13/2014. (III. 21.) KIM utasítás

a közszolgálati tisztviselők továbbképzésének minőségirányítási szabályzatáról szóló 12/2013. (III. 14.) KIM utasítás módosításáról¹

2014.03.24.

A közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről szóló 273/2012. (IX. 28.) Korm. rendelet 3. § (3) bekezdés g) pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva a következő utasítást adom ki:

1. A közszolgálati tisztviselők továbbképzésének minőségirányítási szabályzatáról szóló 12/2013. (III. 14.) KIM utasítás (a továbbiakban: Utasítás) Melléklete az 1. melléklet szerint módosul.

2. Ez az utasítás a közzétételét követő harmadik napon lép hatályba.

1. melléklet a 13/2014. (III. 21.) KIM utasításhoz

1. Az Utasítás Melléklete ELSŐ RÉSZ I. fejezet 2. pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„2. A minőségirányítási szabályzat hatálya

– A szabályzat hatálya kiterjed a továbbképzésben részt vevőkre azzal, hogy a közszolgálati továbbképzési és vezetőképzési programok minősítését, a képzésfejlesztést, a képzések megvalósítását és ellenőrzését szolgáló díjakat meghatározó Függelék hatálya csak az NKE-re terjed ki.

– A szabályzat hatálya kiterjed a közszolgálati továbbképzés valamennyi minőségügyi működési folyamatára, beleértve a minőségügy vezetési, tervezési, ellenőrzési, mérési, értékelési, folyamatos fejlesztési eljárásait, a képzések értékelésének mechanizmusát.”

2. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím I. ME-TK-01-1 A továbbképzési programok nyilvántartásba vételi eljárása pont 6. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„6. Nyilvántartásba vételről való döntés

A Rendelet alapján, a feltételeknek megfelelő nyilvántartásba vételi kérelmeket az NKE a KTK elé terjeszti. A KTK dönt arról, hogy a programot nyilvántartásba kell venni, fel kell vezetni a továbbképzési programok jegyzékére. A program tanulmányi pontértékét az NKE határozza meg.

A tanulmányi pontérték meghatározásánál az NKE minimálisan az alábbi szempontokat veszi figyelembe:

a) a továbbképzési program típusa: a minősített továbbképzés összetettebb kritériumrendszernek felel meg, átfogó audit tevékenység kíséri, ezáltal arányosan magasabb a tanulmányi pontértéke, mint a belső továbbképzésnek;

b) a képzés módszertani típusa: a gyakorlati képzés esetében mind a hozzáadott érték, mind az oktatói felkészülés mértéke nagyobb, ezért arányosan magasabb a tanulmányi pontértéke, mint az elméleti továbbképzésé;

c) a számonkérés formája: minél komplexebb a számonkérés, minél több felkészülést, tanulást igényel, annál magasabb az arányos pontértéke;

d) a képzési forma: a jelenléti képzésnek arányosan magasabb a pontértéke, mint az e-learning képzésnek;

e) a képzés elvégzését igazoló okirat típusa: a tanúsítvány, illetve bizonyítvány megszerzése mögött valamilyen mért teljesítmény húzódik, míg a látogatási igazolás, jelenlétet tanúsító igazolás csak az előírt képzési időtartam elvégzését jelenti, a tananyag elsajátítására vonatkozó értékelés nélkül, ezért arányosan alacsonyabb a tanulmányi pontértéke;

f) a képzés óraszáma.

A továbbképzési programot teljesítő kormánytisztviselő, köztisztviselő részére a teljesítés időpontjában járó tanulmányi pontérték utóbb nem módosítható.”

3. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím II. ME-TK-02-1 A továbbképzési programok minősítési folyamata pont 4. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„4. A folyamatleírásban használt fogalommeghatározások:

a továbbképzési program minősítését kérelmező: a felnőttképzésről szóló törvény alapján akkreditált felnőttképzést folytató intézmény, illetve a nemzeti felsőoktatásról szóló törvény alapján működő felsőoktatási intézmény;

dokumentum: információ és annak hordozója;

egységköltség: a továbbképzési normatívából teljesíthető egy tanulmányi pont költsége, amelyet a KTK határoz meg tárgyévre vonatkozóan a közszolgálati és vezetőképzések fejlesztésének, működtetésének, valamint a rendszer kapcsolódó költségeinek figyelembevételével;

folyamat, eljárás: egy tevékenység vagy egy folyamat elvégzésének előírt módja. A szervezet hozza létre saját tevékenységeinek szabályozására. Betartása kötelező azok számára, akikre vonatkozik. A vonatkozó külső követelmények (jogszabály, szakmai irányelv) figyelembevételével készülnek;

minősített továbbképzési program: az előírt szakmai és vizsgakövetelményeknek megfelelő, minőségtanúsított képzési program, amely önálló tanítási vagy tananyagegységekből áll és lehetővé teszi a képzés kimeneti követelményének teljesítéséhez szükséges ismeretek elsajátítását;

nyilvántartásba vételi eljárás: a belső továbbképzést folytató munkáltató továbbképzési jogosultságának kérelemre történő jegyzékbe vétele;

szakértő: a programminősítési eljárásban az NKE felkérésére szakértők közreműködnek. Munkájuk során a minősítésre benyújtott programokat az előírásoknak megfelelően formai és tartalmi szempontból bírálják el. A szakértőkről az NKE névjegyzéket vezet, mely névjegyzéket a KTK hagy jóvá;

továbbképzési programminősítés: a képzőintézmények által fejlesztett továbbképzési programok kérelemre történő, a célcsoportok alkalmazására való testre szabásának vizsgálata, minőségi megfelelőségének tanúsítása.”

4. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím II. ME-TK-02-1 A továbbképzési programok minősítési folyamata pont 5.5.2.3. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„5.5.2.3. Az NKE az általa gondozott szakértői névjegyzékről szakértőt kér fel a benyújtott és érkeztetett program minősítésére. A minősítést 60 napon belül el kell végezni. A határidő egy alkalommal, legfeljebb 30 nappal meghosszabbítható.”

5. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím II. ME-TK-02-1 A továbbképzési programok minősítési folyamata pont 5.6. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„5.6. A program megfelelősége

Az NKE VTKI a kérelmező által minősítésre benyújtott továbbképzési programot a kérelem befogadásától számított 60 napon (de maximum 90 napon) belül a KTK elé terjeszti az alábbi feltételek teljesítése esetén:

5.6.1. A programminősítési eljárást a továbbképzési program minősítését a felnőttképzésről szóló törvény alapján akkreditált felnőttképzést folytató intézmény, illetve a nemzeti felsőoktatásról szóló törvény alapján működő felsőoktatási intézmény kezdeményezte;

5.6.2. A kérelmező az eljárás díját megfizette;

5.6.3. A kérelmező a közszolgálati minősített továbbképzési programhoz készült minősítési adatlapot (BA-TK-02) formai és tartalmi szempontból az NKE VTKI által felkért szakértő állásfoglalása alapján megfelelően nyújtotta be.

5.6.4. Mind megfelelő, mind pedig nem megfelelő minősítés esetén az NKE VTKI írásban tájékoztatja a minősítés eredményéről az intézményt.

5.6.5. Az 5.6. pontban megjelölt határidő 2013. évben 2013. szeptember 15-én kezdődik akkor is, ha ezen időpontot megelőzően nyújtja be a kérelmező a minősítési kérelmét.”

6. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím II. ME-TK-02-1 A továbbképzési programok minősítési folyamata pont 5.8.4. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„5.8.4. Az NKE VTKI 15 napon belül értesíti a programtulajdonost a nyilvántartásba vételről, valamint a programmal teljesíthető tanulmányi pontértékről.

A tanulmányi pontérték meghatározásánál az NKE minimálisan az alábbi szempontokat veszi figyelembe:

c) a számonkérés formája: minél komplexebb a számonkérés, minél több felkészülést, tanulást igényel, annál magasabb az arányos pontértéke;

d) a képzési forma: a jelenléti képzésnek arányosan magasabb a pontértéke, mint az e-learning képzésnek;

f) a képzés óraszáma.

A továbbképzési programot teljesítő kormánytisztviselő, köztisztviselő részére a teljesítés időpontjában járó tanulmányi pontérték utóbb nem módosítható.”

7. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím II. ME-TK-02-1 A továbbképzési programok minősítési folyamata pontja a következő 6. alponttal egészül ki:

„6. Egységköltség meghatározása

A közszolgálati továbbképzések és vezetőképzések tanulmányi ponthoz kapcsolódó egységköltségét – a programok kifejlesztésének és megvalósításának alapján – a KTK határozza meg.”

8. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím III. ME-TK-03-1 Az éves tervezés folyamata pont 3. és 4. alpontja helyébe a következő rendelkezések lépnek:

„3. Vonatkozó szabályozások

A Rendelet 18. §-a, amely „10. A közszolgálati tisztviselők továbbképzésének tervezése” alcím „A tervszerű továbbképzés” címe alatt szerepel. A Rendeletben nem szabályozott eljárásokban jelen minőségi követelmények az irányadóak.

3.1. Kapcsolódó eljárások, folyamatok

ME-TK-04 A képzéstervezés folyamata

4. A folyamatleírásban használt fogalommeghatározások:

éves továbbképzési terv: a munkáltatónál foglalkoztatott kormánytisztviselők, köztisztviselők egyéni továbbképzési terveinek összessége;

továbbképzési kötelezettség: a kormánytisztviselő, köztisztviselő szakvizsga-kötelezettség teljesítésével vagy az adott évi minősített továbbképzési programjegyzéken szereplő képzéseken való részvétellel teljesíti;

dokumentum: információ és annak hordozója;

folyamat, eljárás: egy tevékenység vagy egy folyamat elvégzésének előírt módja. A szervezet hozza létre saját tevékenységeinek szabályozására. Betartása kötelező azoknak, akikre vonatkozik. A vonatkozó külső követelmények (jogszabály, szakmai irányelv) figyelembevételével készülnek.”

9. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím III. ME-TK-03-1 Az éves tervezés folyamata pont 5.1. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„5.1. A továbbképzés tervezésének általános feltételei

A Rendelet előírja a közszolgálati tisztviselők továbbképzését. A jogszabály értelmében a kormánytisztviselő, köztisztviselő továbbképzése tervszerűen, továbbképzési tervek alapján történik. Kötelező továbbképzésnek minősül minden olyan képzés, ami a továbbképzési tervekben szerepel.”

10. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím III. ME-TK-03-1 Az éves tervezés folyamata pont 5.5.2. és 5.5.3. alpontjai helyébe a következő rendelkezések lépnek:

„5.5.2. A közigazgatási szerv minden év március 15-ig összeállítja a közigazgatási szerv éves továbbképzési tervét. Az éves továbbképzési terv összeállításához támogatást nyújt a MU-TK-03 Útmutató.

5.5.3. Az éves továbbképzési tervet a munkáltatói jogkör gyakorlója jóváhagyja és a teljesítményértékelés lezárását követő 15 munkanapon belül megküldi a személyügyi központnak. A továbbképzési tervek tartalmazzák a tanulmányi kötelezettség teljesítésének alapjául szolgáló adott évre vonatkozó minősített továbbképzési programjegyzéken szereplő képzéseket.”

11. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím VI. ME-TK-06-1 A képzésszervezés folyamata pont 4.1. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„4.1. A képzés, felkészítés során használatos bizonylatok

	Közszolgálati továbbképzés Mappalista	BA-TK-09
	Közszolgálati továbbképzés Ajtólista	BA-TK-10
	Közszolgálati továbbképzés Képzési Program	BA-TK-11
	Közszolgálati továbbképzés Jelenléti ív	BA-TK-12
	Közszolgálati továbbképzés Haladási napló	BA-TK-13
	Közszolgálati továbbképzés Panaszkezelési lap	BA-TK-14
	Közszolgálati továbbképzés Résztvevői elégedettségmérő lap	BA-TK-15
	Közszolgálati továbbképzés Jelentés panasz kivizsgálásáról	BA-TK-16
	Közszolgálati továbbképzés Vizsga ajtólista	BA-TK-17
	Közszolgálati továbbképzés Vizsga Jelenléti ív	BA-TK-18
	Közszolgálati továbbképzés Vizsga elégedettségmérő lap	BA-TK-19

”

12. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím VI. ME-TK-06-1 A képzésszervezés folyamata pont 5.8.1. és 5.8.2. alpontja helyébe a következő rendelkezések lépnek:

„5.8.1. Résztvevői elégedettségmérés

A továbbképzés során résztvevői véleménynyilvánításra van lehetőség, melyet a BA-TK-15 Résztvevői elégedettségmérő lapon lehet megtenni. Ennek folyamatát, valamint a statisztikai adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését a ME-TK-15 Értékelési folyamatok, elégedettségmérés elnevezésű eljárásrend szabályozza.

5.8.2. A Panaszkezelési lap és az elégedettségi kérdőív adatai alapján korrekciós terv elkészítése

A BA-TK-14 Panaszkezelési lap és a BA-TK-15 Résztvevői elégedettség kérdőívek, adatok összesítéséből és az audit eredményekből az NKE VTKI feladata, hogy a szükséges korrekciós javaslatokat kidolgozza, és azokat a képzés- és vizsgaszervezőknek továbbítsa.”

13. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím VI. ME-TK-06-1 A képzésszervezés folyamata pont 5.9. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„5.9. A képzési dokumentáció

Az oktatás napjára előkészített és a továbbképzési adminisztrálásához szükséges dokumentumokat a képzési referens az alábbiak szerint kezeli:

– a BA-TK-10 Ajtólistát,

– a BA-TK-11 Képzési programot,

– a BA-TK-12 Jelenléti íveket összegyűjti;

– a BA-TK-13 Haladási napló vezetését ellenőrzi;

– aláírásával hitelesíti a BA-TK-14 Panaszkezelési lapot, panasz esetén gondoskodik a panasz kivizsgálásáról;

– a kitöltött BA-TK-15 Résztvevői elégedettségi kérdőíveket feldolgozza és tárolja;

– a képzés megtörténtét ellenőrzi és annak teljesítési igazolását kiállítja;

– fentieket a BA-TK-09 Mappalistával együtt lefűzi.

A képzési dokumentációt az ME-TK-20-1 Dokumentumok és minőségügyi feljegyzések kezelése eljárásrendben foglaltaknak megfelelően kell tárolni.”

14. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím VII. ME-TK-07-1 A képzés megvalósítás folyamata pont 5.1.3. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„5.1.3. A képzés és vizsgák lebonyolításával kapcsolatos résztvevői elégedettségmérés elvégzése

Időszak: a képzés, tréning végén

Kapcsolódó dokumentum/bizonylat: résztvevői elégedettségmérő lap (BA-TK-15 Résztvevői elégedettségmérő lap; BA-TK-19 Vizsga elégedettségmérő lap)”

15. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím XV. ME-TK-15-1 Az értékelési folyamatok: résztvevői, oktatói elégedettségmérés pont 4. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„4. A leírásban használt fogalommeghatározások:

elégedettségmérés: a résztvevők véleménynyilvánítására irányuló tevékenység, eszköze az elégedettségi kérdőív, melyek feldolgozásra kerülnek, a feldolgozás eredményeként keletkező adatokat más minőségirányítási folyamatoknál felhasználnak;

elégedettségmérő kérdőív: az elégedettségmérési folyamat eszköze, lehet elektronikus vagy papír alapú, minden mérni kívánt esemény után használható, területnek megfelelően a kérdőívet az NKE VTKI állítja össze.

Az elégedettségmérés során használatos bizonylatok:

	Közszolgálati továbbképzés Résztvevői elégedettség mérése	BA-TK-15
	Közszolgálati továbbképzés Oktatói elégedettség mérése	BA-TK-24

”

16. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím XV. ME-TK-15-1 Az értékelési folyamatok: résztvevői, oktatói elégedettségmérés pont 6.1. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„6.1. Résztvevői igény- és elégedettségmérés képzés/vizsga esetén

A résztvevői igény- és elégedettségmérések során, a továbbképzésen részt vevő közszolgálati tisztviselőknél a képzés zárónapján és a vizsga végén lehet felmérést végezni. A véleménynyilvánítás önkéntes és név nélküli.

A továbbképzésben résztvevők a jelenléti képzések utolsó oktatási napjának végén, név nélküli kérdőíveken (résztvevői elégedettségmérés BA-TK-15 papír alapon) értékelhetik a képzést és annak körülményeit.

E-learning képzés/vizsga esetén a kérdőívek elektronikus formában kerülnek felkínálásra a programban résztvevők számára. Az elektronikus elégedettségi kérdőív kitöltése ebben az esetben is név nélküli és önkéntes. A kitöltött kérdőíveket a központi rendszer anonim módon tárolja.

A felmérést eredményesnek kell tekinteni képzés esetében, ha a kérdőívek 60%-a, vizsga esetében 30%-a kitöltve érkezik vissza. Minden résztvevőnek, minden oktatás és vizsga végén fel kell ajánlani a véleménynyilvánítás lehetőségét. A közreműködőknek minden eszközzel meggyőzően biztosítaniuk kell a résztvevőket arról, hogy nem kívánják közvetlen kapcsolatba hozni személyükkel az eredményt.”

17. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím XVII. ME-TK-17-1 A továbbképzés minőségügyi helyszíni ellenőrzésének eljárása pont 4. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„4. A folyamatleírásban használt fogalommeghatározások:

minőségügyi helyszíni ellenőrzés (audit): bizonyítékok nyerésére és ezek objektív kiértékelésére irányuló rendszeres, független és dokumentált folyamat annak meghatározására, hogy a felülvizsgálati kritériumok milyen mértékben teljesülnek; egy folyamatra, termékre vonatkozó helyszíni vizsgálat, mely megállapítja, hogy az mennyire felel meg az egységes minőségügyi követelményeknek, előírásoknak;

minőségügyi auditor: az illetékes szerv által felkészített minőségügyi szakreferens, aki a minősített program helyszíni és a folyamatok, dokumentumok szükségességét igazoló és jóváhagyó ellenőrzések (dokumentumvizsgálat) ellenőrzését lefolytatja; a helyszíni ellenőrzés végzése megbízólevél alapján folytatható le, amelyet az NKE ad ki;

nem megfelelőség/eltérés: az előírt követelmények nem teljesülése, amely jelentheti egy vagy több jellemzőnek az előírástól való nem kívánt eltérését vagy hiányát.

Az audit során használatos bizonylatok:

	Közszolgálati továbbképzés Ellenőrzési terv	BA-TK-25
	Közszolgálati továbbképzés Auditor nyilvántartó lap	BA-TK-26
	Közszolgálati továbbképzés Ellenőrzési jegyzőkönyv	BA-TK-27
	Közszolgálati továbbképzés Eltérést megállapító jegyzőkönyv	BA-TK-28
	Közszolgálati továbbképzés Oktatói ellenőrzési jegyzőkönyv	BA-TK-29
	Közszolgálati továbbképzés Zárójelentés ellenőrzésről	BA-TK-30
	Közszolgálati továbbképzés Utóellenőrzési jegyzőkönyv	BA-TK-31

”

18. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím XVII. ME-TK-17-1 A továbbképzés minőségügyi helyszíni ellenőrzésének eljárása pont 5.1.1. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„5.1.1. Az NKE VTKI-nak a továbbképzési rendszerre irányuló ellenőrzési tervet (BA-TK-25) kell készítenie. Az ellenőrzés kizárólag azon képzőkre terjed ki, akik minősített továbbképzési programmal rendelkeznek. Az ellenőrzés kétféle módon valósulhat meg:

5.1.1.1. helyszíni ellenőrzés formájában;

5.1.1.2. képzési és vizsgadokumentáció bekérésével, amelyet az ME-TK-21 eljárás szabályoz.”

19. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím XVII. ME-TK-17-1 A továbbképzés minőségügyi helyszíni ellenőrzésének eljárása pont 5.2.2. és 5.2.3. alpontjai helyébe a következő rendelkezések lépnek:

„5.2.2. A helyszíni ellenőrzés során az auditor gyűjti a tapasztalatokat, az esetleges eltéréseket, majd a záró megbeszéléskor az ellenőrzött terület vezetője elé tárja azokat. A felülvizsgálat során tapasztaltakat az auditorok az Ellenőrzési jegyzőkönyvben (BA-TK-27) rögzítik. A nem megfelelőségeket az Eltérést megállapító jegyzőkönyvben vezetik (BA-TK-28). Az auditorok javaslatot tehetnek az eltérések javítására.

5.2.3. Az oktatói tevékenységre vonatkozó ellenőrzés során az ellenőrök a helyszínen összegyűjtik tapasztalataikat, majd azok megbeszélésére kerül sor. Szükség esetén az auditorok javaslatot tehetnek a jó gyakorlatok kialakítása és azok alkalmazása végett. A tapasztalatokat az ellenőrök a BA-TK-29 elnevezésű Oktatói ellenőrzési jegyzőkönyvben rögzítik.”

20. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím XVII. ME-TK-17-1 A továbbképzés minőségügyi helyszíni ellenőrzésének eljárása pont 5.2.7. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„5.2.7. A helyszíni jelentéseket, megállapításokat audit zárójelentésben kell összesíteni. Ha a vizsgálat során nem merül fel hibajavító intézkedés szükségessége, ezt is jelezni kell az audit zárójelentésben (BA-TK-30).”

21. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím XVII. ME-TK-17-1 A továbbképzés minőségügyi helyszíni ellenőrzésének eljárása pont 7. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„7. Utóellenőrzés

Amennyiben merültek fel hibák, nem megfelelőségek a folyamatok működésével kapcsolatban, utóellenőrző felülvizsgálatokat kell tartani. A felülvizsgálati audit koordinálásáért a minőségirányítási rendszer szakmai felelőse, a végrehajtásáért a minőségügyi auditor felelős.

Az audit során vizsgálni kell, hogy a közösen kialakított javító intézkedések megtörténtek-e, illetve hatékonyak-e. Ha az intézkedések nem voltak megfelelőek, a tapasztalt megállapításokat újra rögzíteni kell. Ha a javítások, felvetések megfelelőek, az előzetesen felvett Eltérést megállapító jegyzőkönyvben igazolni kell a korrekciót. Az utóellenőrzés eredményét a BA-TK-31 Utóellenőrzési jegyzőkönyvben kell rögzíteni.

Az utóellenőrzésnek az eltérésekre tett intézkedésre tekintettel három kimenete lehet:

– Az utóellenőrzéskor az auditorok a képzés- és vizsgaszervező által az eltérésre tett javító intézkedést kielégítőnek találják, vagyis a vizsgáztatás, illetve a képzés folyamata és módja az előírásoknak megfelelő, azaz a javító intézkedés eredményes.

– Ha az ellenőrzés során a képzés- és vizsgaszervezők által tett, az eltérésekre irányuló intézkedés nem, vagy részben megfelelő, akkor a nem megfelelőségről ismételten Eltérést megállapító jegyzőkönyvet vesznek fel az auditorok. Az eltérés súlyozása az ellenőrzés során megállapított kategóriánál eggyel magasabb kategóriába esik (pl. „Megjegyzés” _→ „Nem megfelelőség”). Ebben az esetben az eltérés további korrekciója szükséges, amelyre konkrét javaslatot tesznek az auditorok. A nem megfelelőségre tett javaslatot az Utóellenőrzési jegyzőkönyvben (BA-TK-31) fel kell tüntetniük az auditoroknak.

– Ha az utóellenőrzés alkalmával megállapítható, hogy az eltérés kiküszöbölésére intézkedés nem történt, akkor az Eltérést megállapító jegyzőkönyv és Utóellenőrzési jegyzőkönyv kitöltésén túl az NKE VTKI írásban kéri fel a képzés- és vizsgaszervező vezetőjét a hiányosság pótlására. A nem megfelelőség kezelése a továbbiakban a 2. pontban foglaltaknak megfelelően történik.

Az utóellenőrzés során a 2. és 3. pontban felsorolt javító intézkedések megtételét az NKE VTKI ellenőrzi.”

22. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím XVIII. ME-TK-18-1 Panaszkezelés pont 4. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„4. A folyamatleírásban használt fogalommeghatározás:

panasz: minden olyan, a képzési tevékenységhez kapcsolódó, az eljárásokat kifogásoló és azzal kapcsolatban konkrét és egyértelmű igényt megfogalmazó, írott formában érkező megkeresés, amely valamely kérdés kivizsgálására, intézkedés megtételére irányul.

A panaszkezelés során használatos bizonylatok:

	Közszolgálati továbbképzés Panaszkezelési lap	BA-TK-14
	Közszolgálati továbbképzés Jelentés panasz kivizsgálásáról	BA-TK-16
	Közszolgálati továbbképzés Munkáltatói Bejelentő lap	BA-TK-32

”

23. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím XVIII. ME-TK-18-1 Panaszkezelés pont 5.1–5.4. alpontja helyébe a következő rendelkezések lépnek:

„5.1. Panasz a programját nyilvántartásba vevő vagy programminősítést kérelmező képző intézménytől

A panaszt a Panaszkezelési lapon (BA-TK-14) az NKE VTKI-hoz kell benyújtani. A panaszt az NKE VTKI 15 naptári napon belül kivizsgálja. A kivizsgálás eredményét „Jelentés panasz kivizsgálásáról” feljegyzésben (BA-TK-16) összegezi, amelyet megküld a programját nyilvántartásba vevő vagy programminősítést kérelmezőnek legkésőbb a bejelentéstől számított 15 naptári napon belül. A bejelentett panaszokról az NKE VTKI nyilvántartást vezet.

5.2. Panasz a képzési programon résztvevő részéről

A képzési referens a képzési tevékenység során felmerülő panaszokon belül, (melynek eljárásrendjét a rendelet szabályozza) azon panaszok kivizsgálásával foglalkozik, amelyek írásban (a panaszos nevének, címének feltüntetésével) érkeznek. A panaszt a képzési referens fogadja. A szóban elhangzott panaszokat a Panaszkezelési lapon (BA-TK-14) rögzíti a munkáltató megbízott dolgozója. Az NKE meghallgatja a panasszal érintett feleket. A meghallgatás eredményét jegyzőkönyvezi. Az írásban tett panaszt illetően az intézménynek panaszbejelentési kötelezettsége van az NKE VTKI felé.

5.3. Panasz a dolgozóját továbbképzésben részesítő intézmény (munkáltató) részéről

A panaszt az NKE VTKI-nak kell benyújtani. A panaszt az NKE VTKI 30 naptári napon belül kivizsgálja. A kivizsgálás eredményét „Jelentés panasz kivizsgálásáról” feljegyzésben (BA-TK-16) összegezi, amelyet megküld a panaszt benyújtó munkáltatónak legkésőbb a bejelentéstől számított 30 naptári napon belül. A bejelentett panaszokról az NKE VTKI nyilvántartást vezet.

5.4. Panasz a képző részéről

A panaszt az NKE VTKI-hoz kell benyújtani.

A panaszt az NKE VTKI 30 naptári napon belül kivizsgálja. A kivizsgálás eredményét „Jelentés panasz kivizsgálásáról” feljegyzésben (BA-TK-16) összegezi, amelyet megküld az érintett feleknek legkésőbb a bejelentéstől számított 30 naptári napon belül. Az intézménynek panaszbejelentési kötelezettsége van az NKE VTKI felé. A bejelentett panaszokról a NKE VTKI nyilvántartást vezet.

Amennyiben a panasz a képző működési folyamatainak, munkatársainak hibájára vezethető vissza, megelőző tevékenységet kell kezdeményezni.”

24. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím XX. ME-TK-20-1 Minőségügyi dokumentumok és feljegyzések kezelése pont 6.1.1. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„6.1.1. Eljárások gyűjteménye

Az NKE VTKI a közszolgálati továbbképzés összes minőségi követelményét dokumentáltan rögzíti. A folyamatleírásokat, eljárásokat egy gyűjteményben fűzi össze, amelyet Eljárásgyűjteményként azonosít. Az Eljárásgyűjteményben használt bizonylatok és dokumentumok összességét Bizonylati és Dokumentumalbumként azonosítja és fűzi össze.

A dokumentum, bizonylat elkészítésekor az NKE VTKI kitölti a Bizonylat-nyilvántartó lapot (BA-TK-33), és nyilvántartásba veszi a bizonylatot, amelyet a dokumentumnyilvántartó-gyűjtőben tárol.

Az Eljárásgyűjteményben megfogalmazott szabályozással kapcsolatban követelmény, hogy:

– megjelölje, hogy ki a felelős az eljárásban leírt feladat vagy folyamat eredményéért,

– leírja, hogy mi az intézkedés,

– megjelölje azt a dokumentumot, iratot vagy bizonylatot, amely alapján ellenőrizhető, hogy betartották-e az eljárásban foglaltakat,

– az eljárások azonosítására az „ME-00-00” felépítésű karaktersorozatot használja, ahol ME utal a Minőségirányítási Eljárásra, a középső két betű a képzés rövidített nevére, az azt követő szám az Eljárásgyűjteményben meghatározott eljárásrend számát, míg az utolsó két szám az eljárás verziószámát jelenti. (Pl. ME-TK-01-1 jelentése: ME: minőségirányítási eljárások, TK: továbbképzésre vonatkozó eljárásrendje, 01: 1. sorszámú minőségirányítási eljárás, -1: első változata.)”

25. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím XX. ME-TK-20-1 Minőségügyi dokumentumok és feljegyzések kezelése pont 7.3. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„7.3. A minőségügyi feljegyzések, bizonylatok azonosítása

A bizonylati mintákat ún. Bizonylati Albumban kell elhelyezni és a bizonylati mintákat egyedi azonosítóval kell ellátni. A bizonylati mintákról a Bizonylat-nyilvántartó lap (BA-TK-33) segítségével az NKE VTKI nyilvántartást vezet. A nyilvántartásba vételt követően ki kell állítani a Bizonylat-nyilvántartó lapot (BA-TK-33), amelyet a minta tőpéldánya mellett a Bizonylati Albumban kell elhelyezni. A Bizonylat-nyilvántartó lapon kell rendelkezni a bizonylat használatáról, azonosításáról, kitöltési módjáról, megőrzéséről, tárolási módjáról, kötelező adatairól, illetve a felelősségi körökről. A bizonylat felhasználását a Bizonylat-nyilvántartó lapnak megfelelően kell végezni.”

26. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím XX. ME-TK-20-1 Minőségügyi dokumentumok és feljegyzések kezelése pont 7.6. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„7.6. Archiválás

A módosított formanyomtatványok egy (üres) eredeti példányát a Bizonylat-nyilvántartó lapon (BA-TK-33) nyilvántartva kell archiválni. A megőrzött, archivált példányt egyértelmű figyelemfelhívó jelöléssel kell ellátni, hogy megakadályozható legyen a formalap esetleges felhasználása.”

27. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím XXI. ME-TK-21-1 Folyamatok, dokumentumok szükségességét igazoló és jóváhagyó ellenőrzések, elfogadási kritériumok pont 4. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„4. A folyamatleírásban használt fogalommeghatározások:

nem megfelelőség/eltérés: az előírt követelmények nem teljesülése, amely jelentheti egy vagy több jellemzőnek az előírástól való nem kívánt eltérését vagy hiányát;

folyamatok, dokumentumok szükségességét igazoló és jóváhagyó ellenőrzések (dokumentumvizsgálat): bizonyítékok nyerésére és ezek objektív kiértékelésére irányuló független és dokumentált folyamat annak meghatározására, hogy a felülvizsgálati kritériumok milyen mértékben teljesülnek; egy folyamatra, termékre vonatkozó dokumentumvizsgálat, mely megállapítja, hogy az mennyire felel meg az egységes minőségügyi követelményeknek, előírásoknak;

Folyamatok, dokumentumok szükségességét igazoló és jóváhagyó ellenőrzések során használatos bizonylatok:

	Közszolgálati továbbképzés Ellenőrzési terv	BA-TK-25
	Közszolgálati továbbképzés Auditor nyilvántartó lap	BA-TK-26
	Közszolgálati továbbképzés Ellenőrzési jegyzőkönyv	BA-TK-27
	Közszolgálati továbbképzés Eltérést megállapító jegyzőkönyv	BA-TK-28
	Közszolgálati továbbképzés Oktatói ellenőrzési jegyzőkönyv	BA-TK-29
	Közszolgálati továbbképzés Zárójelentés ellenőrzésről	BA-TK-30
	Közszolgálati továbbképzés Utóellenőrzési jegyzőkönyv	BA-TK-31
	Közszolgálati továbbképzés Dokumentum ellenőrzési jegyzőkönyv	BA-TK-34

”

28. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím XXI. ME-TK-21-1 Folyamatok, dokumentumok szükségességét igazoló és jóváhagyó ellenőrzések, elfogadási kritériumok pont 5.1.1. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„5.1.1. Az NKE VTKI-nak a továbbképzési rendszerre irányuló ellenőrzési tervet (BA-TK-25) kell készíteni. Az ellenőrzés kizárólag azon képzőkre terjed, akik minősített továbbképzési programmal rendelkeznek. Az ellenőrzés kétféle módon valósulhat meg:

– helyszíni ellenőrzés formájában, melyet az ME-TK-17 eljárás szabályoz,

– képzési és vizsgadokumentáció bekérésével.”

29. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím XXI. ME-TK-21-1 Folyamatok, dokumentumok szükségességét igazoló és jóváhagyó ellenőrzések, elfogadási kritériumok pont 5.4.1. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„5.4.1. A vizsgálatot végző minőségügyi auditor a dokumentum és bizonylatok vizsgálatáról Dokumentum ellenőrzési jegyzőkönyvet vezet (BA-TK-34). A jegyzőkönyvet az NKE VTKI továbbképzésért felelős vezetője hagyja jóvá.”

30. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím XXI. ME-TK-21-1 Folyamatok, dokumentumok szükségességét igazoló és jóváhagyó ellenőrzések, elfogadási kritériumok pont 5.5.2. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„5.5.2. Az audit során vizsgálni kell, hogy a közösen kialakított javító intézkedések megtörténtek-e, illetve hatékonyak-e. Ha az intézkedések nem voltak megfelelőek, a tapasztalt megállapításokat újra rögzíteni kell. Ha a javítások, felvetések megfelelőek, az előzetesen felvett Eltérést megállapító jegyzőkönyvben igazolni kell. Az utóellenőrzés eredményét a BA-TK-31 Utóellenőrzési jegyzőkönyvben kell rögzíteni.”

31. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Eljárásgyűjtemény alcím XXI. ME-TK-21-1 Folyamatok, dokumentumok szükségességét igazoló és jóváhagyó ellenőrzések, elfogadási kritériumok pont 5.5.3.2. alpontja helyébe a következő rendelkezés lép:

„5.5.3.2. Ha az ellenőrzés során a képzés- és vizsgaszervezők által tett, az eltérésekre irányuló intézkedés nem, vagy részben megfelelő, akkor a nem megfelelőségről Eltérést megállapító jegyzőkönyvet vesznek fel az auditorok annak érdekében, hogy a folyamatok egységesek és szabályozottak legyenek. Az eltérés súlyozása az ellenőrzés során megállapított kategóriánál eggyel magasabb kategóriába esik. (Pl. „Megjegyzés” > „Nem megfelelőség”) Ebben az esetben az eltérés további korrekciója szükséges, melyre konkrét javaslatot tesznek az auditorok. A nem megfelelőségre tett javaslatot az Utóellenőrzési jegyzőkönyvben (BA-TK-31) fel kell tüntetnie az auditoroknak.”

32. Az Utasítás Melléklete MÁSODIK RÉSZ Függelék 1. pontját megelőző az „A közszolgálati továbbképzési programok minősítését, a képzésfejlesztést, a képzések megvalósítását és ellenőrzését szolgáló díjak alkalmazása 2013. évre” szövegrész helyébe az „A közszolgálati továbbképzési és vezetőképzési programok minősítését, a képzésfejlesztést, a képzések megvalósítását és ellenőrzését szolgáló díjak alkalmazása 2014. évre” szöveg lép.

Az utasítás a 2010: CXXX. törvény 12. § (3) bekezdése alapján hatályát vesztette 2014. március 25. napjával.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek