36/2013. (IX. 27.) EMMI utasítás
36/2013. (IX. 27.) EMMI utasítás
az ideiglenes külföldi kiküldetésre vonatkozó szabályzatról1
2013.11.23.
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában meghatározott jogkörömben eljárva, illetve az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés c) pontjában foglaltak alapján a következő utasítást adom ki:
1. § Az Emberi Erőforrások Minisztériumának ideiglenes külföldi kiküldetésre vonatkozó szabályzatát a Mellékletben foglaltak szerint állapítom meg.
2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
3. §2
Melléklet a 36/2013. (IX. 27.) EMMI utasításhoz
Az ideiglenes külföldi kiküldetésre vonatkozó szabályzat
1. Alapfogalmak
1.1. Ideiglenes külföldi kiküldetés: az Emberi Erőforrások Minisztériuma (a továbbiakban: minisztérium) által meghatározott célból, illetve a minisztérium tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében történő Magyarország területén kívüli munkavégzés (beleértve a képzést, továbbképzést, tapasztalatcserét), amelynek tervezett időtartama nem haladja meg a 3 hónapot.
1.2. Kiküldött: a minisztérium elrendelése alapján külföldi kiküldetést teljesítő személy.
1.3. Külsős kiküldött: a minisztériummal állami vezetői szolgálati, illetve kormányzati szolgálati jogviszonyban vagy munkaviszonyban nem álló, a minisztérium elrendelése alapján ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy. Külsős kiküldött a minisztériummal megbízási vagy vállalkozási szerződéses viszonyban álló személy is, amennyiben ideiglenes külföldi kiküldetést teljesít.
1.4. EU-s és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység: a hatályos SZMSZ alapján kijelölt azon szervezeti egység (főosztály, államtitkári kabinet), amely az EMMI adott ágazata, meghatározott szervezeti egységei vonatkozásában felelős az Európai Unióval (a továbbiakban: EU) összefüggő és nemzetközi ügyek ellátásáért, illetve a külföldi kiküldetések engedélyeztetéséért és szervezéséért. Ezek a szabályzat hatálybalépésének időpontjában a következők:
1.4.1. Nemzetközi Főosztály,
1.4.2. Nemzetközi és Európai Ügyek Egészségügyi Ágazati Főosztálya,
1.4.3. Oktatási Nemzetközi Főosztály,
1.4.4. Nemzetközi Kulturális Kapcsolatok Főosztálya,
1.4.5. Szociális Európai Uniós és Nemzetközi Főosztály,
1.4.6. Sportért és Ifjúságért felelős Államtitkári Kabinet,
1.4.7.3 Stratégiai és Igazgatási Főosztály (Társadalmi Felzárkózásért Felelős Államtitkárság),
1.4.8. Egyházi, Nemzetiségi és Civil Társadalmi Kapcsolatokért Felelős Államtitkári Kabinet, valamint Nemzetiségi és Civil Társadalmi Kapcsolatokért Felelős Helyettes Államtitkári Titkárság.
1.5. Kiküldetés kezdeményezője: az a személy, aki a kiküldetés szakmai indokoltsága alapján a kiküldetés engedélyezésének folyamatát a kiküldetésre vonatkozó javaslatával elindítja.
1.6. Kiküldetés engedélyezője/elrendelője: azok az állami vezetők, akik az egyes kiküldetések esetében döntenek a kiküldetés elrendeléséről az EMMI Szervezeti és Működési Szabályzata 149. §-a szerint.
1.7. Kötelezettségvállaló: Igazgatási keret esetében a közigazgatási államtitkár, fejezeti sorról lehelyezett keret esetében, illetve az ágazatok által az Igazgatáson megtervezett és elkülönítetten kezelt és egyéb külön kezelt pénzeszköz esetén az ágazati államtitkár vagy az általa kijelölt személy.
2. A szabályzat hatálya
2.1. Jelen szabályzat hatálya kiterjed:
2.1.1. a minisztériummal állami vezetői szolgálati, illetve kormányzati szolgálati jogviszonyban vagy munkaviszonyban álló kiküldöttekre, függetlenül attól, hogy ideiglenes külföldi kiküldetésük a minisztérium költségvetésének, más költségvetési előirányzatnak, más hazai vagy külföldi forrásnak a terhére valósul meg,
2.1.2. külsős kiküldöttekre, amennyiben ideiglenes külföldi kiküldetésük a minisztérium költségvetésének terhére valósul meg.
3. A kiküldetések tervezése
3.1. A Nemzetközi Főosztály az Államtitkárságok éves kiküldetési terv-javaslatai alapján a 3.2. pontban leírtak szerint éves kiküldetési tervet állít össze, minden év január 31-ig.
3.2. Az ágazati éves kiküldetési terv-javaslatokat az ágazatok EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egységei állítják össze a szakfőosztályok bevonásával. A miniszter, a Parlamenti Államtitkárság, a Közigazgatási Államtitkárság és a Miniszteri Kabinet kiküldetési terv-javaslatát – az említett szervezeti egységektől kapott információk alapján – a Nemzetközi Főosztály állítja össze. Az ágazati kiküldetési terv-javaslatokat január 15-ig kell megküldeni a Nemzetközi Főosztálynak.
3.3. A kiküldetési terv-javaslat az 1. függelékben meghatározott módon, kiküldetésenként, az alábbiakat tartalmazza:
3.3.1. a kiküldetés célja;
3.3.2. a kiküldetés helye (ország, város);
3.3.3. a kiküldetés időtartama (utazás kezdete, utazás vége, külföldön töltött napok száma);
3.3.4. a résztvevők beosztás szerint (állami vezető, delegáció további tagjai);
3.3.5. tervezett költségek a delegáció egészére (repülőjegy/gépkocsi; biztosítás; szállás; napidíj; járulékos egyéb költségek; visszatérítés összege);
3.3.6. a pénzügyi forrás, keret megnevezése.
3.4. A kiküldetési terv-javaslatok összeállításánál elsősorban a következőket kell figyelembe venni: az EU Elnökségének programja, az EU-s tagságból következő feladatok, nemzetközi szervezetekkel összefüggő kötelezettségek, nemzetközi szerződésekből következő feladatok, továbbá a minisztérium szakterületeinek szakmai együttműködési javaslatai.
3.5. A Nemzetközi Főosztály által összesített éves kiküldetési tervet a Szakmai-Vezetői Értekezlet megtárgyalja, a szükséges módosításokat követően a közigazgatási államtitkár jóváhagyja.
3.6. Az éves kiküldetési terv félévkor felülvizsgálatra kerül a 3.2.–3.5. pontban szabályozott eljárásnak megfelelően. A Nemzetközi Főosztály részére az ágazati EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egységeknek július 15-ig kell megküldeniük a felülvizsgált tervet. Ezek alapján a Nemzetközi Főosztály állítja össze és terjeszti elő a közigazgatási államtitkárnak jóváhagyásra az aktualizált éves kiküldetési tervet. A felülvizsgált kiküldetési tervet a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá.
3.7. Az éves utazási terv nem helyettesíti a kiküldetések egyedi, személyenkénti engedélyeztetését, amely az elrendeléssel történik.
4. A kiküldetések kezdeményezése
4.1. A kiküldetést a kiküldött közvetlen felettese kezdeményezi, amennyiben a közvetlen felettes főosztályvezető, kabinetfőnök vagy helyettes államtitkár.
4.2. Miniszter kiküldetése esetében a kezdeményező a Nemzetközi Főosztály. Államtitkárok és helyettes államtitkárok – közvetlen felettesük tájékoztatását követően – az illetékes EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egységet bízhatják meg a kezdeményezéssel. A miniszter és az államtitkárok közvetlen felügyelete alatt álló szervezeti egységek vezetői esetében a kezdeményező az illetékes Miniszteri/Államtitkári Kabinet vezetője.
4.3. Külsős kiküldöttek esetében a kiküldetést – kabinetek vagy a felügyeletet ellátó állami vezető javaslata alapján – az illetékes szakfőosztályok, vagy az illetékes EU-s és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egységek kezdeményezik.
4.4. Amennyiben a kiküldöttnek személyre szóló meghívója érkezik, a 4.1. pontban foglaltak szerint kell eljárnia. Külsős kiküldöttek vonatkozásában, ebben az esetben is a 4.3. pont szerint kell eljárni.
4.5. Az EMMI-hez beérkező általános (személy megnevezése nélküli) meghívókat a Nemzetközi Főosztály továbbítja az 1.4. pontban felsorolt szervezeti egységeknek, akik továbbküldik azt az illetékes ágazati szakfőosztályoknak a kiküldetés 4.1.–4.3. pontok szerinti kezdeményezése céljából.
4.6. Az egyes ágazatok EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egységeihez közvetlenül érkező meghívásokat ezen részlegek továbbítják a szakmailag illetékes főosztályoknak, illetve helyettes államtitkároknak, háttérintézményeknek, akik a 4.1.–4.3. pontok szerint eljárva kezdeményezik a kiküldetést.
4.7. A kiküldetés kezdeményezése a kezdeményező szakmai javaslatát és annak indoklását tartalmazó feljegyzés formájában, valamint az EMMI intranet felületén megtalálható utazási határozat (2. függelék) kitöltésével, az illetékes EU-s és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység, illetve utaztatási referens bevonásával történik.
4.8. A kezdeményezőnek a feljegyzéshez és az utazási határozathoz mellékelnie kell a kiküldetés feltételeinek pontos megállapításához szükséges minden dokumentumot (meghívó levél, programtervezet; hivatalos információ a szervezők által biztosított szolgáltatásokról és a visszatérítendő kiadásokról, a meghívó fél által biztosított napidíjról, külsős kiküldöttek személyi adatai, szakértői adatlap). Az éves elfogadott utazási tervben nem szereplő út esetén a kezdeményező feljegyzésnek részletes indokolást kell tartalmazni. A kezdeményező az út kezdeményezése előtt köteles meggyőződni arról, hogy más tárcák nem képviseltetik-e magukat azonos vagy magasabb szinten ugyanazon célból ugyanazon a rendezvényen.
4.9. Amennyiben az út engedélyeztetést az EU-s és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egységek végzik, akkor a kezdeményező feljegyzést és az utazási határozatot a csatolt dokumentumokkal együtt legalább 15 munkanappal, az EU-s tagsággal összefüggő tanácsi munkacsoportok és egyéb tanácsi döntés-előkészítő bizottságok ülései esetén 10 munkanappal a kiutazást megelőzően kell eljuttatni az illetékes EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egységhez. Amennyiben a kiküldetés olyan országba történik, ahová vízum szükséges, a kezdeményező feljegyzést és az utazási határozatot a csatolt dokumentumokkal együtt legalább 20 munkanappal korábban kell eljuttatni az illetékes EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egységhez.
4.10. Az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység nem köteles azon kiküldetések engedélyezési eljárását megindítani, amelyeknek kezdeményezéséhez szükséges dokumentumok – a kezdeményező által aláírt feljegyzés, a megfelelő módon kitöltött utazási határozat és a szükséges kapcsolódó iratok – nem érkeztek meg (a kézbesítő könyv által bizonyítottan) legalább 5 munkanappal az utazás megkezdése előtt. Ezekben az esetekben a 4.12. pont rendelkezései irányadóak. Ez alól a szabály alól csak azon esetek jelentenek kivételt, amikor sem a kiküldött, sem a kiküldetést kezdeményező nem volt kellő időben tudatában a kiküldetés szükségességének.
4.11. A kiküldetés kezdeményezője az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egységet, illetve utaztatási referenst haladéktalanul köteles értesíteni, ha a kiküldetés feltételeiben (a kiküldött személye, a kiküldöttek száma, az utazás időpontja, a visszatérítésre vonatkozó szabályok) bármiféle változás következik be. A tájékoztatás elmulasztásából eredő következményekért az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység nem hibáztatható, azokért a felelősség a kiküldetés kezdeményezőjét terheli.
4.12. Az ideiglenes külföldi kiküldetés késői kezdeményezése jelentős többletköltségekhez vezethet, veszélyeztetheti a kiküldetéssel összefüggő egyes szolgáltatások megfelelő színvonalú biztosítását (például a valutaellátmány csak utólagosan kerül kifizetésre, nem megfelelő színvonalú a szállás), amelyért a kiküldetést szervező és annak pénzügyi bonyolítását végző szervezeti egységek nem okolhatóak. Mindezekért a felelősség a kiküldetést kezdeményező szervezeti egységet terheli. Kivételt képeznek ez alól a 4.10. pontban ismertetett rendkívüli esetek.
4.13. Az engedélyezések előkészítése során a kiküldetést kezdeményező szervezeti egység az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egységgel, illetve utaztatási referenssel egyeztetve, valamint a pénzügyi bonyolítást végző Gazdálkodási Főosztály a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartása mellett, a szakmai indokoltság, az ésszerűség és költségtakarékossági szempontok együttes mérlegelésével jár el.
4.14. A kiküldött a fenti dokumentumok megküldését megelőzően a kiküldetési költségek viselésének módját egyeztetni köteles a meghívó féllel.
4.15. A költségkalkuláció készítése során az alábbi szempontokat kell figyelembe venni:
4.15.1. Az utazás időpontjának meghatározása során mérlegelnie kell – különösen a repülőgéppel történő utazás esetében – a kiküldetés hivatalos programjának kötöttségei mellett a költségtakarékosságot. Az olcsóbb repülőjegy lehetőségét a felmerülő szállásköltség és napidíj többlettel együttesen kell mérlegelni.
4.15.2. A szállásköltség normája: a miniszter és az államtitkárok esetében a hazai ötcsillagos szállodának megfelelő színvonalú, a többi kiküldött esetében a négycsillagos szállodának megfelelő szálláshely költsége veendő alapul – figyelembe véve az egyes országok kategorizálási különbségeit, valamint a kiutazók számát (delegációk lehetőség szerint azonos szállodában kapjanak elhelyezést).
4.15.3. A napidíjat a 7.3. pontban foglaltak alapján kell meghatározni.
4.15.4. A kiküldetéshez kapcsolódó további, egyéb költségeket (pl. részvételi díj, dologi költség).
4.15.5. Azonosítani kell a kiküldetés költségeinek fedezetéül szolgáló forrást, amennyiben az nem a minisztérium igazgatási előirányzata (pl. meghívás esetén más hazai vagy külföldi forrás).
4.16. A kezdeményező szervezeti egység vezetője vagy az EU-s és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője az utazási határozaton igazolja, hogy a kiküldött eleget tett a 9.1.–9.2. pontokban rögzített (úti)jelentés készítési kötelezettségének a korábbi kiküldetése vonatkozásában.
4.17. Amennyiben az út engedélyeztetését az EU-s és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység végzi, akkor annak vezetője – a kiküldetés szakmai indokoltságának és a pénzügyi vonzatának együttes mérlegelése után – javaslatot tesz a kiküldetés engedélyezésére vagy módosítására, elutasítására az engedélyező (5.1. pont) felé. Javaslatát az utazási határozat IV. részének megfelelő helyén tünteti fel.
4.18. Amennyiben az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője a kiküldetés engedélyezését nem, vagy csak módosított formában javasolja, arról rövid indoklást készít, amelyet az utazási határozathoz csatol.
4.19. A kiküldöttek száma főszabály szerint egy útra egy fő az EMMI képviseletében, az alábbi kivételekkel:
– miniszter vagy államtitkár kísérete,
– több szakterületet felölelő szakmai bizottsági, munkacsoportülések és szakmai konferenciák esetén, ha több ágazatot érintő téma kerül napirendre, akkor ágazatonként egy-egy fő részvétele lehetséges (ettől vegyesbizottsági ülések esetén el lehet térni),
– amennyiben a bizottság, munkacsoport vagy konferencia munkanyelvét a kirendelt vezető nem beszéli, egy fő kísérő részvétele lehetséges,
– fogyatékossággal élő kiküldött esetében egy fő kísérő részvétele lehetséges.
4.20. A megfelelően kitöltött utazási határozatot a kezdeményező szervezeti egység vagy az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység az ágazaton belüli jóváhagyást követően a Gazdálkodási Főosztálynak adja át fedezetigazolásra.
4.21. A Gazdálkodási Főosztály a minden feltételnek megfelelő utazási határozat IV. részének aláírásával biztosítja a kötelezettségvállalás ellenjegyzését, legkésőbb 3 munkanapon belül. Az ellenjegyző személyét a Gazdálkodási Főosztály Gazdálkodási, Kötelezettségvállalási és Utalványozási Szabályzata jelöli ki.
4.22. A Gazdálkodási Főosztály az utazási határozaton (lásd annak IV. részét) igazolja, hogy a kiküldött a 8.2.–8.3. pontokban meghatározott módon eleget tett-e a költségelszámolási kötelezettségének a korábbi kiküldetése vonatkozásában.
4.23. Amennyiben a kiküldött nem tett eleget a korábbi kiküldetéséhez kapcsolódó az (úti)jelentés elkészítésére vagy a költségelszámolásra vonatkozó kötelezettségének, a soron következő kiküldetésének engedélyezését az EU-s és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője vagy a Gazdálkodási Főosztály nem javasolja.
4.24. A megfelelően kitöltött és szükség esetén mellékletekkel ellátott utazási határozatot az Igazgatásról történő finanszírozás esetén a Gazdálkodási Főosztály átadja a kötelezettségvállalónak, majd onnan kerül tovább az elrendelőhöz. Fejezeti forrásból történő finanszírozás esetén a kötelezettségvállaló államtitkár aláírását tartalmazó utazási határozatot a Gazdálkodási Főosztály ellenjegyzi és továbbítja az elrendelőhöz.
4.25. A közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet rendelkezései értelmében, a központosított közbeszerzési rendszeren keresztül bonyolított foglalásokat, a Kormányrendeletben meghatározottak szerint a Nemzeti Fejlesztési Minisztériummal előzetesen engedélyeztetni szükséges, amennyiben az adott utazás teljes mértékben hazai forrásból valósul meg. Ezt a feladatot az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység munkatársa végzi a kezdeményező tevékeny közreműködésével.
5. A kiküldetések engedélyezése (elrendelése)
5.1. A kötelezettségvállalást követően kerül sor az engedélyezésre. A kiküldetések engedélyezésére és elrendelésére a miniszter és a közigazgatási államtitkár a következők szerint jogosultak:
5.1.1. A miniszter utazási határozatát a közigazgatási államtitkár látja el (elrendelőként) kézjegyével. A Kormány tájékoztatásáról a Miniszteri Kabinet gondoskodik.
5.1.2. Az államtitkárok külföldi kiküldetését a miniszter engedélyezi és rendeli el.
5.1.3. A helyettes államtitkárok külföldi kiküldetéseit – az illetékes ágazati államtitkár kezdeményezésére – a közigazgatási államtitkár engedélyezi és rendeli el.
5.2. Az előzőekben felsoroltakon kívül, minden további személy (beleértve a külsős kiküldötteket is) külföldi kiküldetését – a közigazgatási államtitkár engedélyezi és rendeli el.
6. A kiküldetés szervezése
6.1. A Gazdálkodási Főosztály a közigazgatási államtitkári elrendelést követően értesíti az utaztatási referenst a kiküldetés jóváhagyásáról, aki megrendeli a repülőjegyet/menetjegyet, gondoskodik a szállásfoglalásról, megköti a biztosítási szerződést, beszerzi a vízumot (a kiküldöttel együttműködésben), és ezeket átadja a kiküldött részére. Vízum beszerzése kizárólag a minisztériumi dolgozók részére történik. Jogosultság esetén gondoskodik a Kormányváró igénybevételéről. Meghatározott esetekben (6.9. és 7.11.2. pontok) gondoskodik a kiküldött delegáció vezetője által átadandó ajándékról.
6.2. A Gazdálkodási Főosztály gondoskodik a kiküldött valutaellátmányának biztosításáról, illetve annak a kiküldöttnek való átadásáról.
6.3. A valutafelvétel időpontjára a Minisztérium Igazgatása Pénzkezelési Szabályzata vonatkozik. A valutapénztár a valutaellátmánnyal együtt átadja a Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás formanyomtatványt (3. függelék). Amennyiben a kiküldetés költségeit részben vagy egészében visszatérítik a Minisztériumnak a Gazdálkodási Főosztály gondoskodik arról, hogy – az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység jelzése alapján – a valutaellátmány átadásakor a kiküldött megkapja a visszatérítéshez szükséges, a Kincstár igazolásával ellátott banki igazolást.
6.4. A kiküldetéssel kapcsolatos bármiféle kötelezettségvállalás (például repülőjegy foglalás, szállásfoglalás, valutaigénylés stb.) nem történhet meg addig, amíg a kiküldetés engedélyezésre (azaz elrendelésre) nem került. Ettől eltérni csak rendkívüli esetben, az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység vezetőjének írásbeli utasítása alapján lehetséges.
6.5. A kiküldetés engedélyezését (azaz elrendelését) megelőzően abban az esetben lehetséges a nemzetközi rendezvényekre történő regisztráció, ha az lemondható, s nincs költségvonzata. Ellenkező esetben a kiküldetés engedélyezését (azaz elrendelését) megelőzően nem lehetséges a nemzetközi rendezvényekre történő regisztráció, függetlenül attól, hogy a kiküldetés milyen forrásból valósul meg, illetve, hogy a kiküldöttet a minisztérium jelölte-e ki a részvételre, vagy névre szóló meghívás érkezett számára. Az engedély birtokában a regisztráció, a regisztráció folyamatos nyomon követése (visszaigazolások begyűjtése, a szervezőkkel való kapcsolattartás) a kiküldött kötelessége, annak elmulasztásáért a kiküldetést bonyolító EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység, illetve utaztatási referens nem hibáztatható.
6.6. Repülőjegyet, vonatjegyet, szállást, transzfer szolgáltatást, valamint a kiutazásokhoz kapcsolódó biztosítást az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység, illetve utazási referens a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló kormányrendelet alapján, a központi beszerző szervezet (Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság – KEF) utaztatási foglalási felületén köteles lefoglalni (a továbbiakban: KEF Utaztatási portál).
6.7. Amennyiben a 6.6. pontban foglaltaktól eltérően az adott utazás (szállás, repülőjegy stb.) a KEF Utaztatási portálon keresztül nem foglalható, a külföldi kiküldetés aktájához csatolni szükséges az erre vonatkozó, és a kiküldetés engedélyezője vagy elrendelője részére szóló részletes indokolást, az adott foglalás egyedi megrendelőjét (Gazdálkodási Szabályzat 8. számú melléklete), valamint a közbeszerzési nyilatkozatot (Gazdálkodási Szabályzat 7. számú melléklete). A KEF Utaztatási portálján kívül bonyolított foglalások indokolását a Közbeszerzési Osztály ellenőrzi.
6.8. A kormányváró foglalását – a 7.10. pont szerinti jogosultak számára – az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység/utaztatási referens végzi. A foglalás megrendelését tartalmazó egyedi megrendelőt (Gazdálkodási szabályzat 8. számú melléklete), valamint a lefolytatott beszerzési eljárásról szóló nyilatkozatot (Gazdálkodási szabályzat 7. számú melléklete) a külföldi kiküldetés aktájához csatolja.
6.9. Amennyiben a kiküldetés jellege, szintje azt szükségessé teszi, az ágazatonkénti illetékes EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység/utaztatási referens gondoskodik az állami vezetők, illetve a delegációvezetők által átadandó protokoll ajándékokról, a partner delegáció vezetőjének rangjától függően. Az ajándékbeszerzés forrásáról és annak nyilvántartásáról az illetékes ágazatok saját hatáskörben kötelesek gondoskodni. A beszerzésre előzetes kötelezettságvállalással kerülhet sor a 7.11.2. pont szerint.
6.10. Amennyiben az engedélyezett, elrendelt kiküldetésre
6.10.1. a kiküldöttnek nem felróható ok miatt nem került sor, a kiküldött köteles minden elkövetni azért, hogy a kiküldetéssel összefüggő költségveszteség a lehető legalacsonyabb legyen. Ennek érdekében a kiküldött az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység utaztatási referensét haladéktalanul értesíteni köteles;
6.10.2. a kiküldöttnek felróható ok következtében nem, vagy megváltozott módon kerül sor, a költségek, illetve a többletköltségek megtérítése a kiküldöttet terheli.
7. Kiküldetéshez kapcsolódó juttatások és költségtérítés
7.1. A minisztérium a kiküldöttnek a kiküldetés során várhatóan felmerülő és tervezhető költségek megtérítésére – költségelszámolási kötelezettséggel – valutaellátmányt biztosít. Emellett, megtéríti a külföldi kiküldetés teljesítésével összefüggésben, forintban felmerült indokolt költségeket a következő pontokban meghatározott szabályok szerint.
7.2. A kiküldetéshez kapcsolódó juttatások és költségtérítések biztosításának általános feltétele a kiküldetés engedélyezésének, elrendelésének dokumentuma. Engedély nélküli kiutazásokhoz utólagosan sem juttatás, sem költségtérítés nem fizethető, még számla megléte esetén sem.
7.3. Napidíj
7.3.1. A kiküldötteket a kiküldetés időtartamára napidíj illeti meg az alábbi [a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII. 22.) Korm. rendeleten valamint a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendeleten alapuló] szabályok szerint:
7.3.1.1. A kiküldetés tényleges időtartama a 285/2011. (XII. 22.) Korm rendelet alapján az indulás és az érkezés pontos időpontja (óra:perc) között eltelt idő, amennyiben az a hivatalos program ismeretében az adott kiküldetési helyre irányuló közlekedési eszköz legkésőbbi indulási- és legkorábbi érkezési időpontjait figyelembe véve kerültek meghatározásra. A tényleges időpont megállapítása esetében az országhatár átlépését kell figyelembe venni, amely időpont légi és vízi út esetében az indulást megelőző egy óra, érkezés esetében az érkezést követő egy óra, míg a gépkocsival történő kiutazás esetén a tényleges határátlépési időpontokat kell figyelembe venni.
7.3.1.2. Amennyiben a kiküldetés indulási és érkezési időpontja nem a hivatalos program ismeretében a kiküldetési helyre irányuló közlekedési eszköz legkésőbbi indulási és legkorábbi érkezési időpontjai figyelembe vételével kerültek meghatározásra (pl. amikor a kiküldött saját szándékából korábban kíván utazni, vagy később kíván hazatérni) az érintett időszakra a kiküldöttet napidíj nem illeti meg.
7.3.1.3. A napidíj számítása a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendelet szerint, megkezdett naptári naponként történik a következő módon:
7.3.1.3.1. amennyiben a kiküldött 4 óránál rövidebb időt tölt külföldön, részére napidíj nem kerül számfejtésre;
7.3.1.3.2. amennyiben a kiküldetés időtartama 4 óránál hosszabb, de 8 óránál rövidebb, a kiutazót napidíjának 50%-a illeti meg;
7.3.1.3.3. amennyiben a kiküldetés időtartama a 8 órát eléri, vagy annál hosszabb, a kiutazót a teljes napidíj illeti meg.
7.3.1.4. Amennyiben a kiküldött részleges ellátásban részesül – ide nem értve a szállodában felszolgált reggelit – egy-egy főétkezés (ebéd, vacsora) címén a kiutazót megillető, a 7.3.1.3. pont alapján meghatározott napidíjból 30-30% levonásra kerül.
7.3.1.5. A napidíj számítás jelen szabályzat által nem tárgyalt egyéb kérdéseiben a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet, valamint a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendelet az irányadó.
7.3.2. Nem minisztériumi forrásból, a meghívó által finanszírozott utazás esetén az utazási határozaton jelezni kell, hogy a kiküldött részesül-e napidíjban, illetve teljes vagy részleges ellátásban.
7.3.2.1. Amennyiben nem részesül napidíjban, abban az esetben a minisztérium a kiküldött számára biztosítja a kiküldetés teljes időtartamára a napidíjat. A teljes vagy részleges ellátás esetében a fentiekben leírt csökkentések kerülnek alkalmazásra.
7.3.2.2. Amennyiben csak az ülésnapokra részesül napidíjban, a minisztérium az utazási napokra kiegészítést biztosít.
7.3.3. A napidíj a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény szerint adóköteles, így a napidíj utáni adóelőleget a valutaellátmány felvételekor a kiküldöttnek ki kell fizetnie. Az adóelőleg mértékét a Gazdálkodási Főosztály határozza meg. A napidíj utáni adóelőleg kifizetése a minisztérium állományában levő kiküldöttek esetében a következő esedékes havi illetményből történő levonással; a nem minisztériumi állományban levő kiküldöttek napidíja a személyi jövedelemadóval csökkentett összegben kerül kifizetésre. A napidíjról a kiküldött csak írásbeli nyilatkozattal mondhat le.
7.4. Repülőjegy költségek
7.4.1. Repülőgéppel történő utazás esetében – az állami vezetők és az államigazgatási szervek köztisztviselői számára biztosított juttatásokról és azok feltételeiről szóló 192/2010. (VI. 10.) Korm. rendelet alapján:
7.4.1.1. a miniszter részére első osztálynak megfelelő árú repülőjegy számolható el;
7.4.1.2. a 192/2010. (VI. 10.) Korm. rendelet hatálya alá tartozók kiküldetése esetében, az Európán belüli utazások esetében turista; a négy óra repülési időt meghaladó tengerentúli utazásnál, illetőleg más hosszú távú járatoknál magasabb komfortosztálynak megfelelő árú repülőjegy számolható el;
7.4.1.3. minden más kiküldött esetében csak turista osztálynak megfelelő árú repülőjegyet lehet elszámolni;
7.4.1.4. a miniszter engedélyével, a 7.4.1.2. és a 7.4.1.3. pontoktól el lehet térni – amennyiben azt az ellátandó feladatok vagy protokolláris előírások indokolják.
7.4.2. A repülőjegy beszerzéseket az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység, illetve utaztatási referens végzi kizárólag a KEF Utaztatási portál használatával. Amennyiben a kiküldött ettől eltérően, saját maga intézkedik a repülőjegy foglalásról, a repülőjegy költségei a minisztérium által nem kerülnek megtérítésre, azok a kiküldöttet terhelik.
7.4.3. A tényleges költség és az ajánlatkéréskor jelzett (illetve az utazási határozatban szereplő) költség között eltérés lehet, mivel a KEF Utaztatási portált kiszolgáló utazási irodák a repülőjegy árát kizárólag a foglalás időpontjában garantálják.
7.4.4. A többletköltségek felmerüléséről a kezdeményező szervezeti egység vagy az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység haladéktalanul tájékoztatja a Gazdálkodási Főosztályt.
7.4.5. Ha a becsült és a végleges összköltség több mint 15 százalékkal magasabb, az eltérés összegét és a felmerülés indokait feljegyzés formájában kell dokumentálni. A többletköltség felmerülését a kötelezettségvállalói jogkört gyakorló hagyja jóvá.
7.4.6. Amennyiben a kiküldetéssel összefüggő végleges költségek meghaladják az előzetes költségbecslést, és a többletköltségek felmerülése bizonyíthatóan a kiküldetés engedélyezési eljárásának késői indításából adódik, vagy amiatt következik be, hogy a kiküldetés feltételei a kiküldetés kezdeményezésének időpontjában még nem állnak rendelkezésre, az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység nem hibáztatható.
7.5. Vasúton, hajón, kompon történő utazás költségei
7.5.1. Vasúton történő utazás esetén a 192/2010. (VI. 10.) Korm. rendelet szerint a kiküldött – a jogszabályban nevesítettek kivételével – II. osztályú vasúti jegyre jogosult. Hálókocsi használatára minden kiküldött jogosult, amennyiben az szükséges.
7.5.2. Hajón, kompon történő utazás esetén valamennyi kiküldött I. osztályú jegyre jogosult. Hálókabin használatára minden kiküldött jogosult, amennyiben az szükséges.
7.6. Gépjárműhasználat költségei
7.6.1. Gépjármű ideiglenes külföldi kiküldetés céljára történő igénybevételét az utazási határozaton kell jelezni.
7.6.2. A minisztériumi gépjárművek üzemeltetéséről, a gépjárművekkel kapcsolatos szolgáltatások biztosításáról – beleértve az ideiglenes külföldi kiküldetésekhez kapcsolódó gépjármű igénybevételt – a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságról szóló 53/2011. (III. 31.) Korm. rendelet alapján a KEF gondoskodik.
7.6.2.1. Külföldi kiküldetés esetén a KEF által biztosított gépjármű külföldi használatához ki kell tölteni a KEF Ellátási Portálon (https://epo.gov.hu) található
7.6.2.1.1. állami vezetők esetében a Gépjármű külföldi használatának bejelentése,
7.6.2.1.2. nem állami vezetők esetében a Gépjármű igénylése külföldi útra elnevezésű nyomtatványt.
7.6.2.2. Azon jogosultaknak, akik a 192/2010. (VI. 10.) Korm. rendelet 9. § (2) bekezdése alapján vehetik igénybe a gépjárművet, a rendelet 9/A. § (1) bekezdése szerinti havi térítésmentes futásteljesítményük meghatározásáig a Gépjármű igénylése külföldi útra elnevezésű nyomtatványt kell használniuk.
7.6.2.3. A Gépjármű igénylése külföldi útra elnevezésű nyomtatványt a KEF Kapcsolattartó aláírásával ellátva kell eljuttatni a KEF Diszpécserszolgálatához.
7.6.2.4. A szabályosan kitöltött nyomtatvány beérkezését követően a KEF a gépjármű külföldi használatához egy assistance kártyát biztosít. A gépjárművet igénybe vevő ennek használatával juthat műszaki segítséghez a külföldi gépjárműhasználat során.
7.6.2.5. Állami vezetők részére és nem állami vezetők hivatalos külföldi utazásaihoz a KEF külföldön használható üzemanyagkártyát biztosít. Az üzemanyagkártya által nyújtott szolgáltatásokról, a használat részletes szabályairól, a külföldi tankolási helyekről és egyéb tudnivalókról (pl. autópálya használati díj) a KEF Ellátási Portálon található részletes információ.
7.6.3. Saját – a köztisztviselő/kormánytisztviselő, munkavállaló vagy házastársa tulajdonában lévő – gépkocsi igénybevételére kizárólag abban az esetben van lehetőség, amennyiben a KEF Diszpécserszolgálata az igénylés beérkezését követően azt igazolja vissza, hogy a kért időpontra nem tud gépjárművet biztosítani, valamint az utazás nem halasztható el, és más közlekedési eszközzel gazdaságosan nem teljesíthető. Saját gépkocsi igénybevételét a kiküldetés elrendelője engedélyezheti.
7.6.3.1. A hivatali célra használt magángépjárműnek érvényes CASCO- és kötelező felelősségbiztosítással, érvényes műszaki vizsgával, a gépjárművet vezető személynek pedig az adott járműtípusra érvényes jogosítvánnyal kell rendelkeznie, amelyről az EMMI Igazgatása gazdálkodási, kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzatának mellékletén nyilatkozni kell.
7.6.3.2. A II. osztályú hálókocsi nélküli vonatjegy árának megfelelő összeg fizethető forintban, a külföldi útszakaszon felmerülő egyéb költségek (pl. úthasználat, parkolás stb.) a kiküldöttet terhelik, azok a kiküldő minisztérium által megtérítésre nem kerülnek.
7.7. Helyközi közlekedési költségek
7.7.1. Belföldön, induláskor és érkezéskor a repülőtér és a lakás (tartózkodási hely) illetve a minisztérium épülete között:
7.7.1.1. általában a minibusz vehető igénybe, illetve számolható el (a minisztérium nevére kiállított) számlával igazolva;
7.7.1.2. taxit vehet igénybe, illetve számolhat el a kiküldött, amennyiben a repülőgép 9.00 óránál korábban indul, illetve 21.00 óránál később érkezik (menetrend szerint vagy késés következtében);
7.7.1.3. amennyiben a lakása vagy tartózkodási helye Budapest közigazgatási határán kívül esik, és nem vehető igénybe a minibusz, a kiküldött taxi igénybevételére jogosult;
7.7.1.4. a taxi költsége elszámolható abban az esetben is, ha a kiküldött – munkahelyi elfoglatságaiból adódóan – közvetlenül a minisztérium épületétől indul, vagy érkezik, továbbá, ha az el-, illetve a hazautazás napja hétvégére vagy munkaszüneti napra esik;
7.7.1.5. amennyiben a kiküldött lakása vagy tartózkodási helye Budapest közigazgatási határán kívül esik, és a repülő 10.00 óránál korábban indul, illetve 20.00 óra után érkezik, vagy az el-, illetve a hazautazás napja hétvégére vagy munkaszüneti napra esik, a költségtakarékosség figyelembevételével igénybe veheti a Budapest Airport rövid, illetve hosszú távú parkolóját. Ennek költségeit (a minisztérium nevére kiállított) számla ellenében számolhatja el;
7.7.1.6. a taxiköltség felmerülésének indokoltságát minden további esetben a kiküldetés a kötelezettségvállalónak kell mérlegelnie, és engedélyezni a költség elszámolását;
7.7.1.7. amennyiben a kiküldött lakása vagy tartózkodási helye Budapest közigazgatási határán kívül esik, a lakás, illetve a tartózkodási hely és Budapest közötti útvonalra vonatkozó utazási költség (távolsági közlekedés, vasút stb.) a minisztérium nevére kiállított számla ellenében elszámolható, amennyiben bérlettérítést nem vesz igénybe.
7.7.2. Külföldön, induláskor és érkezéskor a repülőtér és a szállás, illetve a megbeszélés helyszíne között:
7.7.2.1. bármely tömegközlekedési eszköz igyénybe vehető, illetve elszámolható jeggyel igazolva, amennyiben az a repülőtér és a szállás közötti transzfert szolgálja;
7.7.2.2. taxit vehet igénybe, illetve számolhat el a taxitársaság által kiállított bizonylattal igazolva a kiküldött, amennyiben a repülő 9.00 óránál korábban indul, illetve 21.00 óránál később érkezik (menetrend szerint, vagy késés következtében);
7.7.2.3. hasonlóképpen taxi vehető igénybe, ha a repülő késése következtében a tömegközlekedési eszköz igénybevétele veszélyeztetné a hivatalos találkozón, megbeszélésen, tárgyaláson való pontos megjelenést;
7.7.2.4. taxi vehető igénybe továbbá akkor is, ha a tömegközlekedéssel bizonyított módon nem lehetséges a repülőtérre történő kijutás (a helyi tömegközlekedési eszközök és egyéb körülmények figyelembevételével);
7.7.2.5. a taxiköltség felmerülésének indokoltságát minden további esetben a kiküldetés kötelezettségvállalójának kell mérlegelnie, és engedélyezni a költség elszámolását;
7.7.2.6. a taxiköltség elszámolása a taxitársaság által kiállított bizonylat alapján történik. Amennyiben a kiutazó a bizonylaton szereplő összegen felül külön borravalót ad, a viteldíjon felüli összeg a kiutazót terheli.
7.7.3. A 7.7.1. és 7.7.2. pontokban rögzítetteket értelemszerűen alkalmazni kell a vasúttal vagy távolsági busszal történő külföldi kiküldetés esetén is. Az elszámolható költségekről a kiküldöttnek előzetesen tájékozódnia kell az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység munkatársainál, amely a Gazdálkodási Főosztály véleményének kikérését követően rögzíti az adott kiküldetés költségelszámolásának módját.
7.7.4. Külföldön, helyi (városon belüli), a kiküldetés céljával összefüggő, a hivatalos programokhoz kapcsolódó közlekedés esetében:
7.7.4.1. az állami vezetők esetében (amennyiben a fogadó fél nem biztosít gépkocsit a hivatalos programok helyszínére való eljutásra) indokolt a taxi igénybevétele, és ennek megfelelően a taxitársaság által kiállított bizonylattal elszámolható;
7.7.4.2. kényszerítő körülmények esetén (pl. nincs megfelelő vagy megfelelő színvonalú helyi közlekedés, pl. ázsiai, afrikai fejlődő országokban; tömegközlekedési általános sztrájk) más kiküldött esetében is indokolt a taxi igénybevétele, és ennek megfelelően a taxitársaság által kiállított bizonylattal elszámolható;
7.7.4.3. elszámolható tömegközlekedési költség (menetjegy, vagy számla ellenében), amennyiben az a hivatalos programokhoz kapcsolódik;
7.7.4.4. tömegközlekedési eszközökre, több napra érvényes bérlet számolható el, amennyiben a hivatalos program helyszínére történő napi oda-vissza utazás során vásárolt egyedi menetjegyekkel szemben a bérlet használata költségtakarékosabb megoldást jelent.
7.7.5. A nem hivatalos programokhoz kötődő helyi közlekedési költségek minden esetben a kiküldöttet terhelik.
7.8. Biztosítás
7.8.1. A szabályzat hatálya alá eső minden kiküldött jogosult az utazással összefüggő baleset-, betegség- és poggyászbiztosításra, függetlenül attól, hogy a kiküldetés milyen forrásból (minisztériumi előirányzat, nemzetközi szervezet stb.) kerül megvalósításra.
7.9. Szállásköltség
7.9.1. A szállás foglalása elsősorban a KEF Utaztatási portálon keresztül történik. Ebben az esetben a szállásköltség kifizetése átutalással teljesül, és a valutaelőleg dologi kiadásai között nem számolható el.
7.9.2. Amennyiben a szállásfoglalás nem a KEF Utaztatási portálon keresztül történik, a szállásköltség elszámolása a minisztérium vagy a kiküldött nevére szólóan kiállított, eredeti szállodai számla alapján történik, az előzetesen meghatározott szállás norma összegén belül. Eredeti, illetve nem megfelelően kiállított számla hiányában a szállás költsége a kiküldöttet terheli.
7.9.3. Amennyiben a szállásköltség meghaladja az előzetesen meghatározott normát, annak indokoltságát a kötelezettségvállalónak kell jóváhagynia.
7.9.4. A szállodai számlán a szállásköltségen túl, külön tételként megjelenő minden egyéb költség (minibárból történő fogyasztás, egyéb szállodai szolgáltatások stb.) – kivéve a reggeli költsége, valamint a külön feltüntetett városi adó – a 7.11.1. pontban leírtak figyelembevételével, teljes egészében a kiküldöttet terheli.
7.10. Kormányváró
7.10.1. Kormányváró használatára – a 192/2010 (VI. 10.) Korm. rendelettel összhangban – az állami vezető, a kabinetfőnök és a kormánybiztos külföldre történő utazás és külföldről történő hazautazás esetén jogosult, vagy abból a célból, ha külföldi állami vezetőt fogad illetve kísér.
7.10.2. A kormányváró használatára jogosult delegáció vezetője – amennyiben igényli – delegációjának szükséges számú tagjával együtt veheti igénybe a kormányváró helyiséget.
7.11. Egyéb költségek
7.11.1. A kiküldetés teljesítésével közvetlenül összefüggő, felmerülő egyéb költségek közül a hivatalos telefonhívás; internet használat hivatalos üzenetküldésre, vagy a szakmai munkához közvetlenül kapcsolódóan; fax küldés és fogadás; fénymásolás (amennyiben azok költsége önálló számlával igazolt, vagy a szálloda számláján szerepel) a kiküldetés kötelezettségvállalójának igazolása alapján, költségként elszámolható.
7.11.2. Az állami vezetők, kabinetfőnökök, illetve a delegációt vezető főosztályvezetők külföldi kiküldetésüket (legalább 7 munkanappal) megelőzően, indokolt esetben, kérhetik ajándék egyedi beszerzését EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egységtől, illetve utaztatási referenstől a 6.9. pont szerinti esetben, előzetes kötelezettségvállalással.
7.11.3. Részvételi díj térítése akkor illeti meg a kiküldöttet, ha az a hivatalos rendezvényen való részvételnek feltétele. A részvételi díj befizetése banki átutalással történik. Amennyiben – kivételesen – a részvételi díj befizetése a helyszínen történik, akkor arról a kiküldöttnek számlát kell kérnie.
7.11.4. A felsoroltakon túlmenően a dologi kiadások terhére más költségek nem számolhatók el (ideértve például a kiküldetés céljával nem összefüggő költségeket, a külföldön történő gépkocsibérlés díját, a közlekedésrendészeti és más hatósági bírságot, a kiküldött felróható magatartásából származó anyagi kár ellenértékét).
8. Költségelszámolás és költségvisszatérítés
8.1. A költségelszámolásra felvett valuta ellátmánnyal a kiküldöttnek el kell számolnia. Az elszámolás során a visszafizetés csak a kapott pénznemben történhet.
8.2. Minden kiküldött hazaérkezését követő 5 munkanapon belül benyújtja a Gazdálkodási Főosztálynak a költségelszámolását. A Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás formanyomtatványt kitöltve, aláírva, az összes számlával, bizonylattal és más mellékletekkel (pl. repülőjegy, elektronikus jegy, beszállókártya) együtt kell benyújtani. Az elszámoláshoz csatolt idegen nyelvű számlákon a kiküldött köteles magyar nyelven feltüntetni az igénybevett szolgáltatásokat és saját kezű aláírásával igazolnia kell azok teljesítését. A kiküldött az elszámolás leadásakor köteles nyilatkozni arról a Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás formanyomtatványon, hogy hány alkalommal és milyen ellátást biztosítottak számára.
8.3. Amennyiben a kiküldetés költségeit a minisztériumnak a szervezők részben vagy egészében visszatérítik (pl. nemzeti borítékos kiküldetések):
8.3.1. a kiküldött kötelessége, hogy a kiküldetés helyszínén a visszaigényléshez szükséges dokumentumokat leadja, illetve amennyiben a helyszínen kapja meg a dokumentumokat, azokat kitöltse, és magának másolati példányt biztosítson;
8.3.2. ha a kiküldött a visszatérítéshez szükséges információkhoz, vagy a visszatérítéshez szükséges dokumentumokhoz a kiküldetést követően jut hozzá, köteles a visszatérítéshez kapcsolódó adminisztrációt haladéktalanul intézni;
8.3.3. a kiküldöttnek csatolnia kell a költségelszámoláshoz – a 8.2. pontban rögzítetteken túlmenően – a visszaigényléshez szükséges dokumentumokat. (EU Tanácsához kötődő kiküldetések esetében a jelenléti ív másolata; napirend, más esetekben a visszaigényléshez használt, kitöltött formanyomtatvány).
8.4. A Gazdálkodási Főosztály a benyújtott költségelszámolást ellenőrzi, és azt követően elkészíti az elszámolások összesítését és elvégzi annak számfejtését a Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás formanyomtatványon.
8.5. A Gazdálkodási Főosztály a számfejtést követően teljesítésigazolásra megküldi a Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás formanyomtatványt a teljesítésigazolónak. A teljesítésigazoló igazolja a kiküldetésben töltött idő szükségességét, annak indokoltságát.
8.6. A teljesítésigazoló fenti igazolást követően a Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás formanyomtatványt átadja a Gazdálkodási Főosztálynak.
8.7. A Gazdálkodási Főosztály az előleg felvételétől számított egy hónapon belül végrehajtja az elszámolást, rendezve a kiküldöttel a valuta, illetve forint különbözeteket. A kiküldöttet utólagosan megillető valutaellátmány, vagy a nem tervezett, de elszámolható dologi kiadás kifizetése külföldi fizetőeszközben történik.
8.8. Amennyiben a kiküldött a költségelszámolást meghatározott határidőre és módon nem készíti el, a Gazdálkodási Főosztály a kiküldöttet haladéktalan hiánypótlásra szólítja fel. Ha a kiküldött e felszólításnak nem tenne eleget, következő külföldi kiküldetésére engedély nem adható.
8.9. Amennyiben a kiküldött a felszólítás ellenére sem számol el a számára biztosított valutaellátmánnyal a Gazdálkodási Főosztály intézkedésre kéri fel a kiküldetés elrendelőjét, külsős személyek esetében a kiküldetés kezdeményezőjét.
8.10. A költségvisszaigényléseket, különös tekintettel az úgynevezett nemzeti borítékra, a Gazdálkodási Főosztály intézi, követi nyomon.
8.11. Az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység minden szükséges információt átad a Gazdálkodási Főosztálynak azokról a kiküldetésekről, amelyek elszámolhatóak a nemzeti boríték terhére. Ennek érdekében a Gazdálkodási Főosztály a nemzeti borítékos elszámolási rendben érintett küldetésekről nyilvántartást vezet.
9. Jelentések készítése, nyilvántartása
9.1. Minden külföldi kiküldetésről a kiküldött (úti)jelentést készít. Több személyből álló delegáció kiküldetése esetében a delegáció közös útijelentést készíthet. Az útijelentés elkészítéséért a delegáció vezetője a felelős. A 4. függelék szerinti mintát akkor kell alkalmazni, ha az (úti)jelentés készítésének nincs meghatározott formai követelménye.
9.2. A jelentés tartalmi követelményei, a jelentés elkészítésének határideje és módja a következő:
9.2.1. Az EU döntéshozatali eljárásához kötődő kiküldetések (Tanácsülés, tanácsi munkacsoportok) esetében a jelentést az Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság által meghatározott tartalommal, módon és határidőre kell elkészíteni: a Tanácsülés gyorsjelentését a hazaérkezést követő 24 órán belül, a munkacsoportülések jelentéseit 48 órán belül, a Tanácsülések jelentéseit 5 munkanapon belül, az EKTB által meghatározott formátumban, a további munkához szükséges maximális részletezettséggel. A jelentést a megfelelő EKTB szakértői csoport vezetőjének és a Nemzetközi Főosztálynak kell megküldeni. A Tanácsülésekről készített jelentéseket a tárca EKTB képviselője juttatja el az EKTB Titkárságra.
9.2.2. Az EU döntéshozatali eljárásához kapcsolódó kiküldetésekről készített jelentéseket másolatban, elektronikus úton meg kell küldeni az illetékes ágazati EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egységek és a Nemzetközi Főosztály részére.
9.2.3. A jelentésekkel összefüggésben maradéktalanul be kell tartani az EU döntéshozatali tevékenységében való kormányzati részvétel összehangolásáról és az Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottságról szóló 1169/2010. (VIII. 18.) Korm. határozatban foglaltakat.
9.2.4. Az Európai Bizottság munkájához szorosan kötődő (komitológiai) bizottságok üléseiről, a nemzetközi szervezetek (OECD, ENSZ szakosított szervei, bizottságai, ILO) üléseiről, a nemzetközi, szerződéskötési célú, vagy szerződés teljesítésével összefüggő tárgyalásokról (például kétoldalú egyezmények, különböző kétoldalú vegyesbizottságok stb.) a hazaérkezést követő 5 munkanapon belül kell részletes szakmai jelentést készíteni, a tárgyalás lényegi elemeit tartalmazó vezetői összefoglalóval. A jelentést elektronikus úton el kell eljuttatni az illetékes EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egységnek, akik a(z úti)jelentések összegyűjtéséért felelősek, valamint a kiküldöttnek fel kell töltenie az intranetre: az EMMI Utazások adatbázis/Keresés a megvalósult utak közé.
9.2.5. A többi kiküldetés (szakmai tapasztalatcsere, konferencia stb.) esetében az útijelentést a hazaérkezést követő 5 munkanapon belül kell nyomtatott formában és elektronikus úton eljuttatni az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egységeknek, valamint fel kell tölteni az intranetre: az EMMI Utazások adatbázis/Keresés a megvalósult utak közé. A jelentésnek részletes szakmai beszámolót kell adnia a kiküldetés során szerzett ismeretekről, tapasztalatokról. A jelentés készítőjének javaslatot kell adnia a szerzett információk, ismeretek, tapasztalatok hasznosítására (például megismert „bevált módszerek” hazai adaptálása; a kiküldetés során kapott szakmai anyagok közzététele, feldolgozása; előadás tartása; publikáció készítése stb.) A jelentésben fel kell sorolni a kiküldetés során kapott szakmai anyagokat, dokumentumokat, tanulmányokat, illetve pontosan jelölni kell azok elérhetőségét. Amennyiben lehetőség van rá, ezeket a jelentéshez is csatolni kell.
9.2.6. Az (úti)jelentést a kiküldött, amennyiben szükségesnek tartja, közvetlenül megküldi a kiküldetés kezdeményezőjének, illetve elrendelőjének, szükség szerint jelezve a további tennivalókat.
9.3. Amennyiben a kiküldött a jelentést a meghatározott határidőre és módon nem készíti el, az illetékes EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység, illetve a szakmailag illetékes szervezeti egység vezetője haladéktalan hiánypótlásra szólítja fel az érintettet. Amennyiben a kiküldött jelentése nem felel meg tartalmilag a 9.2.1.–9.2.5. pontokban leírtaknak, az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység átdolgozásra, kiegészítésre szólítja fel az érintettet. Ha a kiküldött e felszólításnak 5 munkanapos határidőn belül nem tenne eleget, a következő külföldi kiküldetésére engedély nem adható.
9.4. Az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység, illetve a szakmailag illetékes szervezeti egység gondoskodik az állami vezetőkre vonatkozó, a Kormány ügyrendjéről szóló 1144/2010. (VII. 7.) Korm. határozatban rögzítettek végrehajtásáról (jelentés készítése).
10. Egyéb rendelkezések
10.1. A külföldi képzésen, továbbképzésen, tapasztalatcserén résztvevők és annak során ösztöndíjban részesülők esetében jelen szabályzat csak az ösztöndíjat felajánló által nem fedezett költségek megtérítésére, illetve kiegészítésére alkalmazható, a közigazgatási államtitkár egyedi döntése alapján.
10.2. Jelen szabályzatban külön nem részletezett kérdésekben az ideiglenes külföldi kiküldetések bonyolítására vonatkozó jogszabályok, így mindenekelőtt az állami vezetők és az államigazgatási szervek köztisztviselői számára biztosított juttatásokról és azok feltételeiről szóló 192/2010. (VI. 10.) Korm. rendelet és a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet, a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendelet, az EU döntéshozatali tevékenységében való kormányzati részvétel összehangolásáról és az Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottságról szóló 1169/2010. (VIII. 18.) Korm. határozat valamint a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény a meghatározóak.
1. függelék a 36/2013. (IX. 27.) EMMI utasításhoz
Utazási terv sablon
2. függelék a 36/2013. (IX. 27.) EMMI utasításhoz
Utazási határozat
|
Magyarázat: Ez lényegében az oktatási és a kulturális terület által jelenleg is használt Utazási határozat tartalmilag kis mértékben módosított változata lenne. |
I. KIKÜLDETÉS AZONOSÍTÁSA
– iktatószám (kiküldetési akta iktatószáma)
– kiküldetési rendelvény sorszáma (a rendszer automatikusan generálja)
– dátum
– kötelezettségvállalás száma (Gazdálkodási Főosztály)
II. KIKÜLDETÉS ADATAI (a kiküldetést kezdeményező szervezeti egység)
– ügyintéző
– kiküldetést kezdeményezője
– kiküldött neve, szervezeti egység (külsős esetében a munkahely megnevezése)
– kiküldetés helye: ország, város
– kiküldetés időtartama: kiküldetés kezdete, kiküldetés vége
– meghívó/fogadó/szervező fél
– kiküldetés célja
– szerepelt az éves kiküldetési tervben?
a) igen száma:
b) igen, de ahhoz képest eltérés van, indoklás mellékelve
c) nem szerepelt
III. KIKÜLDETÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ KÖLTSÉGEK (a kiküldetést kezdeményező szervezeti egység, az EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység, és Gazdálkodási Főosztály)
– kiküldetéssel összefüggő költsége részletezése EUR-ban és Ft-ban (utazási költség, napidíj, szállásköltség, dologi kiadások, egyéb költségek)
– kiküldetés forrása
– visszatérítés jellege (ki és mit térít vissza)
– útijelentés leadva
a) igen
b) nem
– költségelszámolás megtörtént
a) igen
b) nem
IV. ENGEDÉLYEZÉS
1. EU és nemzetközi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője (javaslatot tehet az engedélyezésre)
a) javasolja
b) javasolja módosítással, indoklás mellékelve
c) nem javasolja, indoklás mellékelve
2. A kiküldetés kezdeményezőjének aláírása
3. Pénzügyi ellenjegyzés (Gazdálkodási Főosztály)
4. Kötelezettségvállaló aláírása (igazgatási keret: közigazgatási államtitkár; fejezetről lehelyezett keret: ágazati államtitkár)
5. Kiküldetés engedélyezése/elrendelése (államtitkárok esetén: miniszter; minden egyéb esetben: közigazgatási államtitkár)
6. A kiküldetés engedélyezésének elutasítása. Indokolás:
3. függelék a 36/2013. (IX. 27.) EMMI utasításhoz
Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás
(formanyomtatvány)
|
A kiküldő szerv: |
|
Sorszám: |
I. KIKÜLDETÉSI UTASÍTÁS
1. A kiküldetésre vonatkozó rendelkezések:
A kiküldött |
neve: |
A kiküldetést engedélyező felettes szerv megnevezése: |
|||||||||
beosztása: |
|||||||||||
munkáltatója: |
Az engedély |
kelte: |
száma: |
||||||||
Milyen osztályú |
|
Dologi kiadás: |
A kiküldetést elrendelő aláírása: Budapest, 2013. ……………………… hó ……… nap ………………………………………. |
||||||||
A kiküldetés célja: |
|||||||||||
Az utazás módja |
oda |
|
|
|
|
Utólagosan engedélyezett eltérések: Budapest, 2013. …………………… hó ………. nap ………………………………………. |
|||||
vissza |
|
|
|
|
|||||||
A kiküldetés helye és időtartama: |
ország |
|
|
|
|
||||||
nap |
|
|
|
|
|||||||
Helyközi utazásra |
|
|
|
|
|||||||
2. A felvett előlegek:
A bizonylat |
A felvét módja |
A valuta |
Forint |
|||||
sorszáma |
kelte |
kiállításának helye |
neme |
összege |
árfolyama |
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Összesen: |
|
|
|||||
3. Visszafizetések
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Összesen: |
|
|
|||||
II. KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS
4. Indulási, érkezési, határátlépési adatok
Indulás |
Érkezés |
A határátlépés időpontja |
||||||||
Honnan |
Utazás módja |
Mikor |
Hova |
Mikor |
||||||
hó |
nap |
óra/ |
hó |
nap |
óra/perc |
nap |
óra/perc |
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. Napidíj elszámolása
Viszonylat |
Napok száma |
Felszámítható napidíj valutában |
Csökkenés v. pótlék |
Elszámolható |
A valuta árfolyama |
Forint |
||||
valuta neme |
egy napra |
összesen |
% |
összege |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Összesen: |
|
|
|||||||
6. Szállásköltség elszámolása
Bizonylat |
Viszonylat |
Szállásköltség számla szerinti valutában |
Levonandó |
Elszámolható |
A valuta árfolyama |
Forint |
||||
napok száma |
valuta neme |
egy napra |
összesen |
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Összesen: |
|
|
|||||||
7. Dologi kiadások elszámolása valutában
Bizonylat sorszáma |
A felmerülés |
A valuta |
Forint |
|||||
helye |
ideje |
jogcíme |
neme |
összege |
árfolyama |
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Átvitel: |
|
|
|||||
7. Dologi kiadások elszámolása valutában
Bizonylat sorszáma |
A felmerülés |
A valuta |
Forint |
|||||
helye |
ideje |
jogcíme |
neme |
összege |
árfolyama |
|
|
|
|
|
|
Áthozat: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Áthozat a 4. oldalról: |
|
|
|||||
|
Összesen: |
|
|
|||||
III. ELSZÁMOLÁSOK ÖSSZESÍTÉSE ÉS ÉRVÉNYESÍTÉSE
9. Forint elszámolás |
10. Valuta elszámolás |
||||||||||||
|
Szöveg |
Táblázat hiv. |
Forint |
|
Valuta neme |
Elszámo- |
Összesen |
Vissza- |
Többlet elszá-molás |
||||
tételesen |
összesen |
|
valuta |
|
|
|
|||||||
1 |
Elszámolásra felvett előlegek |
I/2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
2 |
Előleg visszafizetése |
I/3 |
|
|
|
|
|
|
|
||||
3 |
Elszámolandó előleg (1–2) |
- |
|
|
|
|
|
|
|
||||
4 |
Napidíj |
II/5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
5 |
Szállásköltség |
II/6 |
|
|
|
|
|
|
|
||||
6 |
Dologi kiadások |
II/7 és 8 |
|
|
|
|
|
|
|
||||
7 |
Költségek összesen (4–8) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
8 |
Különbözet (7–3) |
|
|
|
|
|
A kiküldetésben eltöltött idő szükségességét
2013. év ………………………hó …………… nap
…………………………………………. |
||||||
A külképviseletektől bármilyen címen felvett összegeket, valamint az utazási jegyek árát a „Felvett előlegek” között felvétként, míg a „költségelszámolás” táblázatokban (napidíj, szállásköltség, dologi kiadások) költségként kell elszámolni. |
Kijelentem, hogy a számlákban feltüntetett szállásköltség reggelit vagy egyéb költséget tartalmaz – nem tartalmaz* –, ill. a kiküldetésem alatt ingyenes ellátásban részesültem* ( a nem kívánt rész törlendő). Az elszámolásban valótlan adatok közlése fegyelmi, illetve büntetőjogi eljárást von maga után.
………………. db melléklet
Budapest, 2013. év ………. hó …-án
…………………………… a kiküldött aláírása |
||||||||||||
11. Érvényesítés
|
|
|||
|
|
|
|
|
7. Dologi kiadások elszámolása valutában (folytatás)
|
Bizonylat sorszáma |
A felmerülés |
A valuta |
Forint |
|||||
|
helye |
ideje |
jogcíme |
neme |
összege |
árfolyama |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Átvitel a 3. old. 7. táblázatába: |
|
|
||
8. Forintban felmerült dologi kiadások
|
Bizonylat sorszáma |
A felmerülés jogcíme: |
Forint |
Egyéb feljegyzések |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Összesen (átvitel a 9. táblázat 8. sorába): |
|
4. függelék a 36/2013. (IX. 27.) EMMI utasításhoz
|
Emberi Erőforrások
Minisztériuma
[szervezeti egység]
ÚTIJELENTÉS
Iktatószám: /2013/
Kiküldetés megnevezése:
Kiküldetés helye (ország/város):
Kiküldetés időpontja:
Kiutazó(k) neve:
[Vezetői összefoglaló]
[Részletes jelentés]
További teendők, feladatok:
1
Az utasítást a 28/2016. (VI. 17.) EMMI utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte 2016. június 18. napjával.
2
A 3. § a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.
3
A melléklet 1. pont 1.4. pont 1.4.7. alpontja a 46/2013. (XI. 22.) EMMI utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás