16/2014. (IV. 18.) EMMI utasítás
az Emberi Erőforrások Minisztériuma Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról1
2014.04.20.
2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
Melléklet a 16/2014. (IV. 18.) EMMI utasításhoz
AZ EMBERI ERŐFORRÁSOK MINISZTÉRIUMA
EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA
Az Emberi Erőforrások Minisztériuma egyedi iratkezelési szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat)
c) az Emberi Erőforrások Minisztériuma Szervezeti és Működési Szabályzata rendelkezései figyelembevételével, a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével készült.
1. aláíró: az a természetes személy, aki (elektronikus aláíró esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja és) a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult,
2. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,
3. archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése elektronikus adathordozón,
4. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása,
5. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,
6. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,
7. átmeneti (kézi) irattár: a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés, vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik,
8. beadvány: a minisztériumhoz érkező papír alapú vagy elektronikus irat,
9. besorolási séma: az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória struktúra,
10. csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása,
11. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,
12. elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat,
13. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,
14. elektronikus iktatókönyv: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatás-együttese, amely az iktatási információk rögzítését, végleges megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja,
15. elektronikus küldemény: a SZEÜSZ (szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást biztosító szolgáltató) útján küldött, illetve érkezett elektronikus űrlap(ok) és az azokhoz csatolt egyéb elektronikus dokumentum(ok), és hivatalos iratok. A SZEÜSZ az ügyfélkapun keresztül csak az általános nyomtatványtervezővel és általános nyomtatványkitöltővel készített, vagy annak megfelelő formátumú és a központi rendszerben előzetesen regisztrált elektronikus űrlapokat fogadja,
16. elektronikus levél: a központi rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,
17. elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek,
18. elektronikus másolat: valamely papír alapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papír alapú dokumentumba foglalt adategyüttest,
19. elektronikus visszaigazolás: olyan – kiadmánynak nem minősülő – elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés azonosítójáról, valamint a külön jogszabályban meghatározott egyéb adatokról is értesíti annak küldőjét,
20. elektronikusan történő aláírás: elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz,
21. előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz,
22. előirat: az érkezett küldeménynek korábban már iktatott előzménye,
23. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratot kell-e nyitni,
24. érkeztetés: a beérkezett küldemény érkeztetési azonosítóval, valamint beérkezési dátummal történő ellátása és nyilvántartásba vétele,
25. érkeztető ív: a küldemény érkeztetésével, szignálásával, ügyintézésével és az iratkezeléssel kapcsolatos információt hordozó, a küldemény elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz,
26. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, ügyintézői vagy vezetői utasítás alapján a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés és küldés módjának és időpontjának meghatározása, a küldemény küldési mód szerinti összeállítása,
27. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,
28. felelős: az a személy, akinek (vagy nevében az erre felhatalmazott) joga és egyben feladata az ügyirat, irat, vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani,
29. fogyatéki napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amelyben a központi irattár állományából selejtezés, valamint az illetékes levéltár részére történő átadás révén bekövetkezett anyagfogyás legfontosabb adatait tartják nyilván,
30. gyarapodási napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amelyben – az átmeneti irattárból a központi irattárnak átadott iratanyag nyilvántartására – a központi irattár anyaga gyarapodásának legfontosabb adatai kerülnek rögzítésre,
31. hivatali kapu: a központi rendszer azon pontja, amelyen keresztül a csatlakozott szervezet hozzáfér a központi rendszer által részére biztosított szolgáltatásokhoz,
32. hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs: a minisztérium szervezeti egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a minisztérium hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,
33. hivatalos irat: olyan irat (okirat), elektronikus okirat és egyéb elektronikus adatállomány, amelyet meghatározott eljárásban a bíróság, ügyészség, közigazgatási szerv, illetve más hatóság (hivatalos szerv) az ügyfél részére elektronikusan, joghatás kiváltására alkalmas módon (SZEÜSZ igénybevételével) kézbesíttet, továbbá amelyet a hivatalos szervek eljárásuk során egymásnak küldenek meg, valamint amelyet az ügyfél kézbesíttet a hivatalos szerv részére,
34. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,
35. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,
36. időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett,
37. iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az irat beérkezésével vagy az érkeztetéssel egy időben vagy az érkeztetést, keletkezést követően,
38. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot,
39. irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja,
40. iratborító: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirathoz tartozó iratoknak (alszámoknak) iratkezelési segédeszköze,
41. iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység,
42. iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv, valamint az adott szerv iratmintáinak gyűjteménye,
43. iratkölcsönzés: a papír alapú ügyirat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az átmeneti vagy a központi irattárból, elektronikus irattár alkalmazása esetén az elektronikusan tárolt irathoz történő hozzáférés biztosítása,
44. irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papír alapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el,
45. irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely,
46. irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat átmeneti vagy központi irattárban történő dokumentált elhelyezése – elektronikus irattár esetén archiválása –, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre,
47. irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége,
48. irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét,
49. irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak,
50. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott, címmel ellátott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó, az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosító,
51. irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,
52. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,
53. kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,
54. kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata,
55. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások,
56. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez,
57. kézbesítő könyv: a nem postai iratforgalom során használt ügyviteli segédlet, amely segíti az irat belső mozgásának figyelését, valamint igazolja az iratok kézbesítéssel történő külső továbbításának tényét,
58. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat,
59. kiadmányozás (kiadványozás): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,
60. kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,
61. közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott,
62. központi elektronikus szolgáltató rendszer (központi rendszer): az elektronikus közszolgáltatások nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek együttese,
63. központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem selejtezhető és levéltárba átadásra nem kerülő iratok őrzésére szolgáló irattár, ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is,
64. küldemény: papír alapú irat vagy tárgy (csomag), továbbá elektronikus irat – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán, a hozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelműen az irathoz vagy tárgyhoz rendelt felismerhető módon címzéssel láttak el,
65. küldemény bontása: az érkezett küldemény felnyitása, olvashatóvá tétele,
66. láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet,
67. levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény,
68. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak,
69. levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat,
70. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek,
71. másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat,
72. megőrzési határidő: az Irattári Tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,
73. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges megsemmisítése, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése, amely következtében az irat tartalma nem rekonstruálható,
74. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható,
75. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól,
76. mutatózás: a gyorsabb visszakeresés érdekében név- és tárgy szerinti nyilvántartás vezetése,
77. naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása,
78. papír alapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,
79. papír alapú iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok (kézi) iktatása történik,
80. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti (kézi) és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),
81. savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz,
82. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok vagy e rendelet alapján selejtezési eljárás alá vonható iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése,
83. személyes adat: a személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggő fogalmak értelmezésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezései az irányadóak, 84. szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása, amelynek következtében az összekapcsolt ügyiratok a továbbiakban kizárólag együtt kezelhetőek,
85. szerv: a jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet,
86. szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,
87. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,
88. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása,
89. továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is,
90. ügyfélkapu: a központi rendszer természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt,
91. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,
92. ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti,
93. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat,
94. ügyiratdarab: a több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek,
95. ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy,
96. ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja,
97. ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,
98. ügyviteli segédlet: az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására szolgáló papír alapú vagy elektronikus segédlet,
99. vegyes ügyirat: papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.
Az értelmező rendelkezésekben nem szereplő fogalmak értelmezése során
a) a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény,
b) az elektronikus aláírásról szóló kormányrendelet,
c) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló kormányrendelet
rendelkezései az irányadóak.
Az Iratkezelési Szabályzat hatálya
1) Az Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) tárgyi hatálya kiterjed a minisztériumnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra.
A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a minisztériumnál foglalkoztatott kormánytisztviselőkre, a munkajogviszony keretében foglalkoztatott dolgozókra, a megbízási jogviszony keretei között foglalkoztatott természetes és jogi személyekre, a minisztériumban munkát végző közalkalmazottakra, valamint autonóm szakmai szervezetekre (a továbbiakban együtt: munkatársak).
2) A Szabályzattal nem érintett kérdésekben
foglaltakat kell alkalmazni.
3) A Szabályzat rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló törvényben és annak végrehajtására kiadott jogszabályokban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. A minősített adatok kezelésére vonatkozó részletes szabályokat külön rendelkezés, a minisztérium Biztonsági Szabályzata tartalmazza.
Az iratkezelés szervezete, felügyelete, irányítása és ellenőrzése
4) A miniszter a Szervezeti és Működési Szabályzatban (a továbbiakban: SZMSZ) a szervezeti sajátosságok figyelembevételével meghatározza az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.
5) A szervezeti tagozódásnak, valamint iratforgalomnak megfelelően a minisztérium az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látja el.
6) Az iratkezelés szervezetét, az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét, az egyes ügyviteli területek kezelését megváltoztatni, módosítani csak naptári év kezdetén lehet.
7) Az iratkezelés felügyeletét a miniszter által kijelölt vezető, az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője látja el. E feladatkörében felelős:
a) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,
b) jelen Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért,
c) a szabálytalanságok megszüntetéséért,
d) szükség szerint a Szabályzat módosításának kezdeményezéséért,
e) az iratkezelést végzők, vagy azért felelős személyek kijelöléséért, szakmai képzéséért, továbbképzéséért, a minisztériumba belépő új munkatársak iratkezeléssel kapcsolatos oktatásáért,
f) iratkezelési segédeszközök biztosításáért (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, ezek elektronikus változatai, valamint számítástechnikai programok, adathordozók stb.),
g) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő iratkezelési szoftver alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,
h) az iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok, a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,
i) az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért,
j) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,
k) az Irattári Tervben meghatározott idő után az iratanyag levéltárba adásáért,
l) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok
8) Az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője – a szervnél üzemeltetett informatikai rendszer és eszközök vonatkozásában – meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket. Kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt.
9) Szervezeti egység vezetők iratkezeléssel kapcsolatos feladatai és felelőssége:
a) szignálási utasítások pontos meghatározása (lásd 101)-110);
b) szervezeti egységén belül a határidők betartásának ellenőrzése (lásd 111);
c) kiadmányozás szabályainak betartása (lásd 146)-159);
d) az irattárba helyezés engedélyezése;
e) a szervezeti egysége munkatársait érintő minisztériumon belüli áthelyezés, feladatkör megváltozás, vagy munkavégzésre irányuló jogviszony megszűnése esetén munkakör átadás-átvétel lebonyolításáért való teljes körű felelősség (lásd 258)-262);
f) az adott ügyben szakmailag felelős szervezeti egység vezetője felelős az ügyiratért és az irattározásért is.
10) Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:
a) Az ügyintéző köteles meggyőződni arról, hogy az átvett irat előiratait az iktatás során teljes-körűen szerelték-e. Amennyiben az ügyintézéshez más irat szerelése vagy csatolása szükséges, azok pótlásáról a szervezeti egység iratkezelést végző munkatársának közreműködésével gondoskodik.
b) Az irat szignálására jogosult határozza meg az ügyintéző részére az elintézéssel kapcsolatos belső határidőt az ügyre vonatkozó végső határidő figyelembevételével. Az ügyintézőnek kötelessége az ügyek elintézésére megjelölt határidők pontos betartása.
c) Az ügyintéző köteles megtenni az ügy elintézéséhez szükséges közbenső intézkedéseket (tényállás tisztázása, véleménykérés stb.) és a kiadmány-tervezetet az előírt határidőben elkészíteni, továbbá a kiadmány tervezet aláírásához a szükséges előzményeket a kiadmányozó részére biztosítani.
d) A kiadmányozott irat továbbításra történő előkészítéséről az elküldendő iratoknak az esetleges csatolandó mellékletekkel történő felszereléséről az ügyintéző gondoskodik, majd átadja a szervezeti egység iratkezelést végző munkatársának.
e) Az ügyintéző köteles folyamatos kapcsolattartásra a szervezeti egység iktatást végző munkatársával az ügyiratai/iratai iktató programban történő karbantartása érdekében.
f) Az ügyintéző köteles meghatározni – szükség esetén módosítani – az ügyirathoz kapcsolódó irattári tételszámot. Ennek végrehajtásakor
fa) az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek – ha eddig nem történt meg – meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelnie, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a szükség szerinti előírások betartásával – meg kell semmisítenie;
fb) az ügyintézés során mindvégig figyelemmel kell lenni arra, hogy az ügyirat tartalma rendezett legyen, valamint arra, hogy az ügyiratban az előzmények a régebbi intézkedéstől az újabbak felé haló sorrendben legyenek elhelyezve;
fc) a szakmailag felelős szervezeti egység ügyintézőjének feladata, hogy a „saját ügyiratát” úgy kezelje, hogy az ügyirat az alszámok eredeti példányával együtt maradjon.
g) A határidők pontos betartása és figyelemmel kísérése, valamint az iktatást végző munkatársak munkájának segítése érdekében az ügyintézőnek az ún. Irodai Utasításban lehet rögzíteni az ügyirattal/irattal kapcsolatban szükséges tevékenységet, közbenső határidőket, módosítandó határidőket, ügyirat/irat továbbítására, postázására vonatkozó információkat stb.
h) Az Irodai Utasítást az ügyintéző állítja ki dátummal, aláírásával ellátva. Készülhet külön lapon az ügyiratba helyezve, vagy az előadói ív belső vagy hátoldalán kézzel rögzítve. Az Irodai Utasításban foglaltak a szervezeti egységen belüli tevékenységekre vonatkoznak és elsősorban az iktatást végző munkatársak számára tartalmaznak fontos információkat. Az Irodai Utasításban foglaltaknak megfelelően – a szervezeti egység vezetőjének hozzájárulása mellett – az iktatást végző munkatársak szükség esetén módosítják az iratkezelési szoftverben az ügyintézési határidőt, elvégzik a továbbításra/postázásra vonatkozó feladatokat stb.
11) Az ügykezelő feladatai az alábbiak:
a) a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele, bontása, nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és az iratok irattárba adása, valamint ezek ellenőrzése;
b) az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele.
12) Az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője köteles:
a) ellenőrizni az iratkezelés rendjét és az e Szabályzatban foglaltak végrehajtását,
b) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,
c) gondoskodni az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételek és utasítások jegyzőkönyvbe foglalásáért és a szabálytalanságok megszüntetésének ismételt ellenőrzés útján történő megvizsgálásáért.
Az irattári tételek kialakítása
13) Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket – a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy:
a) egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,
b) a minisztérium hatékony működtetése egy adott funkciót illetően az ügykörök milyen mélységű áttekintését igényli.
14) Külön irattári tételek kerültek kialakításra az iratfajta alapján
a) a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,
b) a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni,
c) a választott testületek, bizottságok, valamint a minisztérium működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá a belső utasításokból.
15) Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerültek, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerültek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről a minisztérium – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre került az irattári őrzés időtartama. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kellett meghatározni. A nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével kellett meghatározni.
Az irattári terv szerkezete és rendszere
16) A szabályzat 1. mellékletét képezi az irattári terv, melynek szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a minisztérium ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra.
17) Az irattári terv általános és különös részre tagozódik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történt. Az általános részbe a szerv működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak. A címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.
AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI
18) A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A papír alapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az iratokhoz (alszámokhoz) szükség esetén iratborító nyomtatható.
19) A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratok nyilvántartása az iratkezelési szoftverben történik.
20) A minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, valamint a minisztérium irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – az irattári terv alapján az ügyintézők irattári tételekbe sorolják és irattári tételszámmal látják el.
21) Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.
22) Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az ügykezelőknek az irattárban (átmeneti/központi) az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni.
23) Az irattár kezelője irattári tételszámmal el nem látott iratot őrzésre irattárba nem vehet át.
Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása
24) A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – a meghatározottak kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak rögzítésével az e célra rendszeresített tanúsított iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.
Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.
25) Külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni
a) a pénzügyi bizonylatokat és számlákat,
b) a munkaügyi (személyzeti) nyilvántartásokat,
c) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat.
A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben
26) Az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.
27) Az iratkezelési szoftver használatához legalább kétféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:
a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (iktató és érkeztető, lekérdező, adatgazda stb.), rendelkezhet;
b) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja.
(A harmadik jogosultság az objektum jogosultság, amely dokumentum szintű, azaz az adott elektronikus iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést.)
28) Az iratkezelő rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. Amennyiben nem elektronikusan történik a jogosultságok kezelése és nyilvántartása, úgy az erről szóló iratok tárolása és kezelése az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető feladata. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a jogosultságok évenkénti felülvizsgálatáról.
A jogosultságok beállítását, megvonását, illetve módosítását az iktatóhely szerinti illetékes vezető írásban kezdeményezi a területileg illetékes dokumentációs osztály vezetőjénél.
A dokumentációs osztály vezetőjének utasítására a beállítást az adatgazdák végzik.
Az új jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is –, az adatgazda feladata.
A beállítást végző adatgazda a jogosultság életbelépését, az időpont feljegyzésével beállításának megtörténtét az eredeti iraton igazolja. Ennek egy másolati példányát az adatgazda, az eredeti példányt az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője őrzi.
29) A rendszergazda feladatai:
a) elektronikus érkeztetőkönyv, elektronikus iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,
b) irattári tételszámok karbantartása.
30) Az adatgazda az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a rendelkezésre álló licenckeret betelt, vagy a kért jogosultságok az iratkezelési szoftver működését veszélyeztetnék. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető dönt a felmerülő igény teljesítéséről.
31) A rejtett elektronikus iktatókönyv – a tulajdonos szervezeti egységet, illetve az általuk példánnyal megszólítottakat kivéve – mindenki számára rejtettként működik. Az adott szervezeti egység vezetője akkor kérheti rejtett elektronikus iktatókönyv nyitását, ha személyiségi jogi vagy egyéb szakmai indokok szükségessé teszik a hozzáférés lezárását, és azt az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető engedélyezi.
32) A minisztérium munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell nyilvántartani. A minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.
33) Iratot – bármilyen adathordozón – munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.
34) Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetők a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével határozzák meg.
35) Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.
36) Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő „Nem nyilvános!” kezelési jelzésű iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 27. § (5)-(7) bekezdésében foglaltak az irányadók.
A „Nem nyilvános!” adatokat tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettesei, valamint az általuk meghatározott személyek ismerhetik meg.
A „Nem nyilvános!” adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.
A döntés előkészítő, „Nem nyilvános!” adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve, ha ezt a közigazgatási államtitkár vagy az általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által „Nem nyilvános!”-ként feltüntetett irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.
A „Nem nyilvános!” jelzéssel ellátott iratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló elektronikus iktatókönyvbe kell iktatni.
37) A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon, elektronikus iktatás esetén az iratkezelő rendszerben is dokumentálni kell.
A papír alapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően – az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.
38) Az ügykezelés feladatait a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján a minisztérium szervezeti egységeinek ügykezelői, illetve iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői végzik.
39) Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.
40) Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, illetőleg a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok stb.) elkülönítetten történjen.
41) Az iktatóhelyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezetők határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a vezető elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és meghatározott helyen történő munkaidőn kívüli tárolását. A tárolóhelyen csak nyilvántartásba vett, számmal ellátott és az átvételére feljogosítottak neveivel ellátott személyi (negatív) pecsétnyomóval lepecsételt kulcsdobozok helyezhetőek el.
42) A biztosított helyiségek másodkulcsait külön lezárt borítékban, pecséttel ellátva, a felnyitásra jogosultak nevének, elérhetőségének feltüntetésével kell a tárolásra kijelölt helyen és/vagy a tárolással megbízott személynél tartani.
43) Az iratkezelési szoftver valamennyi eseményét naplózni kell.
44) A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.
45) Az iratkezelési szoftverbe rögzített érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.
46) Az iratokat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában is szakszerűen kell kezelni, a papír alapú iratokat az elvárható gondossággal kell védeni (pl. nedvességtől, fénytől, hőtől stb.). Az iratok kezelése során – állaguk védelme érdekében – mellőzni kell a cellux ragasztószalag és más ragasztóanyagok alkalmazását.
47) A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, természetes személy személyes benyújtása, valamint informatikai-telekommunikációs eszköz útján, faxon, illetve munkaidőn kívül, a portaszolgálatra történő benyújtással kerül a minisztériumba, illetve a Postabontókba.
48) A minisztériumba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:
a) a Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló hatályos rendeletben meghatározottak alapján, szolgáltatási szerződésben foglaltak szerint történik, a küldemények átvételét a Postabontók ügykezelői végzik,
b) a külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,
c) a személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult,
d) a munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére a minisztérium épületeiben működő portaszolgálat ügyeletes munkatársa jogosult. Az átvétel időpontját a küldeményen rögzíti és az átvételt aláírásával dokumentálja. Az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a minisztérium épületében működő Postabontó munkatársának átadókönyvben dokumentáltan átadni,
e) a telefaxon küldött iratot – a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában –, postai úton megküldött iratként kell kezelni.
49) A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő):
a) postai úton vagy telefaxon érkezett küldemények esetén:
aa) a címzett, vagy az általa megbízott személy,
ab) a vezető, vagy az általa megbízott személy,
ac) a szervezeti egység ügykezelője,
b) külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,
c) ügyfélfogadási időben az ügyfélszolgálati iroda munkatársa,
d) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a minisztérium elektronikus postafiókja, vagy annak kezelésével megbízott személy,
e) hivatali munkaidőn túl a portaszolgálat ügyeletes munkatársa.
50) A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:
a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,
b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám, vagy más azonosítási jel megegyezőségét,
c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,
d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.
51) Az átvevő a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.
Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel, vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.
Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki a küldemény érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie.
52) Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papír alapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot.
53) Az elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére.
A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha
a) a minisztérium informatikai rendszeréhez, vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy
b) az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul,
c) az informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.
54) Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek/személynek érkeztetésre (további intézésre) átadni.
55) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papír alapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.
56) A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.
57) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.
58) Az átvevő az érkező küldeményeket kézbesítőkönyvvel, illetve az iratkezelési szoftverben továbbítja az illetékes szervezeti egység(ek)hez. A postaátvevő a küldeményeket szükség szerint, a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, az „azonnal”, „sürgős” vagy más hasonló jelzésű küldeményeket pedig soron kívül továbbítja.
59) Elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak – amennyiben azt kéri, és elektronikus válaszcímét megadja – haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát).
Az elektronikus úton érkezett küldeményt – kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket – iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.
A szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást biztosító szolgáltató (a továbbiakban: SZEÜSZ) igénybevételével benyújtott elektronikus küldeményre a befogadás során azonnal érkeztető szám kerül, valamint sor kerül az automatikus visszaigazolás (átvételi nyugta) küldésére is. A SZEÜSZ által kiadott befogadás-visszaigazolásban rögzített időpont a küldemény minisztérium általi átvételének és érkezésének időpontja.
60) A központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a küldemény sérülésmentességének, valamint formai követelményeknek való megfelelőségének ellenőrzését a SZEÜSZ végzi el.
Biztonsági kockázat vagy az átvitel hiányosságának észlelése esetén a rendszer megtagadja az elektronikus küldemény befogadását, és a megtagadás tényéről – annak okának feltüntetése mellett – a felhasználót tájékoztatja.
A SZEÜSZ-ön keresztül elektronikus aláírással ellátott dokumentumot is meg lehet küldeni a címzettnek, amely dokumentumot a SZEÜSZ változatlanul, az aláírás ellenőrzésére alkalmas formában továbbít.
A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus, illetve egyéb rosszindulatú program.
61) A küldemények átvételénél a minisztériumban érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés stb.).
62) Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.
63) A 49) pontban leírt módon a minisztériumhoz érkezett küldeményeket a Dokumentációs Osztályok által működtetett postabontók, kezelőirodák ügykezelői vagy a címzésből egyértelműen megállapítható szervezeti egység kijelölt ügykezelője(i), bonthatjá(k) fel. Az e feladattal megbízott ügykezelő részére előírható a felbontás és érkeztetés végrehajtása.
64) A küldemény bontására a borítékon/csomagoláson szereplő információk alapján kerül sor.
a) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani az alábbi küldeményeket:
- az "SK felbontásra" jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel);
- azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte,
- amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magánjellegűek,
- pályázatokat (közbeszerzéssel kapcsolatos pályázatok, egyéb pályázatok),
- megállapíthatóan humánpolitikai jellegű, szenzitív adatot tartalmazó küldeményeket.
b) Felbontás nélkül haladéktalanul az épületben található TÜK irodában dolgozó titkos ügykezelőnek kell továbbítani – a biztonsági vezető egyidejű értesítésével – a minősített adatot tartalmazó iratokat.
65) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje – amennyiben iktatásra nem jogosult – az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés és/vagy iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhelyhez.
66) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl.: melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel – soron kívül – tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.
A mellékletek, vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.
67) A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárnia, rá kell vezetnie a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatnia a címzetthez.
68) Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően értesíteni kell a biztonsági vezetőt. A felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A küldeményt haladéktalanul az épületben található TÜK irodába kell eljuttatni nyilvántartásba vétel céljából. A jegyzőkönyv első példányát a minősített irattal együtt a címzetthez, a második példányát a feladóhoz a titkos ügykezelő juttatja el. A jegyzőkönyv harmadik példányát a titkos ügykezelő a felbontó szervezeti egységnek adja vissza.
69) A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott elektronikus iktatórendszerben az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.
70) Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.
71) Az Egészségügyi Tudományos Tanács Igazságügyi Szakértői Testületnél – a kezelt ügyek speciális eljárási rendjének megfelelően – a beérkező küldeményeket helyben bontják, az iratokat a minisztérium központi iktatási rendszerétől elkülönítve tartják nyilván.
A küldemények érkeztetése
72) Minden beérkezett küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell.
73) A küldemények érkeztetését a postabontók, kezelőirodák ügykezelői, vagy a címzett szervezeti egység ügykezelői végzik.
74) A küldemények központi bontása, szkennelése, a szkennelt kép tárolása az elektronikus iktatórendszerben az érkeztetési adatok rögzítésével egyidejűleg megtörténik.
Nem szkennelhetők az alábbi küldemények:
b) humánpolitikai jellegű, szenzitív adatokat tartalmazó küldemények, biztonsági szakvélemények, számlák,
c) 30 oldalszám feletti iratanyagot tartalmazó küldemények,
d) könyvek, közlönyök, folyóiratok, napilapok, hivatalos lapok, kiadványok stb.
e) nem megbontható iratok (pl. szerződések).
75) A postabontók, kezelőirodák iratkezelői az érkeztetést és szkennelést követően az iratokat a szervezeti egységek postafiókjaiban helyezik el. A szervezeti egységek iratkezelői az iratokat kézbesítőkönyvben dokumentáltan vehetik át a postabontókban, kezelőirodákban.
76) A minisztériumba beérkező valamennyi küldeményt az iratkezelési szoftverben érkeztetni kell, kivéve az alábbiakat:
a) közlönyök, folyóiratok, napilapok, hivatalos lapok, kiadványok stb.;
b) reklám- és propaganda anyagok (prospektusok, szórólapok, katalógusok, tarifa- és árjegyzékek stb.);
c) előfizetői felhívások, ajánlatok;
77) Az érkeztetett, de nem iktatandó küldemények a szervezeti egység vezetőjének engedélyével saját hatáskörben megsemmisíthetők. A megsemmisítés tényét az elektronikus iktatórendszerben fel kell tüntetni.
78) Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.
79) Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában történik. Az érkeztetési azonosító évente eggyel kezdődő folyamatos sorszám és évszám.
A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a zárt borítékon kell feltüntetni.
80) Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a Beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.
81) Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.
82) Az érkeztetési folyamat részeként az érkeztetés papír alapú küldemények esetében az érkeztető/iktató bélyegző lenyomatának az iraton – felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetében a borítékon – való elhelyezésével, rovatainak kitöltésével történik. Érkeztetéskor a bélyegző rovatai közül kizárólag az érkeztetéssel kapcsolatos adatokat kell feltüntetni.
83) Az érkeztető/iktató bélyegző tartalmazza a minisztérium nevét, a székház, illetve telephely címét, az érkezés dátuma, érkeztetés sorszáma, ügyintéző neve, iktatószám, valamint a mellékletek száma rovatokat.
84) A pénzügyi bizonylatokat és számlákat, a munkaügyi (személyzeti) nyilvántartásokat, az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat nem kell iktatni, de ha küldeményként érkeznek, ezeket is érkeztetni kell. Ha a számlák érkeztetése során a boríték felbontásra kerül, akkor is a felbontás nélküli érkeztetés szabályait kell alkalmazni, azaz iktatóbélyegzőt a számlán elhelyezni tilos. Mindkét esetben gépi érkeztetéskor a „nem iktatandó” minőséget kell választani.
Ha a számla kísérőlevéllel együtt érkezik, a kísérőlevélre az iratok iktatására vonatkozó általános szabályok érvényesek, a számla ekkor, mint melléklet szerepel, a kísérőlevelet érkeztetni kell.
Amennyiben a számla házon belüli továbbítására kerül sor, úgy az – a nyomon követhetőség érdekében – csak iktatószámmal ellátott kísérőlevél (pl. feljegyzés) mellékleteként történhet.
85) A szervezeti egységekhez rendelt e-mail postafiókokba érkező elektronikus küldeményeket az alábbiak szerint kell kezelni:
Az elektronikus postafiókra érkezett beadvány érkeztetését az átvevő ügykezelő végzi az átvétel igazolásával.
86) Az érkeztetési elektronikus nyilvántartás minimálisan tartalmazza az alábbi adatokat:
b) a beérkezés időpontja,
c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám),
d) folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító, továbbá
e) központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a központi rendszer által a küldeményhez rendelt érkeztető szám.
87) A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, különösen ha
a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,
b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,
c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,
d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,
e) az "ajánlott" vagy "ajánlott-tértivevény" postai jelzéssel ellátott.
88) Az elektronikusan érkezett küldeményt – kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket – iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.
Az elektronikus küldeménynek az 59) pontban írt ellenőrzését követően, amennyiben a küldemény az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt – amennyiben elektronikus válaszcímét megadta – az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és a minisztérium által használt formátumokról. Ezen küldeményeket nem kell iktatni.
Amennyiben a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatóak meg az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal, úgy a küldőt értesíteni kell az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlás szükségességéről, lehetőségeiről.
Az elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét az e Szabályzatban meghatározott esetekben ellenőrizni, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítés-szolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.
89) Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papír alapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.
90) Azt a beadványt, amelyet a minisztérium foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a minisztérium hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.
91) Az érkeztetési művelet elvégzése után, az elektronikus iktatórendszerben lehetőség van Érkeztető ív nyomtatására. Különösen felsővezetői titkárságokon célszerű a használata. Az érkeztető íven rögzíthetők a szignálási utasítások (felelős szervezeti egység/ügyintéző kijelölése, határidő stb.).
92) Az érkeztetett küldeményt – az ügyintézési határidőre való tekintettel – a lehető legrövidebb időn belül továbbítani kell a szakmailag felelős szervezeti egységhez iktatás és ügyintézés céljából. Az érkeztető számmal ellátott irat továbbítandó az iratkezelési szoftverben.
93) A felsővezető rendelkezhet a helyben iktatásról is, ekkor a küldeményt be kell iktatni és a szignálási utasításoknak megfelelően iktatva kell eljuttatni a szakmailag felelős szervezeti egységhez.
Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)
94) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye.
95) Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.
Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papír alapú irat esetében az iraton is jelölni kell.
96) Amennyiben az új iratnak van előirata (másik főszámon), abban az esetben az iratkezelési szoftverben iktatáskor a „Szerelendő ügyirat” mező kitöltésével hozzárendelhetjük az új ügyirathoz az előzményt (szerelés). Ebben az esetben az iratkezelési szoftver az iratokat automatikusan egymáshoz rendeli. Szükség esetén különböző ügyiratok utólag is összeszerelhetők az iktatórendszerben. Az összeszerelt iratokat fizikailag is össze kell szerelni és mindig a legutóbbi iktatószámon kell a továbbiakban kezelni.
97) Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az elektronikus iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban, vagy a kezelési feljegyzésekben. A csatolás végrehajtása, illetve a csatolt irat eredeti helyére történő visszahelyezése az ügyintéző, valamint az iktató felelőssége.
98) A kapcsolatos irat számát az ügyiratokon is jelölni kell. Az ilyen csatolt iratok utólagos szerelésére az ügyintéző ad utasítást.
99) Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az elektronikus iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell. Az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv/adatbázis megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. Az előzményiratok szerelését az újabb (papír alapú) iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt „Előzmény szerelve” szöveggel és az előirat iktatószámának rögzítésével kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni. Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni. A szerelést (előirat/utóirat) az előadói íven fel kell tüntetni.
100) Gyűjtőszámon iratnyilvántartást nem lehet vezetni, helyette a főszám alszámára történő iktatási formát kell alkalmazni. Egy főszámra kizárólag az adott üggyel kapcsolatos iratokat lehet alszámmal iktatni.
Az ügyintéző kijelölése (szignálás)
101) Az ügykezelő az érkezett iratot az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek bemutatni. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.
102) A beérkezett ügyiratokat egy munkanapon belül el kell látni szignálással. A kiszignált ügyiratokat a szignálás napján továbbítani kell. Továbbszignálás esetén gondosan ügyelni kell arra, hogy az egyes szignálások között a lehető legrövidebb idő teljen el.
103) A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, tartalmának az előzményre utaló hivatkozási száma alapján, automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki jogosult az ügyben eljárni, és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. A szignálásra jogosultsággal rendelkező vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.
104) A minisztérium székházába/telephelyeire érkező, a miniszterhez címzett hivatalos megkereséseket/egyéb ügyiratokat a miniszter, vagy a miniszter kabinetfőnöke szignálja ki.
105) Az államtitkárok vagy a helyettes államtitkárok nevére érkező ügyiratokat a címzettek saját hatáskörükben, vagy kabinetfőnökük, illetve titkárságvezetőjük útján szignálják ki az általuk irányított szervezeti egység vezetőjére.
106) A közvetlenül a szervezeti egységhez címzett ügyiratokkal kapcsolatos teendőket a főosztályvezetők saját hatáskörben végzik.
107) Az irat szignálására jogosult:
a) kijelöli, hogy mely szervezeti egység, vagy ügyintéző az illetékes az ügyben,
b) kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,
c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő, sürgősségi fok stb.), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra) és aláírja.
Az iratért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vezetője, illetve ügyintézője a felelős.
Amennyiben az ügy elintézése több felügyeleti terület, illetőleg több szervezeti egység közreműködését igényli, a szignáláskor célszerű kijelölni a főfelelős szervezeti egységet azzal a megjegyzéssel, hogy intézkedése során meghatározott személyeket, szervezeti egységeket vonjon be.
108) A kiszignált ügyiratot minden szignálás előtt meg kell vizsgálni abból a szempontból is, hogy valóban a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szervezeti egység részére kerültek-e továbbításra. Kétség esetén az ügyiratot továbbítani kell, azonban ezzel párhuzamosan jelzést kell adni az első kiszignálónak, hogy vizsgálja felül a szignálási utasítását. A javaslatot indoklással kell ellátni. A szignáló ennek ismeretében felülvizsgálhatja álláspontját.
109) Egyéb, ügyintézéssel kapcsolatos elvárások:
a) A költségvetési vonzatú iratokon a pénzügyi ellenjegyzés kötelező.
b) EU-s fejlesztési pályázatokkal kapcsolatos ügyek iratait minden esetben le kell szignáltatni az EU-s fejlesztésekért felelős miniszteri biztossal.
c) A feljegyzéseken – a döntési javaslat mellett – döntési alternatívákat is fel kell tüntetni, valamint meg kell jelölni, hogy az előterjesztő melyik alternatívát támogatja.
d) SÜRGŐS jelzés csak rendkívül indokolt esetben kerülhet az ügyirat/irat borítójára.
e) A szolgálati út maradéktalan betartása minden esetben kötelező.
110) Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például „post-it” öntapadós lap, vagy grafit ceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.
111) Az ügyintézési határidő:
Általános szabály, hogy az ügyiratnak (ügynek) van ügyintézési határideje, amelynek rögzítése az első iktatáskor (főszám) történik. Amennyiben az ügyet érintő határidő változik, úgy szükséges – a szervezeti egység vezetőjének hozzájárulása mellett – a főszám (ügy) határidejének módosítása az iratkezelési szoftverben.
Jogszabályban előírt ügyintézési határidő hiányában az ügyeket a vezető által a feladatok kiadása során megállapított egyedi ügyintézési határidőn belül kell elintézni. Az egyedi ügyintézési határidőket a szolgálati út ismeretében, kellő előrelátással úgy kell meghatározni, hogy az ügy elintézéséhez szükséges további teendők (egyeztetések, vezetői aláírások stb.) elvégzésére is kellő idő maradjon. A 30 napos ügyintézési határidőt kell irányadónak tekinteni azokban az esetekben, ha jogszabály másként nem rendelkezik, illetve ha a vezető a teljesítés határidejét nem írta elő. Minden olyan feladatnál és esetben, amikor az ügyintézés során közbenső intézkedéseket (kivizsgálás, információk és adatok gyűjtése, tájékozódás, koordinált állásfoglalás kialakítása) kell végezni, egyedi ügyintézési határidőt szükséges meghatározni. A megállapított belső határidő módosítására az jogosult, aki azokat megállapította, illetve annak a felettese. Az ügyintézési határidőket a minisztériumi érkeztetés időpontjától kell számítani.
A fenti határidők nem vonatkoznak a „sürgős” (S) jelzésű iratokra, amelyeket soron kívül, de legkésőbb az ügyiraton jelzett határidőn belül kell elintézni. E rendelkezés vonatkozik az országgyűlési képviselők indítványaira is.
A szervezeti egységekben a munkát úgy kell megszervezni, hogy az ügyek határidőben történő elintézéséért, illetőleg annak elmulasztásáért felelős személy megállapítható legyen.
A szervezeti egység vezetője köteles szervezeti egységén belül ellenőrizni a határidők betartását.
AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA
112) Az iratok nyilvántartására – papír alapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással, vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.
113) Az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője a vonatkozó jogszabályok és belső normák alapján határozza meg a rendszeresített általános és szakfeladatokkal összefüggő, speciális iratkezelési segédleteket.
114) Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:
a) elektronikus érkeztetőkönyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),
b) elektronikus iktatókönyv az iratok nyilvántartására,
c) átadókönyv (más szervezeti egység részére történő átadás, illetve az ügyintézők részére történő át- és az irattárnak visszaadott iratok nyilvántartása esetén),
d) kézbesítőkönyv (minisztériumon kívüli szervezetek részére, az Állami Futárszolgálaton kívüli kézbesítés esetén),
f) főnyilvántartó könyv (az iratkezeléshez használt segédkönyvek nyilvántartására),
g) kölcsönzési napló (a központi és átmeneti irattárból kikért iratok nyilvántartására),
h) gyarapodási és fogyatéki napló (a központi irattári anyag gyarapodásának, illetve fogyásának nyilvántartására),
i) bélyegző nyilvántartási könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására),
j) kulcsdoboz nyilvántartási könyv.
115) Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni az iratkezelési segédleteket. A minisztérium főnyilvántartó könyvét az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője által kijelölt személy vezeti.
A főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni.
A főnyilvántartó könyvet az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője hitelesíti. Ennek keretében lapjait sorszámozza és a borítólap belső oldalán feltünteti: „Ez a könyv….. számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20..... év ........... hó ..... nap. Lezárva: 20..... év ........... hó ..... nap.”, aláírja, a minisztérium körbélyegzőjének lenyomatával ellátja.
Az iratkezeléshez használt segédleteket, a maradandó értékű iratok elhelyezéséül szolgáló savmentes dobozokat a minisztériumokat működtető szervezeti egységtől vagy szervezettől kell igényelni, amely gondoskodik azok beszerzéséről.
Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása
116) Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni:
a) könyveket, tananyagokat,
c) nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat,
d) a munkaügyi nyilvántartásokat,
e) a bérszámfejtési iratokat,
f) nem szigorú számadású bizonylatokat,
g) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,
h) a visszaérkezett tértivevényeket, és elektronikus visszaigazolásokat.
A bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat az átadókönyvbe be kell vezetni.
Az iktatókönyv (tartalma, nyitása, zárása), az előadói ív és iratborító
117) Az iktatás tanúsított iratkezelési szoftver támogatásával történik.
118) Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni.
119) Az iktatás során az iktatókönyvben az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni:
b) az iktatás időpontját,
c) a beérkezés időpontját, módját, az érkeztetési azonosítót,
d) az adathordozó típusát (papír alapú, elektronikus), az adathordozó fajtáját,
e) a küldés időpontját, módját,
f) a küldő adatait (név, cím),
g) a címzett adatait (név, cím),
h) a hivatkozási számot (idegen szám),
i) a mellékletek számát, típusát (papír alapú, elektronikus),
j) az ügyintéző nevét és a szervezeti egység megnevezését,
l) az elő- és utóiratok iktatószámát,
m) a kezelési feljegyzéseket (csatolás, szerelés, határidő, visszaérkezés stb.),
n) az intézés határidejét, módját és elintézés időpontját,
o) az irattári tételszámot,
p) az irattárba helyezést.
Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet vagy iktatókönyveket és a segédleteket hitelesen le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet vagy iktatókönyveket kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben új főszámra ne lehessen több iratot iktatni.
120) A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára hozzáférhetővé kell tenni.
121) Az elektronikus iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után a vonatkozó előírások szerint le kell zárni. A zárás részeként el kell készíteni az elektronikus iktatókönyv hiteles másolatát.
122) Az elektronikus iktatókönyv zárásának részeként az alkalmazásgazdáknak és a rendszergazdáknak el kell készíteni:
a) az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak,
b) az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, a naplózás információi) és
c) az elektronikus iktatórendszerben tárolt elektronikus dokumentumoknak
az év utolsó napjának iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott (vagy ha ez nem lehetséges, más, elektronikus módon hitelesített), elektronikus adathordozóra elmentett változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni.
123) Az Informatikai és Dokumentációs Főosztálynak együttműködve a rendszergazdákkal az időbélyegzővel ellátott, lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományait és az elektronikus dokumentumokat archiválnia kell és a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolnia.
124) Az iktatási adatbázis biztonsági mentéséről napi, illetve archiválásáról éves szinten kell gondoskodni.
A biztonsági másolat tárolása során biztosítani kell az elektronikus közszolgáltatás biztonságáról szóló jogszabályban foglaltak végrehajtását. Biztosítani kell továbbá az adatok olvashatóságát, ezért legalább 5 évente az adathordozókat ellenőrizni és újraírni kell.
125) Az ügyvitel segédeszközeként:
a) az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére,
b) az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére,
c) az iratok fizikai egységének biztosítására a minisztérium minden épületében az iratkezelési szoftverből nyomtatható egységes előadói íveket kell használni. Az előadói ívet a hozzátartozó iratokkal együtt kell kezelni (ügyirat). Az iratok (alszámok) szükség esetén az iktatórendszerből nyomtatható iratborítóba helyezhetők.
126) Az iktatószám kötelezően tartalmazza a főszám-alszám/évszám/szervezeti egység kódja – egy adategyüttesként kezelendő – adatokat, amelyben az évszám az aktuális év négy számjegye. A főszám és az alszám folyamatos sorszám. Az iratkezelési szoftver a főszám és alszám sorszámokat automatikusan képezi.
127) Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.
128) Egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.
Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.
129) Az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.
130) A minisztériumba érkező, illetve ott keletkező iratokat – az e Szabályzatban meghatározottak kivételével – ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani.
131) Az iktatást a szervezeti egységek titkárságain az ügykezelők végzik.
Az ügyben keletkezett első (kezdő) irat az iratkezelési szoftverben a soron következő főszámot kapja.
A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek minősülnek.
132) Téves iktatás esetén az iratkezelési szoftver a változással (módosítással, az adatok fizikai törlése nélkül) összefüggő adatokat naplózással dokumentálja. A tévesen kiadott iktatószám nem adható ki újra.
133) Az iktatásra kerülő – beérkező – papír alapú iraton az érkeztető/iktató bélyegző iktatásra vonatkozó rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap az iktatóbélyegző elhelyezésére, iktatási adatok rögzítésére nem használható.
134) A papír alapú irat iktatószámát a mellékletre – „Melléklet a … számú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni.
135) Az ügykezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be.
Soron kívül kell iktatni és továbbítani a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „azonnal”, „sürgős” jelzésű iratokat.
Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben jelezni kell.
136) Az ügyirat tárgyát az iktatókönyv "tárgy" rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni.
137) Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét. A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat lehet rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét.
Az iratok továbbítása ügyintézésre, az irat kiadása, átadása
138) Elektronikus úton történő iratátadás esetén az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.
139) Amennyiben az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre stb., a papír alapú iratok átadás-átvételét az átadókönyvben aláírással kell igazolni. Az iratkezelési szoftverben a továbbszignálást/átadást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.
140) Az ügyiratokat/iratokat „kézben” átadni másik szervezeti egységnek tilos! Az ügyirat/irat fizikai átadására csak az iratkezelési szoftverben történő átadását követően kerülhet sor.
141) Ügyirat (az összes alszámmal együtt) csak szükség esetén (pl.: amennyiben a döntéshez az üggyel kapcsolatos valamennyi, az ügyben keletkezett iratra (alszámra szükség van) kerüljön továbbításra a szervezeti egységek között. Az ügyirat továbbítására kizárólag a szervezeti egység vezető engedélyével, szignálási utasításának megfelelően történhet.
142) Amennyiben valamely alszámra iktatott irat másodlati példánya (vagyis nem az ügyirat) kerül továbbításra az iratkezelési szoftverben, az irat iratborítóba helyezendő a szükséges mellékletekkel együtt. A másodpéldány ügyintézés szempontjából egyenértékű az eredetivel.
143) Amennyiben az átvett másodpéldányra az ügyintézés végeztével a szervezeti egységnek az ügyintézés folyamatában a továbbiakban nincs szüksége, vissza kell adni az ügyirat iktatórendszer szerinti szakmailag felelős szervezeti egységnek.
144) Az ügyiratoknak/iratoknak az épületen belüli fizikai továbbítása egy másik szervezeti egységhez, az ügykezelők feladata. A továbbítás történhet közvetlenül a címzetthez, vagy a postabontókon/kezelőirodákon keresztül, a szervezeti egységek postafiókjaiban elhelyezve. Az iratok továbbítása a belső iratforgalom nyilvántartására szolgáló átadókönyvvel történik. Az iratok átvételét a szervezeti egységnél aláírással igazolni kell.
145) Az ügyiratok/iratok minisztérium épületei közötti továbbítását az Informatikai és Dokumentációs Főosztály futára, illetve szükség esetén az iratkezelők végzik. A futár napi két alkalommal – délelőtt és délután – kézbesíti az iratokat. A rendkívül sürgős küldeményeket ettől eltérő időpontban vagy más módon is továbbítja. Az ügyiratokat a postabontókon keresztül lehet eljuttatni a címzetthez. A futárral a postabontók munkatársai tartják a kapcsolatot. Munkájukat a dokumentációs osztályvezetők koordinálják.
146) A kiadmányozási jog gyakorlását a vezető a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben határozza meg.
147) A kiadmányozás magában foglalja:
a) az írásbeli intézkedés (véleménynyilvánítás, közbenső intézkedés) kiadásának;
b) az érdemi döntésnek, valamint
c) az irat irattárba helyezésének
148) Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.
Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani.
149) A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző (névbélyegző) csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt feltétlenül indokolja. A névbélyegző használatát a miniszter, az államtitkár, illetve a helyettes államtitkár engedélyezi. A névbélyegzővel ellátott irat nem minősül hiteles kiadmánynak.
150) Az ügyintéző az általa készített kiadmány-tervezetet a lap alján olvasható szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. „SK” jelzés esetén az ügyintéző/ügykezelő a kiadmányra „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, azon a szerv hivatalos bélyegzőjének lenyomatát elhelyezi és aláírja.
151) A kiadmány külső szervhez vagy személyhez történő továbbítására csak annak dokumentálása mellett kerülhet sor.
152) Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám(ok) alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.
153) Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás.
154) Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az irat és az elektronikus irat akkor hiteles kiadmány, ha
a) azt a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott kiadmányozási joggal rendelkező személy saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel, vagy
b) a kiadmányozási joggal rendelkező személy neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott hitelesítésre felhatalmazott személy azt saját kezűleg aláírja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,
c) a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározottak szerinti kiadmányozási joggal rendelkező személy vagy elektronikus rendszer az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel látta el.
155) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő
a) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata, vagy
b) a kiadmányozó alakhű aláírás mintája és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata.
156) A minisztérium által készített hiteles kiadmányról a külön jogszabályban foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni.
157) A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartást a minisztérium székházában és telephelyein működő Dokumentációs Osztályok vezetői kezelik.
Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló minősített elektronikus aláírást kell alkalmazni.
158) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési szabályok alkalmazhatók:
a) „Saját kezű felbontásra!”,
b) „Más szervnek nem adható át!”,
d) „Kivonat nem készíthető!”,
e) „Elolvasás után visszaküldendő!”,
f) „Zárt borítékban tárolandó!”,
g) „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi” küldemény stb.
A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.
159) A szervnél keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője vagy ügyintézője jogosult a külön jogszabályban meghatározottak szerint
a) hiteles papír alapú, illetve
A kiadmányozott irat külalakja
160) A minisztériumból külső szerveknek, személyeknek küldendő kiadmányokat e Szabályzat 2. mellékletében található minta szerinti formában, a minisztérium hivatalos levélpapírján kell elkészíteni.
161) A levélminták nem alkalmazhatók olyan ügyekben, ahol valamely jogszabály a döntés közlésére kötelező alaki és tartalmi elemeket ír elő. (Pl.: hatósági határozat, formanyomtatványon kiadott engedély stb.)
162) Az állampolgárokhoz, más szervekhez hivatalos levél csak iktatószámmal, az ügyintéző nevének és munkahelyi telefonszámának feltüntetésével és az általánosan használt minisztériumi fejléces, cégjelzéses, illetve névre szóló levélpapíron küldhető. Az ügyintéző feltüntetése csak akkor mellőzhető, ha a kimenő iratot maga az aláíró készítette, vagy elhagyását az illetékes vezető kérte vagy protokolláris okok indokolják.
Az irat továbbítása, expediálása, kézbesítése
163) Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmányt (kiadmányokat) és az esetleges mellékleteit és mellékelt iratait (a továbbiakban együtt: melléklet) szerelten az ügykezelő részére előkészíteni. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással – amennyiben van –, melléklettel ellátott ügyiratot (ügyiratokat) vehet át.
164) Az ügykezelőnek ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e.
A küldeményeket lehetőleg még az átvétel napján kell továbbítani.
165) Az iratokat az ügykezelők továbbítják. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles
a) az iratot a címzettnek – az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül – továbbítani,
b) az elektronikus iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,
c) az előadói íven és az irat irattári példányán az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni, és aláírni.
166) Az elektronikus iktatásban a külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni további címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.
167) Az iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell postára adni. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket elküldésre készen, borítékolva, becsomagolva, a küldés módjának megfelelő kézbesítőokmányokat pontosan kitöltve adja át az illetékes Postabontó részére.
Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell tenni.
168) A boríték címoldalán fel kell tüntetni:
a) a feladó nevét, címét,
b) az irat (iratok) iktatószámát, több példány esetén a példányok darabszámát, szükség szerint sorszámukat,
c) a címzett megnevezését és címét,
d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (s. k. felbontásra, sürgős, ajánlva stb.).
169) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni:
a) személyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont, és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadmány irattári példányán, vagy a kézbesítőkönyvben,
b) postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló vonatkozó – hatályos – jogszabályban leírtaknak megfelelően,
c) külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően,
d) elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával,
e) központi rendszeren történő továbbítás esetén a rendszer automatikusan tájékoztatja a címzettet az ügyintézés befejezéséről, a letöltési lehetőségekről, és hitelesen naplózza a letöltést,
f) hirdetményi úton történő vagy közhírré tétellel való kézbesítés esetén a vonatkozó jogszabályok előírásai szerint.
170) Ha a postára adott küldemények valamilyen okból – így a téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül, de érkeztetési eljárás és dokumentálás mellett – az ügyirathoz kell mellékelni.
171) Elektronikus úton küldött irat továbbítását – az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével – be kell jegyezni az iktatókönyvbe.
172) Az elektronikus iratok kézbesítésének rendjét a Szabályzat – az adott közfeladatot ellátó szervre és eljárására vonatkozó, továbbá az elektronikus iratok kézbesítését előíró jogszabályi rendelkezések figyelembevételével – határozza meg.
173) Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve sikertelen, az elektronikus irat papír alapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.
174) A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell továbbítani.
175) Ha a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapuja megszűnik, a minisztérium a hivatalos iratot írásos formában, papír alapon, postai úton a felhasználó lakcímére küldi meg.
176) A biztonságos kézbesítési szolgáltatás igénybevételével kézbesített iratnál az átvételre, a visszaigazolás megtételére jogszabály eltérő rendelkezése hiányában legalább 5 napot kell biztosítani. Amennyiben a címzett a küldeményt a határidőn belül nem veszi át, s az átvételt nem tagadja meg, akkor a kézbesítést ismételten meg kell kísérelni.
177) Ha a címzett erről korábban (a kérelmében) rendelkezett, a minisztérium a hivatalos iratot köteles a címzett kulcstárában elhelyezett nyilvános rejtjelező kulcsával rejtjelezni. Amennyiben a címzett a rejtjelező kulcsát a rendszerbe nem töltötte fel, úgy a hivatalos iratot – ha jogszabály nem zárja ki – titkosítás nélkül kell megküldeni a tárhelyére. Ha jogszabály kizárja a titkosítatlan megküldést, úgy azt postai úton, a kérelemben megjelölt lakcímre kell megküldeni.
178) Az elektronikus visszaigazolást – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell mellékelni.
179) Elektronikus dokumentum kézbesítése esetén, amikor a címzett a hivatalos iratra mutató internetes hivatkozást megnyitotta, akkor az elektronikus visszaigazolás automatikusan létrejön, és azt a SZEÜSZ a minisztérium tárhelyére visszaküldi.
180) A minisztériumon belül a belső felhasználásra készült iratok (pl. körlevelek) a vezetői aláírást követően elektronikus formában, szkennelt változatban a levelező rendszeren keresztül is továbbíthatók. Az aláírt eredeti példányt a keletkeztető szervezeti egység ügyiratában kell kezelni.
AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS
Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése
181) Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé. Az iratot határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az iraton fel kell tüntetni.
182) A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.
183) Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles
a) az egyéb iratoktól elkülönítve,
b) a határidőként megjelölt naptári napok és
c) az iktatószám sorrendjében elhelyezni, majd
d) a határidő napján – ha időközben másként nem intézkedtek – az iktatókönyvből kivezetni és
az ügyintézőnek átadókönyvön keresztül kiadni.
184) A határidő nyilvántartásból történő kivételt és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, illetve az ügykezelő az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatába köteles feljegyezni.
185) A minisztérium irattári anyaga a minisztérium épületeiben működő központi irattárakban, valamint a különböző szervezeti egységek átmeneti irattáraiban kerülnek elhelyezésre. Szükség esetén a központi irattárba tartozó iratok elhelyezésére további tárolóhelyek is igénybe vehetők.
186) A központi irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.
187) A központi irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papír alapú iratok tárolásához az irattárban télen, nyáron lehetőség szerint biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55-65%) és a 17-18°C hőmérsékletet.
188) Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott fémből készített – állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.
189) Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tároló eszközöket kell használni. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (gemkapocs stb.) el kell távolítani.
190) A nem papír alapú iratok tárolását, az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A nem megfelelő tárolásból bekövetkező esetleges adatvesztés megakadályozására gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.
Irattározás és az irat átmeneti irattárba helyezése
191) Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
192) Átmeneti (kézi) irattárban/kezelőirodában kell elhelyezni az elintézett, lezárt, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. Átmeneti irattár a szervezeti egységek irodái mellett található irattárként használt helyiség, vagy a folyosókon, irodákban elhelyezett szekrény.
193) Az átmeneti irattárban legfeljebb 2 évig lehet őrizni az iratokat, ennek letelte után a lezárt évfolyamú iratokat át kell adni a központi irattárnak. Ezen időpontot megelőzően is át lehet adni a lezárt ügyiratokat, és a lejárt őrzési idejű iratokat. Kivételt képeznek a Jogi Főosztály/Képviseleti Osztály peres eljárásainak iratai. Ezen iratok Központi Irattárba adására az eljárás lezárását követően kerül sor.
194) Az irattárban az iratokat évek szerint, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve kell elhelyezni és őrizni. A szalagos irományfedélben őrzött iratoknál az irattári tételszámot a szalagos irományfedélen is fel kell tüntetni. Az elektronikus iktatókönyv „irattárba helyezés időpontja” mezőjében az átmeneti, ha közvetlenül központi irattárba kerül, akkor a központi irattárba helyezés időpontját kell nyilvántartani.
195) Az irattározás mindig az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes szervezeti egység kötelezettsége.
196) Amennyiben az ügyirat hiányos, vagyis valamelyik alszám hiányzik az aktából, az ügyintézőnek fel kell vennie a kapcsolatot a hiányzó alszám keletkeztetőjével és kérni az irat pótlását, soron kívüli megküldését. Ellenkező esetben az ügyirat nem irattározható.
197) Az irattárba helyezést a szervezeti egység vezetője vagy az általa felhatalmazott munkatárs engedélyezi.
198) Irattározási utasítással ellátni és irattárba helyezni csak teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes iratot – lehet. Egy ügyirathoz tartozó eredeti iratok, ügyiratdarabok nem maradhatnak más szervezeti egységnél.
199) Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek (ha eddig nem történt meg) meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.
200) Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni.
Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az iratra és az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az előadói ívben kell elhelyeznie. Az ügykezelő feladata, hogy az ügyintéző által meghatározott tételszámot az iratkezelési szoftverben rögzítse.
201) Amennyiben az egy ügyben keletkezett ügyirat több irattári tételbe is sorolható, mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító tételszámot kell neki adni.
202) Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is.
203) Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról. Hiányos, vagy irattári tételszám nélküli ügyiratot az ügykezelő irattározásra nem vehet át.
204) Irattározni (átmeneti vagy központi irattárba) kizárólag az ügyirat birtokosának van jogosultsága az iratkezelési szoftverben.
Az iratok átadása a Központi Irattár részére
205) Az átmeneti (kézi) irattárakat működtető szervezeti egységek az ügyiratokat – az előírásoknak megfelelően – a Központi Irattárnak kötelesek átadni.
A központi irattárak illetékessége az alábbiak szerint alakul:
1. Egészségpolitikai Dokumentációs Osztály:
a) Egészségügyért felelős államtitkárság
2. Szociális, Családügyi, Ifjúsági és Sport Dokumentációs Osztály
a) Sportért és ifjúságért felelős államtitkárság
b) Szociális és családügyért felelős államtitkárság
3. Oktatáspolitikai és Kulturális Dokumentációs Osztály
a) Egyházi, nemzetiségi és civil társadalmi kapcsolatokért felelős államtitkárság
b) Felsőoktatásért felelős államtitkárság
c) Kultúráért felelős államtitkárság
d) Köznevelésért felelős államtitkárság
e) Társadalmi felzárkózásért felelős államtitkárság
a) tárolja és nyilvántartja a minisztérium iratképző szervezeti egységei által leadott iratokat,
b) az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet,
c) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,
d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak a Magyar Nemzeti Levéltár részére történő átadásáról.
206) A Központi Irattárba
a) a lezárt évfolyamú, papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú segédkönyveit,
b) az iktatókönyv zárásának részeként elkészített elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek és adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, naplózás információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát tartalmazó adathordozókat
207) Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.
208) A Központi Irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, évek szerint, szervezeti egységenként, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve, a levéltári átadásra kerülő iratokat savmentes irattároló dobozokban, nyilvántartásaikkal együtt, iratátadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező iratjegyzék kíséretében veszi át. (Az iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, pl. fémből készült iratkapcsoló, műanyagból készült iratborítók stb.)
209) A Központi Irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül. Tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári jelét/jeleit és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári jelhez tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.
210) Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az – átadó szervezeti egység vezetője, vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző és a Központi Irattárat működtető szervezeti egység vezetője, vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt – „Iratátadás-átvételi jegyzőkönyvet”, amelynek melléklete a tételszám szerint elkészített iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példánya a Központi Irattáré, a másik az iratot leadó szervezeti egységé, amelyet az átmeneti irattárban kell megőrizni.
211) A hiányosan vagy félreérthetően kitöltött „Átadás-átvételi jegyzőkönyvet” és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős vezetőnek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a Központi Irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.
212) Azokról az iratokról, amelyeket a szervezeti egység visszatart és az iktatókönyvből nincs kivezetve, "Hiányjegyzék"-et kell készíteni, azok későbbi leadása után a "Hiányjegyzék"-ből törölni kell „Központi Irattárba helyezve” megjegyzéssel.
213) A Központi Irattárba leadásra kerülő ügyiratokat a leadás időpontjával az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
214) A Központi Irattárba átadásra kerülő elektronikus dokumentumokat archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
215) A Központi Irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:
a) a papír alapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni,
b) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,
c) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű, elektronikus iratokról a 2. év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni.
d) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek minősített iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani,
e) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papír alapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig).
216) Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani a tárolást.
Az irat átmeneti vagy végleges kiadása
217) A minisztérium munkatársai a szervezeti és működési szabályzatban (vagy ügyrendben) rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kérhetnek ki iratokat. A kikérést írásban, feljegyzés formájában az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetőjének kell megküldeni. Papír alapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni.
218) Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyvben is jelezni kell. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügykezelő iratot véglegesen csak a Központi Irattárnak adhat át.
219) A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni.
A kölcsönzési napló rovatai:
b) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),
c) irattári hely: irattár neve (ha nem irattáranként vezetik a kölcsönzési naplót azon esetben a doboz sorszáma),
d) iktatott iratnál iktatószám/tételszám/év,
e) más nyilvántartás szerint nyilvántartásba vett iratoknál a nyilvántartás szerinti sorszám (pl. számlasorszám, bizonylatnál könyvelési napló sorszáma/tételszám/évszám),
g) a kiemelés ideje (év, hó, nap),
h) a kiemelés alapjául szolgáló irat azonosító száma,
i) a kiemelést végző neve,
j) a kölcsönzés határideje (év, hó, nap),
k) a visszahelyezés ideje (év, hó, nap),
l) a visszahelyezést végző neve,
m) engedélyező neve, amennyiben nem a készítő részére történik az irat kiadás.
220) Az irat kiadását és visszaérkezését az elektronikus iktatókönyv megfelelő rovatában rögzíteni kell.
221) Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a jogosult felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.
222) A Központi Irattár az illetékes levéltár, a Magyar Nemzeti Levéltár, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt az e Szabályzatban előírt megkeresés szerint más irathoz szerelik.
Az iratok selejtezése, megsemmisítése
223) Az irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratokat évente a minisztérium épületeiben működő Központi Irattárakban az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében selejtezni kell.
224) A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.
225) Az iratselejtezést az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni.
226) A selejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján kell végrehajtani.
227) A selejtezés során ellenőrizni kell
a) az iratok irattári tételszám, illetve megőrzési idő szerinti csoportosítását,
b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.
228) Az iratselejtezésről a 3 tagú selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az iktató-, illetve irattári hely szerinti szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, amelynek két példányát iktatás után a Magyar Nemzeti Levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése végett. A selejtezési jegyzőkönyv kötelező és elengedhetetlen melléklete a 3 példányban elkészített selejtezési iratjegyzék.
229) A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:
a) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,
b) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,
c) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,
e) a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát, tételszám szerinti terjedelmét (iratfolyóméterben),
f) az irattári tétel címét,
g) a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,
h) a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatát,
i) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.
230) A selejtezés tényét és időpontját mind az irattári, mind az iktatási nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.
231) A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni. Az iratjegyzék tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámait, a tételek megnevezését és évkörét, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását. Amennyiben az adott évi tétel nem minden ügyirata kerül selejtezésre az eljárás során, a tételszámhoz kapcsolódó iktatószámokat is szükséges feltüntetni.
232) Az iratselejtezési jegyzőkönyveket iktatás után 2 példányban, az iratjegyzékkel együtt – a Központi Irattáron keresztül – a Magyar Nemzeti Levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése végett. A Magyar Nemzeti Levéltár az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az átmeneti/kézi irattár csak a Központi Irattár közreműködésével selejtezheti lejárt megőrzési idejű iratait.
233) Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.
234) Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.
235) A Magyar Nemzeti Levéltár selejtezési engedélyének birtokában – melyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője, a minisztériumot üzemeltető szervezeti egység vagy szervezet közreműködésével, az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről, vagy az elszállításig történő elhelyezésről és biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással, vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen.
236) A megsemmisíthető iratanyagot zsákokban kell elhelyezni. A zsákot le kell zárni. Az iratanyag megsemmisítésre való elszállítását a szervezeti egységek az üzemeltető szervezeti egység vagy szervezet szállításra vonatkozó formanyomtatványának kitöltésével rendelhetik meg. Az elszállításig a zsákokat az irodákban kell tárolni. A lezárt zsákokra az üzemeltető szervezeti egységnek vagy szervezetnek megküldött, szállításra vonatkozó megrendelő lap másolatát rá kell tűzni. Az üzemeltető szervezeti egység vagy szervezet gondoskodik a selejtezendő iratanyag elszállításáról és szakszerű megsemmisítéséről.
237) A zsákokban kizárólag a megsemmisítésre váró papír alapú adathordozók helyezhetők el, erről a szervezeti egység vezetőjének felelőssége gondoskodni. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy stb. elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papír alapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.
238) A minisztériumon belül a belső felhasználásra készült elektronikus levelezések feleslegessé vált kinyomtatott példányainak megsemmisítésére is a 200) pontban foglaltak az irányadók.
239) Elektronikus dokumentumkezelés esetében a selejtezést és a fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a Központi Irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi (legutolsó) archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.
240) A szervezeti egységek vezetői felelősek szervezeti egység szintjén a megsemmisítésre vonatkozó szabályok betartásáért.
Az iratok levéltárba adása
241) A minisztérium a nem selejtezhető iratait – a határidő nélkül őrzendők kivételével – 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel, a Magyar Nemzeti Levéltárnak átadja.
242) A Magyar Nemzeti Levéltár számára átadandó ügyiratokat az irattári terv szerint, az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a minisztérium költségére, az átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.
A levéltárnak átadásra kerülő iratokat legkorábban 15 év őrzési idő után, a Magyar Nemzeti Levéltárral előzetesen egyeztetett időpontban kell átadni.
Az átadás-átvételi jegyzőkönyv tartalmazza:
a) az átadó szervezeti egység megnevezését, hivatalos bélyegzőjének lenyomatát;
b) az átadás alapjául szolgáló jogszabály megnevezését;
c) az átadás alapjául szolgáló iratkezelési szabályzat és irattári terv megnevezését;
d) az átadás helyét és idejét;
e) az átadó képviselőjének nevét, beosztását, aláírását;
f) az átvevő Magyar Nemzeti Levéltár képviselőjének nevét, aláírását;
g) az átadásra kerülő iratanyagot keletkeztető szervnek, szervezeti egységnek a megnevezését;
h) az átadásra kerülő iratok általános megnevezését;
i) az átadásra kerülő iratok összesített évkörét;
j) az irat mennyiségét iratfolyóméterben;
k) sorszámozva a segédleteket.
Az átadás-átvételi jegyzőkönyv mellékletét képező, átadási egységek szerint készült iratjegyzék tartalmazza szervenként és iktatási egységenként:
a) az iratok tételszámait,
b) a tételek megnevezését,
243) A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a Magyar Nemzeti Levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.
244) Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.
245) Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az elektronikus iktatórendszerben rögzíteni kell és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.
INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, HIVATAL ÉS MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN
Intézkedések a minisztérium megszűnése, illetve feladatkörének megváltozása esetén
246) Az Ltv. előírásainak megfelelően kell intézkedni a minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.
247) Hivatalátadás esetén, az erről készült és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.
248) Ha a megszűnő szerv feladatköre több szerv között oszlik meg, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Kivételes esetben tételes iratmegosztási jegyzékkel is megosztható az irattári anyag. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértésével kell elvégezni.
249) Ha a megszűnő szerv jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét a Magyar Nemzeti Levéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetőleg selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik.
A megszűnt szervezeti egységek iratainak kezelése
250) Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).
Ha a megszűnő szervezeti egység más szervezeti egységbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szervezeti egység átmeneti irattárában kell elhelyezni.
251) Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. A kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.
252) Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.
253) Amennyiben a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet, mint felelőst, rögzíteni kell.
254) Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a Központi Irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírásokban foglaltak szerint kell kezelni.
255) Az elektronikus iktatókönyvhöz az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell.
256) Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a Központi Irattárban kell elhelyezni.
257) A megszűnt szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.
Munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések
258) A hivatali szervezeti egységtől távozót (vezető, ügyintéző, illetve ügykezelő), vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. A hivatali szervezeti egységek a személyi változásokról a Dokumentációs Osztályokat értesítik, és írásban kezdeményezik az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését.
259) A munkakör átadás-átvételét jegyzőkönyvbe kell foglalni, melyet az átadó készít el és az átadó, valamint az átvevő írja alá.
260) A jegyzőkönyvet és mellékletét (iratjegyzék) 5 példányban kell elkészíteni, melyből egy-egy példány az átadónál és az átvevőnél, illetve a szervezeti egység vezetőjénél marad.
A jegyzőkönyv negyedik példányát a Személyügyi Főosztályra kell megküldeni az átadó személyi anyagába történő elhelyezés céljából. Az ötödik példányt az illetékes Dokumentációs Osztály vezetőjének kell átadni.
Az iratjegyzéken (jegyzőkönyv melléklete) iktatószám szerinti sorrendben fel kell tüntetni az átvevő részére átadott folyamatban lévő ügyek iratait.
Az átadást az elektronikus iktatási nyilvántartásban is végre kell hajtani. A lezárt, további ügyintézést nem igénylő iratokat a Dokumentációs Osztálynak kell átadni irattározásra.
261) A szervezeti egység vezetője a munkakör átadás-átvétel lebonyolításáért teljes körű felelősséggel tartozik.
262) A munkakör átadás–átvétel részletes szabályairól a minisztérium Közszolgálati Szabályzata rendelkezik.
IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK
Bélyegzők és negatív pecsétnyomók
263) A minisztérium hivatalos bélyegzője Magyarország címerével ellátott körbélyegző.
A minisztérium felsőszintű vezetői a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használnak.
A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül a „Emberi Erőforrások Minisztériuma”, alul a szervezeti egység hivatalos megnevezése szöveg szerepel.
264) A körbélyegzőket – a lenyomatában is megjelenő – sorszámmal kell ellátni és ennek megfelelően nyilvántartani.
A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó személy és szervezeti egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon az átadó és az átvevő (bélyegző használója) személy nevét, aláírását, valamint a visszavétel, megsemmisítés, továbbá a körbélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának időpontját.
265) Körbélyegző a felsőszintű vezetőnek, a szervezeti egységnek az ügykörébe tartozó kiadmányán, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható.
266) A körbélyegzők, fejbélyegzők, illetve egyéb bélyegzők (a továbbiakban együtt: bélyegzők) igény szerinti megrendeléséről, nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről az Informatikai és Dokumentációs Főosztály gondoskodik.
267) A szervezeti egységek vezetői bélyegzők megrendelésével kapcsolatos igényeiket írásban, feljegyzés formájában a dokumentációs osztályok vezetőinek küldik meg, akik gondoskodnak a bélyegzők beszerzéséről és a bélyegzők nyilvántartásba vételéről.
268) A körbélyegzőt a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A körbélyegzőt szükség szerint épületen kívüli munkavégzés során lehet az épületből kivinni. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.
269) Amennyiben a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében:
a) írásban értesíti az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt,
b) az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a körbélyegző letiltásáról szóló közleménynek a megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,
c) a körbélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban fel kell tüntetni,
d) az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző új sorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült körbélyegzőt selejtezni kell.
270) A védendő adatot tartalmazó adathordozók tárolására szolgáló páncél-, illetve lemezszekrényekhez használatos személyi (negatív) pecsétnyomóra (a továbbiakban: pecsétnyomó) vonatkozó igényt a Dokumentációs Osztályok vezetőinél írásban kell bejelenteni, akik gondoskodnak annak beszerzéséről, nyilvántartásba vételéről és – aláírás ellenében – a jogosultnak történő kiadásáról.
A minisztériumon belüli áthelyezés, feladatkör megváltozása esetén a pecsétnyomót a nyilvántartónak vissza kell adni. Pecsétnyomó másik munkatársnak csak a Dokumentációs Osztályok vezetői által vezetett nyilvántartásban történő előzetes átírás után adható ki.
271) A munkavégzésre irányuló jogviszony megszüntetése esetén a pecsétnyomó nyilvántartója a leszerelő lapon aláírásával igazolja a pecsétnyomó leadását.
A pecsétnyomó elvesztése esetén a biztonsági vezetőt haladéktalanul értesíteni kell.
Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai
272) A másoló- és sokszorosítógépet a vezető által megbízott személy kezeli. Ha a vezető a gép kezelésével nem bíz meg külön személyt, akkor a sokszorosítást minden ügyintéző maga végzi.
273) Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben azonban rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése stb.).
274) A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.
Ügyiratok iktatási szabályai az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén
275) Papír alapú iktatókönyvet (a továbbiakban: iktatókönyv) kell felfektetni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az ügykezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés több órán keresztül nem biztosított.
276) Amennyiben az ügykezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés nem biztosított, az üzemzavart az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetőjének kell bejelenteni, aki eldönti, hogy mikortól és meddig szükséges a papír alapú iktatókönyvet alkalmazni. Döntéséről a minisztérium szervezeti egységeit e-mailben értesíti.
277) A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott – mind a bejövő, mind a kimenő és belső iratforgalom esetében – iratokat, az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyvbe kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát.
Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyv beszerzéséről, központi nyilvántartásba vételéről az Informatikai és Dokumentációs Főosztály gondoskodik.
278) Az előző pont szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél a szervezeti egység betűjelét, valamint az „ÜZ” egyedi azonosítási jelölést is alkalmazni kell. (pl: INFDOK/233-1/2014/ÜZ).
279) Az iktatás során, amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papír alapú iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatában.
280) Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell.
281) Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv, és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyv lezárását – úgy, mint a megnyitását – a szervezeti egység vezetőjének, ügykezelőjének aláírása és a körbélyegzőjének lenyomata hitelesíti. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.
Papír alapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.
A KÖZPONTI ELEKTRONIKUS SZOLGÁLTATÓ RENDSZEREN TOVÁBBÍTOTT IRATOK KEZELÉSÉNEK RENDJE
282) Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus iktatására az e Szabályzatban meghatározottak szerint – a vonatkozó jogszabályi előírások teljesülése esetén – kerülhet sor.
283) A Szabályzat rendelkezéseit a központi elektronikus szolgáltató rendszer (a továbbiakban: központi rendszer) igénybevételével megvalósított iratforgalom esetében az e fejezet szerinti eltérésekkel kell alkalmazni.
284) A minisztérium kijelölt szervezeti egységeinek, ügyintézőinek a központi rendszeren keresztül érkező elektronikus iratforgalom biztosítására hivatali kapuval kell rendelkezniük.
285) A hivatali kapu létesítéséről az Informatikai és Dokumentációs Főosztály gondoskodik.
286) A hivatali kapu használatára feljogosítottak és kötelezettek körét külön eljárásrendben megjelölt vezető határozza meg.
287) A hivatali célú ügyfélkapu megnyitásához a munkáltató igazolást ad ki. A hivatali célú ügyfélkapu nyitását követő magáncélú ügyfélkapu nyitása esetére a munkáltató igazolást ad ki a hivatali célú ügyfélkapu létesítésének megtörténtéről.
288) A szervezeti és működési szabályzatban meghatározottak szerint hivatali célú ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügykezelőknek, ügyintézőknek a hivatali kapu létesítéséhez szükséges ügyfélkapu-azonosítóikat a minisztérium hivatali kapu kezelőjének át kell adniuk, aki az adatokat kizárólag a hivatali kapu létesítéséhez használhatja fel, és a hivatali kapu használatára való jogosultság megszűnésekor – ideértve az ügyfélkapu megszüntetését – haladéktalanul törölnie kell.
289) A minisztériumon belüli további felhasználók – a szervezet nevében eljárni jogosult személyek – regisztrációját a minisztérium által a hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő végzi. A hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő a részére a központi rendszer által biztosított regisztrációs felületen a minisztérium képviseletére feljogosított személyek (hivatali célú ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügykezelők, ügyintézők) nevét és az ügyfélkapu regisztrációnál megadott elektronikus levelezési címét rögzíti az ügyfélkapujuk egyértelmű hozzárendelése érdekében. A regisztráció eredményeként átadja a hivatali kapuhoz tartozó azonosítót és jelszót, illetve – amennyiben ilyen van – azonosító eszközt.
290) A minisztérium nevében történő eljárási jogosultság megszűnésekor a hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő törli a nyilvántartásból a korábban feljogosított személy azonosító adatait, illetve a hozzáférési jogosultságait.
291) A hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő nyilvántartást vezet a minisztérium képviseletében hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyekről. Ennek érdekében az adott szervezeti egység vezetője a hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársakat érintő változásokról (létesítés, módosítás, megszüntetés) írásbeli tájékoztatást ad a nyilvántartás vezetőjének. A nyilvántartás alapján tanúsítható, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni az adott szervezet nevében. Ez a dokumentum az adott szervezet által megőrzendő a szervezet iratkezelési szabályzatában a személyi anyagokra meghatározott időtartamig.
292) A minisztérium a kiadmányozási jogosultság nyilvántartására vonatkozó szabályozás (külön eljárásrendben) szerint kezeli a minisztérium képviseletében hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyek adatait.
293) A hivatali kapu nyilvántartásának kezelésére való jogosultság megszűnésekor a kezelt adatok a kijelölt új kezelőnek átadhatók, új kezelő hiányában valamennyi adatot törölni kell a hivatali kapu nyilvántartásából.
294) A minisztérium hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársai kötelesek gondoskodni arról, hogy az értesítési tárhelyre érkezett üzenetek minden munkanapon átvételre és érkeztetésre kerüljenek.
295) A hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett ügykezelő vagy ügyintéző a hivatali kapun beérkező küldemény fogadását követően gondoskodik annak érkeztéséről. Ennek keretében az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában rögzíti a hivatali kapuból letöltött dokumentumokat, így pl. az elektronikus úton benyújtott hivatalos iratot, vagy a központi rendszerbe történő befogadás visszaigazolását.
A hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs – szükség esetén – gondoskodik a befogadott dokumentumok papír alapra történő kinyomtatásáról. Ezt követően a papír alapon érkezett iratok kezelésére vonatkozó rendelkezések szerint kell eljárni.
296) A hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs (ügyintéző) a közigazgatási hatósági ügyben keletkezett iratok esetében kiadásra kerülő értesítést a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény, valamint a vonatkozó ágazati jogszabályokban meghatározottak szerint küldi meg.
297) Az értesítést és a megküldés igazolását az iratkezelési szoftver iratkezelő adatbázis „csatolmány” felületén kell tárolni.
Az irat papír alapon történő kiadmányozását, iktatását követően a hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs gondoskodik a kiadmányozott irattal azonos tartalmú, záradékkal kiegészített elektronikus dokumentum hivatali kapun történő továbbításáról.
A záradék tartalma: „A kiadmányozó által nem elektronikusan aláírt dokumentummal megegyezik.” szöveg és a dátum.
298) A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügykezelőnek) gondoskodnia kell
a) a kiadmányozott irat expediálásának az iratkezelési szoftverben történő rögzítéséről, valamint
b) az elektronikus dokumentumnak a hivatali kapun történő továbbítását igazoló információknak, továbbá
c) a kézbesítést igazoló elektronikus visszaigazolásnak, esetlegesen
d) a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatásnak az iratkezelési szoftver iratkezelő adatbázis „csatolmány” felületén történő elhelyezéséről.
299) A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügykezelőnek) gondoskodnia kell
a) az elektronikusan kézbesített hivatalos irat,
b) a kézbesítéssel kapcsolatos elektronikus visszaigazolás, kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatás papír alapú másolatának elkészítéséről, ügyiratban való elhelyezéséről.
300) A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügyintézőnek) gondoskodnia kell a papír alapú kiadmány postai úton történő kézbesítéséről, ha
a) a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapuja megszűnik,
b) a központi rendszer a hivatalos iratok elektronikus kézbesítésével kapcsolatos feladatait folyamatosan, legalább három napon keresztül nem tudja ellátni,
d) jogszabály erről külön rendelkezik.
301) Az e fejezetben foglaltak végrehajtását követően az ügyiratot a papír alapú iratok kezelésére vonatkozó előírások szerint kell kezelni.
1. függelék a Szabályzathoz
Az Emberi Erőforrások Minisztériuma Irattári Terve
Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az Emberi Erőforrások Minisztériuma feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részre tagozódik.
Az ügy típusát, iratképző szerv szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja.
Az irattári jel összetevői:
a) mind az általános, mind a különös rész tételei esetében az irattári tételszám első jegye(i) meghatározzá(k) a (betűjellel) a rendszerbeli elhelyezkedést:
b) A különös részben a minisztérium rövidített betűjeléhez – a minisztériumra utaló és annak feladatköréhez igazodó rendszerezésben sorszámok kapcsolódnak, amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három-, vagy négyjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.
2) Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, vagy „N” jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket.
3) Lt. (Levéltár): a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról a minisztérium és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg.
A „HN” (határidő nélkül őrzendő) jelölés meghatározza a határidő nélkül ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a minisztérium és a levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.
4E02814_0
Tétel-
szám |
Megnevezés |
Selejtezési
idő (év) |
Lt. |
A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai |
A101 |
A minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályzó eszközök és ezek tervezetei, koordinációs iratai |
N |
15 |
A102 |
Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök tervezetei, koordinációs iratai |
5 |
– |
A103 |
Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A104 |
Az alapvető jogok biztosa megkereséseivel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A105 |
Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A106 |
Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A107 |
A minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai |
N |
15 |
A108 |
Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai |
5
|
– |
A109 |
Egyéb tárcaközi bizottságok iratai |
5 |
– |
A110 |
Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai |
5 |
– |
A111 |
Tárcaközlöny kiadásának iratai |
10 |
– |
Szervezet és működés |
A201 |
Minisztérium alapításával kapcsolatos iratok |
N |
15 |
A202 |
A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás (SzMSz) |
N |
15 |
A203 |
A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb. |
N |
15 |
A204 |
Belső utasítások, körlevelek |
N |
15 |
A205 |
A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések |
N |
15 |
A206 |
A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével, a parlamenti munkával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A207 |
Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok |
N |
15 |
A208 |
Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál (EMMI) |
N |
15 |
A209 |
Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok a kabinet munkájában résztvevő más tárcáknál |
5 |
– |
A210 |
Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött EMMI előterjesztések, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál |
N |
15 |
A211 |
Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten résztvevő tárcánál |
5 |
– |
A212 |
Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál (EMMI) |
N |
15 |
A213 |
Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a résztvevő tárcánál |
5 |
– |
A214 |
Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok |
5 |
– |
A215 |
A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.) |
N |
15 |
A216 |
Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztályvezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.) |
N |
15 |
A217 |
Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanáccsal kapcsolatos ügyek |
3 |
– |
A218 |
Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok, |
N |
15 |
A219 |
Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően |
5 |
– |
A220 |
A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok javaslatok, tervek |
N |
HN |
A221 |
Időszaki jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél |
5 |
– |
A222 |
A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) javaslatok |
5 |
– |
A223 |
Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások |
N |
15 |
A224 |
Időszaki statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél |
5 |
– |
A225 |
Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások |
N |
15 |
A226 |
A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai |
N |
15 |
A227 |
A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködés iratai |
N |
15 |
A228 |
A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai |
5 |
– |
A229 |
A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek |
N |
15 |
A230 |
Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek |
N |
15 |
A231 |
Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők |
N |
15 |
A232 |
Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai |
5 |
– |
A233 |
Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai |
N |
15 |
A234 |
Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai |
5 |
– |
A235 |
A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek |
5 |
– |
A236 |
A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai |
2 |
– |
A237 |
Központi közigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok |
5 |
– |
A238 |
Központi közigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb. |
2 |
– |
A239 |
Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok, (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal stb.) tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb. |
1 |
– |
A240 |
Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok |
15 |
– |
A241 |
A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása |
15 |
– |
A242 |
Gazdasági társaságokban, Felügyelő Bizottságokban, Vállalati Tanácsban betöltendő funkciók |
N |
HN |
A243 |
Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A244 |
Bizottságokkal és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok |
10 |
– |
A245 |
Fordítási, tolmácsolási, protokoll ügyek iratai |
5 |
– |
A246 |
Felsővezetők közvetlen hatáskörébe tartozó egyéb levelezés |
5 |
– |
Ügyvitel |
A301 |
Miniszter - munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok |
N |
15 |
A302 |
Államtitkár - munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok |
N |
15 |
A303 |
Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők és munkatársak esetén |
5 |
– |
A304 |
Kutatási engedély ügyek iratai |
5 |
– |
A305 |
Főnyilvántartó könyv |
N |
HN |
A306 |
Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papír alapú, továbbá elektronikus iktatás esetén az évente archivált adatállományok) |
N |
15 |
A307 |
A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék, lezárás után |
3 |
– |
A308 |
Az irat átadására, továbbítására vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, átadókönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló stb.) |
3 |
– |
A309 |
Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék stb.) |
15 |
– |
A310 |
Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés |
N |
HN |
A311 |
Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés |
N |
HN |
A312 |
Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.) |
10 |
– |
A313 |
A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírás-bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek |
N |
HN |
A314 |
Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv |
3 |
– |
A315 |
A Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, irat befogadási jegyzőkönyv stb.) |
N |
HN |
A316 |
A 335/2005. Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg) |
2 |
– |
A317 |
Ügyiratból adatszolgáltatás |
5 |
– |
A318 |
Irat megismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén |
N |
HN |
A319 |
Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés |
5 |
– |
A320 |
Iratkezeléssel kapcsolatos egyéb levelezések |
5 |
– |
A321 |
Irattárolás megvalósításával kapcsolatos iratok, szerződések (lejáratát követően), egyéb levelezés |
5 |
– |
Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek) |
A401 |
Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő (szabadság, betegállomány, gyed, gyermek ápolási díj stb.) iratok |
5 |
– |
A402 |
Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb (pl. illetmény, munkaköri leírás,elismerés stb.) iratok a szervezeti egységeknél |
2 |
– |
A403 |
Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő beszámolók, jelentések stb. |
2 |
– |
A404 |
Hazai és nemzetközi álláspályázatok, felhívások |
2 |
– |
A405 |
A minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A406 |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat iratai |
5 |
– |
A407 |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett iratok |
2 |
– |
A408 |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A409 |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos kinevezésre, megbízásra, munkakörváltozásra vonatkozó javaslatok, kikérők |
10 |
– |
A410 |
Különböző foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat, kikérők |
10 |
– |
A411 |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyú állomány tagja részéről előterjesztett kérelem, panasz |
10 |
– |
A412 |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos megkeresések, iránymutatások, körlevelek |
10 |
– |
A413 |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyú dolgozók igazgatási ügyeinek ügyintézésével kapcsolatos iratok (szolgálati idő, nyugdíj megállapítás, béradat, iskolai végzettség stb.) |
5 |
– |
A414 |
A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag), a jogviszony megszüntetését követő |
60 |
– |
A415 |
A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos kutatás, betekintés, tájékoztatás |
5 |
– |
A416 |
Vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok |
* |
– |
A417 |
A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos szolgálati, munkáltatói és nyugdíjas igazolványokkal kapcsolatos megkeresések, megrendelések, adatszolgáltatások |
5 |
– |
A418 |
A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos hatósági igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos iratok |
3 |
– |
A419 |
A fegyelmi és kártérítési eljárások iratai |
10 |
– |
A420 |
Elismerésre, különböző szintű kitüntetésre, jutalmazásra vonatkozó javaslatok |
5 |
– |
A421 |
Védnökségek, díjak |
8 |
– |
A422 |
Más szervezet vagy személy elismerési jogkörébe tartozó jutalmazási javaslatok |
5 |
– |
A423 |
Kitüntetésekkel, elismerésekkel kapcsolatos egyéb levelezések, átiratok |
5 |
– |
A424 |
Elismerés adását tartalmazó egyedi (név szerint) határozatok |
10 |
– |
A425 |
A felügyelt szakképzések, továbbképzések vizsgajelentései, a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok |
3 |
– |
A426 |
Képzés, továbbképzés tanulmányi szerződéseinek irattári példányai, a képzés befejezését követő vállalt idő után |
1 |
– |
A427 |
Oktatásigazgatási, képzési ügyek egyéb iratai |
5 |
– |
A428 |
Szociális bizottsági és esélyegyenlőségi bizottsági iratok |
3 |
– |
A429 |
Bérgazdálkodással, bérnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok |
10 |
– |
A430 |
Létszámgazdálkodással, létszámnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok |
10 |
– |
A431 |
Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos gyógyító-megelőző, közegészségügyi iratok |
3 |
– |
A432 |
Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos munkabaleseti jegyzőkönyv |
5 |
– |
A433 |
Érdekegyeztetéssel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei |
N |
15 |
A434 |
Ágazati érdekképviseleti szervekkel történő levelezések iratai |
3 |
– |
A435 |
Közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatás és levelezés |
3 |
– |
A436 |
Köztisztviselői Érdekegyeztető Tanács (KÉT) működtetésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
A437 |
Közérdekű adatok közzétételével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A438 |
A minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervezetek részére rendezett képzések, továbbképzések kezdeményezése |
5 |
– |
A439 |
Intézmények és gazdasági társaságok miniszteri kinevezésű vezetőinek kinevezése, jogviszony megszüntetése |
10 |
– |
A440 |
Munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél |
5 |
– |
A441 |
Külszolgálat, gyakornokprogram |
N |
HN |
A442 |
Egyéb státuszon állók ügyei (TS kereten foglalkoztatottak, EU elnökségi Státusz, Roma Program keretében foglalkoztatottak, FAO alkalmazottak, PÉP programban résztvevők) stb. |
60 |
– |
* A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek. |
Gazdasági ügyek |
A501 |
Beszerzésre, anyagjavítás igénylésre, selejtezésre vonatkozó (nagyobb értékű) iratok |
5 |
– |
A502 |
Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre
vonatkozó (kisebb értékű) iratok |
2 |
– |
A503 |
Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél |
5 |
– |
A504 |
Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.) |
5 |
– |
A505 |
Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi- és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok |
N |
HN |
A506 |
Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok |
N |
HN |
A507 |
Szerződések iratai (lejárat után) |
5 |
– |
A508 |
Peres, illetve nem peres eljárással kapcsolatos iratok |
10 |
– |
A509 |
Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok |
1 |
– |
A510 |
Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok |
8 |
– |
A511
|
Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően) |
5 |
– |
A512 |
A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés |
N |
15 |
A513 |
A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos következő évi terv |
3 |
– |
A514 |
A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos évközi módosítás |
3 |
– |
A515 |
A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás, szervek pénzellátása |
8 |
– |
A516 |
Államkincstári pénzellátás |
8 |
– |
A517 |
Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján |
8 |
– |
A518 |
Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok |
8 |
– |
A519 |
A fejezet és költségvetési szervei általános és operatív gazdálkodás-szabályozás iratai |
8 |
– |
A520 |
Központi beruházás iratai |
8 |
– |
A521 |
Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése |
N |
15 |
A522 |
A minisztériumhoz tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok |
10 |
– |
A523 |
A fejezet zárszámadásával kapcsolatos iratok |
8 |
– |
A524 |
Személyi juttatás |
8 |
– |
A525 |
Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek |
5 |
– |
A526 |
Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás bekérés, összesítés |
2 |
– |
A527 |
Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (KSH stb.) |
5 |
– |
A528 |
Bérpolitikai intézkedések végrehajtása |
8 |
– |
A529 |
Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
A530 |
Társadalombiztosítással összefüggő iratok |
10 |
– |
A531 |
Számviteli éves költségvetési beszámoló |
N |
15 |
A532 |
Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat |
10 |
– |
A533 |
Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok |
8 |
– |
A534 |
Szigorú számadású bizonylatok |
8 |
– |
A535 |
Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások, körlevelek |
8 |
– |
A536 |
Évközi költségvetési beszámoló |
10 |
– |
A537 |
Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok |
8 |
– |
A538 |
Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok |
8 |
– |
A539 |
Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai |
3 |
– |
A540 |
Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok |
3 |
– |
A541 |
Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok |
3 |
– |
A542 |
Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk |
15 |
– |
A543 |
Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A544 |
Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok |
10 |
– |
A545 |
Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés, kijelölés |
N |
HN |
A546 |
Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: elidegenítés, csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel |
N |
HN |
A547 |
Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk |
N |
HN |
A548 |
Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések |
15 |
– |
A549 |
Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések |
5 |
– |
A550 |
Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú (10 év alatti) bérleti szerződések és bérleti jogviszony lejárta után |
3 |
– |
A551 |
Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási határozatok |
N |
HN |
A552 |
Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó földhivatali nyilvántartással kapcsolatos iratok |
N |
HN |
A553 |
Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési szerződések és módosításai |
N |
HN |
A554 |
Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk |
15 |
– |
A555 |
Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változásjelentések |
5 |
– |
A556 |
Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb anyagok |
5 |
– |
A557 |
Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek |
15 |
– |
A558 |
Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok |
15 |
– |
A559 |
Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések |
15 |
– |
A560 |
Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások |
15 |
– |
A561 |
Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok |
1 |
– |
A562 |
Lakásépítés-, vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos iratok (lejárat után) |
8 |
– |
A563 |
Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok |
N |
15 |
A564 |
Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok |
10 |
– |
A565 |
Elemi költségvetés és kapcsolódó iratok |
N |
15 |
A566 |
Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok |
10 |
– |
A567 |
Éves gazdasági program |
N |
15 |
A568 |
Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó – középtávú – tervezések iratanyaga |
10 |
– |
A569 |
Középtávú gazdasági program |
N |
15 |
A570 |
Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló |
N |
15 |
A571 |
Alkalomszerűen elrendelt – költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó – időszaki beszámolók |
5 |
– |
A572 |
Előirányzatok nyilvántartása, módosítása |
8 |
– |
A573 |
Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése) |
8 |
– |
A574 |
Kötelezettségvállalások nyilvántartása |
10 |
– |
A575 |
Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral |
2 |
– |
A576 |
Működéshez kapcsolódó ügyek a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatósággal |
2 |
– |
A577 |
Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel, szervezetekkel |
2 |
– |
A578 |
Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.) |
2 |
– |
A579 |
Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások |
5 |
– |
A580 |
A minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei |
N |
15 |
A581 |
A minisztériumnak a Magyar Fejlesztési Bank Zrt.-vel kapcsolatos ügyei |
N |
15 |
A582 |
A minisztérium felügyelete alá tartozó szervezetek tevékenységével összefüggő pénz-, hitel- és készlet-gazdálkodás, jövedelemszabályozás |
10 |
– |
A583 |
Bér dosszié anyagai személyenként: járulék nyilvántartás, magán-nyugdíjpénztári járulék nyilvántartás, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni lapok |
50 |
– |
A584 |
Ellátások kifizetésének bizonylatai |
8 |
– |
A585 |
Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás (a folyósítás megszűntét követően) |
8 |
– |
A586 |
Baleseti rokkantsági ügyek |
50 |
– |
A587 |
Halálos munkahelyi balesetek ügyei |
N |
HN |
A588 |
Munkabalesetek és foglalkozási betegségek |
8 |
– |
A589 |
Összesítő elszámolás, járulék bevallás statisztika |
8 |
– |
A590 |
Adóelszámolás évenként intézeti szinten |
8 |
– |
A591 |
Béren kívüli juttatások (ruházati költségtérítés, üdülési hozzájárulás stb.) |
8 |
– |
A592 |
Különjuttatás iratai |
8 |
– |
A593 |
Illetményelőleg-nyilvántartás (lejáratot követően) |
8 |
– |
A594 |
Helyettesítések |
8 |
– |
A595 |
Kereseti igazolások |
5 |
– |
A596 |
Munkába járás költségeinek térítése |
8 |
– |
A597 |
KSH és egyéb munkaügyi statisztikák |
N |
15 |
A598 |
Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei (lejáratot követően) |
5 |
– |
A599 |
Jelenléti ívek |
8 |
– |
A600 |
A költségvetési fejezetek (címek, alcímek) éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai |
N |
15 |
A601 |
Fejezeti előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok |
12 |
– |
A602 |
Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai |
12 |
– |
A603 |
Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A604 |
Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai |
10 |
– |
A605 |
Központosított illetmény-számfejtéssel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
A606 |
Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai |
5 |
– |
A607 |
Miniszteri emléktárgy-raktárral kapcsolatos iratok, (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás) |
5 |
– |
A608 |
Nemzetközi protokoll raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás) |
5 |
– |
A609 |
Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok) |
5 |
– |
A610 |
Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A611 |
Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések) |
5 |
– |
A 612 |
Ingóvagyon értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai |
5 |
– |
Ellenőrzés |
A701 |
A minisztériumban végzett ellenőrzések (tervezett, téma- és célvizsgálatok) iratai |
N |
15 |
A702 |
Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai |
10 |
– |
A703 |
Ágazati programokra irányuló vizsgálatok |
15 |
– |
A704 |
A szakigazgatási és egyéb intézményeknél, gazdálkodó szervezeteknél végzett szabályszerűségi, pénzügyi-, rendszer-, teljesítmény-, megbízhatósági és informatikai ellenőrzések |
15 |
– |
A705 |
Éves tervezési, ellenőrzési, beszámolási feladatok |
15 |
– |
A706 |
A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervek közötti ellenőrzési együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai |
10 |
– |
A707 |
Egyéb Európai Uniós forrással kapcsolatos ellenőrzés |
15 |
– |
A708 |
A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok |
N |
15 |
A709 |
Az Állami Számvevőszék vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok |
N |
15 |
A710 |
Külső szerv által a minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével) |
10 |
– |
A711 |
Külső szerv által a minisztérium irányítása (felügyelete stb.) alá tartozó szervezeteknél végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével) |
10
|
– |
A712 |
A minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek és társaságok belső ellenőrzésével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A713 |
Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A714 |
Titokvédelemmel kapcsolatos ellenőrzés iratai |
5 |
– |
Informatika |
A801 |
Kormányzati informatika fejlesztésének elvi, stratégiai, szabályozási ügyei |
N |
15 |
A802 |
Informatikával, e-közigazgatással foglalkozó kormányzati bizottságok iratai |
N |
15 |
A803 |
Informatikai közbeszerzési normatívák (kialakítás, gép beszerzés), e-közbeszerzés iratai |
10 |
– |
A804 |
Ágazati informatikai stratégiák, felmérések iratai, tervek ellenőrzése, egyeztetése |
N |
15 |
A805 |
Informatikai együttműködés normatív alapjainak (szabványosítás, ajánlások) iratai |
N |
15 |
A806 |
Informatikai biztonság iratai |
N |
15 |
A807 |
Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok |
N |
15 |
A808 |
Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai |
15 |
– |
A809 |
Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai |
5 |
– |
A810 |
Közigazgatásban alkalmazott szoftverekkel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
A811 |
Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok |
N |
15 |
A812 |
Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai |
5 |
– |
A813 |
Informatikai rendszerek bevezetésével, üzemeltetésével és továbbfejlesztésével összefüggő feladatok |
5 |
– |
Biztonság |
A901 |
A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok |
N |
HN |
A902 |
Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek |
10 |
– |
A903 |
Nyilvántartó és kezelő pont működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok |
N |
HN |
A904 |
Nyilvántartó és kezelő pont működésével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A905 |
Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, Alkotmányvédelmi Hivatal szakvélemény |
5 |
– |
A906 |
Nemzeti, és külföldi minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány – a visszavonását követően |
haladékta-lanul |
– |
A907 |
Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
A908 |
Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat (visszavonását követően) |
15 |
– |
A909 |
Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek |
2 |
– |
A910 |
Engedélyezési ügyek (a minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai |
2 |
– |
A911 |
Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai |
5 |
– |
A912 |
Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai |
N |
15 |
A913 |
Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz- és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után |
5 |
_ |
A914 |
Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások |
5 |
_ |
A915 |
Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók |
5 |
_ |
A916 |
A minisztérium tűzvédelmi terve.
Rendkívüli eseményekről készített jelentések |
5 |
_ |
A917 |
A minisztérium épületeinek őrzés-védelme |
N |
HN |
A918 |
A minisztérium ügyeleti rendszere.
Az ügyelettel kapcsolatos ügyek |
5 |
– |
Kommunikáció, sajtó, média |
A1001 |
Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (sajtónak adott tájékoztatók, közlemények) |
2 |
– |
A1002 |
A minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal, műsorokkal, filmekkel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
A1003 |
PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
A1004 |
PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.) |
5 |
– |
A1005 |
Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A1006 |
Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A1007 |
Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
4E02814_1
Tételszám |
Megnevezés |
Selejtezési
idő (év) |
Lt. |
A közoktatással, iskolai nevelés-oktatás szakképesítés megszerzésével kapcsolatos iratok |
EMMI101 |
Minisztériumi közoktatási háttérintézményekkel kapcsolattartás |
N |
15 |
EMMI102 |
Országos Képzési Jegyzék |
30 |
– |
EMMI103 |
Közoktatás-fejlesztés, kutatásszervezés |
N |
15 |
EMMI104 |
Minőségbiztosítás |
10 |
– |
EMMI105 |
Nevelési és közoktatási intézmények működésének szakmai követelményeivel, fenntartásával, tevékenységével kapcsolatos megkeresések, tájékoztatás kérések, közoktatási szolgáltatással kapcsolatos beadványok (munkajogi és egyéb elvi jellegű tájékoztatás) |
10 |
– |
EMMI106 |
Érettségi vizsga és a kétszintű érettségi vizsga, érettségi elnöki megbízás elvi ügyek |
N |
15 |
EMMI107 |
Érettségi vizsga adminisztratív ügyei |
10 |
– |
EMMI108 |
Szakmai és egyéb tanulmányi versenyek |
10 |
– |
EMMI109 |
Iskolai és diáksport ügyek |
10 |
– |
EMMI110 |
Nemzeti Fejlesztési Tervvel/Új Magyarország Fejlesztési Tervvel kapcsolatos közoktatási ügyek |
N |
15 |
EMMI111 |
Közoktatási intézmények tankönyvei, a közoktatás tankönyveinek jegyzékei, tanári- és tanulói segédletei, oktatási tervek, tematikák |
15 |
– |
EMMI112 |
Tankönyv- és taneszközpályázat kiírása, a közoktatás tankönyveinek általános támogatása |
10 |
– |
EMMI113 |
Tankönyvekkel összefüggő egyéb ügyek |
10 |
– |
EMMI114 |
Tankönyvekkel, taneszközökkel foglalkozó külföldi és hazai szervezetekkel kapcsolattartás |
5 |
– |
EMMI115 |
A közoktatás finanszírozásának korszerűsítése |
10 |
– |
EMMI116 |
A közoktatás információ-rendszerének fejlesztése (KIR) |
N |
15 |
EMMI117 |
Közoktatási országos társadalmi szervezetek pályázatával kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI118 |
Kapcsolattartás közoktatási civil szervezetekkel: Hírlevél, egyesületi adattár, alapítványi iskolák |
10 |
– |
EMMI119 |
Felnőttképzéssel kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI120 |
Felnőttoktatással kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI121 |
Egészséges és biztonságos életmódra nevelés (káros szenvedélyek, dohányzás, szeszes ital, drog) mentálhigiéné, ifjúságvédelem, közlekedésre nevelés és közlekedésbiztonság, környezeti nevelés, fenntartható fejlődés |
10 |
– |
EMMI122 |
Szakértői, vizsgáztatói névjegyzékkel, pályázatokkal kapcsolatos elvi ügyek |
N |
15 |
EMMI123 |
Vizsgáztatói névjegyzékkel, pályázatokkal kapcsolatos konkrét ügyek |
15 |
– |
EMMI124 |
Szakképzést érintő jogszabályok kezdeményezésének és módosításának szakmai dokumentumai |
N |
15 |
EMMI125 |
A közoktatással összefüggő egyéb ügyek |
10 |
– |
EMMI126 |
Közoktatási intézményekben használatos nyomtatványok fejlesztése (bizonyítványok, törzslapok stb.) |
10 |
– |
EMMI127 |
Tanulmányokat záró vizsgák (érettségi-képesítő, szakmunkásvizsga, egyéb szakmai vizsga) szervezése, tételeinek szervezése, elnöki, társelnöki megbízások, vizsgajegyzőkönyvek és egyéb igazolások |
5 |
– |
EMMI128 |
MPA Képzési Alaprésszel és a szakképzéssel kapcsolatos egyéb anyagok |
5 |
– |
EMMI129 |
Irányítási irányelvek, állásfoglalások, információs jelentések |
5 |
– |
EMMI130 |
Munkajogi tanácsadás, pályaorientáció |
5 |
– |
EMMI131 |
PHARE Hátrányos helyzetű program |
15 |
– |
EMMI132 |
Hátrányos helyzetű rétegekkel kapcsolatos ügyek (ifjúsági, csökkent munkaképességűek, roma nemzetiség) |
N |
15 |
EMMI133 |
Szakmai vizsgák szervezésére feljogosítás, szakmai vizsgabizottság elnökének kijelölése |
10 |
– |
EMMI134 |
Gyógypedagógiai ügyek |
N |
15 |
EMMI135 |
Kerettantervvel kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI136 |
Arany János Program |
10 |
– |
EMMI137 |
A határon túli magyar diákok közoktatása |
5 |
– |
EMMI138 |
Közoktatási kollégiumi ügyek |
5 |
– |
EMMI139 |
Közoktatással kapcsolatos pályázatok |
10 |
– |
EMMI140 |
Pedagógiai és szakmai szakszolgálatok |
N |
15 |
EMMI141 |
Pedagógus továbbképzés |
10 |
– |
EMMI142 |
Közoktatási megállapodások |
N |
15 |
EMMI143 |
Külföldi közoktatási intézmények nyilvántartása, engedélyezése |
10 |
– |
EMMI144 |
Iskolai emléknapok, évfordulók |
5 |
– |
EMMI145 |
Idegen nyelvvel kapcsolatos ügyek iratai |
5 |
– |
EMMI146 |
Médiával kapcsolatos ügyek |
5 |
– |
EMMI147 |
Óvodával kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI148 |
Tehetséggondozással kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI149 |
Alapfokú művészetoktatási intézmények működésével és minősítésével összefüggő ügyek |
10 |
– |
EMMI150 |
Idegen nyelv oktatás a közoktatásban |
10 |
– |
EMMI151 |
Nemzetiségek sajátosságainak megőrzését biztosító nevelő-oktató munka általános irányelvei, szabályozások, fejlesztési tervek, állásfoglalások |
N |
15 |
EMMI152 |
Magyarországi nemzetiségi oktatással, neveléssel kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI153 |
Magyarországi nemzetiségi pedagógus-képzés, nemzetiségi pedagógusok továbbképzései, tanfolyamai |
15 |
– |
EMMI154 |
Nemzetiségi tankönyv ügyek |
15 |
– |
EMMI155 |
Kapcsolattartás a magyarországi nemzetiségek önkormányzataival, civil szervezeteivel, intézményeivel |
15 |
– |
EMMI156 |
Nemzetiségi oktatással kapcsolatos pályázatok |
10 |
– |
EMMI157 |
A roma nemzetiség sajátosságainak megőrzését biztosító nevelő-oktató munka általános irányelvei, szabályozások, fejlesztési tervek, állásfoglalások |
N |
15 |
EMMI158 |
Roma tanulókat nevelő-oktató pedagógusok továbbképzése, képzése, a roma nyelvtanár képzéssel kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI159 |
Roma népismeret és nyelv(ek) oktatásával kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI160 |
Kapcsolattartás az Országos Roma Önkormányzattal, a helyi roma nemzetiségi önkormányzatokkal, civil szervezetekkel, valamint azok intézményeivel |
15 |
– |
EMMI161 |
A roma tanulók esélyegyenlőségét segítő pályázatok |
10 |
– |
EMMI162 |
A roma nemzetiség integrációját segítő programok, társminisztériumokkal való együttműködéssel kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI163 |
Egyéb, a roma nemzetiségi oktatással kapcsolatos elvi ügyek |
N |
15 |
EMMI164 |
Egyéb, a roma nemzetiségi oktatással kapcsolatos adminisztratív ügyek |
3 |
– |
EMMI165 |
Esélyegyenlőségi ügyek |
N |
15 |
A felsőoktatással kapcsolatos iratok |
EMMI201 |
Felsőoktatási támogatási ügyek |
15 |
– |
EMMI202 |
Finanszírozáshoz kapcsolódó adatgyűjtés, felsőoktatási finanszírozási információs rendszer |
10 |
– |
EMMI203 |
Felsőoktatást érintő szakképzési ügyek (szakképzési hozzájárulás, iskolarendszeren kívüli szakképzés a felsőoktatásban) |
15 |
– |
EMMI204 |
Bizonyítványok, oklevelek minősítésével, egyenértékűségével kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI205 |
2014-2020 programozási időszak Európai Szociális Alap (ESZA), Európai Regionális Fejlesztési Alap (ERFA) és Kutatási Alap (KA) programok, Nemzeti Fejlesztési Terv/Új Magyarország Fejlesztési Terv, Új Széchenyi Terv felsőoktatással kapcsolatos ügyei, Felsőoktatási Fejlesztési Programok, stratégiák |
N |
15 |
EMMI206 |
Hallgatók által fizetendő költségtérítési ügyek |
8 |
– |
EMMI207 |
Hallgatói kérdések, hallgatói jogviszony, hallgatói panaszok, hallgatói állásfoglalás kérések |
10 |
– |
EMMI208 |
Felsőoktatási kollégiumi ügyek |
5 |
– |
EMMI209 |
Felsőoktatási intézményfejlesztési tervek (IFT) |
N |
15 |
EMMI210 |
Felsőoktatási minőségügy |
N |
15 |
EMMI211 |
Felsőoktatási informatikai programok |
10 |
– |
EMMI212 |
Felsőoktatási pályázatok (felsőoktatási kutatási és fejlesztési pályázatok, főiskolai pályázatok, és egyéb, a képzést támogató pályázatok, TDK pályázatok és a doktori iskolák támogatására kiírt pályázatok, társadalmi szervek, kis létszámú szakok pályázata, szakkollégiumi pályázatok) |
10 |
– |
EMMI213 |
Ösztöndíjak adományozása (Békésy György Posztdoktori Ösztöndíj, Bursa Hungarica Ösztöndíj, Szent-Györgyi Albert Ösztöndíj, Köztársasági Ösztöndíj, Deák Ferenc Ösztöndíj) |
50 |
– |
EMMI214 |
Ösztöndíjak adományozásával összefüggő adminisztratív ügyek |
2 |
– |
EMMI215 |
Felsőoktatási képzés szakmai ügyei, határozatok |
N |
15 |
EMMI216 |
Pedagógusképzés, tanártovábbképzés szakmai ügyei |
N |
15 |
EMMI217 |
Felnőttképzés, élethosszig tartó tanulás, távoktatás, továbbképzés és új képzési formák, pályakezdő fiatalok elhelyezkedése, pályaorientáció |
5 |
– |
EMMI218 |
Felsőoktatási képzésben résztvevő fogyatékossággal élő hallgatók ügyei |
8 |
– |
EMMI219 |
Idegennyelvi felsőoktatási ügyek |
15 |
– |
EMMI220 |
Felsőoktatási felvételivel kapcsolatos feladatok, felvételi eljárás, adatszolgáltatás, felsőoktatási felvételi tájékoztató |
10 |
– |
EMMI221 |
Felsőoktatási intézmények alapító okirata, intézményi szabályzatok, szakmai beszámolók, Oktatási Hivatal által készített nyilvántartási adatok, intézményi akkreditáció, hatósági ügyekben hozott döntések (I-II. fok) |
N |
15 |
EMMI222 |
Megbízások, belső szervezeti egység vezetőjének megbízása és a megbízások visszavonása (pl.: rektori) |
50 |
– |
EMMI223 |
Egyetemi tanári és főiskolai tanári kinevezések, felmentések |
50 |
– |
EMMI224 |
Kitüntetés, doktorrá avatás, felsőoktatási intézmények által kiadott oklevelek, pedagógusi díszoklevelek |
50 |
– |
EMMI225 |
Kreditrendszer, Kreditmonitoring, Országos Kredit Tanács, Országos Kredit Tanács Irodája ügyei |
5 |
– |
EMMI226 |
Habilitációval kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI227 |
Felsőoktatási könyvtárak, levéltárak és múzeumok ügyei |
N |
15 |
EMMI228 |
Felsőoktatási bizottságokhoz, kuratóriumokhoz kapcsolódó ügyek, Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottság (MAB), Felsőoktatási Tervezési Testület (FTT) ügyei |
N |
15 |
EMMI229 |
Gyakorlóiskolák ügyei |
N |
15 |
EMMI230 |
Többciklusú BSc (Bachelor of Science), MSc (Master of Science) szintű szakok ügyei |
15 |
– |
EMMI231 |
Elektronikus Információs Szolgáltatással kapcsolatos ügyek (EISZ) |
10 |
– |
EMMI232 |
Felsőoktatási törvény végrehajtásából adódó feladatok (Gazdasági Tanács, rektori juttatások) |
10 |
– |
EMMI233 |
A felsőoktatási területet érintő külső kommunikációs kapcsolatok |
2 |
– |
EMMI234 |
Felsőoktatási közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos ügyek, közszféra nyugdíjpolitika |
10 |
– |
EMMI235 |
Felsőoktatási intézmények integrációs ügyei |
10 |
– |
EMMI236 |
Egyéb, felsőoktatással összefüggő ügyek |
5 |
– |
EMMI237 |
Felsőoktatási alapítványokkal, közalapítványokkal kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI238 |
Adatszolgáltatási és nyilvántartási rendszerek (Felsőoktatási Információs Rendszer, Diplomás Pályakövetési Rendszer, Ágazati Vezetői Információs Rendszer) felügyeletével kapcsolatos ügyek |
5 |
– |
EMMI239 |
Nemzetiségi felsőoktatási ügyek |
N |
15 |
A tudománypolitika koordinációjával kapcsolatos iratok |
EMMI301 |
Tudománypolitika, kutatóegyetem, felsőoktatási tudományos ügyek |
N |
15 |
EMMI302 |
A felsőoktatási kutatás-fejlesztéssel és a Nemzeti Innovációs Hivatallal kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI303 |
Doktori képzés (PhD, DLA) |
15 |
– |
EMMI304 |
Magyar Tudományos Akadémiával (MTA), Országos Tudományos Kutatási Alappal (OTKA) kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI305 |
Országos Tudományos Diákköri Konferenciával kapcsolatos ügyek (OTDK) |
N |
15 |
EMMI306 |
A felsőoktatási tehetséggondozással kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
A kultúrával kapcsolatos iratok |
EMMI401 |
Kulturális ágazatot érintő adminisztratív ügyek |
2 |
– |
EMMI402 |
Kulturális örökségvédelmi stratégiai és jogalkotási ügyek |
2 |
– |
EMMI403 |
Kulturális örökségvédelmi védetté nyilvánítással kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI404 |
Kulturális javakkal kapcsolatos hatósági ügyek |
N |
15 |
EMMI405 |
Kulturális örökségvédelmi tárgyú nemzetközi és UNESCO ügyek |
5 |
– |
EMMI406 |
Elidegenítési, vagyonkezelésbe adási és elővásárlási joggal kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI407 |
Örökségvédelmi egyéb ügyek |
2 |
– |
EMMI408 |
Nemzeti évfordulóval kapcsolatos kulturális rendezvények |
N |
15 |
EMMI409 |
Muzeális intézmények létesítése, megszüntetése, működési engedélyek, alapító okiratok, SZMSZ-ek véleményezése |
N |
15 |
EMMI410 |
Állami, önkormányzati, egyházi, alapítványi, magán- és egyéb fenntartású muzeális intézmények iratai |
N |
15 |
EMMI411 |
Önkormányzati fenntartású muzeális intézmények szakmai feladatainak költségvetési támogatása |
10 |
– |
EMMI412 |
Muzeális intézmények éves munkatervei, beszámolói és statisztikái, a muzeális intézményekre vonatkozó kimutatások |
15 |
– |
EMMI413 |
Muzeális intézményekben folytatott szakmai vizsgálatok, szakfelügyelői jelentések, felügyeleti ügyek |
N |
15 |
EMMI414 |
Fejezeti kezelésű költségvetési támogatásokra benyújtott pályázatok, egyedi támogatások, kérések anyagai |
10 |
– |
EMMI415 |
Múzeumi terület képzései, továbbképzési ügyei, akkreditációs ügyek |
15 |
– |
EMMI416 |
Múzeumi szakmai testületek, érdekképviseleti szervek iratai |
N |
15 |
EMMI417 |
Műtárgyak kölcsönzési, vám ügye |
10 |
– |
EMMI418 |
Törlés, selejtezés, műtárgycserék engedélyezése |
N |
15 |
EMMI419 |
Lefoglalt, elkobzott műtárgyak elhelyezési ügyei |
N |
15 |
EMMI420 |
Állandó múzeumi belépőkkel és egyéb kedvezményekkel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
EMMI421 |
NKA (Nemzeti Kulturális Alap) miniszteri keret ügyei |
10 |
– |
EMMI422 |
Restitúciós ügyek |
N |
15 |
EMMI423 |
Seuso kincs ügyei |
N |
15 |
EMMI424 |
Múzeumi közművelődési programok, múzeumpedagógia, múzeumi nagyrendezvények |
10 |
– |
EMMI425 |
Múzeumok állami garanciája |
10 |
– |
EMMI426 |
Kiállításokkal összefüggő iratok |
N |
15 |
EMMI427 |
Állományvédelmi program, gyűjtési programok |
10 |
– |
EMMI428 |
Nemzetközi kiállítások ügyei, múzeumok nemzetközi ügyei |
N |
15 |
EMMI429 |
Múzeumi nyilvántartási rendszer (MNyR) |
10 |
– |
EMMI430 |
Múzeumok mindenkinek című program, uniós fejlesztések, a TIOP (Társadalmi Infrastruktúra Operatív Program) és TÁMOP (Társadalmi Megújulás Operatív Program) ügyei |
10 |
– |
EMMI431 |
Nemzetközi szervezetek tagdíjának befizetése (ICOM, ICCROM) |
10 |
– |
EMMI432 |
Egyéb múzeumi ügyek |
5 |
– |
EMMI433 |
Az előadóművészeti (színházművészeti, zeneművészeti, cirkuszművészeti, táncművészeti) terület elvi ügyei |
N |
15 |
EMMI434 |
Az előadóművészeti (színházművészeti, zeneművészeti, cirkuszművészeti, táncművészeti) terület adminisztratív ügyei |
5 |
– |
EMMI435 |
Az alkotóművészeti (képzőművészeti, fotó- és iparművészeti, irodalmi és könyvkiadási) terület elvi ügyei |
N |
15 |
EMMI436 |
Az alkotóművészeti (képzőművészeti, fotó- és iparművészeti, irodalmi és könyvkiadási) terület adminisztratív ügyei |
5 |
– |
EMMI437 |
A mozgókép-szakmai terület elvi ügyei |
N |
15 |
EMMI438 |
A mozgókép-szakmai terület adminisztratív ügyei |
5 |
– |
EMMI439 |
A művészeti és mozgókép-szakmai terület jogszabályi háttere kialakításával kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI440 |
A művészeti és mozgókép-szakmai terület pályázati ügyei |
10 |
– |
EMMI441 |
Egyéb művészeti és mozgókép-szakmai ügyek |
5 |
– |
EMMI442 |
Országos Dokumentumellátó Rendszerrel kapcsolatos feladatok |
N |
15 |
EMMI443 |
Könyvtári szakértők, könyvtári szakfelügyelet |
N |
15 |
EMMI444 |
A könyvtári rendszer működésével kapcsolatos finanszírozási ügyek |
10 |
– |
EMMI445 |
Nyilvános könyvtárak jegyzéke |
N |
15 |
EMMI446 |
Nyilvános könyvtárak működésének elvi ügyei |
N |
15 |
EMMI447 |
Nem nyilvános könyvtárak működésével kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI448 |
Könyvtári statisztikával kapcsolatos feladatok |
10 |
– |
EMMI449 |
Könyvtári szakemberek alkalmazásával, képzésével, továbbképzésével kapcsolatos feladatok |
10 |
– |
EMMI450 |
Helyi önkormányzatok könyvtári ellátással kapcsolatos feladatai |
10 |
– |
EMMI451 |
Könyvtári nemzetközi ügyek |
10 |
– |
EMMI452 |
Akkreditációs Bizottság anyagai |
10 |
– |
EMMI453 |
Felsőoktatási könyvtárak működésével kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI454 |
Európai Uniós könyvtári anyagokkal kapcsolatos feladatok |
10 |
– |
EMMI455 |
Egyéb könyvtári ügyek |
5 |
– |
EMMI456 |
Közlevéltár létesítése, megszüntetése, gyűjtőkörének meghatározása |
N |
15 |
EMMI457 |
Nyilvános magánlevéltár létesítése, megszüntetése, közirat őrzésének engedélyezése |
N |
15 |
EMMI458 |
Levéltári szakfelügyelet iratai |
10 |
– |
EMMI459 |
Levéltári szakmai testületek és az igazgatói értekezletek iratai |
10 |
– |
EMMI460 |
Levéltárak éves munkatervei, beszámolói, statisztikái |
10 |
– |
EMMI461 |
Levéltári selejtezés engedélyezése |
N |
15 |
EMMI462 |
A levéltári anyag védelmével és a levéltárak tevékenységével kapcsolatos egyedi ügyekben tájékoztatás, állásfoglalás, illetékességi iratátadás |
N |
15 |
EMMI463 |
Levéltári igazgatói állás betöltésére irányuló pályázatok véleményezése |
10 |
– |
EMMI464 |
Levéltári pályázatok, egyéni támogatások |
10 |
– |
EMMI465 |
Szakképzés, szakmai továbbképzés |
10 |
– |
EMMI466 |
A moszkvai Levéltári Intézettel kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI467 |
Iratkezelési szabályzatok és irattári tervek véleményezése |
10 |
– |
EMMI468 |
Egyéb levéltári ügyek |
5 |
– |
EMMI469 |
Audiovizuális archívumokkal kapcsolatos elvi és működési ügyek (ideértve a jogszabályi háttérre, a szabályzatokra, az alapítási és engedélyezési ügyekre vonatkozó iratokat) |
N |
15 |
EMMI470 |
Az audiovizuális archívum-rendszer finanszírozásával kapcsolatos ügyek iratai |
10 |
– |
EMMI471 |
Az audiovizuális archívumokkal kapcsolatos egyéb ügyek |
5 |
– |
EMMI472 |
Kulturális értékek, néphagyományok, honismeret, iskolán kívüli művelődés, élethosszig tartó tanulás, felnőttképzés |
N |
15 |
EMMI473 |
Gyermek és ifjúsági közművelődés |
N |
15 |
EMMI474 |
Amatőr művészeti, népművészeti mozgalmak, alkotó közösségek ügyei, bemutatók, országos és nemzetközi fesztiválok, versenyek, rendezvények |
N |
15 |
EMMI475 |
Közművelődési intézmények működését érintő ügyek, a közművelődés minőségbiztosítása |
N |
15 |
EMMI476 |
A közművelődési feladatokat ellátó, többfunkciós intézményekkel kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI477 |
Önkormányzatok közművelődési tevékenységével kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI478 |
Anyanyelvápolással kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI479 |
Közművelődési intézmények gazdálkodásával, finanszírozásával kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI480 |
Közalkalmazottakkal, érdekképviseletekkel kapcsolatos ügyek, kulturális érdekegyeztetéssel kapcsolatos ügyek, Kulturális Ágazati Érdekegyeztető Tanács (KÁÉT), Kulturális Ágazati Szakmapolitikai Tanács (KÁSZT) |
15 |
– |
EMMI481 |
A közművelődési szakemberek képzésével kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI482 |
A közművelődési szakfelügyelettel kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI483 |
A közművelődést érintő európai uniós támogatási konstrukciókkal kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI484 |
Kulturális turizmussal kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI485 |
Állat- és növénykertek, vadasparkok ügyei |
15 |
– |
EMMI486 |
Egyéb közművelődési ügyek |
5 |
– |
EMMI487 |
Nemzetiségi kulturális ügyek |
N |
15 |
EMMI488 |
Szerzői jogok közös kezelését ellátó egyesületek támogatási politikájának és a jogdíjak jogosultak érdekében történő felhasználásának véleményezése |
5 |
– |
EMMI489 |
A közös jogkezelő szervezetek jogdíjközleményeinek véleményezése |
5 |
– |
EMMI490 |
A Szerzői Jogi Szakértő Testülettel, a szerzői jogi egyeztető testülettel és a Hamisítás Elleni Nemzeti Testülettel kapcsolatos ügyek |
5 |
– |
EMMI491 |
A kulturális ágazat területfejlesztéssel és környezetvédelemmel kapcsolatos ügyei |
10 |
– |
EMMI492 |
A kulturális ágazat fejezeti kezelésű előirányzataival kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI493 |
Kulturális statisztikára vonatkozó megkeresések, adatkérések |
5 |
– |
Családpolitikával kapcsolatos iratok |
EMMI501 |
Családtámogatási rendszer fejlesztésének koncepciója, jogszabálytervezetek szakmai anyagai |
N |
15 |
EMMI502 |
Családtámogatási rendszerrel kapcsolatos pénzbeli ellátási ügyek |
N |
15 |
EMMI503 |
Családtámogatási rendszerrel kapcsolatos egyéni kérelmek, bejelentések |
10 |
– |
EMMI504 |
Családpolitikai kutatási és szakértői feladatok |
N |
15 |
EMMI505 |
Családtámogatásokhoz kapcsolódó statisztikai adatszolgáltatás |
N |
15 |
EMMI506 |
Népesedéspolitikai és demográfiai témájú iratok, kutatások, adatgyűjtési ügyek |
N |
15 |
EMMI507 |
A család- és népesedéspolitikát érintő közép- és hosszú távú fejlesztési koncepciók, ezek háttéranyagai |
N |
15 |
EMMI508 |
A Nemzeti Család- és Szociálpolitikai Intézet család- és népesedésügyi szakmai irányításával kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI509 |
Egyházak, civil és társadalmi szervezetek, magánszemélyek család- és népesedésügyi tevékenységével kapcsolatos ügyek |
5 |
– |
EMMI510 |
Helyi és határon túli magyar családi szervezetekkel való kapcsolattartás |
N |
15 |
EMMI511 |
Családkutatás, családstatisztika, demográfia |
N |
15 |
EMMI512 |
Családügyi programok, rendezvények |
10 |
– |
EMMI513 |
Családokról és demográfiáról szóló jelentésekkel kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI514 |
Családügyi pályázatok és támogatások |
10 |
– |
EMMI515 |
Európai Uniós családügyi és demográfiai témájú koordináció |
10 |
– |
EMMI516 |
Nemzetközi családügyi és demográfiai programokkal kapcsolatos iratok |
10 |
– |
EMMI517 |
Családok érdekképviseleti szervezeteivel való kapcsolattartás |
10 |
– |
EMMI518 |
Család- és népesedéspolitikai cselekvési és szakmai programokkal kapcsolatos iratok |
N |
15 |
EMMI519 |
Munkahelyi és családi kötelezettségek összehangolását érintő ügyek |
10 |
– |
EMMI520 |
Családbarát Munkahely Díjjal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI521 |
Családbarát kommunikációhoz és közbeszédhez kapcsolódó iratok |
10 |
– |
Szociálpolitikával kapcsolatos iratok |
EMMI601 |
Pénzbeli és természetbeni szociális ellátások |
15 |
– |
EMMI602 |
A szociális ellátórendszer fejlesztésének koncepciója, jogszabálytervezetek |
N |
15 |
EMMI603 |
Pénzbeli ellátásokhoz kapcsolódó statisztikai adatszolgáltatás |
N |
15 |
EMMI604 |
Pénzbeli és természetbeni szociális ellátásokkal kapcsolatos egyéni kérelmek, bejelentések |
10 |
– |
EMMI605 |
Adósságkezelés |
15 |
– |
EMMI606 |
Hitelhátralékot mérséklő támogatás |
10 |
– |
EMMI607 |
Fogyatékos személyek pénzbeli ellátásával kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI608 |
A mozgáskorlátozottak személygépkocsi szerzési, átalakítási támogatásával kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI609 |
A mozgáskorlátozottak közlekedési támogatásával kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI610 |
Egészségkárosodott személyek szociális járadékaival kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI611 |
Nyugdíjszerű rendszeres szociális ellátásokkal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI612 |
Ágazati Informatikai Program |
15 |
– |
EMMI613 |
Gyermekjóléti pénzbeli ellátások (gyermekvédelmi támogatás, gyermektartásdíj, otthonteremtési támogatás) |
15 |
– |
A foglalkoztatási rehabilitációval kapcsolatos iratok |
EMMI701 |
Megváltozott munkaképességű személyeket foglalkoztató gazdálkodó szervezetekkel (rehabilitációs foglalkoztatókkal) kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI702 |
Foglalkozási rehabilitációval kapcsolatos jogszabályok |
N |
15 |
EMMI703 |
Rehabilitációs járadékkal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI704 |
Rehabilitációs hozzájárulással kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI705 |
Rehabilitációs bértámogatással, költségkompenzációval kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI706 |
A foglalkozási rehabilitációra irányuló nemzetközi ügyek iratai |
N |
15 |
EMMI707 |
Szociális intézményi foglalkoztatással kapcsolatos ügyek |
5 |
– |
EMMI708 |
A megváltozott munkaképességű személyekkel kapcsolatos egyedi ügyek, állampolgári bejelentések |
5 |
– |
EMMI709 |
Rehabilitációval kapcsolatos nem foglalkoztatási ügyek |
5 |
– |
EMMI710 |
A megváltozott munkaképességűeket képviselő szervezetekkel kapcsolatos kutatások, adatgyűjtések ügyei |
10 |
– |
EMMI711 |
A megváltozott munkaképességűeket és fogyatékos embereket képviselő szervezetekkel kapcsolatos egyéb ügyek |
5 |
– |
EMMI712 |
A Nemzeti Rehabilitációs és Szociális Hivatal (NRSZH) rehabilitációval kapcsolatos ügyei |
10 |
– |
EMMI713 |
A szociális biztonsággal összefüggő ügyek (a munkanélküli ellátásról a társtárcáknak készített nemzetközi vonatkozású jelentések, részanyagok pl. Szociális Karta, Eu. Szoc. Biztonsági Kódex |
15 |
– |
EMMI714 |
Munkáltatók akkreditációjával kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI715 |
Foglalkoztatási rehabilitációs és egyéb esélyegyenlőségi, társadalmi integrációs témájú pályázati programokkal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI716 |
Európai Szociális Alaphoz (ESZA), valamint Európai Regionális Fejlesztési Alaphoz (ERFA) kapcsolódó programok |
10 |
– |
A fogyatékos emberek esélyegyenlőségével, társadalmi integrációjával kapcsolatos ügyek |
EMMI801 |
Az Országos Fogyatékosügyi Program koordinációjával kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI802 |
Fogyatékosságügyi nemzetközi ügyek iratai |
15 |
– |
EMMI803 |
Fogyatékos személyeket képviselő szervezetekkel kapcsolatos ügyek iratai |
5 |
– |
EMMI804 |
Fogyatékos Személyek Esélyegyenlőségéért Közalapítvány (FSzK) alapítói működésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
EMMI805 |
ENSZ Egyezmény végrehajtásával kapcsolatos koordinációs ügyek |
N |
15 |
EMMI806 |
Országos Fogyatékosügyi Tanács működésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
EMMI807 |
Fogyatékosságügyi pályázati programokkal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI808 |
Fogyatékos személyek esélyegyenlőségével kapcsolatos egyéb ügyek iratai |
5 |
– |
EMMI809 |
Egyenlő esélyű hozzáféréssel kapcsolatos ügyek |
5 |
– |
EMMI810 |
Európai Uniós és egyéb nemzetközi forrásokból finanszírozott fejlesztésekkel kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI811 |
Fogyatékosságügyi jogszabályok |
N |
15 |
EMMI812 |
Fogyatékos állampolgárokkal kapcsolatos egyedi ügyek, bejelentések |
5 |
– |
EMMI813 |
A Nemzeti Rehabilitációs és Szociális Hivatallal kapcsolatos levelezések |
5 |
– |
A gyermek – és ifjúságpolitikával kapcsolatos iratok |
EMMI901 |
Gyermek- és Ifjúsági Alapprogram, illetve regionális ifjúsági tanácsok |
10 |
– |
EMMI902 |
Határon túli magyar ifjúsági szervezetekkel való kapcsolattartás |
N |
15 |
EMMI903 |
Ifjúságkutatás, ifjúságstatisztika |
N |
15 |
EMMI904 |
Ifjúsági szolgáltató intézményrendszer (Mobilitás, Regionális Ifjúsági Szolgáltató Iroda) |
15 |
– |
EMMI905 |
MEGSZŰNT TÉTELSZÁM |
– |
– |
EMMI906 |
Zánka Új Nemzedék Központ NKFT |
10 |
– |
EMMI907 |
Ifjúsági közösségi terek, játszótér program |
10 |
– |
EMMI908 |
Ifjúsági programok, rendezvények |
10 |
– |
EMMI909 |
Ifjúsági szabadidő és ifjúsági turizmus |
15 |
– |
EMMI910 |
Helyi, kistérségi, regionális ifjúsági munka |
10 |
– |
EMMI911 |
Az ifjúsági törvénnyel kapcsolatos jogalkotói és jogalkalmazói feladatok |
N |
15 |
EMMI912 |
Ifjúságról szóló jelentésekkel kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI913 |
Ifjúsági pályázatok és támogatások |
10 |
– |
EMMI914 |
Az ifjúsági társadalmi egyeztetés rendszere (ifjúsági civil, felsőoktatási, politikai, határon túli párbeszéd és participáció) |
10 |
– |
EMMI915 |
Európai uniós tagságból fakadó ifjúságpolitikai feladatok |
10 |
– |
EMMI916 |
Európa tanácsi tagsággal, illetve egyéb két- és többoldalú nemzetközi kapcsolattal összefüggő feladatok |
10 |
– |
EMMI917 |
Ifjúsági szakképzés, továbbképzés, szakképesítés, képesítési rendszer, nem formális képzések |
N |
15 |
EMMI918 |
Nemzeti Ifjúsági Stratégia |
N |
15 |
A gyermek- és ifjúság védelmével kapcsolatos iratok |
EMMI1001 |
A gyermekvédelmet érintő közép- és hosszú távú fejlesztési koncepciók, ezek háttéranyagai |
N |
15 |
EMMI1002 |
Gyermekek napközbeni ellátásával (bölcsőde, családok, napközi, házi gyermekfelügyelet) kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI1003 |
Átmeneti gondozással (helyettes szülő, gyermekek és családok átmeneti otthona) kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI1004 |
A nevelőszülői hálózat tevékenységének ágazati irányításával összefüggő iratok |
N |
15 |
EMMI1005 |
A gyermekotthonok tevékenységének ágazati irányításával kapcsolatos iratok |
N |
15 |
EMMI1006 |
A területi gyermekvédelmi szakszolgálat ágazati irányításával kapcsolatos iratok |
N |
15 |
EMMI1007 |
Fiatal felnőtt utógondozói ellátásával kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI1008 |
A gyámhatóságok szakmai irányításával kapcsolatos ügyek, állásfoglalások |
N |
15 |
EMMI1009 |
Központi speciális gyermekotthonok és javítóintézetek szakmai irányításával kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI1010 |
MEGSZŰNT TÉTELSZÁM |
– |
– |
EMMI1011 |
A Nemzeti Család- és Szociálpolitikai Intézet szervezésével és szakmai irányításával kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI1012 |
A Család- és Gyermekvédelmi Szakmai Kollégiummal kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI1013 |
A fővárosi és megyei szociális és gyámhivatalok ügyei |
N |
15 |
EMMI1014 |
A gyermekvédelmi szakellátást nyújtó intézmények működésével, finanszírozásával kapcsolatos ügyek, állásfoglalások, panaszügyek |
10 |
– |
EMMI1015 |
A gyermek- és ifjúságvédelmi szakemberek képzésével, továbbképzésével kapcsolatos ügyek, állásfoglalások |
10 |
– |
EMMI1016 |
Egyházak, társadalmi szervek, magánszemélyek gyermek- és ifjúságvédelmi tevékenységével kapcsolatos ügyek |
5 |
– |
EMMI1017 |
A gyermekvédelem információs rendszerének iratai, nyilvántartási rendszerek (Központi Elektronikus Nyilvántartás a Szociális szolgáltatást Igénybevevőkről; KENYSZI) |
10 |
– |
EMMI1018 |
Hazai, nemzetközi, Európai Uniós pályázatok |
10 |
– |
EMMI1019 |
Gyermek- és Ifjúságvédelemmel kapcsolatos másodfokú jogkörben eljárva hozott határozatok |
10 |
– |
EMMI1020 |
Belföldi örökbefogadási ügyek |
N |
HN |
EMMI1021 |
Külföldön tartózkodó, magyar állampolgárságú kiskorú, vagy gondnokolt hazahozatalával kapcsolatos ügyek |
20 |
– |
EMMI1022 |
Kiskorú családi jogállása rendezésével kapcsolatos ügyek |
20 |
– |
EMMI1023 |
Otthonteremtési támogatás |
15 |
– |
EMMI1024 |
Kiskorúak utógondozói ellátásával kapcsolatos ügyek |
N |
HN |
EMMI1025 |
Kiskorúak vagyoni ügyei |
N |
HN |
EMMI1026 |
Nevelésbe vett gyermekek ügyei |
N |
HN |
EMMI1027 |
Kiskorúak házasságkötésével és szülői ház elhagyásával kapcsolatos ügyek |
N |
HN |
EMMI1028 |
MEGSZŰNT TÉTELSZÁM |
– |
– |
EMMI1029 |
Kiskorúak gyámsági ügyei |
N |
HN |
EMMI1030 |
A gyermekvédelmi intézmények szakmai anyagai |
15 |
– |
EMMI1031 |
MEGSZŰNT TÉTELSZÁM |
– |
– |
EMMI1032 |
A főosztály költségvetési javaslata |
10 |
– |
EMMI1033 |
Gyermekügyek |
20 |
– |
EMMI1034 |
Külföldi tartási ügyek |
N |
HN |
EMMI1035 |
Belföldi tartási ügyek |
N |
HN |
EMMI1036 |
Nemzetközi örökbefogadási ügyek |
N |
HN |
EMMI1037 |
Külföldi kapcsolattartási ügyek |
20 |
– |
EMMI1038 |
Belföldi kapcsolattartási ügyek |
20 |
– |
EMMI1039 |
Külföldi ideiglenes hatályú elhelyezés |
20 |
– |
EMMI1040 |
Belföldi ideiglenes hatályú elhelyezés |
20 |
– |
EMMI1041 |
MEGSZŰNT TÉTELSZÁM |
– |
– |
EMMI1042 |
MEGSZŰNT TÉTELSZÁM |
– |
– |
EMMI1043 |
Gondnoksági ügyek |
20 |
|
EMMI1044 |
Kiskorúak végleges külföldre távozása |
N |
HN |
EMMI1045 |
Gyermekétkeztetéssel / nyári gyermekétkeztetéssel kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI1046 |
Védelembe vétellel, iskoláztatási támogatással, családi pótlék természetbeni biztosításával kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI1047 |
Kísérő nélküli kiskorúakkal kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI1048 |
Gyermekvédelmi tárgyú nemzetközi egyezmények és gyermeki jogokkal kapcsolatos ügyek, egyezmények, állásfoglalások, panaszügyek iratai |
15 |
– |
EMMI1049 |
Szociális és Gyermekvédelmi Főigazgatósággal kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI1050 |
Nemzeti Rehabilitációs és Szociális Hivatallal kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI1051 |
Gyermekvédelmi gyámok ágazati irányításával kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI1052 |
Külföldi állampolgárságú kiskorú elhelyezése |
20 |
– |
EMMI1053 |
Gyermekvédelmi és Gyámügyi Főosztály feladat- és hatáskörébe tartozó megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek, állásfoglalások |
15 |
– |
A kábítószer-probléma megelőzésével és kábítószerügyi koordinációs feladatokkal kapcsolatos iratok |
EMMI1101 |
Kábítószer-probléma monitoringja (adatgyűjtés, rendszerezés, feldolgozás, közzététel) |
N |
15 |
EMMI1102 |
Kábítószer-problémával összefüggésben nemzetközi és hazai jelentések készítése |
N |
15 |
EMMI1103 |
Kábítószerügyi Koordinációs Bizottság ügyei |
N |
15 |
EMMI1104 |
Kábítószer-probléma megelőzésével kapcsolatos támogatások |
10 |
– |
EMMI1105 |
Kábítószerüggyel kapcsolatos külföldi együttműködés anyagai |
N |
15 |
EMMI1106 |
Kábítószer-probléma megelőzésével kapcsolatos megkeresések, javaslatok, minták, vélemények |
5 |
– |
EMMI1107 |
Kábítószer-probléma visszaszorításával kapcsolatos szakmai, fejlesztési koncepciók, cselekvési programok, előterjesztések, Nemzeti Stratégia megvalósítása |
N |
15 |
EMMI1108 |
A Kábítószer és Kábítószer-függőség Európai Megfigyelőközpontja EMCDDA tagságból fakadó teendők |
N |
15 |
Nyugdíjpolitikával kapcsolatos iratok |
EMMI1201 |
Nyugdíjrendszer fejlesztésének koncepciója, jogszabálytervezetek |
N |
15 |
EMMI1202 |
Nyugdíjemelés rendszere, jogszabály tervezetek |
N |
15 |
EMMI1203 |
Öregségi nyugdíjrendszerre vonatkozó ügyek |
25 |
– |
EMMI1204 |
Megváltozott munkaképességűek ellátásával kapcsolatos ügyek |
25 |
– |
EMMI1205 |
Hozzátartozói ellátásokkal kapcsolatos ügyek |
25 |
– |
EMMI1206 |
MEGSZŰNT TÉTELSZÁM |
– |
– |
EMMI1207 |
Magán- nyugdíjrendszerrel kapcsolatos ügyek |
25 |
– |
EMMI1208 |
Nyugdíj modell-számítások, nyugdíjkiadások éves és középtávú számításai, költségvetési tervezetek |
15 |
– |
EMMI1209 |
Biztosítási jogviszonnyal, szolgálati idő minősítésével kapcsolatos ügyek, nyugdíjjárulékkal kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI1210 |
Egyéni számlával kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI1211 |
Korhatár előtti ellátásokkal kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI1212 |
EU-s tagsághoz és a kétoldalú szociális biztonsági egyezményekhez kapcsolódó nyugdíj ügyek |
N |
15 |
EMMI1213 |
A Nyugdíjbiztosítási Alap járulékbevételi-nyugdíjkiadási egyensúlyának biztosításával kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI1214 |
EU-s nyugdíjügyek (COM, SPC, EPC, AWG, ISG, Staff Regulation reformja, nyugdíjak nyílt koordinációja) |
N |
15 |
EMMI1215 |
Az idősügy pénzügyi-igazgatási szakmai feladatai |
10 |
– |
EMMI1216 |
Idősügyi Tanács szervezési feladatai |
5 |
– |
EMMI1217 |
Idősügyi programok, rendezvények, modellek, pályázatok |
5 |
– |
EMMI1218 |
Idősügyi témával kapcsolatos lakossági megkeresések |
3 |
– |
A társadalmi esélyegyenlőség előmozdításának, a fogyatékos és megváltozott munkaképességű személyek esélyegyenlőségének, a nők és férfiak esélyegyenlőségének előmozdításával kapcsolatos iratok |
EMMI1301 |
Az Európai Uniós tagsággal kapcsolatos esélyegyenlőségi ügyek |
N |
15 |
EMMI1302 |
Az Európa Tanáccsal kapcsolatos esélyegyenlőségi ügyek |
N |
15 |
EMMI1303 |
Két- és többoldalú nemzetközi kapcsolatok esélyegyenlőségi témákban |
N |
15 |
EMMI1304 |
A Nők és Férfiak Társadalmi Egyenlősége Tanáccsal kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI1305 |
Az esélyegyenlőséggel kapcsolatos jogharmonizációs ügyek |
N |
15 |
EMMI1306 |
Nők és férfiak társadalmi esélyegyenlőségét célzó politika alapjául szolgáló Nemzeti Cselekvési Program stratégiájával kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI1307 |
A nemek társadalmi egyenlőségét elősegítő pályázatok |
15 |
– |
EMMI1308 |
A nemek társadalmi esélyegyenlőségét elősegítő nemzetközi források felhasználása, monitorozása |
15 |
– |
EMMI1309 |
Az ENSZ CEDAW Egyezményekben foglaltak teljesítésének ügyei |
15 |
– |
EMMI1310 |
Hozzátartozók közötti erőszak áldozatai számára működtetett kríziskezelő rendszerrel összefüggő feladatok |
N |
15 |
EMMI1311 |
Az esélyegyenlőségi hálózatokkal összefüggő feladatok |
15 |
– |
EMMI1312 |
Közérdekű önkéntes tevékenységet folytató szervezetek nyilvántartásának vezetésével kapcsolatos feladatok |
N |
15 |
EMMI1313 |
Közérdekű önkéntes tevékenységgel kapcsolatos egyéb feladatok |
10 |
– |
Szociális és gyermekjóléti szolgáltatások |
EMMI1401 |
Szociális képzéssel kapcsolatos egyedi ügyek |
10 |
– |
EMMI1402 |
Szociális szolgáltatások fejlesztése |
15 |
– |
EMMI1403 |
Új Széchenyi Terv Társadalmi Megújulás Operatív programmal kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI1404 |
Új Széchenyi Terv Társadalmi Infrastruktúra Operatív programmal kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI1405 |
Új Széchenyi Terv egyéb operatív programokkal kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI1406 |
Szociális alapszolgáltatással kapcsolatos ügyek, állásfoglalások, panaszügyek |
15 |
– |
EMMI1407 |
MEGSZŰNT TÉTELSZÁM |
– |
– |
EMMI1408 |
Szociális ágazat közalkalmazotti kérdésekben, jogszabályok előkészítésében közreműködés, szabályozási javaslatok |
N |
15 |
EMMI1409 |
Szakosított ellátást nyújtó intézmények működésével kapcsolatos ügyek, állásfoglalások, panaszügyek |
15 |
– |
EMMI1410 |
A civil szervezetekkel, egyházakkal, társadalmi szervezetekkel való szakmai együttműködés |
N |
15 |
EMMI1411 |
Szociális szolgáltatók és intézmények működésének engedélyezésével és ellenőrzésével kapcsolatos szakmai ügyek |
N |
15 |
EMMI1412 |
Társadalmi szervezetek támogatásával kapcsolatos és egyedi támogatási megbízási ügyek |
15 |
– |
EMMI1413 |
Szociális igazgatási bírság ügyekben másodfokú hatósági ügyek |
25 |
– |
EMMI1414 |
Szociális szolgáltatáshoz kapcsolódó statisztikai adatszolgáltatási ügyek |
N |
15 |
EMMI1415 |
Koncepciókkal, jogszabálytervezetek előkészítésével kapcsolatos ügyek, szabályozási feladatok |
N |
15 |
EMMI1416 |
Humánszolgáltatást nyújtó szociális szolgáltatók és intézmények állami támogatásával kapcsolatos finanszírozási ügyek |
15 |
– |
EMMI1417 |
Gyermekjóléti alapellátásokkal, szolgáltatással kapcsolatos ügyek, állásfoglalások, panaszügyek |
15 |
– |
EMMI1418 |
Módszertani tevékenység végzésével kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI1419 |
Szociális és gyermekjóléti szolgáltatási feladatkörhöz kapcsolódó, folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) dokumentumai |
10 |
– |
EMMI1420 |
Integrált ellátást nyújtó intézmények működésével kapcsolatos ügyek, állásfoglalások, panaszügyek |
15 |
– |
EMMI1421 |
Szociális Gyermekvédelmi Főigazgatóság szociális intézményeivel kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI1422 |
Nemzeti Rehabilitációs és Szociális Hivatallal kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI1423 |
Nemzeti Család- és Szociálpolitikai Intézettel kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
Lakossági kapcsolattartás, ügyfélszolgálat |
EMMI1501 |
Gyermekek után járó ellátások |
3 |
– |
EMMI1502 |
Gyermek- és ifjúságvédelemmel kapcsolatos ügyek |
3 |
– |
EMMI1503 |
Nyugdíjjal, illetve nyugdíjszerű ellátásokkal kapcsolatos ügyek |
3 |
– |
EMMI1504 |
Segélykérelem |
2 |
– |
EMMI1505 |
Szociális helyzettel összefüggő ügyek, ellátások |
3 |
– |
EMMI1506 |
Esélyegyenlőséggel kapcsolatos ügyek |
3 |
– |
EMMI1507 |
Foglalkoztatással kapcsolatos ügyek |
3 |
– |
EMMI1508 |
Egészségkárosodáshoz, egészségi állapothoz kapcsolódó ellátások |
3 |
– |
EMMI1509 |
Egészségügyi szolgáltatással kapcsolatos ügyek |
3 |
– |
EMMI1510 |
Általános lakossági levelezés |
2 |
– |
EMMI1511 |
A lakossági kapcsolattartás ügyei: panasz, bejelentés, javaslat |
5 |
– |
EMMI1512 |
Érdeklődés pályázati lehetőségről, pályázatok elbírálásáról |
2 |
– |
EMMI1513 |
Kulturális szakértői bejelentés, nyilvántartás vezetése |
30 |
– |
EMMI1514 |
Igazságügyi szakértői engedélyekhez szakhatósági állásfoglalás kiadása |
30 |
– |
EMMI1515 |
Közérdekű bejelentések, panaszok, segítség- és támogatást kérő ügyek, jogviszonnyal kapcsolatos egyéni beadványok |
5 |
– |
EMMI1516 |
Magyarországi oktatási intézményekben szerzett dokumentumok (bizonyítványok, oklevelek) hitelesítése |
50 |
– |
EMMI1517 |
Szolgálati időről tájékoztatás |
50 |
– |
EMMI1518 |
Tanulmányi idő igazolása |
50 |
– |
EMMI1519 |
Diákigazolványokkal kapcsolatos ügyek |
3 |
– |
EMMI1520 |
Magánszemélyek által kezdeményezett jogszabály módosítások |
5 |
– |
Egészségbiztosítással kapcsolatos iratok |
EMMI1601 |
Egészségbiztosítási Alap éves költségvetésének iratai |
10 |
– |
EMMI1602 |
Az egészségügyi szolgáltatók pénzügyi helyzetével, adósságállományával, valamint likviditási helyzetével kapcsolatos adatszolgáltatások, elemzések, levelek |
10 |
– |
EMMI1603 |
Finanszírozási Kódkarbantartó Munkabizottság ügyei |
5 |
– |
EMMI1604 |
Az intézményi teljesítmény volumen korlát meghatározásával és a területi ellátási kötelezettséggel kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI1605 |
A járóbeteg-szakellátás finanszírozásával kapcsolatos szakmai ügyek |
10 |
– |
EMMI1606 |
A fekvőbeteg-szakellátás finanszírozásával kapcsolatos szakmai ügyek |
10 |
– |
EMMI1607 |
Járó- és fekvőbeteg-szakellátást egyaránt érintő finanszírozással kapcsolatos szakmai ügyek |
10 |
– |
EMMI1608 |
Az alapellátás és egyéb ellátások (művese kezelés, betegszállítás, otthoni szakápolás, rehabilitáció) finanszírozásával kapcsolatos szakmai ügyek |
10 |
– |
EMMI1609 |
Az egészségügyi ellátórendszerrel (átalakítás, finanszírozás) kapcsolatos pályázatok |
10 |
– |
EMMI1610 |
Az egészségügyi ellátórendszer átalakításával, finanszírozásával kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI1611 |
Pénzbeli ellátásokkal kapcsolatos feladatok |
10 |
– |
EMMI1612 |
Az egészségügyi ágazatot érintő statisztikai célú adatgyűjtések kezelése |
N |
15 |
EMMI1613 |
Az egészségügyi ellátórendszer finanszírozásával összefüggő jogszabálymódosítások, szakmai anyagok |
N |
15 |
EMMI1614 |
Saját fenntartású intézmények finanszírozással kapcsolatos ügyei |
10 |
– |
EMMI1615 |
Finanszírozási protokollok iratai |
10 |
– |
EMMI1616 |
Rendkívüli helyzetekhez (árvíz, katasztrófa, járványok) kapcsolódó finanszírozás |
N |
15 |
EMMI1617 |
Egészségügy finanszírozásával kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI1618 |
Besorolótábla és Járóbeteg Szabálykönyv módosításával kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI1619 |
Intézmények finanszírozással kapcsolatos egyéb szakmai ügyei |
5 |
– |
EMMI1620 |
Egészségbiztosítási ágazatot érintő egyéb, általános jellegű ügyek |
5 |
– |
Egészségügyi fejlesztéspolitikai feladatokkal kapcsolatos iratok |
EMMI1701 |
Nemzeti Fejlesztési Terv iratai |
15 |
– |
EMMI1702 |
Szakértői anyagok |
10 |
– |
EMMI1703 |
Stratégiai jellegű koncepciók |
15 |
– |
EMMI1704 |
Regionális szervezetek ügyei |
15 |
– |
EMMI1705 |
Területfejlesztés ügyei |
15 |
– |
EMMI1706 |
Stratégiai tervezéssel kapcsolatos nemzetközi ügyek |
15 |
– |
EMMI1707 |
Fejlesztéspolitikai célfeladatok és előirányzatai |
N |
15 |
EMMI1708 |
Az egészségügyi ellátórendszer működésének hatékonyságával kapcsolatos elemzések, javaslatok |
15 |
– |
EMMI1709 |
Hitelkonstrukciókkal kapcsolatos iratok, egyeztetések |
5 |
– |
EMMI1710 |
EU szabályozással összefüggő közgazdasági elemzések |
5 |
– |
EMMI1711 |
Ágazati statisztikai adatgyűjtés |
5 |
– |
EMMI1712 |
Új Magyarország Fejlesztési Tervhez és az Új Széchenyi Tervhez kapcsolódó pályázatok előkészítésével kapcsolatos iratok |
10 |
– |
EMMI1713 |
Kiemelt projektekkel kapcsolatos iratok |
15 |
– |
EMMI1714 |
Ágazatközi fejlesztési együttműködések iratai |
15 |
– |
EMMI1715 |
Stratégiai tervek és programok megvalósítása iratai |
15 |
– |
EMMI1716 |
Finanszírozással összefüggő iratok |
10 |
– |
EMMI1717 |
Kapacitással összefüggő iratok |
10 |
– |
EMMI1718 |
Delegálásokkal kapcsolatos ügyek iratai |
5 |
– |
EMMI1719 |
Kiemelt projektekkel kapcsolatos iratok |
15 |
– |
Az egészségpolitikával, egészségügyi igazgatással, közegészségüggyel, járványüggyel kapcsolatos iratok |
EMMI1801 |
Élelmezés- és táplálkozás-egészségüggyel kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI1802 |
Kémiai biztonsággal kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI1803 |
ÁNTSZ (Országos Tisztifőorvosi Hivatal), országos intézetek, fővárosi és megyei kormányhivatal népegészségügyi szakigazgatási szerveinek, kistérségi népegészségügyi intézeteinek ügyei |
15 |
– |
EMMI1804 |
Országos Vérellátó Szolgálattal kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI1805 |
Országos Mentőszolgálat ügyei |
15 |
– |
EMMI1806 |
Alternatív betegszállítással kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI1807 |
Egyéb országos intézetek ügyei |
10 |
– |
EMMI1808 |
Egészségügyi igazgatási ügyek |
N |
HN |
EMMI1809 |
Szakmai kollégiumok ügyei |
5 |
– |
EMMI1810 |
Fekvőbeteg ellátással kapcsolatos ügyek |
N |
HN |
EMMI1811 |
Alapellátás ügyei |
N |
HN |
EMMI1812 |
Járóbeteg ellátással kapcsolatos ügyiratok |
N |
HN |
EMMI1813 |
Foglalkozás-egészségügy ügyiratai |
N |
HN |
EMMI1814 |
Ifjúság-egészségügy iratai |
N |
HN |
EMMI1815 |
Intézményi átalakítások ügyiratai |
N |
15 |
EMMI1816 |
Minőségügy, minőségfejlesztés és minőségirányítási rendszerek, minőségügyi képzés ügyiratai |
N |
HN |
EMMI1817 |
Környezet- és település- egészségügy ügyiratai |
N |
HN |
EMMI1818 |
Szociális ügyekkel, esélyegyenlőséggel, szenvedélybetegségekkel kapcsolatos ügyiratok |
15 |
– |
EMMI1819 |
Ápolási, védőnői tevékenység ügyiratai |
15 |
– |
EMMI1820 |
Egészségpolitikai célú támogatások ügyiratai (pályázatok, egyedi támogatások dokumentumai) |
15 |
– |
EMMI1821 |
Egészségüggyel kapcsolatos jogszabályalkotási feladatok szakmai előkészítő iratai |
N |
15 |
EMMI1822 |
Nukleárisbaleset – elhárítás |
N |
15 |
EMMI1823 |
Katasztrófa-egészségügyi gyakorlatok, továbbképzések |
5 |
– |
EMMI1824 |
Segítségnyújtás, rendkívüli események, kiemelt rendezvények egészségügyi biztosítása |
5 |
– |
EMMI1825 |
Honvédelmi felkészülés, gazdaságmozgósítás |
N |
HN |
EMMI1826 |
NATO válságreagálási rendszer |
N |
HN |
EMMI1827 |
NATO Befogadó Nemzeti Támogatás |
N |
HN |
EMMI1828 |
NATO SEPC (Senior Civil Emergency Planning Committee) |
15 |
– |
EMMI1829 |
NATO CEP (Civil Emergency Planning) |
10 |
– |
EMMI1830 |
NATO PHWG (Public Health and Food Water Group) |
15 |
– |
EMMI1831 |
EU Egészségbiztonsági Tanács (Health Security Committee – HSC) |
10 |
– |
EMMI1832 |
HTB (Határellenőrzési Tárcaközi Bizottság) |
5 |
– |
EMMI1833 |
EU PROCIV (EU Polgárvédelmi Munkacsoport - Working Party on Civil Protection) |
10 |
– |
EMMI1834 |
EU EPCIP (European Programme for Critical Infrastructure Protection ) |
15 |
– |
EMMI1835 |
EU járványügy (EWRS - Early Warning and Response System, ECDC - European Centre for Disease Prevention and Control) |
10 |
– |
EMMI1836 |
Terrorizmus elleni felkészülés |
N |
HN |
EMMI1837 |
Kormányzati Koordinációs Bizottság |
N |
15 |
EMMI1838 |
Járványügyi Védekezési Munkabizottság |
N |
15 |
EMMI1839 |
Járványügyi felkészülés |
N |
HN |
EMMI1840 |
Migrációs Védekezési Munkabizottság |
10 |
– |
EMMI1841 |
Katasztrófa Megelőzési Nemzeti Fórum |
10 |
– |
EMMI1842 |
Nonproliferációs Tárcaközi Bizottság |
10 |
– |
EMMI1843 |
Állami Egészségügyi Tartalék egyes elemei (ÁeüT) |
N |
HN |
EMMI1844 |
Kritikus infrastruktúra védelem |
N |
HN |
EMMI1845 |
Súlyos ipari Baleset Elleni Védekezési Munkabizottság |
10 |
– |
EMMI1846 |
Földrengés elleni védekezési Munkabizottság |
10 |
– |
EMMI1847 |
Egységes digitális hívószám |
5 |
– |
EMMI1848 |
Kémiai Biológiai Radio-Nukleáris (CBRN) felkészülés |
10 |
– |
EMMI1849 |
Nemzetközi Egészségügyi Rendszabályok |
10 |
– |
EMMI1850 |
Hőhullám elleni védekezési munkabizottság iratai |
N |
15 |
EMMI1851 |
Éghajlatváltozással kapcsolatos iratok |
10 |
– |
EMMI1852 |
Egészségügyi intézmények létesítése, megszüntetése, működési engedélyek, alapító okiratok |
N |
15 |
EMMI1853 |
Hazai egészségügyi fejlesztésre irányuló projektek |
N |
15 |
EMMI1854 |
Felkérés fővédnökségre, előadás megtartására |
5 |
– |
EMMI1855 |
Útijelentések, beszámolók |
5 |
– |
EMMI1856 |
Európai Uniós riasztórendszerekkel kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
Egészségügyi koordinációval kapcsolatos ügyek iratai |
EMMI1857 |
Nemzeti HIV/AIDS Munkacsoporttal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI1858 |
Szlovák- magyar Vegyes Bizottsággal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI1859 |
Orosz-magyar Vegyes Bizottsággal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI1860 |
Román- magyar Vegyes Bizottsággal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI1861 |
Társadalmi Felzárkóztatási és Cigányügyi Tárcaközi Bizottsággal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI1862 |
Országos Fogyatékosügyi Tanács egészségügyi és egészségbiztosítási szakterületet érintő ügyei |
10 |
– |
EMMI1863 |
Kémiai Biztonság területén működő Tárcaközi Bizottsággal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
Egészségügyi ágazati humánerőforrás-stratégiával kapcsolatos iratok |
EMMI1864 |
Ágazati humánerőforrás stratégiával összefüggő iratok |
N |
15 |
EMMI1865 |
Ágazati humánerőforrás stratégiával, szakképzéssel kapcsolatos támogatások, pályázatok ügyiratai |
5 |
– |
EMMI1866 |
Az egészségügyi felsőfokú szakirányú szakképzést végző intézmények akkreditációjával kapcsolatos iratok |
N |
15 |
EMMI1867 |
Munkaügyi tárgyú statisztikai kimutatások |
5 |
– |
EMMI1868 |
Munkaügyi tárgyú megkeresések; Munkaköri besorolásokkal kapcsolatos megkeresések |
5 |
– |
EMMI1869 |
Az egészségügyi felsőfokú szakirányú szak- és továbbképzést érintő jogszabályok iratai, EU integrációból adódó feladatok |
N |
15 |
EMMI1870 |
Az egészségügyi felsőfokú szakirányú szakképzési rendszer szervezésének és működtetésének ügyei, valamint az akkreditált iskolai rendszerű felsőfokú szakképzés iratai |
10 |
– |
EMMI1871 |
Graduális és posztgraduális képzési programokkal kapcsolatos ügyiratok |
10 |
– |
EMMI1872 |
Országos Képzési Jegyzék hatálya alá tartozó egészségügyi szakképesítések irányításával, szervezésével, szakmai és vizsgakövetelményeivel, központi programjaival, szakmai vizsgáival, szakmai ellenőrzésével összefüggő iratok |
N |
HN |
EMMI1873 |
Országos Képzési Jegyzék hatálya alá tartozó egészségügyi szakképesítések tankönyveivel összefüggő iratok |
N |
15 |
EMMI1874 |
Külföldön megszerzett szakképesítések honosításának jogorvoslati ügyével összefüggő iratok |
N |
HN |
EMMI1875 |
Gyógyszerészeti és Egészségügyi Minőség- és Szervezetfejlesztési Intézet (GYEMSZI) szakmai felügyeletével kapcsolatos iratok |
N |
HN |
EMMI1876 |
Egészségügyi ágazatban foglalkoztatottak létszám és bérfejlesztési feladataival kapcsolatos iratok |
N |
HN |
EMMI1877 |
Egészségügyi Szakképzési és Továbbképzési Tanács (ESZTT) működésével, adminisztratív feladataival összefüggő iratok |
10 |
– |
Egészségügyi intézmények felügyeletével kapcsolatos iratok |
EMMI1878 |
Országos Mentőszolgálat felügyeletével kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI1879 |
Egészségügyi Készletgazdálkodási Intézet felügyeletével kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI1880 |
Országos Tisztifőorvosi Hivatal felügyeletével kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI1881 |
Országos Vérellátó Szolgálat felügyeletével kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI1882 |
Egészségügyi Engedélyezési és Közigazgatási Hivatal felügyeletével kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI1883 |
Egészségügyi intézmények fenntartásával kapcsolatos ügyek a Gyógyszerészeti és Egészségügyi Minőség- és Szervezetfejlesztési Intézet (GYEMSZI) közreműködésével |
10 |
– |
EMMI1884 |
Egészségügyi intézmények közbeszerzéseinek engedélyezésével kapcsolatos ügyek |
N |
HN |
EMMI1885 |
Egészségügyi intézmények működésével kapcsolatos ellenőrzési ügyek |
N |
HN |
EMMI1886 |
Egészségturizmussal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI1887 |
Egészségügyi felsőoktatást folytató intézményekkel (egyetemek által fenntartott egészségügyi szolgáltatókkal) kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI1888 |
Az egészségügyi ellátórendszer struktúrájának szervezésével kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI1889 |
Egyes speciális egészségügyi szolgáltatásokkal kapcsolatos egyedi ügyek |
10 |
– |
EMMI1890 |
Országos Betegjogi és Dokumentációs Központtal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
Gyógyszerészeti ügyekkel kapcsolatos iratok |
EMMI1901 |
A gyógyszerészet és gyógyszerellátás, gyógyászati segédeszköz ellátás szervezésével és irányításával kapcsolatos megkeresések és panasz ügyek |
10 |
– |
EMMI1902 |
Gyógyszerekkel kapcsolatos jogszabályalkotási feladatok szakmai iratai |
N |
HN |
EMMI1903 |
Gyógyászati segédeszközökkel kapcsolatos jogszabályalkotási feladatok szakmai iratai |
N |
HN |
EMMI1904 |
Orvostechnikai eszközökkel kapcsolatos jogszabályalkotási feladatok iratai |
N |
HN |
EMMI1905 |
Gyógyszerek támogatásba történő befogadásának iratai |
15 |
– |
EMMI1906 |
Gyógyászati segédeszközök támogatásba történő befogadásának iratai |
15 |
– |
EMMI1907 |
A hatályos Magyar Gyógyszerkönyv és a Szabványos Vényminták iratai |
10 |
– |
EMMI1908 |
Az európai uniós tagságból adódó szakmai feladatok |
N |
15 |
EMMI1909 |
A gyógyszerészet szakmai és érdekképviseleti szerveivel való kapcsolattartás ügyei |
N |
HN |
EMMI1910 |
Gyógyszerek és gyógyászati segédeszközök reklámozásával kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI1911 |
Gyógyászati segédeszközökkel kapcsolatos egyéb ügyek |
15 |
– |
EMMI1912 |
Gyógyászati ellátásokkal kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI1913 |
Orvostechnikai eszközökkel kapcsolatos egyéb ügyek |
10 |
– |
EMMI1914 |
A gyógyszerügyi ágazatot érintő statisztikai célú adatgyűjtések kezelése |
10 |
– |
EMMI1915 |
Gyógyszerekkel kapcsolatos megkeresések |
15 |
– |
EMMI1916 |
Szakmai kollégiumoktól érkező megkeresések |
10 |
– |
EMMI1917 |
Gyógynövényekkel kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI1918 |
Kábítószerekkel, pszichotróp anyagokkal kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
Egészségügyi tudományos és kutatási iratok |
EMMI2001 |
Az Egészségügyi Tudományos Tanács (a továbbiakban: ETT) Plénumának és Elnökségének iratai és tárgyalási jegyzőkönyvei |
N |
15 |
EMMI2002 |
Az ETT és szakbizottságainak személyi ügyei |
N |
15 |
EMMI2003 |
Tudományos és Kutatásetikai Bizottság iratai |
N |
15 |
EMMI2004 |
Az ETT Klinikai Farmakológiai Etikai Bizottság működésének iratai |
N |
15 |
EMMI2005 |
Az ETT Igazságügyi Szakértői Testület működésének iratai |
N |
15 |
EMMI2006 |
Az ETT Humán Reprodukciós Bizottság működésének iratai |
N |
15 |
EMMI2007 |
Ágazati tárcaszintű kutatás iratai (pályázat, könyv megjelentetés, beszámoló, szakmai vélemény stb.) |
N |
15 |
EMMI2008 |
Tudományos és Technológiai Közös Alap ügyei |
N |
15 |
EMMI2009 |
Megbízás alapján szakmai bizottságokban való részvétel |
10 |
– |
EMMI2010 |
Minisztériumon kívüli szakmai bizottságokban való tagsággal kapcsolatos iratok |
10 |
– |
EMMI2011 |
Regionális Kutatásetikai Bizottság (RKEB) működésének iratai |
N |
15 |
EMMI2012 |
EU bizottsági anyagok, tárgyalási álláspontok iratai |
10 |
– |
EMMI2013 |
Gyógyszerészeti és Egészségügyi Minőség- és Szervezetfejlesztési Intézettel (GYEMSZI-vel) való kapcsolattartás iratai |
10 |
– |
EMMI2014 |
Megbízási és vállalkozási szerződések (lejáratot követően) |
10 |
– |
EMMI2015 |
Kutatási szerződések (lejáratot követően) |
10 |
– |
EMMI2016 |
Pályázati Iroda ISZT (Igazságügyi Szakértői Testület) ügyeinek iratai |
10 |
– |
EMMI2017 |
Pályázati Iroda KFEB (Klinikai Farmakológiai Etikai Bizottság) ügyeinek iratai |
10 |
– |
EMMI2018 |
Pályázati Iroda ECRIN (European Clinical Research Infrastructure Network) ügyeinek iratai |
10 |
– |
EMMI2019 |
ETT Elnökséggel történő levelezések iratai |
10 |
– |
EMMI2020 |
Pályázati Iroda jogszabály módosító javaslatai |
N |
15 |
EMMI2021 |
Ágazati Kutatásfejlesztési Pályázat iratai (szakmai) |
N |
15 |
EMMI2022 |
Ágazati Kutatásfejlesztési Pályázat iratai (pénzügyi) |
10 |
– |
EMMI2023 |
Pályázati Iroda költségvetéssel kapcsolatos iratai |
N |
15 |
EMMI2024 |
Pályázati Iroda Humán Reprodukciós Bizottság egyéb ügyeinek iratai |
10 |
– |
Sportszakmai feladatok |
EMMI2101 |
Sportcélú pályázatokkal kapcsolatos adminisztratív ügyek |
5 |
– |
EMMI2102 |
Sportcélú pályázati döntésekkel, a sportcélú pályázatok pénzügyeivel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
EMMI2103 |
Hátrányos helyzetű társadalmi csoportok, nők és családok sportjával kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI2104 |
Szabadidősport események, programok támogatása, népszerűsítése |
10 |
– |
EMMI2105 |
Iskolai, diák- és felsőoktatási sport támogatásával kapcsolatos iratok |
10 |
– |
EMMI2106 |
Fogyatékkal élők esélyegyenlőségével kapcsolatos sportügyek |
N |
15 |
EMMI2107 |
Sportinformációs rendszer iratai |
15 |
– |
EMMI2108 |
Sportszakmai segítségnyújtás a kapcsolódó területeknek, szervezeteknek, magánszemélyeknek |
3 |
– |
EMMI2109 |
Sportcélú támogatásokhoz kapcsolódó iratok |
10 |
– |
EMMI2110 |
Sportegészségügy, sportegészségügyi intézményekkel kapcsolattartás |
N |
15 |
EMMI2111 |
Sporttudománnyal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI2112 |
Sportszakember-képzés, továbbképzés |
25 |
– |
EMMI2113 |
A sport területi szerveivel való kapcsolattartás |
5 |
– |
EMMI2114 |
Sportstratégiával kapcsolatos elvi ügyek |
N |
15 |
EMMI2115 |
Sportstratégiával kapcsolatos adminisztratív ügyek |
5 |
– |
EMMI2116 |
Olimpiai ügyek |
15 |
– |
EMMI2117 |
Magyar Olimpiai Bizottság szerződései |
15 |
– |
EMMI2118 |
Magyar Olimpiai Bizottsággal kapcsolatos adminisztratív ügyek |
5 |
– |
EMMI2119 |
Sportköztestületek és országos jellegű sportszervezetek, valamint tagszervezeteik támogatásával kapcsolatos szerződések |
10 |
– |
EMMI2120 |
Sportköztestületekkel, országos jellegű sportszervezetekkel, valamint tagszervezeteikkel kapcsolatos adminisztratív ügyek |
5 |
– |
EMMI2121 |
A miniszter hatáskörébe tartozó, sport szakterülethez kapcsolódó OKJ-s szakképzések szakmai és vizsgakövetelményeinek, kerettanterveinek, szóbeli és írásbeli vizsgafeladatainak és azok javítási-értékelés útmutatóinak elkészítésével és jóváhagyásával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
EMMI2122 |
Országos sportági szakszövetségek és sportági szövetségek, valamint tagszervezeteik támogatásával kapcsolatos szerződések |
10 |
– |
EMMI2123 |
Országos sportági szakszövetségekkel, sportági szövetségekkel, valamint tagszervezeteikkel kapcsolatos adminisztratív ügyek |
5 |
– |
EMMI2124 |
Szabadidősport szövetségek, valamint tagszervezeteik támogatásával kapcsolatos szerződések |
10 |
– |
EMMI2125 |
Szabadidősport szövetségekkel, valamint tagszervezeteikkel kapcsolatos adminisztratív ügyek |
5 |
– |
EMMI2126 |
Fogyatékosok sportszövetségei, valamint tagszervezeteik támogatásával kapcsolatos szerződések |
10 |
– |
EMMI2127 |
Fogyatékosok sportszövetségeivel, valamint tagszervezeteikkel kapcsolatos adminisztratív ügyek |
5 |
– |
EMMI2128 |
Diák- és főiskolai-, egyetemi sport sportszövetségei, valamint tagszervezeteik támogatásával kapcsolatos szerződések |
10 |
– |
EMMI2129 |
Diák- és főiskolai-, egyetemi sport sportszövetségeivel, valamint tagszervezeteikkel kapcsolatos adminisztratív ügyek |
5 |
– |
EMMI2130 |
Sportegyesületek, szakosztályok támogatásával kapcsolatos szerződések |
10 |
– |
EMMI2131 |
Sportegyesületek, szakosztályok támogatásával kapcsolatos adminisztratív ügyek |
5 |
– |
EMMI2132 |
Sportágfejlesztési ügyek |
N |
15 |
EMMI2133 |
Hazai rendezésű sporteseményekkel kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI2134 |
Utánpótlás-nevelési programokkal kapcsolatos szerződések |
10 |
– |
EMMI2135 |
Utánpótlás-neveléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek |
5 |
– |
EMMI2136 |
MEGSZŰNT TÉTELSZÁM |
– |
– |
EMMI2137 |
A külföldön szerzett sportszakmai képesítések honosításával, elismertetésével kapcsolatos ügyek |
50 |
– |
EMMI2138 |
Sportszakmai elismerések, kitüntetések, eredményességi jutalmak |
50 |
– |
EMMI2139 |
Települési és területi önkormányzatok sportcélú támogatásával kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI2140 |
Települési és területi önkormányzatokkal kapcsolattartás a sport területén |
5 |
– |
EMMI2141 |
A látvány-csapatsportágak támogatásának társasági adókedvezménye (TAO), sporttámogatással kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
Sportigazgatási feladatok |
EMMI2201 |
Sportrendezvények Biztonságát Minősítő Szakértői Testület minősítéseivel, valamint sport huliganizmussal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI2202 |
MEGSZŰNT TÉTELSZÁM |
– |
– |
EMMI2203 |
Vízum kiadásához támogató levelek |
10 |
– |
EMMI2204 |
Honosítási ügyekben támogató levelek |
10 |
– |
EMMI2205 |
Világbajnoki járadék-, nyugdíj-kiegészítéshez hatósági igazolás kiadása |
10 |
– |
EMMI2206 |
MEGSZŰNT TÉTELSZÁM |
– |
– |
EMMI2207 |
Olimpiai járadékkal és a Nemzet Sportolója címmel kapcsolatos egyéb adminisztratív ügyek (igazolások, levelezések) |
5 |
– |
EMMI2208 |
Sportolók és sportedzők munkaviszony keretében végzett, külföldi munkavállalásával kapcsolatos igazolások kiadása |
5 |
– |
EMMI2209 |
MEGSZŰNT TÉTELSZÁM |
– |
– |
EMMI2210 |
Sportcélú fejezeti kezelésű előirányzatok belső költségvetésének összeállítása, jóváhagyása |
N |
15 |
EMMI2211 |
Sport szakterületet érintő financiális ügyekhez kapcsolódó feladatok |
10 |
– |
EMMI2212 |
Doppingeljárások, doppingellenes tevékenységgel foglalkozó szervezetekkel (WADA, HUNADO) kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI2213 |
A doppingellenes tevékenységben résztvevő szervezetekkel való levelezés, tájékoztatás stb. |
5 |
– |
Sportlétesítményekkel kapcsolatos iratok |
EMMI2301 |
Papp László Budapest Sportaréna Magyar Államot megillető eseménynapokkal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI2302 |
Papp László Budapest Sportaréna üzemeltetéséhez kapcsolódó ügyek |
15 |
– |
EMMI2303 |
A budapesti „Istvánmező” rehabilitációs programjával kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI2304 |
Tüske Csarnok programhoz kapcsolódó iratok |
15 |
– |
EMMI2305 |
Debreceni Nagyerdei Labdarúgó Stadion rekonstrukciója |
15 |
– |
EMMI2306 |
Egyedi sportberuházásokkal kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI2307 |
Beruházás a 21. századi iskolába |
15 |
– |
EMMI2308 |
Magyar Sportok Háza üzemeltetésével kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI2309 |
Állami tulajdonú sportingatlanokkal kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
EMMI2310 |
Sportcélú ingatlanokkal kapcsolatos miniszteri méltányossági ügyek |
15 |
– |
EMMI2311 |
Stadionbiztonsági Projekttel kapcsolatos ügyek |
30 |
– |
EMMI2312 |
A sportlétesítmények működtetésével kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
Társadalmi felzárkózás politika, gyerekesély ügyek és a romák társadalmi integrációjának iratai |
EMMI2401 |
Társadalmi felzárkózási politika összehangolásával és koordinációjával összefüggő ügyek iratai |
5 |
– |
EMMI2402 |
EU tagállami feladatokkal és az EU soros elnökséggel összefüggő társadalmi felzárkózási ügyek iratai |
10 |
– |
EMMI2403 |
A társadalmi felzárkózásért felelős államtitkár szakmai felügyelete alá tartozó szervezetek iratai |
10 |
– |
EMMI2404 |
Felzárkózást segítő hazai finanszírozású programok és pályázatok iratai |
10 |
– |
EMMI2405 |
Felzárkózást segítő EU alapok finanszírozásában megvalósuló programok és pályázatok iratai |
15 |
– |
EMMI2406 |
Társadalmi Felzárkózási és Cigányügyi Tárcaközi Bizottság iratai |
N |
15 |
EMMI2407 |
Roma Integráció Évtizede Program iratai |
N |
15 |
EMMI2408 |
Nemzeti Társadalmi Felzárkózási Stratégia előkészítésével, megvalósításával, koordinálásával kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI2409 |
A gyermekek esélyteremtését szolgáló Nemzeti Stratégia Értékelő Bizottságával kapcsolatos ügyek |
5 |
– |
EMMI2410 |
A társadalmi felzárkózás politikájával kapcsolatos diszpozíciós jogkörbe tartozó fejezeti kezelésű előirányzatok iratai |
10 |
– |
EMMI2411 |
A társadalmi felzárkózás politika társadalmi kapcsolatai |
5 |
– |
EMMI2412 |
Roma Koordinációs Tanáccsal kapcsolatos iratok |
10 |
– |
EMMI2413 |
A Kormány és az Országos Roma Önkormányzat közötti Keretmegállapodással kapcsolatos iratok |
10 |
– |
Egyházi, nemzetiségi és civil társadalmi kapcsolatok fejlesztésének iratai |
EMMI2501 |
Nemzetiségi anyanyelv-használat |
N |
15 |
EMMI2502 |
Nemzetiségi média |
N |
15 |
EMMI2503 |
Nemzetiségi kultúra |
N |
15 |
EMMI2504 |
Nemzetiségekért Díj, Nemzetiségek Napja |
10 |
– |
EMMI2505 |
Nemzetiségi nevelés, oktatás, szakoktatás, felsőoktatás |
N |
15 |
EMMI2506 |
Kapcsolattartás nemzetiségpolitikai szakmai szervezetekkel, országos nemzetiségi önkormányzatokkal |
N |
15 |
EMMI2507 |
Anyaországi kapcsolatok, kisebbségi vegyesbizottsági ügyek |
N |
15 |
EMMI2508 |
Fejezeti kezelésű költségvetési támogatásokkal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI2509 |
Nemzetiségi önkormányzat feloszlatásával kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI2510 |
Nemzetiségi önkormányzatok működésével, törvényességi felügyeletével, kormányhivatalokkal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI2511 |
Nemzetiségi ösztöndíj ügyek |
10 |
– |
EMMI2512 |
Nemzetiségi önkormányzatok feladatalapú támogatásával kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI2513 |
Kapcsolattartás nemzetközi szervezetekkel |
N |
15 |
EMMI2514 |
Nemzeti Civil Alapprogrammal kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI2515 |
Civil stratégiával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
EMMI2516 |
Civil támogatások szakmai monitoring rendszere |
10 |
– |
EMMI2517 |
Nemzeti Együttműködési Alappal kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI2518 |
Civil szervezetek támogatásával kapcsolatos kifogások |
N |
15 |
EMMI2519 |
Civil szervezetek szabályozásával kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI2520 |
Elemzések az állam és civil szervezetek kapcsolatának időszerű kérdéseiről |
5 |
– |
EMMI2521 |
Civil szervezetek tájékoztatásával kapcsolatos előadások, rendezvények |
5 |
– |
EMMI2522 |
Önkéntességgel kapcsolatos ügyiratok |
5 |
– |
EMMI2523 |
Civil társadalommal való párbeszéddel kapcsolatos ügyiratok |
5 |
– |
EMMI2524 |
Civil Információs Centrumok ügyei |
10 |
– |
EMMI2525 |
Társadalmi kapcsolatok ügyeinek folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) dokumentumai |
5 |
– |
EMMI2526 |
Civil informatika, honlapok, fejlesztések |
5 |
– |
EMMI2527 |
A civil ügyekkel kapcsolatos diszpozíciós jogkörbe tartozó fejezeti kezelésű előirányzatok ügyiratai |
5 |
– |
EMMI2528 |
Az Egyházi, Nemzetiségi és Civil Társadalmi Kapcsolatokért Felelős Államtitkárság Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanáccsal kapcsolatos ügyei |
15 |
– |
EMMI2529 |
Európai Uniós Projektekkel kapcsolatos ügyiratok |
15 |
– |
EMMI2530 |
Egyházi kapcsolattartás általános ügyei |
N |
15 |
EMMI2531 |
Az Egyházi, Nemzetiségi és Civil Társadalmi Kapcsolatokért Felelős Államtitkárság nemzetközi ügyei |
10 |
– |
EMMI2532 |
Európai Uniós fejlesztési programok |
N |
15 |
EMMI2533 |
Egyházi elismeréssel összefüggő és nyilvántartási ügyek |
N |
HN |
EMMI2534 |
A minisztérium és az egyházak közötti megállapodások |
N |
15 |
EMMI2535 |
Volt egyházi ingatlanok tulajdoni helyzetének rendezésével kapcsolatos feladatok |
N |
15 |
EMMI2536 |
Egyházak és egyházi intézmények állami támogatásával kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI2537 |
Egyházi oktatási, kulturális, szociális és egészségügyi ügyek |
N |
15 |
EMMI2538 |
Kormányzaton, minisztériumon belüli ágazati együttműködés |
N |
15 |
EMMI2539 |
Az országos nemzetiségi önkormányzatok intézményeivel kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI2540 |
Rendezvényekkel, képzésekkel, kiadványokkal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI2541 |
Jogalkotási kezdeményezésekkel kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI2542 |
Civil szervezetek vezető tisztségviselői által benyújtott vagyonnyilatkozatok * |
* |
– |
*A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követőn vissza kell adni a kötelezettnek. |
Népegészségüggyel kapcsolatos iratok |
EMMI2601 |
Népegészségügyi programokról szóló jelentések iratai |
10 |
– |
EMMI2602 |
Népegészségüggyel kapcsolatos jogszabály-alkotási feladatok szakmai előkészítő anyagai |
N |
15 |
EMMI2603 |
Népegészségügyi termékadóval kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI2604 |
HIV/AIDS prevencióval kapcsolatos ügyek iratai |
15 |
– |
EMMI2605 |
Egészségfejlesztési és egyéb prevenciós programokkal kapcsolatos iratok |
10 |
– |
EMMI2606 |
Népegészségüggyel kapcsolatos nemzetközi témájú ügyek |
15 |
– |
EMMI2607 |
Dohányzás témakörével kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI2608 |
Népegészségüggyel kapcsolatos pénzügyi feladatok (támogatási szerződések, engedély kérések, szakmai és pénzügyi beszámolók, pályázatok, egyedi támogatások dokumentumai) |
10 |
– |
EMMI2609 |
Szűrővizsgálatokkal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI2610 |
Egészségegyenlőtlenségekkel kapcsolatos ügyek (nemzetiség, gyermek, ifjúsági, idős stb.) |
10 |
– |
EMMI2611 |
Népegészségügyi program iratai |
5 |
– |
EMMI2612 |
Dohányzáson kívüli egyéb szenvedélybetegségekkel kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI2613 |
Daganatos betegségekkel kapcsolatos szakmai feladatok |
10 |
– |
EMMI2614 |
Parlagfűvel kapcsolatos népegészségügyi feladatok |
10 |
– |
EMMI2615 |
Népegészségüggyel kapcsolatos egyéb ügyek |
10 |
– |
Nemzetközi kapcsolattartással összefüggő iratok |
Általános nemzetközi ügyek |
EMMI9001 |
Nemzetközi kapcsolatok (nem EU tagállamokkal) |
15 |
– |
EMMI9002 |
Egyéb nemzetközi programok |
15 |
– |
EMMI9003 |
Egyéb nemzetközi ügyek |
10 |
– |
EMMI9004 |
Nemzetközi kapcsolattartással összefüggő egyedi ügyek (állampolgárok, magánszemélyek ügyei stb) |
10 |
– |
EMMI9005 |
Diplomáciai jelentések |
5 |
– |
Általános, Európai Unióval kapcsolatos ügyek |
EMMI9006 |
Az Európai Unióval kapcsolatos elvi ügyek |
N |
15 |
EMMI9007 |
Az Európai Unióval kapcsolatos adminisztratív ügyek |
5 |
– |
EMMI9008 |
Az Európai Bizottság Éves Jelentésével és a Bizottsági Akciótervvel összefüggő ügyek |
N |
15 |
EMMI9009 |
Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottsággal (EKTB) összefüggő elvi ügyek |
N |
15 |
EMMI9010 |
Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottsággal (EKTB) összefüggő adminisztratív ügyek |
5 |
– |
EMMI9011 |
Az EU Közösségi programjaival kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI9012 |
MEGSZŰNT TÉTELSZÁM |
– |
– |
EMMI9013 |
MEGSZŰNT TÉTELSZÁM |
– |
– |
EMMI9014 |
EU jogalkotással és Jogharmonizációs Programmal kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI9015 |
Kétoldalú kapcsolatok EU-tagállamokkal |
N |
15 |
Két- vagy többoldalú nemzetközi vagy tárcaközi szerződések, egyezmények, munkatervek, jegyzőkönyvek, megállapodások EU-n belül és kívül |
EMMI9016 |
Két- vagy többoldalú állam- és kormányközi, valamint tárcaközi megállapodások, egyezmények és munkatervek, jegyzőkönyvek; ezek előkészítése és végrehajtása harmadik, nem EU-s országokkal |
N |
15 |
EMMI9017 |
Kétoldalú állam- és kormányközi, valamint tárcaközi oktatási, kulturális, tudományos és ifjúsági megállapodások, egyezmények, munkatervek, jegyzőkönyvek, valamint ezek előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI9018 |
Többoldalú állam- és kormányközi, valamint tárcaközi oktatási, kulturális, tudományos és ifjúsági megállapodások, egyezmények, munkatervek, jegyzőkönyvek, valamint ezek előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI9019 |
A Közép-Európai Kezdeményezéssel (CEI) kapcsolatos elvi ügyek |
N |
15 |
EMMI9020 |
A Közép-Európai Kezdeményezéssel (CEI) kapcsolatos adminisztratív ügyek |
5 |
– |
EMMI9021 |
Visegrádi 4-ekkel kapcsolatos elvi ügyek |
N |
15 |
EMMI9022 |
Visegrádi 4-ekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek |
5 |
– |
Külföldi nemzetközi konferenciák, rendezvények, találkozók, tanulmányutak ügyei |
EMMI9023 |
Nemzetközi rendezvényeken, konferenciákon, üléseken, tárgyalásokon, találkozókon való részvétel ügyei; meghívások, hivatalos kiküldetések és az arról készített jelentések és elszámolások |
10 |
– |
Hazai nemzetközi konferenciák, rendezvények, találkozók ügyei |
EMMI9024 |
Hazai nemzetközi rendezvények, konferenciák szervezése, előkészítése; külföldi szakemberek, delegációk fogadása, programjának előkészítése, és ezek elszámolása |
10 |
– |
Fordítási és tolmácsolási ügyek |
EMMI9025 |
Fordítások és tolmácsolások iratai |
10 |
– |
Nemzetközi Szervezetek ügyei |
EMMI9026 |
Nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos elvi ügyek (UNESCO, UNITAR, IBE, ET, OECD, UNODC, INCB, WHO stb.) |
N |
15 |
EMMI9027 |
Nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek (UNESCO, UNITAR, IBE, ET, OECD, UNODC, INCB, WHO stb.) |
10 |
– |
EMMI9028 |
Az Európai Unió ügynökségeivel összefüggő ügyek (Dublini Alapítvány stb.) |
N |
15 |
Határon túli és szórvány magyarság ügyei |
EMMI9029 |
A határon túli magyarok azonosságtudatának megőrzését biztosító magyarországi munka általános irányelvei, fejlesztési tervek, állásfoglalások |
N |
15 |
EMMI9030 |
Határon túli magyar szövetségekkel, diák- és hallgatói szervezetekkel, egyesületekkel történő kapcsolattartás |
N |
15 |
EMMI9031 |
A szórványmagyarság ügyei |
N |
15 |
EMMI9032 |
Határon túli pedagógus továbbképzés ügyei |
5 |
– |
EMMI9033 |
Határon túli tankönyv, taneszköz és folyóirat |
5 |
– |
EMMI9034 |
Határon túli diákok tanulmányi versenyei, táboroztatásai |
5 |
– |
EMMI9035 |
A határon túli magyarok felsőoktatása és ösztöndíjazása |
8 |
– |
EMMI9036 |
Határon túli magyarok kulturális ügyei |
N |
15 |
EMMI9037 |
Határon túli magyarok Magyarországon történő egészségügyi ellátása |
30 |
– |
EU-s finanszírozás, pályázatok, pénzügyek |
EMMI9038 |
Monitoring jelentés |
N |
15 |
EMMI9039 |
Strukturális Alapok és Közösségi Kezdeményezések igénybevételével kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI9040 |
EU-s pályázatokkal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI9041 |
EU többéves pénzügyi keret (MFF) |
10 |
– |
Ágazatok speciális nemzetközi témakörei |
Oktatás |
EMMI9042 |
Nemzetközi oktatási, tudományos kapcsolatok |
N |
15 |
EMMI9043 |
Ösztöndíjasok, tanulmányutasok külföldre küldése, illetőleg Magyarországon történő fogadásával, és nemzetközi nyári egyetemekkel kapcsolatos elvi ügyek |
N |
15 |
EMMI9044 |
Ösztöndíjasok, tanulmányutasok külföldre küldése, illetőleg Magyarországon történő fogadásával, és nemzetközi nyári egyetemekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek |
5 |
– |
EMMI9045 |
Hungarológiai elvi ügyek |
N |
15 |
EMMI9046 |
Hungarológiai adminisztratív ügyek |
5 |
– |
EMMI9047 |
Magyarországon oktató külföldi lektorokkal kapcsolatos elvi ügyek |
N |
15 |
EMMI9048 |
Magyarországon oktató külföldi lektorokkal kapcsolatos adminisztratív ügyek |
5 |
– |
EMMI9049 |
Idegennyelv-oktatás fejlesztéssel kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
EMMI9050 |
Európai Képesítési Keretrendszerrel (EKKR), és a Magyar Képesítési Keretrendszerrel (MKKR) kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI9051 |
Európai Uniós felsőoktatási feladatok |
N |
15 |
EMMI9052 |
Nemzetközi felsőoktatási feladatok |
N |
15 |
EMMI9053 |
Európai Uniós tudományos ügyek |
N |
15 |
EMMI9054 |
Nemzetközi tudományos ügyek |
N |
15 |
EMMI9055 |
Task Force Holocaust szervezettel kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI9056 |
Egyéb oktatási nemzetközi ügyek |
5 |
– |
Kultúra |
EMMI9057 |
Nemzetközi kulturális kapcsolatok |
N |
15 |
EMMI9058 |
Balassi Intézettel kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI9059 |
Európa Kulturális Fővárosa |
N |
15 |
EMMI9060 |
Kulturális Évadok, nagyrendezvények |
N |
15 |
EMMI9061 |
Európai Örökség Cím |
N |
15 |
EMMI9062 |
Európai uniós és nemzetközi kulturális fejlesztésekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek |
10 |
– |
EMMI9063 |
Európai uniós és nemzetközi kulturális fejlesztésekkel kapcsolatos elvi ügyek |
N |
15 |
Szociális |
EMMI9064 |
Európai szociális partnerekkel összefüggő ügyek |
N |
15 |
EMMI9065 |
Társadalmi kirekesztődéssel/beilleszkedéssel összefüggő ügyek |
N |
15 |
EMMI9066 |
EU-s képzések koordinációjával összefüggő ügyek (TAIEX együttműködés) |
N |
15 |
EMMI9067 |
MEGSZŰNT TÉTELSZÁM |
– |
– |
EMMI9068 |
Egyéb Nemzetközi Nyugdíjügyek (OECD, ENSZ, ILO, ISSA etc.) |
N |
15 |
EMMI9069 |
MEGSZŰNT TÉTELSZÁM |
– |
– |
Egészségügy |
EMMI9070 |
Nemzetközi egészségügyi együttműködési programok |
N |
15 |
EMMI9071 |
EU tagállamokkal megvalósuló egészségügyi együttműködési programok |
N |
15 |
EMMI9072 |
Egyéb egészségügyi ágazati nemzetközi ügyek |
10 |
– |
EMMI9073 |
Egészségbiztosítást érintő EU-s és egyéb nemzetközi vonatkozású ügyek |
N |
15 |
Sport |
EMMI9074 |
Európai Uniós sportügyek |
N |
15 |
EMMI9075 |
Európa Tanácsi sportügyek |
N |
15 |
EMMI9076 |
Egyéb sport ágazati nemzetközi ügyek |
10 |
– |
Miniszter irányítása alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok |
EMMI9101 |
A Közoktatáspolitikai Tanács működésével kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI9102 |
Az Országos Köznevelési Tanács és bizottságai működésével kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI9103 |
Közoktatási Érdekegyeztető Tanács működésével kapcsolatos elvi ügyek |
N |
15 |
EMMI9104 |
Közoktatási Érdekegyeztető Tanács egyéb ügyei |
10 |
– |
EMMI9105 |
Az Országos Diákjogi Tanács működésével kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI9106 |
Az Országos Kisebbségi Bizottság működésével kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
EMMI9107 |
EMMI fenntartásában működő muzeális intézmények tevékenységével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
EMMI9108 |
MNM gazdasági ügyek, kihelyezett keretek |
10 |
– |
EMMI9109 |
A minisztérium által fenntartott könyvtárakkal kapcsolatos feladatok |
N |
15 |
EMMI9110 |
A Könyvtári Intézet működése |
N |
15 |
EMMI9111 |
Magyar Nemzeti Levéltár elvi ügyei |
N |
15 |
EMMI9112 |
Magyar Nemzeti Levéltár adminisztratív ügyei |
10 |
– |
EMMI9113 |
Nemzeti Sport Intézethez kapcsolódó, jogi kötőerővel bíró dokumentumok (Alapító Okirat módosítása, SzMSz) |
N |
HN |
EMMI9114 |
Nemzeti Sport Intézettel kapcsolatos adminisztratív ügyek |
5 |
– |
EMMI9115 |
Nemzeti Sportközpontokhoz kapcsolódó jogi kötőerővel bíró dokumentumok (Alapító Okirat módosítás, SzMSz) |
N |
HN |
EMMI9116 |
Nemzeti Sportközpontokkal kapcsolatos adminisztratív ügyek |
5 |
– |
EMMI9117 |
MEGSZŰNT TÉTELSZÁM |
– |
– |
EMMI9118 |
A Magyar Nemzeti Múzeumban lévő Országos Muzeológiai Módszertani és Információs Központ működésével és tevékenységével kapcsolatos íratok |
N |
15 |
Miniszter szakmai felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok |
EMMI9201 |
A Bécsi Magyar Levéltári Kirendeltséggel kapcsolatos elvi ügyek |
N |
15 |
EMMI9202 |
Az EMMI fenntartásában, illetve közvetlen szakmai felügyelet alatt működő audiovizuális archívumok tevékenységével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
EMMI9203 |
Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatósággal (ONYF) kapcsolatos iratok |
N |
15 |
EMMI9204 |
MEGSZŰNT TÉTELSZÁM |
– |
– |
2. függelék a Szabályzathoz
Miniszteri kimenő levélminta
Iktatószám: |
|
|
|
|
|
|
Hiv. szám: |
|
|
|
|
|
|
|
|
Ügyintéző: név (telefonszám)* |
|
|
|
|
|
|
|
|
Melléklet: db/csomag |
<<Címzett címe (Helység)>>
<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>
<<Címzett címe (Irányítószám)>>
Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>
Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!
<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>
………………………………………………………………………………………………… |
………………………………………………………………………………………………… |
<<Miniszterelnöknek, Köztársasági Elnöknek,
egyházi méltóságoknak címzett levél esetén>>
1054 Budapest, Akadémia u. 3. Tel: +36 1 795 1200, Fax: +36 1 795 0151
e-mail: miniszter@emmi.gov.hu
* A kimenő példányon az ügyintézőt – eltérő döntés hiányában – nem kell feltüntetni.
Miniszter nevében kimenő levélminta
Iktatószám: |
|
|
|
|
|
|
Hiv. szám: |
|
|
|
|
|
|
|
|
Ügyintéző: (név, telefonszám)* |
|
|
|
|
|
|
|
|
Melléklet: db/csomag |
<<Címzett címe (Helység)>>
<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>
<<Címzett címe (Irányítószám)>>
Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>
Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!
<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>
………………………………………………………………………………………………… |
………………………………………………………………………………………………… |
1054 Budapest, Akadémia u. 3. Tel: +36 1 795 1200, Fax: +36 1 795 0151
e-mail: miniszter@emmi.gov.hu
* A kimenő példányon az ügyintézőt – eltérő döntés hiányában – nem kell feltüntetni.
Államtitkári kimenő levélminta
Iktatószám: |
|
|
|
|
|
|
Hiv. szám: |
|
|
|
|
|
|
|
|
Ügyintéző: (név, telefonszám) |
|
|
|
|
|
|
|
|
Melléklet: db/csomag |
<<Címzett címe (Helység)>>
<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>
<<Címzett címe (Irányítószám)>>
Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>
Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!
<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>
………………………………………………………………………………………………… |
………………………………………………………………………………………………… |
Cím: ……………………………………... Tel:…….……, Fax: ………….
e-mail: ………….@emmi.gov.hu
Közigazgatási államtitkári kimenő levélminta
KÖZIGAZGATÁSI ÁLLAMTITKÁR
Iktatószám: |
|
|
|
|
|
|
Hiv. szám: |
|
|
|
|
|
|
|
|
Ügyintéző: név (telefonszám) |
|
|
|
|
|
|
|
|
Melléklet: db/csomag |
<<Címzett címe (Helység)>>
<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>
<<Címzett címe (Irányítószám)>>
Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>
Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!
<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>
………………………………………………………………………………………………… |
………………………………………………………………………………………………… |
1054 Budapest, Akadémia u. 3. Tel: +36 1 795 1200, Fax: +36 1 795 0156
Helyettes államtitkári kimenő levélminta
Iktatószám: |
|
|
|
|
|
|
Hiv. szám: |
|
|
|
|
|
|
|
|
Ügyintéző: (név, telefonszám) |
|
|
|
|
|
|
|
|
Melléklet: db/csomag |
<<Címzett címe (Helység)>>
<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>
<<Címzett címe (Irányítószám)>>
Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>
Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!
<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>
………………………………………………………………………………………………… |
………………………………………………………………………………………………… |
Cím: ……………………………………... Tel:…….……, Fax: ………….
e-mail: ………….@emmi.gov.hu
Szervezeti egység kimenő levélminta
<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE>>
Iktatószám: |
|
|
|
|
|
|
Hiv. szám: |
|
|
|
|
|
|
|
|
Ügyintéző: (név, telefonszám) |
|
|
|
|
|
|
|
|
Melléklet: db/csomag |
<<Címzett címe (Helység)>>
<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>
<<Címzett címe (Irányítószám)>>
Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>
Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!
<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>
………………………………………………………………………………………………… |
………………………………………………………………………………………………… |
Cím: ……………………………………... Tel:…….……, Fax: ………….
e-mail: ………….@emmi.gov.hu
Hivatalos elektronikus levélminta
<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE>>
Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>
Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!
<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>
Üdvözlettel/Tisztelettel:
Emberi Erőforrások Minisztériuma
<<Szervezeti egység neve>>
<<Szervezeti egység címe>>
Mobil: +36 <<XX XXX XXXX>>
4E02859_12
************************************************************************************************* |
Ez az üzenet és a hozzá kapcsolódó, file-ok bizalmasak és kizárólag a címzettnek szólnak. Amennyiben Ön nem címzettje |
ennek a levélnek, de valamilyen hiba folytán megkapta, kérjük, semmisítse azt meg és értesítse az üzenet küldőjét. |
This e-mail and any file transmitted with it are confidential and intended for the sole use of the individual or entity to whom |
they are addressed. If you have received this e-mail in error, please delete this e-mail and notify the sender. |
************************************************************************************************* |
<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE>>
Helyszín: << Emlékeztető tárgyának helyszíne>>
Időpont: <<Emlékeztető tárgyának időpontja>>
Jelen vannak: <<Név>>, <<Cég / Szervezeti egység>>, a továbbiakban: << >>
<<Név>>, <<Cég / Szervezeti egység>>, a továbbiakban: << >>
Az egyeztetés során kialakult lehetséges megoldás:
<<Lehetséges megoldások kifejtése>>
1. feladat: <<1. feladat szövege>>
Határidő: <<1. feladat határideje>>
Felelős: <<1. feladatért felelős személy>>
2. feladat: <<2. feladat szövege>>
Határidő: <<2. feladat határideje>>
Felelős: <<2. feladatért felelős személy>>
<<Készítő szervezeti egységének neve>>
<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE>>
Iktatószám: |
|
|
|
|
|
|
Ügyintéző (név, telefonszám): |
|
|
|
|
|
|
|
|
Melléklet: db/csomag |
<< Címzett neve és beosztása >>
Tárgy: << Feljegyzés tárgya >>
<< Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan >>
<<Esetleges javaslat leírása. Ezen pont alkalmazása opcionális, a feljegyzés tartalmától függ.>>
