2/2014. (X. 10.) AJB utasítás

az Alapvető Jogok Biztosának Hivatala Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 1/2012. (I. 6.) AJB utasítás módosításáról¹

2014.10.11.

Az alapvető jogok biztosáról szóló 2011. évi CXI. törvény 41. § (3) bekezdésében meghatározott hatáskörömben eljárva, a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés f) pontjára figyelemmel a következő utasítást adom ki:

1. § Az Alapvető Jogok Biztosának Hivatala Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 1/2012. (I. 6.) AJB utasítás (a továbbiakban: utasítás) 1. melléklete az 1. melléklet szerint módosul.

2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

1. melléklet a 2/2014. (X. 10.) AJB utasításhoz

1. § Az utasítás 1. melléklet 16. § l) pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

(A Főtitkár a hivatali egységek összehangolt működésével kapcsolatos feladatkörében)

„l) irányítja a belső ellenőrzéssel kapcsolatos feladatokat,”

2. § Az utasítás 1. melléklet 17. § l) pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

(A Főtitkár a hivatali egységek tevékenységéhez kapcsolódó igazgatási feladatkörében)

„l) ellátja a belső ellenőrzéssel, valamint a Hivatal pénzügyi, illetve szakmai működését érintő kockázatok értékelésével és kezelésével kapcsolatos vezetői feladatokat.”

3. § Az utasítás 1. melléklet 18. §-a a következő j) ponttal egészül ki:

(A Főtitkár közvetlenül irányítja)

„j) a belső ellenőrnek”

(a tevékenységét.)

4. § Az utasítás 1. mellékelt 39. § (1) bekezdés f) pontja helyébe a következő rendelkezés lép:

(A Főtitkár a Szabályzat hatálybalépését követő 60 napon belül kiadja)

„f) a helyiségek és berendezések használatára vonatkozó szabályzatot,”

5. § Az utasítás 1. melléklet 1. függeléke helyébe az 1. függelék lép.

6. § Az utasítás 1. melléklet 3. függeléke helyébe a 2. függelék lép.

7. § Az utasítás 1. melléklet 18. § i) pontjában a „vezetőjének” szövegrész helyébe a „vezetőjének,” szöveg lép.

1. függelék

„1. függelék az AJB Szervezeti és Működési Szabályzatához

Az Alapvető Jogok Biztosának Hivatala szervezeti felépítése

”

2. függelék

„3. függelék az AJB Szervezeti és Működési Szabályzatához

Az Alapvető Jogok Biztosának Hivatala szervezeti egységeinek feladatai

1. AZ ALAPVETŐ JOGOK BIZTOSA KÖZVETLEN IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓ SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI

1.0.1. A Biztosi titkárság

1.0.1.1. A Biztosi titkárság:

a) bontja, rendezi és megbízás alapján szignálja a Biztosnak érkező postát;

b) aláírásra rendezi és megbízás alapján szignálja a Biztosnak beadott iratokat;

c) részt vesz a Biztos személyét érintő sajtóesemények megszervezésében, lebonyolításában, értékelésében;

d) előkészíti a Biztos bel- és külföldi programjait és irányítja azok megszervezését;

e) háttéranyagot készít a Biztos programjaihoz, amelyhez információkat kérhet a Hivatal szervezeti egységeitől;

f) kapcsolatot tart a Hivatal szervezeti egységeivel, tájékozódik az ott folyó munkáról, a Biztos megbízásából adatokat, háttéranyagokat kérhet tőlük;

g) vezeti a Biztos titkárságát, ennek keretében:

ga) ellátja a Biztos személyével kapcsolatos adminisztratív teendőket,

gb) szervezi a Biztos programjait,

gc) végzi a Biztos által elrendelt iktatást és dokumentumtovábbítást;

h) eljár a Biztos által meghatározott ügyekben, részt vesz a Biztos által meghatározott projektek koordinálásában.

1.1. A MAGYARORSZÁGON ÉLŐ NEMZETISÉGEK JOGAINAK VÉDELMÉT ELLÁTÓ BIZTOS-HELYETTES IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓ SZERVEZETI EGYSÉGEK

1.1.1. A Magyarországon élő nemzetiségek jogainak védelmét ellátó Biztos-helyettesi Titkárság

1.1.1.1. A Titkárság a Szabályzat 21. §-ában meghatározott feladatain túl koordinációs feladatai körében általános ügyviteli, iktatási és dokumentumtovábbítási, valamint a szervezeti egység tevékenységét támogató adminisztratív tevékenységet lát el.

1.2. A JÖVŐ NEMZEDÉKEK ÉRDEKEINEK VÉDELMÉT ELLÁTÓ BIZTOS-HELYETTES IRÁNYÍTÁSA ALÁ
TARTOZÓ SZERVEZETI EGYSÉGEK

1.2.1. A jövő nemzedékek érdekeinek védelmét ellátó Biztos-helyettesi Titkárság

1.2.1.1. A Titkárság a Szabályzat 21. §-ában meghatározott feladatain túl koordinációs feladatai körében általános ügyviteli, iktatási és dokumentumtovábbítási, valamint a szervezeti egység tevékenységét támogató adminisztratív tevékenységet lát el.

1.3. A FŐTITKÁR IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓ SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI

1.3.1. A Főtitkár belső kontrollrendszerrel összefüggő feladatai

1.3.1.1. A Főtitkár a belső kontrollrendszert érintően:

a) vizsgálja és értékeli a Hivatal belső kontrollrendszerének – ezen belül a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszerének – a jogszabályoknak és a belső szabályozóknak való megfelelését;

b) vizsgálja és értékeli a Hivatalnál a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét;

c) vizsgálja a Hivatalnál a rendelkezésére álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását, valamint az elszámolások, beszámolók megbízhatóságát, a közpénzek rendeltetésszerű, hatékony, eredményes és gazdaságos felhasználását, a jogszabályok és a belső utasítások betartását;

d) elkészíti a kockázatelemzéssel alátámasztott stratégiai és éves ellenőrzési tervet, valamint a fejezet összefoglaló éves ellenőrzési tervét, illetve az éves ellenőrzési tevékenységről elkészíti a Hivatal ellenőrzési jelentését és a fejezet éves összefoglaló ellenőrzési jelentését;

e) gondoskodik az éves kockázatértékelési és kockázatkezelési terv elfogadásáról, a kockázatok elfogadható szinten tartása, valamint minimalizálása érdekében szükséges intézkedések megvalósulásának folyamatos nyomon követéséről;

f) gondoskodik a Hivatal tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követésére irányuló kontrollfolyamatok működtetéséről, az azokkal kapcsolatos monitoring rend kialakításáról és koordinációjáról;

g) az Informatikai és Ügyviteli Főosztály közreműködésével működteti a Hivatal Vezetői Információs Rendszerét.

1.3.2. A Főtitkári titkárság feladatai

1.3.2.1. A Főtitkári titkárság a Szabályzat 21. §-ában meghatározott feladatain túl koordinációs feladatai körében általános ügyviteli, iktatási és dokumentumtovábbítási, valamint a szervezeti egység tevékenységét támogató adminisztratív tevékenységet lát el.

1.3.2.2. A Főtitkári titkárság koordinációs, valamint a Főtitkárt támogató feladatkörében:

a) bontja, rendezi és megbízás alapján szignálja a Főtitkárnak érkező postát;

b) aláírásra rendezi és megbízás alapján szignálja a Főtitkárnak beadott iratokat;

c) végzi a Főtitkár által elrendelt iktatást és dokumentumtovábbítást;

d) közreműködik a Főtitkár bel- és külföldi programjai előkészítésében;

e) kapcsolatot tart a Hivatal szervezeti egységeivel, tájékozódik az ott folyó munkáról, a Főtitkár megbízásából adatokat, háttéranyagokat kérhet tőlük;

f) ellátja a Főtitkár személyével kapcsolatos adminisztratív teendőket;

g) részt vesz a Főtitkár által meghatározott projektek koordinálásában;

h) szervezi a Hivatalnak véleményezés céljából megküldött jogszabálytervezetek Hivatalon belüli köröztetését, belső egyeztetését, egységes álláspontot alakít ki a Hivatal szervezeti egységeinek észrevételeiből;

i) eljár a Főtitkár által meghatározott egyéb ügyekben;

j) gondoskodik a Hivatal működését, valamint munkatársainak munkavégzését érintő jogszabályok változásainak követéséről, valamint a Hivatal éves terveinek és az azok megvalósításáról szóló tájékoztatóknak az elkészítéséről;

k) koordinálja a Hivatal stratégiai és operatív céltérképének előkészítését.

1.3.2.3. A Főtitkári titkárság a titokfelügyeleti feladatkörében:

a) intézkedik a kapcsolódó szabályozási feladatok végrehajtásáról;

b) ellátja a szükséges ellenőrzési feladatokat;

c) intézkedik a személyi, fizikai és adminisztratív biztonság körébe tartozó feladatok ellátásáról;

d) intézkedik a minősített adatok védelmével kapcsolatos egyéb feladatok koordinációjáról és végrehajtásáról.

1.3.2.4. A Főtitkári titkárság személyügyi feladatai körében:

a) ellátja a Hivatal érdemi humánpolitikai rendszerének működtetésével összefüggő feladatokat;

b) szorosan együttműködik a Gazdálkodási és Humánpolitikai Főosztállyal;

c) előkészíti a Hivatal humánpolitikai stratégiáját, és elfogadása esetén felelős annak végrehajtásáért;

d) a Hivatal humánpolitikai stratégiája alapján, annak keretei között előkészíti a Hivatal humánpolitikai fejlesztési tervét, és elfogadása esetén felelős annak végrehajtásáért;

e) biztosítja a szervezeti humánpolitika kialakítását;

f) felelős a Hivatal dolgozóinak kollektív és individuális személyügyi fejlesztési programjának kidolgozásáért és végrehajtásáért;

g) ellátja a Hivatalnál jelentkező szervezetfejlesztési feladatokat.

1.3.3. A Gazdálkodási és Humánpolitikai Főosztály feladatai

1.3.3.1. A Gazdálkodási és Humánpolitikai Főosztály számviteli és pénzügyi feladatai körében:

a) előkészíti a fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználására vonatkozó szabályzatokat;

b) ellátja a fejezet elemi költségvetésének és elemi költségvetési beszámolójának, valamint a fejezet éves költségvetési és zárszámadási javaslatának elkészítésével kapcsolatos feladatokat;

c) ellátja a költségvetési tervezési munka lebonyolításával kapcsolatos szervezési feladatokat;

d) szervezi az államháztartás működési rendjének változása kapcsán a fejezetet érintő intézkedések végrehajtását;

e) új előirányzatot nyit az európai uniós forrásból származó támogatás előirányzatára, amennyiben olyan európai uniós forrásból kerül sor támogatás felhasználására, amelyet a fejezet előirányzata nem tartalmazott, és biztosítja a központi költségvetési forrást a fejezeten belüli átcsoportosítással;

f) a központi költségvetésről szóló törvény elfogadását követően előkészíti a fejezethez tartozó fejezeti kezelésű előirányzatok költségvetési előirányzatainak megállapítását;

g) ellátja a fejezeti kezelésű előirányzatok gazdálkodási, könyvvezetési kötelezettségeinek teljesítését és az ezzel kapcsolatos adatszolgáltatási feladatokat;

h) irányítja a hatáskörébe tartozó feladatok vonatkozásában a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzést;

i) elkészíti a külső és belső ellenőrzést végző szervek által igényelt adatszolgáltatásokat;

j) ellátja a feladatkörével összefüggésben általa kezelt közérdekű adatok közzétételével kapcsolatos feladatokat;

k) elkészíti a belső és külső ellenőrzési jelentésekben tett megállapítások, javaslatok hasznosulásáról a fejezetre vonatkozó összefoglaló beszámolót;

l) elkészíti a Hivatal mint költségvetési szerv elemi költségvetését, éves beszámolóját, valamint az időközi mérlegjelentéseket;

m) végzi a Hivatal költségvetését érintő előirányzat-módosításokkal kapcsolatos műveleteket;

n) ellátja a gazdálkodási, a pénzkezelési, a könyvvezetési kötelezettségeket és az ezzel kapcsolatos adatszolgáltatási műveleteket;

o) ellátja a nem rendszeres személyi juttatásokkal kapcsolatos műveleteket;

p) ellátja a házipénztári, valuta pénzkezelő helyi és értékkezelési műveleteket, gondoskodik a forint- és valutaellátmányok biztonságos szállításának végrehajtásáról;

q) feladata a számvitel politika és számlarend meghatározása, gazdálkodási szabályzatok előkészítése;

r) ellátja a kötelezettségvállalási, ellenjegyzési, utalványozási és érvényesítői feladatokat;

s) ellátja a hivatali pénztár üzemeltetését, pénztári be- és kifizetéseket, bankforgalom intézését;

t) előkészíti a gazdálkodással kapcsolatos szerződéseket.

1.3.3.2. A Gazdálkodási és Humánpolitikai Főosztály üzemeltetési feladatai körében:

a) ellátja a Hivatalnál felmerülő vagyongazdálkodási teendőket, különös tekintettel a Hivatal közvetlen vagyonkezelésében lévő ingatlan vagyongazdálkodásával kapcsolatos feladatokra, ezen ingatlan jövőbeni hasznosítására javaslatot tesz;

b) vagyonkezelési és vagyongazdálkodási kérdések vonatkozásában felelős a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel való kapcsolattartásért;

c) lefolytatja a Hivatal közbeszerzési eljárásait;

d) az általa lefolytatott közbeszerzési eljárásokkal összefüggésben a Hivatal jogi segítségnyújtása mellett ellátja a szakmai képviseletet a Közbeszerzési Döntőbizottság előtt;

e) végzi a közbeszerzésekről szóló törvényben előírt rendszeres és eseti közzétételi, tájékoztató műveleteket, és eleget tesz az ott megjelölt dokumentálási kötelezettségnek;

f) szükség szerint közreműködik a kapcsolattartásból és a Hivatal érdekeinek érvényesítéséből eredő olyan eljárásokban, ahol a Hivatal képviseletét egyéni ügyvéd vagy ügyvédi iroda látja el;

g) ellátja a Hivatal alkalmazottainak kártérítési felelősségre vonásával kapcsolatos feladatokat;

h) figyelemmel kíséri a Hivatal működése szempontjából releváns pályázati kiírásokat, és ezekről rendszeresen tájékoztatást nyújt a Főtitkár számára;

i) előkészíti a Hivatal polgári jogi szerződéseit, és biztosítja azok ellenjegyzését;

j) ellátja a Hivatal polgári jogi szerződéseinek nyilvántartásával összefüggő feladatokat;

k) kiadja és nyilvántartja a Hivatal területére történő belépési és behajtási engedélyeket;

l) a Biztos vagy a Főtitkár megbízásából ellátja a Hivatal minősített időszaki és katasztrófavédelmi tervezési műveleteit;

m) feladata a Hivatal eszközleltárának megbízás útján történő előkészítése;

n) feladata a Hivatalnál leltárba vett gépek, berendezések, járművek és egyéb eszközök karbantartása, anyag-, készlet-, nyomtatvány- és irodaszer-beszerzése, vásárlás rendezvényekhez, a gépkocsik üzemeltetésével kapcsolatos teendők intézése, hivatali gépkocsivezető munkavégzésének irányítása, ellenőrzése;

o) felelős a Hivatal gondnoki feladatainak ellátásáért, valamint a vagyonnyilvántartás és leltározás – a jogszabályoknak és a Főtitkár utasításainak megfelelő – lefolytatásáért.

1.3.3.3. A Gazdálkodási és Humánpolitikai Főosztály humánpolitikai feladatai körében:

a) ellátja a Hivatal munkatársainak közszolgálati jogviszonyával és munkaviszonyával kapcsolatos, jogszabályban foglalt személyügyi feladatokat;

b) teljes körűen ellátja az illetmény- és bérszámfejtési feladatokat, valamint a társadalombiztosítási kifizetőhelyi, valamint a nyugdíjpénztári tagsággal kapcsolatos ügyviteli teendőket, bejelentési, nyilvántartási és adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését, valamint a társadalombiztosítási ellátások igényelbírálását;

c) vezeti és karbantartja a Hivatal dolgozói személyes adatainak nyilvántartását (közszolgálati és munkavállalói nyilvántartás), valamint a Hivatal munkatársainak önéletrajzát tartalmazó adatbázist;

d) kezeli a Hivatal dolgozóinak személyi anyagait, vezeti a személyzeti és belső nyilvántartásokat, gondoskodik a Hivatal teljes állománytáblájának naprakész vezetéséről;

e) ellátja a hivatali bér- és létszámgazdálkodás munkaügyi feladatait;

f) előkészíti a Hivatal munkáltatói kölcsön- és egyéb szociális szerződéseit, ellátja azokkal összefüggésben a Hivatalt megillető jogoknak az ingatlan-nyilvántartásba történő bejegyzésével kapcsolatos műveleteket;

g) biztosítja a Hivatal, továbbá – foglalkoztatási jogviszonyukkal vagy hivatali tevékenységükkel összefüggésben ellenük vagy általuk indított ügyekben, a képviselt kérelmére – a munkatársak jogi képviseletét a peres és nemperes eljárásokban;

h) végzi a munkaügyi pályázatok kiírásával, közzétételével kapcsolatos műveleteket, koordinálja a pályáztatást;

i) ellátja az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvényben a vagyonnyilatkozatok őrzésével összefüggésben meghatározott feladatokat;

j) a Főtitkár utasításai szerint közzéteszi a személyügyi adatokat a Hivatal honlapján;

k) elkészíti az éves továbbképzési tervet, a Hivatal munkatársai számára képzéseket, tanfolyamokat szervez;

l) közreműködik a kitüntetési és elismerési döntések előkészítésében és végrehajtásában;

m) előkészíti és kezeli a Hivatal munkatársainak tanulmányi szerződéseit;

n) közreműködik a Hivatal esélyegyenlőségi tervének elkészítésében;

o) koordinálja a Hivatal személyügyi szabályzata végrehajtásából eredő egyéb feladatok ellátását;

p) végzi a hivatali dolgozók üdültetésével kapcsolatos feladatokat;

q) vezeti a személyügyi monitoring rendszert;

r) koordinálja a teljesítményértékeléssel kapcsolatos hivatalon belüli munkafolyamatokat, valamint beszámol a Vezetői Értekezletnek annak eredményességéről;

s) a Főtitkár vonatkozó döntése esetén előkészíti a Hivatal személyügyi stratégiáját.

1.3.3.4. A Gazdálkodási és Humánpolitikai Főosztály működését titkárság segíti, amely általános ügyviteli, iktatási és dokumentumtovábbítási, valamint a szervezeti egység tevékenységét támogató adminisztratív tevékenységet lát el. A Gazdálkodási és Humánpolitikai Főosztályhoz tartozó osztály élén osztályvezető áll.

1.3.4. A Nemzetközi és Társadalmi Kapcsolatok Főosztály feladatai

1.3.4.1. A Nemzetközi és Társadalmi Kapcsolatok Főosztály nemzetközi kapcsolati feladatai körében:

a) a Biztos megbízása alapján közreműködik nemzetközi megállapodások előkészítésében;

b) ellátja az NHRI felelősi feladatokat;

c) szervezi a Fogyatékossággal élő személyek jogairól szóló egyezmény 33. cikk 2. pontjában megjelölt független mechanizmus feladatainak ellátását;

d) szervezi a nemzetközi szerződésben vállalt kötelezettség teljesítéseként szükséges független, nemzeti megelőző, illetve ellenőrző jogvédelmi mechanizmusokból fakadó azon feladatok ellátását, amelyekre a Biztost törvényben kijelölik;

e) kapcsolatot tart a hazai és nemzetközi szervezetekkel;

f) együttműködik az OPCAT Irodával a kínzás és más kegyetlen, embertelen vagy megalázó bánásmód vagy büntetés elleni egyezmény fakultatív jegyzőkönyvének kihirdetéséről szóló 2011. évi CXLIII. törvény szerinti feladatok ellátása érdekében.

1.3.4.2. A Nemzetközi és Társadalmi Kapcsolatok Főosztály nemzetközi kapcsolati, funkcionális és egyéb feladatai körében:

a) közreműködik a Hivatal idegen nyelvű levelezésének szervezésében, ezzel kapcsolatosan az internet segítségével információt gyűjt és szolgáltat;

b) összeállítja a Hivatal nemzetközi tevékenységéről szóló éves jelentést a tárgyévet követő év január 15-éig;

c) tájékoztatja a Hivatal vezetőinek nemzetközi tárgyalásairól a Hivatal szervezeti egységeit;

d) szervezi, előkészíti és koordinálja a Hivatal nemzetközi tevékenységét, és biztosítja a Hivatal nemzetközi tevékenységének összehangolását;

e) az éves kiutazási és fogadási tervben meghatározottak szerint előkészíti a Hivatal vezetői nemzetközi tárgyalásainak szakmai anyagait, amelynek keretében gondoskodik az e tárgyalásokból eredő feladatok végrehajtásának koordinálásáról;

f) idegen nyelvet használó panaszos esetén megkeresésre segítséget nyújt a Panasziroda munkájának ellátásához.

1.3.4.3. A Nemzetközi és Társadalmi Kapcsolatok Főosztály társadalmi kapcsolatok, valamint koordinációs feladatai körében:

a) ellátja a Biztos, a Biztos-helyettesek, a Főtitkár, valamint a Hivatal munkatársainak belföldi és külföldi utazásaival és a partnerek fogadásával kapcsolatos protokolláris teendőket;

b) előkészíti és koordinálja a Biztos által egyedileg meghatározott projekteket;

c) szervezi a Hivatal által megrendezendő konferenciákat, szakmai programokat, egyéb rendezvényeket;

d) koordinálja a Biztos és a Biztos-helyettesek nemzeti ünnepekhez kapcsolódó megjelenéseit;

e) ellátja a Biztos adományozási jogkörébe tartozó kitüntetések adományozásával kapcsolatos előkészítő, koordinációs, szervezési és egyéb feladatokat;

f) kapcsolatot tart az Országgyűlés, a Kormány szerveivel és hivatalaival, valamint civil szervezetekkel;

g) a biztosi, a biztos-helyettesi, valamint a főtitkári titkárságoktól beérkező információk alapján minden év december 15-éig összeállítja a Hivatal következő évre vonatkozó kiutazási és fogadási tervét;

h) közreműködik a Hivatal vezetőinek külföldi partnerekkel folytatott kapcsolattartásának szervezésében;

i) a Hivatal szervezeti egységeinek bevonásával koordinálja a Biztos parlamenti beszámolójának elkészítését, technikai kivitelezését;

j) ellátja a belföldi és külföldi kiküldetések lebonyolításával és elszámolásával kapcsolatos feladatokat, vezeti a kapcsolódó analitikus nyilvántartásokat;

k) megszervezi a tárgyalásokhoz szükséges tolmácsolási szolgáltatásokat;

l) fogadja a Hivatal kezelésében lévő közérdekű, valamint közérdekből nyilvános adatok megismerésére irányuló igényeket, és továbbítja azokat az adatbirtokos szervezeti egységek vezetőinek;

m) irányítja a sajtóreferens tevékenységét, amelynek keretében:

ma) előkészíti és koordinálja a Biztos és a Biztos-helyettesek nemzetközi és hazai nyilvános szerepléseivel kapcsolatos sajtófeladatokat,

mb) hivatalosan tájékoztatja a hazai és külföldi tömegkommunikációs szerveket, hírügynökségeket a Hivatal tevékenységéről,

mc) kapcsolatot tart a hazai és nemzetközi újságírókkal, szerkesztőségekkel,

md) előkészíti a Biztos és a Biztos-helyettesek nyilatkozatait,

me) szervezi és előkészíti a Biztost, a Biztos-helyetteseket és a Hivatalt érintő sajtótájékoztatókat,

mf) javaslatot készít a Főtitkár számára a napi sajtófigyelés alapján a sajtóválaszok témájában,

mg) tájékoztatja a Biztos és a Biztos-helyettesek nyilvános programjairól a sajtó munkatársait,

mh) részt vesz a nyilvános sajtóesemények bejárásain, sajtóesemények, nyilvános közszereplések, programok lebonyolításában,

mi) érkezteti, kezeli a Hivatalhoz intézett újságírói kérdéseket,

mj) frissíti a hazai és nemzetközi sajtólistákat, valamint nyomon követi a médiában bekövetkező változásokat,

mk) figyelemmel kíséri a hazai írott és elektronikus médiában a Hivatal, a Biztos és a Biztos-helyettesek tevékenységének nyilvános bemutatását, ennek keretében szükség szerint szemléket, sajtóvisszhangokat, összefoglalókat készít,

ml) archiválja a sajtóközleményeket,

mm) előkészítő anyagokat, háttéranyagokat, közleményterveket, beszédvázlatokat, megkeresésekre választervezeteket készít a Biztos, a Biztos-helyettesek, valamint a Főtitkár számára,

mn) szervezi a Hivatal honlapja tartalmának előállítását, koordinálja a törvényi előírásoknak megfelelően a Hivatal honlapján a közérdekű adatok megjelenítését,

mo) gondoskodik a Hivatal egységes arculatának kialakításáról,

mp) szervezi, illetve videó-, hang-, fotó- és más eszközökkel rögzíti a Hivatal vezető tisztségviselőinek nyilvános szerepléseit, ezen anyagokat egy kereshető adatbázisban tárolja és archiválja, valamint kérés esetén prezentálja,

mq) elkészíti, felügyeli és aktualizálja a Hivatal kommunikációs stratégiai tervét, felügyeli a kommunikációs stratégia végrehajtását,

mr) felelős a Biztos éves beszámolójának internetes megjelentetéséért,

ms) koordinálja a Biztos és a Biztos-helyettesek online megjelenéseit,

mt) közreműködik a Hivatal kiadványainak sokszorosításában, szükség szerint idegen nyelvű megjelentetésében, valamint a nyomdai kivitelezés előkészítésében,

mu) tervezi és felügyeli az információs kampányokhoz kapcsolódó tájékoztató kiadványok elkészülését.

1.3.4.4. A Nemzetközi és Társadalmi Kapcsolatok Főosztály egyéb koordinációs feladatai körében:

a) gondoskodik a Biztos, a Biztos-helyettesek és azok munkatársai, a Főtitkár, valamint a Hivatal munkatársai részére névjegykártyák, meghívók, oklevelek beszerzéséről;

b) intézi és nyilvántartja a teremfoglalásokat;

c) intézi és nyilvántartja a gépkocsiigényléseket;

d) beszerzi a reprezentációs célt szolgáló ajándékokat és azokról nyilvántartást vezet;

e) intézi az Országgyűlés épületébe való beléptetéssel kapcsolatos ügyeket, ennek keretében különösen beszerzi a belépőkártyákat és a parkolási engedélyeket;

f) gondoskodik a protokoll-listák folyamatos frissítéséről;

g) ellátja a munkáltatói igazolványokkal kapcsolatos teendőket.

1.3.4.5. A Nemzetközi és Társadalmi Kapcsolatok Főosztály szervezeti egységeként működő Könyvtár feladatai körében:

a) naprakész számítógépes nyilvántartás vezetése mellett ellátja a Hivatal könyvtárának, dokumentum- és jogszabály-gyűjteményének kezelését, folyamatos karbantartását;

b) ellátja a könyvtári beszerzésekkel kapcsolatos teendőket;

c) szükség esetén részt vesz a könyvtári informatikai rendszer karbantartásában, fejlesztésében;

d) egyéb könyvtári szolgáltatásokat végez.

1.3.4.6. A Nemzetközi és Társadalmi Kapcsolatok Főosztályhoz tartozó Nemzetközi kapcsolatok Osztály élén főosztályvezető-helyettes, a Társadalmi kapcsolatok Osztály élén osztályvezető áll.

1.3.5. Az Informatikai és Ügyviteli Főosztály feladatai

1.3.5.1. Az Informatikai és Ügyviteli Főosztály informatikai feladatai körében:

a) üzemelteti a Hivatal informatikai infrastruktúráját, rendszereit és gondoskodik az informatikai rendszerek – hardverek és szoftverek – üzemeltetéséről, fejlesztéséről, a hibaelhárításról és szükség szerinti javításról, valamint az ezen tevékenységekhez szükséges dokumentációk és nyilvántartások kezeléséről;

b) közreműködik az informatikai eszközök beszerzésében, gondoskodik a beszerzett eszközök üzembe helyezéséről;

c) kezdeményezi az informatikai eszközök selejtezését, valamint részt vesz az informatikai eszközök selejtezési eljárásában;

d) gondoskodik az informatikai fejlesztések pályázatainak, projektjeinek előkészítéséről, és részt vesz a lebonyolításukban;

e) gondoskodik a Hivatal informatikai stratégiájának előkészítéséről, kidolgozásáról;

f) gondoskodik a Hivatal informatikai biztonsági szabályzatának elkészítéséről, megsértése esetén a szabályzat rendelkezései alapján jár el;

g) gondoskodik a Hivatal internetes honlapjának üzemeltetéséről, fejlesztéséről, és a tartalomfelelősöknek támogatási szolgáltatást nyújt a szolgáltatott tartalom kezeléséhez;

h) üzemeltetője és alkalmazásgazdája a Hivatal iktató és iratkezelő informatikai rendszerének (a továbbiakban: ügyviteli rendszer), a rendszer használatához informatikai támogatást nyújt;

i) gondoskodik a Hivatal felhasználóitól érkező informatikai tárgyú bejelentések, incidensek kezeléséről;

j) gondoskodik az informatikai szabályzat és a kapcsolódó szabályzatok tervezetének elkészítéséről, frissítéséről;

k) gondoskodik az informatikai szolgáltatások katalógusának („Szolgáltatási lista”) előkészítéséről és karbantartásáról, kezdeményezi annak jóváhagyását és kiadását;

l) gondoskodik az elszigetelt gazdasági rendszerek munkaállomás és operációs rendszereinek biztosításáról;

m) gondoskodik az info- és telekommunikációs infrastruktúra és rendszerek – ideértve a telefonos rendszert, a beléptető rendszereket, TV csatorna szolgáltatásokat és infrastruktúrát – üzemeltetéséről, fejlesztéséről az ezeket a rendszereket üzemeltető külső szolgáltatókkal együttműködve;

n) közreműködik a Hivatal Vezetői Információs Rendszerének működtetésében;

o) koordinálja a Hivatal információs térképének elkészítését;

p) javaslatokat és technikai megoldásokat készít elő a belső kommunikáció, valamint az információátadással kapcsolatos folyamatok fejlesztésének elősegítése céljából.

1.3.5.2. Az Informatikai és Ügyviteli Főosztály statisztikai feladatai körében:

a) gondoskodik az ügyviteli rendszer statisztikai moduljainak karbantartásáról, fejlesztéséről;

b) gondoskodik a parlamenti beszámolóhoz vagy az ad hoc jellegű kimutatások készítéséhez szükséges statisztikai adatok szolgáltatásáról;

c) gondoskodik az ügyviteli rendszer adataiból előállítható, ügyintézőkre vonatkozó vezetői riportok szolgáltatásáról.

1.3.5.3. Az Informatikai és Ügyviteli Főosztály iratkezelési feladatai körében:

a) végzi a Hivatal iratainak és ügyiratainak kezelését, ezen belül:

aa) gondoskodik a beérkező küldemények átvételéről, azok csoportosításáról,

ab) gondoskodik a küldeményként beérkezett iratok érkeztetéséről, szükség szerint a kézbesítőkönyvekbe való bejegyzéséről,

ac) gondoskodik az iratok előzmény ügyiratainak kikereséséről, szükség szerint elvégzi ezen iratok csatolását, szerelését,

ad) gondoskodik az előkészített és érkeztetett iratok iktatásáról, szükség szerint az ügyiratborítók nyomtatásáról és iktatás után a megfelelő szervezeti egységnek való átadásáról,

ae) gondoskodik a szervezeti egységek postai úton továbbítandó küldeményeinek összegyűjtéséről, ezek postai feladásáról, szükség szerint személyes kézbesítéséről, valamint a Hivatal épületén belül a beérkező küldemények kézbesítéséről,

af) gondoskodik az átmeneti és a központi irattár működtetéséről, és az irattárazásra átadott iratok és ügyiratok irattárazásáról,

ag) gondoskodik az évenként szükséges irat- és ügyirat-selejtezésről, valamint – a levéltári törvényben foglaltak betartásával és a Magyar Nemzeti Levéltárral együttműködve – a Hivatalban és jogelőd szervezeteinél keletkezett maradandó értékű iratok levéltári átadásának előkészítéséről és levéltárba átadásáról;

b) gondoskodik az érkeztetett iratok iktatás előtti tárgyszóval ellátásáról;

c) gondoskodik a Hivatal iratkezelési szabályzatának előkészítéséről, karbantartásáról, és a szabályzat rendelkezéseinek megsértése esetén a szabályzat rendelkezései alapján jár el;

d) gondoskodik az irattári terv évenkénti felülvizsgálatának kezdeményezéséről;

e) gondoskodik az ügyviteli rendszerhez használt statisztikai adatgyűjtést segítő kitöltési segédlet évenkénti felülvizsgálatáról és a felülvizsgálat eredménye alapján a kódrendszer karbantartásáról;

f) részt vesz a Hivatal titokfelügyeleti feladatkörében felmerülő iratkezelési feladatok ellátásában, e feladatok ellátása során együttműködik a Hivatal biztonsági vezetőjével;

g) szükség szerint gondoskodik a szervezeti egységek ügykezelési segédletekkel (hitelesített iktatókönyvek, bélyegzők) történő ellátásáról.

1.3.5.4. Az Informatikai és Ügyviteli Főosztályhoz tartozó Informatikai Osztály élén főosztályvezető-helyettes, az Ügyviteli Osztály élén osztályvezető áll.

1.3.6. Az Általános Vizsgálati és Nemzetiségi Jogi Főosztály feladatai

1.3.6.1. Az Általános Vizsgálati és Nemzetiségi Jogi Főosztály vizsgálati feladatai körében:

a) végzi a Hivatalhoz érkezett beadványok előzetes vizsgálatát, és ennek eredményeként intézkedési javaslatot tesz a beadvány további kezelésére;

b) a beadványok alapján vizsgálja a Biztos hatáskörét;

c) ha a panasz nem tartozik a Biztos hatáskörébe, előkészíti a panasz elutasítására vagy – a címzett szerv megjelölésével – a beadvány áttételére irányuló biztosi intézkedést;

d) a Biztos utasítása alapján előkészíti a Biztos érdemi intézkedését;

e) javaslatot tesz átfogó vizsgálat lefolytatására;

f) a Biztos kijelölése alapján kivizsgálja az alapvető jogokkal kapcsolatos visszásságokat;

g) a Biztos kijelölése alapján egyedi vizsgálatot folytat;

h) javaslatot tesz a vizsgálat megállapításaihoz képest szükségesnek tartott intézkedésre és előkészíti a Biztos vizsgálaton alapuló, érdemi intézkedéseit;

i) a vizsgálat során értesíti a panaszosokat és más érintetteket;

j) kódolja az általa befejezett ügyeket, majd továbbítja azokat a Főtitkárnak;

k) értékeli és összefoglalja a vizsgálatok eredményeit;

l) közreműködik a Biztos beszámolójának elkészítésében;

m) szervezi és bonyolítja a Biztos vagy a Biztos-helyettesek helyszíni panaszfelvétellel együtt járó megyei látogatásait;

n) előkészíti a Magyarországon élő nemzetiségek jogainak védelméért felelős Biztos-helyettes jogi-információs, felvilágosító tevékenységét;

o) kapcsolatot tart a többi szervezeti egységgel;

p) kapcsolatot tart az országos és helyi nemzetiségi önkormányzatokkal;

q) ellenőrzi a nemzetiségek jogairól szóló 2011. évi CLXXIX. törvény, továbbá a nemzetiségek jogaira vonatkozó más jogszabályok rendelkezései érvényesülését egyedi panaszok alapján, illetve a Biztos vagy a Biztos-helyettes döntésének megfelelően, hivatalból.

1.3.6.2. Az Általános Vizsgálati és Nemzetiségi Jogi Főosztályon a főosztályvezető munkájának segítése és helyettesítése érdekében az Általános Vizsgálati Osztály és a Nemzetiségi Jogi Osztály élén általános főosztályvezető-helyettes tevékenykedik.

1.3.7. A Hatósági és Környezetvédelmi Főosztály feladatai

1.3.7.1. A Hatósági és Környezetvédelmi Főosztály vizsgálati feladatai körében:

a) a beadványok alapján vizsgálja a Biztos hatáskörét;

b) ha a panasz nem tartozik a Biztos hatáskörébe, előkészíti a panasz elutasítására vagy – a címzett szerv megjelölésével – a beadvány áttételére irányuló biztosi intézkedést;

c) a Biztos utasítása alapján előkészíti a Biztos érdemi intézkedését;

d) javaslatot tesz átfogó vizsgálat lefolytatására;

e) a Biztos kijelölése alapján kivizsgálja az alapvető jogokkal kapcsolatos visszásságokat;

f) a Biztos kijelölése alapján egyedi vizsgálatot folytat;

g) javaslatot tesz a vizsgálat megállapításaihoz képest szükségesnek tartott intézkedésre és előkészíti a Biztos vizsgálaton alapuló, érdemi intézkedéseit;

h) a vizsgálat során értesíti a panaszosokat és más érintetteket;

i) kódolja az általa befejezett ügyeket, majd továbbítja azokat a Főtitkárnak;

j) értékeli és összefoglalja a vizsgálatok eredményeit;

k) közreműködik a Biztos beszámolójának elkészítésében;

l) kapcsolatot tart a többi szervezeti egységgel;

m) a Biztos és a Biztos-helyettesek kezdeményezése alapján kivizsgálja a jövő nemzedékek jogaival, a természeti erőforrások mint a nemzet közös öröksége védelmével és az egészséges környezethez való alapjoggal kapcsolatos visszásságokat;

n) a Biztos és a Biztos-helyettes döntésének megfelelően vagy egyedi panaszok alapján ellenőrzi a környezet- és természetvédelmi jogszabályok rendelkezéseinek érvényesülését;

o) részt vesz a jövő nemzedékek érdekeit érintő jogszabályok és egyéb jogi normák tervezeteinek véleményezésében.

1.3.7.2. A Hatósági és Környezetvédelmi Főosztályon a főosztályvezető munkájának segítése és helyettesítése érdekében a Környezetvédelmi Osztály élén általános főosztályvezető-helyettes tevékenykedik.

1.3.8. Az Esélyegyenlőségi és Gyermekjogi Főosztály feladatai

1.3.8.1. Az Esélyegyenlőségi és Gyermekjogi Főosztály vizsgálati feladatai körében:

a) a beadványok alapján vizsgálja a Biztos hatáskörét;

c) a Biztos utasítása alapján előkészíti a Biztos érdemi intézkedését;

d) javaslatot tesz átfogó vizsgálat lefolytatására;

e) a Biztos kijelölése alapján kivizsgálja az alapvető jogokkal kapcsolatban tudomására jutott visszásságokat;

f) egyedi ügyben vizsgálatot folytat, és ennek keretében megteszi a szükséges intézkedéseket és elvégzi az eljárási határidőknek megfelelő vizsgálati cselekményeket;

g) javaslatot tesz a vizsgálat megállapításaihoz képest szükségesnek tartott intézkedésre, és előkészíti a Biztos vizsgálaton alapuló, érdemi intézkedéseit;

h) a vizsgálat során értesíti a panaszosokat és más érintetteket;

i) kódolja az általa befejezett ügyeket, majd továbbítja azokat a Főtitkárnak;

j) értékeli és összefoglalja a vizsgálatok eredményeit;

k) közreműködik a Biztos beszámolójának elkészítésében;

l) kapcsolatot tart a többi szervezeti egységgel.

1.3.8.2. Az Esélyegyenlőségi és Gyermekjogi Főosztályon a főosztályvezető munkájának segítése és helyettesítése érdekében a Gyermekjogi Osztály élén általános főosztályvezető-helyettes tevékenykedik.

1.3.9. A Közjogi Főosztály feladatai

1.3.9.1. A Közjogi Főosztály vizsgálati feladatai körében:

a) a beadványok alapján vizsgálja a Biztos hatáskörét;

c) a Biztos utasítása alapján előkészíti a Biztos érdemi intézkedését;

d) javaslatot tesz átfogó vizsgálat lefolytatására;

e) a Biztos kijelölése alapján kivizsgálja az alapvető jogokkal kapcsolatos visszásságokat;

f) a Biztos kijelölése alapján egyedi vizsgálatot folytat;

g) javaslatot tesz a vizsgálat megállapításaihoz képest szükségesnek tartott intézkedésre és előkészíti a Biztos vizsgálaton alapuló, érdemi intézkedéseit;

h) a vizsgálat során értesíti a panaszosokat és más érintetteket;

i) kódolja az általa befejezett ügyeket, majd továbbítja azokat a Főtitkárnak;

j) értékeli és összefoglalja a vizsgálatok eredményeit;

k) közreműködik a Biztos beszámolójának elkészítésében;

l) kapcsolatot tart a többi szervezeti egységgel.

1.3.9.2. A Közjogi Főosztály jogszabály-véleményezési feladatai körében:

a) folyamatosan figyelemmel kíséri a Biztos által elrendelt vizsgálatokat, ennek során szükség szerint jogszabály-módosításra, alkotmánybírósági indítványra vonatkozó javaslatot készít elő;

b) a befejezett ügyeket érdemben értékeli és folyamatosan kapcsolatot tart a többi főosztállyal, ennek keretében kódolja az általa befejezett ügyeket, majd továbbítja azokat a Főtitkárnak;

c) előkészíti a Biztos által egyedileg meghatározott indítványokat, eljárást kezdeményező beadványokat, iratokat;

d) feltárja a Biztos által egyedileg meghatározott, előkészítendő indítványhoz szükséges információkat, jogszabályi hátteret;

e) szorosan együttműködik a Hivatal egyéb szervezeti egységeivel, különös tekintettel az Általános Vizsgálati és Nemzetiségi Jogi Főosztályra, a Hatósági és Környezetvédelmi Főosztályra, valamint az Esélyegyenlőségi és Gyermekjogi Főosztályra;

f) a biztos-helyettesi titkárságokkal együttműködve véleményezi a jogszabályok, egyéb normák tervezeteit;

g) folyamatosan nyomon követi a jogszabályi környezet változását;

h) szükség szerint, illetve a Biztos megbízásából jogszabály módosítására javaslatot dolgoz ki;

i) ellátja a Hivatal belső normáinak előkészítésével összefüggő feladatokat;

j) gondoskodik a belső adatvédelmi felelősi feladatok ellátásáról, valamint felel az adatvédelmi szabályzat elkészítéséért.

1.3.9.3. A Közjogi Főosztály indítvány-előkészítési feladatai körében:

a) előkészíti a Biztos által egyedileg meghatározott indítványokat, eljárást kezdeményező beadványokat, iratokat;

b) előkészíti a Biztos, valamint a Biztos-helyettesek jogalkotási kezdeményezéseit, illetve figyelemmel kíséri azok megvalósulását és végrehajtását;

c) folyamatosan figyelemmel kíséri a Biztos által elrendelt vizsgálatokat, ennek során szükség szerint jogszabály-módosításra, alkotmánybírósági indítványra vonatkozó javaslatot készít elő;

d) a befejezett ügyeket érdemben értékeli, és folyamatosan kapcsolatot tart a többi főosztállyal, ennek keretében kódolja az általa befejezett ügyeket, majd továbbítja azokat a Főtitkárnak;

e) folyamatosan figyelemmel kíséri az Alkotmánybíróság, a bíróságok, az Emberi Jogok Európai Bírósága, valamint a külföldi alkotmánybíróságok, bíróságok alapjogi gyakorlatát, azokról szükség szerint összefoglalót készít;

f) az Országgyűlés bizottsági munkájába való bekapcsolódás érdekében figyelemmel kíséri a Parlament működését;

g) szorosan együttműködik a Hivatal egyéb szervezeti egységeivel, különös tekintettel az Általános Vizsgálati és Nemzetiségi Jogi Főosztályra, a Hatósági és Környezetvédelmi Főosztályra, valamint az Esélyegyenlőségi és Gyermekjogi Főosztályra;

h) a Biztos vagy a Főtitkár felhatalmazása alapján kapcsolatot tart az állami, közigazgatási szervekkel, érdekképviseletekkel, civil szervezetekkel, szakértőkkel.

1.3.9.4. A Közjogi Főosztályhoz tartozó Indítvány-előkészítési Osztályt általános főosztályvezető-helyettes, a Jogszabály-véleményezési Osztályt osztályvezető irányítja.

1.3.10. Az OPCAT Iroda feladatai

1.3.10.1. Az OPCAT Iroda

a) biztosítja a kínzás és más kegyetlen, embertelen vagy megalázó bánásmód vagy büntetés elleni egyezmény fakultatív jegyzőkönyvének kihirdetéséről szóló 2011. évi CXLIII. törvény szerinti feladatok 2015. január 1-jétől történő ellátására való felkészülést;

b) előkészíti a Kínzás és más kegyetlen, embertelen vagy megalázó bánásmód vagy büntetés elleni ENSZ Egyezmény végrehajtásához szükséges szabályzatokat;

c) lefolytatja a szükséges egyeztetéseket a Kínzás és más kegyetlen, embertelen vagy megalázó bánásmód vagy büntetés elleni ENSZ Egyezmény végrehajtásában érintett szervekkel;

d) előkészíti a Kínzás és más kegyetlen, embertelen vagy megalázó bánásmód vagy büntetés elleni ENSZ Egyezmény szerinti feladatok ellátását, különös tekintettel a nemzeti megelőző mechanizmus működtetésével kapcsolatos feladatokra;

e) közreműködik a Kínzás és más kegyetlen, embertelen vagy megalázó bánásmód vagy büntetés elleni ENSZ Egyezmény fejlesztésében;

f) kapcsolatot tart a Kínzás és más kegyetlen, embertelen vagy megalázó bánásmód vagy büntetés elleni ENSZ Egyezményben részes más államoknak az Egyezmény és annak jegyzőkönyvei végrehajtására hatáskörrel bíró szerveivel;

g) előkészíti a Kínzás és más kegyetlen, embertelen vagy megalázó bánásmód vagy büntetés elleni ENSZ Egyezmény fakultatív jegyzőkönyve szerinti Megelőzési Albizottsággal kapcsolatos feladatainak ellátását;

h) figyelemmel kíséri és ellenőrzi a gyülekezési joggal összefüggő tömegrendezvények rendőrségi kezelését;

i) feladatai ellátása során együttműködik a Nemzetközi és Társadalmi Kapcsolatok Főosztállyal.

1.3.10.2. Az OPCAT Irodán belül a főosztályvezető munkájának segítése és helyettesítése érdekében általános főosztályvezető-helyettes tevékenykedik.

1.3.11. Közérdekű Bejelentő-védelmi és Ügyfélkapcsolati Főosztály

1.3.11.1. A Közérdekű Bejelentő-védelmi és Ügyfélkapcsolati Főosztály a közérdekű bejelentések megtételére és nyilvántartására szolgáló elektronikus rendszer üzemeltetési feladatai körében:

a) végzi az elektronikus rendszeren keresztül érkezett bejelentések előzetes vizsgálatát, ennek keretében tisztázza, hogy a beadvány közérdekű bejelentésnek minősül-e;

b) közérdekű bejelentésnek nem minősülő beadvány esetén:

ba) ha a Biztos hatásköre megállapítható, javaslatot tesz az ügy további vizsgálatára,

bb) ha az ügy nem tartozik a Biztos hatáskörébe, előkészíti az ügy elutasítására vagy – a címzett szerv megjelölésével – a beadvány áttételére irányuló biztosi intézkedést;

c) az elektronikus rendszeren kívül (postán, e-mailben) érkező közérdekű bejelentéseknél előkészíti a rendszer használatáról szóló tájékoztató levelet, és amennyiben a bejelentő a rendszer használatát nem kívánja:

ca) ha a Biztos hatásköre megállapítható, javaslatot tesz az ügy további vizsgálatára,

cb) ha az ügy nem tartozik a Biztos hatáskörébe, előkészíti az ügy elutasítására vagy – a címzett szerv megjelölésével – a beadvány áttételére irányuló biztosi intézkedést;

d) közérdekű bejelentés esetén elvégzi a bejelentő azonosítását;

e) kiegészítő információkat szerez be a bejelentőktől, amennyiben az a bejelentés kivizsgálására hatáskörrel rendelkező szerv (eljáró szerv) megállapításához szükséges;

f) az azonosítás sikertelensége, eljáró szerv tisztázatlansága esetén előkészíti a bejelentés elutasítására irányuló biztosi intézkedést;

g) megállapítja, a rendszerben rögzíti és értesíti az eljáró szervet;

h) a bejelentő erre irányuló kérelme esetén előkészíti a bejelentés anonimizált kivonatát;

i) előkészíti és a Hivatal honlapján közzéteszi a bejelentés rövid, személyes és egyedi intézményi adatok nélküli tartalmi kivonatát és elintézésének állását, továbbá az ügy lezárultával az eljáró/vizsgálattal érintett szervet és a vizsgálat eredményét;

j) előkészíti a közérdekű bejelentés eljáró szervhez történő továbbítására irányuló intézkedést;

k) az elektronikus rendszer útján kapcsolatot tart a bejelentő és az eljáró szerv között, ennek keretében az eljáró szerv közbenső és érdemi intézkedéseit továbbítja a bejelentő részére;

l) kódolja az általa befejezett ügyeket, majd továbbítja azokat a Főtitkárnak.

1.3.11.2. A Közérdekű Bejelentő-védelmi és Ügyfélkapcsolati Főosztály vizsgálati feladatai körében:

a) vizsgálja a közérdekű bejelentéseknek az Ajbtv. 18. § (1) bekezdés a)–k) pontja szerinti hatóságok általi kezelésének gyakorlatát;

b) kérelemre egyedi vizsgálatot folytat, ha a bejelentő véleménye szerint a bejelentését az eljáró szerv nem vizsgálta ki teljes körűen, ha a vizsgálat eredményével nem ért egyet, valamint ha a bejelentését megalapozatlannak tartották;

c) javaslatot tesz a vizsgálat megállapításaihoz képest szükségesnek tartott intézkedésre, és előkészíti a Biztos vizsgálaton alapuló érdemi intézkedéseit;

d) a vizsgálat során értesíti a bejelentőt és más érintetteket;

e) kódolja az általa befejezett ügyeket, majd továbbítja azokat a Főtitkárnak;

f) értékeli és összefoglalja a vizsgálatok eredményeit;

g) közreműködik a Biztos beszámolójának előkészítésében;

h) kapcsolatot tart a többi szervezeti egységgel.

1.3.11.3. A Közérdekű Bejelentő-védelmi és Ügyfélkapcsolati Főosztály a Panaszirodával kapcsolatos feladatai körében:

a) személyes ügyfélfogadást tart;

b) ellátja a Biztoshoz vagy a Biztos-helyettesekhez kérelemmel forduló ügyfelek előre egyeztetett időpontban vagy soron kívüli módon történő fogadását;

c) az előre bejelentett panaszmeghallgatások esetében előzetesen tájékozódik és felkészül a panaszügyből;

d) a panaszfelvétel során: bemutatja az alapvető jogok biztosának hatáskörét, a panaszfelvétel menetét, tájékoztatást nyújt az adatkezelés szabályairól, meghallgatja a panaszosokat, a panaszfelvételről jegyzőkönyvet készít, és átveszi a beadványokat és az azok mellékletét képező dokumentumokat;

e) a jegyzőkönyvet és az átvett iratokat továbbítja az Ügyviteli Osztály illetékes részlege felé;

f) intézi és nyilvántartja a Hivatalba érkező, más szervezeti egység feladatkörébe nem tartozó írásbeli panaszokat, közérdekű bejelentéseket, javaslatokat és egyéb beadványokat;

g) részt vesz a Biztosnak, a Biztos-helyetteseknek, valamint a Főtitkárnak címzett lakossági panaszok, közérdekű bejelentések, javaslatok és egyéb kérelmek elintézésében;

h) a közérdekű bejelentés felvétele során bemutatja az alapvető jogok biztosának a közérdekű bejelentések intézésével kapcsolatos hatáskörét, a bejelentés elektronikus rendszerben történő rögzítésének menetét, tájékoztatást nyújt az adatkezelés szabályairól, meghallgatja a bejelentőt, azonosítja a bejelentőt, rögzíti az elektronikus rendszerben a bejelentést, jegyzőkönyvet készít, és átveszi a beadványokat, illetve az azok mellékletét képező dokumentumokat.

1.3.11.4. A Közérdekű Bejelentő-védelmi és Ügyfélkapcsolati Főosztály az Információs Szolgálattal kapcsolatos feladatai körében:

a) telefonos információs szolgálatot lát el;

b) személyesen fogadja a bejelentkezés nélkül érkező ügyfeleket;

c) időpontot ad az ügyfelek számára a személyes panaszfelvételre, valamint a közérdekű bejelentés személyes megtételére;

d) tájékoztatást ad az alapvető jogok biztosának hatásköréről, az iratok nyilvántartásba vételének időpontjáról, az ügyszámáról, a panaszügy „Ad Acta” szerinti feldolgozási állapotáról, valamint a közérdekű bejelentések intézésével kapcsolatos hatásköréről, a bejelentés elektronikus rendszerben történő rögzítésének menetéről, az adatkezelés szabályairól;

e) iratot, dokumentumot vesz át és ad vissza;

f) gondoskodik a Hivatal munkatársai számára az ügyviteli tevékenységek elvégzéséhez és az ügyviteli rendszer használatához szükséges támogatási szolgáltatás biztosításáról.

1.3.11.5. A Közérdekű Bejelentő-védelmi és Ügyfélkapcsolati Főosztály szakmai ügyfélszolgálati feladatai körében:

a) intézi és nyilvántartja a Hivatalba érkező, más szervezeti egység feladatkörébe nem tartozó írásbeli panaszokat, közérdekű bejelentéseket, javaslatokat és egyéb beadványokat;

b) segíti a civil szféra és a Hivatal közötti kölcsönös információátadást;

c) részt vesz a Biztosnak, a Biztos-helyetteseknek, valamint a Főtitkárnak címzett lakossági panaszok, közérdekű bejelentések, javaslatok és egyéb kérelmek elintézésében;

d) heti, negyedéves és éves statisztikát készít az Információs Szolgálat és a Panasziroda ügyfélforgalmáról;

e) együttműködik az elemző és vizsgálati feladatokat ellátó munkatársakkal, ennek keretében a folyamatban lévő ügyek esetében tájékoztatja az ügyintézőt az ügyfél érkezéséről, az ügyintéző észrevételeit, kérdéseit közvetíti az ügyfél felé, és ha az ügyintéző személyesen is részt kíván venni a panaszmeghallgatáson, ahhoz minden segítséget megad;

f) a telefonos megkeresések vagy a személyes meghallgatások alapján tudomására jutott információkról, az eljárásra vonatkozó kérésekről közvetlenül is tájékoztatja az ügyintézőket.

1.3.11.6. A Közérdekű Bejelentő-védelmi és Ügyfélkapcsolati Főosztályon a főosztályvezető munkájának segítése és helyettesítése érdekében a Közérdekű Bejelentő-védelmi Osztály élén általános főosztályvezető-helyettes, az Ügyfélkapcsolati Osztály élén osztályvezető tevékenykedik.

1.3.12. A belső ellenőr feladatai

1.3.12.1. A belső ellenőr:

a) ellátja a Hivatal költségvetési fejezetének belső ellenőrzését, illetve ellenőrzést végez a Biztos felügyelete alá tartozó költségvetési előirányzatokból céljelleggel juttatott támogatások felhasználásával kapcsolatosan a kedvezményezetteknél és a támogatások lebonyolításában részt vevő szervezeteknél, továbbá a Hivatal vagyonkezelésébe adott állami vagyonnal való gazdálkodás tekintetében;

b) a belső ellenőrzési tevékenység során szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer- és teljesítmény-ellenőrzéseket, illetve informatikai rendszerellenőrzéseket végez;

c) nyomon követi a belső ellenőrzési jelentések alapján elkészített intézkedési tervek megvalósítását;

d) gondoskodik a belső ellenőrzések nyilvántartásáról, az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről;

e) elkészíti a belső ellenőrzési kézikönyvet és rendszeresen gondoskodik annak felülvizsgálatáról.”

Az utasítás a 2010: CXXX. törvény 12. § (3) bekezdése alapján hatályát vesztette 2014. október 12. napjával.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek