7/2013. (III. 29.) VM utasítás

1. § Az utasításban foglaltakat a Vidékfejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) hivatali szervezeti egységei és a vidékfejlesztési miniszter irányítása, felügyelete alá tartozó központi költségvetési szervek, a vagyonkezelésébe vagy a tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok, valamint azok többségi részesedésével működő gazdasági társaságok (a továbbiakban együtt: Intézmény) által kezdeményezett fejlesztések előkészítése és projektszerű végrehajtása (a továbbiakban: Projektek) során kell alkalmazni.

2. § Jelen utasítás értelmező rendelkezéseit az 1. melléklet tartalmazza.

3. § (1) A Minisztérium jelen utasítással kapcsolatos feladatait a miniszter irányításával, a közigazgatási államtitkár közvetlen felügyelete mellett a Projektkoordinációs Iroda (a továbbiakban: PKI) útján látja el.

(2) A PKI a feladat ellátása során az ágazat és a kormányzat stratégiai terveivel összhangban projektkoordinációs, projektkontrolling, nyilvántartási és tájékoztatási feladatokat végez.

(3) A PKI a feladat ellátása során jogosult a Minisztérium és Intézményei álláspontjának képviseletére harmadik személlyel szemben, együttműködésben a Szakmai Főosztállyal vagy a szakmai irányítást gyakorló állami vezetővel.

4. § Az Intézmény az utasításban foglaltak szerint köteles a PKI előzetes egyetértését kezdeményezni a fejlesztései és projektjei előkészítésénél a projektötlet írásba foglalása során.

5. § (1) A 4. § szerinti kezdeményezést a PKI vezetője részére kell benyújtani az Intézmény képviseletére jogosult vezetőjének aláírásával hitelesítve hivatalos levélben vagy faxon (fax szám: 06-1-201-4361). A beküldésre kerülő dokumentációt a hivatalos levéllel, vagy fax üzenettel egyidejűleg meg kell küldeni elektronikus formában a pkoordinacio@vm.gov.hu e-mail címre.

(2) A 4. § szerinti kezdeményezéshez csatolni kell az Intézmény szakmai felügyeletét ellátó Szakmai Főosztály vagy a szakmai irányítást gyakorló állami vezető által kiadott támogató nyilatkozatot.

6. § A PKI a kezdeményezést megvizsgálja, indokolt esetben további adatokat kér az Intézménytől vagy a Szakmai Főosztálytól vagy a szakmai irányítást gyakorló állami vezetőtől, és ezek alapján gyakorolja a Vidékfejlesztési Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 7/2012. (IV. 21.) VM utasítás módosításáról szóló 2/2013. (I. 18.) VM utasítás (a továbbiakban: SzMSz) 2. függelék 5.1.0.2. pont 2. alpont c) pontja szerinti előzetes egyetértési jogát, melyről hivatalos levélben és elektronikus formában tájékoztatja az Intézményt. A PKI a tájékoztatást a kezdeményezés hivatalos formájának PKI-hoz érkezését követő 20 munkanapon belül küldi meg. Amennyiben a PKI határidőn belül nem tesz észrevételt, úgy az előzetes egyetértésnek minősül.

7. § Az utasítás rendelkezéseit megfelelően alkalmazni kell azon fejlesztési igények és projektjavaslatok esetén is, amelyek megvalósítását az Intézmény pályázati konstrukcióban tervezi. A fejlesztési igényre, vagy projektjavaslatra a 4. § szerinti kezdeményezést engedélyeztetni kell az 5. § szerinti módon, a 2. melléklet táblázatának kitöltésével.

8. § (1) Támogatási igényt – hazai és nem hazai forrás terhére – kizárólag a PKI előzetes egyetértési nyilatkozatával lehet benyújtani. A nyilatkozat iránti kérelmet a pályázat benyújtását megelőző 20 munkanappal a pályázati felhívásokban előírt, a fejlesztés részletes adatait tartalmazó pályázati adatlap csatolásával kell megküldeni az 5. §-ban foglaltak szerint.

(2) Az Intézmény köteles a benyújtott pályázatok elbírálásának eredményéről, annak kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül a PKI-t hivatalos formában tájékoztatni az 5. § (1) bekezdésében foglaltak szerint.

9. § Az utasítás hatálybalépésekor már benyújtott vagy támogatási szerződéssel rendelkező pályázatok esetén az Intézménynek egyszeri tájékoztatást kell küldenie az 5. §-ban foglaltak szerint, a 3. melléklet táblázatának kitöltésével, jelen utasítás hatálybalépését követő 20 munkanapon belül.

10. § (1) A projektben történő fejlesztések megvalósításakor az Intézmény rendszeres beszámoló formájában köteles tájékoztatni a projekt előrehaladásáról a PKI-t.

(2) Az Intézmény minden projekt esetében köteles megküldeni a Projekt Alapító Dokumentumot (a továbbiakban: PAD) és a projekt megvalósításának tervezett ütemtervét. A PAD-ot minden esetben az Intézmény készíti el, tartalmáért az Intézmény vezetője felel.

(3) A PAD-ban kerülnek meghatározásra a Projekt Irányító Bizottságra (a továbbiakban: PIB) vonatkozó részletes szabályok (létrehozása, létszáma, delegálandó tagok köre, határozatképesség, felelősségi körök).

(4) A rendszeres beszámoló keretében az Intézmény negyedévente, vagy a PAD-ban rögzített, előzetesen meghatározott mérföldkövek elérése esetén tájékoztatja a PKI-t az 5. § (1) bekezdésében foglaltak szerint.

(5) Eseti beszámolókat az Intézmény a PKI kérésére, vagy a projekt megvalósulását veszélyeztető kockázatok megjelenése esetén küldi meg.

(6) A PKI a projektekről és előrehaladásukról nyilvántartást vezet.

11. § (1) A pályázatok és a projektek előkészítésekor az Intézmény köteles gondoskodni a PKI PIB-be történő delegálási lehetőségének biztosításáról.

(2) Az Intézmény felel azért, hogy a PIB határozatképes legyen abban az esetben is, ha a PKI nem él a delegálási lehetőségével.

12. § Jelen utasítás nem érinti az Intézménynek a vidékfejlesztési miniszter irányítása alá tartozó központi költségvetési szervek, továbbá a vagyonkezelésébe, vagy tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok informatikai tárgyú beszerzéseinek egyes kérdéseiről szóló 20/2012. (X. 1.) VM utasításban előírt kötelezettségeit.

13. § Az államtitkot vagy szolgálati titkot, illetőleg alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdeket érintő vagy különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések esetében a titokvédelmi szabályok érvényesülését biztosítani kell.

14. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)²