1/2014. (VI. 6.) ÁSZ utasítás

1. § (1)² Az Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed az Állami Számvevőszék (a továbbiakban: ÁSZ) Szervezeti és Működési Szabályzatának 2. mellékletében jelölt szervezeti felépítés szerinti, alá- és fölé rendeltségben működő szervezeteinél (a továbbiakban: egység) keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra, valamint az ÁSZ-szal közszolgálati jogviszonyban álló számvevőkre, köztisztviselőkre, ügykezelőkre és munkaviszonyban álló munkavállalókra (a továbbiakban: alkalmazott), továbbá a megbízási vagy vállalkozási szerződéssel foglalkoztatottakra. A Szabályzat rendelkezései nem terjednek ki a minősített adat védelméről szóló törvény hatálya alá tartozó minősített iratokra, annak szabályait a minősített adat kezelésével, védelmével kapcsolatos szabályzat tartalmazza.

(2) A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban, valamint a vonatkozó rendelkezésekben foglaltakat kell alkalmazni.

2. § A Szabályzat az iratok kezelésének folyamatát, azok nyilvántartását, iktatását, irattárba helyezését, levéltárba adását, selejtezését, megsemmisítését, valamint a központi rendszeren továbbított iratok (Hivatali Kapu) kezelésének rendjét szabályozza.

3. §³ (1) Az ÁSZ hivatali egységei az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el, egységesen használt elektronikus iktatórendszer támogatásával. Az egységek az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik. A beérkező iratok érkeztetése, valamint a postázás centralizált folyamat, a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása, továbbá a megszűnt egységek rendezett iratanyagának elhelyezése központilag, egységesen a Központi irattárban történik.

(2) Az ÁSZ egységeinél az iratkezelés – a minősített adatot tartalmazó iratok kivételével – az e-Corvina Kft. adActa Net tanúsított iratkezelő rendszer (tanúsítvány száma: QM HU 1 33 508 15) használatával történik.

4. § (1) Az ÁSZ iratkezelésének szakmai irányítását és felügyeletét az Elnök által az iratkezelési tevékenység irányítására kijelölt egység vezetője látja el, aki e feladatkörében gondoskodik:

(2) Az iratkezelési rendszer informatikai feladatait az informatikai szakterületen az Elnök által az informatikai feladatok ellátására kijelölt egység vezetője az alkalmazás adminisztrátor által látja el, továbbá

(3) A fölérendelt egységek vezetői felelősséggel tartoznak az alárendeltségükbe tartozó egységek iratkezelésének szabályszerűségéért. E felelősségi körben kötelesek:

(4) Valamennyi ügyintéző/számvevő, továbbá az egységekhez rendelt asszisztens felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért.

(5) Az ügyintéző/számvevő, továbbá az egységekhez rendelt asszisztens iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:

(6) Az ÁSZ központi telephelyén működő Expediáló-ban dolgozó ügyviteli munkatárs feladatai az alábbiak:

5. § (1) Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket – az ÁSZ ügycsoportjait az azonos tárgyú egyedi ügyeket is tartalmazó részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. A Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL) egyetértésével az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó egység vezetője a szakmai egységek vezetőinek javaslata alapján irattári tételt egy vagy több ügycsoport irataiból is kialakíthat, annak figyelembevételével, hogy

(2) Külön irattári tételeket lehet kialakítani iratfajták alapján

(3) Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meg kell határozni, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetőek (NS), és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni.

(4) A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azt is, hogy melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és melyek azok, amelyek megőrzéséről az ÁSZ – határidő megjelölése nélkül (HN) – helyben köteles gondoskodni.

(5) A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni az irattári őrzés időtartamát.

(6) A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni. A maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamait a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az MNL részére átadni. Kivételt képeznek a tizenöt évnél régebben keletkezett, minősített adatot tartalmazó, nem selejtezhető iratok, amelyeket a minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártát követő naptári év végéig kell a levéltárnak átadni.

6. § (1) Az irattári terv szerkezetét és rendszerét a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá az ÁSZ ügycsoportjai között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel – az érintett egységek javaslatait figyelembe véve – az ÁSZ iratkezelésének szakmai irányítását és felügyeletét ellátó egység alakítja ki.

(2) Az irattári tervet általános és különös részre kell osztani, és az irattári tételeket ennek megfelelően kell csoportosítani. Az általános részbe az ÁSZ működtetésével kapcsolatos, több egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig az ÁSZ alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

(3) A címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (a továbbiakban: irattári tételszám) kell ellátni.

(4) Az ÁSZ ügycsoportjai között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezés eredményeként az irattári tételeket különböző főcsoportokba, azon belül pedig csoportokba és alcsoportokba kell besorolni.

7. § (1) Az ÁSZ-hoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó szükségszerű adatok rögzítésével, az iratkezelési rendszerben e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az iratok nyilvántartását, iktatását úgy kell végezni, hogy az ügyiratforgalom dokumentálásával biztosítva legyen az ügyintézés folyamatának és az iratok szervezeten belüli útjának pontos követhetősége, ellenőrizhetősége, továbbá az iratok holléte naprakészen megállapítható legyen, valamint az e folyamat során keletkező nyilvántartást az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

(2) Az iratkezelés és ügyintézés során az iratok átadását-átvételét – elsősorban az iratkezelő rendszerben, amennyiben ez nem lehetséges, papír alapú átadókönyvben – minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó és az átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

(3) Amennyiben az iratok fizikai átadás-átvétele az iratkezelő rendszerben történő rögzítéstől elválik, az iratok átadás-átvételének tényét átadókönyvben, átadólistán, belső átadókönyvben, vagy az irat irattári példányán az átvevő aláírásával, továbbá a dátum feltüntetésével is rögzíteni kell.

(4) Az iratkezelési folyamat szereplőit megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, arról átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell felvenni és gondoskodni kell az iratok további kezeléséről.

(5)⁶ Szervezeti egység megszűnése esetén, illetve feladatkör átadás-átvétel esetén a nyitott ügyeket le kell zárni. Amennyiben a megszűnő egység külön iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni, és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktató-számának feltüntetésével – be kell iktatni.

(6) Ha a megszűnő egység feladatköre több egység között oszlik meg, az átmeneti irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani vagy a Központi irattárba helyezni.

(7) A megszűnő egység lezárt irataihoz az átvevő szervezeti egység részére biztosítani kell a hozzáférést.

(8) Ha a megszűnt egység iratait nem veszi át más egység, iratanyagait a Központi irattárban kell elhelyezni.

(9)⁷ A (4) bekezdésben és a 30. §-ban foglaltakat a feladatkör-átadáskor is alkalmazni kell.

(10) Az ÁSZ feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belül irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek.

(11) Az ügyiratokat az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe kell besorolni.

(12) Az egységes ügyiratkezelés elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni. Az egy ügyben keletkezett iratokon az iktatószám tartalmazza az egy adategyüttesként kezelt főszám-alszám/évszám adatokat.

(13)⁸ A papíralapú ügyirat fizikai együtt kezelése az erre a célra rendszeresített előadói ívben történik. Az előadói ívet az ügy nyitásakor az ügy nyitójának kell készítenie és az ügy elintézéséig ebben együtt tartani az ügyiratdarabokat (iratokat).

(14) Az ÁSZ iratkezelésével kapcsolatban évente legalább egyszer statisztikai adatszolgáltatást kell nyújtani, amely az ÁSZ belső kontrollrendszerében valós képet ad a működésről, vezetői információt biztosít a kockázatelemzési, valamint a monitoring tevékenységekhez.

8. § (1) Az ÁSZ alkalmazottai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot naprakészen kell nyilvántartani, amely az Elnök által kijelölt, informatikai feladatokat ellátó egység feladatkörébe tartozik. Az ÁSZ alkalmazottai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

(2) Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerhesse meg.

(3)⁹ Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabály és belső szabályzat figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek.

(4) A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési rendszerben egyaránt dokumentálni kell.

(5) A papír alapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden – az elektronikus aláírás elhelyezését követően – az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.

9. § (1) Az ÁSZ-nál az iratkezelés vegyes rendszer alkalmazásával került kialakításra. Az iratok érkeztetése, továbbítása, postázása, irattározása centralizált, az iktatás decentralizált. Az iktatási feladatokat az egységekben dolgozó számvevők és/vagy asszisztensek, az ellenőrzésekben résztvevő számvevők és/vagy asszisztensek végzik.

(2)¹⁰ Az ÁSZ központi telephelyén található ügyviteli pontokon dolgozó ügyviteli munkatársak a kijelölt egységek iratainak átvételét, továbbítását végzik, továbbá azok átmeneti irattárainak gondozásával kapcsolatos feladatokat látják el.

(3)¹¹ Az ÁSZ egyéb budapesti telephelyein (1093 Budapest, Lónyay utca 44. és 1095 Budapest, Soroksári út 3/a.) található ügyviteli pontokon dolgozó ügyviteli munkatársak nem végeznek iktatási tevékenységet. Feladatuk az ellenőrzésvezetők ügyviteli munkájában támogatás nyújtása (pl. sablonok javítása), az ügyiratok továbbításának előkészítése, valamint az átmeneti irattárak kezelése.

(4) Az ellenőrzés 4–5. szakaszában az ellenőrzésvezető és/vagy az általa kijelölt asszisztens, a 6. szakasztól az ellenőrzés lezárásig a felügyeleti vezető és/vagy az általa kijelölt asszisztens, továbbá a megnevezett felügyeleti vezető és/vagy az általa kijelölt munkatárs felelős az irányítása alá tartozó ügyek iratainak kezeléséért.

(5) Az ellenőrzésvezető megbízatásának lejártakor a felügyeleti vezető részére átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja az ellenőrzés dokumentációját, aki az ellenőrzés befejezése után gondoskodik az iratok átmeneti irattárba történő helyezéséről.

(6) Az ellenőrzéssel kapcsolatos iratok iktatási feladatait az ellenőrzésvezetőnek kell megszerveznie, amelyhez az ellenőrzés indítása előtt erőforrást (asszisztenciát) igényelhet. Amennyiben az ellenőrzésvezető másképp nem dönt, az ellenőrzésben részt vevő számvevők is végeznek iktatási tevékenységet.

(7) Az osztályon és egyéb egységben dolgozó munkatársak iratkezelési feladatait az egységben dolgozó asszisztens és/vagy az egység vezetője által kijelölt munkatárs(ak) végzi(k).

10. § (1) Az iratkezelési rendszer üzemeltetése, a technikai infrastruktúra biztosítása és a program hibás működésének elhárítása – az alkalmazás adminisztrátor munkatárs igénybevételével – az Elnök által kijelölt, informatikai feladatokat ellátó egység feladata.

(2) Az Elnök által kijelölt, informatikai feladatokat ellátó egység, adminisztrátor a következő feladatokat látja el:

(3) Az iratkezelési rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni, amely az Elnök által kijelölt, informatikai feladatokat ellátó egység vezetője által megjelölt alkalmazás adminisztrátornak a feladata.

(4) A jogosultságok igénylésére, módosítására és megvonására vonatkozó előírásokat, valamint dokumentum mintákat az ÁSZ Informatikai Biztonsági Szabályzata tartalmazza.

(5) A számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

11. § (1) A küldemény postai, hivatali kézbesítés, külső futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz útján és magánfél személyes benyújtással kerülhet az ÁSZ-hoz.

(2) A küldemény átvételére jogosult:

(3) A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

(4) Az átvevő papír alapú iratok esetében a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.

(5)¹³ Elektronikus úton az elektronikus postafiókra érkező elektronikus fájl (Word vagy más formátumú dokumentum), küldemény érkeztetését az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolással egyidejűleg az iratkezelési rendszerben végre kell hajtani. Az asz.hu címről érkezett küldemények esetén elektronikus visszaigazolás nem történik. A személyes postafiók (név@asz.hu) kizárólag az ÁSZ hivatalos elektronikus levelezési címeire beérkezett, az egység vezetője által a feladatellátásra történő kijelölés során keletkezett elektronikus levél tárolására, az ÁSZ szervezetén belüli munkavégzésre, ügyintézői munkája során keletkezett elektronikus levelek tárolására használható. Személyes elektronikus levélcímen hivatalos küldemény kiadmányozása tilos. Az elektronikus kiadmányozási jog osztja a papíralapú kiadmányozás jogi sorsát.

(6) Az elektronikusan érkezett küldeményt – iktatás előtt – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell, kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket. Amennyiben a küldemény az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt – amennyiben elektronikus válaszcímét megadta – legkésőbb az érkezést követő munkanapon, elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és az ÁSZ által használt formátumokról. Ezen küldeményeket nem kell iktatni.

(7) Az Expediáló munkatársa, mint átvevő, a tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz.

(8) A HK-n keresztül érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolása a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás és annak igénybevételéről szóló kormányrendeletben, valamint jelen Szabályzat IX. Fejezetében meghatározottak szerint történik.

(9) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papír alapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell („sérülten érkezett”), és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

(10)¹⁴ A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt a kézbesítő köteles a címzettnek vagy a feladatellátásra történő kijelölésre jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

(11) Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent az ÁSZ informatikai rendszerére. Az elektronikus iratokat csak bekapcsolt vírusvédelmi rendszer mellett szabad megnyitni, mert a vírusvédelmi rendszer ellenőrzi, hogy nem tartalmaznak-e ártalmas elemeket.

(12)¹⁵ Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet (4. számú iratminta). Az adathordozót mint iratot, a kísérőlapot mint mellé-kelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat tárgyát, fájlnevét, fájltípusát és az adathordozó paramétereit, valamint azt, hogy rendelkezik-e elektronikus aláírással. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.

(13) Téves címzés, sikertelen kézbesítés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy vissza kell küldeni a feladónak.

12. § (1) A külső szervtől érkezett küldeményeket az Expediáló munkatársa bontja fel, az alábbi esetek kivételével:

(2)¹⁸ Az ÁSZ vidéki telephelyeire érkezett küldeményt az átvevő bontja fel és érkezteti, kivéve az (1) bekezdésben leírt esetekben. Ezekben az esetekben az iratkezelési rendszerben a küldeményt érkeztetni kell, a küldemény borítékján a beérkezés dátumát és az érkeztetési számot fel kell tüntetni, majd bontás nélkül haladéktalanul gondoskodni kell a küldemény címzetthez történő továbbításáról. A bejelentésekkel kapcsolatos részletes eljárási szabályokat külön belső szabályzat tartalmazza.

(3) A névre szóló küldeményeket (ha a címzett másképp nem rendelkezik) át kell adni vagy továbbítani kell a címzettnek, azokat csak a címzett bonthatja fel.

(4) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldemény beiktatásáról, további kezeléséről gondoskodik.

(5) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményeznie.

(6) A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen az ügyviteli ponton keresztül el kell juttatni a címzetthez.

(6a)¹⁹ Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni. A pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében – az ÁSZ Pénzkezelési Szabályzatában pénzkezeléssel megbízott munkatársa részére kell átadni és az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

(7) Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített küldemény található, erről két példányban a bontást végző ügyintéző és vezetője által jegyzőkönyvet kell készíteni. A borítékot vissza kell zárni és a felbontás tényét – az időpont és a felbontó személy nevének feltüntetésével – a borítékon rögzíteni kell. A küldeményt a minősített adatok védelmére vonatkozó szabályzatban meghatározottak szerint a TÜK ügyintézőnek át kell adni, aki a jegyzőkönyv egy példányával azt a címzett részére eljuttatja, átveteti.

(8) A postai kézbesítésnél használt tértivevények visszaérkezését az Expediáló munkatársa köteles rögzíteni az iktató rendszerben és haladéktalanul visszajuttatni a feladó egységhez, ahol gondoskodnak annak az ügyirathoz történő szereléséről.

(9) A faxon és e-mailen érkezett irat kezelésére is a Szabályzat rendelkezései az irányadóak.

(10) A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

(11) Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – az iratkezelési rendszer érkeztető adatbázisában történik.

(12) Minden beérkezett küldeményt (papír alapút vagy elektronikus iratot is) a beérkezés napján, de legkésőbb a következő munkanapon az érkeztető-nyilvántartásban érkeztetni kell. Az Expediáló munkatársainak feladata az odaérkező papír alapú küldemények érkezésük napján történő érkeztetése, amely a küldemény nyilvántartásba vételét, az elektronikus érkeztető könyv rovatainak értelemszerű kitöltését jelenti. Nem kell érkeztetni abban az esetben, ha a beérkező küldemény a beérkezés időpontjával egyidejűleg beiktatásra kerül.

(13) Az érkeztetés során minimálisan az alábbi adatokat kötelező kitölteni:

(14) Az érkeztetés papír alapú küldemények esetében az érkeztető bélyegzőnek az iratra, vagy a nem bontott küldemények esetében a borítékra való rányomásával, rovatainak (dátum, érkeztetési sorszám, melléklet) kitöltésével történik.

(15)²⁰ Az elektronikus postafiókra érkező elektronikus fájl (Word, vagy más formátumú dokumentum), küldemény érkeztetését az iratkezelési rendszer automatikusan végrehajtja a visszaigazolás küldésével egyidejűleg.

(16) Az érkeztetés dokumentálása során a rendelkezésre álló érkeztetési adatokat az érkeztetési nyilvántartásban kötelezően ki kell tölteni. Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező beadvány esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.

(17) A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni – az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.

(18) Az érkeztető szám az iratkezelési rendszer által automatikusan kiosztott, minden év január 1-jétől induló és egyesével növekvő zárt sorszám.

(19) Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a küldő adatai mezőbe a „Feladó nélkül”-t kell kiválasztani a partner adatbázisból.

(20) Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető-nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját és az érkeztetés elmaradásának okát.

(21)²¹ A mellékletet az irattal együtt kell kezelni, a mellékletek számát az iratkezelési rendszerben és az iktatóbélyegzőn is rögzíteni kell.

13. § (1) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy az iratnak van-e előzménye. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. Az elő- és utóiratot tehát össze kell szerelni úgy, hogy az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradjanak. A szerelést papír alapú irat esetében az iraton is jelölni kell.

(2) Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. Az előzményiratok szerelését az újabb papír alapú iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt „Szerelve a ...... ikt.sz. irat” szöveggel kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni.

(3) Ha az előzményirat irattárban van, az ügyintézőnek kell gondoskodni a szerelés végrehajtásáról.

14. §²³ (1) Az egységekhez beérkezett küldeményeket, ha azokon az egység neve szerepel címzettként, akkor az egység vezetője kijelöli feladatellátásra az ügyintézőt. Ha a küldeményen nem szerepel az egység megjelölése, akkor a beérkezett küldeményt az Elnök által a titkársági feladatok irányítására kijelölt egység vezetője jelöli ki feladatellátásra a megfelelő egységet vagy közvetlenül az alkalmazottat annak felettese egyidejű tájékoztatásával.

(2) Az érkezett iratot iktatás előtt a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak kell eljuttatni az ügyintéző személy vagy az eljáró egység feladatellátásra történő kijelölése érdekében. Amennyiben a feladatellátásra történő kijelölésre jogosult másként nem rendelkezik, be kell mutatni azt az iratot is, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintéző már korábban kijelölésre került.

(3) Az irat feladatellátásra történő kijelölésére jogosult:

(4) A feladatellátásra történő kijelölésre jogosult:

(5) A feladatellátásra történő kijelölés során a feladatellátásra történő kijelölési folyamatot a fölé- és alárendeltségi viszonylatban úgy kell rögzíteni, hogy az eljárás végén az mindig az ügyintéző személyéhez kötődjön, amit az iratkezelési rendszerben elektronikusan is rögzíteni kell, továbbá megállapítható kell legyen az is, hogy az ügyintéző a feladatellátásra kijelölt iratot elektronikusan és papír alapon is átvette.

(6) A feladatellátásra történő kijelölés adatait az iratkezelési rendszerben a feladatellátásra történő kijelölésre jogosult vagy az általa meghatalmazott munkatárs rögzíti.

(7) A funkcionális postafiókokra érkező iratok feladatellátásra történő kijelölésére a postafiókot használó egység vezetője vagy az általa kijelölt munkatárs(ak) jogosult(ak).

15. § (1) Az iratok nyilvántartására papír alapú és elektronikus iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy az ÁSZ feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása, ügyiratok egységes kezelése – iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

(2) Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt iratkezelési segédletek:

(3) Az iratkezelési segédletek hitelesítésével, kiadásával, nyilvántartásával, irattárazásával, illetve selejtezésével kapcsolatos feladatokat az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó egység vezetője, vagy az általa kijelölt munkatárs látja el.

(4) A hitelesítő a nyilvántartásba vett iratkezelési segédlet lapjait sorszámmal látja el és a borítólap belső oldalán feltünteti: „Ez a ............... számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20... év ............ hó ...... nap. Lezárva: 20... év .......... hó ...... nap.” Ezt követően aláírja, a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátja és rávezeti a főnyilvántartási számot.

(5) A betelt iratkezelési segédleteket az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó egység vezetője által kijelölt munkatárs zárja le (a lezárás dátumának rávezetése, a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátás, aláírás) és helyezi irattárba.

(6) Az ügyekhez iratkezelési segédeszközként előadói ívet kell használni:

(7) Az előadói ívet a hozzátartozó ügyirattal együtt kell kezelni.

16. § (1)²⁶ Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Ez alól kivételt képeznek a (2) bekezdésben felsorolt típusú dokumentumok.

(2) Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:

(3)²⁷ Amennyiben egy iratról megállapítható, hogy az már valamilyen módon korábban beérkezett (pl. elektronikusan) és beiktatásra került, érkeztetni kell, de nem kell újra beiktatni. A „kezelési feljegyzések” rovatba a következő megjegyzést kell beírni: „Az irat korábban már beérkezett, ......... iktatószámon iktatva”, majd az iratokat egyesíteni kell.

(4) Az ellenőrzött szervek által az erre a célra létrehozott web-es felületre feltöltött dokumentumokat nem kell beiktatni, csak az ellenőrzött szerv által aláírt jegyzéket.

17. § (1) Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített elektronikus iktatókönyvet kell használni. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

(2) Az iktatás során minimálisan az alábbi adatokat kötelező kitölteni, amennyiben azok rendelkezésre állnak:

(2a)²⁹ Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket, a „sürgős” vagy „azonnal” jelzésű iratokat.

(3)³⁰ Az iktatószámok előtt használt azonosítót az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelős vezető adja ki és tartja nyilván. Az ÁSZ-nál használt azonosítók a Függelékben találhatóak.

(4)³¹ Az ÁSZ-hoz érkező, illetve az ÁSZ-nál mint iratképző szervnél keletkező iratokat – a 16. § (2) és (4) bekezdésben meghatározott kivételekkel – egyedi azonosító számmal (iktatószámmal) kell nyilvántartani.

(5) Az irat egyedi iktatószáma az alábbi részekből tevődik össze:

(6)³² Alszám alszámozása nem megengedett.

(7) Egy adott iratot az iktatószám felsorolt elemei együttesen, a fenti sorrend szerint azonosítanak. Az iktatószámot az iratkezelési rendszer generálja.

(8) Az iktatás során az elektronikus iktatókönyvben az iktatási adatokat a rendelkezésre álló adatok alapján a lehető legteljesebb mértékben kell kitölteni.

(9) Egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos számmezőből kell kiadni és nyilvántartani. A főszám-alszámos iktatás alkalmazása esetén az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon (ügyszám) kell nyilvántartani, a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben.

(10) Az ügyek sorszámozását, illetőleg azokon belül az iratok alszámozását minden naptári évben elölről (egytől) kell kezdeni és megszakítás nélkül kell folytatni az év végéig, vagy az ügy éven belüli lezárásáig (éven belüli iktatás).

(11) A különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy főszámon lehet nyilvántartani azzal, hogy az egy főszámon nyilvántartható ügyek körét az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni. Az ÁSZ-nál egy főszámon nyilvántartható ügyek: ellenőrzési ügyek, humánpolitikai ügyek, lakáskölcsönnel kapcsolatos ügyek, bejelentések.

(12)³³ Az ügyek (iktatási főszámok) létrehozását az egység vezetője végzi. Az irattári tételszámot az ügy tárgya szerint kell meghatározni. Egy ügyszám alá csak azonos irattári tételszámú ügyiratdarabok tartozhatnak. Amennyiben egy új ügyiratdarab tételszáma vagy tárgya megváltozik az előzményhez képest, új főszámra (ügyszám) kell iktatni.

(13) Az iratok iktatását és mutatózását együtt, az iratkezelési rendszer foglalja össze. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyúttal mutató is. Az elektronikus iktatókönyvben biztosított a tárgy, vagy annak kulcsszavai szerinti visszakeresés.

(14)³⁴

(15) Az iktatási adatbázis időszaki (minimum heti) biztonsági mentéséről, illetve a féléves és éves archiválásról az alkalmazás adminisztrátor gondoskodik. A mentéseket azok tartalmától függően kockázati szempontból elkülönítetten, tűzbiztos módon kell tárolni. A biztonsági másolatot az Elnök által kijelölt, informatikai feladatokat ellátó egység tárolja.

(16) Év végén az iktatókönyveket és az iratkezelési segédleteket le kell zárni. Minden évben új iktatókönyvet kell nyitni, az iratkezelési segédleteket az év lezárása után tovább lehet használni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni se főszámra, se alszámra. Ez alól kivételt képeznek a (11) bekezdésben felsorolt ügyek iratai. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

(17) Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus iktatási rendszer teljes adatállományának (címlista, tételszám, megőrzés, naplózás információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, elektronikus adathordozóra elmentett változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni, e feladatok elvégzése az alkalmazás adminisztrátor feladata.

(18) A lezárt érkeztető-nyilvántartást, az iktatókönyveket és adatállományaikat, valamint az elektronikus dokumentumokat archiválni kell, és a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolni. Az elektronikus érkeztető-nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példányát az archiválást követő második évben meg kell semmisíteni.

(19) Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon – az alkalmazás adminisztrátor a lezárt dokumentumok közé helyezi.

(20)³⁵ Az iktatásra kerülő papíralapú iraton – kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot – amennyiben az iktatószám nem került rá nyomtatva, az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.

(21) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza az ÁSZ megnevezését, továbbá

18. §³⁶ (1) Az irat átadásakor az Expediáló, az ügyviteli pont, továbbá az egység vezetője által kijelölt munkatárs átadókönyvvel vagy az elektronikus rendszerben dokumentált formában adja át az iratot.

(2) Az iratokat az ügyviteli pontokra kell átadni:

(3) Az átvétel igazolása papíralapú ügyirat esetében az irat iktatószámának vagy más nyilvántartás szerinti sorszámának, az átvétel időpontjának feljegyzésével és az átvevő aláírásának ellenében átadókönyvben, vagy az iratkezelési rendszerben dokumentáltan történik.

(4) Elektronikus úton történő átvétel esetén a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.

(5) Amennyiben az iratot más egységnek is át kell adni – tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre, ügyintézésre –, a papíralapú iratok átadás-átvételét a kézbesítési jegyzéken vagy az átadókönyvben aláírással kell igazolni, és az elektronikus rendszerben is ezt a tényt rögzíteni kell.

(6) Az elektronikus iratkezelési rendszerben az iratátadást a megfelelő rovatban kell rögzíteni.

(7) Az iratanyagért az iratot keletkeztető szervezeti egység vezetője, illetve a dokumentált átadás-átvétel során utoljára megjelölt szervezeti egység vezetője felelős. Az elektronikus iktató rendszerben folyamatosan rögzíteni kell az ügyirat útját, hogy ezek az adatok bármikor visszakereshetőek legyenek.

(8) Lehetőség szerint a papíralapú átadókönyv helyett elektronikus kézbesítőkönyvet kell alkalmazni.

19. § (1)³⁷ Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a Szervezeti és Működési Szabályzatban, a vonatkozó belső szabályozásban meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá. A papír alapú és elektronikus kiadmányozásra ugyanazon jogosultságok és kötelezettségek vonatkoznak. Jogi sorsuk ugyanaz.

(2) Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát.

(3) Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezet 1. példányát szignójával (kézjegy, rövidített aláírás) köteles ellátni (irattári példány). A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el, „s. k.” jelzés esetén az ügyintéző vagy az asszisztens „a kiadmány hiteles” záradékot rávezeti, a körbélyegző lenyomatát elhelyezi, és azt aláírja.

(4) Az irat akkor hiteles kiadmány, ha

(5) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó szerv körbélyegzőjének lenyomata. Nyomdai sokszorosítás esetén a nyomdai sokszorosítást megelőzően is alkalmazni kell a (3) bekezdésben előírtakat.

(6) Az „s. k.” jelzésű kiadmányokat hitelesíteni kell. A hitelesítési záradéka „A kiadmány hiteles” szövegből, a hivatalos bélyegző lenyomatából és a hitelesítéssel felhatalmazott személy aláírásából áll.

(7) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:

(8) A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését. Több kezelési utasítás is alkalmazható egyidejűleg.

20. § (1) Az ügyintéző vagy az asszisztens köteles előkészíteni a küldeményt a továbbításhoz, gondoskodik a boríték, tértivevény megírásáról.

(2)⁴⁰ A kimenő iktatott iratok adatait az iktatási rendszerben pontosan ki kell tölteni, ami az ügyintéző vagy az asszisztens feladata.

(3) Az iratokat az ügyintéző vagy az asszisztens továbbítja az ügyviteli pontra vagy az Expediálóba. Az ügyviteli munkatárs az irat átvétele után köteles az iratot a címzettnek jelen Szabályzatban meghatározottak szerint, az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül továbbítani.

(4) Az Expediálóban a küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, kézbesítő, futárszolgálat stb.).

(5) Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell szerelni.

(6) A boríték címoldalán fel kell tüntetni:

(7) Az iratot a futárszolgálattal, saját kézbesítővel, postai úton vagy elektronikus úton lehet továbbítani.

(8) Az olyan iratot, amelynek határidőben való továbbításához, vagy a továbbítás dokumentálásához jogkövetkezmény fűződik, ajánlottan és/vagy tértivevénnyel kell küldeni. Erre figyelemmel minden esetben a 2011. évi LXVI. törvény (ÁSZ tv.) 29. § (2) bekezdésében jelzett 15 napos határidő, valamint 33. § (1) bekezdésben foglalt 30 napos határidők betartásának nyomon követhetősége érdekében elengedhetetlen feltétel a kézbesítés dokumentálása, ezért az ellenőrzött szerv részére a fenti törvényhelyben meghatározott iratokat vagy személyesen az átadókönyvben kell átadni és átvetetni, vagy tértivevénnyel kell részére postai úton megküldeni. A visszaérkezett tértivevényt iktatás nélkül az irathoz kell csatolni. A fentieken kívül az egység vezetőjének döntése alapján elsőbbségi levélként csak a soron kívüli postai kézbesítést igénylő irat küldhető.

(9) Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, és a címzett postai címe ismert, akkor az elektronikus irat papír alapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.

(10)⁴¹ Az elektronikus tértivevényeket (érkeztetési nyugtákat) iktatás nélkül kell az iratkezelő rendszerben tárolni. Amennyiben az ügyiratkezelő rendszerbe külső címről elektronikus úton irat érkezik, a rendszer a feladónak automatikusan érkeztetési nyugtát küld.

21. § (1) A kiadmányozott iratok ÁSZ-on belül papíron vagy elektronikus formában is küldhetők. Papír alapú iratokat minden esetben a Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott alá- és fölérendeltségi viszonyok – szolgálati út – betartásával kell továbbítani.

(2)⁴² Elektronikus úton kizárólag a belső kiadmányozásra jogosult vezető által jóváhagyott irat küldhető, az (5) bekezdésben jelöltek kivételével. Az irat készítője jóváhagyásra előzetesen megküldi a vezető részére, majd a jóváhagyást követően iktatja a számítógépes iktatási és iratkezelési rendszerben. Az iktatást követően az iratot elektronikus úton küldi meg a címzett egység vezetőjének és másolatban a kiadmányozó vezetőnek.

(3)⁴³ Amennyiben a számítógépes iktatási és iratkezelési rendszerből kerül továbbításra az irat, az iktatószám kiosztása után az a levél tárgy mezőjében automatikusan rögzítésre kerül.

(4)⁴⁴

(5) Nem kell iktatni a belső munkaközi kapcsolat részét képező nem kiadmányozott iratokat.

(6)⁴⁵ Belső irányítási eszköz az iratok papíralapú és elektronikus egyidejű megküldését is elrendelheti, amely esetben csak az egyik típusú iratot kell iktatni.

(7)⁴⁶

22. §⁴⁷ Az irat határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezését az ügyirat feladatellátásra történő kijelölésre, kiadmányozásra jogosult egység vezetője vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel vagy az irattárba helyezést „Irattár” megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek vagy az asszisztensnek kell az előadói íven feltüntetni.

23. § (1) Az ügyfelelős szerinti egység vezetője által kijelölt munkatársnál kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé.

(2) A határidőt az iratkezelési rendszer megfelelő mezőjében, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

(3) Az ügyfelelős szerinti egység vezetője által kijelölt munkatárs a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles

(4)⁴⁸ Ha nem érkezik válasz, vagy ha határidő eredménytelenül telik el, az ügyintéző köteles megsürgetni a választ, majd – a vezetői döntés szerint – tovább kezelni az ügyiratot. A határidőből történő kivételt, a sürgetést és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, illetve az elektronikus iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatába köteles feljegyezni.

24. § (1) Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

(2) Az egységek átmeneti irattárat kötelesek működtetni. Az ÁSZ fővárosi telephelyein található átmeneti irattárak működtetéséért a telephelyenként megbízott ügyviteli munkatársak a felelősök.

(3) Az átmeneti irattárból leadott selejtezhető, a nem selejtezhető, határidő nélkül az ÁSZ-ban őrzendő, valamint az MNL-nek átadásra kerülő iratanyag őrzése, illetve átadásig történő kezelése az iratkezelés felügyeletét ellátó egység által működtetett Központi irattár feladata.

(4) Az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó egység vezetőjének a gazdasági szakterület vezetője által kijelölt egység vezetőjének közreműködésével kell gondoskodni arról, hogy az átmeneti irattárazás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas, lehetőleg a napi munkafolyamattól elkülönített helyiség kerüljön kialakításra. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

(5) Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az átmeneti irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét biztosító tárolóeszközöket (szekrény) kell használni. A Központi irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (gemkapocs stb.) el kell távolítani.

(6) A nem papír alapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A tárolásból adódható adatvesztés előtt gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

25. § (1)⁴⁹ Az átmeneti irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni. Átmeneti és Központi irattárba helyezésnél – amennyiben ez papír alapon történik –„irat átadás-átvételi jegyzőkönyv”-et (6. számú iratminta), irat kölcsönzésekor „iratkölcsönzési napló”-t (11. számú iratminta) kell használni.

(2) Átmeneti irattárban kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. Az irattári tételszámot legkésőbb az ügy lezárásakor az ügyintézőnek kell ráírni az előadói ívre.

(3) Az átmeneti irattárba helyezést az ügyfelelős szerinti egység vezetője, vagy az általa felhatalmazott munkatárs engedélyezi az ügyiratot tartalmazó előadói íven aláírásával és a dátum megjelölésével. Az irattárazás, irattárba adás az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes egység kötelezettsége.

(4) Amennyiben az ügyirat egy vagy több alszámra iktatott irata nincs az irattárazásra kötelezettnél, a hiányzó iratokat be kell gyűjteni, azaz át kell adni (és venni) az ügyben eljáró egység részére. Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattárazhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző egységeknél. Erről az átmeneti irattárat kezelő munkatárs köteles tájékoztatni az irattárazásra kötelezettet.

(5) Az átmeneti irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek, vagy az egység vezetője által kijelölt munkatársnak (ha addig nem történt meg) meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e. A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelnie, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a vonatkozó előírások betartásával, zúzógéppel – meg kell semmisítenie.

(6)⁵⁰ Az ügyintézőnek vagy az egység vezetője által kijelölt munkatársnak legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az előadói ívre a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívében kell szerelnie. Az előadói ívben el kell helyezni az iratjegyzéket.

(7) Az irattárba adás előtt az ügyintéző köteles az ügyhöz tartozó iratokat, valamint az ügyet is az elektronikus iktatókönyvben lezárni.

(8) Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

(9)⁵¹ Amennyiben az iratjegyzék alapján az irattárért felelős ügyviteli munkatárs hiányosságot észlel, az iratokat irattárazásra nem veheti át, visszaadja az ügyintézőnek vagy az egység vezetője által kijelölt munkatársnak, aki gondoskodik a hiányosság pótlásáról.

(10)⁵² Az ügyiratjegyzéken jelezni kell azokat az iratokat, amelyek csak elektronikus formában találhatók (azokat nem kell kinyomtatni, ha az iratkezelési rendszerben visszakereshetők).

(11) Az átmeneti irattárban az iratokat keletkezési évek szerint, az irattári tételszámok vagy az ügyszámok emelkedő sorrendjében kell elhelyezni és őrizni. A dossziékban őrzött iratoknál az irattári tételszámot a dosszién is fel kell tüntetni.

(12) Mind a selejtezhető, mind a nem selejtezhető, maradandó értékű iratokat a felelős egység átmeneti irattárában kell őrizni a Központi irattár részére történő átadásig, az ügy lezárását követő egy évig.

(13)⁵³ Az ellenőrzési ügyek lezárását követően az ellenőrzéssel kapcsolatos iratokat az ÁSZ központi telephelyén a felügyeleti vezetők részére kialakított átmeneti irattárban kell tárolni a lezárást követő egy évig, majd a Központi irattár részére kell átadni.

(14)⁵⁴ A Számvevői Iroda állományába tartozó munkatársak személyi anyagait, továbbá a vezetők és egyedi ügyek gazdái személyi anyagait az Elnök által a munkaügyi és erőforrás-tervezési feladatok ellátására kijelölt egység(ek) munkatársai kezelik. A jogviszony megszűnése után a lezárt személyi anyagokat a Központi irattár részére kell átadni megőrzésre. A Gazdasági igazgató irányítása alatt álló egységek iratanyagait az arra kijelölt munkatársak elkülönített átmeneti irattárban kezelik és őrzik az egység vezetője által meghatározott ideig, ezt követően leadják a Központi irattárba.

(15) Azokról az iratokról, amelyeket az egység visszatart, vagy amelyek hiányoznak és az iktatókönyvből nincsenek kivezetve, az egység kijelölt munkatársának hiányjegyzéket kell készíteni, amelyet mellékletként az irat átadás-átvételi jegyzőkönyvhöz kell csatolni. Későbbi leadás után az iratot a hiányjegyzékből törölni kell „irattárba helyezve” megjegyzéssel.

(16) Az átmeneti irattárból kiadott iratokról az irattárért felelős munkatársnak külön nyilvántartást kell vezetni, helyükre ügyiratpótló lapot kell elhelyezni. Az irattárért felelős munkatárs az irattárból iratot véglegesen csak az egység vezetőjének írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. A munkatárs iratot véglegesen az előzőek kivételével csak a Központi irattárnak adhat át.

26. § (1) Az átmeneti irattárakban őrzött ügyek iratait, ha az ügyfelelős egység vezetője másképp nem dönt, az ügy lezárása után egy év elteltével a Központi irattárnak kell átadni.

(2) Az ügyiratok dokumentált átadása az átmeneti irattárért felelős munkatárs feladata.

(3) A Központi irattár irattárosa a papír alapú ügyiratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, egységenként, a keletkezés, azon belül a selejtezés vagy a levéltári átadás évszámának megfelelően, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva és az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve, irattároló dobozokban, nyilvántartásaikkal együtt, irat átadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező iratjegyzék kíséretében veszi át. Az iratokról – ha ez még nem történt meg – el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, fémből készült iratkapcsolót, műanyagból készült iratborítókat.

(4) Az iratok átadásakor három példányban kell elkészíteni az átadás-átvételi jegyzőkönyvet, amelynek melléklete az iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példánya a Központi irattáré, a másik az iratot átadó munkatársé, amelyet az átmeneti irattárban kell megőrizni.

(5) Az ügyiratok Központi irattárba történő leadását az elektronikus iratkezelési rendszerben az irattárosnak kell dokumentálni. Az irattáros a leadás időpontját bejegyzi az iktatókönyv megfelelő rovatába.

(6) A Központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:

(7) Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a Központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani a tárolást.

(8) Az elektronikusan tárolt és archivált adatállományok, elektronikus dokumentumok utólagos olvashatóságát, visszakereshetőségét, használatát a megőrzési idő lejártáig biztosítani kell.

(9) A Központi irattárban elhelyezett iratokról az irattárosnak naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül. Tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári jelét és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári jelhez tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

(10) A Központi irattár az irattáros által gondozottan:

(11)⁵⁵ A Központi irattár irattárosa az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó egység vezetőjének engedélye alapján papíralapú iratot csak a készítő egység vagy a feladatait átvevő egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetőleg biztosítja a betekintést a 2. számú iratminta (iratkikérő-iratpótló lap/őrjegy) kitöltésével. Ha más egység iratát kérik ki a Központi irattárból, illetőleg más egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó egység vagy a feladatait átvevő egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt hivatali egység esetén az engedélyt a Központi irattárat működtető egység vezetője adja meg. Az irat kiadását és visszaérkezését az iratkezelési rendszer megfelelő rovatában rögzíteni kell.

(12) A Központi irattárból eredeti ügyiratot kölcsönözni 30 napos határidővel lehet. Szükség esetén ez az időtartam a kikérő egység vezetőjének írásbeli kérésére meghosszabbítható.

(13) Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot.

(14) A Központi irattár az MNL-nek, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt jelen Szabályzatban előírt megkeresés szerint más irathoz szerelik.

27. § (1)⁵⁶ A Központi irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével évente selejtezni kell. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. A nem maradandó értékű iratokat a megőrzési idő letelte után szabad csak leselejtezni.

(2) A Központi irattárban elhelyezett iratokra vonatkozóan minden év június 30-ig kell selejtezésre előkészíteni a lejárt megőrzési határidejű iratokat. A Központi irattár munkatársa az MNL selejtezési engedélyének beszerzését az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó egység vezetőjénél kezdeményezi. Az iratok selejtezését a Központi irattárban, az ügyirat keletkezésekor érvényben lévő irattári terv szerint kell végrehajtani.

(3)⁵⁷ Az iratselejtezés végrehajtására legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni.

(4) A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése, előkészítése és lebonyolítása.

(5)⁵⁸ A selejtezésről a kijelölt selejtezési bizottság tagjai által aláírt selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni (5. számú iratminta) 3 példányban, amelynek 2 példányát iktatás után az MNL-hez kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése érdekében.

(6) A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, mely tartalmazza a selejtezendő iratok:

(7) A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjai aláírják, és a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával látják el.

(8) A selejtezés időpontját az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni.

(9) Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.

(10) Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése az MNL engedélye alapján fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

28. § (1) Az MNL selejtezési engedélyének birtokában – amelyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – a Központi irattár munkatársa az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítendő iratoknak az elszállításig történő elhelyezéséről és biztonságos megőrzéséről.

(2) A kiselejtezett – papírzsákban elhelyezett – iratanyag megsemmisítését a Központi irattár munkatársa koordinálja, a papírzsákokba kizárólag a megsemmisítésre váró papír alapú adathordozók helyezhetők el, semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A záradékolt selejtezési jegyzőkönyv alapján a gazdasági szakterület kijelölt munkatársa útján gondoskodik a papír alapú iratok megsemmisítéséről. A megsemmisítést a Központi irattár munkatársának jelenlétében, zúzógéppel kell végrehajtani. A megsemmisítésről jegyzőkönyvet kell készíteni.

(3) Elektronikus dokumentumkezelés esetében – amennyiben az adathordozón selejtezendő és további őrzést igénylő elektronikus dokumentumok is találhatók – a nem selejtezhető dokumentumokat a rendszergazda az alkalmazás adminisztrátor bevonásával más adathordozóra menti. Ezzel egyidejűleg a Központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

29. § (1) A nem selejtezhető iratokat – a határidő nélkül őrzendők kivételével – az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó egység vezetőjének felügyeletével a Központi irattár munkatársa 15 év őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel adja át az MNL-nek.

(2) Az átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, az ÁSZ költségére az Irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – az MNL-lel egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

(3) Elektronikus iratokat külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell levéltárba adni.

(4) Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési rendszerben az irattárosnak rögzíteni kell és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

30. § (1)⁵⁹ Hivatali egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi dokumentumot, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében a megszűnő egység vezetőjének át kell adni a megszűnő egység feladatkörét átvevő egység vezetőjének (a továbbiakban: átvevő egység). A folyamatban lévő ügyek felelőse az átvevő egység kijelölt munkatársa lesz, amelyet az iktató rendszerben is jelölni kell.

(2)⁶⁰ A befejezett ügyeket, iratokat és az iktatókönyvet le kell zárni. Amennyiben a megszűnő egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell.

(3) Ha a megszűnő egység feladatköre több egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan – irattári tételenként – lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a Központi irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait az (1) bekezdésben meghatározottak szerint kell kezelni.

(4) A megszűnő egység elektronikus iktatókönyvéhez az átvevő egység számára a hozzáférést biztosítani kell.

(5) Ha a megszűnt egység feladatkörét nem veszi át más egység, az iratanyagát a Központi irattárban kell elhelyezni, a 26. §-ban leírt szabályok alapján.

(6) A (2)–(4) bekezdésben foglaltakat az egységet érintő feladatkör átadása esetén is alkalmazni kell.

31. § (1) Az egységtől távozó munkatársat, vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen – jegyzőkönyv felvétele mellett – el kell számoltatni. Az egységek vezetői intézkednek a távozó munkatárs számára általuk korábban megkért jogok visszavonásáról. Az egységtől távozó munkatárs a nála lévő iratokat a feladatát átvevőnek adja át.

(2)⁶¹ Az egységtől távozó munkatárs az iratkezelési rendszerben köteles lezárni azokat az iratokat és ügyeket, amelyeknek felelőse vagy ügyintézője volt. Amennyiben az ügy még nem lezárható, azt át kell vezetni a munkakört átvevő nevére.

(3)⁶² A munkakör átadása keretében az iratok átadása-átvételéről a közszolgálati jogviszony és munkaviszony létesítésének, módosításának, valamint megszüntetésének folyamatáról szóló elnöki intézkedés mellékletét képező, átadás-átvételi jegyzőkönyv mintája szerinti jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynél jelen van az egység vezetője, a távozó munkatárs, valamint az egység vezetője által kijelölt munkatárs mint jegyzőkönyvvezető. A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni a hivatali egység megnevezését, tételesen fel kell sorolni az ügyirat darabszámot, iktatószámot. Az előadói ívekben elhelyezett iratjegyzék alapján esetlegesen hiányzó ügyiratról külön kell a jegyzőkönyvben megjegyzést tenni, és rendelkezni kell a hiányzó ügyirat fellelhetősége érdekében tett intézkedésekről.

32. § (1) Az iratok fekete-fehér nyomdai sokszorosítását az ügyfelelős szerinti egység vezetője vagy a jelentés, illetve kiadvány készítéséért felelős vezető rendelheti el, 10 000 oldal feletti másolati példányszám esetén a sokszorosításhoz az Elnök által a vagyonkezelési feladatok irányítására kijelölt egység vezetőjének ellenjegyzése is szükséges. Színes nyomdai sokszorosítást – oldalszámtól függetlenül – kizárólag az Elnök által a vagyonkezelési feladatok irányítására kijelölt egység vezetője engedélyezheti. Nyomdai kiadványok sokszorosítása tilos.

(2) A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

33. § (1) Az egység vezetője hivatali egységénél köteles:

(2) Az (1) bekezdésben jelölt egység vezetőjének az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia, a jegyzőkönyv egy példányát az iratkezelés felügyeletét ellátó egység vezetőjének meg kell küldenie.

(3) Az MNL képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során

34. § (1) Az ÁSZ az elektronikus kézbesítés gyors és hatékony lehetőségének kihasználása érdekében igénybe veszi a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer (a továbbiakban: KR) HK-n keresztül megvalósuló szolgáltatását.

(2) Hivatalos ügyiratok fogadása, illetve küldése az ÁSZ HK-n keresztül is történhet. Az ilyen ügyiratforgalom esetében is a jelen Szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni, figyelemmel a 7. § rendelkezéseire.

35. § (1) A HK kapcsolattartó személy ellátja a KR igénybevételével összefüggésben a jogszabályok által meghatározott kapcsolattartási, valamint a felhasználói jogosultsággal rendelkező személyekre vonatkozó nyilvántartási és egyéb adatkezelési feladatokat.

(2) A HK kapcsolattartó személyt (aki jelenleg az Elnök által kijelölt, informatikai feladatokat ellátó egység vezetője) az ÁSZ Elnöke írásban jelöli ki, határozatlan időtartamra. A HK kapcsolattartó csak az ÁSZ-szal közszolgálati jogviszonyban, illetve munkaviszonyban (a továbbiakban együtt: munkavégzésre irányuló jogviszony) álló számvevő vagy ügykezelő lehet.

(3) Megszűnik a HK kapcsolattartó személy megbízatása

(4) A HK kapcsolattartó személy megbízatásának megszűnése esetén az általa vezetett nyilvántartásokban szereplő személyes adatok tekintetében – az új HK kapcsolattartó kijelöléséig és a kezelt adatok részére történő hivatalos átadásáig – az iratkezelés felügyeletét ellátó egység vezetője látja el az adatkezelő feladat- és jogköreit.

(5) A HK kapcsolattartó személy megbízatásának megszűnése esetén a személyi változásról az iratkezelésért felelős egység vezetője értesíti a KR működtetőjét.

(6) A HK kapcsolattartó személy megbízatásának megszűnése esetében gondoskodni kell a HK kapcsolattartó személy e feladatkörével összefüggésben kezelésében lévő nyilvántartások átadásáról/átvételéről, hozzáférésének megszüntetéséről.

36. § (1)⁶³ Az ÁSZ-on belül a HK használatára feljogosított személyeket (a továbbiakban: HK kezelők) az iratkezelésért felelős egység vezetője írásban jelöli ki (3. számú iratminta). HK felhasználó csak az ÁSZ-szal munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló számvevő, köztisztviselő, ügykezelő lehet.

(2) A HK kezelők a regisztrációt saját maguk végzik. A regisztráció során kapott azonosítót és jelszót rögzítésre átadják a HK kapcsolattartó személy részére is.

(3) Megszűnik a HK használatra való jogosultság

(4) A HK használatra való jogosultság megszűnésekor a HK kapcsolattartó személy törli az (5) bekezdésben meghatározott nyilvántartásból a HK kezelő személy azonosító adatait, illetve a hozzáférési jogosultságait.

(5)⁶⁴ A HK kapcsolattartó személy nyilvántartást vezet a HK kezelő személyekről. Ennek érdekében a munkaügyi feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység vezetője a HK kezelő munkatársakat érintő változásokról írásbeli tájékoztatást ad a HK kapcsolattartó személynek. A nyilvántartás alapján tanúsítható, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni az ÁSZ nevében. A nyilvántartás nem selejtezhető.

(6) Az (5) bekezdésben meghatározott nyilvántartásban lévő személyes adatok kezelése és az adatokba való betekintési jogok tekintetében a hatályos jogszabályok és az Állami Számvevőszék által kezelt személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjében meghatározott szabályok szerint kell eljárni. A HK kapcsolattartásra vonatkozó jogosultság megszűnésekor a kezelt adatokat a kijelölt új HK kapcsolattartó személynek írásbeli átadás-átvétel alkalmazásával kell átadni. Az új HK kapcsolattartó személy kijelöléséig a 35. § (4) bekezdésében foglaltak az irányadóak.

37. § (1)⁶⁵ Az ÁSZ-hoz a KR-n keresztül a HK-n beérkező elektronikus küldeményt az ÁSZ iratkezelési rendszere automatikusan letölti és az érkeztetésre váró iratok közé helyezi. A HK kezelő a küldeményt érkezteti, és a címzetthez továbbítja. A HK kezelő a dokumentum típus leírás mező tartalmából vagy a csatolt fájl (dokumentum) tartalma alapján dönti el, hogy mely egységhez kell továbbítani a küldeményt.

(2) Amennyiben a küldő beazonosítható, a HK kezelő partnerhez rendeli a küldeményt. Új partner esetében értesíti a HK kapcsolattartó személyt, aki ennek alapján frissíti az ÁSZ HK partner adatbázisát.

38. § (1)⁶⁷ Az ügyirat átadása és a választervezet expediálásra való előkészítése tekintetében a jelen Szabályzat és az egyéb belső irányítási eszközök vonatkozó rendelkezései az irányadóak.

(2)⁶⁸ Amennyiben az ügyiratkészítőnek nincs kiadmányozási joga, abban az esetben a kiadmányozásra jogosult egység vezetőjét az ügyirat elkészítéséről értesíti.

(3)⁶⁹ A kiküldés előtt az ügyiratot az ügyirat elkészítésével megbízott ügyintéző iktatja. Az iktatott ügyiratot az ÁSZ Szervezeti és Működési Szabályzata, valamint a belső szabályozás alapján a kiadmányozásra jogosult egység vezető kiadmányozza a rendszerben a „Küldés” gomb megnyomásával.

(4) Az ügyirat elkészítésével megbízott ügyintézőnek gondoskodnia kell

39. § (1) Amennyiben az iratforgalom automatizált célrendszeren keresztül történő intézése informatikai vagy egyéb műszaki okból nem lehetséges, a HK-n keresztül történő ügyiratforgalomra vonatkozó szabályokat az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni.

(2) A HK felhasználó a KR által biztosított böngésző felület használatával letölti az ÁSZ HK-ra érkezett ügyiratot, majd elvégzi az ügyirattal kapcsolatos érkeztetési feladatokat.

(3) A HK felhasználó gondoskodik a kiadmányozott irat expediálásának az iratkezelési rendszerben történő rögzítéséről.

(4) A kiküldendő ügyirat papír alapon történő kiadmányozását követően a kiadmányozásra jogosult hivatali egység vezetője értesíti a HK kezelőt és a HK kapcsolattartót. A HK kezelő – akadályoztatása esetén a HK kapcsolattartó személy – a KR által biztosított böngésző felület használatával gondoskodik az ügyirat elektronizált változatának HK-n keresztül történő elküldéséről.

(5) A HK kezelő gondoskodik a visszaigazolásnak, illetve a kézbesítési vélelem beálltáról történő tájékoztatásnak az iratkezelési és ügykövető rendszerben történő megfelelő elhelyezéséről.

(6) Az ügyirat elkészítésével megbízott ügyintézőnek gondoskodnia kell az ügyirat papír alapon (is) történő kiküldéséről, amennyiben

(7) A (6) bekezdésben meghatározott esetekben irányadó eljárásra kizárólag a jelen Szabályzat rendelkezései vonatkoznak.

40. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Az 5. mellékletben foglaltak 2014. január 1-jétől alkalmazandók.

(3) Az utasítás mellékleteit az iratkezelésért felelős egység – jelen utasításban adott elnöki felhatalmazás alapján – saját hatáskörben, önállóan, folyamatosan aktualizálja, karbantartja.

(4)⁷⁰

(5) Az iratkezelés rendszerét megváltoztatni csak a naptári év kezdetén, az MNL egyetértésével lehet.

(6) Az egységek vezetői kötelesek a Szabályzat tartalmát munkatársaikkal dokumentáltan megismertetni, és alkalmazását ellenőrizni, a megismerési nyilatkozatokat az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó egység vezetőjének megőrzésre megküldeni.

(7) Az utasításban foglaltak technikai lebonyolítására, a rendszerbe állítással kapcsolatos technikai kérdésekről, azok ütemezéséről az Elnök külön intézkedést adhat ki.

(8)⁷¹ Az utasítás mellékletei:

(9)⁷² Az utasítás függeléke az ÁSZ-nál használt azonosítók jegyzéke.