4/2013. (IV. 11.) NFM KÁT utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) 1011 Budapest, Vám utca 5–7. szám, Fő utca 44–50. szám és Iskola utca 13. szám alatti épületeinek teljes területére, a minisztérium szervezeti egységeire, az épületekben működő más állami szervezetek munkatársaira, valamint a minisztérium épületeibe bármilyen céllal belépő és benntartózkodó személyekre.

(2) Az utasítás előírásait a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) által a kormányzati szervek épületeibe történő beléptetésre és az ott-tartózkodásra vonatkozó hatályos normáival összhangban kell alkalmazni.

(3) A minisztérium épületeinek tűzvédelmi szabályait, valamint az épületben munkát végző alkalmazottak tűzvédelmi tevékenységét a KEF Tűzvédelmi szabályzata, valamint a menekítési és tűzriadó terve határozza meg.

(4) Az épületekben tartózkodókra a KEF Munkavédelmi Szabályzata vonatkozik.

2. § (1) A minisztérium egyes épületeiben az alábbi bejáratokon történik a ki- és beléptetés:

(2) A minisztérium területére gépjárművel történő behajtásról és parkolásról külön utasítás rendelkezik.

3. § (1) A minisztérium épületébe be- és onnan kilépésre, a minisztérium épületében történő tartózkodásra az alábbi személyek a nevükre kiállított arcképes vagy szolgálati igazolvány felmutatásával – kíséret nélkül – jogosultak:

(2) A fogadó szervezeti egység vezetője az (1) bekezdésben meghatározott személyek fogadásakor, valamint hivatalos külföldi delegációk érkezésekor – igény esetén, előzetes egyeztetés alapján – megfelelő beosztási szintű vezető által vezetett, felkészített kíséretet köteles biztosítani.

(3) Más minisztériumok állami vezetőinek kíséretében érkező személyek kíséret nélkül jogosultak a minisztérium épületeibe való be- és kilépésre, az épületben való tartózkodásra a jogosultság igazolására alkalmas okmány felmutatását követően.

(4) Belépés az arra jogosító, elektronikus jeladóval szerelt kártya, valamint egyéb okmányok használatával lehetséges, amelyek a következők:

(5) A forgóvillát és a bejáratoknál elhelyezett kártyaolvasót be- és kilépésnél kötelező használni. A belépőkártyát az „olvasókhoz” kell tartani 2–5 másodpercig, a zöld fény jelzi az ajtó nyitását, és egyben rögzíti a kártya „mozgását”.

(6) A minisztériumi épületekbe kizárólag az ott használt vagy migrált és jogosultságtól függő belépési igazolvánnyal (belépőkártya) lehet belépni, illetve ott közlekedni.

(7) Az ügyfelek beléptetése a recepció feladata.

(8) Az ügyfelet csak fogadókészség esetén lehet beléptetni. A minisztérium épületeibe csak olyan személy léphet be, akinek fogadását a fogadó fél vagy szervezeti egység a portára visszaigazolja és kíséréséről gondoskodik. Az állami vezetőkhöz (miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár) érkező vendégek kíséréséről az őrség, illetve a biztonsági szolgálat gondoskodik a minisztérium mindhárom épületében.

(9) Az ügyfél visszaigazolás után az épületbe kizárólag olyan sorszámozott vendég belépőkártyával léphet be, amely kártyához a recepción előzetesen regisztrálásra került az érkező neve, személyi igazolvány száma, fogadó szervezeti egység vagy fogadó fél neve, továbbá a belépés időpontja. A távozás során a vendég kíséréséről szintén gondoskodni kell. A távozás időpontját, a minisztérium épületéből történő kilépés időpontját a beléptető rendszer a vendég belépőkártya leadásával (elektronikus gyűjtőládába történő beolvasással) rögzíti.

(10) A minisztérium épületében dolgozók hozzátartozói halaszthatatlan esetben, munkaidőben (hétfőtől csütörtökig 08.00 órától 16.30 óráig, pénteken 08.00 órától 14.00 óráig) az érintett dolgozó kíséretében jogosultak a minisztérium épületébe be- és onnan kilépésre, valamint az épületben való tartózkodásra.

(11) A sajtó munkatársai az újságírói, illetve szerkesztőségi igazolvány felmutatásával, csak a fogadó szervezeti egység vezetőjének engedélyével léphetnek be az épületbe. Az épületen belüli kísérésről a fogadó szerv vezetője köteles gondoskodni. A sajtó részére szervezett vagy nyilvános eseményekre érkező újságírók és forgatócsoportok belépése a rendező szerv vezetője által kijelölt személy (sajtóreferens) jelenlétében történhet.

(12) A minisztérium épületében tartandó rendezvényre a meghívottak meghívójuk felmutatásával léphetnek be. Ha a rendezvényre meghívóval nem rendelkező személy érkezik, a be- és kiléptetésről, valamint az épületen belüli kísérésről a szervező szervezeti egység gondoskodik a Közigazgatási Államtitkárság biztonsági koordinátorának (a továbbiakban: biztonsági koordinátor) előzetes tájékoztatása mellett.

(13) A minisztérium épületében tartandó bármely rendezvényről a rendezvény kezdő időpontja előtt minimum 24 órával a biztonsági koordinátort írásban, az utasítás 1. mellékletét képező feljegyzésminta szerint kell tájékoztatni. A feljegyzésnek tartalmaznia kell a rendező szervezeti egység megnevezését, a rendezvény időpontját, helyét, célját, a meghívottak listáját, a rendezvény befejezésének tervezett időpontját, ha szükséges, a kísérést végző személy (személyek) megnevezését.

(14) A minisztérium épületében külső szervek által történő karbantartási, javítási és egyéb munkát végzők beléptetését, mozgását, valamint a munkavégzés idején alkalmazandó biztonsági intézkedéseket a biztonsági koordinátor a KEF gondnokával együtt határozza meg.

(15) Személyazonosságát hitelt érdemlően igazolni nem tudó vagy tudatmódosult vendég a minisztérium területére nem léphet be.

4. § (1) Az új belépő dolgozók állandó fényképes belépőkártyáinak igénylését a szervezeti egység vezetője kezdeményezi az ügyfélszolgálatnak megküldött belépőlapon.

(2) A minisztériumi dolgozók állandó fényképes belépőkártyáinak biztosításáról a KEF Központi Ingatlan-üzemeltetési Főosztálya gondoskodik.

(3) Az igényelt fényképes belépőkártyák kiadása, érvényesítése, nyilvántartása és visszavonása az Igazgatási és Biztonsági Osztály feladata, felülvizsgálata a Személyügyi és Igazgatási Főosztály feladata.

(4) Az állandó fényképes belépőkártya elvesztéséről vagy megsemmisüléséről a dolgozó azonnal köteles értesíteni a minisztérium Igazgatási és Biztonsági Osztály nyilvántartási munkatársát, aki ezt követően intézkedik a belépőkártya pótlásáról. Térítési kötelezettség alóli mentességet a KEF Központi Ingatlan-üzemeltetési Főosztály vezetője engedélyezhet.

(5) A minisztérium személyi állományából távozó az utolsó munkanapján, a minisztériummal szembeni elszámolási kötelezettsége során köteles az állandó fényképes belépőkártyáját az Igazgatási és Biztonsági Osztály nyilvántartási munkatársának leadni. Az utolsó munkanap alatt a ténylegesen munkában töltött napot kell érteni.

(6) Rendkívüli esetekben (halálozás, természeti katasztrófa stb.) az állandó belépőkártya leadása nem szükséges, melyről a biztonsági koordinátor javaslata alapján a közigazgatási államtitkár dönt.

(7) A biztonsági szolgálat köteles szúrópróbaszerűen, illetve felkérésre vagy meghatározott céllal ellenőrizni személyi igazolvány egyeztetésével a belépők használatának jogosságát.

5. § (1) A minisztérium épületeiben a benntartózkodás hétköznap hétfőtől csütörtökig a hivatalos munkaidőn felül 06.00 órától 20.00 óráig, pénteken 06.00 órától 16.30 óráig engedélyezett.

(2) Az irodahelyiségek kulcsait az ott dolgozók a biztonsági szolgálattól vagy a recepciótól vehetik fel, illetve távozás előtt ott adják le. Más személynek munkaszoba kulcsot csak az ott dolgozó szervezeti egység vezetőjének engedélyével lehet kiadni.

(3) Rendkívüli esemény miatt történő belépést a biztonsági szolgálat a szolgálati eseménynaplóban köteles rögzíteni és arról az azt követő első munkanapon tájékoztatni a biztonsági koordinátort.

(4) A munkaidőn túli és munkaszüneti napokon történő munkavégzést a hatáskörrel rendelkező szervezeti egység vezetője engedélyezi. Minden esetben az engedélyezőnek a munkavégzést megelőző munkanapon tájékoztatnia kell a biztonsági koordinátort és az Igazgatási és Biztonsági Osztály nyilvántartási munkatársát, aki intézkedik a dolgozó beléptetéséről.

(5) Ügyfél csak a fogadó személy irodaházban való tartózkodásáig lehet az épületben.

6. § (1) Az irodaház közlekedőterein (folyosó, lépcsőház) a rendeltetésszerűen elhelyezett berendezési tárgyakon kívül más egyéb berendezési tárgy vagy csomag nem helyezhető el és nem tárolható.

(2) Az irodaház emeletein rendelkezésre álló teakonyhákat, mosdókat rendeltetésszerűen kell használni.

(3) A minisztérium épületein belül tilos a dohányzás.

7. § (1) A minisztérium Vám utca 5–7. számú alatti objektuma az R. szerint a létesítménybiztosítási intézkedés céljából kijelölt létesítmények körébe tartozik, így ebben az épületben az őrség végzi az őrzés-védelmi, valamint a be- és kiléptetési feladatokat.

(2) A beléptetéssel kapcsolatos teendőket a recepciós végzi, munkanapokon hétfőtől csütörtökig 07.00 órától 17.00 óráig, pénteken 07.00 órától 15.00 óráig. Más, ettől eltérő időpontban az őrség, illetve őrszolgálat látja el a beléptetéssel kapcsolatos teendőket.

(3) A minisztérium épületeinek főbejárata hétfőtől csütörtökig 06.00 órától 20.00 óráig, pénteken 06.00 órától 16.30 óráig tart nyitva. Más időpontban az őrszolgálat nyitja és zárja a főbejáratot.

8. § (1) A minisztérium dolgozói csak egyéni felszerelési, valamint hivatali munkájukhoz szükséges tárgyakat hozhatnak be és vihetnek ki a minisztérium területéről.

(2) Csomagot az épületbe be-, illetve kivinni – az állami futárszolgálat beosztottai, továbbá a minisztériumból hivatalos kiküldetésbe indulók kivételével – csak külön engedéllyel lehet, amelyben azt azonosításra alkalmas módon kell feltüntetni. A csomag kiviteli engedélyét a szervezeti egység vezetője írja alá, azt minden esetben az őrszolgálatnak be kell mutatni.

(3) Csomagnak minősül a kézitáskánál nagyobb méretű táska, bőrönd, doboz vagy szokatlan formájú, illetve nagy terjedelmű tárgy.

(4) A minisztérium épületeiből elszámolási kötelezettséggel terhelt eszközöket – a személyes használatra kiadott eszközök kivételével – csak a (2) bekezdésben foglaltak szerinti engedéllyel lehet kiszállítani.

(5) Felújítási, karbantartási munkák során keletkező anyagoknak, a javításra kerülő elszámolási kötelezettséggel terhelt eszközöknek, illetve az eszközök és áruk be- és kiszállítása a megrendelő szervezeti egység képviselőjének, illetve a biztonsági koordinátor és a KEF gondnokának jelenlétében vagy együttes írásos engedélyével történhet.

(6) Levél és csomagküldemények érkezésekor az őrség vagy a biztonsági szolgálat értesíti a címzettet. Munkaidő alatt minden esetben az értesített személynek kell a csomag vagy küldemény átvételéről gondoskodni. A munkaidőn kívül érkezett hivatalos küldeményeket az őrség átveszi, és arról haladéktalanul tájékoztatja a címzettet. A munkaidőn kívül érkezett nem hivatalos küldeményeket az őrség nem veszi át, azokat azonnal visszaküldi a feladónak.

9. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Az utasításban foglaltak betartásának ellenőrzéséért a Közigazgatási Államtitkár Titkárságának vezetője a felelős.