatások stb.)	1	–
A	036		15	Vezetői ellenőrzési dokumentációk, jelentések	15	–
A	037		10	Kormányhivatal által végzett ellenőrzések dokumentációi	10	–
A	038		10	Laboratóriumok működésével kapcsolatos ügyek	10	–
A	039		10	Vagyonkezeléssel kapcsolatos ügyek	10	–
A	040		05	Belső ellenőrzési kontrollrendszer működéséhez kapcsolódó ügyek	5	–
A	041		15	Elektronikus aláírással összefüggő ügyek	15	–
A	042		03	Riasztási, berendelési tervek	3	–
A	043		NS	Közbeszerzési ügyek	Nem selejtezhető	15
A	044		01	Téves címzés vagy helytelen kézbesítés miatt nem beazonosítható levelek (a feladó nem állapítható meg)	1	–
A	045		15	Végrehajtási ügyek	15
A	046		03	Hatáskör, illetékesség hiányában (változás) átadásra kerülő ügyek	3	–
A		047	03	Eljáró hatóság kijelölésével, eljárásra utasítással kapcsolatos intézkedések iratai	3	–
A		048	10	Uniós forrásból megvalósuló projektekkel kapcsolatos iratok	10	–
A		049	15	Feladat- és hatáskör átadás-átvételével kapcsolatos ügyek	15	–
A		050	05	Jegyzőkönyvek, emlékeztetők	5	–
A		051	10	Jogszabályban meghatározott adatszolgáltatások, értesítési kötelezettségek	10	–
A		052	05	Egyéb adatszolgáltatás, igazolások kiadása, értesítés, tájékoztatás	5	–
A		053	05	Ügyiratkezeléssel, ügyviteli munkával kapcsolatos egyéb iratok	5	–
A		054	05	Társadalmi szervezetekkel való kapcsolattartás	5	–
A		055	10	Érdek-képviseleti és érdekvédelmi szervezetekkel kapcsolatos ügyek	10	–
A		056	05	Képviselet, részvétel bizottságokban, testületekben	5	–
A		057	10	A Kormányhivatal – az önkormányzati intézkedési terv, illetőleg a főváros, a megyék, a megyei jogú városok fejlesztési tervének a minisztérium számára történő – véleményezésével kapcsolatos ügyei	10	–
A		058	MV	Közigazgatás korszerűsítésével kapcsolatos ügyek	5	MV
Humánpolitikai iratok
A		100	50	Kormánytisztviselői, kormányzati ügykezelői jogviszonnyal kapcsolatos ügyek	50	–
A		101	05	Jutalmak, kitüntetések, javaslatok	5	–
A		102	50	Megbízási szerződések	50	–
A		103	15	Vezetői munkakör átadás-átvétellel kapcsolatos jegyzőkönyvek	15	–
A		104	05	Munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvek	5	–
A		105	03	Létszám- és bérgazdálkodás tervei, statisztikai jelentései	3	–
A		106	05	Fegyelmi ügyek	5	–
A		107	10	Szabadság-nyilvántartás	10	–
A		108	03	Utazási igazolványok igénylésével, érvényesítésével kapcsolatos iratok	3	–
A		109	15	Munkáltatói lakáskölcsön ügyek	15	–
A		110	05	Oktatás, továbbképzés, konzultáció és képzési ügyek	5	–
A		111	50	Mellékfoglalkozás, másodállás, munkavégzésre irányuló, egyéb jogviszony engedélyezésével kapcsolatos ügyek	50	–
A		112	03	Üdülési ügyek	3	–
A		113	05	Foglalkozás-egészségügyhöz kapcsolódó ügyek	5	–
A		114	03	Humánpolitikával kapcsolatos egyéb ügyek	3	–
A		115	05	Tanulmányi szerződések	5	–
A		116	05	Pályázatok	5	–
A		117	50	Ösztöndíjas foglalkoztatással kapcsolatos ügyek	50	–
A		118	05	Cafeteria-juttatás	5	–
A		119	03	Szociális Bizottság ügyei	3	–
A		120	05	Kártérítési ügyek	5	–
A		121	05	Hatósági igazolvánnyal, belépőkkel kapcsolatos ügyek	5	–
A		122	50	Foglalkoztatással összefüggő ügyek	50	–
A		123	05	Közszolgálati jogvita	5	–
A		124	05	Egyenlő bánásmód, esélyegyenlőség	5	–
A		125	15	Illetményekkel kapcsolatos ügyek	15	–
A		126	15	Magyar Államkincstárral kapcsolatos ügyek	15	–
A		127	50	Megbízás helyettesítésre, kirendelésre	50	–
A		128	05	KSA jelentések és ezzel összefüggő iratok	5	–
A		129	05	Vagyonnyilatkozatokkal kapcsolatos egyéb levelezés	5	–
A		130	50	Tartalékállományba helyezés, teljesítményértékeléssel és minősítéssel kapcsolatos iratok	50	–
A		131	05	Tartalékállománnyal, betöltetlen álláshelyekkel kapcsolatos tevékenység	5	–
A		132	MV	A területi államigazgatási szervek vezetői megbízására, a megbízásuk visszavonására, kitüntetésükre, jutalmazásukra, fegyelmi felelősségre vonásukra irányuló javaslatokkal kapcsolatos iratok	5	MV
Gazdálkodási iratok
A		200	NS	Költségvetések és beszámolók	Nem selejtezhető	15
A		201	10	Pénzügyi-számviteli jelentések	10	–
A		202	10	Kincstári pénzforgalom bizonylatai	10	–
A		203	10	Házipénztári okmányok és bizonylatok	10	–
A		204	10	Könyvelési okmányok és bizonylatok	10	–
A		205	10	Pénzkezeléssel kapcsolatos szigorú számadású nyomtatványok, tőpéldányok	10	–
A		206	10	Rovancsolási jegyzőkönyvek	10	–
A		207	03	Pénzügyi-számviteli szakterület általános levelezései	3	–
A		208	10	Tárgyieszköz-nyilvántartási, leltározási és selejtezési ügyek	10	–
A		209	10	Fejezeti kezelésű előirányzatok, célelőirányzatok felhasználása és elszámolása	10	–
A		210	50	Társadalombiztosítási és nyugdíjpénztári ügyek	50	–
A		211	NS	Éves bérstatisztikai adatszolgáltatás iratai	Nem selejtezhető	15
A		212	05	Követelésekkel, kötelezettségekkel kapcsolatos pénzügyi levelezések	5	–
A		213	10	Számlarendek (hatályvesztést követően)	10	–
A		214	15	Költségvetési támogatási ügyek	15	–
A		215	10	Főkönyvi kivonatok: naplók, számlalapok, évközi és év végi kivonatok	10	–
A		216	HN	Hozzáférési jogosultságok, ügyintézéshez kötődő adatszolgáltatás a Kincstárnak	Nem selejtezhető	HN
A		217	03	GIRO utaláshoz kötődő levelezés	3	–
A		218	05	Kincstári útmutatók és utasítások	5	–
A		219	10	Az adó- és járulékbevallások, egyenlegközlők, folyószámla-kivonatok anyagai, adóelszámolási iratok	10	–
A		220	10	Analitikus kivonatok: naplók, kartonok, évközi és év végi főkönyvvel egyező kivonatok	10	–
Üzemeltetési iratok
A		300	25	Beruházás, felújítás	25	–
A		301	10	Egyéb, ingatlanokkal kapcsolatos ügyek	10	–
A		302	10	Nagy értékű egyéb tárgyi eszközök beszerzése	10	–
A		303	10	Készletgazdálkodási ügyek	10	–
A		304	10	Üzemeltetési, karbantartási és biztosítási szerződések	10	–
A		305	05	Üzemeltetés havi jelentései	5	–
A		306	01	Üzemeltetés általános levelezései	1	–
A		307	05	Gépjármű üzemeltetés	5	–
A		308	05	Egyéb beszerzéssel kapcsolatos iratok	5	–
A		309	10	Raktározás bizonylatai	10	–
A		310	10	Garanciális jogosultságok levelezései, anyagai	10	–
Jogi iratok
A		400	15	Peres és nem peres eljárások	15	–
A		401	05	Büntető feljelentéssel kapcsolatos iratok	5	–
A		402	05	Végrehajtás, behajtás, felszámolás és biztosítási intézkedések kezdeményezésével kapcsolatos iratok	5	–
A		403	15	Szabálysértési ügyek	15	–
A		404	05	Szabálysértési hatósági eljárás és végrehajtás iratai (a döntések jogerőre emelkedésétől számított)	5	–
A		405	01	Megszüntetéssel zárult szabálysértési ügyek, áttételek, feljelentés elutasítása	1	–
A		406	05	Más szabálysértési hatóság által vagy helyszíni bírság kiszabására jogosult által kiszabott pénzbírság vagy helyszíni bírság végrehajtásával összefüggő iratok	5	–
Informatikai iratok
A		500	MV	Informatikai tevékenység összehangolása (pl. felmérések, tanulmányok, tervek)	5	MV
A		501	15	Informatikai szerződéskötések, megállapodások, beszerzések	15
A		502	10	Informatikai rendszerek üzemeltetésével, adatvédelmi kérdésekkel kapcsolatos ügyek	10	–
A		503	05	Számítógépes programokhoz és dokumentációkhoz kapcsolódó levelezések	5	–
A		504	05	Számítástechnikai és irodatechnikai eszközök üzemeltetési és kellékanyag iratai	5	–
A		505	05	Kommunikációval kapcsolatos ügyek	5	–
A		506	05	Informatikai Üzemeltetési szabályzat	5	–
A		507	05	Informatikai biztonsággal kapcsolatos ügyek	5	–
A		508	50	Jogosultságok nyilvántartása	50	–
A		509	01	Honlappal kapcsolatos ügyek	1	–
Ügyfélszolgálati iratok
A		600	05	Ügyfélszolgálatok működésével kapcsolatos dokumentációk (jelentések, felmérések, külső partner felé)	5	–
A		601	05	Ügyfélforgalmi adatokkal kapcsolatos iratok	5	–
A		602	01	Ügyfél elégedettség mérésével összefüggő iratok	1	–
A		603	05	Ügyfélkapu létesítése	5	–
Rendkívüli feladatok
A		700	10	Vis maior eseményként bejelentett károk vizsgálata, felmérése	10	–

Anyakönyvi és állampolgársági és egyéb igazgatási ügyek
B	001	HN			Anyakönyvezéssel kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	HN
B	002	HN			Alapbejegyzés és utólagos bejegyzés elrendelése anyakönyvbe	Nem selejtezhető	HN
B	003	03			Anyakönyvi kivonat beszerzése, továbbítása	3	–
B	004	HN			Külföldi okiratok alapján anyakönyvi bejegyzés elrendelése, állampolgársággal kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	HN
B	005	HN			Külföldi állampolgár által tett apai elismerő nyilatkozat	Nem selejtezhető	HN
B	006	05			Külföldi állampolgárok anyakönyvi eseményeiről adatszolgáltatás, egyéb állampolgársággal kapcsolatos ügyek	5	–
B	007	HN			Külföldi okiratok és tanúsítvány elbírálása, illetve tanúsítvány kiállítása házasságkötési ügyben	Nem selejtezhető	HN
B	008	50			Helyettes anyakönyvvezetők kijelölésével kapcsolatos ügyek	50	–
B	009	HN			Felmentés nem magyar állampolgár házasságkötéséhez tanúsítvány bemutatása alól	Nem selejtezhető	HN
B	010	05			ASZA (Anyakönyvi Szolgáltató Alrendszer) kártyák igénylésével, bevonásával kapcsolatos ügyek iratai	5	–
B	011	05			Betekintés engedélyezése (anyakönyvbe, anyakönyvi iratba stb.)	5	–
B	012	NS			Választások (országgyűlési választás, népszavazás, népi kezdeményezés) lebonyolításával kapcsolatos iratok	Nem selejtezhető	15
B	013	15			Informatikai feladatok ellátása: személyi adat- és lakcímnyilvántartás, népszavazás, választás, körzetkezelés, anyakönyvi informatikai ügyek	15	–
B	014	HN			Magyar-, diák-, pedagógus és oktatói igazolványok	Nem selejtezhető	HN
B	015	05			Szakfordítói, illetve tolmácsigazolvány kiadásával kapcsolatos ügyek iratai	5	–
B	016	75			Külföldi ingatlanszerzése	75	–
B	017	10			Birtokvédelemmel kapcsolatos ügyek	10	–
B	018	25			Hatósági közvetítők névjegyzékbe vétele	25	–
B	019	HN			Bányaszolgalmi jogi ügyek	Nem selejtezhető	HN
B	020	05			Bányászati tevékenységekkel kapcsolatos ügyek	5	–
B	021	05			Közterület-felügyelői intézkedéssel kapcsolatos panasz elbírálása	5	–
B	022	05			Lakáscélú állami támogatással kapcsolatos ügyek	5	–
B	023	75			Statisztikai számjellel kapcsolatos ügyek	75	–
B	024	NS			Állami tulajdonban lévő vagyontárgyak átadása	Nem selejtezhető	15
B	025	15			Együttműködés a menekültügyi szervekkel	15	–
B	026	15			A menekült, az oltalmazott, valamint a menedékes ellátása és támogatása	15	–
B	027	15			Támogatásra jogosult menekültek, menedékesek, oltalmazottak adatainak nyilvántartása	15	–
B	028	10			Menedékjoggal kapcsolatos egyéb hatósági feladatok	10	–
B	029	HN			Máshová nem sorolt hatósági bizonyítványok, igazolványok, tanúsítvány kiadása	Nem selejtezhető	HN
B	030	NS			Fővárosi és Megyei Államigazgatási Kollégium működésével kapcsolatos ügyek iratai	Nem selejtezhető	15
B	031	MV			A területi államigazgatási szervek döntéseivel, intézkedéseivel kapcsolatos tájékoztatás kérése, felügyeleti eljárás kezdeményezése, az illetékes miniszterhez fordulással kapcsolatos iratok	10	MV
B	032	HN			Kisajátítás	Nem selejtezhető	HN
B	033	HN			Üzletszerűen végzett társasház-kezelői és üzletszerűen végzett ingatlankezelői tevékenység nyilvántartásba vétele	Nem selejtezhető	HN
Szociális ügyek
B	050	25			Hadigondozottakkal, nemzeti gondozottakkal kapcsolatos ügyek	25	–
B	051	HN			Hadigondozottak, nemzeti gondozottak nyilvántartása	Nem selejtezhető	HN
Építési ügyek
B	060	HN			Kártalanítási ügyek	Nem selejtezhető	HN
B	061	HN			Útlejegyzések	Nem selejtezhető	HN
Környezet- és természetvédelem
B	070	15			Helyi környezet- és természetvédelmi ügyek	15	–
B	071	15			Levegőtisztaság	15	–
B	072	15			Zaj- és rezgésvédelem	15	–
B	073	15			Talajterheléssel kapcsolatos bírság	15	–
B	074	10			II. fokú helyi környezetvédelmi szakhatósági ügyek	10	–
Vízügyi igazgatás
B	080	10		Víziállásokkal kapcsolatos engedélyezési ügyek		10	–
B	081	05		Felszíni csapadékvíz-elvezetéshez kapcsolódó eljárások		5	–
B	082	05		Szikkasztó létesítéséhez és megszüntetéséhez kapcsolódó eljárások		5	–
B	083	10		Kútengedélyezési ügyek		10	–
B	084	05		Vízügyi igazgatással kapcsolatos ügyek		5	–
B	085	15		Közműves ívóvízellátással és a közműves szennyvíz-elvezetési szolgáltatással kapcsolatos hatósági ügyek		15	–
B	086	05		Vízvezetési és szennyvíz-elvezetési szolgalmi ügyek		5	–
B	087	10		II. fokú vízügyi szakhatósági ügyek		10	–
Kommunális igazgatás
B	100	10		Víz-csatorna bekötéshez kapcsolódó ügyek		10	–
B	101	10		Települési hulladékkal kapcsolatos kötelezési eljárás		10	–
B	102	75		Hatósági víz, vezeték és csatorna szolgalom		75	–
B	103	75		Hulladékgazdálkodási bírság		75	–
B	104	10		Temetkezési szolgáltatások engedélyezése, felfüggesztése		10	–
B	105	02		Sírnyitási, exhumálási engedély		2	–
B	106	10		Temetők fenntartásával, üzemeltetésével kapcsolatos ügyek		10	–
Földművelésügy, állat- és növény-egészségügyi igazgatás
B	110	05		Állattartáshoz, állatvédelemhez kapcsolódó ügyek, valamint rendezvények iratai		5	–
B	111	05		Erdészeti, fakivágási ügyek iratai (fásszárú növények védelmével kapcsolatos eljárások iratai)		5	–
B	112	05		Növény-egészségügyi tevékenységhez kapcsolódó ügyek iratai		5	–
B	113	05		Cirkuszi menazsériával kapcsolatos iratok		5	–
B	114	05		Hegyközségek kisebb jelentőségű egyedi ügyei		5	–
B	115	NS		Hegyközségek létesítése, megszűnése, alapszabálya, elvi ügyei		Nem selejtezhető	15
B	116	05		Vadkár ügyek		5	–
B	117	03		Termőföldre vonatkozó ajánlattételek közzétételével kapcsolatos ügyek		3	–
Adóigazgatás
B	120	10		Adók és adók módjára behajtandó köztartozásokkal kapcsolatos ügyek		10	–
B	121	10		Helyi adókkal kapcsolatos ügyek		10	–
B	122	10		Gépjárműadóval kapcsolatos ügyek		10	–
B	123	10		Méltányossági ügyek (halasztás, részletfizetés, mérséklés, elengedés)		10	–
Kereskedelmi igazgatás, idegenforgalom
B	130	10		Szálláshelyekkel kapcsolatos iratok (engedélyezés, bejelentés, osztályba sorolás)		10	–
B	131	10		Üzletek működésével, belkereskedelmi és szolgáltató tevékenység folytatásával kapcsolatos ügyek (engedélyezés, nyilvántartás vezetése, bezárás, bejelentés, ellenőrzés)		10	–
B	132	10		Vásár és piac nyilvántartásba vételével kapcsolatos iratok		10	–
B	133	05		Zenés, táncos rendezvények tartásának engedélyezése		5	–
B	134	10		Telepengedélyezéssel és bejelentéssel kapcsolatos ügyek		10
Törvényességi felügyeleti eljárással kapcsolatos ügyek
B	140	15		Helyi önkormányzatok (község, város, főváros és kerületei, valamint a megye önkormányzata) képviselő-testületeinek jegyzőkönyvei és azok mellékletei		15	–
B	141	15		Nemzetiségi önkormányzatok testületi üléseinek jegyzőkönyvei és azok mellékletei		15	–
B	142	15		Részönkormányzati testületek üléseinek jegyzőkönyvei és azok mellékletei		15	–
B	143	15		Bizottsági ülések jegyzőkönyvei és ezek mellékletei		15	–
B	144	15		Polgármester átruházott hatáskörben hozott határozatai, intézkedései		15	–
B	145	15		Társulások jegyzőkönyvei és mellékletei		15	–
B	146	15		Térségi fejlesztési tanácsok és területfejlesztési társulások jegyzőkönyvei és azok mellékletei		15	–
B	147	15		Társulási megállapodások		15	–
B	148	10		Körjegyzőségek (közös hivatalok) létrehozásával, módosításával, megszüntetésével kapcsolatos iratok		10	–
B	149	10		Törvényességi felügyeleti tevékenység során keletkező törvényességi felhívások		10	–
B	150	05		Törvényességi felügyeleti tevékenység során keletkező, törvényességi felhívásnak nem minősülő intézkedések		5	–
B	151	05		Törvényességi felügyeleti tevékenységgel kapcsolatban iratok, információk, szakvélemény beszerzése, konzultáció kezdeményezése, javaslattétel		5	–
B	152	10		Képviselő-testület feloszlásával, feloszlatásával, polgármesteri tisztség megszüntetésével, polgármester lemondásával összefüggő iratok		10	–
B	153	05		Összeférhetetlenségi, méltatlansági ügyek		5	–
B	154	15		Polgármester, nemzetiségi önkormányzat elnöke, jegyző munkakör átadás-átvétel iratai		15	–
B	155	NS		Területszervezés iratai (pl. várossá nyilvánítás, kistérségi ügyek, önálló község alakítása, települések egyesítése stb.)		Nem selejtezhető	15
B	156	NS		Járások, járási hivatalok kialakításának szakmai ügyei		Nem selejtezhető	15
B	157	10		Szakmai segítségnyújtás az önkormányzat feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben		10	–
B	158	10		Törvényességi felügyeleti bírsággal kapcsolatos ügyek		10	–
B	159	05		Önkormányzati rendelet megküldése		5	–
B	160	05		Helyi önkormányzatok adósságrendezési eljárásáról szóló törvényben meghatározott feladatokhoz kapcsolódó iratok		5	–
B	161	05		Önkormányzatok hitelfelvételével kapcsolatos kormányzati engedélyezéssel összefüggő előkészítő iratok		5	–
Képzéssel, továbbképzéssel kapcsolatos ügyek
B	180	10		Képzési, továbbképzési tervek (éves, középtávú stb.)		10	–
B	181	05		Máshová nem sorolt képzésre, továbbképzésre (ágazati képzések, továbbképzések, hivatal által akkreditált képzések, célelőirányzati támogatásban részesült képzések) jelentkezéssel kapcsolatos iratok		5	–
B	182	HN		Máshová nem sorolt képzések, továbbképzések vizsganyilvántartó könyve		Nem selejtezhető	HN
B	183	05		Máshová nem sorolt, képzéssel, továbbképzésre jelentkezéssel kapcsolatos iratok		5	–
B	184	15		EU finanszírozású képzések		15	–
B	185	05		Közigazgatási szakvizsgára jelentkezéssel, szakvizsga szervezésével kapcsolatos iratok, a szakvizsga során keletkező írásbeli dolgozatok		5	–
B	186	HN		Közigazgatási szakvizsga vizsganyilvántartó-könyv, jegyzőkönyv		Nem selejtezhető	HN
B	187	05		Közigazgatási alapvizsgára jelentkezéssel, alapvizsga szervezésével kapcsolatos iratok, az alapvizsga során keletkező írásbeli dolgozatok		5	–
B	188	HN		Közigazgatási alapvizsga vizsganyilvántartó-könyv, jegyzőkönyv		Nem selejtezhető	HN
B	189	05		Ügykezelői alapvizsgára jelentkezéssel, szervezésével kapcsolatos iratok, az ügykezelői alapvizsga során keletkező írásbeli dolgozatok		5	–
B	190	HN		Ügykezelői alapvizsga vizsganyilvántartó-könyv, jegyzőkönyv		Nem selejtezhető	HN
B	191	05		Hatósági közvetítői vizsgára jelentkezéssel, szervezésével kapcsolatos iratok		5	–
B	192	HN		Hatósági közvetítői vizsga vizsganyilvántartó-könyv, jegyzőkönyv		Nem selejtezhető	HN
B	193	HN		Alkotmányos alapismeretek vizsganyilvántartó-könyv		Nem selejtezhető	HN
B	194	15		Alkotmányos alapismeretek vizsga egyéb iratai (jelentkezési lap, egyéb kérelem, értesítés, írásbeli dolgozat, jegyzőkönyv)		15	–
B	195	05		Anyakönyvi szakvizsgára jelentkezéssel, szakvizsga szervezésével kapcsolatos iratok, a vizsga során keletkező írásbeli dolgozatok		5	–
B	196	HN		Anyakönyvi szakvizsga vizsganyilvántartó-könyv, jegyzőkönyv		Nem selejtezhető	HN
B	197	05		Építésügyi vizsgára jelentkezéssel, vizsga szervezésével kapcsolatos iratok, a vizsga során keletkező írásbeli dolgozatok		5	–
B	198	HN		Építésügyi vizsga vizsganyilvántartó-könyv, jegyzőkönyv		Nem selejtezhető	HN
Oktatási, köznevelési igazgatás
Ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek
B	210	NS		A kötelező tanügyi dokumentumok vezetésének és valódiságának hatósági ellenőrzésével kapcsolatos ügyek		Nem selejtezhető	15
B	211	10		Köznevelési intézmények pedagógiai szakmai ellenőrzésével kapcsolatos ügyek		10	–
B	212	10		Nem állami intézményfenntartó, nem helyi önkormányzat által fenntartott köznevelési intézmény fenntartói tevékenységének törvényességi ellenőrzése		10	–
B	213	10		Átfogó ellenőrzés (pl. alkalmazási feltételek, tanügyi-igazgatási dokumentumok, osztály- és csoportlétszám ellenőrzése) ügyei		10	–
Érettségi vizsga szervezésével kapcsolatos ügyek
B	220		05		Az érettségi vizsgaelnöknek és közreműködőinek megbízásával kapcsolatos ügyek	5	–
B	221		10		Középszintű és emelt szintű érettségi vizsgákról szóló jelentések, jegyzőkönyvek, egyéni osztályozó ívek	10	–
B	222		HN		Az érettségi vizsgák törzslapjai	Nem selejtezhető	HN
B	223	03		Érettségi vizsgákkal kapcsolatos munkaanyagok, előkészítések, határidős feladatokkal kapcsolatos iratok		3	–
B	224	HN		Érettségi írásbeli feladatlapok és azok javítási-értékelési útmutatói		Nem selejtezhető	HN
B	225	03		Jelentkezési lapok, vizsgabehívók, vizsgaszervezéssel kapcsolatos levelezések iratai		3	–
B	226	10		A Kormányhivatal által működtetett vizsgabizottságok működésével kapcsolatos iratok		10	–
B	227	HN		Másodfokú döntéssel kapcsolatos iratok – a Kormányhivatal által működtetett vizsgabizottság kivételével – az érettségi vizsga vizsgabizottságának döntése, intézkedése vagy intézkedésének elmulasztása ellen benyújtott fellebbezés tárgyában		Nem selejtezhető	HN
B	228	01		Az emelt szintű érettségi vizsgadolgozatok javításával kapcsolatos észrevételek irata		1	–
B	229	NS		Érettségi törvényességi ügyek		Nem selejtezhető	15
Országos mérés, értékelés, versenyek és a középfokú felvételi eljárással, tanulmányok alatti vizsgáztatással kapcsolatos ügyek
B	240	NS		Az Oktatási Hivatal által a Kormányhivatal részére megküldött országos mérés, értékelés eredményeivel kapcsolatos dokumentumok		Nem selejtezhető	15
B	241	NS		Az országos mérés, értékelés eredménye szerint a minimum szint alatt teljesítő iskolák fenntartóinak intézkedési terv készítésére való felhívásával, jóváhagyásával, valamint a Kormányhivatal által az intézkedési tervben foglaltak hatósági ellenőrzésével kapcsolatos anyagok		Nem selejtezhető	15
B	242	03		Középfokú iskolák felvételi eljárásának központi írásbeli vizsgáival kapcsolatos iratok		3	–
B	243	HN		Középiskolai felvételi eljárással kapcsolatos egyéb iratok		Nem selejtezhető	HN
B	244	03		Országos versenyekkel kapcsolatos ügyek		3	–
B	245	05		A tanulmányok alatti vizsgáztatás céljából a független vizsgabizottság működtetésével kapcsolatos ügyek		5	–
B	246	03		Az országos mérés, értékelés szervezésével kapcsolatos ügyek		3	–
Szakképzéssel kapcsolatos ügyek
B	260	05		Az OKJ-ben szereplő szakképesítések esetén a szakmai vizsgák központi írásbeli tételeinek, központi gyakorlati feladatainak, valamint azok megoldásainak szétosztásában való közreműködéssel kapcsolatos iratok		5	–
B	261	10		A megyei fejlesztési és képzési bizottság munkájában való részvétel iratai		10	–
B	262	HN		Másodfokú döntés meghozatalával kapcsolatos ügyek a szakmai vizsga vizsgabizottságának döntése, intézkedése vagy intézkedésének elmulasztása ellen benyújtott fellebbezés		Nem selejtezhető	HN
B	263	10		Létszámfeltételekkel kapcsolatos intézkedési terv jóváhagyása		10	–
B	264	05		A szakképző iskola vezetőjének döntése ellen benyújtott fellebbezés elbírálásával kapcsolatos ügyek		5	–
B	265	NS		Szakképzés területére vonatkozó jogi ügyek		Nem selejtezhető	15
B	266	10		Szakképzési megállapodással kapcsolatos iratok		10	–
Elsőfokú hatósági döntések
B	280	10		Az óvodai felvétel, a tanulói jogviszony, a kollégiumi tagsági viszony létrejötte során az egyenlő bánásmód követelménye megsértésének megállapítása tárgyával kapcsolatos ügyek		10	–
B	281	NS		Kötelező felvételt biztosító köznevelési intézménnyel nem rendelkező települések kötelező felvételt biztosító óvodájának, illetve iskolájának kijelölésével kapcsolatos ügyek		Nem selejtezhető	15
B	282	NS		Az egyházi szervek egyoldalú nyilatkozattételével, illetve az egyházi fenntartású intézmények köznevelési-fejlesztési tervbe való felvételével kapcsolatos ügyek		Nem selejtezhető	15
B	283	HN		Nem önkormányzati, nem állami fenntartású intézmények nyilvántartásával és működési engedélyével kapcsolatos ügyek		Nem selejtezhető	HN
B	284	HN		Szakmai vizsga szervezésére vonatkozó engedélyezési eljárással kapcsolatos ügyek		Nem selejtezhető	HN
B	285	HN		Tanulók elhelyezése megszűnt intézmény esetén		Nem selejtezhető	HN
B	286	03		Tanuló magántanulói státuszának elbírálásával kapcsolatos ügyek		3	–
B	287	HN		Tankötelezettség teljesítésével kapcsolatos ügyek (döntés magántanulói jogviszonyról, szülő kötelezése, igazolatlan mulasztások, intézmény kijelölése tankötelezettség teljesítéséhez)		Nem selejtezhető	HN
B	288	HN		Szakértői vizsgálaton történő megjelenésre, a szakvéleményben megjelölt iskolába történő beíratásra kötelezéssel kapcsolatos ügyek		Nem selejtezhető	HN
Másodfokú hatósági ügyek
B	289		HN	SNI szakvéleményekkel kapcsolatos másodfokú felülvizsgálati eljárások		Nem selejtezhető	HN
Szomszédos államokban élő magyar diákokkal, pedagógusokkal kapcsolatos ügyek
B	300		05	A szomszédos államokban élő magyar diákok diákkedvezményével kapcsolatos ügyei		5	–
B	301		05	A szomszédos államokban élő magyar pedagógusok és oktatók pedagógus- és oktatói kedvezményekkel kapcsolatos ügyei		5	–
B	302		05	Nyugdíjas pedagógusok pedagógus igazolványával kapcsolatos ügyei		5	–
Közoktatási szakértő, vizsgabizottság elnökének személyére történő javaslattétellel kapcsolatos ügyek
B	310		15	Helyi önkormányzatok által fenntartott köznevelési intézmények átalakítása, megszüntetése során szakértő személyére tett javaslatokkal kapcsolatos ügyek		15	–
B	311		05	Távközlési eszköz útján történő oktatás esetében az osztályozó vizsga vizsgabizottság elnökének kijelölésével kapcsolatos ügyek		5	–
Közneveléssel összefüggő feladatok
B	320		05	Pedagógusok és más speciális végzettségű szakemberek megyei állandó helyettesítési rendszerének működtetése		5	–
B	321		05	Köznevelési intézmény kijelölése az utazó szakember hálózat keretében történő foglalkoztatás kapcsán		5	–
B	322		05	Általános iskolák felvételi körzetének, pedagógiai szakszolgálatot ellátó intézmények működési körzetének megállapítási ügyei		5	–
B	323		05	Általános iskolákba történő beiratkozással kapcsolatos ügyek		5	–
B	324		10	Köznevelés-fejlesztési tervvel kapcsolatos ügyek		10	–
B	325		05	Köznevelési szerződéssel kapcsolatos iratok		5	–
B	326		NS	Pedagógusok minősítő vizsgájának és minősítő eljárásának megszervezése		Nem selejtezhető	15
B	327		15	Köznevelés – általános képzés – területét érintő jogi ügyek		15	–
Okmányirodákkal kapcsolatos ügyek
B	340		05	Adategyeztetés		5	–
B	341		05	A nyilvántartás alapjául szolgáló alapiratok, értesítések, nyilatkozatok		5	–
B	342		05	Adatszolgáltatási nyilvántartás		5	–
B	343		05	Adatszolgáltatással kapcsolatos ügyek (beadványok, kérelmek, megkeresések, átiratok, adatszolgáltatási bizonylatok)		5	–
B	344		05	Az online nyilvántartásból (Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala által) közölt nyilvántartási adatok		5	–
B	345		05	A harmadik országbeli állampolgárok (letelepedett, bevándorolt jogállású) nyilvántartásba vételével kapcsolatos jegyzőkönyvek		5	–
B	346		15	A személyiadat- és lakcímnyilvántartás manuális (kartonos) állományának történeti adatai, a lecserélt nyilvántartó kartonok		15	–
B	347		15	Személyi azonosító kiadásával, módosításával és visszavonásával kapcsolatos iratok		15	–
B	348		05	Lakcímbejelentéssel kapcsolatos ügyek (elutasítás, lakcímrendezés, be- és kijelentkezésre felszólítás, lakcím fiktívvé nyilvánítása, hivatalból érvénytelenítése)		5	–
B	349		05	Menekültek nyilvántartásba vételével kapcsolatos jegyzőkönyvek		5	–
B	350		15	Címnyilvántartással kapcsolatos ügyek		15	–
B	351		03	Érvénytelen, személyi azonosítót és a lakcímet igazoló hatósági igazolványok, valamint az azzal egy tekintet alá eső okmányok		3	–
B	352		25	A járműnyilvántartásba bejegyzett adatváltozások tényét megalapozó, ügyintézés során keletkezett iratok Okmánytárba történő felterjesztésekor keletkezett „JÁROK iktató-ív” másolati példánya		25	–
B	353		05	Az ideiglenes rendszámtábla (Z-, E-, P-, M-) kiadásával, visszavonásával, adatváltozás bejelentésével, az ideiglenes forgalomban tartási engedéllyel kapcsolatos iratok (a rendszámtábla használatára jogosító engedély érvényességének megszűnését követően)		5	–
B	354		HN	A jármű okmányokkal, illetve rendszámtáblák selejtezésével kapcsolatos jegyzőkönyv első példánya		Nem selejtezhető	HN
B	355		05	Az ideiglenes és nemzetközi vezetői engedély kiadása		5	–
B	356		05	A vezetői engedélyek kiadásával, cseréjével, pótlásával stb. összefüggő iratok		5	–
B	357		05	A hivatalból, illetve kérelemre indult közlekedési igazgatási ügyek iratai (a jármű ismételt forgalomba helyezését, illetve a visszavont, bevont vezetői engedély visszaadását követően)		5	–
B	358		10	Mozgáskorlátozottak parkolási igazolványaival kapcsolatos ügyek (kiadás, csere, pótlás, visszavonás, selejtezés stb.)		10	–
B	359		03	Útlevéligénylés iratai		3	–
B	360		01	Határátlépési engedélyek		1	–
B	361		75	Vállalkozói igazolvánnyal kapcsolatos ügyek (kiadás, visszavonás, adatváltozás, selejtezés, pótlás, csere stb.)		75	–
B	362		HN	Vállalkozói engedélyek nyilvántartása		Nem selejtezhető	HN
B	363		05	Ügyfélkapu-regisztráció nyugtája		5	–
B	364		05	Személyi azonosítót és a lakcímet igazoló hatósági igazolvány és/vagy személyazonosító igazolvány kiadásának megtagadása		5	–
B	365		05	Személyi azonosítót és a lakcímet igazoló hatósági igazolvány és/vagy személyazonosító igazolvány cseréje, elvesztése, eltulajdonítása, megsemmisülése, találása és pótlása		5	–
B	366		05	Személyi azonosítót és a lakcímet igazoló hatósági igazolvány és/vagy személyazonosító igazolvány bevonása, visszavonása		5	–
B	367		05	Személyi azonosítót és a lakcímet igazoló hatósági igazolvány és/vagy személyazonosító igazolvány kiadásával kapcsolatos, az eljáró hatóságnál keletkezett, máshová nem sorolt iratok		5	–
B	368		HN	Helyben megsemmisítendő okmányok selejtezési jegyzőkönyve		Nem selejtezhető	HN
B	369		03	Okmánytári anyagok felterjesztése		3	–
B	370		HN	Polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartása		Nem selejtezhető	HN
Védelmi Bizottság és titkársága ügyei
B	401		05	Védelmi Bizottság titkárság általános (napi) működésével kapcsolatos iratok		5	–
B	402		NS	Különleges jogrend és katasztrófaveszély során keletkezett iratok		Nem selejtezhető	15
B	403		15	Tervrendszerrel kapcsolatos iratok		15	–
B	404		10	Honvédelmi felkészítéssel, gyakorlatokkal kapcsolatos iratok		10	–
B	405		05	Védelmi bizottság üléseinek előkészítésével kapcsolatos iratok		5	–
B	406		NS	A védelmi bizottság üléseire beterjesztett, az üléseken elfogadott anyagok (előterjesztések, határozatok, jegyzőkönyvek, emlékeztetők)		Nem selejtezhető	15
B	407		15	Gazdaságmozgósítással és BNT-vel kapcsolatos iratok		15	–
B	408		10	Nemzetközi kapcsolatok és katasztrófa segítségnyújtás		10	–
B	409		10	Védelmi Bizottság Munkacsoportjaival kapcsolatos ügyek		10	–
B	410		15	Meghagyással kapcsolatos ügyek		15	–
B	411		15	Honvédelmi célú gazdasági és anyagi szolgáltatások előkészítésével, elrendelésével, kártalanítással kapcsolatos ügyek		15	–
B	412		15	A NATO Válságreagálási Rendszerrel, az Európai Unió válságkezelési mechanizmusaival összhangban álló nemzeti intézkedési rendszerrel kapcsolatos ügyek		15	–
B	413		05	A védelmi igazgatás vezetésirányításával és azok eszközeivel kapcsolatos ügyek (KTIR, EDR)		5	–
B	414		15	Honvédelmi célú terület-előkészítési ügyek		15	–
B	415		15	Honvédelmi szempontból létfontosságú (kritikus) infrastruktúra védelmével kapcsolatos ügyek		15	–
B	416		15	Polgári veszélyhelyzeti tervezés honvédelmi feladataival kapcsolatos ügyek		15	–
B	417		03	Ügyeleti tevékenység		3	–
B	418		10	Polgári védelmi szervezet létrehozása (területi, települési, munkahelyi is)		10	–
B	419		03	Katasztrófariasztás elrendelése és végrehajtása		3	–
B	420		10	Katasztrófavédelmi gyakorlatok		10	–
B	421		15	Veszélyelhárítási terv		15	–
B	422		15	Katasztrófavédelmi gazdasági és anyagi szolgáltatás előkészítésével, elrendelésével, kártalanítással kapcsolatos ügyek		15	–
B	423		15	Veszélyes ipari üzemek külső védelmi tervének készítésével és gyakoroltatásával, valamint a lakossági tájékoztató kiadványok készítésével kapcsolatos iratok		15	–
B	424		03	Lakossági tájékoztató kiadványok készítésével kapcsolatos iratok		3	–
B	425		15	Települések veszélyeztetettségének felmérése		15	–
B	426		05	Logisztikai feladatok ellátása		5	–
B	427		10	Egyéni védőeszközökkel történő ellátási feladatok		10	–
B	428		15	A kulturális javak védelmével kapcsolatos feladatok		15	–
B	429		15	Kitelepítéssel, kimenekítéssel, kiürítéssel, befogadással kapcsolatos iratok		15	–
B	430		15	Menekültek elhelyezésével és ellátásával kapcsolatos feladatok		15	–
Ipari Igazgatás
B	501		03	Gázfogyasztó, villamosenergia felhasználó kötelezése, felhasználási helyre való bejutás elrendelése		3	–
B	502		03	Felhasználási helyre való bejutás elrendelése, információkérés a távhőszolgáltatótól		3	–
B	503		NS	Távhőtermelő, távhőszolgáltató létesítménnyel kapcsolatos iratok (működési engedély, üzletszabályzat jóváhagyása, tevékenység ellenőrzése stb.)		Nem selejtezhető	15
B	504		05	Közüzemi fogyasztók szerződéséhez kapcsolódó ügyek (szerződéskötés, -szegés stb.)		5	–
B	505		05	Ingatlanforgalom (elidegenítési tilalom elrendelése, törlése)		5	–
B	506		05	Veszélyes folyadékok és olvadékok tárolótartályaival kapcsolatos ügyek		5	–
B	507		05	Villamosenergia szolgáltatással, földgázellátással kapcsolatos hatósági feladatok		5	–

KÜLÖNÖS RÉSZ
Szociális és Gyámügyek
Szociális igazgatás
C	001	NS	Szociális alap- és szakosított szolgáltatások működésének engedélyezése	Nem selejtezhető	15
C	002	10	Szociális alap- és szakosított szolgáltatások működésének ellenőrzése (pl. falugondnok)	10	–
C	003	05	Aktív korúak ellátása	5	–
C	004	05	Közgyógyellátással kapcsolatos ügyek	5	–
C	005	05	Időskorúak járadéka	5	–
C	006	75	Ápolási, gondozási díj, szülőtartással kapcsolatos ügyek	75	–
C	007	10	Súlyos mozgáskorlátozott személyek közlekedési kedvezményeivel kapcsolatban I. és II. fokon keletkezett iratok	10	–
C	008	10	Lakáscélú kölcsönökből eredő adósságok rendezése	10	–
C	009	HN	Szociális foglalkoztatás engedélyezésével, ellenőrzésével, nyilvántartásával kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	HN
C	010	03	Önkormányzati ellátási kötelezettségek figyelemmel kísérése	3	–
C	011	03	Egészségügyi szolgáltatásra való jogosultsággal kapcsolatos ügyek	3	–
C	012	05	Lakásfenntartási támogatással kapcsolatos ügyek	5	–
C	013	10	Gondozási szükséglet vizsgálata	10	–
C	014	10	Szociális ellátásra való jogosultság megállapításának ügyei	10	–
C	015	05	Egyösszegű megtérítés, jogosulatlanul igénybe vett ellátás megtérítésével kapcsolatos ügyek	5	–
C	016	25	Szociális ügyek nyilvántartásokkal kapcsolatos ügyek	25	–
C	017	05	Lakástámogatásra irányuló kérelem	5	–
C	018	15	Jelzálogjog bejegyzésével, módosításával, törlésével kapcsolatos ügyek	15	–
Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatás
C	020	05	Pénzbeli ellátások a) rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény b) kiegészítő gyermekvédelmi támogatás c) rendkívüli gyermekvédelmi támogatás d) óvodáztatási támogatás	5	–
C	021	10	Pénzbeli ellátások a) gyermektartásdíj megelőlegezése, tovább folyósítása, ismételt elrendelése b) otthonteremtési támogatás	10	–
C	022	50	Gyermekvédelmi gondoskodás keretébe tartozó hatósági intézkedések a) védelembe vétel b) iskoláztatási támogatás folyósításának szüneteltetése c) családi pótlék természetben történő folyósítása d) családba fogadás e) ideiglenes hatályú elhelyezés f) átmeneti nevelésbe vétel g) tartós nevelésbe vétel h) igazolatlan iskolai hiányzásokkal összefüggő gyámhatósági eljárás i) családi pótlék természetbeni formában történő nyújtása során kirendelt eseti gondnok elszámolásának elfogadása	50	–
C	023	50	Gyermekvédelmi gondoskodás keretébe tartozó hatósági intézkedések a) nevelési felügyelet elrendelése b) utógondozás elrendelése c) utógondozói ellátás elrendelése	50	–
C	024	05	Gyermekjóléti alapellátás és gyermekvédelmi szakellátás körébe tartozó intézményekkel kapcsolatos, máshová nem sorolt ügyek	5	-
C	025	NS	Gyermekjóléti alapellátás működésének engedélyezésével kapcsolatos ügyek (engedélyezés, módosítás, visszavonás)	Nem selejtezhető	15
C	026	NS	Gyermekvédelmi szakellátás működésével kapcsolatos ügyek (engedélyezés, módosítás, visszavonás)	Nem selejtezhető	15
C	027	25	Állami és nem állami gyermekjóléti és gyermekvédelmi szolgáltatók tevékenységének ellenőrzése	25	-
C	028	03	Helyi önkormányzat gyermekjóléti és gyermekvédelmi feladatok ellátásáról szóló éves értékelésével kapcsolatos iratok	3	-
C	029	05	Önkormányzati ellátó rendszerek átalakítására vonatkozó javaslatok véleményezése	5	-
C	030	NS	Jogszabály által előírt nyilvántartások (pl. megyei gyámhivatal által engedélyezett gyermekvédelmi szolgáltatásokról, ellenőrzésekkel kapcsolatos döntésekről stb.) vezetése	Nem selejtezhető	15
C	031	10	Hivatásos gondnok foglalkoztatására, adatváltozására vonatkozó bejelentési kötelezettség teljesítése a nyilvántartó szerv részére, hivatásos gondnoki feladatokat vállaló személy képzése, hivatásos gondnok továbbképzése szervezése, ezzel kapcsolatos adatszolgáltatás a nyilvántartó szerv részére	10	–
C	032	10	Módszertani feladatokat ellátó intézmény kijelölésével kapcsolatos iratok	10	–
C	033	05	Gyermek- és ifjúságvédelmi koordinátor tevékenységével kapcsolatos iratok	5	–
C	034	HN	Családi jogállás rendezése a) teljes hatályú apai elismerő nyilatkozat b) képzelt szülő c) képzelt apa d) peres ügyek e) gyermek család- és utónevének megállapítása f) ismeretlen szülőtől származó gyermek törvényes képviseletével és anyakönyvezésével kapcsolatos eljárás	Nem selejtezhető	HN
C	035	10	Szülői felügyelet, kapcsolattartás, kiskorú személyek vagyoni érdekvédelme	10	–
C	036	HN	Kiskorú házasságkötése	Nem selejtezhető	HN
C	037	50	Gyermek végleges külföldre távozása, szülői ház elhagyása	50	–
C	038	HN	Örökbefogadással kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	HN
C	039	HN	Nemzetközi vonatkozású gyámügyek	Nem selejtezhető	HN
C	040	25	Szülői jognyilatkozatok jóváhagyása, engedélyezése	25	–
C	041	25	Örökbe fogadni szándékozók alkalmasságával kapcsolatos ügyek	25	–
C	042	25	Örökbe fogadhatóvá nyilvánítással kapcsolatos ügyek	25	–
C	043	05	Vérszerinti szülők adatainak megismerésével kapcsolatos ügyek	5	–
C	044	75	Kiskorúak és gondnokság alatt állók vagyoni érdekvédelme, számadási, vagyoni ügyek	75	–
C	045	05	Nevelőszülői hálózat működésével kapcsolatos ügyek	5	–
C	046	05	Gyermekjogi képviselettel kapcsolatos ügyek	5	–
C	047	50	Gyámsági, gondnoksági ügyek	50	–
C	048	05	Családon belüli erőszak	5	–
C	049	25	Életpálya kijelölése	25	–
C	050	75	Ügygondnok, eseti gondnok (méhmagzat gondnoka) kirendelése	75	–
C	051	03	Gyermekvédelmi intézkedés szükségességét valószínűsítő lakossági vagy jelzőrendszeri jelzés	3	–
C	052	75	Hivatásos gondnoki feladatok ellátásával kapcsolatos ügyiratok	75	–

Építésügyi ügyek
Építésfelügyelet
D	001	10	Építésfelügyeleti ellenőrzés	10	–
D	002	HN	Építőipari kivitelezési tevékenységgel kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	HN
D	003	HN	Építésfelügyeleti bírság	Nem selejtezhető	HN
D	004	HN	Jogszabály által előírt építésfelügyeleti nyilvántartás	Nem selejtezhető	HN
D	005	15	Bauxitcementtel vagy más építőanyag-hibával kapcsolatos első fokú hatósági ügyek	15	-
D	006	HN	Építésfelügyeleti felügyeleti intézkedések	Nem selejtezhető	HN
D	007	05	Egységes jogalkalmazást biztosító szakmai segédletek, építésfelügyeleti kiadványok kidolgozásának ügyei	5	-
D	008	10	Az első fokú építésfelügyeleti hatóságok tevékenységének ellenőrzése és segítése	10	-
D	009	05	Más eljáró építésfelügyeleti hatóság kijelölésével kapcsolatos intézkedések	5	-
D	010	10	Építésfelügyeleti szakhatósági ügyek	10	-
D	011	NS	Szabálytalan építési tevékenységgel kapcsolatos építésrendészeti ügyek	Nem selejtezhető	15
D	012	10	Jókarbantartással kapcsolatos ügyek	10	-
D	013	10	Bontás tudomásulvételével kapcsolatos ügyek	10	-
D	014	5	Építésfelügyelettel kapcsolatos panaszok és egyéb észrevételek, tájékoztatások	5	-
D	015	10	Építésfelügyeleti hatósági kötelezési ügyek	10	-
D	016	10	Építésfelügyeleti hatósági igazolások, adatkérés, adatszolgáltatással kapcsolatos ügyek	10	-
Állami Főépítészi Ügyek
D	020	15	Településfejlesztési koncepció egyeztetése: a) előzetes tájékoztatás [314/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 30. § (2) bekezdés] b) véleményezés [314/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 30. § (5) bekezdés] c) elfogadásról szóló értesítés [314/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 30. § (8) bekezdés] Integrált településfejlesztési stratégia egyeztetése: a) véleményezés [314/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 31. § (1) bekezdés] b) elfogadásról szóló értesítés [314/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 31. § (4) bekezdés] Településrendezési eszközök egyeztetése: a) az eljárás típusának egyeztetése [314/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 32. § (2) bekezdés] b) előzetes tájékoztatási szakasz [314/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 37. § (1) bekezdés] c) véleményezési szakasz [314/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 38. § (1) bekezdés] d) végső véleményezési szakasz [314/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 40. § (1) bekezdés] e) egyszerűsített vagy tárgyalásos eljárás [314/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 41. §, 42. §] f) törvényességi felügyeleti eljárás kezdeményezése [314/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 43. § (3) bekezdés] g) környezeti vizsgálat h) településrendezéssel kapcsolatos egyéb ügyirat	15	–
D	021	15	Máshová nem sorolható területrendezési és területfejlesztési tervekkel és egyéb területfejlesztési tevékenységekkel kapcsolatos ügyek	15	–
D	022	15	I. fokú területrendezési hatósági eljárások 76/2009. (IV. 8.) Korm. rendelet: a) pontosítással, b) eltéréssel, c) beillesztéssel, d) beépítésre szánt terület kivételes kijelöléssel, e) országos jelentőségű elem beillesztésével, f) területcserével, g) összhang igazolásával, h) egyéb, a területrendezési hatósági eljárással kapcsolatos iratok	15	–
D	023	15	I. fokú szakhatósági eljárások: a) előzetes vizsgálati, környezeti hatásvizsgálati és egységes környezethasználati engedélyezési eljárás, b) egyéb szakhatósági eljárás	15	–
D	024	HN	Jogszabály által előírt állami főépítészi nyilvántartás	Nem selejtezhető	HN
D	025	15	Elektronikus nyilvántartás a véleményezett településrendezési eszközökről és a megküldött véleményekről	15	–
D	026	HN	Önkormányzati főépítészi vizsgák törzslapjai	Nem selejtezhető	HN
D	027	15	Tervtanácsi ügyek	15	–
D	028	15	Máshova nem sorolt állami főépítészi ügyek: a) építészeti és pályázati tervek véleményezése, támogatása, b) kezelési tervek véleményezése, egyéb ügyek, iratok	15	–
Építésügyek
D	030	NS	Építésügyi hatósági engedélyezési eljárás (pl. építési engedélyezési, összevont engedélyezési, összevont telepítési eljárás, fennmaradási engedélyezési+építésügyi bírság, használatbavételi engedélyezési, bontási engedélyezési, engedély hatályának meghosszabbítása iránti engedélyezési, az engedélyezéssel kapcsolatos kötelezési és végrehajtási ügyek)	Nem selejtezhető	15
D	031	NS	Nemzetgazdasági szempontból kiemelt jelentőségű beruházások építésügyi hatósági engedélyezési és szakhatósági eljárása	Nem selejtezhető	15
D	032	NS	Építésügyi felügyeleti intézkedések	Nem selejtezhető	15
D	033	NS	Veszélyhelyzet esetén szükségessé váló építési tevékenység tudomásulvételével kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	15
D	034	10	Építésügyi hatósági bizonyítványok, igazolások, adatkérés, adatszolgáltatással kapcsolatos ügyek	10	–
D	035	10	Településrendezési kötelezések és tilalmak	10	–
D	036	75	Építésügyi hatósági kötelezési ügyek	75	–
D	037	HN	Jogszabály által előírt építésügyi hatósági nyilvántartás	Nem selejtezhető	HN
D	038	75	Felvonókkal és mozgólépcsőkkel kapcsolatos építésügyi hatósági eljárások	75	–
D	039	15	Nemzetgazdasági szempontból kiemelt jelentőségű beruházással kapcsolatos kisajátítási tervek záradékolása	15	–
D	040	75	Építésügyi hatósági tudomásul vételi eljárás (építési, bontási, jogutódlás, használatbavételi)	75	–
D	041	05	Egységes jogalkalmazást biztosító szakmai segédletek, építésügyi kiadványok kidolgozásának ügyei	5	–
D	042	10	Építésügyi hatósági ellenőrzés	10	–
D	043	10	Az építésügyi hatóságok tevékenységének ellenőrzése és segítése	10	–
D	044	05	Más eljáró építésügyi hatóság kijelölésével kapcsolatos intézkedések	5	–
D	045	NS	Bauxitcementtel vagy más építőanyag-hibával kapcsolatos hatósági ügyek	Nem selejtezhető	15
D	046	10	Építésügyi szakhatósági ügyek	10	–

Igazságügyi ügyek
E	001	15	Ügyelosztási rend	15	–
E	002	NS	Pártfogó felügyelői ügyek nyilvántartókönyve	Nem selejtezhető	15
E	003	NS	Jogi segítségnyújtási ügyek nyilvántartókönyve	Nem selejtezhető	15
E	004	10	Áldozatsegítési támogatási kérelem	10	–
E	005	MV	Minden egyéb nyilvántartásba vett pártfogó felügyelői irat	10	MV
E	006	MV	Pártfogó felügyelettel kapcsolatos ügyek	10	MV
E	007	10	Külföldre irányuló költségmentesség iránti továbbítási kérelem	10	–
E	008	MV	Pártfogó felügyelői ügyekhez nyilvántartó lap	10	MV
E	009	NS	Kárpótlási ügyek nyilvántartókönyvei	Nem selejtezhető	15
E	010	10	Peres jogi segítségnyújtás iránti támogatási kérelem	10	–
E	011	NS	Peres jogi segítségnyújtási ügyek nyilvántartókönyve	Nem selejtezhető	15
E	012	05	Minden egyéb nyilvántartásba vett, peren kívüli és peres jogi segítségnyújtási irat	5	–
E	013	NS	Áldozatsegítési ügyek nyilvántartókönyve	Nem selejtezhető	15
E	014	05	Áldozatsegítési ügyben adott tájékoztatások iratai	5	–
E	015	10	Közhatalmi szervek tájékoztatói, ezzel kapcsolatos felszólítások és levelezés	10	–
E	016	10	Peren kívüli jogi segítségnyújtás iránti támogatási kérelem	10	–
E	017	05	Minden egyéb nyilvántartásba vett áldozatsegítési irat	5	–

Növény- és Talajvédelmi ügyek
F	001	10	Növényegészségügy I. fokú hatósági ügyei, kiemelt ellenőrzések iratai	10	–
F	002	HN	Növényegészségügy nemzetközi és hazai jelentései és egyéb növényegészségüggyel kapcsolatos utasítások, adatszolgáltatások	Nem selejtezhető	HN
F	003	HN	Zöldség-gyümölcs minőségellenőrzéssel kapcsolatos iratok, utasítások, adatszolgáltatások	Nem selejtezhető	HN
F	004	10	Zöldség-gyümölcs II. fokú hatósági ügyei	10	–
F	005	10	Zöldség-gyümölcs I. fokú hatósági ügyei, kiemelt ellenőrzések iratai	10	–
F	006	HN	Talajvédelmi I. fokú ügyek (engedélyezés)	Nem selejtezhető	HN
F	007	NS	Talajvédelmi szakhatósági eljárások (állásfoglalás, vélemény, hozzájárulás, társhatósági-szakhatósági állásfoglalás)	Nem selejtezhető	15
F	008	NS	Talajvédelmi szakhatósági közreműködés kiemelt beruházások engedélyezési eljárásaiban	Nem selejtezhető	15
F	009	HN	Talajvédelmi jelentések, utasítások, adatszolgáltatások, szakterületi ellenőrzések	Nem selejtezhető	HN
F	010	HN	Talajvédelem, térképek, szakmai anyagok; Talajvédelmi monitoring- és információs rendszer (TIM)	Nem selejtezhető	HN
F	011	HN	Növényvédelmi és élelmiszer-biztonsági jelentések (EU), utasítások, adatszolgáltatások, növényvédelmi hatósági és koordinációs tevékenység	Nem selejtezhető	HN
F	012	10	Növényvédelmi I. fokú ügyek (forgalmazás, raktározás, felhasználás, szermaradék), kiemelt ellenőrzések iratai	10	–
F	013	10	Parlagfű eljárás II. fokú belterületi ügyei	10	–
F	014	10	Parlagfű eljárás I. fokú külterületi ügyei	10	–
F	015	10	Parlagfű eljárás I. fokú belterületi ügyei	10	–
F	016	HN	Növényvédő szerek párhuzamos behozatallal, kölcsönös elfogadásával kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	HN
F	017	HN	Növényvédő szer hatóanyagok monográfiával és megfelelőségével kapcsolatos ügyei	Nem selejtezhető	HN
F	018	HN	Növényvédő szerek engedélyezésével és felülvizsgálatával kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	HN
F	019	HN	Termésnövelő anyagok engedélyezési ügyei	Nem selejtezhető	HN
F	020	HN	Eseti engedélyekkel kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	HN
F	021	10	Kísérleti engedélyek és 120 napos kérelmek engedélyezésével kapcsolatos ügyek	10	–
F	022	10	Hatósági növény-egészségügyi diagnosztikai vizsgálatok	10	–
F	023	10	Pályázatok, szakmai együttműködések, szerződéskötések, megállapodások, egyéb labor ügyek	10	–
F	024	10	Károsítók elleni védekezési kötelezettséggel kapcsolatos hatósági ügyek	10	–
F	025	10	Növényvédő szerek, növényvédelmi hatású anyagok és termésnövelő anyagok biológiai hatásvizsgálata	10	–
F	026	10	Növényegészségügy II. fokú hatósági ügyei	10	–
F	027	HN	Növényvédőszer forgalmazási, vásárlási és felhasználási engedély nyilvántartása	Nem selejtezhető	HN
F	028	10	Növényvédelmi előrejelzés	10	–
F	029	10	Vizsgáló helyek minőségbiztosítással kapcsolatos ügyei (GEP, GLP)	10	–
F	030	NS	Hazai és nemzetközi szervezetekkel, intézményekkel kapcsolatos szakmai ügyek	Nem selejtezhető	15
F	031	15	Károsító diagnosztikai vizsgálatok (gyomirtás, állattan, növénykórtan, regulátor)	15	–
F	032	10	Növényvédelmi szakhatósági eljárások (állásfoglalás, vélemény, hozzájárulás)	10	–
F	033	10	Hatósági bizonyítványok, igazolások	10	–
F	034	10	Talajvédelmi hatósági ellenőrzések, panaszbejelentési eljárások	10	–
F	035	10	Erdészeti és dísznövény szaporítóanyag ellenőrzése	10	–
F	036	10	Növényvédelemmel összefüggő AKG, KM és ökológiai gazdálkodás ellenőrzése	10	–
F	037	10	Ökológiai gazdálkodáshoz kapcsolódó ügyek	10	–
F	038	05	Szántóföldi szemlékkel kapcsolatos szervezési ügyek	5	–
F	039	05	Minősítések felülvizsgálatával, kifogásolással, szakértői felülvizsgálattal kapcsolatos ügyek	5	–
F	040	10	Gabonafélék vetőmag szaporítása	10	–
F	041	10	Kukorica vetőmag szaporítása	10	–
F	042	10	Burgonya vetőgumó szaporítás	10	–
F	043	10	Ipari növények szántóföldi ellenőrzése	10	–
F	044	10	Herefélék vetőmag szaporításának szántóföldi ellenőrzése	10	–
F	045	10	Bükkönyfélék és takarmánycirok szántóföldi ellenőrzése	10	–
F	046	10	Zöldség, fűszer, mézelő és gyógynövények vetőmag szaporítása	10	–
F	047	10	Vetőmagvak fémzárolásával és vizsgálatával kapcsolatos ügyek	10	–
F	048	10	Egyéb, az igazgatóság feladat- és hatáskörébe tartozó feladatok ellátása	10	–
F	049	05	Szántóföldi ellenőrzési jegyzőkönyvek	5	–
F	050	05	Beküldött vetőmagminták munkalapjai	5	–
F	051	05	Vetőmag minősítő bizonyítványok munkalapjai	5	–
F	052	05	Engedélyezéssel kapcsolatos levelezés, szabványtól eltérő kereskedelmi és fajtahasználati ügyek	5	–
F	053	05	Certifikálással, okmányolással kapcsolatos levelezés	5	–
F	054	05	Export-import követelményekkel kapcsolatos levelezés	5	–
F	055	05	Vetőmag szaporításokkal kapcsolatos levelezés	5	–
F	056	05	NÉBIH és a Vetőmag Felügyelőségek okmányolással kapcsolatos belső levelezése	5	–
F	057	05	Vetőmagvizsgálat (vizsgálati eredmények közlése)	5	–
F	058	05	Hatósági minta vizsgálata	5	–
F	059	05	Reklamációk-kifogásolások (belföldi-külföldi)	5	–
F	060	05	Vetőmag kiszerelések ellenőrzése	5	–
F	061	05	Csávázás ellenőrzése	5	–
F	062	05	Belföldi Cold-test kiértesítése	5	–
F	063	05	Szakmai információk vetőmag felügyelőségek és más cégek felé	5	–
F	064	10	MVH-tól delegált szőlőültetvény ellenőrzés	10	–
F	065	10	Növény-egészségügyi bizonylatok	10	–
F	066	10	Származási igazolvány	10	–
F	067	10	Engedményes (csökkentett követelményszintű) szaporítóanyag kitermelési engedélyek	10	–
F	068	10	Pályázati ellenőrzés	10	–
F	069	HN	Faiskolai (csemetekerti) palánta előállító helyi engedély nyilvántartásba vétel és módosításaik	Nem selejtezhető	HN
F	070	HN	a) Belföldi szaporítóanyag forgalmazás ellenőrzése, származási igazolvány, certifikációs címke elszámoltatás b) Szaporítóanyagok minőségellenőrzése, lerakati ellenőrzése	Nem selejtezhető	HN
F	071	HN	Ültetvény felügyelet, alapdokumentumok	Nem selejtezhető	HN
F	072	HN	Import engedély, véleményezés	Nem selejtezhető	HN
F	073	HN	Termeltetési szerződések	Nem selejtezhető	HN
F	074	05	Társhatósági hozzájárulás	5	–
F	075	05	Átcsomagolási engedély	5	–
F	076	10	Zárt körzet létesítéséről szóló engedély	10	–
F	077	05	Standard vetőmag előállítók nyilvántartásba vétele	5	–
F	078	05	Kiszerelési engedély	5	–
F	079	05	Átruházott jogkörű tevékenység engedélyezése	5	–
F	080	05	Vetőmagpiaci ellenőrzésekhez kapcsolódó tájékoztatás, eredményközlés	5	–
F	081	10	Szaporítóanyag engedélyezéssel, forgalmazással kapcsolatos ügyek	10	–
F	082	10	Erdészeti szaporítóanyag certifikáció	10	–
F	083	10	Növényvédőszer okozta méh-, vad- és halpusztulások bejelentése, kivizsgálása	10	–
F	084	10	Talajvédelmi II. fokú hatósági ügyekkel kapcsolatos levelezés	10	–
F	085	HN	Talajvédelemmel összefüggő környezetvédelmi feladatok (AKG, KM, NO3 direktíva, szennyvíz, szennyvíziszap)	Nem selejtezhető	HN
F	086	10	Talajvédelmi laboratóriumi vizsgálati jegyzőkönyvek	10	–
F	087	10	Talajbiológiai laboratóriumi egyéb ügyek	10	–

Erdészeti ügyek
G	001	10	Erdőleltározási feladatok és szabályozási ügyek	10	–
G	002	10	Erdővédelmi feladatok	10	–
G	003	05	Regionális és körzeti erdőtervezés irányítási feladatai	5	–
G	004	10	Regionális és körzeti erdőtervezés eljárási feladatai	10	–
G	005	25	Regionális és körzeti erdőtervezés igazgatási feladatai	25	–
G	006	05	Erdőfenntartási igazgatási feladatok	5	–
G	007	10	Zöldövezeti tervezési feladatok	10	–
G	008	05	Erdészeti nyilvántartási tájékoztatási feladatok	5	–
G	009	15	Erdészeti nyilvántartással kapcsolatos fejlesztési projektek, adattári feladatok	15	–
G	010	05	Erdészeti adattári szolgáltatási és üzemeltetési feladatok	5	–
G	011	10	Térképészeti ügyek (fotográfiai, kartográfiai és térinformatikai feladatok)	10	–
G	012	10	Erdőfelügyeleti koordinációs feladatok	10	–
G	013	NS	Területrendezési ügyek	Nem selejtezhető	15
G	014	10	Szolgálati igazolványokkal, jelvényekkel, naplókkal kapcsolatos ügyek	10	–
G	015	25	Közösségi támogatási koordinációs feladatok	25	–
G	016	10	Nemzeti támogatás ellenőrzési feladatok	10	–
G	017	25	Közösségi támogatási ellenőrzési feladatok	25	–
G	018	NS	Éves összegző, elemzési és statisztikai feladatok	Nem selejtezhető	15
G	019	10	Évközi elemzési és statisztikai feladatok	10	–
G	020	15	Erdészeti irányítási rendszer fejlesztési feladatai	15	–
G	021	15	Kutatás-fejlesztési feladatok	15	–
G	022	10	Erdészeti szakmai továbbképzési feladatok	10	–
G	023	05	Erdészeti ismeretterjesztési ügyek	5	–
G	024	05	Általános szervezési irányítási és igazgatási ügyek	5	–
G	025	NS	Erdőgazdálkodók nyilvántartásával kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	15
G	026	10	Regionális és térségfejlesztési feladatok	10	–
G	027	15	Tervezést érintő hatósági ügyek	15	–
G	028	NS	Erdőtelepítés, fásítás, erdő rendeltetésének megváltoztatása, ültetvények hatósági ügyei	Nem selejtezhető	15
G	029	10	Erdészeti szakszemélyzet nyilvántartásával kapcsolatos ügyek	10	–
G	030	10	Éves erdőgazdálkodási tervek bejelentése	10	–
G	031	10	Egyéb hatósági ügyek	10	–
G	032	10	Bírságok, behajtási ügyek	10	–
G	033	15	Szakhatósági feladatok	15	–

Földművelésügyi ügyek
H	001	NS	Vízi társulásokkal kapcsolatos alapiratok	Nem selejtezhető	15
H	002	15	Vízkár-elhárítási pályázatokkal kapcsolatos ügyek	15	–
H	003	05	Vízi társulásokkal kapcsolatos levelezés	5	–
H	004	15	Termésbecsléssel kapcsolatos ügyek	15	–
H	005	15	Növénytermesztéssel kapcsolatos ügyek, pályázatok, támogatások	15	–
H	006	10	Gyep- és legelőgazdálkodással kapcsolatos ügyek	10	–
H	007	HN	Földkiadással kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	HN
H	008	15	Falugazdász-hálózattal kapcsolatos ügyek	15	–
H	009	HN	Szövetkezeti üzletrésszel kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	HN
H	010	NS	Agrárfinanszírozással, hitelekkel, pénzügyi lízinggel kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	15
H	011	NS	Területfejlesztéssel, területrendezéssel kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	15
H	012	10	Öntözés, meliorációval kapcsolatos ügyek	10	–
H	013	15	Családi gazdaságokkal kapcsolatos ügyek (pl. fiatal gazdák támogatása, gazdahitel, kibontakozási hitel, kedvezőtlen térségi hitel)	15	–
H	014	15	Földművelésügyi hatósági ügyek	15	–
H	015	NS	1993–2004. V. 1-jéig odaítélt nemzeti támogatással megvalósuló agrárberuházások ügyintézése	Nem selejtezhető	15
H	016	NS	Őstermelőkkel kapcsolatos iratok, ügyek	Nem selejtezhető	15
H	017	NS	Dohánytermesztési ügyek	Nem selejtezhető	15
H	018	NS	MVH-NÉBIH-Földművelésügyi Igazgatóság közötti ügyek	Nem selejtezhető	15
H	019	NS	Gázolaj jövedéki adó	Nem selejtezhető	15
H	020	NS	Birtokösszevonás	Nem selejtezhető	15
H	021	15	Kábítószer előállítására alkalmas növényekkel kapcsolatos ügyek	15	–
H	022	15	Mezőőri, hegyőri szolgálattal kapcsolatos ügyek	15	–
H	023	HN	UMVP intézkedési jogcímeihez kapcsolódó ügyek	Nem selejtezhető	HN
H	024	05	Vízgazdálkodással kapcsolatos ügyek	5	–
H	025	HN	Bel- és árvízvédekezéssel kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	HN
H	026	HN	Védelmi bizottságokkal és területi vízgazdálkodási tanáccsal kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	HN
H	027	15	Nemzeti kárenyhítéssel kapcsolatos ügyek	15	–
H	028	15	Mezőgazdasági káreseményekkel (elemi kár, vis maior) kapcsolatos ügyek	15	–
H	029	HN	Katasztrófavédelmi ügyek	Nem selejtezhető	HN
H	030	HN	Szaktanácsadással kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	HN
H	031	15	Hegyközségek törvényességi felügyeletével kapcsolatos ügyek	15	–
H	032	NS	Termelői szerveződésekkel (TCS, TÉSZ, BÉSZ), integrátorokkal kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	15
H	033	NS	Tagállami állampolgárok ingatlanszerzésével kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	15
H	034	NS	Terület alapú támogatással (egységes kérelemmel) kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	15
H	035	NS	Rendkívüli eseményekkel kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	15
H	036	NS	NÉBIH-Földművelésügyi Igazgatóság közötti szakmai irányításra vonatkozó ügyek	Nem selejtezhető	15
H	037	10	Operatív, statisztikai jelentések, előterjesztések, ágazatra vonatkozó összefoglaló értékelések, tájékoztatások készítése, véleményezése	10	–
H	038	HN	Jogszabály által előírt nyilvántartások vezetése	Nem selejtezhető	HN
Vadászati hatósági ügyek
H	100	HN	Vadászati hatósági ügyek	Nem selejtezhető	HN
H	101	05	Vadászati ellenőrzések	5	–
H	102	15	Vadászterület kialakításával kapcsolatos ügyek	15	–
H	103	15	Vadászatra jogosultak nyilvántartásával kapcsolatos ügyek	15	–
H	104	15	Hivatásos vadászokkal kapcsolatos ügyek	15	–
H	105	05	Azonosító jelek kiadásával kapcsolatos ügyek	5	–
H	106	15	Vadgazdálkodási tevékenységgel kapcsolatos ügyek	15	–
H	107	15	A vadászati jog megsértésével kapcsolatos ügyek	15	–
Vadászati igazgatási ügyek
H	120	05	Statisztikai jelentések, adatszolgáltatások	5	–
H	121	15	Vadászati engedélyek kiadása	15	–
H	122	05	Trófeabírálat	5	–
Halászati hatósági ügyek
H	140	HN	Halászati hatósági ügyek	Nem selejtezhető	HN
H	141	05	Jogosulatlan halászat/horgászat	5	–
H	142	15	Engedélyek kiadása	15	–
H	143	05	Halászati-horgászati területi ellenőrzések	5	–
Halászati igazgatási ügyek
H	160	05	Adatszolgáltatás	5	–
H	161	15	Nyilvántartások vezetése	15	–

Élelmiszerlánc-biztonsági és Állat-egészségügyi ügyek
I	001	HN	Bejelentési kötelezettség alá tartozó járványos állatbetegségek megelőzése, leküzdése	Nem selejtezhető	HN
I	002	15	Állatbetegségektől való mentesítési programok	15	–
I	003	15	Parazitózisok elleni védekezés	15	–
I	004	15	Zoonózisok elleni védekezés	15	–
I	005	15	Állattartó, tenyésztő és szaporítótelepek állategészségügye	15	–
I	006	10	Az állat-egészségügyi ellenőrzés alá tartozó áruk bel- és külföldi forgalma	10	–
I	007	15	Állati hulladékok ártalmatlanná tétele	15	–
I	008	NS	Az állatvédelemmel kapcsolatos ügyek, jelentések	Nem selejtezhető	15
I	009	10	Veszélyes állatokkal, veszélyes ebekkel kapcsolatos ügyek	10	–
I	010	15	Bel- és külföldi állatvédelmi kapcsolatok és feladatok	15	–
I	011	HN	Bel- és külföldi állat-egészségügyi kapcsolatok	Nem selejtezhető	HN
I	012	15	A mezőgazdasági termékminősítés ellenőrzésével kapcsolatos ügyek	15	–
I	013	05	Bírságokkal, figyelmeztetéssel kapcsolatos ügyek	5	–
I	014	10	Tenyésztéspolitika, tenyésztésszervezés végrehajtásával kapcsolatos intézkedések (előterjesztések, javaslatok, jogszabály-tervezetek, törvényjavaslatok)	10	–
I	015	NS	Tenyésztő szervezetek elismerése, elismert tenyésztő szervezetek nyilvántartása, elismerésre javaslattétel, felülvizsgálata, ellenőrzése, tenyészetszám kiadás és nyilvántartás, tenyészetek felülvizsgálata, tenyészetek ellenőrzése, mesterséges termékenyítő szervezetek	Nem selejtezhető	15
I	016	NS	Fajtabejelentéssel, fajtaelismeréssel kapcsolatos ügyek, fajtaelismerésre nyilvántartásba vétel, fajtaelismerésre javaslattétel, fajtaelismerési vizsgálat, tesztek	Nem selejtezhető	15
I	017	NS	Törzskönyvezési ügyek, származási lap, származási igazolás, sorszám kiadás, hitelesítés, záradékolás	Nem selejtezhető	15
I	018	10	Export-import ügyek, VM szakmai hozzájárulás javaslati ügyek, igazolások kiadása vagy megtagadása, határozat, hatósági engedélyek kiadása	10	–
I	019	10	Hatósági engedélyek (mesterséges termékenyítő állomás, embrióátültető állomás, laborakkreditálás, apaállatok mesterséges termékenyítési engedélye)	10	–
I	020	10	Hatósági felügyelet és ellenőrző tevékenység, kivizsgálás, jegyzőkönyvek	10	–
I	021	10	Hatósági nyilvántartás közzétételek, nyilvántartás inszeminátor, embrióátültető, engedélyes tevékenységek és intézményeik	10	–
I	022	10	Egyéb közzétételek, propaganda kiadványok, évkönyvek	10	–
I	023	10	Baromfikeltetés, keltető állomások, halkeltetők, méhanya nevelő telepek ügyei	10	–
I	024	HN	Teljesítményvizsgálatok (ivadék teljesítmény vizsgálat) ITV, (saját teljesítmény vizsgálat) STV	Nem selejtezhető	HN
I	025	HN	Teljesítményvizsgálati Kódex, bizottság	Nem selejtezhető	HN
I	026	HN	Tenyészértékbecslés	Nem selejtezhető	HN
I	027	HN	Hatósági célú laborvizsgálatok jegyzőkönyvei, gyapjú minőség leletek, szaporodásbiológiai-, tenyésztéshigiéniai leletek	Nem selejtezhető	HN
I	028	NS	Egységes Nyilvántartási és Azonosító Rendszer (ENAR) és OVMR iratok	Nem selejtezhető	15
I	029	15	Informatikai ügyek	15	–
I	030	10	Apaállat gazdálkodás ügyei (igények, engedélyek, ellátás, szemlejegyzőkönyvek, selejtezés, év végi vagyonleltár)	10	–
I	031	05	Állattenyésztési támogatások finanszírozással kapcsolatos ügyek, ellenőrzések	5	–
I	032	10	Állattenyésztő telepek	10	–
I	033	10	Szaporodásbiológiai minősítő munkával kapcsolatos ügyek	10	–
I	034	05	Főfelügyelői, bírálói belső jelentések	5	–
I	035	05	Lótenyésztéssel kapcsolatos külföldi levelezések (ménbérletek, cserék, vételek, telivér és ügetőkancák panziós tartásával kapcsolatos ügyek)	5	–
I	036	05	Állattenyésztés – nemzetközi ügyek – tagságok – utak	5	–
I	037	HN	Őshonos génmegőrzés	Nem selejtezhető	HN
I	038	10	Állattenyésztési belső pályázatok ügyei (állattenyésztési alap, mecenatúra, génmegőrzés)	10	–
I	039	05	Import kérelem	5	–
I	040	HN	Ló útlevél kiadással kapcsolatos dokumentumok	Nem selejtezhető	HN
I	041	HN	Hazai előállítású engedélyköteles takarmányok kísérleti engedélyezés	Nem selejtezhető	HN
I	042	HN	Élelmiszer-biztonsági intézkedések, illetve ügyek	Nem selejtezhető	HN
I	043	10	Szabványosítással és hasznosítással összefüggő ügyek	10	–
I	044	15	Tanúsítási ügyek	15	–
I	045	HN	Laborminősítés és engedélyezési eljárások	Nem selejtezhető	HN
I	046	05	Metodika fejlesztés és oktatás	5	–
I	047	10	Szolgáltatási tevékenység levelezése	10	–
I	048	10	Nem engedélyköteles laboratóriumok nyilvántartásával kapcsolatos ügyek	10	–
I	049	03	Ügyfelek által beküldött borászati termékek minősítése	3	–
I	050	03	Borpárlat és származékok vizsgálata és minősítése	3	–
I	051	03	A bor előállításával, kezelésével, palackozásával, forgalomba-hozatalával kapcsolatos ellenőrzés	3	–
I	052	05	Társhatóságok által beküldött borminták vizsgálata	5	–
I	053	05	A delegálási szerződéssel kapcsolatos feladatok	5	–
I	054	15	Szakhatósági hozzájárulás, szakmai vélemény	15	–
I	055	HN	Borászati üzemek működési engedélye és dokumentációk	Nem selejtezhető	HN
I	056	03	Munkafüzetek, munkalapok, vizsgálati adatlapok	3	–
I	057	01	Automata műszerek eredménylapjai	1	–
I	058	01	Automata műszerek kalibrációs adatai	1	–
I	059	75	Hitelesítési okiratok	75	–
I	060	75	Műszerkönyvek, adatlapok	75	–
I	061	05	Minőségirányítási rendszer dokumentumai	5	–
I	062	05	Minőségirányítási rendszer feljegyzései	5	–
I	063	HN	Laboratóriumok általános működésével kapcsolatos iratok	Nem selejtezhető	HN
I	064	HN	Élelmiszer-forgalmazási ügyiratok	Nem selejtezhető	HN
I	065	HN	Takarmánybiztonsági és minőség-ellenőrzési ügyiratok	Nem selejtezhető	HN
I	066	HN	Engedélyköteles üzemek élelmiszerbiztonságával kapcsolatos iratok	Nem selejtezhető	HN
I	067	HN	Nem állati eredetű termékek, nem engedélyköteles üzemek élelmiszer-biztonságával kapcsolatos iratok	Nem selejtezhető	HN
I	068	HN	Étkeztetés és vendéglátás élelmiszer-biztonsági ellenőrzése	Nem selejtezhető	HN
I	069	HN	Élelmiszer-ipari gépek higiéniai minőségével kapcsolatos iratok	Nem selejtezhető	HN
I	070	10	Élelmiszerek higiéniai ügyei	10	–
I	071	10	Élelmiszer-exporttal kapcsolatos higiéniai ügyek	10	–
I	072	HN	Élelmiszer-ipari üzemek higiéniai ellenőrzése	Nem selejtezhető	HN
I	073	10	Élelmiszerek minőségének ellenőrzése	10	–
I	074	10	Új élelmiszerek gyártásával és az élelmiszerek sugárkezelésével kapcsolatos ügyek	10	–
I	075	10	Zöldség-gyümölcs minőség ellenőrzés	10	–
I	076	10	Az ökológiai termesztéssel és termeléssel kapcsolatos ügyek	10	–
I	077	10	Takarmány minőség ellenőrzése, takarmányhigiénia	10	–
I	078	15	Takarmány-ellenőrzési iratok	15	–
I	079	HN	Járványügyi feladatok iratai	Nem selejtezhető	HN
I	080	15	Microchippel kapcsolatos ügyek	15	–
I	081	NS	Takarmánykeverő üzemek szakhatósági állásfoglalásai	Nem selejtezhető	15
I	082	NS	Nyilvántartásba vétel (állatgyógyászatban használatos ápolószer, segédanyag, egyéb)	Nem selejtezhető	15
I	083	10	Takarmányokkal kapcsolatos nyilvántartások (takarmánykeverő üzemek, forgalmazók és brókerek, felelős képviselők)	10	–
I	084	NS	Takarmányügyekkel kapcsolatos fellebbezések	Nem selejtezhető	15
I	085	10	Gyógyszerminőséggel kapcsolatos bejelentések (mellékhatások pharmacovigilance) minőségi kifogások	10	–
I	086	05	Kölcsönös megfeleltetéssel, MVH ellenőrzéssel kapcsolatos ügyek	5	–
I	087	05	Forgalomba-hozatali járulékkal kapcsolatos dokumentumok	5	–
I	088	15	Szállítási feltételekkel kapcsolatos levelezés	15	–
I	089	15	Másodfokú hatósági eljárás	15	–
I	090	10	Egyéb járványvédelmi ügyek	10	–
I	091	05	Eboltással, ebmegfigyeléssel kapcsolatos ügyek	5	–
I	092	HN	Pályázatokkal, támogatásokkal kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	HN
I	093	15	Állatbetegségekkel kapcsolatos monitoringprogramok	15	–
I	094	15	Állami kártalanítás	15	–
I	095	15	Jelentések, tájékoztatások, irányítási és felügyeleti hatáskörben	15	–
I	096	05	Bírságok, figyelmeztetések	5	–
I	097	HN	Létesítmények engedélyezése, nyilvántartásba vétele, regisztrációs számok adása	Nem selejtezhető	HN
I	098	10	Szakmai adatfeldolgozás, adatszolgáltatás, éves jelentések	10	–
I	099	10	Szarvasmarha állat-egészségügyi ügyek	10	–
I	100	10	Sertés állat-egészségügyi ügyek	10	–
I	101	10	Baromfi állat-egészségügyi ügyek	10	–
I	102	10	Juh, kecske állat-egészségügyi ügyek	10	–
I	103	10	Hal állat-egészségügyi ügyek	10	–
I	104	10	Méh állat-egészségügyi ügyek	10	–
I	105	10	Nyúl állat-egészségügyi ügyek	10	–
I	106	10	Ló állat-egészségügyi ügyek	10	–
I	107	10	Vad állat-egészségügyi ügyek	10	–
I	108	05	Ügyeletek, készenlét	5	–
I	109	05	Audit, hivatalvizsgálatok	5	–
I	110	10	Kockázatbecslés alapján történt ellenőrzés	10	–
I	111	HN	Élelmiszer-előállítók ügyei	Nem selejtezhető	HN
I	112	05	RASFF ügyek; Nemzetközi gyorsriasztási rendszeren érkező ügyek kivizsgálásának ügyiratai	5	–
I	113	HN	Élelmiszer által okozott megbetegedéssel, ételmérgezéssel, ételfertőzéssel, élelmiszerlánc eseményekkel kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	HN
I	114	05	Monitoring és laboratórium vizsgálatok eredményei	5	–
I	115	05	Mesterséges termékenyítés, apaállatok állategészségügye, szaporítóanyag	5	–
I	116	05	Állattartási ügyek	5	–
I	117	05	Traces-állategészségügyi bizonyítványok, élőállat-forgalmazási ügyek	5	–
I	118	10	Állat-egészségügyi megfigyelés, karantén	10	–
I	119	05	Állatkiállítások, versenyek, vásárok, rendezvények	5	–
I	120	05	Állatkísérletek engedélyezése, kísérleti állatokkal kapcsolatos ügyek	5	–
I	121	05	Gyepmesteri tevékenység, ebrendészet, állatotthon	5	–
I	122	05	Állat-egészségügyi felügyelet alá tartozó létesítményekkel kapcsolatos ügyiratok	5	–
I	123	05	Gyógyszerforgalmazással kapcsolatos ügyek	5	–
I	124	05	Vadak, vadbegyűjtők, vadkísérő jegyek	5	–
I	125	05	Takarmány-előállítással, -tárolással, -forgalmazással, -szállítással kapcsolatos ügyek	5	–
I	126	05	Társhatóságok megkeresései	5	–
I	127	05	Határállomás ügyek	5	–
I	128	HN	Az állattenyésztésről szóló 1993. évi CXIV. törvény alapján engedélyköteles tevékenységek engedélyezésével kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	HN
I	129	15	Ellenőrzéssel, felülvizsgálattal kapcsolatos ügyek	15	–
I	130	15	Állattenyésztési szankciók alkalmazásával kapcsolatos ügyek, eljárások	15	–
I	131	HN	Állatnyilvántartási és azonosítási rendszerekkel kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	HN
I	132	15	Egyéb tenyésztési hatósági ügyek	15	–

Földhivatali ügyek
Ingatlan-nyilvántartás
J	001	HN	Jogok és tények bejegyzése, módosítása alapjául szolgáló iratok, kivéve a társasházra és szövetkezeti házra vonatkozó iratokat	Nem selejtezhető	HN
J	002	HN	Jogok és tények törlésére vonatkozó iratok	Nem selejtezhető	HN
J	003	HN	Társasház és szövetkezeti ház alaprajza, alapító okirata és módosítása, illetőleg közgyűlési jegyzőkönyve, valamint a bejegyzést elrendelő, törlés ügyében hozott határozat	Nem selejtezhető	HN
J	004	HN	Az ingatlan adataiban történt változások átvezetése alapjául szolgáló okiratok	Nem selejtezhető	HN
J	005	HN	Változás a jogosult adataiban	Nem selejtezhető	HN
J	006	HN	Megszűnt ingatlan-nyilvántartási térkép, tulajdoni lap, helyrajzi szám és névmutató	Nem selejtezhető	HN
J	007	HN	Átalakítással, a szerkesztéssel kapcsolatos iratok (tulajdonilap-tervezetek, munkatérkép és eltérési jegyzék, megszűnt tulajdoni lapok és azonosítási jegyzék és egyéb irat)	Nem selejtezhető	HN
J	008	03	Egyéb ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó ügy iratai (felvilágosítás, másolatmegrendelés, statisztikai jelentésekhez készített összesítők stb.)	3	–
J	009	HN	Biztonsági elemek kezelése (tulajdoni lap másolatok papírja, hologramok stb. felhasználása)	Nem selejtezhető	HN
J	010	HN	Régi telekkönyvi betétek és az azokban lévő jogok, tények bejegyzése alapjául szolgáló okiratok	Nem selejtezhető	HN
J	011	HN	Osztatlan közös tulajdon megszüntetésével keletkező ingatlan tulajdonjogának bejegyzése alapjául szolgáló okiratok	Nem selejtezhető	HN
J	012	HN	Fellebbezés, bírósági jogorvoslati kérelem, közigazgatási perekkel, kártérítési ügyekkel és kártérítési perekkel kapcsolatos iratok	Nem selejtezhető	HN
J	013	HN	Felügyeleti jogkörben hozott intézkedések	Nem selejtezhető	HN
Földvédelem, földhasznosítás, földhasználati nyilvántartás, földminősítés
J	020	NS	Osztályba sorozással, aranykorona-érték megállapításával és földminősítéssel kapcsolatos iratok	Nem selejtezhető	15
J	021	NS	Földminősítési mintaterek megszüntetésével, kijelölésével kapcsolatos iratok, osztályba sorozási, földminősítési munkatérkép	Nem selejtezhető	15
J	022	NS	Földvédelmi járulékokkal, bírságokkal kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	15
J	023	NS	Földhasználati nyilvántartásba vétellel és módosítással kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	15
J	024	NS	Földhasználati nyilvántartásból való törléssel kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	15
J	025	NS	Földhasználati bírsággal kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	15
J	026	05	Földhasználati nyilvántartásból történő adatszolgáltatással kapcsolatos ügyek	5	–
J	027	03	A földhivatalok parlagfű-mentesítéssel kapcsolatos ügyei	3	–
J	028	10	Termőföld engedély nélküli más célú hasznosításával kapcsolatos ügyek	10	–
J	029	10	Termőföld végleges más célú hasznosításának engedélyezése	10	–
J	030	10	Termőföld időleges más célú hasznosításának engedélyezése	10	–
J	031	03	Újrahasznosításra visszaadott területek ügyei	3	–
J	032	03	A termőföldek hasznosítási kötelezettségével kapcsolatos ügyek (beleértve a mellékhasznosítást és az ideiglenes hasznosítást)	3	–
J	033	05	Földvédelmi jogkörben kiadott szakhatósági állásfoglalások	5	–
J	034	10	Területrendezési tervek és településrendezési eszközök – meliorációs – és egyéb fejlesztési tervek véleményezése	10	–
J	035	NS	Termőföld-privatizáció végrehajtása (kárpótlás, részarány-földkiadás)	Nem selejtezhető	15
J	036	NS	Birtok-összevonási célú önkéntes földcsere	Nem selejtezhető	15
J	037	NS	Egyéb földvédelmi és földhasználati iratok (értekezletek, szakmai állásfoglalások, előírások, ügyirat áttétel stb.)	Nem selejtezhető	15
J	038	HN	A Nemzeti Földalappal kapcsolatos intézkedések	Nem selejtezhető	HN
J	039	10	Művelési ág változással kapcsolatos ügyek	10	–
Földmérés, térképészet és térinformatika
J	050	NS	Állami földmérési alaptérkép (melléktérképek is)	Nem selejtezhető	15
J	051	NS	Állami földmérési alaptérkép nyilvántartási példányai	Nem selejtezhető	15
J	052	NS	Régi – forgalomból kivont – térképek (telekjegyzőkönyves térképek is)	Nem selejtezhető	15
J	053	NS	Régi – forgalomból kivont – térképek nyomatai	Nem selejtezhető	15
J	054	NS	Átnézeti térkép és vázlat eredeti példánya	Nem selejtezhető	15
J	055	NS	Területjegyzék és függeléke	Nem selejtezhető	15
J	056	HN	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: elhatárolások jegyzőkönyvei, vázrajzai, vázlatai és munkarészei	Nem selejtezhető	HN
J	057	HN	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: azonosító jegyzék térképtári példányai	Nem selejtezhető	HN
J	058	HN	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: mérési és számítási jegyzőkönyvek meghatározási tervek, kitűzési, számítási munkarészek, azok átnézeti vázlatai, koordinátajegyzék	Nem selejtezhető	HN
J	059	HN	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: mérési vázlat, tömbrajz vagy mérési jegyzet (manuálé)	Nem selejtezhető	HN
J	060	HN	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: területszámítás írásbeli és rajzi munkarészei	Nem selejtezhető	HN
J	061	HN	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: alaptérkép és annak mérettartó másolata (az új másolat készítéséig)	Nem selejtezhető	HN
J	062	HN	Állami földmérési alaptérkép-készítés munkarészei: átnézeti térkép	Nem selejtezhető	HN
J	063	03	Vállalkozási szerződések módosításának véleményezése, határidő módosításának engedélyezése	3	–
J	064	HN	Közigazgatási és nyilvántartási egységek területváltozásait tartalmazó írásbeli és rajzi munka részei, valamint jegyzőkönyvei	Nem selejtezhető	HN
J	065	HN	Változások előzetes nyilvántartása	Nem selejtezhető	HN
J	066	HN	Földrészlet-megosztási, épületfeltüntetési és művelési ág változás vázrajzai, valamint a területszámítás munkarészei	Nem selejtezhető	HN
J	067	HN	A tulajdoni lap tartalmát nem érintő, csak az ingatlan-nyilvántartási térkép tartalmát módosító változások írásbeli, illetve rajzi munkarészei	Nem selejtezhető	HN
J	068	NS	Földbirtok-politikai munkarészek (polgári tagosítás mérései, számításai, földvédelmi törvény földmérési munkarészei, termőföld privatizációval kapcsolatos munkarészek)	Nem selejtezhető	15
J	069	HN	Földmérési jelek elhelyezésével kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	HN
J	070	HN	Belső ellenőrzések során készített mérési, számítási és egyéb jegyzőkönyvek, szakfelügyeleti jelentés iratai	Nem selejtezhető	HN
J	071	HN	Felmérések műszaki tervei, azok véleményezése, állami átvételi vizsgálat munkarészei, valamint záró jegyzőkönyv	Nem selejtezhető	HN
J	072	HN	Bejelentett geodéziai munkákkal kapcsolatos intézkedések, vizsgálatok, valamint a koordinációs tevékenység iratai és munkarészei	Nem selejtezhető	HN
J	073	HN	Alappont-védelemmel kapcsolatos iratok, jegyzőkönyvek	Nem selejtezhető	HN
J	074	05	Földmérő és állami alapadatokat felhasználó szervek tevékenységének szakfelügyeletével kapcsolatos iratok	5	–
J	075	03	Szakmai felvilágosítás, tájékoztatás, adatszolgáltatás	3	–
J	076	05	Szakértői tevékenységgel, mérnöki kamarai kapcsolattartással és ingatlanrendezői minősítésekkel, földmérői igazolványokkal kapcsolatos ügyek	5	–
J	077	05	Földmérési panaszokkal, bírósági megkeresésekkel kapcsolatos iratok	5	–
J	078	05	Sajátos célú földmérési munkák vizsgálatával és záradékolásával kapcsolatos levelezés	5	–
J	079	05	Adat- és térképtári adatszolgáltatás írásbeli és rajzi munkarészei	5	–
J	080	HN	Megrendelésre végzett munkák mérési, számítási, rajzi és ügyviteli munkarészei	Nem selejtezhető	HN
J	081	03	Térkép-sokszorosítással kapcsolatos ügyiratok	3	–
J	082	03	Egyéb térképtári iratok	3	–
J	083	HN	Digitális adathordozók tárolása, kezelése és nyilvántartása	Nem selejtezhető	HN
J	084	HN	Térinformatikai rendszerek létrehozásának engedélyezése	Nem selejtezhető	HN
J	085	HN	Osztatlan közös tulajdon megszüntetésével kapcsolatban földmérési szakterületen keletkezett iratok	Nem selejtezhető	HN
J	086	NS	Telekalakítási eljárással kapcsolatos iratok	Nem selejtezhető	15
J	087	03	Segédanyag és szolgáltatás igénylése, nyilvántartása	3	–
J	088	HN	Felmérési, térképezési vagy területszámítási hibák kivizsgálásának elsőfokú földhivatali iratai	Nem selejtezhető	HN
J	089	HN	Fellebbezésekkel, bírósági jogorvoslati kérelmek, közigazgatási perekkel kapcsolatos iratok	Nem selejtezhető	HN

Egészségbiztosítási Pénztári ügyek
Pénzbeli ellátási ügyek iratai
K	001	05	Pénzbeli ellátási igények és a hozzájuk kapcsolódó iratok (igénybejelentések, foglalkoztatói igazolások, jövedelem-igazolás másolatok, egyéb bizonylatok és iratok, igényelutasító határozatok, végzések), számviteli bizonylatnak minősülő táppénzes okmányok (keresőképtelenség orvosi igazolása)	5	–
K	002	05	Visszafizetésre és megtérítésre kötelező határozatok, fizetési meghagyások a megtérülést követően	5	–
K	003	05	A pénzbeli ellátások (táppénz, terhességi-gyermekágyi segély, GYÁP, GYED) számfejtési lapja, az utolsó intézkedést követően	5	–
K	004	05	Baleseti táppénzigények és a hozzá kapcsolódó iratok (igénybejelentések, foglalkoztatói igazolások és egyéb iratok, határozatok, végzések), kivéve a számviteli bizonylatnak minősülő táppénzes okmányok (keresőképtelenség orvosi igazolása)	5	–
K	005	05	Pénzbeli ellátások méltányosságból történő továbbfolyósítására irányuló kérelmek ügyiratai	5	–
K	006	05	A pénzbeli ellátásokkal összefüggő adó-, járulék- és tagdíjbevallással kapcsolatos iratok, kifizetési jegyzékek, összesítő jegyzékek stb. (nem pénzügyi bizonylatok)	5	–
K	007	05	Az 1/3 munkáltatói táppénz hozzájárulásról kibocsátott határozatokkal kapcsolatos levelezések, a határozatokról készített átadási jegyzék	5	–
K	008	05	Magyar állampolgárok külföldi sürgősségi gyógykezelésével kapcsolatos iratanyagok	5	–
K	009	05	Utazási költségtérítéssel kapcsolatos iratok (utazási költségtérítési igény okmányai és azok mellékletei, határozatok, végzések, kifizetési jegyzék másolatok), kivéve a számviteli bizonylatnak minősülő utazási utalvány	5	–
K	010	05	Pénzbeli ellátásokkal és utazási költségtérítéssel kapcsolatos túlfizetések az ügyvitel hibájából	5	–
K	011	05	Kifizetőhelyi határozat ellen benyújtott fellebbezések, a jogorvoslati eljárás során keletkezett iratok, határozatok	5	–
K	012	03	Egyszeri méltányossági segélyek iratai	3	–
Ellenőrzési ügyek iratai
K	020	HN	A kifizetőhelyek létesítésének és megszűnésének dokumentumai, a kifizetőhelyekkel kötött megállapodások	Nem selejtezhető	HN
K	021	03	A kifizetőhelyek szervezésével, indításával, működésével és megszűnésével, valamint más foglalkoztatókkal kapcsolatos levelezések	3	–
K	022	05	Kifizetőhelyek és a nem kifizetőhelyes foglalkoztatók, valamint magánszemélyek ellenőrzésével kapcsolatos jegyzőkönyvek és az ezekhez kapcsolódó iratok	5	–
K	023	05	A feltárt jogalap nélküli kifizetésekkel kapcsolatos határozatok, fizetési meghagyások (a megtérülést követő)	5	–
K	024	HN	Kifizetőhelyi nyilvántartás	Nem selejtezhető	HN
K	025	05	Egyedi megkeresések alapján lefolytatott ügyirati ellenőrzések iratai (készpénzellátások, jövedelemigazolás, megtérítés, környezettanulmány stb.)	5	–
Nyilvántartási ügyek
K	040	05	Új TAJ szám kiadásával kapcsolatos ügyiratok (adatkérés, TAJ szám kiadása, adategyeztetés stb.)	5	–
K	041	05	Egyéb jogcímen kiadott TAJ szám kiadásával kapcsolatos iratok. Hatósági igazolványok az egészségügyi szolgáltatásra való jogosultságról	5	–
K	042	05	Nyilvántartási szám kiadásához kapcsolódó ügyiratok	5	–
K	043	05	Foglalkoztatói nyilvántartáshoz kapcsolódó iratok a foglalkoztató megszűnését követően	5	–
K	044	05	Biztosított nyilvántartáshoz kapcsolódó iratok a bejelentést követően	5	–
K	045	05	Biztosítási jogviszony elismeréséről, törléséről rendelkező határozatok és az azokhoz kapcsolódó iratok, a határozatok jogerőre emelkedésétől számítva	5	–
K	046	05	A szociális biztonságról szóló nemzetközi egyezményekkel kapcsolatos ügyiratok a jogosultság megszűnését követően	5	–
K	047	05	Az egészségügyi szolgáltatásra való jogosultság igénybevételére kötött megállapodások a megállapodás megszűnését követően	5	–
K	048	03	Az EU-kártya és a kártyahelyettesítő nyomtatvány kiadásával kapcsolatos ügyiratok	3	–
K	049	05	Az uniós koordinációs rendeletekkel, valamint az alkalmazási szabályzatokkal kapcsolatos ügyek iratai. A külföldi biztosítóval történő kapcsolattartás iratai.	5	–
A közgyógyellátással kapcsolatos ügyek iratai
K	060	05	A közgyógyellátási igazolványok kiadásával, a közgyógyellátás hatósági nyilvántartás kezelésével kapcsolatos iratok, önkormányzatokkal történő egyeztetések iratai, a közgyógyellátási tevékenység végzéséhez kapcsolódó levelezés iratai	5	–
Az Egészségbiztosítási Alap ellátási szektor iratai, számviteli bizonylatai
K	070	10	Banki műveletek bizonylatai (folyószámla-kivonatok, banki értesítések anyagai, hatósági átutalási megbízás), számítástechnikai adathordozók	10	–
K	071	10	Ellátási utalási bizonylatok, számlák, utalványlisták, elszámolások, adathordozók stb.	10	–
K	072	10	Ellátáshoz kapcsolódó házipénztári okmányok, bizonylatok, pénztár jelentések, kimutatások, számlatömb, rovancsolási jegyzőkönyv és nyilvántartása	10	–
K	073	05	Levelezés pénzintézetekkel, egyéb szervekkel pénzforgalmi, pénzügyi tárgyban	5	–
K	074	10	Ellátási szektor folyószámlái, folyószámla alapbizonylatai, folyószámla vezetése során keletkezett bizonylatok (pl. jogalap nélküli, megtérítés, közgyógyellátás stb.) a nyilvántartásokból való kivezetéstől számítottan	10	–
K	075	10	Ellátási szektor folyószámla alapbizonylatai (pl. határozat, végzés, fizetési felszólítás, jegyzékek stb.) és a folyószámlához kötődő egyenlegértesítők	10	–
K	076	10	Ellátási szektor folyószámláihoz kötődő leltárak	10	–
K	077	10	Kifizetőhelyi ellátások elszámolása	10	–
K	078	01	Tartozásigazolások	1	–
K	079	10	A kettős könyvviteli és pénzforgalmi rendszer és a számítógépes analitikus rendszerek keretében alkalmazott naplók, számlalapok, főkönyvi kivonatok	10	–
K	080	10	Ellátási szektor eredeti, aláírt névjegyzéke	10	–
K	081	HN	A D/jelű beszámolókat alátámasztó zárlati mellékletek anyagai	Nem selejtezhető	HN
K	082	05	A beszámolóhoz kötődő iránymutatások, levelezések	5	–
Kincstári forgalommal kapcsolatos iratok
K	090	HN	Hozzáférési, banki aláírási jogosultságok, ügyintézéshez kötődő adatszolgáltatás Kincstárnak	Nem selejtezhető	HN
K	091	10	GIRO utaláshoz kötődő levelezés	10	–
K	092	05	Kincstári útmutatók és utasítások	5	–
Adó- és járulékügyek iratai
K	100	10	Az ellátási szektorral kapcsolatos adó- és járulékbevallások, egyenlegközlők, folyószámla-kivonatok anyagai	10	–
K	101	10	Adó- és járulékbevallással kapcsolatos elektronikus levelezés iratai	10	–
Jogi és igazgatási ügyek iratai
K	111	05	Másodfokú eljárásban keletkezett ügyek iratai, a jogerős befejezést, illetve a bennük foglaltak teljesedését követő	5	–
K	112	03	Büntető és szabálysértési ügyek az eljárás lezárását követő	3	–
K	113	05	Méltányossági kérelmek és az azokhoz kapcsolódó iratok (elengedés, fizetési könnyítés, fizetési kedvezmény, részletfizetés, költségmentesség) a megtérüléstől számított	5	–
K	114	05	A végrehajtási eljárásban keletkezett iratok a megtérülés, illetve a végrehajtási jog elévülését követő	5	–
K	115	05	Csőd, felszámolás, végelszámolás iratai az eljárás jogerős befejezésétől számított	5	–
K	116	05	Egyéb fizetésre kötelező döntések (mulasztási bírság, eljárási bírság, eljárási költség stb.) a megtérülést követő	5	–
Statisztikai ügyek iratai
K	130	05	Kifizetőhelyeken és kirendeltségeknél végzett statisztikai ellenőrzések jegyzőkönyvei	5	–
K	131	03	Kifizetőhelyi adatszolgáltatás, jelentés, statisztika	3	–

Nyugdíjbiztosítási ügyek
Nyugellátási iratok
L	001	05	Öregségi nyugdíj ügyiratok, a nyugdíjasra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő (ideértve az előnyugdíj, korengedményes, bányásznyugdíj, egyes művészeti tevékenységet folytatók részére megállapított nyugdíjat, ún. polgármesteri, országgyűlési képviselők és a nők kedvezményes nyugdíjmegállapítás iratai)	5	–
L	002	05	Rokkantsági nyugdíj megállapító ügyiratok, az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően	5	–
L	003	05	Baleseti rokkantsági nyugdíjat, baleseti járadékot megállapító ügyiratok az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően	5	–
L	004	05	Az elutasított nyugdíjigény ügyirata, az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően	5	–
L	005	05	Elutasított baleseti nyugellátás iránti igény ügyirata, az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően	5	–
L	006	05	Átmeneti járadékot és bányász dolgozók egészségkárosodási járadékát megállapító ügyiratok (öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően)	5	–
L	007	05	Rendszeres szociális járadék megállapító ügyiratok, az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően	5	–
L	008	05	Hozzátartozói, baleseti hozzátartozói ellátást megállapító határozatok az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően	5	–
L	009	01	Hozzátartozó nélkül elhalt nyugdíjas iratai az erre vonatkozó értesítés kézhezvételétől számítva	1	–
L	010	05	Szolgálati idő elismerési kérelem ügyirat, ha nyugdíjigény nem követte, az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően	5	–
L	011	05	Igényvisszavonással lezárt ügyirat, az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően	5	–
L	012	05	Megszüntető határozattal lezárt eljárás ügyirata az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően	5	–
L	013	05	Rokkantsági járadék megállapítása (a nyugdíjkorhatár betöltését követően)	5	–
L	014	NS	Politikai rehabilitációval kapcsolatos kárpótlási ügyek	Nem selejtezhető	15
L	015	03	Nyugdíjhatározatok kísérő jegyzéke	3	–
L	016	05	Nyugdíj névmutató kartonok (ha a NYUGDMEG rendszerben előzményként nem rögzítették) a nyugdíjügyiratokkal együtt	5	–
L	017	03	NYUGDMEG-ben általános levelezésként iktatott iratok	3	–
L	018	05	Más szervek által illetékességből kért vizsgálati ügyiratok – végleges rokkanttá minősítettek vonatkozásában az utolsó szakvéleménytől számított	5	–
L	019	10	Rögzített nyugdíj megállapításával kapcsolatos iratok	10	–
L	020	05	Rehabilitációs járadék ügyiratok (az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően)	5	–
L	021	10	A nyugdíjellátás melletti biztosítási időre és jövedelemre tekintettel történő nyugdíjemeléssel kapcsolatos ügyek (Tny. 22/A. §) (az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltése utáni utolsó határozathozatalt követően)	10	–
L	022	05	Előzetes orvosi szakvélemény, ha azt nem követte rokkantsági nyugdíjigény	5	–
L	023	05	Korhatár előtti ellátás, szolgálati járandóság, átmeneti bányászjáradék és balett művészeti életjáradék igényléséhez, megállapításához, módosításához és megszüntetéséhez kapcsolódó iratok az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően	5	–
L	024	05	Megváltozott munkaképességű személyek ellátásainak (rokkantsági ellátás, rehabilitációs ellátás) igényléséhez, megállapításához, módosításához és megszüntetéséhez kapcsolódó iratok az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően	5	–
L	025	05	Bányászok egészségkárosodási járadéka igényléséhez, megállapításához, módosításához és megszüntetéséhez kapcsolódó iratok az ellátásban részesülőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően	5	–
L	026	10	Adategyeztetési eljárásra vonatkozó ügyirat, ha nyugdíjigény nem követte, az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően	10	–
Nyilvántartási iratok
L	040	05	Biztosítási jogviszony elutasításáról szóló határozatok (nyugdíjkorhatár betöltését követően)	5	–
L	041	05	Bányanyugbér törzslapok (nyugdíjkorhatár betöltését követően)	5	–
L	042	05	Várományi lapok (nyugdíjkorhatár betöltését követően)	5	–
L	043	05	Adatbázis-helyreállítási kérelem	5	–
L	044	05	Társadalombiztosítási egyéni nyilvántartólap, járulék elszámolási lap, járulék elszámolási nyilvántartó lap, munkabér jövedelemigazolás elektronikus formában (nyugdíjkorhatár betöltését követően)	5	–
L	045	05	Mezőgazdasági biztosítottak bélyeglapjai, pótbélyeg lapjai (nyugdíjkorhatár betöltését követően)	5	–
L	046	05	Mezőgazdasági termelőszövetkezeti tagnyilvántartó lap elektronikus formában (nyugdíjkorhatár betöltését követően)	5	–
L	047	03	Külföldi jogviszonnyal kapcsolatos igazolás és egyéb megkeresések	3	–
L	048	01	Nyilvántartási osztály általános levelezései	1	–
L	049	HN	Megszűnt törzsszámmutató kartonok és könyvek	Nem selejtezhető	HN
L	050	05	Nyugdíj- és Egészségbiztosítási Egyéni Nyilvántartó lap (nyugdíjkorhatár betöltését követően)	5	–
L	051	05	Nyugdíjbiztosítási Egyéni Nyilvántartó lap (nyugdíjkorhatár betöltését követően)	5	–
L	052	HN	Lajstromos nyilvántartások (ha nem kerültek átírásra)	Nem selejtezhető	HN
L	053	HN	Egyéni munkáltatói nyilvántartások és a lajstromos nyilvántartások elhasznált, tönkrement példányai adatainak a társadalombiztosítási egyéni nyilvántartó lapra történt átmásolását és ellenőrzést követően (ha van még ilyen)	Nem selejtezhető	HN
L	054	05	Biztosítási jogviszony elismeréséről, törléséről szóló határozat	5	–
L	055	03	NAV-tól adatszolgáltatás kérése egyéni vállalkozók nyugdíj ügyében	3	–
L	056	01	NAV-tól átvett, járulék-folyószámlákból történő jogosítások	1	–
L	057	05	Igazolás a nyilvántartásba bejelentett adatokról	5	–
L	058	05	Járulék-folyószámla iratanyag 1998. december 31. (nyugdíjkorhatár betöltését követően)	5	–
L	059	03	Ellenőrzési szakterülettel kapcsolatos levelezés (ellenőri eljárásra felkérések, ellenőri szakterület felől érkező kérések)	3	–
L	060	15	Felszámolási-végelszámolási eljárással kapcsolatos levelezés	15	–
L	061	05	Kérelmek, jegyzőkönyvek, ügyirathoz nem kapcsolódó feljegyzések, ügyfél nyilatkozatai, idézések	5	–
L	062	05	Hatósági bizonyítvány nyugdíjbiztosítási nyilvántartásban szereplő adatról	5	–
L	063	50	Bejelentőlap, meghatalmazás (a meghatalmazás, képviselet érvényességének keletkezését követően)	50	–
L	064	HN	Korkedvezmény-biztosítási járulék megfizetése alól történő mentesítéséről hozott határozat	Nem selejtezhető	HN
L	065	10	Hiánypótlás, adatpótlás, hibás adatszolgáltatás javíttatása	10	–
L	066	10	Elmaradt adatszolgáltatás pótlása	10	–
L	067	01	Belföldi jogsegély (nyugdíjbiztosítási adatkérés)	1	–
L	068	01	Belföldi jogsegély (nem nyugdíjbiztosítási igazgatási szerv megkeresése)	1	–
L	069	05	Külső szervtől történő megkeresések, melyek nem minősülnek belföldi jogsegélynek	5	–
L	070	05	Mulasztási bírság kiszabása, mérséklése, elengedése és fizetési kedvezmény engedélyezése	5	–
L	071	01	Adatszolgáltatás ellátás megállapításához – megyén belül	1	–
Ellenőrzési iratok
L	090	05	Foglalkoztatói és egyéni vállalkozói ellenőrzési jegyzőkönyvek, megbízólevél, tértivevény és meghatalmazás	5	–
L	091	10	Felszámolási eljárással kapcsolatos ügyiratok	10	–
L	092	10	Végelszámolással kapcsolatos ügyiratok	10	–
L	093	10	Egyéb megszűnéssel kapcsolatos ügyiratok, ideértve bármely ok miatt ellenőrizhetetlenné vált foglalkoztatók és egyéni vállalkozások ellenőrzésével összefüggő ügyiratok	10	–
L	094	05	Nyugdíjellenőrzéssel kapcsolatos iratok	5	–
L	095	05	Adatszolgáltatással kapcsolatos ügyiratok	5	–
L	096	03	Környezettanulmányok és együttéléssel kapcsolatos vizsgálatok	3	–
L	097	03	Területi nyugdíjellenőrzés általános levelezései	3	–
Jogi iratok
L	110	15	Megtérítési ügyek	15	–
L	111	15	Jogalap nélkül felvett ellátások megtérítésével kapcsolatos ügyek	15	–
L	112	05	Csőd- és felszámolási eljárással kapcsolatos levelezés, valamint a hitelezői igények érvényesítésével kapcsolatos iratok	5	–
L	113	10	Követelések törlésével kapcsolatos iratok	10	–
L	114	05	Végrehajtás, behajtás, felszámolás és biztosítási intézkedések kezdeményezésével kapcsolatos iratok	5	–
L	115	05	Tny. 80. § szerinti késedelmi kamatkövetelés (költségmegtérítés)	5	–
L	116	05	Egyéb méltányossági ügyek	5	–
L	117	10	Nyugdíjperek ügyiratai	10	–
Egyéb iratok
L	130	50	Nyugdíjbiztosítási ellátásra irányuló megállapodások és egyéb iratok (a megállapodás megkötésétől számított)	50	–
L	131	05	Megállapodásokkal összefüggő adatszolgáltatások	5	–
L	132	10	Nyugdíjbiztosítási ellátási szektor pénzügyi-számviteli iratok	10	–
L	133	03	Kivételes nyugdíjemeléssel kapcsolatos ügyek	3	–
L	134	03	Kivételes nyugellátás előkészítésével kapcsolatos ügyek	3	–
L	135	05	Kivételes nyugellátás, árvaellátás elutasítása	5	–
L	136	05	NYUFIG-hoz továbbított méltányossági nyugdíjemelési jegyzékek	5	–
L	137	01	Egyszeri segélykérelmek	1	–
L	138	01	Szolgálati idő vásárlásával kapcsolatos levelezés	1	–
Alapkezeléssel kapcsolatos iratok
L	150	10	Ellátási szektor pénzforgalommal kapcsolatos iratai	10	–
L	151	10	Magánnyugdíjpénztárból visszalépésekkel kapcsolatos iratok	10	–
L	152	50	Megállapodással kapcsolatos folyószámlák	50	–
L	153	10	Egyéb ellátási szakterületen vezetett (pl. baleseti megtérítéses) folyószámlák	10	–
L	154	10	Mulasztási, eljárási bírságokkal kapcsolatos folyószámlák	10	–
L	155	10	Követelésekkel, kötelezettségekkel kapcsolatos levelezések az ellátási szektorban	10	–

Az utasítást a 13/2015. (VI. 8.) MvM utasítás 5. § (2) bekezdése hatályon kívül helyezte 2015. június 9. napjával.

A 6. § (2) bekezdése a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek