5/2013. (XII. 21.) SZTNH utasítás

1. § (1) Az utasítás személyi hatálya a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) kormánytisztviselőire és munkaszerződés alapján foglalkoztatott munkavállalóira (a továbbiakban együtt: dolgozók) terjed ki.

(2) Az utasítás személyi hatálya kiterjed továbbá a Hamisítás Elleni Nemzeti Testület (a továbbiakban: HENT) titkárára és kommunikációs referensére is.

(3) Az utasítás személyi hatálya nem terjed ki a HENT és más, a Hivatal mellett működő testületek tagjaira, külső szakértőire.

2. § (1) Az utasítás tárgyi hatálya a Hivatal és a HENT tevékenységéhez kapcsolódó tájékoztatásra terjed ki, függetlenül a tájékoztatás kezdeményezőjének személyétől vagy megjelenési formájától.

(2) Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed továbbá a Hivatal érdekében végzett sajtófigyelő szolgáltatásra is.

(3) Közérdekű adatnak a sajtó képviselője általi igénylése esetén az erről szóló külön belső utasítás szabályai szerint kell eljárni, figyelemmel a 8. §-ban foglaltakra is.

(4) A Hivatal által fenntartott és üzemeltetett honlapokon keresztül történő, a sajtóban megjelentekkel kapcsolatos hivatali reagálás és tényközlés szabályait kivéve a honlapokon keresztül történő kommunikációra jelen utasítás hatálya nem terjed ki, arra külön utasítás szabályai az irányadók.

3. § Az utasítás célja a jogszerű, szakmailag megalapozott, etikus, tisztességes, pontos és időszerű hivatali tájékoztatási tevékenység feltételeinek meghatározása a szakmai normákkal összhangban, továbbá segíteni a figyelem felhívását a Hivatal és a társadalom szellemi tulajdonnal kapcsolatos érdekeinek szem előtt tartására; ugyanakkor a hiteles újságírói tevékenység tiszteletben tartása a szabadságjogok, a demokratikus közélet és a jogállam keretei között.

4. § (1) A Hivatalnál a sajtó részére tájékoztatást adhat ki:

(2) Az (1) bekezdésben foglaltaktól eltérően a Hivatal Információbiztonsági Működésfolytonossági Tervében (ISO Integrált Irányítási Kézikönyv 7. melléklete) meghatározott események bekövetkeztét és a Működésfolytonossági Menedzsment Team tevékenységének megkezdését követően a Hivatal elnökén kívül kizárólag a kommunikációs felelős, illetve akadályoztatása esetén a kommunikációs referens jogosult a Hivatal nevében tájékoztatást adni.

5. § (1) A sajtó részéről a Hivatalhoz írásban érkező megkereséseket a kommunikációs felelős továbbítja a szakmailag illetékes hivatali felső vezető vagy a szakmai felelős részére, szükség esetén a Hivatal elnökének vagy más kormánytisztviselőnek az egyidejű tájékoztatása mellett.

(2) A megkeresésre adandó választ a lehető legrövidebb idő alatt kell elkészíteni, illetve megadni.

(3) A válasz elkészítéséért és megadásáért a megkeresést megkapó kormánytisztviselő, több ilyen kormánytisztviselő esetében felelősként vagy az első helyen megjelölt kormánytisztviselő a felelős, aki a válasz elkészítése során – szükség esetén – egyeztet más dolgozókkal is.

(4) Amennyiben a válaszadás során az azért felelős kormánytisztviselő más dolgozóval egyeztetett, a válasz tervezett szövegére minden esetben annak jóváhagyását kell kérnie. A válasz tervezetét ezt követően a kommunikációs felelős kommunikációs szempontból ellenőrzi.

(5) A kommunikációs szempontból jóváhagyott választ a szakmailag illetékes hivatali felső vezető, vagy az ő felhatalmazásával a szakmai felelős elé kell terjeszteni jóváhagyásra.

(6) A választ, amennyiben a hivatali felső vezető mást nem határoz meg, a kommunikációs felelős küldi el a sajtó részére.

6. § (1) Abban az esetben, amennyiben a sajtó részéről az írásbeli megkeresés közvetlenül a szakmailag illetékes hivatali felső vezetőhöz érkezik, ő a sajtó részére nyújtandó választ belátása szerint más személy bevonása nélkül is megadhatja. Amennyiben – döntése alapján – a választ nem kívánja maga megadni, a megkeresést annak megérkezése napján vagy legkésőbb a következő munkanapon eljuttatja a kommunikációs felelős részére.

(2) Amennyiben a szakmailag illetékes hivatali felső vezető a megkeresésre adandó választ maga adja meg, kérésére annak elkészítése előtt a kommunikációs felelős kommunikációs szempontból fontos háttér-információkkal és -anyagokkal látja el.

(3) A szakmailag illetékes hivatali felső vezető az elkészült válasz sajtó részére történő elküldésére felkéri a Hivatal kommunikációs felelősét, vagy – döntése szerint – azt indokolt esetben maga küldi el a sajtó részére. Amennyiben a szakmailag illetékes hivatali felső vezető a választ maga küldi el, úgy a megkeresésről és az arra adott válaszról annak elküldésével egyidejűleg értesíti a kommunikációs felelőst.

(4) Amennyiben a szakmailag illetékes hivatali felső vezető az (1) bekezdés szerint érkezett megkeresésre a választ nem maga készíti el, hanem a megkeresést elküldi a kommunikációs felelős részére, a kommunikációs felelős az 5. §-ban foglaltak szerint jár el azzal, hogy az elkészült válaszról annak a sajtó részére történő megküldése előtt kizárólag akkor nem tájékoztatja azt a hivatali felső vezetőt, akitől a megkeresést kapta, amennyiben erről a hivatali felső vezető a válasz részére történő megküldése előtt lemondott.

7. § Abban az esetben, amennyiben a sajtó részéről érkező megkeresés más dolgozóhoz érkezik, a dolgozó köteles azt haladéktalanul megküldeni a kommunikációs felelős részére, aki ezt követően az 5. §-ban szabályozott módon jár el.

8. § (1) Amennyiben a sajtó képviselője közérdekű adat iránti igényt nyújt be, annak teljesítése az erről szóló külön belső utasítás szabályai szerint történik, de az annak teljesítéséért felelős személy minden esetben tájékoztatja a Hivatal kommunikációs felelősét és szükség esetén a HENT kommunikációs referensét az igény Hivatalhoz érkezésétől.

(2) Abban az esetben, amennyiben az igény a Hivatal kommunikációs felelőséhez vagy a HENT kommunikációs referenséhez érkezik, azt a külön elnöki utasításban foglaltaknak megfelelően továbbítják az annak teljesítéséért felelős személynek.

(3) A válasz tervezetének elkészültét követően az azért felelős személy minden esetben egyeztet a Hivatal kommunikációs felelősével vagy a HENT kommunikációs referensével annak elküldése előtt.

(4) Amennyiben a sajtó képviselője közérdekű adat megismerése iránti igényt és más, jelen utasítás által szabályozott megkeresést egyidejűleg nyújt be a Hivatalhoz, az arra adandó választ – lehetőség szerint – egyszerre kell megadni.

9. § (1) A Hivatal részéről felmerülő kommunikációs igény esetén a szakmai felelős a hivatali felső vezető jóváhagyásával megkeresi a kommunikációs felelőst, aki a téma jellegének és egyéb körülményeknek a mérlegelésével javaslatot tesz annak módjára, valamint az írásbeli közlemény elkészítéséhez kommunikációs szempontból segítséget nyújt.

(2) Az elkészült, és a hivatali felső vezető által jóváhagyott közleményt a kommunikációs felelős a 6. §-ban meghatározott módon juttatja el a sajtó részére.

10. § (1) A szakmai felelős a tudomásszerzést követően haladéktalanul, de lehetőség szerint legalább tíz nappal az események kezdete előtt köteles tájékoztatni a kommunikációs felelőst azokról a hivatalos eseményekről, amelyeken a Hivatal képviselője részt vesz még abban az esetben is, amennyiben azokat nem a Hivatal szervezi.

(2) A tájékoztatásnak tartalmaznia kell legalább az esemény időpontját, helyszínét, programját, az azon a Hivatal részéről részt vevő dolgozó nevét, esetleges szereplésének módját és előadásának címét.

(3) Az esemény kommunikációjának módjáról – az esemény céljának, tartalmának, jelentőségének ismeretében, szükség esetén előzetes konzultációt követően – a kommunikációs felelős a kapott és az általa beszerzett további információk ismeretében dönt a felső vezető vagy a szakmai felelős javaslatának figyelembevételével.

(4) Az esemény megtörténtéről és annak esetleges eredményéről sajtó útján nyilvánosságra hozandó, szükség esetén fotókat is tartalmazó sajtóközleményben kell beszámolni, amelyet a szakmai felelős az esemény lezárultát követően haladéktalanul, de legkésőbb az azt következő munkanapon írásban elkészít, és azt a szakmailag illetékes hivatali felső vezető vagy az általa kijelölt kormánytisztviselő jóváhagyását követően megküldi a kommunikációs felelős részére.

(5) A közleményt a kommunikációs felelős kommunikációs szempontból ellenőrzi, majd köteles azt haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanapon eljuttatni a sajtó részére, illetve a Hivatal honlapján történő közzététel érdekében a Hivatal honlapjának főszerkesztőjéhez és szerkesztőségi koordinátorához.

(6) A közleményt a honlap főszerkesztője, illetve szerkesztőségi koordinátora a külön belső utasításban foglaltaknak megfelelően közzéteszi.

11. § (1) A Hivatalhoz nem írásban érkezett megkereséseket az 5–7. §-okban, a Hivatal részéről felmerülő nem írásos kommunikációs igényt a 9. §-ban, a hivatalos esemény nem írásos kommunikációját a 10. §-ban meghatározott módon kell kezelni a megkeresés sajátosságaira is figyelemmel.

(2) A Hivatal alaptevékenységét érintő tárgyú, élő rádiós vagy televíziós szereplés kizárólag a hivatali felső vezető részéről, vagy előzetes felhatalmazásával és a kommunikációs felelős bevonásával történhet.

12. § A Hivatal érdemi tevékenységét érintő információt adó dolgozójának írásban vagy szóban tett sajtónyilatkozata esetén a kommunikációs felelős mérlegeli az információt adó dolgozó nevének feltüntetésének előnyeit és hátrányait, és azt a döntésnek megfelelően kell kérni.

13. § A kommunikációs felelősnek vagy a dolgozónak a sajtónak adott nyilatkozatról, interjúról, riportról, cikkről az ellenőrzés érdekében kérnie kell a megjelenésre szánt újságcikk tervezetének jóváhagyásra történő megküldését, illetve az elkészült hang-, vagy képfelvétel adásra szánt változata meghallgatásának, megtekintésének lehetővé tételét. Ebben a kérésben kell utalni szükség esetén arra, hogy ha a Hivatal a „visszamutatás” elmaradása esetén nem járul hozzá a nyilatkozat, interjú, riport, cikk közzétételéhez.

14. § Az egyedi ügy eljárásával kapcsolatosan csak kivételesen indokolt esetben adható tájékoztatás. A tájékoztatásnál közölni lehet a megállapított tényeket, az ügyféllel már közölt határozat tartalmát, a Hivatal általános ügymenetét, azonban a nyilatkozatot tevő dolgozó a tájékoztatásában a folyamatban lévő ügyet nem véleményezheti, és nem utalhat az eljárás soron következő lépésére vagy a várható döntésre, továbbá tájékoztatása nem tartalmazhat olyan megállapítást, amely a tárgyilagos döntést veszélyeztetheti, vagy annak látszatát keltheti.

15. § Az eljárást lezáró érdemi határozatról a sajtót csak akkor lehet tájékoztatni, ha annak az érdekelttel való közlése megtörtént. A sajtó számára adandó tájékoztatásban utalni kell arra is, hogy a határozat jogerőre emelkedett-e vagy sem.

16. § (1) A sajtóban, vagy elektronikus médiában megjelent (kivéve a rendszeresített sajtófigyelésben szereplő), a Hivatalt negatív színben feltüntető információkról való tudomásszerzést követően a Hivatal minden dolgozója haladéktalanul köteles e tényre és az információ elérhetőségére felhívni a kommunikációs felelős figyelmét.

(2) A kommunikációs felelős mérlegeli a sajtófigyelésben megjelent, valamint az (1) bekezdés szerint számára jelzett információ súlyát és az információval összefüggő, minden lényeges körülményt, ezek alapján szükség esetén tájékoztatja a szakmailag illetékes felső vezetőt és a Hivatal elnökét.

(3) Amennyiben az összes körülményt mérlegelve, a Hivatal hírnevének és szakmai tekintélyének megóvása érdekében szükséges, a kommunikációs felelős – a lehetőségekhez képest – megteszi a szükséges intézkedéseket (új cikk megírását vagy a cikk átírását, illetve egyéb, a sajtóban megjelenő cikk megjelenését kezdeményezi, rövid, közérthető nyelvezetű, a Hivatal álláspontját és szakmai érveit tartalmazó, a szakmailag illetékes felső vezetővel vagy az általa kijelölt szakmai felelőssel egyeztetett szövegű közleményt fogalmaz meg stb.).

(4) A (3) bekezdés szerinti közlemény közzététele érdekében a kommunikációs felelős eljuttatja azt az információt nyilvánosságra hozó vagy más sajtótermék főszerkesztője részére, illetve a honlap főszerkesztőjéhez és szerkesztőségi koordinátorához.

(5) Amennyiben a (4) bekezdésben írtak ellenére az (1) bekezdésben írt információt nyilvánosságra hozó főszerkesztő a közleményt nem teszi közzé, a kommunikációs felelős a közleményt – az összes körülmény mérlegelése után – megküldi az Országos Sajtószolgálat részére.

17. § (1) A Hivatal kommunikációs munkájának segítése érdekében a Hivatalon belül vagy szükség esetén külső fél bevonásával – a hivatali felső vezető döntésének megfelelően – sajtófigyelő szolgálat működhet.

(2) A sajtófigyelés célja a dolgozók vagy valamely csoportjuk tájékoztatása a Hivatalt vagy annak valamely tevékenységét, valamint a Hivatallal kapcsolatban álló szervezeteket, eseményeket érintő hírek és kommentárok (híradások, interjúk, cikkek stb.) összegyűjtésével és a címzetteknek e-mailen való megküldésével vagy részükre más módon történő eljuttatásával.

(3) A sajtófigyelés részletes szabályait [az összegyűjtött információk köre, a címzettek csoportja(i), a megosztás módja stb.] a Hivatal elnökének külön rendelkezése szabályozza.

18. § (1) A Hivatal kommunikációs felelősét a Hivatal elnöke nevezi ki.

(2) A kommunikációs felelős köteles minden segítséget megadni a Hivatal dolgozói részére a sajtóval való kapcsolattartáshoz.

19. § (1) A HENT titkárát és kommunikációs referensét a Hivatal elnöke nevezi ki.

(2) A HENT nevében eljáró titkárra a szakmai felelősre, a kommunikációs referensre a kommunikációs felelősre vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni, ideértve a 4. § (2) bekezdését és a 16. § (2) bekezdésében foglaltakat is.

(3) A HENT honlapjára a külön belső utasításban foglaltakat kell alkalmazni.

(4) A HENT külső szakértője – szükség esetén – a sajtóval való kapcsolattartás során igénybe veheti a kommunikációs referens segítségét.

20. § (1) Ez az elnöki utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)²

(3) Az utasítás tartalmi felülvizsgálatáról, aktualizálásáról és karbantartásáról a Hivatal kommunikációs felelőse és a HENT kommunikációs referense együttesen köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább 3 évente el kell végezni, amelynek eredményeként – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosításának vagy új utasításnak a kiadását.